SỔ TAY QUẢN LÝ DỰ ÁN

Chia sẻ: Nguyen Minh Phung | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:34

0
782
lượt xem
536
download

SỔ TAY QUẢN LÝ DỰ ÁN

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích của Sổ tay quản lý dự án này là nhằm cung cấp những nguyên tắc tổ chức hoạt động cơ bản của Dự án “Cải cách hành chính và triển khai chiến lược toàn diện về tăng trưởng và giảm nghèo ở tỉnh Hậu Giang” - do Chính phủ Vương quốc Bỉ tài trợ.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: SỔ TAY QUẢN LÝ DỰ ÁN

  1. SÁCH SỔ TAY QUẢN LÝ DỰ ÁN
  2. Dự án Cải cách hành chính và triển khai Chiến lược toàn diện về tăng trưởng và giảm nghèo (CPRGS) ở tỉnh Hậu Giang VIE 004 03 01 Chính phủ Vương quốc Bỉ tài trợ SỔ TAY QUẢN LÝ DỰ ÁN Dự thảo lần 2 THÁNG 05 - 2008 Ban Quản lý dự án 1/34 2 Lê Hồng Phong – TX Vị Thanh – tỉnh Hậu Giang ĐT: 0711.581492 – 581493 Fax: 0711.581303 Email: spar@pmail.vnn.vn ; cchc@haugiang.gov.vn
  3. Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT ........................................................................ 3 GIỚI THIỆU .................................................................................... 4 U 1. Cơ cấu tổ chức............................................................................ 5 1.1. Ban Chỉ đạo dự án .............................................................................. 5 1.1.1. Thành viên......................................................................................... 5 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ ......................................................................... 6 1.1.3. Cơ cấu tổ chức .................................................................................... 6 1.2. Ban quản lý Dự án .............................................................................. 7 1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ ......................................................................... 7 1.2.2. Ban Giám đốc dự án ............................................................................. 8 1.2.3. Cán bộ hỗ trợ bán chuyên trách................................................................ 8 1.2.4. Cố vấn Kỹ thuật cao cấp......................................................................... 9 1.2.5. Nhân viên hỗ trợ chuyên trách ................................................................. 9 1.3. Tiểu Ban quản lý Dự án ......................................................................12 1.4. Các chuyên gia tư vấn ngắn hạn và dài hạn ............................................12 2. Quản lý tài chính........................................................................14 2.1. Tài khoản và chủ tài khoản .................................................................14 2.2. Các nguyên tắc hạch toán ...................................................................14 2.2.1. Đóng góp phía Việt Nam .......................................................................14 2.2.2. Đóng góp phía Bỉ ................................................................................14 2.2.3. Quỹ Phát triển Xã (CDF): .......................................................................16 2.3. Tiền lương và phụ cấp ........................................................................16 2.4. Qui trình mua sắm và đấu thầu ............................................................16 2.4.1. Đóng góp phía Việt Nam .......................................................................16 2.4.2. Đóng góp phía Bỉ ................................................................................16 2.5. Báo cáo Tài chính ..............................................................................17 3. Quản lý văn phòng .....................................................................18 3.1. Tuyển dụng......................................................................................18 3.2. Điều kiện làm việc .............................................................................18 3.2.1. Thời gian làm việc ...............................................................................18 3.2.2. Nghỉ phép và ngày lễ ...........................................................................18 3.2.3. Nơi làm việc ......................................................................................18 3.3. Họp Ban QL Dự án .............................................................................18 3.4. Tài sản dự án ...................................................................................19 3.4.1. Thiết bị văn phòng ..............................................................................19 3.4.2. Xe ô tô ............................................................................................19 3.4.3. Tài liệu và lưu trữ................................................................................20 4. Giám sát và đánh giá ..................................................................21 PHỤ LỤC........................................................................................22 Phụ lục 1: Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban Quản lý dự án ........................23 Phụ lục 2: Quy trình/thủ tục tuyển dụng các chuyên gia tư vấn .........................33 2/34
  4. Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BCĐDA Ban Chỉ đạo dự án BGĐDA Ban Giám đốc dự án BQLDA Ban Quản lý dự án BTC Cơ quan Hợp tác kỹ thuật Bỉ CCHC Cải cách hành chính CDF Quỹ Phát triển xã CTLN Công tác liên ngành DGDC Tổng vụ Hợp tác phát triển (Vương quốc Bỉ) DVC-ĐT Dịch vụ công và đào tạo EU Liên minh Châu Âu GĐ.DA Giám đốc dự án Hồ sơ KT-TC Hồ sơ kỹ thuật và tài chính HTV Hỗ trợ viên KHĐT Kế hoạch đầu tư LĐ-TB-XH Lao động-Thương binh-Xã hội LHK Lập kế hoạch LKH-NS Lập kế hoạch ngân sách NN&PTNT Nông nghiệp & Phát triển nông thôn NV Nội vụ ODA Viện trợ Phát triển chính thức PGĐ Phó Giám đốc TC Tài chính UBND Uỷ ban nhân dân 3/34
  5. Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 GIỚI THIỆU Hồ sơ kỹ thuật và tài chính của dự án đã nêu rằng cần phải soạn thảo một “Sổ tay quản lý dự án” bao gồm chức năng và nhiệm vụ của Ban Quản lý dự án và cơ chế quản lý tài chính của dự án trong giai đoạn khởi động. Mục đích của Sổ tay quản lý dự án này là nhằm cung cấp những nguyên tắc tổ chức hoạt động cơ bản của Dự án “Cải cách hành chính và triển khai chiến lược toàn diện về tăng trưởng và giảm nghèo ở tỉnh Hậu Giang” - do Chính phủ Vương quốc Bỉ tài trợ. Sau khi được Ban Chỉ đạo dự án phê duyệt, Sổ tay quản lý dự án này sẽ cùng với Quy chế tổ chức và hoạt động của BQLDA đã được ban hành kèm theo quyết định số 1773/QĐ-UBND ngày 08/10/2007 của Chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang tạo thành một bộ tài liệu hướng dẫn chung cho công tác vận hành các hoạt động thường ngày của dự án. Cần nhấn mạnh ba nguyên tắc cơ bản sau đây trong quá trình vận hành dự án thường ngày: • Chất lượng: BQLDA phải là một điển hình về nơi làm việc hiệu quả, hiệu lực và hiện đại. • Công khai: Quyết định của BQLDA phải được thực hiện công khai để các bên liên quan có thể thấy và hiểu rõ lý do của quyết định đó. • Hội ý tập thể: Quyết định đưa ra dựa trên sự nhất trí chung của tập thể BQLDA. 4/34
  6. Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 1. Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của dự án bao gồm Ban chỉ đạo dự án (BCĐDA), Ban Quản lý dự án (BQLDA) và các Tiểu Ban Quản lý dự án (TBQLDA). Chính phủ Việt Công hàm trao đổi Chính phủ Bỉ Nam DGDC Bộ KHĐT Ban Chỉ đạo dự án BTC Bộ Nội vụ UBND tỉnh Hậu Giang Ban Quản lý dự án Tiểu BQLDA Tiểu BQLDA Tiểu BQLDA Huyện Phụng Hiệp Thị xã Ngã Bảy Huyện Long Mỹ 1.1. Ban Chỉ đạo dự án 1.1.1. Thành viên Ban Chỉ đạo dự án được thành lập để hướng dẫn chung và theo dõi thực hiện dự án. Ban chỉ đạo dự án bao gồm các đại diện của Việt Nam và Bỉ. Ban chỉ đạo Dự án gồm các thành viên sau: • Chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang (Trưởng Ban); • Phó Bí thư Tỉnh ủy; • Phó Chủ tịch HĐND tỉnh; • Đại diện Bộ Kế Hoạch và Đầu tư; • Đại diện Bộ Nội vụ; • Đại diện thường trú Cơ quan hợp tác kỹ thuật Bỉ (BTC), hoặc người được ủy quyền (đồng Trưởng Ban). Do việc đưa ra quyết định của Ban Chỉ đạo được thực hiện theo nguyên tắc thống nhất chung, nên số lượng thành viên Ban Chỉ đạo dự án chỉ bao gồm 5/34
  7. Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 những thành phần nói trên. Thành viên thường trực của Ban Chỉ đạo xoá đói giảm nghèo của tỉnh, đại diện các sở ngành có liên quan và Tham tán hợp tác phát triển của Đại sứ quán Bỉ (DGDC) hoặc người được uỷ quyền sẽ được mời tham gia các cuộc họp BCĐDA với tư cách là những thành viên không có quyền bỏ phiếu. 1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ Ban Chỉ đạo dự án có những nhiệm vụ sau: • Chỉ đạo chung và đưa ra phương hướng cho việc thực hiện dự án. • Đánh giá tiến độ thực hiện và kết quả đạt được mục tiêu của dự án. • Phê duyệt kế hoạch hoạt động và các báo cáo do BQLDA soạn thảo. • Quyết định điều chỉnh các kết quả và hoạt động của dự án nếu thấy cần thiết, với điều kiện những điều chỉnh đó không làm thay đổi mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể của dự án cũng như không ảnh hưởng đến ngân sách chung của dự án. • Bảo đảm mối liên kết với Ban chỉ đạo XĐGN của tỉnh. • Tổ chức các đoàn đánh giá và kiểm toán tài chính • Thẩm định và phê duyệt báo cáo cuối cùng 1.1.3. Cơ cấu tổ chức • Các thành viên BCĐDA sẽ làm việc theo chế độ kiêm nhiệm. Kinh phí cho các hoạt động của BCĐDA sẽ do ngân sách dự án cung cấp. • BCĐDA sẽ họp ít nhất hai lần một năm. Ngoài ra, BCĐDA có thể triệu tập họp bất thường khi thấy cần thiết. • Các thành viên phía Việt Nam được nhận phụ cấp và các chế độ khác khi tham dự các cuộc họp BCĐDA cũng như khi thực hiện các công việc theo yêu cầu của BCĐDA. • BQLDA sẽ đóng vai trò thư ký cho BCĐDA, đề xuất chương trình làm việc của BCĐDA và trình các báo cáo cũng như Kế hoạch hoạt động và ngân sách để BCĐDA phê duyệt. 6/34
  8. Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 1.2. Ban quản lý Dự án Ban Giám đốc dự án Giám đốc dự án: UBND tỉnh Phó GĐ.DA thường trực: Văn phòng UBND tỉnh Các Phó GĐ.DA: Sở NV, Sở KHĐT Cán bộ hỗ trợ làm việc Cán bộ hỗ trợ làm việc bán toàn thời gian: thời gian: - Điều phối viên BTC - Tổ công tác liên ngành - Hỗ trợ viên LKH-DVC - Kế toán ngân sách phía - Cán bộ truyền thông Việt Nam - Phiên dịch/Kế toán - Cán bộ hành chính - Phiên dịch - Thư ký hành chính - Lái xe CVKTCC, chuyên gia tư vấn ngắn hạn và dài hạn TBQLDA TBQLDA TBQLDA H. Phụng Hiệp TX. Ngã Bảy H. Long Mỹ 1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ Ban Quản lý dự án sẽ có trụ sở nằm trong khuôn viên của UBND tỉnh Hậu Giang, chịu trách nhiệm về công tác quản lý dự án hàng ngày. BQLDA có những nhiệm vụ sau đây: • Bảo đảm thực hiện đầy đủ các hoạt động thường ngày của dự án. • Chuẩn bị các báo cáo định kỳ và báo cáo tài chính theo mẫu của BTC trình Ban Chỉ đạo dự án. • Thường xuyên cập nhật và báo cáo Ban chỉ đạo dự án về tiến độ thực hiện các hoạt động và các kết quả của dự án. • Đề xuất các điều chỉnh cần thiết đối với các kết quả và hoạt động của dự án trong phạm vi những điều chỉnh đó không làm thay đổi mục tiêu tổng quát và mục tiêu cụ thể của dự án mà không ảnh hưởng đến ngân sách chung của dự án. • Đảm nhận các hoạt động thư ký cho Ban Chỉ đạo dự án. • Bảo đảm công tác quản lý tài chính và hành chính của dự án theo qui chế đã đề ra. 7/34
  9. Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 • Bảo đảm kết thúc đầy đủ các hoạt động của dự án, bao gồm cả việc chuẩn bị báo cáo cuối cùng, khi kết thúc dự án. 1.2.2. Ban Giám đốc dự án UBND tỉnh Hậu Giang sẽ bổ nhiệm một Ban Giám đốc dự án làm việc theo chế độ kiêm nhiệm, bán thời gian, bao gồm: • Giám đốc dự án: là Phó Chủ tịch UBND tỉnh, chịu trách nhiệm chung đối với việc quản lý dự án. Giám đốc dự án sẽ báo cáo với UBND tỉnh và Ban Chỉ đạo dự án. Hỗ trợ Giám đốc dự án gồm có: các Phó Giám đốc dự án, Cố vấn kỹ thuật cao cấp, Điều phối viên BTC, Tổ công tác liên ngành, các cán bộ hỗ trợ chuyên trách và kiêm nhiệm, các chuyên tư vấn trong nước và quốc tế, v.v. • Phó Giám đốc dự án thường trực: là Chánh Văn phòng UBND tỉnh, có trách nhiệm trợ giúp Giám đốc dự án thực hiện công việc hàng ngày và phối hợp lồng ghép cả theo chiều ngang (giữa các sở, ngành) và theo chiều dọc (giữa các cấp chính quyền). Phó GĐ.DA thường trực sẽ phối hợp chặt chẽ với Điều phối viên BTC. • Phó GĐ.DA phụ trách LKH-NS có sự tham gia: là Giám đốc Sở KH- ĐT. Chịu trách nhiệm về hợp phần lập kế hoạch-ngân sách. Sự tham gia tích cực của Sở KH-ĐT vào BQLDA là cần thiết nhằm tăng cường và bảo đảm quá trình thực hiện và sự lồng ghép về mặt thể chế của dự án. • Phó GĐ.DA phụ trách dịch vụ công & đào tạo: là Phó Giám đốc Sở Nội vụ. Chịu trách nhiệm về hợp phần cung cấp dịch vụ công và hợp phần xây dựng năng lực đào tạo. Sự tham gia tích cực của Sở Nội vụ (có chức năng ở cả hai lĩnh vực này) vào Ban Quản lý dự án nhằm tăng cường và bảo đảm quá trình thực hiện và sự lồng ghép về mặt thể chế của Dự án. Mô tả công việc chi tiết của Ban Giám đốc dự án được quy định trong Quy chế tổ chức và hoạt động của BQLDA ban hành kèm theo quyết định số 1773/QĐ- UBND ngày 08/10/2007 của Chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang, đính kèm tại Phụ lục 1 của tài liệu này. 1.2.3. Cán bộ hỗ trợ bán chuyên trách • Tổ Công tác liên ngành: bao gồm cán bộ chuyên môn của các Sở, ngành cấp tỉnh (Sở KH-ĐT, Sở Nội vụ, Sở NN-PTNT, Sở Tài chính…) chịu trách nhiệm tư vấn kỹ thuật, thực hiện dự án và triển khai lại cho đơn vị của mình. Tổ trưởng Tổ công tác liên ngành là Phó Giám đốc Sở KH-ĐT. • Một Kế toán làm việc bán chuyên trách do Chánh Văn phòng UBND tỉnh chỉ định để chịu trách nhiệm hỗ trợ Ban Giám đốc dự án trong việc theo dõi sổ sách kế toán đối với phần đóng góp của phía Việt Nam. • Một Trợ lý hành chính làm việc bán chuyên trách do Chánh Văn phòng UBND tỉnh chỉ định để chịu trách nhiệm hỗ trợ Ban Giám đốc dự án về các thủ tục hành chính do Chính phủ Việt Nam qui định. 8/34
  10. Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 • Ngoài ra, Giám đốc Sở Tài chính cũng tham gia vào dự án với vai trò là cố vấn cho Ban Giám đốc dự án về các vấn đề liên quan đến cơ chế tài chính và ngân sách phía Việt Nam. Mô tả công việc của Tổ công tác, Tổ trưởng TCT và các thành viên bán chuyên trách khác của BQLDA được quy định trong Quy chế tổ chức và hoạt động của BQLDA ban hành kèm theo quyết định số 1773/QĐ-UBND ngày 08/10/2007 của Chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang, đính kèm tại Phụ lục 1 của tài liệu này. 1.2.4. Cố vấn Kỹ thuật cao cấp Một Cố vấn Kỹ thuật cao cấp quốc tế sẽ được tuyển dụng để cung cấp đầu vào kỹ thuật chung cho dự án, cũng như để bảo đảm lồng ghép các hỗ trợ kỹ thuật khác nhau trong suốt thời gian thực hiện dự án. Cố vấn KTCC là nơi tham khảo ý kiến kỹ thuật chủ yếu của dự án và chịu trách nhiệm chung về mặt kỹ thuật để bảo đảm các đầu ra của dự án. Công việc của Cố vấn KTCC sẽ kéo dài trong suốt thời gian của dự án với tổng thời gian dự tính là 18 tháng. Tuy nhiên, dự kiến Cố vấn KTCC sẽ làm việc phần lớn thời gian trong năm thứ 1 và năm thứ 2. CVKTCC sẽ điều phối và hỗ trợ kỹ thuật cho các đầu vào trợ giúp kỹ thuật khác (kể cả bằng hình thức từ xa khi CVKTCC không có mặt ở Việt Nam). Cố vấn Kỹ thuật cao cấp sẽ chịu trách nhiệm và báo cáo với Trưởng đại diện thường trú BTC tại VN. Mô tả công việc chi tiết của Cố vấn Kỹ thuật cao cấp được quy định tại Phụ lục 9.3.1 của Hồ sơ KT-TC dự án. 1.2.5. Nhân viên hỗ trợ chuyên trách • Điều phối viên BTC: Điều phối viên BTC hỗ trợ Ban Giám đốc dự án trong các hoạt động chung của dự án. Cụ thể là phải bảo đảm tính toàn vẹn và nhất quán của dự án. Điều phối viên BTC sẽ hợp tác làm việc chặt chẽ với Cố vấn KTCC và chịu trách nhiệm điều phối dự án. Điều phối viên BTC phải đảm bảo tính kết nối chặt chẽ giữa các giai đoạn và các hoạt động của dự án. Điều phối viên BTC phải bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ với Cố vấn KTCC và thường xuyên thông báo tiến độ dự án với Cố vấn KTCC. Điều phối viên BTC chịu trách nhiệm quản lý dự án thường ngày và phối hợp chặt chẽ với Phó Giám đốc Dự án thường trực (Chánh Văn phòng UBND tỉnh). Mô tả công việc chi tiết của Điều phối viên BTC được quy định tại Phụ lục 9.3.2 của Hồ sơ KT-TC dự án. • Hỗ trợ viên LKH-DVC: Hỗ trợ viên là những người trực tiếp hỗ trợ xã và huyện về LKH-NS có sự tham gia và cung cấp DVC. Họ sẽ làm việc phần lớn thời gian tại các cơ quan chính quyền địa phương để cùng với địa phương thực hiện các phương pháp mới. Họ sẽ phải theo dõi tiến độ hàng ngày ở địa bàn huyện và xã và báo cáo lại với BQLDA. Họ cũng sẽ hỗ trợ các chuyên gia tư vấn đến làm việc tại xã và huyện. Họ sẽ chịu sự giám sát của Cố vấn KTCC về mặt kỹ thuật. Họ sẽ là người đầu tiên được Cố vấn KTCC đào tạo về LKH-NS có sự tham gia và cung cấp DVC. Mỗi người sẽ chịu trách nhiệm một huyện và theo dõi công việc tại các xã trong huyện đó. 9/34
  11. Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 Mô tả công việc chi tiết của Hỗ trợ viên LKH-DVC được quy định tại Phụ lục 9.3.5 của Hồ sơ KT-TC dự án. • Cán bộ truyền thông: Cán bộ truyền thông sẽ chịu trách nhiệm thực hiện công tác truyền thông và quan hệ công chúng trong dự án và giữa dự án với các cơ quan tổ chức khác và cộng đồng. Người này có trách nhiệm hỗ trợ thông tin liên lạc thông suốt bên trong dự án cũng như giữa dự án với các tổ chức và cộng đồng bên ngoài; báo cáo và chịu trách nhiệm với Ban Giám đốc và Điều phối viên BTC. Trách nhiệm và công việc cụ thể như sau: o Hỗ trợ chuyên gia tư vấn truyền thông quốc tế trong việc soạn thảo các chiến lược truyền thông và tuyên truyền của dự án. o Hỗ trợ Ban QLDA thực hiện Chiến lược truyền thông do chuyên gia truyền thông quốc tế soạn thảo. o Tiếp thu kiến thức và kỹ thuật truyền thông chuyển giao từ chuyên gia tư vấn truyền thông quốc tế. o Hỗ trợ Ban QLDA thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt với các cơ quan truyền thông địa phương (báo, đài), các đối tượng có liên quan đến dự án, và các dự án CCHC khác. o Chuẩn bị các buổi phỏng vấn, họp báo, thông cáo, bài báo, ấn phẩm và hình ảnh để đăng tải trên các phương tiện truyền thông; và duy trì cập nhật thông tin cho trang web của dự án. o Chịu trách nhiệm thu thập và lưu trữ các thông tin, tư liệu, video, hình ảnh, bằng chứng, ... về những hoạt động và kết quả của dự án để phục vụ cho công tác truyền thông và công tác giám sát, đánh giá dự án. o Đưa ra những sáng kiến và góp ý cho tất cả các lĩnh vực hoạt động của dự án, đặc biệt là trong lĩnh vực truyền thông và quan hệ công chúng. o Những công việc khác liên quan đến hoạt động chung của văn phòng theo yêu cầu của Ban Giám đốc dự án và Điều phối viên BTC. • Phiên dịch kiêm Kế toán: Người này sẽ chịu trách nhiệm chính về công tác dịch và công việc kế toán trong khuôn khổ dự án. Phiên dịch kiêm Kế toán sẽ báo cáo và chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc dự án và Điều phối viên BTC. Trách nhiệm và công việc cụ thể như sau: o Làm các báo cáo kế toán phần đóng góp của phía Bỉ theo quy định của Cơ quan Hợp tác Kỹ thuật Bỉ (BTC). o Kịp thời báo cáo với Điều phối viên BTC những sai sót, bất cập trong chứng từ thanh toán và sổ sách kế toán (nếu có). o Đăng ký và quản lý danh mục tài sản và các hợp đồng (mua sắm, dịch vụ) từ nguồn ngân sách tài trợ theo đúng quy định của BTC. o Thông dịch từ Anh sang Việt và ngược lại trong các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, phỏng vấn, trao đổi công việc và giao tiếp thông thường. o Biên dịch các tài liệu, báo cáo, công văn, biên bản ... từ tiếng Anh sang tiếng Việt và ngược lại. 10/34
  12. Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 o Thực hiện các công việc thư ký và hành chính văn phòng khác khi cần thiết. • Phiên dịch: sẽ chịu trách nhiệm dịch chính xác toàn bộ những giao tiếp bằng lời và bằng văn bản từ tiếng Anh sang tiếng Việt và ngược lại trong khuôn khổ dự án; báo cáo và chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc dự án và Điều phối viên BTC. Trách nhiệm và công việc cụ thể như sau: o Dịch từ tiếng Anh sang tiếng Việt và ngược lại trong tất cả các các cuộc họp, hội nghị, hội thảo, phỏng vấn, trao đổi công việc và giao tiếp thông thường. o Có trách nhiệm biên dịch chính xác các tài liệu, báo cáo, công văn, biên bản, bài phát biểu, họp đồng, v.v... từ tiếng Anh sang tiếng Việt và ngược lại. o Hỗ trợ Ban QLDA trong việc biên soạn các tài liệu dự án (báo cáo, kế hoạch hoạt động, hợp đồng, công văn, các bản ghi nhớ, các bài viết, ... theo yêu cầu của Ban Giám đốc dự án và Điều phối viên BTC. o Đưa ra những sáng kiến và góp ý cho tất cả các lĩnh vực hoạt động của dự án, đặc biệt là trong lĩnh vực truyền thông và quan hệ công chúng. o Những công việc khác liên quan đến hoạt động chung của văn phòng theo yêu cầu của Ban Giám đốc dự án và Điều phối viên BTC. • Thư ký hành chính: sẽ thực hiện nhiệm vụ hành chính và thư ký cho dự án; báo cáo và chịu trách nhiệm với Ban Giám đốc và Điều phối viên BTC. Trách nhiệm và công việc cụ thể như sau: o Quản lý tài liệu, công văn đi và đến, đảm bảo lưu trữ an toàn và dễ truy cập. o Trực điện thoại văn phòng BQLDA, nhận và gửi fax. o Tiếp tân và công tác hậu cần (đặt vé máy bay, khách sạn, thuê xe, lên lịch công tác hàng tuần…) o Ghi biên bản các cuộc họp BQLDA, BCĐDA và các cuộc họp khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc và Điều phối viên BTC. o Quản lý và mua sắm văn phòng phẩm và các thiết bị văn phòng của BQLDA. o Chịu trách nhiệm thiết lập và bảo quản hệ thống hồ sơ lưu trữ cho các hoạt động hàng ngày. o Thực hiện công tác thủ quỹ và ghi chép sổ thu chi tiền mặt. o Thông dịch và biên dịch tài liệu cùng những công việc khác liên quan đến hoạt động chung của văn phòng theo yêu cầu của Ban Giám đốc và Điều phối viên BTC. • Lái xe: chịu trách nhiệm bảo đảm phục vụ xe ô tô kịp thời trong mọi trường hợp khi có yêu cầu đi công tác trong và ngoài tỉnh cho dự án theo sự điều động của Ban Giám đốc dự án và Điều phối viên BTC. Trách nhiệm và công việc cụ thể như sau: 11/34
  13. Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 o Lái xe phải đảm bảo lái xe an toàn trong mọi tình huống trên đường đi và đảm bảo thời gian đúng hẹn. o Lái xe chịu trách nhiệm bảo quản xe tốt theo đúng yêu cầu kỹ thuật và giữ cho xe luôn sạch sẽ và gọn gàng. Trường hợp phát hiện có trục trặc kỹ thuật, lái xe phải khắc phục sự cố ngay lập tức, nếu vượt khả năng cá nhân thì phải báo cáo cho Điều phối viên BTC biết để có biện pháp xử lý kịp thời. o Lái xe phải đảm bảo thực hành tiết kiệm và ghi chép sổ lộ trình - dịch vụ theo qui định của Cơ quan hợp tác kỹ thuật Bỉ (BTC). o Ngoài ra, lái xe sẽ phải thực hiện các công việc khác hỗ trợ cho hoạt động thường ngày của văn phòng theo yêu cầu của Ban Giám đốc dự án và Điều phối viên BTC khi cần thiết. 1.3. Tiểu Ban quản lý Dự án • Các Tiểu dự án tại cấp huyện cần có sự lãnh đạo hiệu quả và quyền làm chủ như là một điều kiện cho sự thành công. Các Tiểu BQLDA phải đảm đương được vai trò lãnh đạo này. Tiểu BQLDA gồm có Chủ tịch UBND huyện, các Trưởng/Phó Phòng Tài chính Kế hoạch, Nội vụ LĐ-TB-XH ... • Một trong những nhiệm vụ cụ thể của TBQLDA là tổ chức các cuộc họp lập kế hoạch và điều phối việc ra quyết định đối với các sáng kiến sử dụng Quỹ CDF. Họ phải bảo đảm sự tham gia rộng rãi ở các cuộc họp này theo những hướng dẫn đã được xây dựng, và phải hết sức quan tâm đến sự tham gia của phụ nữ. • Nhiệm vụ của các TBQLDA là theo dõi thực hiện dự án ở cấp mình và tạo điều kiện thuận lợi cũng như thúc đẩy việc thực hiện dự án theo đúng tiến độ. Tiểu BQLDA phải báo cáo với BQLDA. 1.4. Các chuyên gia tư vấn ngắn hạn và dài hạn Do tính chất môi trường chính sách của Việt Nam đang vận động và phát triển nhanh chóng, do đặc thù của tỉnh Hậu Giang và do mục tiêu của dự án là thúc đẩy những hệ thống mới và những thực tiễn mới, Dự án sẽ phải là một dự án theo tiến trình (điều chỉnh thích ứng với quá trình thay đổi của môi trường). Do đó, cùng với đội ngũ nói trên, còn cần phải một số lớn các chuyên gia tư vấn kỹ thuật quốc tế và trong nước làm việc bán chuyên trách hoặc ngắn hạn (để giúp tăng cường năng lực ở cả ba cấp chính quyền địa phương nhằm thực hiện CCHC và triển khai Chiến lược CRPGS). Bao gồm: • Chuyên gia lập kế hoạch quốc tế ngắn hạn (3 tháng/người) • Chuyên gia lập kế hoạch trong nước ngắn hạn (9 tháng/người) • Chuyên gia giám sát & đánh giá (M&E) quốc tế ngắn hạn (2 tháng/người) • Chuyên gia M&E trong nước ngắn hạn (2 tháng/người) • Chuyên gia DVC quốc tế ngắn hạn (3 tháng/người) • Chuyên gia DVC trong nước ngắn hạn (11 tháng/người) • Chuyên gia CNTT trong nước ngắn hạn (1 tháng/người) • Chuyên gia đào tạo và đánh giá NCĐT quốc tế ngắn hạn (3 tháng/người) 12/34
  14. Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 • Chuyên gia đào tạo và đánh giá NCĐT trong nước ngắn hạn (2 tháng/người) • Chuyên gia truyền thông quốc tế ngắn hạn (1 tháng/người) • Các chuyên gia trong nước và quốc tế khác nếu thấy cần trong quá trình thực hiện. 13/34
  15. Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 2. Quản lý tài chính 2.1. Tài khoản và chủ tài khoản BQLDA được phép mở tài khoản tại Kho bạc tỉnh và các ngân hàng thương mại thích hợp, được phép sử dụng con dấu riêng để phục vụ cho việc thực hiện dự án phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam và Văn kiện dự án đã ký kết. Theo đó: • BQLDA có thể mở tài khoản tại Kho bạc tỉnh để tiếp nhận phần vốn đối ứng (250.000 Euro) mà Chính phủ Việt Nam đã cam kết đóng góp vào cho dự án. Chủ tài khoản tại Kho bạc tỉnh là Giám đốc dự án. • Để nhận tiền tài trợ của Chính phủ Bỉ, BQLDA có thể mở 2 tài khoản chính bằng đồng Euro tại Ngân hàng Ngoại thương - Chi nhánh Cần Thơ, trong đó: o Đại diện thường trú BTC tại Việt Nam là chủ tài khoản đối với loại tài khoản do BTC tự quản lý (REGIE). o Đại diện thường trú BTC và Giám đốc dự án đồng chủ tài khoản đối với loại tài khoản đồng quản lý (COGESTION). 2.2. Các nguyên tắc hạch toán 2.2.1. Đóng góp phía Việt Nam Nguồn vốn đối ứng sẽ được quản lý theo cơ chế tài chính và nguyên tắc kế toán theo quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam. 2.2.2. Đóng góp phía Bỉ • Ngoại trừ các chi phí cho Cố vấn kỹ thuật cao cấp (Z/01/01), Điều phối viên BTC (Z/01/02), Hỗ trợ kỹ thuật (Z/03/01), Họp BCĐDA (Z/03/02), Đánh giá giữa kỳ và cuối kỳ (Z/03/03), Kiểm toán tài chính (Z/03/04) và Xây dựng dự án (Z/03/05) do BTC trực tiếp quản lý, tất cả những chi phí hoạt động khác từ nguồn tài trợ của Chính phủ Bỉ sẽ thực hiện theo cơ chế đồng quản lý giữa BTC và UBND tỉnh Hậu Giang. • Các tài khoản REGIE và COGESTION của dự án sẽ được BTC tại Brussels chuyển tiền vào theo từng quý căn cứ theo kế hoạch hoạt động đã được phê duyệt. Tài khoản này sẽ hoạt động theo nguyên tắc đồng chữ ký của Giám đốc dự án và Điều phối viên BTC. Việc giải ngân và sử dụng ngân quĩ của dự án phải được BCĐDA phê duyệt trên cơ sở kế hoạch hoạt động & dự toán ngân sách 6 tháng do BQLDA trình lên. • Hệ thống quản lý tài chính của BTC được vi tính hóa thông qua một phần mềm gọi là “Hệ thống thông tin tài chính”, gọi tắt là FIT. • Trình tự hạch toán chứng từ hàng tháng được minh họa trong sơ đồ dưới đây: 14/34
  16. Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 TIỀN MẶT CHUYỂN KHOẢN Chứng từ phát sinh Lãnh đạo yêu cầu thanh toán theo hàng ngày Hợp đồng Kế toán Kế toán kiểm tra Hợp đồng, đánh Giấy chuyển tiền/Uỷ nhiệm chi Xem xét tính hợp lệ , chú Lãnh đạo xem xét, ký Giấy chuyển thích chứng từ, trình ký tiền/Uỷ nhiệm chi Lãnh đạo xem xét Kế toán liên hệ với Ngân hàng chuyển tiền Không duyệt chi Duyệt chi Trả chứng từ, Chuyển thủ quỹ thanh toán chứng từ và giải thích lý do vào sổ của thủ quỹ Chuyển kế toán vào sổ của KT Cuối tháng đối chiếu tồn quỹ trên sổ với thủ quỹ Không khớp sổ Khớp sổ Rà soát, kiểm tra lại Thủ quỹ, Kế toán, Lãnh chứng từ đạo kiểm quỹ tiền mặt Không khớp số Khớp số, khoá sổ Thủ quỹ rà soát, kiểm Thủ quỹ, Kế toán, tra lại Lãnh đạo ký sổ Kế toán tổng hợp chứng từ, nhập FIT, trình lãnh đạo phê duyệt trên FIT, in báo cáo, trình lãnh đạo ký báo cáo, gởi FIT cho Cơ quan Hợp tác kỹ thuật Bỉ. 15/34
  17. Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 2.2.3. Quỹ Phát triển Xã (CDF): Một Quỹ phát triển xã (CDF) sẽ được thiết lập để phục vụ cho việc thực hiện thí điểm và thử nghiệm lập kế hoạch - ngân sách có sự tham gia, cải thiện cung cấp dịch vụ, và Quỹ CDF này sẽ được hình thành từ hai nguồn đóng góp của BTC (800.000 Euro) và UBND tỉnh Hậu Giang (100.000 Euro). Các phương thức chi tiết để quản lý Quỹ CDF sẽ được xác định trong Sổ tay quản lý Quỹ CDF, sổ tay này sẽ được soạn thảo trong giai đoạn đầu của Dự án. Việc quản lý quỹ phải tôn trọng triệt để các qui định tài chính công của Việt Nam. 2.3. Tiền lương và phụ cấp • Tiền lương, phụ cấp và các chế độ khác cho nhân viên Chính phủ Việt Nam được trích từ phần vốn đối ứng của Chính phủ Việt Nam cho dự án và thanh toán theo Quyết định Số 61/2006/QĐ-BTC ngày 02/11/2006 của Bộ Tài chính. • Nhân viên hỗ trợ chuyên trách của BQLDA và các chuyên gia tư vấn làm việc cho dự án được hưởng lương và phụ cấp theo “Hướng dẫn của Liên Minh Châu Âu về chi phí địa phương trong hợp tác phát triển với Việt Nam”, các qui định BTC và Hồ sơ KT-TC của dự án. Theo giới hạn được ấn định trong Hướng dẫn của Liên Minh Châu Âu, nhân viên Chính phủ Việt Nam tham gia trong dự án có thể được thanh toán chi phí đi công tác, chi phí tham quan nghiên cứu, hội thảo và tập huấn, bao gồm chi phí ăn, ở và đi lại. 2.4. Qui trình mua sắm và đấu thầu 2.4.1. Đóng góp phía Việt Nam Đối với phần vốn đối ứng, quy trình mua sắm và đấu thầu sẽ tuân theo quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam về mua sắm và đấu thầu. 2.4.2. Đóng góp phía Bỉ • Việc mua sắm hàng hoá và dịch vụ trong phạm vi ngân sách đồng quản lý (COGESTION) sẽ áp dụng theo những qui định đấu thầu của Việt Nam. Trường hợp có những điềm không nhất quán giữa Các quy định của Việt Nam và Hiệp định cụ thể của dự án thì sẽ áp dụng theo Hiệp định cụ thể của dự án. • Đối với các khoản chi phí do BTC trực tiếp quản lý (REGIE), việc mua sắm sẽ được thực hiện theo luật đấu thầu công của Chính phủ Bỉ. • Đối với Quỹ CDF, quá trình đấu thầu sẽ tuân theo các qui định của Việt Nam (Luật Đấu thầu) được áp dụng với mức tối đa tương ứng đã xác định trong các qui định của Chính phủ về phân cấp quản lý đầu tư. • Tất cả các hợp đồng trị giá trên €22.000 phải được đăng ký với BTC tại Hà Nội dù là nguồn ngân sách do BTC trực tiếp quản lý hay đồng quản lý. • Các khoản mua sắm hàng hóa, dịch vụ có trị giá trên 250 Euro phải có ít nhất 3 bảng báo giá, đánh số và lưu vào Hồ sơ quản lý hợp đồng, trường hợp nếu là thiết bị thì phải đăng ký vào danh mục tài sản dự án. 16/34
  18. Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 • Giám đốc Dự án và Điều phối viên BTC phải ký xác nhận tất cả các hợp đồng mua sắm và các hoá đơn, chứng từ thanh toán. Mọi khoản chi trên 12.500 Euro phải được Đại diện thường trú BTC phê duyệt trước. 2.5. Báo cáo Tài chính Báo cáo tài chính sẽ cung cấp chi tiết về tình hình sử dụng tổng thể ngân sách của dự án từ các nguồn đóng góp phía Bỉ hoặc phía Việt Nam và được trình bày tại các cuộc họp Ban Chỉ đạo dự án. • Báo cáo tài chính chi tiết về phần đóng góp phía Việt Nam sẽ được lập và kiểm toán theo qui định của Chính phủ Việt Nam. • Báo cáo tài chính chi tiết về phần đóng góp phía Bỉ sẽ được lập và kiểm toán theo qui định của BTC. 17/34
  19. Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 3. Quản lý văn phòng 3.1. Tuyển dụng Các nhân viên hỗ trợ chuyên trách của BQLDA sẽ được BTC và UBND tỉnh cùng tuyển dụng dựa trên năng lực và căn cứ theo Điều khoản tham chiếu đã ghi trong phần Phụ lục của Hồ sơ KT-TC dự án, hoặc sẽ được BQLDA soạn thảo. Những người có kinh nghiệm trong Dự án Pha I sẽ được ưu tiên. Cố vấn kỹ thuật cao cấp và Điều phối viên BTC sẽ do BTC tuyển dụng theo quy định của Bỉ với sự đồng ý của UBND tỉnh Hậu Giang. Theo Hướng dẫn của Liên Minh Châu Âu, các nhân viên BQLDA nhận lương từ dự án không được là những cán bộ trong biên chế thuộc các cơ quan đối tác và làm việc cho Chính phủ. Các chuyên gia tư vấn ngắn hạn và dài hạn sẽ do BQLDA tuyển dụng căn cứ vào Điều khoản tham chiếu theo qui định mua sắm dịch vụ của Việt Nam, và theo quy trình tuyển dụng đã được BQLDA thống nhất vào ngày 24/1/2008 kèm theo tại Phụ lục 2 của tài liệu này. 3.2. Điều kiện làm việc 3.2.1. Thời gian làm việc • 8 giờ / ngày và 40 giờ / tuần. • Thời gian làm việc trong ngày: sáng 7:00 – 11:00 ; chiều 13:00 – 17:00. 3.2.2. Nghỉ phép và ngày lễ Ngoài các nghỉ lễ theo luật định, người lao động được hưởng 20 ngày phép sau khi đã làm việc tròn một năm. Việc nghỉ phép chỉ được thực hiện sau khi được sự đồng ý của Giám đốc dự án và Điều phối viên BTC. 3.2.3. Nơi làm việc Trụ sở làm việc của BQLDA: số 2 Lê Hồng Phong, thị xã Vị Thanh, tỉnh Hậu Giang. 3.3. Họp Ban Quản lý dự án • Các cuộc họp BQLDA được tổ chức ít nhất mỗi tháng một lần vào cuối tháng và trước khi diễn ra cuộc họp UBND tỉnh nhằm kịp thời báo cáo tình hình dự án với UBND tỉnh và lồng ghép các hoạt động dự án vào trong công tác chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế xã hội của tỉnh. • Nội dung chính trong các cuộc họp BQLDA là rà soát tiến độ thực hiện, thảo luận và thống nhất các hoạt động cho tháng sau trên cơ sở Kế hoạch hoạt động đã được BCĐDA phê duyệt. • Thông thường, thành phần dự họp sẽ bao gồm tất cả các thành viên BQLDA. Trường hợp họp đột xuất hoặc theo chuyên đề thì sẽ chỉ mời một số đại biểu có liên quan. Đại diện của các Tiểu BQLDA sẽ được mời dự họp khi cần thiết. 18/34
  20. Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2 • Chương trình họp và các tài liệu quan trọng sẽ được chuẩn bị và gửi cho các thành viên nghiên cứu trước. • Sau khi họp sẽ có biên bản gửi đến từng thành viên biết để theo dõi và thực hiện. 3.4. Tài sản dự án 3.4.1. Thiết bị văn phòng Tất cả những thiết bị do dự án mua sắm cần phải được mua bảo hiểm và bảo quản hợp lý. Cá nhân sử dụng phải chịu trách nhiệm bảo quản và sử dụng đúng với nhiệm vụ được giao. Người sử dụng thiết bị phải: • Tuân thủ các hướng dẫn vận hành. • Tuân thủ lịch bảo trì theo quy định. • Không được sử dụng khác với mục đích và công dụng của thiết bị. • Báo cáo ngay với Điều phối viên BTC về những sự cố, mất cắp hay hư hỏng và tình huống xảy ra để kịp thời sử chữa và/hay tiến hành thủ tục bồi thường. • Luôn luôn giữ cho thiết bị sạch sẽ và an toàn. • Không được phép để cho những người không có trách nhiệm sử dụng thiết bị. 3.4.2. Xe ô tô Dự án có 3 xe ô tô: một chiếc Isuzu 7 chỗ chuyển giao từ Pha I và 2 chiếc do Pha II mới mua gồm 1 chiếc 4 chỗ và 1 chiếc 12 chỗ. • Xe ô tô của dự án chỉ được sử dụng cho mục đích và hoạt động của dự án. Trong những trường hợp ngoại lệ, nếu xe được dùng cho những mục đích khác ngoài dự án thì phải có sự đồng ý trước của Giám đốc dự án (hoặc PGĐ.DA.TT) và Điều phối viên BTC. • Lái xe phải sẵn sàng làm nhiệm vụ bất cứ khi nào có yêu cầu công tác. • Lái xe phải tuân thủ luật lệ giao thông, đảm bảo lái xe an toàn trong mọi tình huống trên đường đi. Mọi chi phí phát sinh do vi phạm luật giao thông sẽ không được dự án thanh toán. • Lái xe phải đảm bảo thực hành tiết kiệm. Mỗi lần đổ xăng, thay nhớt phải ghi rõ chỉ số km thực tế trên hóa đơn thanh toán. Định kỳ thay nhớt là 5.000 km/lần. Trong tháng, mỗi xe được thanh toán không quá 4 lần cho chi phí rửa xe. • Lái xe chịu trách nhiệm bảo quản xe tốt theo đúng yêu cầu kỹ thuật và giữ cho xe luôn sạch sẽ và ngăn nắp. Trường hợp phát hiện có trục trặc kỹ thuật, lái xe phải khắc phục sự cố ngay lập tức, nếu vượt khả năng cá nhân thì phải báo cáo cho Điều phối viên BTC biết để có biện pháp xử lý kịp thời. • Mỗi xe ô tô có một sổ lộ trình để ghi lại ngày tháng, thời gian khởi hành, thời gian trở về, chỉ số km lúc khởi hành và chỉ số km khi trở về, số km đã đi, mục đích của chuyến đi. Lái xe phải cung cấp những thông tin cần thiết 19/34
Đồng bộ tài khoản