SỔ TAY QUẢN LÝ DỰ ÁN

Chia sẻ: minhphung2105

Mục đích của Sổ tay quản lý dự án này là nhằm cung cấp những nguyên tắc tổ chức hoạt động cơ bản của Dự án “Cải cách hành chính và triển khai chiến lược toàn diện về tăng trưởng và giảm nghèo ở tỉnh Hậu Giang” - do Chính phủ Vương quốc Bỉ tài trợ.

Bạn đang xem 10 trang mẫu tài liệu này, vui lòng download file gốc để xem toàn bộ.

Nội dung Text: SỔ TAY QUẢN LÝ DỰ ÁN

SÁCH




SỔ TAY QUẢN LÝ
DỰ ÁN
Dự án Cải cách hành chính và triển khai Chiến lược toàn diện về tăng trưởng và giảm
nghèo (CPRGS) ở tỉnh Hậu Giang
VIE 004 03 01
Chính phủ Vương quốc Bỉ tài trợ




SỔ TAY

QUẢN LÝ DỰ ÁN

Dự thảo lần 2




THÁNG 05 - 2008



Ban Quản lý dự án 1/34
2 Lê Hồng Phong – TX Vị Thanh – tỉnh Hậu Giang
ĐT: 0711.581492 – 581493 Fax: 0711.581303
Email: spar@pmail.vnn.vn ; cchc@haugiang.gov.vn
Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2



MỤC LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT ........................................................................ 3
GIỚI THIỆU .................................................................................... 4
U




1. Cơ cấu tổ chức............................................................................ 5
1.1. Ban Chỉ đạo dự án .............................................................................. 5
1.1.1. Thành viên......................................................................................... 5
1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ ......................................................................... 6
1.1.3. Cơ cấu tổ chức .................................................................................... 6
1.2. Ban quản lý Dự án .............................................................................. 7
1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ ......................................................................... 7
1.2.2. Ban Giám đốc dự án ............................................................................. 8
1.2.3. Cán bộ hỗ trợ bán chuyên trách................................................................ 8
1.2.4. Cố vấn Kỹ thuật cao cấp......................................................................... 9
1.2.5. Nhân viên hỗ trợ chuyên trách ................................................................. 9
1.3. Tiểu Ban quản lý Dự án ......................................................................12
1.4. Các chuyên gia tư vấn ngắn hạn và dài hạn ............................................12
2. Quản lý tài chính........................................................................14
2.1. Tài khoản và chủ tài khoản .................................................................14
2.2. Các nguyên tắc hạch toán ...................................................................14
2.2.1. Đóng góp phía Việt Nam .......................................................................14
2.2.2. Đóng góp phía Bỉ ................................................................................14
2.2.3. Quỹ Phát triển Xã (CDF): .......................................................................16
2.3. Tiền lương và phụ cấp ........................................................................16
2.4. Qui trình mua sắm và đấu thầu ............................................................16
2.4.1. Đóng góp phía Việt Nam .......................................................................16
2.4.2. Đóng góp phía Bỉ ................................................................................16
2.5. Báo cáo Tài chính ..............................................................................17
3. Quản lý văn phòng .....................................................................18
3.1. Tuyển dụng......................................................................................18
3.2. Điều kiện làm việc .............................................................................18
3.2.1. Thời gian làm việc ...............................................................................18
3.2.2. Nghỉ phép và ngày lễ ...........................................................................18
3.2.3. Nơi làm việc ......................................................................................18
3.3. Họp Ban QL Dự án .............................................................................18
3.4. Tài sản dự án ...................................................................................19
3.4.1. Thiết bị văn phòng ..............................................................................19
3.4.2. Xe ô tô ............................................................................................19
3.4.3. Tài liệu và lưu trữ................................................................................20
4. Giám sát và đánh giá ..................................................................21
PHỤ LỤC........................................................................................22
Phụ lục 1: Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban Quản lý dự án ........................23
Phụ lục 2: Quy trình/thủ tục tuyển dụng các chuyên gia tư vấn .........................33


2/34
Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2



DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT


BCĐDA Ban Chỉ đạo dự án
BGĐDA Ban Giám đốc dự án
BQLDA Ban Quản lý dự án
BTC Cơ quan Hợp tác kỹ thuật Bỉ
CCHC Cải cách hành chính
CDF Quỹ Phát triển xã
CTLN Công tác liên ngành
DGDC Tổng vụ Hợp tác phát triển (Vương quốc Bỉ)
DVC-ĐT Dịch vụ công và đào tạo
EU Liên minh Châu Âu
GĐ.DA Giám đốc dự án
Hồ sơ KT-TC Hồ sơ kỹ thuật và tài chính
HTV Hỗ trợ viên
KHĐT Kế hoạch đầu tư
LĐ-TB-XH Lao động-Thương binh-Xã hội
LHK Lập kế hoạch
LKH-NS Lập kế hoạch ngân sách
NN&PTNT Nông nghiệp & Phát triển nông thôn
NV Nội vụ
ODA Viện trợ Phát triển chính thức
PGĐ Phó Giám đốc
TC Tài chính
UBND Uỷ ban nhân dân




3/34
Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2




GIỚI THIỆU


Hồ sơ kỹ thuật và tài chính của dự án đã nêu rằng cần phải soạn thảo một “Sổ
tay quản lý dự án” bao gồm chức năng và nhiệm vụ của Ban Quản lý dự án và
cơ chế quản lý tài chính của dự án trong giai đoạn khởi động.

Mục đích của Sổ tay quản lý dự án này là nhằm cung cấp những nguyên tắc tổ
chức hoạt động cơ bản của Dự án “Cải cách hành chính và triển khai chiến lược
toàn diện về tăng trưởng và giảm nghèo ở tỉnh Hậu Giang” - do Chính phủ
Vương quốc Bỉ tài trợ.

Sau khi được Ban Chỉ đạo dự án phê duyệt, Sổ tay quản lý dự án này sẽ cùng
với Quy chế tổ chức và hoạt động của BQLDA đã được ban hành kèm theo
quyết định số 1773/QĐ-UBND ngày 08/10/2007 của Chủ tịch UBND tỉnh Hậu
Giang tạo thành một bộ tài liệu hướng dẫn chung cho công tác vận hành các
hoạt động thường ngày của dự án.

Cần nhấn mạnh ba nguyên tắc cơ bản sau đây trong quá trình vận hành dự án
thường ngày:

• Chất lượng: BQLDA phải là một điển hình về nơi làm việc hiệu quả, hiệu lực
và hiện đại.

• Công khai: Quyết định của BQLDA phải được thực hiện công khai để các
bên liên quan có thể thấy và hiểu rõ lý do của quyết định đó.

• Hội ý tập thể: Quyết định đưa ra dựa trên sự nhất trí chung của tập thể
BQLDA.




4/34
Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2




1. Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của dự án bao gồm Ban chỉ đạo dự án (BCĐDA), Ban Quản lý
dự án (BQLDA) và các Tiểu Ban Quản lý dự án (TBQLDA).




Chính phủ Việt Công hàm trao đổi Chính phủ Bỉ
Nam

DGDC
Bộ KHĐT Ban Chỉ đạo dự án BTC
Bộ Nội vụ
UBND tỉnh Hậu Giang



Ban Quản lý dự án




Tiểu BQLDA Tiểu BQLDA Tiểu BQLDA
Huyện Phụng Hiệp Thị xã Ngã Bảy Huyện Long Mỹ




1.1. Ban Chỉ đạo dự án

1.1.1. Thành viên
Ban Chỉ đạo dự án được thành lập để hướng dẫn chung và theo dõi thực hiện
dự án. Ban chỉ đạo dự án bao gồm các đại diện của Việt Nam và Bỉ.

Ban chỉ đạo Dự án gồm các thành viên sau:
• Chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang (Trưởng Ban);
• Phó Bí thư Tỉnh ủy;
• Phó Chủ tịch HĐND tỉnh;
• Đại diện Bộ Kế Hoạch và Đầu tư;
• Đại diện Bộ Nội vụ;
• Đại diện thường trú Cơ quan hợp tác kỹ thuật Bỉ (BTC), hoặc người được
ủy quyền (đồng Trưởng Ban).

Do việc đưa ra quyết định của Ban Chỉ đạo được thực hiện theo nguyên tắc
thống nhất chung, nên số lượng thành viên Ban Chỉ đạo dự án chỉ bao gồm

5/34
Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2



những thành phần nói trên. Thành viên thường trực của Ban Chỉ đạo xoá đói
giảm nghèo của tỉnh, đại diện các sở ngành có liên quan và Tham tán hợp tác
phát triển của Đại sứ quán Bỉ (DGDC) hoặc người được uỷ quyền sẽ được mời
tham gia các cuộc họp BCĐDA với tư cách là những thành viên không có quyền
bỏ phiếu.


1.1.2. Chức năng và nhiệm vụ
Ban Chỉ đạo dự án có những nhiệm vụ sau:
• Chỉ đạo chung và đưa ra phương hướng cho việc thực hiện dự án.
• Đánh giá tiến độ thực hiện và kết quả đạt được mục tiêu của dự án.
• Phê duyệt kế hoạch hoạt động và các báo cáo do BQLDA soạn thảo.
• Quyết định điều chỉnh các kết quả và hoạt động của dự án nếu thấy cần
thiết, với điều kiện những điều chỉnh đó không làm thay đổi mục tiêu
tổng quát và mục tiêu cụ thể của dự án cũng như không ảnh hưởng đến
ngân sách chung của dự án.
• Bảo đảm mối liên kết với Ban chỉ đạo XĐGN của tỉnh.
• Tổ chức các đoàn đánh giá và kiểm toán tài chính
• Thẩm định và phê duyệt báo cáo cuối cùng



1.1.3. Cơ cấu tổ chức
• Các thành viên BCĐDA sẽ làm việc theo chế độ kiêm nhiệm. Kinh phí cho
các hoạt động của BCĐDA sẽ do ngân sách dự án cung cấp.
• BCĐDA sẽ họp ít nhất hai lần một năm. Ngoài ra, BCĐDA có thể triệu tập
họp bất thường khi thấy cần thiết.
• Các thành viên phía Việt Nam được nhận phụ cấp và các chế độ khác khi
tham dự các cuộc họp BCĐDA cũng như khi thực hiện các công việc theo
yêu cầu của BCĐDA.
• BQLDA sẽ đóng vai trò thư ký cho BCĐDA, đề xuất chương trình làm việc
của BCĐDA và trình các báo cáo cũng như Kế hoạch hoạt động và ngân
sách để BCĐDA phê duyệt.




6/34
Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2




1.2. Ban quản lý Dự án



Ban Giám đốc dự án
Giám đốc dự án: UBND tỉnh
Phó GĐ.DA thường trực: Văn phòng UBND tỉnh
Các Phó GĐ.DA: Sở NV, Sở KHĐT


Cán bộ hỗ trợ làm việc Cán bộ hỗ trợ làm việc bán
toàn thời gian: thời gian:
- Điều phối viên BTC - Tổ công tác liên ngành
- Hỗ trợ viên LKH-DVC - Kế toán ngân sách phía
- Cán bộ truyền thông Việt Nam
- Phiên dịch/Kế toán - Cán bộ hành chính
- Phiên dịch
- Thư ký hành chính
- Lái xe CVKTCC, chuyên gia tư vấn
ngắn hạn và dài hạn




TBQLDA TBQLDA TBQLDA
H. Phụng Hiệp TX. Ngã Bảy H. Long Mỹ




1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ
Ban Quản lý dự án sẽ có trụ sở nằm trong khuôn viên của UBND tỉnh Hậu
Giang, chịu trách nhiệm về công tác quản lý dự án hàng ngày. BQLDA có
những nhiệm vụ sau đây:
• Bảo đảm thực hiện đầy đủ các hoạt động thường ngày của dự án.
• Chuẩn bị các báo cáo định kỳ và báo cáo tài chính theo mẫu của BTC
trình Ban Chỉ đạo dự án.
• Thường xuyên cập nhật và báo cáo Ban chỉ đạo dự án về tiến độ thực
hiện các hoạt động và các kết quả của dự án.
• Đề xuất các điều chỉnh cần thiết đối với các kết quả và hoạt động của dự
án trong phạm vi những điều chỉnh đó không làm thay đổi mục tiêu tổng
quát và mục tiêu cụ thể của dự án mà không ảnh hưởng đến ngân sách
chung của dự án.
• Đảm nhận các hoạt động thư ký cho Ban Chỉ đạo dự án.
• Bảo đảm công tác quản lý tài chính và hành chính của dự án theo qui chế
đã đề ra.

7/34
Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2



• Bảo đảm kết thúc đầy đủ các hoạt động của dự án, bao gồm cả việc
chuẩn bị báo cáo cuối cùng, khi kết thúc dự án.

1.2.2. Ban Giám đốc dự án
UBND tỉnh Hậu Giang sẽ bổ nhiệm một Ban Giám đốc dự án làm việc theo chế
độ kiêm nhiệm, bán thời gian, bao gồm:
• Giám đốc dự án: là Phó Chủ tịch UBND tỉnh, chịu trách nhiệm chung đối
với việc quản lý dự án. Giám đốc dự án sẽ báo cáo với UBND tỉnh và Ban
Chỉ đạo dự án.
Hỗ trợ Giám đốc dự án gồm có: các Phó Giám đốc dự án, Cố vấn kỹ thuật
cao cấp, Điều phối viên BTC, Tổ công tác liên ngành, các cán bộ hỗ trợ
chuyên trách và kiêm nhiệm, các chuyên tư vấn trong nước và quốc tế,
v.v.
• Phó Giám đốc dự án thường trực: là Chánh Văn phòng UBND tỉnh, có
trách nhiệm trợ giúp Giám đốc dự án thực hiện công việc hàng ngày và
phối hợp lồng ghép cả theo chiều ngang (giữa các sở, ngành) và theo
chiều dọc (giữa các cấp chính quyền). Phó GĐ.DA thường trực sẽ phối
hợp chặt chẽ với Điều phối viên BTC.
• Phó GĐ.DA phụ trách LKH-NS có sự tham gia: là Giám đốc Sở KH-
ĐT. Chịu trách nhiệm về hợp phần lập kế hoạch-ngân sách. Sự tham gia
tích cực của Sở KH-ĐT vào BQLDA là cần thiết nhằm tăng cường và bảo
đảm quá trình thực hiện và sự lồng ghép về mặt thể chế của dự án.
• Phó GĐ.DA phụ trách dịch vụ công & đào tạo: là Phó Giám đốc Sở
Nội vụ. Chịu trách nhiệm về hợp phần cung cấp dịch vụ công và hợp phần
xây dựng năng lực đào tạo. Sự tham gia tích cực của Sở Nội vụ (có chức
năng ở cả hai lĩnh vực này) vào Ban Quản lý dự án nhằm tăng cường và
bảo đảm quá trình thực hiện và sự lồng ghép về mặt thể chế của Dự án.

Mô tả công việc chi tiết của Ban Giám đốc dự án được quy định trong Quy chế
tổ chức và hoạt động của BQLDA ban hành kèm theo quyết định số 1773/QĐ-
UBND ngày 08/10/2007 của Chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang, đính kèm tại Phụ
lục 1 của tài liệu này.


1.2.3. Cán bộ hỗ trợ bán chuyên trách
• Tổ Công tác liên ngành: bao gồm cán bộ chuyên môn của các Sở, ngành
cấp tỉnh (Sở KH-ĐT, Sở Nội vụ, Sở NN-PTNT, Sở Tài chính…) chịu trách
nhiệm tư vấn kỹ thuật, thực hiện dự án và triển khai lại cho đơn vị của
mình. Tổ trưởng Tổ công tác liên ngành là Phó Giám đốc Sở KH-ĐT.
• Một Kế toán làm việc bán chuyên trách do Chánh Văn phòng UBND tỉnh chỉ
định để chịu trách nhiệm hỗ trợ Ban Giám đốc dự án trong việc theo dõi sổ
sách kế toán đối với phần đóng góp của phía Việt Nam.
• Một Trợ lý hành chính làm việc bán chuyên trách do Chánh Văn phòng
UBND tỉnh chỉ định để chịu trách nhiệm hỗ trợ Ban Giám đốc dự án về các
thủ tục hành chính do Chính phủ Việt Nam qui định.




8/34
Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2



• Ngoài ra, Giám đốc Sở Tài chính cũng tham gia vào dự án với vai trò là cố
vấn cho Ban Giám đốc dự án về các vấn đề liên quan đến cơ chế tài chính
và ngân sách phía Việt Nam.

Mô tả công việc của Tổ công tác, Tổ trưởng TCT và các thành viên bán chuyên
trách khác của BQLDA được quy định trong Quy chế tổ chức và hoạt động của
BQLDA ban hành kèm theo quyết định số 1773/QĐ-UBND ngày 08/10/2007 của
Chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang, đính kèm tại Phụ lục 1 của tài liệu này.


1.2.4. Cố vấn Kỹ thuật cao cấp
Một Cố vấn Kỹ thuật cao cấp quốc tế sẽ được tuyển dụng để cung cấp đầu vào
kỹ thuật chung cho dự án, cũng như để bảo đảm lồng ghép các hỗ trợ kỹ thuật
khác nhau trong suốt thời gian thực hiện dự án. Cố vấn KTCC là nơi tham khảo
ý kiến kỹ thuật chủ yếu của dự án và chịu trách nhiệm chung về mặt kỹ thuật
để bảo đảm các đầu ra của dự án. Công việc của Cố vấn KTCC sẽ kéo dài trong
suốt thời gian của dự án với tổng thời gian dự tính là 18 tháng. Tuy nhiên, dự
kiến Cố vấn KTCC sẽ làm việc phần lớn thời gian trong năm thứ 1 và năm thứ
2. CVKTCC sẽ điều phối và hỗ trợ kỹ thuật cho các đầu vào trợ giúp kỹ thuật
khác (kể cả bằng hình thức từ xa khi CVKTCC không có mặt ở Việt Nam). Cố
vấn Kỹ thuật cao cấp sẽ chịu trách nhiệm và báo cáo với Trưởng đại diện
thường trú BTC tại VN.
Mô tả công việc chi tiết của Cố vấn Kỹ thuật cao cấp được quy định tại Phụ lục
9.3.1 của Hồ sơ KT-TC dự án.


1.2.5. Nhân viên hỗ trợ chuyên trách
• Điều phối viên BTC: Điều phối viên BTC hỗ trợ Ban Giám đốc dự án
trong các hoạt động chung của dự án. Cụ thể là phải bảo đảm tính toàn
vẹn và nhất quán của dự án. Điều phối viên BTC sẽ hợp tác làm việc chặt
chẽ với Cố vấn KTCC và chịu trách nhiệm điều phối dự án. Điều phối viên
BTC phải đảm bảo tính kết nối chặt chẽ giữa các giai đoạn và các hoạt
động của dự án. Điều phối viên BTC phải bảo đảm mối liên hệ chặt chẽ
với Cố vấn KTCC và thường xuyên thông báo tiến độ dự án với Cố vấn
KTCC. Điều phối viên BTC chịu trách nhiệm quản lý dự án thường ngày và
phối hợp chặt chẽ với Phó Giám đốc Dự án thường trực (Chánh Văn
phòng UBND tỉnh).
Mô tả công việc chi tiết của Điều phối viên BTC được quy định tại Phụ lục
9.3.2 của Hồ sơ KT-TC dự án.

• Hỗ trợ viên LKH-DVC: Hỗ trợ viên là những người trực tiếp hỗ trợ xã và
huyện về LKH-NS có sự tham gia và cung cấp DVC. Họ sẽ làm việc phần
lớn thời gian tại các cơ quan chính quyền địa phương để cùng với địa
phương thực hiện các phương pháp mới. Họ sẽ phải theo dõi tiến độ
hàng ngày ở địa bàn huyện và xã và báo cáo lại với BQLDA. Họ cũng sẽ
hỗ trợ các chuyên gia tư vấn đến làm việc tại xã và huyện. Họ sẽ chịu sự
giám sát của Cố vấn KTCC về mặt kỹ thuật. Họ sẽ là người đầu tiên được
Cố vấn KTCC đào tạo về LKH-NS có sự tham gia và cung cấp DVC. Mỗi
người sẽ chịu trách nhiệm một huyện và theo dõi công việc tại các xã
trong huyện đó.

9/34
Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2



Mô tả công việc chi tiết của Hỗ trợ viên LKH-DVC được quy định tại Phụ
lục 9.3.5 của Hồ sơ KT-TC dự án.

• Cán bộ truyền thông: Cán bộ truyền thông sẽ chịu trách nhiệm thực
hiện công tác truyền thông và quan hệ công chúng trong dự án và giữa
dự án với các cơ quan tổ chức khác và cộng đồng. Người này có trách
nhiệm hỗ trợ thông tin liên lạc thông suốt bên trong dự án cũng như giữa
dự án với các tổ chức và cộng đồng bên ngoài; báo cáo và chịu trách
nhiệm với Ban Giám đốc và Điều phối viên BTC. Trách nhiệm và công việc
cụ thể như sau:
o Hỗ trợ chuyên gia tư vấn truyền thông quốc tế trong việc soạn thảo
các chiến lược truyền thông và tuyên truyền của dự án.
o Hỗ trợ Ban QLDA thực hiện Chiến lược truyền thông do chuyên gia
truyền thông quốc tế soạn thảo.
o Tiếp thu kiến thức và kỹ thuật truyền thông chuyển giao từ chuyên
gia tư vấn truyền thông quốc tế.
o Hỗ trợ Ban QLDA thiết lập và duy trì mối quan hệ tốt với các cơ
quan truyền thông địa phương (báo, đài), các đối tượng có liên
quan đến dự án, và các dự án CCHC khác.
o Chuẩn bị các buổi phỏng vấn, họp báo, thông cáo, bài báo, ấn phẩm
và hình ảnh để đăng tải trên các phương tiện truyền thông; và duy
trì cập nhật thông tin cho trang web của dự án.
o Chịu trách nhiệm thu thập và lưu trữ các thông tin, tư liệu, video,
hình ảnh, bằng chứng, ... về những hoạt động và kết quả của dự án
để phục vụ cho công tác truyền thông và công tác giám sát, đánh
giá dự án.
o Đưa ra những sáng kiến và góp ý cho tất cả các lĩnh vực hoạt động
của dự án, đặc biệt là trong lĩnh vực truyền thông và quan hệ công
chúng.
o Những công việc khác liên quan đến hoạt động chung của văn
phòng theo yêu cầu của Ban Giám đốc dự án và Điều phối viên BTC.
• Phiên dịch kiêm Kế toán: Người này sẽ chịu trách nhiệm chính về công
tác dịch và công việc kế toán trong khuôn khổ dự án. Phiên dịch kiêm Kế
toán sẽ báo cáo và chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc dự án và Điều
phối viên BTC. Trách nhiệm và công việc cụ thể như sau:
o Làm các báo cáo kế toán phần đóng góp của phía Bỉ theo quy định
của Cơ quan Hợp tác Kỹ thuật Bỉ (BTC).
o Kịp thời báo cáo với Điều phối viên BTC những sai sót, bất cập trong
chứng từ thanh toán và sổ sách kế toán (nếu có).
o Đăng ký và quản lý danh mục tài sản và các hợp đồng (mua sắm,
dịch vụ) từ nguồn ngân sách tài trợ theo đúng quy định của BTC.
o Thông dịch từ Anh sang Việt và ngược lại trong các cuộc họp, hội
nghị, hội thảo, phỏng vấn, trao đổi công việc và giao tiếp thông
thường.
o Biên dịch các tài liệu, báo cáo, công văn, biên bản ... từ tiếng Anh
sang tiếng Việt và ngược lại.

10/34
Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2



o Thực hiện các công việc thư ký và hành chính văn phòng khác khi
cần thiết.
• Phiên dịch: sẽ chịu trách nhiệm dịch chính xác toàn bộ những giao tiếp
bằng lời và bằng văn bản từ tiếng Anh sang tiếng Việt và ngược lại trong
khuôn khổ dự án; báo cáo và chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc dự
án và Điều phối viên BTC. Trách nhiệm và công việc cụ thể như sau:
o Dịch từ tiếng Anh sang tiếng Việt và ngược lại trong tất cả các các
cuộc họp, hội nghị, hội thảo, phỏng vấn, trao đổi công việc và giao
tiếp thông thường.
o Có trách nhiệm biên dịch chính xác các tài liệu, báo cáo, công văn,
biên bản, bài phát biểu, họp đồng, v.v... từ tiếng Anh sang tiếng
Việt và ngược lại.
o Hỗ trợ Ban QLDA trong việc biên soạn các tài liệu dự án (báo cáo,
kế hoạch hoạt động, hợp đồng, công văn, các bản ghi nhớ, các bài
viết, ... theo yêu cầu của Ban Giám đốc dự án và Điều phối viên
BTC.
o Đưa ra những sáng kiến và góp ý cho tất cả các lĩnh vực hoạt động
của dự án, đặc biệt là trong lĩnh vực truyền thông và quan hệ công
chúng.
o Những công việc khác liên quan đến hoạt động chung của văn
phòng theo yêu cầu của Ban Giám đốc dự án và Điều phối viên BTC.

• Thư ký hành chính: sẽ thực hiện nhiệm vụ hành chính và thư ký cho dự
án; báo cáo và chịu trách nhiệm với Ban Giám đốc và Điều phối viên BTC.
Trách nhiệm và công việc cụ thể như sau:
o Quản lý tài liệu, công văn đi và đến, đảm bảo lưu trữ an toàn và dễ
truy cập.
o Trực điện thoại văn phòng BQLDA, nhận và gửi fax.
o Tiếp tân và công tác hậu cần (đặt vé máy bay, khách sạn, thuê xe,
lên lịch công tác hàng tuần…)
o Ghi biên bản các cuộc họp BQLDA, BCĐDA và các cuộc họp khác
theo yêu cầu của Ban Giám đốc và Điều phối viên BTC.
o Quản lý và mua sắm văn phòng phẩm và các thiết bị văn phòng của
BQLDA.
o Chịu trách nhiệm thiết lập và bảo quản hệ thống hồ sơ lưu trữ cho
các hoạt động hàng ngày.
o Thực hiện công tác thủ quỹ và ghi chép sổ thu chi tiền mặt.
o Thông dịch và biên dịch tài liệu cùng những công việc khác liên
quan đến hoạt động chung của văn phòng theo yêu cầu của Ban
Giám đốc và Điều phối viên BTC.

• Lái xe: chịu trách nhiệm bảo đảm phục vụ xe ô tô kịp thời trong mọi
trường hợp khi có yêu cầu đi công tác trong và ngoài tỉnh cho dự án theo
sự điều động của Ban Giám đốc dự án và Điều phối viên BTC. Trách
nhiệm và công việc cụ thể như sau:


11/34
Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2



o Lái xe phải đảm bảo lái xe an toàn trong mọi tình huống trên đường
đi và đảm bảo thời gian đúng hẹn.
o Lái xe chịu trách nhiệm bảo quản xe tốt theo đúng yêu cầu kỹ thuật
và giữ cho xe luôn sạch sẽ và gọn gàng. Trường hợp phát hiện có
trục trặc kỹ thuật, lái xe phải khắc phục sự cố ngay lập tức, nếu
vượt khả năng cá nhân thì phải báo cáo cho Điều phối viên BTC biết
để có biện pháp xử lý kịp thời.
o Lái xe phải đảm bảo thực hành tiết kiệm và ghi chép sổ lộ trình -
dịch vụ theo qui định của Cơ quan hợp tác kỹ thuật Bỉ (BTC).
o Ngoài ra, lái xe sẽ phải thực hiện các công việc khác hỗ trợ cho hoạt
động thường ngày của văn phòng theo yêu cầu của Ban Giám đốc
dự án và Điều phối viên BTC khi cần thiết.

1.3. Tiểu Ban quản lý Dự án
• Các Tiểu dự án tại cấp huyện cần có sự lãnh đạo hiệu quả và quyền làm
chủ như là một điều kiện cho sự thành công. Các Tiểu BQLDA phải đảm
đương được vai trò lãnh đạo này. Tiểu BQLDA gồm có Chủ tịch UBND
huyện, các Trưởng/Phó Phòng Tài chính Kế hoạch, Nội vụ LĐ-TB-XH ...
• Một trong những nhiệm vụ cụ thể của TBQLDA là tổ chức các cuộc họp
lập kế hoạch và điều phối việc ra quyết định đối với các sáng kiến sử
dụng Quỹ CDF. Họ phải bảo đảm sự tham gia rộng rãi ở các cuộc họp này
theo những hướng dẫn đã được xây dựng, và phải hết sức quan tâm đến
sự tham gia của phụ nữ.
• Nhiệm vụ của các TBQLDA là theo dõi thực hiện dự án ở cấp mình và tạo
điều kiện thuận lợi cũng như thúc đẩy việc thực hiện dự án theo đúng
tiến độ. Tiểu BQLDA phải báo cáo với BQLDA.

1.4. Các chuyên gia tư vấn ngắn hạn và dài hạn
Do tính chất môi trường chính sách của Việt Nam đang vận động và phát triển
nhanh chóng, do đặc thù của tỉnh Hậu Giang và do mục tiêu của dự án là thúc
đẩy những hệ thống mới và những thực tiễn mới, Dự án sẽ phải là một dự án
theo tiến trình (điều chỉnh thích ứng với quá trình thay đổi của môi trường). Do
đó, cùng với đội ngũ nói trên, còn cần phải một số lớn các chuyên gia tư vấn
kỹ thuật quốc tế và trong nước làm việc bán chuyên trách hoặc ngắn hạn (để
giúp tăng cường năng lực ở cả ba cấp chính quyền địa phương nhằm thực hiện
CCHC và triển khai Chiến lược CRPGS). Bao gồm:


• Chuyên gia lập kế hoạch quốc tế ngắn hạn (3 tháng/người)
• Chuyên gia lập kế hoạch trong nước ngắn hạn (9 tháng/người)
• Chuyên gia giám sát & đánh giá (M&E) quốc tế ngắn hạn (2 tháng/người)
• Chuyên gia M&E trong nước ngắn hạn (2 tháng/người)
• Chuyên gia DVC quốc tế ngắn hạn (3 tháng/người)
• Chuyên gia DVC trong nước ngắn hạn (11 tháng/người)
• Chuyên gia CNTT trong nước ngắn hạn (1 tháng/người)
• Chuyên gia đào tạo và đánh giá NCĐT quốc tế ngắn hạn (3 tháng/người)


12/34
Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2



• Chuyên gia đào tạo và đánh giá NCĐT trong nước ngắn hạn (2
tháng/người)
• Chuyên gia truyền thông quốc tế ngắn hạn (1 tháng/người)
• Các chuyên gia trong nước và quốc tế khác nếu thấy cần trong quá trình
thực hiện.




13/34
Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2



2. Quản lý tài chính

2.1. Tài khoản và chủ tài khoản
BQLDA được phép mở tài khoản tại Kho bạc tỉnh và các ngân hàng thương mại
thích hợp, được phép sử dụng con dấu riêng để phục vụ cho việc thực hiện dự
án phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam và Văn kiện dự án đã ký kết.
Theo đó:
• BQLDA có thể mở tài khoản tại Kho bạc tỉnh để tiếp nhận phần vốn đối ứng
(250.000 Euro) mà Chính phủ Việt Nam đã cam kết đóng góp vào cho dự
án. Chủ tài khoản tại Kho bạc tỉnh là Giám đốc dự án.
• Để nhận tiền tài trợ của Chính phủ Bỉ, BQLDA có thể mở 2 tài khoản chính
bằng đồng Euro tại Ngân hàng Ngoại thương - Chi nhánh Cần Thơ, trong
đó:
o Đại diện thường trú BTC tại Việt Nam là chủ tài khoản đối với loại tài
khoản do BTC tự quản lý (REGIE).
o Đại diện thường trú BTC và Giám đốc dự án đồng chủ tài khoản đối
với loại tài khoản đồng quản lý (COGESTION).


2.2. Các nguyên tắc hạch toán
2.2.1. Đóng góp phía Việt Nam
Nguồn vốn đối ứng sẽ được quản lý theo cơ chế tài chính và nguyên tắc kế
toán theo quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam.

2.2.2. Đóng góp phía Bỉ
• Ngoại trừ các chi phí cho Cố vấn kỹ thuật cao cấp (Z/01/01), Điều phối viên
BTC (Z/01/02), Hỗ trợ kỹ thuật (Z/03/01), Họp BCĐDA (Z/03/02), Đánh giá
giữa kỳ và cuối kỳ (Z/03/03), Kiểm toán tài chính (Z/03/04) và Xây dựng dự
án (Z/03/05) do BTC trực tiếp quản lý, tất cả những chi phí hoạt động khác
từ nguồn tài trợ của Chính phủ Bỉ sẽ thực hiện theo cơ chế đồng quản lý
giữa BTC và UBND tỉnh Hậu Giang.
• Các tài khoản REGIE và COGESTION của dự án sẽ được BTC tại Brussels
chuyển tiền vào theo từng quý căn cứ theo kế hoạch hoạt động đã được
phê duyệt. Tài khoản này sẽ hoạt động theo nguyên tắc đồng chữ ký của
Giám đốc dự án và Điều phối viên BTC. Việc giải ngân và sử dụng ngân quĩ
của dự án phải được BCĐDA phê duyệt trên cơ sở kế hoạch hoạt động & dự
toán ngân sách 6 tháng do BQLDA trình lên.
• Hệ thống quản lý tài chính của BTC được vi tính hóa thông qua một phần
mềm gọi là “Hệ thống thông tin tài chính”, gọi tắt là FIT.
• Trình tự hạch toán chứng từ hàng tháng được minh họa trong sơ đồ dưới
đây:




14/34
Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2



TIỀN MẶT CHUYỂN KHOẢN
Chứng từ phát sinh Lãnh đạo yêu cầu thanh toán theo
hàng ngày Hợp đồng


Kế toán Kế toán kiểm tra Hợp đồng, đánh
Giấy chuyển tiền/Uỷ nhiệm chi


Xem xét tính hợp lệ , chú Lãnh đạo xem xét, ký Giấy chuyển
thích chứng từ, trình ký tiền/Uỷ nhiệm chi


Lãnh đạo xem xét Kế toán liên hệ với Ngân hàng
chuyển tiền



Không duyệt chi Duyệt chi


Trả chứng từ, Chuyển thủ quỹ thanh toán chứng từ và
giải thích lý do vào sổ của thủ quỹ


Chuyển kế toán vào
sổ của KT


Cuối tháng đối chiếu tồn quỹ
trên sổ với thủ quỹ




Không khớp sổ Khớp sổ


Rà soát, kiểm tra lại Thủ quỹ, Kế toán, Lãnh
chứng từ đạo kiểm quỹ tiền mặt



Không khớp số Khớp số, khoá sổ


Thủ quỹ rà soát, kiểm Thủ quỹ, Kế toán,
tra lại Lãnh đạo ký sổ


Kế toán tổng hợp chứng từ, nhập
FIT, trình lãnh đạo phê duyệt trên
FIT, in báo cáo, trình lãnh đạo ký
báo cáo, gởi FIT cho Cơ quan Hợp
tác kỹ thuật Bỉ.




15/34
Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2




2.2.3. Quỹ Phát triển Xã (CDF):
Một Quỹ phát triển xã (CDF) sẽ được thiết lập để phục vụ cho việc thực hiện thí
điểm và thử nghiệm lập kế hoạch - ngân sách có sự tham gia, cải thiện cung
cấp dịch vụ, và Quỹ CDF này sẽ được hình thành từ hai nguồn đóng góp của
BTC (800.000 Euro) và UBND tỉnh Hậu Giang (100.000 Euro).
Các phương thức chi tiết để quản lý Quỹ CDF sẽ được xác định trong Sổ tay
quản lý Quỹ CDF, sổ tay này sẽ được soạn thảo trong giai đoạn đầu của Dự án.
Việc quản lý quỹ phải tôn trọng triệt để các qui định tài chính công của Việt
Nam.

2.3. Tiền lương và phụ cấp
• Tiền lương, phụ cấp và các chế độ khác cho nhân viên Chính phủ Việt Nam
được trích từ phần vốn đối ứng của Chính phủ Việt Nam cho dự án và
thanh toán theo Quyết định Số 61/2006/QĐ-BTC ngày 02/11/2006 của Bộ
Tài chính.
• Nhân viên hỗ trợ chuyên trách của BQLDA và các chuyên gia tư vấn làm
việc cho dự án được hưởng lương và phụ cấp theo “Hướng dẫn của Liên
Minh Châu Âu về chi phí địa phương trong hợp tác phát triển với Việt Nam”,
các qui định BTC và Hồ sơ KT-TC của dự án.

Theo giới hạn được ấn định trong Hướng dẫn của Liên Minh Châu Âu, nhân
viên Chính phủ Việt Nam tham gia trong dự án có thể được thanh toán chi phí
đi công tác, chi phí tham quan nghiên cứu, hội thảo và tập huấn, bao gồm chi
phí ăn, ở và đi lại.


2.4. Qui trình mua sắm và đấu thầu
2.4.1. Đóng góp phía Việt Nam
Đối với phần vốn đối ứng, quy trình mua sắm và đấu thầu sẽ tuân theo quy
định hiện hành của Chính phủ Việt Nam về mua sắm và đấu thầu.

2.4.2. Đóng góp phía Bỉ
• Việc mua sắm hàng hoá và dịch vụ trong phạm vi ngân sách đồng quản lý
(COGESTION) sẽ áp dụng theo những qui định đấu thầu của Việt Nam.
Trường hợp có những điềm không nhất quán giữa Các quy định của Việt
Nam và Hiệp định cụ thể của dự án thì sẽ áp dụng theo Hiệp định cụ thể
của dự án.
• Đối với các khoản chi phí do BTC trực tiếp quản lý (REGIE), việc mua sắm
sẽ được thực hiện theo luật đấu thầu công của Chính phủ Bỉ.
• Đối với Quỹ CDF, quá trình đấu thầu sẽ tuân theo các qui định của Việt
Nam (Luật Đấu thầu) được áp dụng với mức tối đa tương ứng đã xác định
trong các qui định của Chính phủ về phân cấp quản lý đầu tư.
• Tất cả các hợp đồng trị giá trên €22.000 phải được đăng ký với BTC tại Hà
Nội dù là nguồn ngân sách do BTC trực tiếp quản lý hay đồng quản lý.
• Các khoản mua sắm hàng hóa, dịch vụ có trị giá trên 250 Euro phải có ít
nhất 3 bảng báo giá, đánh số và lưu vào Hồ sơ quản lý hợp đồng, trường
hợp nếu là thiết bị thì phải đăng ký vào danh mục tài sản dự án.

16/34
Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2



• Giám đốc Dự án và Điều phối viên BTC phải ký xác nhận tất cả các hợp
đồng mua sắm và các hoá đơn, chứng từ thanh toán. Mọi khoản chi trên
12.500 Euro phải được Đại diện thường trú BTC phê duyệt trước.


2.5. Báo cáo Tài chính
Báo cáo tài chính sẽ cung cấp chi tiết về tình hình sử dụng tổng thể ngân sách
của dự án từ các nguồn đóng góp phía Bỉ hoặc phía Việt Nam và được trình
bày tại các cuộc họp Ban Chỉ đạo dự án.
• Báo cáo tài chính chi tiết về phần đóng góp phía Việt Nam sẽ được lập và
kiểm toán theo qui định của Chính phủ Việt Nam.
• Báo cáo tài chính chi tiết về phần đóng góp phía Bỉ sẽ được lập và kiểm
toán theo qui định của BTC.




17/34
Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2




3. Quản lý văn phòng

3.1. Tuyển dụng
Các nhân viên hỗ trợ chuyên trách của BQLDA sẽ được BTC và UBND tỉnh cùng
tuyển dụng dựa trên năng lực và căn cứ theo Điều khoản tham chiếu đã ghi
trong phần Phụ lục của Hồ sơ KT-TC dự án, hoặc sẽ được BQLDA soạn thảo.
Những người có kinh nghiệm trong Dự án Pha I sẽ được ưu tiên.
Cố vấn kỹ thuật cao cấp và Điều phối viên BTC sẽ do BTC tuyển dụng theo quy
định của Bỉ với sự đồng ý của UBND tỉnh Hậu Giang.
Theo Hướng dẫn của Liên Minh Châu Âu, các nhân viên BQLDA nhận lương từ
dự án không được là những cán bộ trong biên chế thuộc các cơ quan đối tác và
làm việc cho Chính phủ.
Các chuyên gia tư vấn ngắn hạn và dài hạn sẽ do BQLDA tuyển dụng căn cứ
vào Điều khoản tham chiếu theo qui định mua sắm dịch vụ của Việt Nam, và
theo quy trình tuyển dụng đã được BQLDA thống nhất vào ngày 24/1/2008
kèm theo tại Phụ lục 2 của tài liệu này.



3.2. Điều kiện làm việc
3.2.1. Thời gian làm việc
• 8 giờ / ngày và 40 giờ / tuần.
• Thời gian làm việc trong ngày: sáng 7:00 – 11:00 ; chiều 13:00 – 17:00.


3.2.2. Nghỉ phép và ngày lễ
Ngoài các nghỉ lễ theo luật định, người lao động được hưởng 20 ngày phép sau
khi đã làm việc tròn một năm. Việc nghỉ phép chỉ được thực hiện sau khi được
sự đồng ý của Giám đốc dự án và Điều phối viên BTC.


3.2.3. Nơi làm việc
Trụ sở làm việc của BQLDA: số 2 Lê Hồng Phong, thị xã Vị Thanh, tỉnh Hậu
Giang.

3.3. Họp Ban Quản lý dự án
• Các cuộc họp BQLDA được tổ chức ít nhất mỗi tháng một lần vào cuối
tháng và trước khi diễn ra cuộc họp UBND tỉnh nhằm kịp thời báo cáo tình
hình dự án với UBND tỉnh và lồng ghép các hoạt động dự án vào trong
công tác chỉ đạo, điều hành phát triển kinh tế xã hội của tỉnh.
• Nội dung chính trong các cuộc họp BQLDA là rà soát tiến độ thực hiện, thảo
luận và thống nhất các hoạt động cho tháng sau trên cơ sở Kế hoạch hoạt
động đã được BCĐDA phê duyệt.
• Thông thường, thành phần dự họp sẽ bao gồm tất cả các thành viên
BQLDA. Trường hợp họp đột xuất hoặc theo chuyên đề thì sẽ chỉ mời một
số đại biểu có liên quan. Đại diện của các Tiểu BQLDA sẽ được mời dự họp
khi cần thiết.

18/34
Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2



• Chương trình họp và các tài liệu quan trọng sẽ được chuẩn bị và gửi cho
các thành viên nghiên cứu trước.
• Sau khi họp sẽ có biên bản gửi đến từng thành viên biết để theo dõi và
thực hiện.


3.4. Tài sản dự án

3.4.1. Thiết bị văn phòng
Tất cả những thiết bị do dự án mua sắm cần phải được mua bảo hiểm và bảo
quản hợp lý. Cá nhân sử dụng phải chịu trách nhiệm bảo quản và sử dụng
đúng với nhiệm vụ được giao. Người sử dụng thiết bị phải:
• Tuân thủ các hướng dẫn vận hành.
• Tuân thủ lịch bảo trì theo quy định.
• Không được sử dụng khác với mục đích và công dụng của thiết bị.
• Báo cáo ngay với Điều phối viên BTC về những sự cố, mất cắp hay hư hỏng
và tình huống xảy ra để kịp thời sử chữa và/hay tiến hành thủ tục bồi
thường.
• Luôn luôn giữ cho thiết bị sạch sẽ và an toàn.
• Không được phép để cho những người không có trách nhiệm sử dụng thiết
bị.


3.4.2. Xe ô tô
Dự án có 3 xe ô tô: một chiếc Isuzu 7 chỗ chuyển giao từ Pha I và 2 chiếc do
Pha II mới mua gồm 1 chiếc 4 chỗ và 1 chiếc 12 chỗ.
• Xe ô tô của dự án chỉ được sử dụng cho mục đích và hoạt động của dự án.
Trong những trường hợp ngoại lệ, nếu xe được dùng cho những mục đích
khác ngoài dự án thì phải có sự đồng ý trước của Giám đốc dự án (hoặc
PGĐ.DA.TT) và Điều phối viên BTC.
• Lái xe phải sẵn sàng làm nhiệm vụ bất cứ khi nào có yêu cầu công tác.
• Lái xe phải tuân thủ luật lệ giao thông, đảm bảo lái xe an toàn trong mọi
tình huống trên đường đi. Mọi chi phí phát sinh do vi phạm luật giao thông
sẽ không được dự án thanh toán.
• Lái xe phải đảm bảo thực hành tiết kiệm. Mỗi lần đổ xăng, thay nhớt phải
ghi rõ chỉ số km thực tế trên hóa đơn thanh toán. Định kỳ thay nhớt là
5.000 km/lần. Trong tháng, mỗi xe được thanh toán không quá 4 lần cho
chi phí rửa xe.
• Lái xe chịu trách nhiệm bảo quản xe tốt theo đúng yêu cầu kỹ thuật và giữ
cho xe luôn sạch sẽ và ngăn nắp. Trường hợp phát hiện có trục trặc kỹ
thuật, lái xe phải khắc phục sự cố ngay lập tức, nếu vượt khả năng cá nhân
thì phải báo cáo cho Điều phối viên BTC biết để có biện pháp xử lý kịp thời.
• Mỗi xe ô tô có một sổ lộ trình để ghi lại ngày tháng, thời gian khởi hành,
thời gian trở về, chỉ số km lúc khởi hành và chỉ số km khi trở về, số km đã
đi, mục đích của chuyến đi. Lái xe phải cung cấp những thông tin cần thiết


19/34
Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2



cho Thư ký hành chính ghi vào sổ lộ trình sau mỗi chuyến đi. Thư ký hành
chính sẽ chịu trách nhiệm kiểm tra chỉ số km trước và sau mỗi chuyến đi.
• Mỗi xe ô tô phải có một sổ dịch vụ để ghi chép lại tất cả những lần mua
nhiên liệu, dầu nhờn và những công việc bảo trì đã thực hiện. Lái xe phải
cung cấp những thông tin cần thiết cho Thư ký hành chính ghi vào sổ dịch
vụ sau mỗi lần đổ xăng, thay nhớt và thực hiện dịch vụ.
• Các chi phí mua nhiên liệu, dầu nhờn và bảo trì xe sẽ được thanh toán lại
căn cứ vào hoá đơn và khớp với sổ lộ trình. Lái xe phải ghi chỉ số km thực
tế trên mỗi hoá đơn tại thời điểm thực hiện dịch vụ.
• Khi không sử dụng, xe ô tô và chìa khoá xe phải được cất giữ tại trụ sở Ban
Quản lý dự án.

3.4.3. Tài liệu và lưu trữ
• Tất cả các tài liệu và số liệu thu được từ các hoạt động của dự án là tài sản
của cả hai Chính phủ và ghi rõ nguồn gốc song phương của những tài liệu
và dữ liệu đó.
• Chính phủ hai bên sẽ chuyển cho bên kia tất cả thông tin cần thiết cho việc
thực hiện thuận lợi và hiệu quả dự án.
• Hồ sơ và tài liệu của dự án sẽ được lưu trữ theo hướng dẫn của BTC,
nhưng không được trái với những quy định của Chính phủ Việt Nam.




20/34
Sổ tay quản lý dự án Dự thảo lần 2




4. Giám sát và đánh giá
Như là một phần của quy trình lập kế hoạch có sự tham gia, công việc điều tra
kinh tế xã hội để thu thập những số liệu thống kê cơ bản phục vụ cho lập kế
hoạch ở cấp huyện sẽ được tiến hành. Dữ liệu thu thập được sử dụng làm cơ
sở cho công tác giám sát & đánh giá kế hoạch, đồng thời cũng dùng để đánh
giá tác động của dự án. Các số liệu thống kê nghiên cứu cơ bản này sau đó có
thể dùng làm cơ sở cho công tác giám sát & đánh giá dự án.
Tuy nhiên, nhiệm vụ chính của hoạt động giám sát & đánh giá sẽ tập trung vào
đo lường mức độ cải thiện và hiệu quả trong quản lý hoạt động của các cơ
quan làm thí điểm ở tất cả các cấp. Do đó, các dữ liệu được thu thập để đo
lường hiệu quả của các xã cũng sẽ được bổ sung vào hệ thống cơ sở dữ liệu
của công tác giám sát & đánh giá.
BQLDA sẽ chuẩn bị các báo cáo tài chính và kế toán hàng tháng theo yêu cầu
của BTC. BQLDA cũng sẽ phải chuẩn bị báo cáo tiến độ hàng quí gửi các thành
viên Ban Chỉ đạo dự án theo mẫu của BTC trong đó nêu đầy đủ tiến độ và các
tồn tại về các kết quả của dự án cùng với báo cáo tài chính tương ứng. Đồng
thời BQLDA cũng phải cung cấp kế hoạch hoạt động và ngân sách của giai
đoạn tiếp theo cho BCĐDA.
Ngoài ra, một hoạt động đánh giá độc lập giữa kỳ sẽ được thực hiện sau 24
tháng kể từ ngày bắt đầu các hoạt động của dự án. Chuyên gia tư vấn ngắn
hạn bên ngoài sẽ được tuyển dụng để thực hiện nhiệm vụ này. Báo cáo sẽ
được gửi cho các thành viên BCĐDA để đưa ra các quyết định thích hợp đối với
các kiến nghị đề xuất trong báo cáo.
Tại thời điểm kết thúc Dự án sẽ tiến hành đợt đánh giá độc lập cuối cùng. Đợt
đánh giá cuối cùng này sẽ đưa ra các kiến nghị thích hợp cho giai đoạn tiếp
theo của dự án.
Công tác giám sát đánh giá dự án được thực hiện trên cơ sở:

• Hồ sơ kỹ thuật - tài chính (TFF) và các chỉ số đã nêu trong khung lôgíc.
Những chỉ số này sẽ được điều chỉnh trong Giai đoạn khởi động.
• Các hướng dẫn về giám sát và đánh giá dự án ODA của Bộ KH-ĐT
• Các dữ liệu thu được trong quá trình phân tích và chẩn đoán hiệu quả
quản lý của các huyện/thị thí điểm.
• Các báo cáo hàng quí của dự án.
• Các số liệu thống kê sẵn có của tỉnh.




21/34
Sổ tay quản lý dự án Phụ lục




PHỤ LỤC




22/34
Sổ tay quản lý dự án Phụ lục 1



Phụ lục 1: Quy chế tổ chức và hoạt động của Ban Quản lý dự án

ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT
NAM
TỈNH HẬU GIANG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc



QUY CHẾ
TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ODA
HỖ TRỢ KỸ THUẬT “CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH VÀ TRIỂN KHAI CHIẾN
LƯỢC TOÀN DIỆN VỀ TĂNG TRƯỞNG VÀ GIẢM NGHÈO
TẠI TỈNH HẬU GIANG”
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1773/QĐ-UBND
ngày 08 tháng 10 năm 2007 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang)

Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Thông tin chung về Dự án
- Tên Dự án: “Cải cách hành chính và triển khai Chiến lược toàn diện về tăng
trưởng và giảm nghèo (PARROC) tại tỉnh Hậu Giang” - tên tiếng Anh là: Public
Administration Reform and Roll out of CPRGS in Hau Giang Province (gọi tắt là
Dự án CCHC - PARROC), mã số: VIE 004 03 01.
- Tên nhà tài trợ: Chính phủ Vương quốc Bỉ.
- Mục tiêu và kết quả chủ yếu của Dự án:
+ Mục tiêu tổng thể của Dự án là thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội có ưu
tiên cho người nghèo và giảm nghèo thông qua cải cách hành chính ở cấp tỉnh, cấp
huyện và cấp xã.
+ Mục tiêu cụ thể của Dự án là nâng cao năng lực thể chế và nhân lực, cơ
cấu tổ chức và cải thiện hiệu quả hoạt động của các cơ quan chính quyền địa
phương hữu quan trong lĩnh vực lập kế hoạch phát triển, lập ngân sách và cung cấp
dịch vụ công.
+ Các phạm vi kết quả:
o Phạm vi kết quả 1: Cải thiện hệ thống, quy trình lập kế hoạch và lập
ngân sách ở cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã.
o Phạm vi kết quả 2: Cải thiện hệ thống cung cấp dịch vụ hành chính
và kinh tế xã hội ở địa phương.
o Phạm vi kết quả 3: Nâng cao năng lực các tổ chức đào tạo để cung
cấp đào tạo trong các lĩnh vực liên quan đến cải cách hành chính trong phạm vi
khuôn khổ của Dự án.
o Phạm vi kết quả 4: Phổ biến các bài học kinh nghiệm rút ra từ Dự án.
- Thời gian bắt đầu và kết thúc Dự án: 04 năm (01/7/2007 - 30/6/2011).
- Tổng vốn của Dự án: 2.750.000 Euro.
- Nguồn vốn và cơ chế tài chính đối với Dự án:



23/34
Sổ tay quản lý dự án Phụ lục 1



+ Vốn ODA viện trợ không hoàn lại của Chính phủ Vương quốc Bỉ là
2.500.000 Euro (bao gồm chi phí hình thành Dự án), ngoại trừ các chi phí cho Cố
vấn Kỹ thuật cao cấp, Điều phối viên cơ quan Hợp tác Kỹ thuật Bỉ (BTC), hỗ trợ kỹ
thuật, các đoàn giám sát, đánh giá và xây dựng Dự án do BTC trực tiếp quản lý, tất
cả những chi phí hoạt động khác từ nguồn tài trợ của Chính phủ Bỉ sẽ theo cơ chế
đồng quản lý.
+ Vốn đối ứng do phía Chính phủ Việt Nam đóng góp 250.000 Euro tương
đương 5.375.000.000 đồng (tỷ giá 1Euro = 21.500 VNĐ) bằng nguồn vốn ngân sách
hàng năm của tỉnh, cơ chế tài chính phần vốn đối ứng được áp dụng theo Luật Ngân
sách Việt Nam.
+ Ban Quản lý Dự án trình Ban Chỉ đạo Dự án phê duyệt kế họach hoạt
động và dự toán ngân sách 6 tháng; giải ngân và sử dụng ngân quỹ của Dự án phải
dựa trên cơ sở kế họach và dự toán được phê duyệt.
+ Quỹ phát triển xã (CDF) được thiết lập để phục vụ thí điểm và thử nghiệm lập
kế họach - ngân sách có sự tham gia và cải thiện cung cấp dịch vụ công.

Điều 2. Thông tin về Ban Quản lý Dự án
- Tên giao dịch: Ban Quản lý Dự án ODA hỗ trợ kỹ thuật “Cải cách hành
chính và triển khai Chiến lược toàn diện về tăng trưởng và giảm nghèo ở tỉnh Hậu
Giang”.
- Địa chỉ: số 02 Lê Hồng Phong, thị xã Vị Thanh, tỉnh Hậu Giang.
- Điện thoại/Fax: 071.581303
- E-mail: cchc@haugiang.gov.vn; spar@pmail.vnn.vn
- Số tài khoản:
+ Kho bạc Nhà nước: 311.11.00.00101
+ Ngân hàng thương mại:
o Vietcombank Cần Thơ: 011.114. 0813822 và
011.114.0813831
o Agribank Hậu Giang: 421101.0207 và 421101.0209

Điều 3. Nguyên tắc tổ chức và hoạt động của Ban Quản lý Dự án
- Ban Quản lý Dự án ODA hỗ trợ kỹ thuật “Cải cách hành chính và triển
khai Chiến lược toàn diện về tăng trưởng và giảm nghèo tại tỉnh Hậu Giang” (sau
đây gọi tắt là BQL Dự án) được thành lập theo Quyết định số 1033/QĐ-UBND ngày
22 tháng 6 năm 2007 của Chủ tịch UBND tỉnh Hậu Giang, làm việc theo chế độ
kiêm nhiệm để giúp UBND tỉnh quản lý thực hiện Dự án theo đúng mục tiêu, tiến
độ, chất lượng và nguồn lực như văn kiện đã được ký kết.
- BQL Dự án và Giám đốc BQL Dự án chịu trách nhiệm trước Ban Chỉ đạo
Dự án, Chủ tịch UBND tỉnh, UBND tỉnh về thực hiện các nhiệm vụ theo quy định.
- Chịu trách nhiệm giải trình với Ban Chỉ đạo Dự án, Chủ tịch UBND tỉnh,
UBND tỉnh về việc quản lý, sử dụng các nguồn tài chính của Dự án; triển khai, thực
hiện Dự án, các tiểu dự án đúng tiến độ, hiệu quả về mặt chi phí, nhằm đạt được các
mục tiêu đã đề ra.




24/34
Sổ tay quản lý dự án Phụ lục 1



Chương II
CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

Điều 4. Lập kế hoạch thực hiện Dự án
Xây dựng kế hoạch tổng thể và kế hoạch chi tiết hàng năm thực hiện Dự án
(kế hoạch giải ngân, kế hoạch chi tiêu, kế hoạch đấu thầu, ...), trong đó xác định rõ
các nguồn lực sử dụng, tiến độ thực hiện, thời hạn hoàn thành, mục tiêu chất lượng
và tiêu chí chấp nhận kết quả đối với từng hoạt động của dự án để làm cơ sở theo
dõi, đánh giá.

Điều 5. Quản lý quá trình chuẩn bị thực hiện Dự án
Nghiên cứu Hiệp định cụ thể đã ký kết với nhà tài trợ và Hồ sơ kỹ thuật và
tài chính đính kèm Hiệp định và các văn bản có liên quan nhằm triển khai thực hiện
Dự án đúng quy trình, thủ tục, những điều kiện đã quy định và theo pháp luật hiện
hành.

Điều 6. Thực hiện các hoạt động đấu thầu và quản lý hợp đồng
- Tổ chức đấu thầu triển khai, thực hiện các phạm vi kết quả của Dự án và
quản lý việc thực hiện hợp đồng đối với đơn vị trúng thầu; thường xuyên theo dõi,
đôn đốc thực hiện đúng tiến độ theo hợp đồng đã ký kết; kiểm tra, đánh giá kết quả
thực hiện (tiến độ, khối lượng, chất lượng, an toàn lao động, vệ sinh môi trường, …)
nhằm kịp thời chỉ đạo, phối hợp tháo gỡ vướng mắc trong quá trình triển khai thực
hiện Dự án.
- Tổ chức nghiệm thu sản phẩm; thanh quyết toán đúng theo quy định hiện
hành.

Điều 7. Quản lý tài chính, tài sản và giải ngân
Quản lý, sử dụng các nguồn tài chính của Dự án một cách hợp lý, hiệu quả
và đúng mục đích; tham mưu, đề xuất các điều chỉnh cần thiết đối với các phạm vi
kết quả và hoạt động của Dự án trong phạm vi những điều chỉnh đó không làm thay
đổi mục tiêu tổng thể và mục tiêu cụ thể của Dự án và không ảnh hưởng đến tổng
ngân sách của Dự án; chuẩn bị đầy đủ, kịp thời các nguồn lực đối ứng (thể chế, tổ
chức, tài chính, nhân lực, trang thiết bị, ...) để sẵn sàng phục vụ cho Dự án; bảo
quản và sử dụng các trang thiết bị đúng mục đích phục vụ cho Dự án; hoàn tất các
thủ tục để tiến hành giải ngân theo quy định của pháp luật hiện hành và phải phù
hợp với các quy định của nhà tài trợ.

Điều 8. Công tác hành chính, điều phối và trách nhiệm giải trình
BQL Dự án là đầu mối liên hệ với nhà tài trợ về các vấn đề liên quan trong
quá trình thực hiện Dự án; phối hợp với các Sở, Ban ngành, đơn vị chức năng và địa
phương để triển khai thực hiện Dự án; có trách nhiệm tổ chức thực hiện nghiệp vụ
quản lý văn phòng, công khai hóa nội dung, tổ chức, tiến độ thực hiện và ngân sách
Dự án, cung cấp thông tin trong khuôn khổ và nhiệm vụ được giao, ngoại trừ những
thông tin được giới hạn phổ biến theo luật định.

Điều 9. Công tác theo dõi, đánh giá và báo cáo tình hình thực hiện Dự án


25/34
Sổ tay quản lý dự án Phụ lục 1



BQL Dự án theo dõi, tổ chức họp định kỳ tháng, quý, năm và đột xuất để
đánh giá tình hình thực hiện dự án, thường xuyên đôn đốc các Tiểu BQL Dự án
triển khai thực hiện tiểu dự án trên địa bàn; thuê đơn vị tư vấn tiến hành đánh giá
ban đầu, giữa kỳ và kết thúc Dự án theo nội dung văn kiện Dự án đã được ký; tổng
hợp, báo cáo tình hình thực hiện Dự án, tiểu dự án theo chế độ định kỳ hàng tháng,
quý, năm và đột xuất về UBND tỉnh để kịp thời chỉ đạo; đồng thời, gửi báo cáo về
Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính, Bộ Nội vụ, Ban Chỉ đạo để theo dõi, giám sát
và hỗ trợ trong quá trình thực hiện.

Điều 10. Công tác nghiệm thu, bàn giao, quyết toán Dự án
Hoàn tất hồ sơ theo quy trình, thủ tục để UBND tỉnh nghiệm thu Dự án đã
hoàn thành và bàn giao cho đơn vị tiếp nhận để vận hành, khai thác; lập báo cáo kết
thúc Dự án đúng thời hạn quy định để UBND tỉnh tiến hành triển khai thực hiện các
công việc tiếp theo và ban hành Quyết định kết thúc Dự án và giải thể BQL Dự án.
Trong trường hợp chưa thể kết thúc Dự án theo thời hạn quy định, BQL Dự
án phải có văn bản giải trình trước UBND tỉnh và đề nghị được gia hạn (không quá
6 tháng), kinh phí cần thiết để BQL Dự án hoạt động.

Điều 11. Các nhiệm vụ đặc thù
Ngoài những nhiệm vụ nói trên, BQL Dự án có các nhiệm vụ sau:
- Tổ chức họp định kỳ hàng tháng (vào ngày 20-25) và đột xuất.
- Chuẩn bị các báo cáo định kỳ và báo cáo tài chính theo mẫu của cơ quan
Hợp tác Kỹ thuật Bỉ (BTC) trình Ban Chỉ đạo Dự án.
- Đề xuất các điều chỉnh cần thiết đối với các phạm vi kết quả và hoạt động
của Dự án trong phạm vi những điều chỉnh đó không làm thay đổi mục tiêu tổng thể
và mục tiêu cụ thể của Dự án và không ảnh hưởng đến tổng ngân sách của Dự án.
- Chuẩn bị, cập nhật, và trình Ban Chỉ đạo Dự án các kế hoạch hoạt động và
kế hoạch ngân sách.
- Bảo đảm các hoạt động thư ký cho Ban Chỉ đạo Dự án; quản lý tài chính và
hành chính của Dự án theo quy định; hoàn tất các thủ tục, báo cáo hoạt động khi kết
thúc Dự án.

Điều 12. Một số nhiệm vụ khác
BQL dự án thực hiện các nhiệm vụ khác trong khuôn khổ của dự án do
UBND tỉnh giao.

Chương III
CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN
CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN

Điều 13. Cơ cấu tổ chức và nhân sự BQL Dự án
1. Nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc BQL Dự án:
1.1. Giám đốc BQL Dự án (Giám đốc) là Phó Chủ tịch UBND tỉnh, do
UBND tỉnh ra quyết định bổ nhiệm, làm việc theo chế độ kiêm nhiệm, bán chuyên
trách trong suốt thời gian hoạt động của Dự án; là người chỉ đạo, điều hành triển

26/34
Sổ tay quản lý dự án Phụ lục 1



khai, thực hiện Dự án như Hiệp định cụ thể đã ký kết giữa Việt Nam và Vương quốc
Bỉ; đồng thời, tuân thủ các quy định hiện hành về quản lý Dự án ODA.
1.2. Chịu trách nhiệm giải trình với Ban Chỉ đạo Dự án, Chủ tịch UBND
tỉnh, UBND tỉnh về việc quản lý, sử dụng các nguồn tài chính của Dự án; triển khai,
thực hiện Dự án, các tiểu dự án đúng tiến độ, hiệu quả về mặt chi phí, nhằm đạt
được các mục tiêu đã đề ra.
1.3. Có trách nhiệm báo cáo kế hoạch hoạt động, dự toán ngân sách, tiến độ
và kết quả thực hiện Dự án với Ban Chỉ đạo Dự án (BCĐ Dự án), Chủ tịch UBND
tỉnh, UBND tỉnh.
1.4. Chủ tài khoản của BQL Dự án, quản lý thu chi kinh phí hoạt động của
BQL Dự án và sử dụng nguồn tài chính phục vụ Dự án, các tiểu dự án; đồng quản lý
tài chính với Điều phối viên Dự án trên tất cả các hợp đồng, hóa đơn, chứng từ
thanh toán (đối với các tài khoản đồng quản lý theo quy định của nhà tài trợ; Giám
đốc có thể ủy quyền cho Phó Giám đốc BQL Dự án thường trực).
- Chịu trách nhiệm trước Ban Chỉ đạo Dự án, Chủ tịch UBND tỉnh, UBND
tỉnh về tổ chức, hoạt động của BQL Dự án; lồng ghép các hoạt động của Dự án vào
công tác chỉ đạo, điều hành, kế hoạch chung hàng tháng, quý, năm của UBND tỉnh.
- Tổ chức phối hợp chặt chẽ, triển khai thực hiện đồng bộ giữa BQL Dự án, các
đơn vị có liên quan và các Tiểu BQL Dự án, đơn vị thụ hưởng ở địa phương.
- Chủ trì các cuộc họp định kỳ, đột xuất để xem xét, đánh giá tiến độ thực
hiện của Dự án, tiểu dự án nhằm kịp thời tháo gỡ vướng mắc trong quá trình triển
khai, thực hiện.
- Chuẩn bị đầy đủ, kịp thời các nguồn lực đối ứng (thể chế, tổ chức, tài
chính, nhân lực, trang thiết bị, ...) để sẵn sàng phục vụ cho dự án; bảo quản và sử
dụng các trang thiết bị đúng mục đích phục vụ cho dự án.
1.5. Đề xuất các điều chỉnh cần thiết đối với các phạm vi kết quả và hoạt
động của Dự án trong phạm vi những điều chỉnh đó không làm thay đổi mục tiêu
tổng thể và mục tiêu cụ thể của Dự án và không ảnh hưởng đến tổng ngân sách của
Dự án.
- Quyết định các vấn đề liên quan đến thực hiện Dự án theo Kế hoạch đã
được BCĐ Dự án phê duyệt.
- Yêu cầu các Phó Giám đốc BQL Dự án, các Trưởng ban Tiểu BQL Dự án
và điều phối viên Dự án báo cáo tình hình thực hiện và quản lý Dự án trong phạm vi
trách nhiệm được phân công.
Hỗ trợ Giám đốc gồm có: các Phó Giám đốc BQL Dự án, Cố vấn kỹ thuật
cao cấp, Điều phối viên Dự án và các chuyên gia tư vấn quốc tế và trong nước.
2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Giám đốc Dự án thường trực:
2.1. Phó Giám đốc BQL Dự án thường trực (Phó Giám đốc thường trực) là
Chánh Văn phòng UBND tỉnh, do UBND tỉnh ra quyết định bổ nhiệm, làm việc
theo chế độ kiêm nhiệm, bán chuyên trách trong suốt thời gian hoạt động của Dự án;
có trách nhiệm giúp Giám đốc chỉ đạo và điều hành thực hiện Dự án; tham mưu, đề
xuất Giám đốc triển khai, thực hiện Dự án như Hiệp định cụ thể đã ký kết giữa Việt
Nam và Vương quốc Bỉ, đồng thời tuân thủ các quy định hiện hành về quản lý Dự
án ODA.
Thực hiện các nhiệm vụ do Giám đốc phân công, ủy quyền và báo cáo kết
quả thực hiện để Giám đốc biết và chỉ đạo.


27/34
Sổ tay quản lý dự án Phụ lục 1



2.2. Thay mặt Giám đốc chủ trì các cuộc họp định kỳ, đột xuất khi Giám đốc
đi vắng hoặc được Giám đốc ủy quyền; báo cáo Giám đốc kết quả cuộc họp, các
hoạt động của BQL Dự án, dự toán ngân sách, tiến độ và kết quả thực hiện Dự án.
- Thay mặt Giám đốc báo cáo với BCĐ Dự án, Chủ tịch UBND tỉnh, UBND
tỉnh kế hoạch hoạt động, dự toán ngân sách, tiến độ và kết quả thực hiện dự án;
tham mưu, đề xuất các điều chỉnh cần thiết đối với các phạm vi kết quả và hoạt
động của Dự án trong phạm vi những điều chỉnh đó không làm thay đổi mục tiêu
tổng thể và mục tiêu cụ thể của Dự án và không ảnh hưởng đến tổng ngân sách của
Dự án.
- Quyết định các vấn đề liên quan đến thực hiện Dự án theo Kế hoạch đã
được BCĐ Dự án phê duyệt theo sự ủy quyền của Giám đốc.
2.3. Phối hợp chặt chẽ với Điều phối viên Dự án quản lý và tổ chức thực
hiện kế hoạch hoạt động của BQL Dự án; tham mưu, đề xuất Giám đốc lồng ghép
các hoạt động của Dự án vào công tác chỉ đạo, điều hành, kế hoạch chung hàng
tháng, quý, năm của UBND tỉnh; chuẩn bị nội dung các cuộc họp định kỳ, đột xuất
để xem xét, đánh giá tiến độ thực hiện của Dự án, tiểu dự án nhằm kịp thời tháo gỡ
vướng mắc trong quá trình triển khai, thực hiện; tham mưu Giám đốc việc quản lý,
sử dụng các nguồn tài chính của Dự án một cách hợp lý, hiệu quả và đúng mục đích.
- Là đầu mối tổ chức phối hợp chặt chẽ, triển khai thực hiện đồng bộ giữa
BQL Dự án, các đơn vị có liên quan và các Tiểu BQL Dự án, đơn vị thụ hưởng ở
địa phương.
- Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc công tác triển khai, thực hiện Dự án, các
tiểu dự án đúng tiến độ, hiệu quả về mặt chi phí, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề
ra.
2.4. Bố trí cán bộ, công chức có năng lực phù hợp và sắp xếp thời gian để có
thể làm việc theo chế độ kiêm nhiệm, bán chuyên trách trong suốt thời gian hoạt
động của Dự án.
Hỗ trợ Phó Giám đốc thường trực gồm có: các Phó Giám đốc BQL Dự án,
Cố vấn kỹ thuật cao cấp, Điều phối viên Dự án và các chuyên gia tư vấn, các thành
viên trong BQL Dự án, Tiểu BQL Dự án và Tổ Công tác liên ngành.
3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Giám đốc Dự án phụ trách hợp phần kế
hoạch:
3.1. Phó Giám đốc BQL Dự án phụ trách hợp phần kế hoạch (Phó Giám đốc
kế hoạch) là Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu tư, do UBND tỉnh ra quyết định bổ
nhiệm, làm việc theo chế độ kiêm nhiệm, bán chuyên trách trong suốt thời gian hoạt
động của dự án; có trách nhiệm giúp Giám đốc chỉ đạo và điều hành thực hiện Dự
án; tham mưu, đề xuất Giám đốc triển khai, thực hiện Dự án như Hiệp định cụ thể
đã ký kết giữa Việt Nam và Vương quốc Bỉ, đồng thời tuân thủ các quy định hiện
hành về quản lý Dự án ODA.
Thực hiện các nhiệm vụ do Giám đốc phân công, ủy quyền và báo cáo kết
quả thực hiện để Giám đốc biết và chỉ đạo.
3.2. Phó Giám đốc BQL Dự án phụ trách hợp phần kế hoạch giúp Giám đốc
điều hành, triển khai, thực hiện các hoạt động của Dự án liên quan đến phạm vi kết
quả 1 “Cải thiện hệ thống, quy trình lập kế hoạch và lập ngân sách ở cấp tỉnh, cấp
huyện và cấp xã”.




28/34
Sổ tay quản lý dự án Phụ lục 1



- Giúp Giám đốc thực hiện các hoạt động đấu thầu và quản lý hợp đồng;
tham mưu Giám đốc việc quản lý, sử dụng các nguồn tài chính của Dự án một cách
hợp lý, hiệu quả và đúng mục đích.
- Quyết định các vấn đề liên quan đến thực hiện các hoạt động của Dự án
liên quan đến phạm vi kết quả 1 theo sự ủy quyền của Giám đốc.
3.3. Phối hợp chặt chẽ với Điều phối viên Dự án, các chuyên gia tư vấn
trong nước và quốc tế tham mưu, đề xuất các điều chỉnh cần thiết đối với các hoạt
động thuộc Phạm vi kết quả 1 của Dự án trong phạm vi những điều chỉnh đó không
làm thay đổi mục tiêu tổng thể và mục tiêu cụ thể của Dự án và không ảnh hưởng
đến tổng ngân sách của Dự án; theo phân công nhiệm vụ hoặc ủy quyền của Giám
đốc chỉ đạo, đôn đốc, theo dõi và đánh giá kết quả, báo cáo Giám đốc, BCĐ Dự án,
Chủ tịch UBND tỉnh, UBND tỉnh các hoạt động thuộc Phạm vi kết quả 1 của Dự án.
- Phối hợp Điều phối viên Dự án, Tiểu BQL Dự án chuẩn bị nội dung các
cuộc họp định kỳ, đột xuất để xem xét, đánh giá tiến độ thực hiện của Dự án, tiểu dự
án thuộc Phạm vi kết quả 1 nhằm kịp thời tháo gỡ vướng mắc trong quá trình triển
khai, thực hiện.
- Lồng ghép các hoạt động của Dự án vào chỉ đạo thường xuyên của ngành
kế hoạch trong việc thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội trên địa bàn tỉnh;
bố trí cán bộ, công chức có năng lực phù hợp và sắp xếp thời gian để có thể làm
việc theo chế độ kiêm nhiệm, bán chuyên trách trong suốt thời gian hoạt động của
Dự án.
Hỗ trợ Phó Giám đốc kế hoạch gồm có: Cố vấn kỹ thuật cao cấp, Điều phối
viên Dự án, các chuyên gia tư vấn và các thành viên khác trong BQL Dự án, Tiểu
BQL Dự án và Tổ Công tác liên ngành.
4. Nhiệm vụ, quyền hạn của Phó Giám đốc Dự án phụ trách hợp phần dịch
vụ công và đào tạo:
4.1. Phó Giám đốc BQL Dự án phụ trách hợp phần dịch vụ công và đào tạo
(Phó Giám đốc dịch vụ công và đào tạo) là Phó Giám đốc Sở Nội vụ, do UBND tỉnh
ra quyết định bổ nhiệm, làm việc theo chế độ kiêm nhiệm, bán chuyên trách trong
suốt thời gian hoạt động của Dự án; có trách nhiệm giúp Giám đốc chỉ đạo và điều
hành thực hiện Dự án; tham mưu, đề xuất Giám đốc triển khai, thực hiện Dự án như
Hiệp định cụ thể đã ký kết giữa Việt Nam và Vương quốc Bỉ, đồng thời tuân thủ các
quy định hiện hành về quản lý Dự án ODA.
Thực hiện các nhiệm vụ do Giám đốc phân công, ủy quyền và báo cáo kết
quả thực hiện để Giám đốc biết và chỉ đạo.
4.2. Phó Giám đốc BQL Dự án phụ trách hợp phần dịch vụ công và đào tạo
giúp Giám đốc điều hành, triển khai, thực hiện các hoạt động của Dự án liên quan
đến phạm vi kết quả 2 “Cải thiện hệ thống cung cấp dịch vụ hành chính và kinh tế
xã hội ở địa phương” và kết quả 3 “Nâng cao năng lực các tổ chức đào tạo để cung
cấp đào tạo trong các lĩnh vực liên quan đến cải cách hành chính trong phạm vi
khuôn khổ của Dự án”.
Quyết định các vấn đề liên quan đến thực hiện các hoạt động của Dự án liên
quan đến phạm vi kết quả 2 và 3 theo sự ủy quyền của Giám đốc.
4.3. Phối hợp chặt chẽ với Điều phối viên Dự án, các chuyên gia tư vấn
trong nước và quốc tế tham mưu, đề xuất các điều chỉnh cần thiết đối với các hoạt
động thuộc Phạm vi kết quả 2 và 3 của Dự án trong phạm vi những điều chỉnh đó
không làm thay đổi mục tiêu tổng thể và mục tiêu cụ thể của Dự án và không ảnh

29/34
Sổ tay quản lý dự án Phụ lục 1



hưởng đến tổng ngân sách của Dự án; theo phân công nhiệm vụ hoặc ủy quyền của
Giám đốc chỉ đạo, đôn đốc, theo dõi và đánh giá kết quả, báo cáo Giám đốc, BCĐ
Dự án, Chủ tịch UBND tỉnh, UBND tỉnh các hoạt động thuộc Phạm vi kết quả 2 và
3 của Dự án.
- Tham mưu Giám đốc việc quản lý, sử dụng các nguồn tài chính của Dự án
một cách hợp lý, hiệu quả và đúng mục đích.
- Phối hợp Điều phối viên Dự án, Tiểu BQL Dự án chuẩn bị nội dung các
cuộc họp định kỳ, đột xuất để xem xét, đánh giá tiến độ thực hiện của Dự án, tiểu dự
án thuộc Phạm vi kết quả 2 và 3 nhằm kịp thời tháo gỡ vướng mắc trong quá trình
triển khai, thực hiện.
- Lồng ghép các hoạt động của Dự án vào chỉ đạo thường xuyên của Sở Nội
vụ trong việc cung cấp dịch vụ hành chính, tổ chức đào tạo để cung cấp nguồn nhân
lực trong các lĩnh vực liên quan đến công tác cải cách hành chính trên địa bàn tỉnh;
bố trí cán bộ, công chức có năng lực phù hợp và sắp xếp thời gian để có thể làm
việc theo chế độ kiêm nhiệm, bán chuyên trách trong suốt thời gian hoạt động của
Dự án.
Hỗ trợ Phó Giám đốc dịch vụ công và đào tạo gồm có: Cố vấn kỹ thuật cao
cấp, Điều phối viên Dự án, các chuyên gia tư vấn và các thành viên khác trong BQL
Dự án, Tiểu BQL Dự án và Tổ Công tác liên ngành.
5. Nhiệm vụ, quyền hạn của Tổ trưởng Tổ Công tác liên ngành và nhiệm vụ
của Tổ Công tác liên ngành:
- Tổ trưởng Tổ Công tác liên ngành là Phó Giám đốc Sở Kế hoạch và Đầu
tư, có trách nhiệm giúp Ban Giám đốc quản lý Dự án triển khai, thực hiện Dự án
như Hiệp định cụ thể đã ký kết giữa Việt Nam và Vương quốc Bỉ, đồng thời tuân
thủ các quy định hiện hành về quản lý Dự án ODA.
- Tổ chức phối hợp chặt chẽ với Điều phối viên Dự án, Tiểu BQL Dự án
chuẩn bị nội dung các cuộc họp định kỳ, đột xuất để xem xét, đánh giá tiến độ thực
hiện của Dự án, tiểu dự án nhằm báo cáo Ban Giám đốc, Ban Chỉ đạo Dự án kịp
thời tháo gỡ vướng mắc trong quá trình triển khai, thực hiện.
- Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc công tác triển khai, thực hiện Dự án, các
tiểu dự án đúng tiến độ, hiệu quả về mặt chi phí, nhằm đạt được các mục tiêu đã đề
ra; tham mưu, đề xuất Ban Giám đốc trong công tác chỉ đạo, điều hành thực hiện kế
hoạch Dự án theo hàng tháng, quý, năm.
- Tổ Công tác liên ngành cấp tỉnh bao gồm cán bộ chuyên môn của các Sở,
ngành (Nội vụ, Kế hoạch và Đầu tư, Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Tài
chính, Văn phòng UBND tỉnh, Trường Chính trị, …) chịu trách nhiệm tư vấn kỹ
thuật, triển khai, thực hiện Dự án trong đơn vị.
- Thành viên Tổ Công tác liên ngành thực hiện và chịu trách nhiệm trước Tổ
trưởng và Ban Giám đốc đối với các nhiệm vụ được phân công, đồng thời báo cáo
kết quả để Ban Giám đốc biết và kịp thời chỉ đạo.
- Tổ trưởng và các thành viên Tổ Công tác liên ngành do UBND tỉnh ra
quyết định bổ nhiệm, làm việc theo chế độ kiêm nhiệm, bán chuyên trách trong suốt
thời gian hoạt động của Dự án.
6. Nhiệm vụ của Tiểu Ban Quản lý Dự án:
- Tiểu BQL Dự án do UBND huyện, thị xã quyết định thành lập.
- Thành phần Tiểu BQL Dự án gồm: Chủ tịch UBND huyện, thị xã là
Trưởng ban Tiểu BQL Dự án và các thành viên khác gồm Trưởng hoặc Phó các

30/34
Sổ tay quản lý dự án Phụ lục 1



phòng: Nội vụ, Lao động - Thương binh và Xã hội, Tài chính - Kế hoạch, Nông
nghiệp và Phát triển nông thôn, Công - Thương, Văn phòng UBND;

- Có nhiệm vụ tổ chức lập kế hoạch và triển khai, thực hiện sử dụng Quỹ
CDF (Quỹ phát triển xã) một cách có hiệu quả trong việc thực hiện thí điểm và thử
nghiệm lập kế hoạch - ngân sách có sự tham gia và cải thiện cung cấp dịch vụ công
có chất lượng tốt hơn cho người dân; bảo đảm có sự tham gia đầy đủ của các thành
phần trong việc lập kế hoạch theo những hướng dẫn đã được xây dựng, đặc biệt
quan tâm vận động sự tham gia đóng góp của phụ nữ.
- Tiểu BQL Dự án theo dõi tình hình triển khai, thực hiện Dự án, tiểu dự án
tại địa phương; hỗ trợ, phối hợp, tạo điều kiện thuận lợi thúc đẩy việc thực hiện Dự
án theo đúng tiến độ, mục tiêu đã đề ra; đồng thời, thường xuyên báo cáo BQL Dự
án theo định kỳ tháng, quý, năm và đột xuất để BQL Dự án kịp thời chỉ đạo, tháo gỡ
vướng mắc trong quá trình triển khai, thực hiện.
7. Nhiệm vụ các thành viên khác:
- Kế toán phụ trách phần vốn đối ứng do UBND tỉnh ra quyết định bổ
nhiệm, làm việc theo chế độ kiêm nhiệm, bán chuyên trách trong suốt thời gian hoạt
động của Dự án; chịu trách nhiệm theo dõi sổ sách kế toán, tham mưu Giám đốc
việc quản lý, sử dụng đối với phần đóng góp của phía Việt Nam một cách hợp lý,
hiệu quả và đúng mục đích.
- Trợ lý hành chính do UBND tỉnh ra quyết định bổ nhiệm, làm việc theo
chế độ kiêm nhiệm, bán chuyên trách trong suốt thời gian hoạt động của Dự án để
hỗ trợ các thủ tục hành chính liên quan đến phía Việt Nam.
* Ngoài ra, Ban Giám đốc Dự án được hỗ trợ bởi:
- Một Cố vấn kỹ thuật cao cấp quốc tế làm việc bán thời gian và các chuyên
gia tư vấn quốc tế và trong nước làm việc ngắn hạn.
- Các cán bộ hỗ trợ làm việc chuyên trách toàn thời gian trong BQL Dự án:
+ Điều phối viên BTC (Cơ quan Hợp tác Kỹ thuật Bỉ).
+ 03 hỗ trợ viên về lập kế họach - ngân sách có sự tham gia và cung cấp
dịch vụ công.
+ Cán bộ truyền thông
+ 02 phiên dịch kiêm kế toán (phụ trách phần vốn tài trợ)
+ Thư ký hành chính
+ 02 lái xe

Điều 14. Chế độ kiêm nhiệm của BQL Dự án
- Chế độ kiêm nhiệm đối với Giám đốc Dự án và các chức danh khác của
BQL Dự án làm việc theo chế độ kiêm nhiệm hoặc biệt phái thực hiện theo các quy
định hiện hành có tính đến tính chất, cường độ công việc, thời gian thực tế để bảo
đảm khuyến khích các cán bộ có năng lực làm việc lâu dài và chuyên nghiệp cho
Dự án.
- Chế độ kiêm nhiệm đối với các chức danh khác của BQL Dự án thuê tuyển
từ bên ngoài căn cứ vào tính chất công việc và năng lực, kinh nghiệm công tác,
được thỏa thuận trên cơ sở hợp đồng và theo thỏa thuận với nhà tài trợ.



31/34
Sổ tay quản lý dự án Phụ lục 1



- Giám đốc, các Phó Giám đốc, Tổ trưởng và các thành viên Tổ Công tác
liên ngành, các thành viên khác của Ban Quản lý Dự án được hưởng chế độ phụ cấp
kiêm nhiệm trích từ nguồn kinh phí đối ứng theo Quyết định số 61/2006/QĐ-BTC
ngày 02 tháng 11 năm 2006 của Bộ Tài Chính về việc ban hành một số định mức
chi tiêu áp dụng cho các dự án/chương trình có sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển
chính thức (ODA).

Chương IV
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 15. Hiệu lực thi hành
1. Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký.
2. Giám đốc Dự án, Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở: Nội vụ,
Kế hoạch và Đầu tư, Tài chính, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị chức năng có liên
quan chịu trách nhiệm thi hành Quy chế này./.



CHỦ TỊCH
(Đã ký)
Huỳnh Minh Chắc




32/34
Sổ tay quản lý dự án Phụ lục 2



Phụ lục 2: Quy trình thủ tục tuyển dụng các chuyên gia tư vấn

QUY TRÌNH THỦ TỤC TUYỂN DỤNG
CÁC CHUYÊN GIA TƯ VẤN TRONG NƯỚC VÀ QUỐC TẾ

Bước Hoạt động Trách Ghi chú
nhiệm

1 Soạn thảo quy chế cho Hội đồng CVKTCC
phỏng vấn bao gồm thiết kế phiếu
cho điểm nếu có yêu cầu.

2 Thống nhất quy chế cho Hội đồng BQLDA
phỏng vấn.

3 Thành lập Hội đồng phỏng vấn. BQLDA Hội đồng phỏng vấn:
Hội đồng phỏng vấn chính thức :
GĐDA and PGĐDA, CVKTCC, Điều
phối viên BTC, Thư ký*, Phiên dịch*.
Có thể bổ sung các cá nhân khác vào
Hội đồng phỏng vấn nếu các thành
viên Hội đồng phỏng vấn chính thức
đồng ý.

4 Soạn thảo Điều khoản tham chiếu. CVKTCC

5 Thống nhất Điều khoản tham chiếu. Hội đồng
phỏng vấn

6 Soạn thảo thông báo tuyển dụng ĐPV BTC/ Thông báo rộng rãi trên các phương
gửi các phương tiện truyền thông. CVKTCC tiện truyền thông trong nước và
quốc tế. Các thành viên Hội đồng
phỏng vấn có thể liên hệ riêng từng
ứng viên. Việc chỉ định trực tiếp có
thể được xét đến nếu đúng với Quy
định về mua sắm dịch vụ của Việt
Nam và được sự thống nhất của Hội
đồng phỏng vấn.

7 Tập hợp các bản sơ yếu lý lịch cá CVKTCC/ Tập hợp các bản sơ yếu lý lịch cá
nhân. ĐPV BTC nhân.

8 Đề xuất các ứng viên được mời Nên có nhiều hơn một ứng viên cho
phỏng vấn. mỗi vị trí.

9 Sắp xếp phỏng vấn. Thư ký Nên tổ chức tại Phòng họp BQLDA.
BQLDA

10 Điều hành phỏng vấn. Hội đồng Chủ tịch HĐPV là GĐDA hoặc
phỏng vấn PGĐDA.
do Chủ
tịch chỉ
đạo



33/34
Sổ tay quản lý dự án Phụ lục 2



11 Thống nhất ứng viên được tuyển Hội đồng Ngay sau buổi phỏng vấn.
dụng. phỏng vấn

12 Soạn thảo báo cáo ngắn bao gồm CVKTCC Bản tường thuật cũng bao gồm phần
đề xuất của Hội đồng phỏng vấn. tổng kết phiếu đánh giá & cho điểm
nếu có sử dụng phiếu này.

13 Thông báo với ứng viên được tuyển Chủ tịch Ngay sau buổi phỏng vấn.
dụng bằng email hoặc qua đường HĐPV/
bưu điện. Thư ký

14 Thương thảo hợp đồng với ứng viên ĐPV BTC
được tuyển dụng.

15 Ký kết hợp đồng. BTC/Ứng
viên được
tuyển
dụng

16 Ứng viên được tuyển dụng bắt đầu
làm việc.


* không đưa ra quyết định

Các nguyên tắc tuyển dụng:
Minh bạch trong quá trình tuyển dụng.
Những mối quan hệ đặc biệt cần được các ứng viên nêu rõ.
Quyết định lựa chọn ứng viên dựa trên sự đồng thuận chung. Tất cả các thành viên
đều có ý kiến bình đẳng.
Trong trường hợp không thống nhất, có thể sắp xếp phỏng vấn lần hai.
Trong trường hợp xét thấy không một ứng viên nào phù hợp với vị trí tuyển dụng,
có thể bắt đầu một quy trình tuyển dụng mới.
Việc tuyển dụng phải đúng với Quy định về mua sắm dịch vụ của Việt Nam (Luật
đấu thầu).

Đã được BQLDA thông qua ngày 24.01.2008
Giám đốc dự án Cố vấn kỹ thuật cao cấp
Trần Thành Lập Douglas C. Malcolm




34/34
Đề thi vào lớp 10 môn Toán |  Đáp án đề thi tốt nghiệp |  Đề thi Đại học |  Đề thi thử đại học môn Hóa |  Mẫu đơn xin việc |  Bài tiểu luận mẫu |  Ôn thi cao học 2014 |  Nghiên cứu khoa học |  Lập kế hoạch kinh doanh |  Bảng cân đối kế toán |  Đề thi chứng chỉ Tin học |  Tư tưởng Hồ Chí Minh |  Đề thi chứng chỉ Tiếng anh
Theo dõi chúng tôi
Đồng bộ tài khoản