intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE

Tập bài giảng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Chia sẻ: Lavie Lavie | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:23

195
lượt xem
36
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tập bài giảng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ bao gồm những nội dung về khái niệm, mục đích, ý nghĩa, nguyên tắc của việc sử dụng tài liệu lưu trữ; các hình thức sử dụng tài liệu lưu trữ; theo dõi và quản lý các kết quả sử dụng tài liệu lưu trữ.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Tập bài giảng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

ĐẠI HỌC SÀI GÒN<br /> KHOA THƯ VIỆN - VĂN PHÒNG<br /> <br /> TẬP BÀI GIẢNG<br /> <br /> TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ<br /> <br /> TP. HCM, 2014<br /> 1<br /> <br /> I. KHAÙI NIEÄM, MUÏC ÑÍCH, YÙ NGHÓA, NGUYEÂN TAÉC CUÛA VIEÄC SÖÛ DUÏNG TAØI<br /> LIEÄU LÖU TRÖÕ<br /> <br /> 1. Khaùi nieäm<br /> Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ laø toaøn boä coâng taùc cung caáp cho caùc cô<br /> quan Nhaø nöôùc, caùc toå chöùc xaõ hoäi, caùc caù nhaân nhöõng thoâng tin caàn thieát töø taøi<br /> lieäu löu tröõ nhaèm phuïc vuï caùc muïc ñích chính trò, kinh teá, vaên hoaù, khoa hoïc vaø<br /> caùc lôïi ích chính ñaùng cuûa coâng daân.<br /> 2. Muïc ñích<br /> Vieäc toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ nhaèm phuïc vuï caùc muïc ñích sau ñaây:<br /> a) Chính trò<br /> Ñaây laø muïc ñích quan troïng haøng ñaàu cuûa toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ.<br /> Muïc ñích chính trò ñöôïc theå hieän trong vieäc söû duïng taøi lieäu löu tröõ phuïc vuï söï<br /> laõnh ñaïo cuûa Ñaûng ñoái vôùi nhaø nöôùc vaø xaõ hoäi, phuïc vuï chính saùch ngoaïi giao,<br /> baûo veä chuû quyeàn ñaát nöôùc, phaùt trieån quan heä hôïp taùc quoác teá giöõa nöôùc ta vaø<br /> caùc nöôùc khaùc, phuïc vuï an ninh chính trò vaø traät töï an toaøn xaõ hoäi.<br /> b) Kinh teá<br /> Muïc ñích kinh teá ñöôïc theå hieän trong vieäc söû duïng taøi lieäu löu tröõ ñeå xaây<br /> döïng caùc chieán löôïc kinh teá, caùc quy hoaïch, keá hoaïch phaùt trieån caùc ngaønh kinh<br /> teá quoác daân, caûi caùch quaûn lyù kinh teá, tieán haønh nghieân cöùu, thieát keá caùc coâng<br /> trình xaây döïng cô baûn vaø cheá taïo caùc saûn phaåm coâng nghieäp.<br /> c) Khoa hoïc<br /> Taøi lieäu löu tröõ ñöôïc söû duïng ñeå nghieân cöùu, giaûi quyeát caùc vaán ñeà khoa<br /> hoïc caáp thieát nhaèm ñöa ñaát nöôùc thaønh quoác gia coù neàn khoa hoïc tieân tieán.<br /> Taøi lieäu löu tröõ coøn ñöôïc söû duïng ñeå phaùt trieån khoa hoïc lòch söû nhö nghieân<br /> cöùu lòch söû Ñaûng, lòch söû daân toäc vaø lòch söû cuûa töøng ñòa phöông.<br /> Ngoaøi caùc muïc ñích noùi treân, taøi lieäu löu tröõ coøn phuïc vuï cho muïc ñích baûo<br /> toàn vaø phaùt trieån neàn vaên hoaù, giaùo duïc ñaäm ñaø baûn saéc daân toäc…<br /> 3. YÙ nghóa<br /> Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ laø moät trong nhöõng coâng taùc quan troïng<br /> nhaát vaø laø muïc tieâu cuoái cuøng cuûa coâng taùc löu tröõ.<br /> Toå chöùc söû duïng coù hieäu quaû taøi lieäu löu tröõ seõ coù taùc duïng thieát thöïc trong<br /> vieäc tieát kieäm thôøi gian, coâng söùc vaø tieàn cuûa cho Nhaø nöôùc vaø nhaân daân. Noùi<br /> caùch khaùc, toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ seõ bieán tö lieäu thaønh cuûa caûi vaät chaát<br /> cho xaõ hoäi, naâng cao möùc soáng tinh thaàn vaø vaên hoaù cho nhaân daân.<br /> 2<br /> <br /> Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ laø caàu noái giöõa caùc löu tröõ vôùi xaõ hoäi, vôùi nhaân<br /> daân, taêng cöôøng vai troø xaõ hoäi cuûa taøi lieäu löu tröõ. Thoâng qua caùc hình thöùc söû duïng taøi<br /> lieäu löu trö,õ moïi cô quan Nhaø nöôùc vaø coâng daân thaáy ñöôïc vò trí vaø taàm quan troïng cuûa<br /> caùc kho löu tröõ; qua ñoù moïi ngöôøi seõ yù thöùc ñöôïc traùch nhieäm vaø nghóa vuï cuûa mình<br /> trong vieäc giöõ gìn vaø baûo quaûn an toaøn taøi lieäu löu tröõ.<br /> Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ laø moät ñoäng löïc maïnh meõ ñeå thuùc ñaåy caùc<br /> coâng taùc nghieäp vuï löu tröõ phaùt trieån. Nhu caàu söû duïng taøi lieäu löu tröõ caøng phong<br /> phuù, ña daïng thì baét buoäc caùc coâng taùc nghieäp vuï nhö thu thaäp, chænh lyù, phaân<br /> loaïi, thoáng keâ, laäp coâng cuï tra cöùu khoa hoïc cho taøi lieäu löu tröõ phaûi ñaåy maïnh<br /> hôn, laøm toát hôn.<br /> Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ mang laïi lôïi ích thieát thöïc cho xaõ hoäi, cho<br /> caùc kho löu tröõ vì theá ñaõ taïo neân nguoàn ñoäng vieân höõu hieäu cho caùn boä caû veà vaät<br /> chaát laãn tinh thaàn.<br /> 4. Nguyeân taéc<br /> Coâng taùc toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ phaûi ñaûm baûo caùc nguyeân taéc sau ñaây:<br /> a) Nguyeân taéc chính trò<br /> Trong xaõ hoäi cho giai caáp, taøi lieäu löu tröõ bao giôø cuõng laø coâng cuï ñaáu tranh<br /> giai caáp. Chính vì vaäy moïi giai caáp trong xaõ hoäi ñeàu söû duïng taøi lieäu löu tröõ ñeå<br /> baûo veä quyeàn lôïi cuûa giai caáp mình, choáng laïi caùc giai caáp thuø ñòch.<br /> Do ñoù vieäc ñöa taøi lieäu ra ñeå phuïc vuï caùc nhu caàu khai thaùc caàn phaûi coù<br /> quan ñieåm giai caáp, cuï theå hôn, ôû nöôùc ta phaûi phuïc vuï caùc nhieäm vuï chính trò<br /> cuûa Ñaûng vaø Nhaø nöôùc. Nhö vaäy, coâng taùc toå chöùc söû duïng taø i lieäu löu tröõ ñoøi hoûi<br /> phaûi ñaûm baûo nguyeân taéc chính trò. Ñeå thöïc hieän ñöôïc nguyeân taéc naøy, caùc löu<br /> tröõ, ñaëc bieät laø löu tröõ nhaø nöôùc phaûi nhaïy beùn veà chính trò, xuaát phaù t töø nhieäm vuï<br /> chính trò trong töøng thôøi kyø cuï theå maø taäp hôïp vaø toå chöùc cung caáp nhöõng taøi lieäu<br /> caàn thieát.<br /> b) Nguyeân taéc cô maät<br /> Nhö ñaõ bieát, trong kho löu tröõ coù moät soá khoâng nhoû taøi lieäu löu tröõ chöùa<br /> nhieàu bí maät cuûa Ñaûng vaø Nhaø nöôùc. Ñieàu naøy khoâng coù nghóa laø taøi lieäu löu tröõ<br /> khoâng ñöôïc ñöa ra söû duïng ñeå phuïc vuï caùc nhu caàu khaùc nhau. Ñieàu ñaùng noùi ôû<br /> choã, nhöõng taøi lieäu naøy luoân laø ñoái töôïng ñeå caùc löïc löôïng thuø ñòch chieám ñoaït.<br /> Chính vì vaäy, vieäc toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ phaûi ñaûm baûo nguyeân taéc cô<br /> maät. Ñeå thöïc hieän nguyeân taéc naøy, taøi lieäu löu tröõ phaûi ñöôïc phaân loaïi theo möùc<br /> ñoä cho pheùp söû duïng taøi lieäu nhö loaïi ñöôïc söû duïng roäng raõi, loaïi haïn cheá söû duïng<br /> vaø loaïi taøi lieäu maät. Ñoàng thôøi, trong quaù trình toå chöùc söû duïng phaûi coù caùc bieän<br /> phaùp baûo ñaûm an toaøn cho taøi lieäu, ñaëc bieät laø caùc taøi lieäu maät.<br /> 3<br /> <br /> II. CAÙC HÌNH THÖÙC SÖÛ DUÏNG TAØI LIEÄU LÖU TRÖÕ<br /> <br /> Ñeå toå chöùc söû duïng coù hieäu quaû taøi lieäu löu tröõ, ôû caùc kho löu tröõ ñaõ vaän<br /> duïng nhieàu hình thöùc sinh ñoäng veà söû duïng taøi lieäu löu tröõ. Trong moät kho löu tröõ<br /> ñeå phuïc vuï moät nhieäm vuï chính trò cuûa Ñaûng vaø Nhaø nöôùc giao cho coù theå keát<br /> hôïp moät luùc nhieàu hình thöùc söû duïng taøi lieäu xen keõ nhau. Ví duï, ñeå phuïc vuï kyû<br /> nieäm 100 naêm ngaøy sinh cuûa Chuû tòch Hoà Chí Minh, caùc kho löu tröõ ñaõ söu taàm,<br /> coâng boá taøi lieäu cuûa Ngöôøi, trieån laõm caùc taøi lieäu löu tröõ cho caùc cô quan, caùc nhaø<br /> nghieân cöùu veà Chuû tòch Hoà Chí Minh.<br /> Moãi cô quan löu tröõ coù theå töï mình toå chöùc caùc hình thöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ,<br /> nhöng cuõng coù theå keát hôïp moät soá cô quan löu tröõ vôùi nhau ñeå toå chöùc söû duïng taøi lieäu;<br /> coù nhieàu tröôøng hôïp cô quan löu tröõ phoái hôïp vôùi moät soá cô quan khaùc nhö Vieän thoâng<br /> tin, Vieän baûo taøng, Sôû vaên hoaù… ñeå söû duïng coù hieäu quaû taøi lieäu.<br /> Hieän nay, ôû nöôùc ta vaø caùc nöôùc khaùc, coâng taùc toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu<br /> tröõ ñöôïc tieán haønh vôùi caùc hình thöùc sau ñaây:<br /> 1. Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ taïi phoøng ñoïc<br /> Toå chöùc söû duïng taøi lieäu löu tröõ taïi phoøng ñoïc laø moät trong nhöõng hình thöùc<br /> chuû yeáu ñöôïc aùp duïng phoå bieán nhaát trong caùc löu tröõ nhaø nöôùc vaø löu tröõ cô<br /> quan. Söû duïng taøi lieäu löu tröõ taïi phoøng ñoïc coù nhieàu öu ñieåm: Ngöôøi ñoïc coù theå<br /> tröïc tieáp nghieân cöùu nhieàu vaên baûn caàn thieát coù noäi dung lieân quan vôùi nhau;<br /> phoøng ñoïc coù ñieàu kieän ñeå phuïc vuï ñöôï c ñoâng ñaûo ñoäc giaû, giôùi thieäu cho ñoäc giaû<br /> nhieàu taøi lieäu löu tröõ lieân quan ñeán caùc chuû ñeà nghieân cöùu cuûa hoï. Toå chöùc toát<br /> phoøng ñoïc, caùc löu tröõ nhaø nöôùc, caùc löu tröõ cô quan coù ñieàu kieän baûo veä an toaøn<br /> taøi lieäu löu tröõ, traùnh ñöôïc söï maát maùt, hö hoûng taøi lieäu goùp phaàn baûo veä bí maät<br /> Nhaø nöôùc. Phoøng ñoïc laø nôi tieáp xuùc vôùi nhieàu ñoäc giaû cho neân tröïc tieáp thu ñöôïc<br /> nhieàu yeâu caàu nghieân cöùu cuûa ñoäc giaû vaø nhöõng yù kieán ñoùng goùp khaùc ñeå caûi tieán<br /> coâng taùc phuïc vuï ñoäc giaû.<br /> Quy moâ phoøng ñoïc trong caùc kho löu tröõ phuï thuoäc vaøo quy moâ lôùn nhoû cuûa<br /> kho löu tröõ vaø phuï thuoäc vaøo ñaëc ñieåm taøi lieäu cuûa kho löu tröõ. Nhöõng löu tröõ coù<br /> soá löôïng taøi lieäu nhieàu vaø noäi dung quyù giaù, ñoâng ñoäc giaû thì phoøng ñoïc cuûa noù<br /> ñöôïc toå chöùc vôùi quy moâ lôùn; coù ñaày ñuû thieát bò vaø phöông tieän khai thaùc. Traùi laïi,<br /> nhöõng kho löu tröõ coù quy moâ nhoû, soá löôïng taøi lieäu ít thì phoøng ñoïc toå chöùc ñôn<br /> giaûn hôn, nheï nhaøng hôn.<br /> Phoøng ñoïc cuûa kho löu tröõ phaûi ñaët nôi yeân tónh, ít oàn aøo, thoaùng maùt, coù ñuû<br /> aùnh saùng thích hôïp cho ngöôøi nghieân cöùu laøm vieäc.<br /> Noùi chung, phoøng ñoïc caàn trang bò caùc thieát bò toát, taïo ñieàu kieän thuaän lôïi<br /> cho ñoäc giaû tìm kieám saâu saéc vaø ñaày ñuû noäi dung taøi lieäu, ruùt ngaén thôøi gian<br /> 4<br /> <br /> nghieân cöùu taøi lieäu, taêng naêng suaát lao ñoäng. Thieát bò cuûa phoøng ñoïc goàm: baøn<br /> gheá thích hôïp cho ñoäc giaû ngoài nghieân cöùu taøi lieäu moät caùch thoaûi maùi; ñuû aùnh<br /> saùng ñeå ñoïc taøi lieäu. AÙnh saùng trong phoøng ñoïc toát nhaát laø duøng aùnh saùng töï<br /> nhieân, khi khoâng coù aùnh saùng töï nhieân thì duøng aùnh saùng ñieän. Phoøng ñoïc phaûi coù<br /> nhieàu cöûa thoâng thoaùng, quaït traàn. Phoøng ñoïc phaûi coù giaù ñöïng taøi lieäu, tuû, theû vaø<br /> caùc coâng cuï tra cöùu khoa hoïc khaùc ñeå giôùi thieäu thaønh phaàn vaø noäi dung taøi lieäu<br /> cho ñoäc giaû. Nhöõng kho löu tröõ coù baûo quaûn taøi lieäu mi-croâ-phim thì phoøng ñoïc<br /> phaûi coù maùy ñoïc nhöõng taøi lieäu ñoù.<br /> Ngoaøi caùc thieát bò treân, caùc phoøng ñoïc ñeàu phaûi coù tö lieäu tra cöùu boå trôï.<br /> Thaønh phaàn cuûa tö lieäu tra cöùu boå trôï goàm: Caùc taùc phaåm kinh ñieån chuû yeáu cuûa<br /> nhöõng ngöôøi saùng laäp chuû nghóa Maùc – Leâ nin, caùc vaên kieän quan troïng cuûa Ñaûng<br /> vaø Nhaø nöôùc, Coâng baùo nöôùc Vieät Nam Daân chuû Coäng hoaø, Coäng hoaø Xaõ hoäi chuû<br /> nghóa Vieät Nam, caùc töø ñieån, moät soá baùo vaø taïp chí quan troïng lieân quan maät thieát<br /> vôùi chöùc naêng cuûa kho löu tröõ.<br /> Ñeå höôùng daãn ñoäc giaû thöïc hieän toát caùc quy ñònh cuûa Nhaø nöôùc veà baûo veä<br /> an toaøn taøi lieäu löu tröõ trong caùc phoøng ñoïc goàm: Nhöõng thuû tuïc ban ñaàu ñoái vôùi<br /> ñoäc giaû ñeán nghieân cöùu taøi lieäu phoøng ñoïc, nhöõn g quy ñònh veà baûo veä an toaøn vaø<br /> baûo maät taøi lieäu löu tröõ, nhöõng quyeàn lôïi vaø nghóa vuï cuûa ñoäc giaû. ÔÛ caùc löu tröõ<br /> cô quan, noäi quy phoøng ñoïc do thuû tröôûng cô quan kyù vaø ñoùng daáu.<br /> Ñoái töôïng phuïc vuï cuûa phoøng ñoïc trong caù c löu tröõ noùi chung laø roäng raõi,<br /> phoøng ñoïc cuûa caùc löu tröõ nhaø nöôùc tieáp nhaän ñoäc giaû töø caùc cô quan trong nöôùc,<br /> nöôùc ngoaøi, tieáp nhaän quaàn chuùng nhaân daân ñeán nghieân cöùu taøi lieäu löu tröõ.<br /> Phoøng ñoïc cuûa caùc löu tröõ cô quan chuû yeáu phuïc vuï caùn boä coâng nhaân vieân chöùc<br /> cuûa cô quan ñoù. Tuy nhieân, phoøng ñoïc naøy cuõng phuïc vuï nhöõng ñoái töôïng khaùc<br /> nhöng möùc ñoä haïn cheá hôn.<br /> Nhöõng ñoäc giaû muoán nghieân cöùu taøi lieäu löu tröõ taïi phoøng ñoïc phaûi coù giaáy<br /> giôùi thieäu cuûa cô quan ñang tröïc tieáp quaûn lyù ngöôøi ñoù. Noäi dung giaáy giôùi thieäu<br /> phaûi ghi roõ teân taøi lieäu nghieân cöùu hoaëc muïc ñích nghieân cöùu taøi lieäu. Nhaân daân<br /> muoán nghieân cöùu taøi lieäu löu tröõ phaûi vieát ñôn xin nghieân cöùu taøi lieäu vaø coù chöùng<br /> nhaän cuûa chính quyeàn ñòa phöông cuûa ngöôøi ñoù. Caùc giaáy giôùi thieäu, ñôn xin<br /> nghieân cöùu taøi lieäu cuûa ñoäc giaû ñöôïc chuyeån cho caùn boä phuï traùch phoøng ñoïc giaûi<br /> quyeát. Ngöôøi nöôùc ngoaøi muoán ñoïc taøi lieäu löu tröõ phaûi laøm ñôn xin ñoïc taøi lieäu<br /> löu tröõ theo maãu ñöôïc quy ñònh trong vaên baûn soá 478/LTNN-NVTÖ ngaøy<br /> 01/12/1997 cuûa Cuïc Löu tröõ Nhaø nöôùc (bieåu maãu soá 01). Ngöôøi nöôùc ngoaøi muoán<br /> nghieân cöùu taøi lieäu löu tröõ phaûi laøm phieáu yeâu caàu söû duïng taøi lieäu theo maãu ñöôïc<br /> quy ñònh trong vaên baûn soá 478/LTNN-NVTÖ ngaøy 01/12/1997 cuûa Cuïc Löu tröõ<br /> Nhaø nöôùc (bieåu maãu soá 02).<br /> 5<br /> <br />
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2