Thủ thuật tin học văn phòng

Chia sẻ: Dam Thuan Quang | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:14

0
193
lượt xem
103
download

Thủ thuật tin học văn phòng

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo tài liệu 'thủ thuật tin học văn phòng', công nghệ thông tin, tin học văn phòng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Thủ thuật tin học văn phòng

  1. Thủ thuật tin học văn phòng!  Người gửi:haitvonline, Ngày gửi:2007­10­15     Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện dụng hơn cho bộ  phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” của MS Office ­ những lựa chọn ẩn,  những tính năng chưa hề được biết đến hay những shortcuts ­ đều gần như không được biết đến hay  không   được   sử   dụng. Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản và hiệu  quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu  quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong  cách   riêng   của   mình. Gán   phím   tắt   cho   các   biểu   tượng   trong   Microsoft   Word   để   thao   tác   nhanh   hơn Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn bản các biểu tượng  (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để trang trí thêm cho văn bản. Với các ký tự đặc  biệt thì đã được gán sẵn các phím tắt và bạn có thể dùng những phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào  văn   bản. Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể tạo các phím tắt cho các  biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh chóng chèn các biểu tượng cần thiết vào văn bản. Cách   tạo   các   tổ   hợp   phím   tắt   cho   các   biểu   tượng   như   sau: ­   Trong   cửa   sổ   làm   việc   của   Microsoft   Word,   bạn   bấm   vào   menu   “Insert”   rồi   chọn   “Symbol...”. ­ Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần thiết để gán phím  tắt. ­   Bạn   bấm   vào   nút   “Shortcut   Key...”   để   mở   ra   hộp   thoại   “Customize   Keyboard”. ­ Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press new shortcut key”. Sau đó, bạn bấm  tổ   hợp   phím   mà   bạn   muốn   dùng   làm   phím   tắt   cho   biểu   tượng   này. ­   Tiếp   theo,   bạn   bấm   nút   “Assign”.   Bấm   nút   “Close”. ­   Với   cách   làm   tương   tự,   bạn   có   thể   gán   các   phím   tắt   cho   các   biểu   tượng   khác. Sau  này,  nếu bạn  không muốn sử  dụng phím tắt cho biểu tượng nào  đó nữa thì bạn làm như sau: ­ Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” > “Symbol...” để mở ra cửa  sổ   “Symbol”. ­   Tiếp   theo,   bạn   bấm   chọn   biểu   tượng   mà   bạn   muốn   loại   bỏ   phím   tắt   ở   tab   “Symbols”. ­   Sau   đó,   bạn   bấm   nút   “Shortcut   Key...”   để   mở   ra   hộp   thoại   “Customize   Keyboard”. ­ Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt trong ô “Current keys”. Sau cùng,  bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt mà bạn đã chọn cho biểu tượng này đã không còn tác dụng nữa. ­   Bạn   làm   tương   tự   để   xoá   các   phím   tắt   cho   các   biểu   tượng   khác. Các   phím   tắt   hữu   dụng   trong   ứng   dụng   Office Trong quá trình sử dụng máy tính, chức năng của các phím tắt rất hữu ích trong việc giúp chúng ta thực  hiện các thao tác mà không cần rời tay khỏi bàn phím. Dưới đây là một số phím tắt cơ bản mà không phải  người   nào   cũng   biết: Microsoft   Office: ­ Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với chức năng Undo và Redo trong Word nhưng cũng hiệu quả trong các  phần   mềm   khác   như   Photoshop,   Exel... ­   Ctrl+B,   Ctrl+I,   Ctrl+U:   in   đậm,   in   nghiêng,   gạch   chân   các   chữ   đã   bôi   đen. ­   Ctrl+P:   in   những   gì   hiển   thị   trên   cửa   sổ.   ­   Ctrl+Backspace:   xóa   cả   từ   thay   vì   từng   chữ   cái.
  2. ­   Ctrl+Shif+mũi   tên   "lên",   "xuống":   chọn   và   bôi   đen   từng   đoạn   văn   bản. ­   Ctrl+Enter:   chèn   trang   vào   Word. ­   Chèn   biểu   tượng:   Alt+Ctrl+C   để   có   kí   hiệu   ©,   Alt+Ctrl+R   để   có   ®,   Alt+Ctrl+T   cho   ký   hiệu   ™ Microsoft   Outlook ­   Ctrl+1:   mở   cửa   sổ   Mail. ­   Ctrl+2:   mở   Calendar. ­   Ctrl+3:   mở   Contacts. ­   Ctrl+4:   mở   Tasks. ­   Ctrl+5:   mở   Notes. ­   Ctrl+Shift+M:   tạo   tin   nhắn   mới   trong   Outlook. ­   Ctrl+Shift+C:   tạo   liên   lạc   (Contact)   mới. ­   Ctrl+N:   soạn   tin   nhắn   mới. ­   Ctrl+R:   trả   lời   tin   nhắn. Internet   Explorer   (IE)   và   Firefox ­   Ctrl+D:   thêm   trang   web   đang   hiển   thị   vào   Favorites/   Bookmarks. ­   Alt+Home:   trở   về   trang   chủ. ­   Phím   Tab:   chạy   con   trỏ   sang   những   phần   khác   nhau   của   trang   web. ­   Ctrl+F:   hiển   thị   mục   tìm   kiếm   (Find)   trên   web. ­   F11:   thay   đổi   màn   hình   to   nhỏ   của   cửa   sổ. ­   F5   hoặc   Ctrl+R:   làm   mới   web   đang   chạy. ­   ESC:   ngừng   tải   trang   web. ­   Ctrl+T:   tạo   tab   mới   và   đưa   con   trỏ   vào   URL   trong   Firefox. ­ Ctrl+L (sử dụng trong Firefox), Ctrl+Tab (trong IE): đưa con trỏ vào URL và bôi đen văn bản hiện hành. ­   Ctrl+W:   đóng   1   tab   trong   Firefox   hoặc   cửa   sổ   hiển   thị   trong   IE. ­   Ctrl   ++   hoặc   Ctrl   +­:   tăng   hoặc   giảm   kích   thước   văn   bản   trong   Firefox. Công   cụ   ẩn   trong   Microsoft   Office Nếu máy tính của bạn có cài đặt và sử dụng bộ Microsoft Office XP hoặc 2003, bạn sẽ tìm thấy thêm một  số công cụ hữu ích khác mà bộ phần mềm này cung cấp cho bạn. Những công cụ này có thể tìm thấy khi   bạn vào: Trình đơn Start Microsoft Office Tools đối với MS Office XP và Start Microsoft Office Microsoft  Office   Tools   với   MS   OFfice   2003. Nếu bạn giữ nguyên các thiết lập mặc định trong khi cài đặt Microsoft Office, bạn sẽ có được 8 đến 9 công  cụ bổ sung trong Microsoft Office Tools – riêng Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi  bạn có cài đặt Microsoft Access. Trong số các công cụ bổ sung thêm có một số công cụ là các phần mềm  nhỏ của Microsoft Office, một số lại chỉ được cài đặt sử dụng một lần (Installed on First Use ­ một tính  năng mới của bộ Microsoft Office). Đối với những công cụ kiểu này bạn phải luôn sẵn sàng bộ cài đặt  Microsoft   Office   bên   mình. Microsoft   Office   Picture   Manager Microsoft   Office   Picture   Manager   chỉ   có   trong   phiên   bản   Microsoft   Office   2003. Có thể nói đây là công cụ thay thế tuyệt vời cho tiện ích Photo Editor trong các phiên bản Office trước đây.  Đây thực sự là một công cụ rất hữu ích trong việc quản lý và duyệt ảnh số. Bên cạnh chức năng đó, công  cụ cũng có tính năng chỉnh sửa ảnh nhưng ở mức độ rất cơ bản. Công cụ này tương thích với các định  dạng ảnh như BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, và WMF. Bạn cũng hoàn toàn có thể tiến hành nén  hay   chuyển   đổi   định   dạng   các   ảnh   số   bằng   Microsoft   Office   Picture   Manager. Giao diện của công cụ rất đơn giản, gần tương tự như Windows Explorer được thiết lập ở chế độ View  Thumbnails.  Tuy  nhiên,  bên  khung  hiển  thị   đường  dẫn  của  thư mục  có  ảnh  Microsoft  Office  Picture  Manager chỉ cho hiển thị những shortcut đến các thư mục chứa ảnh. Bạn hoàn toàn có thể tạo ra shortcut  riêng cho mình tại đây bằng cách vào File Add Picture Shortcut và trỏ đến thư mục chứa ảnh của bạn.  Hoặc bạn có thể dùng tính năng thêm shortcut tự động bằng cách vào File Locate Pictures. Để gỡ bỏ một 
  3. shortcut, bạn hãy sử dụng click chuột phải lên shortcut cần xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ đừng  chọn Delete nếu không cả thư mục chứa ảnh của bạn cũng đi vào Recycle Bin đấy. Còn để chuyển đổi  định dạng tệp tin ảnh bạn hãy vào File Export sau đó là chọn định dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổi   sang. Microsoft Office Picture Manager cũng cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ sáng tối và tương phản của  bức ảnh hoặc gỡ bỏ hiệu ứng con mắt đỏ (red­eye), định lại kích cỡ hay nén các bức ảnh. Nhưng nhớ phải  lưu lại bức ảnh bằng File Save trước khi thoát khỏi chương trình. Còn nếu không bằng lòng với những gì  đã   thực   hiện   bạn   hãy   chọn   Edit   Undo. Microsoft   Office   Document   Scanning   và   Microsoft   Office   Document   Imaging Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét các văn bản thông qua các máy quét còn Microsoft  Office   Document   Imaging   là   công   cụ   giúp   bạn   xử   lý   các   văn   bản   đã   được   quét   vào   máy   tính. Để sử dụng được MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét. Trước khi tiến hành quét văn bản  bạn hoàn toàn có thể thay đổi các thiết lập trong MS Document Scanning bằng cách đánh dấu vào mục  Show Scanner Driver Dialog Before Scanning, sau đó mỗi lần quét bạn hãy nhấn vào Preset Options Edit  Selected Preset để thay đổi các thiết lập quét. Bạn cũng có thể tạo ra những bộ thiết lập riêng cho mình  bằng   cách   chọn   Create   New   Presets. Trong Preset Options > Edit Selected Preset Advanced, bạn đặc biệt chú ý đến 2 mục quan trọng đó là  General > Create Shortcut. Mục này cho phép tạo một shortcut đến những thiết lập riêng của bạn đối với  mỗi loại tài liệu cần quét thường xuyên, giúp công việc quét trở nên nhanh hơn và tiện lợi hơn. Mục thứ 2  cần phải chú ý đó là Processing. Trong mục này bạn sẽ thấy các lựa chọn hay thiết lập đối với OCR phục  vụ cho công việc nhận dạng văn bản trong MS Document Imaging (chú ý chỉ có thể nhận dạng tiếng Anh,  chưa   hỗ   trợ   nhận   dạng   tiếng   Việt). Đã   quét   được   tài   liệu   thành   định   dạng   ảnh,   bạn   hãy   dùng   MS   Document   Imaging   để   xử   lý. Với MS Document Imaging, bạn có thể nhận dạng và chuyển tài liệu đã được quét thành dạng ảnh sang  định đạng MS Word bằng cách Tools Send Text to Word (chú ý nếu bạn vẫn chưa nhận dạng khi quét văn  bản   bạn   có   thể   nhận   dạng   lại   bằng   cách   Tools   Recognize   Text   Using   OCR). MS  Document  Imaging  hỗ  trợ  2  định  dạng  tệp tin hình  ảnh  quét TIFF  và  MDI (Microsoft Document  Imaging). Để chia sẻ tệp tin hình ảnh quét bạn nên dùng định dạng TIFF. Tuy nhiên định dạng TIFF sẽ  chiếm dung lượng lớn hơn rất nhiều so với MDI. Thử nghiệm cho thấy 1 tệp tin định dạng TIFF có dung  lượng  lên  tới   1.2MB,  nhưng  cũng  là  tệp tin  đó nếu lưu dưới dạng MDI chỉ có 333KB. Microsoft Clip  Organizer. Đây là công cụ giúp bạn quản lí và sử dụng clip art trong các ứng dụng Microsoft Office hoặc  có thể giúp bạn tìm kiếm clip art trực tuyến trên mạng bằng cách Tools Clips online. Bạn cũng có thể nhập  clip art bằng tay bằng cách chọn File Add Clips To Organizer, chương trình sẽ giúp bạn hoàn tất công  đoạn   còn   lại. Microsoft   Office   2003   Save   My   Settings   Wizard Microsoft   Office   2003   Save   My   Settings   Wizard   chỉ   có   trong   Microsoft   Office   2003. Đây là công cụ giúp bạn lưu trữ những thiết lập của riêng bạn đối với mỗi ứng dụng trong bộ MS Office.  Như vậy bạn hoàn toàn có thể khôi phục lại toàn bộ những thiết lập của bạn nếu có bất kì sự thay đổi hay  mất mát nào xảy ra. Hoặc bạn có thể dùng những định dạng đã lưu đó để ứng dụng với các bộ MS Office  trên   các   máy   tính   khác. Microsoft   Office   Application   Recovery
  4. Đây là công cụ giúp bạn đóng bất kì một ứng dụng MS Office nào đã bị treo và khôi phục lại công việc  trước   đó   của   bạn. Microsoft   Office   Language   Settings Đây là công cụ cho phép bạn thiết lập các lựa chọn ngôn ngữ đối với các ứng dụng trong bộ Microsoft  Office. Bạn có thể thêm vào hay gỡ bỏ các ngôn ngữ khác nhau trên danh sách Enabled hoặc thay đổi  ngôn   ngữ   mặc   định   cho   các   ứng   dụng   trong   bộ   MS   Office. Microsoft   Office   Access   Snapshot   Viewer Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn lựa chọn có cài đặt Microsoft Access. Đây  là công cụ giúp bạn xem qua thông tin về tệp tin Access thông qua các snapshots. Bạn có thể tạo ra các  snapshots và chia sẻ với người sử dụng khác nếu họ không có Microsoft Access bằng cách gửi cho họ  một bản copy chương trình snapshots của bạn. Theo mặc định chương trình này được lưu tại thư mục sau  C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Snapshot Viewer hoặc có thể tải về trên trang web của  Microsoft. Digital   Certificate   for   VBA   Projects Đây là ứng dụng giúp bạn tạo ra chữ kí điện tử (digital certificate) cho các dự án macro viết bằng VBA của  bạn. Tổng quan, Microsoft Office Tools thực sự là những công cụ cũng tương đối hữu ích. Bạn hãy khai thác  thêm bằng cách ứng dụng thực tế. Có thể nói, hãy sử dụng các công cụ của bộ MS Office để quản lý bộ  phần   mềm   này   hiệu   quả   hơn. Thủ   thuật   với   Microsoft   Office Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện dụng hơn cho bộ  phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” của MS Office ­ những lựa chọn ẩn,  những tính năng chưa hề được biết đến hay những shortcuts ­ đều gần như không được biết đến hay  không   được   sử   dụng. Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản và hiệu  quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu  quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong  cách   riêng   của   mình. Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ vận hành rất tốt đối với   phiên   bản   Microsoft   Office   XP   và   2003. Thủ   thuật   chung Phóng   to   hay   thu   nhỏ Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa (scroll button) thì bạn hoàn  toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng  cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn – xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại. Định dạng nhanh chóng Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là Format Painter – có 
  5. hình dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn (Standard toolbar). Nếu chưa có bạn có thể vào  Tool Commands, tìm đến mục Format và kéo biểu tượng của công cụ thả vào thanh công cụ chuẩn. Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng văn bản tại nơi con trỏ  chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph) hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu  tượng công cụ thì định dạng của đoạn hay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa  chọn   đoạn   văn   bản   bạn   muốn   “dán”   định   dạng   giống   như   đoạn   nguồn   là   xong. Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng định dạng đã được sao  chép   liên   tục   cho   đến   khi   bạn   ấn   phím   Esc. Thêm nhiều lựa chọn hơn Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn File trong ứng dụng Word hoặc  trong cửa sổ soạn e­mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong menu File. Với Word và Outlook  bạn  sẽ thấy có thêm  lựa  chọn Save  All và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉ thấy có Close All. Xuống   dòng   không   tạo   chỉ   mục Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó có chỉ mục thì bạn chỉ  cần ấn tổ hợp phím Shift­Enter. Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục. Riêng   trong   Excel   để   xuống   dòng   trong   một   ô   bạn   hãy   ấn   Alt­Enter. Các   Smart   Tags Smart Tags ­ bắt đầu xuất hiện trong phiên bản Microsoft Office XP – chính là những biểu tượng ứng dụng  công nghệ XML nên có thể xuất hiện ngay lập tức ở trên hoặc ở dưới các dữ liệu phù hợp với tính năng  của Smart Tags. Để kích hoạt các Smart Tags bạn hãy vào Tools AutoCorrect Options rồi chuyển sang  mục   Smart   Tags   và   lựa   chọn   những   loại   tags   mà   bạn   muốn   kích   hoạt. Lấy   ví   dụ   về   Paste   Options   Smart   Tags: Paste options: Sau khi bạn dán (paste) dữ liệu trong bất kì ứng dụng Office nào bạn có thể chọn Smart  Tag (xuất hiện ngay bên cạnh đoạn dữ liệu vừa dán có hình giống như một clipboard) với những lựa chọn  định dạng phong phú ­ Match Destination Formatting (chuyển định dạng dữ liệu vừa dán giống với định  dạng của cả văn bản) và Keep Source Formatting (giữ nguyên định dạng của đoạn dữ liệu vừa dán). Microsoft   Word Truy   cập   nhanh   đến   các   văn   bản   thường   sử   dụng Cách nhanh nhất và thông dụng nhất để truy cập đến các tệp tin văn bản thường sử dụng trong Microsoft  Word hiện nay là vào File rồi tìm đến văn bản cần mở ra. Điểm bất lợi của cách này là số lượng tệp tin lưu  trong danh sách này tương đối hạn chế, cho dù người sử dụng đã vào Tools Options General để chỉnh  thông   số   “Recent   used   file   list”   lên   một   con   số   lớn   hơn. Nhưng MS Word lại có một tính năng ẩn khác cực kì hữu dụng trong việc nhanh chóng tìm đến các văn  bản thường sử dụng. Bạn hãy sử dụng cách sau đây. Bạn vào View Toolbars Customize hoặc bạn có thể  nhắp chuột phải vào bất kì đâu trên các thanh công cụ toolbars rồi chọn Customize. Khi cửa sổ Customize  mở   ra   bạn   chuyển   sang   tab   Commands. Trong cửa sổ Customize Commands, bên mục Categories bạn kéo xuống và chọn Built­in Menus và trong  danh sách hiện ra bên tay phải (commands) chọn Work. Nhắp và giữ nguyên chuột trái và kéo Works ra  thả vào bất cứ thanh công cụ nào thuận tiện với bạn. Vậy là bạn đã tạo ra được thanh công cụ riêng cho  mình với tên là Work. Để đổi tên menu này bạn hãy mở cửa sổ Customize ra rồi nhắp chuột phải vào tên  của   menu   Work,   trong   ô   Name   bạn   gõ   tên   vào   đó.
  6. Bây giờ bạn có thể sử dụng menu mới này để lưu tên và đường dẫn đến những tệp tin văn bản bạn thường  sử dụng bằng cách sau đây. Bạn mở những văn bản thường sử dụng sau đó chọn Work Add to work  menu.   Thế   là   tên   văn   bản   đã   có   trong   đó   sẵn   sàng   cho   bạn   truy   cập   đến   bất   cứ   lúc   nào. Để gỡ bỏ tên của văn bản nào đó trong danh sách trên menu Work bạn hãy ấn và giữ Ctrl­Alt­Minus (phím  Minus là phím dấu trừ (­) ở ngay cạnh phím số 0). Lúc này con trỏ sẽ biến thành dấu trừ, bạn hãy click vào  menu   Work   rồi   tìm   đến   tên   văn   bản   cần   bỏ   đi   và   nhắp   chuột   trái   một   lần   vào   đó. Mở   văn   bản   được   sử   dụng   lần   cuối   cùng Để yêu cầu MS Word mỗi lần khởi động đều mở tệp tin văn bản mà bạn sử dụng lần cuối cùng trước khi  tắt   Word   bạn   hãy   thử   dùng   cách   sau   đây. Bạn hãy tìm đến tệp tin Winword.exe – thông thường tệp tin này có đường dẫn như sau C:\Program Files\ Microsoft Office và nằm trong thư mục Office 10 đối với phiên bản XP và Office 11 với phiên bản 2003.  Tìm   được   bạn   hãy   nhắp   chuột   phải   vào   tệp   tin   chọn   Send   to   Desktop   (create   shortcut). Hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên desktop chọn New Shortcut rồi tìm đến tệp tin Winword.exe theo  đường   dẫn   như   trên. Sau đó bạn ra desktop và nhắp chuột phải vào shortcut vừa tạo ra và chọn Properties. Trong cửa sổ  Properties bạn chuyển đến mục Target và gõ vào “/mFile1” vào cuối cùng đường dẫn trong trường này,  click   OK. Sử   dụng   lệnh   Paste   Special Khi bạn copy văn bản trên web hoặc từ các tệp tin Word khác và dán trực tiếp vào Word thì ứng dụng sẽ  vẫn giữ nguyên định dạng gốc ­ từ font chữ, màu sắc, bảng biểu… gây phiền phức rất nhiều trong việc  chỉnh sửa lại những văn bản đó. Để tránh những điều này bạn hãy sử dụng lệnh Paste Special. Cách sử  dụng   như   sau: Sau khi đã copy văn bản từ nguồn, bạn chuyển vào Word và chọn Edit Paste Special. Trong cửa sổ Paste  Special   bạn   hãy   chọn   Unformatted   Text   hoặc   Unformatted   Unicode   Text. Sắp   xếp   lại   các   đoạn   nhanh   chóng Bạn đang muốn sắp xếp lại vị trí các đoạn trong văn bản của mình? Để tránh mất thời gian kéo thả hay  copy­paste   bạn   hãy   sử   dụng   cách   sau   đây. Lựa chọn đoạn văn bản mà bạn muốn thay đổi vị trí lên hoặc xuống, ấn và giữ phím Shift­Alt rồi dùng  phím   mũi   tên   lên   hoặc   xuống   để   điều   chỉnh   lại   vị   trí   của   đoạn   văn   bản. Xoá   thông   tin   cá   nhân Các tệp tin văn bản của MS Word có chứa những thông tin ẩn có thể tiết lộ thông tin về bạn. Microsoft  cũng đã cho ra công cụ xoá bỏ những thông tin ẩn này Remove Hidden Data trên trang web của mình.  Tuy nhiên công cụ này hơi khó sử dụng. Vậy để xoá bỏ những thông tin ẩn này bạn hãy làm theo cách  sau   đây. Trước khi phổ biến tệp tin văn bản, bạn hãy dùng ứng dụng WordPad (Start All Programs Accessories) mở  văn bản đó ra trước và lưu lại văn bản đó dưới dạng Rich Text Format (.rtf). Cuối cùng bạn chỉ việc đổi  phần mở rộng của tệp tin văn bản trở lại dạng Word. Lấy ví dụ bạn lưu tệp tin đó thành “test.rtf”, để đổi lại  sang   dạng   Word   bạn   dùng   lệnh   rename   chuyển   lại   thành   “test.doc”.
  7. Vẽ   một   đường   thẳng Bạn hoàn toàn có thể dễ dàng kẻ một đường thẳng ngang văn bản của mình một cách rất đơn giản như  sau ­ Bạn gõ liên tiếp 3 dấu gạch ngang (­) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đơn. ­ Bạn gõ liên tiếp 3   dấu gạch dưới (_) rồi ấn Enter bạn sẽ có một đường kẻ đậm ­ Bạn gõ liên tiếp 3 dấu bằng (=) rồi ấn Enter  bạn   sẽ   có   một   đường   kẻ   đôi. Máy   tính   có   sẵn   trong   Word Bạn có biết là bạn hoàn toàn có thể bổ sung thêm một máy tính vào trong Word không? Đúng hoàn toàn  có   thể   và   sẽ   giúp   bạn   thêm   phần   thuận   lợi   trong   công   việc   hơn   rất   nhiều. Trong MS Word vào View Toolbars Customize hoặc bạn có thể nhắp chuột phải lên bất kì thanh công cụ  (toolbar) nào rồi chọn Customize. Trong cửa sổ Customize ­ bạn đã có cơ hội làm quen với cửa sổ này  trong phần trước của bài viết ­ bạn hãy chọn Tools ở bên khung Categories bên tay trái và chọn biểu  tượng Tool Calculate trong khung Commands bên tay phải. Bạn nhắp và giữ chuột trái lên biểu tượng của  Tools   Calculate   rồi   kéo   và   thả   lên   bất   kì   thanh   công   cụ   nào   mà   bạn   thích. Bây giờ bạn có dễ dàng thực hiện các phép tính trong Word bằng cách gõ vào phép tính của rồi lựa chọn  toàn   bộ   phép   tính,   nhắp   chuột   vào   Tools   Calculate   rồi   ấn   Ctrl­V   để   dán   kết   quả   vào. Tuần   hoá   Smart   Tags   và   Spelling,   Track   changes Bạn đã bao giờ bị các dòng gạch chân loằng ngoằng màu xanh màu đỏ làm phiền chưa? Bạn chưa biết là  nó từ đâu xuất hiện? Nó chính là tính năng kiểm tra lỗi chính tả và kiểm tra lỗi ngữ pháp trong MS Word.  Tính năng này chỉ có hiệu quả đối với các văn bản tiếng Anh còn đối với các văn bản tiếng Việt thì thật là  một điều vô cùng phiền phức. Để loại bỏ phiền phức này bạn hãy vào Tools Options rồi chuyển sang mục  Spelling & Gammar. Trong mục này bạn bỏ dấu kiểm trước Check spelling as you type và Check grammar  as   you   type,   sau   đó   là   Ok   là   xong. Smart Tags có thể nói là một trong những tính năng mới tương đối hiệu quả trong các phiên bản Word mới   đây. Tuy nhiên nhiều lúc người sử dụng cũng thấy khó chịu về các tag ngày, số điện thoại, copy­paste…  liên tục hiện ra. Nếu bạn không ưa Smart Tags hãy vào Tools AutoCorrect Options và chuyển sang mục  Smart Tags trong cửa sổ AutoCorrect Options và bỏ dấu kiểm trong những loại Smart Tag bạn không  muốn   hiện   ra. Còn một tính năng nữa trong Word cũng có những dòng kẻ màu đỏ loằng ngoằng gây khó chịu rất nhiều  đó là Track changes. Tính năng này thực sự có hiệu quả khi bạn để người khác sửa văn bản của bạn.  Những thay đổi đó sẽ được Track changes ghi nhận và liệt kê ngay trong văn bản. Để bỏ đi bạn hãy vào  View   rồi   bỏ   đánh   dấu   trước   Markup   là   xong. Status   Bar   có   gì   cho   bạn? Bạn đã bao giờ để ý đến thanh trạng thái (Status bar) trong Word chưa? Nó cũng có khá nhiều điều thú vị  đó. Nhưng nếu Word của bạn chưa hề có Status bar thì bạn hãy vào Tools Options chuyển sang mục  View.   Trong   mục   này   bạn   để   ý   đến   phần   Show   và   đánh   dấu   kiểm   vào   Status   bar   là   xong. Thanh trạng thái đúng như tên gọi của nó cho bạn thấy thông tin về văn bản của bạn, thứ tự trang hiện  thời của bạn, phần, dòng, toạ độ con trỏ chuột …. Nhắp đúp chuột lên Số thứ tự của trang bạn sẽ gọi   được   menu   Go   to. Bên cạnh đó, trên thanh trạng thấy bạn còn thấy có REC – TRK – EXT – OVR. Nhắp đúp chuột lên bất cứ 
  8. mục nào bạn sẽ bật tính năng đó lên. Nhắp đúp chuột lên REC bạn sẽ bật tính năng ghi macro – hay còn  gọi là thao tác tự động, TRK sẽ giúp bạn theo dõi ghi nhận mọi thay đổi mà bạn đã sửa lên văn bản gốc,  EXT cho phép bạn có thể lựa chọn văn bản mà chỉ cần dùng phím mũi tên lên xuống sang phải sang trái  và OVR sẽ bật tính năng ghi đè – tức là mỗi kí tự bạn gõ vào sẽ thay thế cho kí tự liền kề nó thay vì xuất  hiện   ngay   bên   cạnh. Tuỳ   biến   AutoText Chắc hẳn là bạn đã để ý thấy nhiều khi Word tự động thay thế và gợi ý giúp bạn những cụm từ kiểu như  "Best Wishes", “Best regards”…Đây chính là tính năng AutoText của Word. Bạn hoàn toàn có thể tự mình  tuỳ biến danh sách các từ MS Word tự động thay thế giúp bạn. Bạn hãy vào Tools AutoCorrect Options rồi  chuyển sang mục AutoText. Trong cửa sổ AutoText bạn hãy gõ cụm từ mà bạn muốn Word tự động giúp  bạn chèn vào mục Enter autotext entries here rồi nhắp chuột vào Add. Muốn gỡ bỏ bất cứ autotext nào  bạn   hãy   chọn   nó   rồi   nhắp   chuột   vào   Delete. Microsoft   Word Track   changes   ­   So   sánh   các   văn   bản Bạn có 2 văn bản giống hệt nhau và bạn muốn so sánh xem chúng giống và khác nhau ở điểm nào? Thay  vì phải ngồi so sánh từng dòng một, thủ thuật sau đây có thể sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một  cách   nhanh   chóng. Nếu bạn đã biết sử dụng tính năng Track changes trong Word thì thật là tiện dụng. Tính năng này sẽ giúp  bạn theo dõi và ghi lại rõ ràng mọi sự thay đổi trong văn bản của bạn. Để bật tính năng Track changes  bạn hãy vào Tool Track Changes hoặc sử dụng phím tắt Ctrl­Shift­E. Còn nếu bạn đã không bật Track  changes từ trước thì làm thế nào để có thể tìm ra mọi thay đổi khác biệt trong 2 văn bản đây. Vẫn có cách,  vẫn   là   Trach   changes   giúp   bạn   giải   quyết   mọi   việc. Trong Word 2000, bạn hãy vào Tools Track changes Compare documents. Khi hộp thoại bật ra bạn hãy  lựa chọn văn bản bạn cần đem ra so sánh với văn bản hiện thời của bạn. Word sẽ giúp bạn bổ sung  những   gì   đã   được   thay   đổi   vào   trong   văn   bản   của   bạn. Trong Word XP và 2003 thì có khác hơn một chút, bạn vào Tools Compare and Merge Documents. Trong  hộp thoại bật ra bạn hãy đánh dấu vào Legal blackline (ngay cạnh trường File name) để kích hoạt tính  năng so sánh văn bản; nếu không Word sẽ giúp bạn hợp nhất 2 văn bản. Quá trình còn lại là giống với  Word   2000. Split   –   So   sánh   nhiều   phần   của   văn   bản Văn bản của bạn dài hàng chục hàng trăm trang mà bạn lại muốn so sánh nhiều phần của trong văn bản  đó với nhau ­ chẳng hạn phần mở đầu với phần kết luận? Split sẽ giúp bạn giải quyết khó khăn này. Bạn vào Windows Split. Ngay lập tức con trỏ sẽ biến thành một đường kẻ ngang cho phép bạn chỉ định  khoảng cách chia đôi màn hình trong Word. Hãy đặt sao cho thật dễ nhìn rồi nhắp chuột trái 1 lần. Word  đã bị chia làm 2 cửa sổ riêng biệt và bạn có thể duyệt văn bản dễ dàng hơn. Để bỏ tính năng này bạn lại   vào   Windows   và   chọn   Remove   Split. Bảo   vệ   văn   bản   của   bạn Có nhiều cách để bảo vệ văn bản của bạn – ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn hoặc ngăn chặn  người   khác   sửa   đổi   văn   bản   của   bạn.
  9. Có   những   cách   sau   đây   để   bảo   vệ   văn   bản   của   bạn. Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục Security ­ Bạn nhập mật khẩu vào mục Password to open để  đặt mật khẩu ngăn chặn người khác mở văn bản của bạn. Nhập mật khẩu vào mục Password to modify  để   ngăn   chặn   người   khác   sửa   đổi   văn   bản   của   bạn. Bạn vào Tools Protect Document để có thêm tính năng bảo mật văn bản. Trong cửa sổ Protect Document  bạn sẽ thấy 3 lựa chọn Track changes (chống mọi thay đổi với Track changes, người khác vẫn có thể đọc  và sửa văn bản của bạn nhưng mọi thay đổi đó sẽ được ghi lại và menu Tools Track Changes sẽ bị vô  hiệu hoá), Comment (chỉ cho phép người khác được đọc văn bản của bạn và bổ sung thêm những nhận  xét gọi ý – comment – vào chứ không được thay đổi văn bản) và Form (ngăn chặn mọi thay đổi trong văn  bản chỉ cho phép thay đổi trong những phần văn bản không được bảo vệ hoặc trong các form hoặc  trường) Đặt   đường   dẫn   mặc   định   để   lưu   và   mở   văn   bản Thông thường Word luôn chọn thư mục My Documents là thư mục mặc định để lưu và mở các văn bản  của   người   sử   dụng.   Tuy   nhiên,   Word   cũng   cho   phép   người   sử   dụng   có   thể   thay   đổi   mặc   định. Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục File locations. Trong cửa sổ này bạn nhắp chuột vào mục  cần thay đổi. Ví dụ ở đây là thay đổi đường dẫn mở và lưu văn bản mặc định thì bạn nhắp chuột vào mục  Documents   sau   đó   nhắp   chuột   vào   Modify   và   chỏ   đến   thư   mục   riêng   của   bạn.   Nhắp   ok   là   xong. Đặt   font   chữ   mặc   định Bạn quen sử dụng một loại font chữ nhất định và muốn lần nào mở Word ra thì đã sẵn sàng font chữ đó  cho   bạn   rồi.   Rất   đơn   giản,   bạn   hãy   thử   thủ   thuật   sau   đây. Bạn mở bất kì một văn bản nào cũng được, vào Format Font. Trong cửa sổ Font hiện ra bạn hãy chọn lựa  đúng kiểu font chữ bạn quen dùng rồi nhắp chuột vào Default ở góc cuối bên tay trái của cửa sổ font,  Word   hỏi   bạn   có   muốn   đặt   font   chữ   mặc   định   không,   chọn   Yes   là   xong. Tính   toán   trên   bảng Word không phải là một ứng dụng bảng tính chuyên nghiệp như Excel nhưng Word vẫn có khả năng thực  hiện   được   những   tính   toán   cơ   bản   trên   bảng. Để tính toán trên bảng trong Word bạn hãy vào Table Formula rồi lựa chọn một hàm tính toán. Tuy nhiên,  số   lượng   các   hàm   tính   toán   trong   Word   là   rất   hạn   chế,   nhiều   khi   có   thể   sẽ   làm   bạn   thất   vọng. Ví   dụ   để   tính   toán   trên   hàng 1   2   3   4   =SUM(LEF) Trong   đó   =SUM(LEF)   không   phải   bạn   nhập   vào   mà   Word   sẽ   đưa   ra   gợi   ý   cho   bạn   khi   bạn   vào Table   Formula   (hình   minh   hoạ). Ví   dụ   để   tính   toán   trên   cột 1   2   3   4   =SUM(ABOVE) Bạn cũng có thể nhập các công thức tính toán đơn giản như kiểu trong Excel, ví dụ =A1*B2. Mặc dù tên  của hàng và cột trong Word không hiện ra nhưng bạn yên tâm định dạng vẫn giống hệt như trong Excel. Để cập nhật kết quả tính toán khi có thay đổi bạn hãy lựa chọn ô chứa kết quả rồi ấn phím F9. Hoặc để  cập   nhật   kết   quả   tính   toán   trong   phạm   vi   toàn   bảng,   bạn   hãy   lựa   chọn   cả   bảng   rồi   ấn   phím  F9.
  10. Tạo   bảng   nhanh   chóng Khả năng tự động định dạng của Word giúp bạn nhiều khi không phải động đến chuột hay menu mà chỉ  cần bàn phím là đủ. Tạo bảng nhanh chóng cũng là một thủ thuật như vậy. Để có thể tạo bảng nhanh  chóng bạn chỉ cần kí tự dấu cộng (+) và kí tự dấu gạch ngang (­). Bạn chỉ cần nhập các kí tự này theo  kiểu   định   dạng   sau   rồi   ấn   Enter,   Word   sẽ   tự   động   tạo   bảng   ngay   cho   bạn. +­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­+­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­+­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­­+ Khoảng   cách   giữa   hai   dấu   cộng   (+)   sẽ   quyết   định   đến   độ   rộng   của   cột   được   tạo   ra. Tắt   tính   năng   tự   động   định   dạng   chỉ   số   trên­chỉ   số   dưới Nhiều khi bạn gặp rắc rối với tính năng tự động định dạng chỉ số trên (superscript) hoặc chỉ số dưới   (subscript) của Word, nhất là bạn thường xuyên sử dụng tiếng nước ngoài với các kiểu kí tự như “1st, 2nd,  3rd,…”. Bạn không thích tính năng này thì hãy tắt nó đi bằng cách vào Tools AutoCorrect Options rồi  chuyển   sang   mục   AutoFormat   As   You   Type   và   bỏ   đánh   dấu   trước   mục   Ordinals   (1st)   là   ok. Tạo mẫu văn bản có ảnh xem trước Template ­ mẫu văn bản ­ là một chức năng vô cùng hữu ích trong  Word. Chức năng này cho phép bạn tạo các văn bản định dạng theo một kiểu mẫu nhất định và có thể sử  dụng   lại   nhiều   lần. Lấy ví dụ bạn tạo ra một kiểu giấy mời của riêng bạn rồi lưu lại thành mẫu văn bản trong Word. Lần sử  dụng   sau   bạn   chỉ   cần   mở   template   đó   ra   rồi   điền   các   thông   tin   cần   thiết   là   được. Để tạo ra mẫu văn bản của riêng mình, trước tiên bạn hãy tạo một văn bản thông thường định dạng theo  đúng mẫu văn bản cần thiết của bạn. Khi lưu văn bản bằng File Save, bạn hãy chọn Document Template  (*.dot) trong mục Save as type của cửa sổ lưu văn bản. Để mẫu văn bản của bạn có hình ảnh xem trước  thì trước khi lưu thành định dạng template bạn hãy vào File Properties rồi đánh dấu vào Save Preview  Picture. Để sử dụng template bạn vừa tạo ra, hãy vào File New chờ khi bảng nhiệm vụ (Task pane) hiện ra bên tay  phải bạn chọn General Templates trong mục New from template và nhớ đánh dấu vào mục Document và  lựa chọn template của bạn đã tạo ra – hình ảnh xem trước của mẫu văn bản sẽ hiện ra trong khung  Preview. Giấu   tên   văn   bản   trong   Recently   Used   Files Thông thường Word lưu lại tên và đường dẫn các văn bản được sử dụng gần đây tại danh sách Recently  used file. Để truy cập đến danh sách này bạn chỉ cần vào menu File sẽ thấy danh sách các tệp tin văn  bản được liệt kê theo thứ tự 1,2,3,4... Mặc định số tệp tin văn bản được lưu tại danh sách này là 4. Bạn có  thể chỉnh con số này lên hoặc giấu không cho hiện tên những văn bản này bằng cách sau đây. vào Tools  Options và chuyển sang mục General. Trong mục này bạn để ý đến dòng Recently used file list. Để tăng  số văn bản trong danh sách Recently used files bạn chỉ cần thay đổi con số trong ô ngay bên cạnh. Còn  để   không   cho   hiện   danh   sách   này   bạn   hãy   bỏ   đánh   dấu   chọn   mục   này,   nhắp   OK. Microsoft   Excel Phím   tắt   thông   dụng   trong   Excel Phím tắt trong các ứng dụng MS Office là một trong những tính năng hữu ích nhất, giúp cho người sử dụng  thao tác nhanh hơn. Xin liệt kê ra đây một số phím tắt thông dụng nhất trong Excel. F2 Sửa nội dung  thông tin trong ô Ctrl­1 Mở hộp thoại định dạng ô ( Format Cell ) Ctrl­Page Up Tiến lên 1 sheet (Sheet 1  sang Sheet 2) Ctrl­Page Down Lùi về 1 sheet (Sheet 3 về Sheet 2) Ctrl­Shift­" Sao chép dữ liệu từ ô ngay  phía trên ô hiện thời Ctrl­' Sao chép công thức từ ô ngay phía trên ô hiện thời Ctrl­$ Chuyển định dạng ô 
  11. hiện   thời   sang   định   dạng   tiền   tệ   với   2   con   số   sau   dấu   phẩy   Alt­ Enter   Xuống   dòng   trong   một   ô Kiểm   soát   hướng   di   chuyển   của   con   trỏ   khi   ấn   Enter Theo mặc định, con trỏ thường sẽ xuống di chuyển xuống ô bên dưới khi bạn gõ phím Enter. Nhưng nếu  bạn không thích bạn hoàn toàn có thể thay đổi hướng di chuyển của con chỏ, điều khiển con trỏ di chuyển  sang bên phải bên trái, lên trên hay xuống dưới theo ý thích của bạn mỗi khi bạn gõ phím Enter. Hãy thử  thủ   thuật   sau   đây. Bạn vào Tools Options rồi chuyển sang mục Edit. Trong mục này, bạn chú ý đến dòng “Move selection  after Enter”, hãy đánh dấu lựa chọn lựa chọn trước dòng này và ở danh sách liệt kê bên cạnh bạn hãy  chọn   hướng   di   chuyển   cho   con   trỏ   chuột. Sao   chép   dữ   liệu   và   công   thức   nhanh   chóng Thông thường khi cần sao chép dữ liệu hay công thức sang một loại các ô không liền kề nhau, bạn thường  phải mất công copy và paste sang từng ô một. Nhưng nếu đã biết thủ thuật sau đây bạn hoàn toàn có thể  thực   hiện   công   việc   này   một   cách   rất   nhanh   chóng   và   hiệu   quả   hơn. Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô nguồn – ô chứa thông tin cần được sao chép ra, hãy dùng phím  tắt Ctrl­C cho nhanh. Sau đó bạn vẫn giữ nguyên phím Ctrl và nhắp chuột trái vào từng ô mà bạn muốn  sao chép dữ liệu sang. Lựa chọn xong bạn hãy ấn ổ hợp phím Ctrl­V là dữ liệu sẽ tự động dán vào những  nơi   cần   thiết   cho   bạn. Ứng dụng thủ thuật này để copy­paste dữ liệu cho một loạt ô liền kề nhưng không ở gần ỗ dữ liệu nguồn.  Trước tiên bạn hãy dùng Ctrl­C để sao chép dữ liệu từ ô nguồn, sau đó vẫn giữ nguyên phím Ctrl và dùng  chuột trái lựa chọn một loạt ô mà bạn muốn sao chép dữ liệu sang sau đó thả Ctrl ra và ấn Enter là xong. Microsoft   Excel Một   trang   ­   Một   biểu   đồ Thông thường các biểu đồ sẽ đi kèm với dữ liệu có liên quan đến nó. Nhưng đôi khi bạn lại muốn in biểu  đồ đó ra một trang riêng biệt hoàn toàn, tách rời khỏi dữ liệu. Rất đơn giản, bạn hãy lựa chọn biểu đồ đó  rồi   vào   File   Print,   biểu   đồ   sẽ   được   in   ra   một   trang   riêng. Biểu   đồ   chỉ   có   2   màu   đen­trắng Một tính năng tiện lợi khác khi bạn in biểu đồ trong Excel chính là lệnh xem trước (Preview). Cho dù bạn  có máy in màu bạn cũng vẫn có thể in các biểu đồ chỉ với 2 màu đen và trắng bằng cách vào File Print  sau đó chọn nút Preview. Trong cửa sổ Preview bạn hãy chọn nút Setup và chọn sang mục Chart, đánh  dấu lựa chọn vào trước Black and white. Bây giờ trong phần xem trước Preview biểu đồ của bạn đã được  hiển thị bằng 2 màu đen­trắng giúp cho bạn có thể điều chỉnh độ sáng tối tương phản của các thanh,  dòng   hay   cột   của   biều   đồ   dễ   dàng   hơn. Tên   tệp   tin   được   in   ra   ở   Footers Bắt đầu từ phiên bản Excel 2002, Microsoft đã bổ sung thêm khả năng chèn đường dẫn của tệp tin bảng  tính vào Header hay Footer. Đường dẫn này cũng tự động cập nhật khi bạn di chuyển tệp tin. Để chèn  đường   dẫn   tệp   tin   bảng   tính   vào   Header   hay   Footer   bạn   hãy   theo   cách   sau   đây: Vào View Header and Footer hoặc File Page Setup Header/Footer, chọn Custom Header hoặc Custom  Footer. Trong cửa sổ Custom Header hoặc Custom Footer bạn lựa chọn vị trí muốn đặt tên được dẫn của  tệp tin ­ ở bên trái, bên phải hay ở giữa. Bạn hãy đặt con trỏ vào vị trí đó rồi nhắp chuột vào biểu tượng  hình thư mục trong thanh công cụ ở ngay phía trên. Khi đó ở vị trí bạn chọn sẽ xuất hiện đoạn mã  &[Path]&[File].   Như   vậy   đã   thành   công.
  12. Xác   nhận   thông   tin Nếu phải đối mặt với một bảng tính có nhiều loại dữ liệu khác nhau sẽ rất dễ nhầm lẫn khi xử lý nhập liệu.  Để   tránh   tình   trạng   nhầm   lẫn   bạn   có   thể   sử   dụng   tính   năng   Xác   nhận   thông   tin   trong   Excel. Ví dụ bạn có cột mức thuế và chắc chắn mức thuế đó không vượt 100% thì bạn có thể quy định Excel chỉ  nhận các giá trị nhỏ hơn 100. Như vậy nếu có lỡ tay thì cũng không sợ nhầm lẫn, Excel sẽ nhắc bạn phải  nhớ là không được vượt quá 100. Hoặc bạn có thể đặt giá trị nằm trong khoảng nào đó …. Bạn có thể đặt  Data   Validation   cho   một   ô,   một   loạt   ô,   một   hàng   một   cột… Để sử dụng tính năng này trong Excel trước tiên bạn hãy lựa chọn ô – hàng ­ cột muốn ứng dụng xác  nhận  thông  tin  sau  đó   vào  Data  Validation.  Bạn  đưa  ra  quy định nhập liệu của mình rồi  nhắp OK. Nếu bạn có gửi bảng tính cho người khác sử dụng bạn nên đặt thêm chú thích cho các ô – hàng ­ cột có  ứng   dụng   Data   Validation   để   họ   có   thể   nhập   đúng   thông   tin   bằng   cách   sau   đây. Trong cửa sổ Data Validation bạn chuyển sang mục Input Message đặt tên và chú thích rõ ràng vào đó.  Như vậy mỗi khi con trỏ chuột được chuyển đến các ô có tính năng Data Validation thì sẽ hiện ra hướng  dẫn   cụ   thể   cho   người   sử   dụng. Tương tự như thế bạn hoàn toàn có thể tuỳ biến cảnh báo khi nhập sai dữ liệu bằng cách chuyển sang  mục   Error   Alert   nhập   tên   và   nội   dung   cảnh   báo   vào   đó. Tuỳ   biến   danh   sách Nếu bạn thường xuyên phải nhập cùng một loại dữ liệu giống nhau trên các bảng tính khác nhau – ví dụ  danh sách tên các nhân viên trong công ty – bạn có thể sử dụng tính năng Tuỳ biến danh sách (Custom  Lists)   để   tăng   tốc   và   đơn   giản   hoá   công   việc   này. Bạn hãy vào Tools Options rồi chuyển sang mục Custom Lists. Trong cửa sổ hiện ra bạn chọn New List  trong ô bên tay trái, còn trong ô bên tay phải bạn nhập các giá trị trong danh sách của mình vào đó, mỗi  một đối tượng trong danh sách là một dòng, cuối cùng bạn chọn nút Add. Hoặc nếu bạn đã có danh sách  rồi bạn có thể chọn Import list from cell và lựa chọn các ô chứa dữ liệu bạn muốn nhập danh sách. Bây giờ bạn chỉ cần gõ bất kì một đối tượng nào đó có trong danh sách của bạn rồi di chuyển con trỏ đến  góc dưới bên tay phải của ô đến khi con trỏ chuyển thành dấu cộng rồi kéo đến các ô bạn muốn danh  sách   hiện   ra.   Excel   sẽ   giúp   bạn   điền   nối   các   giá   trị   còn   lại Microsoft   Excel Định   nghĩa   hằng   số   trong   bảng   tính Sử dụng công cụ Name trong Excel bạn có thể định nghĩa trước một hằng số trong tệp tin bảng tính của  bạn. Lấy ví dụ, bạn có thể định nghĩa trước mức thuế bạn thường xuyên sử dụng nhất. Bạn hãy thử cách  sau   đây: Tìm đến Insert Name Define và nhập tên TaxRate. Trong mục “Refers to” bạn hãy nhập vào giá trị ­ giả sử  chúng ta chọn là 0.07, sau đó nhắp chuột vào OK. Bây giờ bạn đã có thể nhập công thức bất kì theo kiểu  =A1*TaxRate   và   Excel   sẽ   tự   động   thay   số   cho   bạn. Bằng cách này bạn cũng có thể tiết kiệm thời gian trong việc xử lý bảng tính đi rất nhiều chỉ bằng cách  định   nghĩa   những   con   số   thường   được   sử   dụng   trong   bảng   tính. Giả sử nếu có thay đổi gì đối với những hằng số do bạn định nghĩa ra bạn sẽ không mất quá nhiều thời   gian để chỉnh sửa từng công thức. Bạn chỉ việc quay vào đó và thay đổi trong mục “Refers to” là xong. Biểu   đồ   tự   cập   nhật Trong các phiên bản Excel cũ để có thể tạo được một biểu đồ có khả năng tự động cập nhật mỗi khi giá trị  tham  chiếu  thay đổi  là rất   khó.  Nhưng  kể từ phiên bản Excel 2003 vấn đề này đã được giải quyết. Trước tiên bạn hãy biến dữ liệu tham chiếu vẽ biểu đồ thành một danh sách bằng cách vào Data List  Create   List   và   lựa   chọn   vùng   dữ   liệu   của   bạn. Giờ đây sử dụng danh sách này để vẽ biểu đồ thì sẽ rất tiện lợi. Mỗi khi có giá trị mới được bổ sung vào  trong   danh   sách   thì   vùng   dữ   liệu   tham   chiếu   và   biểu   đồ   sẽ   tự   động   cập   nhật   thêm   giá   trị. Công   thức   đúng   hay   sai? Khi nhập một công thức vào trong bảng tính bạn thường phải xem xét lại tính chính xác của chúng nhằm  đạt được kết quả tính toán đúng như mong đợi. Excel cũng có công cụ giúp bạn đánh giá lại công thức  vừa nhập đúng hay sai, xem xét quy trình tính toán trong công thức mà Excel sẽ đi theo. Lấy ví dụ bạn  nhập vào công thức =7+5*3 sẽ nhận được kết quả là 22 thay vì 36. Để nhận được kết quả 36 bạn phải  nhập   =(7+5)*3.
  13. Nếu bạn vẫn thấy chưa chắc chắn vê quy trình tính toán công thức của mình bạn hãy lựa chọn ô chứa  công   thức   rồi   vào   Tools   Formula   Auditing   Evaluate   Formula,   Excel   sẽ   chỉ   cho   bạn   biết. Dấu   cột   hay   hàng? Đôi khi trong quá trình xử lý bảng tính bạn muốn ẩn đi một vài dòng hay một vài cột nào đó không cần   thiết để tránh rối mắt. Để thực hiện việc này trước bạn hãy lựa chọn hàng và cột bạn muốn ẩn đi rồi vào  Format Row Hide hay Format Column Hide. Để hiện trở lại những hàng hay cột đã bị giấu đi bạn hãy vào  Format   Row   Undide   hay   Format   Column   Unhide. Bằng   cách   này   bạn   cũng   có   thể   giấu   đi   cả   một   Sheet   của   mình. Bảo   vệ   bảng   tính Excel cung cấp cho bạn rất nhiều cách bảo vệ bảng tính khác nhau, bạn có thể bảo vệ cả bảng tính, bảo  vệ   sheet   hay   bảo   vệ   ô   nào   đó… Để ngăn chặn người khác không thể mở và sửa đổi bảng tính trên máy của bạn, hãy bảo vệ bằng mật  khẩu “Password to open”. Hãy vào Tool Options Security. Bạn nhập mật khẩu vào trường “Password to  open” hay mật khẩu vào trường “Password to modify” rồi nhắp chuột vào OK. Bảng tính của bạn đã được  bảo   vệ,   nếu   không   có   mật   khẩu   thì   sẽ   không   thể   mở   hay   sửa   đổi   bảng   tính   của   bạn   được. Bên cạnh đó tính năng Tool Protection còn cung cấp cho bạn rất nhiều lựa chọn bảo vệ khác nhau nữa. Trước tiên là tính năng Bảo vệ Sheet. Bạn hãy vào Tool Protection Protect Sheet. Bạn nhập mật khẩu vào  trong mục “Password to unprotect sheet” – đây là mật khẩu để gỡ bỏ mọi hình thức bảo vệ đối với bảng  tính đã được bảo vệ. Trong vùng “Allow all user of this worksheet to”, bạn lựa chọn cho phép người sử  dụng có thể thực hiện được những thao tác gì trên Sheet đã được bảo vệ. Nếu bạn không lựa chọn gì thì  không ai có thể thay đổi được gì trên Sheet đó trừ khi người đó có mật khẩu loại bỏ tính năng Protect  Sheet. Tính năng thứ 2 là Allow User to Edit Range. Đây là tính năng giúp bạn bảo vệ một vùng nhất định trên  bảng tính, chỉ những ai được bạn cấp quyền hay có mật khẩu mới được phép sửa đổi trên vùng được bảo  vệ này. Tính năng này cũng sử dụng quyền của các user trong hệ điều hành Windows của bạn. Nếu  nhiều người sử dụng chung 1 máy bạn có thể cho phép người đó được phép sửa đổi mà không cần đặt  mật   khẩu. Tính năng Tool Protection Protect Workbook giúp bạn bảo vệ toàn bộ tệp tin bảng tính của bạn, từ khung  cửa   sổ   đến   cấu   trúc   bảng   tính   của   bạn. Tính năng Tool Protection Protect and Share workbook giúp bạn theo dõi mọi thay đổi trong bảng tính của  bạn. Khi có ai đó thực hiện bất kì thay đổi gì trên bảng tính, Excel sẽ dùng Track Changes để ghi lại và  thông   báo   cho   bạn   biết. Ngay   mặt   cười   phải   là   Ctrl­Shift­$ Mình   còn   vài   cái   nữa   nè: Muốn   chuyển   cửa   sổ   đang   sử   dụng:   Alt­Tab Trong   excel: Muốn   con   trỏ   lên   đầu   hoặc   cuối   một   loạt   ô   có  data  hoặc   không  có   data:  Ctrl­mũi   tên  lên   (xuống) Muốn nhập một loạt ô giống nhau về data hoặc công thức: Chọn khối tất cả, nhập dữ liệu vào rồi Ctrl­ enter   (trong   bài   terry   có   nói   đến,   mình   chỉ   thêm   một   ứng   dụng   thôi) Muốn   chèn   thêm  dòng:   alt­>I­>R   (Nhấn   alt   xong  nhấn  I,   xong  nhấn  C.  Có  nghĩa  là  alt­>insert­row) Muốn   chèn   thêm   cột:   alt­>I­>C   (alt­>insert­>column) Muốn   xoá   dòng:   alt­>E­>D­>R   (alt­>edit­>delete­>Row) Muốn   xoá   cột:   alt­>E­>D­>C   (alt­>edit­>delete­>column) Bạn   có   thể   tương   tự   với   tất   cả   những   điều   chỉnh   khác   dựa   vào   thanh   menu   sau   khi   nhấn   alt Muốn   về   đầu   dòng:   Home Muốn   về   ô   A1:   Ctrl­home. Muốn   phóng   to,   thu   nhỏ   bản   tính:   Ctrl+
  14. Muốn xem tổng, count, min, max: Click chuột phải vào chữ ready góc trái phía dưới cửa sổ excel, chọn  công thức mình cần, sau đó chọn khối tất cả những ô mà mình muốn xem. nhìn vào phía dưới ngang với  chữ   ready   sẽ   thấy   kết   quả Nếu không nhớ công thức, nhấp chuột vào chữ "fx" gần formula bar, sẽ xuất hiện bảng tính: insert fuction.  Bạn có thể tuỳ chọn công thức trong ô: select a category. Nếu cần chi tiết hơn, chọn hàm xong, chọn  "help   on   this   fuction".   Excel   sẽ   chi   tiết   cách   trình   bày   và   ví   dụ   điển   hình. Trong   Word: Qua trái, phải một chữ: ctrl­>hoặc ctrl 
Đồng bộ tài khoản