THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN HÓA

Chia sẻ: Thuy Ha | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:5

0
265
lượt xem
91
download

THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN HÓA

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

dựng và áp dụng thể thức văn bản vào thực tế soạn thảo và ban hành của các cơ .... hóa về thể thức và kỹ thuật trình bày để soạn thảo văn bản, thì văn phòng ...

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN HÓA

  1. THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN HÓA VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC TRONG CÁC CƠ QUAN CẤP SỞ TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Ths. Liêng Bích Ngọc (*) Soạn thảo và ban hành văn bản quản lý nhà nước là hoạt động vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý nhà nước. Cho nên, văn bản quản lý nhà nước là một trong những công cụ quan trọng và thiết yếu để kiến tạo thể chế của nền hành chính nhà nước. Trong quá trình quản lý nhà nước, văn bản là công cụ giao tiếp thành văn, quan trọng giữa cơ quan nhà nước với các cá nhân, tổ chức khác. Trong quan hệ này, văn bản là một trong những yếu tố phản ánh văn hóa quản lý của cơ quan ban hành. Vì vậy, văn bản ban hành cần được đảm bảo chất lượng về hình thức cũng như nội dung. Có thể dễ dàng nhận thấy, thực hiện tốt tiêu chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nước là một trong những công việc cần thiết, tác động tích cực đến hiệu quả soạn thảo và ban hành văn bản trong các cơ quan nhà nước. Ngoài ra, trong giai đoạn hiện nay, nó còn là động lực quan trọng thúc đẩy nhanh tiến trình cải cách hành chính nhà nước, đặc biệt là cải cách thủ tục hành chính và thể chế của nền hành chính nhà nước. Tiêu chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nước là khái niệm dùng để chỉ việc xây dựng và áp dụng thể thức văn bản vào thực tế soạn thảo và ban hành của các cơ quan, tổ chức. Tiêu chuẩn hóa văn bản đem lại những lợi ích thiết thực cho việc soạn thảo và ban hành văn bản trong cơ quan nhà nước: - Tạo nên sự thống nhất về hình thức và trên một mức độ nhất định cả về nội dung đối với loại văn bản đựơc ban hành, góp phần tạo lập kỷ cương, nề nếp trong hoạt động ban hành văn bản của các cơ quan - Tạo điều kiện cho việc soạn thảo văn bản được thống nhất, nhanh chóng, chính xác, giảm bớt thông tin trùng lặp hoặc thiếu thông tin; hạn chế tối đa sai sót về thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản; nâng cao hiệu suất soạn thảo và chất lượng văn bản ban hành. - Tạo thuận lợi cho người nhận văn bản nắm bắt nhanh thông tin chủ yếu của văn bản để giải quyết; cho công tác kiểm tra văn bản một cách nhanh chóng, chính xác. (*) Giảng viên Khoa Quản lý Hành chính - Trường Cán bộ TP. HCM 1
  2. Có hai mức độ tiêu chuẩn hóa: tiêu chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, tiêu chuẩn hóa kết cấu nội dung. - Về tiêu chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: đã được hướng dẫn bởi Thông tư liên tịch 55/TT-BNV-VPCP, ngày 06-5-2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản (sau đây gọi tắt là Thông tư 55) chủ yếu mẫu hóa về hình thức trình bày chung cho các loại văn bản. Nếu được áp dụng thống nhất trong tất cả các cơ quan nhà nước thì có tác dụng lớn đối việc việc soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản. Tiêu chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản là bước đầu để tiến tới tới tiêu chẩn hóa văn bản ở mức độ cao hơn-tiêu chuẩn hóa kết cấu nội dung - Về tiêu chuẩn hóa kết cấu nội dung: Tiêu chuẩn hóa kết cấu nội dung văn bản là tiêu chuẩn hóa các phần, các vấn đề, các ý dự định đưa vào văn bản và trật tự sắp xếp của các vấn đề, các ý trong văn bản. Văn bản được tiêu chuẩn hóa càng chi tiết, cụ thể, thì càng thuận lợi cho công tác soạn thảo văn bản, quản lý và tra tìm văn bản càng đạt hiệu quả cao. Tiêu chuẩn hóa văn bản th ự c hiện dễ dàng hay không cò phụ thuộc phần lớn vào cách thức ứng dụng công nghệ thông tin . Hiện nay, qua khảo sát thực tế, chúng tôi nhận thấy hầu hết các Sở, các loại văn bản quản lý nhà nước đều được chú ý biểu mẫu hóa về thể thức, hình thức và thành phần nội dung để tiện cho các đơn vị, cá nhân cần sử dụng soạn thảo văn bản cụ thể. Các mẫu biểu văn bản hành chính được đăng tải trên phần mềm quản lý văn bản của Sở hoặc trên trang Web của Sở. Sở Kế hoạch và Đầu tư là Sở có văn bản hành chính mẫu hóa nhiều nhất và chi tiết nhất. Sở này đã mẫu hóa cả kết cấu nội dung cho các văn bản, thậm chí cả dự thảo của Ủy ban nhân dân Thành phố trả lời giải quyết các dịch vụ công. Đó là những mẫu văn bản kết quả trong trường hợp Ủy ban Quyết định phê duyệt và cả công văn trả lời của Ủy ban nhân dân Thành phố. Có thể thấy rõ ràng ưu điểm của việc tiêu chuẩn hóa văn bản trong thực hiện chức năng của Sở: Tiêu chuẩn hóa văn bản không những tham mưu giúp Ủy ban, Sở trong việc nâng cao năng suất giải quyết công việc, soạn thảo mà còn giúp Sở, Ủy ban dễ kiểm tra, phân loại văn bản từ những văn bản mang tính khuôn mẫu cao. Tuy nhiên, nếu so sánh với những chuẩn mực về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo Thông tư 55, thì phần lớn các biểu mẫu văn bản chưa chuẩn xác về thể thức, hình thức trình bày, kém thẩm mỹ, kỹ thuật tin học sử dụng tùy tiện và phức tạp. Các chuyên viên gặp khó khăn về kỹ thuật khi sử dụng các tập tin văn bản mẫu. Vì thế, phần lớn họ đã không kế thừa các tập tin mẫu do văn phòng phát 2
  3. hành bằng kỹ thuật nhân bản để soạn thảo văn bản cụ thể. Hệ lụy của việc này là văn bản ban hành dễ sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày. Thực vậy, trong quá trình khảo sát thực tế, chúng tôi đã phát hiện những sai sót nghiêm trọng ảnh hưởng tới các giá trị của văn bản, bộ mặt của cơ quan phát hành mà trong bài viết này, vì tế nhị, chúng tôi không tiện nêu cụ thể. Hơn thế nữa, trong tương lai không xa việc đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào toàn bộ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản sẽ gặp nhiều khó khăn trong chỉnh sửa, khi tập tin văn bản được chuyển tiếp từ người này sang người khác, do mỗi cá nhân sử dụng kỹ thuật tin học không thống nhất để trình bày thể thức văn bản. Bên cạnh đó, ở đa số các Sở việc kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản vẫn chưa được chú trọng, hơn 70% 1 văn bản các Sở ban hành sai về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày. Đây là con số không nhỏ ảnh hưởng không tốt tới chất lượng ban hành văn bản của các Sở mà còn ảnh hưởng không tốt tới cải cách thể chế hành chính. Tuy nhiên, một nghịch lý đã tồn tại! Để hoàn thiện thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, một vài Văn phòng Sở tăng cường kiểm tra gắt gao thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và trả lại văn bản được soạn thảo không đảm bảo thể thức và kỹ thuật trình bày. Việc làm này đã làm giảm chất lượng soạn thảo nội dung văn bản do chuyên viên soạn thảo mất nhiều thời gian, công sức và trí tuệ loay hoay với thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, làm chậm tiến độ giải quyết công việc. Mặc dù vậy, xét tổng thể, ở những nơi này, văn bản vẫn chưa chuẩn mực về thể thức và kỹ thuật trình bày. Thông tư 55 ban hành nhiều năm, đã hư ớng dẫn khá tỉ mỉ về thể thứ c và kỹ thuật trình bày văn bản, đồng thời tất cả các Sở đều đã mẫu hóa các loại văn bản, nhưng những bất cập về thể thức và nội dung văn bản vẫn tồn tại! Bàn về nguyên nhân của thực trạng này đã được nhiều bài viết trên các tạp chí chuyên ngành 2 xác định. Tuy nhiên, theo chúng tôi hạn chế trên do những nguyên nhân chủ yếu sau đây: - Văn phòng các S ở đã phát hành nhữ ng tập tin văn bản mẫu chưa đúng chuẩn về thể thức và kỹ thuật trình bày theo hướng dẫn tại Thông tư 55; - Các kỹ thuật tin học đư ợc sử dụng để thiết kế tập tin văn bản mẫu chưa thống nhất, phức tạp và còn tùy tiện khi trình bày các yếu tố thông tin trong thể thức văn bản; 1 . Theo số liệu thống kê trên Website của Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh năm 2007 2 . Tạp chí Quản lý Nhà nước, Tạp chí Văn thư-lưu trữ 3
  4. - Trình độ tin học văn phòng của cán bộ, công chức còn hạn chế. Đặc biệt đối với cán bộ, công chức lớn tuổi; - Đa số cán bộ, công ch ứ c, kể cả cán bộ lãnh đạo vẫn còn xem nhẹ tầm quan trọng của thể thức và kỹ thuật trình bày, mà chỉ chú trọng vào nội dung văn bản, trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản. Hiện nay, hầu hết văn phòng các S ở đã triển khai áp dụng các giải pháp cơ bản như: nâng cao trình độ tin học của cán bộ, công chức; nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của thể thức và kỹ thuật trình bày; phổ biến, tập huấn áp dụng Thông tư 55; tăng cường kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Nhưng cho đến nay, những bất cập nêu trên vẫn chưa được khắc phục. Vấn đề là cần phải xác định nguyên nhân cơ bản nhất, trên cơ s ở đó đề xuất các giải pháp phù hợp. Theo chúng tôi, nguyên nhân cơ bản của những sai sót về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản không phải do hạn chế về nhận thức hay trình độ tin học của các bộ, công chức mà ở đây do các nguyên nhân có liên quan trực tiếp tới những tập tin văn bản mẫu do Văn phòng các Sở phát hành mà trong đó khó khăn chủ yếu do lỗi sử dụng kỹ thuật tin học phức tạp, tùy tiện. Qua nghiên cứu và tổng kết thực tiễn, chúng tôi xin đề xuất quy trình áp dụng tiêu chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý nhà nước dưới đây. 1. Văn phòng phải hiểu thấu đáo và nghiên cứu áp dụng các quy định trong Thông tư 55 để thiết kế các tập tin văn bản mẫu đảm bảo chuẩn mực về Thể thức và kỹ thuật trình bày cùng với tính thẩm mỹ mà chân phương 3 . Song song đó, các kỹ thuật tin học được sử dụng để trình bày các thông tin của thể thức văn bản phải hết sức đơn giản, tiện dụng, phải thống nhất và dễ phổ biến trong cơ quan, sao cho cán bộ, công chức trong cơ quan, khi sử dụng chúng, chỉ cần nhập nội dung văn bản và cập nhật các thông tin cụ thể một cách dễ dàng, nhanh chóng, thuận tiện mà không phải gặp rắc rối vì kỹ thuật tin học phức tạp, tùy tiện. Nói cách khác, công chức sử dụng các tập tin văn bản mẫu để soạn thảo những văn bản cụ thể trên máy tính phải dễ dàng, thuận tiện như việc công chức dùng bút điền vào chỗ trống trên những văn bản mẫu thống nhất đã được in sẵn trên giấy. Đây là công đoạn mang tính quyết định nhất để khắc phục những hạn chế nêu trên, bởi vì nó giải quyết được vấn đề: Làm sao giúp cho cán bộ, công chức chỉ tập trung công sức, thời gian chủ yếu vào soạn thảo thành phần nội dung mà vẫn đảm bảo chuẩn mực, thống nhất về thể thức và kỹ thuật tin học. 3 . Tham khảo bài viết “ Ứng dụng thống nhất kỹ năng Tin học văn phòng trong tiêu chuẩn hóa văn bản quản lý nhà nước” cùng tác giả trên Website www.truongcb.hochiminhcity.gov.vn 4
  5. 2. Thủ trưởng cơ quan ra quyết định bằng văn bản phát hành các tập tin văn bản mẫu. 3. Văn phòng tổ ch ứ c cài đặt các tập tin văn bản mẫu lên phần mềm quản lý văn bản, Website hoặc lên các máy tính; 4. Tổ ch ức phổ biến, tập huấn thông tư 55; nâng cao nhận thứ c cho cán bộ, công chức về ý nghĩa, tầm quan trọng của việc chuẩn hóa thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; hướng dẫn sử dụng các tập tin văn bản mẫu để soạn thảo văn bản cụ thể. 5. Văn bản phải đư ợ c Văn phòng kiểm tra chặt chẽ thể thức, kỹ thuật trình bày, kỹ thuật tin học của tập tin khi chuyển giao lên mạng, trước khi người có thẩm quyền ký chính thức và trước khi hoàn chỉnh thể thức, làm thủ tục phát hành và chuyển phát cho các cơ quan, tổ chức bên ngoài hoặc cá nhân, đơn vị trong cơ quan. 6. Thư ờng xuyên theo dõi tình hình sử dụng các tập tin văn bản mẫu, nhằm tinh chỉnh kịp thời các hạn chế của chúng, tạo điều kiện thuận lợi nhất nâng cao hiệu quả soạn thảo văn bản trong cơ quan. Khi cán bộ, công ch ức đã sử dụng thành thạo các tập tin văn bản mẫu chuẩn hóa về thể thức và kỹ thuật trình bày để soạn thảo văn bản, thì văn phòng tiếp tục tham mưu cho thủ trưởng áp dụng tiêu chuẩn hóa thành phần nội dung của các loại văn bản thường xuyên được cơ quan ban hành. Quy trình tiêu chuẩn hóa thể th ứ c và kỹ thuật trình bày mà chúng tôi đề xuất trên đây đã được một số cơ quan nhà nước tại Thành phố Hồ Chí Minh áp dụng thành công, với quyết tâm cao của lãnh đạo và nỗ lực tham mưu của văn phòng. Chúng tôi hy vọng nó cũng sẽ được nghiên cứu, cải tiến áp dụng ở các cơ quan, tổ chức khác./. 5

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản