Tìm hiểu về Sổ kế toán

Chia sẻ: Nguyenthuvien Vien127 | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:21

0
373
lượt xem
284
download

Tìm hiểu về Sổ kế toán

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Sổ kế toán là các tờ sổ theo một mẫu nhất định dung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Tìm hiểu về Sổ kế toán

  1. Lời mở đầu Phần viết sổ kế toán được viết nhằm trình bày với các bạn những điểm cơ bản nhất về việc ghi chép kế toán .làm cơ sở nghiên cứu kế toán cao hơn Nguyên lý kế toán là môn cơ sở trong chương trình học của khoa kinh tế .nên phần sổ kế toán giúp cho các bạn sinh viên bắt đầu hiểu về môn học nguyên lý kế toán và từ đó làm nền tảng cho việc học tiếp môn học kế toán tài chính và kế toán quản trị . Phấn này chúng tôi phân tích trong chương 7 cũng là phần mà chúng tôi quan tâm và dành nhiều thời gian nghiên cứu nhất . Quá trình làm bài tiểu luận này song song với việc học môn nguyên lý kế toán của chúng tôi.do đó không tránh khỏi khiếm khuyết ,mong các bạn xem xét đóng góp ý kiến . để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn Nhóm 5
  2. Phần I :khái niệm, ý nghĩa ,và tác dụng của sổ kế toán 1.khái niệm Sổ kế toán là các tờ sổ theo một mẫu nhất định dung để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc. Theo luật kế toán thì : sổ kế toán dung để ghi chép , hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế,tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. Sổ kề toán phải ghi rõ tên , đơn vị kế toán ;trên sổ ;ngày ,tháng , năm lập sổ ;ngày ,tháng ,năm khoá sổ; chữ ký người lập sổ ,kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán ;số trang ; đóng dấu giáp lai. Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây ; - Ngày , tháng ,năm ghi sổ - Số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ - Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh - Số tiền của nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán - Số dư đầu kỳ số tiền phát sinh trong kỳ ,số dư cuối kỳ .
  3. 2. ý nghĩa và tác dụng của sổ kế toán Để phản ánh một cách liên tục và có hệ thống sự biến động của từng tài sản ,từng nguồn vốn và quá trình SXKD thì kế toán phải sử dụng hệ thống sổ kế toán bao gồm nhiều loại sổ khác nhau . Xây dựng hệ thống sổ kế toán một cách khoa học sẽ đảm bảo cho việc tổng hợp số liệu được kịp thời , chính xác và tiện kiệm được thời gian công tác Nhờ có sổ kế toán mà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà các nghiêp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép ảời rạc trên các chứng tư gốc được phản ánh đầy đủ có hệ thống để từ đó kế toán có thể tổng hợp số liệu ,lập các báo cáo kế toán và phân tích tình hình sản xuất kinh doanh của DN . Điều 26 luật kế toán có quy định : 1/ Mỗi đơn vị kế toán chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán năm 2/ Đơn vị kế toán phải được căn cứ vào hệ thống sổ kế tóan do Bộ tài chính quy định để chọn một hệ thống sổ kế toán áp dụng ở đơn vị 3/ Đơn vị kế toán được cụ thể hoá các sổ kế toán đã chọn đẻ phục vụ yêu cầu kế toán của đơn vị .
  4. Phần II : các loại sổ kế toán Dựa vào các đặc trưng khác nhau của sổ kế toán mà người ta có thể chia sổ kế toán thàng các loại sau : a.Theo cách ghi chép thì sổ kế toán được chia thành 3 loại - Sổ ghi theo thứ tự thời gian : là sổ kế toán dùng ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian như sổ nhật ký chung … - Sổ ghi theo hệ thống : là sổ kế tóan ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản hoặc sổ chi tiết như sổ cái. - Sổ liên hợp : là sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kết hợp giữa 2 loại sổ trên như sổ nhật ký _sổ cái b.Theo nội dung ghi chép thì sổ kế toán chia làm 3 loại : - Sổ kế toán tổng hợp :là sổ kế toán dung ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản kế toán như sổ cái … - Sổ kế toán chi tiết : là sổ kế toán dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản 2,3 hoặc sổ chi tiết như sổ chi tiết vật liệu.
  5. - Sổ kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết là sổ kế toán dung ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo tài khoản kết hợp với việc ghi chép chi tiết theo tài khoản cấp 2,3 hoặc các điều khoản chi tiết như các nhật ký chứng từ. c. Theo kiểu bố trí mẫu sổ thì kế toán được chia 4 loại : - Sổ đối chiếu kiểu 2 bên : là sổ kế toán mà bên trên đó được chia thành 2 bên để phản ánh số phát sinh bên nợ và số phát sinh bên có như sổ cái Mẫu sổ kết cấu kiểu 2 bên: Tài khoản:XXX Chứng từ Diễn TK Số Chứng từ Diễn Tk Số số ngày giải đối tiền Số ngày giải đối tiền hiệu ứng hiệu ứng -Sổ kiểu một bên: là sổ kế toán mà trên đó số phát sinh bên nợ và số phát sinh bên có được bố trí 2 cột cùng một bên của trang sổ như sổ cái.
  6. Mẫu kết cấu kiểu một bên : Tài khoản XXX: Chứng từ Diến giải Tài khoản dối ứng Số tiền Số Ngày Nợ Có hiệu - Sổ kiểu nhiều cột : là sổ kế toán dung để kết hợp ghi số liệu chi tiết bằng cách mở nhiều cột bên nợ hoặc bên có của tài khoản trong cùng một trang sổ như sổ cái : Mẫu sổ kết cấu kiểu nhiều cột: Tài khoản XXX Ngày chứng từ Diễn Tài Ghi nợ (hoặc có) tài khoản ghi số Ngày giải khoả Tổng Chia ra sổ tháng n đối số Khoả Khoả … ứng n n mục 1 mục 2 - Sổ kiểu bàn cờ: là sổ kế toán lập theo nguyên tắc kết cấu của bảng đối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ - như sổ cái :
  7. Mẫu sổ kết cấu kiểu bàn cờ : TK ghi Có TK… TK… TK… TK… TK… TK… TK… Cộng Nợ TK ghi Nợ TK… TK… TK… TK… Cộng Có d.Theo hình thức tổ chức sổ thì sổ kế toán được chia thành 2 loại: - Sổ đóng thành quyển là loại sổ kế toán mà các tờ sổ đã được đóng thành từng tập nhất định . - Sổ tờ rơi là loại sổ kế toán mà các tờ sổ được để riêng rẽ - Trước khi dung sổ sách kế toán phải đảm bảo thủ tục sau đây: * Đối với sổ sách đóng thành quyển + Phải có nhãn hiệu ghi rõ tên đơn vị kế toán , tên sổ số hiệu và tên tài khoản tổng hợp và tài khoản chi tiết ,niên đọ kế toán và thời kỳ ghi sổ . + Trang đầu sổ phải ghi họ tên cán bộ ghi sổ , ngày bắt đầu vào sổ và ngày chuyển giao cho cán bộ khác thay + Dánh số trang và giữa hai trang đóng dấu đơn vị kế toán
  8. + Trang cuối sổ phải ghi số lượng trang của sổ ,Thủ Trưởng đơn vị ,kế toán trưởng phải ký xác nhận ở tranh đầu và trang cuối * Đối với sổ tờ rời : + Đầu mỗi tờ phải ghi : tên đơn vị kế toán ,số thứ tự của tờ rời, số hiệu ,tên tài khoản,tháng dung ,họ tên cán bộ ghi sổ. + Các tờ rời trước khi dùng phải được thủ trưởng đơn vị ký nhận hoặc đóng dấu của đơn vị kế toán và khi vào sổ đăng ký ,trong đó ghi rõ : Số thứ tự ,ký hiệu các tài khoản ,ngày xuất dùng + Các sổ tờ rời phải sắp xếp theo thứ tự tài khoản trong các tủ hoặc hộp có khoá và thiết bị cần thiêt như ngân hang chỉ dẫn … để tránh xa mất mát lẫn lộn Cuối năm mỗi đơn vịnkế toán phải lập bảng danh sách tất cả các sổ sach kế toán dùn cho năm sau .Dang sach này lập thành 2 bản : 1 bản gửi đơn vị kế toán cấp trên thay cho báo cáo ,1 bản lưu ở bộ phận kế toán. Trong năm nếu cần mở them sổ sách ,bộ phận kế toán phải điền them vào bản danh sách lưu ở đơn vị đồng thời phải báo cáo cho đơn vị cấp trên biêt.
  9. Sổ sách kế toán phải ghi kip thời đầy đủ kịp thời chính xác ,nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ hợp lệ đã được kiểm tra trước khi ghi sổ . Đơn vị kế toán phải lập nội quy ghi sổ , định kỳ ghi sổ cho tưng laọi sổ sách để bảo đảm cho báo cáo kế toán được kịp thời và chính xác . Sổ sách phải giữ sạch sẽ ngăn nắp ,chư và con số phải rõ rang ngay ngắn không tẩy xoá, không viết xên kẽ ,không dán đè, phải tôn trọng dòng kẽ trong sổ sách ,không chữa thêm móc thêm trên các khoản giấy trắng giữa hai dòng kẻ hoặc những khoảng giấy trắng ở đầu trnag, cuối trang sổ .mỗi dòng gạch khi cộng sổ cũng phải nằm trên dòng kẻ . Cuối trang phải cộng đuôi , số cộng ở dòng cuối trang sẽ ghi : “Chuyển trang sau “và đầu trang sau sẽ ghi “chuyển sang” Sau khi các nghiệp vụ kinh tế tài chính vào sổ thì trên chứng từ cần ghi ký hiệu (tăt chữ V) đểtránh việc ghi 2 lần hoặc ghi sót .Cũng có thể viết số trang của sổ sach vào chứng từ đó Đơn vị kế toán phải khoá sổ từng tháng vào ngày cuối tháng , các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng đều phải ghi vào sổ trong tháng đó trước khi khoá sổ.Tài khoản trong tháng phải kết toán xong sau khi hết tháng và trước khi lập báo biểu cuối tháng .không được khoá sổ trước thời hạn đẻ làm báo biểu trước khi hết thang và cung không được làm báo biểu trước khi khoá sổ
  10. Hàng ngày phải khóa sổ tiền mặt . Đơn vị kế toán phải lập và thực hiện chế độ kiểm tra đối chiếu sổ sách kế toán: - Đối chiếu các sổ phân tích với sổ tổng hợp , ít nhất mỗi tháng một lần - đối chiếu với sổ quỹ và tiền mặt ở quỹ hàng ngày - đối chiếu giữa sổ sách kế toán và sổ sách của kho , ít nhất mỗi tháng một lần - đối chiếu giữa số tiền gửi ngân hang với ngân hang, mỗi tuần lễ một lần. - đối chiếu số dư chi tiết về các khoản thanh toán nợ và khách hang với từng chủ nợ,từng khách hang ít nhất 3 tháng một lần. Phần III: Cách ghi sổ kế toán Nguyên tắc chung để ghi sổ kế toán là kế toán dựa vào chứng từ gốc hợp lệ để định khỏan rồi từ đó ghi vào các sổ kế toán có lien quan theo đúng mẫu, đúng phương pháp và đúng quy tắc ,nhưng công việc ghi sổ phải trải qua 3 giai đoạn : a. Giai đoan 1: Mở sổ
  11. đầu kỳ kế toán phải mở sổ kế toán là ghi việc ghi số dư đầu kì vào các tài khoản ,sổ chi tiết kế toán trong sổ kế toán b. Giai đoạn 2: Ghi sổ Ghi sổ là ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản trong sổ kế toán trên cở sở của chứng từ gốc .Nếu chứng từ có lien quan đến nhiều sổ kế toán thì phải có sự luân chuyển theo một trình tự nào đó. Khi ghi sổ kế toán phải sử dụng mực tốt , không được ghi xen kẽ , ghi chồng lên nhau ,các dòng không có số liệu phải gạch chéo , khi ghi sai phải sửa sai theo các phương pháp sửa sai kế toán, không được tẩy xoá , không được lấy giấy dán đè, không được dung chất hoá học để sửa chữa , các chứng từ sai nếu đã ghi vào sổ sách kế toán rồi thì không được tự ý xé bỏ, thay thế. c. Giai đoạn 3: Khoá sổ Cuối kì kế toán phải khoá sổ kế toán, khoá sổ kế toán là tìm số dư cuối kì của các tài khoản và ghi vào sổ kế toán bằng cách cộng số phát sinh nợ, số phát sinh có rồi tính số dư cuối kì. Điều 27 luật kế toán quy định : 1. Sổ kế toán phải mở vào đầu kì kế toán năm ; đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập.
  12. 2. đơn vị kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán để ghi sổ kế toán . 3 . Sổ kế toán phải ghi kịp thời,rõ rang, đầy đủ theo các nội dung của sổ.Thông tin ,số liệu ghi vào sổ kế toán phải chính xác ,trung thực, đúng với chứng từ kế toán. 4. Việc ghi sổ kế toán phải theo trình tự thời gian phát sinh của nghiệp vụ kinh tế , tài chính.Thông tin ,số liệu ghi trên sổ kế toán của năm sau phải kế tiếp thong tin ,số liệu ghi trên sổ kế toán của năm trước liền kề.Sổ kế toán phải ghi lien tục từ khi mở sổ đến khi khoá sổ. 5. Thông tin ,số liệu trên sổ kế toán phải được ghi bằng bút mực; không ghi xen them vào phía trên hoặc phía dưới; không ghi chồng lên nhau; không ghi cách dòng; trường hợp không ghi hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi; khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp. 6. Đơn vị kế toán phải khoá sổ kế toán vào cuối kì kế toán trước khi lập báo cáo tài chính và các trường hợp khoá sổ kế toán khác theo quy điịnh của pháp luật.
  13. 5. Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán băng máy vi tính. Trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì phải thực hiện các quy định về sổ kế toán tại điều 25 , điều 26 của luật này và các khoản 1,2,3,4 và 6 điều này.Sau khi khoá sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán. Phần IV: Sửa sai sổ kế toán Khi kế toán ghi sai trong sổ kế toán ,thì phải sửa sai,tuỳ theo trường hợp sai cụ thể mà vận dụng các phương pháp sửa sai sau: a. Phương pháp cải chính: Phưong pháp này được sử dụng trong trường hợp ghi sổ sai nhưng không lien quan đến hệ đối ứng của các tài khoản hay không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng bằng chữ.
  14. Phương pháp sửa sai là dung mực đỏ gạch một gạch ngang số saiv rồi viết lại số đúng bằng mực thường ở phía trên, người sửa và kế toán trưởng phải kí xác nhận. b. Phương pháp ghi bổ sung : Phương pháp này được sử dụng trong trường hợp quên ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc trong trường hợp bút toán ghi sổ đúng về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản, nhưng số tiền ghi lại ít hơn số tiền thực tế phát sinh hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên các chứng từ. Phương pháp sửa trong trường hợp quên ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì kế toán căn cứ vào chứng từ , định khoản rồi ghi vào sổ kế toán liên quan , trong trường hợp ghi số sai nhỏ hơn số đúng thì kế toán ghi lại định khoản giống định khoản đã ghi bằng mực thường với số là số chênh lệch giữa số đúng và số sai. Ví dụ : Trong tháng 1 năm 199x ,Doanh nghiệp Việt Phát có nghiệp vụ kinh tế phát sinh sau : DN rút tiền gửi ngân hang nhập quỹ tiền mặt 980.000 đ. Kế toán ghi như sau : (1) Nợ TK 111 TM: 890.000đ Có TK 112 TGNH: 890.000đ Ghi sai nên bổ sung thêm định khoản (2) Nợ TK 111 TM: 90.000đ Có TK112 TGNH:90.000đ TK 112 TGNH
  15. SD:xx 890.000 đ (1) 90.000 đ (2) TK 111 TM (1) 890.000 đ (2) 90.000 đ Ví dụ : s ổ nh ật k ý chung N ăm :200x ngày tháng ch ứng t ừ Diễn giải đã ghi số số phát sinh ghi sổ số Ng ày s ổ c hiệu Nợ Có ái tài khoản tháng 1/200x 2/1/200x PT01 2/1 rút TGNH nhập x 111 1.5000 quỹ TM x 112 1500 - 12/1/200x PT01 2/1 B ổ sung 111 13.500 112 13.500 c.ph ư ơng ph áp ghi s ố âm ph ư ơng ph áp n ày đ ư ợc s ử d ụng trong c ác tr ư ờng h ợp sau : - Ghi sai v ề quan h ệ đ ối ứng gi ữa c ác t ài kho ản - SAi l ầm trong đ ó b út to án t ại t ài kho ản ghi s ố ti ền đ úng. - Sai l ầm trong đ ó b út to án c ủa t ài kho ản đ ã ghi s ố ti ền nhi ều l ần (ghi tr ùng)
  16. Khi dung ph ư ơng ph áp n ày đ ể s ửa sai ph ải l ập m ột “ ch ứng t ừ ghi s ổ đ ính ch ính” do k ế to án tr ư ởng k ý. Ph ư ơng ph áp tu ỳ theo tr ư ờng h ợp c ụ th ể nh ư sau: - Tr ư ờng h ợp ghi sai qu an h ệ đ ối ứng gi ữa c ác t ài kho ản: Ph ư ơng ph áp s ửa l à ghi l ại m ột đ ịnh kho ản gi ống đi ịnh kho ản đ ã ghi sai b ằng m ực đ ỏ, sau đ ó ghi l ại đ ịnh kho ản đ úng b ằng m ực th ư ờng. V í d ụ : trong th áng 1 n ăm 199x DN Vi ệt ph áp c ó nghi ệp v ụ kinh t ế ph át sinh sau : DN r út ti ền ng ân hang v ề nh ập qu ỹ ti ên m ặt 680.000 đ K ế to án ghi nh ư sau: (1) N ợ TK112 TGNH: 680.000 đ C ó TK 111 TM : 680.000 đ Ghi sai n ên k ế to án s ửa sai b ằng ph ư ơng ph áp ghi s ố âm : (2) N ợ TK112 TGNH: (680.000 đ) C ó TK111 TM: (680.000 đ) Sau đ ó ghi l ại : (3) N ợ TK 111 TM: 680.000 đ C ó TK 112 TGNH : 680.000 đ (2) ghi b ằng m ực đ ỏ ho ặc m ực th ư ờng nh ưnh ph ải m ớ , đ óng ngo ặc TK 112 TGNH SD :xx (1) 680.000 đ 680.000 đ (2) (680.000 đ)
  17. TK 111 TM SD: xx 680.000 đ (1) (680.000 đ) (2) (3) 680.000 đ - Tr ư ờng h ợp ghi s ố ti ền sai l ớn h ơn s ố ti ền đ úng : Ph ư ơng ph áp s ửa l à ghi l ại m ột đ ịnh kho ản gi ống đ ịnh kho ản đ ã ghi s ố ti ền sai b ằng m ực đ ỏ v ới s ố l à s ố ch ênh l ệch gi ữa s ố ti ền ghi sai v à s ố ti ền ghi đ úng V í d ụ : trong th áng 1 n ăm 199x DN X c ó nghi ệp v ụ kinh t ế ph át sinh nh ư sau : DN mua nguy ên v ật li ệu nh ập kho n ợ ng ư ời b án 5.600.000 đ . K ế to án ghi nh ư sau : (1) N ợ TK 152 NL_VL: 6.500.000 đ C ó TK 331 PTCNB: 6.500.000 đ Ghi sai , n ên k ế to án s ửa sai b ắng ph ư ơng ph áp ghi s ố âm : (2) N ợ TK 152 NL_VL : (900.000 đ) C ó TK 331 PTCNB: (900.000 đ) TK 331 6.500.000 đ (1) (900.000 đ) (2)
  18. TK 152 (1) 6.500.000 đ (2) (900.000 đ) - Tr ư ờng h ợp ghi s ố ti ền nhi ều l ần ghi t ừng (ghi tr ùng) Ph ư ơng ph áp s ửa l à ghi l ại đ ịnh kho ản đ ã ghi tr ùng b ằng m ực đ ỏ. Vídụ Trong t 11 n ăm 199x DN B c ó nghi êpk v ụ kinh t ế ph át sinh sau: DN d ùng ti ền m ạt tam ứng cho c ông nh ân vi ên đi c ông t ác l à 500.000 đ kk ế to án ghi nh ư sau : (1) N ợ TK 141 : 500.000 đ C ó TK 111: 500.000 đ Ghi l ại l ần n ữa : (2) N ợ TK 141 : 500.000 đ C ó TK 111: 500.000 đ Ghi tr ùng n ên k ế to án s ửa sai b ằng ph ư ơng ph áp ghi s ố âm (3) N ợ TK 141 : (500.000 đ) C ó TK 111 : (500.000 đ) TK 111
  19. Sd:xx 500.000 đ (1) 500.000 đ(2) (500.000 đ) (3) TK 141 (1) 500.000 đ (2) 500.000 đ (3) 500.000 đ

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản