Ứng dụng tin học trong kế toán

Chia sẻ: Nguyen Hai Dang Dang | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:32

0
977
lượt xem
354
download

Ứng dụng tin học trong kế toán

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tổ chức công tác kế toán là xương sống của một công ty, tổ chức công tác kế toán có tốt thì việc quản lý tài chính và kinh doanh mới hiệu quả. Tổ chức công tác kế toán phải xây dựng theo từng doanh nghiệp, phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp đó. Thực tế cho thấy, doanh nghiệp nào có hệ thống kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh và đáp ứng được yêu cầu quản lý, thì hoạt động kế toán-tài chính của doanh nghiệp đó sẽ hoạt động có hiệu quả, góp phần thúc đẩy hoạt...

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Ứng dụng tin học trong kế toán

  1. 2.2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM HIỆN NAY. Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) phối hợp cùng Tập đoàn Dữ liệu Quốc tế tại Việt Nam (IDG Việt Nam) đã thực hiện cuộc điều tra “Thực trạng ứng dụng CNTT-TT trong doanh nghiệp Việt Nam”, được công bố ngày 23/3/2006, nhằm đánh giá tổng quan thực trạng ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp năm 2004-2005. Đã có 2.233 doanh nghiệp tại 5 thành phố lớn là Hà Nội, TP. HCM, Đà Nẵng, Hải Phòng và Cần Thơ tham gia cuộc điều tra. Theo cuộc điều tra này, tỷ trọng đầu tư cho CNTT trong doanh nghiệp cho thấy các doanh nghiệp chi tiêu cho phần cứng chiếm 59,9%, trong khi chi tiêu cho phần mềm chiếm 10,9%; đầu tư cho Internet và website chiếm 12,7%; dịch vụ 9,8%; đào tạo 4,8% và phụ kiện 1,8%. Theo ông Nguyễn Trí Thanh, Trưởng phòng tin học của Viện Tin học Doanh nghiệp thì “tỷ lệ đầu tư này cho thấy sự bất hợp lý giữa chi tiêu cho phần cứng và phần mềm so với tỷ lệ chung của thế giới. Hơn nữa, chi tiêu cho đào tạo (4,8%) là quá thấp để nâng cao kỹ năng CNTT cho đội ngũ nhân viên doanh nghiệp”. Về ứng dụng phần mềm, số lượng phần mềm chuyên dùng chiếm tới 79,2%, trong đó đa số là các phần mềm kế toán, có khoảng 60% doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán. Thị trường phần mềm kế toán dường như rất đa dạng khi Top 10 phần mềm kế toán thông dụng nhất cũng chỉ chiếm 35% thị phần. Một công trình khảo sát trên 200 doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam (Thực hiện bởi nhóm nghiên cứu của trường Đại học Kinh tế TP.HCM – PGS. TS. Nguyễn Việt chủ nhiệm) về việc sử dụng các phần mềm kế toán cho ta thấy tỷ lệ như sau: • Mua phần mềm có sẵn chiếm tỷ lệ 48%; • Thuê các công ty phần mềm viết chiếm tỷ lệ 24%; • Tự doanh nghiệp viết phần mềm chiếm tỷ lệ 21%; • Còn lại là 7% các doanh nghiệp không sử dụng phần mềm kế toán. Thực tế hiện nay cho thấy, tình trạng sử dụng phần mềm ở các doanh nghiệp còn rất sơ khai, ngoài phần mềm kế toán, các phần mềm sử dụng phổ biến nhất là các phần mềm văn phòng của Microsoft, chiếm tỷ lệ 19,7%, sau đó là ứng dụng Internet cơ bản như lướt Web hay thư điện tử. Đa số các doanh nghiệp vẫn tỏ ra
  2. lưỡng lự khi đầu tư vào các phần mềm quản lý. Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) chỉ chiếm 1,1%, trong đó ngành sản xuất đứng đầu trong ứng dụng ERP. Các doanh nghiệp nhỏ cảm thấy hài lòng với kiểu quản lý thủ công hiện nay và chưa tính toán thấu đáo về khả năng đầu tư vào gói phần mềm quản lý. Bên cạnh việc thiếu thông tin về lợi ích của ứng dụng tin học và nhận thức chưa cao đã dẫn đến việc các doanh nghiệp chưa hoặc không đầu tư phù hợp cho lĩnh vực này. Điều này khiến doanh nghiệp sẽ gặp nhiều thiệt thòi. Hiện tại việc áp dụng tin học trong quản lý tài chính kế toán đã bao quát hầu hết các hoạt động nghiệp vụ chính, giúp giảm nhẹ công việc của cán bộ nghiệp vụ, tăng khối lượng công việc hoàn thành, tạo thuận lợi cho hoạt động tác nghiệp đã phát huy hiệu quả tốt. Tuy nhiên đa phần các ứng dụng trong doanh nghiệp hiện nay đều triển khai theo mô hình cục bộ, xử lý dữ liệu phân tán. Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc áp dụng tin học trong doanh nghiệp vẫn còn tồn tại một số bất cập sau: ậ Áp dụng tin học mới chỉ dừng ở mức thấp hỗ trợ tác nghiệp thay thế một phần các lao động thủ công. ủ Xét trên khả năng đáp ứng của việc ứng dụng CNTT với quy trình kinh doanh hiện tại, trên một số lĩnh vực chính vẫn còn nhiều yếu kém như: - Chưa cung cấp được các thông tin mang tính hỗ trợ ra quyết định cho Lãnh đạo. - Các hệ thống vẫn mang tính độc lập trong từng hệ thống, mức độ liên kết chia sẻ, trao đổi dữ liệu chưa cao. Những vấn đề nêu trên có một số nguyên nhân chủ quan và khách quan như sau: - Việc triển khai các hệ thống quản lý tài chính kế toán phụ thuộc nhiều vào việc cải tiến các quy trình nghiệp vụ, trong khi đó các quy trình nghiệp vụ chưa được chuẩn hóa và thiếu sự liên kết giữa các lĩnh vực khác nhau với nhau, do vậy việc áp dụng tin học phải phân nhỏ theo lĩnh vực, do vậy mức độ đáp ứng đối với yêu cầu quản lý của ứng dụng chưa cao.
  3. - Giữa việc hoạch định chính sách và xây dựng các mô hình áp dụng tin học chưa đồng bộ được với nhau, đặc biệt thiếu những quy hoạch, định hướng cụ thể cho từng lĩnh vực quản lý. - Hạ tầng kỹ thuật chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý và chưa được quan tâm đầu tư đồng bộ. - Đội ngũ cán bộ phục vụ trực tiếp cho công tác CNTT còn rất thiếu, hầu hết là cán bộ kiêm nhiệm. Hơn nữa tổ chức đội ngũ này chưa được quan tâm đúng mức nên hiệu quả triển khai chưa cao. Khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, bộ máy cồng kềnh hơn, hiệu quả kinh doanh đòi hỏi cao hơn hay khi doanh nghiệp sắp lên sàn chứng khoán thì đó cũng là lúc việc áp dụng tin học trong quản lý tài chính, kế toán cần phải được quan tâm hàng đầu. Bên cạnh đó nhiều thách thức mới cũng sẽ nảy sinh đòi hỏi các doanh nghiệp phải tìm cách khắc phục. 2.3 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM DỊCH VỤ VIỄN THÔNG KHU VỰC III HIỆN NAY. Được thành lập để hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ viễn thông, một ngành công nghệ hiện đại và có tốc độ tăng trưởng nóng hiện nay ở Việt Nam, nên ngay từ khi mới thành lập, VNP3 đã được GPC và Tập đoàn BCVT Việt Nam đầu tư khá chu đáo cho việc ứng dụng CNTT tại đơn vị. Nhờ có hệ thống máy móc, thiết bị phần cứng hiện đại, được trang bị để phục vụ cho việc xây dựng, quản lý, vận hành, bảo dưỡng, và khai thác mạng lưới các dịch vụ viễn thông, nên việc ứng dụng CNTT ở VNP3 được tiến hành khá thuận lợi. Phòng kế toán của VNP3 đã được sử dụng các phần mềm trong công tác kế toán ngay từ buổi đầu đi vào hoạt động (năm 1997), trong khi vào thời điểm đó đa số các doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang làm kế toán thủ công là chính, và CNTT thời bấy giờ vẫn chưa phát triển mạnh ở Việt Nam. Điều này cho thấy VNP3 đã có một nền tảng vững chắc cho việc tiếp cận với công nghệ hiện đại và nâng cấp các ứng dụng CNTT trong quá trình hoạt động của mình. Những phần mềm được sử dụng tại phòng kế toán của Trung tâm lúc bấy giờ gồm có Microsoft Word và Microsoft Excel phiên bản 1997, và chương trình kế toán trên máy vi tính với Foxpro for Dos. Qua 10 năm hoạt động, Trung tâm đã có nhiều lần
  4. nâng cấp các hệ điều hành, phần mềm cũng như thay đổi các chương trình kế toán sử dụng. Hiện nay, Trung tâm đang sử dụng phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp do Trung tâm điện toán và truyền số liệu (VDC), đơn vị trực thuộc Tập đoàn BCVT Việt Nam thiết kế, và bộ Microsoft Office 2003, mỗi nhân viên kế toán đều được trang bị một máy tính hiện đại có tốc độ xử lý cao, tất cả các máy tính của phòng kế toán đều chạy trên hệ điều hành Window XP. 2.3.1 Một số nét tổng quát về chương trình Tài chính doanh nghiệp (Verison 5.10VB). 2.3.1.1 Cơ sở dữ liệu, giao diện với người sử dụng. Phần mềm Tài chính doanh nghiệp được sử dụng thống nhất trên toàn Tập đoàn BCVT Việt Nam và được áp dụng tại VNP3 từ đầu năm 2006. Phần mềm sử dụng hệ quản trị CSDL Oracle 8i; Hệ quản trị mạng Windows NT 4.0, NT 2000, Win XP, Unix; Sử dụng cho các máy trạm chạy trên nền các hệ điều hành Windows 95, 98, NT workstasion, NT 2000, XP; Giao diện sử dụng Visual Basic 6.0 (sp4 trở lên). Việc sử dụng Hệ quản trị CSDL Oracle 8i cho phần mềm Tài chính doanh nghiệp là một quyết định đúng đắn và có tầm nhìn chiến lược của Tập đoàn BCVT Việt Nam. Hệ quản trị CSDL Oracle rất phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh của ngành BCVT cũng như xu hướng sử dụng Hệ quản trị CSDL của các Tập đoàn lớn ở Việt Nam và trên thế giới. Có thể nói, Hệ quản trị CSDL Oracle là một hệ quản trị CSDL hàng đầu trên thế giới. Hơn hai phần ba trong số 500 Tập đoàn công ty lớn nhất thế giới (Fortune 500) sử dụng Oracle. Ở Việt Nam hầu hết các đơn vị lớn thuộc các ngành ngân hàng, kho bạc, thuế, bảo hiểm, bưu điện, hàng không, dầu khí,… đều sử dụng hệ quản trị CSDL Oracle. Có được như thế là vì Oracle hiện đang dẫn đầu về các tính năng như: • Độ ổn định và tin cậy cao • Khả năng xử lý dữ liệu rất lớn, có thể lên đến hàng trăm TeraByte (1 TeraByte ~ 1,000 GigaByte ~ 1,000,000,000 KiloByte) mà vẫn đảm bảo tốc độ xử lý dữ liệu rất cao.
  5. • Khả năng bảo mật rất cao, Oracle đạt độ bảo mật cấp C2 theo tiêu chuẩn bảo mật của Bộ Quốc Phòng Mỹ và công nghệ CSDL Oracle vốn được hình thành từ yêu cầu đặt hàng của các cơ quan an ninh FBI và CIA. Mặc dù đã có mặt tại Việt nam từ những năm 90 nhưng mãi cho đến cách đây vài năm, Oracle vẫn chỉ mới được các cơ quan nhà nước và các tổng công ty rất lớn sử dụng, vẫn chưa có nhiều doanh nghiệp quan tâm vì Oracle vốn được các doanh nghiệp liệt vào hạng “cao cấp và đắt tiền”. Cũng chính vì lẽ đó mà không có nhiều công ty phần mềm dám đầu tư xây dựng sản phẩm phần mềm ứng dụng cho doanh nghiệp theo công nghệ này. Vì vậy, Tập đoàn BC-VT Việt Nam đã tự đầu tư xây dựng phần mềm Tài chính doanh nghiệp cho riêng mình chứ không tìm mua phần mềm đã được các công ty phần mềm thiết kế sẵn ngoài thị trường. Việc tự thiết kế phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp có những thuận lợi và những khó khăn nhất định. Về thuận lợi là người viết am hiểu công việc của Tập đoàn, nên phần mềm viết ra sẽ nhanh chóng hỗ trợ được cho công việc, tiến độ có thể kiểm soát được và khi cần mở rộng phần mềm thì có thể được thực hiện dễ dàng. Những khó khăn sẽ gặp phải trong khi tự thiết kế phần mềm là người viết đôi khi không thành thạo hết các lĩnh vực nên đòi hỏi phải có người mô tả công việc, phải khảo sát công việc lâu dài, đối với doanh nghiệp lớn như Tập đoàn BCVT Việt Nam thì phải huy động nhiều người tham gia, kể cả những người nằm ngoài doanh nghiệp và điều quan trọng là chi phí thiết kế phần mềm khá cao. 2.3.1.2 Nguyên tắc phân quyền và lưu chuyển số liệu. a. Phân quyền sử dụng chương trình. - Kế toán trưởng của đơn vị được quy định là người có quyền cao nhất trong việc sử dụng chương trình. - Mỗi kế toán viên khi sử dụng chương trình đều có một mã duy nhất gắn với các quyền sử dụng với mức độ khác nhau đối với hệ thống và từng phần hành nghiệp vụ. - NSD chịu trách nhiệm về số liệu do mình cập nhật.
  6. - NSD khác chỉ có quyền xem hoặc tách thống kê tài khoản, không thể sửa hạch toán tài khoản và tổng tiền Nợ, Có. b. Lưu chuyển số liệu. - Trong một đơn vị độc lập CSDL được quản lý tập trung và duy nhất. - Số liệu giữa các cấp được truyền tự động theo yêu cầu quản lý và đảm bảo an toàn số liệu. Trong trường hợp đường truyền xấu có thể truyền theo phương pháp thủ công. - Việc khai báo chế độ lưu chuyển thông tin do quản trị hệ thống mạng đơn vị đảm nhiệm. 2.3.1.3 Các Modules. Chương trình Tài chính doanh nghiệp được chia thành các Modules sau: Ngoại bảng Vật tư,CC Bảo hiểm Séc CK Thuế VAT KẾ TOÁN Tiền tệ XDCB Tài sản D.thu Công nợ • Module Kế toán: phản ánh nghiệp vụ kế toán tổng hợp • Module Vật tư, công cụ: phản ánh nghiệp vụ kế toán vật tư, công cụ • Module Công nợ: phản ánh nghiệp vụ kế toán công nợ • Module Tiền tệ: phản ánh nghiệp vụ kế toán tiền tệ các loại • Module XDCB: phản ánh nghiệp vụ kế toán xây dựng cơ bản • Module Thuế VAT: phản ánh nghiệp vụ kế toán thuế GTGT • Module Tài sản: phản ánh nghiệp vụ kế toán tài sản • Module Doanh thu: phản ánh nghiệp vụ kế toán kinh doanh hàng hoá
  7. • Module Ngoại bảng: phản ánh nghiệp vụ kế toán tài khoản ngoại bảng • Module Bảo hiểm: phản ánh nghiệp vụ bảo hiểm • Module Séc CK: theo dõi nghiệp vụ Séc chuyển khoản 2.3.1.4 Vào chương trình. Khi mở chương trình, hệ thống sẽ yêu cầu NSD nhập các thông số cần thiết (Mã đơn vị, Mã NSD, mật khẩu), sau khi NSD nhập đúng, đủ các thông số yêu cầu rồi bấm phím [Nhập], màn hình sử dụng chương trình sẽ hiện ra. Nếu nhập sai, chương trình hiện thông báo “Cấm xâm nhập”. Đây là biện pháp bảo mật dữ liệu của chương trình. Về cơ bản, phần mềm Tài chính doanh nghiệp có nội dung tương tự như phần mềm Fast Accounting đã được tiếp cận ở trường và các phần mềm kế toán khác có sẵn trên thị trường. Màn hình giao diện chính của Tài chính doanh nghiệp được thiết kế theo kiểu thực đơn và theo các phân hệ nghiệp vụ phù hợp với hoạt động kế toán của Tập đoàn. Menu chính của chương trình (Hình 2.3.1) gồm các mục sau: Hình 2.3.1: Menu chính của chương trình Hệ thống: Khai báo các thông số hệ thống của chương trình và các mã nghiệp vụ. Menu hệ thống bao gồm các menu con sau: - Hệ thống nội bộ, gồm các phần khai báo về đặc trưng của đơn vị mình là: Hệ thống mã đơn vị; mã phòng; Mã cán bộ; Mã người sử dụng chương trình. - Hệ thống chung, khai báo các phần dùng chung trong chương trình, gồm: Mã sản phẩm, dịch vụ; Hệ thống mã khu vực; Hệ thống mã ngân hàng; Hệ thống mã loại doanh nghiệp; Hệ thống mã tài khoản ngân hàng.
  8. - Số liệu, gồm các phần khai báo: Ưu tiên nghiệp vụ (khai báo các loại nghiệp vụ và sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng loại nghiệp vụ trong quá trình tạo chứng từ ghi sổ); Hạn thay đổi số liệu (chỉ ra hạn thay đổi số liệu theo từng nghiệp vụ); Truyền số liệu lên cấp trên; - Thay đổi người sử dụng. ụ Kế toán: Nhập hạch toán kế toán tổng hợp, chứa các nghiệp vụ và thông số liên quan đến phần kế toán, gồm các phần như: Hệ thống mã Tài khoản chi tiết; Hệ thống mã thống kê; Hệ thống mã tài khoản - thống kê; Mã loại chứng từ hạch toán; Nhập số dư đầu; Tổng hợp lại số liệu; Nhập chứng từ hạch toán… ạ Vật tư, Công nợ, Tiền tệ, XDCB, Thuế VAT, Tài sản, Ngoại bảng, Bảo hiểm…: là các menu quản lý nghiệp vụ chi tiết. Bên cạnh đó, phần mềm Tài chính doanh nghiệp cũng có những điểm khác biệt so với Fast Accounting và các phần mềm kế toán khác có sẵn trên thị trường. Chương trình Tài chính doanh nghiệp được chia làm hai chương trình con là chương trình Nhập chứng từ và chương trình Lập báo cáo, giao diện của hai chương trình này đều giống nhau. Sau khi nhập chứng từ xong, nếu muốn lập báo cáo thì phải chuyển qua đăng nhập vào chương trình Lập báo cáo, hệ thống không cho phép vừa nhập chứng từ vừa lập báo cáo trên cùng một chương trình con. Đây là điểm khác biệt so với chương trình kế toán máy Fast Accounting 2005 đã được học ở trường. Trong Fast Accounting 2005, NSD vừa nhập chứng từ vừa lập báo cáo trên cùng một giao diện của chương trình. Một điểm khác biệt nữa là chương trình Tài chính doanh nghiệp được thiết kế theo nguyên tắc của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, do đó chương trình chỉ cho phép ghi chép sổ sách kế toán theo hình thức này mà thôi. Còn trong Fast Accounting, NSD có thể lựa chọn một trong ba hình thức ghi sổ kế toán là: Chứng từ ghi sổ; Nhật ký chung; Nhật ký chứng từ để ghi sổ kế toán. Sở dĩ có sự khác biệt này là do yêu cầu sử dụng của mỗi phần mềm khác nhau. Fast Accounting là phần mềm được công ty Cổ phần Phần mềm Tài chính kế toán thiết kế sẵn để cung cấp cho khách hàng, là các công ty có nhu cầu sử dụng
  9. phần mềm kế toán máy. Vì mỗi công ty khác nhau thì áp dụng một hình thức ghi sổ kế toán khác nhau tại đơn vị mình, nhằm đáp ứng được nhu cầu của tất cả các công ty, phần mềm Fast Accounting phải được thiết kế để sử dụng được nhiều hình thức ghi sổ kế toán khác nhau. Còn phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp được Tập đoàn BCVT Việt Nam tự đầu tư thiết kế nên nó phải được thiết kế phù hợp với đặc điểm hoạt động kế toán của Tập đoàn, đồng thời thiết kế phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp chỉ sử dụng một hình thức ghi sổ kế toán là hình thức Chứng Từ ghi sổ sẽ giúp Tập đoàn tiết kiệm chi phí hơn. Đây cũng là điểm khác nhau cơ bản giữa phần mềm kế toán máy do doanh nghiệp tự đầu tư thiết kế với phần mềm kế toán máy được các công ty phần mềm thiết kế sẵn trên thị trường. Cửa sổ khai báo các thông số hệ thống của chương trình Tài chính doanh nghiệp và thông số liên quan đến phần kế toán được thiết kế bao gồm hai phần: ầ Phần bên trái hiển thị toàn bộ các thông số đã nhập ậ Phần bên phải là phần nhập chi tiết cho từng thông số, chứa hai nút [Nhập] và [Xoá] ở phía dưới phần nhập dữ liệu để NSD nhận hay xoá bỏ phần dữ liệu đã nhập. Cả hai phần này đều nằm trên cùng một cửa sổ, khi NSD chọn một thông số ở phần bên trái cửa sổ nhập liệu thì phần bên phải sẽ hiển thị thông tin chi tiết của thông số đó để NSD có thể nhập, sửa hoặc xoá các thông số này (Hình 2.3.2 và 2.3.3). Kiểu thiết kế cửa sổ khai báo như vậy tạo điều kiện cho NSD vừa xem được toàn bộ các thông số đã nhập, vừa có thể thực hiện thao tác chỉnh sửa hay nhập liệu cùng một lúc. Điều này giúp cho NSD đối chiếu và kiểm tra các thông số đã nhập một cách dễ dàng, nhanh chóng hơn. Hình 2.3.2: Hệ thống mã tài khoản chi tiết
  10. Hình 2.3.3: Hệ thống mã sản phẩm, dịch vụ So với kiểu thiết kế cửa sổ nhập liệu của phần mềm kế toán Fast Accounting, cửa sổ nhập liệu của chương trình Tài chính doanh nghiệp tỏ ra hiệu quả hơn. Trong phần mềm kế toán Fast Accounting 2005, cửa sổ nhập các thông số hệ thống và các thông số liên quan đến phần kế toán được thiết kế gồm hai cửa sổ riêng biệt. Sau khi NSD chọn trên thực đơn phần thông số cần nhập, cửa sổ hiển thị toàn bộ các thông số hiện có thuộc phần thông số đã chọn sẽ hiện ra trước tiên. Khi NSD muốn nhập, sửa hay xoá một thông số nào đó trên cửa sổ này thì dịch con trỏ đến vị trí của thông số đó và dùng các phím chức năng do chương trình quy định để thực hiện thao tác, khi đó, một cửa sổ khác sẽ hiện ra để NSD tiến hành cập nhật dữ liệu (Hình 2.3.5 và 2.3.6). Nếu NSD muốn xem lại toàn bộ các thông số đã nhập thì phải sử dụng phím chức năng để thoát ra khỏi cửa sổ nhập liệu để trở về cửa sổ ban đầu. Như vậy, kiểu thiết kế cửa sổ nhập liệu của Fast Accounting làm cho NSD mất
  11. nhiều thời gian hơn cho việc kiểm tra, đối chiếu và cập nhật các thông số vì phải lặp lại nhiều lần các thao tác, đồng thời dễ gây ra nhầm lẫn hoặc bỏ sót các dữ liệu. Hình 2.3.5: Màn hình hiển thị chi tiết các tài khoản Hình 2.3.6: Màn hình cập nhật một tài khoản - Trong phần nhập chứng từ, chương trình Tài chính doanh nghiệp cho phép NSD nhập chứng từ tổng hợp trước tiên, sau khi đã kiểm tra tính chính xác của các thông tin ban đầu trên chứng từ tổng hợp, hệ thống sẽ nhận chứng từ này và cho
  12. phép NSD liên kết tới phần nhập chứng từ chi tiết thuộc loại nghiệp vụ phát sinh gốc của chứng từ đã nhập. Chương trình có các loại nghiệp vụ phát sinh gốc sau: VT: vật tư; BH: bảo hiểm; CN: công nợ; TT: tiền tệ; NX: nguồn XDCB; CX: chi XDCB; NB: ngoại bảng; TV: thuế GTGT; TS: tài sản; TK: thống kê (Hình 2.3.7). Đây cũng là một điểm khác nữa của chương trình Tài chính doanh nghiệp so với Fast Accounting 2005. Trong Fast Accounting 2005, khi muốn nhập chứng từ, NSD phải xác định chứng từ chuẩn bị nhập thuộc loại nghiệp vụ phát sinh gốc nào, sau đó tìm trên chương trình thanh thực đơn của loại nghiệp vụ gốc đó, vào phần nhập chứng từ nằm trong nghiệp vụ đó và hạch toán. So với Fast Accounting 2005, phần nhập chứng từ trong chương trình Tài chính doanh nghiệp đảm bảo quy trình kiểm soát chứng từ trên máy chặt chẽ hơn. Chương trình Tài chính doanh nghiệp cho phép NSD có thể kiểm soát những thông tin cơ bản trên chứng từ (ngày chứng từ, loại chứng từ, số chứng từ, định khoản, số tiền) được hạch toán chính xác trước khi nhập tiếp các thông tin chi tiết. Điều này cũng sẽ giúp tiết kiệm được thời gian chỉnh sửa trong trường hợp nhập sai thông tin trên chứng từ. Hình 2.3.7:Màn hình nhập chứng từ hạch toán 2.3.2 Các phần mềm khác được sử dụng tại VNP3. Bên cạnh việc sử dụng phần mềm kế toán máy hỗ trợ cho công việc kế toán, tại phòng kế toán của Trung tâm còn sử dụng bộ phần mềm tin học văn phòng Microsoft Office 2003. Hai chương trình được sử dụng nhiều nhất là Mirosoft Word
  13. và Microsoft Excel. Microsoft Word được sử dụng cho việc soạn thảo các văn bản, các hợp đồng, các báo cáo kiểm kê, thiết kế mẫu chứng từ… của Trung tâm. Còn Microsoft Excel thường được sử dụng cho việc lập bảng tính thuế, bảng tổng hợp ngày công, tiền lương, bảng kê chi tiết đầu tư XDCB,…Kế toán đầu tư XDCB, kế toán thuế là những người thường xuyên sử dụng Microsoft Excel. Ngoài ra, các chương trình ứng dụng Internet cơ bản như lướt Web (Internet Explorer) hay thư điện tử cũng được sử dụng tại phòng kế toán của Trung tâm nhằm trao đổi thông tin với Tập đoàn và truyền số liệu lên cấp trên trong trường hợp đường truyền trên phần mềm Tài chính doanh nghiệp bị lỗi. 2.3.3 Tình hình sử dụng các phần mềm tin học trong công tác kế toán tại VNP3. Tuy phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp mới được đưa vào sử dụng trong năm 2006, nhưng cho đến nay, tất cả các nhân viên của phòng kế toán đã sử dụng khá thành thạo chương trình. Điều này cho thấy công tác tổ chức đào tạo, hướng dẫn sử dụng chương trình Tài chính doanh nghiệp ở Trung tâm đã được thực hiện nghiêm túc và đảm bảo chất lượng. Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp ở Trung tâm vẫn còn tồn tại những bất cập. Do phần mềm này được VDC thiết kế để sử dụng chung cho toàn Tập đoàn, bao gồm cả các đơn vị hạch toán độc lập, đơn vị hạch toán phụ thuộc và đơn vị sự nghiệp, nên khi được áp dụng tại các loại hình đơn vị này sẽ có nhiều hạn chế. VNP3 là đơn vị hạch toán phụ thuộc, chỉ hoạt động trong lĩnh vực viễn thông nên không sử dụng các phân hệ kế toán XDCB, Thuế VAT, séc CK, Tài sản, Ngoại bảng và Bảo hiểm. Mặc dù tại Trung tâm có kế toán XDCB, kế toán TSCĐ, kế toán thuế nhưng vì tính chất hạch toán phụ thuộc của đơn vị nên các phần hành kế toán này chỉ thực hiện hạch toán ban đầu hoặc theo dõi các nghiệp vụ phát sinh và tình hình tăng giảm bên ngoài phần mềm để báo cáo lên đơn vị cấp trên, không được hạch toán trên phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp. Phần mềm Tài chính doanh nghiệp được thiết kế và xây dựng đáp ứng mô hình tổ chức và phân cấp của một Tổng công ty, nên quy mô của chương trình khá lớn, do đó việc áp dụng phần mềm vào một doanh nghiệp có quy mô vừa như VNP3
  14. cũng gây khó khăn cho đơn vị. Khó khăn trước hết là nhân viên kế toán của Trung tâm phải mất nhiều thời gian và công sức hơn cho việc tìm hiểu cách sử dụng phần mềm, thay vì chỉ mất một ít thời gian khi sử dụng các phần mềm được thiết kế theo quy mô phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mặc dù mất khá nhiều thời gian và công sức tìm hiểu cách sử dụng phần mềm nhưng mức độ ứng dụng chương trình lại không cao, một số phần hành kế toán vẫn phải thực hiện ngoài chương trình vì những phần hành kế toán này trong chương trình chỉ cho phép sử dụng đối với các đơn vị hạch toán độc lập. Chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word cũng được các nhân viên kế toán của Trung tâm sử dụng khá thành thạo trong công việc. Tuy nhiên, do tính chất công việc không sử dụng nhiều đến chương trình này nên các nhân viên kế toán của Trung tâm vẫn chưa am hiểu và sử dụng thành thạo được toàn bộ các tính năng của Microsoft Word. Điều này sẽ dẫn đến sự lúng túng của kế toán viên nếu gặp phải công việc đột xuất cần sử dụng một số tính năng đặc biệt của Microsoft Word trong soạn thảo văn bản. Sau Tài chính doanh nghiệp thì Microsoft Excel là chương trình không thể thiếu trong công việc kế toán hàng ngày tại Trung tâm. Một số phần hành kế toán như thuế, đầu tư XDCB không sử dụng phần mềm Tài chính doanh nghiệp nên Microsoft Excel là chương trình trợ giúp đắc lực cho công việc của các phần hành kế toán này. Đồng thời, chương trình Excel còn được sử dụng cho công tác kiểm kê Tài sản-Nguồn vốn trên toàn ngành BCVT. Tuy nhiên, hiệu quả sử dụng Excel trong công việc hàng ngày tại Trung tâm nhìn chung chưa cao. Cũng giống như đối với chương trình Microsoft Word, vẫn còn nhiều nhân viên kế toán chưa sử dụng thành thạo Excel trong công việc, cũng như chưa am hiểu được toàn bộ các tính năng quan trọng của chương trình này. Các kế toán viên cũng chưa biết cách tận dụng những tính năng rất hữu ích và độc đáo của Excel để hỗ trợ cho công việc. Phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp chỉ hỗ trợ cho kế toán trong việc hạch toán và tổng hợp số liệu, còn phần lớn công việc tính toán, kiểm tra tính chính xác của các phép tính trên chứng từ, đặc biệt là đối với các chứng từ phát sinh từ các đơn vị bên ngoài Trung tâm và Tập đoàn, như hoá đơn điện, nước thuê ngoài, hoá đơn thuê các trạm BTS, đều do kế toán thực hiện ngoài chương trình. Do đó, nếu các
  15. nhân viên kế toán của Trung tâm sử dụng thành thạo Excel, đặc biệt là các chức năng hỗ trợ cho công việc kế toán của Excel thì việc tính toán sẽ nhanh chóng hơn mà vẫn đảm bảo độ chính xác cao, đồng thời khối lượng công việc hàng ngày cũng sẽ được giảm nhẹ đi rất nhiều. Tuy nhiên hiện nay, công việc này phần lớn vẫn được các kế toán viên của Trung tâm thực hiện thủ công là chính. Tại Trung tâm sử dụng các chương trình hỗ trợ Internet và hộp thư điện tử để gửi báo cáo lên đơn vị cấp trên khi đường truyền trên chương trình kế toán Tài chính doanh nghiệp bị lỗi. Ngoài ra, Trung tâm còn sử dụng trình duyệt Web truy cập vào trang Web nội bộ của Tập đoàn BCVT Việt Nam để thực hiện các cuộc kiểm kê Tài sản-Nguồn vốn trên toàn ngành, cũng như để tra cứu các thông tin nội bộ Tập đoàn. Nhìn chung, so với nhiều doanh nghiệp hiện nay của Việt Nam, công tác tổ chức ứng dụng CNTT hỗ trợ cho công việc kế toán tài chính tại VNP3 khá tốt. Nhờ chính sách và sự quan tâm đầu tư hợp lý cho ứng dụng CNTT của Tập đoàn BCVT Việt Nam mà VNP3 đã có được sự tiếp cận nhanh chóng đối với những tiến bộ của CNTT. Bên cạnh việc đầu tư cho các thiết bị phần cứng hiện đại, Trung tâm cũng đã có được sự đầu tư đúng mực cho các phần mềm ứng dụng, hỗ trợ cho công tác kế toán của đơn vị. Đặc biệt, việc tăng cường ứng dụng Internet hỗ trợ công tác quản lý, kiểm soát trong lĩnh vực Kế toán-Tài chính-Thống kê của Tập đoàn BCVT Việt Nam đã tạo điều kiện cho các đơn vị thành viên của Tập đoàn, trong đó có VNP3, khai thác được những tiện ích của Internet và phát triển công nghệ Internet trong kinh doanh nói chung và kinh doanh BCVT nói riêng. Mặc dù hiệu quả ứng dụng các phần mềm hỗ trợ cho công tác kế toán tại Trung tâm chưa cao, song với sự chú trọng đầu tư và phát triển các ứng dụng của CNTT vào công tác kế toán tài chính như hiện nay, trong thời gian sắp tới Trung tâm sẽ có điều kiện để cải thiện và nâng cao hiệu quả sử dụng các phần mềm, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động kế toán tài chính của đơn vị.
  16. CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP Qua thời gian thực tập tại VNP3 tôi đã có dịp được tìm hiểu về đặc điểm kinh doanh và tình hình hoạt động của Trung tâm. Tôi nhận thấy Trung tâm đã áp dụng đúng các nguyên tắc, chuẩn mực và các phương pháp kế toán theo chế độ kế toán hiện nay quy định. Bên cạnh việc tuân thủ đúng các quy định của chế độ kế toán Trung tâm cũng đã có sự vận dụng các chuẩn mực, nguyên tắc này cho phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh cũng như quy mô hoạt động của đơn vị. Công tác tổ chức kế toán và ứng dụng CNTT tại Trung tâm được thực hiện khá tốt và nghiêm túc. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm có được, trong công tác tổ chức kế toán và ứng dụng CNTT của Trung tâm cũng khó tránh khỏi tồn tại những nhược điểm cần khắc phục. Do đó trong phần này sẽ đưa ra nhận xét về những mặt mạnh, yếu trong tổ chức kế toán và ứng dụng CNTT tại Trung tâm Dịch vụ viễn
  17. thông khu vực III. Đồng thời tôi cũng xin đề xuất một số giải pháp của bản thân nhằm giúp Trung tâm hoàn thiện các nội dung của tổ chức kế toán và nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác kế toán tại Trung tâm. 1.1 VỀ ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM. VNP3 là đơn vị hạch toán phụ thuộc, trực thuộc GPC. Là một đơn vị hạch toán phụ thuộc, Trung tâm cũng có những thuận lợi và những khó khăn nhất định trong quá trình tổ chức công tác kế toán tại đơn vị. * Thuận lợi: - Trung tâm không phải tốn nhiều thời gian và chi phí để thiết lập hệ thống tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán cho phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh viễn thông của đơn vị. Việc thiết lập các hệ thống này do Tập đoàn BCVT Việt Nam thực hiện. Nhiệm vụ của Trung tâm chỉ là dựa trên những tài khoản, chứng từ và sổ sách kế toán mà Tập đoàn BCVT Việt Nam đã thiết lập mà lựa chọn, vận dụng cho phù hợp với yêu cầu quản lý, hạch toán của đơn vị và phù hợp với những quy định của Tập đoàn. * Khó khăn: - Là một đơn vị hạch toán phụ thuộc, Trung tâm không được quyền quyết định những vấn đề về kế toán toán phát sinh vượt quá phạm vi quyền hạn của mình mà phải xin ý kiến của GPC và Tập đoàn. Điều này ảnh hưởng đến tiến độ công việc kế toán của Trung tâm, đồng thời cũng ảnh hưởng đến mối quan hệ kinh doanh của Trung tâm với các đơn vị bên ngoài Tập đoàn. - Các báo cáo của Trung tâm khi nộp lên GPC và Tập đoàn thường phải mất khá lâu để tiến hành kiểm tra và hạch toán trên Tập đoàn. Vì phạm vi hoạt động của Tập đoàn rất lớn nên phải tốn nhiều thời gian cho việc kiểm tra các báo cáo của tất cả các đơn vị, do đó phải khá lâu sau thì các báo cáo của Trung tâm mới được chính thức công nhận. Điều này sẽ gây khó khăn cho Trung tâm khi phát sinh nhu cầu sử dụng các báo cáo kế toán cho công tác quản lý, đặc biệt là đối với nhu cầu quản lý của các cơ quan chức năng tại địa phương mà Trung tâm hoạt động.
  18. 1.2 VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CHỨNG TỪ TẠI TRUNG TÂM. Hiện nay hệ thống chứng từ mà Trung tâm đang sử dụng phần lớn là các chứng từ bắt buộc theo quy định của Nhà nước và một số chứng từ kế toán đặc thù theo yêu cầu của Tập đoàn BCVT Việt Nam. Trình tự luân chuyển chứng từ chặt chẽ, đảm bảo chế độ kiểm tra chứng từ nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật. Nhìn chung, trình tự luân chuyển chứng từ tương đối giống so với lý thuyết đã được học. Trung tâm cũng thực hiện nghiêm túc việc bảo quản, lưu trữ chứng từ theo quy định của Nhà nước. * Ưu điểm: - Việc kiểm tra qua từng khâu của quá trình luân chuyển chứng từ làm tăng tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên chứng từ. - Chứng từ tại Trung tâm được phân loại theo nội dung kinh tế tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công quản lý, sử dụng và xử lý chứng từ kế toán theo từng phần hành kế toán có liên quan, và là cơ sở tổ chức bộ máy kế toán tại Trung tâm. * Nhược điểm: - Công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ vẫn còn tồn tại những thiếu sót, tình trạng thất lạc chứng từ vẫn xảy ra. Việc lưu trữ tài liệu kế toán còn gặp nhiều khó khăn do không gian của phòng kế toán khá hẹp. - Tình trạng chậm trễ trong việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban vẫn thường xảy ra, làm ảnh hưởng đến việc kiểm tra chứng từ, hạch toán và báo cáo của kế toán, đặc biệt là đối với các báo cáo phải nộp cho cơ quan thuế vào những dịp cuối tháng hay cuối quý.  Một số giải pháp đề xuất: - Phòng kế toán nên phối hợp chặt chẽ hơn với các phòng ban trong công ty để hỗ trợ cho quá trình luân chuyển và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán. Các phòng ban trước khi chuyển chứng từ, tài liệu về phòng kế toán nên sắp xếp thứ tự các chứng từ theo ngày phát sinh hoặc theo số hợp đồng để thuận tiện cho kế toán kiểm
  19. tra chứng từ, tránh tình trạng thiếu hoặc thất lạc chứng từ, đặc biệt trong những ngày có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Phòng kế toán nên đề nghị một thời hạn cho các phòng ban nộp các chứng từ về lao động, tiền lương lên phòng kế toán, để kế toán thuế kịp thời kiểm tra và lập báo cáo thuế TNCN nộp cho cơ quan thuế. 1.3 VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN. Bộ máy kế toán được tổ chức tập trung tại Trung tâm với các nhân viên kế toán được phân công phụ trách từng phần hành kế toán nhất định. * Ưu điểm: - Môi trường làm việc thân thiện, hoà nhã, làm giảm áp lực cho các kế toán viên trong công việc. - Ngoài thực hiện tốt phần công việc được giao, các nhân viên kế toán còn hỗ trợ nhau trong công việc, nâng cao hiệu quả công việc kế toán của Trung tâm. - Các nhân viên của phòng kế toán đều có trình độ đại học trở lên, tạo điều kiện cho việc triển khai nhanh chóng các chế độ, chuẩn mực kế toán mới và ứng dụng CNTT cho công tác kế toán tại Trung tâm được nhanh chóng, đạt hiệu quả cao. - Kế toán trưởng của Trung tâm được sự hỗ trợ bởi kế toán phó trong công việc sẽ đảm bảo cho các nguyên tắc, các chuẩn mực, các quy định của Trung tâm, của Tập đoàn và của các cơ quan Nhà nước về tài chính kế toán được tuân thủ nghiêm túc tại Trung tâm. - Chỉ tiêu công nợ được phân chia quản lý theo từng phần hành kế toán đảm bảo cho công nợ của Trung tâm được theo dõi chặt chẽ, đồng thời cũng dễ xác định trách nhiệm của các kế toán phần hành khi có vấn đề phát sinh liên quan đến công nợ. * Nhược điểm: - Kế toán phó kiêm kế toán tổng hợp vừa thực hiện các công việc của một kế toán tổng hợp, vừa phải phụ trách lĩnh vực tin học, mạng kế toán, mạng truyền số liệu của phòng khiến khối lượng công việc rất lớn, đặc biệt là vào các kỳ báo cáo. Thêm vào đó, kế toán phó phải thay kế toán trưởng để chỉ đạo công tác kế toán của
  20. phòng và điều hành công việc khi kế toán trưởng đi vắng, điều này có thể làm giảm hiệu quả công việc của kế toán phó. - Việc phân chia quản lý công nợ theo từng phần hành kế toán khiến cho khối lượng công việc của kế toán kinh doanh sim, thẻ nhiều lên. Kế toán kinh doanh sim, thẻ ngoài việc phụ trách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động kinh doanh và công nợ sim thẻ, hàng ngày vốn đã phát sinh nhiều ở Trung tâm, vừa phải phụ trách công nợ liên quan đến doanh thu phân chia. Với khối lượng công việc nhiều như vậy, hiệu quả công việc của kế toán kinh doanh sim thẻ sẽ bị giảm sút, đặc biệt là vào những ngày có nhiều nghiệp vụ phát sinh và vào những dịp phải lập báo cáo. Ngoài ra, kế toán kinh doanh sim, thẻ cũng gặp phải khó khăn trong việc lưu trữ và bảo quản chứng từ liên quan đến phần hành kế toán của mình, đồng thời công tác quản lý công nợ cũng sẽ gặp phải những thiếu sót có thể gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của Trung tâm, bởi vì công nợ là vấn đề quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Trong thời gian sắp tới khi mà kho sim, thẻ được chuyển từ phòng kinh doanh-tiếp thị về phòng kế toán thì kế toán kinh doanh sim, thẻ sẽ phải kiêm luôn nhiệm vụ quản lý kho sim, thẻ, như vậy khối lượng công việc sẽ càng nhiều thêm.  Một số giải pháp đề xuất: - Kế toán trưởng có thể phân công kế toán đầu tư XDCB phối hợp với kế toán phó trong việc nghiên cứu, triển khai ứng dụng CNTT trong công tác kế toán của Trung tâm, nhằm giảm nhẹ công việc cho kế toán phó và nâng cao hiệu quả của việc ứng dụng CNTT tại phòng kế toán. - Nên chia kế toán kinh doanh sim, thẻ thành hai mảng là mảng kinh doanh sim, thẻ và mảng công nợ sim, thẻ và doanh thu phân chia giao cho hai kế toán viên phụ trách, đồng thời hai nhân viên này cũng sẽ phối hợp với nhau trong hoạt động kinh doanh sim, thẻ. - Hiện nay, kho sim, thẻ do phòng KD-TT phụ trách và kho vật tư do phòng KH-VT của Trung tâm phụ trách. Trong thời gian sắp tới, hai kho này sẽ được chuyển về cho phòng kế toán phụ trách. Do vậy để giảm tải công việc cho kế toán, đồng thời đảm bảo công tác quản lý kho được hiệu quả, giảm thiểu tình trạng mất

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

Đồng bộ tài khoản