Ứng dụng tin học trong kế toán

Chia sẻ: haidang_8455

Tổ chức công tác kế toán là xương sống của một công ty, tổ chức công tác kế toán có tốt thì việc quản lý tài chính và kinh doanh mới hiệu quả. Tổ chức công tác kế toán phải xây dựng theo từng doanh nghiệp, phù hợp với nhu cầu quản lý của doanh nghiệp đó. Thực tế cho thấy, doanh nghiệp nào có hệ thống kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh và đáp ứng được yêu cầu quản lý, thì hoạt động kế toán-tài chính của doanh nghiệp đó sẽ hoạt động có hiệu quả, góp phần thúc đẩy hoạt...

Bạn đang xem 10 trang mẫu tài liệu này, vui lòng download file gốc để xem toàn bộ.

Nội dung Text: Ứng dụng tin học trong kế toán

2.2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CNTT TẠI CÁC DOANH NGHIỆP VIỆT NAM
HIỆN NAY.

Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) phối hợp cùng Tập
đoàn Dữ liệu Quốc tế tại Việt Nam (IDG Việt Nam) đã thực hiện cuộc điều tra
“Thực trạng ứng dụng CNTT-TT trong doanh nghiệp Việt Nam”, được công bố ngày
23/3/2006, nhằm đánh giá tổng quan thực trạng ứng dụng CNTT trong doanh nghiệp
năm 2004-2005. Đã có 2.233 doanh nghiệp tại 5 thành phố lớn là Hà Nội, TP. HCM,
Đà Nẵng, Hải Phòng và Cần Thơ tham gia cuộc điều tra. Theo cuộc điều tra này, tỷ
trọng đầu tư cho CNTT trong doanh nghiệp cho thấy các doanh nghiệp chi tiêu cho
phần cứng chiếm 59,9%, trong khi chi tiêu cho phần mềm chiếm 10,9%; đầu tư cho
Internet và website chiếm 12,7%; dịch vụ 9,8%; đào tạo 4,8% và phụ kiện 1,8%. Theo
ông Nguyễn Trí Thanh, Trưởng phòng tin học của Viện Tin học Doanh nghiệp thì “tỷ
lệ đầu tư này cho thấy sự bất hợp lý giữa chi tiêu cho phần cứng và phần mềm so
với tỷ lệ chung của thế giới. Hơn nữa, chi tiêu cho đào tạo (4,8%) là quá thấp để
nâng cao kỹ năng CNTT cho đội ngũ nhân viên doanh nghiệp”.

Về ứng dụng phần mềm, số lượng phần mềm chuyên dùng chiếm tới 79,2%,
trong đó đa số là các phần mềm kế toán, có khoảng 60% doanh nghiệp sử dụng phần
mềm kế toán. Thị trường phần mềm kế toán dường như rất đa dạng khi Top 10
phần mềm kế toán thông dụng nhất cũng chỉ chiếm 35% thị phần. Một công trình
khảo sát trên 200 doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam (Thực hiện bởi nhóm nghiên
cứu của trường Đại học Kinh tế TP.HCM – PGS. TS. Nguyễn Việt chủ nhiệm) về
việc sử dụng các phần mềm kế toán cho ta thấy tỷ lệ như sau:

• Mua phần mềm có sẵn chiếm tỷ lệ 48%;

• Thuê các công ty phần mềm viết chiếm tỷ lệ 24%;

• Tự doanh nghiệp viết phần mềm chiếm tỷ lệ 21%;

• Còn lại là 7% các doanh nghiệp không sử dụng phần mềm kế toán.

Thực tế hiện nay cho thấy, tình trạng sử dụng phần mềm ở các doanh nghiệp
còn rất sơ khai, ngoài phần mềm kế toán, các phần mềm sử dụng phổ biến nhất là
các phần mềm văn phòng của Microsoft, chiếm tỷ lệ 19,7%, sau đó là ứng dụng
Internet cơ bản như lướt Web hay thư điện tử. Đa số các doanh nghiệp vẫn tỏ ra
lưỡng lự khi đầu tư vào các phần mềm quản lý. Phần mềm quản trị nguồn lực
doanh nghiệp (ERP) chỉ chiếm 1,1%, trong đó ngành sản xuất đứng đầu trong ứng
dụng ERP. Các doanh nghiệp nhỏ cảm thấy hài lòng với kiểu quản lý thủ công hiện
nay và chưa tính toán thấu đáo về khả năng đầu tư vào gói phần mềm quản lý.

Bên cạnh việc thiếu thông tin về lợi ích của ứng dụng tin học và nhận thức
chưa cao đã dẫn đến việc các doanh nghiệp chưa hoặc không đầu tư phù hợp cho
lĩnh vực này. Điều này khiến doanh nghiệp sẽ gặp nhiều thiệt thòi.

Hiện tại việc áp dụng tin học trong quản lý tài chính kế toán đã bao quát hầu
hết các hoạt động nghiệp vụ chính, giúp giảm nhẹ công việc của cán bộ nghiệp vụ,
tăng khối lượng công việc hoàn thành, tạo thuận lợi cho hoạt động tác nghiệp đã
phát huy hiệu quả tốt. Tuy nhiên đa phần các ứng dụng trong doanh nghiệp hiện nay
đều triển khai theo mô hình cục bộ, xử lý dữ liệu phân tán.

Bên cạnh những kết quả đã đạt được, việc áp dụng tin học trong doanh
nghiệp vẫn còn tồn tại một số bất cập sau:

ậ Áp dụng tin học mới chỉ dừng ở mức thấp hỗ trợ tác nghiệp thay thế một
phần các lao động thủ công.

ủ Xét trên khả năng đáp ứng của việc ứng dụng CNTT với quy trình kinh
doanh hiện tại, trên một số lĩnh vực chính vẫn còn nhiều yếu kém như:

- Chưa cung cấp được các thông tin mang tính hỗ trợ ra quyết định cho Lãnh
đạo.

- Các hệ thống vẫn mang tính độc lập trong từng hệ thống, mức độ liên kết
chia sẻ, trao đổi dữ liệu chưa cao.

Những vấn đề nêu trên có một số nguyên nhân chủ quan và khách quan như
sau:

- Việc triển khai các hệ thống quản lý tài chính kế toán phụ thuộc nhiều vào
việc cải tiến các quy trình nghiệp vụ, trong khi đó các quy trình nghiệp vụ chưa được
chuẩn hóa và thiếu sự liên kết giữa các lĩnh vực khác nhau với nhau, do vậy việc áp
dụng tin học phải phân nhỏ theo lĩnh vực, do vậy mức độ đáp ứng đối với yêu cầu
quản lý của ứng dụng chưa cao.
- Giữa việc hoạch định chính sách và xây dựng các mô hình áp dụng tin học
chưa đồng bộ được với nhau, đặc biệt thiếu những quy hoạch, định hướng cụ thể
cho từng lĩnh vực quản lý.

- Hạ tầng kỹ thuật chưa đáp ứng được yêu cầu quản lý và chưa được quan
tâm đầu tư đồng bộ.

- Đội ngũ cán bộ phục vụ trực tiếp cho công tác CNTT còn rất thiếu, hầu hết
là cán bộ kiêm nhiệm. Hơn nữa tổ chức đội ngũ này chưa được quan tâm đúng mức
nên hiệu quả triển khai chưa cao.

Khi doanh nghiệp tăng trưởng nhanh, bộ máy cồng kềnh hơn, hiệu quả kinh
doanh đòi hỏi cao hơn hay khi doanh nghiệp sắp lên sàn chứng khoán thì đó cũng là
lúc việc áp dụng tin học trong quản lý tài chính, kế toán cần phải được quan tâm
hàng đầu. Bên cạnh đó nhiều thách thức mới cũng sẽ nảy sinh đòi hỏi các doanh
nghiệp phải tìm cách khắc phục.

2.3 TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI TRUNG
TÂM DỊCH VỤ VIỄN THÔNG KHU VỰC III HIỆN NAY.

Được thành lập để hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ viễn thông, một ngành
công nghệ hiện đại và có tốc độ tăng trưởng nóng hiện nay ở Việt Nam, nên ngay từ
khi mới thành lập, VNP3 đã được GPC và Tập đoàn BCVT Việt Nam đầu tư khá chu
đáo cho việc ứng dụng CNTT tại đơn vị. Nhờ có hệ thống máy móc, thiết bị phần
cứng hiện đại, được trang bị để phục vụ cho việc xây dựng, quản lý, vận hành, bảo
dưỡng, và khai thác mạng lưới các dịch vụ viễn thông, nên việc ứng dụng CNTT ở
VNP3 được tiến hành khá thuận lợi. Phòng kế toán của VNP3 đã được sử dụng các
phần mềm trong công tác kế toán ngay từ buổi đầu đi vào hoạt động (năm 1997),
trong khi vào thời điểm đó đa số các doanh nghiệp Việt Nam vẫn đang làm kế toán
thủ công là chính, và CNTT thời bấy giờ vẫn chưa phát triển mạnh ở Việt Nam.
Điều này cho thấy VNP3 đã có một nền tảng vững chắc cho việc tiếp cận với công
nghệ hiện đại và nâng cấp các ứng dụng CNTT trong quá trình hoạt động của mình.
Những phần mềm được sử dụng tại phòng kế toán của Trung tâm lúc bấy giờ gồm
có Microsoft Word và Microsoft Excel phiên bản 1997, và chương trình kế toán trên
máy vi tính với Foxpro for Dos. Qua 10 năm hoạt động, Trung tâm đã có nhiều lần
nâng cấp các hệ điều hành, phần mềm cũng như thay đổi các chương trình kế toán
sử dụng. Hiện nay, Trung tâm đang sử dụng phần mềm kế toán Tài chính doanh
nghiệp do Trung tâm điện toán và truyền số liệu (VDC), đơn vị trực thuộc Tập đoàn
BCVT Việt Nam thiết kế, và bộ Microsoft Office 2003, mỗi nhân viên kế toán đều
được trang bị một máy tính hiện đại có tốc độ xử lý cao, tất cả các máy tính của
phòng kế toán đều chạy trên hệ điều hành Window XP.

2.3.1 Một số nét tổng quát về chương trình Tài chính doanh nghiệp
(Verison 5.10VB).

2.3.1.1 Cơ sở dữ liệu, giao diện với người sử dụng.

Phần mềm Tài chính doanh nghiệp được sử dụng thống nhất trên toàn Tập
đoàn BCVT Việt Nam và được áp dụng tại VNP3 từ đầu năm 2006. Phần mềm sử
dụng hệ quản trị CSDL Oracle 8i; Hệ quản trị mạng Windows NT 4.0, NT 2000, Win
XP, Unix; Sử dụng cho các máy trạm chạy trên nền các hệ điều hành Windows 95,
98, NT workstasion, NT 2000, XP; Giao diện sử dụng Visual Basic 6.0 (sp4 trở lên).

Việc sử dụng Hệ quản trị CSDL Oracle 8i cho phần mềm Tài chính doanh
nghiệp là một quyết định đúng đắn và có tầm nhìn chiến lược của Tập đoàn BCVT
Việt Nam. Hệ quản trị CSDL Oracle rất phù hợp với quy mô, đặc điểm kinh doanh
của ngành BCVT cũng như xu hướng sử dụng Hệ quản trị CSDL của các Tập đoàn
lớn ở Việt Nam và trên thế giới. Có thể nói, Hệ quản trị CSDL Oracle là một hệ
quản trị CSDL hàng đầu trên thế giới. Hơn hai phần ba trong số 500 Tập đoàn công
ty lớn nhất thế giới (Fortune 500) sử dụng Oracle. Ở Việt Nam hầu hết các đơn vị
lớn thuộc các ngành ngân hàng, kho bạc, thuế, bảo hiểm, bưu điện, hàng không, dầu
khí,… đều sử dụng hệ quản trị CSDL Oracle. Có được như thế là vì Oracle hiện
đang dẫn đầu về các tính năng như:

• Độ ổn định và tin cậy cao

• Khả năng xử lý dữ liệu rất lớn, có thể lên đến hàng trăm TeraByte (1
TeraByte ~ 1,000 GigaByte ~ 1,000,000,000 KiloByte) mà vẫn đảm bảo tốc độ xử lý
dữ liệu rất cao.
• Khả năng bảo mật rất cao, Oracle đạt độ bảo mật cấp C2 theo tiêu chuẩn
bảo mật của Bộ Quốc Phòng Mỹ và công nghệ CSDL Oracle vốn được hình thành từ
yêu cầu đặt hàng của các cơ quan an ninh FBI và CIA.

Mặc dù đã có mặt tại Việt nam từ những năm 90 nhưng mãi cho đến cách đây
vài năm, Oracle vẫn chỉ mới được các cơ quan nhà nước và các tổng công ty rất lớn
sử dụng, vẫn chưa có nhiều doanh nghiệp quan tâm vì Oracle vốn được các doanh
nghiệp liệt vào hạng “cao cấp và đắt tiền”. Cũng chính vì lẽ đó mà không có nhiều
công ty phần mềm dám đầu tư xây dựng sản phẩm phần mềm ứng dụng cho doanh
nghiệp theo công nghệ này. Vì vậy, Tập đoàn BC-VT Việt Nam đã tự đầu tư xây
dựng phần mềm Tài chính doanh nghiệp cho riêng mình chứ không tìm mua phần
mềm đã được các công ty phần mềm thiết kế sẵn ngoài thị trường.

Việc tự thiết kế phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp có những thuận
lợi và những khó khăn nhất định. Về thuận lợi là người viết am hiểu công việc của
Tập đoàn, nên phần mềm viết ra sẽ nhanh chóng hỗ trợ được cho công việc, tiến độ
có thể kiểm soát được và khi cần mở rộng phần mềm thì có thể được thực hiện dễ
dàng. Những khó khăn sẽ gặp phải trong khi tự thiết kế phần mềm là người viết đôi
khi không thành thạo hết các lĩnh vực nên đòi hỏi phải có người mô tả công việc,
phải khảo sát công việc lâu dài, đối với doanh nghiệp lớn như Tập đoàn BCVT Việt
Nam thì phải huy động nhiều người tham gia, kể cả những người nằm ngoài doanh
nghiệp và điều quan trọng là chi phí thiết kế phần mềm khá cao.

2.3.1.2 Nguyên tắc phân quyền và lưu chuyển số liệu.

a. Phân quyền sử dụng chương trình.

- Kế toán trưởng của đơn vị được quy định là người có quyền cao nhất trong
việc sử dụng chương trình.

- Mỗi kế toán viên khi sử dụng chương trình đều có một mã duy nhất gắn với
các quyền sử dụng với mức độ khác nhau đối với hệ thống và từng phần hành
nghiệp vụ.

- NSD chịu trách nhiệm về số liệu do mình cập nhật.
- NSD khác chỉ có quyền xem hoặc tách thống kê tài khoản, không thể sửa
hạch toán tài khoản và tổng tiền Nợ, Có.

b. Lưu chuyển số liệu.

- Trong một đơn vị độc lập CSDL được quản lý tập trung và duy nhất.

- Số liệu giữa các cấp được truyền tự động theo yêu cầu quản lý và đảm bảo
an toàn số liệu. Trong trường hợp đường truyền xấu có thể truyền theo phương pháp
thủ công.

- Việc khai báo chế độ lưu chuyển thông tin do quản trị hệ thống mạng đơn vị
đảm nhiệm.

2.3.1.3 Các Modules.

Chương trình Tài chính doanh nghiệp được chia thành các Modules sau:


Ngoại bảng Vật tư,CC Bảo hiểm Séc CK Thuế VAT




KẾ TOÁN




Tiền tệ XDCB Tài sản D.thu Công nợ

• Module Kế toán: phản ánh nghiệp vụ kế toán tổng hợp

• Module Vật tư, công cụ: phản ánh nghiệp vụ kế toán vật tư, công cụ

• Module Công nợ: phản ánh nghiệp vụ kế toán công nợ

• Module Tiền tệ: phản ánh nghiệp vụ kế toán tiền tệ các loại

• Module XDCB: phản ánh nghiệp vụ kế toán xây dựng cơ bản

• Module Thuế VAT: phản ánh nghiệp vụ kế toán thuế GTGT

• Module Tài sản: phản ánh nghiệp vụ kế toán tài sản

• Module Doanh thu: phản ánh nghiệp vụ kế toán kinh doanh hàng hoá
• Module Ngoại bảng: phản ánh nghiệp vụ kế toán tài khoản ngoại bảng

• Module Bảo hiểm: phản ánh nghiệp vụ bảo hiểm

• Module Séc CK: theo dõi nghiệp vụ Séc chuyển khoản

2.3.1.4 Vào chương trình.

Khi mở chương trình, hệ thống sẽ yêu cầu NSD nhập các thông số cần thiết
(Mã đơn vị, Mã NSD, mật khẩu), sau khi NSD nhập đúng, đủ các thông số yêu cầu
rồi bấm phím [Nhập], màn hình sử dụng chương trình sẽ hiện ra. Nếu nhập sai,
chương trình hiện thông báo “Cấm xâm nhập”. Đây là biện pháp bảo mật dữ liệu
của chương trình.

Về cơ bản, phần mềm Tài chính doanh nghiệp có nội dung tương tự như
phần mềm Fast Accounting đã được tiếp cận ở trường và các phần mềm kế toán
khác có sẵn trên thị trường. Màn hình giao diện chính của Tài chính doanh nghiệp
được thiết kế theo kiểu thực đơn và theo các phân hệ nghiệp vụ phù hợp với hoạt
động kế toán của Tập đoàn. Menu chính của chương trình (Hình 2.3.1) gồm các mục
sau:

Hình 2.3.1: Menu chính của chương trình




Hệ thống: Khai báo các thông số hệ thống của chương trình và các mã
nghiệp vụ. Menu hệ thống bao gồm các menu con sau:

- Hệ thống nội bộ, gồm các phần khai báo về đặc trưng của đơn vị
mình là: Hệ thống mã đơn vị; mã phòng; Mã cán bộ; Mã người sử dụng chương trình.

- Hệ thống chung, khai báo các phần dùng chung trong chương trình,
gồm: Mã sản phẩm, dịch vụ; Hệ thống mã khu vực; Hệ thống mã ngân hàng; Hệ
thống mã loại doanh nghiệp; Hệ thống mã tài khoản ngân hàng.
- Số liệu, gồm các phần khai báo: Ưu tiên nghiệp vụ (khai báo các
loại nghiệp vụ và sắp xếp thứ tự ưu tiên của từng loại nghiệp vụ trong quá trình tạo
chứng từ ghi sổ); Hạn thay đổi số liệu (chỉ ra hạn thay đổi số liệu theo từng nghiệp
vụ); Truyền số liệu lên cấp trên;

- Thay đổi người sử dụng.

ụ Kế toán: Nhập hạch toán kế toán tổng hợp, chứa các nghiệp vụ và thông số
liên quan đến phần kế toán, gồm các phần như: Hệ thống mã Tài khoản chi tiết; Hệ
thống mã thống kê; Hệ thống mã tài khoản - thống kê; Mã loại chứng từ hạch toán;
Nhập số dư đầu; Tổng hợp lại số liệu; Nhập chứng từ hạch toán…

ạ Vật tư, Công nợ, Tiền tệ, XDCB, Thuế VAT, Tài sản, Ngoại bảng, Bảo
hiểm…: là các menu quản lý nghiệp vụ chi tiết.

Bên cạnh đó, phần mềm Tài chính doanh nghiệp cũng có những điểm khác
biệt so với Fast Accounting và các phần mềm kế toán khác có sẵn trên thị trường.

Chương trình Tài chính doanh nghiệp được chia làm hai chương trình con là
chương trình Nhập chứng từ và chương trình Lập báo cáo, giao diện của hai chương
trình này đều giống nhau. Sau khi nhập chứng từ xong, nếu muốn lập báo cáo thì
phải chuyển qua đăng nhập vào chương trình Lập báo cáo, hệ thống không cho phép
vừa nhập chứng từ vừa lập báo cáo trên cùng một chương trình con. Đây là điểm
khác biệt so với chương trình kế toán máy Fast Accounting 2005 đã được học ở
trường. Trong Fast Accounting 2005, NSD vừa nhập chứng từ vừa lập báo cáo trên
cùng một giao diện của chương trình.

Một điểm khác biệt nữa là chương trình Tài chính doanh nghiệp được thiết kế
theo nguyên tắc của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, do đó chương trình chỉ cho
phép ghi chép sổ sách kế toán theo hình thức này mà thôi. Còn trong Fast Accounting,
NSD có thể lựa chọn một trong ba hình thức ghi sổ kế toán là: Chứng từ ghi sổ; Nhật
ký chung; Nhật ký chứng từ để ghi sổ kế toán. Sở dĩ có sự khác biệt này là do yêu
cầu sử dụng của mỗi phần mềm khác nhau.

Fast Accounting là phần mềm được công ty Cổ phần Phần mềm Tài chính kế
toán thiết kế sẵn để cung cấp cho khách hàng, là các công ty có nhu cầu sử dụng
phần mềm kế toán máy. Vì mỗi công ty khác nhau thì áp dụng một hình thức ghi sổ
kế toán khác nhau tại đơn vị mình, nhằm đáp ứng được nhu cầu của tất cả các công
ty, phần mềm Fast Accounting phải được thiết kế để sử dụng được nhiều hình thức
ghi sổ kế toán khác nhau. Còn phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp được Tập
đoàn BCVT Việt Nam tự đầu tư thiết kế nên nó phải được thiết kế phù hợp với đặc
điểm hoạt động kế toán của Tập đoàn, đồng thời thiết kế phần mềm kế toán Tài
chính doanh nghiệp chỉ sử dụng một hình thức ghi sổ kế toán là hình thức Chứng Từ
ghi sổ sẽ giúp Tập đoàn tiết kiệm chi phí hơn. Đây cũng là điểm khác nhau cơ bản
giữa phần mềm kế toán máy do doanh nghiệp tự đầu tư thiết kế với phần mềm kế
toán máy được các công ty phần mềm thiết kế sẵn trên thị trường.

Cửa sổ khai báo các thông số hệ thống của chương trình Tài chính doanh
nghiệp và thông số liên quan đến phần kế toán được thiết kế bao gồm hai phần:

ầ Phần bên trái hiển thị toàn bộ các thông số đã nhập

ậ Phần bên phải là phần nhập chi tiết cho từng thông số, chứa hai nút [Nhập]
và [Xoá] ở phía dưới phần nhập dữ liệu để NSD nhận hay xoá bỏ phần dữ liệu đã
nhập.

Cả hai phần này đều nằm trên cùng một cửa sổ, khi NSD chọn một thông số ở phần
bên trái cửa sổ nhập liệu thì phần bên phải sẽ hiển thị thông tin chi tiết của thông số
đó để NSD có thể nhập, sửa hoặc xoá các thông số này (Hình 2.3.2 và 2.3.3). Kiểu
thiết kế cửa sổ khai báo như vậy tạo điều kiện cho NSD vừa xem được toàn bộ các
thông số đã nhập, vừa có thể thực hiện thao tác chỉnh sửa hay nhập liệu cùng một
lúc. Điều này giúp cho NSD đối chiếu và kiểm tra các thông số đã nhập một cách dễ
dàng, nhanh chóng hơn.

Hình 2.3.2: Hệ thống mã tài khoản chi tiết
Hình 2.3.3: Hệ thống mã sản phẩm, dịch vụ




So với kiểu thiết kế cửa sổ nhập liệu của phần mềm kế toán Fast
Accounting, cửa sổ nhập liệu của chương trình Tài chính doanh nghiệp tỏ ra hiệu
quả hơn. Trong phần mềm kế toán Fast Accounting 2005, cửa sổ nhập các thông số
hệ thống và các thông số liên quan đến phần kế toán được thiết kế gồm hai cửa sổ
riêng biệt. Sau khi NSD chọn trên thực đơn phần thông số cần nhập, cửa sổ hiển thị
toàn bộ các thông số hiện có thuộc phần thông số đã chọn sẽ hiện ra trước tiên. Khi
NSD muốn nhập, sửa hay xoá một thông số nào đó trên cửa sổ này thì dịch con trỏ
đến vị trí của thông số đó và dùng các phím chức năng do chương trình quy định để
thực hiện thao tác, khi đó, một cửa sổ khác sẽ hiện ra để NSD tiến hành cập nhật dữ
liệu (Hình 2.3.5 và 2.3.6). Nếu NSD muốn xem lại toàn bộ các thông số đã nhập thì
phải sử dụng phím chức năng để thoát ra khỏi cửa sổ nhập liệu để trở về cửa sổ ban
đầu. Như vậy, kiểu thiết kế cửa sổ nhập liệu của Fast Accounting làm cho NSD mất
nhiều thời gian hơn cho việc kiểm tra, đối chiếu và cập nhật các thông số vì phải lặp
lại nhiều lần các thao tác, đồng thời dễ gây ra nhầm lẫn hoặc bỏ sót các dữ liệu.

Hình 2.3.5: Màn hình hiển thị chi tiết các tài khoản




Hình 2.3.6: Màn hình cập nhật một tài khoản




- Trong phần nhập chứng từ, chương trình Tài chính doanh nghiệp cho phép
NSD nhập chứng từ tổng hợp trước tiên, sau khi đã kiểm tra tính chính xác của các
thông tin ban đầu trên chứng từ tổng hợp, hệ thống sẽ nhận chứng từ này và cho
phép NSD liên kết tới phần nhập chứng từ chi tiết thuộc loại nghiệp vụ phát sinh
gốc của chứng từ đã nhập. Chương trình có các loại nghiệp vụ phát sinh gốc sau:
VT: vật tư; BH: bảo hiểm; CN: công nợ; TT: tiền tệ; NX: nguồn XDCB; CX: chi
XDCB; NB: ngoại bảng; TV: thuế GTGT; TS: tài sản; TK: thống kê (Hình 2.3.7). Đây
cũng là một điểm khác nữa của chương trình Tài chính doanh nghiệp so với Fast
Accounting 2005. Trong Fast Accounting 2005, khi muốn nhập chứng từ, NSD phải
xác định chứng từ chuẩn bị nhập thuộc loại nghiệp vụ phát sinh gốc nào, sau đó tìm
trên chương trình thanh thực đơn của loại nghiệp vụ gốc đó, vào phần nhập chứng
từ nằm trong nghiệp vụ đó và hạch toán. So với Fast Accounting 2005, phần nhập
chứng từ trong chương trình Tài chính doanh nghiệp đảm bảo quy trình kiểm soát
chứng từ trên máy chặt chẽ hơn. Chương trình Tài chính doanh nghiệp cho phép NSD
có thể kiểm soát những thông tin cơ bản trên chứng từ (ngày chứng từ, loại chứng
từ, số chứng từ, định khoản, số tiền) được hạch toán chính xác trước khi nhập tiếp
các thông tin chi tiết. Điều này cũng sẽ giúp tiết kiệm được thời gian chỉnh sửa trong
trường hợp nhập sai thông tin trên chứng từ.

Hình 2.3.7:Màn hình nhập chứng từ hạch toán




2.3.2 Các phần mềm khác được sử dụng tại VNP3.

Bên cạnh việc sử dụng phần mềm kế toán máy hỗ trợ cho công việc kế toán,
tại phòng kế toán của Trung tâm còn sử dụng bộ phần mềm tin học văn phòng
Microsoft Office 2003. Hai chương trình được sử dụng nhiều nhất là Mirosoft Word
và Microsoft Excel. Microsoft Word được sử dụng cho việc soạn thảo các văn bản,
các hợp đồng, các báo cáo kiểm kê, thiết kế mẫu chứng từ… của Trung tâm. Còn
Microsoft Excel thường được sử dụng cho việc lập bảng tính thuế, bảng tổng hợp
ngày công, tiền lương, bảng kê chi tiết đầu tư XDCB,…Kế toán đầu tư XDCB, kế
toán thuế là những người thường xuyên sử dụng Microsoft Excel.

Ngoài ra, các chương trình ứng dụng Internet cơ bản như lướt Web (Internet
Explorer) hay thư điện tử cũng được sử dụng tại phòng kế toán của Trung tâm nhằm
trao đổi thông tin với Tập đoàn và truyền số liệu lên cấp trên trong trường hợp
đường truyền trên phần mềm Tài chính doanh nghiệp bị lỗi.

2.3.3 Tình hình sử dụng các phần mềm tin học trong công tác kế toán tại
VNP3.

Tuy phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp mới được đưa vào sử dụng
trong năm 2006, nhưng cho đến nay, tất cả các nhân viên của phòng kế toán đã sử
dụng khá thành thạo chương trình. Điều này cho thấy công tác tổ chức đào tạo,
hướng dẫn sử dụng chương trình Tài chính doanh nghiệp ở Trung tâm đã được thực
hiện nghiêm túc và đảm bảo chất lượng.

Tuy nhiên, việc sử dụng phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp ở Trung
tâm vẫn còn tồn tại những bất cập. Do phần mềm này được VDC thiết kế để sử
dụng chung cho toàn Tập đoàn, bao gồm cả các đơn vị hạch toán độc lập, đơn vị
hạch toán phụ thuộc và đơn vị sự nghiệp, nên khi được áp dụng tại các loại hình đơn
vị này sẽ có nhiều hạn chế. VNP3 là đơn vị hạch toán phụ thuộc, chỉ hoạt động trong
lĩnh vực viễn thông nên không sử dụng các phân hệ kế toán XDCB, Thuế VAT, séc
CK, Tài sản, Ngoại bảng và Bảo hiểm. Mặc dù tại Trung tâm có kế toán XDCB, kế
toán TSCĐ, kế toán thuế nhưng vì tính chất hạch toán phụ thuộc của đơn vị nên các
phần hành kế toán này chỉ thực hiện hạch toán ban đầu hoặc theo dõi các nghiệp vụ
phát sinh và tình hình tăng giảm bên ngoài phần mềm để báo cáo lên đơn vị cấp trên,
không được hạch toán trên phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp.

Phần mềm Tài chính doanh nghiệp được thiết kế và xây dựng đáp ứng mô
hình tổ chức và phân cấp của một Tổng công ty, nên quy mô của chương trình khá
lớn, do đó việc áp dụng phần mềm vào một doanh nghiệp có quy mô vừa như VNP3
cũng gây khó khăn cho đơn vị. Khó khăn trước hết là nhân viên kế toán của Trung tâm
phải mất nhiều thời gian và công sức hơn cho việc tìm hiểu cách sử dụng phần
mềm, thay vì chỉ mất một ít thời gian khi sử dụng các phần mềm được thiết kế theo
quy mô phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Mặc dù mất khá nhiều thời gian
và công sức tìm hiểu cách sử dụng phần mềm nhưng mức độ ứng dụng chương trình
lại không cao, một số phần hành kế toán vẫn phải thực hiện ngoài chương trình vì
những phần hành kế toán này trong chương trình chỉ cho phép sử dụng đối với các
đơn vị hạch toán độc lập.

Chương trình soạn thảo văn bản Microsoft Word cũng được các nhân viên kế
toán của Trung tâm sử dụng khá thành thạo trong công việc. Tuy nhiên, do tính chất
công việc không sử dụng nhiều đến chương trình này nên các nhân viên kế toán của
Trung tâm vẫn chưa am hiểu và sử dụng thành thạo được toàn bộ các tính năng của
Microsoft Word. Điều này sẽ dẫn đến sự lúng túng của kế toán viên nếu gặp phải
công việc đột xuất cần sử dụng một số tính năng đặc biệt của Microsoft Word trong
soạn thảo văn bản.

Sau Tài chính doanh nghiệp thì Microsoft Excel là chương trình không thể
thiếu trong công việc kế toán hàng ngày tại Trung tâm. Một số phần hành kế toán
như thuế, đầu tư XDCB không sử dụng phần mềm Tài chính doanh nghiệp nên
Microsoft Excel là chương trình trợ giúp đắc lực cho công việc của các phần hành kế
toán này. Đồng thời, chương trình Excel còn được sử dụng cho công tác kiểm kê Tài
sản-Nguồn vốn trên toàn ngành BCVT. Tuy nhiên, hiệu quả sử dụng Excel trong công
việc hàng ngày tại Trung tâm nhìn chung chưa cao. Cũng giống như đối với chương
trình Microsoft Word, vẫn còn nhiều nhân viên kế toán chưa sử dụng thành thạo
Excel trong công việc, cũng như chưa am hiểu được toàn bộ các tính năng quan trọng
của chương trình này. Các kế toán viên cũng chưa biết cách tận dụng những tính
năng rất hữu ích và độc đáo của Excel để hỗ trợ cho công việc.

Phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp chỉ hỗ trợ cho kế toán trong việc
hạch toán và tổng hợp số liệu, còn phần lớn công việc tính toán, kiểm tra tính chính
xác của các phép tính trên chứng từ, đặc biệt là đối với các chứng từ phát sinh từ các
đơn vị bên ngoài Trung tâm và Tập đoàn, như hoá đơn điện, nước thuê ngoài, hoá đơn
thuê các trạm BTS, đều do kế toán thực hiện ngoài chương trình. Do đó, nếu các
nhân viên kế toán của Trung tâm sử dụng thành thạo Excel, đặc biệt là các chức năng
hỗ trợ cho công việc kế toán của Excel thì việc tính toán sẽ nhanh chóng hơn mà vẫn
đảm bảo độ chính xác cao, đồng thời khối lượng công việc hàng ngày cũng sẽ được
giảm nhẹ đi rất nhiều. Tuy nhiên hiện nay, công việc này phần lớn vẫn được các kế
toán viên của Trung tâm thực hiện thủ công là chính.

Tại Trung tâm sử dụng các chương trình hỗ trợ Internet và hộp thư điện tử để
gửi báo cáo lên đơn vị cấp trên khi đường truyền trên chương trình kế toán Tài chính
doanh nghiệp bị lỗi. Ngoài ra, Trung tâm còn sử dụng trình duyệt Web truy cập vào
trang Web nội bộ của Tập đoàn BCVT Việt Nam để thực hiện các cuộc kiểm kê Tài
sản-Nguồn vốn trên toàn ngành, cũng như để tra cứu các thông tin nội bộ Tập đoàn.

Nhìn chung, so với nhiều doanh nghiệp hiện nay của Việt Nam, công tác tổ
chức ứng dụng CNTT hỗ trợ cho công việc kế toán tài chính tại VNP3 khá tốt. Nhờ
chính sách và sự quan tâm đầu tư hợp lý cho ứng dụng CNTT của Tập đoàn BCVT
Việt Nam mà VNP3 đã có được sự tiếp cận nhanh chóng đối với những tiến bộ của
CNTT. Bên cạnh việc đầu tư cho các thiết bị phần cứng hiện đại, Trung tâm cũng đã
có được sự đầu tư đúng mực cho các phần mềm ứng dụng, hỗ trợ cho công tác kế
toán của đơn vị. Đặc biệt, việc tăng cường ứng dụng Internet hỗ trợ công tác quản
lý, kiểm soát trong lĩnh vực Kế toán-Tài chính-Thống kê của Tập đoàn BCVT Việt
Nam đã tạo điều kiện cho các đơn vị thành viên của Tập đoàn, trong đó có VNP3,
khai thác được những tiện ích của Internet và phát triển công nghệ Internet trong kinh
doanh nói chung và kinh doanh BCVT nói riêng.

Mặc dù hiệu quả ứng dụng các phần mềm hỗ trợ cho công tác kế toán tại
Trung tâm chưa cao, song với sự chú trọng đầu tư và phát triển các ứng dụng của
CNTT vào công tác kế toán tài chính như hiện nay, trong thời gian sắp tới Trung tâm
sẽ có điều kiện để cải thiện và nâng cao hiệu quả sử dụng các phần mềm, hỗ trợ
đắc lực cho hoạt động kế toán tài chính của đơn vị.
CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP

Qua thời gian thực tập tại VNP3 tôi đã có dịp được tìm hiểu về đặc điểm kinh
doanh và tình hình hoạt động của Trung tâm. Tôi nhận thấy Trung tâm đã áp dụng
đúng các nguyên tắc, chuẩn mực và các phương pháp kế toán theo chế độ kế toán
hiện nay quy định. Bên cạnh việc tuân thủ đúng các quy định của chế độ kế toán
Trung tâm cũng đã có sự vận dụng các chuẩn mực, nguyên tắc này cho phù hợp với
đặc điểm hoạt động kinh doanh cũng như quy mô hoạt động của đơn vị.

Công tác tổ chức kế toán và ứng dụng CNTT tại Trung tâm được thực hiện
khá tốt và nghiêm túc. Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm có được, trong công tác tổ
chức kế toán và ứng dụng CNTT của Trung tâm cũng khó tránh khỏi tồn tại những
nhược điểm cần khắc phục. Do đó trong phần này sẽ đưa ra nhận xét về những mặt
mạnh, yếu trong tổ chức kế toán và ứng dụng CNTT tại Trung tâm Dịch vụ viễn
thông khu vực III. Đồng thời tôi cũng xin đề xuất một số giải pháp của bản thân
nhằm giúp Trung tâm hoàn thiện các nội dung của tổ chức kế toán và nâng cao hiệu
quả ứng dụng CNTT trong công tác kế toán tại Trung tâm.

1.1 VỀ ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KẾ TOÁN TẠI TRUNG TÂM.

VNP3 là đơn vị hạch toán phụ thuộc, trực thuộc GPC. Là một đơn vị hạch
toán phụ thuộc, Trung tâm cũng có những thuận lợi và những khó khăn nhất định
trong quá trình tổ chức công tác kế toán tại đơn vị.

* Thuận lợi:

- Trung tâm không phải tốn nhiều thời gian và chi phí để thiết lập hệ thống tài
khoản, chứng từ và sổ sách kế toán cho phù hợp với đặc điểm hoạt động kinh doanh
viễn thông của đơn vị. Việc thiết lập các hệ thống này do Tập đoàn BCVT Việt Nam
thực hiện. Nhiệm vụ của Trung tâm chỉ là dựa trên những tài khoản, chứng từ và sổ
sách kế toán mà Tập đoàn BCVT Việt Nam đã thiết lập mà lựa chọn, vận dụng cho
phù hợp với yêu cầu quản lý, hạch toán của đơn vị và phù hợp với những quy định
của Tập đoàn.



* Khó khăn:

- Là một đơn vị hạch toán phụ thuộc, Trung tâm không được quyền quyết định
những vấn đề về kế toán toán phát sinh vượt quá phạm vi quyền hạn của mình mà
phải xin ý kiến của GPC và Tập đoàn. Điều này ảnh hưởng đến tiến độ công việc
kế toán của Trung tâm, đồng thời cũng ảnh hưởng đến mối quan hệ kinh doanh của
Trung tâm với các đơn vị bên ngoài Tập đoàn.

- Các báo cáo của Trung tâm khi nộp lên GPC và Tập đoàn thường phải mất
khá lâu để tiến hành kiểm tra và hạch toán trên Tập đoàn. Vì phạm vi hoạt động của
Tập đoàn rất lớn nên phải tốn nhiều thời gian cho việc kiểm tra các báo cáo của tất
cả các đơn vị, do đó phải khá lâu sau thì các báo cáo của Trung tâm mới được chính
thức công nhận. Điều này sẽ gây khó khăn cho Trung tâm khi phát sinh nhu cầu sử
dụng các báo cáo kế toán cho công tác quản lý, đặc biệt là đối với nhu cầu quản lý
của các cơ quan chức năng tại địa phương mà Trung tâm hoạt động.
1.2 VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CHỨNG TỪ TẠI TRUNG TÂM.

Hiện nay hệ thống chứng từ mà Trung tâm đang sử dụng phần lớn là các
chứng từ bắt buộc theo quy định của Nhà nước và một số chứng từ kế toán đặc thù
theo yêu cầu của Tập đoàn BCVT Việt Nam. Trình tự luân chuyển chứng từ chặt
chẽ, đảm bảo chế độ kiểm tra chứng từ nghiêm ngặt theo quy định của pháp luật.
Nhìn chung, trình tự luân chuyển chứng từ tương đối giống so với lý thuyết đã được
học. Trung tâm cũng thực hiện nghiêm túc việc bảo quản, lưu trữ chứng từ theo quy
định của Nhà nước.

* Ưu điểm:

- Việc kiểm tra qua từng khâu của quá trình luân chuyển chứng từ làm tăng
tính chính xác, đầy đủ của các thông tin trên chứng từ.

- Chứng từ tại Trung tâm được phân loại theo nội dung kinh tế tạo điều kiện
thuận lợi cho việc phân công quản lý, sử dụng và xử lý chứng từ kế toán theo từng
phần hành kế toán có liên quan, và là cơ sở tổ chức bộ máy kế toán tại Trung tâm.




* Nhược điểm:

- Công tác bảo quản, lưu trữ chứng từ vẫn còn tồn tại những thiếu sót, tình
trạng thất lạc chứng từ vẫn xảy ra. Việc lưu trữ tài liệu kế toán còn gặp nhiều khó
khăn do không gian của phòng kế toán khá hẹp.

- Tình trạng chậm trễ trong việc luân chuyển chứng từ giữa các phòng ban
vẫn thường xảy ra, làm ảnh hưởng đến việc kiểm tra chứng từ, hạch toán và báo cáo
của kế toán, đặc biệt là đối với các báo cáo phải nộp cho cơ quan thuế vào những
dịp cuối tháng hay cuối quý.

 Một số giải pháp đề xuất:

- Phòng kế toán nên phối hợp chặt chẽ hơn với các phòng ban trong công ty để
hỗ trợ cho quá trình luân chuyển và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán. Các phòng
ban trước khi chuyển chứng từ, tài liệu về phòng kế toán nên sắp xếp thứ tự các
chứng từ theo ngày phát sinh hoặc theo số hợp đồng để thuận tiện cho kế toán kiểm
tra chứng từ, tránh tình trạng thiếu hoặc thất lạc chứng từ, đặc biệt trong những
ngày có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

- Phòng kế toán nên đề nghị một thời hạn cho các phòng ban nộp các chứng từ
về lao động, tiền lương lên phòng kế toán, để kế toán thuế kịp thời kiểm tra và lập
báo cáo thuế TNCN nộp cho cơ quan thuế.

1.3 VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN.

Bộ máy kế toán được tổ chức tập trung tại Trung tâm với các nhân viên kế
toán được phân công phụ trách từng phần hành kế toán nhất định.

* Ưu điểm:

- Môi trường làm việc thân thiện, hoà nhã, làm giảm áp lực cho các kế toán
viên trong công việc.

- Ngoài thực hiện tốt phần công việc được giao, các nhân viên kế toán còn hỗ
trợ nhau trong công việc, nâng cao hiệu quả công việc kế toán của Trung tâm.

- Các nhân viên của phòng kế toán đều có trình độ đại học trở lên, tạo điều
kiện cho việc triển khai nhanh chóng các chế độ, chuẩn mực kế toán mới và ứng
dụng CNTT cho công tác kế toán tại Trung tâm được nhanh chóng, đạt hiệu quả cao.

- Kế toán trưởng của Trung tâm được sự hỗ trợ bởi kế toán phó trong công
việc sẽ đảm bảo cho các nguyên tắc, các chuẩn mực, các quy định của Trung tâm,
của Tập đoàn và của các cơ quan Nhà nước về tài chính kế toán được tuân thủ
nghiêm túc tại Trung tâm.

- Chỉ tiêu công nợ được phân chia quản lý theo từng phần hành kế toán đảm
bảo cho công nợ của Trung tâm được theo dõi chặt chẽ, đồng thời cũng dễ xác định
trách nhiệm của các kế toán phần hành khi có vấn đề phát sinh liên quan đến công
nợ.

* Nhược điểm:

- Kế toán phó kiêm kế toán tổng hợp vừa thực hiện các công việc của một kế
toán tổng hợp, vừa phải phụ trách lĩnh vực tin học, mạng kế toán, mạng truyền số
liệu của phòng khiến khối lượng công việc rất lớn, đặc biệt là vào các kỳ báo cáo.
Thêm vào đó, kế toán phó phải thay kế toán trưởng để chỉ đạo công tác kế toán của
phòng và điều hành công việc khi kế toán trưởng đi vắng, điều này có thể làm giảm
hiệu quả công việc của kế toán phó.

- Việc phân chia quản lý công nợ theo từng phần hành kế toán khiến cho khối
lượng công việc của kế toán kinh doanh sim, thẻ nhiều lên. Kế toán kinh doanh sim,
thẻ ngoài việc phụ trách các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến hoạt động
kinh doanh và công nợ sim thẻ, hàng ngày vốn đã phát sinh nhiều ở Trung tâm, vừa
phải phụ trách công nợ liên quan đến doanh thu phân chia. Với khối lượng công việc
nhiều như vậy, hiệu quả công việc của kế toán kinh doanh sim thẻ sẽ bị giảm sút,
đặc biệt là vào những ngày có nhiều nghiệp vụ phát sinh và vào những dịp phải lập
báo cáo. Ngoài ra, kế toán kinh doanh sim, thẻ cũng gặp phải khó khăn trong việc lưu
trữ và bảo quản chứng từ liên quan đến phần hành kế toán của mình, đồng thời công
tác quản lý công nợ cũng sẽ gặp phải những thiếu sót có thể gây ảnh hưởng đến
hoạt động kinh doanh của Trung tâm, bởi vì công nợ là vấn đề quan trọng đối với
hoạt động kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Trong thời gian sắp tới khi mà kho sim,
thẻ được chuyển từ phòng kinh doanh-tiếp thị về phòng kế toán thì kế toán kinh
doanh sim, thẻ sẽ phải kiêm luôn nhiệm vụ quản lý kho sim, thẻ, như vậy khối
lượng công việc sẽ càng nhiều thêm.

 Một số giải pháp đề xuất:

- Kế toán trưởng có thể phân công kế toán đầu tư XDCB phối hợp với kế toán
phó trong việc nghiên cứu, triển khai ứng dụng CNTT trong công tác kế toán của
Trung tâm, nhằm giảm nhẹ công việc cho kế toán phó và nâng cao hiệu quả của việc
ứng dụng CNTT tại phòng kế toán.

- Nên chia kế toán kinh doanh sim, thẻ thành hai mảng là mảng kinh doanh sim,
thẻ và mảng công nợ sim, thẻ và doanh thu phân chia giao cho hai kế toán viên phụ
trách, đồng thời hai nhân viên này cũng sẽ phối hợp với nhau trong hoạt động kinh
doanh sim, thẻ.

- Hiện nay, kho sim, thẻ do phòng KD-TT phụ trách và kho vật tư do phòng
KH-VT của Trung tâm phụ trách. Trong thời gian sắp tới, hai kho này sẽ được
chuyển về cho phòng kế toán phụ trách. Do vậy để giảm tải công việc cho kế toán,
đồng thời đảm bảo công tác quản lý kho được hiệu quả, giảm thiểu tình trạng mất
mát, hư hỏng,... thì phòng kế toán nên nghiên cứu việc tuyển thêm một nhân viên thủ
kho. Nhân viên thủ kho có thể phụ trách cả hai kho hoặc chỉ phụ trách kho sim, thẻ,
điều này sẽ tuỳ thuộc vào khả năng của thủ kho và nhu cầu của phòng kế toán.

1.4 VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KIỂM TRA KẾ TOÁN.

Tại VNP3 tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ và ký hợp đồng kiểm toán độc
lập với công ty kiểm toán. Trung tâm không tổ chức kiểm toán nội bộ do nhận thấy
hiệu quả kiểm soát không cao. Ngoài ra, Trung tâm cũng chịu sự kiểm tra kế toán từ
phía kiểm toán nội bộ của Tập đoàn BCVT Việt Nam thông qua các cuộc kiểm toán
đột xuất, và các cuộc kiểm kê trên toàn ngành.




* Ưu điểm:

- Vì Trung tâm không tổ chức kiểm toán nội bộ nên hoạt động kiểm soát nội
bộ tại Trung tâm phải được yêu cầu thực hiện nghiêm túc, và đầy đủ, đòi hỏi tinh
thần tự giác cao của các thành viên có liên quan đến quá trình kiểm soát. Điều này đã
được các nhân viên và ban lãnh đạo của Trung tâm thực hiện khá tốt.

- Việc phối hợp với kiểm toán độc lập để kiểm soát hoạt động kế toán tài
chính của Trung tâm sẽ tăng cường tính chính xác của các số liệu, báo cáo kế toán, và
sự tuân thủ pháp luật, các quy định về kế toán tài chính của các cơ quan Nhà nước và
của Tập đoàn tại Trung tâm. Đồng thời, kiểm toán độc lập cũng sẽ đưa ra các ý
kiến, nhận xét và đề xuất những giải pháp khắc phục hoặc nâng cao hiệu quả hoạt
động cho công tác kế toán của Trung tâm.

* Nhược điểm:

- Do trước đây phòng kế toán không phụ trách kiểm soát hai kho vật tư và kho
sim, thẻ nên khi hai kho này được chuyển về cho phòng kế toán quản lý thì các nhân
viên kế toán sẽ gặp phải nhiều khó khăn trong việc kiểm soát hai kho này.

 Giải pháp đề xuất:
Để giúp Trung tâm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, tôi xin đề xuất một
số giải pháp sau:

A. Kiểm soát kho:

* Để kiểm soát kho có hiệu quả:
- Chi tiết hàng hóa đến mức có thể, càng chi tiết càng tốt.
- Sắp xếp hàng hóa một cách khoa học để kiểm kê nhanh và chính xác.
- Tạo mã hàng hoá một cách khoa học, chi tiết một cách hợp lý, khoa học
- Xây dựng hệ thống hạch toán kế toán, hệ thống danh mục, hệ thống kho
một cách khoa học để có thể nhận biết đâu là hàng bán, đâu là hàng bảo hành.
- Nên cất giữ vật tư và hàng hoá vào nơi có khoá và chỉ người có thẩm quyền
mới có khoá mở chỗ đó.
- Hệ thống nội bộ nên tự kiểm soát lẫn nhau. Hàng nhập và hàng bán sẽ được
sự theo dõi độc lập của kế toán, thủ kho, bán hàng, và kinh doanh (nếu có).
- Nên tách biệt chức năng lưu giữ sổ sách hàng tồn kho (kế toán hàng tồn kho)
khỏi chức năng trông giữ hàng tồn kho (thủ quỹ).
- Thường xuyên kiểm kê và kiểm kê bất chợt.
- Định kỳ kiểm kê.
- Nếu như không có phần mềm quản lý kho để sử dụng thì có thể dùng Excel,
xây dựng lên file theo dõi nhập xuất tồn hàng hóa. Gồm:
 Sheet 1: bảng mã: xây dựng một hệ thống mã hàng, mỗi một mặt hàng
mang một mã.
 Sheet 2: Nhập;
 Sheet 3: Xuất;
 Sheet 4: Tồn;
 Sheet 5: Xuất bán.

* Theo dõi kho:

- Lập sổ tay hoặc dùng phần mềm theo dõi hàng ngày việc nhập xuất, tốt
nhất là có một cuốn sổ tay kiểu nhật ký ghi chép việc nhập xuất đi cùng với phần
mềm, vì kinh nghiệm tại các doanh nghiệp cho thấy không nên tin tưởng quá vào các
phần mềm quản lý trong lĩnh vực quản lý kho.
- Thủ kho phải mở sở theo dõi cho từng mặt hàng, thủ kho ghi chép về mặt số
lượng, nhập-xuất-tồn kho, kịp thời để nhà quản lý có số liệu đặt hàng. Nên qui định
là tồn kho bao nhiêu thì phải báo cáo bằng giấy tờ.

- Mọi hàng hoá nhập và xuất từ kho hàng phải có phiếu nhập và xuất hàng và
phiếu này phải được thủ kho ký. Các phiếu này sẽ được dùng làm chứng từ hạch
toán cùng với các chứng từ khác, khi phù hợp, để thủ kho cập nhật sổ kho và để kế
toán hàng tồn kho hạch toán chính xác số hàng tồn kho trong sổ cái và sổ phụ.

- Ít nhất là hàng tháng Trung tâm nên tiến hành kiểm kê hàng tồn kho và đối
chiếu với sổ kho và sổ sách kế toán. Bất kỳ chênh lệch nào cũng phải được điều tra
kỹ càng.
- Thủ kho chỉ nên đồng ý xuất hàng khi có chỉ thị của người có thẩm quyền và
chỉ thị này phải được viết thành văn bản với chữ ký có thẩm quyền. Chỉ thị này có
thể kết hợp với phiếu xuất hàng.

* Một số yêu cầu chính trong quản lý kho cần đáp ứng:

- Thứ nhất: Phân loại hàng hóa theo nhóm hàng cho phù hợp, dễ tìm kiếm, nhìn
đếm, dễ xếp dỡ, điều này phụ thuộc vào kinh nghiệm sắp xếp của thủ kho.

- Thứ hai: Xây dựng quy chế nhập xuất vật tư rõ ràng, các mặt hàng cần thiết
lập hệ thống mã quản lý khoa học, bộ mã làm sao thể hiện được một số tiêu chí cơ
bản của mặt hàng: chủng loại, hãng sản xuất, khu vực lưu trữ cất xếp, số thứ tự
nhảy liên tục và có khả năng bổ sung xem giữa khi phát sinh hàng mới,

- Thứ ba: Huấn luyện những người tham gia vào công tác nhập xuất nhớ mã,
hiểu và tuân thủ đúng quy trình nhập hàng, xuất hàng.

* Rủi ro thường gặp trong quản lý hàng tồn kho & cơ chế kiểm soát
tương ứng:

Rủi ro: Hỏa hoạn, mất cắp, lãng phí
 Cơ chế kiểm soát:
+ Hạn chế tiếp cận tồn kho.
+ Kiểm soát vận chuyển tồn kho.
+ Định kỳ kiểm kho.
+ Tuân thủ các quy định phòng cháy chữa cháy.

B. Kiểm soát tiền:

* Kiểm soát tiền mặt:
Rủi ro có thể xảy ra đối với tiền mặt: tiền mặt có thể bị sử dụng sai mục
đích hoặc mất cắp.
 Giải pháp:
- Nên có một hệ thống như là sổ quỹ để hàng ngày thủ quỹ ghi chép thu và chi
tiền mặt.
- Ngoài ra, tiền mặt chỉ được rút ra khỏi quỹ khi có phiếu chi được phê duyệt
và thu tiền mặt phải đi kèm với phiếu thu được phê duyệt.
- Nên có hạn mức thanh toán tiền mặt và mọi khoản thanh toán vượt quá một
mức nhất định phải được thanh toán qua tài khoản ngân hàng. Vào một thời điểm chỉ
nên có một người tiếp cận tiền mặt và tiền mặt phải được cất giữ trong hộp có
khoá.
- Bút toán giao dịch tiền mặt phải được một nhân viên riêng biệt lập và nhân
viên này không được tiếp cận hoặc có chức năng trông giữ tiền mặt. Số dư tiền mặt
trên sổ cái cần được đối chiếu hàng ngày với sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ lập.
* Kiểm soát TGNH:
ể Rủi ro có thể xảy ra đối với TGNH: Trung tâm có thể không ngăn chặn hoặc
phát hiện kịp thời các khoản chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng có gian lận hoặc
có lỗi.
 Giải pháp:
- Kế toán ngân hàng nên thực hiện việc đối chiếu số dư trên sổ phụ ngân hàng
với số dư trên sổ sách kế toán của Trung tâm. Việc đối chiếu này nên được một
người có thẩm quyền kiểm tra và người này không được tham gia vào việc xử lý
hoặc hạch toán thu chi tiền. Ngoài ra, việc đối chiếu này nên được tiến hành định kỳ,
ít nhất là hàng tháng. Bất kỳ chênh lệch nào cũng nên được đối chiếu với các khoản
tiền gửi chưa được ngân hàng xử lý và bất kỳ khoản mục nào không đối chiếu được
cần phải báo cáo ngay cho kế toán trưởng để có biện pháp xử lý.
ử Kiểm soát nhân viên thực hiện việc chuyển khoản/rút tiền ngân hàng mà
không được phép: rủi ro có thể xảy ra là người có thẩm quyền ký duyệt cho tài
khoản ngân hàng của Trung tâm có thể chỉ thị việc chuyển khoản hoặc rút tiền cho
mục đích không được phép. Một cách khác là nhân viên có thể có được chữ ký có
thẩm quyền cho việc chuyển khoản hoặc rút tiền ngân hàng do người có thẩm quyền
ký duyệt không để ý kỹ đến chứng từ mà người đó ký.
 Giải pháp
- Trung tâm nên áp dụng một cách thực đòi hỏi nhiều chữ ký cho việc chuyển
tiền vượt quá một khoản nào đó-chẳng hạn như một chữ ký của kế toán trưởng và
một chữ ký của Giám đốc. Mọi chuyển khoản chỉ được phê duyệt khi các chứng từ
kế toán được trình lên. Các chứng từ này bao gồm:
i) Phiếu đề nghị mua hàng được phê duyệt;
ii) Đơn đặt hàng được nhà cung cấp chấp thuận và hợp đồng mua hàng, nếu
có;
iii) Biên bản giao hàng hoặc bằng chứng về việc thực hiện dịch vụ khi phù
hợp

1.5 VỀ ỨNG DỤNG TIN HỌC TRONG CÔNG TÁC KẾ TOÁN.

VNP3 bắt đầu ứng dụng tin học vào công tác kế toán ngay từ khi mới thành
lập. Cho đến nay, công tác tổ chức ứng dụng tin học trong kế toán của Trung tâm đã
có nhiều đổi mới. Hiện nay Trung tâm đang sử dụng phần mềm kế toán Tài chính
doanh nghiệp và bộ phần mềm tin học văn phòng của Microsoft.

* Ưu điểm:

- Là một đơn vị thành viên của Tập đoàn BCVT Việt Nam, một trong những
đơn vị tiên phong trong việc triển khai ứng dụng và phát triển lĩnh vực CNTT ở Việt
Nam, nên VNP3 đã có được sự đầu tư chu đáo về CNTT (bao gồm cả phần cứng và
phần mềm) từ Tập đoàn. Trung tâm được trang bị các thiết bị phần cứng hiện đại
tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng và cập nhật các phiên bản phần mềm mới.

- Các phần mềm ứng dụng và các thiết bị phần cứng được nâng cấp thường
xuyên tại Trung tâm.

- Không phải tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc thiết kế hoặc chọn mua
phần mềm kế toán vì đã được Tập đoàn cung cấp phần mềm kế toán để sử dụng.
Công tác bảo dưỡng, sửa chữa máy móc, thiết bị và các lỗi phần mềm cũng thuận lợi
vì tại Trung tâm đã có sẵn một đội ngũ nhân viên phụ trách công việc này cho cả đơn
vị.

- Các nhân viên kế toán có trình độ cao, tạo điều kiện cho Trung tâm dễ dàng
triển khai các ứng dụng CNTT một cách nhanh chóng và có hiệu quả.

- Nhờ việc tiếp cận CNTT từ rất sớm nên Trung tâm sẽ có nhiều điều kiện
thuận lợi để sử dụng dễ dàng phần mềm tự kê khai thuế do cục thuế quy định.

- Việc áp dụng kế toán máy và trao đổi thông tin, truyền số liệu qua mạng
máy tính đảm bảo cho thông tin, số liệu được thu thập và xử lý nhanh chóng, chính
xác, kịp thời, đặc biệt là trong công tác báo cáo quyết toán hàng tháng, quý, năm.

- Giao diện chương trình kế toán máy đơn giản, dễ hiểu, tạo thuận lợi cho
NSD tương tác dễ dàng với chương trình.

* Nhược điểm:

- Mặc dù hệ thống kế toán máy đã mang lại những thuận lợi như trên nhưng
bên cạnh đó cũng có nhiều hạn chế như lỗi chương trình, kết nối chậm, tắc nghẽn
đường truyền, gây khó khăn cho việc xử lý số liệu và truyền số liệu, báo cáo lên cấp
trên. Đặc biệt là vào những dịp quyết toán trên toàn Tập đoàn thì hiện tượng tắc
nghẽn đường truyền rất dễ xảy ra do có quá nhiều các đơn vị tham gia truyền số
liệu lên Tập đoàn cùng một lúc.

- Nhân viên kế toán cũng chưa am hiểu hết về cách vận dụng các phần mềm
đang được sử dụng tại Trung tâm nên cũng gặp nhiều khó khăn trong việc kiểm tra,
chỉnh sửa số liệu, đồng thời cũng làm giảm hiệu quả công việc và hiệu quả ứng
dụng CNTT cho công tác kế toán. Tuy nhiên, đây không chỉ là vấn đề của riêng VNP3
mà còn là vấn đề của hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay trong quá trình áp
dụng CNTT vào công việc.

- Khi đã sử dụng phần mềm kế toán thường dẫn đến một thực trạng chung là
nhân viên kế toán thường chỉ hoàn thành tốt công việc nhập số lượng, kiểm tra phần
hành của mình, còn công tác cân đối, báo cáo hàng tháng, quý, năm máy sẽ tự kết
chuyển nên dễ dẫn đến việc không nâng cao tay nghề, nghiệp vụ mà mang tính ỷ lại,
trông chờ vào máy tính.

- Phần mềm kế toán Tài chính doanh nghiệp được thiết kế để sử dụng trên
toàn Tập đoàn BCVT Việt Nam nên không phát huy được hiệu quả cao khi được áp
dụng tại Trung tâm, do bị chi phối bởi đặc điểm hạch toán phụ thuộc của đơn vị.
Một số phần hành kế toán vẫn phải thực hiện ngoài phần mềm kế toán.

* Một số giải pháp đề xuất:

- Phòng kế toán nên tổ chức một số buổi thảo luận nhỏ vào những lúc rảnh
rỗi. Trong các buổi thảo luận đó, nhân viên của phòng sẽ nêu ra các vấn đề họ
thường gặp phải khi sử dụng các phần mềm, sau đó mọi người sẽ cùng trao đổi
thông tin, truyền đạt kinh nghiệm cho nhau để tìm ra cách tối ưu khắc phục các vấn
đề đó.

- Ngoài hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán Tài chính doanh nghiệp,
phòng kế toán nên tổ chức thêm các buổi bổ trợ kiến thức sử dụng đối với các phần
mềm tin học văn phòng cho các nhân viên kế toán của phòng.

- Để kiểm tra tính chính xác của các khoản thanh toán đối với các Hoá đơn
phát sinh từ bên ngoài, đặc biệt là hoá đơn thuê các trạm thu phát sóng, khi các Hợp
đồng đã ký kết xong, kế toán nên sử dụng bảng tính Excel để nhập các mức giá thuê
đã thoả thuận trên Hợp đồng và quản lý theo số Hợp đồng. Khi đến kỳ thanh toán,
cuối tháng, cuối quý hoặc bất kỳ khoảng thời gian nào mà đơn vị cho thuê yêu cầu
thanh toán, kế toán sẽ tính toán số tiền phải thanh toán dựa trên thời gian thanh toán
và giá thuê/1tháng của mỗi Hợp đồng bằng cách sử dụng các tính năng tính toán, lọc,
tìm có điều kiện trên Excel. Từ kết quả thu được trên Excel, kế toán có thể đối chiếu
với bảng kê chi tiết kèm theo Hoá đơn của bên cho thuê để xác định chính xác số tiền
phải thanh toán. Nếu sử dụng thành thạo Excel, kế toán có thể thực hiện công việc
này trong thời gian ngắn và đảm bảo độ chính xác cao hơn so với tính toán thủ công.
PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

Tổ chức công tác kế toán là xương sống của một công ty, tổ chức công tác kế
toán có tốt thì việc quản lý tài chính và kinh doanh mới hiệu quả. Tổ chức công tác
kế toán phải xây dựng theo từng doanh nghiệp, phù hợp với nhu cầu quản lý của
doanh nghiệp đó. Thực tế cho thấy, doanh nghiệp nào có hệ thống kế toán phù hợp
với đặc điểm kinh doanh và đáp ứng được yêu cầu quản lý, thì hoạt động kế toán-tài
chính của doanh nghiệp đó sẽ hoạt động có hiệu quả, góp phần thúc đẩy hoạt động
kinh doanh của doanh nghiệp.

Qua quá trình thực tập, tiếp cận và tìm hiểu về hệ thống kế toán của Trung
tâm Dịch vụ viễn thông khu vực III, tôi đã học hỏi thêm được nhiều kiến thức thực
tế từ phòng kế toán của Trung tâm để bổ sung cho vốn kiến thức của mình. Về cơ
bản, công tác tổ chức kế toán tại Trung tâm giống với lý thuyết đã được học ở
trường. Bên cạnh đó, Trung tâm là một đơn vị hạch toán phụ thuộc, hoạt động trong
lĩnh vực viễn thông nên mục đích của tổ chức kế toán tại Trung tâm là đáp ứng yêu
cầu hạch toán phụ thuộc và phù hợp với hoạt động kinh doanh dịch vụ viễn thông
của đơn vị. Do ở trường mới chỉ tập trung vào tìm hiểu công tác tổ chức kế toán ở
các đơn vị hạch toán độc lập và hoạt động trong lĩnh vực sản xuất là chủ yếu nên
những kiến thức tìm hiểu được ở Trung tâm trong thời gian vừa qua là những kiến
thức rất bổ ích đối với tôi.

Nhìn chung, Trung tâm đã thực hiện tốt công tác tổ chức kế toán tại đơn vị.
Các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán và các quy định của Nhà nước trong lĩnh vực kế
toán-tài chính đã được Trung tâm tuân thủ nghiêm túc với tinh thần trách nhiệm cao.
Công tác tổ chức kế toán tại Trung tâm vẫn đang trong quá trình hoàn thiện, nhằm
đáp ứng yêu cầu quản lý và hạch toán kế toán trước những thay đổi của nền kinh tế
đang trên đà phát triển của Việt Nam. Do đó, bên cạnh những mặt tốt thì công tác tổ
chức kế toán tại Trung tâm vẫn còn những thiếu sót cần phải khắc phục để hoạt
động kế toán tại Trung tâm trở nên hiệu quả hơn.

Trong thời đại CNTT đang ngày một phát triển, hệ thống máy móc đang dần
thay thế con người trong việc thực hiện các công việc thủ công thì một trong những
mục đích khi tổ chức công tác kế toán của một doanh nghiệp là ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác kế toán. Các sản phẩm của CNTT đang ngày càng hỗ trợ đắc
lực cho công việc của kế toán. Là đơn vị thành viên của Tập đoàn BCVT Việt Nam,
một trong những đơn vị tiên phong trong việc phát triển lĩnh vực CNTT ở Việt Nam,
Trung tâm Dịch vụ viễn thông khu vực III cũng rất chú trọng công tác tổ chức ứng
dụng CNTT trong hoạt động kế toán của đơn vị mình. So với nhiều doanh nghiệp
khác, công tác tổ chức ứng dụng CNTT tại VNP3 được thực hiện khá tốt

So với những mục tiêu đã đề ra ở Phần I thì trong bài khoá luận này tôi đã
trình bày và phân tích được sự giống và khác nhau trong tổ chức công tác kế toán của
doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ viễn thông với những lú thuyết đã được học, và với
công tác tổ chức kế toán trong các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất
kinh doanh khác và các đơn vị hạch toán độc lập. Tôi cũng đã tìm hiểu được tình hình
ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán tại Trung tâm dịch vụ viễn
thông khu vực III, chỉ ra một số điểm khác biệt giữa phần mềm kế toán đang được
áp dụng tại đơn vị với phần mềm kế toán Fast Accounting 2005.

Tuy nhiên, về phần đánh giá ưu, nhược điểm của công tác tổ chức kế toán và
tình hình ứng dụng CNTT trong công tác kế toán của đơn vị mới chỉ là ý kiến chủ
quan của cá nhân nên có những chỗ đánh giá chưa thật sự chính xác. Các giải pháp
đưa ra cũng chỉ mang tính chất tham khảo và chưa thật sự đầy đủ. Do đó, để hoàn
thiện và nâng cao hiệu quả của công tác tổ chức kế toán tại Trung tâm, phát huy vai
trò quan trọng của kế toán trong quá trình hoạt động của đơn vị, thì không chỉ dừng
lại ở việc tác động trực tiếp vào các nội dung của tổ chức công tác kế toán mà cần
phải xem xét nhiều nhân tố khác bên trong và bên ngoài đơn vị. Tổ chức công tác kế
toán phải được xây dựng dựa trên sự phù hợp và thống nhất với các bộ phận chức
năng khác, đồng thời phải có sự phối hợp với các nhân viên của phòng kế toán, từ đó
mới có thể đề ra những giải pháp hoàn chỉnh.

Do sự hạn chế về thời gian và giới hạn của một khoá luận tốt nghiệp nên
trong bài khoá luận này, tôi chỉ mới nghiên cứu khái quát về các nội dung của tổ chức
công tác kế toán mà chưa tìm hiểu kỹ các thành phần cụ thể trong từng nội dung đó,
tôi cũng chưa tìm hiểu chi tiết công việc cụ thể của từng phần hành kế toán. Về
công tác tổ chức ứng dụng CNTT tại Trung tâm cũng mới nghiên cứu sơ về những
phần mềm kế toán đang được ứng dụng tại đơn vị chứ chưa đi sâu vào quá trình sử
dụng các phần mềm của từng phần hành kế toán tại Trung tâm, cũng như tiến trình
phát triển của công tác ứng dụng CNTT trong kế toán tại Trung tâm. Đây là những
vấn đề mà bài khoá luận này chưa thực hiện được.

Nếu có cơ hội được tiếp tục nghiên cứu thêm, tôi sẽ đi sâu vào nghiên cứu cụ
thể công việc của từng phần hành kế toán tại Trung tâm và ảnh hưởng của các phần
hành kế toán này đến công tác tổ chức kế toán của đơn vị. Tìm hiểu sâu hơn về cách
sử dụng từng phân hệ kế toán và toàn bộ các tính năng của chương trình Tài chính
doanh nghiệp, đồng thời tìm hiểu thêm về tiến trình phát triển các ứng dụng CNTT
tại Trung tâm từ khi mới bắt đầu đi vào hoạt động cho đến nay.

Tóm lại, qua thời gian tìm hiểu thực trạng công tác tổ chức kế toán của Trung
tâm Dịch vụ viễn thông khu vực III và so sánh với lý thuyết đã được học, tôi càng
hiểu rõ hơn về các nội dung của môn học “Tổ chức công tác kế toán”. Tôi cũng thấy
được tầm quan trọng của công tác tổ chức kế toán trong một doanh nghiệp, nó có thể
tạo ra sự thuận lợi, nhưng cũng có thể gây cản trở cho hoạt động kế toán, mà điều
này lại tác động đến hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, qua
việc nghiên cứu về tình hình ứng dụng CNTT vào công tác kế toán tại Trung tâm, tôi
đã được tiếp cận thêm với một phần mềm kế toán máy mới, và thấy được tầm quan
trọng cũng như sự ảnh hưởng lớn của CNTT đến công tác tổ chức kế toán của doanh
nghiệp. Vì vậy, tổ chức công tác kế toán và tổ chức ứng dụng CNTT vào công tác kế
toán là vấn đề cần được các doanh nghiệp quan tâm nghiên cứu và thực hiện, để có
thể phát huy vai trò quan trọng của kế toán đối với hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp.

Top Download Tài Chính - Ngân Hàng

Xem thêm »

Tài Liệu Tài Chính - Ngân Hàng Mới Xem thêm » Tài Liệu mới cập nhật Xem thêm »

Đề thi vào lớp 10 môn Toán |  Đáp án đề thi tốt nghiệp |  Đề thi Đại học |  Đề thi thử đại học môn Hóa |  Mẫu đơn xin việc |  Bài tiểu luận mẫu |  Ôn thi cao học 2014 |  Nghiên cứu khoa học |  Lập kế hoạch kinh doanh |  Bảng cân đối kế toán |  Đề thi chứng chỉ Tin học |  Tư tưởng Hồ Chí Minh |  Đề thi chứng chỉ Tiếng anh
Theo dõi chúng tôi
Đồng bộ tài khoản