intTypePromotion=1

5 bước xây dựng và quản lý quy trình hiệu quả cho doanh nghiệp mà mọi CEO và Manager đều cần biết

Chia sẻ: Ze Wu Jun | Ngày: | Loại File: DOCX | Số trang:13

0
39
lượt xem
3
download

5 bước xây dựng và quản lý quy trình hiệu quả cho doanh nghiệp mà mọi CEO và Manager đều cần biết

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Một tổ chức vận hành trơn tru, phát triển rực rỡ luôn là mục tiêu của bất cứ nhà lãnh đạo nào trong quá trình chèo lái doanh nghiệp của mình. Dù vậy, con đường nào chẳng lắm chông gai, việc hoàn thành mục tiêu này trong thực tế vô cùng gian nan, đòi hỏi những người tiên phong phải xác định được đúng hướng đi ngay từ đầu mới có thể thành công. Xây dựng quy trình luôn là bài toán khó với doanh nghiệp. Dưới vai trò là nhà quản trị - liệu bạn đã biết giải bài toán này đúng cách? Cùng tham khảo bài viết dưới đây để tìm hiểu chi tiết về các xây dựng quy trình.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: 5 bước xây dựng và quản lý quy trình hiệu quả cho doanh nghiệp mà mọi CEO và Manager đều cần biết

  1. 5 BƯỚC XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ QUY TRÌNH HIỆU QUẢ CHO DOANH NGHIỆP MÀ MỌI CEO VÀ MANAGER ĐỀU CẦN BIẾT Xây dựng quy trình luôn là bài toán khó với doanh nghiệp. Dưới vai trò là nhà quản trị ­ liệu   bạn đã biết giải bài toán này đúng cách? Một tổ chức vận hành trơn tru, phát triển rực rỡ luôn là mục tiêu của bất cứ nhà lãnh đạo nào   trong quá trình chèo lái doanh nghiệp của mình. Dù vậy, con đường nào chẳng lắm chông gai,   việc hoàn thành mục tiêu này trong thực tế vô cùng gian nan, đòi hỏi những người tiên phong  phải xác định được đúng hướng đi ngay từ đầu mới có thể thành công. Rất nhiều người đã thử, vấp ngã nhiều, đứng dậy mới ngộ ra: Thứ các doanh nghiệp và nhà   quản lý cần để vận hành, phát triển bền vững, chính là những quy trình làm việc thật sự chính   xác và hiệu quả trong nội bộ tổ chức.   QUY TRÌNH LÀ GÌ? LỢI ÍCH CỦA QUY TRÌNH VỚI DOANH NGHIỆP
  2. Quy trình trong doanh nghiệp là tập hợp các công việc, nhiệm vụ  được thực hiện theo một  thứ  tự  cố  định, nhằm biến đổi các yếu tố  đầu vào thành các kết quả  đầu ra. Dựa vào chức   năng, các quy trình trong doanh nghiệp có thể được chia thành 4 nhóm: Quy trình quản lý vận   hành; Quy trình quản lý khách hàng; Quy trình đổi mới; và Quy trình xã hội/ điều tiết cơ quan  quản   lý   nhà   nước.  Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp là công việc tương đối mất thời gian, đòi hỏi nhiều   kiến thức cũng như kỹ năng. Tuy nhiên, đây là yêu cầu gần như bắt buộc phải có nếu doanh  nghiệp có tầm nhìn chiến lược, muốn đi vững, bước xa.  Bởi lẽ, theo thời gian, quy mô của doanh nghiệp tăng đồng nghĩa với sự  tăng lên tương ứng  của bộ  máy nhân sự  và khối lượng công việc. Nếu doanh nghiệp thiếu đi những quy trình  được xây dựng và quản lý chuẩn mực, việc mâu thuẫn trong các hoạt động vận hành rất có   thể sẽ xảy ra, đe dọa đến tiến độ cũng như kết quả mục tiêu của cả tổ chức. Cụ thể hơn, về mặt lợi ích, những quy trình được xây dựng và quản lý hiệu quả có thể  giúp   doanh nghiệp 
  3. Cải thiện năng suất làm việc  Cắt giảm chi phí nhờ tăng năng suất và tối ưu, cải tiến các hoạt động vận hành Giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành do các đầu công việc/ nhiệm vụ  đã được   xác định rõ ràng, chuẩn hóa theo thứ tự Nhanh chóng tạo ra những bước tiến mới và đột phá nhờ  các đầu việc cũ đã được tối   ưu và giải quyết triệt để Với những lợi thế này, rõ ràng việc xây dựng và quản lý một quy trình “chuẩn mực” chính là   con đường dẫn tới thành công mà các cấp lãnh đạo không thể nào bỏ qua.  CÁC BƯỚC ĐỂ XÂY DỰNG MỘT QUY TRÌNH VẬN HÀNH TIÊU CHUẨN Tuy đòi hỏi nhiều thời gian và công sức, nhưng việc xây dựng và quản lý quy trình trong   doanh nghiệp cũng sẽ  trở  nên tương đối dễ  thở  hơn nếu được tuân thủ  theo mô hình BPM   Life Cycle gồm 5 giai đoạn: 1. Design: Xây dựng quy trình trong doanh nghiệp 2. Modeling: Mô hình hóa quy trình 3. Execution: Dùng công cụ để theo dõi & quản lý, kiểm soát quy trình 4. Monitoring: Theo dõi quá trình làm việc trên quy trình, đánh giá hiệu quả (thời gian xử  lý, chất lượng đầu ra, …) 5. Optimization: Điều chỉnh & tối ưu hóa quy trình.   
  4. Mô hình xây dựng và quản lý quy trình BPM Life Cycle Giai đoạn 4 và 5 thường bị  bỏ  qua do suy nghĩ quy trình đề  ra là cố  định không thay đổi.   Nhưng thực tế  quy trình phải linh hoạt và theo sát sự  thay đổi của doanh nghiệp. Các hành  động cụ thể trong từng giai đoạn sẽ được trình bày cụ thể hơn ngay sau đây: Giai đoạn 1: DESIGN ­ XÂY DỰNG QUY TRÌNH Việc xây dựng các quy trình trong doanh nghiệp cần được tuân thủ theo 5 nội dung chủ đạo,   bao gồm:
  5. 1. Xác định nhu cầu, phạm vi và mục đích của công việc Bước đầu tiên trong việc xây dựng một quy trình tiêu chuẩn, nhà quản lý cần phải xác định   được nhu cầu, phạm vi áp dụng của chúng (trên những cá nhân, phòng ban nào?) và mục đích   cuối cùng mà họ muốn hướng đến khi đề ra quy trình. Chỉ khi phân tích và chỉ ra được đầy đủ  những yếu tố này, quy trình mới có thể được đưa vào vận hành trơn tru, kết nối hiệu quả tới   đội ngũ nhân viên và đưa đến những kết quả nhất định. Chúng ta hãy xem xét một ví dụ dưới đây: quy trình sản xuất ra một nội dung trên blog, cụ thể  là một bài viết học thuật của một chuyên gia IT:
  6. Theo ví dụ  bên trên, nhu cầu của doanh nghiệp lúc này là đưa ra một quy trình sản xuất nội  dung học thuật, với phạm vi triển khai được chia cho 2 bộ phận chính: quy trình dành cho tác   giả bài viết ­ biên tập viên, quy trình thu thập ­ phân phối nội dung dành cho nhóm marketing.  Người viết ở bước 1 thực sự không cần phải biết quy trình nhóm marketing làm cho các bước   # 5 và # 6 và ngược lại. Tác giả  bài viết chỉ cần biết các bước # 1 đến # 4, trong khi người  làm marketing sẽ cần hiểu rất kỹ bước # 5 và # 6. Mục đích cuối cùng của quy trình này là nhằm đưa ra nội dung chất lượng, có thể thu thập lại  được thông tin đăng ký của khách hàng. Từ những thông tin đăng ký này, họ có thể lưu trữ và   sử dụng phục vụ cho mục đích chuyển đổi bán hàng, đẩy mạnh các mục tiêu kinh doanh cốt   lõi.  2. “Chuẩn hóa” quy trình thành các bản mô tả Để dễ dàng triển khai trong thực tế, nhà quản lý cần mô hình hóa các yếu tố thiết yếu trong   quy trình thành các bản mô tả. Các bản mô tả  này có thể  được lưu trữ  và truyền đạt lại tới  
  7. đội ngũ nhân viên, đóng vai trò làm khung tham chiếu để  họ  có thể   ứng dụng và điều chỉnh  công việc thực tế sao cho đạt được những kết quả tốt nhất. Nội dung của yếu của bản mô tả quy trình được khuyến khích xây dựng trên công thức 5W –   H – 5M. Công thức này được coi như  xương sống để  định hình được quy trình, nó giúp nhà   quản lý:  Phối hợp mọi nguồn lực của tổ chức hữu hiệu hơn Tập trung vào các mục tiêu chính của quy trình Nắm vững các nhiệm vụ cơ bản của nhân viên để phối hợp hiệu quả Nội dung công thức 5W – H – 5M bao gồm: Why – Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc Trước khi xây dựng bất cứ một quy trình nào, bạn cần phải trả lời được các câu hỏi: Tại sao bạn phải xây dựng quy trình này? Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn? Nếu không làm thì sao? Nói cách khác, đây chính là nội dung truyển tải mục tiêu của quy trình, giúp bạn có thể kiểm  soát và đánh giá được hiệu quả cuối cùng. What – Xác định nội dung công việc Sau khi vạch rõ mục tiêu, yêu cầu công việc; bạn đã có thể xác định được nội dung công việc   bạn cần làm là gì. Cụ thể các bước thực hiện được phần công việc đó là như thế nào? Where, When, Who – Xác định địa điểm, thời gian và nhân sự thực hiện công việc Tùy thuộc vào đặc thù của mỗi quy trình, nhà quản lý lại có những câu trả lời khác nhau cho  những nội dung này: • Where: công việc được thực hiện  ở  đâu? Bộ  phận nào kiểm tra? Giao hàng tại địa điểm   nào? • When: Công việc được thực hiện khi nào, khi nào thì bàn giao, khi nào kết thúc… • Who: Ai chịu trách nhiệm chính cho công việc? Ai là người kiểm tra? Ai là người hỗ trợ?…
  8. How – Xác định phương pháp thực hiện công việc Ở bước này, bản mô tả quy trình cần vạch rõ các thức thực hiện công việc, các loại tài liệu   liên quan, tiêu chuẩn cho công việc, cách thức vận hành máy móc… 5M: Xác định nguồn lực Nhiều quy trình thường chỉ  chú trọng đến các bước thực hiện, đầu công việc mà lại không  chú trọng đến các nguồn lực. Trong khi thực tế, việc quản lý và phần phối nguồn lực tốt luôn  là yếu tố hàng đầu để đảm bảo cho quy trình được diễn ra hiệu quả. Nguồn lực bao gồm các yếu tố: Man = nguồn nhân lực: người thực  hiện công việc  có  đủ  trình độ,  kỹ  năng, kinh   nghiệm, phẩm chất không?… Money = Tiền bạc: Ngân sách thực hiện những công việc này là bao nhiêu? Sẽ  được  giải ngân mấy lần?… Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng: tiêu chuẩn để trở thành nhà cung ứng là   gì? Tiêu chuẩn nguyên vật liệu ra sao?… Machine = máy móc/công nghệ: Tiêu chuẩn của máy móc là gì? Áp dụng những công  nghệ nào để thực hiện công việc?… Method = phương pháp làm việc: làm việc theo cách nào 3. Phân loại đối tượng tham gia vào quy trình Để quy trình diễn ra được chặt chẽ, nguồn lực con người ­ các đối tượng tham gia trực tiếp  tiến hành phải được phân chia vai trò phù hợp và hiệu quả. Trong đó, các đối tượng tham gia  vào quy trình sẽ được chia thành 3 nhóm cụ thể, bao gồm: Người thực hiện: Là những cá nhân thực tiếp đảm nhận việc hoàn thành các bước/ đầu  công việc trong quy trình Người giám sát: Là người chịu trách nhiệm về kết quả thực thi các đầu công việc của  người thực hiện. Các cá nhân này có vai trò đóng góp ý kiến và phản hồi để người thực   hiện có định hướng xử lý quy trình hiệu quả hơn.
  9. Người hỗ trợ: Là các cá nhân không trực tiếp thực hiện quy trình, nhưng gián tiếp hỗ  trợ  người thực hiện hoàn thành nó qua những góp ý, truyền tải kiến thức/ kinh nghiệm   thực tiến mang tính chuyên môn. 4. Kiểm soát ­ Kiểm tra quy trình Không có bất cứ quy trình nào có thể vận hành hiệu quả, trơn tru nếu chỉ dựa trên những mô  hình lý thuyết cả. Bởi vậy, trong quá trình xây dựng quy trình, nhà quản lý cần phải đồng thời   xác định các phương pháp kiểm soát, kiểm tra liên tục, nhằm đánh giá mức độ tối ưu và đưa  những cải thiện phù hợp cho bộ máy vận hành. Xác định phương pháp kiểm soát Việc kiểm soát quy trình có thể được thực hiện thông qua hành động xác định các yếu tố sau: Đơn vị đo lường công việc Đo lường bằng công cụ, dụng cụ nào? Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu  Xác định phương pháp kiểm tra Đây là một bước quan trọng và cần tuân thủ  theo nguyên tắc Pareto: chỉ  kiểm tra 20% số  lượng nhưng tìm ra 80% khối lượng sai sót. Người quản lý cần xác định được những nội dung dưới đây để công đoạn kiểm tra đạt được  hiệu quả như mong muốn: Cần phải kiểm tra những bước công việc nào? Tần suất kiểm tra là bao lâu? Người thực hiện kiểm tra là ai? Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu? 5. Hoàn thiện tài liệu Một quy trình sẽ không thể hoàn thiện được nếu thiếu đi những tài liệu hướng dẫn tuân thủ  và sử dụng. Vì vậy, bạn cần phải dự trù được và cung cấp thêm những thông tin, biểu mẫu,  hướng dẫn vào một văn bản quy chuẩn để hỗ trợ nhân viên tiếp thu quy trình tốt hơn.
  10. Giai đoạn 2: MODELLING ­ MÔ HÌNH HÓA QUY TRÌNH Modelling ­ mô hình hóa là giai đoạn thứ  hai trong hoạt động quản lý quy trình, khi các nội  dung mang tính lý thuyết  ở  giai đoạn đầu được minh họa lại thành hình  ảnh, bao gồm các  bước định tuyến với công việc và người tham gia được xác định rõ ràng. Mục đích của hoạt  động mô hình hóa là để: Nhìn vào quy trình vận hành tiêu chuẩn, có thể phần nào đánh giá chất lượng sản phẩm   đầu ra Làm bản tham chiếu cho tái thiết kế quy trình. Hỗ trợ bằng cách khi ánh xạ thực tiễn   ngược lại lưu đồ, có thể nhận ra đâu là công đoạn cần loại bỏ hoặc cải tiến thêm Là tài liệu đầy đủ  giúp nhân viên hiểu được cách thức hoạt động của quy trình, đặc  biệt là nhân viên mới (có bao nhiêu bước, cần sử dụng công cụ gì, cần hỗ trợ từ ai,...) Có rất nhiều các để mô hình hóa quy trình, nhưng phổ biến nhất có thể kể đến là Flowchart.   Flowchart (hay thường được gọi là lưu đồ ­ sơ đồ quy trình), là một phương tiện đồ họa trực  quan hóa các bước trong quy trình thành những hình  ảnh đơn giản, bao gồm các bước/ công   việc, các điều kiện thay đổi kết quả,... Dưới đây là một ví dụ về một Flowchart cơ bản, mô tả  quy trình sản xuất nội dung để phân   phối thu thập thông tin khách hàng của bộ phận Marketing: 
  11. Trong ví dụ  trên,  ở  mỗi công việc đều có đích danh chủ  thể  được phân công nhận trách  nhiệm, cũng như có các điều kiện tiên quyết để xác định một nhiệm vụ khi nào là hoàn thành  hay chưa.  Giai đoạn 3: EXECUTION ­ TRIỂN KHAI QUY TRÌNH Sau khi đã hoàn tất 2 giai đoạn xây dựng và mô hình hóa, đã đến lúc bạn đưa quy trình của   mình áp dụng triển khai vào thực tế. Hoạt động triển khai này có thể được thực hiện theo 2   cách: (1) áp dụng quy trình trên giấy tờ hay (2) sử dụng các phần mềm công nghệ. Tuy nhiên, thay vì lựa chọn phương án (1) với hàng tá quy trình phức tạp được tổng hợp và  thủ  công, đồng thời cũng không thể  kiểm soát được tiến trình thực tế  của nhân viên, thì các   nhà quản lý ngày nay đều đồng tình với việc sử dụng phương án (2). Việc sử  dụng phần mềm triển khai và quản lý quy trình tự  động có nhiều  ưu điểm so với   phương thức tự “quy trình hóa” truyền thống của doanh nghiệp như: Tiết kiệm không gian/dung lượng lưu trữ văn bản hướng dẫn quy trình đáng kể. Tính tương tác cao, dễ hiểu do đó tiết kiệm thời gian hướng dẫn. Tính năng phân luồng công việc và thiết lập trật tự ưu tiên cho công việc  Có khả năng lưu trữ các tác vụ quy trình cùng các file tác vụ trên hệ thống. Có khả năng thống kê, đo lường hiệu quả công việc của nhân viên để tiếp tục nâng cao   chất lượng quy trình.
  12. Giai đoạn 4: MONITORING ­ THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH Giai đoạn MONITORING chính là nền tảng cho việc cải tiến và phát triển của không chỉ với  quy trình cụ thể, mà còn là toàn bộ hoạt động vận hành của doanh nghiệp. Thử nghĩ mà xem,   bạn sẽ cải thiện quy trình của mình như thế nào, nếu còn không biết chúng đang thực tế diễn  biến ra sao? Để  đánh giá hiệu quả  hoạt động của quy trình, bạn phải theo dõi được các chỉ  số  Process   Performance Indicators (PPIs) ­ đại điện để  đánh giá các mục tiêu và kết quả  đầu ra của cả  quy trình. Các chỉ số này chủ yếu thuộc về 3 nhóm chính, bao gồm: Nhóm chỉ số về chất lượng kết quả đầu ra (sản phẩm/ dịch vụ): Tùy thuộc vào từng  loại kết quả đầu ra, chỉ số này có thể được đo lường theo các cách khác nhau. Tuy nhiên,  nhìn chung, việc đo lường chỉ số này có thể được phụ thuộc rất nhiều vào việc khảo sát   Độ hài lòng của khách hàng/ người tiếp nhận kết quả đầu ra. Nhóm chỉ  số  về  thời gian để  thực hiện và đưa kết quả  đầu ra đến với khách hàng/  người tiếp nhận. Nhóm chỉ số về chi phí: Bao gồm các loại như chi phí chênh lệch giữa các yếu tố đầu   vào và kết quả  đầu ra; chi phí làm lại do sai sót/ hỏng hóc trong quy trình; chi phí lợi   nhuận từ các kết quả đầu ra… Giai đoạn 5: OPTIMIZATION ­ ĐIỀU CHỈNH, TỐI ƯU QUY TRÌNH Dựa vào những chỉ  số  được đánh giá trong giai đoạn 4, bạn sẽ  từ  đó xác định được những  thiếu sót và hạn chế  trong những quy trình hiện tại, nhờ  vậy có thể  thiết kế, điều chỉnh  (Quay lại giai đoạn 1) chúng để đạt được những kết quả tốt hơn trong tương lai.  TẠM KẾT “If   you   can't   describe   what   you   are   doing   as   a   process,   you   don't   know   what   you're   doing.” (Nếu bạn không miêu tả  được quy trình mà mình đang làm, bạn thật sự  chưa biết   mình đang làm gì đâu). Một doanh nghiệp với chiến lược khôn khéo là dấu hiệu tốt nhưng   chưa đủ. Doanh nghiệp vẫn có thể  gặp rủi ro nếu thiếu đi một nền móng quy trình chắc  
  13. chắn. Vì thế, nhà quản trị cần có một tập hợp quy trình đủ rõ ràng, mạnh mẽ để dẫn dắt nhân   viên đi theo chiến lược, để biến kế hoạch thành hiện thực, giúp doanh nghiệp vươn xa. 
ADSENSE
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2