intTypePromotion=1

Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh: Phần 2 - ĐH Phạm Văn Đồng

Chia sẻ: Trần Thị Ta | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:139

0
40
lượt xem
6
download

Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh: Phần 2 - ĐH Phạm Văn Đồng

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tiếp nội dung phần 1 Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh: Phần 2 cung cấp nội dung chính như sau: Kỹ năng viết báo cáo trong kinh doanh, ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong đàm phán, ứng dụng kỹ năng giao tiếp trong tuyển dụng.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Giao tiếp trong kinh doanh: Phần 2 - ĐH Phạm Văn Đồng

  1. Chƣơng 4. KỸ NĂNG VIẾT BÁO CÁO TRONG KINH DOANH NỘI DUNG CHƢƠNG: 4.1. Sự cần thiết của báo cáo viết và kỹ thuật nghiên cứu trong kinh doanh 4.2. Các loại báo cáo viết trong kinh doanh 4.3. Một số loại báo cáo viết chính thức 4.1. SỰ CẦN THIÉT CỦA BÁO CÁO VIẾT VÀ KỸ THUẬT NGHIÊN CỨU TRONG KINH DOANH 4.1.1. Báo cáo viết và sự cần thiết của kỹ năng viết báo cáo trong kinhdoanh Báo cáo, theo nghĩa thông thƣờng, là bản thuật lại những sự việc đã làm (Nguyễn Lân, Từ điển từ và ngữ Việt Nam, trang 92). Trong cuộc sống làm việc, học tập, kinh doanh, báo cáo đƣợc viết trong nhiều tình huống khác nhau và có những yêu cầu cũng khác nhau. Nhà quản trị thƣờng xuyên bận rộn viết báo cáo và đây là công việc không thể thiếu trong cuộc đời làm việc của họ: viết kế hoạch kinh doanh, viết báo cáo kết quả hoạt động cuối năm,.... Sinh viên viết báo cáo trong suốt quá trình học đại học: báo cáo về một đề tài nghiên cứu khoa học, viết đề xuất, viết báo cáo tổng kết tình hình hoạt động của đoàn khoa, viết báo cáo thực tập, chuyên đề tốt nghiệp,... Viết báo cáo tốt sẽ giúp gây đƣợc ấn tƣợng tốt với ngƣời đọc, với cấp trên, với đối tác. Kỹ năng viết tốt góp phần giúp bạn vƣợt qua đối thủ cạnh tranh và đƣợc tuyển chọn. Các báo cáo viết có cùng chung chức năng là đƣa thông tin đến ngƣời đọc và giúp ngnời đọc đƣa ra quyết định. Trong từng trƣờng hợp cụ thể sẽ có những loại báo cáo khác nhau. Báo cáo có thể đƣợc lƣu lại và làm tài liệu tham khảo hay cơ sở cho những hoạt động tiếp theo của đơn vị, là cơ sở cho việc ra quyết định của các nhà quản trị. Một báo cáo viết tốt không những gây đƣợc ấn tƣợng tốt đối với cấp trên mà còn là nguồn động viên tinh thần đối với những ngƣời cộng sự. Nói tóm lại, kỹ năng viết báo cáo là hết sức cần thiết trong kinh doanh, nó giúp cho ngƣời viết phát huy hết khả năng của mình, đồng thời cũng giúp cho công việc chung của tổ chức đƣợc tiến triển tốt hơn. Về cơ bản, có thể phân báo cáo thành ba loại chính: - Báo cáo tính khả thi - Báo cáo tiến độ 92
  2. - Các đề xuất Báo cáo tính khả thi: Đơn vị thực hiện nhiều công việc/dự án. Là lãnh đạo cấp trung, lãnh đạo các bộ phận chức năng/ giám sát viên, bạn đƣợc lãnh đạo cấp trên phân công đánh giá tính khả thi của các dự án. Bạn tiến hành điều tra thực tế,phân tích, nhận xét và dựa vào các tiêu chí đã lựa chọn tiến hành đánh giátính khả thi cùng ƣu, nhƣợc điểm của từng dự án, công việc. Trên cơ sở đóviết báo cáo trình độ lãnh đạo cấp trên, trong đó nêu rõ những đánh giá của bạn về thực trạng và tính khả thi của từng dự án, xếp loại các dự án và đề xuất hệ thống các giải pháp nâng cao tính khả thi. Báo cáo tiến độ: Là trƣởng một dự án, định kỳ tuần/ tháng/ quý/ năm, bạn phải báo cáo trƣớc ban lãnh đạo đơn vị tình hình phân bố nguồn lực: tài lực, vật lực, nhân lực để thực hiện dự án, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp để thực hiện đề xuất/ công việc trong giai đoạn tiếp theo. Các đề xuất (proposals): Nếu báo cáo tính khả thi và báo cáo tiến trình phát triển là loại báo cáo viết về các sự kiện đã và đang diễn ra thì đề xuất là loại báo cáo viết về các ý tƣởng để thực hiện những công việc (cung cấp hàng hóa hay dịch vụ) sẽ diễn ra trong tƣơng lai. Đề xuất đƣợc viết để đáp ứng những yêu cầu nhất định (RFP- Request for Proposals). Một nhóm yêu cầu có thể sẽ có nhiều đề xuất đƣợc viết ra. Chính vì vậy, phải cố gắng viết thật tốt để thuyết phục ngƣời có yêu cầu (ngƣời đặt hàng) lựa chọn, chấp nhận, tài trợ và thực hiện đề xuất. Từ đây dẫn đến điểm khác biệt giữa đề xuất với các loại báo cáo khác. Nếu báo cáo tính khả thi và báo cáo quá trình phát triển có mục đích chính là phản ánh, đánh giá hiện thực, thì đề xuất có mục đích chính là thuyết phục ngƣời đọc chấp nhận ý tƣởng của bạn, đồng ý ký hợp đồng và tài trợ những điều kiện cần thiết để bạn thực hiện ý tƣởng của mình. Chính vì vậy, viết đề xuất khó hơn viết các loại báo cáo khác. 4.1.2. Kỹ thuật nghiên cứu Phƣơng pháp (hay kỹ thuật) nghiên cứu là một hệ thống quy trình đƣợc sử dụng để tiến hành nghiên cứu kinh doanh. Những ngƣời hoạt động trong bất kì lĩnh 93
  3. vực kinh doanh nào cũng nên biết lập kế hoạch và tiến hành nghiên cứu kinh doanh nhƣ thế nào. Các bƣớc nghiên cứu: có năm bƣớc, đó là: 1. Lập kế hoạch nghiên cứu. 2. Thu thập thông tin. 3. Phân tích thông tin. 4. Đƣa ra giải pháp. 5. Viết báo cáo. 4.1.2.1. Lập kế hoạch nghiên cứu Lập kế họach nghiên cứu bao gồm nêu ra vấn đề, lập ra các giới hạn, nhận dạng và phân tích khán giả, quyết định các qui trình đƣợc tiếp theo. Nêu vấn đề: Vấn đề đƣa ra phải rõ ràng, chính xác, cho biết cần nghiên cứu điều gì. Trƣớc hết, để hoàn thành báo cáo về vấn đề, các giám đốc hoặc những ngƣời chủ chốt khác phải thảo luận: nên nghiên cứu điều gì hoặc thống nhất tiến hành điều tra sơ bộ. Kiểm tra tài liệu, trao đổi với nhân viên, đọc các bài báo cáo tƣơng tự nhau, trao đổi với ngƣời bán hoặc đƣa ra những thắc mắc là các hoạt động giúp cho ngƣời nghiên cứu biết rõ điều gì cần đƣợc làm. Đây là các ví dụ về vấn đề nêu ra cho việc nghiên cứu: - Quyết định cách để nâng cao tinh thần nhân viên. - Thiết kế một qui trình mới để xử lý các đơn đặt hàng trực tuyến. - Thành phố nào tốt nhất để đặt trung tâm phân phối khu vực Tây Nam?. - Chúng ta có nên thay thế khăn giấy bằng máy sấy không khí ở tất cả các toitlet hay không?. Xác định các giới hạn nghiên cứu Phạm vi, thời gian biểu, ngân sách ảnh hƣởng đến các giới hạn bài nghiên cứu. Phạm vi nghiên cứu: Các nhân tố sẽ đƣợc nghiên cứu quyết định phạm vi nghiên cứu. Nên giới hạn lƣợng thông tin bằng cách tập trung vào yếu tố quan trọng nhất. Ví dụ: Vấn đề: Xác định giải pháp nâng cao tinh thần nhân viên. - Các yếu tố ảnh hƣởng: 94
  4. 1. Lƣơng. 2. Phụ cấp ngoài lƣơng. 3. Phân công công việc. 4. Thời gian làm việc 5. Cách đánh giá. 6. Chƣơng trình công nhận các đóng góp của nhân viên Có thể nghiên cứu nhiều yếu tố khác liên quan đến việc nâng cao tinh thần nhân viên, và xem xét chúng sau đó. Tuy nhiên, một phạm vi rõ ràng và hợp lý phải đƣợc xác định cho mỗi dự án nghiên cứu. Thời gian biểu: Ngƣời phân công dự án và ngƣời tiến hành nghiên cứu phải thống nhất với nhau về ngày hoàn thành. Thời gian biểu đƣợc lập ra dựa theo thời hạn cuối cùng của bài báo cáo. Thời gian biểu nên thể hiện các bƣớc lớn trong việc nghiên cứu, quy trình viết báo cáo và khi nào đƣợc hoàn thành. Một vài nhiệm vụ có thể đƣợc làm cùng một lúc. Ví dụ, bạn có thể chuẩn bị thƣ tín trong khi văn bản khảo sát đƣợc in. Thời gian biểu phải đầy đủ chi tiết để những ngƣời tham gia dự án biết chính xác làm việc gì và khi nào. Ngân sách: Tất cả các nghiên cứu đều tốn chi phí. Thậm chí là những nghiên cứu đƣợc tiến hành trong tổ chức cũng phải tốn chi phí ngoài những chi phí vận hành cơ bản. Một tổ chức lớn có thể sử dụng hệ thống trách nhiệm để sắp đặt một bộ phận đƣợc sự giúp đỡ bởi bộ phận khác. Ví dụ, khi tiến hành khảo sát cho bộ phận nhân sự, bộ phận đồ họa chịu trách nhiệm về việc in các bản câu hỏi và bài báo cáo cuối cùng. Ngoài ra, bộ phận thông tin phải chịu trách nhiệm về xử lý kết quả nghiên cứu. Những chi phí nghiên cứu khác có thể có nhƣ thời hạn nhân sự, bƣu phí,... Tất cả các chi phí phải đƣợc ƣớc tính và ngân sách đƣợc chấp thuận trƣớc khi bắt đầu. Xác định độc giả Độc giả là ngƣời quyết định thành công cho bản báo cáo, do đó nội dung của bài báo cáo phải đƣợc xây dựng xoay quanh độc giả, lấy độc giả làm trung tâm, muốn vậy phải phân tích độc giả. Càng hiểu rõ độc giả thì khả năng thành công của bài báo cáo càng cao. 95
  5. Để phân tích độc giả, bạn có thể dựa vào những câu hỏi xoay quanh những nội dung sau: độc giả là ai? Chuyên môn nghiệp vụ và mục đích của họ khi đọc bản báo cáo là gì?... Khi bài báo cáo có độc giả chủ yếu và thứ yếu, cả 2 đều đƣợc nhấn mạnh. Ví dụ, nếu bạn là giám đốc tài chính viết một bài báo cáo cho đồng nghiệp trong cùng lĩnh vực là độc giả chủ yếu, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ chuyên ngành tài chính bởi vì nó đƣợc hiểu bởi các giám đốc tài chính khác. Nếu là nhân viên của bộ phận tổng hợp, bộ phận sản xuất, nhân viên bình thƣờng, hoặc các cổ đông là độc giả thứ yếu,cần phải định nghĩa các thuật ngữ trong lần đâu tiên mà bạn sử dụng nó hoặc gồm một danh sách các thuật ngữ và định nghĩa ở phụ lục. Quyết định quy trình nghiên cứu Nghiên cứu toàn diện sẽ có kết quả nếu dự án đƣợc hoạch định và hoàn thành theo từng bƣớc. Các bƣớc đƣợc thực hiện trong việc hoàn thành dự án đƣợc gọi là qui trình nghiên cứu. Quyết định qui trình cho từng bƣớc trong nghiên cứu nghĩa là quyết định thực hiện bƣớc đó nhƣ thế nào. Mặc dù, qui trình lựa chọn sẽ thay đổi từ dự án này đến dự án khác, những ví dụ dƣới đây là những thứ mà bạncần. - Có cần đầu tƣ thời gian và tiền bạc cho việc thu thập thông tin không? - Có nên dùng thông tin có sẵn liên quan đến chủ đề? - Nên thăm dò nhân viên? - Nên tìm kiếm thông tin ngoài công ty không? - Cần sử dụng máy tính để xử lý thông tin không? - Bản bảo cáo sẽ đƣợc in trong nội bộ hay bên ngoài công ty? Khi tiến hành nghiên cứu, có thể tham vấn một hoặc một vài chuyên gia. Ví dụ, nếu bạn sử dụng qui trình thống kê để phân tích dữ liệu khảo sát, bạn có thể tham vấn sự trợ giúp của một chuyên gia thống kê. Chuyên gia có thể trợ giúp với sự lựa chọn mẫu và sự giúp đó bảo đảm rằng khảo sát củabạn là khả thi và đáng tin cậy. Khả thi có nghĩa khảo sát định đo lƣờng về điều gì, đáng tin cậy có nghĩa là khảo sát để tạo ra một kết quả nhất định. 4.1.2.2. Thu thập thông tin Các nguồn thông tin cho việc nghiên cứu đƣợc phân thành: nguồnthông tin sơ cấp và nguồn thông tin thứ cấp. Nguồn thứ cấp là các thông tin đƣợc xuất bản 96
  6. về các đề tài. Nguồn sơ cấp bao gồm các thông tin cá nhân và công ty, khảo sát, các cuộc thử nghiệm. Nếu nghiên cứu đòi hỏi thu thập thông tin từ cả 2 nguồn sơ cấp và thứ cấp, thì thu thập thông tin từ nguồn thứ cấp trƣớc. Việc nghiên cứu các thông tin thứ cấp trƣớc có thể đƣợc những gợi ý thông tin sơ cấp mà bạn cần thu thập và thu thập nhƣ thế nào. Nguồn thông tin thứ cấp Các nguồn thông tin thứ cấp là những thông tin đã đƣợc thu thập cho các mục đích khác nhau, không phải riêng cho mục đích cụ thể của ngƣời nghiên cứu. Các nguồn thông tin thứ cấp có thể lấy từ bên trong (ví dụ nhu các tài liệu kế toán của doanh nghiệp...) hay bên ngoài doanh nghiệp (ví dụ nhƣ các số liệu thống kê dân số) Tài liệu đƣợc xuất bản về hầu hết các đề tài thì có sẵn ở công ty, nơi công cộng, thƣ viện của các trƣờng. Những ngƣời thủ thƣ có kinh nghiệm có thể trợ giúp bạn trong việc tìm kiếm thông tin đƣợc xuất bản có ích cho việc nghiên cứu. Họ hƣớng dẫn cho bạn mã bản in hoặc mã các mục điện tử, sách tham khảo, văn kiện chính phủ, cơ sở dữ liệu máy tính, và các thông tin thứ cấp hữu ích khác. Khi thu thập thông tin thứ cấp, phải chắc chắn các nguồn đƣợc đánh giá một cách cẩn thận. Không phải tất cả các thông tin từ Internet đều chính xác. Khi kiểm tra một nguồn, phải xem xét các mục: - Tính hợp thời: thông tin có đang lƣu hành không? - Sự phù hợp: thông tin có liên quan tới đề tài cụ thể đang nghiên cứu không?. - Sự tiếp cận: nên đƣa ra ý kiến bằng một bài viết nhỏ hay phải thực hiện một nghiên cứu và viết báo cáo? Những ý kiến đƣa ra đƣợc hỗ trợ bởi những thực tế nghiên cứu phải không? Công việc nghiên cứu có đầy đủ và cẩn thận không? Việc nghiên cứu có đƣợc tiến hành bởi phƣơng pháp luận thích hợp không? Việc nghiên cứu có khách quan phải không? - Sự xuất bản: nhà xuất bản có uy tín không? Việc xuất bản có đƣợc kiểm soát không? Ai là ngƣời kiểm soát? Trình độ của họ nhƣ thế nào? - Tác giả: tác giả là ngƣời có uy tín trong lĩnh vực nghiên cứu này phải không? Trình độ và danh tiếng của họ trong lĩnh vực này là gì? 97
  7. Bởi vì không một ai kiểm soát đƣợc những gì mà họ gởi lên website, nếu nguồn thông tin thứ cấp của bạn là 1 website, bạn phải xem xét những vấn đề sau: - Thể loại/ mục đích: website này là một trang web cá nhân hoặc 1 trang quảng cáo, thông tin và tin tức? - Ngƣời bảo trợ: ngƣời sở hữu một trang web là một nhóm, tổ chứng tập đoàn, tổ chức chính phủ phải không? - Tầm nhìn: hoặc là tác giả hoặc ngƣời tài trợ mang sự thiên vị để đăng tải điều gì lên web? - Tác giả/ thông tin liên lạc: ai viết hoặc thu thập tài liệu? Trình độ củahọ là gì? Trình độ có đƣợc xác minh không? - Sự hoàn chỉnh: trang web liên kết với các web khác phải không?Liên kết trong, liên kết ngoài, hay hỗn hợp? - Sự đóng góp: thông tin có ở tại web gốc không? Nếu không tác giả có trích dẫn nguồn không? - Tính hợp thời: thông tin cập nhật nhƣ thế nào? Trang web lần cuối đƣợc cập nhật là khi nào? Tìm kiếm truyền thống: Các tài liệu tham khảo có thể đƣợc sử dụng để tiến hành nghiên cứu: sổ tay hƣớng dẫn, niên giám, tài liệu xuất bản hàng năm, bách khoa toàn thƣ, từ điển, sách, tạp chí xuất bản định kì, văn kiện chính phủ, các phƣơng tiện nghe nhìn. Tìm kiếm trên máy tính: Giá trị đặc biệt đối với doanh nhân ngày nay là sử dụng máy tính để tìm kiếm các thông tin đƣợc xuất bản. Hầu hết những ngƣời thủ thƣ có thể hỗ trợ trong việc tìm kiếm nhanh chóng những thƣ mục mới nhất cho đề tài. Ngoài ra, họ có thể hƣớng dẫn bạn các cơ sở dữ liệu mà có giá trị xuất bản định kỳ trong các bài viết hoàn chỉnh. Nguồn trên máy tính có thể đƣợc chia làm 2 loại: nguồn đóng và mở. Nguồn đóng đòi hỏi ngƣời sử dụng phải trả tiền cho dữ liệu, đƣợc cung cấp trên trực tuyến hoặc trên CD. Nhiều tạp chí xuất bản định kỳ, báo, tạp chí chuyên ngành đƣa ra sự mô tả cho những phiên bản trực tuyến. Ngoài ra, các tổ chức chuyên nghiệp có thể tạo ra cơ sở dữ liệu hoặc các nguồn khác có giá trị với các thành viên, hoặc là miễn phí hoặc là trả lệ phí vừa phải, các tổ chức chuyên nghiệp có thể tài trợ những 98
  8. nhóm thông tấn viên, hoặc phòng chat nơi mà các thành viên đặt câu hỏi. Mặc dù, diễn đàn trực tuyến có thể cung cấp các nguồn thông tin nổi tiếng, nhƣng chúng hiếm khi đƣợc xem là đáng tin cậy. Nguồn mở có thể đƣợc truy cập miễn phí. Bởi vì bất kì ai xuất bản ra điều gì đều đăng tải nó lên mạng, tìm kiếm dữ liệu tốt liên quan đến đề tài của bạn là một thách thức trừ khi bạn có chiến lƣợc tìm kiếm. Bắt đầu bằng việc sử dụng các sách tra cứu để tìm các mã số sách, các mã số này sẽ chỉ cho bạn đến các trang web có thông tin cho đề tài nghiên cứu của bạn. Khi xác định một đề tài thích hợp, sử dụng phƣơng tiện tìm kiếm để hoàn thành việc tìm kiếm chuyên sâu. Phƣơng tiện tìm kiếm, yêu cầu sử dụng các từ khóa thích hợp trong lĩnh vực nghiên cứu. Mặc dù, tất cả các phƣơng tiện tìm kiếm thực hiện những nhiệm vụ giống nhau, nó không chắc ở việc cho ra kết quả giống nhau. Nếu bạn không tìm đƣợc kết quả mong muốn từ phƣơng tiện tìm kiếm, thử lại bằng phƣơng tiện khác. Ngƣời sử dụng chỉ dùng câu hỏi một lần và các phƣơng tiện sẽ tìm kiếm đồng thời nhiều dữ liệu. Xác định đề tài nghiên cứu rõ ràng sẽ giúp bạn lựa chọn từ khóa trong quá trình tìm kiếm. Các trang web tìm kiếm sẽ đƣa ra đề xuất sử dụng lệnh hiệu quả nhƣ thế nào. Phải chắc chắn rằng bạn có đầy đủ thông tin về các tài liệu đƣợc đăng trên mạng để chuẩn bị cho việc chú giải cuối trang, các trích dẫn, hay đƣa vào phần tài liệu tham khảo. Hầu hết các dữ liệu đƣợc xuất bản đều có bản quyền. Bạn phải đƣợc sự cho phép để sử dụng thông tin và bạn đƣợc đòi hỏi là phải có sự tín nhiệm với ngƣời tạo ra nguồn. Sự ăn cắp ý tƣởng là sử dụng ý kiến của ngƣời khác hoặc từ ngữ mà không có sự cho phép của họ. Để tránh sự ăn cắp ý tƣởng bạn phải tìm đúng thông tin trong tất cả các nguồn dữ liệu kể cả web. Nguồn thông tin sơ cấp Nghiên cứu có thể đòi hỏi thu thập thông tin gốc- thông tin về đề tài của bạn mà không đƣợc xuất bản trƣớc đó. Thông tin sơ cấp có thể có từ cuộc kiểm tra các hồ sơ gốc của công ty, một cuộc khảo sát kiến thức các cá nhân, thảo luận nhóm, sự theo dõi các hoạt động, thử nghiệm, nhƣ đƣợc mô tả trong phần chú thích về giao tiếp. 99
  9. Hồ sơ và dữ liệu gốc là các nguồn thông tin quá khứ rõ ràng và hữu ích cho bạn. Nguồn dữ liệu sơ cấp khác- khảo sát, thảo luận nhóm, quan sát và thử nghiệm- có thể không rõ ràng. Khảo sát: Để thu thập ý kiến và sự việc từ các cá nhân, bạn có thể khảo sát họ. Việc khảo sát có thể đƣợc thực hiện trực diện, bằng điện thoại, bằng thƣ, bằng thƣ điện tử. Một trong những phƣơng pháp khảo sát phổ biến nhất đƣợc mô tả theo chú thích giao tiếp dƣới đây Mỗi phƣơng pháp khảo sát có ƣu và nhƣợc điểm. So sánh với phƣơng pháp khảo sát khác, phỏng vấn trực tiếp thì tốn chi phí. Nhân sự phải đƣợc huấn luyện, sắp xếp thời gian biểu và dẫn dắt cuộc phỏng vấn thì mất nhiều thời gian và có thể tốn nhiều chi phí. Tuy nhiên, qui trình này mang lại những câu trả lời chuyên sâu nhất. Khảo sát bằng điện thoại có thể đƣợc thực hiện khá nhanh và rẻ nếu gọi trong địa phƣơng. Những ngƣời phỏng vấn phải đọc từ bản chính và đƣợc cảnh báo là không nên vòng vèo, vì vậy chi phí huấn luyện thấp.Tỉ lệ ngƣời trả lời qua điện thoại cao hơn so với bằng thƣ, nhƣng tạo đƣợc sự tin cậy có thể gặp khó khăn khi quảng cáo từ xa bị xem là tiêu cực. Bởi vì cần ít ngƣời hơn để thực hiện, khảo sát bằng thƣ rẻ hơn so với điện thoại hoặc bằng trực diện. Qui trình tốn nhiều thời gian, có thể hàng tháng mới nhận đƣợc số lƣợng có thể chấp nhận đƣợc. Khảo sát bằng thƣ điện tử đƣợc thực hiện trên mạng qua một website hoặc một thƣ điện tử. Trong một khảo sát dựa trên web, thƣ điện tử đƣợc gửi tới những ngƣời trả lời tiềm năng để họ hoàn thành cuộc khảo sát. Phƣơng pháp này cho phép ngƣời nghiên círu có thể sử dụng màu sắc, đồ thị, âm thanh trong việc khảo sát. Ngoài ra, phần mềm đƣợc sử dụng để khảo sát có thể đƣợc lập trình để thu thập dữ liệu tự động và những kết luận về dữ liệu. Cách đơn giản nhất để tiến hành khảo sát bằng thƣ điện tử là ghi những câu hỏi vào thông điệp và gửi cho những ngƣời trả lời tiềm năng. Ngƣời nhận đƣợc hƣớng dẫn để sử dụng chức năng trả lời và trả lời những câu hỏi khi mà họ nhận đƣợc thông điệp. Phƣơng pháp này đơn giản, nhƣng bù lại năng suất phụ thuộc vào khả năng của ngƣời nghiên cứu kết hợp những kỹ thuật nhấn mạnh nhƣ: font chữ, 100
  10. sự đa dạng của kích thƣớc, màu sắc, đồ họa vào tài liệu. Thử nghiệm trƣớc cuộc khảo sát là cần thiết để chắc chắn sự liên kết đƣợc duy trì thông qua sự truyền tải và kiểm tra xem việc nhập một câu trả lời không có tác động bất lợi đối với những khoản mục kế tiếp. Một cách để không phải định dạng lại là gửi khảo sát qua thƣ điện tử dƣới dạng tài liệu đính kèm. Ngƣời trả lời có thể tải về và sử dụng chƣơng trình word để trả lời. Bản khảo sát hoàn chỉnh có thể hồi âm bằng thƣ. Các bƣớc trong qui trình này có thể làm nản lòng ngƣời trả lời. Một trở ngại lớn hơn là ngƣời trả lời sợ máy tính của họ bị nhiễm virus khi kết nối nhận thƣ. Khi thiết kế bảng câu hỏi phải tuân theo các nguyên tắc giao tiếp trong kinh doanh, cần tuân theo sự hƣớng dẫn dƣới đây: - Phát triển bảng câu hỏi từ các vấn đề đƣợc nghiên cứu. Trong khảo sát nâng cao tinh thần nhân viên, bạn phải phát triển câu hỏi để tìm kiếm các ý kiến hoặc các sự kiện về lƣơng, phụ cấp ngoài, giờ làm việc. - Phối hợp câu hỏi hợp lý. Bắt đầu bảng câu hỏi với câu hỏi dễ để khuyến khích ngƣời trả lời tiếp tục. Nhóm các câu hỏi giống nhaulại. Ví dụ, đặt các câu hỏi về lƣơng vào cùng một khu vực, sắp xếp các câu hỏi hợp lý. - Câu hỏi rõ ràng: đƣa ra câu hỏi đƣợc hiểu đồng nhất đối với ngƣời trả lời. Một câu hỏi nhƣ “bạn sở hữu loại xe hơi nào?” là mơ hồ. Ngƣời trả lời có thể trả lời ô tô có thể bỏ mui, xe thể thao, xe ngoại... Một ví dụ rõ ràng để đạt đƣợc thông tin đặt biệt là “vui lòng nói tên nhà sản xuất của xe mà bạn thƣờng sử dụng?”. - Chỉ hỏi những dữ liệu liên quan đến nhân khẩu học. Nếu các nhân tố nhƣ là tuổi, giới tính, tình trạng hôn nhân, thu nhập... không đƣợc sử dụng trong bài phân tích của bạn, không nên hỏi ngƣời trả lời. - Tránh câu hỏi dẫn đạo. Câu hỏi dẫn đạo làm cho ngƣời trả lời đƣa ra một hƣớng trả lời. Các câu hỏi nhƣ: “đó có phải là cách tốt nhất để sắp xếp giờ làm việc không?” sẽ có hƣớng trả lời đúng. Một cách tốt hơn là hỏi ngƣời trả lời về mức độ thỏa mãn của họ về giờ làm việc. Mức độ này có thể bằng số (5 là cao, 1 là thấp) hoặc bằng lời (rất thỏa mãn, thỏa mãn, bất thỏa mãn và rất bất thỏa mãn) nhƣ là thang định danh. - Đƣa ra những câu trả lời có chọn lựa: Khi mà nó không thể diễn đạt đủ hết, sử dụng sự lựa chọn khác và khuyến khích ngƣời trả lời điềnvào. 101
  11. - Tránh nhảy câu hỏi: nếu câu trả lời cho câu hỏi 9 là không, bỏ qua câu 10, 11, 12, trả lời câu 13. Nếu câu trả lời là có, trả lời câu 10 nhƣng bỏ qua 11,12 nếu bạn chƣa có con. - Chọn loại câu hỏi thích hợp: câu hỏi đóng sẽ nhiều hơn câu hỏi mở trong khảo sát bằng thƣ, điện thoại, thƣ điện tử. Còn trong phỏng vấn trực diện thì ngƣợc lại, những câu hỏi mở để cho ngƣời đƣợc phỏng vấn trả lời theo ý của họ, câu hỏi phải đƣợc chuẩn bị cẩn thận để cung cấp những thông tin cần thiết. Những dữ liệu trong câu hỏi mở khó trả lời và phân tích hơn câu hỏi đóng. Trong câu hỏi đóng, ngƣời phỏng vấn đƣa ra những câu trả lời lựa chọn và ngƣời trả lời chọn chúng. Những câu trả lời nên tách biệt, xác định 25-29, 30-34, 35-39 thay vì 25-30, 30-35, 35-40. Đƣa ra những dòng hoặc khung để ngƣời trả lời đánh dấu. Sau khi cuộc khảo sát đã đƣợc thử nghiệm thì phải kiểm tra lại. Sự phản hồi bạn nhận đƣợc từ qui trình này sẽ hỗ trợ bạn trong việc sửa lại các tài liệu trƣớc khi gửi đi. Tóm lại, các tài liệu đƣợc thiết kế một cách thu hút cùng với một thông điệp sẽ giải thích mục đích của cuộc khảo sát giúp truyền các hình ảnh chuyên nghiệp và khuyến khích ngƣời nhận trả lời. Để tiết kiệm thời gian và tiền bạc, ngƣời nghiên cứu thƣờng gửi những bảng khảo sát đến số ngƣời đƣợc lựa chọn và đại diện cho một nhóm lớn. Khảo sát này gọi là khảo sát mẫu. Các nhà thống kê có thể quyết định lựa chọn mẫu nhƣ thế nào, tiến hành bao nhiêu cuộc khảo sát, và số trả lời tối thiểu cần thiết để rút ra kết luận về toàn bộ nhóm từ những trả lời đƣợc cung cấp bởi mẫu. Thảo luận nhóm Khi bạn tìm ý kiến hoặc sự phản hồi về chất lƣợng hơn số lƣợng, thảo luận nhóm là phƣơng pháp phù hợp. Nhóm này để sử dụng nghiên cứu thị trƣờng, bao gồm từ 6 đến 12 ngƣời tham gia và một ngƣời điều khiển. Mục tiêu nghiên cứu phải đƣợc xác định rõ ràng, tỉ mỉ và câu hỏi đƣợc chuẩn bị tốt, không thiên vị, ngẫu nhiên lựa chọn những ngƣời tham gia đại diện khán giả, và ngƣời điều khiển đƣợc huấn luyện để phản bác các ý kiến thành công. Dƣới sự hƣớng dẫn của ngƣời điều khiển, nhóm thảo luận một loạt các ý kiến hoặc các vấn đề. Ngƣời điều khiển phải bảo đảm ý kiến mọi ngƣời đƣợc lắng nghe và không ai bị tác động bởi ngƣời khác trong nhóm. Ngƣời điều khiển có 102
  12. nhiệm vụ ghi chép. Những ghi chú đƣợc giữ ở mức tối thiểu trong suốt buổi thảo luận để ngƣời điều khiển có thể tập trung vào những gì đang đƣợc nói và giữ cho cuộc thảo luận đi theo một hƣớng phù hợp. Ngay sau buổi thảo luận, ngƣời điều khiển sẽ tổng kết những điểm tích cực và tiêu cực phát sinh trong buổi thảo luận. Xem lại đoạn băng và ghi âm về buổi thảo luận. Thông tin từ những ghi chú hoặc đoạn băng đƣợc ghi từ buổi thảo luận sẽ đƣợc sử dụng khi ngƣời điều khiển chuẩn bị cho bài báo cáo. Quan sát Sự quan sát là cách khác để thu thập thông tin sơ cấp cho dự án nghiên cứu. Kỹ thuật này gồm một hoặc nhiều ngƣời quan sát xem và ghi chép các sự kiện về một hoạt động. Mặc dù, kỹ thuật quan sát có thể chịu chi phí nhân sự cao, nó vẫn là cách để đạt thông tin chính xác. Cách sử dụng phổ biến của quan sát là thu thập thông tin về một nƣời công nhân vận hành máy móc trong nhà máy. Những hoạt động lặp lại của ngƣời công nhân phải đƣợc ấn định thời gian, những hỗ trợ sản xuất lƣợc lƣu trữ, đƣa ra kết luận về hiệu quả của các qui trình. Tƣơng tự, ngƣời quan sát có thể đƣợc đƣa đến khu vực thành phố đƣợc lựa chọn để xác địnhrõ số xe hơi của ngƣời dân để đo lƣờng sự kẹt xe. Nhiều nhà quản trị sử dụng quan sát thông thƣờng để đạt đƣợc thông tin hữu ích cho công việc của họ. Loại thông tin này mặc dù, không khoa học, nhƣng có giá trị trong giới hạn của cách này. Kỹ thuật quan sát đòi hỏi phải kiểm soát cẩn thận. Tất cả những ngƣời quan sát cần phải tìm kiếm cùng một việc và ghi nhận lại quan sát của họ cùng một cách để có thể so sánh những thông tin với nhau. Sự kiểm soát thích hợp đòi hỏi rằng ngƣời quan sát và các chủ đề không đƣợc tƣơng tác lẫn nhau. Thử nghiệm Cách cuối cùng để thu thập thông tin sơ cấp cho một dự án nghiên cứu là cuộc thử nghiệm. Các cuộc thử nghiệm trong kinh doanh đƣợc sử dụng để so sánh hai cách làm để xác định cách nào tốt hơn. Ví dụ, các nhân viên trong một nhà máy làm việc 4 ngày/tuần trong khi đó các nhân viên của nhà máy khác làm việc 5 ngày/tuần. Các nhân viên trong hai nhà máy đƣợc theo dõi và khảo sát từng thời kì để xác định năng suất sản xuất và sự thỏa mãn thời gian làm việc. 103
  13. Một cách khác để tiến hành khảo sát trƣớc- sau về nhóm công nhân đƣợc chuyển từ tuần làm việc 5 ngày sang 4 ngày. Trong phƣơng pháp này các công nhân làm việc 5 ngày/tuần đƣợc hỏi một loạt những câu hỏi về thời gian làm việc có ảnh hƣởng đến năng suất và sự thỏa mãn về công việc của họ không. Sau đó, tuần làm việc 4 ngày sang 5 ngày. Sau 3 tháng, các nhân viên đƣợc hỏi những câu hỏi tƣơng tự trƣớc khi thay đổi giờ làm việc. Sau đó so sánh hai lần trả lời. Các cuộc thử nghiệm không tiến hành phổ biến trong kinh doanh nhƣ trong phòng thí nghiệm khoa học. Các cuộc thử nghiệm thƣờng đƣợc sử dụng để so sánh hai cách làm tƣơng tự nhau. Trong một cuộc thử nghiệm bạn có thể dễ dàng so sánh cách cũ và cách mới, so sánh phƣơng pháp A và phƣơng pháp B, kiểm tra thị trƣờng sản phẩm mới. Các cuộc thử nghiệm thì rất tốn kém. Tuy nhiên, cuộc thử nghiệm đƣợc kiểm soát và thiết kế cẩn thận cung cấp cho doanh nhân nhiều thông tin có giá trị. 4.1.2.3. Phân tích thông tin Khi đã lập kế hoạch để nghiên cứu và thu thập thông tin, bạn đã sẵn sàng để phân tích thông tin. Có thể thông tin thu thập đã rõ ràng. Nó có thể chấp nhận một qui trình hoặc một sản phẩm mới. Thông tin mà bạn thu thập rõ ràng nói rằng nhân viên thích làm việc 4 ngày hơn 5 ngày. Trong trƣờng hợp này, việc phân tích chỉ mất vài phút. Mặt khác, khi bạn thu thập mộtlƣợng lớn thông tin phức tạp, bạn sẽ mất hàng ngày, tuần, tháng để hoàn thành. Phân tích nghĩa là xem xét từng phần của những việc một cách riêng lẻ hay trong mối quan hệ với tổng thể. Những phần khác nhau của thông tin đƣợc so sánh và đối chiếu để cố gắng đƣa ra những ý tƣởng mới tốt hơn. Những sự kiện và những con số riêng lẻ đƣợc hiểu bởi sự giải thích chúng có ý nghĩa gì- tầm quan trọng nhƣ thế nào. Không nên có bất cứ một sự thiên vị cá nhân nào thâm nhập vào bài phân tích. Dùng lí trí một cách khách quan và không xúc cảm. Ví dụ: nếu bạn tiến hành nghiên cứu để quyết định mua máy tính cho văn phòng, bạn nên thu thập thông tin về loại công việc mà bạn đang làm và những công việc mà bạn muốn làm. Sau đó, bạn hãy thu thập thông tin về máy tính, bao gồm giá, phầm mềm, tốc độ vận hành, bộ nhớ, thời gian bảo hành, khả năng nâng cấp và các yếu tố khác. Sau đó, bạn hãy so sánh những chiếc máy để quyết định 104
  14. chúng làm tốt đến mức nào những gì mà bạn muốn làm, tiềm năng của chúng là gì,... khi bạn đã hoàn thành bài phân tích bạn nên sẵn sàng đƣa ra giải pháp. 4.1.2.4. Đưa ra giải pháp Dựa vào phân tích, bạn sẵn sàng đƣa ra giải pháp cho vấn đề nghiên cứu. Giải pháp của bạn đƣợc đƣa vào ở phần kết luận hoặc đóng góp ý kiến. Một kết luận là bản tập hợp từ những sự kiện, nó là quyết định hợp lí cho bài phân tích. Nếu bạn chọn những ý tƣởng quan trọng nhất cho bài phân tích, đó là kết luận của bạn. Dựa vào kết luận của bạn, bạn đƣa ra những câu trả lời cho nghiên cứu hay là những góp ý - giải pháp nghiên cứu. Trong những nghiên cứu và bài báo cáo thông thƣờng, bạn có thể rút ra kết luận từ phân tích và phát biểu chúng một cách riêng lẻ với việc góp ý. Kết luận và góp ý phải đƣợc dựa trên những phát hiện và các phân tích khách quan, giải pháp tốt nhất không phải ý kiến cá nhân bạn. Kết luận: - Qui trình B quan trọng và hiệu quả hơn qui trình A. - Các phƣơng tiện đáng tin cậy cho việc thực hiện qui trình B trên qui mô rộng chƣa sẵn sàng. - Công ty XYZ hiện đang lƣu kho 20 chiếc máy 3CA có thể đƣợc sử dụng để thực hiện qui trình B. - Dự án của công ty XYZ là sản xuất 500 máy 3CA trong 6 tháng. Đóng góp ý kiến: - Thuê ngay 20 máy 3CA từ công ty XYZ, và tiếp tục so sánh qui trình A và qui trình B trong hơn 3 tháng. - Lựa chọn mua 500 máy 3CA từ công ty sản xuất XYZ. - Nếu việc nghiên cứu bổ sung tiếp tục thể hiện qui trình B quan trọng và hiệu quả hơn qui trình A, mua 500 máy của công ty XYZ. 4.1.2.5. Viết báo cáo Bƣớc cuối cùng của việc nghiên cứu là viết báo cáo. Đây là bƣớc quan trọng bởi vì bạn muốn trình bày kết quả nghiên cứu một cách hiệu quả. Qui trình viết báo cáo liên quan đến các thông điệp khác. Bạn sẽ lập kế hoạch, biên soạn, hoàn thành bài báo cáo trƣớc khi nộp nó. 105
  15. Thời gian và sự cố gắng trong nghiên cứu và viết báo cáo sẽ bị lãng phí trừ khi bài thuyết trình đƣợc đọc và hiểu. Có thể một bài báo cáo sẽ đƣợc đọc và hiểu khi tuân theo nguyên tác định dạng. 4.2. CÁC LOẠI BÁO CÁO VIẾT TRONG KINH DOANH 4.2.1. Phân loại và đặc điểm các báo cáo Những bài báo cáo rất đa dạng, từ những bài báo cáo ngắn, không theo hình thức đến những bài báo cáo dài, hình thức. Ngôn ngữ cũng rất khác biệt từ đàm thoại, ngôi nhân xƣng thứ nhất đến cấu trúc mạch lạc, ngôi nhân xƣng thứ 3. Phần này cung cấp một sự giới thiệu vắn tắt về những bài báo cáo không theo hình thức, sau đó mỗi loại sẽ đƣợc thảo luận trong từng phần riêng. - Báo cáo không theo hình thức thƣờng ngắn gọn. Chúng có thể bao gồm thân bài và tiêu đề hoặc chỉ có thân bài, thƣờng đƣợc định dạng nhƣ là một lá thƣ hoặc thƣ nội bộ. Thƣ nội bộ truyền đạt thông tin đến những cá nhân trong tổ chức, loại này đƣợc sử dụng trƣớc hết cho việc báo cáo những thông tin liên quan đến việc vận hành hàng ngày hoặc cung cấp một biên bản ghi chép. Những báo cáo dạng thƣ từ sử dụng định dạng thƣ để truyền đạt thông tin và góp ý đến những cá nhân bên ngoài tổ chức; dòng tiêu đề chính có thể đƣợc dùng để xác định chủ đề của bài báo cáo. Khi đƣợc định dạng nhƣ một thƣ trao đổi, báo cáo không theo hình thức sử dụng tiêu đề để dẫn ngƣời đọc từ chủ đề này đến chủ đề khác. Loại báo cáo này hiếm khi chứabiểu đồ giải thích và ít khi trình bày dữ liệu từ nguồn thứ cấp. Những báo cáo không theo hình thức thƣờng đƣợc viết theo văn phong của đại từ nhân xƣng thứ nhất. - Báo cáo hình thức bao gồm tất cả hoặc một số phần sau đây: chủ đề, lời tác giả, bảng tóm tắt, mục lục, danh sách minh họa, phần chính, giải thích từ vựng khó, phụ lục và tài liệu tham khảo. Phần thân bài sẽ đƣợc trình bày trên nhiều trang và có nhiều cấp bậc tiêu đề. Nội dung đƣợc trích dẫn từ nguồn dữ liệu sơ cấp hoặc thứ cấp. Những công cụ hỗ trợ thị giác giúp ngƣời đọc hiểu đƣợc thông tin đƣợc trình bày trên bài đọc. Báo cáo hình thức thƣờng sử dụng văn phong của ngôi nhân xƣng thứ 3. Tuy nhiên, xu hƣớng gần đây cho rằng sự thân mật nên đƣợc sử dụng trong báo cáo hình thức. Mức độ trang trọng đƣợc xác định sau khi ngƣời báo cáo đầu tiên phân tích ngƣời nhận. 106
  16. 4.2.1.1. Báo cáo viết không theo hình thức Trong kinh doanh báo cáo không theo hình thức đƣợc sử dụng thƣờng xuyên hơn báo cáo hình thức. Báo cáo không theo hình thức có nhiều loại khác nhau, 3 loại phổ biến nhất là: báo cáo tiến độ (progress report), báo cáo định kỳ (periodic report), và báo cáo kỹ thuật (technical report). Một bài báo cáo có thể đƣợc xếp vào nhiều hơn một trong 3 loại này, ví dụ một bài báo cáo có thể đƣợc phân loại là báo cáo kỹ thuật và báo cáo chu kỳ. Báo cáo tiến độ (progress report) Báo cáo tiến độ đƣợc dùng để thông tin cho ngƣời đọc về tình trạng của dự án cụ thể. Một báo cáo tiến độ trong một tổ chức giúp các nhà quản lý trong việc theo dõi và ra các quyết định về dự án. Bài báo cáo thông tin cho ngƣời đọc về công việc đã làm, đang làm và sẽ làm trong thời gian tới. Bất cứ một dự án hay vấn đề, rắc rối nên đƣợc thảo luận bằng các báo cáo. Tính thƣờng xuyên, lặp lại của những báo cáo phụ thuộc vào thể loại hay bản chất của dự án đƣợc thảo luận. Báo cáo định kỳ (periodic report) Báo cáo định kỳ cung cấp cho cấp quản lý những thông tin thống kê vào những thời gian đã đƣợc sắp xếp theo điều lệ. Những khoảng cách này có thể là hàng ngày, tuần, tháng, quý hay năm. Những bài báo cáo định kỳ không theo một định dạng chung nào cả. Nhiều tổ chức sử dụng những mẫu in sẵn. Báo cáo kỹ thuật (technical report) Báo cáo kỹ thuật truyền đạt những thông tin chuyên môn hoặc thông tin khoa học. Không có hình thức chuẩn hoặc kế hoạch có tổ chức cho những báo cáo kỹ thuật. Tuy nhiên, những tổ chức thƣờng cụ thể hóa những định dạng riêng để sử dụng cho những bài báo cáo nội bộ. Tiêu chuẩn hóa hình thức làm cho ngƣời đọc dễ hiểu hơn đối với những bài báo cáo cung cấp những thông tin cần thiết đối với họ. Những thuật ngữ về kỹ thuật không cần phải giải nghĩa khi độc giả là những ngƣời cùng ngành hoặc hiểu biết về những thuật ngữ đó. Nếu ngƣời đọc không có hiểu biết chuyên sâu về kỹ thuật, thì những thuật ngữ đƣợc sử dụng trong bài phải đƣợc làm rõ. 107
  17. 4.3.1.2. Báo cáo chính thức Báo cáo chính thức đƣợc chuẩn bị cho những quản lý cấp cao và những ngƣời bên ngoài tổ chức. Nó có thể tốn vài tuần hoặc vài tháng để nghiên cứu và viết báo cáo. Những hoạt động này có thể đƣợc hoàn tất bởi một cá nhân hoặc một nhóm. Một bài báo cáo hình thức bao gồm 3 phần chính: phần mở đầu, phần chính và phần bổ sung. Một báo cáo hình thức có thể chứa tất cả hoặc một vài phần sau: Phần mở đầu - Trang tiêu đề - Thƣ hoặc memo chuyển ý - Bảng mục lục - Danh sách minh họa - Tóm tắt Thân bài - Giới thiệu - Thủ tục - Các khám phá - Phân tích - Kết luận - Đề xuất Phần bổ sung - Chú giải thuật ngữ - Phụ lục - Tài liệu tham khảo Phần mở đầu Phần mở đầu chứa tất cả các phần trong bài báo cáo và đứng trƣớc phần chính. Những trang mở đầu cụ thể trong báo cáo thì biến đổi phụ thuộc vào tính trang trọng của bài báo cáo. Trang tiêu đề: Trang tiêu đề chứa chủ đề của bài báo cáo, tên tác giả, chức vụ, phòng ban; ngày trình nộp báo cáo. Tên của cá nhân hoặc công ty nhận báo cáo cũng đƣợc đề 108
  18. cập đến khi bài báo cáo đƣợc chuẩn bị cho những khách hàng hoặc những tổ chức bên ngoài khác. Phần tiêu đề cần nêu rõ mục đích và nội dung của bài báo cáo. Một vài tổ chức có những hƣớng dẫn cụ thể cho việc chuẩn bị trang chủ đề, những nơi khác thì cho phép tự do. Nếu những hƣớng dẫn cụ thể không tồn tại thì hình thức truyền thống có thể là lựa chọn tốt nhất. Trong hình thức truyền thống, mỗi dòng chủ đề đƣợc đặt ở giữa theo chiều ngang và khoảng cách bằng nhau giữa các dòng. Nếu chủ đề nhiều hơn một dòng thì đƣợc cách một khoảng đơn. Tất cả chủ đề nên đƣợc viết hoa, những dòng khác thì hoặc là viết hoa tất cả hoặc viết hoa chữ cái đầu tiên. Thƣ hoăc memo chuyển ý Thƣ hoặc memo chuyển ý nếu có giới thiệu bài báo cáo đến ngƣời đọc. Bài báo cáo cho những ngƣời đọc bên ngoài tổ chức nên chứa một lá thƣ, trong khi báo cáo nội bộ thì sử dụng memo. Trong nhiều bài báo cáo hình thức, lời mở đầu hay lời tựa có thể đƣợc sử dụng. Thƣ hoặc memo chuyển ý nên chính xác và có thể chủ quan- nghĩa là, ngƣời viết có thể đƣa ra đề xuất hoặc ý kiến không đƣợc hỗ trợ bởi dữ liệu. Nó có thể chứa những nhận xét cá nhân. Thƣ hoặc memo chuyển ý cũng có thể dẫn dắt ngƣời đọc đến các phần của bài báo cáo với sự quan tâm đặc biệt hoặc đề xuất công dụng đặc biệt khác của thông tin. Nói chung, bất cứ một bản tin nào có giá trị trong việc thảo luận đều đƣợc trình bày trong thƣ chuyển ý. Thông điệp kết thúc bằng một câu diễn tả sự đánh giá cao về cơ hội để tham gia vào dự án. Bảng mục lục Bảng mục lục bao gồm tất cả các phần chính theo sau nó và số trang mà mỗi phần bắt đầu. Mục đích là giúp ngƣời đọc tìm đƣợc thông tin cụ thểtrong bài báo cáo. Bảng mục lục thì thƣờng không đƣợc sử dụng trong những bài báo cáo ít hơn 5 trang. Những phần chính nên đƣợc liệt kê một cách chính xác bởi chúng xuất hiện trong phần thân bài và nên đƣợc kết nối với số trang của phần dẫn đầu (khoảng cách theo chiều ngang), số trang đƣợc chọn từ phần phụ đề. Bảng mục lục thƣờng đƣợc chuẩn bị sau khi bài báo cáo đã hoàn tất. Danh sách minh họa Phƣơng tiện trợ giúp đƣợc xác định trong một danh sách những công cụ minh họa. Danh sách này có thể cùng một trang với mục lục, hoặc có thể bắt đầu 109
  19. bằng trang mới ngay sau mục lục nếu bài báo cáo có nhiều hơn 4 công cụ minh họa. Phần này có hình thức nhƣ phần mục lục, với chú thích cho minh họa thay vì phần mở đầu. Một bài báo cáo có thể nhóm tất cả các phƣơng tiện hỗ trợ vào cùng một phần, hoặc cũng có thể nhóm mỗi loại một cách riêng lẻ. Phần này đƣợc làm sau khi hoàn tất bài báo cáo. Tóm tắt Một tóm tắt chính là một phiên bản vắn tắt của bài báo cáo; nó nêu lại mỗi phần của bài báo cáo bằng hình thức vắn tắt và nhấn mạnh vào những phát hiện, kết luận và góp ý. Bảng tóm tắt chiếm khoảng 10% chiều dài cùa bài báo cáo lên đến 2 trang với cách dòng đơn, tiết kiệm thời gian cho ngƣời đọc bằng việc cung cấp một cái nhìn tổng quan về nội dung. Những báo cáo có bảng tóm tắt trong thƣ chuyển ý thì thƣờng không có phần tóm tắt. Phần chính Hầu hết những bài báo cáo trang trọng sẽ chứa tất cả thông tin đƣợc trình bày trong những phần đã đƣợc thảo luận trong phần này của chƣơng. Tuy nhiên, một vài phần đƣợc kết hợp. Những thông tin trong phần chính đƣợc trình bày bằng cách trực tiếp hoặc gián tiếp. Kết luận, kiến nghị, hoặc cả hai có thể bắt đầu thân bài nếu phƣơng pháp trực tiếp đƣợc sử dụng, chúng sẽ đứng cuối thân bài nếu sử dụng cách gián tiếp. Giới thiệu Phần giới thiệu cung cấp nền tảng đầy đủ liên quan đến việc nghiên cứu để ngƣời đọc có thể hiểu phạm vi và sự nối tiếp của bài báo cáo. Kiến thức nền Phần giới thiệu mở đầu bằng kiến thức nền, một sự mô tả tổng quát về những vấn đề đã nghiên cứu, và những vấn đề liên quan. Kiến thức nền dẫn đến những trình bày về các vấn đề. - Giới thiệu vấn đề: xác định rõ ràng những vấn đề đã đƣợc nghiên cứu. Câu phát biểu này nên ngắn gọn nhƣng phải có khả năng thông tin. - Mục đích của việc nghiên cứu: chỉ ra tại sao việc nghiên cứu đƣợc tiến hành. Mục đích là để biện luận với ngƣời đọc về giá trị của bài báo cáo. Mục đích có thể nêu ra bằng một câu hỏi (“công ty bảo hiểm nào sẽ phục vụ tốt nhất cho 110
  20. chúng ta?”) hoặc một câu phát biểu (“mục đích của việc nghiên cứu là cung cấp thông tin cho việc lựa chọn công ty bảo hiểm với kế hoạch hiệu quả nhất”). - Phạm vi: phạm vi của bài nghiên cứu đƣợc xác định bởi những nhân tố chính đã đƣợc nghiên cứu và xuất hiện một cách tổng quát tiếp theo trong phần giới thiệu. Nó cho ngƣời đọc biết phạm vi của nghiên cứu. Giới hạn đƣợc thiết lập bởi ngƣời nghiên cứu cũng nhƣ những nhân tố chính mà ngƣời nghiên cứu không kiểm soát đƣợc, đã đƣợc liệt kê trong phần giới thiệu. Những giới hạn này có thể bao gồm việc thiếu hụt nguồn cung cấp, thời gian hay những giới hạn địa lý. - Tài liệu liên quan: là những tài liệu đƣợc thu thập trong khi tiến hành nghiên cứu về đề tài đang đƣợc nghiên cứu. Sự xem xét lại những tài liệu liên quan đƣợc nói đến trong phần giới thiệu nếu chỉ có một lƣợng nhỏ những tài liệu có giá trị đối với đề tài. Một phần riêng nên đƣợc sử dụng nếu có số lƣợng lớn tài liệu liên quan đƣợc xem lại. - Những thuật ngữ lạ: định nghĩa thuật ngữ lạ có thể bao gồm trong phần giới thiệu. Tuy nhiên, khi nhiều thuật ngữ cần đƣợc định nghĩa thì nên có phần giải thích từ vựng khó trong phần bổ sung. Thủ tục Thủ tục hay còn gọi là những phƣơng pháp mô tả các bƣớc tiến hành việc nghiên cứu. Mục đích của phần này là cho phép ngƣời đọc xác định tất cả khía cạnh của vấn đề có đƣợc điều tra một cách đầy đủ hay không. Phần này cũng có thể đƣợc sử dụng cho các nghiên cứu tƣơng tự cái mà có thể có hiệu lực hoặc bác bỏ kết quả của nghiên cứu sơ bộ. Những khám phá Khám phá có đƣợc trong suốt tiến trình nghiên cứu. Phần này nên đƣợc trình bày bằng sự kiện thực tế và thái độ khách quan, không có những ý kiến hoặc diễn giải mang tính cá nhân. Trình bày tất cả những khám phá-tích cực và tiêu cực. Những phƣơng tiện hỗ trợ đƣợc sử dụng để trợ giúp cho ngƣời viết trong việc truyền đạt những phát hiện của nghiên cứu. Phân tích Phần phân tích nêu lên sự diễn giải của ngƣời viết về đánh giá số lƣợng và chất lƣợng những phát hiện. Nếu có một nghiên cứu sơ bộ, ngƣời viết nên so sánh những kết quả đó với những phát hiện trong nghiên cứu hiện tại. Thông tin trong 111
ADSENSE
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2