Bài giảng Hệ thống thông tin đất - ĐH Nông nghiệp Hà Nội

Chia sẻ: Na Na | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:166

Thêm vào BST

Báo xấu

180
lượt xem 43
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nội dung "Bài giảng Hệ thống thông tin đất" trình bày một số khái niệm cơ bản về thông tin, hệ thống và hệ thống thông tin, hệ thống thông tin đất đai, quản lý thông tin đất đai, phân tích thiết kê hệ thống thông tin đất đai, tính kinh tế của hệ thống thông tin đất đai và một số nội dung khác.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Hệ thống thông tin đất - ĐH Nông nghiệp Hà Nội

TRƯ NG ð I H C NÔNG NGHI P HÀ N I KHOA TÀI NGUYÊN MÔI TRƯ NG ----***--- Bài gi ng H TH NG THÔNG TIN ð T (Land Information System – LIS) 1
Ph n 1: Lý thuy t CHƯƠNG I: KHÁI NI M CƠ B N V THÔNG TIN, H TH NG VÀ H TH NG THÔNG TIN .............................................................................................................................. 1 1.1. Thông tin ......................................................................................................................... 1 1.1.1. Khái ni m v thông tin ............................................................................................. 1 1.1.2. ð c trưng và tiêu chu n c a thông tin ...................................................................... 3 1.1.3. Thu c tính c a thông tin........................................................................................... 4 1.1.4. Phân lo i thông tin.................................................................................................... 5 1.1.5. Vai trò c a thông tin ................................................................................................. 5 1.2. H th ng .......................................................................................................................... 7 1.2.1. Khái ni m chung v h th ng ................................................................................... 7 1.2.2. H th ng và các phân h ........................................................................................... 7 1.2.3. Các ñ c trưng c a h th ng ...................................................................................... 8 1.3. H th ng thông tin ......................................................................................................... 11 1.3.1. Khái ni m ............................................................................................................... 11 1.3.2. Các b ph n c u thành h th ng thông tin.............................................................. 11 1.3.3. Nhi m v , vai trò và ch t lư ng c a h th ng thông tin ........................................ 12 1.3.4. Phân lo i h th ng thông tin ................................................................................... 14 1.3.5. M t s h th ng thông tin thư ng g p................................................................... 16 1.3.6. Các m c b t bi n khi xây d ng h th ng thông tin................................................ 18 CHƯƠNG II: H TH NG THÔNG TIN ð T ðAI............................................................... 19 2.1. Khái ni m v h th ng thông tin ñ t ñai........................................................................ 19 2.1.1. Khái ni m ............................................................................................................... 19 2.1.2. Yêu c u c a h th ng thông tin ñ t ñai .................................................................. 20 2.1.3. Ch c năng c a H th ng thông tin ñ t ñai ............................................................. 20 2.2. M c ñích và vai trò c a h th ng thông tin ñ t ñai ....................................................... 21 2.2.1. M c ñích c a h th ng thông tin ñ t ñai ................................................................ 21 2.2.2. Vai trò c a h th ng thông tin ñ t ñai .................................................................... 21 2.3. Các b ph n c u thành h th ng thông tin ñ t ñai......................................................... 22 2.3.1. Ngu n nhân l c (nhân s trong h th ng thông tin ñ t ñai)................................... 22 2.3.2. Cơ s h t ng k thu t c a h th ng thông tin ñ t ñai ........................................... 23 2.3.3. D li u trong h th ng thông tin ñ t ñai................................................................. 27 2.3.4. Các bi n pháp t ch c c a h th ng thông tin ñ t ñai ............................................ 29 2.3.5. N i dung ho t ñ ng c a h th ng thông tin ñ t...................................................... 30 2.4. Cơ s d li u ñ t ñai c a h th ng thông tin ñ t ñai ..................................................... 30 2.4.1. M t s ñ c ñi m c a cơ s d li u trong h th ng thông tin ñ t ñai...................... 31 2.4.2. Các ph h c a cơ s d li u trong h th ng thông tin ñ t ñai .............................. 31 2.4.3. N i dung c a cơ s d li u ñ t ñai ......................................................................... 33 2.4.4. Phân l p thông tin trong cơ s d li u c a h th ng thông tin ñ t ñai ................... 36 2.5. ð c ñi m, tính ch t h th ng thông tin ñ t ñai.............................................................. 37 2.5.1. ð c ñi m c a h th ng thông tin ñ t ñai ................................................................ 37 2.5.2. Các tính chât c a h th ng thông tin ñ t ñai.......................................................... 37 2.6. Quan h ngành tài nguyên môi trư ng và h th ng thông tin ñ t ñai ........................... 37 2.6.1. M t s h th ng thông tin có liên quan .................................................................. 37 2.6.2. M i quan h gi a h th ng thông tin ñ t ñai v i các ngân hàng d li u trong qu n lý nhà nư c ....................................................................................................................... 40 2.6.3. Quan h ngành tài nguyên môi trư ng và h th ng thông tin ñ t ñai .................... 41 i
CHƯƠNG III: QU N LÝ THÔNG TIN ð T ðAI................................................................ 43 3.1. Khái ni m v qu n lý thông tin ñ t ñai.......................................................................... 43 3.1.1. Khái quát v công tác qu n lý thông tin ñ t ñai ..................................................... 43 3.1.2. Khái ni m qu n lý thông tin ñ t ñai ....................................................................... 44 3.1.3. N i dung c a công tác qu n lý thông tin ñ t ñai .................................................... 44 3.2. Ngu n g c c a công tác qu n lý thông tin ñ t ñai......................................................... 47 3.2.1. Khái quát v ngu n g c c a công tác qu n lý thông tin ñ t ñai ............................. 47 3.2.2. ð c ñi m c a công tác qu n lý thông tin ñ t ñai.................................................... 47 3.2.5. B máy t ch c c a công tác qu n lý thông tin ñ t ñai.......................................... 53 3.3. M c ñích, ý nghĩa và vai trò c a qu n lý thông tin ñ t ñai ........................................... 54 3.3.1. M c ñích c a qu n lý thông tin ñ t ñai .................................................................. 54 3.3.2. Ý nghĩa c a qu n lý thông tin ñ t ñai..................................................................... 54 3.4. Các y u t nh hư ng ñ n qu n lý thông tin ñ t ñai ..................................................... 56 3.4.1. Cơ s d li u ñ t ñai............................................................................................... 56 3.4.2. Cơ s h t ng k thu t ............................................................................................ 56 3.4.3. Ngu n nhân l c ...................................................................................................... 57 3.4.4. Các chính sách c a ð ng và Nhà nư c .................................................................. 57 CHƯƠNG IV: PHÂN TÍCH THI T KÊ H TH NG THÔNG TIN ð T ðAI .................... 58 4.1. Tính c p thi t và m c tiêu xây d ng h th ng thông tin ñ t ñai ................................... 58 4.1.1. Cơ s pháp lý.......................................................................................................... 58 4.1.2. Tính c p thi t c a công tác xây d ng h th ng thông tin ñ t ñai ........................... 58 4.1.3. M c tiêu xây d ng h th ng thông tin ñ t ñai........................................................ 59 4.1.4. Các giai ño n phân tích và thi t k h th ng thông tin ñ t ñai............................... 60 4.1.5. Các phương pháp phân tích và thi t k h th ng.................................................... 62 4.2. ði u tra, ñánh giá hi n tr ng h th ng thông tin ñ t ñai ............................................... 64 4.2.1. Các phương pháp kh o sát ñi u tra hi n tr ng h th ng thông tin ñ t ñai ............. 64 4.2.2. Các n i dung ñi u tra chi ti t m t h th ng thông tin ñ t ñai................................. 65 4.3. Phân tích h th ng thông tin ñ t ñai .............................................................................. 68 4.3.1. M t s v n ñ thư ng g p trong phân tích h th ng thông tin ñ t hi n hành ........ 68 4.3.2. Phân tích và hoàn thi n k t qu ñi u tra................................................................. 69 4.3.3. Xây d ng t ñi n d li u ph c v cho thi t k h th ng thông tin ñ t ñai............. 70 4.3.4. ðánh giá, phê phán hi n tr ng ................................................................................ 70 4.3.5. H p th c hoá k t qu kh o sát, ñi u tra h th ng thông tin ñ t ñai hi n hành....... 70 4.3.6. Nghiên c u và phân tích kh thi............................................................................. 71 4.4. Thi t k h th ng thông tin ñ t ñai ................................................................................ 73 4.4.1. M t s v n ñ trong thi t k h thông tin ñ t ñai ................................................... 73 4.4.2. Thi t k mô hình ch c năng c a h th ng thông tin ñ t ñai................................... 77 4.4.3. Thi t k mô hình d li u c a h th ng thông tin ñ t ñai ........................................ 81 4.4.4. Thi t k mô hình x lý c a h th ng thông tin ñ t ñai........................................... 85 4.5. Hoàn thi n h th ng thông tin ñ t ñai ........................................................................... 89 4.5.1. Xây d ng cơ s h t ng k thu t trong h th ng thông tin ñ t ñai......................... 89 4.5.2. Thi t k m t s mô hình m ng trong h th ng thông tin ñ t ñai........................... 92 4.5.3 Xây d ng ngu n nhân l c trong h th ng thông tin ñ t .......................................... 95 CHƯƠNG V: TÍNH KINH T C A H TH NG THÔNG TIN ð T ðAI.......................... 97 5.1. Thông tin là m t ngu n v n .......................................................................................... 97 5.1.1. M t s v n ñ v hi u qu c a h th ng thông tin ñ t ........................................... 97 5.1.2. Thông tin ñ t ñai là m t ngu n v n....................................................................... 97 5.2. Phân tích chi phí và lãi c a h th ng thông tin ñ t ñai.................................................. 98 5.2.1. T ng quan các v n ñ v phân tích chi phí và lãi c a h th ng thông tin ñ t ñai .. 98 ii
5.2.2. Các chi phí cơ b n c a h th ng thông tin ñ t ñai.................................................. 99 5.2.1. Các v n ñ v giá tr c a thông tin ñ t ñai........................................................... 100 5.2.2. Giá thành c a thông tin ñ t ñai............................................................................. 100 5.3.1. M c ñích phân tích chi phi và lãi ......................................................................... 101 5.3.2. M t s lo i lãi trong h th ng thông tin ñ t ñai ................................................... 101 Ph n 1: Th c t p CHƯƠNG I: GI I THI U VÀ HƯ NG D N S D NG PH N M M MAPINFO......... 105 1.1.1. T ng quan v Mapinfo ......................................................................................... 105 1.1.2. T ch c thông tin b n ñ trong Mapinfo.............................................................. 105 1.2.1. Cài ñ t ph n m m ................................................................................................. 107 1.2.2. S d ng chương trình ........................................................................................... 108 1.2.3. Th c ñơn cơ b n c a Mapinfo.............................................................................. 108 CHƯƠNG II: XÂY D NG CƠ S D LI U KHÔNG GIAN ........................................... 123 2.1. H quy chi u trong MapInfo ....................................................................................... 123 2.2.1. Xây d ng d li u không gian t các ngu n d li u d ng s ................................ 124 2.2.2. Xây d ng d li u không gian t b n ñ gi y ñang s d ng................................. 125 CHƯƠNG III: XÂY D NG CƠ S D LI U THU C TÍNH ........................................... 138 3.1.1. Các ki u ñ nh d ng cho trư ng d li u trong MapInfo ........................................ 138 3.1.2. Xây d ng các trư ng thu c tính cho các l p d li u t các ph n m m khác chuy n sang................................................................................................................................. 139 3.1.3. Xây d ng thu c tính cho m t l p ñ i tư ng m i ................................................. 139 3.2.2. Nh p d li u b ng l nh Update Column .............................................................. 142 3.2.3. Nh p d li u b ng l nh Info Tool ........................................................................ 142 3.3.1. M t s thông tin ñ i v i th a ñ t ......................................................................... 143 3.3.2. M t s thông tin ñ i cơ b n v i m t s l p d li u khác..................................... 144 CHƯƠNG IV: QU N LÝ VÀ CUNG C P THÔNG TIN ð T ðAI.................................. 145 4.1.1. Qu n lý thông tin .................................................................................................. 145 4.1.2. S liên k t d li u................................................................................................. 145 4.2.1. Th ng kê d li u................................................................................................... 145 4.2.2. Xây d ng các chuyên ñ ....................................................................................... 146 4.3.1. Tra c thông tin theo giá tr ñ c l p ..................................................................... 152 4.3.2. Tra c u thông theo m t nhóm ñ i tư ng có chung m t thu c tính theo ch c năng Select. ............................................................................................................................. 154 4.3.3. Tìm ki m thông tin c a các l p d li u qua ch c năng SQL ............................... 155 4.4.1. H p tho i New Layout Window........................................................................... 155 4.4.2. Menu Layout ........................................................................................................ 156 4.4.3. Cung c p thông tin................................................................................................ 157 iii
CHƯƠNG I: KHÁI NI M CƠ B N V THÔNG TIN, H TH NG VÀ H TH NG THÔNG TIN M c tiêu: Giúp cho sinh viên n m b t các ki n th c cơ b n v thông tin, h th ng cũng như h th ng th ng tin ñ làm n n t ng nghiên c u h th ng thông tin ñ t ñai. N i dung: Bao g m nh ng v n ñ cơ b n như: khái ni m, các ñ c trưng, tiêu chu n, tính ch t, các b ph n c u thành v thông tin, h th ng, và h th ng thông tin. 1.1. Thông tin 1.1.1. Khái ni m v thông tin Thông tin là gì? M t câu h i không ph i m i m gì trong xã h i ngày nay vì chúng ta ñang s ng trong xã h i c a th i ñ i thông tin; m t n n công nghi p thông tin và xã h i thông tin ñang hình thành. Trong các ho t ñ ng thư ng ngày c a con ngư i k t ñ i xưa cho ñ n nay luôn luôn g n li n v i thông tin, ñâu chúng ta cũng th y ngư i ta nói ñ n khái ni m “thông tin”. M i quan h , ho t ñ ng c a con ngư i ñ u d a trên m t hình th c giao lưu thông tin nào ñó. Trong xã h i phát tri n như hi n nay, m i ñ i tư ng trong xã h i ñ u c n có các thông tin v i nh ng yêu c u khác nhau tuỳ theo t ng ñ i tư ng trong xã h i như: m t h c sinh hay m t k sư, m t nhà khoa h c, hay m t bác s , ñ n các nhà lãnh ñ o... Nh ng ñ i tư ng khác nhau trong xã h i thì c n các thông tin khác nhau. Kh năng thu nh n các thông tin c a các ñ i tư ng ñó cũng khác nhau. Nhưng dù th nào ñi n a thì con ngư i nói chung v n s d ng m i kh năng c a mình ñ thu nh n, xác l p các thông tin b ng các giác quan, c m giác, các văn b n, bi u m u, hình v , ti ng nói. Chúng ta có th th y, thông tin trong xã h i có r t nhi u ch ng lo i, v i kh i lư ng c c kỳ to l n và con ngư i thì thông qua nhi u phương th c khác nhau ñ thu nh n các thông tin và sau ñó ñi u ch nh, ch n l c, x lý ñ thu ñư c các thông tin có ích cho mình. Hình th c th hi n c a thông tin thì muôn hình, muôn v , con ngư i có th c m nh n ñư c qua các giác quan, các hành ñ ng c a mình, nhưng cũng có khi con ngư i không c m nh n ñư c thì thông tin v n t n t i. Có th th y trong xã h i loài ngư i m i s v t ñ u phát ra thông tin, t o nên m t th gi i ña d ng và phong phú. Thông tin là m t hình th c bi u hi n ph bi n trong các ñ c trưng c a s v t, là m t quan tr ng c u thành nên th gi i v n v t. Thông tin gi ng như v t ch t, năng lư ng, không khí, ánh n ng, nó t n t i m i lúc m i nơi trong thiên nhiên, trong xã h i loài ngư i, cũng như trong ti m th c c a con ngư i. V y thông tin là gì?, ñó chính là khái ni m thông tin mà chúng ta ph i tìm hi u. Có r t nhi u cách hi u v thông tin, th m chí ngay c các t ñi n cũng không có m t ñ nh nghĩa th ng nh t v thông tin. ñây khái ni m v thông tin chúng ta nghiên c u không ph i là nói v b n ch t c a s v t mà ch là s bi u tư ng c a s v t ho c các m t n i dung c a thông tin như thông báo, m nh l nh, s li u, tín hi u bao hàm bên trong s v t ñó. Qu v y thông tin là m t khái ni m cơ b n c a khoa h c cũng là khái ni m trung tâm c a xã h i trong th i ñ i chúng ta. M i quan h , m i ho t ñ ng c a con ngư i ñ u d a trên m t hình th c giao lưu thông tin v nh ng ñi u ñã x y ra, v nh ng cái ñã bi t, ñã nói, ñã làm. Theo t ñi n Oxford English Dictionary cho r ng thông tin là “ñi u mà ngư i ta ñánh giá ho c nói ñ n; Là tri th c, tin t c”. M t s t ñi n khác thì ñơn gi n ñ ng nh t thông tin v i ki n th c: “thông tin là ñi u ngư i ta bi t” ho c “thông tin là s chuy n giao tri th c làm tăng thêm s hi u bi t c a con ngư i”. 1
Khái ni m thông tin hay tin t c là m t khái ni m tr u tư ng, phi v t ch t và r t khó ñư c ñ nh nghĩa m t cách chính xác. ñây chúng tôi cung c p hai ñ nh nghĩa không chính th c v khái ni m thông tin ñó là: Khái ni m 1: Thông tin là s c m hi u c a con ngư i v th gi i xung quanh (thông qua s ti p xúc v i nó). Như v y thông tin là hi u bi t c a con ngư i và càng ti p xúc v i môi trư ng xung quanh con ngư i càng hi u bi t và làm tăng lư ng thông tin thu nh n ñư c. Khái ni m 2: Thông tin là m t h th ng nh ng tin báo và m nh l nh giúp lo i tr s không ch c ch n (uncertainty) trong tr ng thái c a nơi nh n tin. Nói ng n g n, thông tin là cái mà lo i tr s không ch c ch n. S không ch c ch n là tr ng thái c a nơi nh n tin khi ñang ch ñ i m t s ki n x y ra trong m t t p các s ki n (s lư ng có th không bi t trư c hay không xác ñ nh ñư c) có th và chưa bi t s ki n nào có kh năng x y ra. Trong hai ñ nh nghĩa trên, ñ nh nghĩa ñ u ch cho chúng ta hi u thông tin là cái gì ch chưa nói lên ñư c b n ch t c a thông tin, còn ñ nh nghĩa th hai cho chúng ta hi u rõ hơn v b n ch t c a thông tin và ñây cũng là ñ nh nghĩa ñư c d a vào ñ ñ nh lư ng v thông tin trong k thu t. Nguyên nhân c a s không ñ ng nh t là do thông tin không th s mó ñư c. Ngư i ta ch b t g p thông tin trong quá trình ho t ñ ng, thông qua tác ñ ng tr u tư ng c a nó. Khái ni m v thông tin ñã ñư c nhà khoa h c ngư i M là Wiener l n ñ u tiên ñ xư ng vào th p k 40 c a th k XX. Trong ñ i s ng xã h i con ngư i, thông tin là m t nhu c u r t cơ b n. Nhu c u ñó không ng ng tăng lên cùng v i s gia tăng c a các m i quan h trong xã h i. M i m t ñ i tư ng s d ng thông tin l i t o ra thông tin m i. Các thông tin ñó l i ñư c truy n cho các ñ i tư ng s d ng m i. Thông tin ñư c t ch c tuân theo m t s quan h logic nh t ñ nh, tr thành m t b ph n c a tri th c, ñòi h i ph i ñư c nghiên c u và khai thác m t cách có h th ng. Trong ho t ñ ng c a con ngư i, thông tin ñư c th hi n qua nhi u hình th c ña d ng và phong phú như: con s , ch vi t, âm thanh, hình nh... Thu t ng thông tin ñư c dùng ñây không lo i tr các thông tin ñư c truy n b ng ngôn ng t nhiên, hay thông qua ngh thu t, hay nét m t, ñ ng tác, c ch ...và chính vì th mà chúng ta chưa th có m t ñ nh nghĩa th ng nh t v thông tin. * D li u và thông tin. D li u có ph i là thông tin? D li u nh n m t s giá tr có th xác ñ nh trên m t t p h p nào ñó (Ví d : giá tr c a mã bưu chính ph i là s và năm ký t ch , v.v…). D li u bi u di n m t t p h p các giá tr mà khó bi t ñư c s liên h gi a chúng (Ví d : Nguy n Văn Nam, 845102, 14 / 10 / 02, 18,…). Như v y, khái ni m d li u h p hơn khái ni m thông tin. D li u có th bi u di n dư i nhi u d ng khác nhau (âm thanh, văn b n, hình nh, ...). Thông tin luôn mang ý nghĩa và g m nhi u giá tr d li u, nh ng ví d v d li u trên có thông tin như sau: Th kho Nguy n Văn Nam xu t m t hàng có danh m c là: 845102 vào ngày 14/10/ 02 v i s lư ng 18. * Các d ng thông tin - Thông tin vi t: D ng thông tin này thư ng g p nh t trong h thông tin. Nó thư ng th hi n trên gi y ñôi khi trên màn hình c a máy tính. Các d ki n th hi n cácthông tin này có th có c u trúc ho c không. + M t b c thư tay c a m t ng viên vào m t v trí tuy n d ng không có c u trúc, song c n ph i có các thông tin "b t bu c" (h tên, ñ a ch , văn b ng, v.v...). + M t hoá ñơn có c u trúc xác ñ nh trư c g m nh ng d li u b t bu c (tham chi u khách hàng, tham chi u s n ph m v.v...). - Thông tin nói: D ng thông tin này là m t phương ti n khá ph bi n gi a các cá th và thư ng g p trong h t ch c kinh t xã h i. ð c trưng lo i này phi hình th c và thư ng khó x lý. V t mang thông tin thư ng là h th ng ñi n tho i. 2
- Thông tin hình nh: D ng thông tin này xu t phát t các thông tin khác c a h th ng ho c t các ngu n khác. Ví d : b n v m t s chi ti t nào ñó c a ôtô có ñư c t s li u c a phòng nghiên c u thi t k . - Các thông tin khác: M t s các thông tin có th c m nh n qua m t s giai ño n như xúc giác, v giác, kh u giác không ñư c xét trong h thông tin qu n lý. * Thông tin có c u trúc N u gi thuy t là các thông tin vô ích ñã ñư c lo i b thì nh ng thông tin v a ñư c li t kê trên là thành ph n c a h thông tin qu n lý. M t s trong chúng có th ñư c khai thác t c thì ñ ra m t quy t ñ nh (Ví d : k ho ch s n xu t, k ho ch c i ti n thi t b .v.v.). M t s khác ñ s d ng ñư c c n x lý sơ b ho c th công ho c cơ gi i ho c t ñ ng (Ví d : ñ th doanh s theo th i gian, b n v chi ti t thi t b v.v...). X lý t ñ ng thông tin ch th c hi n ñư c khi nó ñư c t o thành t các d li u có tính c u trúc. Chính xu t phát t các d li u có tính c u trúc này và d a vào các quy t c qu n lý mà các x lý ñư c th c hi n. 1.1.2. ð c trưng và tiêu chu n c a thông tin Như chúng ta ñã bi t, không ph i t t c các thông tin ñ u có giá tr như nhau. Thông tin này có th t t hơn thông tin kia. Vì v y m t thông tin t t ph i là thông tin như th nào?. ð c trưng c a các thông tin là gì? 1, ð c trưng c a thông tin Thông tin ph i thích h p: ñi u này có nghĩa là thông tin ph i ñáp ng ñư c v i các yêu c u c a các ñ i tư ng s d ng thông tin, thông tin ph i tr giúp ngư i s d ng thông tin gi i quy t ñư c các v n ñ mà công vi c h ñ t ra. Thông tin ph i k p th i: ñi u ñó có nghĩa là thông tin ph i ñư c cung c p ñúng lúc mà ngư i dùng tin c n. Thông tin ph i chính xác: tính chính xác c a thông tin là yêu c u b t bu c v i thông tin. N u thông tin không chính xác s cho chúng ta các h u qu không lư ng khi s d ng các thông tin ñó ñ ñưa ra các quy t ñ nh. 2, Tiêu chu n ch t lư ng c a thông tin Thông tin ph i chính xác, là s tương ng ho c nh t trí gi a thông tin và các nghi p v ho c ñ i tư ng hi n th i mà thông tin tư ng trưng. Nghĩa là các thông tin ph i chính ñúng, ph i khách quan, mu n v y chúng ta ph i có các phương pháp thu th p thông tin m t cách khoa h c. Như v y, con ngư i xây d ng thông tin ph i ñư c hu n luy n, có hi u bi t, có ý th c làm vi c; H th ng trang thi t b ph c v cho công tác này ph i ñ ng b , phù h p v i trình ñ , v i yêu c u c a th c t ; Phương pháp thu th p và x lý khoa h c, thích ng v i trình ñ con ngư i và kh năng c a trang thi t b . Thông tin ph i ñ , là m c ñ theo ñ y thông tin bao g m m i d li u liên quan ñ n ñ i tư ng ho c nghi p v có ý nghĩa ra quy t ñ nh. nghĩa là thông tin ph i ph n ánh ñư c t t c các khía c nh c n thi t, không ch cung c p m t cách phi n di n, méo mó, l ch l c, mà ph i ph n ánh trung th c v ñ i tư ng ñang ñư c xem xét. Tuy nhiên không ph i ngay ban ñ u chúng ta ñã có ñ y ñ các thông tin v ñ i tư ng mà chúng ta ph i thu th p, xây d ng, cũng như qu n lý nó m t cách ñúng ñ n, khoa h c và khách quan cho dù ñ ñ t ñư c ñi u ñó không ph i là ñơn gi n. V i t m chi n lư c, nhi u khi chúng ta ph i lư ng ñ n nh ng tình hu ng ñó là: thông tin thu th p m t l n nhưng dùng nhi u l n; nhưng có thông tin ch thu th p dùng m t l n; cũng có thông tin dùng m t l n và khá lâu sau chúng ta m i c n ñ n ho c không c n ñ n n a. Thông tin ph i có hi u l c, ph ch ng các ch t lư ng khác thì nó bao g m nh ng ño lư ng ch ng h n k p th i, nghĩa là có s n, và ñúng ñ n. Tính hi u l c c a thông tin ph i ñư c ñ nh tr liên quan ñ n ñ n m c ñích ph c v là làm quy t ñ nh. Tuy nhiên khái ni m k p th i, có s n, ñúng ñ n ñây còn tuỳ thu c vào trình ñ khoa h c công ngh c th , trang thi t b ñang ñư c s d ng và nh ng phương pháp ñang ñư c ti n hành. 3
Thông tin ph i g n v i quá trình, g n v i di n bi n c a s vi c, nghĩa là ph i ñư c ñ t trong m t sâu chu i có trình t h p lý, giúp cho ho t ñ ng tư duy c a con ngư i ñư c rõ ràng, m ch l c, có như v y m i có th có các quy t ñ nh k p th i và ñúng ñ n. N u xét trong m t h th ng thông tin t ñ ng thì ñây là m t tiêu chu n t i quan tr ng, vì công ngh càng hi n ñ i thì ñ chu n xác c n ph i cao, do ñó tính tr t t và t ch c c a thông tin luôn là ñi u ki n ñ u tiên và không th xem nh . Thông tin ph i dùng ñư c, nghĩa là thông tin ph i có n i dung, có giá tr th c s ñ có th ñóng góp cho công vi c phân tích, th ng kê, t ng h p và ra quy t ñ nh. Giá tr th c ph i ñư c nh n th y trong các công ño n c th . Bên c nh ñó thu c tính này c a thông tin cho ngư i s d ng kh năng c m nh n ñư c ý nghĩa c a thông tin. ðư c ñánh giá t quan ñi m ngư i s d ng. 1.1.3. Thu c tính c a thông tin 1, Giao lưu thông tin Thông tin t n t i kh p nơi trong xã h i v i nhi u lo i thông tin khác nhau như là thông tin v dân s lao ñ ng, thông tin v tài nguyên ñ t, tài nguyên nư c, tài nguyên r ng, các ngu n tài nguyên khác, thông tin v môi trư ng … Bên c nh ñó còn có các ngu n thông tin khác như: thông tin v kinh t xã h i, thông tin v khoa h c và công ngh , thông tin v s n xu t kinh doanh…vv. Nhưng thông tin ch có giá tr và ý nghĩa khi nó ñư c truy n ñi và ñư c s d ng. Chính vì v y, b n ch t c a thông tin n m trong s giao lưu c a nó. 2, Kh i lư ng c a thông tin Theo lý thuy t v thông tin thì kh i lư ng thông tin ñư c xác ñ nh thông qua các tín hi u sinh ra t ngu n tin. Ngu n tin càng nhi u, thì càng có nhi u thông tin ñư c truy n ñi. Các thông tin ñư c truy n ñi b ng cách ghi các tín hi u lên các v t mang tin. V t mang tin có th là gi y, sóng ñi n t , băng t , vv… V m t lý thuy t thì chúng ta có th xác ñ nh ñư c kh i lư ng thông tin thông qua các v t mang tin mà nó có th ch a ñ ng trên ñơn v không gian và th i gian. 3, Ch t lư ng c a thông tin Ch t lư ng c a thông tin ñư c ñánh giá thông qua tính hi u l c, tính hi u qu , tính bí m t, tính toàn v n, tính s n sàng ñáp ng, tính tuân th , tính kh tín c a thông tin. Thông tin có ch t lư ng th p là nh ng thông tin sai l ch không có hi u qu trong s d ng và gây ra nh ng h u qu không th lư ng trư c nh t là trong xã h i hi n ñ i và tiên ti n như hi n nay. Trong xã h i phát tri n, các thông tin không ch ñòi h i có ch t lư ng cao, mà còn ph i d s d ng, ph i k p th i, chi phí th p, và ñôi khi còn ñòi h i ph i trình bày h p d n. 4, Giá tr thông tin Trong các nghiên c u v thông tin m i ñây cho th y, ch t lư ng c a thông tin ñem l i giá tr cho thông tin và nó ñư c th hi n qua: tính chính xác, ph m vi bao quát c a thông tin, tính c p nh t và t n xu t s d ng. ð ng trên phương di n t ng quát, ta th y thông tin có giá tr là nh ng thông tin có tính ch t riêng bi t và thông tin có tính d báo. Tính riêng bi t c a thông tin phù h p v i yêu c u c a ñ i tư ng s d ng. Còn tính d báo cho phép ngư i ta l a ch n các quy t ñ nh trong nhi u kh năng cho phép. 5, Giá thành thông tin Giá thành c a thông tin có th quy v hai b ph n chính ñó là: lao ñ ng trí tu và các y u t v t ch t. Lao ñ ng trí tu : bao g m các công vi c hình thành thông tin và x lý thông tin. Nh ng ngư i sáng t o có quy n s h u chúng và ñư c ñ m b o b ng pháp lu t. Nhưng bên c nh ñó các thông tin ñó v n ñư c cung c p cho ngư i khác. Th c t ñó chính là b n ch t v n có c a 4
thông tin, chính ñi u ñó nó làm cho thông tin khó có th xem như m t s n ph m hàng hóa và ñi u này cũng khó cho chúng ta xác ñ nh giá thành c a thông tin. Các y u t v t ch t: chính là các phương ti n x lý và lưu tr thông tin, cũng như các phương ti n truy n tin...ð i v i các y u t này khi ñ nh giá thành tương ñ i d dàng và chúng thư ng ñư c ñánh giá b ng giá tr c a th trư ng 1.1.4. Phân lo i thông tin Thông tin r t ña d ng và phong phú nên ngư i ta có th phân lo i thông tin theo nhi u các tiêu chí khác nhau. 1, Theo giá tr và quy mô s d ng Thông tin chi n lư c, các thông tin cho phép các nhà lãnh ñ o ñánh giá môi trư ng kinh doanh, ho t ñ ng và ñ t ra các k ho ch cho nh ng nghi p v và ñi u ki n ho t ñ ng trong tương lai. Thông tin chi n thu t và tác nghi p, là các thông tin chi ti t hơn các thông tin chi n lư c. Thông tin thư ng th c, các thông tin ph c v cho ña s ngư i s d ng. 2, Theo n i dung thông tin Thông tin khoa h c và k thu t: ñó là các phát minh, các k t qu nghiên c u phát minh, các phương pháp, các trang thi t b ... Thông tin kinh t : tài chính, giá c , th trư ng, qu n lý, c nh tranh.. Thông tin pháp lu t: hi n pháp, lu t, quy ñ nh, ngh ñ nh, quy t ñ nh, quy t c... Thông tin văn hóa xã h i: giáo d c, y t , th thao, ngh thu t ... 3, Theo ñ i tư ng s d ng Thông tin ñ i chúng: dành cho m i ngư i. Thông tin khoa h c: dành cho ngư i dùng tin trong khoa h c. 4, Theo m c ñ x lý n i dung Thông tin c p m t: thông tin g c. Thông tin c p hai: thông tin tín hi u và ch d n. Thông tin c p ba: t ng h p các thông tin c p m t. 5, Theo hình th c th hi n thông tin Thông tin nói. Thông tin vi t. Thông tin b ng hình nh. Thông tin ñi n t hay thông tin s . Thông tin ña phương ti n. 1.1.5. Vai trò c a thông tin Trong th i ñ i ngày nay, thông tin có nh ng vai trò r t quan tr ng trong xã h i nó t o ra và t n t i cùng s phát tri n c a c a xã h i. Chính vì v y thông tin có nh ng vai trò trong xã h i như sau: 1, Thông tin là ngu n l c phát tri n và là ngu n tài nguyên ñ c bi t c a m i qu c gia Hi n nay chúng ta ñã th a nh n v t ch t, năng lư ng, thông tin và b n s c dân t c là các y u t quy t ñ nh s t n t i và phát tri n c a m i qu c gia. Trong ñi u ki n cách m ng khoa h c và công ngh ñang tr thành l c lư ng s n xu t tr c ti p c a xã h i thì các thông tin khoa h c tr thành các ngu n l c quan tr ng t o nên ưu th kinh t và chính tr c a m i qu c gia. N u như trư c ñây m i n n kinh t ñ u d a vào các ngu n tài nguyên thiên nhiên thì nh ng năm cu i c a th k XX thông tin ñư c xem như là m t ngu n tài nguyên kinh t gi ng như các ngu n tài nguyên khác như v t ch t, lao ñ ng, ti n v n...Khác v i các ngu n tài nguyên khác, tài nguyên thông tin có th m r ng và phát tri n không ng ng (thông tin lan truy n m t cách t nhiên, khi s d ng thông tin không b c n ñi mà trái l i nó l i ñư c tái t o và c p nh t b xung, nó có kh năng chia s nhưng không m t ñi trong giao d ch, mang tính hi u l c v 5
th i gian) và h u như ch b h n ch b i th i gian và s nh n th c c a con ngư i. V i kh năng thay th các ngu n tài nguyên khác, thông tin ñã tr thành cơ s ñ cho nhi u ho t ñ ng xã h i. M t khía c nh khác v vai trò c a thông tin ñó là, m t s nư c ñã coi thông tin là m t lo i hàng hóa ñ c bi t và nó ñã tr thành các tiêu chí ñ ñánh giá trình ñ phát tri n kinh t c a m i nư c. 2, Thông tin là y u t quan tr ng thúc ñ y s phát tri n n n kinh t và s n xu t T trư c ñ n nay m i ho t ñ ng, s n xu t cũng như kinh doanh t t c ñ u c n ñ n thông tin. S c n thi t c a thông tin là không th bàn cãi trong xã h i hi n ñ i ngày nay. Nhu c u ñòi h i và c n thông tin, cũng như x lý thông tin m i n y sinh nhanh chóng và ñòi h i ñư c ñáp ng k p th i, do ñó vai trò c a thông tin trong kinh t càng thêm quan tr ng. Trong ñi u ki n cách m ng khoa h c và công ngh hi n nay thì khoa h c, k thu t, và s n xu t là các b ph n khăng khít v i nhau, t o ra m t chu trình khép kín. Cùng v i s phát tri n vư t b c c a công ngh , thông tin ngày càng ñư c s d ng hi u qu trong s n xu t và kinh doanh. 3, Thông tin gi vai trò hàng ñ u trong s phát tri n c a khoa h c Vai trò c a thông tin trong s phát tri n c a khoa h c hi n ngay trong quy lu t phát tri n c a khoa h c. M t trong nh ng quy lu t phát tri n c a khoa h c là tính k th a và tính qu c t c a nó. Không m t phát minh khoa h c nào mà l i là s n ph m lao ñ ng c a m t con ngư i. Tính k th a là y u t quan tr ng thúc ñ y nhanh ti n b khoa h c. Ngư i ñi sau không làm l i nh ng vi c mà ngư i ñi trư c ñã làm. Vì th các s n ph m khoa h c c a ngư i ñi sau là các nghiên c u khoa h c m i, cũng là các thông tin khoa h c m i. Như v y ho t ñ ng nghiên c u khoa h c là m t h th ng ti p nh n thông tin t o ra nh ng thông tin m i khác v i thông tin ban ñ u. 4, Thông tin là cơ s c a lãnh ñ o và qu n lý Qu n lý là m t d ng tương tác ñ c bi t c a con ngư i v i môi trư ng xung quanh nh m ñ t ñư c các m c tiêu c a t ch c. Quá trình qu n lý ñư c xác ñ nh như m t lo t các ho t ñ ng ñ nh hư ng theo m c tiêu, trong ñó có các hành ñ ng cơ b n (xác ñ nh m c tiêu, l p k ho ch, t ch c và ki m tra). Nhi m v quan tr ng c a qu n lý là ra các quy t ñ nh. Hi u qu c a qu n lý ph thu c vào các quy t ñ nh. Ch t lư ng c a các quy t ñ nh ph thu c nhi u vào s ñ y ñ và ñúng ñ n c a các thông tin ñư c cung c p. Các nhà qu n lý thư ng s d ng thông tin ñ thi t k ñư ng l i hành ñ ng c a mình. B n ch t c a thông tin ñòi h i các nhà qu n lý ph i thay ñ i tuỳ theo c p qu n lý c a mình. Như v y, th c ch t c a quá trình qu n lý là quá trình x lý thông tin c a ngư i lãnh ñ o. Do ñó thông tin là y u t quy t ñ nh và c c kỳ quan trong mà thi u nó thì không th có b t kỳ quá trình qu n lý nào trong các h th ng c a t ch c c a xã h i. 5, Vai trò c a thông tin trong văn hóa và giáo d c Như chúng ta ñã th y nhu c u c a cong ngư i th t là vô h n ñó là các nhu c u v v t ch t (như ăn, ...) và nhu c u v tinh th n (văn hóa, thông tin, giáo d c, gi i trí...). Trư c s phát tri n ti n b c a khoa h c công ngh ñã t o ra cho con ngư i nh ng ñi u ki n t t hơn trong nhu c u s ng, v văn hóa tinh th n, cũng như trong sáng t o khoa h c và trong thư ng th c các giá tr văn hóa dân t c và c a nhân lo i. Giáo d c là ho t ñ ng xã h i nh m th c hi n ch c năng chuy n giao thông tin t th h này sang th h khác. Do ñó giáo d c là nhân t hàng ñ u c a s phát tri n. Trong quá trình giáo d c chúng ta ñã t o cho nh ng th h sau phương pháp trình bày thông tin theo nhi u hình th c khác nhau. Ngày nay cùng v i s phát tri n c a xã h i nhu c u c n thông tin ph c v cho cu c s ng ngày càng cao và tăng c v s lư ng cũng như ch t lư ng. 6
1.2. H th ng 1.2.1. Khái ni m chung v h th ng Trong s phát tri n c a xã h i t xưa ñ n nay thu t ng “H th ng” không ph i là m t thu t ng m i m gì trong th i ñ i hi n nay. Trên th c t chúng ta nói và ñã nghiên c u ñ n các h th ng như h th ng pháp lu t, h th ng tu n hoàn, h th ng thông tin... Trong các h th ng mà con ngư i ñã nghiên c u và trình bày thì b t kỳ m t h th ng nào cũng bao g m nhi u thành ph n khác nhau (M i m t thành ph n trong h th ng chúng ta có th coi chúng là các ph n t ) m i m t thành ph n ñó nó có các ch c năng, kh năng riêng bi t. Nhưng có m t ñi m chung là các thành ph n ñó chúng ñ u có các m i quan h m t thi t và qua l i v i nhau nh m t o cho h th ng ho t ñ ng ñư c. Như v y m t h th ng có th hi u ñơn gi n ñó là m t t p h p các ph n t có t ch c, có m i quan h ràng bu c l n nhau và cùng ho t ñ ng nh m ñ t ñư c nh ng m c ñích chung nh t ñ nh nào ñó. 1.2.2. H th ng và các phân h ð hình thành lên m t h th ng nào ñó thì các ph n t trong h th ng s là các y u t , các thành ph n quy t ñ nh phương th c ho t ñ ng và s n ph m c a h th ng ñó. Như v y các ph n t c a h th ng là các thành ph n h p thành h th ng. Trong sơ ñ I.1.1.a các ph n t là 1.1, 1.2, 1.3,…, 1.N và các ph n t này liên h v i nhau t o thành m t h th ng duy nh t (g i chung là h th ng). M i m t ph n t trong h th ng ñó ñư c g i là các phân h như 1.3.1, 1.3.2, 1.3.n (sơ ñ 1.1.b). Sơ ñ I.1.1.c là c u trúc có ñ ng c p c a b t kỳ m t h th ng nào. Các ph n t trong m t h th ng có th r t ña d ng nó có th là các th c th hi n t i, ho c các th c th tr u tư ng, như là m t phương pháp, m t l p lu n, m t quy t c (như trong các h th ng tư tư ng). Như v y, các ph n t trong các h th ng hay có khi trong cùng m t h th ng cũng có th khác nhau v c tính ch t l n b n ch t nhưng chúng l i h tr nhau, b tr cho nhau. Các ph n t trong m t h th ng luôn luôn t n t i nh ng m i quan h , t o thành m t c u trúc. Các ph n t trong h th ng không nh t thi t là sơ ñ ng mà nó có th là các th c th ph c t p mà khi ñó có th l i ñư c xem như nh ng h th ng con (ñó là các phân h sơ ñ I.1.1c). Trong th c t h th ng thư ng có tính phân c p, m c ñ phân c p nhi u hay ít tuỳ thu c vào các h th ng chính. Hay nói m t cách khác h th ng chính ñư c t p h p t nhi u h th ng con. M i quan h c a các ph n t trong h th ng, trong h th ng các ph n t không ph i ñư c t p h p m t cách ng u nhiên, r i r c, mà gi a chúng luôn t n t i nh ng quan h nh t ñ nh ñó là: các quan h n ñ nh, lâu dài hay các quan h b t thư ng, t m th i. Các quan h này nh t thi t các nhà phân tích xây d ng h th ng ph i xem xét. H th ng ñư c nghiên c u là h th ng có m c tiêu, do v y h th ng g n li n v i các t ch c kinh t - xã h i. H th ng ñư c nghiên c u là h th ng m , nó có m i liên h v i môi trư ng bên ngoài. 1..3.1 1.1 1.2 1.3.n 1.3.2 1.N 1.3 Phân h (b) 7 H th ng (a)
H Th ng 1.1 1.2 1.3 1.4 1.N 1.3.1 1.3.2 1.3.n Phân c p h th ng (c) Sơ ñ I.1.1 : H th ng và phân h 1.2.3. Các ñ c trưng c a h th ng 1, Tính t ch c Gi a các ph n t trong h th ng ph i có m i quan h nh t ñ nh, quan h có hai lo i: - Quan h n ñ nh: là quan h t n t i lâu dài c n ph i nghiên c u khi xét ñ n m i quan h . Quan h n ñ nh không có nghĩa là b t bi n, nó có bi n ñ ng nhưng v n gi ñư c m c n ñ nh tương ñ i. Ví d : S công nhân trong m t xí nghi p là không n ñ nh nhưng khi xét ñ n s lư ng nói chung là n ñ nh, t c là s tăng, gi m không ñáng k . - Quan h không n ñ nh: là nh ng quan h t n t i t c th i. Ví d : Các chuy n công tác ñ t xu t c a nhóm nhân viên trong cơ quan, v.v... 2, Tính bi n ñ ng B t kỳ m t h th ng nào cũng có tính bi n ñ ng, t c là có s ti n tri n và ho t ñ ng bên trong h . - Ti n tri n có nghĩa là các ph n t c a nó và các m i quan h c a các ph n t có th phát sinh, tăng trư ng, có th suy thoái c a h th ng. Ví d : H th ng kinh doanh c a m t công ty có th có lúc lãi, lúc l v.v... - Ho t ñ ng: bên c nh s ti n tri n chúng ta còn ph i xem xét ñ n s ho t ñ ng c a h th ng: ñó là các ph n t trong h th ng, trong các m i quan h ñã ñ nh, cùng c ng tác v i nhau ñ ho t ñ ng và th c hi n m t m c ñích chung nh t ñ nh c a h th ng. M c ñích chung c a h th ng ñư c xác ñ nh b i nh ng cái ñ u vào h th ng và ñ u ra c a h th ng. Như v y có nghĩa là h th ng ph i trong m t môi trư ng và nó nh n cái vào t môi trư ng và xu t cái ra tr l i môi trư ng. Ví d : ho t ñ ng c a h th ng thông tin ñ t ñai trong công tác xây d ng b n ñ ñ a chính (sơ ñ I.1.2) S li u ño ñ c B n ñ ñ a chính H T X lý s li u Sơ ñ I.1.2: Sơ ñ ho t ñ ng c a h th ng xây d ng b n ñ ñ a chính 3, H th ng ph i có môi trư ng ho t ñ ng M t h th ng luôn luôn t n t i trong m t môi trư ng nào ñó. Môi trư ng là t p h p các ph n t không thu c h th ng nhưng có th tác ñ ng vào h th ng ho c b tác ñ ng b i h th ng. H th ng và môi trư ng không th tách r i nhau. Ví d : H th ng s n xu t/kinh doanh không th tách r i v i môi trư ng khách hàng. 8
Trong quá trình xây d ng h th ng c n ph i phân bi t h th ng và môi trư ng xung quanh. Mu n làm ñư c ñi u này chúng ta ph i xác ñ nh ñư c gi i h n c a h th ng. 4, H th ng ph i có tính ñi u khi n Cơ ch ñi u khi n nh m ph i h p, d n d t chung các ph n t c a h th ng ñ chúng không trư t ra ngoài m c ñích (tính hư ng ñích) c a h th ng. 1.2.4. Các thành ph n cơ b n c a m t h th ng H th ng là m t t p h p g m nhi u các ph n t , có các m i quan h ràng bu c l n nhau và cùng ho t ñ ng hư ng t i m t m c ñích nh t ñ nh. N u tách b con ngư i kh i h th ng chúng ta th y các thành ph n cơ b n c a h th ng bao g m ð u vào; X lý; ð u ra.(sơ ñ I.1.3) 1, ð u vào Các thông tin ñ u vào c a h th ng thư ng là các ngu n s li u, các thông tin ñi u tra; Các thông tin này h u h t ñ u d ng thô và chưa ñư c x lý. Vi c ñi u tra thu th p các thông tin ñ u vào ph i trung th c, khách quan, ph n ánh ñúng th c tr ng, không b sót, ... 2b, X lý X lý bao g m các quá trình x lý, ch bi n ñ bi n các y u t vào thành các y u t ra. Các x lý ñó là quá trình bi n ñ i thông tin nh m t o ra các thông tin theo các th th c ñã quy ñ nh, hay tr giúp các quy t ñ nh cho các nhà lãnh ñ o... 3, ð u ra ð u ra là các thông tin cung c p cho các ñ i tư ng s d ng (có th là các cá nhân, các nhà doanh nghi p, các nhà khoa h c cũng như các cơ quan nhà nư c...). Các thông tin ñ u ra ñư c th hi n nhi u hình th c khác nhau theo các ñ c trưng c a h th ng. Ph n h i Ph n h i ði u khi n ð u vào X lý ð u ra Sơ ñ I.1.3: Các kh i c a h th ng Ngoài ra ngư i ta còn ñưa thêm hai thành ph n quan tr ng liên quan ñ n ñi u khi n h th ng là ph n h i và ñi u khi n. - Ph n h i: là d li u v s hoàn thành nhi m v c a h th ng. - ði u khi n: là giám sát các thông tin ph n h i ñ xem h th ng có ho t ñ ng ñúng hư ng nh m ñ t t i m c tiêu hay không. Khi ñó ch c năng ñi u khi n ph i th c hi n các ch c năng ñi u ch nh c n thi t ñ i v i ñ u vào và quá trình x lý ñ m b o các ñ u ra thích h p. Khi xem xét h th ng chúng ta còn ph i quan tâm ñ n môi trư ng mà h th ng t n t i; H th ng con c a h th ng; H th ng m , h th ng có trao ñ i v i môi trư ng bên ngoài.... 1.2.5. Vòng ñ i c a h th ng Vòng ñ i c a h th ng là kho ng th i gian t khi h th ng sinh ra ñ n khi h th ng ch t. Vòng ñ i c a h th ng ñư c chia thành các giai ño n sau: Giai ño n sinh thành; Giai ño n phát tri n; Giai ño n trư ng thành; Giai ño n ch t. 1, Giai ño n sinh thành: b t ñ u t lúc có d ñ nh hay ý tư ng thi t l p h th ng m i cho ñ n khi có k ho ch xây d ng h th ng. 2, Giai ño n phát tri n: giai ño n h th ng ñư c xây d ng t ng bư c ñư c tính t khi tri n khai k ho ch xây d ng h th ng ñ n khi h th ng ñư c xây d ng xong. 3, Giai ño n trư ng thành: là giai ño n khai thác h th ng. Trong giai ño n này h th ng v a xây d ng ho t ñ ng theo các ch c năng ñã ñ nh. 9
4, Giai ño n suy thoái: trong quá trình khai thác h th ng, xu t hi n nh ng thay ñ i (so v i th i gian trư c) có th xu t phát t bên trong ho c bên ngoài h th ng làm cho h th ng không ñáp ng ñư c ñ y ñ yêu c u th c ti n. Lúc này ngư i ta ti n hành c i ti n h th ng làm cho h th ng thích nghi v i s thay ñ i. Tuy nhiên vi c c i ti n b gi i h n b i các y u t kinh t , công ngh . Khi vi c c i ti n h th ng không ñ t hi u qu mong mu n, ngư i ta s lo i b h th ng và ti n hành xây d ng h th ng m i thay th . 1.2.6. Ba h th ng c a m t t ch c Ba m c c n ph i quan tâm trong phân tích các dòng ñó là ba phân h t o thành xí nghi p: h th ng tác nghi p/s n xu t, h th ng quy t ñ nh ho c ñi u khi n và h thông tin. Ba h th ng cu t ch c (sơ ñ I.1.4): 1, H tác nghi p, s n xu t H tác nghi p có liên quan v i t t c các ho t ñ ng s n xu t, tìm ki m khách hàng m i, v.v... m t cách t ng quát là các ho t ñ ng nh m th c hi n các công vi c có tính cách c nh tranh ñ ñ t ñư c m c tiêu ñã xác ñ nh b i h quy t ñ nh. Nh ng ph n t c u thành ñây là nhân l c (th c hi n các công vi c), phương ti n (máy, thi t b , dây chuy n công ngh , v.v...), các thành ph n này tác ñ ng tương h v i nhau ñ ñáp ng m c tiêu: ví d như s n xu t ra m t lư ng xe d ñ nh trư c. H th ng quy t ñ nh H th ng thông tin H th ng tác nghi p Sơ ñ I.1.4: Ba h th ng c a m t t ch c 2, H th ng quy t ñ nh H th ng quy t ñ nh có liên quan ñ n các tác v qu n lý, có th tìm ñây các quy t ñ nh chi n lư c, quy t ñ nh chi n thu t, dài ho c trung h n (tăng ph n th trư ng, thay ñ i lư ng xe tiêu th ), ng n h n (m c tiêu: thay ñ i cách th c qu n lý d tr , nghiên c u m t "chi n d ch" thăm dò th hi u khách hàng mh m hư ng h vào s n ph m m i c a xí nghi p) 3, H th ng thông tin H th ng thông tin là h th ng có vai trò quan tr ng trong vi c liên h hai h th ng quy t ñ nh và tác nghi p, b o ñ m chúng v n hành làm cho t ch c ñ t các m c tiêu ñ t ra. H th ng thông tin g m: - T p h p các thông tin (h u ích/vô ích, có c u trúc ho c không có c u trúc, hình th c ho c phi hình th c luân chuy n trong xí nghi p). - Cách th c s d ng chúng (quy t c qu n lý). - T p h p các phương ti n giúp s lý thông tin. Thông qua thông tin, t t c các cán b công nhân viên quan h v i nhau, liên h gi a h v i các phương ti n cho phép x lý nh ng thông tin này. M c tiêu c a h th ng thông tin: - Cung c p cho h quy t ñ nh t t c thông tin c n thi t trong quá trình ra quy t ñ nh (các thông tin xu t phát t môi trư ng ho c t h tác nghi p). 10
- Chuy n các thông tin t h th ng quy t ñ nh cho h th ng tác nghi p và môi trư ng bên ngoài. Ho t ñ ng h t ch c ñư c ñánh giá t t hay x u tùy thu c vào ch t lư ng c a vi c x lý, s phù h p c a h thông tin. 1.3. H th ng thông tin 1.3.1. Khái ni m H th ng thông tin bao g m các ph n t trong h th ng t o thành. Các ph n t trong h th ng thông tin hi n ñ i bao g m: con ngư i, phương pháp, phương ti n...và bao g m c các v n ñ sau: - T p h p thông tin, thông tin có th t n t i trên nhi u lo i v t mang tin khác nhau và các d ng khác nhau như thông tin d ng vi t trên gi y, thông tin hình nh trên b nh máy tính. - T p h p các phương ti n lưu tr và x lý thông tin. - Các quy t c s d ng, x lý thông tin. - Ngu n nhân l c. H th ng Môi trư ng Ph n Quan h Ph n t 1 t 2 ð u vào ð u ra Ph n Ph n Ph n t 3 t 4 t n Sơ ñ I.1.5: Sơ ñ chung các b ph n c u thành h th ng thông tin - M i m t v n ñ n là m t ph n t trong h th ng thông tin. Các ph n t này liên k t tác ñ ng qua l i và có m i quan h m t thi t v i nhau. (sơ ñ I.1.5) - M c tiêu c a h th ng thông tin là cung c p cho h th ng quy t ñ nh t t c các thông tin c n thi t cho quá trình ra quy t ñ nh và chuy n các thông tin t h th ng quy t ñ nh ñ n h th ng tác nghi p ho c ra môi trư ng. Như v y: H th ng thông tin là m t t p h p g m nhi u thành ph n mà m i liên h gi a các thành ph n này cũng như liên h gi a chúng v i các h th ng khác là liên h thông tin v i nhau. 1.3.2. Các b ph n c u thành h th ng thông tin H th ng thông tin là h th ng s d ng ngu n l c con ngư i và công ngh thông tin ñ ti p nh n các ngu n d li u như các y u t ñ u vào và x lý chúng thành các thông tin ñ u ra. 1, Ngu n l c con ngư i Trong h th ng thông tin ngu n l c con ngư i r t ña d ng và phong phú nó bao g m: các chuyên gia v h th ng thông tin (phân tích viên h th ng, l p trình viên, nhân viên ñ ng máy...); Ngư i dùng cu i (t t c nh ng ngư i s d ng h th ng thông tin, t các nhà lãnh ñ o, các c p qu n lý, các nhân viên th a hành và tác nghi p). Con ngư i là thành ph n quan tr ng nh t c a m t h th ng thông tin. B i vì các k t qu x lý, ñ u ra c a h th ng, là d li u ñã ñư c bi n ñ i, s p x p l i, ñư c xây d ng v i các c u trúc 11
h p lý nh m làm rõ hơn v các ñ i tư ng c n quan tâm. Như v y con ngư i các d li u thô thành các thông tin ph c v cho m c ñích c a mình. Các thông tin thu ñư c ñư c s d ng như th nào s quy t ñ nh hi u qu c a toàn h th ng. ði u này không thu c vào trách nhi m c a ph n c ng, ph n m m và d li u, mà là trách nhi m c a con ngư i trong h th ng. Con ngư i có vai trò quy t ñ nh không ch trong vi c s d ng các thông tin thu ñư c, mà còn trong toàn b các khâu hình thành nên h th ng và v n hành nó. ðương nhiên chính con ngư i xây d ng nên h th ng thông tin, ñ c bi t là các ph n m m, d li u và các th t c. Các th t c do con ngư i ñ t ra do ñó nó có vai trò quy t ñ nh ñ tri n khai thành công và khai thác m t cách có hi u qu h th ng thông tin, và cũng có th tr thành tr ng i ñáng k cho h th ng, nhi u khi khá l n và t n ti n. 2, Công ngh thông tin Công ngh thông tin bao g m ph n c ng và ph n m m dùng ñ xây d ng và khai thác h th ng thông tin. Bên c nh ñó công ngh thông tin nên hi u nó như m t h th ng công ngh ph c v cho vi c thu th p, lưu tr , x lý và cung c p thông tin. X lý thông tin bao g m các công tác liên quan ñ n các ho t ñ ng thu nh n, x lý, lưu tr , tìm ki m và hi n th thông tin. - Ph n c ng: Các h th ng máy tính bao g m các thi t b ñ u vào, thi t b x lý, thi t b lưu tr , thi t b ñ u ra, cùng các cơ s h t ng k thu t c n thi t khác, t o nên ph n c ng c a h th ng thông tin. (máy móc: máy tính, màn hình, các ñĩa, máy in, máy quét...; Môi trư ng lưu tr : ñĩa m m, ñĩa c ng, ñĩa CD, ñĩa DVD, gi y...) - Ph n m m: ñó là ph n mà tr giúp cho h th ng máy tính hay các ho t ñ ng c a con ngư i trong h th ng thông tin và nó bao g m ph n m m h th ng, ph n m m ng d ng và các ph n m m chuy n d ch mã.. Ph n m m h th ng là ph n m m giúp ñ h th ng máy tính ho t ñ ng. Nhi m v chính c a ph n m m h th ng là tích h p, ñi u khi n và qu n lý các ph n c ng riêng bi t c a h th ng máy tính. Ph n m m h th ng khác v i ph n m m ng d ng là nó không tr c ti p giúp ñ ngư i dùng. Ph n m m ng d ng là m t lo i ph n m m có kh năng làm cho máy tính th c hi n tr c ti p m t công vi c nào ñó ngư i dùng mu n th c hi n. ði u này khác v i ph n m m h th ng tích h p các ch c năng c a máy tính, nhưng có th không tr c ti p th c hi n m t tác v nào có ích cho ngư i dùng. Các ph n m m chuy n d ch mã bao g m trình biên d ch và trình thông d ch, các lo i chương trình này s ñ c các câu l nh t các mã ngu n ñư c vi t b i các l p trình viên b ng m t ngôn ng l p trình và d ch nó sang d ng ngôn ng máy mà máy tính có th hi u ñư c, hay d ch nó sang m t d ng khác như là t p tin ñ i tư ng và các t p tin thư vi n mà các ph n m m khác (như h ñi u hành ch ng h n) có th hi u ñ v n hành máy tính th c thi các l nh. 3, Cơ s d li u Trong m t h th ng thông tin thì cơ s d li u là không th thi u. M i m t h th ng thông tin có m t cơ s d li u phù h p v i các nhi m v c a mình cũng như có các phương ti n x lý phù h p. 3, Tài nguyên m ng - Môi trư ng truy n thông - Các d ch v m ng 1.3.3. Nhi m v , vai trò và ch t lư ng c a h th ng thông tin 1, Nhi m v c a h th ng thông tin - Nhi m v ñ i ngo i: H th ng thông tin thu nh n thông tin t môi trư ng bên ngoài, và ñưa thông tin t trong h th ng ra ngoài. 12
- Nhi m v ñ i n i: H th ng thông tin là c u n i, m i liên l c gi a các b ph n c a h th ng. Nó cung c p cho h tác nghi p, h ra quy t ñ nh các thông tin ph n ánh tình tr ng n i b c a cơ quan, t ch c trong h th ng và tình tr ng ho t ñ ng c a h th ng. 2, Vai trò c a h th ng thông tin Vai trò c a h thông tin là thu nh n thông tin, x lý và cung c p cho ngư i s d ng khi có nhu c u. Ta có th sơ ñ hoá toàn b quá trình di n ra trong h thông tin qu n lý như sơ ñ I.1.6. a, Thu th p thông tin H thông tin ph i thu nh n các thông tin có ngu n g c khác nhau và dư i nhi u d ng khác nhau. T ch c ch có th gi l i nh ng thông tin h u ích, vì v y c n ph i l c thông tin: - Phân tích các thông tin ñ tránh s quá t i, ñôi khi có h i. - Thu th p thông tin có ích: Nh ng thông tin có ích cho h th ng ñư c c u trúc hoá ñ có th khai thác trên các phương ti n tin h c. Thu th p thông tin thư ng s d ng gi y ho c v t ký tin t . Thông thư ng, vi c thu th p thông tin ñư c ti n hành m t cách h th ng và tương ng v i các th t c ñư c xác ñ nh trư c, Ví d : nh p v t tư vào kho, thanh toán cho nhà cung ng. M i s ki n d n ñ n vi c thu th p theo m t m u ñ nh s n trư c, ví d : cách t ch c trên màn hình máy tính, v.v… Thu th p thông tin là tác v r t quan tr ng và t nh , yêu c u không ñư c sai sót. b, X lý thông tin Công vi c l a ch n thông tin thu th p ñư c coi là bư c x lý ñ u tiên, ti p theo s tác ñ ng lên thông tin, x lý thông tin là: - Ti n hành tính toán trên các nhóm ch tiêu. - Th c hi n tính toán, t o các thông tin k t qu . - Thay ñ i ho c lo i b d li u. - S p x p d li u. - Lưu t m th i ho c lưu tr . X lý có th th c hi n th công, cơ gi i ho c t ñ ng. c, Phân ph i thông tin Cung c p thông tin là m c tiêu c a h th ng. Nó ñ t ra v n ñ quy n l c: ai quy t ñ nh vi c phân ph i? cho ai? vì sao? Phân ph i thông tin có th có m c tiêu ban b l nh, báo cáo v s n xu t, trư ng h p này g i là phân ph i d c. M c tiêu phân ph i nh m ph i h p m t s ho t ñ ng gi a các b ph n ch c năng g i là phân ph i ngang. 13
Thông tin n i Thông tin ngo i - Thông tin vi t - Thông tin vi t - Thông tin nói - Thông tin nói - Thông tin hình nh - Thông tin hình nh - Thông tin d ng khác - Thông tin d ng khác Thu nh n X lý các d li u thô (l c c u trúc hoá) Thông tin c u trúc X lý (Áp d ng các quy t c qu n lý) Thông tin k t qu Ngư i s Phân phát thông tin Ngư i s d ng d ng Sơ ñ I.1.6. Các quá trình trong h th ng thông tin ð t i ưu phân ph i thông tin, c n ñáp ng ba tiêu chu n: - Tiêu chu n v d ng: C n tính ñ n t c ñ truy n thông tin, s lư ng nơi nh n, v.v… c n ph i cho d ng thích h p v i phương ti n truy n: + Gi y, thư tín cho lo i thông tin cho các ñ a ch là các ñ i lý. + Gi y, telex ho c telecopie ñ xác ñ nh m t ñơn ñ t hàng qua ñi n tho i. + V t th ký tin t dành cho thông tin d ng m nh l nh, nh p li u. + Âm thanh s d ng cho thông tin d ng m nh l nh. - Tiêu chu n v th i gian: B o ñ m tính thích ñáng c a các quy t ñ nh. - Tiêu chu n v tính b o m t: Thông tin ñã x lý c n ñ n th ng ngư i s d ng, vi c phân ph i thông tin r ng hay h p tùy thu c vào m c ñ quan tr ng c a nó. 3, Ch t lư ng c a h th ng thông tin Ch t lư ng c a h thông tin ph thu c vào ba tính ch t: nhanh chóng, uy n chuy n và thích ñáng. a, Tính nhanh chóng: h x lý thông tin quá kh , hi n t i c n ph i b o ñ m cho m i ph n t c a t ch c có thông tin h u ích nhanh nh t. b, Tính uy n chuy n ho c toàn v n c a thông tin: H thông tin ph i có kh năng x lý và phát hi n các d thư ng nh m b o ñ m truy n t i các thông tin h p th c. c, Tính thích ñáng: h thông tin ph i có kh năng thu nh n t t c các thông tin chuy n ñ n cho nó nhưng ch dùng nh ng thông tin mà nó c n. 1.3.4. Phân lo i h th ng thông tin Có nhi u cách ñ phân lo i h th ng thông tin, tuỳ thu c theo tiêu chu n ñánh gía. Có th nh n th c h thông tin dư i nhi u góc ñ khác nhau tùy theo cách x lý thông tin c a nó, tùy theo khu trú các s li u ho c ñ chính xác c a các thông tin. 1, Theo m c ñ t ñ ng hoá 14
Thông tin có th ñư c x lý: - Th công. - Tr giúp b i thi t b ñi n cơ. - T ñ ng (Lưu ý: s hoàn toàn không h p lý n u ñ t ra v n ñ là t ñ ng hóa toàn b ). L a ch n t ñ ng hóa ph thu c các y u t : + Cơ quan, xí nghi p. + Kh i lư ng thông tin c n x lý. + T c ñ mong mu n nh n ñư c k t qu , khái ni m th i gian tr l i, chi phí t ñ ng hóa x lý. + M c l i v th i gian ho c tài chính. 2, Theo m c ñ tích h p các phương ti n x lý Khái ni m tích h p d a vào hai m t: khu trú các x lý, ki n trúc các phương ti n x lý thông tin. a, H th ng thông tin ñ c l p V i cách ti p c n này, các h th ng x lý khác nhau t o thành các h th ng thông tin ñ c l p. Các h th ng thông tin ñ c l p thư ng d n ñ n: - Thu th p thông tin dư th a, vô ích. - Trùng l p các x lý. b, H th ng thông tin tích h p V i cách nhìn này, h thông tin ñư c xem là m t ph n t duy nh t. T t c thông tin ch thu th p m t l n vào h th ng và ñư c s d ng trong nhi u x lý sau này. Ví d : các thông tin ñ c trưng c a khách hàng ch ñư c thu th p m t l n và dư c s d ng b i nhi u ngư i s d ng trong các áp d ng riêng bi t. H th ng tích h p ñòi h i m t cơ s d li u duy nh t v i các phương ti n k thu t thích h p ñ s d ng nó (m ng c c b , truy n thông t xa, v.v…). Như v y, s l a ch n tích h p có nh hư ng ñ n các phương ti n x lý thông tin. c, Các ki n trúc khác nhau c a các phương ti n x lý Ki n trúc c a phương ti n x lý thông tin tương ng v i các c u trúc c a h th ng kinh t xã h i, phân làm ba lo i l n: - Ki n trúc t p trung: Thông tin ñư c x lý t i m t ñi m duy nh t. Vì v y, toàn b thông tin c n ph i d n ñ n ñi m này ñ x lý, sau ñó ñư c phân phát cho các nơi khác. ði u này cho phép công vi c ñư c ti n hành trên m t CSDL duy nh t, tránh thu th p hi u nơi, nhi u l n. Tuy nhiên, ki n trúc này làm cho thông tin quá t i trong h th ng. Ki n trúc này không phù h p v i khuynh hư ng phát tri n c a ph n m m và ph n c ng, do ñó không ph bi n. Hai lo i dư i ñây thư ng g p hơn. - Ki n trúc phân tán (phi t p trung): Các phương ti n x lý xu t hi n các m c khác nhau c a h th ng. M i v trí làm vi c v i các d li u riêng c a mình, ñ c l p tương ñ i. Các v trí này ñư c liên k t b i m ng c c b ñ có th t p trung m t s thông tin nào ñó ho c cho phép truy c p các thông tin c n thi t cho m t x lý ñ a phương. Ki n trúc này càng ph bi n t i các xí nghi p. Tuy nhiên, do tính x lý ñ ng d ng, nhân g p b i d li u nên c n nghiên c u ñ ch áp d ng tong m t k ho ch tin h c. - Ki n trúc phân ph i: Ki n trúc này k t h p b i hai ki u trên. X lý t i ñi m trung tâm, trong khi ñó vi c thu th p và phân ph i có th th c hi n phân tán. M i v trí làm vi c (thi t b d u cu i) k t n i v i m t máy tính trung ương, làm vi c v i các v trí khác. 3, Theo m c ra quy t ñ nh mà h th ng thông tin qu n lý cho phép Có nhi u m c ra quy t ñ nh: Chi n lư c, chi n thu t và tác nghi p. Theo th t trên, t m quan tr ng s gi m d n h th ng thông tin c n ph i cung c p thông tin thích h p v i t ng 15
m c. Vi c phân lo i các quy t ñ nh theo m c ñư c th hi n như sau: M c chi n lư c; M c chi n thu t; M c tác nghi p (sơ ñ I.1.7). a, M c chi n lư c Nh ng quy t ñ nh này ñưa t ch c vào th c hi n các m c tiêu ng n, trung và dài h n. Chúng c n có ngu n thông tin l n t bên ngoài. M t s thông tin cho vi c ra quy t ñ nh có th nh n ñư c t các x lý t ñ ng (ñư ng phát tri n doanh s , phân tích m u các m u ñi u tra, v.v.) song vi c th c hi n các công vi c này thư ng ñ c x lý th công. Ví d : Vi c tung ra th trư ng s n ph m m i, c n h thông tin qu n lý cung c p các s li u nghiên c u th trư ng, chi phí, các văn phòng nghiên c u.v.v. ð b t cán b cao c p, c n h th ng thông tin qu n lý cung c p các ñ c trưng c a v trí làm vi c mà cán b y ñ m trách. b, M c chi n thu t Là nh ng quy t ñ nh x y ra h ng ngày. Chi n thu t thư ng tương ng v i vi c làm thích nghi h th ng v i môi trư ng ho c v i vi c nghiên c u hoàn thi n v n hành c a h th ng hi n h u. Ví d : L a ch n bi u giá m i, h thông tin qu n lý c n cung c p các y u t k toán phân tích c a m i s n ph m, các báo cáo ñi u tra th c hi n khách hàng v.v… ð tuy n d ng nhân s t m th i, h thông tin qu n lý c n cung c p nh ng thông tin có liên quan ñ n tình hình tăng gi m ñơn hàng, v.v… c, M c tác nghi p Là nh ng quy t ñ nh hình thành ho t ñ ng thư ng nh t c a h th ng, xu t phát t nh ng cá nhân th a hành và thư ng s d ng ph n l n x lý t ñ ng. Ví d : So n th o thư cho khách hàng, l p phi u giao hàng, so n th o hoá ñơn,… các tác v này ñ u có th ñư c th c hi n t ñ ng. M cñ Quy t ñ nh chi n lư c ho c k ho ch quan tr ng c a Quy t ñ nh chi n thu t ho c ñi u hành quy t ñ nh Quy t ñ nh tác nghi p ho c ñi u ch nh Sơ ñ I.1.7: M c ñ quan tr ng c a các m c quy t ñ nh trong h th ng thông tin 1.3.5. M t s h th ng thông tin thư ng g p 1, H th ng thông tin kinh doanh/ d ch v H th ng thông tin kinh doanh, là h th ng dư i s ñi u khi n c a con ngư i nh m mang l i l i nhu n t c là t o ra giá tr th ng dư. Ch ng h n như s n xu t, phân ph i hay lưu thông s n ph m. H th ng thông tin d ch v , là h th ng dư i tác ñ ng tr c ti p c a con ngư i nh m mang l i l i ích, t c là cung c p giá tr s d ng. Ví d các ho t ñ ng giáo d c, y t , t thi n... 16