Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán 2: Chương 5

2/26/2014

TRƢỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP.HCM

KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 2

CHƢƠNG 05

CẤU TRÚC CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN

GV. ThS. Vũ Quốc Thông

Mục tiêu và nội dung

• Giải thích mối liên hệ giữa giao diện kế toán và cơ sở dữ liệu kế toán (accounting interface and database) • Ứng dụng cách tổ chức dữ liệu thông qua mô hình liên kết thực thể (REA model) • Giới thiệu xử lý dữ liệu trong môi trƣờng máy tính • Trình bày ảnh hƣởng của CNTT đến CSDL kế toán

• Giao diện kế toán và cơ sở dữ liệu kế toán • Mô hình liên kết thực thể • Xử lý dữ liệu kế toán trong môi trƣờng máy • Ảnh hƣởng của CNTT đến CSDL kế toán

2/26/2014

TỔ CHỨC CƠ SỞ DỮ LIỆU KẾ TOÁN (CSDL)

Toå chöùc döõ lieäu trong CSDL

 Cô sôû döõ lieäu: Taát caû caùc döõ lieäu (DL) ñöôïc löu tröõ

vaø ñöôïc söõ duïng bôûi doanh nghieäp taïo thaønh CSDL cuûa doanh nghieäp.

 Tay:

 Maùy:

 Toå chöùc DL logic

CSDL

Kyù töï

Vuøng DL

Maåu tin

Taäp tin

Ví duï toå chöùc logic taäp tin döõ lieäu

2/26/2014

Taäp tin khaùch haøng

Maõ KH

301 555

Teân KH Ñòa chæ giôùi haïn Soá baùn chòu dö 1,000 400 6,000 2,000

ABC Co. Box 5 XYZ Co. Box 9

Giaù trò döõ lieäu

2 maåu tin

Vuøng döõ lieäu

So saùnh toå chöùc döõ lieäu tay-maùy • Tình huoáng: Ngaøy 2/1/20X1, coâng ty kyù hôïp ñoàng soá 01 baùn chòu cho khaùch haøng A 300 kg haøng hoùa CC, vôùi soá tieàn 10 trieäu ñoàng. Ngaøy 4/1/20X1, coâng ty thöïc hieän hôïp ñoàng vaø ñaõ phaùt haønh hoùa ñôn soá 35 göûi ñeán khaùch haøng A.

• Tay

H.Ñoàng

H oaù ñôn

Keá toaùn Baùn haøng

Phaûi thu khaùch haøng

KH

Tieàn

Thöïc hieän

Ghi cheùp

10.000.000

HÑ 35

Soå nhaät kyù baùn haøng

Ghi cheùp

Theo doõi hôïp ñoàng

HÑ

KH

Tieàn

Thöïc hieän

10.000.000

HÑ 35

Ghi cheùp

Soå caùi TK 131

2/26/2014

So saùnh toå chöùc döõ lieäu tay-maùy

Baùn haøng

H.Ñoàng

Nhaäp lieäu

Maùy

KHAÙCH HAØNG

KH

Dö

HÔÏP ÑOÀNG

HÑ KH MH TIEÀN

HAØNG HOÙA

BAÙN HAØNG

MH

SL

HÑ

H.ÑÔN

KH

MH

SL

SOÅ CAÙI

TK

SOÁ DÖ

131

Nhaäp lieäu

H oaù ñôn

Keá toaùn

So saùnh toå chöùc döõ lieäu tay-maùy

• Maùy

• Tay

laàn

 Ghi cheùp döõ lieäu nhieàu  Ghi cheùp moät laàn

 Khoâng chia seû döõ lieäu

 Chia seû döõ lieäu

 Löu tröõ truøng laép, Coù theå daãn tôùi maâu thuaãn döõ lieäu  Löu tröõ khoâng truøng laép, khoâng daãn tôùi maâu thuaãn döõ lieäu

Khaùc nhau cô baûn laø do phöông phaùp toå chöùc caùc taäp tin trong cô sôû döõ lieäu và cách ghi trên các sổ giấy.

Toå chöùc DL theo heä cô sôû döõ lieäu

2/26/2014

Chöông trình öùng duïng 1

Heä quaûn trò CSDL (DBMS) Ngöôøi söû duïng

Cô sôû döõ lieäu (Data base)

Chöông trình öùng duïng n

CSDL Kế Toán

Hệ quản trị CSDL

Chöông trình öùng duïng 2 …

Toå chöùc DL theo heä cô sôû döõ lieäu

 Heä quaûn trò CSDL: laø moät phaàn meàm quaûn lyù DL

với caùc chöùc naêng:

 Toå chöùc döõ lieäu: Ñònh nghóa DL; Taïo caáu truùc DL

2/26/2014

 Quaûn trò döõ lieäu:

Thay ñoåi döõ lieäu (caäp nhaät, theâm, boû maãu tin; thay ñoåi caáu truùc DL)

Giao diện kế toán

Giao diện kế toán (Accounting Interface) - hoạt động đƣợc bởi sự hỗ trợ của ba thành phần tƣơng tác với cơ sở dữ liệu bên trong:

- Form/Mẫu nhập liệu (Forms): nhập dữ liệu kế toán.

- Câu lệnh truy vấn (Queries): tìm kiếm và truy xuất dữ liệu kế toán từ CSDL.

Truy vaán döõ lieäu, taïo thoâng tin, baùo caùo theo yeâu caàu ngöôøi söû duïng

- Định dạng báo cáo (Reports): trình bày thông tin đƣợc kết xuất (kết quả) từ câu lệnh truy vấn.

Giao diện kế toán

Form/Mẫu nhập liệu

2/26/2014

Bài tập thảo luận 1

Sử dụng PMKT minh họa, liệt kê các form/mẫu nhập liệu trên các phân hệ:

1. Phân hệ Mua hàng

2. Phân hệ Kho

3. Phân hệ Bán Hàng

4. Phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi

5. Phân hệ Sổ cái / Tổng hợp

Định dạng báo cáo

Các nhóm báo cáo cơ bản trên hệ thống kế toán máy phục vụ cho:

- Đối tƣợng sử dụng thông tin bên trong tổ chức

- Đối tƣợng sử dụng thông tin bên ngoài tổ chức

- Đối tƣợng cơ quan pháp quyền của Nhà nƣớc

2/26/2014

Định dạng báo cáo

2/26/2014

Định dạng báo cáo

Bài tập thảo luận 2

Sử dụng PMKT minh họa, liệt kê các định dạng báo cáo trên phân hệ:

1. Phân hệ Mua hàng

2. Phân hệ Kho

3. Phân hệ Bán Hàng

4. Phân hệ Tiền mặt, Tiền gửi

5. Phân hệ Sổ cái / Tổng hợp

6. Phân hệ Thuế

2/26/2014

Câu lệnh truy vấn

Bài tập thảo luận 3 Hệ quản trị CSDL xử lý câu lệnh truy vấn này nhƣ thế nào?

1. Các Bảng (Tables) nào đƣợc tiếp cận?

2. Các Trƣờng (Fields) nào truy xuất dữ liệu?

3. Tiêu chí tìm kiếm dữ liệu trong trƣờng hợp này là gì?

SELECT Customer No, Company Name, Sales Order No, Date

FROM Customer, Sales Order

WHERE Customer No = “3099”;

2/26/2014

MÔ HÌNH LIÊN KẾT THỰC THỂ

MÔ HÌNH REA

MInh hoïïa. caùch toå chöùc döõ lieäu theo caáu truùc quan heä - moâ hình lieân keát thöïc theå

Nguoàn löïc

Söï kieän

Ñoái töôïng tham gia

Ngöôøi baùn

Haøng toàn kho

Baùn haøng

Khaùch haøng

Tieàn

Thu tieàn

Thuû quyõ

Moâ hình bao goàm 02 noäi dung:

Thöïc theå (taäp thöïc theå) trong CSDL Moái quan heä giöõa caùc thöïc theå (taäp thöïc theå) trong CSDL veà maët logic

Moâ hình lieân keát thöïc theå

 Thöïc theå laø moät ñoái

2/26/2014

 Caùc loaïi thuoäc tính cuûa thöïc

 Coøn goïi laø khoaù chính  Thuoäc tính moâ taû. Caùc

taøi saûn coù giaù trò kinh teá vôùi DN, thuoäc sôû höõu DN vaø ñöôïc DN söû duïng.

theå  Thuoäc tính nhaän bieát  Ñeå phaân bieät: phaûi laø duy nhaát töôïng, moät söï kieän cuï theå caàn ghi nhaän DL trong heä thoáng. Coù theå coù 03 loaïi:  Nguoàn löïc (Resources)Laø

giöõa caùc thöïc theå

moâ taû veà thöïc theå  Thuoäc tính lieân keát  Theå hieän moái lieân keát

 Söï kieän (Events). Laø nhöõng hoaït ñoäng maø DN muoán thu thaäp thoâng tin cho vieäc laäp keá hoaïch vaø kieåm soaùt  Ñoái töôïng tham gia vaøo söï

 Coøn goïi laø khoaù lieân keát (khoaù ngoaïi)

Ví duï toå chöùc döõ lieäu kieåu quan heä

kieän (Agents)

Lieân keát giöõa caùc thöïc theå

• KHAÙCH HAØNG ( Maõ KH, teân, phaûi thu)

• ÑAËT HAØNG (Soá ÑH, maõ KH, ng ÑH, ng GH)

• CHI TIEÁT ÑAËT HAØNG (Soá ÑH, maõ haøng, ÑG

baùn, soá löôïng)

• HAØNG HOÙA (Maõ haøng, teân, ÑV tính, ÑG, SL

toàn, giaù trò toàn)

Các khái niệm lưu trữ dữ liệu

2/26/2014

*

- CSDL (Database) – một bộ các tệp/tập tin

(table/file)

- Mỗi tệp/tập tin (Table) – một bộ các bản

ghi (record)

- Mỗi bản ghi (Record) – một bộ các trường

dữ liệu (field)

- Mỗi trường dữ liệu (Field) – một bộ các

bytes

- Mỗi Byte – được mô tả bằng một bộ các

bits (0, 1). Một Byte = 8 Bits

quay lại… Câu lệnh truy vấn

Bài tập thảo luận 4

2/26/2014

• Sinh viên được giao nhiệm vụ thiết kế phân hệ mua hàng cho một doanh nghiệp bán lẻ. Hãy nhận biết các bảng (tables) mà bạn nghĩ là cần thiết trong cơ sở dữ liệu quan hệ để chứa dữ liệu cho phân hệ mua hàng. Nhận dạng các trường (fields) quan trọng của từng bảng dữ liệu, các khóa chính (primary keys) và khóa ngoại (foreign keys) để kết nối quan hệ giữa các bảng dữ liệu.

2/26/2014

Thiết kế cơ sở dữ liệu trong hệ thống kế toán máy

Bài tập thảo luận 5 Thảo luận về thiết kế cơ sở dữ liệu.

Yêu cầu sinh viên: 1. Liệt kê các thành phần của cơ sở dữ liệu: Bảng (Tables), Trƣờng (Fields); Khóa chính (Primary Key); Khóa ngoại (Foreign Key)?

2. Nhận xét về các mối liên hệ (Relationships) giữa

các Bảng (Tables) dữ liệu?

Tham khảo tập tin: Accounting Database.mdb 32

2/26/2014

Nhận xét về tổ chức dữ liệu trên file Excel và CSDL trên ứng dụng?

Xử lý dữ liệu trên môi trƣờng máy tính

2/26/2014

Thu thaäp döõ lieäu

 Phöông phaùp thu thaäp döõ lieäu:

 Baèng ghi nhôù, truyeàn mieäng tröïc tieáp

 Noäi dung thu thaäp thöôøng caùc noäi dung cô baûn

 Chöùng töø  Nguoàn döõ lieäu töï ñoäng: Thieát bò POS

 Noäi dung cô baûn hoaït ñoäng  Nguoàn löïc bò aûnh höôûng  Ngöôøi tham gia trong hoaït ñoäng

 Caùc noäi dung chi tieát tuøy thuoäc vaøo yeâu caàu cuï theå löu tröõ phuïc vuï laäp baùo caùo cho ngöôøi söû duïng

 Döõ lieäu thu thaäp ñöôïc chuyeån vaøo löu tröõ ñeå xöû lyù

Xöû lyù döõ lieäu

 Coù caùc kieåu xöû lyù cô baûn:

 Coù caùc phöông

phaùp xöû lyù

 Xöû lyù theo loâ

 Caäp nhaät döõ lieäu (updating): caäp nhaät giaù trò môùi vaøo taäp tin chính

 Theâm môùi döõ lieäu (adding): theâm moät maåu tin môùi. Ví duï khai baùo theâm moät khaùch haøng

 Xöû lyù theo thôøi gian thöïc  Thay ñoåi döõ lieäu (changing): thay ñoåi giaù trò nhöõng thuoäc tính moâ taû. Ví duï: thay ñoåi ñiaï chæ khaùch haøng; giôùi haïn baùn chòu …

 Boû döõ lieäu (deleting): ví duï boû moät

maãu tin veà khaùch haøng do hoï khoâng coøn giao dòch vôùi doanh nghieäp

Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu treân moâi tröôøng maùy

Coù 02 phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu:

 Xöû lyù theo loâ:

 Batch Processing  On-line Batch Processing

 Xöû lyù ngay theo thôøi gian thöïc : On-line

/ Real-time Processing

Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu Xöû lyù theo loâ -Batch Processing

•TT chính

2/26/2014

5 /

•In baùo caùo Taäp hôïp caùc chöùng töø thaønh loâ Löu DL trong taäp tin taïm •Xöû lyù taát caû caùc loâ •Caäp nhaät taäp tin chính Nhaäp loâ chöùng töø Saép xeáp taäp tin

Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu

Xöû lyù theo loâ On-line Batch Processing

•TT chính

2/26/2014

5 /

• In baùo caùo

Phöông phaùp xöû lyù döõ lieäu

Xöû lyù ngay theo thôøi gian thöïc On- line Real time Processing

•TT chính

Löu DL trong taäp tin taïm Nhaäp nghieäp vuï ngay khi xaåy ra Xöû lyù taäp tin taïm Caäp nhaät taäp tin chính

5 /

•In baùo caùo

Nhaäp nghieäp vuï ngay khi xaåy ra Xöû lyù döõ lieäu ngay khi xaåy ra Caäp nhaät taäp tin chính

2/26/2014

ẢNH HƢỞNG CỦA CNTT ĐẾN CSDL KẾ TOÁN

AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn

1. Döõ lieäu löu tröõ

Maùy

Tay

 Löu tröõ rieâng bieät soá dö theo ñoái töôïng KT vaø soá PS theo nghieäp vuï

 DL taøi chính & phi taøi chính  DL taøi chính  Phaân taùn, khoâng chia xeû  Taäp trung deã daøng chia xeû chia xeû DL  Theo töøng ñoái töôïng KT ñaày ñuû soá PS, soá dö

 Maâu thuaãn DL, khoù thay ñoåi phaùt trieån H/T

 Khoâng maâu thuaãn DL

2/26/2014

AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn

2. Thoâng tin cung caáp

Maùy

Tay

 Thoâng tin taøi chính

 Thoâng tin taøi chính & phi taøi chính (hoaït ñoäng)

 Baùo caùo coù theå do chính

 Chaäm, coù theå maâu thuaãn  Nhanh choùng, Khoâng bò thoâng tin maâu thuaãn DL

 Baùo caùo do ngöôøi löu tröõ, xöû lyù DL laäp theo maãu ñònh saün

ngöôøi söû duïng laäp neáu ñöôïc pheùp truy caäp DL khoâng caàn theo maãu ñònh saün

AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn

3. Thao taùc

Maùy

Tay

 Caàn söû duïng nhaät kyù chung vaø nhaät kyù ñaëc bieät

 Chæ caàn löu tröõ ban ñaàu DL nghieäp vuï, (Khoâng caàn söû duïng nhaät kyù ñaëc bieät )  Caàn khai baùo ñoái

 Coù theå khai baùo ñoái töôïng ngay khi ghi cheùp, löu tröõ DL phaùt sinh môùi cho ñoái töôïng töôïng tröôùc khi nhaäp lieäu, löu tröõ DL phaùt sinh cho ñoái töôïng

2/26/2014

AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn

4. Kieåm soaùt döõ lieäu keá toaùn

Tay

Maùy

 Kieåm soaùt hoaït ñoäng  Kieåm soaùt hoïat ñoäng kinh doanh kinh doanh



KS Chung: thieát laäp, truy caäp, löu tröõ…

 Kieåm soaùt hoaït ñoäng heä thoáng keá toaùn  Kieåm soaùt hoïat ñoäng heä thoáng keá toaùn

 Nguoàn soá lieäu  Ghi keùp  Kieåm keâ  KS öùng duïng

 Baûng caân ñoái taøi  Kieåm soaùt ñöôïc laäp trình töï ñoäng khoaûn, baûng keâ chi tieát

AÛnh höôûng CNTT ñeán CSDL keá toaùn

5. Nguyeân taéc ghi cheùp keá toaùn

Một vài trƣờng hợp… - Cách xử lý TK không theo kế toán thủ công … Hệ thống sử dụng TK “trung gian” để kiểm soát nghiệp vụ; ví dụ: mua hàng – nhập hàng và nhận hóa đơn riêng biệt. - Cách thức ghi nhận hạch toán, đôi khi không giữ khái niệm “tập hợp”; ví dụ: trong kế toán chi phí sản xuất, hệ thống chỉ “tổng hợp” nguồn lực vào TK “C/P SXKDDD” - …

Bài tập thảo luận 6

• Xây dựng mô hình liên kết thực thể của doanh nghiệp Costic – doanh nghiệp thương mại, buôn bán các loại hàng hóa mỹ phẩm

2/26/2014