Bài giảng Nghiệp vụ lưu trữ: Phần 1 - Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

Chia sẻ: Minh Quan | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:56

Thêm vào BST

Báo xấu

6
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài giảng Nghiệp vụ lưu trữ: Phần 1 cung cấp cho người học những kiến thức như: Những vấn đề chung về tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ và tổ chức quản lý công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức; Thu thập và xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ cơ quan, tổ chức;...Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Nghiệp vụ lưu trữ: Phần 1 - Trường ĐH Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC Trang LỜI NÓI ĐẦU 2 PHẦN NỘI DUNG Chuyên đề 1: Những vấn đề chung về tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ và tổ 4 chức quản lý công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 1. Tài liệu lưu trữ 4 2. Phông lưu trữ 12 3. Công tác lưu trữ 13 4. Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 13 Chuyên đề 2: Thu thập và xác định giá trị tài liệu 22 1. Thu thập tài liệu 22 2. Xác định giá trị tài liệu 24 Chuyên đề 3: Chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ cơ quan, tổ chức 37 1. Khái niệm, mục đích, yêu cầu, nguyên tắc chỉnh lý tài liệu lưu trữ 37 2. Quy trình chỉnh lý tài liệu 38 Chuyên đề 4: Bảo quản tài liệu lưu trữ 56 1. Khái niệm, mục đích ý nghĩa của việc bảo quản tài liệu lưu trữ 57 2. Các nguyên nhân gây hư hại tài liệu lưu trữ 57 3. Các biện pháp kỹ thuật cơ bản để bảo quản tài liệu lưu trữ 61 Chuyên đề 5: Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 75 1. Khái niệm, mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 75 2. Các hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phổ biến tại lưu trữ cơ 76 quan, tổ chức Chuyên đề 6: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 84 1. Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 84 2. Nội dung và quy trình ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ 84 PHẦN PHỤ LỤC 98 TÀI LIỆU THAM KHẢO 116 1
LỜI NÓI ĐẦU Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức đều sản sinh ra tài liệu để phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của mình. Tài liệu đó không chỉ có giá trị phục vụ cho hoạt động hiện tại mà còn phục vụ cả tương lai của chính các cơ quan, tổ chức và toàn xã hội. Vấn đề đặt ra là làm thế nào để quản lý tập trung thống nhất tài liệu, làm thế nào để tổ chức khoa học, bảo quản an toàn, kéo dài tuổi thọ của tài liệu, phục vụ tốt nhất nhu cầu chia sẻ thông tin… Do vậy, mỗi cơ quan, tổ chức đều phải bố trí bộ máy và nhân sự phụ trách công tác lưu trữ. Trong nhiều năm qua, trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã liên tục tổ chức các lớp bồi dưỡng ngắn hạn nghiệp vụ lưu trữ để đáp ứng nhu cầu bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ lưu trữ cho cán bộ quản lý và những người trực tiếp phụ trách công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức. Nhằm phục vụ công tác giảng dạy và học tập của lớp bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ ngắn hạn, năm 2009, trên cơ sở được nhà trường giao, khoa Văn thư Lưu trữ đã biên soạn tập bài giảng “Nghiệp vụ lưu trữ” do Tiến sĩ Chu Thị Hậu chủ biên. Tuy nhiên, cho đến nay, thực tiễn công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức đã có nhiều thay đổi, đặc biệt là việc Quốc hội đã thông qua Luật Lưu trữ năm 2011, hàng loạt các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ đã được ban hành để cụ thể hóa Luật Lưu trữ. Trên tinh thần tiếp thu những ưu điểm, khắc phục những hạn chế của tập bài giảng “Nghiệp vụ lưu trữ” được biên soạn năm 2009, nhóm biên soạn đã đặt ra mục tiêu đối với tập bài giảng là trong thời gian ngắn (45 tiết) vẫn có thể cung cấp được kiến thức cơ bản về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ và kiến thức, kỹ năng thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức theo quy định của pháp luật hiện hành. Mỗi thông tin đều có ví dụ minh họa để người học dễ tiếp thu. Hạn chế đến mức thấp nhất các thông tin nặng về lý thuyết hàn lâm. Xuất phát từ mục tiêu và yêu cầu nêu trên, tập bài giảng được biên soạn gồm 6 chuyên đề: Chuyên đề 1: Những vấn đề chung về tài liệu lưu trữ, phông lưu trữ và tổ chức quản lý công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức (Thạc sĩ Trần Văn Quang biên soạn). 2
Chuyên đề 2: Thu thập và xác định giá trị tài liệu (Thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh biên soạn) Chuyên đề 3: Chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ cơ quan, tổ chức (Thạc sĩ Trịnh Thị Kim Oanh biên soạn) Chuyên đề 4: Bảo quản tài liệu lưu trữ (Thạc sĩ Phạm Thị Hồng Quyên biên soạn) Chuyên đề 5: Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ (Thạc sĩ Phạm Thị Hồng Quyên biên soạn) Chuyên đề 6: Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ (Thạc sĩ Dương Mạnh Hùng biên soạn) Hy vọng đây sẽ là tài liệu giảng dạy, học tập, tham khảo hữu ích cho hoạt động dạy và học cũng như hoạt động quản lý công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức. Mặc dù nhóm tác giả đã có nhiều cố gắng nhưng chắc chắn tập bài giảng Nghiệp vụ lưu trữ vẫn còn những hạn chế, rất mong nhận được sự góp ý của độc giả. Xin chân thành cảm ơn! Thay mặt nhóm biên soạn Chủ biên Th.s Trịnh Thị Kim Oanh 3
CHUYÊN ĐỀ 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, PHÔNG LƯU TRỮ VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC 1. Tài liệu lưu trữ 1.1. Khái niệm, đặc điểm của tài liệu lưu trữ 1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ Tài liệu và tài liệu lưu trữ có vai trò quan trọng đối với toàn thể đời sống xã hội. Thông qua tài liệu và tài liệu lưu trữ chúng ta có thể nghiên cứu, tìm hiểu được sự phát triển của loài người. Thế giới ngày càng phát triển, cùng với đó là sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ thì vị trí, ý nghĩa, tác dụng của việc nghiên cứu tài liệu và tài liệu lưu trữ là rất cần thiết. Khi xã hội phát triển, yêu cầu của việc cung cấp thông tin để phục vụ cho lao động sản xuất đòi hỏi phải lưu giữ những thông tin cần thiết để truyền đạt lại cho nhiều người, cho thế hệ sau hoặc ghi chép lại những kinh nghiệm và các hoạt động sáng tạo của con người. Để đáp ứng nhu cầu đó, con người đã chế tạo ra các vật mang tin, phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin có độ bền cao, lưu giữ được thông tin trong thời gian dài. Trong việc ghi tin và truyền đạt thông tin, con người có nhiều phương tiện và nhiều cách khác nhau, trong đó văn bản được coi là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin quan trọng nhất. Theo cách hiểu thông thường, tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị được lưu lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin quá khứ, phục vụ đời sống xã hội. Khi xã hội ngày phát triển thì quan điểm về tài liệu lưu trữ, đặc điểm tài liệu lưu trữ càng có nhiều thay đổi phù hợp với sự phát triển của xã hội loài người. Ở mỗi góc độ, cách tiếp cận khác khau do đó có nhiều định nghĩa khác nhau về tài liệu: Theo Luật Lưu trữ năm 2011, khái niệm tài liệu và tài liệu lưu trữ được quy định như sau: Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; 4
tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và các vật mang tin khác. Khái niệm tài liệu lưu trữ theo Luật Lưu trữ ban hành năm 2011 giải thích: Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp. Thậm chí, bản thảo có nội dung quan trọng cũng được lựa chọn để lưu trữ. Như vậy, theo khái niệm trên, không phải toàn bộ tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân đều là tài liệu lưu trữ. Tài liệu chỉ được coi là tài liệu lưu trữ khi chúng là những bản gốc, bản chính, bản sao hợp pháp hoặc bản thảo của những tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử và các giá trị khác. Sau khi công việc kết thúc những tài liệu đó được lựa chọn để bảo quản trong các lưu trữ để tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản an toàn và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, đáp ứng nhu cầu của cơ quan, tổ chức và toàn xã hội. 1.1.2. Đặc điểm của tài liệu lưu trữ Tài liệu lưu trữ có các đặc điểm cơ bản sau đây: 1.1.2.1. Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, có giá trị về nhiều phương diện Tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ. Nó phản ánh các sự kiện, hiện tượng, những biến cố lịch sử, những thành quả lao động và sáng tạo của nhân dân; ghi lại những hoạt động của các cơ quan, tổ chức cá nhân, những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc, các nhà khoa học, văn hoá nổi tiếng trong các thời kỳ lịch sử khác nhau. Tài liệu lưu trữ có giá trị về nhiều mặt và giá trị của chúng chủ yếu là giá trị thông tin chứa đựng trong tài liệu, phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu lịch sử xã hội của loài người. Giá trị của chúng được biểu hiện chủ yếu chủ yếu qua các nội dung thông tin mà chúng phản ánh, các nội dung thông tin đó phục cho các hoạt động chính trị, kinh tế, nghiên cứu khoa học, quân sự và các hoạt động khác… Xét trong phạm vi cơ quan, tổ chức, tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin quá khứ, là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Tài liệu lưu trữ là bộ 5
nhớ của cơ quan, tổ chức, bộ nhớ này trên thực tế là trí tuệ, là kinh nghiệm được lưu trữ, truyền lại từ thế hệ này sang thế hệ khác. Nó là nguồn thông tin quá khứ rất hữu ích khi chúng được phục vụ các hoạt động khác nhau của cơ quan, tổ chức. 1.1.2.2. Tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao, thường là bản chính, bản gốc Tài liệu lưu trữ là những bản gốc, bản chính của những tài liệu có giá trị. Nó chứa đựng những thông tin có độ tin cậy, chính xác cao và phản ánh một cách trung thực về sự vật, hiện tượng. Bởi vì, tài liệu lưu trữ được sản sinh ra cùng với thời điểm của sự vật, hiện tượng mà nó phản ánh. Với đặc điểm đó, tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin cấp một và được đảm bảo tính chính xác, trung thực bằng các yếu tố thể thức mang tính pháp lý. Tài liệu lưu trữ có đầy đủ các yếu tố thể thức văn bản theo quy định như chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan, địa danh và ngày tháng ban hành…Mặt khác, trong quá trình giải quyết công việc, tài liệu lưu trữ còn có thể có thêm những đặc điểm khác, ngoài các thể thức theo qui định như có thể có thêm bút tích, các ghi chú... của người có thẩm quyền trong quá trình xử lý công việc. Vì vậy, trong thực tiễn, người ta gọi chúng là những tài liệu gốc, tư liệu gốc. Tuy nhiên, trong trường hợp không có bản gốc, bản chính thì có thể dùng bản sao để thay thế, lúc đó bản sao có giá trị như bản chính. Trong thực tế có những tài liệu được sản sinh trong điều kiện lịch sử, hoàn cảnh lịch sử không cho phép đạt được tất cả những yêu cầu trên thì chúng ta cũng phải có sự linh hoạt khi xem xét chúng. Ví dụ: Tài liệu lưu trữ ở thời kỳ trước đây có những văn bản được viết tay hoặc đánh máy chữ, in Rônêô nhưng có nội dung giá trị thì vẫn được bảo quản. 1.1.2.3. Tài liệu lưu trữ có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng Tài liệu lưu trữ được hình thành trong hoạt động của con người. Trong đời sống xã hội loài người, hoạt động của con người rất đa dạng và phong phú, con người không thể tách ra khỏi hoạt động chung của xã hội. Đúng như Mac-Ăngghen cho rằng “Bản chất con người là tổng hòa các mối quan hệ xã hội”. Vì vậy, hoạt động của con người thường gắn với các cơ quan, tổ chức, hoặc một nhóm người, cá nhân. Trong đó, hoạt động của con người để lại rất nhiều sản phẩm, trong đó có các vật liệu khác nhau, vật liệu đó phản ánh lại các thông tin hoạt động của con người. Các vật liệu phản ánh thông tin trong đó có 6
tài liệu lưu trữ. Đồng thời, tài liệu lưu trữ mang những bằng chứng thể hiện độ chân thực cao như bút tích của tác giả, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan… Tài liệu lưu trữ là những tài liệu gốc, là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các cơ quan, tổ chức trong quá trình thực thi chức năng, nhiệm vụ hoặc chức trách được luật pháp quy định. Do đặc điểm này mà chúng chứa đựng nhiều bí mật nhà nước, bí mật kinh doanh. Nếu bị hư hỏng, mất mát hoặc thất lạc thì không thể thay thế, không thể làm lại được và có thể gây nên những tổn thất khó lường. Bởi vậy, chúng cần được bảo quản theo quy định và việc nghiên cứu, sử dụng cũng phải tuân theo những điều khoản do luật pháp quy định. Do đó, tài liệu lưu trữ không thể đem ra trao đổi, mua bán hoặc sử dụng tùy tiện. Với đặc điểm này, tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về nhiều phương diện khác nhau, được bảo quản để sử dụng trong quản lý nhà nước, nghiên cứu khoa học và các mục đích khác. Tóm lại, tài liệu lưu trữ được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan, các tổ chức và cá nhân, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng; chứa đựng thông tin quá khứ, có giá trị về nhiều phương diện và có độ chính xác cao, thường là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp. 1.2. Các loại tài liệu lưu trữ Ngày nay, do nhu cầu ngày cao của đời sống xã hội và sự phát triển của khoa học và công nghệ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân ngày càng lớn về khối lượng, đa dạng về loại hình và phong phú về nội dung. Theo lý luận của lưu trữ học, có nhiều tiêu chí để phân loại tài liệu của các cơ quan, tổ chức như: Phân loại tài liệu theo vật mang tin (tài liệu giấy, tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử), phân loại tài liệu theo nội dung (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kĩ thuật và công nghệ...). Với việc phân loại tài liệu theo vật mang tin thì tài liệu giấy và tài liệu nghe nhìn là hai loại hình tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân hiện nay. 1.2.1. Tài liệu giấy: gồm hai loại chủ yếu Thứ nhất, tài liệu hành chính: Chủ yếu là hệ thống các văn bản quản lý nhà nước, đây là loại hình tài liệu chiếm khối lượng lớn trong các lưu trữ. Nội dung phản ánh những hoạt động về quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực như chính trị, kinh tế, văn hoá, quân 7
sự…tài liệu hành chính gồm nhiều thể loại tuỳ thuộc vào mỗi thời kỳ lịch sử và mỗi quốc gia. Ví dụ: Ở Việt Nam dưới các triều đại phong kiến loại hình tài liệu hành chính gồm các thể loại như: Chiếu, chỉ, sắc, dụ, tấu, sớ, biểu…Mỗi thể loại được quy định bởi các cấp ban hành khác nhau. Còn tài liệu hành chính của Nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ngày nay gồm các loại như: Hiến pháp, luật, nghị định, chỉ thị, thông tư, công văn… Thứ hai, tài liệu khoa học, kỹ thuật và công nghệ: Phản ánh hoạt động thiết kế, xây dựng các công trình xây dựng cơ bản phục vụ cho phát triển công nghiệp, nông nghiệp, giao thông, thủy lợi, văn hóa xã hội; tài liệu về triển khai các đề tài nghiên cứu khọc học; tài liệu thiết kế chế tạo sản phẩm công nghiệp; tài liệu khảo sát, điều tra tài nguyên thiên nhiên. Tài liệu khoa học kĩ thuật có nhiều loại như: các bản vẽ thiết kế kỹ thuật, bản vẽ thiết kế thi công, hoàn công, bản vẽ chi tiết công trình, bản vẽ tổng thể công trình; các loại hồ sơ thầu; các loại sơ đồ, biểu đồ tính toán; các loại bản đồ địa giới hành chính, trắc địa.... 1.2.2. Tài liệu nghe - nhìn Tài liệu nghe nhìn là tài liệu hình ảnh và âm thanh được ghi trên ảnh, phim điện ảnh, băng đĩa ghi âm, băng đĩa ghi hình bằng các phương tiện kỹ thuật nhiếp ảnh, điện ảnh, ghi âm. Loại tài liệu này có đặc điểm chuyển tải, tái hiện các sự kiện, hiện tượng một cách hấp dẫn, sinh động thu hút sự chú ý bằng âm thanh, hình ảnh. Tài liệu nghe nhìn bao gồm: Băng, đĩa ghi âm, ghi hình; các bức ảnh, cuộn phim… 1.2.3. Tài liệu điện tử Với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin và nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin trong thực tiễn đã sản sinh ra một loại hình tài liệu mới. Đó là tài liệu điện tử. Theo Luật Lưu trữ năm 2011: Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác. 8
Tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt. 1.3. Vai trò của tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, tổ chức 1.3.1. Phục vụ hoạt động quản lý Tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể thiếu trong hoạt động quản lý. Hàng ngày các cán bộ lãnh đạo, cán bộ quản lý ở các cơ quan, tổ chức thường xuyên phải khai thác và sử dụng những thông tin quá khứ, thông tin dự báo trong tài liệu lưu trữ để quy hoạch các chương trình ngắn hạn, dài hạn; ban hành các quy chế, quy định, các quyết định quản lý về tổ chức, nhân sự, tài chính…Tài liệu lưu trữ cũng giúp các nhà quản lý rút ra các bài học kinh nghiệm để triển khai các chương trình đã đề ra. Đồng thời tài liệu lưu trữ là bằng chứng, là căn cứ giúp các cơ quan, tổ chức trong việc thanh tra, kiểm tra, đánh giá kết quả và xử lý những vi phạm trong quá trình hoạt động. Tài liệu lưu trữ là chứng cứ chân thực, có độ chính xác cao để các cấp có thẩm quyền tiến hành kiểm tra tiến độ, sự phù hợp, đúng đắn của quá trình giải quyết công việc, từ đó đánh giá hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Nó có vai trò quan trọng bậc nhất trong việc xem xét các hành vi trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ quản lý của các cơ quan, là cơ sở quan trọng để giải quyết các tranh chấp giữa các cơ quan, tổ chức, cá nhân, các quan hệ pháp lý trong quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức. Ví dụ: Tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của cấp huyện, phán ánh đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân, các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện, các cơ quan tư pháp cấp huyện cũng như quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ đó. Do vậy tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quan trọng cần thiết làm căn cứ để lãnh đạo cấp huyện ra các quyết định phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan nhà nước cấp huyện trên các lĩnh vực như: nội chính, kinh tế, văn hoá - giáo dục, lao động, thương binh - xã hội... Trên thực tế, để điều hành mọi hoạt động của cơ quan, các nhà quản lý cần phải được cung cấp rất nhiều thông tin, trong đó nguồn thông tin từ tài liệu lưu trữ là nguồn chủ yếu và có độ tin cậy cao. Đây là cơ sở pháp lý để cơ quan hoạt động theo đúng đường lối, chủ trương phát triển kinh tế của Đảng và Nhà nước. Mặc khác, tài liệu lưu trữ là kho kinh nghiệm quý 9
giá về tổ chức quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức. Từ những thành công, thất bại được ghi chép lại sẽ là những kinh nghiệm quý cho hoạt động quản lý, điều hành sau này. 1.3.2. Phục vụ nhu cầu giải quyết công việc chuyên môn của công chức, viên chức, nhân viên trong cơ quan, tổ chức Với ý nghĩa, vai trò to lớn của mình, đặc biệt là tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo của tài liệu lưu trữ, tổ chức tốt công tác lưu trữ góp phần thực hiện công việc có hiệu quả. Quan tâm làm tốt công tác lưu trữ, phục vụ cung cấp kịp thời thông tin sẽ góp phần bảo đảm cho việc thực thi nhiệm vụ của công chức, viên chức, nhân viên trong cơ quan được thông suốt. Hồ sơ, tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các công việc đang đảm nhiệm, nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. Tất cả các hoạt động của công chức, viên chức, nhân viên trong cơ quan, tổ chức trong quá trình thực hiện công việc hành chính trên mọi lĩnh vực của nhà nước hàng ngày, hàng giờ đều gắn liền với văn bản, điều đó cũng có nghĩa là gắn liền việc tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác lưu trữ nói chung. Trong quá trình xây dựng quy hoạch, kế hoạch, nhất thiết phải có nghiên cứu thực trạng vấn đề đó ở giai đoạn trước để rút kinh nghiệm, tìm ra nguyên nhân làm cho công việc thành công hay không thành công, từ đó đưa ra nhiệm vụ, kế hoạch sát hợp với tình hình thực tế. 1.3.3. Phục vụ nghiên cứu khoa học Cùng với các vai trò trên thì tài liệu lưu trữ còn phục vụ công tác nghiên cứu khoa học đối với cơ quan, tổ chức. Trong nghiên cứu khoa học tính kế thừa và phát huy các kết quả nghiên cứu của người đi trước là một trong các nội dung rất quan trọng. Các cơ quan nói chung khi tiến hành nghiên cứu một vấn đề cụ thể đều phải tiến hành tìm hiểu về tình hình và các kết quả nghiên cứu của những người đi trước có liên quan đến nội dung nghiên cứu. Chính vì vậy, các công trình nghiên cứu về tự nhiên và xã hội có giá trị về lý luận, thực tiễn, sau khi ứng dụng vào thực tiễn được lưu trữ lại và trở thành tài liệu tham khảo quan trọng cho các công trình nghiên cứu tiếp theo. Đồng thời, thông tin trong tài liệu lưu trữ còn là cơ sở cho các phát minh, sáng chế, để tổng kết các quy luật vận động, phát triển trong tự nhiên và xã hội. 10
1.3.4. Phục vụ việc biên soạn lịch sử cơ quan, tổ chức Tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử chiếm tỷ lệ thấp hơn trong tổng số tài liệu lưu trữ được hình thành, là chứng tích của lịch sử và được bảo quản vĩnh viễn trong các lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là một trong những nguồn sử liệu quan trọng để hình thành nên các công trình lịch sử. Thông tin quá khứ chứa đựng trong tài liệu lưu trữ không chỉ để nghiên cứu quá khứ mà còn để nghiên cứu các biện pháp cải tiến xã hội và nhận thức tương lai. Các nhà kinh điển chủ nghĩa Mác – Lênin dạy rằng: Muốn xây dựng hiện tại cần phải hiểu biết quá khứ. Phải từ quá khứ của lịch sử mà rút ra những nguyên nhân và động lực thúc đẩy lịch sử phát triển. Bất cứ tài liệu nào, dù ít hay nhiều, đều chứa đựng những thông tin chân thực về xã hội của thời kỳ lịch sử đã sản sinh ra chúng. Do đó, tài liệu lưu trữ là cơ sở sử liệu đặc biệt quan trọng cho việc nghiên cứu lịch sử dân tộc, lịch sử ngành nói chung và lịch sử cơ quan, tổ chức nói riêng. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức mang dấu ấn của thời kỳ mà chúng được hình thành. Nó phản ánh một cách sinh động, chân thực làm và làm sáng tỏ nhiều vấn đề trong qúa trình tồn tại, phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức qua các thời kỳ lịch sử. Tài liệu lưu trữ hình thành tại các cơ quan, tổ chức liên quan đến chính sách của Đảng và Nhà nước trên các lĩnh vực, nó chứa đựng những thông tin có độ tin cậy cao và là nguồn sử liệu chân thực nhất phục vụ cho công tác nghiên cứu lịch sử. Hiện nay với tốc độ đô thị hóa nhanh và cùng với sự khắc nghiệt của thời gian đang dần làm mờ, xóa dần các dấu tích trên các di sản vật chất thì việc lưu trữ và tái hiện các dấu tích đó thông qua việc khai thác tài liệu lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức là một giải pháp quan trọng cho các nhà nghiên cứu lịch sử và văn hóa. Bởi vì nghiên cứu các hiện tượng lịch sử, văn hóa đã diễn ra thì không thể không sử dụng nguồn tài liệu lưu trữ đã hình thành. 1.3.5. Phục vụ công tác giáo dục truyền thống Trong công tác giáo dục truyền thống, giá trị của tài liệu lưu trữ đã đóng góp và phát huy tích cực. Xét trên phạm vi rộng, tài liệu lưu trữ góp phần giáo dục cho quần chúng nhân dân về truyền thống anh hùng cách mạng trong dựng nước và giữ nước của dân tộc, giới thiệu chủ nghĩa anh hùng cách mạng của quân và dân ta trong cuộc đấu tranh để giải phóng dân tộc, bảo vệ độc lập tự do. Trong phạm vi của cơ quan, tổ chức tài liệu lưu trữ ghi lại lịch sử hình thành và phát triển, những thành tựu đã đạt được qua mỗi thời 11
kỳ. Qua đó, làm cho mỗi cán bộ trong cơ quan tự hào về truyền thống, thêm gắn bó và nỗ lực hơn nữa trong công việc để viết tiếp trang sử đầy khó khăn nhưng rất đỗi tự hào. Chúng ta không thể đòi hỏi thế hệ trẻ tôn vinh, trân trọng những đóng góp của thế hệ đi trước trong cơ quan, nếu chỉ tuyên truyền mà không có các tài liệu lưu trữ để minh chứng về lịch sử của cơ quan, tổ chức. Vì thế hiện nay, các cơ quan thường thành lập các phòng truyền thống; tiến hành trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ nhân dịp kỉ niệm ngày thành lập cơ quan. Giá trị của tài liệu lưu trữ ở góc độ này thật sự là vô giá. 2. Phông lưu trữ 2.1. Các loại phông lưu trữ Căn cứ vào nguồn gốc hình thành, phạm vi, thành phần của tài liệu lưu trữ có thể xác định phông lưu trữ gồm các loại sau: Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam; Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam; Phông lưu trữ cơ quan; Phông lưu trữ liên hợp; Phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ; Sưu tập tài liệu lưu trữ. Trong các loại phông lưu trữ trên, phông lưu trữ cơ quan là một dạng phông phổ biến nhất trong các lưu trữ. 2.2. Phông lưu trữ cơ quan, tổ chức 2.2.1. Khái niệm Phông lưu trữ cơ quan, tổ chức: Là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức, được lựa chọn, bảo quản trong lưu trữ. Ví dụ: - Phông lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội. - Phông lưu trữ Ủy ban Nhân dân phường Xuân La. - Phông lưu trữ Công ty Trách nhiệm hữu hạn một thành viên Thuốc lá Thăng Long. Đối với việc xác định tên phông: Tên phông là tên của cơ quan, tổ chức trong quá trình hoạt động đã hình thành nên khối tài liệu nhất định. Đối với cơ quan đã ngừng hoạt động thì tên phông là tên gọi chính thức cuối cùng của cơ quan. 2.2.2. Điều kiện thành lập phông lưu trữ cơ quan, tổ chức Cơ quan, tổ chức đó phải có tư cách pháp nhân gồm: Cơ quan, tổ chức được thành lập bằng văn bản pháp quy của cơ quan cấp trên có thẩm quyền, đây là điều kiện quan 12
trọng nhất khẳng định tính pháp lý; cơ quan, tổ chức được quyền mở tài khoản giao dịch tại kho bạc Nhà nước; có biên chế riêng; có văn thư và con dấu riêng. Tài liệu hình thành trong quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức phải phản ánh hoàn chỉnh hoặc tương đối hoàn chỉnh quá trình hình thành và phát triển của cơ quan, tổ chức đó. Tài liệu của cơ quan, tổ chức đó phải có giá trị, cần bổ sung vào thành phần Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Trong các điều kiện của tư cách pháp nhân: Yếu tố thứ nhất là cơ sở cho sự ra đời và tồn tại độc lập của một cơ quan. Thứ hai và thứ ba, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan đó thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Yếu tố thứ tư, bảo đảm cho cơ quan được tự nhân danh để giao dịch với các cơ quan khác bởi việc giao dịch đó được thực hiện chủ yếu bằng văn bản. 3. Công tác lưu trữ 3.1. Khái niệm Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng của công dân. Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. 3.2. Nhiệm vụ - Thực hiện các nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ - Thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập,bổ sung tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; thống kê tài liệu lưu trữ; tra tìm tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. 4. Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức Tổ chức, quản lý nhà nước trong bất kì lĩnh vực hoạt động nào cũng có vai trò đặc biệt quan trọng. Bởi nó duy trì sự ổn định và phát triển của các lĩnh vực đó trong xã hội, trong lĩnh vực lưu trữ cũng vậy. 13
Theo nghĩa chung khái niệm tổ chức được sử dụng để chỉ một tập hợp của nhiều người - hai người trở lên, cùng với việc sắp xếp công việc cụ thể và thống nhất với nhau vì một hay một vài mục tiêu. Quản lý nhà nước nói chung là sự quản lý của Nhà nước đối với xã hội và công dân. Đó là sự chỉ huy, điều hành để thực thi quyền lực nhà nước do tất cả các cơ quan nhà nước có tư cách pháp nhân công quyền tiến hành bằng các văn bản quy phạm pháp luật để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mà nhà nước đã giao trong việc tổ chức, điều chỉnh các quan hệ xã hội và hành vi của công dân. 4.1. Nội dung quản lý 4.1.1 Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản về công tác lưu trữ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước. Để thực hiện tốt công tác lưu trữ cần có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật quy định những vấn đề quản lý về công tác lưu trữ trong phạm vi quốc gia. Văn bản quản lý về công tác lưu trữ là công cụ hoạt động không thể thiếu của mỗi cơ quan, tổ chức. Ban hành văn bản quản lý là một trong những biện pháp có hiệu quả nhất mà các cơ quan, tổ chức thường dùng để thực hiện hoạt động quản lý của mình. Trong lĩnh vực lưu trữ, văn bản quản lý nhà nước về lưu trữ luôn giữ vai trò quan trọng, là “kim chỉ nam” cho mỗi hoạt động lưu trữ. Cho đến nay, ngành lưu trữ đã xây dựng và ban hành một hệ thống văn bản tương đối đầy đủ, quy định những vấn đề cơ bản liên quan đến quản lý nhà nước về công tác lưu trữ. Những quy định này chủ yếu được thể hiện trong các văn bản của Quốc hội, Chính phủ, Bộ Nội vụ. Hiện nay, văn bản có giá trị pháp cao nhất trong lĩnh vực lưu trữ, một văn bản quan trọng đánh dấu sự phát triển và khẳng định tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội là Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc Hội chính thức thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2012. Luật Lưu trữ ra đời có sự kế thừa và phát triển những quy định trong nội dung của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001. Tiếp theo là các Nghị định của Chính phủ quy định về công tác lưu trữ. Để thực hiện các điều quy định trong Luật Lưu trữ và các Nghị định của Chính phủ, Bộ Nội vụ đã biên soạn và ban hành văn bản thuộc phạm vi thẩm quyền để hướng dẫn thi hành một số điều, khoản. Những văn bản đó góp phần thống nhất việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức từ trung ương đến địa phương. Đối với, các 14
văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, có vai trò quan trọng đối với việc triển khai các quy trình nghiệp vụ lưu trữ cụ thể và đảm bảo thông tin để thực hiện quản lý nhà nước về công tác lưu trữ. Hệ thống văn bản hướng dẫn thuộc chức năng, nhiệm vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước gồm nhiều nội dung nghiệp vụ khác nhau. Căn cứ văn bản của cơ quan quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, các cơ quan, tổ chức ban hành các văn bản nhằm cụ thể hóa sự chỉ đạo hướng dẫn của cấp trên đối với công tác này. Các cơ quan, tổ chức có thể ban hành các văn bản với nội dung tập trung vào các vấn đề như: Xây dựng kế hoạch công tác lưu trữ hằng năm, quy chế công tác văn thư, lưu trữ; danh mục các đơn vị và thành phần tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ; xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu và kiểm tra công tác lưu trữ… Để công tác lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức đi vào nền nếp góp phần cụ thể hóa các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ đồng thời đảm bảo sự phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổ chức; giúp các đơn vị thuộc và trực thuộc cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất các hoạt động trong công tác lưu trữ; làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp luật trong việc ban hành, quản lý và xử lý văn bản; tạo điều kiện giữ gìn tài liệu lưu trữ để sử dụng lâu dài. Mỗi cơ quan, tổ chức cần nghiên cứu và xây dựng quy định về công tác lưu trữ áp dụng cho nội bộ cơ quan, tổ chức mình căn cứ trên sự hướng dẫn, chỉ đạo của cấp trên. 4.1.2. Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản về công tác lưu trữ Để nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác lưu trữ tại cơ quan, việc tổ chức hướng dẫn, tập huấn cho cán bộ thực hiện công tác lưu trữ là điều hết sức cần thiết. Về nội dung hướng dẫn của các đợt tập huấn nhằm tuyên truyền, quán triệt, triển khai các văn bản mới của Trung ương, của cơ quan cấp trên về công tác lưu trữ; hướng giao nộp hồ sơ vào các lưu trữ; lập báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp; hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ; tiêu hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị; hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư - lưu trữ. Xét phạm vi rộng hiện nay, công tác thanh tra, kiểm tra trong ngành lưu trữ do Thanh tra Bộ Nội vụ đảm nhận dựa theo những quy định của pháp luật về công tác lưu trữ. Hàng năm, Thanh tra Bộ Nội vụ tiến hành thanh tra, kiểm tra các cơ quan lưu trữ từ 15
Trung ương đến địa phương và việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật tại lưu trữ các cơ quan. Kiểm tra, đánh giá là khâu then chốt giúp các cơ quan, tổ chức nắm được tình hình thực hiện các quy định của nhà nước về một ngành, một lĩnh vực nhất định. Kiểm tra, đánh giá là bước cuối cùng của một quy trình công việc được hoàn thành trong một thời gian nhất định. Kiểm tra, thanh tra có mục đích sau: - Kiểm tra việc thực hiện các quy định của nhà nước trong thực tế có chính xác không và chính xác ở mức độ nào - Kiểm tra để phát huy điểm tích cực, kịp thời phát hiện những sai lệch, từ đó tìm biện pháp phắc phục cho phù hợp với tình hình thực tế của từng cơ quan, tổ chức - Kiểm tra đưa ra kết luận, đánh giá về kết qủa đạt được của từng đơn vị, cá nhân từ đó xây dựng cơ chế khen thưởng và kỷ luật khách quan, công bằng. Có nhiều hình thức kiểm tra có thể tự tổ chức kiểm tra công tác lưu trữ trong cơ quan hoặc tiến hành kiểm tra chéo giữa các cơ quan. Việc tiến hành kiểm tra chéo, đây là một hình thức kiểm tra được đánh giá cao, khách quan, trung thực, đồng thời tạo mối quan hệ, học hỏi kinh nghiệm giữa các cơ quan. Nội dung kiểm tra công tác lưu trữ tập trung vào các lĩnh vực: công tác tổ chức, cán bộ; ban hành các văn bản quy định về công tác lưu trữ; kiểm tra, hướng dẫn, đào tạo, bồi dưỡng; hoạt động lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu; xác định giá trị tài liệu; chỉnh lý tài liệu; bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; thực hiện các chế độ thông tin, báo cáo định kỳ, đột xuất, chế độ báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ. Các nội dung trên có thể cụ thể thành chỉ tiêu, tương ứng với mỗi chỉ tiêu là khung điểm đánh giá, chấm điểm và xếp loại. Sau các đợt kiểm tra, các cơ quan, tổ chức tiến hành sơ kết, tổng kết công tác lưu trữ, rút ra những ưu điểm, hạn chế, những công việc chưa làm được và đề ra phương hướng, nhiệm vụ chủ trương mới cho công tác lưu trữ. Việc kiểm tra, thanh tra phải làm triệt để, có hệ thống. Nếu trong quá trình kiểm tra khi phát hiện sai sót thì không chỉ đôn đốc, nhắc nhở mà cần có các biện pháp xử lý để công tác của cơ quan, tổ chức hoạt động hiệu quả. 4.1.3. Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ 16
Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức. Trình độ của cán bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tài liệu trong các lưu trữ. Chính vì vậy, ngày 31 tháng 10 năm 2014, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 13/2014/TT-BNV quy định mã số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ. Đây là cơ sở cho các cơ quan, tổ chức tuyển dụng, sử dụng và quản lý cán bộ lưu trữ. Về nguyên tắc tổ chức và quản lý về đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ: Tổ chức có đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật được đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ. Bộ Nội vụ quy định chương trình, nội dung bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; phối hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo quy định chương trình khung đào tạo nghiệp vụ lưu trữ. Để nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác lưu trữ, các cơ quan có thể mở các lớp tập huấn cho cán bộ thực hiện công tác lưu trữ hoặc cử cán bộ đi học các lớp trung cấp, cao đẳng văn thư –lưu trữ. Đối với việc tổ chức các lớp tập huấn cho cán bộ thực hiện công tác lưu trữ các cơ quan có thể tiến hành trong thời gian từ 03 đến 05 ngày tùy thuộc vào nôi dụng của đợt tập huấn. Về nội dung của các đợt tập huấn chủ yếu tuyên truyền, quán triệt, triển khai các văn bản mới của Trung ương, của tỉnh; hướng dẫn xây dựng Danh mục hồ sơ và lập hồ sơ hiện hành; giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; lập báo cáo thống kê cơ sở và thống kê tổng hợp; hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ; tiêu hủy tài liệu lưu trữ hết giá trị; hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư – lưu trữ… 4.1.4. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức Thống kê trong công tác lưu trữ có vai trò rất quan trọng là cơ sở, là căn cứ để các cơ quan có thẩm quyền cấp trên quản lý về công tác lưu trữ. Vì trong báo cáo thông kê thì các cơ quan, đơn vị phải thống kê đầy đủ chi tiết, từ việc ban hành các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ; tổ chức lưu trữ; nhân sự làm công tác lưu trữ đến kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ. Căn cứ vào những số liệu cụ thể trong báo cáo thống kê, các cơ quan có thẩm quyền có thể biết được chính xác về tình hình công tác lưu trữ của mỗi cơ quan và trên phạm vi toàn quốc. Vì vậy, tại các cơ quan cần thực hiện báo cáo một cách trung thực, khách quan và theo đúng yêu cầu của Bộ Nội vụ đã đề ra để việc thống kê Nhà nước về lưu trữ được thực hiện có hiệu quả hơn. 17
Trong các hoạt động lưu trữ, thống kê có ý nghĩa quan trọng đối với công tác quản lý và hoạt động nghiệp vụ. Do vậy, tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê đã được quy định trong Luật Lưu trữ năm 2011. Việc thống kê phải được thực hiện thống nhất trong toàn Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam. Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam phải được thống kê tập trung trong hệ thống sổ sách, cơ sở dữ liệu, hồ sơ quản lý. Cơ quan, tổ chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu báo cáo thống kê hằng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo quy định sau đây: - Cơ quan, tổ chức ở trung ương tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương. - Cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh. - Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh, cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương. - Cơ quan, tổ chức ở cấp huyện, cấp xã tổng hợp số liệu của các đơn vị trực thuộc và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện. - Cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp huyện tổng hợp số liệu của các cơ quan, tổ chức cấp huyện, cấp xã và báo cáo cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh. Để cụ thể hóa quy định về chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31 tháng 10 năm 2013 quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Thống kê trong công tác lưu trữ theo quy định này bao gồm các nội dung: Văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ; tổ chức lưu trữ; nhân sự làm công tác lưu trữ; tài liệu lưu trữ; thu thập và loại hủy tài liệu; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; kho lưu trữ, trang thiết bị dùng cho lưu trữ. 18
4.1.5. Tổ chức công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức Song song với xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản về công tác lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ; thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ thì tổ chức công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức cũng được đề cập trong các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lữu trữ. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích trong việc thu thập, quản lý, bảo vệ tài liệu lưu trữ; phát hiện, giao nộp, tặng cho tài liệu lưu trữ có giá trị, tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm cho cơ quan lưu trữ thì được khen thưởng theo quy định của pháp luật. Việc tổ chức công tác thi đua, khen thưởng trong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức được thực tốt sẽ là những nguồn động viên, khuyến khích cho cán bộ làm lưu trữ. Điều đó được thể hiện bằng các chính sách cụ thể đối với cán bộ chuyên trách lưu trữ, đồng thời làm tốt công tác này tránh được tâm lý coi công việc này chỉ là bước đệm để chuyển sang các công việc khác. 4.1.6. Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức Việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ một cách có chất lượng phải gắn liền với các công trình nghiên cứu nghiêm túc về từng khía cạnh nghiệp vụ, đặc biệt các nghiên cứu đó nhằm đảm bảo tính khoa học trong việc tổ chức khoa học tài liệu của cơ quan nhằm phục vụ công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ. Nhiều quy trình nghiệp vụ lưu trữ của các cơ quan nói chung không đảm bảo chất lượng là do không dựa trên hệ thống lý luận hoặc không nghiên cứu áp dụng trong thực tiễn một cách nghiêm túc…Nội dung chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học trong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức có thể liên quan đến các vấn đề như: lý luận và thực tiễn về lưu trữ, xây dựng các quy trình, quy phạm, định mức kinh tế kỹ thuật, tổ chức hội nghị, hội thảo, phổ biến thông tin khoa học công nghệ lưu trữ, xây dựng cơ sở dữ liệu và phục vụ khai thác thông tin lưu trữ… Đồng thời, ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức như chuyển giao các thành tựu khoa học công nghệ trong và ngoài nước vào công tác lưu trữ, cung cấp các sản phẩm dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ lưu trữ, hợp tác với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước thực hiện các hợp đồng nghiên 19
cứu khoa học và công nghệ về lưu trữ. Vì vậy, việc chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức là nội dung rất cần thiết. 4.2. Trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan, tổ chức 4.2.1. Trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan, tổ chức Theo quy định Luật Lưu trữ năm 2011: Người đứng đầu cơ quan, tổ chức trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm quản lý về lưu trữ, áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong việc thu thập, quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ; ban hành quy chế về công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức mình. Thủ trưởng cơ quan chịu trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ trong phạm vi cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc. Công tác lưu trữ của cơ quan làm tốt hay không, trước hết thuộc trách nhiệm của thủ trưởng cơ quan. Để thực hiện nhiệm vụ này, thủ trưởng cơ quan có thể giao cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong phạm vi trách nhiệm của mình. 4.2.2. Trách nhiệm của chánh Văn phòng (trưởng phòng Hành chính) Chánh Văn phòng hoặc trưởng phòng Hành chính là người trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác lưu trữ của cơ quan mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ ở cấp dưới và các đơn vị trực thuộc. Chánh Văn phòng hoặc trưởng phòng Hành chính có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi quyền hạn của mình. 4.2.3. Trách nhiệm của trưởng đơn vị, bộ phận trong cơ quan, tổ chức Trưởng các đơn vị, bộ phận trong cơ quan chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan trong việc chỉ đạo, đôn đốc việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu của đơn vị vào lưu trữ cơ quan; kiểm tra công chức, viên chức trong phạm vi đơn vị thực hiện tốt các quy trình nghiệp vụ lưu trữ theo quy định hiện hành. 4.2.4. Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan, tổ chức Mỗi cơ quan, tổ chức phải có lưu trữ cơ quan để quản lý hồ sơ, tài liệu lưu trữ của mình. Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ: 20