17-Sep-11
1
CHƯƠNG 4: CHỨNG TỪ
KẾ TOÁN VÀ KIỂM KÊ
4.1 Chứng từ kế toán:
4.1.1 Khái niệm:
• Theo Luật kế toán Việt Nam:
Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin
phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và
đã hoàn thanh, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
Chứng từ điện tử được coi là chứng từ kế toán khi
có các nội dung quy định theo luật kế toán và
được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử được mã
hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền
qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như
băng, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán,…
6.1.2 Ý nghĩa, tác dụng và tính chất pháp lý của chứng từ:
- Ý nghĩa của chứng từ:
Chứng từ có ý nghĩa rất quan trọng trong việc tổ chức công tác
kế toán, kiểm soát nội bộ, chứng nhận tính chất pháp lý của
nghiệp vụ và của số liệu ghi chép trên sổ kế toán.
- Tác dụng của chứng từ:
Lập chứng từ kế toán:
• Là khởi điểm của tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ
thống kiểm soát nội bộ của đơn vị; không có chứng từ sẽ
không thể thực hiện được công tác kế toán.
•Nhằm ghi nhận nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và
thực sự hoàn thành, đảm bảo tính chất hợp lệ, hợp pháp của
nghiệp vụ.
•Nhằm tạo ra căn cứ để kế toán ghi sổ nghiệp vụ kinh tế phát
sinh.
•Nhằm ghi nhận đơn vịvà cá nhân chịu trách nhiệm đối với
nghiệp vụ phát sinh trước pháp luật.
4.1.2 Ý nghĩa, tác dụng và tính chất pháp lý của chứng
từ: (tt)
- Tính chất pháp lý của chứng từ kế toán:
Chứng từ kế toán:
• Là căn cứ pháp lý chứng minh cho số liệu kế toán
• Là căn cứ để kiểm tra việc thi hành mệnh lệnh sản xuất
kinh doanh, tính hợp pháp của nghiệp vụ, phát hiện các vi
phạm pháp luật, hành vi tham ô, lãng phí
• Là căn cứ để cơ quan tư pháp giải quyết các khiếu nại,
khiếu tố
• Là căn cứ để thực hiện và kiểm tra tình hình nộp thuế
• Là căn cứ xác định các đơn vị và cá nhân phải chịu trách
nhiệm về nghiệp vụ đã phát sinh
17-Sep-11
2
4.1.3 Phân loại chứng từ: (tt)
– Tính chất pháp lý gồm:
•Chứng từ bắt buộc: là những chứng từ phản ánh các quan
hệ kinh tế giữa các pháp nhân hoặc có yêu cầu quản lý
chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi. Đối với loại
chứng từ này, Nhà nước tiêu chuẩn hóa về quy cách, biểu
mẫu, chỉ tiêu phản ánh, mục đích và phương pháp lập. Các
chứng từ này được áp dụng thống nhất cho các lĩnh vực và
các doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế nhưhóa
đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng.
•Chứng từ hướng dẫn: là những chứng từ kế toán sử dụng
trong nội bộ doanh nghiệp. Nhà nước hướng dẫn các chỉ
tiêu đặc trưng để các ngành, các cơsởkinh tế trên cơsở
đó vận dụng vào từng trường hợp cụ thể nhưphiếu thu,
phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho,…
4.1.3 Phân loại chứng từ:
– Theo công dụng gồm:
•Chứng từ gốc: là chứng từ được lập trực tiếp ngay khi
nghiệp vụ kinh tế phát sinh, là chứng từ có giá trị pháp lý
quan trọng nhất như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán
hàng,… Chứng từ gốc được chia thành hai loại:
•Chứng từ mệnh lệnh là chứng từ dùng để truyền đạt các
lệnh sản xuất, kinh doanh hoặc công tác như lệnh chi, lệnh
xuất kho,… Chứng từ mệnh lệnh không dùng làm căn cứ
ghi sổ
•Chứng từ chấp hành là chứng từ dùng để ghi nhận lệnh
sản xuất kinh doanh đã được thực hiện như phiếu thu,
phiếu chi,… Chứng từ chấp hành dùng làm căn cứ ghi sổ.
•Chứng từ ghi sổ là chứng từ dùng để tập hợp số liệu của
các chứng từ gốc cùng loại, cùng nghiệp vụ, trên cơ sở đó
ghi chép vào sổ kế toán. Chứng từ ghi sổ không có giá trị
pháp lý như chứng từ gốc.
4.1.4 Nội dung chứng từ kế toán:
Luật kế toán quy định nội dung chứng từ kế toán như sau:
– Tên và số hiệu chứng từ kế toán
– Ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán
– Tên và địa chỉ của đơn vị và cá nhân lập chứng từ kế
toán
– Tên và địa chỉ của đơn vị và cá nhân nhận chứng từ kế
toán
–Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh
–Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài
chinh ghi bằng số, riêng tổng số tiền của chứng từ kế
toán phải ghi bằng chữ
–Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những
người có liên quan đến chứng từ kế toán
17-Sep-11
3
4.1.5 Trình tự lập và xử lý chứng từ:
Tổ chức chứng từ trong một đơn vị kế toán gồm lập chứng
từ, chỉnh lý chứng từ, kiểm tra chứng từ và luân chuyển
chứng từ theo cơ cấu tổ chức công tác kế toán của đơn vị,
lưu trữ chứng từ: 12 tháng, sau đó đưa vào kho quản lý
như các tài sản khác trong doanh nghiệp trong thời hạn 5
năm, riêng loại chứng từ dùng để ghi sổ thì phải lưu trữ
trong thời hạn 10 năm.
4.1.5 Trình tự lập và xử lý chứng từ:
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại doanh nghiệp
đều phải lập chứng từ kế toán, khi lập phải tuân thủ những
quy định sau:
• Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại doanh nghiệp
đều phải lập chứng từ kế toán và lập một lần cho mỗi
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại doanh nghiệp
•Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời,
chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường
hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì đơn vị kế
toán được tự thiết kế mẫu chứng từ kế toán nhưng phải
đảm bảo chứng từ có đầy đủ nội dung theo quy định.
4.1.5 Trình tự lập và xử lý chứng từ: (tt)
•Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế
toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa;
khi viết phải dùng bút mực, số và chữ phải viết liên tục,
không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị
tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ
kế toán. Khi viết sai chứng từ cần hủy bỏ bằng cách gạch
chéo vào chứng từ sai.
•Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định.
Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một
nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải
giống nhau. Chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập để giao
dịch với các tổ chức, cá nhân bên ngoài doanh nghiệp thì
liên gửi bên ngoài phải có dâu của doanh nghiệp.
•Người lập, người ký duyệt và những người ký tên trên
chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của
chứng từ kế toán
•Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử
phải được in ra giấy và lưu trữ theo đúng quy định.
4.1.6 Kiểm tra, hoàn chỉnh và bảo quản chứng từ
-Kiểm tra chứng từ yêu cầu các nội dung sau:
•Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực đầy đủ các chỉ tiêu phản
ánh trên chứng từ
•Kiểm tra tính hợp pháp (chứng từ được lập theo mẫu quy
định, ghi chép đúng nội dung, bản chất nghiệp vụ kinh tế
phát sinh và nghiệp vụ đó được pháp luật cho phép, có đầy
đủ chữ ký của người chịu trách nhiệm và có dấu của
doanh nghiệp về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh) , hợp lệ
(chứng từ được ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các
tiêu thức và theo quy định phương pháp lập từng loại
chứng từ) của chứng từ.
•Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng
từ kế toán
•Kiểm tra việc chấp hành quy định quản lý nội bộ của
người lập, người kiểm tra, người xét duyệt đới với từng
loại nghiệp vụ kinh tế.
17-Sep-11
4
- Hoàn chỉnh chứng từ:
•Nếu chứng từ chưa có giá phải ghi giá vào ngay những
chứng từ này.
•Sắp xếp, phân loại chứng từ theo nghiệp vụ, theo tính chất
của các khoản chi phí, theo từng địa điểm phát sinh phù
hợp với yêu cầu ghi sổ kế toán.
•Lập định khoản kế toán
-Bảo quản chứng từ:
•Chứng từ kế toán đã sử dụng phải được sắp xếp, phân loại
bảo quản và lưu trữ theo chế độ lưu trữ chứng từ, tài liệu
kế toán của Nhà nước. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản
chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế
toán. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu, bị
mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản
photo tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu, bị mất hoặc bị
hủy hoại.Thời gian lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định
hiện nay:
•Thời gian lưu trữ tối thiểu 5năm từ khi kết thúc kỳ kế
toán năm gồm: tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều
hành thường xuyên của doanh nghiệp, không sử dụng trực
tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu
thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. Tài liệu kế
toán khác dùng cho quản lý, điều hành doanh nghiệp,
không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo
tài chính
•Thời gian lưu trữ ít nhất 10 năm từ khi kết thúc kỳ kế toán
năm gồm:chứng từ kế toán được sử dụng trực tiếp để ghi
sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, các bảng kê, bảng tổng
hợp chi tiết, các sổ kế tóan chi tiết, các sổ kế toán tổng
hợp, các báo cáo tài chính tháng, quý, năm, biên bản thiêu
hủy tài liệu kế toán và các tài liệu khác có liên quan đến
việc ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, trong đó có
báo cáo kiểm toán và báo cáo kiểm tra kế toán.
•Thời gian lưu trữ vĩnh viễn: tài liệu kế toán có tính sử liệu,
có ý nghĩa quan trọng về kinh t6é, an ninh quốc phòng.
Việc xác định tài liệu kế toán lưu trữ vĩnh viễn do người
đại diện theo pháp luật tại doanh nghiệp quyết định căn cứ
vào tính sử liệu và ý nghĩa lâu dài của tài liệu, thông tin
quyết định cho từng trường hợp cụ thể và giao cho bộ
phận kế toán hoặc bộ phận khác lưu trự dưới hính thức
bảng gốc hoặc hình thức khác. Thời hạn lưu trữ vĩnh viễn
phải là thời hạn lưu trữ trên 10 năm cho đến khi tài liệu kế
toán bị hủy hoại thự nhiên hoặc được tiêu hủy theo quyết
định của người đại diện pháp luật của doanh nghiệp
4.2 Kiểm kê
4.2.1 Khái niệm:
•Kiểm kê là kiểm tra thực tế thông qua việc cân đong, đo
đếm, kiểm tra đối chiếu nhằm xác nhận số lượng và giá trị
có thật của tài sản tại đơn vị
•Kiểm kê là công tác thường xuyên của kế toán, của mỗi kỳ
quyết toán
•Kiểm kê là công tác bất thừơng của doanh nghiệp lúc giải
thể, chia tách, sáp nhập, cổ phần hóa hay thay đổi chủ sở
hữu
•Như vậy, kiểm kê là việc kiểm tra các loại tài sản hiện có
nhằm xác định chính thức số thực có của tài sản trên thực
tế, phát hiện các khoản chênh lệch giữa số liệu thực tế và
số liệu ghi trên tài khoản kế toán.
17-Sep-11
5
4.2.2 Phân loại kiểm kê
- Theo phạm vi kiểm kê gồm:
•Kiểm kê từng phần là việc kiểm kê xảy ra cho từng loại
hoặc một số loại tài sản ở doanh nghiệp
•Kiểm kê toàn phần là việc kiểm kê xảy ra cho tất cả các
loại tài sản trong doanh nghiệp
• - Theo thời gian tiến hành kiểm kê gồm:
•Kiểm kê định kỳ là việc kiểm kê có xác định thời gian
trước để kiểm kê, tùy theo loại tài sản mà xác định thời
gian khác nhau như tiền mặt phải kiểm kê hàng ngày,
nguyên vật liệu phải kiểm kê hàng tháng,…
•Kiểm kê bất thường là việc kiểm kê không xác định thời
gian trước mà xảy ra đột xuất khi phát hiện có dấu hiệu
sai phạm hoặc mất mác trong doanh nghiệp
4.2.3 Tổ chức kiểm kê:
•Lập hội đồng kiểm kê (Lãnh đạo đơn vị, Kế toán
trưởng,…)
• Xây dựng kế họach kiểm kê, quyết định trình tự các bước
kiểm kê
• Khóa sổ kế toán tại thời điểm kiểm kê
• Cá nhân, tổ chức quản lý tài sản phải tiến hành kiểm kê sơ
bộ
•Tiến hành kiểm kê và chia thành từng tổ kiểm kê, lập biên
bản kiểm kê
•Đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế và so sánh với số liệu
trên sổ sánh kế toán, xác định thừa, thiếu tìm ra nguyên
nhân và đưa ra phương pháp xử lý với quyết định sau
cùng của Giám đốc
4.2.4 Thực hiện kiểm kê:
Khi tiến hành kiểm kê tùy theo đối tượng mà có phương
thức tiến hành phù hợp:
•Đối với kiểm kê hiện vật, nhân viên chịu trách nhiệm
kiểm kê cần cân, đong, đo, đếm tại chỗ, có sự chứng kiến
của người chịu trách nhiệm quản lý hiện vật, tài sản đó.
Cần chú ý đến chất lượng hiện vật, phát hiện những
trường hợp tài sản, vật tư bị hư hỏng kém phẩm chất,…
•Đối với kiểm kê tiền mặt, nhân viên chịu trách nhiệm
kiểm kê tiến hành đếm trực tiếp toàn bộ số tiền mặt tồn
tại quỹ (tiền VNĐ, ngoại tệ,…) và các chứng phiếu có giá
trị như tiền (séc, ….)
•Đối với kiểm kê tiền gửi ngân hàng và công nợ, nhân viên
chịu trách nhiệm kiểm kê tiến hành đối chiếu số liệu của
đơn vị mình với số liệu của các ngân hàng nơi đơn vị mở
tài khoản với các đơn vị có quan hệ thanh toán.
•Kết quả kiểm kê được phản ánh trên phiếu kiểm kê có
chữ ký của nhân viên kiểm kê và nhân viên quản lý tài
sản tại doanh nghiệp
4.2.5 Xử lý kết quả kiểm kê
Sau khi kiểm kê, các biên bản, báo cáo sẽ được gửi cho
phòng kế toán để đối chiếu số liệu kiểm kê thực tế với số
liệu ghi trên sổ sách kế toán. Nếu có phát sinh chênh lệch
kế toán phải tiến hành điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán
theo số liệu kiểm kê, sau đó báo cáo với lãnh đạo đơn vị.
Khi có quyết định xử lý của lãnh đạo đơn vị về các trường
hợp cụ thể kế toán căn cứ phản ánh vào sổ sách.