Bài giảng Quản lý dự án xây dựng Chương 6: TS. Nguyễn Duy Long

9/9/2009

Quản Lý Dự Án XD

Chương 6: Theo Dõi và Kiểm Soát Dự Án

Nội dung

• Tổng quan hệ thống theo dõi và kiểm soát dự

án

• Phương pháp giá trị thu (đạt) được (EVA) • Khuynh hướng và dự báo • Ví dụ ứng dụng • Các phương pháp kiểm soát dự án khác (xem file khác biên soạn bởi GVC ThS Đỗ Thị Xuân Lan)

9/9/2009

Theo Dõi và Kiểm Soát Dư Án

TỔNG QUAN

Tổng quan về hệ thống QLDA

Nguồn: Gray và Larson, 2008

9/9/2009

Chu trình lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát dự án (1/4)

Hoạch định

Theo dõi

Kiểm soát

Hoạch định – Theo dõi – Kiểm soát là một chu trình liên tục cho đến khi dự án hoàn thành

Chu trình lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát dự án (2/4)

Thường hay theo dõi những công việc

Nên chú trọng theo dõi những công việc

Dễ thu thập số liệu

Quan trọng

Liên quan đến yếu tố khách quan Thường đo lường khối lượng công việc

Liên quan đến yếu tố chủ quan Nên đo lường kết quả công việc

Nếu không vận hành tốt hệ thống hoach định – theo dõi – kiểm soát thì sẽ rất khó khăn cho việc kiểm soát DA

9/9/2009

Chu trình lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát dự án (3/4) • Các thông tin cần phải thu thập: số liệu kế toán, số liệu cung ứng và xuất nhập vật liệu, phản hồi từ khách hàng, các thay đổi về yêu cầu kỹ thuật

• Các khó khăn thường gặp

– Báo cáo và số liệu quá chi tiết – Không có mối liên hệ giữa hệ thống thông tin của dự

án và công ty

– Không có mối liên hệ giữa hệ thông lập kế hoạch và

theo dõi dự án

Chu trình lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát dự án (4/4) • Phải xây dựng 1 hệ thống thông tin giúp chủ nhiệm DA nắm bắt được vấn đề và đưa ra quyết định kịp thời để thực hiện DA theo đúng như kế hoạch

• Đối với những DA lớn thì có hẳn 1 nhóm chịu trách nhiệm theo dõi và kiểm soát DA, đ/v những DA nhỏ thì người theo dõi cũng chính là người kiểm soát và cũng chính là chủ nhiệm DA

9/9/2009

Kiểm soát dự án là một nghề

(cid:1)

9/9/2009

Theo dõi và kiểm soát dự án (1/3)

• Theo dõi (monitoring): thu thập, lưu, và báo

cáo thông tin liên quan đến việc thực hiện DA (project performance)

• Kiểm soát (controlling): dùng dữ liệu từ việc theo dõi để đưa sự thực hiện thực tế đạt tới sự thực hiện theo kế hoạch

9/9/2009

Theo dõi và kiểm soát dự án (2/3)

• Đo lường và theo dõi

– Xác định và theo dõi các tham số liên quan đến

thực hiện dự án • So sánh và đánh giá

– Phân tích nguyên nhân gây ra các vấn đề và các

giải pháp khắc phục tiềm năng.

• Kiểm soát

– Thực thi các giải pháp khắc phục để đưa việc thực hiện dự án đúng với các mục đích đặt ra

Theo dõi và kiểm soát dự án (3/3)

• Tại sao phải theo dõi? • Theo dõi cái gì? • Khi nào thì theo dõi? • Theo dõi như thế nào?

9/9/2009

Đo lường trong theo dõi và kiểm soát (1/3)

• Tiến độ • Chi phí • Tài nguyên (4Ms: men, machines, materials,

money)

• Sự thực hiện (performance)

Đo lường trong theo dõi và kiểm soát (2/3)

Đo lường Nhóm đo lường liên quan Bắt đầu công tác găng chậm Tiến độ Công tác găng hoàn thành trễ Tiến độ Công tác không găng trở thành găng Tiến độ Mốc thời gian bị lỡ Tiến độ Thay đổi ngày đến hạn Tiến độ Chi phí Giá thay đổi Chi phí Vượt chi phí Chi phí Ngân lưu thiếu Chi phí Chi phí quản lý cao (overhead rates)

Nguồn: Shtub, Bard, và Globerson, 2005

9/9/2009

Đo lường trong theo dõi và kiểm soát (3/3)

Đo lường Nhóm đo lường liên quan Thời gian chờ cung cấp vật tư dài Tài nguyên, tiến độ Tài nguyên, chi phí Tận dụng tài nguyên thấp Các vấn đề về sự sẵn có tài nguyên Tài nguyên, tiến độ, chi phí Tài nguyên, chi phí Thay đổi chi phí nhân công Thay đổi qui mô dự án Sự thực hiện, chi phí, tiến độ, tài nguyên Thiếu thông tin kỹ thuật Sự thực hiện, chi phí, tiến độ Không vượt qua các thử nghiệm Sự thực hiện, chi phí, tiến độ Sự thực hiện, tiến độ Chậm trễ trong việc chấp nhận các thay đổi Các lỗi trong ghi lưu Sự thực hiện, chi phí, tiến độ

Nguồn: Shtub, Bard, và Globerson, 2005

Theo dõi và kiểm soát dự án

• Đo lường tiến trình thực hiện dự án - phần việc thi

công bằng đồ thị thời gian - công việc

• Đánh giá trạng thái của DA bằng đồ thị hợp nhất

thời gian - chi phí - khối lượng công việc

• Đánh giá trạng thái dự án bằng phương pháp giá trị

đạt được

• Đánh giá trạng thái DA có nhiều hạng mục hay nhiều thành phần bằng phương pháp ma trận xác định phần trăm hoàn thành

9/9/2009

Hệ thống theo dõi và kiểm soát dự án (1/3) • Để quản lý dự án có hiệu quả, phải lập kế hoạch, đo lường, đánh giá, dự báo và kiểm soát các mặt của dự án, bao gồm chất lượng và khối lượng công việc, chi phí và tiến độ

• Phải lập kế hoạch hoàn chỉnh trước khi bắt đầu DA để

có cơ sở kiểm soát được DA => không thể theo dõi DA được nếu không có kế hoạch, tiến độ và dự toán rõ ràng

• Kế hoạch DA được lập dựa trên thông tin do những

người thực hiện DA cung cấp

• Chi phí và thời gian dự trù thực hiện công việc là

thước đo giữa kế hoạch và thực tế

Hệ thống theo dõi và kiểm soát dự án (2/3)

• Vào thời điểm M, dự án dự định phải xong

phần việc X với mức chất lượng Q và mức chi phí dự trù C. Theo dõi dự án là đo lường giá trị thực của những đại lượng này và xác định xem dự án có đáp ứng được các mục tiêu của kế hoạch, thực hiện những chi tiết cần thiết

9/9/2009

Hệ thống theo dõi và kiểm soát dự án (3/3)

• Hệ thống theo dõi dự án phải đơn giản, dễ

hiểu và điều hành được

• Số liệu của hệ thống kiểm soát phải thường xuyên được thu thập, hiệu chỉnh và đánh giá

• Có thể hình thành 1 hệ thống kiểm soát với

sự trợ giúp của máy tính

WBS, CBS, OBS

SƠ ĐỒ MẠNG

HỆ THỐNG MÃ HÓA

Theo Dõi và Kiểm Soát Dự Án

PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ THU (ĐẠT) ĐƯỢC (EARNED VALUE METHOD)

9/9/2009

Chúng ta đã làm như những gì chúng ta đã nói chúng ta sẽ làm?

• Ước tính % hoàn thành – % ngân sách đã sử dụng – % công việc đã làm – % thời gian đã thực hiện

• (cid:2) chủ quan, và không đầy đủ • (cid:2) rút ra những kết luận sai

(cid:2)(cid:2)(cid:2)(cid:2) Sử dụng phân tích giá trị kiếm được (Earned Value Analysis (EVA))

Phương pháp EVA

• EVA là một phương pháp để:

– đo lường tiến trình của dự án (project’s progress) – dự báo ngày hoàn thành và chi phí cuối cùng, và – cung cấp các sai khác (variances) tiến độ và ngân

sách

• EVA cung cấp những chỉ số tin cậy để chúng

ta có thể đánh giá các dự án

9/9/2009

Biết cái gì quan trọng hơn?

• Biết bạn đang ở đâu

trên tiến độ?

• Biết bạn đang ở đâu trong ngân sách?

• Biết bạn đang ở đâu về

công việc đã hoàn thành?

EVA kết hợp cả ba

• EVA so sánh khối lượng công việc theo kế

hoạch với khối lượng thực tế đã hoàn thành, để xác định chi phí, tiến độ, và công việc đã hoàn thành có tiến triển như kế hoạch không

9/9/2009

Vì sao EVA?

• Mỗi loại công tác có đại lượng đo lường tiến triển khác nhau • Cần “cuộn” tiến triển của nhiều công tác thành tình trạng dự án tổng quát

• Cần một đơn vị đo lường thống nhất (VNĐ hay giờ làm việc)

(cid:3)(cid:3)(cid:3)(cid:3)Cung cấp tín hiệu “cảnh báo sớm” để có hành động khắc phục kịp thời

Sơ đồ hệ thống EVA

CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC (WBS)

KiỂM SOÁT THAY ĐỔI

PHÂN TÍCH VÀ BÁO CÁO

BCWS

PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH GIÁ TRỊ THU ĐƯỢC (EVA)

HỆ THỐNG TIẾN ĐỘ-CHI PHÍ

BCWP

CƠ CẤU PHÂN CÔNG TỔ CHỨC (OBS)

BAC

C. TÁC 1

ACWP

EAC

$ $ $ $ $

C. TÁC 2

$ $ $ $ $

C. TÁC 3

$ $ $ $ $

C. TÁC 4

$ $ $ $ $

HẸ THỐNG KẾ TOÁN

HỆ THỐNG TIẾN ĐỘ

HỆ THỐNG MUA HÀNG

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT VẬT TƯ

HỆ THỐNG CHẤM CÔNG

HỆ THỐNG CHI PHÍ GIÁN TIẾP

HỆ THỐNG KiỂM SOÁT VẬT TƯ

HỆ THỐNG DỰ TOÁN

9/9/2009

Ước lượng mức hoàn thành công tác (1/2)

• Các phương pháp % hoàn thành của công tác:

– Qui tắc 50-50: Giả định 50% khi công tác đã bắt đầu, 50% còn lại khi công việc hoàn thành (cid:2) còn gọi là phần trăm bắt đầu/kết thúc

– Qui tắc 0-100: Chỉ đánh giá công tác hoàn thành khi

đã thực hiện xong (cid:2) cách thận trọng

– Qui tắc đầu vào chính (critical input): theo lượng đầu vào (nhân công, máy móc) chính đã dùng (cid:2) dễ sai thông tin

– Qui tắc tỷ lệ (proportional): chia thời gian [chi phí] kế hoạch [thực tế] đến nay với tổng thời gian [chi phí] kế hoạch [thực tế] để tính % hoàn thành

Ước lượng mức hoàn thành công tác (2/2)

• Các phương pháp % hoàn thành của công tác

khác: – Ý kiến của giám sát viên, chỉ huy trưởng, đốc công – Đoán hay ước lượng % hoàn thành – Đơn vị (vật chất) hoàn thành – Qui tắc điểm mốc (rules of credit hay incremental

milestones)

9/9/2009

Ước lượng mức hoàn thành công tác: Qui tắc điểm mốc

C.Việc Qui tắc điểm mốc Mô tả Đ.vị Giao hàng 15% cái Máy móc thiết bị Giao tại công trường Ráp 20% Ráp trên nền Lắp đặt 35% Bắt bu lông, hàn, hay cho phép nêm trát Chấp nhận 30% Nghiệm thu đạt Ống Lắp dựng 60% Lắp dựng sơ bộ xong Cuộn hay m Bắt bu lông hoặc hàn xong Lắp bu lông, hàn 30% Chấp nhận 10% Nghiệm thu đạt Kết cấu thép Mảnh Lắp dựng 50% Cột và dầm khung vào vị trí Lắp bu lông 25% Các liên kết đã lắp bu lông Cân chỉnh 15% Cân chỉnh phương đứng/ngang Siết chặt 10% Siết chặt bu lông

Phương pháp ước lượng đề nghị vs. loại công việc

Công chánh (civil) Phương pháp Cơ khí (mechanical) Điện (electrical) Đơn vị hoàn thành Kéo cáp Hộp bóng đèn Nề Đào đất Đổ bê tông Thanh/dây/cột treo ống Cách âm/nhiệt Ống và van Ý kiến giám sát viên Đập, tháo bỏ Hệ thống rửa Chạy thử và nghiệm thu Các điều kiện chung Công tác kiểm tra Công tác kiểm tra

Phương pháp tỷ lệ (theo thời gian hay chi phí)

Công tác gỗ (millwork) Dụng cụ/máy móc (instrumentation) Phần trăm kết thúc/hoàn thành (50-50) Các lắp đặt chính Các công tác có thời gian ngắn Qui tắc điểm mốc Lắp đặt thiệt bị Cải tạo có tính mỹ thuật Trung tâm kiểm soát động cơ (motor)

9/9/2009

Các thuật ngữ trong EVA (1/4)

• PV (Planned Value) hay BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled): Chi phí theo kế hoạch của công việc được thực hiện theo tiến độ cơ sở (cid:2) giá trị kế hoạch • AC (Actual Cost) hay ACWP (Actual Cost of Work

Performed): Chi phí thực tế để hoàn thành công việc đã được thực hiện đến nay (cid:2) chi phí thực tế

• EV (Earned Value) hay BCWP (Budgeted Cost of Work

Performed): Chi phí theo kế hoạch để hoàn thành công việc đã thực hiện đến nay (cid:2) giá trị thu được

Các thuật ngữ trong EVA (2/4)

• STWP (Time scheduled for work performed): Thời gian theo tiến độ ban đầu cho công việc cần thực hiện

• ATWP (Actual time for work performed): Thời gian thực tế cho công việc cần thực hiện

9/9/2009

Các Thuật Ngữ trong EVA (3/4)

• CV (Cost Variance) = EV – AC (cid:2) khác biệt về

chi phí. – CV < 0 (cid:2) vượt chi phí

• SV (Schedule Variance) = EV – PV (cid:2) khác biệt

về tiến độ – SV < 0 (cid:2) trễ tiến độ

• AV (Account Variance) = PV - AC

Các Thuật Ngữ trong EVA (4/4)

• CPI (Cost Performance Index) = EV/AC

– CPI < 1 (cid:2) vượt chi phí

• SPI (Schedule Performance Index) = EV/PV

– SPI < 1 (cid:2) trễ tiến độ

• CSI (Cost Schedule Index) = CPI x SPI

– CSI càng xa 1 thì cơ hội đưa dự án trở lại đúng kế

hoạch càng thấp

9/9/2009

EAC

EVA: Đồ thị tiến độ-chi phí

BAC

Ngân sách vượt Chi Phí Dự Phòng

SV – Khác biệt tiến ñộ

BCWS (PV)

BCWP (EV)

o á b ự d c ợ ư ñ ộ ñ n ế

i t

ACWP (AC)

ễ r T

Trễ tiến độ??

CV – Khác biệt chi phí

Sáu tình huống quan hệ giữ PV, EV, và AC

Hiện tại Hoàn thành

Nguồn: Meredith và Mantel, 2003

9/9/2009

Ma trận xác định tình trạng tiến độ- chi phí

Tiến độ sớm Tiến độ trễ

Chi phí thấp hơn

CV > 0; SV > 0 CPI > 1; SPI > 1 ☺

CV > 0; SV < 0 CPI > 1; SPI < 1 (cid:5)

Chi phí cao hơn (vượt)

CV < 0; SV > 0 CPI < 1; SPI > 1 (cid:5)

CV < 0; SV < 0 CPI < 1; SPI < 1 (cid:6)

Theo Dõi và Kiểm Soát Dự Án

KHUYNH HƯỚNG VÀ DỰ BÁO

9/9/2009

Các thuật ngữ khác trong EVA

• BAC (Budget at completion): ngân sách kế hoạch để hoàn

thành DA

• WR (Work remaining): chi phí theo ngân sách của công việc

chưa hoàn thành = BAC - EV

• EAC (Estimated cost at completion): chi phí dự báo để hoàn

thành DA

• ETC (Estimated cost to complete): chi phí dự báo từ thời

điểm dự báo đến khi hoàn thành DA

• TCPI (To Complete Performance Index): chỉ số thực hiện khi hoàn thành; TCPI = (BAC – EV)/(BAC – AC) (cid:2) giá trị của mỗi đồng còn lại trong ngân sách sẽ phải thu được về mặt lý thuyết để dự án không vượt ngân sách

Dự báo về tình trạng dự án (1/3)

• Phương pháp dự toán ban đầu (Original

Estimate Approach): – ETC = WR = BAC – EV (cid:2) nếu giả định dự toán ban

đầu vẫn hợp lý

– EAC = AC + ETC = AC + BAC – EV = BAC – (EV – AC)

= BAC – CV

– (cid:2) ngân sách chỉnh sửa bằng ngân sách ban đầu

được hiệu chỉnh bởi CV

9/9/2009

Dự báo về tình trạng dự án (2/3)

• Phương pháp dự toán điều chỉnh (Revised

Estimate Approach): – ETC = WR/CPI = (BAC – EV)/CPI (cid:2) nếu giả định

khuynh hướng (trends) thực hiện dự án như vừa qua

– EAC = AC + ETC = AC + (BAC – EV)/CPI = AC + BAC/CPI – EV/CPI = BAC/CPI = BAC x (AC/EV)

Dự báo về tình trạng dự án (3/3)

• Phương pháp kết hợp 2 phương pháp trên: – Khi % hoàn thành < 50% (cid:2) dùng phương pháp

dự toán ban đầu

– Khi % hoàn thành > 50% (cid:2) dùng phương pháp

dự toán điều chỉnh

9/9/2009

Theo Dõi và Kiểm Soát Dự Án

VÍ DỤ ỨNG DỤNG

Ví dụ 1

• Giả sử một công việc dự định hoàn thành

hôm nay, với chi phí là 20 triệu đồng. Nhưng bạn chỉ mới hoàn thành 3/4 công việc, và đã hết 17.5 triệu đồng. Tại ngày hôm nay: – BCWS, BCWP, và ACWP = ? – CV và SV = ? – CPI, SPI, và CSI = ? – ETC và EAC = ?

9/9/2009