Bài giảng Quản trị Hành chánh văn phòng - Võ Thiện Chín

Chia sẻ: Nguyen Lan | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:63

Thêm vào BST

Báo xấu

329
lượt xem 102
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nội dung Bài giảng Quản trị Hành chánh văn phòng bao gồm những vấn đề chung về văn phòng, các loại hình văn phòng ở nước ta hiện nay, quản trị văn phòng, thu thập thông tin và xây dựng chương trình công tác của cơ quan, hoạch định các cuộc họp, các chuyến đi công tác của cơ quan và lãnh đạo cơ quan, lễ tân và nghi thức Nhà nước, kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính thông dụng và hiện đại hóa văn phòng.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản trị Hành chánh văn phòng - Võ Thiện Chín

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG NAM Khoa : KINH TẾ - KĨ THUẬT BÀI GIẢNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÁNH VĂN PHÒNG (45 tiết - Đại học, cao đẳng QTKD) Biên soạn: - Võ Thiện Chín Quảng Nam, tháng 7 năm 2010
Chương I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG 1- Khái niệm Theo văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ và các văn bản qui định chức năng, nhiệm vụ, tổ chức bộ máy văn phòng của nhiều cơ quan thì khái niệm văn phòng được hiểu theo các nội dung sau đây: - Nội dung thứ nhất: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan. Ở các cơ quan như Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ, các Bộ, các cơ quan khác thuộc Chính phủ, Viện kiểm sát Nhân dân tối cao, Toà án Nhân dân tối cao, cơ quan trung ương của các tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, UBND các cấp đều lập Văn phòng. Ở các cơ quan khác như: Sở, Ban, ngành của tỉnh, công, nông trường, bệnh viện, trường học, Viện nghiên cứu... lập phòng Hành chính (hoặc phòng Hành chính - Quản trị). Có nơi không gọi là phòng Hành chính - Quản trị mà gọi là phòng Tổ chức Hành chính - Quản trị. - Nội dung thứ hai: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan. Ở đó hàng ngày diễn ra các hoạt động đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. - Nội dung thứ ba: Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan. Trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thư. - Từ điển Tiếng Việt (in năm 1992) thì: Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan. Tóm lại: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng, phục vụ việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lí thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lí; bảo đảm các điều kiện về vật chất kĩ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan. 2- Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng 2.1. Chức năng: Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của thủ trưởng cơ quan và bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động. Chức năng của văn phòng được thể hiện ở hai loại công tác: - Công tác tham mưu cho lãnh đạo: Thuộc chức năng này, văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về phương pháp tổ chức công việc, điều hành bộ máy, chỉ đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan. - Công tác hậu cần: Đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật và phương tiện cho cơ quan hoạt động: Thuộc chức năng này, Văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo cho ý kiến phê duyệt. Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật của cơ quan. 2
Hai loại công tác nêu trên luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan. 2.2. Nhiệm vụ: Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng cho nên Văn phòng của cơ quan đó có thể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung Văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây: - Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế hoạch công tác dài hạn, một năm, 6 tháng, quý, tháng của cơ quan và của Văn phòng; Tổ chức họp giao ban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan. - Thu nhập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan. - Thẩm tra các đề án, các quyết định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành; Theo dõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; Kiểm tra về thủ tục chuẩn bị đề án; Bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban hành được thống nhất. - Chủ trì việc giữ gìn mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơ quan khác và với công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn vị trong cơ quan để thực hiện chương trình công tác của cơ quan. - Chủ trì hoặc phối hợp các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Ghi biên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó. - Giúp thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở cơ quan và các đơn vị trực thuộc; Trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. - Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng; Bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan. - Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế Văn phòng. 2.3. Cơ cấu tổ chức: + Lãnh đạo văn phòng: - Chánh văn phòng: là người điều hành chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác văn phòng. - Các phó chánh văn phòng: là những người giúp việc trực tiếp cho chánh văn phòng theo sự phân công của chánh văn phòng. + Các bộ phận trực thuộc văn phòng: Do đặc điểm công tác, ở từng cơ quan cụ thể, các đơn vị trong Văn phòng có thể có tên gọi khác nhau nhưng nhìn chung trong Văn phòng thường có các đơn vị tổ chức dưới đây: - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Tổng hợp: Đây là đơn vị có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác thông tin tổng hợp như: Xây dựng chương trình công tác và báo cáo công tác thường kỳ của cơ quan, của Văn phòng; Biên tập các văn bản khác khi được giao. - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Hành chính, văn thư: 3
Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác văn thư, đánh máy, lễ tân, khách tiết, tổng đài điện thoại (nếu có), thường trực khách ra vào cơ quan. - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Quản trị: Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật cho cơ quan, hoạt động (trụ sở, máy móc, xe ôtô, các loại trang thiết bị khác...) Trường hợp cơ quan không lập phòng Tài vụ riêng thì phòng Quản trị còn có nhiệm vụ quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng. - Phòng (hoặc tổ, bộ phận) Lưu trữ: Đơn vị này có nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng và thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác lưu trữ ở các đơn vị thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan. Trực tiếp làm công tác lưu trữ và quản lý kho lưu trữ của cơ quan. Đối với văn phòng Uỷ ban Nhân dân Tỉnh, Thành phố trực thuộc Trung ương, đơn vị này không gọi là Phòng hoặc Tổ hoặc Bộ phận lưu trữ mà gọi là Trung tâm Lưu trữ. 3- Nguyên tắc làm việc của Văn phòng Văn phòng làm việc theo các nguyên tắc sau đây: - Nguyên tắc làm việc theo chế độ Thủ trưởng Nội dung nguyên tắc này là: Chánh Văn phòng là người đứng đầu Văn phòng, là thủ trưởng của Văn phòng. Trong phạm vi Văn phòng, Chánh Văn phòng là người có thẩm quyền quyết định tất cả các công tác của Văn phòng. - Nguyên tắc làm việc kết hợp: Những công chức, viên chức thuộc khối nghiên cứu tổng hợp khi cần thiết được làm việc trực tiếp với lãnh đạo cơ quan. Sau đó báo cáo lại với Chánh văn phòng để Chánh văn phòng tổ chức chỉ đạo theo thủ tục hành chính. Những công chức, viên chức thuộc khối hành chính, tổ chức, quản trị, tài vụ làm việc theo chế độ thủ trưởng. Các công việc thuộc khối này do Trưởng phòng chỉ đạo và báo cáo với Chánh Văn phòng. 4- Mối quan hệ công tác của Văn phòng - Công tác Văn phòng có tất cả các cơ quan, đơn vị từ trung ương đến địa phương. Nhưng về mặt tổ chức bộ máy chung thì Văn phòng không tổ chức hệ thống ngành dọc từ trung ương đến địa phương. - Trong phạm vi cơ quan: • Văn phòng của cơ quan nào thì lãnh đạo cơ quan đó chỉ đạo trực tiếp mọi mặt công tác của Văn phòng. • Đối với các đơn vị trong cùng một cơ quan, Văn phòng không phải là đơn vị cấp trên hoặc cấp dưới của các đơn vị khác. Mối quan hệ của Văn phòng với các đơn vị khác là quan hệ phối hợp công tác. 5- Các phương pháp bố trí văn phòng - Những yêu cầu chung: • Phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động của cơ quan • Thuận lợi cho phục vụ công việc trong cơ quan 4
• Dễ dàng liên hệ giao dịch • Bảo mật. - Văn phòng "mở": - Văn phòng "đóng": 6- Vị trí của Văn phòng Văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan. Văn phòng cùng với các đơn vị tổ chức hoàn chỉnh của cơ quan. Có cơ quan là có Văn phòng (hoặc có đơn vị chuyên trách công tác Văn phòng). Văn phòng là bộ máy giúp việc của Thủ trưởng cơ quan, là “Tai mắt” của Thủ trưởng cơ quan. Văn phòng giúp Thủ trưởng cơ quan xác định chương trình công tác chung của cơ quan; Xác định các biện pháp để thủ trưởng cơ quan tổ chức chỉ đạo, điều hành bộ máy thuộc quyền quản lý của mình để thực hiện chương trình công tác đã đề ra. Văn phòng bảo đảm điều kiện vật chất cho cơ quan hoạt động. Văn phòng là nơi có nguồn thông tin quan trọng nhất, tin cậy nhất, thường xuyên nhất phục vụ nhu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan. Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa cơ quan với các cơ quan, tổ chức và công dân. Với ý nghĩa Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan thì thông qua Văn phòng, cơ quan thể hiện được tính chất trang nghiêm của công sở. Công tác Văn phòng có vị trí quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan, làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào kết quả hoạt động chung của cơ quan./. CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1: Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ chung của Văn phòng các cơ quan? Câu 2: Phân biệt chức năng nhiệm vụ của Văn phòng với các đơn vị khác trong cùng một cơ quan. Câu 3: Vị trí của Văn phòng trong cơ quan. Câu 4: Cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc và mối quan hệ công tác của Văn phòng. 5
Chương II CÁC LOẠI HÌNH VĂN PHÒNG Ở NƯỚC TA HIỆN NAY I- Văn phòng cấp uỷ Đảng Đảng Cộng sản Việt Nam là Đảng cầm quyền Đảng lãnh đạo nhân dân tiến hành sự nghiệp cách mạng. Hệ thống tổ chức của Đảng được thành lập tương ứng với hệ thống tổ chức của Nhà nước. Ở Trung ương có Ban chấp hành Trung ương Đảng. Ở Tỉnh có Ban chấp hành Đảng bộ tỉnh (gọi là tỉnh uỷ). Ở huyện có Ban chấp hành Đảng bộ huyện (gọi là huyện uỷ)... Ở mỗi cấp uỷ nói trên đều có các đơn vị giúp viêc. Trong số các đơn vị đó có một đơn vị là Văn phòng (Văn phòng cấp uỷ đảng). Văn phòng cấp uỷ là một đơn vị tổ chức trong hệ thống tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nạm Ở trung ương có Văn phòng Trung ượng Ở tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có Văn phòng Tỉnh uỷ, Văn phòng Thành uỷ. Ở huyện có Văn phòng Huyện uỷ. Ở xã có Văn phòng Đảng uỷ xã. 1- Chức năng của Văn phòng cấp uỷ Văn phòng cấp uỷ Đảng có chức năng tham mưu giúp cấp uỷ (trực tiếp là giúp Ban thường vụ và thường trực) tổ chức điều hành công việc lãnh đạo của Đảng. Nội dung công tác tham mưu của Văn phòng cấp uỷ bao gồm: - Văn phòng cấp uỷ tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công việc của lãnh đạo, chỉ đạo của cấp uỷ. Tổ chức quá trình làm việc của cấp ủy Văn phòng cấp uỷ không đi sâu tham mưu vào các lĩnh vực công tác, vào nội dung đường lối, chính sách; Không đi sâu vào việc chuẩn bị các đề án hoặc thẩm định nội dung đề án Công việc đó thuộc chức năng của các đơn vị khác của cấp ủy - Văn phòng cấp uỷ còn có chức năng phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, các cuộc làm việc của thủ trưởng cấp uỷ với các ban ngành, cơ sở, các hội nghị của cấp uỷ, các chuyến đi công tác của cấp ủy. Đảm bảo điều kiện, phương tiện cho cấp uỷ hoạt đông. Chức năng tham mưu và phục vụ của Văn phòng cấp uỷ có quan hệ mật thiết với nhau. Tham mưu cũng là để phục vụ, trong phục vụ có tham mưu. 2- Nhiệm vụ của Văn phòng cấp uỷ Đảng Do đặc điểm và nhu cầu công tác của mỗi cấp uỷ Đảng có những nét khác nhau, vì vậy Văn phòng ở mỗi cấp uỷ có thể được giao nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhìn chung, Văn phòng các cấp uỷ có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây: - Giúp cấp uỷ xây dựng chương trìng công tác thường kỳ. Cấp uỷ thường có các loại chương trình công tác toàn khoá, năm, quý, tháng của Ban chấp hành. Lịch công tác tuần của Thường trực cấp ủy. Chương trình hoạt động chuyên đề. - Làm công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo: • Nội dung của công tác thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo là thực hiện chế độ báo cáo công tác trong cơ quan cấp uỷ; 6
• Báo cáo công tác của cơ quan cấp uỷ lên cấp trên; • Truyền đạt sự lãnh đạo của cấp uỷ xuống cấp dưới; • Đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác - Giúp cấp uỷ nâng cao chất lượng các quyết định, văn bản hoá các quyết định của cấp ủy. Nội dung cơ bản của công tác nâng cao chất lượng các quyết định lãnh đạo của cấp uỷ là: • Theo dõi, kiểm tra đôn đốc đơn vị được giao biên tập văn bản thực hiện tiến độ theo kế hoạch; • Thẩm định chỉnh lý lần cuối các văn bản do cấp uỷ ban hành; • Trình cấp uỷ ký, ban hành; • Sau khi được ban hành, Văn phòng chủ trì việc truyền đạt và việc thực hiện các văn bản của cấp ủy. - Giúp cấp uỷ ban hành các quy chế và tổ chức thực hiện quy chế thuộc phạm vi công tác Văn phòng. Các quy chế có liên quan trực tiếp đến chức năng nhiệm vụ Văn phòng cần xây dựng là: Chế độ báo cáo, chế độ hội họp, chế độ công tác văn thư lưu trữ, quy định về xây dựng và ban hành văn bản, nội quy ra vào cơ quan, nội quy phòng cháy chữa cháy... - Giúp cấp uỷ làm công tác thư từ tiếp dân, nâng cao hiệu quả việc xử lý tại chỗ những kiến nghị và khiếu nại của công dân. Nội dung công tác này gồm có: • Tiếp nhận đăng ký đơn thư của cán bộ Đảng viên, nhân dân gửi đến cấp uỷ; • Tổ chức tiếp dân, cán bộ Đảng viên đến trụ sở Đảng để kiến nghị, khiếu nại, tố cáo; • Ghi nhận ý kiến và hướng dẫn người khiếu tố đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết; • Chuyển đơn thư đến các cơ quan có trách nhiệm giải quyết theo quy định của Pháp lệnh khiếu nại tố cáo và theo quy định trong Điều lệ Đảng, quy định của cấp uỷ; • Theo dõi tiến độ giải quyết đơn thư gửi đến cấp ủy. - Tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ: • Chấp hành quy chế quản lý văn kiện, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; • Trực tiếp quản lý kho lưu trữ thuộc quyền của cấp uỷ; • Hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, công tác lưu trữ đối với các đơn vị, cơ quan Đảng, Đoàn Thanh Niên Cộng sản Hồ Chí Minh cùng cấp và cấp dưới. - Từng bước hiện đại hoá phương tiện làm việc của cấp uỷ và của cơ quan. - Làm công tác tài chính quản trị của Văn phòng cấp uỷ Đảng: • Ở cấp uỷ có thành lập đơn vị chuyên trách làm công tác tài chính quản trị thì Văn phòng cung cấp có trách nhiệm phối hợp với đơn vị đó để đảm bảo kinh phí, cơ sở vật chất cho cấp uỷ và cơ quan hoạt động. 7
• Ở cấp uỷ không có đơn vị làm công tác tài chính quản trị thì Văn phòng giúp cấp uỷ làm công tác Tài chính quản trị và ngân sách Đảng. • Nội dung của công tác tài chính quản trị là quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí, cơ sở vật chất bảo đảm cho cấp uỷ và cơ quan làm viêc. 3. Tổ chức của Văn phòng cấp uỷ Ngoài Văn phòng Trung ương Đảng và Văn phòng Đảng uỷ cấp xã, Ở Văn phòng cấp Tỉnh uỷ, cấp Huyện uỷ, nhìn chung Văn phòng cấp uỷ đảng được tổ chức thành các phòng hoặc bộ phận công tác. Các phòng hoặc các bộ phận công tác thuộc Văn phòng thường có: - Phòng (hoặc bộ phận công tác) Nghiên cứu Tổng hợp. - Phòng (hoặc bộ phận công tác) Văn thư Lưu trữ - Phòng (hoặc bộ phận công tác) Tài chính - Quản trị. II- Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung Căn cứ theo tính chất thẩm quyền thì các cơ quan hành chính Nhà nước được phân chia thành hai loại (nhóm) dưới đây: - Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung. - Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng. Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền chung là những cơ quan có chức năng quản lý Nhà nước tất cả các ngành, các lĩnh vực, các đối tượng trên phạm vi cả nước hoặc trên một đơn vị hành chính lãnh thỗ. Các cơ quan đó gồm: Chính phủ, Uỷ ban nhân dân các cấp (tỉnh, huyện, xã). Về tổ chức bộ máy làm việc, ở mỗi cấp nói trên đều có Văn phòng: • Chính phủ có Văn phòng Chính phủ, • Uỷ ban nhân dân tỉnh có Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, • Uỷ ban nhân dân huyện có Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện, • Uỷ ban nhân dân xã có Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã. Ngoài Văn phòng Chính phủ và Văn phòng Uỷ ban nhân dân xã, theo các văn bản hiện hành của Nhà nước thì Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, huyện có chức năng, nhiệm vụ, tổ chức và lề lối làm việc như sau: 1- Chức năng Văn phòng Uỷ ban nhân dân là bộ máy làm việc của Uỷ ban nhân dân, có chức năng phục vụ sự quản lý tập trung thống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt của Uỷ ban nhân dân. 2- Nhiệm vụ - Văn phòng Uỷ Ban nhân dân giúp Uỷ ban nhân dân tổ chức công tác thông tin và sử lý thông tin. Bảo đảm phản ánh thường xuyên, kịp thời, chính xác tình hình các mặt công tác của địa phương. Phục vụ đắc lực sự lãnh đạo, chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân. - Xây dựng chương trình làm việc của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân; Lập lịch công tác cho Thường trực Uỷ ban nhân dân; Giúp Uỷ ban nhân dân quản lý việc thực hiện chương trình đó; Quản lý các kỳ sinh hoạt của Uỷ ban nhân dân và Hội đồng nhân dân. 8
- Giúp Thường trực Uỷ ban nhân dân trong việc phối hợp các ngành chuẩn bị các vấn đề để Uỷ ban nhân dân hoặc Hội đồng nhân dân xem xét, quyết định kịp thời, chính xác và đúng thể chế của Nhà nước; Xem xét các quyết định và các biện pháp của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp dưới; Phát hiện và đề nghị Uỷ ban nhân dân uốn nắn kịp thời các vấn đề chưa phù hợp với chủ trương của Đảng, Nhà nước, Chỉ thị của Uỷ ban. - Tổ chức truyền đạt các quyết định của Uỷ ban nhân dân cho các ngành, các cấp và theo dõi đôn đốc kiểm tra thực hiện các quyết định đó. - Giúp Uỷ ban nhân dân bảo đảm mối quan hệ công tác giữa Uỷ ban nhân dân và các đoàn thể nhân dân. - Đảm bảo các phương tiện cho đại biểu Quốc hội ở địa phương, đại biểu Hội đồng nhân dân hoạt động. - Tổ chức việc tiếp nhận đơn, thư và giải quyết các khiếu nại, tố cáo của nhân dân. - Giúp Uỷ ban nhân dân quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của Uỷ ban và hướng dẫn nghiệp vụ cho các ngành trong địa phương về các công tác nói trên theo đúng nguyên tắc chế độ của Nhà nước. - Quản lý tài sản được Uỷ ban nhân dân giao; Bảo đảm điều kiện vật chất cho bộ máy của Uỷ ban nhân dân hoạt động. - Quản lý cán bộ công nhân viên chức thuộc biên chế Văn phòng. 3- Tổ chức bộ máy Ngoại trừ Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp xã, theo nguyên tắc chung Văn phòng Uỷ ban nhân dân các cấp làm việc theo chế độ thủ trưởng. Văn phòng Uỷ ban nhân dân các cấp có Chánh Văn phòng; có phó Văn phòng giúp việc lãnh đạo. Chánh Văn phòng phụ trách chung công tác của Văn phòng, chịu trách nhiệm cá nhân trước Uỷ ban nhân dân về toàn bộ công tác của Văn phòng Uỷ ban nhân dân. Các bộ phận công tác trong Văn phòng có: 3.1- Bộ phận nghiên cứu tổng hợp. Bộ phận này có nhiệm vụ giúp Uỷ ban nhân dân theo dõi các khối công tác. Tuỳ theo khối lượng công tác, bộ phận này có thể được chia thành các tổ hoặc nhóm cán bộ theo dõi các mặt công tác sau: + Tình hình chung và các vấn đề tổng hợp như thống kê, kế hoạch, làm công tác thông tin báo cáo. + Công tác an ninh, chính trị và trật tự trị an, quân sự, tổ chức, pháp chế thanh tra. + Công tác lương thực, vật tư, giá cả, thương nghiệp, tài chính, ngân hàng. + Các ngành công nghiệp và thủ công nghiệp, xây dựng cơ bản, nhà đất, giao thông vận tải, bưu điện. + Các ngành nông nghiệp, thuỷ lợi, lâm nghiệp, thuỷ sản, khí tượng thuỷ văn, xây dựng kinh tế mới, định canh định cư. + Các ngành văn hoá thông tin, giáo dục phổ thông và chuyên nghiệp, khoa học kỹ thuật, thể dục thể thao, y tế, bảo vệ bà mẹ và trẻ em, thương binh và xã hôi. 3.2- Phòng (hoặc tổ) Hành chính - Tổ chức: 9
Phòng (hoặc tổ) Hành chính - Tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng quản lý và thực hiện các công việc về: + Công tác văn thư; + Giao thông liên lạc; + Tổng đài điện thoại; + Bảo vệ cơ quan (kể cả việc kiểm soát người ra vào cơ quan); + Tổ chức nhân sự; 3.3- Phòng (hoặc tổ) Quản trị - Tài vụ: Phòng (hoặc tổ) Quản trị - Tài vụ có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng quản lý và thực hiện các công tác việc về: + Tài vụ, kế toán; + Quản lý tài sản của cơ quan Uỷ ban; + Y tế; + Đội xe; + Nhà khách; + Dịch vụ; 3.4- Trung tâm lưu trữ (đối với tỉnh), cán bộ chuyên trách hoặc kiêm nhiệm công tác lưu trữ (đối với huyện) Trung tâm hoặc cán bộ lưu trữ có chức năng giúp Chánh Văn phòng và Uỷ ban nhân dân quản lý công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ của địa phương. 4- Mối quan hệ và lề lối làm việc của văn phòng - Quan hệ giữa chánh Văn phòng với các cán bộ nghiên cứu tổng hợp. Cán bộ nghiên cứu tổng hợp đặt dưới sự điều khiển chung của Chánh Văn phòng nhưng hàng ngày làm việc trực tiếp với Chủ tịch, phó Chủ tịch phụ trách từng khối công tác sau đó báo cáo cho Chánh Văn phòng nắm được công việc chung. - Quan hệ giữa Văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân với Văn phòng cấp Uỷ. + Văn phòng Uỷ Ban Nhân Dân phối hợp chặt chẽ với Văn phòng cấp Uỷ cùng cấp trong việc xây dựng chương trình làm việc của Uỷ Ban và cấp Uỷ trong từng thời gian. + Văn phòng Uỷ Ban phối với Văn phòng cấp Uỷ để có sự phân công mỗi bên trong việc nắm tình hình các mặt ở địa phương, chuẩn bị cho thường trực Uỷ ban và thường trực cấp Uỷ giải quyết các công việc đúng trách nhiệm và thẩm quyền của mỗi bên, khắc phục sự chồng chéo về tổ chức cũng như quá trình thực hiện nhiệm vụ. - Quan hệ giữa Văn phòng Uỷ ban với các cơ quan chuyên môn và Uỷ ban nhân dân cấp dưới: + Văn phòng Uỷ ban có quan hệ mật thiết hàng ngày với các cơ quan chuyên môn và Uỷ ban nhân dân cấp dưới để giúp Uỷ ban nắm chắc mọi hoạt động trong địa phương, đôn đốc các cơ quan chuyên môn và Uỷ ban nhân dân cấp dưới thực hiện các quyết định của Uỷ ban và thực hiện chế độ báo cáo theo quy định. + Hướng dẫn, giúp đỡ Văn phòng các cơ quan chuyên môn và văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp dưới về cách làm việc để đảm bảo sự chỉ đạo và phối hợp công tác trên dưới kịp thời, nhạy bén, thông suốt. 10
+ Hàng năm họp với các Văn phòng của các cơ quan chuyên môn và Văn phòng Uỷ ban nhân dân cấp dưới để trao đổi kinh nghiệm và nghiệp vụ công tác Văn phòng. III. Văn phòng cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng Cơ quan hành chính Nhà nước có thẩm quyền riêng là cơ quan có chức năng quản lý Nhà nước trong phạm vi ngành hoặc lĩnh vực. Các cơ quan đó gồm: Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân các cấp. Về tổ chức bộ máy, ngoài các đơn vị chức năng mỗi cơ quan nói trên đều có Văn phòng. Theo văn bản hiện hành thì Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan khác thuộc Chính phủ (gọi chung là Bộ) có chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy như sau: 1 - Chức năng của Văn phòng Bộ Văn phòng là bộ máy làm việc của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ. 2 - Nhiệm vụ của Văn phòng Bộ - Thu thập, tổng hợp, xử lý thông tin phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thủ trưởng. - Giúp Thủ trưởng thẩm tra các Đề án, các Quyết định để Bộ trưởng ban hành hoặc trình cấp trên ban hành. - Theo dõi, đôn đốc hoặc tổ chức sự phối hợp với các vụ để theo dõi việc thực hiện các quyết định của Bộ trưởng. - Quản lý và trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. - Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác hành chính, lễ tân. - Quản lý và trực tiếp thực hiện công tác quản trị của cơ quan. - Bảo đảm điều kiện vật chất cho mọi hoạt động của cơ quan. 3- Tổ chức của Văn phòng Bộ Theo văn bản hiện hành thì tuỳ theo tính chất và khối lượng công việc cụ thể, Bộ trưởng tổ chức Văn phòng thành các phòng hoặc bộ phận chuyên trách. Các đơn vị đó có thể là: + Phòng Tổng hợp; + Phòng Hành chính; + Phòng Quản trị; + Phòng Lưu trữ; Sơ đồ tổ chức của Văn phòng Bộ (Mời SV lên bảng vẽ sơ đồ và ghi chú: Quan hệ chỉ đạo; Quan hệ phối hợp) Ở các cơ quan trực thuộc Bộ, cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh và ở các cơ quan khác không có Văn phòng, đơn vị làm công tác Văn phòng thường do một đơn vị đảm nhiệm. Đơn vị đó là: Phòng Hành chính - Quản trị. Do đặc điểm và nhu cầu công tác, cũng có cơ quan lập hai đơn vị đảm nhận công tác thuộc chức năng nhiệm vụ của Văn phòng. Các đơn vị đó có thể là: - Phòng Hành chính - Tổng hợp. - Phòng Quản trị - Tài vụ. 11
IV - Văn phòng doanh nghiệp Có nhiều cách phân loại các doanh nghiệp. Căn cứ đặc điểm quyền sở hữu tài sản của doanh nghiệp thì ở nước ta hiện nay có các loại hình doanh nghiệp dưới đây: - Doanh nghiệp Nhà nước; - Doanh nghiệp Hợp tác xã; - Công ty trách nhiệm hữu hạn; - Công ty cổ phần; - Công ty hợp doanh; - Doanh nghiệp tư nhân; - Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài. 1. Về tổ chức bộ máy của doanh nghiệp - Dù được thành lập theo hình thức nào thì mỗi doanh nghiệp là một tổ chức độc lập trong hệ thống chính trị ở nước ta. Theo các văn bản hiện hành, về mặt tổ chức bộ máy, ngoài ban lãnh đạo (gồm Giám đốc và các phó Giám đốc) mỗi doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thường có các đơn vị: • Văn phòng doanh nghiệp; • Các phòng, ban chức năng của doanh nghiệp; - Ở các Tổng công ty; Tổng Công ty Nhà nước; các doanh nghiệp Nhà nước, độc lập quy mô lớn, có vị trí quan trọng trong nền kinh tế quốc dân, bộ máy của Doanh nghiệp có các đơn vị dưới đây: • Hội đồng Quản trị; • Ban kiểm soát; • Tổng Giám đốc và các Phó tổng Giám đốc; • Văn phòng doanh nghiệp; • Các Phòng, Ban chức năng của doanh nghiệp. 2 - Văn phòng doanh nghiệp 2.1. Chức năng của Văn phòng doanh nghiệp - Giúp việc quản lý của Hội đồng Quản trị, - Giúp việc điều hành của Tổng Giám đốc doanh nghiệp. 2.2. Nhiệm vụ của Văn phòng doanh nghiệp Thực hiện chức năng của mình, Văn phòng doanh nghiệp có các nhiệm vụ chủ yếu dưới đây: - Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của doanh nghiệp; Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thuộc doanh nghiệp thực hiện chương trình công tác đó; Sắp xếp lịch công tác tuần của Hội đồng Quản trị và Tổng Giám đốc doanh nghiệp. - Biên tập các báo cáo thường kỳ của doanh nghiệp và các văn bản khác được Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc giao. - Truyền đạt các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng Quản trị, thông báo các Quyết định, Kết luận của Tổng Giám đốc đến công nhân viên chức và người lao động của doanh nghiệp. - Tổ chức thu thập, tổng hợp, cung cấp thông tin kịp thời, chính xác phục vụ việc quản lý của Hội Đồng Quản trị và việc điều hành của Tổng Giám đốc. 12
- Bảo đảm tính pháp lý của các văn bản do Hội đồng Quản trị và lãnh đạo doanh nghiệp ban hành. - Xây dựng các quy chế thuộc lĩnh vực công tác Văn phòng doanh nghiệp. - Tổ chức việc chuẩn bị nội dung, tài liệu cho các cuộc hội họp, chuyến đi công tác của lãnh đạo doanh nghiệp với cấp trên và với các cơ quan, đoàn thể, tổ chức, cá nhân trong, ngoài doanh nghiệp; Trực tiếïp ghi biên bản cho các cuộc làm việc đó. - Tổ chức và trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, khách tiết, thường trực bảo vệ tại cơ quan doanh nghiệp. - Đảm bảo cơ sở vật chất cho Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc và cơ quan doanh nghiệp làm viêc. - Quản lý tài sản và kinh phí thuộc tài khoản Văn phòng doanh nghiệp; Thực hiện công tác thống kê, kế toán của cơ quan doanh nghiêp. Ngoài các nhiệm vụ nói trên, tuỳ theo nhu cầu công tác và đặc điểm của doanh nghiệp, Văn phòng có thể được giao thêm các công tác dưới đây: - Công tác thi đua khen thưởng; - Công tác pháp chế văn bản; - Công tác tuyên truyền, giáo dục truyền thống, bảo tàng của doanh nghiệp. 2.3. Tổ chức của Văn phòng doanh nghiệp Tuỳ theo quy mô của doanh nghiệp và khối lượng công việc của Văn phòng mà doanh nghiệp tổ chức Văn phòng cho phù hơp. Ở các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tổ chức của Văn phòng gồm có: Chánh văn phòng hoặc trưởng phòng Hành chính quản trị. Giúp việc cho Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính quản trị có phó văn phòng hoặc Chuyên viên Hành chính quản trị./. CÂU HỎI ÔN TẬP Câu 1: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng cấp uỷ Đảng. Câu 2: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền chung. Câu 3: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền riêng. Câu 4: Chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng doanh nghiệp. Câu 5 : Các loại hình văn phòng khác nhau thì chức năng, nhiệm vụ khác nhau Đúng hay sai? Vì sao? 13
Chương III QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG I. Khái niệm Quản trị và Quản trị hành chính văn phòng 1. Khái niệm Quản trị Hiện nay có rất nhiều quan niệm khác nhau về “quản trị” nhưng đầy đủ nhất là khái niệm sau đây: “Quản trị là quá trình làm việc với và thông qua những người khác để thực hiện những mục tiêu của tổ chức với nguồn tài nguyên hạn chế trong một môi trường luôn biến động”. Khái niệm trên bao gồm các nội dung dưới đây: - Làm việc với và thông qua người khác: Trong mỗi cơ quan, tổ chức (nhất là tổ chức kinh tế) mỗi sản phẩm ra đời hoặc mỗi công việc được hoàn thành nói chung đều có sự tham gia lao động của nhiều người. Trong quá trình đó, nhà quản trị có vai trò quan trọng là đưa ra quyết định. Còn cán bộ công nhân viên là lực lượng trực tiếp thực hiện. Nếu nhà quản trị không giao nhiệm vụ cụ thể, không kiểm tra đôn đốc...thì ý định của người lãnh đạo không được biến thành hiện thực. Sản phẩm hoặc công việc không được hoàn thành. Tập thể người trong một cơ quan, một tổ chức là lực lượng chủ yếu trực tiếp thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị. Tập thể đó có thể tạo ra thuận lợi hoặc ngược lại là sức cản đối với sự thành công của nhà quản trị. Như vậy, quản trị là quá trình làm việc với và thông qua người khác. - Mục tiêu của tổ chức: Mục tiêu là cái đích để phấn đấu đạt được. Mỗi cơ quan, tổ chức đều có một mục tiêu cụ thể phù hợp với yêu cầu và nhiệm vụ được giao. Mục tiêu của cá nhân chủ yếu do cá nhân nỗ lực phấn đấu có thể đạt được. Còn mục tiêu của cơ quan, của tổ chức phải do tập thể con người trong cơ quan, tổ chức đó phấn đấu cùng thực hiện. Trong đó, mỗi người phải phấn đấu thực hiện phần việc của mình. Mỗi đơn vị cấu thành trong cơ quan, tổ chức phải phấn đấu thực hiện phần việc được giao. Tất cả mọi người, tất cả các đơn vị đều phấn đấu thì công việc của cơ quan, của tổ chức sẽ đạt kết quả cao hơn. Mục tiêu được thực hiện. Sự phấn đấu của mỗi người, của mỗi đơn vị cấu thành sẽ tạo thành sức mạnh tổng hợp khi có sự quản lý, tổ chức một cách khoa học của nhà quản trị. + Kết quả là những sản phẩm cụ thể. Trong quá trình hoạt động, cơ quan tổ chức đề ra các chỉ tiêu cụ thể. Chỉ tiêu đó có thể là nội dung công tác phải hoàn thành. Có thể là số lượng và chất lượng sản phẩm của từng đơn vị, tổ chức hoặc của cả tổ chức trong từng khoản thời gian. Hết thời gian kế hoạch, đơn vị, cơ quan thực hiện xong công việc đã đề ra, như vậy là cơ quan đó, tổ chức đó đã hoạt động đạt kết quả. + Hiệu quả là giá trị của kết quả có được so với sự đầu tư để đạt được mục tiêu mà cơ quan, tổ chức đã đặt ra. 14
Như vậy, trong quá trình tổ chức thực hiện mục tiêu, nhà quản trị phải có giải pháp tổ chức. Phải luôn quan tâm đến tính hiệu quả của hoạt động. Điều đó thuộc trách nhiệm của nhà quản trị. - Các nguồn tài nguyên hạn chế: Một tổ chức dù là cơ quan hành chính sự nghiệp hay đơn vị sản xuất kinh doanh thì cũng luôn luôn phải hoạt động trong điều kiện cụ thể. Nguồn tài nguyên ở đây được hiểu theo nghĩa rộng và đầy đủ nhất, nó bao gồm cả nhân lực, vật lực, tài lực (con người, vật chất và tiền bạc). Không có một cơ quan nào mà lại cảm thấy thoả mãn nguồn tài nguyên trong quá trình hoạt động. Mặt khác, do nhu cầu cuộc sống của con người và theo pháp luật của Nhà nước, các cơ quan vừa được sử dụng nguồn tài nguyên lại vừa có trách nhiệm cao trong việc bảo vệ nguồn tài nguyên. Trách nhiệm đó thuộc về tập thể lao động của cơ quan, trong đó người chịu trách nhiệm cao nhất là nhà quản trị. Mọi quyết định của nhà quản trị đều phải tính đến nguồn tài nguyên này. - Môi trường luôn thay đổi: Mỗi cơ quan luôn tồn tại và hoạt động trong một môi trường cụ thể. Môi trường đó luôn biến đổi. Theo một nhà tương lai học thì một cơ quan, một tổ chức, một doanh nghiệp thường chịu tác động của 5 nguồn biến động, đó là: Vật chất, xã hội, thông tin, chính trị, đạo đức. Ở Việt Nam cũng có tác giả đưa ra 8 loại môi trường, đó là: Kinh tế, luật pháp, văn hoá, xã hội, công nghệ, chính trị, sinh thái, quốc tế. Về số lượng nhóm môi trường có thể khác nhau hoặc biến đổi theo từng nơi, từng lúc, nhưng rõ ràng một cơ quan, một doanh nghiệp dù được thành lập ra ở thời gian nào, trụ sở đặt ở đâu thì cơ quan đó, doanh nghiệp đó cũng luôn luôn chịu sự tác động của môi trường luôn có sự thay đổi.Vấn đề quan trọng là, nhà quản trị phải xử lý như thế nào trước sự tác động của môi trường để đưa ra những quyết định đúng đắn. Ngoài khái niệm trên, theo từ điển Tiếng Việt, từ “quản trị” được giải nghĩa như sau: - “Quản trị” là việc tổ chức, điều hành công việc của một cơ quan, tổ chức: Ban quản trị, hợp tác xã; Hội đồng quản trị. - “Quản trị” là việc quản lý và cấp phát các phương tiện làm việc theo chế độ: Phòng Quản trị. Quản trị cũng có phạm vi của nó, ta có thể thấy phạm vi của quản trị qua mô tả sau đây: Sơ đồ các cấp quản trị Quản trị Cao cấp Top Management Quản trị trung gian Middle Management Quản trị cấp cơ sở first line Management 15
2 - Quản trị hành chính Văn phòng (Office management) Quản trị hành chính Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, quản lý công tác Văn phòng trong một cơ quan. Khái niệm trên bao hàm các nội dung dưới đây: - Lãnh đạo Văn phòng: Văn phòng là một đơn vị tổ chức của cơ quan. Văn phòng có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức, biên chế riêng. Người đứng đầu Văn phòng là Chánh Văn phòng. Các thành viên của văn phòng hoạt động dưới sự điều hành, kiểm tra của Chánh Văn phòng. Hoạt động của Chánh Văn phòng là lãnh đạo Văn phòng, là hoạt động quản trị Văn phòng. - Quản lý công tác Văn phòng: Một cơ quan có nhiều đơn vị tổ chức. Mỗi đơn vị tổ chức có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tương đối độc lập với nhau. Ngoài chức năng, nhiệm vụ chính ra, mỗi đơn vị tổ chức còn phải làm những công việc khác có liên quan trong đó có công việc Văn phòng. Công việc Văn phòng có ở tất cả các đơn vị trong cơ quan. Công việc đó phải được quản lý, thực hiện thống nhất. Hoạt động quản lý, chỉ đạo công tác Văn phòng trong một cơ quan là hoạt động quản trị Văn phòng. II. Thư kí văn phòng và nhà quản trị hành chánh văn phòng 1. Thư kí văn phòng 1.1. Khái niệm Thư kí là người trợ lí của cấp quản trị, nắm vững nghiệp vụ hành chánh văn phòng, có khả năng nhận trách nhiệm, hành động độc lập mà không cần có sự kiểm tra trực tiếp. Có óc phán đoán, sáng kiến và có thể đưa ra quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình. Thư kí văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặc toàn bộ công việc có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn của một văn phòng như Quản lí văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo các yêu cầu về thông tin, liên lạc, giao tiếp và tổ chức sắp xếp công việc hằng ngày nhằm hỗ trợ, phục vụ cho hoạt động của cơ quan. 1.2. Nhiệm vụ - Thu thập, xử lí và cung cấp thông tin về các lĩnh vực mà mình được giao phụ trách để phục vụ cho hoạt động quản lí của cơ quan. - Biên tập văn bản, tổ chức sắp xếp, quản lí văn bản, hồ sơ tài liệu. - Tổ chức sắp xếp các hoạt động hành chính của cơ quan. - Giải quyết các thủ tục hành chính để đảm bảo kinh phí và cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan. 1.3. Những phẩm chất cần thiết của thư kí - Yêu nghề và có ý thức vươn lên trong nghề. - Có ý thức kỉ luật (nghiêm chỉnh chấp hành...), tự giác (chủ động trong công việc) và triệt để (rèn luyện thêm ý thức tự giác, kỉ luật) trong công việc. - Cẩn thận và chu đáo 16
- Quảng giao (là người cởi mở, hòa nhã, vui vẽ chủ động giao tiếp, mở rộng các mối quan hệ), cởi mở (gây thiện cảm để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách đến cơ quan) và biết tự kìm chế khi cần thiết. - Kín đáo. Đây là phẩm chất đặc biệt quan trọng của thư kí văn phòng với người khác trong việc lưu giữ các tài liệu, hồ sơ, sắp xếp hồ sơ ngăn nắp, biết sử dụng hệ thống bảo mật trên máy tính. - Năng động và linh hoạt. - Tương trợ và đoàn kết. 1.4. Các yêu cầu về trình độ, khả năng của thư kí - Soạn thảo văn bản, quản lí văn bản đi - đến. - Sử dụng thành thạo máy tính, thiết bị văn phòng. - Tiếp khách nghệ thuật. - Lên lịch công tác khoa học. - Nói chuyện điện thoại lịch sự, khéo léo... - Có kiến thức tổng quát về mọi mặt... - Tổ chức công việc một cách khoa học, làm cho cấp trên thấy được mọi công việc trong tầm kiểm soát. 2. Nhà quản trị hành chánh văn phòng 1.1. Khái niệm Nhà quản trị hành chánh văn phòng là nhà quản trị, tức là phải hoàn thành 4 chức năng: Hoạch định, tổ chức, quản trị nguồn nhân lực (lãnh đạo) và kiểm tra bộ phận hành chính của mình. 1.2. Tiêu chuẩn của nhà quản trị hành chánh văn phòng Để trở thành một nhà quản trị hành chính (Office management hay Admisnistrative manager) hay một cấp quản trị chuyên biệt nào đó như trợ lý hành chính (Administrative assistant), Trưởng phòng xử lý văn bản (Word processing supervisor/ manager), Trưởng phòng hồ sơ hoặc thông tin (Records or information manager) thì họ phải là những người có học vấn cao hơn những Thư ký chuyên nghiệp. Ngoài những tiêu chuẩn tối thiểu của người Thư ký chuyên nghiệp, nhà quản trị hành chính văn phòng cần phải có thêm những tiêu chuẩn sau đây: - Là một tri thức được đào tạo tổng quát và được đào tạo chuyên về hoạt động quản trị hành chính văn phòng. - Có khả năng gánh vác công việc và có khả năng uỷ thác trách nhiệm, quyền hành. - Có khả năng truyền đạt, giảng dạy nghiệp vụ hành chính văn phòng trong toàn cơ quan. - Có quan điểm khoa học để tiếp nhận những phương pháp làm việc mới, phải luôn bổ sung trình độ học vấn của mình bằng cách luôn học hỏi và nghiên cứu về quản trị hành chính văn phòng, tham dự hội thảo đơn giản hoá công việc hành chính văn phòng. 17
- Phải có tính gần gũi, phải biết hoà mình, hoà đồng với những ý tưởng và những vấn đề của nhân viên. Từ đó mới có thể tạo bầu không khí thân thiện trong toàn cơ quan. - Phải có óc khôi hài để làm dịu đi những tình huống khó khăn. Tính khôi hài là một trong những phẩm chất kinh doanh vô giá. Nhưng nói đùa thì nên nói khi tiếp xúc trực tiếp. Trên giấy tờ, sự khôi hài là nguy hiểm bởi vì bạn không thể tiên đoán người đọc sẽ tiếp nhận như thế nào. - Phong cách phải lịch sự và ngoại giao. Sự thành công tuỳ thuộc vào việc họ có nhận được sự ủng hộ, tin tưởng, hợp tác của người khác hay không. - Phải biết cách kiểm soát cảm xúc. Bộ phận hành chính văn phòng là bộ phận làm dâu trăm họ, do đó rất dễ bị chỉ trích, chê bai... - Có óc sáng kiến và trí tưởng tượng. - Tự tin, Nhà quản trị phải luôn tỏ ra tự tin trong mọi tình huống. - Có có phán đoán. Nhà quản trị hành chính văn phòng phải biết cách thu thập những dữ kiện cần thiết, phân tích thông tin để hổ trợ các bộ phận khác. - Phải có khả năng nói để thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới chấp nhận những thủ tục mới, phương pháp hành chính văn phòng mới. Ngoài những tiêu chuẩn nêu trên, nhà quản trị hành chính văn phòng phải là người có phong cách lãnh đạo tốt vì bản thân họ là nhà quản trị, là người lãnh đạo người khác. III. Chức năng của quản trị hành chính văn phòng Là người lãnh đạo Văn phòng, chánh Văn phòng là nhà quản trị. Chính vì vậy, Chánh Văn phòng cũng thực hiện 4 chức năng cơ bản của quản trị nói chung đó là: Hoạch định, Tổ chức, Quản trị nhân lực, Kiểm tra. Trong một cơ quan, công tác Văn phòng là một trong nhiều lĩnh vực công tác của cơ quan. Công tác Văn phòng có nội dung, phương pháp, nghiệp vụ riêng. Vì vậy, trên cơ sở chức năng tổng quát của quản trị, chức năng quản trị Văn phòng cũng có những nội dung riêng, cụ thể. 1. Chức năng hoạch định (Planning) 1.1. Khái niệm Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu của tổ chức và biện pháp để đạt mục tiêu ấy. Có hai loại hoạch định: - Hoạch định chiến lược là việc xác định mục tiêu của tổ chức và các biện pháp để đạt được mục tiêu trong khoảng thời gian nhất định. Về mặt thời gian, hoạch định chiến lược thường bao gồm công việc trong nhiều năm. Về phạm vi, hoạch định chiến lược thường bao quát toàn bộ các lĩnh vực công tác của tổ chức. - Hoạch định tác nghiệp là việc xác định các chỉ tiêu, nội dung công tác cụ thể mà tổ chức phải thực hiện trong quá trình thực hiện hoạch định chiến lược. 18
Hoạch định tác nghiệp còn gọi là hoạch định ngắn hạn, hoạch định chiến thuật, hoạch định lĩnh vực. Nói một cách khác, hoạch định tác nghiệp là quá trình đưa ra những quyết định ngắn hạn, cụ thể để thực hiện hoạch định chiến lược. 1.2. Nội dung hoạch định trong quản trị Văn phòng Theo chức năng, nhiệm vụ được giao, nội dung hoạch định trong quản trị Văn phòng bao gồm các công việc chủ yếu dưới đây: - Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan. - Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Văn phòng. - Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan và của lãnh đạo cơ quan. - Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan. - Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan. - Hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt động v.v... 1.3. Tác dụng của hoạch định trong quản trị Văn phòng - Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường của hoạt động quản trị Văn phòng. Có xác định được mục đích chương trình, kế hoạch mới có căn cứ để triển khai công việc cụ thể. Các chức năng khác của quản trị Văn phòng phải căn cứ vào kết quả của hoạch định để thực hiện. - Hoạch định có tác dụng làm tăng tính chủ động, giảm tính bị động trong công tác của Văn phòng nói riêng và của cả cơ quan nói chung. - Hoạch định là căn cứ để triển khai đồng bộ và có trọng tâm, trọng điểm công tác của Văn phòng trong thời gian nhất định, tạo sự phối hợp của các đơn vị và cá nhân trong việc thực hiện công tác Văn phòng. 1.4. Phương pháp thực hiện chức năng hoạch định trong quản trị Văn phòng - Về phương pháp chung, công tác hoạch định được tiến hành theo trình tự: • Xác định mục đích, yêu cầu; • Khảo sát đánh giá tình hình hiện tại; • Xác định nội dung công việc; • Xác định điều kiện thực hiện; • Tổ chức thực hiện; • Đánh giá kết quả. - Trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án công tác phải xác định rõ ràng, cụ thể các nội dung: Làm việc gì? Tại sao phải làm? Làm như thế nào? Ai làm? Làm ở đâu? Bao giờ làm? - Để hoạch định có kết quả tốt, cần phải có các công cụ hoạch định, căn cứ các lĩnh vực hoạt động khác nhau ta có các công cụ hoạch định khác nhau nhưng nhìn chung hoạch định có các công cụ sau: • Lịch làm việc hàng ngày; • Lịch công tác tuần; • Chương trình công tác hàng tháng... 2. Chức năng tổ chức 2.1. Khái niệm 19
Tổ chức là quá trình nghiên cứu, thiết lập một cơ cấu hợp lý, các mối quan hệ giữa các thành viên trong một tổ chức, thông qua đó cho phép thực hiện mục tiêu của tổ chức. 2.2. Tiến trình tổ chức bao gồm các công việc - Xác định chức năng của tổ chức; - Xác định các lĩnh vực hoạt động của tổ chức; - Xác định các nội dung công tác chính ở từng lĩnh vực hoạt động; - Xác định các cơ cấu của tổ chức; - Xác định chức năng nhiệm vụ của từng cơ cấu; - Xác định mối quan hệ giữa các cơ cấu; 2.3. Nội dung tổ chức trong quản trị Văn phòng - Thành lập đơn vị làm công tác Văn phòng: Khi cơ quan được thành lập, thông thường đơn vị tổ chức làm công tác Văn phòng được thành lập. Có cơ quan gọi đơn vị đó là Văn phòng, cũng có cơ quan gọi là phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức hoặc phòng Hành chính - Tổ chức. Có nhiều cơ quan, do khối lượng công việc ít, biên chế có hạn, công tác Văn phòng được giao cho một người chuyên trách hoặc kiêm nhiệm. Chức năng của các nhà quản trị là sau khi có Văn phòng (hoặc phòng Hành chính - Quản trị) rồi thì phải tiếp tục nghiên cứu xác định xem trong Văn phòng (hoặc phòng Hành chính - Quản trị) có cơ cấu tổ chức nào nữa không. Nếu có thì gồm những đơn vị nào? Tên gọi của các đơn vị đó là gì? Chẳng hạn: Trong Văn phòng có hoặc không có các phòng? Nếu có thì đó là các phòng nào?. Trong phòng Hành chính - Quản trị có hoặc không có các tổ? Nếu có thì đó là tổ nào?. - Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của đơn vị làm công tác Văn phòng. Sau khi thiết kế bộ máy, nhà quản trị có trách nhiệm nghiên cứu, xác định đầy đủ, rõ ràng chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cả đơn vị và của từng cơ cấu tổ chức trong đơn vị làm công tác Văn phòng. Kết quả của việc nghiên cứu được biên tập và ban hành văn bản để làm cơ sở thực hiện trong quá trình quản trị. - Xác định nhân lực làm công tác Văn phòng. Nhân lực làm công tác Văn phòng ở đây bao gồm tất cả những người thuộc quyền quản lý và điều hành của thủ trưởng Văn phòng. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của Văn phòng, nhà quản trị nghiên cứu, đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định các vấn đề về: Tổng số lao động của Văn phòng là bao nhiêu người, trong đó xác định cụ thể, hợp lý các chỉ số về lao động thuộc biên chế Nhà nước, lao động hợp đồng, trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, giới tính, độ tuổi.v.v... - Phân bổ lao động về các tổ chức của Văn phòng. Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, căn cứ vào tổng số biên chế, trình độ cán bộ và nhu cầu công tác, nhà quản trị có trách nhiệm phân bổ nguồn lực được giao vào các vị trí công tác cho phù hợp. Nhà quản trị thực hiện chức năng tổ chức trong quản trị Văn phòng phải đảm bảo các yêu cầu: Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ 20