Bài giảng Quản trị học: Phần 2 - Cảnh Chí Hoàng

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:131

Thêm vào BST

Báo xấu

29
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nối tiếp nội dung phần 1, phần 2 bài giảng "Quản trị học" tiếp tục trình bày nội dung 5 chương còn lại. Chương 4: Thông tin và ra quyết định quản trị; Chương 5: Hoạch định; Chương 6: Tổ chức; Chương 7: Chức năng lãnh đạo; Chương 8: Kiểm soát. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Bài giảng Quản trị học: Phần 2 - Cảnh Chí Hoàng

CHƯƠNG 4: THÔNG TIN VÀ RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN TRỊ 4.1. Thông tin trong quản trị 4.1.1. Khái niệm Thông tin là một khái niệm đã có từ lâu đời, là một khái niệm rất rộng. Tùy thuộc vào từng lĩnh vực nghiên cứu mà có thể đưa ra những nhận định khác nhau và giới hạn các khái niệm đó lại nhằm phục vụ cho mục đích nghiên cứu. Chẳng hạn: - Trong cuộc sống, thông tin thường được hiểu là các tin tức mà con người trao đổi với nhau. - Trong hoạt động của tổ chức, thông tin được hiểu là những tin tức và tín hiệu mới có ích trong quá trình quản trị của tổ chức - Trong hệ thống kinh tế xã hội, thông tin được hiểu là sự phản ánh nội dung, hình thức vận động, liên hệ giữa các đối tượng, yếu tố của hệ thống đó và giữa hệ thống đó với môi trường. - Trong quan điểm triết học, thông tin được hiểu là một phạm trù triết học phản ánh sự vận động, tương tác của các hiện tượng, sự vật và quá trình tư duy Từ những nhận định trên, có thể rút ra khái niệm sau: “Thông tin trong quản trị là tổng hợp các tin tức cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình quản trị của tổ chức” 4.1.2. Vai trò - Vai trò trong việc ra quyết định: Ra quyết định là một công việc phức tạp, khó khăn và hết sức quan trọng của các nhà quản trị. Để ra được một quyết định đúng đắn các nhà quản trị cần rất nhiều 107
thông tin. Thông tin ở đây sẽ giúp cho các nhà quản trị giải quyết đúng đắn và có hiệu quả các vấn đề sau: + Nhận thức vấn đề cần phải ra quyết định. + Xác định cơ hội, và các mối hiểm nguy trong kinh doanh. + Xác định các cơ sở, tiền đề khoa học cần thiết để ra quyết định. + Lựa chọn các phương án. - Vai trò trong hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát Trong các lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát, thông tin có vai trò cực kỳ quan trọng trên các phương diện sau: + Nhận thức vấn đề; + Cung cấp dữ liệu; + Xây dựng các phương án; + Giải quyết vấn đề; + Uốn nắn và sửa chữa các sai sót, lệch lạc; + Kiểm soát. - Vai trò trong phân tích, dự báo và phòng ngừa rủi ro Trong các hoạt động sản xuất và kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp việc phòng ngừa rủi ro có một tầm quan trọng đặc biệt. Để phòng ngừa rủi ro có hiệu quả thì thông tin lại có một ý nghĩa hết sức lớn lao trong các lĩnh vực sau: + Phân tích. + Dự báo. + Xây dựng phương án phòng ngừa rủi ro. 108
4.1.3. Phân loại Thông tin và quá trình thông tin trong các hoạt động quản trị là hết sức phức tạp, phong phú và đa dạng. Thực chất, phân loại thông tin trong quản trị là một quá trình chia thông tin thành những lớp, những dạng đồng nhất trên một số khía cạnh nào đó để phục vụ cho quá trình quản trị. Nhờ phân loại thông tin một cách khoa học có thể dễ dàng tìm ra những qui luật và phương pháp thực hiện thông tin có hiệu quả nhất trong việc đáp ứng những nhu cầu thông tin về quản trị. Thông thường thông tin quản trị được phân loại theo những cách cơ bản sau: + Phân loại theo nguồn gốc: Thông tin từ người ra quyết định, thông tin từ kết quả v.v. + Phân loại theo vật mang: Thông tin bằng văn bản, bằng âm thanh, bằng băng, dĩa, tranh ảnh v.v .. + Phân loại theo tầm quan trọng: Thông tin rất quan trọng, quan trọng và không quan trọng. +Phân loại theo phạm vi: Thông tin toàn diện, thông tin từng mặt ... + Phân loại theo đối tượng sử dụng: Thông tin cho người thực hiện, thông tin cho người ra quyết định v.v. + Phân loại theo giá trị: Thông tin có giá trị và thông tin không có giá trị, thông tin có ít giá trị. + Phân loại theo tính thời sự: Thông tin mới, thông tin cũ, v.v. + Phân loại theo kỹ thuật thu thập, xử lý và trình bày: Thông tin thu thập bằng kỹ thuật điện tử, thông tin thu thập bằng phỏng vấn v.v... + Phân loại theo phương pháp truyền tin: bằng miệng, bằng sóng điện từ, bằng điện thoại, bằng máy tính, v.v. 109
+ Phân loại theo mức độ bảo mật: Thông tin mật, tuyệt mật, bình thường. + Phân loại theo mức độ xử lý: Thông tin sơ cấp, thông tin thứ cấp. 4.2. Ra quyết định trong quản trị 4.2.1. Khái niệm Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm đưa ra chương trình và tính chất hoạt động của tổ chức để giải quyết một vấn đề đã chín muồi, trên cơ sở sự hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống bị quản trị và việc phân tích các thông tin của hệ thống đó. Ra quyết định trong quản trị là việc lựa chọn một hay một số phương án hành động tối ưu cho tổ chức nói chung hay cho việc thực hiện một công việc nào đó nói riêng nhằm đạt được những mục tiêu nhất định. 4.2.2. Phân loại - Theo tính chất của các quyết định + Quyết định chiến lược: thường do nhà quản trị cấp cao thực hiện, có tầm quan trọng đặc biệt, xác định phương hướng và đường lối hoạt động của tổ chức. + Quyết định chiến thuật: thường do những nhà quản trị cấp giữa thực hiện, giải quyết vấn đề bao quát trong một lĩnh vực hoạt động, liên quan đến mục tiêu của các bộ phận chức năng trong một thời kỳ nhất định và khai triển từ quyết định chiến lược. + Quyết định tác nghiệp: thường do các nhà quản trị cấp thấp thực hiện, liên quan đến việc điều hành các công việc hàng ngày, giải quyết những vấn đề mang tính chuyên môn, nghiệp vụ của các bộ phận, cá nhân trong tổ chức. - Theo phạm vi thực hiện: 110
+ Quyết định toàn cục: có tầm ảnh hưởng đến tất cả các bộ phận trong tổ chức và thường được đưa ra bởi nhà quản trị cấp cao. + Quyết định bộ phận: chỉ ảnh hưởng đến một hoặc một vài bộ phận trong tổ chức và do nhà quản trị cấp thấp quyết định. - Theo thời gian thực hiện: + Quyết định dài hạn: thường do nhà quản trị cấp cao đưa ra, được thực hiện trong khoảng thời gian dài. + Quyết định trung hạn: thường do nhà quản trị cấp trung đưa ra, thực hiện trong thời gian tương đối dài. + Quyết định ngắn hạn: thường do nhà quản trị cấp thấp đưa ra. Quyết định này được giải quyết tức thì, nhanh chóng và thường mang tính chuyên môn, nghiệp vụ thuần túy. - Theo chức năng quản trị: + Quyết định kế hoạch: xoay quanh vấn đề phân tích, xây dựng và lựa chọn phương án hay kế hoạch hành động. + Quyết định về tổ chức: liên quan đến xây dựng cơ cấu tổ chức hay vấn đề nhân sự. + Quyết định điều hành: xoay quanh những vấn đề như khen thưởng, động viên hay cách thức, mệnh lệnh giải quyết vấn đề. + Quyết định về kiểm tra: liên quan đến việc đánh giá kết quả, tìm nguyên nhân hay biện pháp nhằm điều chỉnh, khắc phục vấn đề. - Theo cách soạn thảo: 111
+ Quyết định được lập trình trước: thường do nhà quản trị cấp thấp đưa ra, sử dụng trong những trường hợp tình huống thường gặp, các thủ tục, thể lệ được triển khai và áp dụng thường xuyên. Quyết định này không được coi là mới vì dựa trên thói quen, cách điều hành căn bản hoặc xử lý tự động những chương trình và các dữ liệu. + Quyết định không được lập trình trước: dựa trên trực giác, phán đoán, kinh nghiệm, sáng tạo để giải quyết sao cho phù hợp từng hoàn cảnh và thường là dạng quyết định của những nhà quản trị cấp cao. Quyết định này được dùng trong những tình huống bất thường, có sự mới mẻ, không cấu trúc, không có phương pháp rõ ràng và khác hẳn những điều thường gặp. 4.2.3. Quy trình ra quyết định Xác định vấn đề Xây dựng các tiêu chuẩn Tìm kiếm các phương án cần ra quyết định Đánh giá phương án Ra quyết định Chọn phương án tối ưu Sơ đồ 4.1. Quy trình ra quyết định Bước 1: Xác định vấn đề cần ra quyết định. Đầu tiên các nhà quản trị cần nhận thấy các vấn đề cần phải giải quyết, ở đây một vấn đề có thể được định nghĩa là sự khác biệt giữa tình trạng mong muốn và hiện trạng. Giải quyết vấn đề là quá trình nhận ra khoảng cách và đưa ra hành động giải quyết. Trong bước này nhà quản trị cần nắm vững những nội dung sau: 112
+ Truy tìm vấn đề: Muốn tìm được vấn đề kịp thời cần phải có một hệ thống thông tin hiệu quả. + Xác định nguyên nhân của vấn đề: Tìm nguyên nhân của vấn đề để đề ra các giải pháp khắc phục. + Quyết định giải quyết vấn đề: Để quyết định có nên giải quyết vấn đề này không, nhà quản trị phải trả lời 3 câu hỏi: (1) Vấn đề có dễ đối phó không? (2) Vấn đề tự nó có thể sẽ qua đi hay không? (3) Có phải tác động đến nó hay không? Từ các câu trả lời mà nhà quản trị quyết định mình có nên giải quyết vấn đề hay không. Nếu có thì thực hiện bước tiếp theo Bước 2: Xây dựng các tiêu chuẩn. Khi đã xác định rõ hoàn cảnh phải quyết định, nhà quản trị cần phải tìm ra các tiêu chuẩn đánh giá quyết định, những tiêu chuẩn này sẽ là cơ sở đánh giá tính hiệu quả của quyết định. Chú ý là các tiêu chuẩn cần bảo đảm tính định lượng, dễ hiểu, dễ đánh giá và thực tế. Bước 3: Tìm kiếm các phương án. Số lượng các phương án tùy thuộc vào thời gian và tầm quan trọng của vấn đề cần quyết định. Thông thường khi có nhiều phương án thì khả năng chọn lựa một phương án tốt là cao nhưng lại mất thời gian và chi phí. Bước này sẽ dễ dàng hơn nếu nhà quản trị có kinh nghiệm và am hiểu đối tượng quản lý. Bước 4: Đánh giá phương án. Trước hết cần đánh giá giải pháp ở tính khả thi, nếu không đạt ta không xét tiếp, nếu đạt thì xét tiếp tính phù hợp và cuối cùng phải xét đến hậu quả của mỗi giải pháp. 113
Bước 5: Chọn phương án tối ưu. Chỉ có giải pháp nào qua được bước bốn thì mới xét tiếp và trong các giải pháp có thể chấp nhận đó ta phải chọn giải pháp nào có tính khả thi cao nhất thích hợp nhất và hậu quả ít nhất trên quan điểm hiệu quả tối ưu. Bước 6: Ra quyết định. Thực chất là thi hành giải pháp đã chọn. Sự thành công của một quyết định phụ thuộc vào khả năng biến kế hoạch thành hành động. Mặt khác,nhà quản lý phải biết tổ chức và thuyết phục. Đôi khi sự thất bại chỉ đơn giản là nhà quản trị chưa hoặc không cho người nhân viên thấy tầm quan trọng của vấn đề hay đôi khi họ không tranh thủ được sự ủng hộ của mọi người. 4.2.4. Các công cụ hỗ trợ ra quyết định trong quản trị Công cụ hỗ trợ ra quyết định đó chính là các kỹ năng, các phương pháp, các thuật toán dùng để hổ trợ, giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định đúng đắn và chính xác nhất. Các công cụ hổ trợ ra quyết định bao gồm: - Các công cụ định tính + Phương pháp độc đoán: là phương pháp ra quyết định được áp dụng khi nhà quản trị hoàn toàn tự ra các quyết định mà không có sự tham gia của nhân viên, đồng sự. Phương pháp này đòi hỏi người ra quyết định phải có kinh nghiệm, có uy tín đối với nhân viên dưới quyền. Ưu điểm: tiết kiệm về thời gian và có thể chớp được thời cơ. Nhược điểm: dễ dẫn đến tình trạng nhân viên bất mãn, ít có quyết tâm thực hiện quyết định. + Phương pháp kết luận cuối cùng: là phương pháp ra quyết định khi nhà quản trị cho phép nhân viên dưới quyền thảo luận và đề ra giải pháp cho vấn đề. Sau khi tập hợp các đề xuất của nhân viên, nhà quản trị trực tiếp tổng hợp và ra quyết định. 114
Ưu điểm: khá dân chủ, nhân viên thấy được giá trị và vai trò của họ trong tổ chức. Nhược điểm: có thể nhận được quá nhiều đề xuất, trong đó có thể có nhiều đề xuất trái chiều. + Phương pháp nhóm: là phương pháp ra quyết định trong đó bao gồm nhà quản trị và sự tham gia của ít nhất một nhân viên khác mà không cần tham khảo ý kiến đa số. Ưu điểm: tiết kiệm thời gian, chi phí. Nhược điểm: chưa có sự tham gia của nhân viên khác nên trong quá trình thực hiện quyết định, nhân viên chưa thực sự quyết tâm/chưa có động lực tham gia. + Phương pháp cố vấn: là phương pháp đặt nhà quản trị vào vị trí người thăm dò. Nhà quản trị đưa ra quyết định ban đầu, sau đó lấy ý kiến của nhóm, tập hợp ý kiến cố vấn của nhóm và cuối cùng ra quyết định quản trị. Ưu điểm: sử dụng được trí tuệ tập thể, tinh thần thảo luận cởi mở, có thể hình thành nhiều ý tưởng. Nhược điểm: khó khăn trong việc lựa chọn nếu có quá nhiều quyết định. + Phương pháp quyết định đa số: là phương pháp ra quyết định tập thể. Các thành viên thảo luận, biểu quyết về việc lựa chọn phương án quyết định. Phương án nào chiếm tỷ lệ đa số là phương án được lựa chọn. Ưu điểm: tiết kiệm thời gian, giải quyết được tình thế bế tắc. Nhược điểm: ý kiến đa số không phải bao giờ cũng đạt chất lượng cao nhất. + Phương pháp đồng thuận là phương pháp ra quyết định đòi hỏi sự nhất trí cao với sự tham gia của toàn thể các thành viên trong quá trình ra quyết định. Ưu điểm: chất lượng ra quyết định cao. 115
Nhược điểm: khó đạt được sự đồng thuận của toàn bộ các thành viên, chi phí tốn kém và mất nhiều thời gian để tìm kiếm sự đồng thuận. - Các công cụ định lượng + Quyết định ở điều kiện chắc chắn: tính chắc chắn của tình thế có thể là 1 hoặc 0. Nếu tính chắc chắn là 1 hay 100% và với nó có các tình thế chắc chắn, có thể so sánh các hành động có thể trong điều kiện đó với nhau. Điều này xảy ra xuất phát từ ma trận quyết định nếu chỉ đeo đuổi một mục tiêu dẫn đến sự lựa chọn một giá trị cột tối ưu. + Quyết định ở trường hợp may rủi: khi quyết định ở trường hợp may rủi, người ta phải xuất phát trước hết từ nguyên tắc giá trị chờ đợi. Nguyên tắc này đòi hỏi khả năng hành động được lựa chọn chứng minh giá trị chờ đợi lớn nhất về toán học mức độ đạt được mục tiêu, tức là tổng số được tạo thành về mọi hoàn cảnh môi trường của mức đạt mục tiêu được đo với tính chắc chắn đã gặp. + Quyết định trong trường hợp không chắc chắn: các quyết định mang đặc trưng sự chờ đợi không chắc chắn khi người ra quyết định sắp xếp các điều kiện môi trường khác nhau một cách không rõ ràng. Các phương án hành động đưa ra trong điều kiện hệ thống thông tin thiếu được đánh giá phù hợp với giá trị sử dụng và được thực hiện trong một ma trận quyết định. Quyết định cho một phương án nhất định sẽ rất đơn giản nếu một phản ứng hơn hẳn các phản ứng khác. Nếu một phản ứng không hơn hẳn các phản ứng còn lại thì có thể nhờ giá trị sử dụng các cân nhắc tính trội tối thiểu đối với các phản ứng đưa ra cân nhắc và từ đó tách khỏi ma trận quyết định những phản ứng trội hơn hẳn các phản ứng khác. + Quyết định trong trường hợp nhận biết được hành động - Cây quyết định 116
Cây quyết định thể hiện các quyết định và tình huống xảy ra theo trình tự. Cây quyết định gồm có: + Nút quyết định: Là nút từ đó xuất phát ra các quyết định + Nút trạng thái: Là nút từ đó xuất phát ra các trạng thái Các bước khi thực hiện cây quyết định: + Xác định vấn đề + Vẽ cây quyết định + Xác định xác suất xảy ra các trạng thái + Ra quyết định giản đơn có khả năng xảy ra sự kiện + Ra quyết định phức hợp với nhiều khả năng xảy ra sự kiện + Ra quyết định khi có điều tra, khảo sát thông tin + Ra quyết định khi có nhiều chỉ tiêu phải xem xét. - Kỹ thuật Delphi Là kỹ thuật được sử dụng trong các quyết định tập thể, nó không đòi hỏi sự hiện diện của các thành viên và không bao giờ đối mặt nhau để tránh những áp lực lên nhau. Kỹ thuật này gồm các bước sau: + Bước 1: Vấn đề đặt ra, các thành viên được yêu cầu cho các giải pháp thông qua việc trả lời một loạt các câu hỏi được chuẩn bị một cách cẩn thận. + Bước 2: Mỗi thành viên hoàn tất bảng trả lời các câu hỏi một cách vô danh và đọc lập. + Bước 3: Những kết quả của lần trả lời thứ nhất được tập hợp lại và in ra. + Bước 4: Đánh giá và in ra phân phát cho các thành viên. 117
+ Bước 5: Sau khi xem xét lại kết quả, những thành viên được yêu cầu cho các giải pháp mới hoặc sữa chửa bổ sung các giải pháp ban đầu. + Bước 6: Lập lại bước 4 và bước 5 cho đến khi đạt được sự nhất trí theo yêu cầu. - Kỹ thuật tập thể danh nghĩa Là một nhóm các nhà quản trị có trách nhiệm ra quyết định họp lại để tìm ra giải pháp trên cơ sở đánh giá các phương án của mỗi cá nhân. Phương pháp này có những bước sau : + Bước 1: Những thành viên họp lại, trước khi thảo luận mỗi người tự ghi những ý kiến của mình. + Bước 2: Sau đó mỗi người lần lượt trình bày những ý kiến của mình, và cứ tiếp tục như vậy cho tới khi không còn ý kiến của ai nữa, tất cả những ý kiến đều được ghi lại đầy đủ. + Bước 3: Tập thể thảo luận những ý kiến cho rõ ràng và đánh giá các ý kiến và đánh giá chung. + Bước 4: Mỗi thành viên cho điểm những ý kiến, quyết định sau cùng là ý kiến được nhiều điểm nhất. - Và một số công cụ khác… Mỗi công cụ đều có điểm mạnh, điểm yếu và nhà quản trị cần cân nhắc lựa chọn các công cụ tốt nhất cho hoàn cảnh mà tổ chức đang đối mặt. 4.3. Mối quan hệ giữa thông tin và ra quyết định trong quản trị Thông tin là cơ sở để ra quyết định của các nhà quản trị. Trong quá trình hoạt động của một tổ chức, các nhà quản trị phải trao đổi thông tin với cấp trên, cấp dưới, họ phải biết được thời cơ và đe dọa của môi trường xung quanh. Các nhà quản trị 118
không thể ra các quyết định đúng đắn khi không có thông tin, đặc biệt là các quyết định về mục tiêu, chiến lược, kế hoạch, quản trị nguồn nhân lực,… Thông tin là phương tiện để thống nhất mọi hoạt động của tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung. Không có thông tin thì tổ chức đó không thể thực hiện được bất kỳ sự điều phối và thay đổi nào cả. Thông tin còn gắn với hoạt động của mỗi tổ chức với môi trường bên ngoài. Thông qua thông tin thì bất kì một tổ chức nào cũng sẽ trở thành một hệ thống mở tác động tương hỗ với môi trường của nó. Nhờ có thông tin mà các nhà quản trị có thể hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, khả năng sẵn sàng của các nhà cung cấp và những điểm mạnh, điểm yếu của mình. Thông tin còn là phương tiện đặc trưng của hoạt động quản trị bởi vì tác động của hệ thống điều hành đều được chuyển tới người chấp hành thông qua thông tin. Trong tổng thể các hoạt động quản trị như nhận xử lý, truyền đạt, lưu trữ thì thông tin đóng vai trò là tiền đề, là cơ sở, là công cụ của quản trị. Quá trình quản trị cũng đồng thời là quá trình thông tin. 119
CHƯƠNG 5: HOẠCH ĐỊNH Mục tiêu chương 5  Hiểu được khái niệm hoạch định và một số khái niệm có liên quan;  Phân biệt các loại hoạch định trong tổ chức;  Mô tả, sử dụng được công cụ hoạch định (S.W.O.T); và triển khai được các công việc cần làm khi tiến hành hoạch định. 5.1 Khái niệm, phân loại, và tầm quan trọng của hoạch định 5.1.1 Khái niệm Những tác động của các yếu tố môi trường làm xuất hiện nhiều mô hình kinh doanh, ngành nghề kinh doanh mới. Điều nay, phần nào tác động đến hoạt động quản trị trong tổ chức. Nhưng chức năng hoạch định vẫn là trung tâm chi phối các chức năng quản trị khác, mang tính chất quyết định cho hiệu quả quản trị. Hoạch định là chức năng chi phối các chức năng còn lại trong quản trị. Chức năng này có tác dụng thiết kế bản đồ công việc vận hành tổ chức từ mục tiêu tổ chức, xác định phương thức thực hiện mục tiêu, lập các kế hoạch thực hiện và xác định ngân sách thực hiện. Có thể Hoạch định là chỉ dẫn có chủ đích nhằm đạt mục tiêu của tổ chức. Hoạch định là tiến trình xác định mục tiêu và phương án phù hợp nhất để thực hiện mục tiêu trên cơ sở phân tích đánh giá môi trường ngoại vị và năng lực nội tại của tổ chức. Hoạch định triển khai có thể chia làm hai giai đoạn: hoạch định phương án và giai đoạn lập kế hoạch. Nếu như hoạch định phương án chỉ dừng lại ở việc xác định phương án thực hiện mục tiêu, thì hoạch định triển khai phải được tiếp nối thêm việc lập các kế hoạch giúp bảo đảm quá trình thực hiện các phương án khả thi. 120
LẬP KẾ HOẠCH Để việc phối hợp công việc giữa các thành viên trong tổ chức đạt kết quả với mục tiêu đặt ra, đòi hỏi nhà quản trị phải lập kế hoạch. Trong đó, thể hiện rõ vai trò, nhiệm vụ của từng thành viên và phương pháp phối hợp công việc giữa các thành viên nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức. Các cá nhân cần biết họ phải hoàn thành cái gì để đáp ứng nhiệm vụ mục tiêu. Như vậy, lập kế hoạch là quyết định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm, và ai làm; là một quá trình đòi hỏi có tri thức. Nhà quản trị phải xác định các đường lối một cách có ý thức và đưa ra các quyết định trên cơ sở mục tiêu, sự hiểu biết, và những đánh giá thận trọng”. (Harold Koontz, 1994) Lập kế hoạch là lựa chọn một trong các hành động tương lai cho toàn bộ và cho từng bộ phận trong một tổ chức. Nó bao gồm các lựa chọn các mục tiêu đơn vie và của từng bộ phận, xác định những phương thức để đạt được các mục tiêu. 5.1.2. Phân loại hoạch định Có nhiều tiêu thức phân loại hoạch định như: dựa trên cấp bậc quản trị tiến hành hoạch định, đối tượng tham gia công tác hoạch định, phạm vi hoạch định, mục tiêu và thời gian hoạch định. Với mỗi cách tiếp cận phân loại hoạch định theo từng tiêu thức riêng lẻ hoạch định sẽ có nhiều tên gọi khác nhau. Nhưng có những trường hợp tên gọi hoạch định là khác nhau nhưng bản chất công việc hoạch định là khá tương đồng (Điều này được thể hiện trong bảng 5.2.1) Các loại hoạch định được thể hiện trên bảng sau: 121
Tiêu thức Phân loại Mô tả nội dung từng loại hoạch định, mức độ phân loại hoạch định và phạm vi ảnh hưởng hoạch định Cấp độ quản Hoạch định -Hoạch định chiến lược nhằm đạt mục tiêu cấp trị chiến lược công ty (mục tiêu doanh số, lợi nhuận, hình ảnh, thương hiệu, vị trí chiến lược của công ty trên thị trường,..). -Hoạch định chiến lược thể hiện phương án mang tính tổng quát giúp đạt mục tiêu tổ chức/ công ty. Trong bản hoạch định chiến lược thể hiện khái quát phương thức phối hợp của các đơn vị, các bộ phận trong tổ giúp tổ chức đạt mục tiêu. -Thành viên chủ lực trong việc xây dựng, tổ chức triển khai và triển khai đánh giá quá trình hoạt động là nhà quản trị cấp cao: giám đốc điều hành/phó giám đốc điều hành; giám đốc chi nhánh/ phó giám đốc chi nhánh; trưởng các đơn vị kinh doanh,.. Hoạch định - Mục tiêu cấp công ty sẽ được phân tầng chiến thuật/ xuống mục tiêu cấp đơn vị và hoạch định chiến chính sách thuật/chính sách nhằm đạt mục tiêu cấp đơn vị, chi nhánh, bộ phận (mục tiêu doanh số, chi phí, hình ảnh của đơn vị,…). 122
-Từ hoạch định chiến lược, các đơn vị, bộ phận tiến hành xây dựng các hoạch định chiến thuật/chính sách. Hoạch định chiến thuật/chính sách là chương trình hành động giúp đạt những mục tiêu cụ thể của đơn vị, bộ phận của đơn vị, chi nhánh, bộ phận dựa trên nền chiến lược tổng thể của tổ chức. Ví dụ: chính sách mở rộng và phát triển chi nhánh. -Thành viên chủ lực trong việc xây dựng, tổ chức triển khai và triển khai đánh giá quá trình hoạt động là nhà quản trị cấp đơn vị, nhà quản trị chức năng: giám đốc chi nhánh/ phó giám đốc chi nhánh; trưởng các đơn vị kinh doanh,.. Hoạch định -Bản chất của hoạch định tác nghiệp (vận hành) tác nghiệp chính là kế hoạch tác nghiệp nhằm thực hiện (vận hành) công việc đạt: hiệu quả, hiệu suất, năng suất, thời gian,.. - Dựa trên hoạch định cấp đơn vị sẽ triển khai hoạch định tác nghiệp (vận hành). Hoạch định tác nghiệp là bản mô tả kế hoạch thực hiện, kế hoạch phối hợp các hoạt động trong tổ/nhóm/đội. Từ tiến độ thực hiện, cách thực hiện, người thực hiện, thời gian thực hiện, chi phí thực hiện từng hoạt động. 123
-Thành viên chủ lực trong việc xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai và triển khai đánh giá quá trình thực hiện các hoạt động là nhà quản trị cấp cơ sở: tổ/nhóm/ đội trưởng; các trưởng chuyên môn: trưởng chăm sóc khách hàng tổ chức, trưởng tổ chức dự kiện,.. Thời gian Hoạch định -Hoạch định chiến lược nhằm đạt mục tiêu cấp dài hạn công ty (mục tiêu doanh số, lợi nhuận, hình 2- 10 năm ảnh, thương hiệu, vị trí chiến lược của công ty trên thị trường,..). -Hoạch định chiến lược là bản mô tả chương trình phối hợp các hoạt động trong tổ chức/ công ty; thể hiện phương thức hoạt động mang tính tổng thể của tổ chức giúp đạt mục tiêu cấp công ty. -Thành viên chủ lực trong việc xây dựng, tổ chức triển khai và triển khai đánh giá quá trình hoạt động là nhà quản trị cấp cao: giám đốc điều hành/phó giám đốc điều hành; giám đốc chi nhánh/ phó giám đốc chi nhánh; trưởng các đơn vị kinh doanh,.. Hoạch định -Bản chất của hoạch định trung hạn là hoạch trung hạn định chính sách thực hiện các mục tiêu trung 1-2 năm hạn. Mục tiêu trung hạn được phân tầng từ mục 124
tiêu dài hạn. -Thành viên chủ lực trong việc xây dựng, tổ chức xây dựng hoạch định trung hạn là nhà quản trị cấp đơn vị, nhà quản trị chức năng: giám đốc chi nhánh/ phó giám đốc chi nhánh; trưởng các đơn vị kinh doanh,.. Hoạch định -Bản chất của hoạch định ngắn hạn chính là kế ngắn hạn hoạch thực hiện các tác nghiệp nhằm thực hiện Hàng tuần, công việc đạt: hiệu quả, hiệu suất, năng suất, hàng tháng, thời gian,.. hàng quý, -Hoạch định ngắn hạn là bản mô tả kế hoạch hàng năm thực hiện, kế hoạch phối hợp các hoạt động trong tổ/nhóm/đội. Từ tiến độ thực hiện, cách thực hiện, người thực hiện, thời gian thực hiện, chi phí thực hiện từng hoạt động. -Thành viên chủ lực trong việc xây dựng kế hoạch và tổ chức triển khai và triển khai đánh giá quá trình thực hiện các hoạt động là nhà quản trị cấp cơ sở: tổ/nhóm/ đội trưởng Lĩnh vực Hoạch định -Các đơn vị chức năng sẽ xây dựng mục tiêu hoạch định chiến chức năng và xây dựng các chính sách để thực lược/chính hiện mục tiêu chức năng. sách -Thành viên chủ lực trong việc xây dựng chính marketing 125
Hoạch định sách là nhà quản trị chức năng. chiến lược/chính sách chăm sóc khách hàng Hoạch định chính sách chất lượng …… 5.1.3. Tầm quan trọng - Hoạch định giữ vai trò như công cụ, là phương tiện quan trọng để liên kết, để phối hợp sự nỗ lực của các bộ phận riêng lẻ trong một tổ chức. - Tập trung sự chú ý vào các mục tiêu. - Ứng phó với sự bất định và sự thay đổi. - Tạo khả năng tác nghiệp về kinh tế. Làm cơ sở cho việc thực hiện các chức năng quản trị còn lại, đặc biệt là chức năng kiểm tra. 126