Bài giảng Quản trị nhân lực: Bài 4 - PGS.TS. Phạm Thúy Hương

BÀI 4 ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

PGS.TS. Phạm Thúy Hương

v1.0012108210

Trường Đại học Kinh tế Quốc dân

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG – Khen thưởng cho ai?

• Là trưởng phòng kinh doanh, anh Long có trách nhiệm giới thiệu 1 nhân viên xuất sắc nhất phòng để lãnh đạo khen thưởng trong quý này. Phòng anh hiện nay có 5 người, kể cả anh. Nhưng anh muốn dành « phần thưởng » này để động viên anh em trong phòng. Mỗi nhân viên của anh đều có những điểm mạnh, điểm yếu nên việc lựa chọn ai quả là khó khăn đối với anh.

• Vinh, là một cán bộ trẻ năng động, quan hệ rộng và ăn nói khéo léo. Kết quả công việc của anh luôn cao nhất phòng. Đôi khi anh cũng có những ý tưởng kinh doanh mới. Tuy nhiên, anh không được đồng nghiệp yêu quý vì họ cho rằng anh chỉ là người chỉn chu với công việc của bản thân mình. Những công việc chung của phòng anh thường tìm lý do để đùn đẩy cho người khác. Đôi khi anh vắng mặt không lý do nhưng lại thường bào chữa với trưởng phòng sau đó rằng anh đi gặp đối tác.

v1.0012108210

• Loan, là cô gái nghiêm túc, thẳng thắn nhưng hơi cứng nhắc. Cô luôn sẵn sàng giúp đỡ người khác trong công việc khi cần. Kết quả công việc của cô rất tốt mặc dù hoàn cảnh gia đình có nhiều khó khăn. Nhiều người thừa nhận làm việc với cô rất yên tâm vì cô có trách nhiệm. Tuy nhiên, do quá thẳng thắn nên trong các cuộc họp cô thường phê bình khuyết điểm của người khác, kể cả lãnh đạo, làm cho những người này không mấy hài lòng.

TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG – Khen thưởng cho ai?

•

Trung, là cán bộ lâu năm nhất của phòng, tính tình hòa nhã, cởi mở, hay nhường nhịn người khác. Anh luôn ý thức mình là « anh cả » nên không để ai phải nhắc nhở, kêu ca về giờ giấc và công việc. Chỉ còn 5 năm nữa là anh nhận sổ hưu. Kết quả công việc của anh chỉ ở mức bình thường do ở tuổi này anh không còn nhanh nhạy với thị trường như lớp trẻ.

•

Vân, là cô gái hiền lành, xinh xắn, được cả phòng quí mến. Cô cũng là nguời có năng lực. Tuy nhiên, do đang đi học nên kết quả công việc của cô cũng chỉ ở mức độ vừa phải. Những lúc cần vắng mặt cô thường nói là đi thi. Cô cũng hứa với trưởng phòng rằng khi nào học xong cô sẽ toàn tâm toàn ý cho công việc.

v1.0012108210

Bạn hãy giúp anh Long đưa ra quyết định xem nên khen thưởng cho ai trong số họ?

MỤC TIÊU

• Hiểu các khái niệm cơ bản về đánh giá thực hiện công việc.

• Nắm được các yếu tố của một hệ thống Đánh giá thực hiện công việc.

v1.0012108210

• Phát triển kỹ năng tổ chức đánh giá thực hiện công việc.

NỘI DUNG

Khái niệm, mục tiêu và tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc

Hệ thống đánh giá thực hiện công việc

Các phương pháp đánh giá thực hiện công việc

v1.0012108210

Tổ chức và thực hiện đánh giá

1. KHÁI NIỆM, MỤC TIÊU VÀ TẦM QUAN TRỌNG CỦA ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

1.1. Khái niệm đánh giá thực hiện công việc

1.2. Mục tiêu của đánh giá thực hiện công việc

v1.0012108210

1.3. Tầm quan trọng của đánh giá thực hiện công việc

1.1. KHÁI NIỆM ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

v1.0012108210

Đánh giá thực hiện công việc là đánh giá một cách hệ thống và chính thức tình hình thực hiện công việc của người lao động trên cơ sở so sánh kết quả làm việc thực tế với các tiêu chuẩn đã được xây dựng từ trước và cung cấp thông tin phản hồi về kết quả đánh giá.

1.2. MỤC TIÊU CỦA ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

• Đối với tổ chức: mục tiêu quản lý

Giúp người quản lý đề ra quyết định đúng đắn về lương thưởng, lập kế hoạch đào tạo, thuyên chuyển và bổ nhiệm...

• Đối với người lao động: mục tiêu phát triển

 Biết rõ kết quả công việc cần đạt và có định hướng để

hoàn thành công việc.

 Xác định lĩnh vực cần cải thiện và đề ra kế hoạch cho

tương lai.

v1.0012108210

 Tăng động lực làm việc cho nhân viên.

1.3. TẦM QUAN TRỌNG CỦA ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

• Là cơ sở để trả lương, xác định nhu cầu đào tạo một cách chính xác.

• Giúp các nhà quản lý thấy được tính hiệu quả của việc thực hiện các hoạt động Quản trị nhân

lực khác: tuyển dụng, bố trí lao động, đào tạo, tạo động lực...

• Ảnh hưởng đến lợi ích của người lao động.

v1.0012108210

• Cơ sở giúp người lao động cải tiến hành vi, động cơ và thái độ làm việc.

2. HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

2.1. Các yếu tố Hệ thống đánh giá thực hiện công việc

2.2. Các yêu cầu đối với Hệ thống đánh giá thực hiện công việc

v1.0012108210

2.3. Các lỗi cần tránh trong đánh giá thực hiện công việc

2.1. CÁC YÊU TỐ HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

2.1.1. Tiêu chuẩn thực hiện công việc (Các tiêu chí đánh giá)

2.1.2. Đo lường sự thực hiện công việc

v1.0012108210

2.1.3. Thông tin phản hồi

2.1.1. TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ)

• Các nhóm tiêu chí:

•

v1.0012108210

 Kết quả công việc;  Kỹ năng thực hiện công việc;  Thái độ/ Ý thức chấp hành kỷ luật;  Đặc điểm cá nhân. Yêu cầu:  Chỉ rõ nhiệm vụ nào người lao động phải hoàn thành;  Chỉ rõ mức độ người lao động cần đạt tới.

2.1.1. TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ)

Nhóm 1: Kết quả công việc •

Số lượng: doanh thu, số lượng sản phẩm, dịch vụ thực hiện; số lượng khách hàng sử dụng sản phẩm, dịch vụ; số đầu công việc thực hiện...

• Chất lượng: dịch vụ hoàn hảo, chi phí thấp, thông tin thường xuyên cập nhật, sự hài lòng của

khách hàng… Thời gian: đúng hẹn, hoàn thành công việc đúng tiến độ.

Làm việc nhóm và hợp tác;

Thái độ đối với khách hàng;

v1.0012108210

• Nhóm 2: Kỹ năng thực hiện công việc • Mức độ thành thạo khi thực hiện công việc; • Các kỹ năng mềm. Nhóm 3: Ý thức, thái độ • • Hỗ trợ người khác; • • Chấp hành kỷ luật lao động... Nhóm 4: Đặc điểm cá nhân Một số đặc điểm cần có cho công việc: cẩn thận, trung thực, tự chủ động.

2.1.1. TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ) (tiếp theo)

Ví dụ về tiêu chí đánh giá tại Tiên Phong Bank – Nhân viên phát triển sản phẩm

Tiêu chí

Tỷ trọng

Tiêu chuẩn

I. Chỉ tiêu tài chính

40%

12 sản phẩm mới (trung bình 1 sản phẩm/ tháng).

1. Số lượng sản phẩm mới

lòng (thông qua khảo sát khách hàng nội bộ, SME và

2. Khách hàng

10%

80 % khách hàng hài khách hàng bên ngoài).

II. Chỉ tiêu phi tài chính

• Quy trình phát triển sản phẩm rõ ràng;

1. Quy trình

20%

• Quy trình phối hợp với các bộ phận, phòng ban rõ ràng, linh hoạt.

2. Đào tạo

10%

Kết quả đào tạo đạt đủ điểm chuẩn của trung tâm đào tạo.

• Đi làm đúng giờ, trang phục đúng quy định;

3. Con người

20%

• Có tinh thần hỗ trợ đồng nghiệp trong công việc tốt;

• Nhiệt tình trong công việc và năng động trong cách xử lý tình huống phát sinh.

v1.0012108210

2.1.1. TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC (CÁC TIÊU CHÍ ĐÁNH GIÁ) (tiếp theo)

Các tiêu chí đánh giá

• Chỉ đạo tập trung

Người lãnh đạo, trên cơ sở kế hoạch của đơn vị, đưa ra tiêu chí đánh giá và nhân viên thực hiện.

• Thảo luận dân chủ

 Người lãnh đạo khuyến khích nhân viên đưa ra tiêu chí

đánh giá.

 Người lãnh đạo và nhân viên cùng thảo luận về các tiêu

v1.0012108210

chí đánh giá phù hợp.

2.1.2. ĐO LƯỜNG SỰ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

v1.0012108210

So sánh kết quả làm việc thực tế của người lao động với các tiêu chuẩn đã được ấn định (kết quả công việc cần đạt).

2.1.3. THÔNG TIN PHẢN HỒI

• Qua buổi trao đổi về kết quả đánh giá thực hiện công việc (phỏng vấn đánh giá).

•

v1.0012108210

Thông tin về kết quả đánh giá gửi đến nhà quản lý, cập nhật hồ sơ và giúp đưa ra quyết định nhân sự.

2.2. CÁC YÊU CẦU ĐỐI VỚI HỆ THỐNG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

• Tính phù hợp: phù hợp và phục vụ mục tiêu quản lý.

•

Yêu cầu về tính nhạy cảm: phân biệt người hoàn thành tốt và không hoàn thành tốt công việc.

• Yêu cầu về tính tin cậy: nhất quán trong đánh giá.

• Yêu cầu về tính thực tiễn: dễ hiểu, dễ sử dụng.

•

v1.0012108210

Yêu cầu về tính được chấp nhận: được người lao động chấp nhận và ủng hộ.

2.3. CÁC LỖI CẦN TRÁNH TRONG ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

Lỗi thiên vị; •

Lỗi thái cực; •

Lỗi thành kiến; •

• Lỗi do ảnh hưởng của hành vi gần nhất;

• Xu hướng bình quân trong đánh giá;

v1.0012108210

• Lỗi định kiến do văn hóa.

3. CÁC PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

3.1. Phương pháp thang đo/ thang điểm

3.2. Ghi chép sự kiện quan trọng

3.3. Quản lý bằng mục tiêu

v1.0012108210

3.4. Phương pháp so sánh

3.1. PHƯƠNG PHÁP THANG ĐO/ THANG ĐIỂM

Khái niệm

• Người quản lý căn cứ vào tình hình thực hiện công việc của người lao động và đánh dấu vào ô phù hợp theo một thang đo được sắp xếp theo thứ bậc từ thấp đến cao hoặc ngược lại tương ứng với mỗi mức độ đánh giá là 1 điểm số cụ thể. (ví dụ 5: xuất sắc, 4: tốt, 3: đạt yêu cầu, 2: dưới trung bình, 1: kém…).

 Xuất sắc: Liên tục vượt mức yêu cầu của công việc.

 Tốt: Đạt và vượt quá yêu cầu của công việc.

 Đáp ứng yêu cầu: Đạt yêu cầu của công việc.

 Dưới trung bình: Không đạt yêu cầu của công việc.

 Kém: kết quả công việc không thể chấp nhận được.

v1.0012108210

• Tiêu chí đánh giá: trực tiếp hoặc gián tiếp.

3.1. PHƯƠNG PHÁP THANG ĐO/ THANG ĐIỂM

Ví dụ về biểu mẫu đánh giá

Tên nhân viên:

Chức danh công việc:

Tên người đánh giá:

Bộ phận:

Ngày đánh giá:

Tiêu chí đánh giá

Tỷ trọng

Xuất sắc

Khá

Mức độ tối thiểu

Đạt yêu cầu

Dưới mức yêu cầu

Khối lượng công việc

Chất lượng công việc

Tính tin cậy

Khả năng hiểu biết

Thái độ

Tinh thần hợp tác

Triển vọng

v1.0012108210

3.1. PHƯƠNG PHÁP THANG ĐO/ THANG ĐIỂM

Ưu/ nhược điểm

• Ưu điểm:

 Đơn giản, dễ thực hiện;

 Kết quả được định lượng, thuận tiện cho việc so sánh;

 Sử dụng được với nhiều loại công việc.

• Nhược điểm:

 Không tính đến đặc thù cho từng loại công việc;

v1.0012108210

 Có thể gặp phải 1 số lỗi nhữ thiên kiến, trung bình…

3.2. PHƯƠNG PHÁP GHI CHÉP CÁC SỰ KIỆN QUAN TRỌNG

Người quản lý ghi lại theo cách mô tả những hành vi tốt và chưa tốt của người lao động trong quá trình thực.

Tên nhân viên:

Chức danh công việc:

Tên người đánh giá:

Bộ phận:

Ngày đánh giá:

Hành vi tốt

Hành vi chưa tốt

1. Kiểm soát các yếu tố an toàn

12/10 Dập một đám cháy nhỏ kịp thời

3/11 Hút thuộc trong kho hóa chất

…

v1.0012108210

3.3. PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ BẰNG MỤC TIÊU

• Các bước tiến hành:

 Xác định nhiệm vụ cần thực hiện;

 Dự kiến kết quản công việc/ các mục tiêu công việc;

 Tiến hành công việc;

 Xem xét tính khả thi của các mục tiêu công việc và điều chỉnh (nếu cần);

 Đánh giá kết quả.

• Ưu điểm:

 Tạo động lực cho người lao động;

 Có sự chia sẻ giữa nhà quản lý và người lao động.

• Nhược điểm:

 Không dễ đạt được sự đồng thuận giữa người lao động và nhà quản lý trong việc xác định

mục tiêu công viêc cần đạt.

v1.0012108210

 Người lao động xem nhẹ trách nhiệm trong quá trình thực hiện công việc.

3.4. PHƯƠNG PHÁP SO SÁNH

• Các phương pháp:

 Xếp hạng;

 Phân phối theo tỷ lệ bắt buộc;

 Phương pháp cho điểm;

 So sánh cặp.

• Ưu điểm:

Cách tốt nhất để phát hiện những người có khả năng nổi trội hoặc người hoàn thành tốt nhất kết quả công việc.

• Nhược điểm:

 Dễ mắc các lỗi thành kiến, thiên vị và ảnh hưởng bởi sự kiện gần nhất;

 Khó có thông tin phản hồi cụ thể;

v1.0012108210

 Không khuyến khích sự hợp tác và đoàn kết.

4. TỔ CHỨC VÀ THỰC HIỆN CÔNG TÁC ĐÁNH GIÁ

4.1. Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá

4.2. Xác định chu kỳ đánh giá

4.3. Lựa chọn người đánh giá

4.4. Đào tạo người đánh giá

v1.0012108210

4.5. Phỏng vấn đánh giá

4.1. LỰA CHỌN VÀ THIẾT KẾ PHƯƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ

Lựa chọn và thiết kế phương pháp đánh giá tùy thuộc vào:

• Mục đích của đánh giá;

v1.0012108210

• Mục tiêu của quản lý.

4.2. XÁC ĐỊNH CHU KỲ ĐÁNH GIÁ

Chu kỳ:

Tháng; •

• Quý;

6 tháng; •

• Năm;

v1.0012108210

• Hoàn thành công việc.

4.3. LỰA CHỌN NGƯỜI ĐÁNH GIÁ

Lãnh đạo trực tiếp; •

• Đồng nghiệp;

• Cấp dưới;

Khách hàng; •

v1.0012108210

• Bản thân người lao động.

4.4. ĐÀO TẠO NGƯỜI ĐÁNH GIÁ

• Cung cấp các văn bản hướng dẫn;

v1.0012108210

• Tổ chức các lớp tập huấn.

4.5. PHỎNG VẤN ĐÁNH GIÁ

•

Là việc trao đổi chính thức giữa người quản lý và nhân viên về tình hình thực hiện công việc đã qua và định hướng sự thực hiện công việc trong thời gian tới.

• Các bước thực hiện:

 Chuẩn bị;

 Thực hiện phỏng vấn đánh giá;

v1.0012108210

 Kết thúc.

4.5. PHỎNG VẤN ĐÁNH GIÁ

Các bước thực hiện phỏng vấn đánh giá:

• Chuẩn bị:

 Lựa chọn thời gian và địa điểm phù hợp và thông báo

cho nhân viên.

• Thực hiện phỏng vấn:

 Lựa chọn cách tiếp cận phù hợp:

 Nhận xét, thuyết phục;

 Nhận xét, lắng nghe;

 Giải quyết vấn đề.

 Giải thích rõ mục đích của phỏng vấn đánh giá là để

v1.0012108210

hoàn thiện sự thực hiện công việc.

4.5. PHỎNG VẤN ĐÁNH GIÁ

“Khen – Chê – Khen”

• Thực hiện phỏng vấn:

 KHEN: Tạo bầu không khí thân thiện, bắt đầu bằng những việc nhân viên đã làm tốt.

 CHÊ:

 Thảo luận về kết quả thực hiện công việc một cách cụ thể không nói chung chung.

 Nhận xét về công việc chứ không đánh giá cá nhân người người lao động về nhân

cách, cá tính.



Lắng nghe hiệu quả, tránh đối đầu và đôi co; Để cho nhân viên cơ hội được trình bày ý kiến; Tránh “lên lớp” hay “quát mắng” nhân viên.



Thống nhất về mục tiêu công việc cho thời gian tới, cung cấp hỗ trợ về đào tạo hoặc thay đổi trong quản lý.

• Kết thúc:

v1.0012108210

KHEN: Kết thúc phỏng vấn bằng một đánh giá tích cực.

GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG

Xây dựng các tiêu chí đánh giá; •

• Quy định trọng số cho các tiêu chí;

v1.0012108210

• Sử dụng phương pháp so sánh để đưa ra quyết định cuối cùng.

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 1

Hệ thống đánh giá thực hiện công việc bao gồm các yếu tố:

A. xây dựng tiêu chí đánh giá, thảo luận về cách đánh giá và thực hiện đánh giá.

B. xây dựng tiêu chí đánh giá, lựa chọn người đánh giá, lựa chọn chu kỳ đánh giá.

C. xây dựng tiêu chí đánh giá, đo lường sự thực hiện công việc, cung cấp thông tin phản hồi về

kết quả thực hiện công việc.

D. xây dựng tiêu chí đánh giá, thực hiện đánh giá, sử dụng kết quả đánh giá.

Đáp án đúng: C. xây dựng tiêu chí đánh giá, đo lường sự thực hiện công việc, cung cấp thông tin phản hồi về kết quả thực hiện công việc.

v1.0012108210

Vì: Tham khảo phần 2. Hệ thống đánh giá thực hiện công việc.

CÂU HỎI TRẮC NGHIỆM 2

Quản lý theo mục tiêu là phương pháp đánh giá mà người quản lý:

trú trọng đến việc tuân thủ các bước trong quy trình thực hiện công việc của người lao động. A.

trú trọng đến sự nhiệt tình của người lao động trong quá trình thực hiện công việc. B.

C. trú trọng đến thời gian làm việc thực tế.

D. trú trọng đến kết quả thực hiện công việc.

Phương án đúng: D. trú trọng đến kết quả thực hiện công việc.

v1.0012108210

Vì: Tham khảo phần 3.3. Phương pháp quản lý theo mục tiêu.

CÂU HỎI TỰ LUẬN

Câu hỏi: Phân biệt đánh giá thực hiện công việc và đánh giá công việc. Để đảm bảo hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc, các doanh nghiệp cần quan tâm đến những vấn đề gì?

Trả lời:

• Đánh giá công việc là đánh giá mức độ phức tạp của công việc (hay đánh giá trị tương đối của

công việc so với các công việc khác trong doanh nghiệp).

• Đánh giá thực hiện công việc là đánh giá mức độ hoàn thành công việc của người lao động.

• Để đảm bảo tính hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc doanh nghiệp cần:

 Xây dựng tiêu chí đánh giá rõ ràng, cụ thể.

 Đo lường sự thực hiện công việc: sử dụng phương pháp phù hợp; người đánh giá có kiến

thức, kỹ năng và công tâm trong đánh giá; chu kỳ đánh giá hợp lý.

 Cung cấp thông tin phản hồi về kết quả đánh giá.

v1.0012108210

 Sử dụng kết quả đánh giá trong các hoạt động quản lý nguồn nhân lực.

TÓM LƯỢC CUỐI BÀI

• Đánh giá thực hiện công việc là hoạt động quản lý quan trọng, giúp các doanh nghiệp

đưa ra quyết định đúng đắn về trả lương, đào tạo, đề bạt thăng tiến…

• Hệ thống đánh giá bao gồm 3 yếu tố cơ bản: i) Tiêu chí đánh giá; ii) Đo lường sự thực hiện công việc; iii) Cung cấp thông tin phản hồi cho người lao động và các bộ phận quản lý liên quan.

• Có nhiều phương pháp đánh giá thực hiện công việc. Các doanh nghiệp có thể kết hợp

v1.0012108210

các phương pháp đánh giá khác nhau khi thực hiện đánh giá.