01/06/2018
1
Company
LOGO
SOẠN THẢO VĂN BẢN
CỦA ĐOÀN -HỘI
Lê Việt Phương
Tài liệu và học cụ
Tài liệu:
-Quyết định số 367 QĐ/TWĐTN ngày 29 tháng 10
năm 2013 của Ban Bí thư Trung ương Đoàn quy
định về ban hành văn bản của Đoàn.
-Hướng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP ngày
29/10/2013 của Ban Bí thư TW Đoàn Hướng dẫn
Thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh.
NỘI DUNG
I. Khái quát chung về văn bản
II. Thể thức và kỹ thuật trình bày
IV. Kỹ năng sử dụng email
III. Kỹ thuật soạn thảo các loại
văn bản thông dụng
Kích thước các
khổ giấy:
A0, A1, A2, A3,
A4, A5
KHỔ A
KÍCH THƯỚC
A0 841×1189
A1 594×841
A2 420×594
A3 297×420
A4 210×297
A5 148×210
1. Định nghĩa văn bản:
Văn bản là một chỉnh thể được cấu tạo theo những quy
tắc nhất định, gồm những đơn vị ngôn ngữ liên kết với
nhau nhằm chuyển tải một thông tin trọn vẹn nào đó,
đáp ứng mục đích giao tiếp.
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN BẢN
01/06/2018
2
2. Phân loại văn bản
VB
QPPL
VB
ADPL
VB
Của t/c
CT-XH
VB
Hành
chính
VB
Chuyên
ngành
1. Điều lệ Đoàn
2. Nghị quyết
3. Quyết định
4. Chỉ thị
5. Kết luận
6. Quy chế
7. Quy định
8. Hướng dẫn
9. Thông báo
10.Báo cáo
11.Kế hoạch
12. Chương trình
13. Đề án
14. Tờ trình
15. Công văn
16. Biên bản
17.Các loại giấy tờ hành
chính như:Giấy giới thiệu,
Giấy chứng nhận, (hoặc giấy
xác nhận, thẻ chứng nhận),
Giấy đi đường, Giấy nghỉ
phép, Phiếu gửi.
Tên loại văn bản của Đoàn
01/06/2018
3
?
Trong thực tiễn Anh/Chị đã từng trực tiếp
soạn thảo văn bản nào trong số các văn bản
vừa nêu?
NHỮNG NỘI DUNG CÔNG VIỆC SAU CÁC
CẤP BỘ ĐOÀN CẦN BAN HÀNH VĂN BẢN
CÓ TÊN GỌI LÀ GÌ?
Thảo luận
-Ghi chép diễn biến cuộc họp chi đoàn, đại hội Đoàn.
-Tỉnh Đoàn quyết định tặng giấy khen cho đoàn viên.
-Đoàn Trường ĐHNT đề nghị Đoàn Trường ĐHKH phối
hợp thực hiện một hoạt động.
-Đề nghị Đoàn cấp trên phê duyệt một dự án.
-Văn bản của Đoàn Trường nhằm triển khai đến các Đoàn
khoa, Chi đoàn về một hoạt động chuẩn bị được tiến hành.
-Văn bản của Đoàn Trường nhằm gửi các Đoàn khoa, Chi
đoàn để nhắc nhở việc đảm bảo tiến độ và nội dung công
việc được giao.
-Văn bản của Tỉnh Đoàn nhằm trả lời cơ quan khác về một
vấn đề mà cơ quan đó quan tâm.
-Văn bản của Đoàn Trường nhằm mời Đoàn cấp trên đến
tham dự một sự kiện do Đoàn Trường tổ chức.
-Văn bản của Ban Thường vụ Đoàn Trường nhằm chỉ đạo,
đôn đốc các Đoàn khoa thực hiện một công việc nào đó.
-Văn bản của Đoàn Trường nhằm giới thiệu chức danh, chữ
ký của Bí thư, Phó bí thư.
-Tổng kết công tác trong một năm;
-Sơ kết tình hình thực hiện nhiệm vụ trong sáu tháng;
-Diễn biến cuộc họp bình xét thi đua cuối năm;
-Việc bàn giao tài sản, tài liệu cho người khác khi cán bộ
Văn phòng Đoàn chuyển công tác.
Một số lỗi thường gặp
-Chưa xác định được khi nào thì soạn VB có tên là Công
văn/Tờ trình/ Báo cáo…
Ví dụ:Tên là tờ trình nhưng nội dung lại là báo cáo…
- Sai định dạng văn bản (thể thức và kỹ thuật trình bày)
-Vi phạm quy tắc sử dụng từ, ngữ pháp, dấu câu.
1. Phông chữ (font)
THỂ THỨC TRÌNH BÀY
VĂN BẢN CỦA ĐOÀN -HỘI
Phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode
theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001
Loại
Font
Ví dụ
Bảng Mã
ABC
.Vnarial, .Vntime, .VnarialH, .VntimeH, …
TCVN3
VNI
VNI
-Times,VNI-Top, VNI-Book, …
VNI / VNI
-Win
Vietware
VNtimes new roman, VNumbrella, …
Vietware_x
SVNtimes new roman, SVNumbrella, …
Vietware_f
Unicode
Times
new roman, Arial, Tahoma, …
Unicode
/ VN Unicode 1
Bảng mã tiếng việt:
01/06/2018
4
2. Khổ giấy, kiểu trình bày và lề
Khổ giấy Kiểu
trình bày Lề
Văn bản
được trình
bày trên
khổ giấy
khổ A4
(210x
297mm).
VB được
trình bày
bày theo
chiều dài
của trang
giấy khổ
A4
Lề mặt trước
Lề trên: 20 mm
Lề dưới: 20 mm
Lề trái: 30 mm
Lề phải: 20 mm
20
2 cm
2 cm
3 cm
2 cm
-Lề:
+ Trên 20 mm
+ Dưới 20 mm
+ Trái 30 mm
+ Phải 20 mm
Tiêu đề
Cơ quan ban hành
văn bản
Địa danh,ngày,
tháng
Số, Ký hiệu
Tên loại và
Trích yếu nội dung của văn bản
Nội dung
Nơi
nhận
Dấu,chữ kí
của người
có thẩm
quyền
Tiêu đề
Cơ quan ban
hành văn bản
Địa danh,ngày,
tháng
Số, Ký hiệu
Trích yếu đặt
dưới số của VB Kính gửi chỉ có
ở Công văn
Nội dung
Nơi
nhận
Dấu,chữ kí
của người
có thẩm
quyền
Số, ký hiệu của văn bản
-Số văn bản:là số thứ tự ghi liên tục từ số 01 cho
mỗi loại văn bản được ban hành trong một nhiệm kỳ
của cấp bộ đoàn đó.Số văn bản viết bằng chữ số Ả-
rập;Số nhỏ hơn 10 thì ghi thêm số 0đứng trước.
THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG
***
Số: 245-CV/TWĐTN-VP
ĐOÀN TNCS HỒ CHÍ MINH
Hà Nội, ngày tháng năm 2013
Số của văn bản
01/06/2018
5
Ký hiệu văn bản:gồm các nhóm chữ viết tắt của tên thể
loại văn bản,tên cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành
văn bản, tên đơn vị tham mưu văn bản.
Ký hiệu văn bản được viết bằng chữ in hoa;giữa số
và ký hiệu có dấu nối ngang (-), giữa tên loại văn bản và
tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch chéo (/). giữa
tên cơ quan ban hành văn bản và tên đơn vị chủ trì tham
mưu văn bản có dấu nối ngang (-).
Địa danh ban hành văn bản
Địa danh ghi trên văn bản là tên gọi chính thức của
đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương;huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh;xã, phường, thị trấn) nơi tổ chức Đoàn, Hội đóng
trụ sở;đối với những đơn vị hành chính được đặt tên
theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử hoặc
chỉ có một âm tiết thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị
hành chính đó.
THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN
TP. Hồ Chí Minh, ngày tháng năm
Thành phố Huế, ngày tháng năm
Quận 12, ngày tháng năm 2013
Khánh Hòa, ngày tháng năm
Nha Trang, ngày tháng năm
Vĩnh Thọ, ngày tháng năm
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy
đủ;các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập;đối
với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi
thêm số 0ở trước.
Chữ ngày, tháng, năm phải ghi đầy đủ, không dùng các
dấu chấm (.), hoặc dấu nối ngang (-), hoặc dấu gạch chéo
(/).
THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN
Nha Trang, ngày tháng năm
Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
-Tên loại văn bản là tên của từng loại văn bản do cơ
quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản đều phải
ghi tên loại, trừ công văn.
-Trích yếu nội dung của văn bản là một câu ngắn gọn
hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của
văn bản.
QUYẾT ĐỊNH
Về việc điều động cán bộ Số: 72-CV/TWĐTN
“V/v giới thiệu thanh niên
tiêu biểu năm 2013”
THỂ THỨC TRÌNH BÀY VĂN BẢN
So sánh ghi trích yếu VB