Bài toán giám sát nhân viên sử dụng Internet
Trên cương vị nhà quản lý, một trong các nhiệm vụ của bạn là giám sát hoạt động
của nhân viên liên quan tới Internet, từ việc gửi e-mail và các tin nhắn (messenger)
cho đến việc ghé thăm các trang web trong giờ làm việc.Và sau đó thông báo với
họ - một cách trung thực và đầy đủ nhất - về những gì bạn đã làm và tại sao bạn lại
phải làm như vậy.
Hiện nay, đây là một vấn đề mà nhiều nhà quản lý doanh nghiệp phải đối mặt. Các
thiết bị giám sát nhân viên - được biết nhiều như “spyware” - đang trở nên hấp
dẫn, giá rẻ và dễ sử dụng. Giá trị của các thiết bị này nằm ở chỗ gia tăng tính bảo
mật; giảm thiểu các hành vi không đúng mực của nhân viên trong giờ làm việc;
tránh rò rỉ các thông tin mang tính cạnh tranh,....
Tuy nhiên, nhiều nhân viên lại coi đây như một hành vi xâm phạm đến quyền cá
nhân. Nếu kế hoạch giám sát không được giải thích rõ ràng, công ty can thiệp quá
sâu vào sự riêng tư của nhân viên, thì hiệu quả công việc của họ sẽ giảm sút và có
thể những nhân viên tốt sẽ ra đi, thậm chí các vụ kiện tụng sẽ xảy ra.
Vậy lời giải đáp cho bài toán giám sát nhân viên sẽ phải như thế nào? Liệu đó có
phải là một nhiệm vụ bất khả thi? Dưới đây là những đánh giá sơ bộ và một vài
chiến lược thực thi giám sát hoạt động của nhân viên liên quan tới internet.
Việc sử dụng Internet tại công sở đang gia tăng và kéo theo đó là sự ra đời
của một loạt các phần mềm giám sát
Một nghiên cứu của tổ chức phi lợi nhuận Privacy Foundation gần đây cho thấy tại
Mỹ có đến 31% nhân viên truy cập Internet và kiểm tra hộp thư điện tử thường
xuyên tại văn phòng làm việc. Con số này trên toàn thế giới là khoảng 12%. Vì
vậy, số lượng các công ty tiến hành giám sát việc sử dụng e-mail và Internet của
các nhân viên cũng gia tăng nhanh chóng. Không ít công ty đã phải sàng lọc và
khoá các trang web không thích hợp.
Rõ ràng, việc gia tăng các hoạt động giám sát không chỉ vì mối lo an ninh mà phần
lớn là vì hiện tượng nhân viên lạm dụng truy cập Internet trong giờ làm việc cho
các nhu cầu riêng tư. Vì nhu cầu kinh doanh, các công ty buộc phải cho phép nhân
viên truy cập Internet tốc độ cao. Song bên cạnh những tác dụng tích cực, nhiều
tác hại đã phát sinh. Và các công ty buộc phải giám sát hoạt động này để tránh
việc nhân viên truy cập những trang web khiêu dâm, cờ bạc hay làm các công việc
cá nhân khác thông qua Internet và e-mail.
Có cung ắt có cầu. Hiện nay, các sản phẩm giám sát nhân viên là rất đa dạng về
tính năng, từ đơn lẻ cho đến toàn diện. Ví dụ, phần mềm Websense Enterprise của
hãng Websense có thể lọc các trang web theo yêu cầu. Cũng như vậy, phần mềm
Clearswift MIMEsweeper là một sản phẩm phổ biến để kiểm tra e-mail.
Phần mềm WinWhatWhere của hãng TrueActive Software có thể giám sát mọi e-
mail, tin nhắn messenger và các văn bản tài liệu được gửi đi/nhận về, cũng như
mọi động tác gõ bàn phím trên chiếc máy tính có cài đặt phần mềm. Bản cập nhật
mới nhất còn có chức năng ghi lại hình ảnh trên webcam, chụp ảnh màn hình và
đọc các phím gõ đa ngôn ngữ. Richard Eaton, sáng lập viên kiêm giám đốc công
nghệ của TrueActive Software, cho biết khoảng 80% khách hàng của hãng là các
công ty, còn lại là các cơ quan chính phủ, hoặc bố mẹ giám sát con cái, vợ giám
sát chồng.
Đạt được một sự cân bằng thích hợp
Theo nhiều nhà phân tích, mặc dù mối quan tâm hàng đầu của nhiều công ty hiện
nay là việc sử dụng các phần mềm giám sát nhân viên, “nhưng họ sẽ phải thông
báo với các nhân viên về những điều họ làm và giải thích lý do tại sao”, - Michael
Gartenberg, giám đốc nghiên cứu tại hãng Jupiter Research, cho biết.
“Các nhân viên cần phải hiểu đó là quyền của chủ sử dụng lao động nhằm bảo vệ
hoạt động kinh doanh khỏi những rủi ro hay gian lận”, Gartenberg nói, “Song, về
phía các chủ sử dụng lao động, họ cũng phải giám sát theo một cách thích hợp
nhất để đảm bảo sự cân bằng hợp lý khỏi làm mất niềm tin của các nhân viên đối
với mình”.
Theo Ann Meany, chuyên gia tư vấn nhân sự cho hãng Watson Wyatt Worldwide
thì trước khi bạn mua sắm bất cứ phầm mềm hay thiết bị giám sát nhân viên nào,
hãy trả lời những câu hỏi dưới đây:
- Bạn sẽ dùng phần mền này để giải quyết một vấn đề, một mối quan tâm hay đơn
thuần chỉ xuất phát từ một sự tưởng tượng nào đó? “Việc giám sát nhân viên chỉ
vì những mong muốn và sở thích nhất thời sẽ không phải là lý do thích hợp”,
Meany cho biết. Những l ý do đúng đắn có thể là: an ninh và an toàn cho nhân
viên, các vấn đề liên quan tới quấy rối tình dục, hoặc những mối quan ngại liên
quan tới gian lận, gián điệp,...
- Đây có phải là một việc phù hợp với văn hóa công ty? Trong một công ty công ty
nghiên cứu phát triển, công việc của các nhân viên mang tính độc lập cao thì việc
giám sát chặt chẽ có thể gây ra nhiều tác hại hơn là những kết quả tích cực. Cũng
như vậy, Meany chỉ ra rằng nếu công ty của bạn xây dựng những kế hoạch giữ
chân nhân viên thông qua các đặc quyền cụ thể như các dịch vụ về giặt là, chăm
sóc vật nuôi, chăm sóc con trẻ,..., bạn phải chấp nhận rằng các nhân viên sẽ dành
một phần thời gian nào đó trong ngày làm việc để phục vụ các công việc cá nhân.
Nếu bạn nhận được những câu trả lời tích cực, tiếp theo, hãy tuân thủ theo năm
lời khuyên sau đây trong việc giám sát các nhân viên:
1. Thông báo trước kế hoạch giám sát của bạn và nhận phản hồi từ phía các
nhân viên
Bạn nên giải thích cho các nhân viên biết về phần mềm giám sát và những thông
tin mà nó có thể đem lại cho nhà quản trị mạng và một số nhà quản lý khác. (Ví
dụ, phần mềm WinWhatWhere có thể gửi hàng trăm bản báo cáo khác nhau về
việc sử dụng máy tính tới địa chỉ e-mail của người yêu cầu).
Cách thức bạn giới thiệu và trình bày cho các nhân viên biết về kế hoạch giám sát
là rất quan trọng. Trừ khi bạn có thể nói rõ ràng những lợi ích cụ thể, chẳng hạn
như gia tăng hiệu suất làm việc, nâng cao mức độ an toàn và giảm thiểu các mối lo
ngại về gian lận nội bộ hay những rủi ro khác, còn bằng không hãy sẵn sàng đón
nhận những phản ứng mạnh mẽ từ phía các nhân viên.. Và nếu bạn không đưa ra
bất cứ thông báo nào trước, thì bạn hoàn toàn có thể bị buộc phải đối mặt với một
vụ kiện tụng sau đó.
2. Có hướng dẫn rõ ràng và cụ thể về những hành vi nào là không thể được
chấp nhận
Việc vạch ra mọi tình huống có thể xảy ra là không thể thực hiện được. Nhưng nếu
bạn lên kế hoạch để lọc ra một vài trang web nhất định, chẳng hạn như trang web
khiêu dâm, cờ bạc hay thậm chí cả những trang web tuyển dụng khác, thì không có
lý do gì để bạn giấu giếm điều này với các nhân viên.
“Sự quá chú trọng vào việc khoá các trang web vô bổ có khá tốn kém”, Meany cho
biết, “Nhưng mỗi công ty phải tự quyết định việc này sao cho phù hợp nhất với
yêu cầu công việc đề ra”. Vấn đề chính nằm ở chỗ các nhân viên sẽ làm việc tốt
hơn và có trách nhiệm hơn nếu bạn hướng dẫn cụ thể, rõ ràng cho họ về những
hành vi không thích hợp. Các nhân viên sẽ biết khi nào mình vi phạm các quy định
của công ty.
Tương tự như vậy với e-mail cá nhân hay tin nhắn messenger. Có thể nhiều nhân
viên không nhận ra rằng các tin nhắn cá nhân, không được mã hoá của họ có thể bị
giám sát. Bạn hãy thông báo cho họ biết điều này.
3. Hãy thể hiện sự tôn trọng nhu cầu cá nhân và thời gian của nhân viên
Nếu công ty của bạn là nơi mà các nhân viên thường xuyên phải làm ngoài giờ,
bạn cần thông cảm và thể hiện sự thiện ý với một vài hoạt động cá nhân trong giờ
làm việc.
Nếu công việc trong công ty trường xuyên trong tình trạng quá tải đối với nhân
viên, nên cho phép họ có một khoảng thời gian riêng tư nhất định thì hiệu suất