intTypePromotion=3

Các nguyên lý quản lý dự án part 9

Chia sẻ: Dasjhd Akdjka | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:24

0
445
lượt xem
293
download

Các nguyên lý quản lý dự án part 9

Mô tả tài liệu
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tham khảo tài liệu 'các nguyên lý quản lý dự án part 9', kỹ thuật - công nghệ, kiến trúc - xây dựng phục vụ nhu cầu học tập, nghiên cứu và làm việc hiệu quả

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Các nguyên lý quản lý dự án part 9

  1. b) Ngư c chi u: khi cho trư c m c ñ r i ro d án có th ch p nh n ñư c, c n ph i xác ñ nh các giá tr ho c vùng giá tr c a các bi n s xu t phát, có tính ñ n các h n ch ñ i v i m t ho c m t vài bi n s ; c) Các kh o sát ñ nh y, ñ v ng ch c c a các ch tiêu k t qu trong m i tương quan v i các bi n s d án. Các kh o sát này xu t phát t s không chính xác không th tránh kh i c a các thông tin ban ñ u, th hi n m c ñ tin c y c a các k t qu nh n ñư c trong phân tích r i ro d án. B ng 9.7. Các phương pháp phân tích r i ro d án t/t Phương pháp ð c ñi m 1 Phân tích xác Xác su t xu t hi n r i ro, thi t h i ñư c xác ñ nh trên cơ s các thông su t tin th ng kê c a giai ño n trư c v i s xác l p vùng r i ro, s thi u/ñ c a v n ñ u tư, h s r i ro (t su t l i nhu kỳ v ng). 2 Phân tích chuyên Phương pháp ñư c áp d ng khi thi u ho c không ñ lư ng thông tin gia c n thi t. N i dung c a phương pháp là s d ng ki n th c và kinh nghi m c a các chuyên gia trong ñánh giá m c ñ r i ro c a các quá trình cũng như chính d án. 3 Phương pháp S d ng cơ s d li u c a các d án tương t ñã th c hi n. Phương tương t pháp ñư c s d ng khi môi trư ng bên trong và bên ngoài c a d án và các tiêu b n gi ng nhau v các thông s cơ b n như quy mô, phương pháp và k thu t th c thi, công ngh ... 4 Phương pháp ch Xác ñ nh m c ñ v ng ch c/tin c y c a d án trong quan h v i các tiêu c c tr (phân thay ñ i có th v các ñi u ki n th c hi n. tích hoà v n) 5 Phân tích ñ Phương pháp cho phép ñánh giá s bi n ñ i c a các ch tiêu k t qu nh y th c hi n d án v i các giá tr khác nhau c a các bi n s d án. 6 Phân tích các phương pháp ñ xu t m t vài phương án (k ch b n) phát tri n c a d k ch b n phát án và ñánh giá, so sánh. Thông thư ng ngư i ta tính các phương án tri n (k ch b n) bi quan, l c quan và bình thư ng ñ i v i các thay ñ i có th c a các bi n s . 7 Phương pháp ð xu t phân nhánh theo t ng bư c quá trình th c hi n d án kèm cây quy t ñ nh theo ñánh giá r i ro, l i - h i, chi phí... 8 Các phương D a trên xác ñ nh giá tr các ch tiêu k t qu theo t ng bư c nh ti n pháp mô ph ng hành th nghi m nhi u l n v i mô hình. Ưu ñi m là tính khách quan c a các tính toán, d hi u, d ch p nh n và có s ñánh giá k t qu phân tích d án c a t t c các thành viên quá trình l p k ho ch. M t trong nh ng như c ñi m chính là chi phí cao. 193
  2. Phân tích r i ro d án thông thư ng s d ng các mô hình toán h c v ra quy t ñ nh, các tính ch t c a các phương pháp ñư c th hi n trên b ng 9.7. Các phương pháp ch tiêu c c tr và phân tích ñ nh y thông thư ng s d ng ñ phân tích r i ro khi so sánh phương án (trong giai ño n l p d án) và ñã ñư c trình bày trong môn h c L p và phân tích d án. Trong ph n ti p theo chúng tôi xin ñư c trình bày v các phương pháp còn l i. 2.3.2. Các phương pháp xác su t ñánh giá r i ro R i ro liên quan ñ n d án ñư c bi u hi n b i 3 y u t , ñó là: s ki n r i ro, xác su t xu t hi n s ki n r i ro và thi t h i do r i ro gây nên, n u nó xu t hi n. Tuỳ theo m c ñ ñ y ñ thông tin v xác su t xu t hi n r i ro mà ngư i ta áp d ng phương pháp khách quan hay ch quan trong vi c ñánh giá m c ñ thi t h i do r i ro gây nên. a. Phương pháp khách quan Phương pháp khách quan là ñánh giá m c ñ thi t h i d a trên các s li u th c t v t n su t xu t hi n r i ro ñ tính thi t h i kỳ v ng ñ i v i lo i r i ro ñang xét. G i: Ai là m c ñ thi t h i i c a lo i r i ro j; Pi là xác su t xu t hi n m c ñ thi t h i Ai; n - s lư ng m c ñ thi t h i xem xét. Thi t h i kỳ v ng Ej c a r i ro j là: n E j = ∑ Pi Ai (9.1) i =1 ðương nhiên, thay vì tính toán thi t h i kỳ v ng, ngư i ta cũng có th tính toán các ch tiêu k t qu kỳ v ng khác (ví d l i nhu n) n u có ñ y ñ d li u. b. Phương pháp ch quan Phương pháp ch quan d a trên các xác su t ñư c ñánh giá theo kinh nghi m ch quan ho c không bi t xác su t có th x y ra s ki n. Trư ng h p xác su t ñư c ñánh giá theo kinh nghi m, m c ñ r i ro có th ñư c ñánh giá như phương pháp khách quan ho c m t s phương pháp khác (ví d phương pháp cây quy t ñ nh). Trư ng h p không bi t xác su t x y ra s ki n có th s d ng các quy t c minimax, maximin... ñ l a ch n phương án. G i Aij là ch s k t qu c a phương án i x y ra trong tình hu ng j, các quy t c ñư c hi u như sau: b1. Quy t c minimax Quy t c này còn g i là quy t c b t l i t t nh t hay quy t c bi quan. Theo quy t c này, ngư i ta l a ch n phương án có tr s k t qu A t t nh t trong tình hu ng x u nh t (bi quan): A = maxi[minj(Aij)] (9.2) b2. Quy t c maximin 194
  3. Quy t c này g i là quy t c l c quan hay quy t c thu n l i nh nh t. Theo quy t c này ngư i ta l a ch n phương án có tr s k t qu A nh nh t trong các tình hu ng t t nh t (l c quan): A = mini[maxj(Aij)] (9.3) b3. Quy t c maximax Quy t c này dành cho nh ng ngư i c c kỳ l c quan hay còn g i là thu n l i l n nh t. Theo quy t c này ngư i ta l a ch n phương án có tr s k t qu A l n nh t trong các tình hu ng t t nh t. A = maxi[maxj(Aij)] (9.4) Ví d th hi n 3 quy t c này như sau: cho các tr s k t qu c a 3 phương án ñ u tư theo các tình hu ng như b ng 9.8: (i) Theo quy t c b t l i t t nh t minimax ta ch n phương án 1 có tr s bi quan 15 là l n nh t (c c ti u c a dòng là l n nh t). (ii) Theo quy t c thu n l i nh nh t maximin ta ch n phương án 2 có tr s l c quan 24 là nh nh t (c c ñ i c a dòng là nh nh t). (iii) Theo quy t c thu n l i l n nh t maximax ta ch n phương án 3 có tr s l c quan 30 là l n nh t (c c ñ i c a dòng là l n nh t). B ng 9.8. Ví d cho 3 quy t c minimax, maximin và maximax Tình Tình Tình C c ti u c a dòng C c ñ i c a dòng hu ng hu ng hu ng (tr s bi quan c a (tr s l c quan c a H1 H2 H3 phương án ) phương án) Phương án F1 15 20 25 15 25 Phương án F2 12 24 18 12 24 Phương án F3 30 22 14 14 30 b4. Quy t c bàng quan Quy t c bàng quan coi như các tình hu ng ñ u x y ra v i xác su t như nhau, và vì v y ngư i ta ch n phương án có tr s t t nh t c a các k t qu kỳ v ng: 1 n  A = maxi  ∑ Aij  (9.5)  n j =1  trong ñó: n - s lư ng các tình hu ng. V i các phương án và tình hu ng như b ng 9.8 ta có các tính toán như b ng 9.9. Theo quy t c bàng quan có th ch n phương án 3 có tr s k t qu kỳ v ng 22 là l n nh t. 195
  4. B ng 9.9. Các tính toán cho quy t c bàng quan Tình hu ng Tình hu ng Tình hu ng 1 n  Tr s kỳ v ng  ∑ Aij  H1 H2 H3  n j =1  Phương án F1 15 20 25 20 Phương án F2 12 24 18 18 Phương án F3 30 22 14 22 b5. Quy t c Savage-Niehans ðây còn g i là quy t c t n th t (hay h i ti c) bé nh t. T n th t hay h i ti c là hi u s gi a tr s k t qu c a phương án ñã ch n và k t qu c a phương án t t nh t trong m t tình hu ng. Trên cơ s c a các s li u xu t phát v các tr s k t qu c a các phương án trong các tình hu ng như b ng 9.8 ngư i ta l p b ng th 2 g i là ma tr n t n th t hay ma tr n h i ti c (b ng 9.10). B ng 9.10. Ma tr n t n th t/h i ti c Tình Tình Tình C c ñ i c a dòng hu ng hu ng hu ng (hay t n th t l n nh t c a phương án) H1 H2 H3 Phương án F1 15 4 0 15 Phương án F2 18 0 7 18 Phương án F3 0 2 11 11 Giá tr m t ô i -j c a ma tr n h i ti c chính là ñ i lư ng h i ti c th hi n t n th t n u trong tình hu ng j ñó ta ch n phương án i ch không ph i là phương án có tr s k t qu l n nh t trong tình hu ng j này, nghĩa là hi u s gi a tr s k t qu l n nh t c a c t tr ñi tr s k t qu c a chính c t ñó trong b ng s li u ban ñ u. Theo quy t c Savage-Niehans, trên ma tr n h i ti c b ng 9.10 có th ch n phương án 3 có m c ñ t n th t/h i ti c 11 là nh nh t. 2.3.3. Phương pháp chuyên gia Phương pháp chuyên gia ñư c s d ng trong giai ño n ñ u c a d án trong trư ng h p kh i lương thông tin xu t phát không ñ ñ ñánh giá ñ nh lư ng hi u qu hay r i ro c a d án. Ưu ñi m c a phương pháp chuyên gia là không c n thi t ph i có các thông tin chính xác ban ñ u và các phương ti n công ngh thông tin ñ t ti n, tính toán ñơn gi n và kh năng ñánh giá trư c khi xác ñ nh hi u qu c a d án. Như c ñi m c a phương pháp là khó khăn trong vi c m i các chuyên gia ñ c l p và các ñánh giá c a h nh t ñ nh có m u s c ch quan. Các chuyên gia ñư c m i ñ ñáng giá r i ro d án ph i: 196
  5. - ðư c ti p c n t t c các thông tin v d án; - Có ki n th c và kinh nghi m trong lĩnh v c chuyên môn c n thi t; - Không liên quan v m t quy n l i trong quan h v i d án. Các bư c phân tích, ñánh giá trong phương pháp chuyên gia như sau: 1. V i m i d ng r i ro xác ñ nh tr s t i ña (tính theo ñi m s theo thang 100 ñi m) mà t ch c/d án có th ch p nh n. 2. Xác l p, n u c n thi t, ñi m s bí m t phân bi t m c ñ uy tín c a các chuyên gia (theo thang ñi m 10). 3. R i ro ñư c các chuyên gia ñánh giá t góc ñ xác su t xu t hi n s ki n (giá tr c a xác su t bi n thiên t 0 ñ n 1) và cho ñi m m c ñ nguy hi m c a r i ro ñ i v i vi c hoàn thành d án (theo thang ñi m 100). 4. Ngư i l p d án thu th p các ñánh giá c a các chuyên gia, l p thành b ng, xác ñ nh tr s bình quân c a m i lo i r i ro. 5. So sánh s li u thu ñư c và tr s t i ña có th ch p nh n ñư c. Trên cơ s ñó ra các quy t ñ nh tương ng. 6. Trong trư ng h p tr s thu ñư c t các ñánh giá chuyên gia vư t quá tr s t i ña có th ch p nh n ñ i v i m t ho c m t vài lo i r i ro thì có th có bư c ti p theo là xây d ng t p h p các bi n pháp h n ch nh hư ng c a r i ro ñ i v i d án. N u xét th y c n thi t thì sau khi ñưa ra các bi n pháp h n ch có th l p phân tích r i ro m t l n n a. 2.3.4. Phương pháp phân tích các k ch b n phát tri n Phương pháp phân tích các k ch b n phát tri n c a d án là m t bi n th c a phương pháp kỳ v ng toán h c nhưng có m c ñ t ng h p cao hơn. Nó (phương pháp phân tích các k ch b n phát tri n) cho phép ñánh giá nh hư ng c a cùng m t lúc nhi u bi n ñ u vào ñ i v i d án thông qua xác su t c a t ng k ch b n. Thông thư ng ngư i ta hình thành nên t 3 ñ n 5 k ch b n phát tri n c a d án (b ng 9.11). B ng 9.11. Các k ch b n phát tri n c a d án K ch b n Xác su t c a k ch b n (P) Tr s k t qu (A) AxP 1. L c quan 0.2 100 20 2. Bình thư ng 0.5 70 35 3. Bi quan 0.3 40 12 T ng 1 - n ∑ P A = 67 i i i =1 Theo phương pháp này, m i k ch b n ph i có: 197
  6. - T p h p ñ y ñ giá tr c a các bi n ñ u vào; - Giá tr tính toán c a các ch tiêu k t qu ho c hàm m c tiêu; - Xác su t c a b n thân k ch b n (thông thư ng ñư c xác ñ nh b ng phương pháp chuyên gia). K t qu c a phân tích các k ch b n phát tri n là giá tr c a tr s hàm m c tiêu ñ i v i t ng k ch b n và tr s hàm m c tiêu c a c d án. Như v y, theo b ng 9.11 tr s hàm m c tiêu c a các k ch b n ñư c th hi n c t tr s k t qu (A), và tr s hàm m c tiêu c a c d án là tr s k t qu k t qu kỳ v ng và b ng n ∑ P A = 67 . i i i =1 2.3.5. Phương pháp cây quy t ñ nh Trong trư ng h p có s lư ng l n các bi n ñ u vào và nhi u k ch b n phát tri n, t c là t p h p các bi n ñ u vào m t ma tr n nhi u chi u, thì phương pháp ñư c khuyên dùng là phương pháp xây d ng cây quy t ñ nh. Ưu ñi m c a phương pháp này là r t tr c quan. N i dung c a phương pháp này ñư c mô t như sau: 1. Li t kê các k ch b n phát tri n (trong m i k ch b n phát tri n l i có th có nhi u tình hu ng và nhi u phương án). 2. ð i v i m i k ch b n, li t kê các phương án có th . 3. Dùng phương pháp chuyên gia ñ xác ñ nh các tr s k t qu hay hàm m c tiêu c a m i phương án ñ i v i t ng tình hu ng c a m i k ch b n, xác su t x y ra các tình hu ng trong t ng k ch b n cũng như xác su t c a t ng k ch b n phát tri n. 4. Xây d ng cây quy t ñ nh. 5. Tính tr s k t qu kỳ v ng c a t ng phương án trong t ng k ch b n. 6. Tr s k t qu kỳ v ng c a t ng k ch b n là giá tr c c tr (min ho c max theo hàm m c tiêu) các k t qu kỳ v ng c a các phương án ñã tính cho k ch b n ñó. 7. Tr s k t qu kỳ v ng v a c d án là tr s k t qu kỳ v ng c a các k t qu kỳ v ng các k ch b n. Có th gi i m t bài toán ví d như sau: Có 3 phương án so sánh là A, B và C. Ch tiêu k t qu ñư c l a ch n là l i nhu n hàng năm V ñ i v i t ng phương án trong t ng tình hu ng theo b ng 9.12: B ng 9.12. L i nhu n năm V c a các phương án trong t ng tình hu ng ñ.v: tr. VNð Phương án Tình hu ng H1 Tình hu ng H2 A 300 100 B 250 150 C 280 120 198
  7. Các chuyên gia xác ñ nh các k ch b n, xác su t c a các k ch b n và xác su t c a các tình hu ng trong m i k ch b n như b ng 9.13. Hãy l a ch n phương án và cho bi t l i nhu n tính toán cho phương án ñó ñ i v i m i k ch b n và tính l i nhu n kỳ v ng cho c d án. B ng 9.13. Xác su t P x y ra các tình hu ng H trong các k ch b n K và xác su t c a b n thân các k ch b n K ch b n Phương án Tình hu ng H1 Tình hu ng H2 K ch b n K1 A P(K1-A-H1) = 0.2 P(K1-A-H2) =0.8 Xác su t P(K1) = 0.7 B P(K1-B-H1) =0.6 P(K1-B-H2) =0.4 C P(K1-C-H1) =0.4 P(K1-C-H2) =0.6 K ch b n K2 A P(K2-A-H1) =0.4 P(K2-A-H2) =0.6 Xác su t P(K2) = 0.3 B P(K2-B-H1) =0.2 P(K2-B-H2) =0.8 C P(K2-C-H1) =0.3 P(K2-C-H2) =0.7 L i gi i: Theo các s li u c a 2 b ng 9.12 và 9.13 ta có các tính toán l i nhu n kỳ v ng (EMV - Expected Monetary Value) c a các phương án trong các k ch b n như b ng 9.14 và v ñư c cây quy t ñ nh như hình 9.5. B ng 9.14. L i nhu n kỳ v ng c a các phương án trong các k ch b n K ch b n Phương Tình hu ng H1 Tình hu ng H2 EMV án P V P V A 0.2 300 0.8 100 140 K1 (0.7) 210 B 0.6 250 0.4 150 210 C 0.4 280 0.6 120 184 201 A 0.4 300 0.6 100 180 K2 (0.3) 180 B 0.2 250 0.8 150 170 C 0.3 280 0.7 120 168 Bư c 1. V khung cho cây quy t ñ nh Ta v khung cho cây quy t ñ nh b ng cách ñi t g c lên ng n như sau: - Chia d án theo các k ch b n; - M i k ch b n ñư c chia theo các phương án; - M i phương án ñư c chia theo các tình hu ng. 199
  8. T×nh huèng 1 Ph−¬ng ¸n A P=0.2; V=300 4 EMV=140 T×nh huèng 2 P=0.8; V=100 T×nh huèng 1 KÞch b¶n 1 Ph−¬ng ¸n B P=0.6; V=250 2 5 P = 0.7 EMV=210 T×nh huèng 2 EMV=210 P=0.4; V=150 T×nh huèng 1 Ph−¬ng ¸n C P=0.4; V=280 6 EMV=184 T×nh huèng 2 P=0.6; V=120 1 T×nh huèng 1 EMV=201 Ph−¬ng ¸n A P=0.4; V=300 7 EMV=180 T×nh huèng 2 P=0.6; V=100 T×nh huèng 1 KÞch b¶n 2 Ph−¬ng ¸n B P=0.2; V=250 3 8 P=0.3 EMV=170 T×nh huèng 2 EMV=180 P=0.8; V=150 T×nh huèng 1 Ph−¬ng ¸n C P=0.3; V=280 9 EMV=168 T×nh huèng 2 P=0.7; V=120 H×nh 9.5. C©y quyÕt ®Þnh Cây quy t ñ nh ñư c b t ñ u t bên trái c a trang gi y b ng m t nút. Nút này ñư c g i là nút ra quy t ñ nh. T i nút này ngư i ra quy t ñ nh bu c ph i l a ch n m t l trình t m t t p h p các kh năng h u h n có tính thay th cho nhau. M i l trình ñư c v dư i hình th c m t nhánh cây ñư c to ra t c nh bên ph i c a nút. D c theo nhánh cây ghi các thông s c a l trình như xác su t, chi phí. Sau khi v xong và tính toán các giá tr kỳ v ng, có th ñi n d c theo nhánh c giá tr kỳ v ng c a l trình. M i nhánh quy t ñ nh có th d n ñ n m t vài nút quy t ñ nh khác, m t vài k t qu ho c m t vài nút cơ h i. Trong bài toán này, m i nhánh cây xu t phát t nút quy t ñ nh là m t k ch b n. Nút cơ h i ch ra r ng m t s ki n ng u nhiên ñư c d tính x y ra t i ñi m này c a quá trình. M i nút cơ h i l i có th d n ñ n m t vài nút cơ h i khác c p th p hơn ho c m t vài k t qu . Trong bài toán này, sau m i nút cơ h i s có nhi u nhánh cây th hi n các phương án khác nhau, d n ñ n các nút cơ h i c p 2. 200
  9. Sau các nút cơ h i c p 2 s là các nút cơ h i c p 3... Trong bài toán c th , sau m i nút cơ h i c p 2 s là các tình hu ng v i giá tr các k t qu tính toán và xác su t c a nó (hình 9.5). Bư c 2. ði n xác su t xu t hi n c a m i tình hu ng trong m i phương án và l i nhu n c a nó vào các nhánh trên cùng c a cây quy t ñ nh. Bư c 3. Tính toán các l i nhu n kỳ v ng EMV Ta tính ngư c t ng n xu ng g c. Trình t tính toán như sau: T i các nhánh trên cùng là các tình hu ng c a các phương án. M i tình hu ng ñư c ñ c trưng b ng l i nhu n tính toán và xác su t xu t hi n ñã ñư c ñi n t bư c 2. T i các nhánh d n ñ n các nút 4, 5, 6, 7, 8, và 9 ta tính ñư c l i nhu n kỳ v ng cho m i phương án. Xét nút 2: Nút 2 (tư ng trưng cho k ch b n 1), có các nhánh 2-4; 2-5 và 2-6 v i l i nhu n kỳ v ng l n lư t là 140, 210 và 184. Hàm m c tiêu ñây là t i ña hoá l i nhu , v y phương án ñư c ch n ñây là phương án B, v i l i nhu n kỳ v ng EMV=210. Xét nút 3: Nút 3 (tư ng trưng cho k ch b n 2), có các nhánh 3-7; 3-8 và 3-9 v i l i nhu n kỳ v ng l n lư t là 180, 170 và 168. Phương án ñư c ch n là phương án A v i l i nhu n kỳ v ng 180. L i nhu n kỳ v ng c a c d án là 201. 2.3.6. Phương pháp mô ph ng Phương pháp mô ph ng Monte-Carlo là s k t h p 2 phương pháp phân tích ñ nh y và phân tích k ch b n phát tri n. ðây là m t phương pháp ph c t p và yêu c u th c hi n b ng công ngh thông tin trên máy tính. Trình t ti n hành phương pháp này như sau: - Ch n nh ng ñ i lư ng c a các y u t ñ u vào c a d án mà theo phân tích ñó là nh ng bi n ng u nhiên. - Xây d ng ñ th phân b xác su t và nh ng thông s ñ c trưng c a các ñ i lư ng ñ u vào ñã ch n bư c trên. - Xác ñ nh t t c các ñ i lư ng ñ u vào c a hàm m c tiêu có tính xác ñ nh và có tính ng u nhiên. V i các ñ i lư ng ng u nhiên ñư c mô hình hoá thành các dãy s th ng kê và nh ng ñ th phân b xác su t c a các ñ i lư ng này. - Tính các giá tr ñ u ra c a hàm m c tiêu trên cơ s các s li u ñ u vào ñã l p và công th c c a hàm m c tiêu b ng phương pháp mô ph ng v i s tr giúp c a máy tính. Phương pháp mô ph ng có th hi u như sau:  Máy tính l y nh ng giá tr b t kỳ trên bi u ñ phân b xác su t giá tr c a các bi n s ng u nhiên.  ð t giá tr này và các ñ i lư ng ñã xác ñ nh vào công th c c a hàm m c tiêu ñ tính toán. 201
  10.  Quá trình này ñư c l p ñi l p l i nhi u l n (không dư i 200 l n) nh m xác ñ nh các giá tr ñ u ra c a hàm m c tiêu. - T các giá tr c a hàm m c tiêu v a xác ñ nh ñư c, máy tính s ñưa ra các k t qu cu i cùng như: bi u ñ phân b xác su t c a các giá tr c a hàm m c tiêu; nh ng thông s ñ c trưng c a hàm m c tiêu như: giá tr trung bình kỳ v ng, các giá tr c c tr , phương sai, ñ l ch chu n, h s phân tán. - T các k t qu cu i cùng ti n hành k t lu n v các ch tiêu như:  Kỳ v ng toán h c và xác su t xu t hi n;  Xác su t xu t hi n c a nh ng giá tr c a hàm m c tiêu ñ m b o ñư c ngư ng hi u qu ;  Xác su t xu t hi n cho m i giá tr b t kỳ c a hàm m c tiêu;  ðánh giá các phương án thông qua h s phân tán c a m i phương án. T ñây có th l a ch n phương án cu i cùng v i m t m c ñ tin c y, hay m c ñ r i ro nh t ñ nh tuỳ thu c vào quan ñi m c a ngư i phân tích và lý thuy t phân tích ñư c áp d ng. 3. CÁC PHƯƠNG PHÁP H N CH R I RO D ÁN 3.1. Phương pháp phân chia r i ro Phân chia r i ro gi a các thành viên d án là m t phương pháp h n ch r i ro có hi u qu . Lý thuy t cũng như th c t cho th y r ng càng nhi u các ph n t song song thì h th ng càng v ng ch c, càng th p xác su t b ng ng ho t ñ ng. Vì v y, phân chia r i ro gi a các thành viên d án (ch ñ u tư, nhà th u, nhà cung c p...) nâng cao m c ñ tin c y r ng d án s ñ t k t qu cu i cùng. ð ng th i, s h p lý hơn n u trao trách nhi m chính v m t lo i r i ro nào ñó cho m t thành viên nh t ñ nh nào ñó mà thành viên y có kh năng cũng như năng l c hơn c trong vi c tính toán và ki m soát lo i r i ro ñang xét. Phương pháp phân chia r i ro thông thư ng ñư c áp d ng cho các thành viên mà ho t ñ ng c a h ít liên quan tr c ti p v i nhau. Vi c phân chia r i ro d án c n ñư c th c hi n trong khi l p k ho ch tài chính c a d án và khi ký k t các h p ñ ng. C n ph i hi u r ng, vi c tăng gi m r i ro cho các thành viên d án ph i kéo theo s thay ñ i trong phân chia thu nh p t d án. Vì v y trong ñàm phán c n ph i làm rõ các v n ñ : - Xác ñ nh kh năng c a các thành viên d án v ngăn ng a và gi m thi u h u qu c a các s ki n r i ro. - Xác ñ nh m c ñ r i ro m i thành viên d án ph i ch u. - Bàn b c, nh t trí v m c ñ n bù r i ro. - Tuân th nguyên t c bình ñ ng trong m i quan h r i ro và thu nh p gi a các thành viên d án. 3.2. Phương pháp d phòng D phòng cho các trư ng h p chi phí không lư ng trư c là m t trong nh ng bi n pháp ñ u tranh v i r i ro. Bi n pháp này xác l p m i quan h gi a các r i ro có kh năng nh hư ng ñ n giá thành d án và lư ng kinh phí c n thi t ñ vư t qua khó khăn trong th c hi n d án. 202
  11. Giá tr c a d phòng ph i l n hơn ho c b ng dao ñ ng c a các thông s d án theo th i gian. Nhưng ñ ng th i, chi phí cho d phòng ph i không l n hơn chi phí cho vi c ph c h i d án sau r i ro. Kinh nghi m nư c ngoài cho phép m c tăng chi phí cho d án t 7 ñ n 12% do d phòng. D phòng là xác l p m i quan h gi a các r i ro ti m n làm thay ñ i giá thành d án và lư ng d phòng c n thi t ñ kh c ph c h u qu trong quá trình th c hi n d án. Phương ti n d phòng có th là ti n, th i gian, nhân công, MMTB. D phòng là chi phí thêm ñ kh c ph c r i ro. Nhưng ñ ng th i kh c ph c r i ro có m c ñích và có kh năng làm tăng l i nhu n cho d án. M t trong nh ng ñi u ki n c n ñ d án thành công là dòng thu ph i luôn luôn l n hơn dòng chi t i t t c các bư c tính toán. V i m c ñích h n ch r i ro trong lĩnh v c tài chính c n ph i thành l p m t m c ñ ñ m b o nh t ñ nh có tính t i các d ng r i ro sau: - R i ro xây d ng d dang, nghĩa là t i th i ño n tính toán không có các kho n thu theo k ho ch do công trình chưa ñư c nghi m thu, bàn giao, thanh toán. - R i ro liên quan ñ n gi m thu do lư ng tiêu th b gi m trong ng n h n. - R i ro thu , liên quan ñ n vi c vì lý do nào ñó không s d ng ñư c quy n mi n/gi m thu hay s thay ñ i trong chính sách pháp lu t v thu . - R i ro liên quan ñ n vi c thanh toán không ñúng h n c a ch ñ u tư. ð ñ m b o cho các trư ng h p này c n thi t ph i l p qu d phòng và phân ph i vào ñó m t lư ng ph n trăm nh t ñ nh t thu nh p do tiêu th s n ph m. Trong th c t l p d toán công trình xây d ng, pháp lu t Vi t nam quy ñ nh ph i có m t kho n d phòng b ng 10% giá tr các kho n chi phí còn l i. 3.3. B o hi m Trong trư ng h p thành viên d án không ñ kh năng t th c thi d án khi xu t hi n s ki n r i ro nào ñó thì c n ph i ti n hành b o hi m r i ro. B o hi m r i ro v b n ch t là trao r i ro cho hãng b o hi m ch u trách nhi m v i m t lư ng chi phí nh t ñ nh ñư c th ng nh t trong h p ñ ng b o hi m. Ngư i ta có th b o hi m toàn b d án cũng như b o hi m t ng ph n d án như nhà c a, v t ki n trúc, tính m ng con ngư i, b o hi m xe máy thi t b , b o hi m tài s n nói chung, b o hi m cho m t s trư ng h p s c ho c thiên tai bão lũ... Ch ñ u tư có th ký h p ñ ng b o hi m công trình nói chung, nhà th u có th ký h p ñ ng b o hi m v MMTB, v r i ro trong cung ng nguyên v t li u... B o hi m v t ch t thông thư ng ñư c ký k t gi a m t bên là ngư i b o hi m và bên kia là ngư i ñư c b o hi m. Trong ñó, ngư i b o hi m ch u trách nhi m ñ n bù cho ngư i ñư c b o hi m ho c m t ngư i nào ñó khác ñư c ch ra trong h p ñ ng, kho n thi t h i do s ki n r i ro ñư c b o hi m gây ra. Lư ng ñ n bù n m trong kho ng nh t ñ nh ñã ñư c ch ra trong h p ñ ng. ðương nhiên, trư c h t, ngư i ñư c b o hi m ph i tr cho ngư i b o hi m m t lư ng ti n nh t ñ nh tuỳ theo d ng h p ñ ng b o hi m và ñ i tư ng ñư c b o hi m. Trong trư ng h p c n thi t ngư i b o hi m ñư c quy n phân tích r i ro, th m chí có th th m ñ nh d án. 203
  12. CÂU H I ÔN T P 33. Hãy phân bi t r i ro và b t ñ nh. Trình bày m i quan h gi a r i ro và b t ñ nh trong qu n lý d án. 34. Qu n lý r i ro d án nghĩa là làm nh ng vi c gì? Trình bày các nhi m v cơ b n c a qu n lý r i ro theo các giai ño n vòng ñ i c a d án. 35. Trình bày các nguyên nhân cơ b n d n ñ n r i ro d án, các lo i r i ro cơ b n và thi t h i do chúng gây nên. 36. Trình bày các phương pháp h n ch r i ro. BÀI T P Bài t p 9.1. Cho tr s k t qu c a các phương án theo các tình hu ng như b ng sau: Phương Tình hu ng 1 Tình hu ng 2 Tình hu ng 3 Tình hu ng 4 án A 100 120 110 105 B 130 125 135 140 C 110 100 95 120 Hãy l a ch n phương án theo các quy t c minimax, maximin, maximax, quy t c bàng quan và quy t c Savage-Niehans. Bài t p 9.2. Có 2 phương án so sánh là A và B. Ch tiêu k t qu ñư c l a ch n là l i nhu n hàng năm ñ i v i t ng phương án trong t ng tình hu ng theo b ng sau: Phương án Tình hu ng H1 Tình hu ng H2 Tình hu ng H3 A 35 45 25 B 30 50 20 Các chuyên gia xác ñ nh các k ch b n, xác su t c a các k ch b n và xác su t c a các tình hu ng trong m i k ch b n như b ng sau: K ch b n Phương án Tình hu ng H1 Tình hu ng H2 Tình hu ng H3 K1 A 0.2 0.3 0.5 (0.4) B 0.4 0.3 0.3 K2 A 0.3 0.6 0.1 (0.6) B 0.5 0.1 0.4 204
  13. Hãy xây d ng cây quy t ñ nh và l a ch n phương án theo hàm m c tiêu là tr s k t qu l n nh t. Tính tr s k t qu kỳ v ng c a d án. Bài t p 9.3. Hãy li t kê các lo i r i ro có th x y ra ñ i v i các d án: - D án xây d ng nhà thí nghi m c a nhà trư ng. - D án xây d ng c u Thanh trì. Trong các lo i r i ro trên, r i ro nào thu c lo i nào theo các tiêu chí phân lo i mà anh (ch ) ñã h c và các thi t h i có th x y ra. Nguyên nhân c a các r i ro ñó là gì? Bài t p 9.4. Trong các lo i r i ro ñã k trong bài t p 9.3, r i ro nào có th phân chia cho các thành viên d án. Thành viên nào nên ch u trách nhi m chính v r i ro nào, t i sao? R i ro nào có th và c n ñư c h n ch b ng phương pháp d phòng. Hãy k m t trư ng h p tiêu bi u nh có d phòng mà tránh ñư c r i ro mà anh (ch ) bi t. Nh ng r i ro nào b t bu c ph i b o hi m, t i sao? 205
  14. CHƯƠNG 10 GIÁM SÁT VÀ ðI U CH NH D ÁN 1. M t s khái ni m cơ b n v giám sát d án __________________________________ 207 1.1. M c ñích, vai trò c a giám sát _______________________________________________ 207 1.1.1. Khái ni m giám sát ______________________________________________________________207 1.1.2. Vai trò c a giám sát _____________________________________________________________207 1.2. H th ng giám sát d án ____________________________________________________ 207 1.2.1. Mô hình lý thuy t _______________________________________________________________207 1.2.2. Nguyên t c xây d ng h th ng giám sát d án _________________________________________208 1.3. Quá trình giám sát d án ___________________________________________________ 210 2. Theo dõi các công vi c d án ______________________________________________ 212 2.1. Khái ni m theo dõi _________________________________________________________ 212 2.2. Các phương pháp theo dõi __________________________________________________ 212 2.2.1. Phương pháp theo dõi ñơn gi n (phương pháp 0 và 100%) _______________________________212 2.2.2. Phương pháp theo dõi chi ti t ______________________________________________________212 3. ðo lư ng ti n trình và phân tích k t qu _____________________________________ 214 3.1. ðo lư ng ti n trình d án ___________________________________________________ 214 3.1.1. Khái quát v ño lư ng ti n trình d án _______________________________________________214 3.1.2. Mô hình ño lư ng ti n trình d án __________________________________________________216 3.2. L p báo cáo ti n ñ d án ___________________________________________________ 216 3.3. Phân tích k t qu __________________________________________________________ 218 3.3.1. Phân tích v ti n ñ th i gian ______________________________________________________219 3.3.2. Phân tích v chi phí _____________________________________________________________220 3.3.3. Phân tích v ch t lư ng và các thay ñ i thi t k _______________________________________222 3.3.4. Tích h p các phân tích v ti n ñ th i gian, chi phí, ch t lư ng và các thay ñ i _______________222 4. Các lo i quy t ñ nh ñi u ch nh trong giám sát d án ___________________________ 223 5. Qu n lý các thay ñ i _____________________________________________________ 224 5.1. Khái ni m qu n lý các thay ñ i ______________________________________________ 224 5.2. Ki m soát chung các thay ñ i ________________________________________________ 224 5.2.1. N i dung c a ki m soát chung các thay ñ i ___________________________________________224 5.2.2. ð u vào và các th t c c a ki m soát chung __________________________________________225 5.2.3. K t qu c a ki m soát chung và Ban ki m soát thay ñ i _________________________________226 5.3. Ki m soát thay ñ i n i dung d án ___________________________________________ 226 5.4. Thay ñ i mang mu n và thay ñ i b t bu c _____________________________________ 227 5.5. Quá trình ki m soát thay ñ i ________________________________________________ 228 Câu h i ôn t p ____________________________________________________________ 230 Bài t p __________________________________________________________________ 231 206
  15. 1. M T S KHÁI NI M CƠ B N V GIÁM SÁT D ÁN 1.1. M c ñích, vai trò c a giám sát 1.1.1. Khái ni m giám sát Giám sát d án là quá trình theo dõi, ño lư ng, ñánh giá và ch n ch nh vi c th c hi n nh m ñ m b o cho các m c tiêu, k ho ch c a d án ñư c hoàn thành m t cách có hi u qu . Như v y, giám sát ñư c th c hi n không ph i ch nh m phát hi n các sai sót, ách t c trong ho t ñ ng c a d án ñ có gi i pháp x lý k p th i, mà còn nh m tìm ki m các cơ h i, ti m năng có th khai thác ñ t n d ng, thúc ñ y d án nhanh chóng ñ t t i m c tiêu d ñ nh. Giám sát giúp các nhà qu n lý xem xét hi u qu c a các ho t ñ ng l p k ho ch, t ch c và ñi u hành. Giám sát d án g m vi c xem xét l i, thanh tra và ki m soát các công vi c ñang ñư c ti n hành trong giai ño n th c hi n d án. Giám sát d án là ho t ñ ng tích c c c a nhà qu n lý d án ñ ñ m b o r ng d án ñư c hoàn thành ñúng th i h n, trong ph m vi ngân sách ñã cho và ñáp ng ñư c các yêu c u v ch t lư ng và quy cách k thu t. 1.1.2. Vai trò c a giám sát Giám sát là ch c năng t t y u c a qu n lý d án. Vai trò c a giám sát th hi n các khía c nh: - Giám sát là nhu c u cơ b n nh m hoàn thi n các quy t ñ nh trong qu n lý d án. Giám sát th m ñ nh tính ñúng sai c a ñư ng l i, chi n lư c, k ho ch, chương trình c a d án; tính t i ưu c a cơ c u t ch c qu n lý; tính phù h p c a các phương pháp mà cán b qu n lý ñã và ñang s d ng ñ ñưa d án ti n t i m c tiêu c a mình. - Giám sát ñ m b o cho các k ho ch d án ñư c th c hi n v i hi u qu cao. Trong th c t , nh ng k ho ch t t nh t cũng có th ñư c th c hi n không như ý mu n. Các nhà qu n lý cũng như c p dư i c a h ñ u có th m c sai l m và giám sát cho phép ch ñ ng phát hi n, s a ch a các sai l m ñó trư c khi chúng tr nên nghiêm tr ng ñ m i ho t ñ ng c a d án ñư c ti n hành theo ñúng k ho ch ñã ñ ra. - Giám sát ñ m b o th c thi quy n l c qu n lý c a nhà qu n lý d án. Nh giám sát, các nhà qu n lý có th ki m soát ñư c nh ng y u t s nh hư ng ñ n s thành công c a d án. M t quy n ki m soát có nghĩa là nhà qu n lý ñã b vô hi u hoá. - Giám sát giúp d án theo sát và ñ i phó v i s thay ñ i. Ch c năng giám sát giúp các nhà qu n lý luôn n m ñư c b c tranh toàn c nh v môi trư ng và có nh ng ph n ng thích h p trư c các v n ñ và cơ h i thông qua vi c phát hi n k p th i nh ng thay ñ i ñang và s nh hư ng ñ n d án. - Giám sát t o ti n ñ cho quá trình hoàn thi n và ñ i m i. 1.2. H th ng giám sát d án 1.2.1. Mô hình lý thuy t H th ng giám sát d án là m t ph n c a h th ng qu n lý d án. Gi a các ph n t c a h th ng qu n lý d án luôn luôn t n t i các m i quan h ngư c và kh năng thay ñ i các ch tiêu ñã cho trư c. ði u này có nghĩa là ñ i v i b t kỳ tr c tr c nào c a ti n trình th c hi n d 207
  16. án cũng s hình thành hành ñ ng ñáp l i nh m t i thi u hoá các sai l ch so v i k ho ch, có tính ñ n nh ng thay ñ i c a môi trư ng xung quanh. Mô hình ñơn gi n nh t c a h th ng qu n lý có m i quan h ngư c ñư c bi u di n trên hình 10.1. ð u vào ð u ra Th c thi d án Liên h ngư c Hình 10.1. H th ng qu n lý v i m i liên h ngư c Mô hình này có th tương ng v i b ph n, gói công vi c hay công vi c b t kỳ c a d án. Các ch tiêu ñ u ra ñư c theo dõi, ño lư ng và so sánh v i các s li u mong mu n. N u có sai khác thì theo m i liên h ngư c s hình thành các tác ñ ng ñi u ch nh tác ñ ng lên ñ u vào ñ tri t tiêu các sai l ch và ñi u ch nh các tham s ñ u vào. Quá trình giám sát ñư c th hi n chi ti t hơn trong hình 10.2. Các tiêu Không c n chu n ñi u ch nh K t qu mong mu n không có sai l ch so sánh ðo lư ng K t qu k t qu th c t có sai l ch th c t Xây d ng Phân tích Th c hi n Xác ñ nh chương trình nguyên nhân ñi u ch nh các sai l ch ñi u ch nh sai l ch Hình 10.2. H th ng giám sát 1.2.2. Nguyên t c xây d ng h th ng giám sát d án Các yêu c u ñ i v i h th ng giám sát ñư c hình thành t trư c khi b t ñ u th c hi n d án v i s tham gia c a t t c các bên liên quan. T i ñây ngư i ta xác ñ nh thành ph n thông tin phân tích; cơ c u các báo cáo; trách nhi m thu th p thông tin, phân tích thông tin và ra quy t ñ nh. ð hình thành m t h th ng giám sát có hi u qu c n ph i: 208
  17. - L p k ho ch k lư ng t t c các công vi c d án. - ðánh giá chính xác th i gian th c hi n các công vi c, ngu n l c và chi phí c n thi t. - Tính ñ n các ñi u ki n th c t trong th c hi n công vi c d án, tính toán chi phí theo ti n ñ th i gian. - Liên t c, theo chu kỳ ñánh giá l i th i gian và chi phí c n thi t ñ hoàn thành ph n công vi c còn l i c a d án. - Nhi u l n và theo chu kỳ so sánh vi c hoàn thành cũng như chi phí th c t v i bi u ñ ti n ñ và ngân sách. H th ng qu n lý d án c n có các tác ñ ng ñi u ch nh nơi c n thi t và vào lúc c n thi t. Ví d , khi có công vi c nào ñó b ch m hoàn thành, thì có th , ví d , ñ y nhanh th c hi n công vi c ñó nh b sung thêm nhân l c, MMTB t các công vi c ít găng hơn. N u chi phí cho nguyên v t li u, MMTB tăng, các nhà th u ph không ñ m b o ti n ñ h p ñ ng... thì có th c n ph i xem l i k ho ch d án. ði u ch nh k ho ch d án có th ch là ch nh s a m t vài thông s , mà cũng có th ph i l p h n m t k ho ch m i hoàn toàn k t th i ñi m xem xét ñ n th i ñi m hoàn thành d án. ð có m t h th ng giám sát d án có hi u qu c n thi t k , xây d ng và áp d ng m t h th ng giám sát ñư c t ch c t t. Nghĩa là ph i có m t h th ng các m i liên h ngư c hi u qu . Có m t s nguyên t c cơ b n ñ xây d ng h th ng giám sát d án có hi u qu . Các nguyên t c ñó là: a. Có các k ho ch c th ð ñ m b o cơ s cho ki m tra, giám sát, các k ho ch c n ph i th c ch t, n ñ nh và có cơ c u rõ ràng. N u k ho ch thay ñ i thư ng xuyên, l i thi u giám sát, ki m tra thì coi như d án ñã vư t ra kh i t m ki m soát. b. Có h th ng thông tin báo cáo Các báo cáo ph i ph n ánh trung th c th c tr ng c a d án so v i k ho ch ban ñ u trên cơ s các ti p c n và tiêu chí th ng nh t. ð ñ m b o ñư c ñi u ñó, th t c chu n b , giao nh n báo cáo ph i ñư c xác ñ nh rõ ràng và tương ñ i ñơn gi n. Ph i xác ñ nh rõ ràng c quãng cách th i gian (chu kỳ) cho t t c các lo i báo cáo. Các báo cáo c n ph i ñư c bàn b c, th o lu n trong các cu c h p. c. Có h th ng phân tích có hi u qu các ch tiêu và khuynh hư ng th c t T k t qu phân tích các thông tin ñã thu th p, lãnh ñ o d án ph i xác ñ nh tình hu ng hi n hành có phù h p v i k ho ch hay không? N u không, thì ph i xác ñ nh ñ l n và tính nghiêm tr ng h u qu c a các sai l ch ñó. Hai ch tiêu cơ b n ñ phân tích là th i gian và chi phí. ð phân tích các khuynh hư ng trong các ñánh giá v th i gian và chi phí c a các công vi c d án c n ph i s d ng các báo cáo chuyên môn. D báo có th , ví d , ch ra s tăng lên c a chi phí hay kéo dài th i h n. Song, thư ng thư ng, các sai l ch v th i gian và chi phí có nh hư ng c ñ n các công vi c ti p theo và ch t lư ng c a các k t qu . d. Có h th ng ph n ng có hi u qu 209
  18. Bư c cu i cùng trong quá trình giám sát là các hành ñ ng do lãnh ñ o d án ñưa ra trong các quy t ñ nh c a mình nh m kh c ph c các sai l ch trong ti n trình các công vi c d án. Các hành ñ ng này có th là ñ s a ch a các sai sót ñã ñư c phát hi n, có th là ñ kh c ph c các khuynh hư ng tiêu c c di n ra trong khuôn kh d án. Song, m t s trư ng h p ñòi h i ph i xem xét l i k ho ch. Thay ñ i k ho ch yêu c u ti n hành lo i phân tích: "n u..., thì..." nh m d báo và tính toán h u qu c a các hành ñ ng ñang ñư c lên k ho ch. ð ng cơ làm vi c và s ñ ng lòng nh t trí c a nhóm d án v s c n thi t c a hành ñ ng này hay hành ñ ng khác ph thu c r t nhi u vào ch nhi m d án. 1.3. Quá trình giám sát d án Giám sát d án ñư c phân ra làm các quá trình cơ b n và các quá trình b tr (hình 10.3). Các quá trình giám sát Các báo Giám sát cáo ti n chung các trình thay ñ i T các ð n các giai ño n Các quá trình b tr giai ño n th c hi n th c hi n d án d án Giám sát Giám sát Giám sát thay ñ i chi phí ti n ñ n i dung Giám sát Giám sát ch t lư ng r i ro Hình 10.3. Các quá trình giám sát - Giám sát chung nh ng thay ñ i - ñ nh v các thay ñ i trong toàn b d án. - Các báo cáo ti n trình - thu th p và giao nh n thông tin báo cáo v ti n trình th c hi n d án, k c các báo cáo v các công vi c ñã th c hi n, v th c hi n các ch tiêu k ho ch, d báo có tính ñ n các k t qu hi n có. - Giám sát thay ñ i n i dung - giám sát nh ng thay ñ i v quy mô, ph m vi d án và t ñó là n i dung các công vi c c a d án. - Giám sát ti n ñ - giám sát nh ng thay ñ i trong th i gian th c hi n các công vi c, gói công vi c c a d án (chương 3). 210
  19. - Giám sát chi phí - giám sát chi phí cho các công vi c d án và các thay ñ i ngân sách d án (chương 7). - Giám sát ch t lư ng - theo dõi các k t qu c th c a d án ñ xác ñ nh xem chúng có phù h p v i các tiêu chu n ñã ñ nh hay không và ñưa ra các bi n pháp c n thi t ñ ngăn ng a, tri t tiêu các nguyên nhân d n ñ n s không ñ m b o ch t lư ng ñó (chương 8). - Giám sát r i ro - ph n ng ñ i v i s thay ñ i c p ñ r i ro trong ti n trình th c hi n d án (chương 9). Các quá trình giám sát d án liên quan m t thi t v i nhau và khi c n thi t có th ñư c th hi n như m t quá trình th ng nh t. Ví d , các quá trình l p báo cáo ti n trình, giám sát thay ñ i n i dung, giám sát ti n ñ và giám sát chi phí có th ñư c th hi n như m t quá trình th ng nh t bao g m 3 giai ño n. Các giai ño n ñó là: theo dõi th c tr ng công vi c; phân tích k t qu và ño lư ng ti n trình; ti n hành các ho t ñ ng ñi u ch nh ñ ñ t ñư c m c tiêu c a d án (hình 10.4). Các thay ñ i, các r i ro, các v n ñ Theo dõi, ño lư ng - K ho ch t ng quan - Các k ho ch th c hi n Th c hi n - Các k t qu - Các ngu n l c d án - Các ch tiêu th c t - Các công ngh 3 1 2 Các ho t ñ ng Thu th p thông tin, Phân tích ñi u ch nh báo cáo th c tr ng Hình 10.4. Sơ ñ quá trình giám sát th c hi n d án Theo hình 10.4 quá trình giám sát có th mô t như sau: 1. Theo dõi: thu th p và văn b n hoá các s li u th c t ; xác ñ nh trong các báo cáo chính th c và không chính th c m c ñ phù h p c a quá trình th c hi n th c t v i các ch tiêu k ho ch. 2. Phân tích: ñánh giá tình tr ng hi n hành c a các công vi c và so sánh các k t qu ñ t ñư c v i k ho ch; xác ñ nh các nguyên nhân và hư ng tác ñ ng lên các sai l ch trong th c hi n d án. 211
  20. 3. ði u ch nh: lên k ho ch và th c hi n các ho t ñ ng nh m th c hi n các công vi c phù h p v i k ho ch, nh m t i thi u hoá các sai l ch tiêu c c và thu nh n các thu n l i c a các sai l ch tích c c. Quá trình giám sát d án ñư c trình bày chi ti t các m c ti p sau. 2. THEO DÕI CÁC CÔNG VI C D ÁN 2.1. Khái ni m theo dõi Theo dõi (Monitoring) là quá trình xem xét, thu th p thông tin, th ng kê, phân tích và l p báo cáo v ti n trình th c hi n d án trên th c t trong so sánh v i k ho ch. ðây là bư c ñ u tiên trong quá trình giám sát d án. Trư c tiên là thu th p và x lý d li u v tình hình công vi c th c t . Lãnh ñ o d án bu c ph i liên t c theo dõi ti n trình th c hi n, xác ñ nh m c ñ hoàn thi n c a các công vi c và xu t phát t tình tr ng hi n hành ñưa ra ñánh giá các thông s th c hi n các công vi c tương lai. ð làm ñư c vi c này c n ph i có các m i liên h ngư c có hi u qu . Các m i liên h ngư c này cho thông tin v k t qu ñ t ñư c cũng như các chi phí th c t . M t phương ti n h u hi u trong thu th p thông tin là các m nh l nh, ch th , phi u giao vi c b ng văn b n ñã ñư c ngư i th c thi ñi n ñ y ñ các s li u th c t sau khi hoàn thành nhi m v và n p tr l i ho c các báo cáo chuyên môn do ngư i thi hành l p. Trong xây d ng h th ng thu th p thông tin, d li u nhà qu n lý d án trư c tiên ph i xác ñ nh cơ c u thông tin c n thu th p và chu kỳ thu th p. Quy t ñ nh v các v n ñ k trên ph thu c vào nhi m v phân tích thông s d án, chu kỳ ti n hành các cu c h p và giao nhi m v . M c ñ chi ti t c a phân tích trong t ng trư ng h p c th ñư c xác ñ nh xu t phát t m c tiêu và các tiêu chí giám sát d án. Ví d n u ưu tiên s m t là th i h n hoàn thành d án thì các phương pháp giám sát s d ng ngu n l c và chi phí có th s d ng m t m c ñ h n ch . 2.2. Các phương pháp theo dõi Có th có 2 phương pháp theo dõi ti n ñ hoàn thành th c t là: 2.2.1. Phương pháp theo dõi ñơn gi n (phương pháp 0 và 100%) G i là phương pháp 0 - 100 vì nó ch theo dõi th i ñi m hoàn thành các công vi c chi ti t. ð i v i phương pháp này ch có 2 m c ñ hoàn thành công vi c ñó là 0% và 100%. Nói khác ñi, m t công vi c ch ñư c coi là hoàn thành khi ñ t ñư c k t qu c n thi t c a nó. Phương pháp này thư ng ñư c s d ng cho nh ng công vi c có th i gian th c hi n ng n (m t ho c hai tháng), giá tr th p và khó ñánh giá. Vi c ñánh giá công vi c ñã hoàn thành hay chưa có th d dàng ño ñ m b ng m t và không c n ñ n các cách tính toán khác. 2.2.2. Phương pháp theo dõi chi ti t Phương pháp chi ti t ñánh giá các tình tr ng trung gian trong quá trình th c hi n công vi c, ví d m c ñ hoàn thành công vi c c th 50% nghĩa là theo ñánh giá c a nh ng ngư i th c thi và lãnh ñ o d án, m c tiêu c a công vi c ñã ñ t ñư c m t n a. Phương pháp này ph c t p hơn, nó ñòi h i nhà qu n lý d án ph i ñánh giá t l % hoàn thành c a các công vi c ñang n m trong quá trình th c hi n. ð làm ñư c ñi u này, các t 212
ADSENSE
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản