Chương II: KIỂU VÀ SỬ DỤNG KIỂU TRONG VĂN BẢN

Chia sẻ: Dang Vinh | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:12

Thêm vào BST

Báo xấu

106
lượt xem 14
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Các đoạn văn là những thành phần cơ bản của văn bản. Mỗi đoạn văn được kết thúc khi ta nhấn phím ENTER. Nói chung, việc định dạng văn bản thường được thực hiện theo từng đoạn văn bản

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Chương II: KIỂU VÀ SỬ DỤNG KIỂU TRONG VĂN BẢN

Ch¬ng II KiÓu vµ sö dông kiÓu trong v¨n b¶n C¸c ®o¹n v¨n lµ nh÷ng thµnh phÇn c¬ b¶n cña v¨n b¶n. Mçi ®o¹n v¨n ® îc kÕt thóc khi ta nhÊn phÝm ENTER. Nãi chung, viÖc ®Þnh d¹ng v¨n b¶n th êng ®îc thùc hiÖn theo tõng ®o¹n v¨n b¶n. NÕu cÇn ®Þnh d¹ng mét v¨n b¶n dµi gåm rÊt nhiÒu ®o¹n v¨n th× khi ®Þnh d¹ng ta ph¶i lÆp l¹i nh÷ng thao t¸c nhÊt ®Þnh. Còng cã thÓ dïng chæi ®Þnh d¹ng ®Ó sao nh÷ng ®Æc trng ®Þnh d¹ng cña mét ®o¹n v¨n mÉu cho nh÷ng phÇn cßn l¹i. Tuy vËy ®ã vÉn lµ c«ng viÖc tiªu phÝ nhiÒu thêi gian vµ buån tÎ. Sö dông kiÓu vµ mÉu, viÖc ®Þnh d¹ng sÏ nhanh chãng h¬n. §iÒu quan träng h¬n lµ khi dïng kiÓu, v¨n b¶n sÏ ®îc ®Þnh d¹ng mét c¸ch nhÊt qu¸n. 5
KiÓu lµ mét tËp hîp c¸c ®Æc trng ®Þnh d¹ng ®îc nhãm gép díi mét tªn kiÓu. Cã thÓ vÝ kiÓu nh mét khu«n ®óc s½n dïng ®Ó t¹o ra nhiÒu s¶n phÈm (®Þnh d¹ng) gièng nhau. Ch¼ng h¹n chØ dïng bót, khã cã thÓ vÏ nhiÒu h×nh trßn chÝnh x¸c vµ gièng hÖt nhau. VÝ dô nÕu sö dông miÖng mét chiÕc chÐn, ta cã thÓ thùc hiÖn ®îc ®iÒu nµy. Møc ®é chÝnh x¸c cña c¸c ®êng trßn tïy thuéc vµo møc ®é hoµn h¶o cña miÖng chÐn. Tuy nhiªn cã mét ®iÒu kh¸c biÖt c¬ b¶n: khi thay ®æi h×nh d¸ng miÖng chÐn, c¸c h×nh trßn s¾p vÏ sÏ kh¸c h×nh d¸ng cò; cßn nh÷ng g× ®· ®îc vÏ kh«ng thÓ thay ®æi. Khi thay ®æi kiÓu, ®Þnh d¹ng cña mäi ®o¹n v¨n theo kiÓu ®ã sÏ thay ®æi theo. Nh vËy, muèn ®Þnh d¹ng l¹i v¨n b¶n, ta chØ cÇn thay ®æi c¸c kiÓu lµ ®ñ. I - KiÓu vµ ®Þnh d¹ng theo kiÓu Sau ®ã ta cã thÓ ®Þnh d¹ng mét hay nhiÒu ®o¹n v¨n b¶n theo c¸c ®Æc tr ng nãi trªn theo tªn nµy vµ chØ b»ng mét bíc thao t¸c. T¬ng ®¬ng víi hai kh¸i niÖm ®Þnh d¹ng ký tù vµ ®Þnh d¹ng ®o¹n v¨n, c¸c kiÓu trong Word còng ®îc chia thµnh hai nhãm: KiÓu ®o¹n: §ã lµ c¸c kiÓu x¸c ®Þnh c¸c ®Þnh d¹ng ®o¹n v¨n (t¸c ®éng tíi toµn  bé ®o¹n v¨n b¶n). Ngoµi c¸c ®Æc tr ng ®Þnh d¹ng ký tù, kiÓu ®o¹n chøa c¸c ®Æc trng ®Þnh d¹ng ®o¹n v¨n lµ chÝnh. HÇu hÕt c¸c kiÓu ® îc sö dông trong Word lµ kiÓu ®o¹n.  KiÓu ký tù: Lµ c¸c kiÓu cã c¸c ®Æc trng ®Þnh d¹ng ký tù. Word cã mét sè kiÓu ®îc thiÕt kÕ s½n. Khi më mét tÖp v¨n b¶n míi, Word tù ®éng ®Þnh d¹ng v¨n b¶n theo c¸c kiÓu ®ã. VÝ dô nh theo kiÓu cã tªn Normal cho th©n v¨n b¶n, kiÓu Header cho c¸c trang trÝ ë ®Çu trang vµ ch©n trang, kiÓu Page Number cho sè trang. Bªn tr¸i thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng lµ hép kiÓu. NÕu di chuyÓn ®iÓm chÌn ®Õn ®o¹n v¨n b¶n nµo th× hép nµy hiÓn thÞ tªn cña kiÓu ¸p dông cho viÖc ®Þnh d¹ng ®o¹n v¨n ®ã (h×nh díi, bªn tr¸i). NÕu nh¸y chuét ë mòi tªn bªn ph¶i « ®ã, mét danh s¸ch cho biÕt c¸c kiÓu hiÖn cã trong v¨n b¶n. §Çy ®ñ h¬n, nÕu nh¸y Style (KiÓu) trong b¶ng chän Format, ta sÏ thÊy tÊt c¶ c¸c kiÓu ®· ®îc cµi ®Æt (h×nh díi, bªn ph¶i). Mçi mét kiÓu mang mét tªn kh¸c nhau. C¸c kiÓu ®o¹n cã biÓu tîng ¶ ®øng tríc, cßn nh÷ng kiÓu ký tù ®îc ph©n biÖt bëi ®øng tríc. 6
a. ¸p dông c¸c kiÓu ®Ó ®Þnh d¹ng §Þnh d¹ng mét ®èi t îng theo mét kiÓu nµo ®ã cã nghÜa lµ biÕn ®æi ®èi t îng ®ã ®Ó nã cã c¸c ®Æc trng ®Þnh d¹ng nh c¸c ®Þnh d¹ng ®îc lu trong kiÓu. Ta ¸p dông mét kiÓu cho mét phÇn v¨n b¶n ®îc chän b»ng c¸ch: Nh¸y ®Ó më hép kiÓu trªn thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng vµ nh¸y chuét ®Ó chän  kiÓu thÝch hîp. NÕu kh«ng thÊy kiÓu cÇn thiÕt trong hép kiÓu (kiÓu ®ã ch a cã trong v¨n  b¶n hiÖn thêi), nh¸y chän Style (KiÓu) trong b¶ng chän Format, chän kiÓu thÝch hîp vµ nh¸y Apply. Chó ý: §Ó ¸p dông kiÓu ®o¹n cho mét ®o¹n v¨n, ta ph¶i chän c¶ ®o¹n v¨n hoÆc ®a dÊu chÌn vµo mét vÞ trÝ nµo ®ã trªn ®o¹n v¨n. §Ó ¸p dông kiÓu ký  tù, ta cÇn chän phÇn v¨n b¶n cÇn thiÕt. 7
Nh ®· biÕt, kiÓu ®o¹n gåm c¶ ®Þnh d¹ng ®o¹n v¨n vµ ®Þnh d¹ng ký tù. Khi ¸p dông kiÓu ®o¹n cho mét ®o¹n v¨n, cã thÓ x¶y ra mét trong hai tr êng hîp sau: Mét phÇn ®o¹n v¨n ®îc chän: Khi ®ã chØ cã ®Þnh d¹ng ký tù cña kiÓu ® îc ¸p  dông cho phÇn ®îc chän. DÊu chÌn ë trong ®o¹n v¨n cÇn ®Þnh d¹ng vµ kh«ng chän bÊt kú phÇn nµo  hoÆc c¶ ®o¹n v¨n ®îc chän: C¶ ®Þnh d¹ng ®o¹n v¨n lÉn ®Þnh d¹ng ký tù trong kiÓu ®îc ¸p dông cho toµn bé ®o¹n v¨n b¶n. b. Söa ®æi kiÓu hiÖn cã Ta cã thÓ söa ®æi mét kiÓu hiÖn cã ®Ó cho phï hîp víi môc ®Ých cña cña m×nh. Sau khi söa ®æi mét kiÓu, nh÷ng phÇn v¨n b¶n cã kiÓu ®ã sÏ ® îc thay ®æi ®Þnh d¹ng theo kiÓu y hÖt nh ta söa ®æi trùc tiÕp chóng. ViÖc söa ®æi mét kiÓu ®îc thùc hiÖn trong hép tho¹i Modify Style (Söa ®æi kiÓu) xuÊt hiÖn khi nh¸y chän Format\Style... (KiÓu), nh¸y chuét ë tªn kiÓu cÇn söa ®æi trong hép danh s¸ch Styles vµ nh¸y nót Modify... (Söa ®æi) (xem h×nh trang 7). Trong hép tho¹i nµy quan träng nhÊt lµ nót Format (§Þnh d¹ng). Nh¸y nót nµy ®Ó chän trong danh s¸ch tiÕp theo c¸c lÖnh thÝch hîp. ViÖc söa ®æi ® îc thùc hiÖn trong c¸c hép tho¹i t¬ng tù nh trong môc tríc. VÝ dô nh nÕu chän Font..., ta sÏ cã hép tho¹i Font (Ph«ng) hoÆc nh¸y Paragraph... ta cã hép tho¹i Paragraph. Sau c¸c söa ®æi, ta nh¸y OK trong hép tho¹i Modify Style ®Ó trë l¹i hép tho¹i Style. Nh¸y tiÕp nót Apply (¸p dông) ®Ó ¸p dông ngay kiÓu míi söa ®æi cho v¨n b¶n cã dÊu chÌn, cßn nh¸y Close (§ãng) ®Ó söa ®æi kiÓu mµ kh«ng ¸p dông cho ®o¹n v¨n ®ã. 8
c. T¹o kiÓu míi §Ó t¹o kiÓu míi chóng ta nh¸y Style... (KiÓu) trong b¶ng chän Format (§Þnh d¹ng), sau ®ã nh¸y nót New... (Míi). Hép tho¹i New Style (KiÓu míi) hiÖn ra. Hép tho¹i nµy gièng hÖt hép tho¹i Modify Style (Söa ®æi kiÓu) trªn h×nh minh häa trªn. Theo ngÇm dÞnh kiÓu míi sÏ cã tªn lµ Style1. Kh«ng nªn gi÷ tªn ngÇm ®Þnh nµy mµ nªn gâ tªn kiÓu vµo « Name: (Tªn). §Ó thiÕt ®Æt c¸c ®Æc trng ®Þnh d¹ng cho kiÓu míi, ta nh¸y nót Format (§Þnh d¹ng) trong hép tho¹i New Style vµ nh¸y lÖnh thÝch hîp trong danh s¸ch ® îc hiÖn lªn. Trong sè ®ã quan träng nhÊt lµ bèn lÖnh sau ®©y: Font... (Ph«ng): §Ó thiÕt ®Æt c¸c ®Æc trng ®Þnh d¹ng ký tù;  Format (§Þnh d¹ng): §Ó thiÕt ®Æt c¸c ®Æc trng ®Þnh d¹ng ®o¹n v¨n;  Border (§êng biªn): §Ó thiÕt ®Æt c¸c ®êng biªn vµ mµu nÒn vµ   Numbering (§¸nh sè thø tù): §Ó thiÕt ®Æt c¸c ®Þnh d¹ng kiÓu kho¶n môc. ViÖc thiÕt ®Æt c¸c ®Æc trng ®Þnh d¹ng cho kiÓu míi gièng nh c¸ch thøc ®Þnh d¹ng t¬ng øng cho c¸c phÇn v¨n b¶n (hay nh c¸c thao t¸c söa ®æi ®Þnh d¹ng cña kiÓu). Chó ý: Khi ®Æt tªn cho kiÓu, chó ý r»ng tªn kiÓu lµ duy nhÊt, cã nghÜa r»ng kh«ng thÓ cã hai kiÓu cã cïng mét tªn. Cã thÓ ®Æt c¸c tªn dµi m« t¶  ng¾n gän néi dung cña kiÓu, nhng lu ý r»ng nªn dïng tªn tiÕng Anh hay tiÕng ViÖt kh«ng dÊu. Sè ký tù tèi ®a ® îc dïng ®Æt tªn lµ 253.Trong tªn kiÓu kh«ng ®îc sö dông c¸c dÊu \ { } ( ) vµ ;. 9
3.2. MÉu vµ sö dông mÉu Sö dông c¸c kiÓu chóng ta cã thÓ ®Þnh d¹ng c¸c ®o¹n v¨n mét c¸ch nhanh chãng vµ nhÊt qu¸n. C¸c kiÓu ®îc lu ngay trong v¨n b¶n ®îc më khi t¹o chóng. §Ó sö dông c¸c kiÓu ®· ®îc t¹o ra cho c¸c v¨n b¶n kh¸c sÏ ® îc so¹n th¶o vÒ sau, ngêi ta cÇn lu gi÷ chóng ngoµi v¨n b¶n ®ã. §ã chÝnh lµ mÉu. Nh vËy mÉu lµ tËp hîp c¸c kiÓu vµ thiÕt kÕ trang ® îc t¹o s½n cho viÖc so¹n v¨n b¶n theo mét môc ®Ých nµo ®ã. MÉu còng lµ mét d¹ng v¨n b¶n, hay nãi ®óng h¬n lµ mét d¹ng v¨n b¶n ® îc thiÕt kÕ s½n ®Ó sö dông trong t ¬ng lai. Chóng kh¸c c¸c v¨n b¶n th«ng thêng ë chç ®îc lu díi d¹ng ®Æc biÖt. C¸c tÖp mÉu lu«n lu«n cã ®u«i .dot. Mét v¨n b¶n ph¶i ®îc t¹o trªn c¬ së mét mÉu nµo ®ã. Khi më mét v¨n b¶n trèng, nã ®îc ®Æt c¬ së trªn mét mÉu ngÇm ®Þnh ®· ® îc thiÕt kÕ s½n trong Word. MÉu nµy cã tªn lµ Blank Document (V¨n b¶n trèng) vµ tÖp mÉu lµ Normal.dot. Nh tªn gäi, mÉu nµy chØ chøa c¸c th«ng sè vÒ thiÕt kÕ trang cïng mét sè kiÓu nhÊt ®Þnh mµ kh«ng chøa bÊt kú néi dung nµo. Khi më mét v¨n b¶n míi dùa trªn mét mÉu nµo ®ã, c¸c phÇn v¨n b¶n, ®å häa cïng víi ®Þnh d¹ng cña chóng, c¸c tham sè vÒ thiÕt ®Æt trang còng nh c¸c kiÓu ®îc sao vµo v¨n b¶n. Söa ®æi chóng kh«ng lµm thay ®æi mÉu còng nh söa ®æi trªn mÉu còng kh«ng ¶nh hëng tíi v¨n b¶n. Khi më v¨n b¶n trèng b»ng lÖnh New trong b¶ng chän File (chø kh«ng ph¶i nh¸y nót New trªn thanh c«ng cô chuÈn), ta thÊy cã s½n rÊt nhiÒu mÉu. Sö dông c¸c mÉu nµy ta cã thÓ t¹o c¸c tµi liÖu míi mét c¸ch nhanh chãng vµ dÔ dµng. Ch¼ng h¹n nh: MÉu th, fax (Letters & Faxes); MÉu B¶n ghi nhí (Memos); MÉu B¸o c¸o (Reports)... ®îc tr×nh bµy ë c¸c d¹ng kh¸c nhau vµ nhãm l¹i trong kÑp hå s¬ Templates (C¸c MÉu) bªn trong kÑp Microsoft Office. a. Sö dông c¸c mÉu cã s½n §Ó dïng mét mÉu cã s½n ta thùc hiÖn c¸c bíc sau: 1. Chän lÖnh New (V¨n b¶n míi) trong b¶ng chän File. Mét hép tho¹i hiÓn thÞ c¸c mÉu ®îc thiÕt kÕ s½n. Nh¸y trang cÇn chän (ch¼ng h¹n trang Letters & Faxes (Th vµ Fax) trong hép héi tho¹i New (xem h×nh minh häa trang 11). 2. Nh¸y biÓu tîng mÉu (vÝ dô nh Contemporary Fax (Fax hiÖn ®¹i)) ®Ó më xem minh häa mÉu trong « Preview (xem tríc) ë phÇn bªn ph¶i hép tho¹i New (Míi). 3. Nh¸y ®¸nh dÊu « Document (V¨n b¶n) trong vïng Create New (T¹o míi). (Theo ngÇm ®Þnh th× « nµy ®îc ®¸nh dÊu s½n.) 4. Nh¸y OK ®Ó chän mÉu. V¨n b¶n míi cã chøa c¸c kiÓu d¸ng ®Þnh d¹ng s½n cã cña mÉu. b. Söa ®æi vµ t¹o mét mÉu míi Chóng ta söa ®æi mét mÉu gièng nh lµm viÖc víi c¸c v¨n b¶n: më mét mÉu, söa ®æi ®Þnh d¹ng vµ lu mÉu. T¹o mÉu míi còng gièng nh t¹o mét v¨n b¶n míi. Ta cã thÓ t¹o mét mÉu míi cho riªng m×nh theo mét trong c¸c c¸ch thøc díi ®©y: 10
Lu mét mÉu cã s½n b»ng lÖnh Save As (Lu víi tªn)víi mét tªn kh¸c, thùc hiÖn  c¸c söa ®æi vµ lu l¹i lÇn n÷a;  Lu tÖp v¨n b¶n díi d¹ng mét mÉu b»ng lÖnh Save As (Lu víi tªn) trong b¶ng chän File;  T¹o mÉu míi b»ng lÖnh New (Míi) trong b¶ng chän File. §Ó lu díi d¹ng mÉu, ta cÇn nhí chän tïy chän Word Document (V¨n b¶n Word) trong « File Name (Tªn tÖp). 3.3. C¸c nguyªn t¾c ®Ó ®Þnh d¹ng nhanh vµ nhÊt qu¸n Kh«ng cã nh÷ng qui t¾c nhÊt ®Þnh vµ nghiªm ngÆt cho viÖc ®Þnh d¹ng v¨n b¶n. §Ó ®Þnh d¹ng nhanh vµ t¹o ® îc sù nhÊt qu¸n trong toµn bé v¨n b¶n, chóng ta nªn tu©n theo nh÷ng nguyªn t¾c sau ®©y: 1. §Æt c¬ së v¨n b¶n míi trªn mét mÉu nµo ®ã. Sö dông c¸c mÉu s½n ®Ó cã c¬ héi t¸i sö dông c¸c ®Þnh d¹ng ®· cã trong mÉu vµ nh vËy sÏ tiÕt kiÖm ®îc thêi gian vµ c«ng søc. §Æc biÖt, ®èi víi c¸c tµi liÖu dµi, viÖc ¸p dông mét mÉu cã s½n sÏ t¹o ®îc sù nhÊt qu¸n cao. NÕu c¸c mÉu cã s½n kh«ng ®¸p øng ® îc yªu cÇu th× h·y t¹o mét mÉu míi cho riªng m×nh. 2. H·y ®Þnh d¹ng mäi chi tiÕt cña v¨n b¶n qua c¸c kiÓu thÝch hîp. NÕu kh«ng cã c¸c kiÓu t¬ng thÝch cho nh÷ng phÇn v¨n b¶n cô thÓ th× h·y t¹o c¸c kiÓu míi hoÆc sao l¹i c¸c kiÓu thÝch hîp trong c¸c mÉu hay v¨n b¶n cã s½n. 3. Söa ®æi ®Þnh d¹ng cña v¨n b¶n th«ng qua viÖc söa ®æi c¸c kiÓu. Nh÷ng thay ®æi sÏ ®îc cËp nhËt tù ®éng trong v¨n b¶n. Tr¸nh tèi ®a viÖc sö dông c¸c lÖnh ®Þnh d¹ng hay thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng ®Ó söa ®æi mét c¸ch trùc tiÕp. Trong sè c¸c mÉu do Word cung cÊp th× mÉu Normal.dot cã vai trß rÊt quan träng (c¸c tÖp mÉu ®Òu cã ®u«i lµ . dot). §ã lµ mÉu ®îc ¸p dông víi môc ®Ých chung cho mäi lo¹i v¨n b¶n. Trõ khi ta më mét mÉu nµo kh¸c, cßn kh«ng Word lu«n lu«n ®Æt v¨n b¶n trªn c¬ së mÉu Normal. Cã thÓ sö dông nh÷ng g× ® îc lu tr÷ trong mÉu Normal vµo mäi v¨n b¶n, cßn nh÷ng g× thiÕt ®Æt trong c¸c mÉu kh¸c chØ cã thÓ sö dông ® îc trong nh÷ng v¨n b¶n ®Æt c¬ së trªn nh÷ng mÉu ®ã. 11
Thùc hµnh Bµi 1. T×m hiÓu c¸c kiÓu cã s½n 1. H·y tho¸t khái Word (nÕu ®ang ® îc më) vµ sö dông Windows Explorer hay My Computer ®Ó t×m tÖp tin Normal.dot trong kÑp \Program Files\Microsoft Office\Templates vµ xãa tÖp nµy. Khëi ®éng l¹i Word víi mét v¨n b¶n trèng. 2. Nh¸y mòi tªn trong hép kiÓu vµ quan s¸t c¸c tªn kiÓu ®îc liÖt kª trong danh s¸ch th¶ xuèng. Tªn c¸c kiÓu ® îc hiÓn thÞ theo c¸c ®Þnh d¹ng cña chóng, bªn ph¶i lµ cì ch÷. §©y lµ c¸c kiÓu ngÇm ®Þnh ® îc sao ngay vµo v¨n b¶n trèng khi nã ®îc më. 3. Më b¶ng chän Format vµ nh¸y Style... (KiÓu). Trªn hép tho¹i, trong « Styles ta chØ thÊy mét vµi tªn kiÓu nh Default Paragraph Font (Ph«ng ngÇm ®Þnh cho ®o¹n v¨n) vµ Normal (ChuÈn, ®©y lµ kiÓu chøa c¸c ®Þnh d¹ng ¸p dông cho phÇn th©n v¨n b¶n). Lu ý r»ng trong « List: (LiÖt kª) ta thÊy Styles in use (C¸c kiÓu ®ang ®îc sö dông). 4. Nh¸y mòi tªn trong « List ta thÊy cßn hai tïy chän All styles (TÊt c¶ kiÓu) vµ User-defined styles (KiÓu do ngêi sö dông ®Þnh nghÜa). Nh¸y All styles vµ quan s¸t tªn c¸c kiÓu ®îc liÖt kª trong « Styles. 5. Nh¸y tªn kiÓu Heading 1. T×m hiÓu nh÷ng m« t¶ vÒ kiÓu trong « Description (M« t¶). Xem minh häa ®Þnh d¹ng ®o¹n v¨n trong « Paragraph Preview (Xem tríc ®o¹n v¨n) vµ ®Þnh d¹ng ký tù trong « Character Preview (Xem tríc ký tù). 6. Nh¸y tªn kiÓu Heading 2, sau ®ã nh¸y Normal. Quan s¸t vµ t×m hiÓu nh trong bíc trªn. 7. Nh¸y Cancel (Bá qua) ®Ó ®ãng hép tho¹i. Bµi 2. ¸p dông kiÓu ®Ó ®Þnh d¹ng 1. Chän ph«ng trong hép ph«ng lµ Times New Roman. Nh¸y chuét t¹i vïng so¹n th¶o vµ gâ hai ®o¹n v¨n ng¾n: §©y lµ ®o¹n thø nhÊt vµ Vµ ®©y lµ ®o¹n thø hai, ®o¹n nµy dµi h¬n mét chót . Chó ý c¸c ký tù l¹ xuÊt hiÖn thay cho c¸c ch÷ ViÖt cã dÊu (kh«ng cÇn söa ®æi). 2. §a dÊu chÌn vµo ®o¹n thø nhÊt, më hép kiÓu vµ nh¸y dßng Heading 1. 3. Chän c¶ ®o¹n thø hai, më hép kiÓu vµ nh¸y dßng Heading 1. Quan s¸t c¸c thay ®æi ®Þnh d¹ng. 4. Nh¸y nót Undo mét lÇn. Trong ®o¹n thø hai chän riªng phÇn ®o¹n nµy dµi h¬n mét chót. 5. Më hép kiÓu vµ nh¸y dßng Heading 1. Quan s¸t c¸c thay ®æi vÒ ®Þnh d¹ng. 6. §Æt l¹i dÊu chÌn vµo ®o¹n thø nhÊt vµ thÊy r»ng kiÓu cña ®o¹n nµy lµ Heading 1. §Æt l¹i ®iÓm chÌn vµo ®o¹n thø hai vµ thÊy r»ng kiÓu cña ®o¹n nµy lµ Normal. Më l¹i hép kiÓu vµ nh¸y dßng Heading 1. Ghi nhËn sù thay ®æi trong ®Þnh d¹ng ®o¹n v¨n, ®ång thêi phÇn ®o¹n nµy dµi h¬n mét chót ®ang tõ ch÷ ®Ëm chuyÓn sang ch÷ b×nh thêng. 12
7. Nh¸y Format\Style... Chän Normal vµ nh¸y Apply (¸p dông). Nh¸y l¹i Format\Style... Chän Heading 1 vµ nh¸y Apply (¸p dông). 8. Lu v¨n b¶n víi tªn Baitap1. Bµi 3. Söa ®æi kiÓu 1. Khëi ®éng Word vµ më tÖp v¨n b¶n Baitap1 ®îc lu trong bµi thùc hµnh tríc. 2. §Æt dÊu chÌn trong mét ®o¹n. Nh¸y Format vµ nh¸y Style... Ta thÊy tªn kiÓu Heading 1 ®îc chän ngay trong « Styles cña hép tho¹i 3. Nh¸y nót Modify (Söa ®æi). Hép tho¹i Modify Style (Söa ®æi kiÓu) hiÖn ra. 4. Nh¸y nót Format vµ nh¸y dßng Font... ®Ó hiÓn thÞ hép tho¹i Font. 5. Trªn hép tho¹i Font nh¸y chän ph«ng .VnTimes trong « Font:, chän cì ch÷ 16pt trong « Size (KÝch thíc) vµ chän Bold trong « Style. Nh¸y OK. 6. Nh¸y nót Format vµ nh¸y dßng Format... ®Ó hiÓn thÞ hép tho¹i Format. 7. Trªn hép tho¹i Format nh¸y Centered (C¨n gi÷a) trong « Alignment: (C¨n chØnh), chän 18pt trong « Before (Tríc) ë vïng Spacing (Kho¶ng c¸ch) vµ nh¸y OK. 8. KiÓm tra ch¾c ch¾n « Add to template (§a vµo mÉu) kh«ng ®îc ®¸nh dÊu vµ nh¸y OK. 9. Nh¸y tiÕp Apply (¸p dông) ®Ó ®ãng hép tho¹i cuèi cïng. C¶ hai ®o¹n v¨n b¶n cïng ®îc söa ®æi ®ång thêi. Thay chç cho c¸c ký tù l¹ lµ c¸c ch÷ cã dÊu cña tiÕng ViÖt. 10. Lu vµ ®ãng v¨n b¶n Baitap1. Bµi 4. T¹o kiÓu míi Trong bµi thùc hµnh nµy ta sÏ t¹o mét kiÓu míi cã tªn lµ Ten chuong ®Ó ¸p dông cho tªn c¸c ch¬ng trong mét quyÓn s¸ch nµo ®ã. 1. Khëi ®éng Word víi tÖp v¨n b¶n trèng. 2. Nh¸y Format vµ nh¸y Style..., sau ®ã nh¸y nót New (Míi). Hép tho¹i New Style (KiÓu míi) xuÊt hiÖn. 3. Gâ Tªn chuong trong « Name (Tªn) vµ nh¸y nót Format vµ nh¸y dßng Font... ®Ó hiÓn thÞ hép tho¹i Font. 4. Trªn hép tho¹i Font nh¸y chän ph«ng .VnArial trong « Font:, chän cì ch÷ 36pt trong « Size (KÝch thíc) vµ chän Bold trong « Style. Nh¸y chän Shadow (Bãng) trong vïng Effect, chän mµu Dark red (§á sÉm) trong « Color (Mµu) vµ nh¸y OK. 5. Nh¸y l¹i nót Format vµ nh¸y dßng Format... ®Ó hiÓn thÞ hép tho¹i Format. 6. Trªn hép tho¹i Format nh¸y Right (C¨n ph¶i) trong « Alignment: (C¨n chØnh), chän 48pt trong « Before (Tríc) vµ 24pt trong « After (Sau) ë vïng Spacing (Kho¶ng c¸ch) vµ nh¸y OK. 7. Nh¸y ®¸nh dÊu « Add to template (§a vµo mÉu) vµ nh¸y OK. Nh¸y tiÕp Close (§ãng) ®Ó ®ãng hép tho¹i cuèi cïng. 13
8. Nh¸y më hép kiÓu ®Ó thÊy kiÓu Ten chuong ®· cã trong danh s¸ch. 9. Lu vµ ®ãng v¨n b¶n víi tªn Baitap2. Bµi 5. Xãa kiÓu trong v¨n b¶n 1. Khëi ®éng Word vµ më tÖp v¨n b¶n Baitap2 trong bµi tríc. 2. Nh¸y Format vµ nh¸y Style..., sau ®ã nh¸y nót Organizer (Tæ chøc). Hép tho¹i Organizer xuÊt hiÖn. Trªn « bªn tr¸i ta thÊy tªn tÖp v¨n b¶n Baitap2, cßn bªn ph¶i lµ tªn mÉu Normal. 3. Chän kiÓu Ten chuong trong « bªn tr¸i vµ nh¸y nót Delete. Khi hép tho¹i xuÊt hiÖn yªu cÇu kh¼ng ®Þnh xãa, nh¸y Yes. KiÓu Ten chuong bÞ xãa khái « bªn tr¸i. Lu ý r»ng ë « bªn ph¶i (trong mÉu) còng cã kiÓu Ten chuong. Ta chØ míi xãa kiÓu nµy trong v¨n b¶n. 4. Chän kiÓu Heading 1 trong « bªn tr¸i vµ nh¸y nót Delete. Nh¸y Yes ®Ó kh¼ng ®Þnh xãa. Mét c¶nh b¸o hiÖn lªn th«ng b¸o r»ng ta kh«ng xãa ® îc kiÓu ngÇm ®Þnh. 5. Nh¸y nót Close ®Ó ®ãng hép tho¹i Organizer. 6. Nh¸y më hép kiÓu vµ quan s¸t r»ng kiÓu Ten chuong kh«ng cßn trong danh s¸ch n÷a. 7. Nh¸y nót New ®Ó më v¨n b¶n trèng míi. Nh¸y më hép kiÓu vµ quan s¸t r»ng kiÓu Ten chuong vÉn cßn trong danh s¸ch (v× kiÓu nµy vÉn cßn trong mÉu Normal). §ãng v¨n b¶n míi mµ kh«ng lu. 8. Nh¸y l¹i Format, nh¸y Style..., sau ®ã nh¸y nót Organizer (Tæ chøc). Hép tho¹i Organizer xuÊt hiÖn. Trªn « bªn tr¸i kh«ng cßn kiÓu Ten chuong, cßn bªn ph¶i vÉn cßn. 9. Chän kiÓu Ten chuong trong « bªn ph¶i vµ nh¸y nót Delete. Nh¸y Yes ®Ó kh¼ng ®Þnh xãa. KiÓu Ten chuong bÞ xãa. 10. Nh¸y nót Close ®Ó ®ãng hép tho¹i Organizer. Sau ®ã nh¸y nót New ®Ó më v¨n b¶n trèng míi. Nh¸y më hép kiÓu vµ quan s¸t r»ng kiÓu Ten chuong kh«ng cßn trong danh s¸ch n÷a. §ãng v¨n b¶n míi mµ kh«ng l u. 11. §ãng v¨n b¶n Baitap2. Khi ®îc hái cã lu l¹i nh÷ng thay ®æi hay kh«ng, nh¸y No ®Ó gi÷ l¹i kiÓu Ten chuong trong v¨n b¶n. Bµi 6. §æi tªn kiÓu 1. Më l¹i tÖp v¨n b¶n Baitap2. 2. Nh¸y Format vµ nh¸y Style..., sau ®ã nh¸y nót Organizer (Tæ chøc). Hép tho¹i Organizer xuÊt hiÖn. Trªn « bªn tr¸i ta thÊy tªn tÖp v¨n b¶n Baitap2, cßn bªn ph¶i lµ tªn mÉu Normal. 3. Chän kiÓu Ten chuong trong « bªn tr¸i vµ nh¸y nót Rename (§æi tªn). Khi hép tho¹i Rename xuÊt hiÖn, gâ tªn míi nµo ®ã vµo vµ nh¸y OK. Quan s¸t tªn míi cña kiÓu xuÊt hiÖn trong danh s¸ch thay cho tªn cò. 14
4. Chän kiÓu Heading 1 trong « bªn tr¸i vµ nh¸y nót Rename (§æi tªn). Khi hép tho¹i Rename xuÊt hiÖn, gâ tªn míi Tieu de vµo vµ nh¸y OK. Quan s¸t vµ chó ý r»ng tªn cò kh«ng bÞ xãa vµ tªn míi ® îc g¾n vµo sau tªn cò vµ c¸ch nhau mét dÊu ph¶y. Nh vËy khi ®æi tªn mét kiÓu ngÇm ®Þnh th× tªn cò kh«ng bÞ xãa vµ tªn míi ®îc g¾n kÌm theo. 5. Nh¸y nót Rename (§æi tªn). Khi hép tho¹i Rename xuÊt hiÖn, gâ tªn Heading 1vµo vµ nh¸y OK. Tªn kiÓu ®îc ®Æt l¹i nh cò. 6. Nh¸y nót Close ®Ó ®ãng hép tho¹i Organizer. 7. §ãng v¨n b¶n Baitap2 vµ kh«ng lu. Bµi 7. T¹o mét mÉu tµi liÖu trèng 1. §Ó t¹o mét mÉu míi trªn c¬ së mÉu trèng, chän File\New (Míi) vµ nh¸y trang General (Chung) trong hép héi tho¹i New nÕu trang nµy cha ®îc chän. 2. Nh¸y mét lÇn vµo biÓu tîng Blank Document (Tµi liÖu trèng). Nh¸y chän Template (MÉu) trong « Create New (T¹o míi) ë phÝa díi bªn ph¶i trong trang General cña hép tho¹i New. Sau ®ã nh¸y OK. 3. Chän ph«ng tiÕng ViÖt nµo ®ã trong hép danh s¸ch ph«ng. 4. Nh¸y nót trªn thanh c«ng cô, ®Æt tªn tÖp mÉu lµ Mau moi trong hép File name: (Tªn tÖp) cña hép héi tho¹i Save As (Lu víi tªn). Nh¸y nót ®Ó lu mÉu Mau moi. §ãng cöa sæ Mau moi. 5. §Ó kiÓm tra mÉu Mau moi ®· cã trong danh s¸ch c¸c mÉu ch a, nh¸y New trong b¶ng chän File. Nh¸y trang General trong hép héi tho¹i New nÕu trang nµy cha ®îc chän. BiÓu tîng Mau moi xuÊt hiÖn trong cöa sæ. Nh¸y ®óp biÓu tîng Mau moi ®Ó t¹o tµi liÖu míi trªn c¬ së mÉu Mau moi. 6. Nh¸y Close trong b¶ng chän File ®Ó ®ãng v¨n b¶n míi. Bµi 9. T¹o mÉu tµi liÖu cã néi dung riªng 1. §Ó t¹o mét mÉu míi, chän File\New vµ nh¸y trang General trong hép héi tho¹i New nÕu trang nµy cha ®îc chän. 2. Nh¸y mét lÇn vµo biÓu tîng Blank Document. Nh¸y chän Template trong « Create New ë phÝa díi bªn ph¶i trong trang General cña hép héi tho¹i New råi nh¸y OK. 3. T¹o tµi liÖu nh vÝ dô minh häa trªn h×nh díi. 15
4. Nh¸y nót trªn thanh c«ng cô, gâ tªn tÖp mÉu Giay moi trong hép File name: cña hép tho¹i Save As. Nh¸y nót Create New Folder (T¹o kÑp míi) trong hép tho¹i Save As ®Ó t¹o kÑp míi. Gâ tªn kÑp míi, vÝ dô “Mau cua toi” vµo « Name (Tªn) trong hép tho¹i New Folder. Nh¸y OK. 5. Nh¸y ®óp biÓu tîng cña kÑp Mau cua toi ®Ó m¬ vµ nh¸y nót ®Ó l u mÉu Giay moi. §ãng cöa sæ Giay moi. 6. KiÓm tra mÉu Giay moi ®· cã trong sè c¸c mÉu ch a b»ng c¸ch nh¸y New trong b¶ng chän File vµ nh¸y trang Mau cua toi trong hép héi tho¹i New. BiÓu tîng Giay moi sÏ xuÊt hiÖn trong cöa sæ. 7. Nh¸y Cancel (Bá qua) ®Ó ®ãng cöa sæ New. Tãm t¾t 1. KiÓu lµ mét tËp hîp c¸c ®Æc tr ng ®Þnh d¹ng ®îc nhãm gép díi mét tªn kiÓu. Chóng ta t¹o mét kiÓu b»ng c¸ch chän c¸c ®Æc tr ng ®Þnh d¹ng vµ g¸n cho nhãm c¸c ®Æc trng ®Þnh d¹ng nµy mét tªn ®îc gäi lµ tªn kiÓu. 2. KiÓu ®îc lu trong tÖp v¨n b¶n chø kh«ng ph¶i trªn trang v¨n b¶n. §Þnh d¹ng mét ®èi tîng theo mét kiÓu nµo ®ã cã nghÜa lµ biÕn ®æi ®èi t îng ®ã ®Ó nã cã c¸c ®Æc trng ®Þnh d¹ng nh c¸c ®Þnh d¹ng ®îc lu trong kiÓu. 3. Ta ¸p dông mét kiÓu cho mét phÇn v¨n b¶n ® îc chän b»ng c¸ch nh¸y ®Ó më hép kiÓu trªn thanh c«ng cô ®Þnh d¹ng vµ nh¸y chuét ®Ó chän kiÓu thÝch hîp. 4. Chóng ta cã thÓ sö dông c¸c kiÓu ® îc thiÕt kÕ s½n, t¹o c¸c kiÓu míi hoÆc söa ®æi c¸c kiÓu hiÖn cã ®Ó phï hîp víi môc ®Ých sö dông. 5. MÉu lµ tËp hîp c¸c kiÓu vµ thiÕt kÕ trang ® îc t¹o s½n cho viÖc so¹n v¨n b¶n theo mét môc ®Ých nµo ®ã. MÉu còng lµ mét d¹ng v¨n b¶n ® îc thiÕt kÕ s½n ®Ó t¸i sö dông. 6. Còng nh kiÓu, ta cã thÓ sö dông c¸c mÉu ® îc thiÕt kÕ s½n, t¹o c¸c mÉu míi còng nh söa ®æi mÉu c¸c mÉu hiÖn cã. 7. Sö dông kiÓu vµ mÉu, viÖc ®Þnh d¹ng vµ söa ®æi ®Þnh d¹ng v¨n b¶n ® îc thùc hiÖn nhanh vµ nhÊt qu¸n. 16