CHƯƠNG V: LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Chia sẻ: Lee KenVil | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:37

Thêm vào BST

Báo xấu

480
lượt xem 162
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm văn bản do cơ quan ban hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc cá nhân khác gửi tới, sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng trong hoạt động quản lý của cơ quan và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu khác.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: CHƯƠNG V: LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Chương V LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN A. LẬP HỒ SƠ. I. Khái niệm về hồ sơ. Văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan bao gồm văn bản do cơ quan ban hành và văn bản của các cơ quan khác hoặc cá nhân khác gửi tới, sau khi đã giải quyết xong cần được lập thành hồ sơ để tiếp tục sử dụng trong hoạt động quản lý của cơ quan và phục vụ các yêu cầu nghiên cứu khác. Hồ sơ là một thuật ngữ được sử dụng khá phổ biến trong công tác hành chính văn phòng và công tác lưu trữ. Thuật ngữ này được giải thích như sau: Hồ sơ là một hoặc một tập văn bản có liên quan với nhau về một sự việc, vấn đề (hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết sự việc, vấn đề đó. Ví dụ: Hồ sơ về một vụ án hình sự, hồ sơ về một vụ tranh chấp nhà đất, hồ sơ về một kỳ họp của Quốc hội ... Hồ sơ còn có thể là một tập văn bản được kết hợp lại do có những điểm giống nhau khác, như cùng một loại văn bản, cùng một tác giả, cùng thời gian ban hành… Ví dụ: - Tập thông báo của Chính phủ và các Bộ (Các văn bản trong hồ sơ này là đều cùng một loại: Thông báo). - Tập Quyết định của Ủy ban Nhân dân Huyện X (Các văn bản trong hồ sơ có cùng tên gọi: Quyết định). - Tập Quyết định, Chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ. (các văn bản trong hồ sơ này là đều của cùng một tác giả: Thủ tướng Chính phủ). - Kế hoạch, báo cáo của Sở Thương mại và Sở Tài chính năm 1994. (Các văn bản trong hồ sơ trên đều được ban hành trong năm 1994). Hồ sơ là một khái niệm về phân loại, dùng để phân loại các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, cá nhân hoặc các phông lưu trữ theo các vấn đề, sự việc ... Từ khái niệm về hồ sơ, chúng ta có thể định nghĩa về lập hồ sơ như sau: Lập hồ sơ là tập hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc thành từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc trưng
khác của văn bản, đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo một phương pháp khoa học. Lập hồ sơ là công việc cuối cùng trong công tác văn thư cơ quan, được thực hiện trong suốt quá trình giải quyết công việc, tức là công việc giải quyết đến đâu, cán bộ phụ trách công việc đó phải tiến hành sưu tầm, tập hợp các văn bản liên quan đến việc đó để lập hồ sơ. Trong thực tế, việc lập hồ sơ cũng được tiến hành một cách phổ biến trong các lưu trữ cơ quan và lưu trữ Nhà nước, do việc lập hồ sơ ở văn thư cơ quan làm chưa tốt. II. Mục đích, ý nghĩa của lập hồ sơ. Lập hồ sơ hiện hành là khái niệm dùng để chỉ việc lập hồ sơ đối với các văn bản vừa giải quyết xong của cơ quan và do cán bộ viên chức hoặc văn thư cơ quan lập. Nếu trong một cơ quan công tác lập hồ sơ hiện hành được thực hiện tốt sẽ có tác dụng sau đây: 1. Nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cán bộ, nhân viên. Trong một cơ quan, nếu công văn giấy tờ trong quá trình giải quyết và sau khi giải quyết xong được sắp xếp và phân loại một cách khoa học theo từng vấn đề, sự việc phản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan và từng đơn vị tổ chức, từng bộ phận, sẽ giúp cho các cán bộ và thủ trưởng cơ quan tìm kiếm tài liệu được nhanh chóng, đầy đủ, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh, đề xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng và kịp thời. Do đó, góp phần nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác của từng cán bộ nói riêng, của cơ quan nói chung. 2. Giúp cơ quan, đơn vị quản lý tài liệu được chặt chẽ. Mỗi khi văn bản được lập thành hồ sơ, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho thủ trưởng cơ quan, các đơn vị tổ chức và cán bộ văn thư theo dõi và nắm chắc thành phần, nội dung và khối lượng văn bản của cơ quan, đơn vị mình, biết được những hồ sơ tài liệu nào cần phải bảo quản chu đáo, nắm, phát hiện được những văn bản bị phân tán, thất lạc hoặc mất mát do cho mượn tuỳ tiện, giữ gìn được bí mật của cơ quan và Nhà nước. 3. Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ. Công tác lập hồ sơ ở cơ quan hiện hành nếu làm được tốt tức là đã bước đầu phân loại và xác định được giá trị của văn bản. Trên cơ sở đó, cán bộ văn thư dễ dàng lựa chọn những văn bản có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cơ quan được hoàn chỉnh. Nếu hồ sơ được lập ở văn thư, sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho cán bộ lưu trữ làm tốt công tác chỉnh lý
và các nghiệp vụ chuyên môn khác, tránh được những khó khăn, phức tạp trong việc lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị tài liệu ..., do đó mà nâng cao được hiệu suất và chất lượng công tác lưu trữ. Theo quy định, lập hồ sơ là trách nhiệm của cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ trong các cơ quan, tổ chức, phần việc thuộc trách nhiệm giải quyết của người nào thì trong qúa trình giải quyết, người đó phải lập hồ sơ. III. Nội dung và yêu cầu của lập hồ sơ. 1. Nội dung của lập hồ sơ. Điều 21, Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư quy định nội dung và yêu cầu của lập hồ sơ như sau: - Mở hồ sơ; - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ. - Kết thúc và biên mục hồ sơ. 2. Yêu cầu của lập hồ sơ. Hồ sơ được lập cần đảm bảo những yêu cầu sau đây: 2.1. Phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ. Chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, đơn vị là cơ sở cho những hoạt động của cơ quan, đơn vị đó. Mỗi cơ quan, đơn vị đều có chức năng nhiệm vụ nhất định do Nhà nước hoặc cơ quan cấp trên giao. Do đó, văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị tất yếu phải phản ánh chức năng và nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị đó. Nói cách khác, chúng phản ánh hoạt động của cơ quan, đơn vị trên từng mặt công tác, từng vấn đề, sự việc cụ thể. Chính vì vậy, thành phần và nội dung văn bản trong mỗi hồ sơ thường lệ thuộc bởi chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan, đơn vị. Ví dụ: Hồ sơ về cơn bão số 3 (2003) lập ở Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa bao gồm những văn bản chỉ đạo về phòng chống cơn bão số 3 của Chính phủ, Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa, Báo cáo của các sở, các ngành, Uỷ ban nhân dân các huyện về tình hình phòng, chống bão và những thiệt hại do cơn bão gây ra ... Còn hồ sơ về cơn bão số 3 do Uỷ ban nhân dân các huyện của Thanh Hóa lập thì lại gồm những tài liệu về chỉ đạo phòng, chống bão lụt của UBND tỉnh, UBND huyện và huyện uỷ của huyện đó, báo cáo về tình hình phòng chống và thiệt hại do cơn bão số 3 gây ra của UBND huyện, các ngành, các địa phương trong huyện ... Hồ sơ về cơn bão số 3 năm 2003 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa
phản ánh chức năng nhiệm vụ của Uỷ ban nhân dân tỉnh trong công tác phòng chống bão. Còn hồ sơ về cơn bão số 3 (2003) do Uỷ ban nhân dân các huyện lập thì phản ánh chức năng nhiệm vụ của UBND huyện về mặt này. Lập hồ sơ đảm bảo yêu cầu này có nghĩa là toàn bộ hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng đắn chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, từng hồ sơ phải thể hiện được chức năng nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị trong việc giải quyết vấn đề, sự việc được đề cập ở hồ sơ. Do đó, đối với những văn bản không phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ đó thì không lập hồ sơ (hoặc không đưa vào hồ sơ). 2.2. Văn bản, giấy tờ được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phải phản ánh được trình tự giải quyết công việc hoặc trình tự diễn biến của sự việc. Nhìn chung mọi sự việc, vấn đề do cơ quan giải quyết đều phải trải qua một quá trình hoặc ngắn, hoặc dài. Nói cách khác, đều có khởi đầu và kết thúc. Văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc có mối liên quan chặt chẽ với nhau, đó là khách quan chứ không phụ thuộc vào ý muốn chủ quan của con người. Hồ sơ lập ra có đảm bảo mối liên hệ khách quan của văn bản thì mới phản ánh các vấn đề, sự việc được trọn vẹn, giữ được mối liên hệ bên trong của chúng. Do đó giúp cán bộ cơ quan nghiên cứu, sử dụng tài liệu được dễ dàng và hoàn chỉnh. Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi người lập phải biết phân định hồ sơ cho phù hợp, không xé lẻ những văn bản có liên quan về một sự việc, vấn đề để lập thành những hồ sơ khác nhau. Yêu cầu này sẽ không thể thực hiện khi lập hồ sơ theo các đặc trưng về hình thức của văn bản. Ví dụ: Hồ sơ “Tập thông báo của Chính phủ năm 1995” (Trong hồ sơ này gồm nhiều bản thông báo có nội dung khác nhau, không liên quan hoặc ít liên quan với nhau). 2.3. Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều. Trong thực tế hoạt động của các cơ quan, văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc thường hình thành khá nhiều, trong đó có những văn bản có ý nghĩa lịch sử, ý nghĩa thực tiễn lâu dài, có những văn bản chỉ có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn, thậm chí không còn ý nghĩa gì sau khi công việc đã được giải quyết. Các loại văn bản nói trên do giá trị khác nhau, yêu cầu nghiên cứu, sử dụng không giống nhau nên thời hạn bảo quản chúng cũng sẽ khác nhau. Chẳng hạn, văn bản có ý nghĩa lịch sử sẽ phải giao nộp cho lưu trữ Nhà nước tức các trung tâm (kho) lưu trữ quốc gia, văn bản có ý nghĩa thực tiễn lâu dài sẽ bảo quản lâu dài ở lưu trữ cơ quan, còn văn bản có ý nghĩa thực tiễn trong thời gian ngắn thì có thể giữ lại ở các đơn vị tổ chức
trong cơ quan một thời gian nhất định, rồi tiêu huỷ theo sự hướng dẫn của lưu trữ cơ quan, đối với những văn bản không còn ý nghĩa thì có thể loại huỷ. Do đó, khi lập hồ sơ, cần chú ý phân biệt giá trị của các văn bản, sao cho các văn bản trong một hồ sơ có giá trị đồng đều. Nếu đảm bảo được yêu cầu này, sẽ làm tăng thêm chất lượng văn bản được bảo quản, phục vụ nghiên cứu được tốt, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác bảo quản, cán bộ lưu trữ sẽ khỏi mất công điều chỉnh hoặc lập lại hồ sơ. Ví dụ1: Ở Uỷ ban nhân dân thành phố Đà Nẵng, các văn bản phản ánh tình hình thực hiện kế hoạch Nhà nước năm 2000 của thành phố được lập thành những hồ sơ sau: - Báo cáo của Uỷ ban nhân dân thành phố về tình hình thực hiện kế hoạch Nhà nước năm 2000. - Báo cáo của Uỷ ban nhân dân thành phố về tình hình thực hiện kế hoạch Nhà nước hàng quý, 6 tháng đầu năm 2000. Trong hai hồ sơ trên thì hồ sơ đầu cần bảo quản vĩnh viễn, còn hồ sơ thứ hai chỉ bảo quản trong thời gian nhất định. Rất dễ nhận thấy, nếu người lập hồ sơ không chú ý đến yêu cầu đảm bảo cho các văn bản trong hồ sơ có giá trị đồng đều thì hai hồ sơ trên có thể nhập làm một. Ví dụ 2: Các Quyết định và công văn của cơ quan thì không thể sưu tầm để đưa vào cùng một hồ sơ vì giá trị pháp lý của loại văn bản này khác nhau. Ví dụ 3: Trong quá trình hoạt động của cơ quan thường có các loại Kế hoạch, Báo cáo của cơ quan và của các đơn vị trực thuộc. Khi lập hồ sơ ta không thể sưu tầm Báo cáo tổng kết của cơ quan và của đơn vị trực thuộc vào một hồ sơ. Vì Báo cáo tổng kết của cơ quan bao giờ cũng có giá trị cao hơn Báo cáo của các đơn vị trực thuộc. Tuy nhiên, không nên hiểu yêu cầu này một cách cứng nhắc, bao giờ cũng tách rời từng văn bản trong hồ sơ để xét giá trị của chúng. Vì trong thực tế, có những hồ sơ gồm các văn bản có liên quan mật thiết với nhau, toàn bộ văn bản hợp thành mới tạo nên giá trị của hồ sơ đó. Trong trường hợp này, phải xem xét giá trị của chúng trong mối liên quan với các văn bản khác của hồ sơ, ví dụ như hồ sơ về một vụ án, hồ sơ về thanh tra, kiểm tra, hồ sơ cán bộ. 4. Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản. Muốn cho hồ sơ lập ra có giá trị nghiên cứu và có thể dùng làm bằng chứng pháp lý, thì đòi hỏi các văn bản trong hồ sơ phải đúng thể thức văn bản do Nhà nước quy định, nghĩa là phải có Quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu
văn bản, ngày tháng năm ban hành văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền, dấu của cơ quan... Nếu văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành mà thiếu những yếu tố trên, sẽ không có giá trị pháp lý. Xét về lâu dài, những văn bản như vậy sẽ không thể trở thành sử liệu đáng tin cậy. Do vậy, khi lập hồ sơ, cần coi trọng đúng mức yêu cầu này, chú ý thu thập và lựa chọn những tài liệu đảm bảo thể thức để đưa vào hồ sơ. 5. Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác. Khi lập hồ sơ, cần phải làm tốt công tác biên mục bên trong và bên ngoài bìa hồ sơ nhằm giới thiệu thành phần và nội dung văn bản trong hồ sơ để tra tìm, nghiên cứu được nhanh chóng và thuận lợi IV. Phương pháp lập hồ sơ. 1. Lập hồ sơ theo Danh mục hồ sơ 1.1. Khái niệm, tác dụng của Danh mục hồ sơ. 1.1.1- Khái niệm: Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn vị cần phải lập trong một thời gian nhất định (thường là một năm). 1.1.2 - Tác dụng: + Danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại, sắp xếp tài liệu và lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị được chủ động, hợp lý, khoa học, thuận tiện. + Giúp cho cán bộ trong cơ quan lập được hồ sơ đầy đủ, chính xác; là căn cứ cho cán bộ lưu trữ kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ của cán bộ chuyên môn. Giúp cho cán bộ lãnh đạo cơ quan, đơn vị nắm được toàn bộ công việc của cơ quan và công việc của từng cán bộ thừa hành. + Nêu cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đơn vị đối với việc lập hồ sơ và là cơ sở cho việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 1.2. Phương pháp lập Danh mục hồ sơ. Có 2 phương pháp lập danh mục hồ sơ. + Cách thứ nhất: Cán bộ văn thư, lưu trữ của cơ quan dự kiến danh mục hồ sơ của từng đơn vị tổ chức (tổ, phòng, ban) trong cơ quan. Sau đó đưa cho cán bộ phụ trách và cán bộ nhân viên của các đơn vị tham gia ý kiến, rồi tổng hợp, bổ sung, hoàn chỉnh lại thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng cơ quan xem xét và ký duyệt. Cách làm này sẽ nhanh hơn nhưng khó làm vì nó đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ phải nắm chắc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và nhiệm vụ của từng cán bộ, nhân viên cũng như yêu cầu nghiên cứu của cán bộ thì mới lập được danh mục hồ sơ chính xác, phù hợp. Phương pháp này
thường được vận dụng để lập Danh mục cho những cơ quan có cơ cấu tổ chức đơn giản. + Cách làm thứ hai: từng cán bộ, nhân viên căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch công tác trong năm tới và nhiệm vụ cụ thể của mình để dự kiến những hồ sơ mình cần lập, đưa cho cán bộ phụ trách đơn vị tham gia ý kiến. Cán bộ phụ trách đơn vị tập hợp các bản dự kiến của từng cá nhân trong đơn vị, bỏ những hồ sơ trùng hoặc không cần lập, bổ sung những hồ sơ còn thiếu thành bản danh mục hồ sơ của đơn vị. Cán bộ văn thư, lưu trữ giúp Văn phòng hoặc phòng Hành chính tổng hợp danh mục hồ sơ của từng đơn vị thành danh mục hồ sơ của cơ quan, trình thủ trưởng xem xét, ký duyệt. Cách làm này sẽ dự kiến được danh mục hồ sơ chính xác hơn nhưng thời gian thường bị kéo dài. Để làm tốt đòi hỏi cán bộ văn thư, lưu trữ cần phải kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn nghiệp vụ và phương pháp lập danh mục hồ sơ. Phương pháp này thường được áp dụng khi cơ quan có cơ cấu tổ chức phức tạp, khối lượng công việc nhiều. 1.3. Một số điểm cần chú ý khi lập danh mục hồ sơ. + Áp dụng cách làm nào là tuỳ thuộc vào tình hình thực tế của cơ quan, đơn vị. Điều cơ bản là làm thế nào cho mỗi cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, tài liệu thấy được tác dụng của việc lập danh mục hồ sơ để tích cực tham gia ý kiến hoặc tham gia xây dựng và thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ. + Danh mục hồ sơ mỗi năm làm một lần vào tháng cuối năm để sử dụng cho năm sau. Đối với những cơ quan có tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ công tác ổn định hoặc ít thay đổi thì tập trung xây dựng một lần đầu, những năm sau chỉ cần bổ sung, điều chỉnh cho phù hợp với chương trình kế hoạch mới và tiếp tục sử dụng. + Muốn lập được danh mục hồ sơ chính xác, phù hợp cần nghiên cứu để nắm vững các điểm sau: - Nắm được chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị và công việc của từng cán bộ, nhân viên trong cơ quan. - Nắm vững Kế hoạch hoạt động của cơ quan, các chế độ hội họp, chế độ báo cáo, tổ chức công tác văn thư, quan hệ giữa cơ quan, đơn vị mình với cơ quan, đơn vị khác; chương trình, kế hoạch của cơ quan, đơn vị ... - Nắm được các loại văn bản, tài liệu của cơ quan làm ra và văn bản, tài liệu của các cơ quan khác gửi đến, các loại hồ sơ đã lập trong năm trước. - Nắm được các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo quản mẫu (nếu có), kinh nghiệm xác định giá trị tài liệu của
những năm trước. - Việc xây dựng danh mục hồ sơ cần làm dần từng bước, sau mỗi năm cần rút kinh nghiệm để danh mục hồ sơ ngày càng hoàn chỉnh hơn, sát với thực tế, tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị. Mẫu danh mục hồ sơ: Tên cơ quan chủ quản ... CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Tên cơ quan (đơn vị) ... Độc lập - Tự do - Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA .................. NĂM ..... Số và ký hiệu Thời hạn Tiêu đề hồ sơ Người lập Ghi chú hồ sơ bảo quản 2 3 4 5 6 Danh mục hồ sơ này có ........................... hồ sơ bao gồm: ............................. hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn. ............................. hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài. ............................. hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời. Địa danh, ngày ..... tháng ..... năm .....
(THỦ TRƯỞNG CƠ QUAN) (Ký - đóng dấu) * Hướng dẫn cách ghi các cột: Cột 1: Ghi số thứ tự hồ sơ: số đánh liên tục cho toàn bản danh mục hồ sơ, bắt đầu từ số 01 cho đến số n (n là số của hồ sơ cuối cùng trong danh mục). Cột 2: Số và ký hiệu hồ sơ: số hồ sơ đánh cho từng đơn vị tổ chức. Ký hiệu là chữ viết tắt của tên đơn vị tổ chức hình thành hồ sơ. Cuối mỗi đơn vị tổ chức cần để dự phòng một số hồ sơ, khi có việc mới phát sinh sẽ bổ sung vào. Ví dụ: Số 01 - TH Số 01 - HC Số 01 - TCCB ... Cột 3: Ghi tên đơn vị tổ chức và tên hồ sơ: thứ tự các đơn vị tổ chức ghi thành các mục I, II: tên đơn vị tổ chức ghi bằng chữ to giữa dòng. Ví dụ: I. PHÒNG TỔNG HỢP ........................................ II. PHÒNG TỔ CHỨC - HÀNH CHÍNH. ............................................... Cột 4: Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ: vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời. Thời hạn bảo quản được xác định dựa trên cơ sở bảng thời hạn bảo quản mẫu và vận dụng vào thực tế tài liệu của cơ quan. Trong một hồ sơ có nhiều văn bản, tài liệu có giá trị khác nhau thì thời hạn bảo quản của hồ sơ được xác định bằng giá trị của văn bản, tài liệu có giá trị cao nhất. Cột 5: Ghi họ tên người lập hồ sơ (ai phụ trách việc gì phải có trách nhiệm lập hồ sơ của phần việc đó. Trong trường hợp này phải ghi tên của người chịu trách nhiệm lập hồ sơ). Cột 6: Ghi chú: hồ sơ mật, hồ sơ chuyển từ năm trước sang, chuyển sang năm sau (nếu hồ sơ chưa giải quyết xong) hoặc mới bổ sung... 1.4. Hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục. Để danh mục hồ sơ phát huy được tác dụng đối với việc lập hồ sơ, thì công tác hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần phải được chỉ đạo chặt chẽ, thường xuyên. Về nghiệp vụ lập hồ sơ phải được hướng dẫn cụ thể, tỉ mỉ. Mặt khác cần tuyên truyền, vận động để mỗi cán bộ, nhân viên xác định
được trách nhiệm, thực hiện nghiêm chỉnh chế độ lập hồ sơ do Nhà nước quy định. Việc lập hồ sơ theo danh mục hồ sơ cần tiến hành như sau: - Danh mục hồ sơ sau khi đã được Thủ trưởng cơ quan ký duyệt thì sao thành nhiều bản, cán bộ văn thư giữ một bản, Thủ trưởng cơ quan, Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) mỗi người giữ một bản để theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ trong cơ quan, đơn vị và để lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm của Thủ trưởng, của Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Hành chính). - Mỗi đơn vị tổ chức giữ một bản hoặc phần danh mục hồ sơ của đơn vị mình để làm căn cứ lập những hồ sơ thuộc trách nhiệm của đơn vị. - Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn giấy tờ trong cơ quan căn cứ vào danh mục hồ sơ, xem mình cần phải lập những hồ sơ gì thì chuẩn bị bìa hồ sơ, trong quá trình giải quyết công việc chú ý thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ. Cuối năm, cá nhân đơn vị căn cứ vào danh mục hồ sơ để tổng hợp hồ sơ đã lập, sắp xếp hoàn chỉnh lại và chuẩn bị nộp lưu vào phòng (tổ, bộ phận) Lưu trữ cơ quan. Những hồ sơ mà cán bộ thừa hành còn phải nghiên cứu, tham khảo hoặc còn phải tiếp tục giải quyết sang năm sau thì cần ghi chú vào danh mục hồ sơ. - Danh mục hồ sơ là bản dự kiến trước có thể chưa sát với thực tế. Vì vậy trong quá trình giải quyết cần theo dõi, điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp với thực tế giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị. Nếu có việc mới phát sinh cần bổ sung vào danh mục hồ sơ, những việc đã dự kiến nhưng thực tế không thực hiện được thì ghi rõ vào cột ghi chú của danh mục hồ sơ: “Không hình thành hồ sơ”. Việc hướng dẫn lập hồ sơ theo danh mục tổ chức thực hiện tốt thì từng cán bộ nhân viên sẽ thấy được tác dụng thiết thực của việc lập hồ sơ, dần dần mọi người sẽ tự giác lập hồ sơ về những công việc của mình, từ đó sẽ trở thành một chế độ làm việc bắt buộc, thường xuyên và nề nếp trong cơ quan. 2. Lập hồ sơ trong trường hợp không có Danh mục hồ sơ. Lập hồ sơ theo sự hướng dẫn của bản danh mục hồ sơ tuy có nhiều thuận lợi cho cán bộ cơ quan, nhưng trong thực tế, hầu hết các cơ quan Nhà nước đã không lập được bản danh mục này, văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan đã không được chú ý phân loại khoa học ngay từ khi các vấn đề, sự việc vừa được giải quyết xong. Do đó các văn bản thường bị phân tán, lẫn lộn giữa vấn đề này với vấn đề khác. Trong trường hợp này, việc lập hồ sơ sẽ trở nên khó khăn hơn và được tiến hành theo trình tự sau :
- Phân định hồ sơ. - Sắp xếp văn bản trong hồ sơ. - Đánh số tờ. - Viết Mục lục văn bản. - Viết chứng từ kết thúc. - Viết bìa hồ sơ. 2.1. Phân định hồ sơ: Phân định hồ sơ là căn cứ vào nội dung và các đặc trưng khác của văn bản (những điểm giống nhau của văn bản) để chia chúng thành các hồ sơ cụ thể, phù hợp với khái niệm hồ sơ và đảm bảo các yêu cầu về lập hồ sơ. Đây là khâu quan trọng có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng hồ sơ được lập. Hồ sơ được phân định hợp lý thì về cơ bản đã đảm bảo được bốn trong năm yêu cầu lập hồ sơ. Lập hồ sơ là một khái niệm về phân loại nên khi phân định hồ sơ phải căn cứ vào các đặc trưng phổ biến của văn bản, như các đặc trưng vấn đề, tên gọi, tác giả, cơ quan giao dịch, thời gian, địa dư. Trong đó phải lấy một đặc trưng làm căn cứ chủ yếu. Sau đây là cách vận dụng các đặc trưng của văn bản để lập hồ sơ. a. Đặc trưng vấn đề. Khi phân định hồ sơ, chủ yếu phải lấy vấn đề mà nội dung văn bản đề cập làm cơ sở để sưu tầm và tập hợp văn bản. Tất cả những văn bản có nội dung liên quan với nhau về một vấn đề (một sự việc, một công việc, một đối tượng) sẽ được tập hợp thành một hồ sơ. Hồ sơ lập theo đặc trưng này sẽ phù hợp với khái niệm về hồ sơ và đảm bảo đầy đủ nhất các yêu cầu về lập hồ sơ. Trong thực tế, người ta thường nghiên cứu văn bản theo từng vấn đề, sự việc, do đó, nếu hồ sơ lập theo đặc trưng vấn đề sẽ giúp cho người nghiên cứu tra tìm văn bản được nhanh chóng, nghiên cứu vấn đề được hoàn chỉnh. Điều quan trọng nhất khi phân định hồ sơ theo đặc trưng này là phải xác định phạm vi vấn đề (sự việc) cho hợp lý. Nói chung, văn bản trong một hồ sơ phải cùng phản ánh một vấn đề cụ thể. Phạm vi vấn đề rộng hay hẹp chủ yếu là tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị tổ chức hình thành nên văn bản. Chức năng, nhiệm vụ của cơ quan quy định thành phần, nội dung và khối lượng văn bản hình thành. Đối với những cơ quan nhỏ, một nhiệm vụ cụ thể có thể phân thành một hồ sơ nhưng đối với những cơ quan lớn, một vấn đề có thể phân định thành nhiều hồ sơ. Ví dụ: Ở Uỷ ban nhân dân xã hàng năm có thể hình thành các hồ sơ về sản xuất nông nghiệp, công tác an ninh, trật tự, công tác văn hóa ... Đây là
những nhiệm vụ cụ thể mà Uỷ ban nhân dân xã phải quản lý, khối lượng tài liệu hình thành về từng mặt công tác không nhiều, do đó tài liệu phản ánh về mỗi nhiệm vụ công tác nói trên có thể xem là một vấn đề và lập thành một hồ sơ. Ngược lại, đối với những cơ quan lớn, có chức năng, nhiệm vụ, phạm vi hoạt động và quyền hạn lớn, văn bản phản ánh về một nhiệm vụ công tác nhiều thì có thể lập thành nhiều hồ sơ, mỗi hồ sơ là một sự việc cụ thể. Ví dụ: Văn bản về sản xuất nông nghiệp ở Uỷ ban nhân dân tỉnh không thể chỉ lập một hồ sơ như ở Uỷ ban nhân dân xã, mà phải phân định thành hàng chục hồ sơ, gồm các vấn đề cụ thể như: - Kế hoạch sản xuất nông nghiệp toàn năm. - Chỉ đạo sản xuất nông nghiệp. - Kết quả thực hiện kế hoạch sản xuất nông nghiệp toàn năm. - Kế hoạch sản xuất nông nghiệp từng vụ. - Phòng trừ sâu bệnh. - Các biện pháp kỹ thuật - sản xuất nông nghiệp. - Chăn nuôi gia cầm... Khi lập hồ sơ, ta phải lấy đặc trưng này làm đặc trưng chủ yếu, Khi các văn bản còn lại là những văn bản đề cập đến những nội dung khác nhau, ta sẽ vận dụng các đặc trưng khác. b. Đặc trưng tên gọi. Đối với những loại văn bản có nội dung đề cập đến nhiều sự việc khác nhau, như Biên bản các cuộc họp thường kỳ của lãnh đạo cơ quan, các Nghị quyết hàng tháng của Ban chấp hành một đoàn thể quần chúng ... thì không thể phân định hồ sơ theo đặc trưng vấn đề, mà lập theo đặc trưng tên gọi là hợp lý nhất. Phân định hồ sơ theo đặc trưng này tức là quá trình sưu tầm, tập hợp những văn bản, tài liệu có cùng một tên gọi với nhau. Ví dụ: - Biên bản các cuộc họp thường kỳ của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Nam. - Tập Thông báo của Chính phủ năm 2003. Đặc trưng tên gọi thường được vận dụng để lập hồ sơ một số loại văn bản như Chỉ thị, Nghị quyết, Biên bản, Chương trình, Kế hoạch công tác, Thông báo, Báo cáo. Tuy nhiên, không phải tất cả các loại văn bản nói trên đều lập hồ sơ theo đặc trưng này, mà thông thường chỉ vận dụng đối với những văn bản có nội dung đề cập đến nhiều vấn đề, còn đối với các loại có nội dung phản ánh một vấn đề, sự việc cụ thể thì nên lập theo đặc trưng vấn đề.
c. Đặc trưng tác giả. Tác giả là cơ quan hoặc cá nhân lập ra văn bản. Vận dụng đặc trưng này ta phải lấy tên cơ quan, cá nhân hình thành văn bản để phân định hồ sơ. Các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có cùng một tác giả với nhau. (những văn bản đó có thể khác nhau về nội dung, về thể loại). Ví dụ: - Nghị quyết, Nghị định của Chính phủ năm 2002, 2003. - Quyết định, Chỉ thị của UBND Quận X năm 2000. 2001. Lập hồ sơ theo đặc trưng tác giả thường làm cho văn bản phản ánh về một vấn đề, sự việc bị xé lẻ, không giữ được mối liên hệ khách quan, gây khó khăn cho việc tra tìm và sử dụng tài liệu. Do vậy, trong thực tế đặc trưng này rất ít được vận dụng làm đặc trưng chính để lập hồ sơ. d. Đặc trưng thời gian. Lập hồ sơ theo đặc trưng thời gian tức là căn cứ vào thời gian lập ra văn bản để phân định hồ sơ. Các văn bản được lập ra trong cùng thời gian dù cho nội dung, tên gọi, tác giả của chúng có khác nhau cũng có thể lập thành một hồ sơ, Ví dụ: Các Nghị quyết, Chỉ thị của Thành uỷ Đà Nẵng ban hành năm 2003 có thể lập thành một hồ sơ có tiêu đề: Nghị quyết, Chỉ thị của Thành uỷ Đà Nẵng năm 2003. Thông thường người ta căn cứ vào năm ban hành văn bản để phân định hồ sơ. Nếu chỉ dựa vào thời gian ban hành văn bản để lập hồ sơ thì sẽ làm cho tài liệu phản ánh các hoạt động của cơ quan xé lẻ, gây khó khăn cho việc tra tìm và nghiên cứu. Do đó, đặc trưng này tuy được vận dụng phổ biến nhưng thường là đặc trưng phụ, được kết hợp với các đặc trưng khác nhau đặc trưng vấn đề, đặc trưng tên gọi. Ví dụ: Ở Văn phòng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, các Nghị quyết, Quyết định, Thông tư của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành năm 2004 về công tác thuỷ, nông được phân định thành một hồ sơ có tiêu đề: Nghị quyết, Quyết định, Thông tư, của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ NN & PTNT về công tác thuỷ nông năm 2004. Hồ sơ trên được lập theo đặc trưng vấn đề kết hợp với đặc trưng thời gian. Trên thực tế khi phân định hồ sơ, ta thường kết hợp các đặc trưng Tác giả, Tên gọi và Thời gian với nhau. Ví dụ: - Tập Nghị quyết của Chính phủ năm 2004 - Tập Quyết định của Uỷ ban Nhân dân thành phố Đà Nẵng
năm 2004. e. Đặc trưng cơ quan giao dịch. Cơ quan giao dịch tức là cơ quan có công văn, giấy tờ trao đổi trong quá trình giải quyết các công việc cụ thể có liên quan. Nếu vấn dụng đặc trưng này thì văn bản trao đổi giữa hai cơ quan sẽ được lập một hồ sơ cho dù nội dung của chúng đề cập đến các vấn đề khác nhau. Tuy nhiên lập như vậy sẽ không thuận lợi cho việc tra tìm, nghiên cứu tài liệu. Do vậy đặc trưng này thường được vận dụng kết hợp với đặc trưng vấn đề và được xem là một đặc trưng phụ. Ví dụ: Giữa Đại học Khoa học Huế với Trường THCN CKN Đông Á hàng năm trao đổi nhiều công văn có nội dung đề cập đến nhiều vấn đề, sự việc như vấn đề đào tạo Đại học tại chức Luật, vấn đề thực hiện quy chế giảng dạy và học tập, vấn đề hợp đồng giáo viên ... Nếu tất cả công văn này lập thành một hồ sơ theo đặc trưng cơ quan giao dịch (công văn trao đổi với trường THCN CKN Đông Á), thì sẽ không hợp lý mà phải phân định thành nhiều hồ sơ lấy vấn đề làm đặc trưng chính kết hợp với đặc trưng cơ quan giao dịch: - Công văn, giấy tờ trao đổi với Bộ Giáo dục và Đào tạo về vấn đề Tuyển sinh Đại học tại chức Luật. - Công văn, giấy tờ trao đổi với Bộ Giáo dục và Đào tạo về vấn đề Hiợp đồng giáo viên giảng dạy. - Công văn, giấy tờ trao đổi với Bộ Giáo dục và Đào tạo về vấn đề thực hiện quy chế giảng dạy và học tập ... f. Đặc trưng địa dư. Trong lập hồ sơ, có khi người ta còn đem những văn bản của các tác giả cùng trong một khu vực hoặc văn bản có nội dung liên quan đến một khu vực lập thành một hồ sơ. Tuy nhiên đặc trưng địa dư thường chỉ là đặc trưng phụ. Ví dụ: - Báo cáo của các Sở Nông nghiệp vùng đồng bằng sông Cửu Long về tình hình sản xuất nông nghiệp năm 2003. - Báo cáo tình hình công tác phòng chống cháy rừng của sở Lâm nghiệp các tỉnh Miền Trung, Tây nguyên năm 2004. Hai hồ sơ trên đã được lập theo đặc trưng vấn đề kết hợp với đặc trưng địa dư. Chỉ trong trường hợp văn bản không nhiều, nội dung lại tản mạn thì mới nên chọn đặc trưng địa dư phân định hồ sơ. Tóm lại, phân định hồ sơ là khâu quan trọng nhất của lập hồ sơ. Việc phân định hồ sơ phải dựa trên cơ sở các đặc trưng của văn bản (còn gọi là các đặc trưng lập hồ sơ), trong đó đặc trưng vấn đề là đặc trưng chủ yếu,
được vận dụng nhiều nhất. Còn các đặc trưng khác thường được vận dụng kết hợp. 2.2. Sắp xếp văn bản trong hồ sơ. Các văn bản trong hồ sơ cần sắp xếp theo một trình tự hợp lý để tra tìm và nghiên cứu các văn bản được nhanh chóng và thuận lợi. Tuỳ theo nội dung và các đặc điểm khác của văn bản trong hồ sơ để chọn một trong những cách sắp xếp dưới đây: a. Sắp xếp theo trình tự thời gian. Bằng cách sắp xếp này, văn bản có ngày tháng ban hành sớm sẽ được xếp lên trên, các văn bản có ngày tháng ban hành muộn hơn sẽ lần lượt được xếp dưới.Cách sắp xếp này thường áp dụng đối với hồ sơ phản ánh sự việc, vấn đề theo trình tự thời gian và hồ sơ lập theo đặc trưng tên gọi văn bản, đặc trưng tác giả. Lưu ý: - Đối với các loại Kế hoạch nhiều năm, ta phải xếp vào năm đầu của Kế hoạch. - Đối với các loại Báo cáo nhiều năm, ta phải xếp vào năm cuối của Báo cáo. b. Sắp xếp theo số thứ tự của văn bản kết hợp với thời gian. Bằng cách sắp xếp này, văn bản nào có số nhỏ hơn sẽ được xếp trên, văn bản có số lớn hơn sẽ được xếp dưới. Cách sắp xếp này thường áp dụng đối với hồ sơ lập theo đặc trưng tác giả. Khi chọn cách sắp xếp này phải chú ý kết hợp với cách sắp xếp theo trình tự thời gian ban hành. c. Sắp xếp theo trình tự giải quyết công việc. Cách sắp xếp này sẽ theo trình tự mà các văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc. Theo cách sắp xếp này, các văn được sắp xếp theo trình tự sau: - Văn bản khởi đầu công việc, - Văn bản giải quyết công việc, - Văn bản bản kết thúc công việc. Ví dụ: Hồ sơ Hội nghị tổng kết có các văn bản sau: - Báo cáo tổng kết. - Kế hoạch hoạt động năm. - Kế hoạch tổ chức Hội nghị. - Diễn văn khai mạc.
- Bài phát biểu của lãnh đạo cơ quan. - Bài phát biểu của lánh đạo cấp trên. - Biên bản của Hội nghị … Theo cách sắp xếp này thì các văn bản trong hồ sơ nêu trên lần lượt được sắp xếp như sau: - Kế hoạch tổ chức Hội nghị. - Diễn văn khai mạc. - Báo cáo tổng kết, phương hướng kế hoạch. - Bài phát biểu của lãnh đạo cơ quan. - Bài phát biểu của cấp trên. - Biên bản Hội nghị … d. Sắp xếp theo giá trị pháp lý của văn bản. Theo cách sắp xếp này, văn bản nào có giá trị pháp lý cao hơn, văn bản được xếp trên, văn bản nào có giá trị pháp lý thấp hơn sẽ được xếp dưới. Ví dụ: Trong hồ sơ có các văn bản sau: - Quyết định. - Thông tư. - Chỉ thị. - Nghị quyết … Theo cách sắp xếp này thì các văn bản trong hồ sơ trên được xếp như sau: - Nghị quyết. - Quyết định. - Chỉ thị. - Thông tư. e. Sắp xếp theo vị trí của cơ quan ban hành. Theo cách sắp xếp này, văn bản do cơ quan có vị trí cao hơn ban hành sẽ được xếp trên. Văn bản do có quan có vị trí thấp hơn ban hành lần lượt được xếp dưới. Ví dụ: Trong một hồ sơ có các văn bản của các cơ quan sau: - Sở Giáo dục - Đào tạo. - Hội đồng Nhân dân thành phố. - Bộ Giáo dục - Đào tạo. - Uỷ ban Nhân dân thành phố …
Theo cách sắp xếp này, các văn bản trong hồ sơ trên được xếp như sau: - Bộ Giáo dục và đào tạo. - Hội đồng Nhân dân thành phố. - Uỷ ban Nhân dân thành phố. - Sở Giáo dục và Đào tạo thành phố. f. Sắp xếp theo vần chữ cái. Thường dùng trong sắp xếp các hồ sơ về nhân sự, các Quyết định có liên quan đến nhân sự như: Quyết định nâng lương, Quyết điinhj bổ nhiệm cán bộ…. Ví dụ: Trong hồ sơ: “Quyết định về nâng bậc lương cho cán bộ, viên chức năm 2004 của Trường THCN CKN Đông Á”, các văn bản được sắp xếp theo thứ tự từ trên xuống dưới như sau: - Quyết định nâng bậc lương cho ông Lê Văn An. - Quyết định nâng bậc lương cho ông Hà Trọng Ân - Quyết định nâng bậc lương cho bà Hoàng Thu Ba - Quyết định nâng bậc lương cho ông Nguyễn Thiện Bàn - Quyết định nâng bậc lương cho bà Phan Ngọc Châu ... 2.3. Đánh số tờ. Theo quy định chung, mỗi tờ văn bản trong hồ sơ được đánh một số theo thứ tự từ trên xuống dưới để cố định vị trí sắp xếp và tra tìm văn bản được nhanh chóng. Vị trí đánh số là góc phải phía trên của tờ văn bản. Đánh số bằng bút chì và không đánh vào những tờ giấy trắng. Khi đánh số tờ cần chú ý một số điểm sau đây: - Nếu đánh sót số thì phải thêm các ký hiệu a, b, c … vào sau các số sót. - Nếu đánh nhảy số, phải ghi chú vào Mục lục văn bản. - Nếu văn bản có ảnh đi kèm để minh hoạ cho nội dung tài liệu, ta phải cho ảnh vào phong bì và đính kèm với văn bản. - Nếu một văn bản có khổ giấy to gấp đôi khổ giấy của các văn bản còn lại thì khi đánh số tờ ta phải đánh cho văn bản hai số thứ tự khác nhau. 2.4. Viết mục lục văn bản. Mục lục văn bản là bản thống kê tất cả các tài liệu trong một hồ sơ. Mục lục văn bản trong hồ sơ có tác dụng giới thiệu một cách có hệ thống thành phần, nội dung của từng văn bản và vị trí sắp xếp của chúng
trong hồ sơ để tra cứu được thuận lợi. Ngoài ra còn nhằm mục đích thống kê và cố định thứ tự sắp xếp văn bản của hồ sơ nhằm bảo quản được tốt. Mục lục văn bản trong hồ sơ được in sẵn ở trang 02 hoặc trang 03 của bìa hồ sơ hoặc viết thành tờ riêng và xếp trước các văn bản của hồ sơ. Thông thường, chỉ những hồ sơ có giá trị và những hồ sơ có từ hai văn bản trở lên thì mới cần lập mục lục này. Mục lục văn bản trong hồ sơ có cấu tạo như sau MỤC LỤC VĂN BẢN Hồ sơ số: ………………… Số, ký Ngày Tác giả Tên loại và trích yếu nội Tờ Ghi TT hiệu văn tháng văn văn bản dung văn bản số chú bản bản 1 2 3 4 5 6 7 Hướng dẫn cách ghi các cột: Cột số 1: Ghi số thư tự của văn bản được đăng ký vào Mục lục. Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản. Cột số 3: Ghi ngày tháng văn bản Cột số 4: Ghi tên cơ quan hoặc cá nhân ban hành văn bản. Cột số 5: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản. Cột số 6: Ghi tờ số của văn bản (Mỗi tờ văn bản đã được đánh một số thứ tự riêng, Cần ghi rõ văn bản được đăng ký vào Mục lục có soó tờ từ số mấy đến số mấy?) Cột số 7: Ghi các thông tin cần thiết khác (bản sao, văn bản Mật …) Lưu Ý: Nếu Mục lục văn bản có nhiều trang thì phải đánh số trang cho mục lục nhằm tạo điều kiện cho việc theo dõi, quản lý. Khi viết mục lục văn bản trong hồ sơ, các yếu tố thông tin phải được thể hiện chính xác, đúng theo văn bản, không được tuỳ tiện thêm bớt hoặc sửa đổi. Những yếu tố thông tin nào mà văn bản không có thì để trống, nếu một yếu tố thông tin nào đó ở văn bản không có, nhưng người biên mục xác minh được thì có thể ghi vào nhưng phải chú thích.
Ví dụ: Trong văn bản không đề ngày tháng ban hành nhưng người biên mục đã xác minh được ngày tháng ban hành văn bản thì ghi vào cột 3, nhưng phải chú thích rõ đó là ngày tháng xác minh ở cột 7. 2.5. Viết chứng từ kết thúc. Chứng từ kết thúc là bản ghi chép những thông tin cần thiết về hồ sơ để phục vụ cho việc bảo quản hồ sơ đó. Các thông tin cần đưa vào chứng từ kết thúc gồm: số lượng tờ văn bản của hồ sơ, số lượng tờ mục lục văn bản, trạng thái các văn bản của hồ sơ, ngày tháng năm lập hồ sơ, người lập hồ sơ (xem mẫu). TỜ KẾT THÚC Hồ sơ số: ……. (Đơn vị bảo quản số: ……….) (1) 1. Hồ sơ này có: ………. tờ (2) (Viết bằng chữ: ……………………………………….. tờ). 2. Mục lục văn bản có: ………… tờ (3). (Viết bằng chữ: ……………………………………….. tờ). 3. Tình trang của tài liệu: …………………………………………… ……………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………… …………………………………………………………………….. (4) …, ngày … tháng … năm … NGƯỜI LẬP Hướng dẫn cách ghi: (1): Ghi số của hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. (2): Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ. (3): Ghi tổng số tờ Mục lục văn bản có trong hồ sơ. (4): Ghi một số đặc điểm tình hình tài liệu như: Ngôn ngữ, Vật liệu cấu thành, Mức độ hư hại ... Ví dụ: Tờ số 135 rách góc phải; Tờ số 157 - tiếng Anh có bản dịch. Chứng từ kết thúc được viết trên một tờ giấy riêng và xếp sau các văn bản của hồ sơ, hoặc viết lên trang 3 của tờ bìa hồ sơ.
2.6. Viết bìa hồ sơ. Là việc giới thiệu lên bìa hồ sơ các thông tin cần thiết về hồ sơ nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và tra tìm. Viết bìa hồ sơ là một việc làm thường xuyên của văn thư cơ quan cũng như của lưu trữ cơ quan. Việc làm này có ý nghĩa rất quan trọng trong việc quản lý và tra tìm hồ sơ. Bìa hồ sơ được cấu thành bởi các thành phần sau đây: - Tên cơ quan, - Tên đơn vị tổ chức, - Tiêu đề hồ sơ, - Thời gian bắt đầu và kết thúc, - Số lượng tờ, - Thời hạn bảo quản, - Số lưu trữ. Mẫu trang đầu của bìa hồ sơ như sau: - Thông số kích thước: PHẦN GẤP CẠNH PHẦN GẤP GÁY 560mm 330mm TỜ SAU TỜ ĐẦU