Chuyển đổi số quy trình quản lý hoạt động Đoàn - Hội: Giải pháp cho các trường đại học tại Việt Nam

Chia sẻ: Liễu Yêu Yêu | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:13

Thêm vào BST

Báo xấu

20
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nghiên cứu "Chuyển đổi số quy trình quản lý hoạt động Đoàn - Hội: Giải pháp cho các trường đại học tại Việt Nam" nhằm thiết kế giải pháp số hóa quy trình quản lý hoạt động Đoàn - Hội. Kết quả nghiên cứu không chỉ đóng góp cho hoạt động chuyển đổi số tại trường Đại học Kinh tế - Luật mà còn là mô hình có thể áp dụng trong việc quản lý hoạt động Đoàn - Hội tại các trường đại học ở Việt Nam. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Chuyển đổi số quy trình quản lý hoạt động Đoàn - Hội: Giải pháp cho các trường đại học tại Việt Nam

CHUYỂN ĐỔI SỐ QUY TRÌNH QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG ĐOÀN - HỘI: GIẢI PHÁP CHO CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC TẠI VIỆT NAM Nguyễn Thị Thùy Trang, Trần Viết Nguyễn Minh Hiếu, Dương Phạm Diễm Quỳnh, Vũ Thị Kim Ngân, Vũ Thúy Hằng, Nguyễn Quang Hưng Trường Đại học Kinh tế - Luật, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Tóm tắt: Công nghệ không ngừng phát triển mạnh mẽ và đem lại nhiều lợi ích trên nhiều lĩnh vực khác nhau, trong đó lĩnh vực giáo dục cũng áp dụng nhiều công nghệ mới để quản lý và hỗ trợ người học. Với mục tiêu hỗ trợ các đơn vị cũng như sinh viên trong các trường Đại học tại Việt Nam có thể quản lý và nắm bắt kịp thời thông tin các chương trình được tổ chức, nhóm nghiên cứu đã thiết kế giải pháp số hóa quy trình quản lý hoạt động Đoàn - Hội. Bằng phương pháp khảo sát sinh viên và các tổ chức trong Trường Đại học Kinh tế - Luật thuộc Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh (ĐHQG TP.HCM), từ đó đã phân tích được thực trạng khó khăn khi quản lý và tham gia chương trình. Nhóm đã xây dựng một website được phát triển nhiều tính năng, chức năng tích hợp giúp sinh viên theo dõi thông tin về các chương trình của Đoàn - Hội và đăng ký tham gia chương trình do các Ban tổ chức đăng tải. Kết quả nghiên cứu không chỉ đóng góp cho hoạt động chuyển đổi số tại trường Đại học Kinh tế - Luật mà còn là mô hình có thể áp dụng trong việc quản lý hoạt động Đoàn - Hội tại các trường đại học ở Việt Nam. Từ khóa: chuyển đổi số, Đoàn - Hội, website 1. Giới thiệu Với sự bùng nổ thông tin trên Internet, việc ứng dụng website trong nhiều lĩnh vực như: kinh doanh, y tế và đặc biệt là trong lĩnh vực giáo dục đang trở nên phổ biến tại Việt Nam và các nước trên thế giới. Tập trung phân tích nhóm đối tượng là các tổ chức Đoàn - Hội, Câu lạc bộ, Đội nhóm thuộc các trường đại học trên khắp cả nước, hàng năm các tổ chức này triển khai rất nhiều chương trình bổ ích giúp sinh viên không chỉ nâng cao kiến thức, cải thiện kỹ năng mềm mà còn được vui chơi, giải trí, rèn luyện sức khỏe. Tuy nhiên, đôi khi thông tin của các chương trình này chưa được sinh viên nắm bắt một cách hiệu quả bởi các yếu tố khác nhau. Về phía sinh viên, việc tìm kiếm bằng những phương pháp truyền thống đều chứa đựng một số vấn đề như biết tên chương trình nhưng không biết của tổ chức nào, email quá nhiều có thể bị thất lạc, muốn đăng ký tham gia phải đợi xếp hàng,… Về phía các tổ chức, khó khăn họ gặp phải thường là vấn đề kết nối với sinh viên, làm sao để quảng bá chương trình đến sinh viên và quản lý người tham gia hiệu quả khi mà có quá nhiều chương trình được tổ chức trong một năm. Sinh viên cần tìm thông tin, người tổ chức cần quản lý thông tin; vì vậy, để việc triển khai các chương trình đạt được hiệu quả cao thì cần có một nền tảng để tạo sự liên kết thống nhất giữa bên tổ chức và sinh viên. 90
Trên cơ sở đó, việc tạo ra một nền tảng hướng đến sự linh động của người dùng, giúp sinh viên và ban tổ chức (BTC) có thể truy cập bằng cả điện thoại và máy tính là vô cùng cấp thiết. Tại các trường Đại học, nhiều website tổng hợp thông tin Đoàn - Hội đã được triển khai như: https://youth.uel.edu.vn/ (Trường Đại học Kinh tế - Luật (ĐHQG TP.HCM), https://student.tdtu.edu.vn/doan-hoi (Trường Đại học Tôn Đức Thắng), http://tuoitrebachkhoa.edu.vn (Trường Đại học Bách Khoa - ĐHQG TP.HCM),… Tuy nhiên, các website này chỉ tổng hợp tin tức và thông tin về các tổ chức, hoạt động Đoàn - Hội, Câu lạc bộ, Đội nhóm. Bắt nguồn từ những ý tưởng trên, nhóm tác giả đã thực hiện nghiên cứu: “Chuyển đổi số quy trình quản lý hoạt động Đoàn - Hội: Giải pháp cho các trường đại học tại Việt Nam”. Nghiên cứu này sẽ đóng góp một số tính mới vào việc ứng dụng công nghệ trong quản lý hoạt động Đoàn - Hội, cụ thể gồm 3 chức năng chính sau: (1) hoàn thiện chức năng bộ lọc cho website giúp người dùng nhanh chóng tìm được thông tin của chương trình mong muốn theo nhiều tiêu chí cùng một lúc; (2) chức năng phân quyền giúp mỗi tổ chức Đoàn - Hội, Câu lạc bộ, Đội nhóm quản lý chương trình tốt hơn, trong đó, mỗi BTC được quyền đăng tải, chỉnh sửa, xóa, thống kê các chương trình; (3) chức năng phân quyền cho sinh viên giúp sinh viên đăng ký tham gia chương trình một cách dễ dàng thông qua biểu mẫu đăng ký và có thể xem lại lịch sử đăng ký; (4) chức năng điểm danh sinh viên tham gia chương trình; (5) chức năng cấp giấy chứng nhận cho các sinh viên tham gia chương trình. 2. Tổng quan nghiên cứu 2.1. Nghiên cứu nước ngoài Tolliver và Cộng sự (2005) đã nghiên cứu về việc thiết kế lại và thử nghiệm khả năng sử dụng của website. Mục đích của nghiên cứu này là trình bày kinh nghiệm về khả năng sử dụng website trong giai đoạn thiết kế và triển khai trang web thư viện. Monideepa Tarafdar và Jie Zhang (2005) thực hiện phân tích các đặc điểm quan trọng của trang web. Cụ thể, tác giả xác định và phân tích các đặc điểm quan trọng của 40 trang web thành công nhất từ 5 danh mục khác nhau, gồm: Bán lẻ, Dịch vụ tài chính, Tin tức và Thông tin, Tìm kiếm và Cổng thông tin, Giải trí. Các phát hiện chỉ ra rằng có sáu đặc điểm quan trọng của các trang web và tầm quan trọng tương đối của những đặc điểm này khác nhau giữa các danh mục. Bài báo giải thích những kết quả này và hướng dẫn quản lý đối với thiết kế trang web. Wenli Tsou và Cộng sự (2006) đã thực hiện nghiên cứu về ứng dụng website kể chuyện đa phương tiện trong việc học ngoại ngữ. Các tác giả trong nghiên cứu này đã dựa vào việc phát triển một website kể chuyện đa phương tiện để nghiên cứu cách thức hoạt động của các công nghệ trên web. Website chứa module quản trị tài khoản, module sáng tác câu chuyện đa phương tiện và module phát lại câu chuyện. Kết quả của nghiên cứu mang giá trị giáo dục của website kể chuyện đa phương tiện trong việc dạy và học EFL. Lowery và Cộng sự (2008) cũng thực hiện nghiên cứu đánh giá khả năng sử dụng của các trang web mà cụ thể là các trang web công đoàn. Trong nghiên cứu này, tác giả áp dụng “Nguyên tắc về khả năng sử dụng của Microsoft” được phát triển bởi Agarwal và Venkatesh (2002) để đánh giá khả năng sử dụng của các trang web công đoàn. Khi so sánh với các trang 91
web được đánh giá trước đó, trang web công đoàn được kiểm tra trong nghiên cứu này đạt điểm cao về khả năng sử dụng. 2.2. Nghiên cứu trong nước Đề tài “Nghiên cứu hệ thống quản lý hoạt động Đoàn - Hội viên trong quản lý sinh viên, ứng dụng tại Trường Đại học Kinh tế - Luật (ĐHQG TP.HCM)” thuộc bản quyền nhóm nghiên cứu của tác giả Vạn Hữu Phước K14406 năm 2017. Đề tài đã thực hiện được các mục tiêu cơ bản về mặt quản lý, xây dựng được hệ thống chạy thử đáp ứng hầu hết các chức năng trong phân tích thiết kế để hỗ trợ người dùng, cụ thể như sau: Đối với người dùng là sinh viên: Có thể truy cập trang web và theo dõi các tuyến chương trình, tuyến nội dung chương trình, các bài đăng truyền thông; người dùng có thể đăng nhập và đăng ký, xem các chương trình mình đã tham gia; quản lý thông tin cá nhân; quản lý các hoạt động đã tham gia; theo dõi điểm rèn luyện hoạt động trong năm học; theo dõi được quá trình rèn luyện, phấn đấu sinh viên 5 tốt. Đối với người dùng là người quản lý: Theo dõi các chương trình của từng cơ sở, thống kê chương trình do cơ sở tổ chức; có thể thống kê số liệu cơ sở, thông tin cơ sở, chỉnh sửa thông tin cơ sở và tạo cơ sở mới; có thể thống kê các bài đăng, chỉnh sửa các bài đăng, đăng bài truyền thông; có thể thống kê sinh viên đăng ký tham gia chương trình; có thể thống kê số điểm quy đổi khi sinh viên tham gia chương trình để tham chiếu vào thang điểm rèn luyện và thang điểm sinh viên 5 tốt; có thể xem xét các thông tin của sinh viên; quản lý các thông tin đăng trên trang chủ của hệ thống website. Tuy nhiên, đề tài gặp khó khăn khi triển khai nên vẫn chưa được thực hiện và đề tài chưa có các chức năng cần thiết như: Cấp giấy chứng nhận cho người tham gia và Điểm danh người tham dự bằng mã QR đã được phát triển trong đề tài của nhóm tác giả. 2.3. Các website Đoàn - Hội hiện có Hiện nay, đã có một số website về Đoàn - Hội đã được đưa vào sử dụng tại các Trường Đại học trên cả nước như: Website “https://youth.uel.edu.vn” là trang tin điện tử của Đoàn Thanh niên và Hội Sinh viên thuộc Văn phòng Đoàn - Hội của Trường Đại học Kinh tế - Luật, website này cung cấp thông tin cho sinh viên nhưng chưa có sự tương tác của sinh viên với website và chỉ có Đoàn trường quản lý trực tiếp. Website “https://student.tdtu.edu.vn/doan-hoi” là trang web cung cấp tin tức, thông tin về chính sách, Đoàn Thanh niên, Hội Sinh viên, Câu lạc bộ - Đội - Nhóm của Trường Đại học Tôn Đức Thắng, với bản quyền thuộc Đoàn Trường Đại học Tôn Đức Thắng. Mặc dù trang web giúp sinh viên cập nhật được thông tin của các hoạt động Đoàn - Hội của Trường, nhưng nhược điểm là sinh viên và các tổ chức Đoàn - Hội không được tương tác trực tiếp và không được quản lý tài khoản của mình trên website. Bài nghiên cứu của nhóm tác giả đã khắc phục được nhược điểm này. Website “http://tuoitrebachkhoa.edu.vn” cũng là trang web cung cấp thông tin các chương trình, hoạt động Đoàn - Hội của Trường Đại học Bách Khoa - ĐHQG TP.HCM, được 92
phát triển bởi Đoàn Thanh niên - Hội Sinh viên Khoa Khoa học và Kỹ thuật Máy tính. Trang web này cũng chưa cho phép sinh viên tương tác, đăng ký tham gia các chương trình được đăng tải trên website. Để khắc phục nhược điểm này, nhóm nghiên cứu cũng đã phát triển chức năng đăng ký tham gia. Website “https://youth.neu.edu.vn” là trang tin điện tử với bản quyền thuộc Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, cung cấp thông tin các chương trình, sự kiện của Đoàn - Hội và các thông tin khác về nghiên cứu khoa học của sinh viên. Trang web là nơi truyền tải thông tin đến sinh viên và chưa có sự tương tác trực tiếp của sinh viên trên website. Như vậy, những nghiên cứu đi trước đã phân tích được các đặc điểm cũng như khả năng ứng dụng của website trong nhiều lĩnh vực. Đồng thời, những website về quản lý các hoạt động Đoàn - Hội đã, đang triển khai cũng để lại bài học kinh nghiệm trong quá trình phân tích và thiết kế website Đoàn - Hội của nhóm tác giả. Với mong muốn giúp sinh viên và ban tổ chức trong các trường đại học cả nước có thể tương tác và quản lý trực tiếp trên website Đoàn Hội của Trường thì nhóm tác giả đã phát triển các chức năng trong trang web của bài nghiên cứu. 3. Phương pháp nghiên cứu 3.1. Giới thiệu chung về phương pháp nghiên cứu Nghiên cứu sử dụng chủ yếu ba phương pháp nghiên cứu: Phương pháp mô tả: Từ dữ liệu thu thập được, các thông tin được trình bày bằng bảng tóm tắt những thông tin cơ bản nhất của dữ liệu liên quan đến các biến sử dụng trong mô hình. Phương pháp khảo sát: Đề tài xây dựng bảng hỏi và gửi gmail nhằm thu thập dữ liệu từ 260 sinh viên và 4 ban tổ chức trong Trường Đại học Kinh tế - Luật. Bảng câu hỏi sử dụng các câu hỏi về tần suất, câu hỏi đánh giá trên thang đo Likert và câu hỏi đa lựa chọn nhằm khai thác mức độ quan tâm và yêu cầu về mặt chức năng và phi chức năng của một website Đoàn - Hội. Sau khi thu thập được dữ liệu, nhóm tiến hành xử lý và phân tích dữ liệu bằng công cụ SPSS. Phương pháp khảo sát này thường được sử dụng nhằm thu thập dữ liệu trên diện rộng phục vụ các phương pháp nghiên cứu mô tả. Đây là phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp khá thông dụng trong nghiên cứu quản lý, hạn chế của phương pháp này là có thể gây ra số liệu sai, phụ thuộc vào độ trung thực của người được khảo sát. Phương pháp thử nghiệm: Thử nghiệm là phương pháp tốt nhất để kiểm định mối quan hệ giữa nhu cầu của sinh viên và các chức năng của website đã cho ra mắt. Phương pháp thử nghiệm thường được thực hiện trong điều kiện được kiểm soát chặt chẽ, với một số đối tượng sinh viên và BTC. Trong quá trình phát triển website của bài nghiên cứu nhóm tác giả đã phát triển theo các bước sau: khảo sát nhu cầu của người dùng, phân tích chức năng của website, xây dựng giao diện, lập trình, kiểm thử, triển khai website, Khảo sát nhu cầu sử dụng của người dùng. Website đã sử dụng các công cụ như sau: • Giao diện (Front-end): Angular Framework • Thuật toán (Back-end): NodeJs • Cơ sở dữ liệu (Database): Realtime Database của Firebase 93
3.2. Số liệu 3.2.1. Đặc điểm người dùng Mẫu khảo sát gồm 260 người là sinh viên các khóa tại Trường Đại học Kinh tế - Luật ĐHQG TP.HCM, trong đó: Trường hợp đã/đang là thành viên của Đoàn - Hội, Câu lạc bộ, Đội nhóm là 95 người, chiếm 36.5%. Trường hợp không là thành viên của Đoàn - Hội, Câu lạc bộ, Đội nhóm là 165 người, chiếm 63.5%. 3.2.2. Đánh giá về mức độ hiệu quả của các kênh truyền thông đối với ban tổ chức Bảng 1: BTC đánh giá mức độ hiệu quả của các kênh truyền thông Mức độ hiệu quả Rất Kênh truyền thông Không Hiệu Rất hiệu không Phân vân Tổng hiệu quả quả quả hiệu quả Tần số 1 0 13 31 50 95 Facebook Tần suất 1,1 0,0 13,7 32,6 52,6 100,0 Tần số 25 26 29 11 4 95 Instagram Tần suất 26,3 27,4 30,5 11,6 4,2 100,0 Website/ Tần số 19 13 24 32 7 95 Landing page Tần suất 20,0 13,7 25,3 33,7 7,4 100,0 Tần số 31 17 27 15 5 95 LinkedIn Tần suất 32,6 17,9 28,4 15,8 5,3 100,0 Tần số 1 2 13 37 42 95 Email Tần suất 1,1 2,1 13,7 38,9 44,2 100,0 Tần số 5 3 18 37 32 95 Khu đặt bàn Tần suất 5,3 3,2 18,9 38,9 33,7 100,0 Qua bảng khảo sát BTC về mức độ hiệu quả của các kênh truyền thông đang sử dụng để truyền tải thông tin thì nhận thấy Facebook là kênh truyền thông được đánh giá có mức độ hiệu quả nhất. Cụ thể, BTC cho rằng Facebook rất hiệu quả chiếm tần số và tần suất cao nhất lần lượt là 50 và 52,6%. Ngược lại, BTC cho rằng LinkedIn rất không hiệu quả chiếm tần số và tần suất cao nhất với tần số là 31 và tần suất là 32,6%. Như vậy, có thể thấy LinkedIn là kênh truyền thông không được sử dụng phổ biến hay có thể hiểu là hiệu quả kém nhất. Tóm lại, khi tổ chức các chương trình, BTC sẽ đánh mạnh truyền thông trên fanpage của tổ chức mình nhằm thu hút được nhiều sinh viên tham gia. 94
3.2.3. Đánh giá về mức độ hiệu quả của các kênh truyền thông đối với sinh viên Bảng 2: Sinh viên tiếp cận chương trình qua các kênh truyền thông Kênh truyền thông Số lượt bình chọn Facebook 64 Gmail 56 Instagram 2 LinkedIn 0 Website/Landing page 12 Qua lời giới thiệu của người quen 47 Qua chỗ đặt bàn của BTC 37 Qua khảo sát trên có thể thấy sinh viên chủ yếu tiếp cận các chương trình thông qua nền tảng Facebook với số lượt bình chọn cao nhất là 64. Trong khi đó, LinkedIn là nền tảng mà không có sinh viên nào sử dụng để tiếp cận thông tin chương trình. Bởi BTC các chương trình hiện nay chưa chú trọng triển khai truyền thông trên nền tảng này và LinkedIn cũng chưa được sử dụng rộng rãi đối với sinh viên. Thông qua khảo sát, cùng việc tìm hiểu các nghiên cứu đi trước về mức độ hiệu quả của Facebook cho thấy cả BTC và sinh viên đều sử dụng Facebook làm kênh truyền thông chính để trao đổi thông tin về các chương trình. Tuy nhiên, việc sử dụng kênh truyền thông này cũng còn hạn chế đó là bài đăng trên Facebook nhiều khiến sinh viên dễ bỏ lỡ những bài đăng của BTC về các chương trình. Ngoài ra, còn một số khó khăn khác mà BTC và sinh viên gặp phải trong quá trình triển khai chương trình, từ các khó khăn đó xác định yêu cầu tương ứng được trình bày trong Bảng 1. Bảng 3: Những khó khăn khi triển khai chương trình và xác định yêu cầu Khó khăn Yêu cầu - Bỏ lỡ bài đăng về thông tin chương trình trên Facebook. Cần có một nền tảng chứa tất cả thông tin của chương - Do số lượng mail quá nhiều trình để người dùng dễ dàng tìm kiếm theo yêu cầu - Các fanpage của BTC thường có tên khó tìm kiếm. và có thể đăng ký tham gia chương trình. Bị trôi các bài đăng về thông tin chương trình đang Cần có chức năng quản lý tài khoản bao gồm các quan tâm và không xem lại được những chương chức năng: xem lịch sử đăng ký và các chương trình đã tham gia. trình đã quan tâm. - Thông tin mới cập nhật như thay đổi thời gian, Cần có chức năng quản lý chương trình với các địa điểm diễn ra chương trình triển khai chậm đến chức năng như: Thêm chương trình, Chỉnh sửa sinh viên. chương trình, Xóa chương trình, Xem lịch sử đăng - Tốn thời gian, tiền bạc trong việc in ấn vé, giấy tải, Điểm danh sinh viên, Xem thống kê chương trình chứng nhận. cụ thể và có thể tải danh sách sinh viên đăng ký, Cấp - Tốn thời gian trong việc tổng hợp danh sách các giấy chứng nhận, Gửi thông báo, Xem lịch sử thông chương trình đã tổ chức. báo và Thống kê số liệu chung. - Điểm danh đầu giờ qua sheet còn nhiều khó khăn. 95
Vì vậy, nhóm nghiên cứu nhận thấy vấn đề trong việc BTC quản lý thông tin hay việc sinh viên tiếp cận thông tin còn khó khăn dẫn đến một số chương trình chưa hiệu quả, chưa có nhiều sinh viên biết và tham gia. Trên cơ sở phân tích trên, nhóm xác định được nhu cầu và quyết định xây dựng một nền tảng chuyên biệt là website để BTC và sinh viên trao đổi thông tin về các chương trình. Từ đó, nhóm nghiên cứu đã xây dựng website với những chức năng cần có (Bảng 1) để giải quyết hạn chế cũng như đáp ứng nhu cầu của người dùng bao gồm BTC và sinh viên. 4. Kết quả nghiên cứu Với mong muốn hỗ trợ các tổ chức cũng như sinh viên trong Trường Đại học Kinh tế - Luật có thể quản lý và nắm bắt kịp thời thông tin về các chương trình được tổ chức trong trường, nhóm tác giả đã thiết kế thành công website Chương trình UEL như đường dẫn sau https://doanhoiuel.social. Đồng thời, nhóm đã đạt được những mục tiêu đề ra ban đầu, cụ thể là: Thứ nhất, nghiên cứu đã có những phân tích về thực trạng một số khó khăn khi đăng ký tham gia chương trình của các tổ chức Đoàn - Hội, Câu lạc bộ, Đội nhóm từ đó đưa ra giải pháp là xây dựng website Chương trình UEL. Thứ hai, nghiên cứu đã phát triển chức năng phân quyền giúp BTC quản lý chương trình dễ dàng hơn, điều này được cụ thể hóa qua các chức năng nổi bật dành cho BTC như sau: (1) Chức năng thêm, chỉnh sửa, xóa chương trình: Sau khi đăng nhập, tại trang tài khoản BTC, chọn “Thêm chương trình”. BTC tiến hành điền đầy đủ thông tin bao gồm: tên chương trình, thể loại, quy mô, quyền lợi, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc, ảnh, mô tả ngắn, phí tham gia, kiến thức kỹ năng mang lại, mô tả chương trình, quyền lợi cơ cấu giải thưởng và lộ trình của chương trình. Sau đó, chọn nút “Thêm chương trình” để hệ thống lưu lại. Nếu BTC muốn chỉnh sửa thông tin chương trình thì chọn icon “ ” tại trang Lịch sử đăng tải sẽ chuyển tiếp qua giao diện chỉnh sửa. Tương tự giao diện thêm chương trình, tại giao diện chỉnh sửa chương trình, BTC tiến hành chỉnh sửa lại bất kỳ thông tin nào mong muốn và chọn nút “Lưu chương trình” để hệ thống cập nhật lại dữ liệu hoặc BTC chọn nút “Xóa chương trình” để xóa chương trình. (2) Chức năng Điểm danh người tham gia: BTC chọn icon “ ” tại trang “Lịch sử đăng tải”, hệ thống sẽ chuyển tiếp qua giao diện như hình 1. BTC tiến hành điểm danh bằng một trong hai cách: (1) Quét mã QR thì chọn nút “Kết nối Webcam” hoặc (2) Nhập MSSV và cập nhật trạng thái. Hình 1: Giao diện trang Điểm danh người Hình 2: Giao diện điểm danh bằng tham gia Webcam 96
Khi chọn “Kết nối Webcam”, giao diện sẽ hiển thị như Hình 2, sinh viên đưa mã QR đã được cung cấp từ trước vào camera để hệ thống tiến hành quét mã QR lấy thông tin sinh viên, xác nhận trạng thái điểm danh. (3) Chức năng Thống kê một chương trình cụ thể: Tại trang “Lịch sử đăng tải”, BTC thực hiện chức năng xem thống kê của một chương trình cụ thể bằng cách chọn icon “ ” như Hình 3. Tại trang thống kê, hệ thống sẽ hiển thị số lượng sinh viên đã đăng ký tham gia chương trình theo khóa (biểu đồ tròn), theo khoa (biểu đồ cột) và hiển thị chi tiết danh sách thông tin sinh viên đã tham gia chương trình đó (có bản excel để tải về). Hình 3: Giao diện trang Thống kê một chương trình cụ thể (4) Chức năng Cấp giấy chứng nhận: Tại trang “Lịch sử đăng tải”, nếu cột “Chứng nhận” hiển thị trạng thái “Chưa cấp” thì BTC chọn vào dòng chữ “Chưa cấp” để chuyển tiếp qua trang cấp giấy chứng nhận như Hình 4. Nếu trạng thái là “Đã cấp” thì BTC có thể cập nhật lại. Khi thực hiện chức năng này, BTC cần lưu ý phải tải bản giấy chứng nhận không có tên sinh viên được nhận giấy chứng nhận bởi thông tin này sẽ được hệ thống tự động điền và kích thước bản giấy chứng nhận phải được thiết kế theo quy định trong hướng dẫn. Hình 4: Giao diện trang BTC cấp giấy chứng nhận Thứ ba, nghiên cứu đã phát triển chức năng phân quyền cho sinh viên, giúp sinh viên tìm kiếm, đăng ký tham gia chương trình linh hoạt. Một số chức năng nổi bật dành cho sinh viên như sau: 97
(1) Chức năng Tìm kiếm chương trình: Tại giao diện trang chủ website, người dùng chọn tab “Chương trình” để đi đến trang tìm kiếm như Hình 5. Người dùng có thể tìm kiếm chương trình bằng cách nhập từ khóa tại ô “ ” hoặc tìm kiếm theo bộ lọc (thể loại, quy mô, quyền lợi, ban tổ chức, sắp xếp). Người dùng chọn tiêu chí mong muốn trong từng bộ lọc và chọn nút “Xem kết quả”. Sau đó, hệ thống sẽ trả kết quả các chương trình liên quan đến từ khóa hoặc theo tiêu chí người dùng đã chọn. Khi người dùng muốn tìm kiếm lại từ đầu thì chọn nút “Chọn tất cả”. Hình 5: Giao diện trang Tìm kiếm chương trình (2) Chức năng Xem lại lịch sử đăng ký tham gia: Người dùng chọn tab “Lịch sử đăng ký” tại trang Quản lý tài khoản, hệ thống sẽ hiển thị các chương trình mà người dùng đã đăng ký bao gồm những thông tin sau: thời gian đăng ký, tên chương trình, thời gian kết thúc của chương trình và người dùng có thể xem thêm nhiều thông tin khác về chương trình bằng cách chọn “Xem chi tiết”. Hình 6: Giao diện trang Lịch sử đăng ký tham gia 98
(3) Chức năng Lưu chương trình quan tâm: Đối với những chương trình người dùng còn phân vân chưa đăng ký tham gia và có chọn icon “ ” ở trang xem thông tin chi tiết chương trình thì các chương trình đó sẽ xuất hiện tại tab “Chương trình quan tâm”. (4) Chức năng Xem thông tin chương trình: Khi người dùng bấm chọn “Chi tiết” bất kỳ chương trình nào sẽ chuyển tiếp đến giao diện thông tin chương trình như Hình 7. Tại giao diện này, người dùng biết được các thông tin như: tên, thể loại chương trình, phí tham gia, quyền lợi/kĩ năng nhận được, số lượt đã đăng ký, thời hạn đăng ký, giới thiệu, giải thưởng, lộ trình. Ngoài ra, chức năng này còn hiển thị đề xuất một số chương trình mới được đăng tải. Người dùng có thể chọn nút “Đăng ký” để chuyển tiếp đến trang đăng ký tham gia chương trình. Hình 7: Giao diện trang Chi tiết chương trình khi chưa đăng ký tham gia 99
Sau khi đăng ký tham gia, hệ thống sẽ hiển thị giao diện với các nút “Thông tin chương trình”, “Xem mã QR”, “Tải chứng nhận”. Nếu người dùng đã đăng ký tham gia chương trình thì ngoài các tab giới thiệu, giải thưởng, lộ trình, người dùng còn có thể xem thêm thông tin tại tab thông báo. Người dùng chọn nút “Xem mã QR”, hệ thống sẽ hiển thị giao diện như Hình 8 (trái). Mã QR này dùng để xuất trình cho BTC khi BTC điểm danh bằng hình thức “Kết nối Webcam”. Ngoài ra, đối với chương trình có giấy chứng nhận, sau khi hoàn thành chương trình và đáp ứng đầy đủ yêu cầu BTC đưa ra, người dùng chọn nút “Tải chứng nhận” để tải giấy chứng nhận như Hình 8 (phải). Hình 8: Giao diện trang Tải mã QR và Tải giấy chứng nhận Sau khi hoàn thành, nhóm nghiên cứu đã thực hiện khảo sát trên 100 sinh viên và 4 Ban tổ chức tại Trường Đại học Kinh tế - Luật (ĐHQG TP.HCM). Theo đó, bố cục, giao diện và các chức năng của website nhận được phản hồi tích cực từ phía sinh viên và Ban tổ chức. Tuy nhiên, có một thành viên BTC nhận xét giao diện trang “Thêm chương trình” vẫn chưa đầy đủ những thông tin cần thiết, đây sẽ là ý kiến giúp nhóm có thể cải thiện hơn trong tương lai. Ngoài ra, khảo sát về chức năng được yêu thích nhất trên website cho thấy hầu như các chức năng đều nhận được phản hồi ngang nhau, đặc biệt trong đó chức năng “Lưu chương trình quan tâm” nhận được lượt bình chọn nhiều nhất từ phía sinh viên, và chức năng “Thống kê đối với mỗi chương trình” nhận 3/4 lượt bình chọn đến từ BTC chương trình. 5. Kết luận và khuyến nghị 5.1. Kết luận Nắm bắt xu hướng chuyển đổi số trong bối cảnh hiện nay, nghiên cứu này được thực hiện nhằm hiện đại hóa quy trình tổ chức và tham gia hoạt động Đoàn - Hội tại các trường 100
đại học của Việt Nam, giúp các tổ chức Đoàn - Hội và sinh viên kết nối với nhau dễ dàng và hiệu quả hơn. Nhóm tác giả đã thiết kế một website (đường dẫn: https://doanhoiuel.social/) với nhiều chức năng hỗ trợ các tổ chức Đoàn - Hội quản lý chương trình và sinh viên tham gia chương trình. Đồng thời, nghiên cứu cũng đóng góp những tính mới trong quản lý và hỗ trợ người học bằng số hóa: Website trước hết là nơi sinh viên theo dõi thông tin các chương trình của Đoàn - Hội và đăng ký tham gia. Thêm vào đó, sinh viên và BTC chương trình có thể quản lý tài khoản của mình, cụ thể sinh viên sẽ xem lại được lịch sử đăng tải và chương trình quan tâm, Ban tổ chức sẽ thêm mới/ chỉnh sửa chương trình, thêm thông báo/ xem lịch sử thông báo, xem thống kê chương trình cụ thể, điểm danh sinh viên bằng mã QR. Tuy nhiên, bên cạnh những lợi ích mang lại, đề tài nghiên cứu vẫn còn một số hạn chế nhất định như: chưa đăng tải hình ảnh lên website phức tạp, chưa xem được thống kê chương trình theo năm... Do đó, để triển khai website vào thực tế một cách tốt nhất, nhóm tác giả cũng đưa ra một số khuyến nghị để hoàn thiện và phát triển các chức năng của website. 5.2. Khuyến nghị Với các ban tổ chức: Một là, hoàn thiện trang quản lý tài khoản của BTC với các chức năng: Chỉnh sửa thông tin BTC, Chức năng thống kê chương trình theo học kỳ, năm học. Hai là, website của một trường không nên chỉ đăng tải các chương trình quy mô trong trường mà cần đăng tải thêm các chương trình cấp tỉnh/thành phố, cấp quốc gia và mở rộng đăng ký cho sinh viên ngoài trường. Ba là, phát triển thêm chức năng gửi thông báo cho sinh viên thông qua email sinh viên đã đăng ký. Với sinh viên: Một là, gợi ý cho sinh viên có thể tìm kiếm chương trình theo những từ khóa mà sinh viên quan tâm như: ngành học, nghề nghiệp,… Hai là, thiết kế thêm chức năng đăng ký tham gia chương trình theo nhóm. Ba là, phát triển được chức năng liên kết thanh toán hoặc minh chứng thanh toán đối với những chương trình yêu cầu phí tham gia. Bốn là, phát triển các chức năng ở trang Đăng nhập/Đăng ký tài khoản như: Đổi mật khẩu, Quên mật khẩu, Ghi nhớ đăng nhập, Đăng nhập bằng tài khoản Gmail. Tài liệu tham khảo Tiếng Việt 1. Vạn Hữu Phước (2016), Nghiên cứu hệ thống quản lý hoạt động Đoàn - Hội viên trong quản lý sinh viên, ứng dụng tại Trường Đại học Kinh tế - Luật (ĐHQG TP.HCM). TP. Hồ Chí Minh, pp. 3-81. 101
Tiếng Anh 1. Angular (no date), Tour of Heroes app and tutorial, từ https://angular.io/tutorial (truy cập lần cuối ngày 9 tháng 4 năm 2022). 2. APEXCHARTS (no date), Angular Chart Demos, từ https://apexcharts.com/angular-chart-demos/pie-charts/monochrome-pie/ (truy cập lần cuối ngày 2 tháng 4 năm 2022). 3. Bootstrap (no date), Bootstrap 5, từ https://getbootstrap.com/docs/5.0/getting- started/introduction/ (truy cập lần cuối ngày 2 tháng 12 năm 2021). 4. Costas Assimakopoulos và Cộng sự (2017), ‘Effective social media marketing strategy: Facebook as an opportunity for universities’, pp. 532-545. doi:10.1108/IJRDM-11- 2016-0211. 5. Firebase (no date), Read and Write Data on the Web, từ https://firebase.google.com/docs/database/web/read-and-write (truy cập lần cuối ngày 4 tháng 9 năm 2022). 6. freeCodeCamp (2019), How to build a Firebase Angular app with auth and a real- time database, từ https://www.freecodecamp.org/news/firebase-angular-application-with-auth- and-realtime-database-ae37fef5859d/ (truy cập lần cuối ngày 4 tháng 9 năm 2022). 7. Github (no date), Querying lists, từ https://github.com/angular/angularfire/blob/master/docs/rtdb/querying-lists.md (truy cập lần cuối ngày 20 tháng 8 năm 2022). 8. Github (no date), Retrieving data as lists, từ https://github.com/angular/angularfire/blob/master/docs/rtdb/lists.md (truy cập lần cuối ngày 3 tháng 9 năm 2022). 9. Klaudia Smoląg và Beata Ślusarczyk (2017), ‘Social media usage in the university activities’, Biên tập Nicholas Tsounis. Advances in Applied Economic Research: Proceedings of the 2016 International Conference on Applied Economics (ICOAE). New York: Springer International Publishing, pp. 225-237. 10. Marko Stanimirović (2021), Building Count-Up Animation with Angular and RxJS, từ https://dev.to/angular/building-count-up-animation-with-angular-and-rxjs-240k (truy cập lần cuối ngày 3 tháng 9 năm 2022). 11. Monideepa Tarafdar & Jie Zhang (2005), ‘Analysis of critical Website characteristics: A cross-category study of successful Websites’, pp. 14-22. doi:10.1080/08874417.2006.11645879. 12. Muhammad Munadi (2014), ‘The Use of Social Media at State Islamic Colleges’, pp. 138-153. doi:10.29240/jsmp.v5i1.1794. 13. Tolliver & Cộng sự (2005), ‘Website redesign and testing with a usability consultant: Lessons learned’, pp. 156-165. doi:10.1108/10650750510612362. 14. Wenli Tsou, Weichung Wang và Yenjun Tzeng (2006), ‘Applying a multimedia storytelling website in foreign language learning’, pp. 17-27. doi:10.1016/j.compedu.2004.08.013. 15. Zeinab Zaremohzzabieh và Cộng sự (2014), ‘Addictive Facebook Use among University Students’, pp. 107-112. doi: 10.5539/ass.v10n6p107. 102