260
KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC QUỐC GIA: NGUỒN LỰC TRONG NỀN KINH TẾ SỐ
CHUYỂN ĐỔI SỐ TRONG QUẢN LÝ SINH VIÊN
TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÂN TRÀO ĐỊNH HƯỚNG VÀ TIỀM NĂNG
Đoàn Thị Cúc(1), Đỗ Công Ba(2)
TÓM TẮT:
Bi bo tập trung nghiên cứu chuyn đổi s trong quản lý sinh viên tại Trờng Đại học Tân
Tro, nhằm đnh gi thực trạng, tiềm nng v đề xuất cc giải php nâng cao hiệu quả quản lý
trong bi cảnh gio dục s ho. Mục tiêu của nghiên cứu l phân tích cơ sở lý luận v thực tiễn liên
quan đn chuyn đổi s, đồng thời xc đnh cc khó khn v cơ hi trong qu trình trin khai tại nh
trờng. Phơng php nghiên cứu bao gồm thu thập ti liệu, khảo st thực t thông tin phỏng vấn
v bảng câu hỏi dnh cho cn b quản lý, giảng viên v sinh viên, cùng vi nghiên cứu đnh tính
v đnh lng phân tích dữ liệu đ đa ra những đnh gi. Kt quả nghiên cứu cho thấy mặc dù đ
có những bc tin nhất đnh trong ứng dụng công nghệ s, Trờng Đại học Tân Tro vẫn đi mặt
vi nhiều phơng thức nh hạ tầng công nghệ cha đồng b (45%), thiu nhân lực có kỹ nng công
nghệ (30%), chi phí đầu t cao (15%) v sự đồng ý của cc bên liên quan. Tuy nhiên, phần ln sinh
viên (70%) th hiện ở mức đ hi lòng cao vi hệ thng hiện tại, trong khi đi ngũ cn b quản lý
v giảng viên đnh gi mức đ hi lòng cha cao về hệ thng quản lý hiện tại. Bi bo đề xuất cc
giải php nh đầu t hạ tầng công nghệ (50% đồng thuận), tng cờng đo tạo kỹ nng công nghệ
(30%), xây dựng hệ thng quản lý tập trung v hp tc vi doanh nghiệp công nghệ. Nhấn mạnh
sự cần thit của chin lc pht trin đồng b v thời gian đ đảm bảo thnh công trong qu trình
chuyn đổi s tại trờng.
Từ khoá: Chuyn s, quản lý sinh viên, Đại học Tân Tro, hiệu quả quản lý, gio dục s ho.
ABSTRACT:
This paper focuses on digital transformation in student management at Tan Trao University,
aiming to assess the current situation, potential, and propose solutions to improve management
efficiency in the context of digitalized education. The objective of the study is to analyze the
theoretical and practical foundations related to digital transformation, while identifying challenges
and opportunities during the implementation process at the university. The research methodology
includes document collection, field surveys, interviews, and questionnaires for administrators,
lecturers, and students, along with qualitative and quantitative data analysis for evaluation.
1. Trường Đại học Tân Trào.
2. Trường Đại học Tân Trào. Email: congbacdsp@gmail.com
261
KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC QUỐC GIA: NGUỒN LỰC TRONG NỀN KINH TẾ SỐ
The findings indicate that despite certain advancements in digital technology adoption, Tan Trao
University still faces multiple challenges, such as inconsistent technology infrastructure (45%),
lack of skilled IT personnel (30%), high investment costs (15%), and stakeholder approval issues.
However, a majority of students (70%) expressed a high level of satisfaction with the current system,
whereas university administrators and lecturers showed lower satisfaction levels regarding student
management systems. This paper proposes solutions such as investing in technology infrastructure
(50% agreement), enhancing digital skills training (30%), developing a centralized management
system, and collaborating with technology enterprises. It emphasizes the necessity of a synchronized
development strategy and an adequate timeframe to ensure successful digital transformation at the
university.
Keywords: Digital transformation, student management, Tan Trao University, management
efficiency, digitalized education.
1. Mở đầu
Trong thời đại công nghệ số, chuyển đổi số không chỉ là một xu hướng mà đã trở thành thành
viên yêu cầu tất yếu đối với sự phát triển của mọi lĩnh vực, bao gồm cả giáo dục (Nguyen, 2021).
Việc áp dụng công nghệ số trong giáo dục không chỉ giúp nâng cao hiệu quả quản lý, giảng dạy
mà còn tạo điều kiện thuận lợi để người học có thể tiếp cận thông tin và kiến thức một cách nhanh
chóng, chính xác và hiệu quả (Ministry of Information and Communications of Vietnam, 2020). Đặc
biệt, tại các cơ sở giáo dục đại học, nơi quản lý số lượng lớn sinh viên với nhiều thông tin phức tạp
như hồ sơ cá nhân, kết quả học tập, lịch học, hay các hoạt động ngoại khoá, việc ứng dụng công nghệ
số có thể mang lại những lợi ích vượt bậc trong việc giảm thiểu sai sót, tiết kiệm thời gian và nâng
cao trải nghiệm của cả người học và cán bộ quản lý (Smith & Johnson, 2022).
Trường Đại học Tân Trào là một cơ sở đào tạo đại học uy tín tại khu vực miền núi phía Bắc Việt
Nam, cũng đang từng bước thực hiện chuyển đổi số để đáp ứng yêu cầu đổi mới giáo dục và hội nhập
quốc tế (Tran, 2022). Tuy nhiên, quá trình này vẫn cần phải đối mặt với nhiều thách thức, bao gồm
giới hạn về nguồn lực, năng lực công nghệ, cũng như chưa đồng bộ trong việc phát triển các hệ thống
quản lý hiện đại. Công việc đánh giá thực trạng, tiềm năng và đưa ra các công cụ định hướng để
nâng cao chất lượng chuyển đổi số trong quản lý sinh viên tại Trường Đại học Tân Trào là một vấn
đề cấp thiết hỗ trợ hỗ trợ nhà trường thực hiện các mục tiêu điểm chiến lược đã đề ra (Tran, 2022).
Bài viết này tập trung phân tích hai khía cạnh chính: cơ sở lý luận và thực tiễn về chuyển đổi số
trong quản lý sinh viên. Từ đó, nghiên cứu đưa ra các giải pháp thiết thực giúp quản lý nhà trường
nâng cao hiệu quả, đồng thời mở ra cơ hội phát triển bền vững trong bối cảnh giáo dục số hoá ngày
càng phổ biến. Kết quả nghiên cứu không những có ý nghĩa đối với Trường Đại học Tân Trào mà
còn cung cấp những góc nhìn tham khảo cho các cơ sở giáo dục đại học khác trong việc triển khai
chuyển đổi số.
2. Đối tượng, phương pháp nghiên cứu
2.1. Đối tượng và thời gian nghiên cứu
Hoạt động quản lý sinh viên tại Trường Đại học Tân Trào bao gồm các quy trình như tuyển
sinh, theo dõi kết quả học tập, hỗ trợ sinh viên và quản lý hồ sơ. Thời gian nghiên cứu từ tháng 1
đến tháng 12/2024.
262
KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC QUỐC GIA: NGUỒN LỰC TRONG NỀN KINH TẾ SỐ
2.2. Phương pháp nghiên cứu
Phơng php thu thập ti liệu: Nghiên cứu các báo cáo, chính sách liên quan đến chuyển đổi số
và tài liệu quản lý giáo dục tại Đại học Tân Trào.
Phơng php khảo st: Thực hiện cuộc phỏng vấn và phiếu khảo sát tới các cán bộ quản lý,
giảng viên và sinh viên.
Phơng php phân tích: Phân tích dữ liệu định tính và định lượng, phân tích dữ liệu để đưa ra
những đánh giá.
3. Kết quả và thảo luận
3.1. Cơ sở lý luận
Chuyển đổi số trong giáo dục là quá trình tích hợp công nghệ số vào mọi khía cạnh của hoạt
động quản lý và giảng dạy nhằm nâng cao hiệu quả và kinh nghiệm của người học (UNESCO,
2021). Các công cụ số hoá như hệ thống quản lý học tập (LMS), trí tuệ nhân tạo (AI) và dữ liệu lớn
(Big Data) đã được chứng minh là có hiệu quả trong tập học trải nghiệm cá nhân hoá, nâng cao hiệu
quả quản lý và giảm thiểu sai sót (Lee & Miller, 2023; Smith & Johnson, 2022).
3.1.1. Khi niệm chuyn đổi s trong quản lý sinh viên
Chuyển đổi số trong quản lý sinh viên là quá trình ứng dụng công nghệ, dữ liệu và giải pháp
công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động, giám sát và hỗ trợ sinh viên trong môi trường giáo dục.
Quá trình này nhằm mục đích thay thế hoặc cải tiến các phương pháp quản lý truyền thông bằng nền
tảng và công cụ kỹ thuật số hiện đại, giúp nâng cao hiệu quả, minh bạch và tối ưu hoá trải nghiệm
học tập cho sinh viên (Nguyen, 2021; UNESCO, 2021).
Chuyển đổi số trong lĩnh vực này bao gồm ứng dụng hệ thống LMS, phần mềm quản lý sinh
viên (SIS), AI, Big Data và các ứng dụng khác công nghệ như blockchain để tăng cường tính bảo mật
và độ chính xác của thông tin sinh viên (Ministry of Information and Communications of Vietnam,
2020; Smith & Johnson, 2022). Các khía cạnh như đăng ký môn học trực tuyến, theo dõi tiến trình
học tập, quản lý số, hỗ trợ tài chính chính, tư vấn nghề nghiệp và giao tiếp giữa nhà trường với sinh
viên đều có thể được tối ưu hoá tái quản lý Trải nghiệm thuận lợi hơn.
Việc chuyển đổi số trong quản lý sinh viên không chỉ giúp nhà trường giảm tải công việc hành
chính, tiết kiệm chi phí mà còn tạo ra môi trường học tập hiện đại, minh bạch, đáp ứng nhu cầu phát
triển của xã hội số hoá ngày nay.
3.1.2. Vai trò của chuyn đổi s trong quản lý sinh viên
Chuyển đổi số đóng vai trò quan trọng trong công việc hiện đại hoá và tối ưu hoá công tác
quản lý sinh viên, giúp nâng cao chất lượng dịch vụ giáo dục và trải nghiệm học tập. Việc áp dụng
công nghệ số vào quản lý sinh viên không chỉ giúp tăng cường tính hiệu quả, chính xác mà còn tạo
ra môi trường học tập thông minh và linh hoạt hơn. Theo Bộ Thông tin và Truyền thông Việt Nam
chuyển đổi số trong giáo dục là xu hướng tất yếu nhắm đáp ứng nhu cầu phát triển của xã hội hiện
đại (Ministry of Information and Communications of Vietnam, 2020).
263
KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC QUỐC GIA: NGUỒN LỰC TRONG NỀN KINH TẾ SỐ
Chuyển đổi số trợ giúp tự động hoá các quy trình quản lý hành chính như đăng ký môn học,
quản lý học phí, điểm số và hồ sơ sinh viên, giúp giảm tải công việc thủ công và tiết kiệm thời gian
(Nguyen, 2021). Nhờ vào hệ thống quản lý thông tin sinh viên (Hệ thống thông tin sinh viên – SIS),
nhà trường có thể dễ dàng truy cập, cập nhật truy cập và quản lý dữ liệu sinh viên một cách chính
xác và đồng bộ.
Ứng dụng công nghệ số, đặc biệt là AI và blockchain, giúp đảm bảo tính minh bạch và toàn bộ
dữ liệu sinh viên. Blockchain có thể được sử dụng để lưu trữ hồ sơ học tập, cấp độ và chứng chỉ của
sinh viên, giảm thiểu nguy cơ giả mạo hoặc mất dữ liệu (Brown, 2020).
Chuyển đổi số tạo điều kiện cho người dùng tiếp theo thông tin nhanh chóng qua cổng thông tin
điện tử và ứng dụng di động, cho phép họ theo dõi tiến trình học tập, đăng ký môn học trực tuyến và
nhận hỗ trợ từ nhà trường mọi lúc, mọi nơi (Smith & Johnson, 2022). Điều này giúp tăng cường sự
chủ động và lợi ích trong quá trình học tập.
Big Data đóng vai trò quan trọng trong việc phân tích hành vi học tập và nhu cầu của sinh viên,
từ đó hỗ trợ các nhà trường trong việc đề xuất các chương trình học phù hợp, cảnh báo sớm các nguy
cơ bỏ học và tối ưu hoá kế hoạch đào tạo (Porter & Heppelmann, 2019).
Nhờ vào các công nghệ như AI, hệ thống có phân tích điểm mạnh, điểm thể yếu của từng sinh
viên để đưa ra chương trình học tập cá nhân hoá, đồng thời cung cấp các khuyến nghị nghiệp vụ phù
hợp sở hữu thích và kỹ năng của sinh viên (Lee & Miller, (2023).
Các công cụ số hoá như email, chatbot, ứng dụng di động và mạng xã hội trợ giúp nhà trường
duy trì kênh liên lạc hiệu quả với người dùng sinh viên, cập nhật thông tin mới nhất về chương trình
học, thông báo và sự kiện một cách nhanh chóng (UNESCO, 2021).
Chuyển đổi số giúp giảm thiểu chi phí vận hành nhờ việc cắt giảm các thủ tục giấy tờ, giảm
nhân sự hành chính và tối ưu hoá hạ tầng công nghệ, từ đó giúp nhà trường tập trung nhiều hơn vào
chất lượng đào tạo (Pham, 2020).
3.1.3. Cc yu t ảnh hởng đn chuyn đổi s trong quản lý sinh viên
Chuyển đổi số trong quản lý sinh viên là một quá trình phức tạp, mang lại tác động của nhiều
yếu tố khác nhau, từ hạ tầng công nghệ, nguồn nhân lực đến yếu tố tổ chức và chính sách (Ministry
of Information and Communications of Vietnam, 2020). Quá trình chuyển đổi số trong giáo dục giáo
dục cần được tiếp cận một cách toàn diện, đảm bảo sự phân phối giữa các yếu tố kỹ thuật và con
người để đạt được mức độ ưu tiên của hiệu ứng.
Hạ tầng công nghệ là yếu tố nền tảng quan trọng, bao gồm hệ thống máy chủ, mạng internet,
phần mềm quản lý, hệ thống Big Data và nền tảng học trực tuyến (LMS). Một hệ thống hạ tầng công
nghệ ổn định và bảo mật sẽ giúp các trường đại học triển khai hiệu quả các giải pháp chuyển đổi số,
từ việc quản lý hồ sơ sinh viên đến tập tin học tập được hỗ trợ từ xa. Tuy nhiên, ở nhiều trường đại
học tại Việt Nam, hạ tầng công nghệ chưa được đầu tư đồng bộ, dẫn đến sự chậm chạp trong quá
trình số hoá (Smith & Johnson, 2022), (Tran, 2022).
Khả năng sẵn sàng và khả năng ứng dụng của cán bộ quản lý, giảng viên và sinh viên là yếu tố
then chốt ảnh hưởng đến sự thành công của chuyển đổi số (Nguyen, 2021). Các nhóm này cần được
trang bị kỹ năng công nghệ, khả năng sử dụng hệ thống thông tin hiện đại, đồng thời có nhận thức
264
KỶ YẾU HỘI THẢO KHOA HỌC QUỐC GIA: NGUỒN LỰC TRONG NỀN KINH TẾ SỐ
đúng đắn về lợi ích của chuyển đổi số. Thiếu cán bộ có chuyên môn về công nghệ thông tin là một
trong những rào cản đối với cơ sở giáo dục tại Việt Nam (Pham, 2020).
Chính sách và chiến lược phát triển, khai thác nhiều hoạt động chuyển đổi để đạt được tiến độ
và mức độ thành công của quá trình này. Việc thiếu một công cụ hiển thị và chiến lược rõ ràng tạo ra
nhiều trường gặp khó khăn trong quá trình chuyển đổi (UNESCO, 2021). Trường học cần xây dựng
một giới hạn chiến lược, xác định các mục cụ thể và lập kế hoạch hành động phù hợp với điều kiện
thực tế. Ngoài ra, sự hỗ trợ của ban lãnh đạo nhà trường, sự cam kết từ đội ngũ quản lý và việc làm
ban hành các chính sách khuyến khích ứng dụng công nghệ trong giảng dạy cũng là yếu tố then chốt
(Porter & Heppelmann, 2019).
Chuyển đổi số yêu cầu nguồn kinh phí đầu tư đáng kể cho hạ tầng công nghệ, phần mềm, đào
tạo và bảo trì hệ thống. Các trường đại học có nguồn tài chính hạn chế thường gặp nhiều khó khăn
trong việc triển khai các giải pháp công nghệ hiện đại như AI, Big Data và blockchain (Brown,
2020). Tại Việt Nam, nhiều trường đại học công lập còn gặp khó khăn trong việc huy động nguồn tài
chính để bắt đầu tư vào chuyển đổi số một cách toàn diện (Pham, 2020). Do đó, cần có sự hỗ trợ từ
nhà nước và hợp tác doanh nghiệp để cung cấp quá trình hoá học trong giáo dục.
Sự sẵn sàng thay đổi của toàn bộ tổ chức là yếu tố quan trọng quyết định khả năng phát triển
việc chuyển đổi số thành công. Một môi trường làm việc linh hoạt, khuyến khích đổi mới sáng tạo
sẽ giúp nhân viên và sinh viên nhanh chóng thích ứng với các công nghệ mới (Lee & Miller, 2023).
Tuy nhiên, rào cản về hệ thống truyền thông duy nhất và khả năng thay đổi một số quản lý quản lý
là những công thức cần được giải quyết (Nguyen, 2021).
Chuyển đổi số trong quản lý sinh viên đi kèm với công việc thu thập và lưu trữ khối lượng lớn
thông tin cá nhân như hồ sơ học tập, thông tin tài chính chính và dữ liệu cá nhân. Việc đảm bảo
an toàn và bảo mật dữ liệu là yếu tố vô cùng quan trọng tránh nguy cơ rò rỉ hoặc tấn công mạng
(UNESCO, 2021). Các trường đại học cần đóng gói chặt các quy định về bảo mật thông tin, phát
triển các giải pháp công nghệ như mã hoá dữ liệu, xác thực hai lớp và hệ thống giám sát an ninh
mạng (Smith & Johnson, 2022).
Chuyển đổi một số trong quản lý sinh viên tại Việt Nam chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố khác
nhau, từ hạ tầng công nghệ, nguồn nhân lực đến chiến lược phát triển từng trường. Để quá trình này
diễn ra hiệu quả cần nâng cao nhận thức của các bên liên quan, hướng tới một hệ thống quản lý sinh
viên được số hoá toàn diện.
3.2. Cơ sở thực tiễn tại Trường Đại học Tân Trào
3.2.1. Mức đ sẵn sng ứng dụng công nghệ s trong quản lý sinh viên
Cán bộ quản lý có khả năng sẵn sàng sử dụng công nghệ tích cực ở mức độ sẵn sàng 36%. Tuy
nhiên, phần lớn (48%) chỉ sẵn sàng một phần, điều này cho thấy họ có nhận thức nhưng vẫn gặp
phải một số rào cản như thiếu nguồn lực hoặc cần thêm thời gian để bắt đầu với công nghệ mới. Số
lượng cán bộ chưa có sẵn (12%) và không quan tâm (4%) tuy không cao, nhưng vẫn có một bộ phận
cần được tư vấn và đào tạo thêm.