Công cụ ẩn trong Microsoft Office
Nếu bạn giữ nguyên các thiết lập mặc định trong khi
cài đặt Microsoft Office, bạn sẽ có được 8 đến 9 công
cụ bổ sung trong Microsoft Office Tools – riêng
Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất
hiện khi bạn có cài đặt Microsoft Access. Trong số
các công cụ bổ sung thêm có một số công cụ là các
phần mềm nhỏ của Microsoft Office, một số lại chỉ
được cài đặt sử dụng một lần (Installed on First Use -
một tính năng mới của bộ Microsoft Office). Đối với
những công cụ kiểu này bạn phải luôn sẵn sàng bộ
cài đặt Microsoft Office bên mình.
Microsoft Office Picture Manager
Microsoft Office Picture Manager chỉ có trong phiên
bản Microsoft Office 2003.
Có thể nói đây là công cụ thay thế tuyệt vời cho tiện
ích Photo Editor trong các phiên bản Office trước
đây. Đây thực sự là một công cụ rất hữu ích trong
việc quản lý và duyệt ảnh số. Bên cạnh chức năng đó,
công cụ cũng có tính năng chỉnh sửa ảnh nhưng ở
mức độ rất cơ bản. Công cụ này tương thích với các
định dạng ảnh như BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG,
TIFF, và WMF. Bạn cũng hoàn toàn có thể tiến hành
nén hay chuyển đổi định dạng các ảnh số bằng
Microsoft Office Picture Manager.
Giao diện của công cụ rất đơn giản, gần tương tự như
Windows Explorer được thiết lập ở chế độ View |
Thumbnails. Tuy nhiên, bên khung hiển thị đường
dẫn của thư mục có ảnh Microsoft Office Picture
Manager chỉ cho hiển thị những shortcut đến các thư
mục chứa ảnh. Bạn hoàn toàn có thể tạo ra shortcut
riêng cho mình tại đây bằng cách vào File | Add
Picture Shortcut và trỏ đến thư mục chứa ảnh của
bạn. Hoặc bạn có thể dùng tính năng thêm shortcut tự
động bằng cách vào File | Locate Pictures. Để gỡ bỏ
một shortcut, bạn hãy sử dụng click chuột phải lên
shortcut cần xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ
đừng chọn Delete nếu không cả thư mục chứa ảnh
của bạn cũng đi vào Recycle Bin đấy. Còn để chuyển
đổi định dạng tệp tin ảnh bạn hãy vào File | Export
sau đó là chọn định dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển
đổi sang.
Microsoft Office Picture Manager cũng cho phép bạn
cắt, xoay, điều chỉnh độ sáng tối và tương phản của
bức ảnh hoặc gỡ bỏ hiệu ứng con mắt đỏ (red-eye),
định lại kích cỡ hay nén các bức ảnh. Nhưng nhớ
phải lưu lại bức ảnh bằng File | Save trước khi thoát
khỏi chương trình. Còn nếu không bằng lòng với
những gì đã thực hiện bạn hãy chọn Edit | Undo.
Microsoft Office Document Scanning và Microsoft
Office Document Imaging
Microsoft Office Document Scanning giúp bạn quét
các văn bản thông qua các máy quét còn Microsoft
Office Document Imaging là công cụ giúp bạn xử lý
các văn bản đã được quét vào máy tính.
Để sử dụng được MS Document Scanning, bạn cần
phải có máy quét. Trước khi tiến hành quét văn bản
bạn hoàn toàn có thể thay đổi các thiết lập trong MS
Document Scanning bằng cách đánh dấu vào mục
Show Scanner Driver Dialog Before Scanning, sau
đó mỗi lần quét bạn hãy nhấn vào Preset Options |
Edit Selected Preset để thay đổi các thiết lập quét.
Bạn cũng có thể tạo ra những bộ thiết lập riêng cho
mình bằng cách chọn Create New Presets.
Trong Preset Options > Edit Selected Preset |
Advanced, bạn đặc biệt chú ý đến 2 mục quan trọng
đó là General > Create Shortcut. Mục này cho phép
tạo một shortcut đến những thiết lập riêng của bạn
đối với mỗi loại tài liệu cần quét thường xuyên, giúp
công việc quét trở nên nhanh hơn và tiện lợi hơn.
Mục thứ 2 cần phải chú ý đó là Processing. Trong
mục này bạn sẽ thấy các lựa chọn hay thiết lập đối
với OCR phục vụ cho công việc nhận dạng văn bản
trong MS Document Imaging (chú ý chỉ có thể nhận
dạng tiếng Anh, chưa hỗ trợ nhận dạng tiếng Việt).
Đã quét được tài liệu thành định dạng ảnh, bạn hãy
dùng MS Document Imaging để xử lý.
Với MS Document Imaging, bạn có thể nhận dạng và
chuyển tài liệu đã được quét thành dạng ảnh sang
định đạng MS Word bằng cách Tools | Send Text to
Word (chú ý nếu bạn vẫn chưa nhận dạng khi quét
văn bản bạn có thể nhận dạng lại bằng cách Tools |
Recognize Text Using OCR).