Định dạng các files của tài liệu điện tử - TS. Nguyễn Lệ Nhung

Chia sẻ: Nguyễn Lệ Nhung | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:5

Thêm vào BST

Báo xấu

45
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Tồn tại nhiều định dạng các files khác nhau. Chúng có thể được phân chia thành “đơn chương trình”, nghĩa là chúng được quản lý và bảo đảm bởi một nhân viên lập trình, và “đa chương trình” được bảo đảm bởi vài nhân viên lập trình và có thể được xử lý bằng nhiều chương trình (phần mềm) khác nhau.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Định dạng các files của tài liệu điện tử - TS. Nguyễn Lệ Nhung

nh d ng các files c a tài li u i n t TS. Nguy n L Nhung T n t i nhi u nh d ng các files khác nhau. Chúng có th ư c phân chia thành “ ơn chương trình”, nghĩa là chúng ư c qu n lý và b o m b i m t nhân viên l p trình, và “ a chương trình” ư c b o m b i vài nhân viên l p trình và có th ư c x lý b ng nhi u chương trình (ph n m m) khác nhau. Chúng ta có th li t kê nh ng nh d ng cơ b n: 1. Các nh d ng văn b n thư ng ư c xây d ng nh s tr giúp c a quá trình biên so n. Nh ng nh d ng văn b n ph bi n nh t là: - các nh d ng ơn ph n m m Microsoft Word và Word Perfect; - nh d ng RTF (Rich Text Format) ư c b o m b i nhi u ph l c ph n m m trong khi ó v n gi nh d ng văn b n ã t; - nh d ng PDF (Portable Ducument Format) g m có hình nh trang v i c văn b n và bi u . Có th c nh ng file theo nh d ng PDF b ng nhi u ph n m m c files khác nhau, nhưng chúng ư c xây d ng ch nh ph n m m Adobe Acrobat. 2. Các nh d ng h a lưu gi hình nh (ví d , nh ch p, hình v ) và ư c chia ra thành hai ki u chính: 2.1. Các nh d ng vector - lưu gi hình nh như là t p h p các hình d ng hình h c. Ph bi n hơn c là: - nh d ng DXF (Drawing Interchange Format) ư c s d ng r ng rãi trong các chương trình thi t k b ng máy tính cho các k sư và ki n trúc sư; - nh d ng EPS (Encapsulated PortScript) ư c s d ng r ng rãi trong các h th ng bi u quy t/b u c t i bàn; - nh d ng CGM (Computer Graphics Metafile) ư c s d ng r ng rãi trong nhi u ph n m m h a (ví d trong ph n m m Photoshop). 2.2. Các nh d ng mành, chúng lưu gi hình nh như là t p h p nh ng i m nh - pixels. Khi thay i kích c nh, h a mành b bi n d ng. Ph bi n hơn c là: - nh d ng BMP (Bitmap)- nh d ng tương i kém v ch t lư ng, thư ng dùng vào quá trình so n th o văn b n; - nh d ng TIFF (Tagget Image File Format) s d ng r ng rãi trong các ng d ng ph n m m; - nh d ng GIF (Graphics Interchange Format) s d ng r ng rãi trong các ph n m m dành cho Internet. TS. Nguy n l Nhung 0912581997 1 www.vanthuluutru.com
3. Các nh d ng cơ s d li u ư c xây d ng nh nh ng ph n m m chuyên d ng - các h th ng qu n lý cơ s d li u. H th ng qu n lý cơ s d li u cho phép xác nh nh ng m i quan h gi a các thành ph n thông tin c a cơ s d li u, th c hi n các tác ng khác nhau t i thông tin c a cơ s d li u (tìm ki m, ánh d u, th c hi n nh ng phép toán khác nhau, l p báo cáo và ch d n, v.v.). Nh ng ví d v h th ng qu n lý cơ s d li u là Microsoft SQL Sever, Oracle, MySQL, IBM DB2, Sybase và nh ng ph n m m khác. Ví d , cơ s d li u v khách hàng g m có trư ng thông tin tên ngư i mua, a ch và thông tin v hàng hóa. Nh ng trư ng ó có th ư c t ch c thành các b ng riêng bi t (thí d , m t b ng cho t t c các trư ng v i h tên c a khách hàng). Cơ s d li u có th chuy n sang nh d ng văn b n, nhưng khi ó b m t i m i liên h gi a các trư ng thông tin v i các b ng (ví d , lúc ó có th nh n ư c mư i trang h tên, mư i trang a ch và nghìn trang thông tin v hàng hóa, t c là thông tin không liên k t). 4. Các nh d ng b ng i n t . Nh ng file trong nh d ng b ng i n t lưu gi trong các ô nh ng con s và m i liên h gi a nh ng con s ó. Ví d , m t ô có th ch a công th c th c hi n vi c c ng d li u c a hai ô khác. Gi ng như các file cơ s d li u, các file b ng i n t thư ng có nh d ng c a chính ph n m m t o ra nó. M t s chương trình có th nh p kh u và khai thác nh ng d li u c a các ngu n khác k c c a nh ng chương trình dùng trao i d li u ki u này (thí d , nh d ng DIF (Data Interchange Format)). Các file c a b ng i n t có th chuy n i thành file văn b n, nhưng nh ng con s và m i liên h gi a các s s b m t i. 5. Các nh d ng nghe-nhìn/video-audio. Nh ng nh d ng ó ch a các hình nh chuy n ng (ví d video s , ho t hình) và các d li u âm thanh ư c xây d ng và có th xem, nghe nh các chương trình tương thích và lưu gi trong nh d ng ơn chương trình. Nh ng nh d ng ư c s d ng nhi u hơn c là QuickTime và MPEG (Motion Picture Experts Group). 6. ánh d u ngôn ng còn ư c g i là các nh d ng ánh d u, g m có các hư ng d n ính kèm bi u di n n i dung c a file. Chúng là: - SGML (Standard Generalized Markup Language) ư c s d ng trong các cơ quan nhà nư c nhi u nư c trên th gi i và là tiêu chu n qu c t ; - HTML (Hypertext Markup Language) ư c s d ng hi n th h u như toàn b thông tin c a m ng World Wide Web; - XML (Extensible Markup Language) - ngôn ng tương i ơn gi n d a trên cơ s SGML và ư c dùng ph bi n khi qu n lý thông tin và trao i thông tin. TS. Nguy n l Nhung 0912581997 2 www.vanthuluutru.com
T ng nh d ng file có i m m nh và i m y u riêng khi áp d ng vào vi c b o m tài li u cho qu n lý. Thí d , nh ng nh d ng văn b n (MicrosoftWord, WordPerfect, RTF v.v.) thu n ti n cho tìm ki m ng c nh theo các tài li u trong cơ s d li u, còn các nh d ng ho (PDF, TIFF v.v.) giúp nh n ư c hình nh khi scan v i toàn b nh ng c i m bên ngoài c a nó và gi tài li u có d ng úng như trên gi y v i y ch ký, con d u, bút tích. nh d ng MS Word r t ti n cho biên t p tài li u và x lý thông tin, nhưng file MS Word l i ch a ng nhi u thông tin n (trư c tiên v nh ng thay i ã th c hi n trong file) và như v y, nó r t không an toàn theo quan i m th t thoát thông tin công v . Ví d , trong lúc chu n b tài li u thương m i, thông tin n l i cho ta bi t nh ng xu t kh i i m, ai có nh hư ng m nh nh t t i văn b n. Trong chu n b tài li u theo nhóm, s phân tích s a i cho ta kh năng nh n bi t không ch h tên nh ng ngư i l p tài li u mà c m c óng góp c a t ng ngư i vào phương án hoàn ch nh c a tài li u. Nga, các cơ quan chính quy n LB t quy nh nh d ng cho các d ng tài li u i n t ư c s d ng trong giao d ch v i các cơ quan, t ch c khác và v i công dân. Thí d , theo nh ng yêu c u c a U ban LB v th trư ng ti n t (ngày nay là Cơ quan LB v th trư ng tài chính) các file tài li u ph i ư c trình bày trong nh d ng RTF. V ph n mình, B Tài chính Nga quy nh các file tài li u th ng kê do các t ch c b o hi m (b o hi m y t ) l p có nh d ng XML. V y nh d ng XML tuy t v i vì cái gì? ánh d u ngôn ng m r ng (Extensible Markup Language) ch a ng trong mình không ch các d li u mà còn mang thông tin mô t nh ng d li u ó. Nó dùng ư c cho b t kỳ ng d ng máy tính nào mà không b l thu c vào k thu t và các h th ng x lý, nó cho phép chuy n t i dung lư ng l n thông tin không c n n nh ng bi n i c u trúc d li u. Công ngh XML (eXtensible Markup Language) ư c dùng chia s các lo i d li u riêng bi t thông qua các h th ng khác nhau b ng m t hình th c th hi n th ng nh t. Trư c ây các ng d ng c a b Office thư ng lưu l i các file b ng nh d ng c a riêng mình mà các chương trình khác không th m ra xem ư c. Nh ng nh d ng ti n nhi m c a XML là ánh d u ngôn ng chu n chung ư c T ch c tiêu chu n qu c t phê duy t như m t tiêu chu n ngay t nh ng năm 1980, m t phiên b n rút g n c a nó là ánh d u ngôn ng siêu văn b n HTML. nh d ng XML ư c các t ch c tiêu chu n c a c ng ng-internet v i i di n là t p oàn World Wide Web (W3C) và t ch c UDDI.org thông qua. TS. Nguy n l Nhung 0912581997 3 www.vanthuluutru.com
Hi n nay các công ty Microsoft, IBM, Oracle, cũng như m t lo t các công ty s n xu t ph m m m ã linh ho t chuy n sang s d ng XML vào các s n ph m c a mình và trên th c t , h ang th c hi n ý tư ng tiêu chu n hoá nh d ng tài li u trên cơ s XML. Thu n l i u tiên c a công ngh XML là gi m thi u ư c kích thư c file, cho phép ngư i dùng g i các file này i dư i d ng file ính kèm m t cách d dàng. nh d ng XML cũng t o i u ki n cho m t file tài li u nào ó có th ch a ư c văn b n, hình nh các d ng d li u ph c t p, cùng v i nh d ng d li u riêng c a nó. Ngoài ra XML còn giúp cho ngư i dùng truy c p vào d li u d dàng hơn, cũng như có th ph c h i ư c các t p d li u ã b h ng, ng th i tăng cư ng an toàn c a d li u. nh d ng PDF là m t nh d ng t p tin văn b n do hãng Adobe Systems Inc. xây d ng ang r t ph bi n trong trao i tài li u và ư c s d ng r ng rãi cho nh ng tài li u c a m ng internet b i vì nó cho phép gi hình th c ban u c a tài li u và ngăn c n vi c thay i thông tin tài li u. Tương t như nh d ng Microsoft Word (.doc), PDF h tr văn b n thô (text) cùng v i font ch , hình nh h a và nhi u hi u ng khác. Tuy nhiên, vi c hi n th văn b n PDF không ph thu c vào môi trư ng làm vi c c a ngư i s d ng (c u hình máy, ph n m m và h i u hành). Không như văn b n Word, m t văn b n PDF s ư c hi n th gi ng nhau trên nh ng môi trư ng làm vi c khác nhau n u như file PDF ó ã ư c t o hi u ng nhúng font ch (Embedded Subset). Chính vì ưu i m này, nh d ng PDF ã tr nên ph bi n cho vi c phát hành sách, báo hay các tài li u khác qua m ng Internet. Theo ánh giá c a công ty Adobe thì ã có hàng tri u ngư i t i ph n m m mi n phí c a công ty xem các file PDF, nhi u doanh nghi p ã ch n nh d ng này làm tiêu chu n chuy n giao và lưu gi tài li u, có không ít l p trình viên c l p ang gi i thi u nh ng s n ph m h tr PDF, th m chí m t s là mi n phí. Nhưng công ty Adobe trong tương lai s không cung c p mi n phí quy n ti p c n t i các chương trình c a mình. Hơn n a, trong nh ng phiên b n m i c a chương trình Adobe, các file c a phiên b n cũ thư ng ư c trình di n không chính xác. Chính vì v y ã xu t hi n phiên b n nâng c p nh d ng PDF dư c g i là PDF-Archive (PDF-A). nư c ngoài nó ư c coi là m t trong hai phiên b n cơ s mà trong tương lai có th ư c s d ng cho lưu tr tài li u i n t . Còn nh d ng th hai là XML nói trên. nh d ng PDF-A cũng gi ng như XML có nh ng i m n i tr i và y u kém c a mình trong công tác lưu tr tài li u i n t . C th , nh d ng PDF-A c bi t thu n l i cho lưu tr tài li u i n t vì nó gi ư c ngo i hình c a tài li u g c b ng gi y. Kinh nghi m công tác xét x hai v phá s n l n nh t trong l ch s M - các công ty Enron và Global Crossing ã kh ng nh TS. Nguy n l Nhung 0912581997 4 www.vanthuluutru.com
ư c ti n ích c a nó. H ã t o l p kh i lư ng l n tài li u trong nh d ng PDF và ã t ra trư c các cơ quan tư pháp LB nhi m v lưu tr nh ng tài li u ó. V nhi u i m thì ây là tác ng tích c c vào quá trình biên so n d th o tiêu chu n qu c t v lưu tr tài li u theo PDF. Song kh năng s d ng nh ng nh d ng trên vào lưu tr i n t còn h n ch , l y thí d , nh d ng PDF-A không dùng ư c cho lưu tr tài li u nghe nhìn. Thay l i k t lu n Ph i lưu ý r ng không có m t nh d ng nào trong s các nh d ng file tài li u i n t là t i ưu cho lưu tr lâu dài, b i vì k thu t, công ngh và chương trình thay i khá nhanh. Ngay bây gi ã khó khôi ph c l i trên thi t b m i nh ng tài li u ư c l p nh các công c biên t p AmiPro, WordPerfect. V y thì có th d dàng không, n u như d ng l i tài li u lưu tr trong nh d ng Word-97 sau 10-15 năm n a? Ch c ch n là s phong phú c a các nh d ng files tài li u s v n t n t i. Vì v y, các cơ quan lưu tr biên so n tiêu chu n cho lưu tr tài li u i n t có nh d ng khác nhau mà trư c tiên cho nh ng nh d ng ph bi n hơn c là PDF và XML. Tuy v y, hi n nay nh ng hy v ng l n lao u liên quan n vi c s d ng nh d ng XML như là tiêu chu n trao i tài li u i n t trong các lĩnh v c ho t ng khác nhau, c bi t là trong lĩnh v c qu n lý nhà nư c. TS. Nguy n L Nhung t ng h p và d ch t www.archives.ru TS. Nguy n l Nhung 0912581997 5 www.vanthuluutru.com