E-mail miễn phí: Lợi và Hại
Trao đổi qua email là mội hình thức liên lạc rất phổ biến hiện nay, nó
đặc biệt quan trọng đối với hoạt động trao đổi thông tin của các
doanh nghiệp. Có rất nhiều dịch vụ mail miễn phí như Hotmail,
Yahoo, AOL, … Song với các doanh nghiệp, dùng email miễn phí
cũng có cả mặt lợi và mặt hại.
Có thể nói những dịch vụ thư điện tử miễn phí rất tiện lợi và tiết kiệm chi
phí. Thói quen sử dụng Email miễn phí đã lan rộng và trở nên khá phổ
thông tại Việt Nam ngày nay. Điều đó không có nghĩa là các doanh nghiệp
không thể tự thuê Host hoặc Email server riêng, mà vì Email miễn phí vẫn
duy trì được một số ưu điểm của nó như:
- Truy cập qua giao diện Web nên có thể làm việc bất cứ lúc nào, bất kỳ ở
đâu.
- Chức năng đầy đủ, chuyên nghiệp và khá ổn định.
- Miễn phí, dễ đăng ký, dễ sử dụng, …
Thế nhưng với đại đa số các doanh nghiệp ngày nay, khi liên lạc với nhau
vẫn còn sữ dụng các dịch vụ Email miễn phí của Yahoo hay Gmail, … thì
đã đến lúc chúng ta nên nhìn lại và suy xét lợi hại của việc làm này.
Lợi ích của Email miễn phí đã được liệt kê ở trên. Nhưng mặt trái của
chúng thì nhiều vô kể:
1. Đâu là sự khẳng định về công ty của bạn?
Nếu cách đây 10 năm, chi phí thuê server, hosting còn đắt đỏ thì việc sử
dụng Email miễn phí là “chấp nhận được”. Nhưng ngày nay, một doanh
nghiệp hoàn toàn có khả năng chi ra 5$/tháng để sở hữu một trang web
với tên miền và hàng trăm email có dạng. Đối tác của bạn có thể đặt vần
đề: Công ty của bạn không đủ tiền để chi cho việc này -> công ty bạn
không chuyên nghiệp.
2. Gây mất niềm tin cho đối tác:
Nếu bạn sử dụng email để giao dịch thì một người nào đó cũng có thể
đăng ký để làm điều tương tự. Vậy tác hại sẽ to lớn đến mức nào nếu “họ”
làm điều gì đó gây “tổn hại” cho doanh nghiệp của bạn?
Phần lớn những đối tác đều nhận xét rằng họ sẽ “đặt vấn đề” về tính
nghiêm túc khi nhận được một yêu cầu giao dịch, hợp tác qua một địa chỉ
Email miễn phí.
Cá nhân người viết cũng đã có những giao dịch thành công ngoài dự đoán
chỉ từ 1 Email “enquiry” gửi đi từ địa chỉ
3. Chấp nhận rủi ro:
Có bao nhiêu người đăng ký email tại chịu bỏ thời gian để đọc các “Điều
kiện sử dụng” của Yahoo? Và nếu bạn dùng Email của Yahoo cho việc
giao dịch của công ty cũng đồng nghĩa với việc bạn đã vô tư trao hết
quyền sinh sát các giao dịch của bạn cho một công ty khác rồi. Bạn sẽ làm
gì nếu “một ngày đẹp trời” nào đó Yahoo tuyên bố … nghỉ một vài ngày
để nâng cấp máy chủ? Bạn sẽ làm gì với các giao dịch hiện có? Đăng ký
một email tương tự của @gmail.com và tiếp tục giao dịch ư? (Xin hãy
xem lại tác hại thứ 2)
4. Thiếu tính chuyên nghiệp:
Sẽ thật tồi tệ nếu một công ty có liên quan đến tin học lại sử dụng Email
miễn phí. Nó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong quản lý, kỹ thuật và cả
trong suy nghĩ của ban lãnh đạo.
Đồng ý, nhiều người vẫn thường ca thán về sự bất lợi của hệ thống mail
riêng như phải sử dụng Outlook, hay trục trặc, … nhưng đó không phải là
lý do chính đáng nếu bạn tìm được một đối tác cung cấp:
- Máy chủ với hệ thống mail ổn định.
- Giải pháp webmail chất lượng cao hoặc groupware hoạt động như một
văn phòng trực tuyến.
Đặc biệt để khắc phục “nhược điểm” của Outlook, hiện nay có khá nhiều
giải pháp thương mại cho webmail, groupware, … Hệ thống groupware
còn có chức năng như một văn phòng trực tuyến giúp doanh nghiệp tiết
kiệm thời gian và làm việc hiệu quả hơn.
Cường Giáp