Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán: Phần 1 - Trường ĐH Kinh tế

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:106

Thêm vào BST

Báo xấu

76
lượt xem 27
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán: Phần 1 được biên soạn gồm các nội dung chính sau: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán; Tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán; Xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán; Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán: Phần 1 - Trường ĐH Kinh tế

LỜI GIỚI THIỆU Trong thời đại ngày nay, thông tin là một nhân tố thiết yếu trong hoạt động quản lí, là công cụ không thể thiếu để lãnh đạo, điều hành và kiểm soát mọi hoạt động của các nhà quản trị doanh nghiệp. Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lí, cùng với các hệ thống thông tin chức năng khác tạo nên hệ thống thông tin hoàn chỉnh đảm bảo sự vận hành của doanh nghiệp và phục vụ yêu cầu quản trị doanh nghiệp. Với mục tiêu nâng cao chất lượng đào tạo, đáp ứng tốt nhất yêu cầu giảng dạy, nghiên cứu khoa học và tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hạch toán kế toán tại các doanh nghiệp, Hội đồng Khoa học - Đào tạo Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng đã chỉ đạo và giao nhiệm vụ cho Khoa Kế toán và các tác giả biên soạn Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán. Đây là tài liệu giảng dạy Học phần "Hệ thống thông tin kế toán" cho sinh viên chuyên ngành Kế toán của Trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng. Cuốn sách còn bổ ích cho sinh viên thuộc các chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Tin học quản lí cũng như những người có nhu cầu tìm hiểu, lựa chọn và sử dụng phần mềm kế toán. Trong cuốn giáo trình, các tác giả tiếp cận vấn đề từ khái quát đến cụ thể nhằm trang bị cho sinh viên những hiểu biết toàn diện về hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa cũng như những kĩ năng cần thiết để khai thác, sử dụng các phần mềm kế toán. Giáo trình bao gồm những kiến thức nền tảng nhất về mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin chức năng khác trong doanh nghiệp; phương pháp xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán; kiểm soát hệ thống thông tin kế toán; tổ chức dữ liệu cũng như quy trình luân chuyển, xử lí dữ liệu và cung cấp thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng tin học. Nội dung xuyên suốt trong toàn bộ Giáo trình là hướng đến việc tổ chức kế toán theo các chu trình nhằm phục vụ các đối tượng sử dụng thông tin kế toán trên cơ sở xác định rõ mỗi loại thông tin kế toán cần thiết cho ai, cho bộ phận chức năng nào để tổ chức ghi nhận, theo dõi, xử lí, báo cáo hoặc phân quyền truy cập, khai thác thông tin đó một cách nhanh chóng và chính xác nhất trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin. Kết cấu giáo trình bao gồm 8 chương như sau: Chương 1: Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán Chương 2: Tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán 1
Chương 3: Xây dựng bộ mã các đối tượng kế toán Chương 4: Kiểm soát hệ thống thông tin kế toán Chương 5: Tổ chức thông tin trong chu trình doanh thu Chương 6: Tổ chức thông tin trong chu trình cung ứng Chương 7: Tổ chức thông tin trong chu trình chuyển đổi Chương 8: Tổ chức thông tin trong chu trình tài chính Giáo trình do PGS.TS. Nguyễn Mạnh Toàn chủ biên và biên soạn các chương 1, 2, 3, 5 và 8; TS. Huỳnh Thị Hồng Hạnh biên soạn các chương 4, 6 và 7 trên cơ sở tham khảo nhiều tài liệu trong và ngoài nước. Các nội dung được trình bày trong giáo trình lôgic, đảm bảo tính khoa học. Mặc dù các tác giả đã đầu tư nhiều thời gian và công sức, tuy nhiên do một số nội dung được trình bày còn khá mới mẻ tại Việt Nam và được biên soạn lần đầu tiên nên giáo trình có thể còn nhiều khiếm khuyết, chúng tôi mong nhận được ý kiến đóng góp, bổ sung để lần tái bản sau được hoàn chỉnh hơn. Xin trân trọng giới thiệu cùng bạn đọc. GS.TS. TRƯƠNG BÁ THANH HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐHĐN 2
Chương 1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN Mỗi doanh nghiệp được xem là một hệ thống bao gồm nhiều hệ thống con như cung ứng, sản xuất, tiêu thụ, marketing, nghiên cứu phát triển, tài chính, kế toán… Mỗi hệ thống con này đều có mục tiêu riêng, có đầu vào, có hoạt động xử lí và đầu ra khác nhau. Để thực hiện các hoạt động quản lí và tác nghiệp tại một bộ phận chức năng, cũng như trong toàn doanh nghiệp cần phải có một hệ thống thu thập, xử lí và cung cấp thông tin. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, trong đó quan trọng nhất là hệ thống thông tin kế toán, đóng vai trò là cầu nối giữa hệ thống quản lí và hệ thống tác nghiệp nhằm đạt được mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp. Việc nghiên cứu cụ thể về hệ thống thông tin kế toán ở những chương sau đều dựa trên cách tiếp cận hệ thống. Vì vậy, chương đầu tiên này sẽ cung cấp cho người đọc những nội dung cơ bản sau: - Khái niệm, kết cấu, đặc trưng của hệ thống nói chung và hệ thống thông tin nói riêng. - Khái quát về doanh nghiệp và các hệ thống chức năng của doanh nghiệp. - Giới thiệu hệ thống thông tin quản lí trong doanh nghiệp. - Khái niệm, vai trò của hệ thống thông tin kế toán cũng như mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với các hệ thống thông tin khác. - Các công cụ kĩ thuật để nghiên cứu và mô tả một hệ thống. 1. Khái quát chung về hệ thống 1.1. Khái niệm hệ thống Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ chặt chẽ với nhau, tác động qua lại nhau một cách có quy luật để tạo thành một chỉnh thể thống nhất nhằm thực hiện một mục tiêu nhất định. Hoạt động của con người thường gắn liền với các hệ thống. Chẳng hạn, con người có được cảm giác là nhờ hệ thống thần kinh - tập hợp bao gồm các thành phần như não bộ, thần kinh cảm giác và các tế bào cảm giác dưới da hoạt động cùng nhau giúp chúng ta cảm nhận được sự nóng, lạnh, sự sợ hãi... Chúng ta giao tiếp được với nhau thông qua hệ thống ngôn ngữ, bao gồm các thành phần là các từ ngữ, các dấu hiệu thể hiện các ý nghĩa. Có thể thấy, muôn vàn hệ thống luôn tồn tại xung quanh chúng ta. Từ những hệ thống có kích thước 3
nhỏ bé, chẳng hạn như một tế bào, một cơ thể sống, một gia đình, một doanh nghiệp cho đến các hệ thống rất lớn như hệ thống giao thông, hệ thống giáo dục, hệ thống pháp luật, hệ thống kinh tế của một quốc gia, hệ thống thông tin liên lạc trên toàn thế giới, thậm chí có hệ thống khổng lồ như hệ Mặt Trời bao la. Một số hệ thống có cấu trúc giản đơn nhưng cũng có những hệ thống cực kì phức tạp, có những hệ thống do con người tạo ra và có những hệ thống có nguồn gốc từ tự nhiên. Mỗi hệ thống là một chỉnh thể thống nhất, một đối tượng tương đối trọn vẹn. Nói đến hệ thống, cần phải xem xét cả hai điều kiện. Thứ nhất là tập hợp các phần tử của hệ thống. Thứ hai là những mối liên hệ lẫn nhau giữa các phần tử đó. Các phần tử của hệ thống có tính độc lập tương đối, tuy vậy để hiểu bản chất của một hệ thống không chỉ xem xét các phần tử bên trong hệ thống một cách riêng lẻ, độc lập nhau mà quan trọng hơn là phải hiểu các mối liên hệ tác động qua lại giữa chúng. Cần phân biệt hệ thống với những tập hợp ngẫu nhiên các yếu tố không có quan hệ tất yếu nào với nhau. Một đống củi có thể bao gồm đầy đủ các yếu tố của một cái cây, gồm rễ cây, thân cây, cành cây, lá cây... nhưng không thể là một hệ thống. Các mối liên hệ giữa các phần tử trong một hệ thống có thể được biểu hiện dưới nhiều hình thái khác nhau: liên hệ về mặt cơ học, sinh học, năng lượng, thông tin... 1.2. Kết cấu của hệ thống Để hiểu một hệ thống cần phải nghiên cứu kết cấu của nó. Kết cấu của hệ thống là cách thức cấu tạo nên hệ thống, phản ánh sự sắp xếp các phần tử và các quan hệ giữa chúng theo một trật tự nhất định. Xem xét kết cấu của hệ thống là tìm hiểu nội dung, bản chất của các phần tử và các mối quan hệ giữa chúng xét trong không gian và thời gian nhất định. Kết cấu của hệ thống tồn tại một cách khách quan. Nhờ có kết cấu xác định mà hệ thống có được sự ổn định để đảm bảo trạng thái cân bằng nội tại của nó tại một thời điểm. Khi mối liên hệ giữa các phần tử hoặc số phần tử của hệ thống thay đổi đến một mức độ nhất định thì kết cấu của hệ thống sẽ thay đổi. Trong thực tế, mỗi phần tử của hệ thống thường có nhiều mặt, nhiều thuộc tính khác nhau. Không phải tất cả các mặt, các thuộc tính này đều tham gia tác động và có mối liên hệ với các phần tử khác trong cùng hệ thống. Vì vậy, bản chất của hệ thống chỉ phụ thuộc vào đặc điểm các mặt, các thuộc tính của phần tử tham gia tác động lẫn nhau. Khi số lượng các thuộc tính của các phần tử tham gia tác động lẫn nhau càng lớn thì kết cấu của hệ thống càng phức tạp. Cùng một số phần tử nhưng khi tác động lẫn nhau bằng những cách thức khác nhau lại có thể tạo nên các hệ thống khác nhau. 4
Ví dụ, một gia đình có ba người: vợ (A), chồng (B), con (C). Trong gia đình, ba người đó đối xử với nhau theo quan hệ A là vợ của B và là mẹ của C; B là chồng của A và là bố của C; còn C là con của A và B. Trong trường hợp cả ba người này cùng làm trong một nhà máy, ở đó, B là giám đốc còn A và C là công nhân thì quan hệ giữa B với A và C lại là quan hệ lãnh đạo. Rõ ràng, ba người này đã thuộc về một hệ thống khác, đó là hệ thống tổ chức của nhà máy. Như vậy, khái niệm kết cấu phản ánh hình thức sắp xếp của các phần tử và tính chất sự tác động lẫn nhau của các phần tử đó. Nhờ có kết cấu mà chúng ta hiểu được vì sao đặc tính của hệ thống nói chung không giống với tổng số đặc tính của các phần tử tạo thành. 1.3. Các đặc trưng cơ bản của hệ thống Mỗi hệ thống đều có các phần tử cấu thành, có mục tiêu, các phương thức hoạt động và phối hợp các phần tử nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Hệ thống tiếp nhận các yếu tố đầu vào, xử lí theo các phương thức đã được xác định và kết xuất các kết quả đầu ra như biểu diễn trên Hình 1.1. Mục tiêu Môi trường Đầu vào Đầu ra Xử lí Giao diện Hình 1.1: Các đặc trưng cơ bản của hệ thống Một hệ thống hoàn chỉnh sẽ bao gồm các đặc trưng cơ bản sau: - Mục tiêu của hệ thống: Là lí do để tồn tại hệ thống, là trạng thái, kết quả hệ thống mong đợi hoặc dự định đạt tới trong quá trình hoạt động của hệ thống. Mỗi hệ thống có mục tiêu chung là mục tiêu định hướng của cả hệ thống và các mục tiêu riêng của từng phần tử, từng phân hệ trong hệ thống. Giữa mục tiêu chung và mục tiêu riêng có thể có sự thống nhất hoặc không thống nhất. Tính có mục tiêu là đặc trưng của hệ thống phức tạp. Mục tiêu của hệ thống có thể thay đổi trong từng giai đoạn nhất định. 5
- Hoạt động xử lí của hệ thống: Là toàn bộ các hoạt động bên trong hệ thống, thể hiện sự tương tác qua lại giữa các phần tử của hệ thống với nhau nhằm tác động đến đầu vào để chuyển hóa nó thành đầu ra. - Đầu vào: Là toàn bộ những gì từ môi trường tham gia vào hệ thống, hay nói cách khác đầu vào là các tác động mà hệ thống nhận được từ môi trường. - Đầu ra: Là sản phẩm của hệ thống được đưa trở lại môi trường. Đó là kết quả của quá trình hoạt động của hệ thống hoặc phản ứng trở lại từ hệ thống đến môi trường. Tập hợp những đầu vào và đầu ra của hệ thống gọi là tương tác của hệ thống với môi trường. Có thể có nhiều loại tương tác khác nhau nhằm trao đổi năng lượng, vật chất hay trao đổi thông tin. - Môi trường: Là hoàn cảnh mà trong đó hệ thống hoạt động. Để đạt được mục tiêu, các hệ thống tương tác với môi trường của chúng. Đó là các thực thể tồn tại bên ngoài hệ thống nhưng lại có quan hệ, tác động lên hệ thống và chịu tác động của hệ thống. - Giao diện: Hay còn gọi là đường biên, là điểm tiếp xúc của hệ thống với môi trường hoặc ranh giới chung của hai hay nhiều hệ thống để phân định phạm vi giữa chúng. - Phản hồi: Là cách thức cung cấp thông tin ngược trở lại cho hệ thống để so sánh kết quả đầu ra với kết quả mong muốn. Điều này giúp cho hệ thống tự điều chỉnh hoạt động của mình. 1.4. Phân loại hệ thống Tùy thuộc vào các tiêu thức phân loại khác nhau có thể phân chia hệ thống thành những loại sau đây: Theo mức độ quan hệ và tương tác với môi trường - Hệ thống mở: Hệ thống có tương tác với môi trường, nhận đầu vào từ môi trường và có đầu ra đến môi trường. Trong hệ thống mở, các tương tác với môi trường thường không được nhận biết một cách đầy đủ hoặc không kiểm soát được toàn bộ. - Hệ thống đóng: Hệ thống cô lập, chỉ có tương tác giữa các thành phần của hệ thống, không có giao tiếp với môi trường bên ngoài và môi trường cũng không tác động vào các quá trình xử lí của hệ thống. Hệ thống đóng chỉ tồn tại trên lí thuyết, thường được sử dụng để mô phỏng và nghiên cứu các hệ thống. Trên thực tế, bất kì hệ thống nào cũng có tác động qua lại với môi trường theo nhiều cách thức khác nhau. - Hệ thống liên kết đóng: Hệ thống có tương tác với môi trường thông qua các giao thức đã định trước và kiểm soát được (tính liên kết). Tuy nhiên, khi hệ 6
thống đang vận hành thì môi trường không thể can thiệp vào sự vận hành của hệ thống (tính đóng). Theo mức độ phức tạp - Hệ thống giản đơn: Hệ thống có ít phần tử cấu thành và các phần tử có ít thuộc tính tác động lẫn nhau. - Hệ thống phức tạp: Hệ thống có số lượng phần tử cấu thành lớn, mỗi phần tử có nhiều thuộc tính và quan hệ giữa các thuộc tính đan xen phức tạp. Theo mức độ phản ứng với tác động của môi trường - Hệ thống phản xạ đơn: Hệ thống chỉ có một vài cách phản ứng nhất định theo quy luật trước những tác động của môi trường. - Hệ thống phản xạ phức tạp: Các phản ứng của hệ thống đối với mỗi tác động của môi trường là không lường hết được và không theo một quy luật nhất định. Theo phân cấp của các phần tử thuộc hệ thống Cách phân loại này tồn tại trong hệ thống có cơ cấu gồm nhiều cấp khác nhau, có thể có cấp trên (cha) và một hay nhiều cấp dưới (con). - Hệ thống cha: Là hệ thống được cấu thành bởi các phần tử là các hệ thống nhỏ hơn, được gọi là hệ thống con. - Hệ thống con: Hệ thống con cũng có đầy đủ các tính chất của một hệ thống. Các hệ thống con có thể có phương thức hoạt động và mục tiêu khác nhau nhưng đều vận hành để đạt được mục tiêu của hệ thống cha. Cơ thể con người chẳng hạn, có những hệ thống con như là hệ hô hấp, hệ tuần hoàn, hệ vận động ..., một động cơ có các hệ thống con gồm hệ thống đốt nhiên liệu, hệ thống điện, hệ thống truyền động. Việc tương tác lẫn nhau giữa các hệ thống con trong hệ thống cha thường rất phổ biến. Theo mức độ biến đổi theo thời gian - Hệ thống động: Hệ thống có trạng thái biến đổi theo thời gian. - Hệ thống tĩnh: Hệ thống có trạng thái không biến đổi theo thời gian. Việc phân chia các hệ thống thành động và tĩnh hoàn toàn mang tính tương đối. Theo khả năng định hướng đến mục tiêu cho trước - Hệ thống điều khiển được: Là hệ thống mà trạng thái hoặc hành vi của nó có thể được định hướng tới mục tiêu cho trước. Sự định hướng này được thực hiện do các tác động điều khiển có ý thức của con người (hệ thống bị điều khiển) hoặc 7
do có cơ chế điều khiển tồn tại khách quan bên trong hệ thống (hệ thống tự điều khiển). - Hệ thống không điều khiển được: Là hệ thống không thể định hướng trạng thái hoặc hành vi của nó tới mục tiêu cho trước. Theo khả năng tự điều chỉnh - Hệ thống tự điều chỉnh: Là hệ thống có khả năng tự thích nghi được với những biến đổi của môi trường nhờ cơ chế nội tại của hệ thống để giữ cho trạng thái của nó luôn được ổn định trong một phạm vi cho phép. - Hệ thống không tự điều chỉnh: Cơ chế nội tại của hệ thống không có khả năng làm cho hệ thống tự thích nghi được với những biến đổi của môi trường. 1.5. Doanh nghiệp và các hệ thống con của doanh nghiệp Môi trường Môi trường Văn hóa Kinh tế Xã hội Ngân Chủ hàng sở hữu Nhà Khách cung cấp hàng Nhân lực HOẠT ĐỘNG ơ Nguyên liệu CỦA DOANH Sản phẩm Cơ sở vật chất Dịch vụ Vốn NGHIỆP Thông tin Dữ liệu Công Nhà chúng nước Công Đối thủ đoàn cạnh tranh Môi trường Môi trường Luật pháp Chính trị Hình 1.2: Các đặc trưng cơ bản của hệ thống doanh nghiệp 8
Mỗi doanh nghiệp có thể được xem là một hệ thống. Để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp tiếp nhận và xử lí một cách tối ưu các yếu tố đầu vào như vốn, nguyên nhiên vật liệu, nhân lực, nhà xưởng, máy móc thiết bị, công nghệ, dữ liệu… Sản phẩm và dịch vụ đầu ra được tiêu thụ trên thị trường. Hoạt động của doanh nghiệp không thể tách rời môi trường sản xuất kinh doanh, ở đó doanh nghiệp có mối quan hệ với nhiều thực thể khác nhau trong nền kinh tế như chủ sở hữu, khách hàng, nhà cung cấp, các đối thủ cạnh tranh, ngân hàng, các cơ quan quản lí Nhà nước, tổ chức công đoàn, công chúng… Trong thời đại toàn cầu hóa, môi trường hoạt động của doanh nghiệp còn bao gồm cả môi trường kinh tế, chính trị, văn hóa - xã hội và luật pháp không chỉ của một đất nước mà trên phạm vi toàn cầu. Để có thể thành công, doanh nghiệp phải thường xuyên thu thập và tiếp nhận các thông tin phản hồi từ thị trường để điều chỉnh chiến lược và chính sách kinh doanh cho phù hợp. Trong từng giai đoạn hoạt động nhất định, doanh nghiệp có thể xác định các mục tiêu cụ thể khác nhau, tuy nhiên mục tiêu cuối cùng là tối đa hóa giá trị của doanh nghiệp. Nhằm thực hiện quá trình chuyển hóa các yếu tố đầu vào thành các sản phẩm, dịch vụ đầu ra, trong mỗi doanh nghiệp có thể được tổ chức thành nhiều bộ phận, mỗi bộ phận thực hiện một chức năng khác nhau. Các chức năng cơ bản trong một doanh nghiệp thường là marketing, cung ứng, sản xuất, tiêu thụ, chăm sóc khách hàng, quản trị nguồn nhân lực, kĩ thuật, nghiên cứu - phát triển, tài chính, kế toán… cụ thể như sau: - Marketing: Là chức năng quản lí các hoạt động nhằm phát hiện và biến sức mua của người tiêu dùng thành nhu cầu thực sự về một sản phẩm cụ thể. Trên cơ sở nhận biết nhu cầu, doanh nghiệp tổ chức cung ứng, sản xuất và vận chuyển sản phẩm đến khách hàng một cách tối ưu nhất. Triết lí cơ bản của marketing hiện đại là “bán cái thị trường cần chứ không phải bán cái có sẵn”. Muốn vậy, mọi hoạt động của doanh nghiệp phải xuất phát từ lợi ích người mua, sự hiểu biết yêu cầu thị trường và chiến lược hoạt động của các đối thủ cạnh tranh. - Cung ứng: Là chức năng đảm bảo nguồn nguyên nhiên vật liệu đầu vào cho các hoạt động của doanh nghiệp. Chức năng cung ứng bao gồm các hoạt động xác định nhu cầu về vật liệu; lập kế hoạch cung ứng; tìm kiếm và xây dựng quan hệ tin cậy lâu dài với các nhà cung cấp; đặt hàng và kí kết hợp đồng; đàm phán về giá cả và phương thức thanh toán; vận chuyển; bảo quản; xếp dỡ; kiểm nghiệm và tiếp nhận vật tư, hàng hóa nhập kho; bảo quản vật tư hàng hóa để sẵn sàng xuất kho phục vụ cho nhu cầu của các bộ phận… Yêu cầu đặt ra đối với hoạt động cung ứng là phải đảm bảo kịp thời, đầy đủ vật tư, hàng hóa cho các hoạt động sản xuất, tiêu thụ và quản lí nhưng đồng thời không được phép tồn kho quá nhiều gây ứ đọng vốn, lãng phí mặt bằng và công sức bảo quản… 9
- Sản xuất: Là chức năng tổ chức quá trình sử dụng nguyên vật liệu, lao động và máy móc thiết bị của doanh nghiệp nhằm tạo sản phẩm phục vụ nhu cầu khách hàng. Những quyết định liên quan đến chức năng này thường bao gồm những vấn đề chính như: sản xuất cái gì? sản xuất như thế nào? sản xuất cho ai? làm thế nào để hạ thấp giá thành sản phẩm thông qua việc tối ưu hóa quá trình sử dụng và khai thác các nguồn lực?... - Tiêu thụ: Là chức năng thực hiện việc phân phối sản phẩm, hàng hóa và dịch vụ đến tay người tiêu dùng. Chức năng tiêu thụ trong doanh nghiệp bao gồm xây dựng kế hoạch tiêu thụ, tìm kiếm và mở rộng thị trường, lựa chọn phương thức tiêu thụ hợp lí đối với từng loại mặt hàng, xây dựng các kênh phân phối, tạo dựng quan hệ với khách hàng, quản lí giá bán và chi phí liên quan đến hoạt động tiêu thụ… - Quản trị nhân lực: Là chức năng liên quan đến việc tổ chức, sắp xếp nhân lực nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Chức năng này bao gồm các hoạt động như xác định nhu cầu về nhân lực trong ngắn hạn và dài hạn, tuyển dụng, đào tạo, bố trí, đề bạt, đãi ngộ, khuyến khích, động viên người lao động nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động và tăng năng suất lao động. Thực hiện tốt chức năng quản trị nguồn nhân lực sẽ thúc đẩy và tạo điều kiện cho người lao động trong doanh nghiệp tuân thủ quy định và các chính sách kinh doanh, thực hiện tốt mọi nhiệm vụ, có tinh thần trách nhiệm, đóng góp sáng kiến nhằm đạt được các mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp… - Nghiên cứu phát triển: Là hoạt động của doanh nghiệp nhằm mục đích phát triển sản phẩm và quy trình mới hoặc cải tiến sản phẩm và quy trình hiện tại. Hoạt động nghiên cứu và phát triển là một động lực quan trọng thúc đẩy tăng trưởng trong tương lai. Đặc biệt, trong môi trường cạnh tranh gay gắt hiện nay, hoạt động nghiên cứu phát triển ngày càng đóng vai trò nền tảng cho sự thành công lâu dài và bền vững của doanh nghiệp. - Tài chính: Là chức năng huy động đầy đủ, kịp thời các nguồn vốn và sử dụng có hiệu quả vốn huy động được nhằm tối đa hóa giá trị doanh nghiệp. Chức năng tài chính là phải xác định phương thức huy động vốn tối ưu nhất trong từng điều kiện cụ thể, đồng thời quyết định việc đầu tư, sử dụng các nguồn vốn huy động sao cho có hiệu quả nhất. - Kế toán: Có chức năng thu thập, xử lí và cung cấp thông tin về tình hình hoạt động kinh doanh tại doanh nghiệp, bao gồm thông tin về tài sản, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, lãi (lỗ) của doanh nghiệp… Thông tin cung cấp có thể ở dạng thông tin tổng hợp (báo cáo tài chính) và thông tin chi tiết (báo cáo kế toán quản trị). Những thông tin này được các cấp quản lí trong doanh nghiệp cũng như các đối tượng bên ngoài sử dụng để ra các quyết định liên quan đến việc đầu tư, cho 10
vay, kiểm soát và sử dụng hiệu quả các tài sản trong doanh nghiệp, xây dựng chính sách huy động vốn… Như vậy, trong doanh nghiệp có nhiều bộ phận chức năng khác nhau. Mỗi bộ phận chức năng thường được tổ chức thành các đơn vị, phòng ban, phân xưởng… Theo cách tiếp cận này, có thể nhìn nhận mỗi bộ phận chức năng nêu trên là một hệ thống con trong hệ thống doanh nghiệp. Mỗi hệ thống con đều có đầu vào, đầu ra, quá trình xử lí và mục tiêu riêng nhưng tất cả đều hoạt động nhằm hướng đến việc sử dụng hiệu quả nguồn lực của doanh nghiệp để đạt được mục tiêu cuối cùng là lợi nhuận của toàn doanh nghiệp trong từng giai đoạn cụ thể. Có thể minh họa các hệ thống chức năng chủ yếu trong doanh nghiệp trên Hình 1.3. Sản xuất Cung ứng Tiêu thụ Đầu vào Đầu ra Marketing Tài chính Kế toán Quản trị nguồn nhân lực Hình 1.3: Các hệ thống chức năng chủ yếu trong doanh nghiệp Các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp có mối quan hệ tác động qua lại lẫn nhau theo nhiều phương thức khác nhau. Để phối hợp hoạt động một cách hiệu quả các chức năng trên cần thiết phải có sự quản lí, điều phối chung. Một trong những yếu tố quan trọng để thực hiện việc quản lí này là cần phải có thông tin liên quan đến tất cả các chức năng hoạt động của doanh nghiệp để làm cơ sở cho việc ra các quyết định quản lí. Những thông tin đó chính là sản phẩm của hệ thống thông tin trong doanh nghiệp, trong đó thông tin do hệ thống kế toán của doanh nghiệp cung cấp đóng một vai trò rất quan trọng. Hệ thống thông tin được 11
xem là cầu nối các chức năng của doanh nghiệp với nhau để đạt được mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp. Hiện nay, ngày càng nhiều tổ chức, doanh nghiệp xem hệ thống thông tin là yếu tố quan trọng nhất giúp họ có đủ năng lực cạnh tranh và đạt được những bước thành công trong hoạt động kinh doanh của mình. 2. Hệ thống thông tin 2.1. Khái niệm thông tin Trong mọi lĩnh vực hoạt động của đời sống con người luôn cần đến thông tin. Thông tin mang lại cho con người sự hiểu biết để nhận thức tốt hơn về những gì đã và đang diễn ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nói riêng và trong đời sống xã hội cũng như trong tự nhiên nói chung. Thông tin được chúng ta tiếp nhận dưới nhiều hình thức khác nhau thông qua các phương tiện truyền tin khác nhau. Từ điển tiếng Việt định nghĩa: “Thông tin là truyền tin cho nhau để biết”. Thông tin có thể được tiếp nhận qua việc thu thập và xử lí dữ liệu, trao đổi, phân tích, truyền thụ, cảm nhận… giúp tăng thêm sự nhận thức và hiểu biết của con người về một sự kiện, một hiện tượng nào đó. Như vậy, thông tin được xem xét trên cả ba khía cạnh: Thứ nhất, đó chính là nội dung được chuyển tải; Thứ hai là phương tiện chuyển tải, truyền tin; Thứ ba, đích đến của thông tin. Thông tin có thể được chuyển tải qua các môi trường vật lí khác nhau như ánh sáng, sóng âm, sóng điện từ… được ghi lại và lưu trữ trên các phương tiện hữu hình như văn bản trên giấy, đĩa từ, băng ghi âm hay phim ảnh… 2.2. Hệ thống thông tin Hệ thống thông tin gồm con người, các quy trình và thiết bị công nghệ thông tin tương tác với nhau để thu thập, xử lí, lưu trữ dữ liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho người sử dụng có liên quan. Cần phân biệt thông tin và dữ liệu. Dữ liệu là những dữ kiện, con số, hình ảnh… chưa qua xử lí để mang lại ý nghĩa cụ thể phục vụ cho nhu cầu của người sử dụng nhất định. Thông tin là dữ liệu đã được xử lí, mang ý nghĩa phù hợp với nhu cầu cụ thể của người sử dụng. Thông tin chỉ tồn tại và có ý nghĩa trong một hệ thống quản lí nhất định. Trên thực tế, khái niệm dữ liệu và thông tin chỉ mang tính tương đối. Cùng một sự kiện, nhưng đối với người này là dữ liệu nhưng đối với người khác có thể là thông tin. Ví dụ, một phiếu xuất kho được chuyển đến kho, đối với người thủ kho, từng dữ kiện trên phiếu xuất kho là thông tin, bởi vì căn cứ vào các thông tin cụ thể được ghi trên phiếu xuất kho, người thủ kho mới có thể thực hiện được việc xuất kho từng loại vật tư, hàng hóa theo yêu cầu. Như vậy, đối với thủ kho, từng 12
phiếu nhập xuất kho đều truyền tải dòng thông tin từ bộ phận quản lí vật tư. Trong khi đó, đối với các nhà quản lí hàng tồn kho, dữ kiện trên từng phiếu xuất kho riêng lẻ thường ít có ý nghĩa trong việc điều hành, quản lí kho hàng và ra các quyết định. Các dữ liệu này sau đó phải được phân loại, tính toán, tổng hợp để có được những thông tin khái quát hơn về tình hình nhập xuất tồn kho của từng loại vật tư hàng hóa và toàn bộ kho hàng trong một khoảng thời gian nhất định. Quá trình xử lí và cung cấp thông tin tạo ra dòng thông tin. Hướng của dòng thông tin thường được hiểu là từ nơi phát đến nơi nhận. Mỗi thông tin đều có vật mang tin và nội dung tin. Có thể ví nội dung tin là linh hồn còn vật mang tin là cái vỏ vật chất. Nội dung tin bao giờ cũng phải chứa đựng trên một vật mang tin nào đó. Trên một vật mang tin có thể có nhiều nội dung tin và có thể thay đổi vật mang tin trong quá trình lưu chuyển của thông tin. Lưu trữ Dữ liệu Thông tin Xử lí Người sử dụng Hình 1.4: Các yếu tố của hệ thống thông tin 2.3. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp 2.3.1. Vai trò của thông tin trong doanh nghiệp Thông tin có vai trò rất quan trọng đối với người lãnh đạo, quản lí trong doanh nghiệp để hoàn thành các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. Trong kinh doanh, thông tin là nguồn sức mạnh trong việc cạnh tranh, giúp cho doanh nghiệp có khả năng quyết đoán và khôn khéo hơn trước các đối thủ của mình ở những thời điểm cạnh tranh quyết liệt. Đặc biệt, trong thời đại công nghệ thông tin, thông tin là một nhân tố thiết yếu trong hoạt động quản lí, là công cụ không thể thiếu để điều hành, chỉ đạo của các nhà quản trị doanh nghiệp. Việc nắm bắt kịp thời và chính xác thông tin giúp các nhà quản trị doanh nghiệp thực hiện hợp lí công việc để đạt tới mục đích một cách tối ưu nhất. Thiếu thông tin, các nhà quản trị sẽ phải đối mặt với các tình huống bất định, gặp khó khăn trong việc đưa ra các quyết định hoặc các quyết định sẽ bị sai lệch, thiếu cơ sở khoa học, không thực tiễn và trở nên kém hiệu quả. Nếu không có thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời để phục vụ công việc lãnh đạo, quản lí, điều hành thì tình huống mất khả 13
năng kiểm soát, mất khả năng điều khiển có thể xảy ra và sẽ đem lại những tổn thất cho doanh nghiệp. Theo quan niệm trước đây, trong một doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh có năm nguồn tài nguyên: con người, máy móc - thiết bị, tài chính, nguyên vật liệu và sự quản lí. Tuy nhiên, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, thông tin có thể được xem như là một nguồn tài nguyên mới của mọi doanh nghiệp. Mặc dầu thông tin không phải là nguồn tài nguyên hiện hữu như các loại tài nguyên khác nhưng nó là tài nguyên được sử dụng để kết hợp các nguồn tài nguyên khác cùng nhau tương tác theo phương thức tối ưu nhằm mang lại hiệu quả trong các hoạt động của doanh nghiệp. Trước đây, thông tin được sử dụng chủ yếu nhằm phục vụ cho các công việc quản lí điều hành của lãnh đạo các cấp trong doanh nghiệp, đặc biệt là những người lãnh đạo, quản lí cấp cao. Hiện nay, thông tin không chỉ được sử dụng nhằm phục vụ cho việc kiểm soát, điều hành và ra các quyết định của các nhà quản lí mà quan trọng không kém là hỗ trợ trong mọi hoạt động tác nghiệp của các nhân viên trong doanh nghiệp. 2.3.2. Yêu cầu đối với thông tin trong doanh nghiệp Công việc lãnh đạo và quản lí đòi hỏi thông tin phải chính xác, kịp thời và đầy đủ để đề ra các quyết định đúng đắn, đem lại hiệu quả. Trong thực tế đã có nhiều quyết định sai lầm xuất phát từ việc khai thác, sử dụng thông tin thiếu chính xác hoặc không đầy đủ. Với tầm quan trọng của thông tin trong công tác điều hành quản lí và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp, thông tin được cung cấp phải đáp ứng được những yêu cầu nhất định sau: - Tính chính xác: Phản ánh đúng bản chất của những tác động của môi trường kinh doanh và tình hình thực tế hoạt động của doanh nghiệp. - Tính kịp thời: Cung cấp đúng thời điểm cần cho việc ra các quyết định. - Tính đầy đủ và hệ thống: Phản ánh được mọi mặt của quá trình sản xuất kinh doanh và mối quan hệ bản chất giữa các mặt, các quá trình. - Tính phù hợp: Đáp ứng được yêu cầu cụ thể của từng người quản lí trong việc điều hành và ra quyết định. - Tính khách quan: Cần phải được cung cấp một cách trung thực, khách quan thực tế hoạt động và môi trường kinh doanh của doanh nghiệp. Trên đây là những yêu cầu chung đối với thông tin trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thỏa mãn tất cả các yêu cầu này một cách đồng thời là điều rất khó khăn và đôi khi không thực hiện được. Do vậy, tùy đặc điểm của từng loại quyết định của từng cấp quản trị trong doanh nghiệp mà trật tự ưu tiên trong việc thỏa mãn các yêu cầu này là khác nhau. 14
Trong một doanh nghiệp điển hình, thông thường có ba cấp quản trị là quản trị chiến lược, quản trị chiến thuật và quản trị tác nghiệp. Mỗi cấp quản trị sẽ chịu trách nhiệm ra các quyết định phục vụ cho những mục tiêu quản lí khác nhau và yêu cầu về thông tin với những đặc trưng khác nhau như trình bày ở Hình 1.5. Cấp quản trị chiến lược thiết lập, chỉ đạo thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu dài hạn và quyết định của cấp này thường liên quan đến các vấn đề không mang tính cấu trúc. Đó là các vấn đề có thể được giải quyết bằng nhiều cách nhưng tại thời điểm ra quyết định không thể xác định được đâu là lựa chọn tốt nhất và cũng không có những hướng dẫn cụ thể cho việc xác định các lựa chọn. Ví dụ, Ban Giám đốc phải lựa chọn cách tốt nhất để phát triển một sản phẩm mới, thị trường mới hoặc đầu tư vào công nghệ mới trong nhiều phương án được đưa ra. Lựa chọn này sẽ ảnh hưởng đến sự thành công của doanh nghiệp và chỉ có thể kiểm chứng được sau một khoảng thời gian dài. Vì thế, ở cấp quản trị này người quản lí cần nhiều loại thông tin không chỉ bên trong doanh nghiệp mà cả những thông tin liên quan đến các đối thủ cạnh tranh, thông tin về thị trường, về công nghệ, các chính sách của nhà nước cũng như các thông tin liên quan đến môi trường kinh tế, văn hóa, chính trị xã hội của quốc gia và quốc tế. Hình 1.5: Đặc trưng về thông tin cho từng cấp quản trị 15
Ngược lại, cấp quản trị tác nghiệp thường phải đối mặt với những vấn đề mang tính cấu trúc. Người quản lí được phân công các công việc cụ thể và có những chỉ dẫn cụ thể cho việc thực hiện công việc đó. Do vậy, ở cấp quản trị tác nghiệp cần những thông tin chi tiết về các hoạt động trong doanh nghiệp để xử lí các vấn đề xảy ra trong nội bộ doanh nghiệp và thường lặp đi lặp lại. Ngoài các cấp quản trị, ở cấp nhân viên thừa hành - những người thực thi các hoạt động tác nghiệp hằng ngày cũng cần phải trao đổi, chia sẻ thông tin với nhau để hỗ trợ, phối hợp nhằm hoàn thành tốt công việc. Thiếu các thông tin tác nghiệp hoặc việc tổ chức thông tin chồng chéo, mâu thuẫn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công tác của tất cả các bộ phận. Như vậy, có thể thấy bên cạnh các mối quan dọc (quan hệ giữa cấp trên và cấp dưới), việc tổ chức thông tin còn được thực hiện theo mối quan hệ ngang để phối hợp hoạt động trong cùng một cấp quản lí hoặc tác nghiệp. Đặc điểm thông tin được yêu cầu đối với từng cấp quản trị là khác nhau và có thể được mô tả trên Hình 1.6. ĐẶC ĐIỂM THÔNG TIN ĐƯỢC YÊU CẦU Không Không Không cần tuyệt xác Bên Tổng thường đối chính định ngoài hợp xuyên xác Quyết định QT không chiến mang lược tính cấu trúc Quản trị chiến thuật Quyết định Quản trị mang tác nghiệp tính cấu trúc Hoạt động tác nghiệp Xác định Nội bộ Chi tiết Định kỳ Chính xác Hình 1.6: Đặc điểm thông tin được yêu cầu đối với từng cấp quản trị 2.3.3. Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp Như đã trình bày ở phần trước, doanh nghiệp được xem là một hệ thống bao gồm nhiều hệ thống con thực hiện những chức năng riêng biệt. Mỗi hệ thống con đều có mục tiêu riêng, có đầu vào, có hoạt động xử lí và đầu ra khác nhau. Đầu ra 16
của hệ thống này có thể là đầu vào của các hệ thống khác. Mỗi hệ thống đều thực hiện đồng thời cả chức năng quản lí và chức năng tác nghiệp. Ví dụ, hệ thống sản xuất bao gồm chức năng quản lí liên quan đến việc lập kế hoạch sản xuất, tổ chức quá trình sản xuất, kiểm soát hoạt động sản xuất và ra các quyết định liên quan đến quá trình sản xuất. Đồng thời, hệ thống sản xuất cũng phải thực hiện các hoạt động tác nghiệp cụ thể như xuất vật tư, sản xuất, kiểm soát chất lượng sản phẩm, bảo dưỡng máy móc thiết bị, vận chuyển bán thành phẩm… được diễn ra hàng ngày ở các phân xưởng sản xuất. Tương tự như vậy, các hệ thống cung ứng, tiêu thụ... cũng phải thực hiện đồng thời các hoạt động quản lí và tác nghiệp cụ thể nhằm đảm bảo hoàn thành mục tiêu thuộc chức năng được giao. Để thực hiện các hoạt động quản lí và tác nghiệp tại một bộ phận chức năng trong doanh nghiệp cần phải có thông tin của chính bộ phận đó cũng như từ các bộ phận chức năng liên quan khác. Hệ thống thu thập, xử lí và cung cấp thông tin đảm bảo thực hiện các hoạt động hàng ngày và phục vụ cho việc ra quyết định của các cấp quản lí và tác nghiệp trong doanh nghiệp gọi chung là hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Hệ thống thông tin đảm bảo cho mọi hoạt động của doanh nghiệp diễn ra suôn sẻ, đóng vai trò là cầu nối giữa hệ thống quản lí và hệ thống tác nghiệp nhằm đạt được mục tiêu hoạt động của doanh nghiệp như được biểu diễn trên Hình 1.7. MÔI Mục tiêu TRƯỜNG KINH DOANH DOANH NGHIỆP Hệ thống quản lí Nhân lực, NVL Sản phẩm Cơ sở vật chất Dịch vụ Hệ thống thông tin Kĩ thuật Thông tin Vốn, Dữ liệu Hệ thống tác nghiệp Hình 1.7: Mối quan hệ giữa hệ thống quản lí, hệ thống tác nghiệp và hệ thống thông tin trong doanh nghiệp 17
Chú ý rằng việc phân chia các hoạt động doanh nghiệp thành ba hệ thống con là hệ thống quản lí, hệ thống tác nghiệp và hệ thống thông tin như trên chỉ là một cách tiếp cận có ý nghĩa phương pháp luận, nhằm giúp xác định vị trí, vai trò và chức năng của hệ thống thông tin, chứ không phải là một sự phân chia đơn thuần về tổ chức. Bởi lẽ, giữa các hệ thống con đó thường khó có thể vạch ra được ranh giới một cách rõ ràng. Ví dụ, một người vừa làm công tác quản lí, vừa làm công tác chuyên môn, vừa tham gia xử lí thông tin, do vậy người đó là thành viên của cả ba hệ thống quản lý, tác nghiệp và thông tin. Trên thực tế, doanh nghiệp thường được tổ chức thành các phòng, ban, phân xưởng, bộ phận… để phân công thực hiện các chức năng quản lí hoặc tác nghiệp cụ thể. Tuy nhiên, các chức năng quản lí, tác nghiệp và thông tin thường đan xen với nhau trong từng bộ phận. 3. Hệ thống thông tin quản lí Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp bản thân nó cũng là một hệ thống phức tạp được cấu thành bởi nhiều hệ thống con. Theo chức năng, hệ thống thông tin trong doanh nghiệp có thể được phân thành hệ thống tự động hóa sản xuất (Automatized Manufacturing System - AMS) có chức năng xử lí và điều khiển tự động các quá trình vận hành các thiết bị trong sản xuất và hệ thống thông tin quản lí (Management Information System - MIS). Chức năng của hệ thống thông tin quản lí là thu thập, xử lí và cung cấp các thông tin cần thiết cho sự quản lí, điều hành doanh nghiệp cũng như hỗ trợ cho các hoạt động tác nghiệp tại các bộ phận. Thông tin quản lí là những dữ liệu được xử lí để sẵn sàng phục vụ công tác quản lí và tác nghiệp của doanh nghiệp. Có ba loại thông tin quản lí, đó là thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật và thông tin tác nghiệp. Thông tin chiến lược: là thông tin sử dụng để xây dựng chiến lược và các chính sách dài hạn của doanh nghiệp, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lí cấp cao trong việc dự đoán và định hướng cho tương lai. Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát và tổng hợp. Dữ liệu để xử lí ra loại thông tin này thường được sử dụng kết hợp giữa bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, trong đó chú trọng đến các dữ liệu thu thập được từ môi trường kinh doanh bên ngoài. Đây là loại thông tin được cung cấp mỗi khi có yêu cầu. Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho việc xây dựng và thực thi các chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lí phòng ban trong doanh nghiệp. Loại thông tin này vừa mang tính tổng hợp đồng thời đòi hỏi phải đảm bảo mức độ chi tiết nhất định. Đây là loại thông tin thường được cung cấp định kì. Thông tin tác nghiệp: sử dụng cho tác nghiệp hàng ngày và phục vụ cho giám sát hoạt động tác nghiệp của doanh nghiệp. Loại thông tin này cần chi tiết, 18
được rút ra từ quá trình xử lí các dữ liệu bên trong doanh nghiệp và cần được cung cấp kịp thời, thường xuyên. Để xử lí và cung cấp thông tin với các mức độ khái quát và chi tiết như trình bày trên, hệ thống thông tin quản lí thường được phân loại theo hai mức: Ở mức tác nghiệp, hệ thống chỉ có nhiệm vụ xử lí dữ liệu và in ra các bảng biểu, chứng từ giao dịch theo mẫu tương tự như cách xử lí bằng thủ công. Khi đó, hệ thống được gọi là hệ thống xử lí nghiệp vụ (Transaction Processing System), ví dụ hệ thống xử lí các đơn đặt hàng, quản lí nhân sự, lập hóa đơn, thanh toán… Ở mức điều hành, hệ thống phải cung cấp các thông tin có tính chất chiến lược và kế hoạch giúp cho các nhà quản lí doanh nghiệp đưa ra các quyết định đúng đắn trong công tác điều hành hoạt động. Trong trường hợp này, hệ thống còn được gọi là hệ thống hỗ trợ quyết định (Decision Support System). Bên cạnh đó, doanh nghiệp còn có thể tổ chức hệ thống chuyên gia (Expert System) nhằm tập hợp và huy động kiến thức chuyên môn của các chuyên gia để phục vụ cho việc xử lí thông tin chuyên sâu. Hệ thống thông tin quản lí của một doanh nghiệp bao gồm các hệ thống con như trình bày ở Hình 1.8. Dữ liệu nghiệp vụ kế toán MIS AIS Marketing Tài chính Các tổ chức và cá nhân Kế toán Kế toán bên ngoài Dữ liệu Quản trị Tài chính doanh nghiệp khác Nhân lực Sản xuất Các nhà quản trị HT xử lí và các bộ nghiệp vụ phận tác HT hỗ trợ ra quyết nghiệp bên Hệ thống định trong chuyên gia doanh nghiệp Hình 1.8: Phân loại hệ thống thông tin trong doanh nghiệp 19
- Hệ thống thông tin kế toán: (Accounting Information System - AIS) là một bộ phận cấu thành đặc biệt của hệ thống thông tin quản lí nhằm thu thập, xử lí và cung cấp các thông tin liên quan đến tình hình tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh (doanh thu, chi phí, lợi nhuận) và lưu chuyển tiền của doanh nghiệp ở mức độ tổng hợp và chi tiết khác nhau theo yêu cầu về thông tin của người sử dụng. Hệ thống thông tin kế toán bao gồm hai hệ thống con là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. - Hệ thống thông tin thị trường: Cung cấp thông tin liên quan đến thị trường như: thông tin về khách hàng, các kênh phân phối, dự báo giá cả, sản phẩm cạnh tranh… - Hệ thống thông tin sản xuất: Cung cấp thông tin liên quan đến hoạt động sản xuất như kế hoạch sản xuất, định mức tiêu hao vật liệu và nhân công, công nghệ sản xuất, vật liệu thay thế… - Hệ thống thông tin tài chính: Cung cấp thông tin liên quan tới thị trường tài chính, tỉ giá ngoại tệ, tình hình và khả năng thanh toán các khoản nợ vay, lãi suất thị trường, các kênh huy động vốn, chỉ số chứng khoán… - Hệ thống thông tin nhân lực: Cung cấp thông tin về chính sách tuyển dụng, đãi ngộ, thanh toán lương, về thị trường lao động, xu thế sử dụng nhân lực… 4. Hệ thống thông tin kế toán 4.1. Khái niệm về hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống thông tin quản lí trong doanh nghiệp bao gồm nguồn nhân lực, các phương tiện, các phương pháp kế toán được tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lí và cung cấp thông tin về tình hình huy động và sử dụng vốn của doanh nghiệp cũng như kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong từng kì nhất định. Hai chức năng của hệ thống thông tin kế toán là thông tin và kiểm tra. Các yếu tố cơ bản của hệ thống thông tin kế toán có thể được biểu diễn trên Hình 1.9. - Mục tiêu của hệ thống: Cung cấp thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời về tình hình tài chính của doanh nghiệp, bao gồm những thông tin về tài sản, nguồn vốn, quá trình kinh doanh và lưu chuyển tiền tệ trong doanh nghiệp. - Dữ liệu đầu vào: Là các dữ liệu từ các hoạt động kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp như mua vật tư, hàng hóa, bán hàng, thu tiền, các chi phí phát sinh, trả lương cho công nhân… - Quy trình xử lí: Là một quy trình hoàn chỉnh bao gồm các giai đoạn cụ thể từ việc thu thập thông tin về các dữ liệu kế toán, đến việc xử lí, phân tích, tổng 20