Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp: Phần 1 - CĐN Nam Định

Chia sẻ: Lê Na | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:124

Thêm vào BST

Báo xấu

118
lượt xem 24
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Phần 1 Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp gồm nội dung 4 chương đầu tài liệu. Nội dung phần này trình bày những vấn đề chung về kế toán hành chính sự nghiệp; kế toán vốn bằng tiền, đầu tư tài chính ngắn hạn và vật tư hàng hóa; kế toán tài sản cố định, xây dựng cơ bản và đầu tư tài chính dài hạn; kế toán các khoản thanh toán.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp: Phần 1 - CĐN Nam Định

CHƯƠNG I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1. ĐỐI TƯỢNG, NHIỆM VỤ VÀ CHỨC NĂNG CỦA KẾ TOÁN HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1. Đơn vị hành chính sự nghiệp 1.1.1. Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp. Đơn vị hành chính sự nghiệp là đơn vị do Nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước về một hoạt động nào đó. Đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm: - Cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh tế ngân sách nhà nước, gồm: Cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu, chi ngân sách nhà nước các cấp; Văn phòng Quốc hội; Văn phòng Chủ tịch nước; Văn phòng Chính phủ; Tòa án nhân dân và Viện Kiểm sát nhân dân các cấp; Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, huyện; Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước; Đơn vị sự nghiệp được ngân sách nhà nước đảm bảo một phần hoặc toàn bộ kinh phí; Tổ chức quản lý tài sản quốc gia; Ban Quản lý dự án đầu tư có nguồn kinh phí ngân sách nhà nước; Các Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội, các tổ chức khác được ngân sách nhà nước hỗ trợ một phần kinh phí hoạt động; - Đơn vị vũ trang nhân dân, kể cả Tòa án quân sự và Viện kiểm sát quân sự (Trừ các doanh nghiệp thuộc lực lượng vũ trang nhân dân); - Đơn vị sự nghiệp, tổ chức không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước (Trừ các đơn vị sự nghiệp ngoài công lập), gồm: Đơn vị sự nghiệp tự cân đối thu, chi; Các Tổ chức phi chính phủ; Hội, Liên hiệp hội, Tổng hội tự cân đối thu chi; Tổ chức xã hội; Tổ chức xã hội – nghề nghiệp tự thu, tự chi; Tổ chức khác không sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước. 1.1.2. Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp. - Căn cứ vào nguồn thu và khả năng tự trang trải trong quá trình hoạt động. Để phân loại, bên cạnh các đơn vị hành chính sự nghiệp thuần tuý (đơn vị sự nghiệp không có thu) còn có các đơn vị sự nghiệp có thu. + Đơn vị hành chính sự nghiệp không có thu là các đơn vị được ngân sách Nhà nước bảo đảm toàn bộ nguồn kinh phí hoạt động. + Đơn vị sự nghiệp có thu là đơn vị tự bảo đảm một phần hay toàn bộ kinh phí hoạt động thường xuyên, ngân sách nhà nước không phải cấp kinh phí hay chỉ cấp một phần kinh phí bảo đảm hoạt động thường xuyên cho đơn vị. -1-
- Xét trên góc độ quản lý tài chính có thể chia các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cùng một ngành theo hệ thống dọc thành các đơn vị sau đây: * Đơn vị dự toán cấp I: Đây là các đơn vị cấp cao nhất trong ngành, là các đơn vị trực tíêp nhận ngân sách hằng năm do Thủ thướng Chính phủ hoặc uỷ ban nhân dân giao. Đơn vị dự toán cấp I thực hiện phân bổ, giao dự toán cho đơn vị trực thuộc; chịu trách nhiệm trước Nhà nước về việc tổ chức, thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của đơn vị mình và quyết toán ngân sách của các đơn vị trực thuộc theo quy định. * Đơn vị dự toán cấp II: Đây là đơn vị cấp dưới của đơn vị cấp I, được đơn vị dự toán cấp I giao dự toán và phân bổ dự toán cho đơn vị dự toán cấp III (Trường hợp được sự uỷ quyền của đơn vị dự toán cấp I), chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác kế toán và quyết toán ngân sách của đơn vị mình và công tác kế toán và quyết toán của các đơn vị dự toán cấp dưới theo quy định. * Đơn vị dự toán cấp III: Là đơn vị trực tiếp sử dụng ngân sách, được đơn vị cấp I và cấp II giao dự toán ngân sách, có trách nhiệm tổ chức thực hiện công tác và quết toán ngân sách của đơn vị mình và đơn vị sử dụng ngân sách trực thuộc ( nếu có) theo quy định. * Đơn vị cấp dưới của đơn vị dự toán cấp III: Đơn vị cấp dưới của đơn vị cấp III là đơn vị được nhận kinh phí để thực hiện phần công việc cụ thể, khi chi tiêu phải thực hiện công tác kế toán và quyết toán theo quy định. Lưu ý: Việc phân chia các đơn vị dự toán trong một ngành chỉ có tính chất tương đối nghĩa là thứ bậc của đơn vị dự toán không cố định mà tuỳ thuộc vào cơ chế phân cấp quản lý ngân sách của Nhà nước. Do vậy, xác định một đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc đơn vị dự toán cấp nào thì tuỳ thuộc vào mối quan hệ giữa nó với các đơn vị dự toán khác trong ngành hoặc với cơ quan tài chính 1.2. Đối tượng hạch toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp Để tiến hành các hoạt động theo chức năng, nhiệm vụ đã được Nhà nước gia, các đơn vị hành chính sự nghiệp cần có một khối lượng tài sản nhất định. Tài sản của các đơn vị hành chính sự nghiệp chủ yếu là do ngân sách Nhà nước cấp, bao gồm: tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn. Tài sản dài hạn trong đơn vị hành chính sự nghiệp chủ yếu là nhà cửa và các thiết bị phục vụ cho hoạt động chuyên môn của đơn vị. Tài sản ngắn hạn trong đơn vị hành chính sự nghiệp chủ yếu là vật liệu, dụng cụ nhà cửa và các thiết bị phục vụ cho hoạt động chuyên môn của đơn vị và các khoản chi cho hoạt động chuyên môn chưa được quyết toán, chưa duyệt. Quá trinh vận động của tài sản trong quá trình hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp là quá trình chi tiêu các loại tài sản phục vụ cho hoạt động -2-
chuyên môn của đơn vị. Nguyên tắc cơ bản trong chi tiêu của các đơn vị hành chính sự nghiệp là không bối hoàn trực tiếp các khoản đã chi (trừ đơn vị sự nghiệp có thu). Mọi khoản chi trong các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải theo dự toán và tuân thủ các qui định của chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước. Biểu hiện cụ thể của đối tượng kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp có thể tóm tắt như sau: - Tiền và các khoản tương đương tiền - Vật tư và tài sản cố định - Nguồn kinh phí, quỹ. - Các khoản thanh toán trong và ngoài đơn vị kế toán. - Thu chi và xử lý chênh lệch thu, chi hoạt động - Đầu tư tài chính, tín dụng Nhà nước. - Các tài sản khác có liên quan đế đơn vị kế toán. 1.3. Chức năng của kế toán hành chính sự nghiệp Kế toán hành chính sự nghiệp là một bộ phận cấu thành hệ thống kế toán nhà nước, có chức năng hệ thống tổ chức thông tin (đã kiểm tra) về tình hình tiếp nhận và sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công, tình hình chấp hành các dự toán thu chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của nhà nước ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. 1.4. Nhiệm vụ của kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp. Kế toán phải tiến hành thu thập, ghi chép phản ánh một cách chính xác, kịp thời đầy đủ và tổng hợp các thông tin về nguồn kinh phí và tình hình sử dụng nguồn kinh phí thu, chi các khoản tại đơn vị. Thực hiện việc kiểm tra kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi tình hình thực hiện các tiêu chuẩn định mức, các chỉ tiêu kế toán tài chính của Nhà nước tại đơn vị, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thanh toán thu, nộp đối với ngân sách Nhà nước và các chính sách khác. Các đơn vị dự toán cấp trên phải theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí, sử dụng và quyết toán kinh phí của đơn vị dự toán cấp dưới. Tiến hành lập báo cáo tài chính và nộp đúng hạn các báo cáo, đồng thời phải phân tích (Thuyết minh) hiệu quả sử dụng kinh phí của ngân sách Nhà nước. 2. TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 2.1. Nội dung công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp Là công cụ điều hành, quản lý các hoạt động hành chính, sự nghiệp, công tác kế toán phải thực hiện theo từng phần việc cụ thể đã được quy định Kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp gồm: -3-
- Kế toán vốn bằng tiền, đầu tư ngắn hạn và vật tư hàng hoá - Kế toán TSCĐ, XDCB và đầu tư tài chính dài hạn - Kế toán các khoản thanh toán - Kế toán nguồn kinh phí trong đơn vị Hành chính sự nghiệp - Kế toán các khoản thu, chi trong đơn vị HCSN - Lập Báo cáo tài chính và phân tích tình hình tài chính của đơn vị Công tác kế toán của từng phần việc được tiến hành qua các bước: lập chứng từ kế toán, ghi sổ kế toán, tổng hợp lập báo cáo kế toán, kiểm tra và phân tích số liệu, tài liệu kế toán, lưu trữ hồ sơ tài liệu kế toán. 2.2. Hệ thống tài khoản sử dụng Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian. Tài khoản kế toán phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí do ngân sách Nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác cấp, thu, chi chi họat động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp. Tài khoản kế toán được mở cho từng đối tượng kế toán có nội dung kinh tế riêng biệt. Toàn bộ các tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị kế toán hình thành hệ thống tài khoản kế toán. Bộ Tài chính quy định thống nhất hệ thống tài khoản kế toán cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp trong cả nước. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định thống nhất về loại tài khoản, số lượng tài khoản, ký hiệu, tên gọi và nội dung ghi chép của từng tài khoản. Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp được xây dựng theo nguyên tắc dựa vào bản chất và nội dung họat động của đơn vị hành chính sự nghiêp có vận dụng nguyên tắc phân loại và mã hoá của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống tài khoản kế toán nhà nước, nhằm: + Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu quản lý và kiểm soát chi quỹ ngân sách nhà nước, vốn, quỹ công, đồng thời thoả mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí của từng lĩnh vực, từng đơn vị hành chính sự nghiệp. + Phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của các đơn vị hành chính sự nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực, phù hợp với mô hình tổ chức và tính chất hoạt động. + Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin bằng các phương tiên tính toán thủ công (hoặc bằng máy vi tính...) và thoả mãn đầy đủ nhu cầu của đơn vị và của cơ quan quản lý Nhà nước. Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp gồm các tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài bảng cấn đối tài khoản. -4-
Các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản phải phản ánh toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản, nguồn kinh phí hình thành tài sản và qua trình sử dụng tài sản tại đơn vị hành chính sự nghiệp. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp ghi sổ kép nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hay nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại. Các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị (như tài sản thuê ngoai, nhận gĩữ hộ, nhận gia công, tạm giữ,....) những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục vụ cho việc quản lý, như: Gia trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, nguyên tệ các loại,dự toán chi hoạt động được giao.... Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp (ghi đơn) nghĩa là ghi vào một bên của một tài khoản thì không ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản khác. Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ Tài chính quy định gồm 7 loại, từ loại 1 đến loại 6 là các tài khoản trong bảng cân đối tài khoản và loại 0 là các tài khoản ngoài bảng cân đối tài khoản. DANH MỤC HỆ THỐNG TÀI KHOẢN KẾ TOÁN (Theo Thông tư số 185/2010/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2010 Hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán Hành chính sự nghiệp ban hành kèm theo Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính) S SỐ TÊN TÀI KHOẢN PHẠM VI T HIỆU ÁP DỤNG GHI CHÚ T TK LOẠI 1: TIỀN VÀ VẬT TƯ 1 111 Tiền mặt Mọi đơn vị 1111 Tiền Việt Nam 1112 Ngoại tệ 1113 Vàng, bạc, kim khớ quý, đỏ quý 2 112 Tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc Mọi đơn vị Chi tiết theo 1121 Tiền Việt Nam từng TK tại 1122 Ngoại tệ từng NH, KB 1123 Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý -5-
3 113 Tiền đang chuyển Mọi đơn vị 4 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn Đơn vị có 1211 Đầu tư chứng khoán ngắn hạn phát sinh 1218 Đầu tư tài chính ngắn hạn khác 5 152 Nguyên liệu, vật liệu Mọi đơn vị 6 153 Cụng cụ, dụng cụ Mọi đơn vị 7 155 Sản phẩm, hàng hoá Đơn vị có hoạt Chi tiết theo 1551 Sản phẩm động SX, KD sản phẩm, 1552 Hàng hoá hàng hoá LOẠI 2: TÀI SẢN CỐ ĐỊNH 8 211 TSCĐ hữu hình Mọi đơn vị Chi tiết theo 2111 Nhà cửa, vật kiến trúc yêu cầu quản 2112 Máy móc, thiết bị Lý 2113 Phương tiện vận tải, truyền dẫn 2114 Thiết bị, dụng cụ quản lý 2115 Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm 2118 Tài sản cố định khác 9 213 TSCĐ vô hình Mọi đơn vị 10 214 Hao mòn TSCĐ Mọi đơn vị 2141 Hao mòn TSCĐ hữu hình 2142 Hao mòn TSCĐ vô hỡnh 11 221 Đầu tư tài chính dài hạn 2211 Đầu tư chứng khoán dài hạn 2212 Vốn góp 2218 Đầu tư tài chính dài hạn khác 12 241 XDCB dở dang 2411 Mua sắm TSCĐ 2412 Xây dựng cơ bản 2413 Sửa chữa lớn TSCĐ LOẠI 3: THANH TOÁN 13 311 Các khoản phải thu Mọi đơn vị Chi tiết theo 3111 Phải thu của khách hàng yêu cấu -6-
3113 Thuế GTGT được khấu trừ Đơn vị được quản lý 31131 Thuế GTGT được khấu trừ của hàng khấu trừ thuế hoá, dịch vụ GTGT 31132 Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ 3118 Phải thu khác 14 312 Tạm ứng Mọi đơn vị Chi tiết từng ĐT 15 313 Cho vay Đơn vị có dự Chi tiết 3131 Cho vay trong hạn án tín dụng từng ĐT 3132 Cho vay quá hạn 3133 Khoanh nợ cho vay 16 331 Các khoản phải trả Mọi đơn vị Chi tiết từng 3311 Phải trả người cung cấp đối tượng 3312 Phải trả nợ vay 3318 Phải trả khác 17 332 Các khoản phải nộp theo lương Mọi đơn vị 3321 Bảo hiểm xã hội 3322 Bảo hiểm y tế 3323 Kinh phí công đoàn 3324 Bảo hiểm thất nghiệp 18 333 Các khoản phải nộp nhà nước Các đơn vị có 3331 Thuế GTGT phải nộp phát sinh 33311 Thuế GTGT đầu ra 33312 Thuế GTGT hàng nhập khẩu 3332 Phí, lệ phí 3334 Thuế thu nhập doanh nghiệp 3335 Thuế thu nhập cá nhân 3337 Thuế khác 3338 Các khoản phải nộp khác 19 334 Phải trả công chức, viên chức Mọi đơn vị 3341 Phải trả công chức, viên chức 3348 Phải trả người lao động khác 20 335 Phải trả các đối tượng khác Chi tiết ĐT -7-
21 336 Tạm ứng kinh phí 22 337 Kinh phí đã quyết toán chuyển năm sau 3371 Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho 3372 Giá trị khối lượng sửa chữa lớn hoàn thành 3373 Giá trị khối lượng XDCB hoàn thành 23 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới Các đơn vị Chi tiết từng cấp trên ĐV 24 342 Thanh toán nội bộ Đơn vị có phát sinh LOẠI 4 – NGUỒN KINH PHÍ 25 411 Nguồn vốn kinh doanh Đơn vị có hoạt Chi tiết động SXKD từng nguồn 26 412 Chênh lệch đánh giá lại tài sản Đơn vị có phát sinh 27 413 Chênh lệch tỷ giá hối đoái Đơn vị có NT 28 421 Chênh lệch thu, chi chưa xử lý 4212 Chênh lệch thu, chi hoạt động sản xuất, kinh doanh 4213 Chênh lệch thu, chi theo đơn đặt hàng Đơn vị có đơn của Nhà nước đặt hàng của Nhà nước 4218 Chênh lệch thu, chi hoạt động khác 29 431 Các quỹ Mọi đơn vị 4311 Quỹ khen thưởng 4312 Quỹ phúc lợi 4313 Quỹ ổn định thu nhập 4314 Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp 30 441 Nguồn kinh phí đầu tư xây dựng cơ Đơn vị có đầu bản tư 4411 Nguồn kinh phí NSNN cấp XDCB 4413 Nguồn kinh phí viện trợ dự án -8-
4418 Nguồn khác 31 461 Nguồn kinh phí hoạt động Mọi đơn vị Chi tiết từng 4611 Năm trước nguồn KP 46111 Nguồn kinh phí thường xuyên 46112 Nguồn kinh phí không thường xuyên 4612 Năm nay 46121 Nguồn kinh phí thường xuyên 46122 Nguồn kinh phí không thường xuyên 4613 Năm sau 46131 Nguồn kinh phí thường xuyên 46132 Nguồn kinh phí không thường xuyên 32 462 Nguồn kinh phí dự án Đơn vị có 4621 Nguồn kinh phí NSNN cấp dự án 4622 Nguồn kinh phí viện trợ 4628 Nguồn khác 33 465 Nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng Đơn vị có đơn của Nhà nước đặt hàng của Nhà nước 34 466 Nguồn kinh phí đã hình thành Mọi đơn vị TSCĐ LOẠI 5: CÁC KHOẢN THU 35 511 Các khoản thu Đơn vị có 5111 Thu phí, lệ phí phát sinh 5112 Thu theo đơn đặt hàng của nhà nước 5118 Thu khác 36 521 Thu chưa qua ngân sách Đơn vị có 5211 Phí, lệ phí phát sinh 5212 Tiền, hàng viện trợ 37 531 Thu hoạt động sản xuất, kinh Đơn vị có HĐ doanh SXKD LOẠI 6: CÁC KHOẢN CHI 38 631 Chi hoạt động sản xuất, kinh Đơn vị có hoạt Chi tiết theo doanh động SXKD động SXKD -9-
39 635 Chi theo đơn đặt hàng của Nhà ĐV có đơn đặt nước hàng của NN 40 642 Chi phí quản lý chung 41 643 Chi phí trả trước Đơn vị có phát sinh 42 661 Chi hoạt động Mọi đơn vị 6611 Năm trước 66111 Chi thường xuyên 66112 Chi không thường xuyên 6612 Năm nay 66121 Chi thường xuyên 66122 Chi không thường xuyên 6613 Năm sau 66131 Chi thường xuyên 66132 Chi không thường xuyên 43 662 Chi dự án Đơn vị có Chi tiết theo 6621 Chi từ nguồn kinh phí NSNN cấp dự án dự án 6622 Chi từ nguồn viện trợ 6628 Chi từ nguồn khác LOẠI 0: TÀI KHOẢN NGOÀI BẢNG 1 001 Tài sản thuê ngoài 2 002 Tài sản nhận giữ hộ, nhận gia công 3 004 Chênh lệch thu, chi hoạt động thường xuyên 4 005 Dụng cụ lâu bền đang sử dụng 5 007 Ngoại tệ các loại 6 008 Dự toán chi hoạt động 0081 Dự toán chi thường xuyên 0082 Dự toán chi không thường xuyên 7 009 Dự toán chi chương trình, dự án 0091 Dự toán chi chương trình, dự án 0092 Dự toán chi đầu tư XDCB - 10 -
2.3. Lựa chọn hình thức kế toán. Căn cứ vào quy mô hoạt động và hình thức tổ chức sổ kế toán, đơn vị sẽ chọn cho mình một hình thức kế toán cho phù hợp. Tổ chức sổ kế toán thực chất là là việc kết hợp các loại sổ sách có kết cấu khác nhau theo một trình tự hạch toán nhất định nhằm hệ thống hoá và tính toán các chỉ tiêu theo yêu cầu quản lý của từng đơn vị hành chính - sự nghiệp. Các hình thức kế toán áp dụng cho các đơn vị hành chính - sự nghiêp, gôm: - Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái. - Hình thức kế toán Nhật ký chung. - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. - Hình thức kế toán trên máy vi tính. Đơn vị kế toán được phép lựa chọn một trong 4 hình thức sổ kế toán cho phù hợp và nhất thiết phải tuân thủ mọi nguyên tắc cơ bản quy định cho hình thức sổ kế toán lựa chọn: Loại sổ, số lượng, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ, trình tự và kỹ thuật ghi chép các loại sổ kế toán. 2.3.1. Hình thức Nhật ký - Sổ cái a. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái. Đăc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ky - Sổ cái là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và được phân loại, hệ thống hoá theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng 1 quyển sổ kế toán tổng hợp là sổ Nhật ký - Sổ cái và trong cùng một quá trình ghi chép. Căn cứ ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. b. Nội dung và trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái. Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ cái. Số hiệu của mỗi chứng từ kế toán (hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả hai phần Nhật ký và phần Sổ cái. bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được lập cho những chứng từ cùng loại (phiếu thu, chi, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho) phát sinh nhiều lần trong một ngày. Chứng từ kế toán và bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã dùng để ghi sổ Nhật ký - Sổ cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - 11 -
Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào sổ Nhật ký - Sổ cái, được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần nhật ký và các cột Nợ, Có của từng tài khoản ở phần Sổ cái để ghi vào dòng phát sinh trong tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh, số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký - Sổ cái. Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng trong sổ Nhật ký - Sổ cái phải đảm bảo các yêu cầu sau: Tổng số tiền của cột Tổng số tiền phát sinh Tổng số tiền phát “ Số tiền phát sinh” = Nợ của tất cả các = sinh Có của tất ở phần Nhật ký tài khoản cả các tài khoản Tổng số dư Nợ các tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. căn cứ vào sổ liệu khoá sổ của các đối tượng được chi tiết lập ”Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký - Sổ cái. - Số liệu trên sổ Nhật ký - Sổ cái, trên sổ, thẻ kế toán chi tiết và “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khoá sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái, được thể hiện như sau: - 12 -
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ- SỔ CÁI Chứng từ kế toán Bảng tổng Sổ thẻ kế Sổ quỹ hợpchứng từ kế toán chi tiết toán cùng loại Bảng tổng NHẬT KÝ- SỔ CÁI hợpchi tiết BÁO CÁO TÀI CH NH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng 2.3.2. Hình thức Chứng từ ghi sổ. a. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ” dùng để phân loại, hệ thống hoá và xác định nội dung ghi Nợ, Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt. - Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - 13 -
+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên sổ cái. b. Các loại sổ kế toán. + Chứng từ ghi sổ. + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. + Sổ cái. + Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. c. Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. - Hàng ngày hoặc định kỳ, căn cứ vào chứng từ kế toán được kiểm tra để lập chứng từ ghi sổ. Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên, có nội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập bảng “Bảng tổng hợp chưng từ kế toán cùng loại”. Từ số liệu cộng trên ”Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” để lập chứng từ ghi sổ và ghi vào Sổ cái. - Cuối tháng sau khi đã ghi hết chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và Sổ cái, kế toán tiến hành khoá Sổ cái để tính ra số phát sinh Nợ, Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản. Trên Sổ cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp đúng với số liệu thì sử dụng để lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính. Các sổ, thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các chứng từ kế toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ cùng loại” được sử dụng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Cuối tháng khoá sổ, thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được sử dụng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản. Theo số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết, được đối chiếu với số phát sinh Nợ, Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ cái các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính. Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được thể hiện như sau: - 14 -
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HèNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ QUỸ BẢNG TỔNG SỔ, THẺ HỢP KẾ TOÁN CHỨNG CHI TIẾT TỪ KẾ TOÁN SỔ ĐĂNG KÝ CHỨNG TỪ GHI SỔ BẢNG CHỨNG TỪ GHI SỔ TỔNG HỢP SỔ CÁI CHI TIẾT BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng 2.3.3. Hình thức Nhật ký chung. a. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký Chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký Chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên sổ Nhật ký để ghi vào Sổ cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - 15 -
b. Các loại sổ của hình thức kế toán Nhật ký chung. - Nhật ký chung. - Sổ cái. - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. c. Nội dung và trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung. Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào sổ Nhật ký chung theo trinh tự thời gian. Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào sổ Nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Trường hợp đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vài sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan. - Cuối tháng, (quý hoặc năm) khoá sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập bảng “bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản. Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số phát sinh Nợ, Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ cái. Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khoá sổ trên Sổ cái được sử dụng để lập bảng cân đối số phát sinh và báo cáo tài chính. Về nguyên tắc lập bảng cân đối số phát sinh và trên sổ Nhật ký chung cùng kỳ thì: Tổng số phát sinh Nợ = Tổng số phát sinh Có Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được thể hiện như sau: - 16 -
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ CHUNG CHỨNG TỪ KẾ TOÁN SỔ NHẬT KÝ CHUNG SỔ, THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT BẢNG TỔNG HỢP CHI TIẾT SỔ CÁI BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu số liệu cuối tháng 2.3.4. Hình thức kế toán trên máy vi tính. a. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính. Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Có nhiều chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong 3 hình thức kế toán kết hợp các hình thức kế toán quy đinh. Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy định ghi trên sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ số liệu kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. Khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì đơn vị được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng phần mềm kế toán phù hợp. Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại đơn vị phải đảm bảo các yêu cầu sau: - 17 -
- Có đủ các sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. Các sổ kế toán tổng hợp có đầy đủ các yếu tố theo quy định của chế độ sổ kế toán. Thực hiện đúng các quy đinh về mở sổ, ghi sổ, khoá sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của luật kế toán, các văn bản hướng dẫn thi hành luật kế toán và của Chế độ kế toán theo quy định. Đơn vị phải căn cứ và các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế toán do Bộ Tài chính quy định tại thông tư số 103/2005/TT – BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của đơn vị. b. Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán đươc thiết kế theo Hình thức kế toán nào thì sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó. Đơn vị có thể thiết kế mẫu số không hoàn toàn giống sổ kế toán ghi bằng tay, tuy nhiên phải đảm bảo các nội dung theo quy định. c. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, Có để nhập dữ liệu vào cho máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kế sắn trên phần mềm kế toán. Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm nào cần thiết), kế toán thực hiện các thao tác khoá số và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối kỳ kế toán, sổ kế toán được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi băng tay. Trình tự kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính được thể hiện như sau: - 18 -
TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY VI TÍNH SỔ KẾ TOÁN CHỨNG TỪ KẾ TOÁN PHẦN MỀM Sổ tổng hợp KẾ TOÁN BẢNG TỔNG HỢP BÁO CÁO CHỨNG TỪ KẾ TÀI CHÍNH TOÁN CÙNG LOẠI MÁY VI TÍNH Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.4. Vận dụng báo cáo tài chính Lập báo cáo tài chính là khâu cuối cùng của công tác kế toán, lập báo cáo tài chính có ý nghĩa rất lớn trong việc quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí, vốn, tài sản. Vì vậy, đòi hỏi các đơn vị hành chính, sự nghiệp phải lập và nộp đầy đủ, kịp thời các boá cáo tài chính theo mẫu, thời hạn lập, nộp và nơi gửi báo cáo theo quy định. Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm về các số liệu báo cáo, vì vậy phải kiểm tra kỹ các báo cáo tài chính trước khi ký, đóng dấu và gửi đi. Các đơn vị sau có trách nhiệm lập, nộp báo cáo tài chính và duyệt báo cáo quyết toán ngân sách: - Các đơn vị kế toán cấp dưới phải lập, nộp báo cáo tài chính quý, năm và nộp báo cáo quyết toán cho đơn vị cấp trên, cơ quan tài chính và cơ quan thống kê đồng cấp, Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị giao dịch để phối hợp kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh số liệu kế toán liên quan đến thu, chi ngân sách Nhà nước và hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị - Các đơn vị kế toán cấp trên có trách nhiệm kiểm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán cho đơn vị kế toán cấp dưới và lập báo cáo tài chính tổng hợp từ các báo cáo tài chính năm của các đơn vị kế toán cấp dưới và các đơn vị kế toán trực thuộc. - 19 -
2.5. Tổ chức kiểm tra kế toán Kiểm tra kế toán là xem xét, đánh giá việc tuân thủ pháp luật về kế toán , sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán. Đơn vị kế toán phải chịu sự kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền và không quá một lần kiểm tra cùng một nội dung trong một năm. Việc kiểm tra kế toán chỉ được thực hiện khi có quyết định của cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Nội dung kiểm tra kế toán gồm: - Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán - Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán - Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán - Kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán Đơn vị kế toán được kiểm tra kế toán có trách nhiệm: cung cấp cho đoàn kiểm tra tài liệu kế toán có liên quan đến nội dung kiểm tra và giải trình các nội dung theo yêu cầu của đoàn kiểm tra; thực hiện kết luận của đoàn kiểm tra. Đơn vị kế toán được kiểm tra có quyền từ chối kiểm tra nếu thấy việc kiểm tra không đúng thẩm quyền hoặc nội dung kiểm tra trái với quy định của Luật kế toán; Khiếu nại về kết luận của đoàn kiểm tra với cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra; Trường hợp không đồng ý với kết luận của cơ quan có thẩm quyền quyết định kiểm tra thì thực hiện theo quy định của pháp luật. 2.6. Tổ chức kiểm kê tài sản Kiểm kê tài sản là việc cân, đo, đong, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thưòi điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán. Đơn vị kế toán phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau: - Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính; - Chia, tác, hợp nhất, sát nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp; - Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp; - Xảy ra hoả hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác - Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền - Các trường hợp khác theo quy định cảu pháp luật Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi chép trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính - 20 -