Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp: Phần 2 - TS. Nguyễn Minh Thọ (chủ biên)

Chia sẻ: Sơn Tùng | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:193

Thêm vào BST

Báo xấu

143
lượt xem 37
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nối tiếp nội dung phần 1 giáo trình "Kế toán hành chính sự nghiệp", phần 2 trình bày các nội dung: Kế toán các khoản thanh toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp, kế toán nguồn kinh phí và các khoản thu ở đơn vị hành chính sự nghiệp, kế toán các khoản chi của đơn vị hành chính sự nghiệp, báo cáo tài chính. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Kế toán hành chính sự nghiệp: Phần 2 - TS. Nguyễn Minh Thọ (chủ biên)

Chương 5 K Ế TOÁN CÁC KHOẢN T H A N H TOÁN Ở Đ O N VỊ HÀNH C H Í N H s ự N G H I Ệ P 5.1. NHỮNG VÁN ĐÈ CHUNG VÈ CÁC KHOẢN THANH TOÁN Ở ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH s ự NGHIỆP 5.1.1. Khái niệm các khoản thanh toán Các khoản thanh toán phàn ánh quan hệ thanh toán giữa đơn vị với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài đơn vị về quan hệ mua, bán, cung cấp vật tư, hàng hoa, dịch vụ, TSCĐ và các quan hệ thanh toán giữa đơn vị với Nhà nước về số thuế phải nộp; giữa đơn vị với cấp trên hoặc cấp dưới về các khoản phải nộp, phải cấp; giữa đơn vị với cán bộ, công chức, viên chức về tiền lương, tiền công và các khoản khác. 5.1.2. Nội dung các khoản thanh toán - Các khoản phải thu. - Tạm ứng. - Cho vay. - Các khoản phải trà. - Các khoản phải nộp theo lương. - Các khoản phải nộp cho Nhà nước. - Khoản phái trà công chức, viên chức. - Phải trà các đối tượng khác. - Tạmứng kinh phí. 161
- Kinh phí đã quyết toán chuyền năm sau. - Kinh phí cấp cho cấp dưới. - Khoán thanh toán nội bộ. 5.1.3. Một sổ quy định khi hạch toán các khoản thanh toán - Phải mờ sổ hạch toán chi tiết theo từng đối tượng và theo từng nội dung thanh toán, từng lần thanh toán. - Kế toán phải theo dõi chặt chẽ từng khoản nợ phải thu, phải trà và thường xuyên kiểm tra đôn đốc thu hồi nợ tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn, kinh phí hoặc để nợ nần dây dưa, khê đọng đồng thời phái chấp hành nghiêm chinh kỳ luật thanh toán, kỳ luật thu nộp Ngân sách Nhà nước (NSNN), nộp và trà đầy đủ, kịp thời các khoản phải nộp và các khoản phải trà, phải cấp, các khoản thu hộ, chi hộ. - Những khách nợ, chù nợ mà đơn vị có quan hệ giao dịch, thanh toán thường xuyên hoặc có số dư nợ lớn, cuối kỳ kế toán cần phải lập bàng kê nợ, đối chiếu, kiểm tra, xác nhận nợ và có kế hoạch thu hồi hoặc trả nợ kịp thời, tránh tình trạng khê đọng làm tổn thất kinh phí Nhà nước. - Cùng một đơn vị vừa có quan hệ phải thu lại vừa có quan hệ phải trà. Sau khi kế toán hai bên đối chiếu xác nhận nợ có thê lập chứng từ đề thanh toán và bù trừ. - Các khoản phải thu, phải trà bang vàng bạc, đá quý, kim khi quý phải được kế toán chi tiết theo từng khách nợ và chù nợ về cà hai chi tiêu giá trị và số lượng. 5.1.4. Nhiệm vụ kế toán thanh toán - Ghi chép đầy đù, kịp thời, chính xác và rõ ràng các khoán nợ phải thu. phải trà theo từng đối tượng cụ thể và theo từng nội dung thanh toán. 162
- Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc thu hồi nợ phải thu tránh tình trạng bị chiếm dụng vốn hoặc kinh phí. Mặt khác phải nghiêm chình châp hành ki luật thanh toán nợ (ki luật thu nộp ngân sách và trả đầy đủ các khoản nợ cho các cá nhân và các tổ chức khác một cách kịp thời) để bào đảm uy tín cùa đơn vị. 5.2. KÉ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU 5.2.1. Nội dung các khoản phải thu Các khoản phải thu là các khoản nợ mà đơn vị phái thu cùa các đối tượng bên trong, bên ngoài đơn vị về các khoản sau đây: - Tiền bán chịu sản phẩm, hàng hoa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng, tiền bán vật tư, nhượng bán, thanh lý TSCĐ... - Các khoản cho vay mượn tạm thời. - Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ đối với đom vị có SXKD hàng hoa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT và đơn vị nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ; các dự án viện trợ không hoàn lại được hoàn thuế GTGT. - Giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân chờ quyết định xử lý và các khoản bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể trong và ngoài đơn vị gãy ra như: làm mất mát, hư hỏng vật tư, tài sàn công thiếu hụt quỹ... đã có quyết định xử lý bắt bồi thường vật chất. - Các khoản phải thu khác. - Các khoản chi hoạt động, chi dự án, chi theo đom đặt hàng cùa Nhà nước, chi đầu tư XDCB nhưng quyết toán không được duyệt phải thu hồi. 5.2.2. Một số quy định khi kế toán các khoản phải thu - Phải mờ sổ chi tiết hạch toán theo từng đối tượng phải thu và tùng khoán phái thu, theo từng lần thanh toán. 163
- Không hạch toán vào các khoán phải thu (tài khoan 311) các khoản tiên do bán sàn phẩm. hàng hoa và cung cấp lao vụ. dịch vụ thu tiên ngay, các khoán tạm ứng của công nhân viên, các khoán phai thu nội bộ giữa đơn vị cấp trên và cấp dưới. - Trong hạch toán chi tiết, kế toán phái tiến hành phân loại các khoản nợ để có biện pháp thu hồi nợ kịp thời. - Hạch toán chi tiết các khoản phải thu được thực hiện trên mẫu sô chi tiết các tài khoán. 5.2.3. Chứng từ kế toán Ke toán các khoản phái thu sứ dụng các chứng từ kế toán sau: - Phiếu thu; - Hoa đơn GTGT; - Hoa đơn bán hàng; - Biên bản xử lý tài sán; - Biên bản kiếm kê tài sàn; - Hợp đồng cho vay, cho mượn...; 5.2.4. Kế toán chi tiết các khoản phải thu Ke toán chi tiết các khoán phải thu sử dụng "Sổ chi tiết các tài khoản" (Mầu số S33 - H). 5.2.5. Kế toán tổng hợp các khoản phải thu 5.2.5.1. Tài khoản sử dụng Để hạch toán các khoản phái thu ờ đơn vị HCSN, kế toán sử dụng tài khoản 311 - "Các khoản phải thu". Tài khoán này dùng để phản ánh các khoản phải thu và tình hình thanh toán các khoản phái thu của đơn vị với khách hàng, với các đơn vị và các cá nhân khác trong và ngoài đơn vị. 164
Kết cấu của tài khoản 311- Các khoản phái tim Bên Nợ: - Số tiền phải thu cùa khách hàng về bán sàn phẩm, hàng hoa, cung cấp dịch vụ; - Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ phát sinh; - Số tiền phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thề trong và ngoài đơn vị gây ra; - Số tiền phải thu về cho vay, mượn vật tư, tiền vốn có tính chát tạm thời; - Các khoản chi sai không được duyệt bị xuất toán phải thu hồi; - Các khoản phải thu khác. Bên Có: - Số tiền đã thu cùa khách hàng; - Số tiền ứng, trả trước cho khách hàng; - Số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ; đã hoàn lại; - Kết chuyền số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ; - Số thuế GTGT đàu vào của hàng mua trả lại người bán, được giảm giá hoặc được chiết khấu thương mại; - Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định xù lý; - Số tiền đã thu về bồi thường vật chất và các khoản phải thu khác đã thu được. Số dư Nợ: - Các khoản còn phải thu; - Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ và số thuê GTGT đầu vào được hoàn lại nhung ngàn sách chưa hoàn trả. 165
Chú ý: Tài khoán 311 có thề có số dư Có. số dư Có (nếu có) phản ánh sô đã thu nhiều hơn số phái thu (trường hợp cá biệt theo từng đối tượng cụ thể). Tài khoản 311 "Các khoản phải thu " có 3 tài khoản cấp hai: - Tài khoản 3111: Phải thu của khách hàng. - Tài khoản 3113: Thuế GTGT được khấu trừ. Tài khoản này có 2 tài khoản cấp 3: + Tài khoản 31131: Thuế GTGT được khấu trừ của hàns hoa. dịch vụ. + Tài khoản 31132: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ. - Tài khoản 3118: Phải thu khác. 5.2.5.2. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tế chù yếu á) Ke toán phái thu cùa khách hàng: * Bán sản phẩm, hàng hoa, dịch vụ lao vụ đã xác định tiêu thụ nhung chưa thu được tiền của khách hàng: Nợ TK 311(1) - Các khoản phải thu (phải thu của khách hàng). Có TK 531 - Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh. Có TK 333(1) - Các khoản phải nộp cho Nhà nước (thuế GTGT phải nộp (nếu có). * Các khoản thu cùa vật tư, dụng cụ thừa xuất bàn hoặc bán TSCĐ chưa thu được tiền: Nợ TK 311(1) - Các khoản phải thu (phải thu của khách hàng). Có TK 531 - Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh. Có TK 333(1) - Các khoản phái nộp cho Nhà nước (thuế GTGT phải nộp (nếu có). * Các khoản đơn vị chấp nhận cho khách hàng về chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại: 166
Nợ TK 531 - Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh. Nợ TK 333(1) - Các khoản phải nộp cho Nhà nước (thuế GTGT phải nộp (nếu Có). Có TK 311(1) - Các khoản phải thu (phải thu của khách hàng). * Số tiền khách hàng thanh toán. Nợ TK 111, 112 .... Có ne 311 (Ì) - Các khoản phải thu (phải thu cùa khách hàng). * Người mua trả trước tiền hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp lao vụ, dịch vụ: - Khi nhận tiền, ghi: NợTK 111, 112 Có ne 311 (Ì) - Các khoản phải thu (phải thu của khách hàng). - Khi xác định được số tiền phải thu, ghi: Nợ TK 311(1) - Các khoản phải thu (phải thu của khách hàng). Có TK 531 - Thu hoạt động sản xuất, kinh doanh. * Khi nhận được tiền cùa khách hàng trả nợ, ghi: NợTK 111, 112... Có ne 311(1) - Các khoản phải thu (phải thu cùa khách hàng). * Cuối kỳ kế toán năm, sau khi xác nhận nợ, tiến hành lập chứng từ thanh toán bị trừ giữa nợ phái thu với nợ phải trà của cùng một đối tượng, ghi: Nợ TK 331(1) - Các khoăn phải trả (phải trả người cung cấp). Có TK 311(1)- Các khoản phải thu (phải thu cùa khách hàng). * Trường hợp khoán nợ phải thu của khách hàng không đòi được phải xử lý xóa sổ nếu được tính vào chi phí SXKD, ghi: 167
Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD. Có TK 3 ] Ì (Ì) - Các khoản phải thu (phái thu cùa khách hàng). b) Ke toán thuế GTGTđầu vào được khấu trừ: * Hạch toán thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của đơn vị có hoạt động SXKD hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ và cùa đơn vị thực hiện dự án viện trợ không hoàn lại được NSNN hoàn lại thuế GTGT. Căn cứ vào hóa đơn GTGT mua nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ..., phản ánh thuế GTGT đầu vào được khẩu trừ, ghi: Nợ TK 152, 155, 153 (nếu hàng mua nhập kho): giá chưa có thuế GTGT. Nợ TK 631, 662 - Chi hoạt động SXKD; chi dự án (nếu sù dụng ngay). Nợ TK 211, 213 - TSCĐ hữu hình; TSCĐ vô hình. Nợ TK 311 (3) - Các khoán phải thu (thuế GTGT được khấu trừ). Có TK I U , 112,312, 331 .... Tồng giá thanh toán. * Khi nhập khẩu hàng hóa. vật tư, TSCĐ thuộc diện chịu thuế GTGT để dùng vào hoạt động SXKD chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ thì thuế GTGT phải nộp của hàng nhập khẩu được khấu trừ, ghi: - Ke toán phàn ánh giá trị vật tư, hàng hóa nhập khẩu bao gồm tổng so tiền phải thanh toán cho người bán, thuế nhập khẩu, chi phí vận chuyển, ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu. Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình. NợTK213-TSCĐ vô hình 168
Có TK 333(7) - Các khoán phải nộp cho Nhà nước (Thuế khác - chi tiết thuế nhập khẩu) Có TK I U , 112,331 ...Giá nhập khấu Đồng thời phản ánh thuế GTGT đầu vào được khấu trừ: Nợ TK 311 (3) - Thuế GTGT được khấu trừ Có TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp (33312 - Thuế GTGT hàng nhập khẩu) * Đối với vật tư, hàng hóa, dịch vụ, TSCĐ mua vào dùng đồng thời cho hoạt động SXKD chịu thuế GTGT và không chịu thuế GTGT, hoạt động sự nghiệp, dự án, chương trình nhưng không tách riêng được thuế GTGT đầu vào: Nợ TK 152 - Nguyên liệu vật liệu (giá chưa có thuế GTGT). Nợ TK 155 - Sàn phẩm, hàng hóa (giá chua có thuế GTGT). Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình (giá chưa có thuế GTGT). Nợ TK213 - TSCĐ vô hình (giá chưa có thuế GTGT). Nợ TK 3113 - Thuế GTGT được khấu trừ. Có TK 111, 112, 331 ... Tổng giá thanh toán. * Cuối kỳ, kế toán tính và xác định thuế GTGT đầu vào được khấu trù và không được khấu trừ theo chế độ thuế quy định, số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ tính vào chi hoạt động, chi dự án hoặc chi phí SXKD, ghi: Nợ TK 661 - Chi hoạt động. Nợ TK 662 - Chi dự án. Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD. Có TK 311(3) - Thuế GTGT được khấu trừ. * Trường hợp hàng hóa. dịch vụ mua vào dùng cho hoạt động SXKD hàng hóa dịch vụ chịu thuế GTGT có chứng từ đặc thù ghi giá 169
thanh toán là giá đã có thuế GTGT thì đơn vị được căn cứ vào giá hàng hóa, dịch vụ mua vào đã có thuế GTGT để xác định giá mua chưa có thuế và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi: Nợ TK 152 - Nguyên liệu vật liệu. Nợ TK 155 - Sàn phẩm, hàng hóa. Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD. Nợ TK 211 - TSCĐ hữu hình. Nợ TK 213 - TSCĐ vô hình. Nợ TK 3113 - Thuế GTGT được khấu trừ. CÓTK I U , 112,331 ...Tổng giá thanh toán. * Trường hợp hàng mua vào và đã trà lại bên bán hoặc hàng đó mua được giảm giá do kém phẩm chất thuộc đối tượng chịu thuế GTGT tính theo phương pháp khấu trừ, căn cứ vào chứng từ xuất hàng trả lại cho bên bán và các chứng từ khác có liên quan, kế toán phàn ánh giá trị hàng mua vào và đã trà lại người bán hoặc hàng đó mua được giảm giá, thuế GTGT đầu vào tươngứng, ghi: Nợ TK 111, 112, 331 (tổng giá thanh toán). Có TK 152, 153, 155 ... (giá chua có thuế GTGT). Có TK 3113- Thuế GTGT được khấu trừ. * Cuối kỳ, kế toán tính, xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ với thuế GTGT đầu ra, số thuế GTGT phái nộp trong kỳ: - Số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ trong kỳ: Nợ TK 3331 - Các khoán phải nộp cho Nhà nước (thuế GTGT phải nộp) Có TK 311(3) - Các khoản phải thu (Thuế GTGT được khau trừ) 170
Nếu số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ lớn hơn số thuế GTGT đầu ra phải nộp thi trong kỳ chi khấu trừ số thuế GTGT đầu vào bang (=) số thuế GTGT đầu ra. số thuế GTGT đầu vào còn lại được khấu trừ tiếp vào kỳ tính thuế sau hoặc được xét hoàn thuế. -Khi nộp thuê GTGT vào NSNN trong kỳ, ghi: Nợ TK 333(1) - Các khoán phải nộp cho Nhà nước (thuế GTGT phải nộp). Có TK Ì l i , 112. * Khi nhận được tiền hoàn thuế cùa NSNN: Nợ TK I U , 112. Có TK 311(3) - Các khoản phải thu (thuế GTGT được khấu trừ). c) Ke toán các khoán phái thu khác * Tài sàn thiếu khi kiểm kê chưa xác định được nguyên nhân chờ xử lý; cho vay mượn vật tư, tiền vốn tạm thời: Nợ TK 3 l i (8) - Các khoản phải thu (phải thu khác). Có TK I U , 152, 155, 153. * Xác định số phải thu về lãi cho vay, lãi trái phiếu, tín phiếu hoặc lãi từ hoạt động đầu tư giáp vốn được chia, ghi: Nợ TK 311(8) - Các khoản phải thu (phải thu khác). Có TK 531 - Thu hoạt động SXKD. * Trường hợp TSCĐ phát hiện thiếu: - Nếu TSCĐ thuộc nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ phát hiện thiếu: Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ (phần giá trị hao mòn). Nợ TK 466 - Nguồn KP đã hình thành TSCĐ (giá trị còn lại). Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (nguyên giá). 171
Đồng thời ghi giá trị còn lại cùa TSCĐ phát hiện thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân. chờ xứ lý: NợTK 311(8)-Các khoản phái thu (phái thu khác). Có TK 511(8) - Các khoan thu (thu khác). Khi có quyết định xù lý: + Trường hợp cho phép xóa bó số thiệt hại, ghi: Nợ TK 5 l i (8) - Các khoán thu (thu khác). Có TK 311(8) - Các khoán phải thu (phải thu khác). + Nếu thu hồi hoặc trừ vào lương số thu bồi thường theo quyết định xử lý, ghi: Nợ TK 11 1.334. 112. Có TK. 311 (8) - Các khoán phái thu (phái thu khác). Nếu TSCĐ mua sám bàng nguồn vốn kinh doanh, đầu tư bằng nguồn vốn vay dùng cho hoạt động SXKD phát hiện thiếu khi kiêm kẽ chưa xác định rõ nguyên nhân chờ xử lý, ghi: Nợ TK 311 (8) - Các khoán phái thu (phải thu khác - giá trị còn lại). Nợ TK 214 - Hao mòn TSCĐ. Có TK 211 - TSCĐ hữu hình (nguyên giá). * Trường họp công cụ dụng cụ đang sử dụng phát hiện thiêu, ghi: - Giảm giá trị công cụ dụng cụ (CCDC) đang sử dụng: Có TK 005 "Dụng cụ lâu bền đang sứ dụng". - Đồng thời ghi giá trị công cụ dụng cụ đang sử dụng phát hiện thiểu chưa xác định rõ nguyên nhân chờ xứ lý, ghi: Nợ TK 311 (8) - Các khoán phải thu (phái thu khác). Có TK 511(8)- Các khoản thu (thu khác). * Số đó thu hồi theo quyết định xử lý về giá trị tài sản thiếu phái hiện qua kiểm kê hạch toán vào các tài khoản liên quan theo chế độ tài chính, ghi: Nợ TK 511(8) - Các khoán thu (thu khác). 172
Có TK 333 - Các khoán phái nộp cho Nhà nước (nếu phải nộp ngân sách). Có TK 461- Nguồn kinh phí hoạt động (KPHĐ) (nếu bổ sung nguồn KPHĐ). Có TK 462- Nguồn kinh phí dự án (nếu bổ sung nguồn kinh phí dự án). Có TK 431 - Các quỹ (nếu bồ sung quỹ cơ quan). Có TK 342- Thanh toán nội bộ (nếu phải nộp cấp trên). * Các khoán đó chi hoạt động, chi dự án, chi theo đom đặt hàng cùa Nhà nước, chi hoạt động SXKD hoặc chi phí đầu tư XDCB không được duyệt y phải thu hồi, ghi: Nợ TK 311(8)- Các khoản phải thu (phải thu khác). Có TK 661, 662 - Chi hoạt động; chi dự án. Có TK 635 - Chi theo đơn đặt hàng của Nhà nước. Có TK 631 - Chi hoạt động SXKD. Có TK 241 - XDCB dờ dang. * Khi thu được các khoản nợ phái thu: NợTK H I , 112 Có TK 311(8) - Các khoản phải thu (phải thu khác). * Khi thu hồi vật tư, dụng cụ, sàn phẩm, hàng hóa cùa người đi vay: NợTK152, 155 Có TK 311(8) - Các khoản phải thu (phải thu khác). * Khi Có quyết định xử lý thu hồi các khoản chi không được iuyệt quyết toán, ghi: Nợ TK 111,334,431 Có TK 311(8) - Các khoản phải thu (phải thu khác) * Nợ phải thu vì lý do nào dó không được được quyết toán vào hi hoạt động hoặc dự án, kế toán ghi: Nợ TK 661, 662 - Chi hoạt động; chi dự án. Có TK 311(8) - Các khoản phải thu (phải thu khác). 173
5.3. KÉ TOÁN TẠM ỨNG 5.3.1. Khái niệm Tạm ứng là khoản tiền hoặc vật tư đơn vị đóứng cho công chức. viên chức để thực hiện một sổ nhiệm vụ được giao như: mua sam vãn phòng phẩm, mua vật tư, hàng hóa. giao dịch. chi cho hành chính, tiền tàu xe, phụ cấp đi đường, lưu trữ cho viên chức đi công tác. đi phép. di chuyển địa điểm.. 5.3.2. Một sổ quy định về tạm ứng và thanh toán tạm ứng - Người nhận tạm ứng phái là công chức, viên chức cùa đơn vị, hoặc cán bộ hợp đồng của đơn vị - Đối với những cán bộ chuyên trách làm công tác mua vật tư hoặc cán bộ hành chính quản tri thường xuyên nhận tạm ứng phải là người được thù trường đơn vị chỉ định - Tiền tạmứng cho mục đích gì phải sử dụng đúng cho mục đích đó. Sau khi hoàn thành nhiệm vụ, người nhận tạmứng phải thanh toán tạm ứng đính kèm theo các chứng từ gốc để thanh toán ngay. số tạm ứng sử dụng không hết phải nộp lại quỹ. Nếu không thanh toán kịp. kế toán có quyền trừ vào lương hàng tháng. - Phải thanh toán dứt điểm số tạm ứng lần trước mới được tạm ứng lần sau. - Ke toán phải mờ sổ theo dõi chi tiết từng người nhận tạmứng. từng khoản tạm ứng. từng lần tạmứng và thanh toán tạm úng. 5.3.3. Chứng từ sử dụng Khi có nhu cầu tạm ứng người nhận tạm ứng phái lập giấy đê nghị tạm ứng. Sau khi được kế toán trường và thủ trưởng đơn vị phê duyệt, giấy đề nghị tạm ứng được chuyên cho kế toán lập phiếu chi 174
tạm ứng. Khi hoàn thành công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập giấy thanh toán tạm úng và chứng từ liên quan khác để thanh toán tạm ứng. - Giấy dề nghị tạmứng - Mầu c 32 - HD. - Giấy thanh toán tạm ứng - Mầu C33 - BB. - Giấy đi đường - Mầu sổ c 06 - HD. - Phiếu thu, phiếu chi. - Hoa đon. - Vé tàu, vé xe. Sau đây là một số mẫu chứng từ tạm ứng: Đon vị Mẩu số C32- HD 35 phân- (Ban hành theo QĐ so ỉ 9/2006/QĐ- BTC Mã đơn vị SDNS "gẬy 30/3/2006 cùa Bộ trưởng BTC GIÀY ĐÈ NGHỊ TẠMỨNG Ngày ... tháng... năm ... SỔ: Kính gửi: Tên tôi là: Địa chỉ: Đe nghị cho tạmứng số tiền: (Viết bàng chữ) Lý do tạmứng: Thời hạn thanh toán: Thủ trưởng đơn vị Phụ trách bộ phận (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán trưởng Người đề nghị tạmứng (Ký, họ tên) (Ký, họ lên) Càn cứ vào từng mục đích tạm ứng, người đề nghị tạm ứng viết giấy đề nghị tạm ứng theo các nội dung trên. Sau khi sử dụng sổ tạm ứng xong phải lập giấy thanh toán tạm ứng. 175
Đon vị Mẫu số C33- HD Bộ phận: (Ban hành theo QĐ sổ 19/2006 QĐ - BTC Mã đơn vị SDNS ngày 30/3/2006 cùa Bộ trướng BTC GIÀY THANH TOÁN TẠMỨNG Ngày... tháng... năm... Sô:. Nợ: Có:. Họ tên người thanh toán: Bộ phận (địa chi): Số tiền tạmứng được thanh toán theo bảng dưới đây: Diễn giải Sô tiên A 1 ì. Sô tiên tạm ứng 1. Sô tạmứng đạt trước chưa chi hét 2. Sô tạmứng kỳ này: - Phiêu chi sô.... ngày - Phiêu chi sô ngày l i . Sô tiên đã chỉ: 1. Chứng từ sô.... ngày 2. Chứng từ sô ngày HI. Chênh lệch 1. Sô tạm ứng chi không hét (ì - li) 2. Chi quá sô tạm ứng (li -1) Thủ trưởng đan vị Kế toán trưởng (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) Kế toán thanh toán Người đề nghị thanh toán (Ký. họ tên) (Ký, họ tên) XI ố
5.3.4. Kế toán chỉ tiết tạm ứng Ke toán chi tiết tạm ứng sù dụng "Sổ chi tiết các tài khoản" (Mầu số S33 - H). 5.3.5. Kế toán tổng hợp tạm ứng 5.3.5.1. Tài khoản kế toán sử dụng Ke toán sử dụng tài khoản 312 "Tạm ứng". Tài khoán này dùng để phản ánh các khoản tiền, vật tư đơn vị đã tạm ứng cho cán bộ, viên chức và người lao động trong nội bộ đơn vị và tình hình thanh toán các khoản tạmứng đó. Kết cấu cùa tài khoản 312 - Tạm ứng: Bên Nợ: Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng. Bên Có: - Các khoản tạmứng đã được thanh toán; - Số tạm ứng sử dụng không hết nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương Số dư Nợ: phàn ánh số tạm ứng chưa thanh toán. 5.3.5.2. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh tể chù yếu * Xuất vật tư, tiền vốn tạm ứng cho cán bộ, công chức: Nợ TK 312-Tạm ứng. Có TK 111 - Tiền mặt. Có TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu. Có TK 153 - Công cụ dụng cụ. Có TK. 155 - Sàn phẩm, hàng hóa. * Quyết toán chi tạm ứng (trên cơ sờ bảng kê thanh toán tạm ứng theo số thực chi do nguôi nhận tạm ứng lập kèm theo chứng từ gốc) được phê duyệt, kế toán ghi số thực chi thực tế được duyệt: 177
Nợ TK 152 - Nguyên liệu, vật liệu (mua nguyên liệu. vật liệu nhập kho). Nợ TK 153 - Công cụ dụng cụ (mua CCDC nhập kho). Nợ TK 155 - Sản phẩm, hàng hoa (mua hàng hoa nhập kho). Nợ TK 661 - Chi hoạt động. Nợ TK 662 - Chi dự án. Nợ TK 631 - Chi hoạt động SXKD. Nợ TK 635 - Chi theo đon đặt hàng cùa Nhà nước. NợTK211 -TSCĐ hữu hình. Nợ TK 3113- Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có). Có TK 312-Tạm ứng. Có TK 111 - Tiền mặt (xuất quỹ chi thêm số chi quá tạm ứng). * Các khoán tạm ứng chi không hết nhập lại quỹ hoặc trừ vào lương, căn cứ vào phiếu thu hoặc ý kiến cùa thủ trường đom vị quyết định trừ vào lương, ghi: Nợ TK 111 - Tiền mặt. Nợ TK 334 - Phải trả công chức, viên chức. Có TK 312-Tạm ứng. 5.4. KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI TRẢ 5.4.1. Những vấn đề chung 5.4.1.1. Nội dung của các khoản phải trả Các khoản phải trà bao gồm: - Các khoản phải trả cho người bán, người cung cấp hàng hoa, dịch vụ, người nhận thầu về XDCB. - Các khoán nợ vay, lãi về nợ vay, phạt bồi thường vật chất. 178
- Giá trị tài sản thừa chưa xác định được nguyên nhân, chờ giải quyết. - Các khoản phái trà khác. 5.4.1.2. Nguyên tắc hạch toán các khoản phải trả - Phải mở sổ hạch toán chi tiết theo từng đối tượng phái trả và từng lần nợ, từng lần thanh toán. sổ nợ phải trả trên tài khoản tồng hợp phải bàng tổng số nợ phải trả cùa các chù nợ. - Phải theo dõi chặt chẽ các khoản nợ phải trà và thanh toán kịp thời, đúng hạn cho các chủ nợ. - Nợ phái trà cùa đom vị bàng vàng, bạc, đá quý phải được hạch toán chi tiết cho từng chủ nợ theo cả hai chi tiêu là số lượng và giá trị. 5.4.2. Chứng từ sử dụng - Khế ước nhận nợ (được sử dụng trong truồng hợp đơn vị vay tiền mua vật tư, TSCĐ, thanh toán khối lượng XDCB hoàn thành hoặc nhập quỹ). - Hoa đơn mua hàng; biên bàn kiểm kê tài sản. - Các chứng từ khác có liên quan nhu: giấy báo nợ, báo có cùa kho bạc, ngân hàng, phiếu thu, phiếu chi... 5.4.3. Kế toán chi tiết các khoản phải trả: sử dụng "Sổ chi tiết các tài khoản" (Mầu số S33 - H). 5.4.4. Kế toán tổng hợp các khoản phải trả 5.4.4. ì. Tài khoản kế toán sử dụng Kế toán sử dụng tài khoản 331 - "Các khoản phải trà". Tài khoản này dùng đề phản ánh các khoản nợ phải trả và tình hình thanh toán các khoán nợ phải trà cùa đơn vị với người bán nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoa, TSCĐ, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu,... và các khoản nợ phải trà khác. 179
Két câu cùa tài khoản 331 "Các khoản phải trả" như sau: Bên Nợ: - Các khoản đã trả cho người bán nguyên liệu, vật liệu. cône cụ dụng cụ, hàng hoa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thấu vê XDCB; - Các khoản nợ vay đã thanh toán; - Kết chuyển giá trị tài sàn thừa vào các tài khoản liên quan theo quyết định xử lý cùa cấp có thẩm quyền. Bên Có: - Số tiền phải trà cho người bán nguyên liệu, vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hoa, TSCĐ, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu ve XDCB; - Các khoản phái trả nợ vay; - Giá trị tài sản thừa chờ giải quyết. Dư Có: - Số tiền còn phải trà cho các chù nợ trong và ngoài đơn vị; - Giá trị tài sản phát hiện thừa còn chờ giải quyết. Cá biệt tài khoản 331 cũng có khi có số dư Nợ, đó là trường hợp số đã trả lớn hơn số phải trà. Tài khoản 331 "Các khoản phải trả" có 3 tài khoản cấp hai: - Tài khoản 3311: Phải trả người cung cấp. - Tài khoản 3312: Phải trà nợ vay. - Tài khoản 3318: Phải trả khác. 5.4.4.2. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ kinh têchủyếu a) Hạch toán khoản phái trà người bán: * Mua vật tư, hàng hoa, nhận lao vụ, dịch vụ chưa trả tiền dùng vào hoạt động SXKD: căn cứ vào hoa đơn GTGT, hoa đon bán hàng và các chứng từ khác có liên quan: