Giáo trình Kỹ thuật đánh máy vi tính (Nghề: Văn thư lưu trữ - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp

Chia sẻ: Dongcoxanh10 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:85

Thêm vào BST

Báo xấu

29
lượt xem 11
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Kỹ thuật đánh máy vi tính nghề: Văn thư lưu trữ gồm có 2 chương, cung cấp cho người học những kiến thức như: Phương pháp thao tác 10 ngón trên bàn phím; Kỹ thuật trình bày một số văn bản. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Kỹ thuật đánh máy vi tính (Nghề: Văn thư lưu trữ - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: KỸ THUẬT ĐÁNH MÁY VI TÍNH NGHỀ: VĂN THƯ LƯU TRỮ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành kèm theo Quyết định Số: 323/QĐ-CĐCĐ-ĐT ngày 06 tháng 8 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp) Đồng Tháp, năm 2019
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm.
LỜI GIỚI THIỆU Giáo trình Kỹ thuật đánh máy vi tính được biên soạn dùng cho học sinh ngành Văn thư lưu trữ bậc trung cấp trong trường, mục đích của giáo trình này là giúp học sinh lĩnh hội được những kiến thức cơ bản về bàn phím và kỹ thuật giúp cho tốc độ gõ văn bản nhanh hơn. Giáo trình bao gồm 2 chương: Chương 1: Phương pháp thao tác 10 ngón trên bàn phím. Chương 2: Kỹ thuật trình bày một số văn bản. Mọi thao tác hướng dẫn và các hình ảnh minh họa trong bài giảng đều được sử dụng từ phần mềm Typing Master. Mặc dù đã rất cố gắng trong quá trình biên soạn giáo trình, nhưng việc biên soạn chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót và hạn chế. Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến quý báu của các bạn đọc và quý đồng nghiệp để giáo trình được hoàn thiện tốt hơn trong các lần xuất bản sau. Xin trân trọng cảm ơn . TP Cao Lãnh, ngày 06 tháng 9 năm 2019 CHỦ BIÊN: Nguyễn Thị Kim Hương Trang 1/85
Trang 2/85
MỤC LỤC Trang LỜI GIỚI THIỆU ……………………………………………………………… 3 Chương 1: Phương pháp thao tác 10 ngón trên bàn phím 1. Những kiến thức cơ bản về phương pháp thao tác 10 ngón trên bàn phím máy tính……………………………………………………………………………….. 5 2. Cách phân bố 10 ngón tay trên hàng phím khởi điểm A S D F G – H J K L………… ……………………………………………………………………… 10 3. Cách phân bố 10 ngón tay trên hàng phím Q W E R T – Y U I O P………… 13 4. Cách phân bố 10 ngón tay trên hàng phím Z X C V B – N M………………………. …………………………………………………………17 5. Cách phân bố 10 ngón tay trên hàng phím Số 1 2 3 4 5 - - 6 7 8 9 0……………20 6. Cách sử dụng phím SHIFT để đánh ký tự hoa và các ký tự đặc biệt.......................................................................................................................... 25 7. Hướng dẫn sử dụng phần mềm Touch Keyboard................................................................................................................. 29 Chương 2: Kỹ thuật trình bày một số văn bản 1. Kỹ thuật trình bày theo thể thức văn bản ...................................................................... ....................................................54 2. Kỹ thuật trình bày bảng biểu thống kê ............................................................... 68 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................. 85 Trang 3/85
GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: KỸ THUẬT ĐÁNH MÁY VI TÍNH Mã môn học: TCN201 Vị trí, tính chất của môn học: - Vị trí: Môn học kỹ thuật đánh máy vi tính thuộc nhóm các môn cơ sở chuyên ngành được bố trí giảng dạy học kỳ 2 của năm thứ 1 - Tính chất: Là Môn học cơ sở chuyên ngành bắt buộc, kiến thức môn này là các kiến thức cơ bản về bàn phím và các thao tác với bàn phím, các phím tắt trong ứng dụng Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: +Trình bày được các loại bàn phím +Hiểu được các bộ mã tiếng việt +Biết được các phần mềm hỗ trợ tập gõ phím + Biết được các phím tắt thông dụng của bàn phím - Về kỹ năng: +Sử dụng hết các ngón tay khi gõ bàn phím +Gõ phím nhanh, chính xác + Thao tác xử lý lỗi khi không gõ được tiếng việt - Về năng lực tự chủ và chịu trách nhiệm: +Sinh viên có thái độ, động cơ học tập rõ ràng, chú ý nghe giảng trên lớp tích cực nghiên cứu tài liệu, làm thực hành ở nhà và tham gia thảo luận nhóm. + Xác định phương pháp học tập hiệu quả và có khoa học, có tinh thần và ý thức học tập cao. + Học sinh đam mê và thích thú với gõ bàn phím được nhanh Nội dung môn học: Trang 4/85
Chương 1. PHƯƠNG PHÁP THAO TÁC 10 NGÓN TAY TRÊN BÀN PHÍM Mục tiêu: + Hiểu cấu trúc của bàn phím, phân biệt các loại bàn phím. + Biết và nhớ vị trí các phím trên bàn phím 1.1 Giới thiệu 1.1.1 Khái niệm về bàn phím Bàn phím là thiết bị chính giúp người sử dụng giao tiếp và điều khiển hệ thống máy tính, và là thiết bị không thể thiếu của máy tính vì nếu thiếu thì máy tính sẽ báo lỗi và sẽ không khởi động. Bàn phím có thiết kế khá nhiều ngôn ngữ, cách bố trí, hình dáng và các phím chức cũng năng khác nhau. Bàn phím thông thường có từ 83 đến 105 phím và chúng được chia bốn nhóm phím: phím dùng soạn thảo, phím chức năng, các phím số và nhóm phím điều khiển màn hình. 1.1.2 Cổng giao tiếp của bàn phím Một cổng kết nối trên máy tính đóng vai trò như là một giao diện hay đơn giản là một điểm kết giao tiếp giữa máy tính và các thiết bị ngoại vi khác. Một số thiết bị ngoại vi phổ biến nhất là chuột, bàn phím, màn hình hoặc các thiết bị hiển thị, máy in, loa, ổ flash… Chức năng chính của một cổng trên máy tính là một điểm gắn kết, cáp từ thiết bị ngoại vi có thể được cắm vào và thông qua đó, cho phép dữ liệu truyền đi và đến thiết bị. Các cổng kết nối trên máy tính cũng được gọi là các cổng giao tiếp vì nó chịu trách nhiệm liên lạc giữa máy tính và thiết bị ngoại vi của máy tính đó. Bàn phím được nối với máy tính thông qua cổng PS/2 (hiện nay đã không còn được sử dụng), USB và kết nối không dây. 1.1.1.1. Cổng PS/2: Cổng PS/2 là loại kết nối chuẩn, được sử dụng để kết nối bàn phím , chuột và các thiết bị đầu vào khác với máy tính. Cổng PS/2 không chiếm dụng cổng USB cố định của máy tính. Trang 5/85
Cổng PS/2 tròn và bao gồm 6 chân. Các cổng PS/2 thường được mã hóa theo 2 màu: màu tím được sử dụng cho các bàn phím; trong khi các cổng PS/2 màu xanh lá cây sẽ được sử dụng cho các con chuột máy tính. Hình 0-1. Cổng PS/2 Hình 0-2. Bàn phím cổng PS/2 1.1.1.2. Cổng USB USB (Universal Serial Bus), được sử dụng để thay thế các loại cổng nối tiếp, cổng song song, cổng PS/2, …và làm cổng sạc điện cho các thiết bị di động. USB đầu tiên được sử dụng để kết nối các thiết bị ngoại vi với máy tính, Chúng được thiết kế với khả năng “plug-and-play” (cắm vào dùng ngay) – sẽ tự nhận ra thiết bị kết nối và cài đặt trình điều khiển nếu cần thiết để sử dụng. (nối và ngắt các thiết bị không cần phải khởi động lại hệ thống). Cổng USB có thể được sử dụng để truyền dữ liệu, nó hoạt động như một giao diện cho các thiết bị ngoại vi và thậm chí hoạt động như nguồn cấp điện cho các thiết bị kết nối với nó. Hiện nay có 3 loại cổng USB chính là: USB Type A, USB Type B, và USB Type C, mỗi loại sẽ có một số biến thể và tùy chỉnh tùy theo thiết bị và loại băng thông.. Trang 6/85
Hình 0-3. Các loại cáp USB  USB type A Cổng USB loại A là một đầu nối 4 chân. Đây là đầu nối tiêu chuẩn nhất trong các kiểu USB. USB-A thường được dùng cho PC và trên hầu hết các đầu ra của cáp sạc thiết bị. USB-A có giao diện phẳng, hình chữ nhật, kết nối trực tiếp với các thiết bị chủ và giữ cố định thông qua ma sát. Cách cấu tạo này vừa đủ bền để giữ cho kết nối ổn định vừa đủ dễ dàng để người dùng ngắt kết nối nhanh chóng. Hình 0-4. USB type A  USB type B Trong khi USB Type A thường được kết nối với nguồn dữ liệu chủ thì đầu còn lại của dây cáp sẽ là Type B. Chúng ta có thể bắt gặp loại cổng này trong các máy tin, ổ cứng hay smartphone. Trang 7/85
Hình 0-5. USB type A và USB type B  USB type C USB Type-C là chuẩn kết nối mới nhất của cổng USB, được tạo ra để làm đơn giản hóa việc kết nối thiết bị mang lại sự thuận tiện cho cả người dùng và nhà sản xuất khi hai mặt đều như nhau không bị tình trạng cắm mãi không vào hoặc gặp nhiều loại cổng như USB Type A, USB Type B …. Hình 0-6. USB type A và USB type B 1.1.3 Các loại bàn phím máy tính Bàn phím là thiết bị ngoại vi không thể thiếu trong công nghệ máy tính, dù là PC hay laptop hay các dạng rút gọn như notebook… vì không có bàn phím thì bạn không thể làm các hoạt động từ căn bản tới phức tạp như: điều hướng, gõ ký tự, tính toán, lập trình… Đối với máy tính thì bàn phím có 3 loại cơ bản là: Bàn phím cơ, bàn phím không dây và bàn phím ảo. 1.1.1.3. Bàn phím cơ: Bàn phím cơ được xem là loại bàn phím nguyên thủy và luôn được mọi người yêu thích cho đến tận hôm nay. Bàn phím cơ sử dụng các công tắc nằm bên dưới mỗi phím, hoạt động theo nguyên tắc cơ học với lò xo và một số thành phần khác. Khi ấn một phím, mạch điện đóng lại, tín hiệu điện được truyền đi đến PC và thực hiện ký tự/ lệnh vừa gõ. Trang 8/85
Hình 0-7. Bàn phím cơ  Bàn phím cao su: Khi ấn một phím, bộ phận tiếp xúc sẽ chạm vào bảng mạch bên dưới và lập tức phím bấm sẽ được cơ chế đàn hồi phía dưới đẩy lại vị trí cũ chờ lượt bấm tiếp theo. Ở các bàn phím bình thường, cơ chế đàn hồi là miếng màng cao su (rubber dome), cho độ nảy kém, độ xúc giác kém và không tạo ra âm thanh khi bấm. Ưu điểm của công nghệ này là giá rẻ. Nhược điểm đi kèm các cảm giác bấm không êm tay là độ bền kém, tuổi thọ thấp, tốc độ phản hồi phím cũng thấp, phải dùng lực bấm mạnh nên làm cản trở tốc độ gõ và lâu dài có thể gây ra hội chứng viêm và ống cổ tay. Hình 0-8. Bàn phím cao su  Bàn phím giả cơ: Trang 9/85
Là bàn phím tạo cho người dùng cảm giác như đang dùng bàn phím cơ (tất nhiên chỉ 60% sự thật), do dùng lớp màng đàn hồi cao su có độ dày và chất liệu cao cấp, tạo được độ nảy và độ xúc giác tương tự. Ưu điểm là giá thành rẻ nhưng vẫn đáp ứng được một số các nhu cầu căn bản của người dùng trong cảm giác bấm. Nhược điểm là chất lượng và tuổi thọ không cao, lâu ngày lớp màng mỏng dần và cảm giác bấm không còn được như ban đầu. Hình 0-9. Bàn phím giả cơ 1.1.1.4. Bàn phím không dây: Bàn phím không dùng dây để kết nối với các loại máy tính hay thiết bị công nghệ dùng kết nối Bluetooth, Radio frequency, hoặc Infra-Red technology. Loại bàn phím này có tính di động cao, tiện lợi cho việc kết nối nhiều phương tiện khác nhau trong cùng một không gian, thuận tiện khi di chuyển nhiều và đòi hỏi tính làm việc liên tục. Đa số các bàn phím không dây có trọng lượng nhẹ hơn so với bàn phím cơ truyền thống. Cũng như bàn phím thông thường bàn phím không dây có trang bị hỗ trợ thao tác đánh máy văn bản trên màn hình máy tính, ngoài ra loại bàn phím công nghệ hiện đại này không kết nối theo đường truyền cáp quang bình thường mà liên kết theo công nghệ bluetooth tích hợp trên máy tính thông qua USB receiver (đầu thu đa năng thường sử dụng cổng USB type A). Ưu điểm  Kết nối có thể linh hoạt với nhiều thiết bị, thiết kế tương thích với nhiều thiết bị cùng lúc chỉ cần 1 nút chạm để chọn thiết bị sử dụng, kết Trang 10/85
nối linh hoạt với nhiều thiết bị (smart phone, máy tính bảng,..), kể cả với PC hay các thiết bị không hỗ trợ công nghệ bluetooth.  Kết nối không dây gọn nhẹ, linh hoạt để biến điện thoại, máy tính bảng thành máy tính chuyên nghiệp, xử lý công việc nhanh chóng người dùng giảm các kết nối dây bất tiện, phù hợp cho người thường xuyên di chuyển.  Bàn phím phù hợp cho những người thường xuyên làm việc trên máy tính nhưng phải di chuyển thường xuyên, thiết bị sử dụng pin AA linh hoạt, dễ dàng thay thế, độ bền ổn định như bàn phím laptop thông thường. Hình 0-10. Bàn phím không dây và đầu thu USB 1.1.1.5. Bàn phím ảo: Bàn phím ảo không có cấu trúc vật lý như các loại bàn phím khác, nó có thể là phần mềm hoặc một phần của một phần mềm. Một ví dụ cụ thể của virtual keyboard chính là bàn phím ảo đang hiển thị trên điện thoại di động của bạn, khi bạn cần bàn phím sẽ hiện ra theo lệnh và khi không dùng nữa, lại một lần lệnh và chúng biến mất. Bàn phím này có ưu điểm là hiện đại, không tốn không gian đặt để, không phiền toái với đầu vào đầu ra, nhưng khuyết điểm là phụ thuộc hoàn toàn vào phần mềm cũng như thiết bị hiển thị ra bàn phím, nếu một trong hai thứ này có vấn đề thì bàn phím coi như không xuất hiện nữa. Trang 11/85
Đối với máy tính cài đặt hệ điều hành Windows thì bàn phìm này thường được sử dụng khi bàn phím cơ bị hỏng không sử dụng được, có nhiều cách mở bàn phím ảo khác nhau và tùy vào từng phiên bản hệ điều hành Windows nhưng cách cơ bản nhất là:  Cách mở bàn phím ảo trên Windows: Click vào Start > chọn Run (hoặc nhấn tổ hợp phím Windows+R). Nhập lệnh: osk (chính là 3 chữ viết tắt của On Screen Keyboard) vào khung Run, sau đó nhấn Enter hoặc OK. Hình 0-11. Bàn phím ảo 1.2 Một số phần mềm đánh máy thông dụng 1.2.1 Typing Master Typing Master là phần mềm luyện gõ 10 ngón với giao diện đơn giản, trực quan, dễ sử dụng, dựng sẵn 12 bài học từ cấp độ dễ đến khó giúp bạn cải thiện và nâng cao trình độ gõ 10 ngón, đồng thời giúp bạn tăng tốc độ, hoàn thiện kỹ năng đánh máy của mình hơn. Phần mềm gồm các trò chơi với hình ảnh, âm thanh sinh động. Kết thúc mỗi bài, sẽ có kết quả thống kê những gì bạn đã làm và qua mỗi ngày bạn sẽ nhận ra được sự thay đổi tích cực trong khả năng đánh máy của mình. TypingMaster tích hợp nhiều tính năng như minh họa bằng hình ảnh trực quan, bàn phím minh họa bằng các màu sắc nổi bật; hỗ trợ nhiều kiểu bàn phím khác nhau như QWERTY, QWERTZ, AZERTY, India…;đánh giá tổng quan và đưa ra phương án luyện tập riêng cho từng người khác nhau; phân tích trình độ gõ phím Trang 12/85
của từng người thông qua quá trình luyện tập, sau đó đưa ra những mức độ luyện tập phù hợp. Hình 0-12. Giao diện phần mềm Typing Master 1.2.2 KeyBlaze Typing Tutor KeyBlaze Typing Tutor là phần mềm luyện gõ 10 ngón miễn phí cung cấp các bài tập từ cơ bản đến nâng cao giúp người dùng cải thiện khả năng gõ 10 ngón trên bàn phím máy tính một cách thành thạo hơn. Phần mềm sẽ kiểm tra khả năng đánh máy của bạn sau đó sẽ đưa ra bài luyện tập phù hợp và tăng độ khó lên dần đều. Một số tính năng vượt trội của KeyBlaze Typing Tutor như kiểm tra kỹ năng ban đầu để xác định mức độ hiện tại của bạn, đánh máy thử nghiệm kiểm tra tốc độ và độ chính xác, âm thanh và màu sắc nổi bật thông báo cho bạn về những sai sót trong quá trình luyện tập, bao gồm 10 bài học với các cấp độ từ dễ đến khó. Dung lượng thấp, giao diện đơn giản, dễ dàng cài đặt và sử dụng. Trang 13/85
Hình 0-13. Giao diện phần mềm KeyBlaze Typing Tutor 1.2.3 Klavaro Touch Typing Tutor Klavaro Touch Typing Tutor là một phần mềm gõ 10 ngón miễn phí hỗ trợ bạn đạt được kỹ năng mong muốn với cấu trúc bài học chặt chẽ từ dễ tới khó tăng dần theo thời gian. Phần mềm yêu cầu người dùng phải thực hành gõ một đoạn văn bản hoàn chỉnh, các đoạn sai sót sẽ được thông báo và yêu cầu sửa lại. Các tính năng chính của Klavaro Touch Typing Tutor: luyện kỹ năng gõ 10 bàn phím ngón, luyện khả năng nhớ và xác định vị trí các phím trên bàn phím, có các bài tập cải thiện tốc độ và độ chính xác khi đánh máy, có biểu đồ hiển thị kết quả học tập theo từng giai đoạn. Hình 0-14. Giao diện phần mềm Klavaro Touch Typing Tutor Trang 14/85
1.2.4 Mario Teaches Typing Mario Teaches Typing là phần mềm kết hợp các trò chơi với các bài tập gõ 10 ngón để giúp gia tăng sự thú vị cho các bài luyện gõ, vô cùng hiệu quả dành cho những ai đang có nhu cầu cải thiện và nâng cao kỹ năng, tốc độ đánh máy của mình. Bạn sẽ phải tập gõ 10 ngón để giúp Mario vượt qua các chướng ngại vật. Các bài tập luyện được chia theo các mức độ từ dễ đến khó gắn với các cấp độ của trò chơi. Sau đó thống kê lại kết quả luyện tập bạn, chỉ ra những điểm yếu của bạn và đưa ra bài luyện tập phù hợp. Một số tính năng vượt trội của Mario Teaches Typing có thể kể đến như gồm nhiều chế độ bài luyện tập khác nhau, vừa chơi game Mario vừa kết hợp rèn luyện kỹ năng gõ phím 10 ngón, đồ họa đơn giản và thông báo kết quả sau mỗi bài tập, sẽ có kết quả chi tiết về số lần gõ phím, số lỗi, số từ gõ được theo từng phút… Hình 0-15. Giao diện phần mềm Mario Teaches Typing 1.2.5 RapidTyping Porable RapidTyping Portable là phần mềm gõ 10 ngón không cần cài đặt, các bạn chỉ cần tải về và sử dụng, giúp người dùng học đánh máy 10 ngón hiệu quả, nâng cao kỹ năng đánh máy. Trang 15/85
Phần mềm này phù hợp với nhiều lứa tuổi khác nhau như học sinh, sinh viên, giáo viên, người đi làm, các em nhỏ… Cơ chế hoạt động là đưa ra các chế độ tập luyện cũng đa dạng, phong phú, theo dõi kết quả, sự tiến bộ của từng người như: số lượng từ mỗi phút, số ký tự mỗi phút. Qua các bài tập được giao, bảng số liệu và thống kê với 15 thông số khác nhau bạn sẽ thấy được sự tiến bộ của mình. Giao diện trực quan đơn giản, màu sắc minh họa trên bàn phím ấn tượng. Hình 0-16. Giao diện phần mềm RapidTyping Portable 1.3 Lịch sử bàn phím Mẫu bàn phím lâu đời nhất xuất hiện năm 1870 với tên gọi QWERTY, đặt theo thứ tự những chữ cái nằm từ trái qua phải trên dòng đầu tiên. Đến năm 1930, bàn phím Dvorak (do August Dvorak và William Deay thiết kế) được ra mắt, sở hữu những tiến bộ đáng kể, giúp nhân viên đánh máy tiết kiệm rất nhiều công sức. Vào thời điểm người ta chuẩn bị chuyển sang sử dụng bàn phím Dvorak thì chiến tranh thế giới thứ 2 bùng nổ. Lúc này, mọi bàn phím được sản xuất đều thống nhất theo chuẩn QWERTY. Và đến ngày nay bàn phím đã trải qua rất nhiều thay đổi từ bố cục kết cấu cho đến tính năng. Chúng ta cùng tìm hiểu qua một số bàn phím nổi bậc nhất. Trang 16/85