Giáo trình Lưu trữ tài liệu nghe nhìn, điện tử và khoa học công nghệ (Nghề: Văn thư lưu trữ - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp

Chia sẻ: Dongcoxanh10 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:62

Thêm vào BST

Báo xấu

78
lượt xem 14
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Lưu trữ tài liệu nghe nhìn, điện tử và khoa học công nghệ cung cấp cho người học những kiến thức tổng quan về lưu trữ tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử, về lưu trữ tài liệu khoa học công nghệ; các khâu nghiệp vụ như: xác định giá trị; thu thập, bổ sung; phân loại; hệ thống hoá, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nghe nhìn, điện tử, khoa học công nghệ. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Lưu trữ tài liệu nghe nhìn, điện tử và khoa học công nghệ (Nghề: Văn thư lưu trữ - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP TRƢỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG ĐỒNG THÁP GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: LƢU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN, ĐIỆN TỬ & KHOA HỌC CÔNG NGHỆ NGÀNH, NGHỀ: VĂN THƢ LƢU TRỮ TRÌNH ĐỘ: TRUNG CẤP (Ban hành theo Quyết định số 323/QĐ-CĐCĐ-ĐT ngày 06 tháng 8 năm 2019 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp ) Đồng Tháp, năm 2019
TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể đƣợc phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. 1
LỜI GIỚI THIỆU Trong thực tế hiện nay, do các cơ quan, đơn vị chưa chú trọng đến việc lập hồ sơ công việc, đầu tư kinh phí để chỉnh lý tài liệu lưu trữ nên vẫn còn tình trạng tài liệu để lộn xộn, rời lẻ, bị mất mát, thất lạc, gây khó khăn cho việc thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng như thu thập vào lưu trữ lịch sử. Hơn nữa, khi chỉnh lý tài liệu rời lẻ, các cơ quan, tổ chức thực hiện theo tiêu chí "có tài liệu gì làm tài liệu đó" mà chưa chú ý đến việc tìm kiếm, bổ sung các văn bản còn thiếu, dẫn đến có nhiều hồ sơ sau khi chỉnh lý vẫn thiếu văn bản, thành phần liên quan, làm tài liệu trong từng phông lưu trữ bị phân tán. Khi thu thập tài liệu, lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử cũng thực hiện "có tài liệu gì thu tài liệu đó", chưa chú trọng đến việc bổ sung tài liệu nên tài liệu trong từng hồ sơ, từng phông lưu trữ chưa hoàn chỉnh. Chính vì vậy, Lưu trữ tài liệu nghe nhìn, điện tử và khoa học công nghệ là một trong những môn học sẽ giúp cung cấp, trang bị cho sinh viên Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp kiến thức cần thiết và những kỹ năng cơ bản trong lĩnh vực này. Giáo trình nhằm phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu của sinh viên Trường Cao đẳng Cộng đồng Đồng Tháp. Ngoài ra, giáo trình này còn có thể được sử dụng làm tài liệu tham khảo cho sinh viên các trường trung cấp, cao đẳng, đại học trên cả nước và các cán bộ làm công tác nghiên cứu, quản lý lĩnh vực Văn thư lúu trữ. Đồng Tháp, ngày14 tháng 12 năm 2019 Chủ biên Nguyễn Thị Như Hằng 2
MỤC LỤC Trang LỜI GIỚI THIỆU .................................................................................................. 2 CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN, ĐIỆN TỬ ................................................................................................... 7 1. Khái niệm tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử .................................................... 7 1.1. Khái niệm ....................................................................................................... 7 1.2. Các loại tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử .................................................... 7 1.3. Đặc điểm của tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử ............................................ 8 1.4. Ý nghĩa tác dụng của tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử.............................. 10 2. Thu thập, bổ sung tài liệu nghe nhìn, điện tử vào lƣu trữ ............................... 12 2.1 Khái niệm, mục đích ý nghĩa và yêu cầu ...................................................... 12 2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu ảnh vào lƣu trữ ................................................... 13 2.3. Thu thập, bổ sung tài liệu phim ảnh vào lƣu trữ .......................................... 14 2.4. Thu thập, bổ sung tài liệu ghi âm vào lƣu trữ .............................................. 15 3. Xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, điện tử ...................................................... 15 3.1. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng ....................................................................... 16 3.2. Nguyên tắc.................................................................................................... 16 3.3 Phƣơng pháp.................................................................................................. 17 3.4 Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, điện tử ............................ 18 3.4.1.Tiêu chuấn ý nghĩa nôi dung của tài liệu ................................................... 18 3.4.2.Tiêu chuấn tác giã tài liệu .......................................................................... 18 3.4.3.Tiêu chuấn ý nghĩa cơ quan hình thành phông .......................................... 19 3.4.4.Tiêu chuấn sự lặp lại thông tin trong tài liệu ............................................. 19 3.4.5.Tiêu chuấn thời gian và địa điếm hình thành tài liệu ................................. 20 3.4.6. Tiêu chuẩn mức độ hòan chỉnh và khối lƣợng của phông lƣu trữ ............ 20 3.4.7.Tiêu chuấn hiệu lực pháp lý của tài liệu .................................................... 20 3.4.8. Tiêu chuấn tình trạng vật lý của tài liệu .................................................... 21 3.4.9.Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác ...................................................... 21 3.5. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, điện tử ....................... 22 4. Phân loại và hệ thống hoá tài liệu nghe nhìn, điện tử ..................................... 23 4.1. Phân loại và hệ thống hoá tài liệu ảnh ......................................................... 24 4.2. Phân loại và hệ thống hoá tài liệu phim điện ảnh ........................................ 24 4.3. Phân loại và hệ thống hoá tài liệu ghi âm .................................................... 24 3
5. Thống kê tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử ................................................... 25 5.1. Thống kê tài liệu lƣu trữ nghe nhìn .............................................................. 25 5.2. Thống kê tài liệu lƣu trữ điện tử .................................................................. 26 CHƢƠNG 2: BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ NGHE NHÌN, ĐIỆN TỬ ..................................................................................... 27 1. Bảo quản tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử ................................................... 27 1.1. Ý nghĩa tác dụng và nội dung của việc bảo quản tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử .................................................................................................................. 27 1.2. Các yếu tố ảnh hƣởng tới tuổi thọ của tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử ... 27 2. Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử ........................................ 29 2.1. Ý nghĩa tác dụng của việc tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử ............................................................................................................................. 29 2.2. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử............... 30 CHƢƠNG 3: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ KHOA HỌC - CÔNG NGHỆ .......................................................................................... 32 1. Khái niệm tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ ............................................... 32 1.1 Khái niệm ...................................................................................................... 32 1.2. Các nhóm, bộ, loại tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ .............................. 32 1.3. Tác dụng của tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ ....................................... 33 2. Thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lƣu trữ........................................... 35 2.1. Ý nghĩa và nội dung thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lƣu trữ ....... 35 2.2. Thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lƣu trữ hiện hành ....................... 37 2.3. Thu thập tài liệu khoa học công nghệ vào lƣu trữ lịch sử ............................ 38 3. Xác định giá trị tài liệu khoa học công nghệ.................................................. 39 3.1. Ý nghĩa của việc xác định giá trị tài liệu khoa học công nghệ .................... 39 3.2. Các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu ..................................... 40 3.2.1. Nguyên tắc chính trị .................................................................................. 40 3.2.2. Nguyên tắc lịch sử ..................................................................................... 41 3.2.3. Nguyên tắc toàn diện tổng hợp ................................................................. 42 3.3. Tổ chức công tác xác định giá trị tài liệu khoa học công nghệ .................... 43 3.3.1. Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu........................................................ 43 3.3.1.1. Xác định giá trị tài liệu tại giai đoạn văn thƣ cơ quan ........................... 43 3.3.1.2. Xác định giá trị tài liệu tại lƣu trữ cơ quan (lƣu trữ hiện hành) ............. 44 3.3.1.3 Xác định giá trị tài liệu tại lƣu trữ lịch sử ............................................... 44 3.3.3. Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài liệu ................................................ 46 4
4. Chỉnh lý tài liệu khoa học công nghệ .............................................................. 47 4.1. Phƣơng án chỉnh lý tài liệu thiết kế xây dựng, thiết kế chế tạo ................... 47 4.2. Phƣơng án chỉnh lý tài liệu nghiên cứu khoa học ........................................ 48 5. Công cụ tra tìm tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ....................................... 48 5.1. Ý nghĩa tác dụng và yêu cầu của công cụ tra tìm tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ. ........................................................................................................... 49 5.2. Các loại công cụ tra tìm tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ ...................... 49 CHƢƠNG 4: BẢO QUẢN VÀ TỔ CHỨC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƢU TRỮ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ ............................................................................... 52 1. Bảo quản tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ ................................................ 52 1.1. Ý nghĩa, tác dụng và nội dung ..................................................................... 52 1.2. Các nguyên nhân gây hƣ hỏng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ ............ 53 1.3. Các yêu cầu về nhà kho, trang thiết bị bảo quản tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ ............................................................................................................ 54 1.4. Các biện pháp kỹ thuật để bảo quản tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ ... 55 2. Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ ..................................... 55 2.1. Mục đích, ý nghĩa của việc tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ ..................................................................................................................... 55 2.2. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ ........... 58 TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................... 61 5
GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: LƢU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN, ĐIỆN TỬ & KHOA HỌC CÔNG NGHỆ Mã môn học: MH25 Thời gian thực hiện môn học: 34 giờ; (Lý thuyết: 24 giờ; Thực hành, thí nghiệm, thảo luận, bài tập: 8 giờ; Kiểm tra 02 giờ) I. Vị trí, tính chất của môn học: - Vị trí: môn Lƣu trữ tài liệu nghe nhìn, điện tử và khoa học công nghệ là một trong những môn học bắt buộc để ngƣời học tích luỹ trong quá trình học tập ngành văn thƣ lƣu trữ trình độ trung cấp. Để học môn này, ngƣời học phải học xong chƣơng trình môn Nghiệp vụ lƣu trữ. - Tính chất: là môn gắn với chuyên môn nghiệp vụ, có vai trò rất quan trọng trong việc hình thành năng lực chuyên môn trong lĩnh vực lƣu trữ cho ngƣời học. II. Mục tiêu môn học: - Về kiến thức: Học phần này cung cấp cho ngƣời học những kiến thức tổng quan về lƣu trữ tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử, về lƣu trữ tài liệu khoa học công nghệ; các khâu nghiệp vụ nhƣ: xác định giá trị; thu thập, bổ sung; phân loại; hệ thống hoá, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu nghe nhìn, điện tử, khoa học công nghệ.. - Về kỹ năng: + Sau khi học xong học phần này, ngƣời học có khả năng vận dụng đƣợc các kiến thức đã học để thực hiện các khâu nghiệp vụ về tổ chức, quản lý tài liệu nghe nhìn, tài liệu điện tử. + Có khả năng xác định giá trị; thu thập, bổ sung; phân loại; hệ thống hoá, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lƣu trữ khoa học công nghệ. - Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: có ý thức trách nhiệm đối với công việc của bản thân, chủ động trong thực hiện các khâu nghiệp vụ lƣu trữ tài liệu nghe nhìn, điện tử, khoa học công nghệ. Nội dung của môn học: 6
CHƢƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LƢU TRỮ TÀI LIỆU NGHE NHÌN, ĐIỆN TỬ Mã chƣơng MH25-01 Giới thiệu: Mục tiêu: - Cung cấp các khái niệm: tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử; xác định đƣợc giá trị của tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử. - Biết cách thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại, thống kê tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử. Nội dung chƣơng: 1. Khái niệm tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử 1.1. Khái niệm Tài liệunghe nhìn là những hình ảnh, âm thanh có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn, không kể thời gian, địa điểm sản sinh và tên những vật liệu mà nó mang tin, đƣợc nộp lƣu vào các kho, viện lƣu trữ theo một chế độ nhất định thì ngƣời ta gọi nó là tài liệunghe nhìn. Tài liệu lƣu trữ điện tử là các tài liệu đƣợc tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân đƣợc lựa chọn để lƣu trữ hoặc đƣợc số hóa từ tài liệu lƣu trữ trên các vật mang tin khác. (Điều 13 của Luật lƣu trữ ) Quản lý văn bản điện tử và hồ sơ điện tử là kiểm soát mọi tác động vào văn bản, hồ sơ, tài liệu điện tử trong suốt văn bản của tài liệu, bao gồm các nghiệp vụ nhƣ: Tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản, lƣu trữ, sử dụng, hủy văn bản, hồ sơ và tài liệu điện tử. 1.2. Các loại tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử Tài liệu nghe nhìn là loại hình đặc biệt cả hình thức và nội dung mangtin, bao gồm: tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình và kỹ thuật số. – Tài liệu ảnh: là một loại tài liệu tƣợng hình (hay là hình ảnh tĩnh), dùng ánh sáng, màu sắc và các phƣơng tiện kỹ thuật nhiếp ảnh để ghi và làm tái hiện lại các sự kiện, hiện tƣợng xảy ra ở một thời điểm trong XH và tự nhiên trên các bức ảnh rời lẻ, trên phim nhựa, trên kính hoặc bằng kỹ thuật số. – Tài liệu phim điện ảnh: là loại tài liệu hình ảnh động hoặc tài liệu “nghe-nhìn” dùng để ghi và làm tái hiện lại các sự kiện, hiện tƣợng bằng phƣơng 7
tiện kỹ thuật điện ảnh trên các phim nhựa. Các hình ảnh đƣợc sắp xếp liên tiếp với nhau, khi cho chúng chạy qua máy chiếu phim với tốc độ 16 hoặc 24 hình trong 1 giây thì hình ảnh của sự kiện lại đƣợc tái hiện và chuyển động đúng nhƣ nó đã diễn ra trƣớc ống kính của máy quay phim, đồng thời với hình ảnh trên phim, còn làm tái hiện lại các âm thanh của sự kiện, các hiện tƣợng nhƣ lời nói, tiếng động, âm nhạc… – Tài liệu ghi âm: là loại tài liệu mang nội dung thông tin bằng âm thanh (bài nói, âm nhạc, tiếng động) đƣợc ghi lại trên đĩa, trên phim cảm quang, trên băng từ tính… bằng các phƣơng pháp ghi âm cơ học, quang học, từ tính, laser và kỹ thuật số. – Tài liệu ghi hình và ghi âm: Là tài liệu mang thông tin nghe-nhìn đƣợc ghi lại trực tiếp bằng hệ thống ghi hình điện tử trên băng từ tính, trên đĩa laser và bằng kỹ thuật số. + Âm bản: Là những phim mà hình ảnh trên phim có độ sáng tối và màu sắc ngƣợc lại với đối tƣợng chụp ảnh, quay phim, ghi âm quang học. + Dƣơng bản: là những ảnh chụp trên đó màu trắng, đen phản ánh đúng độ sáng, tối hoặc màu sắc của vật. + Bản gốc: là những hình ảnh, âm bản thu nhận đƣợc trong quá trình ghi hình hoặc ghi âm trực tiếp. + Bản sao: Là bản thu đƣợc do sao lại một hoặc nhiều lần từ bản gốc với mục đích để bảo quản bản gốc và phổ biến rộng rãi thông tin. 1.3. Đặc điểm của tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử Phân loại tài liệu lƣu trữ nghe nhìn là căn cứ vào các đặc trƣng (dấu hiệu) chung của chúng để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ, nhằm tổ chức khoa học và nghiên cứu, sử dụng một cách có hiệu quả nhất phông lƣu trữ đó. Tuy nhiên, tài liệu nghe nhìn khác với tài liệu chữ viết là chúng không phản ánh trực tiếp các hoạt động của ngƣời quay phim, chụp ảnh hoặc của cơ quan tạo ra tài liệu nghe nhìn, nên giá trị của chúng không phụ thuộc vào vị trí của cơ quan sản sinh ra nó, mà phụ thuộc vào ý nghĩa của các sự kiện, hiện tƣợng mà chúng phản ánh. Vì thế, phông lƣu trữ không thể là cơ sở để phân loại cho tài liệu nghe nhìn ở các kho lƣu trữ (trong khi đó, phân loại tài liệu chữ viết trong các kho lƣu trữ theo các phông lƣu trữ). 8
Muốn phân loại tài liệu nghe nhìn, ngƣời ta phải căn cứ vào các đặc trƣng của chúng để phân loại. Đặc trƣng để phân loại tài liệu lƣu trữ nghe nhìn có những điểm khác với đặc trƣng của tài liệu chữ viết nhƣ theo đặc trƣng vật mang tin, đặc trƣng chuyên đề, đặc trƣng đối tƣợng đƣợc ghi hình, ghi âm. Trong khi đó, khi phân loại tài liệu chữ viết để xác định ra hệ thống mạng lƣới các kho lƣu trữ thì ngƣời ta phải căn cứ vào đặc trƣng thời kỳ lịch sử, đặc trƣng ý nghĩa toàn quốc và ý nghĩa địa phƣơng của tài liệu, đặc trƣng lãnh thổ hành chính và đặc trƣng về kỹ thuật và phƣơng pháp chế tác tài liệu; hoặc khi phân loại tài liệu trong một phông lƣu trữ chữ viết, thì đƣợc vận dụng các đặc trƣng nhƣ: cơ cấu tổ chức, ngành hoạt động, đề mục-vấn đề, tác giả, địa dƣ, tên gọi, cơ quan giao dịch… Sở dĩ phân loại tài liệu nghe nhìn và tài liệu chữ viết khác nhau nhƣ vậy chính là do đặc điểm của chúng, ví nhƣ chất liệu và cách tạo ra tài liệu nghe nhìn khác hẳn với tài liệu chữ viết, do đó cách bảo quản, khai thác sử dụng chúng cũng là khác nhau. Ví dụ: Đối với tài liệu ảnh, cùng là một bức ảnh, nhƣng chúng có thể đƣợc làm trên nhiều chất liệu khác nhau nhƣ ảnh trên giấy, ảnh trên kính, ảnh trên đá…, chúng có thể là âm bản, dƣơng bản… Những đặc điểm này có yêu cầu bảo quản hoàn toàn khác với tài liệu chữ viết vì khi đƣa vào bảo quản, ngƣời ta không thể để âm bản cùng với dƣơng bản, ảnh trên kính cùng với ảnh trên giấy… mà phải có những chế độ bảo quản riêng. Trong khi đó, tài liệu chữ viết cơ bản là trên giấy, khi phân loại chúng, ngƣời ta chủ yếu dựa vào nội dung thông tin trong tài liệu hoặc cơ quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh ra tài liệu… cho nên khi phân loại chúng sẽ khác với phân loại tài liệu ảnh. Đối với tài liệu phim điện ảnh, khi phân loại chúng, ngƣời ta cũng chủ yếu dựa vào các đặc trƣng kỹ thuật làm ra chúng để tiến hành phân loại nhƣ theo chuyên đề, âm thanh, thời gian, thể loại… Trong tài liệu phim điện ảnh, chúng cũng là một loại có muôn hình, muôn vẻ khác nhau nhƣ phim nhựa, các băng từ tính, băng VHS, băng cối, băng cassete, đĩa CD, ghi hình kỹ thuật số… mà mục đích phân loại chúng là để bảo quản cho tốt, cho nên ngƣời ta phải phân ra từng loại nhƣ vậy để tiện cho việc bảo quản chúng. Cũng tƣơng tự nhƣ tài liệu phim điện ảnh, tài liệu ghi âm cũng đƣợc phân loại theo các vật mang tin nhƣ các đĩa ghi âm cơ học, ghi âm quang học, ghi âm từ tính, ghi âm trên đĩa laser và ngày nay đang phát triển một hình thức mới, tiện lợi và dễ dàng là ghi âm kỹ thuật số. Mỗi loại này có yêu cầu bảo quản cũng khác nhau, cho nên khi phân loại ngƣời ta phải chú ý đến đặc điểm kỹ thuật của 9
chúng để có phƣơng án phân loại chúng một cách tốt nhất, nhằm bảo quản từng loại theo từng chế độ thích hợp. 1.4. Ý nghĩa tác dụng của tài liệu lƣu trữ nghe nhìn, điện tử Tài liệu nghe nhìn (điện ảnh, phim điện ảnh, ghi âm, ghi hình…) là những hình ảnh, âm thanh có giá trị khoa học, lịch sử và thực tiễn, không kể thời gian, địa điểm sản sinh và trên những vật liệu mà nó mang tin, đƣợc nộp lƣu vào các kho, viện lƣu trữ Nhà nƣớc theo một chế độ nhất định. Tài liệu nghe nhìn có một ý nghĩa vô cùng quan trọng trong cuộc sống hàng ngày cũng nhƣ việc khai thác, sử dụng chúng vào những mục đích khác nhau phục vụ cuộc sống. Tài liệu nghe nhìn là những loại tài liệu đặc biệt, cả về hình thức và nội dung mang tin. Chúng có khả năng ghi và làm tái hiện lại các hoạt động của xã hội và tự nhiên bằng hình ảnh tĩnh, hình ảnh động và âm thanh đúng nhƣ sự việc đã xảy ra. Vì thế, loại tài liệu này ngày càng đƣợc phát triển nhanh chóng và ảnh hƣởng tới hầu hết các lĩnh vực hoạt động của đời sống xã hội. Tuy mới xuất hiện trên thế giới từ cuối thế kỷ 19, đầu thế kỷ 20, nhƣng tài liệu nghe nhìn đƣợc phát triển vô cùng nhanh chóng. Chúng choán chỗ hầu hết các lĩnh vực sinh hoạt của đời sống xã hội. Chúng là những phƣơng tiện để ghi tin và làm tái hiện những thông tin về các sự kiện, hiện tƣợng xảy ra trong xã hội và tự nhiên một cách trung thực, trực quan (nhìn thấy, nghe thấy đƣợc). Do tầm quan trọng nhƣ thế, cho nên tài liệu nghe nhìn có một ý nghĩa vô cùng sâu sắc, thể hiện trên những phƣơng diện sau: Tài liệu nghe nhìn là những phƣơng tiện thông tin, tuyên truyền nhanh chóng, hiệu quả và rộng rãi nhất. Bằng chứng là trong thời đại ngày nay, bất cứ một sự kiện, một hiện tƣợng nào, có ý nghĩa quốc tế nào xảy ra thì cùng một lúc nhiều nơi trên thế giới đều có thể biết đến một cách nhanh chóng bằng hình ảnh và âm thanh. Ví dụ nhƣ những cuộc xung đột, chiến tranh Irad, vụ khủng bố 11- 9-2001 ở Mỹ, cuộc chiến tranh của Mỹ ở Afghanistan… đều hàng ngày, hàng giờ đƣợc cập nhật và phát hình rộng rãi cho toàn thế giới biết qua hệ thống truyền hình của các quốc gia. Tài liệu nghe nhìn đƣợc sử dụng nhiều trong tuyên truyền, giáo dục, đặc biệt là trong các dịp kỷ niệm những ngày lễ lớn của dân tộc nhƣ ngày Quốc khánh 2-9-1945 thành lập nƣớc Việt Nam Dân chủ cộng hoà, chiến thắng Điện Biên Phủ, giải phóng Thủ đô, ngày giành độc lập thống nhất đất nƣớc 30-4- 1975… Trong những ngày lịch sử ấy, mọi thế hệ từ những lớp ngƣời đã từng 10
trực tiếp tham gia các sự kiện lịch sử ấy, cho đến những lớp ngƣời mới sinh ra sau này đều cảm nhận đƣợc “sức nóng” của những hình ảnh, âm thanh làm tái hiện lại một thời oanh liệt, kiên cƣờng, bất khuất của một dân tộc không chịu khuất phục trƣớc những kẻ thù tàn ác. Những hiện thực ấy tác động vào tƣ tƣởng con ngƣời một cách khách quan mà không một lời văn, một câu chuyện nào có thể diễn đạt lại chính xác và trung thực nhƣ thế. Tài liệu nghe nhìn còn đƣợc sử dụng nhiều trên mặt trận chính trị, ngoại giao. Chúng là những bằng chứng đanh thép vạch mặt kẻ thù. Ví dụ nhƣ khi xem lại những thƣớc phim tƣ liệu của chính phía Mỹ quay về cuộc chiến tranh ở Việt Nam đã cho chúng ta thấy những bằng chứng xác thực về sự tàn ác, man rợ của Đế quốc Mỹ đối với dân tộc Việt Nam. Trong nghiên cứu khoa học (nhất là khoa học lịch sử), tài liệu nghe nhìn đƣợc sử dụng nhƣ một công cụ, phƣơng tiện giúp các nhà khoa học nhận thức đƣợc một cách tốt nhất (nhất là việc xây dựng lại lịch sử quá khứ). Ví dụ nhƣ đến gần đây, khi có thêm những bức ảnh lịch sử từ phía nƣớc ngoài, ngƣời ta mới xác định đƣợc chính xác chiếc xe tăng đầu tiên tiến vào dinh Độc Lập ngày 30-4-1975. Đặc biệt, trong nghiên cứu những hiện tƣợng chỉ xuất hiện trong một khoảnh khắc ngắn, hoặc ngƣợc lại cần làm rõ những biến đổi chậm chạp trong một thời gian dài về sau mới bộc lộ, thì tài liệu nghe nhìn là một phƣơng tiện đắc dụng để làm công việc này. Hoặc nhƣ nghiên cứu có thể phân tích nhịp đập cánh của một con côn trùng đang bay, hoặc sự lớn lên của một bông hoa, hoặc một viên đạn khi rời nòng súng… thì tài liệu nghe nhìn có thể giúp chúng ta quan sát chi tiết và chuẩn xác. Ngày nay, với sự phát triển tƣơng đối cao của khoa học kỹ thuật thì tia hồng ngoại và tử ngoại còn giúp cho các nhà nghiên cứu thấy đƣợc những hình ảnh của những vật chất mà mắt thƣờng không thể nào nhận thấy đƣợc. Trong lĩnh vực y học, tài liệu nghe nhìn cũng đƣợc sử dụng nhiều để giúp các bác sĩ phát hiện sớm một số bệnh hiểm nghèo. Ngày nay, bằng những phƣơng pháp mới nhƣ nội soi, X quang… mà ngƣời ta có thể phát hiện chính xác bệnh tật mà không cần phải mổ. Cũng bằng phƣơng tiện tài liệu nghe nhìn mà giúp các nhà y học nghiên cứu chính xác sự phát triển của các loại vi-rút, vi trùng, sự biến đổi về gien, giải mã các gen một cách dễ dàng, Trong quốc phòng, tài liệu nghe nhìn cũng là phƣơng tiện đắc lực để nghiên cứu về đối phƣơng. Bằng các hình ảnh, ngƣời ta xác định đƣợc cách bố phòng của địch, các loại vũ khí trang bị mà địch sử dụng… Bằng âm thanh, ngƣời ta có thể biết đƣợc những thông tin của địch nhƣ các tin tức tình báo ghi 11
đƣợc, các cuộc điện đàm của chỉ huy địch… Ngoài ra, trong việc nghiên cứu về tính năng kỹ thuật của các loại vũ khí thì tài liệu nghe nhìn cũng góp phần không nhỏ nhƣ việc quan sát đƣờng bay của viên đạn, sức công phá của một quả bộc phá… để từ đó chế tạo hoặc cải tiến một loại trang bị quân sự nào đó… Trong lĩnh vực nghệ thuật, tài liệu nghe nhìn là công cụ xác thực nhất ghi lại một cách chuẩn xác nhất những phong tục, tập quán xa xƣa hay những loại hình dân gian đặc sắc mà ngày nay không tồn tại. Ví nhƣ, nhờ những bức ảnh có từ thời xa xƣa, ngƣời ta đã phục dựng lại trang phục của triều đình Huế; hay những băng ghi âm ghi lại đƣợc những câu hát, điệu hò, điệu lý cổ xƣa mà ngày nay dần mai một nhƣ giọng hát xẩm của cụ bà nghệ nhân Quách Thị Hồ, giọng ngâm thơ trữ tình của nghệ sĩ Châu Loan… mặc dù các nghệ sĩ này đã qua đời. Tài liệu nghe nhìn là một nguồn sử liệu vô cùng quý giá vì nó mang tính chân thực cao. Nhờ nguồn sử liệu này mà nó góp phần tích cực vào việc khôi phục, trùng tu các di tích lịch sử đã bị hƣ hỏng qua thời gian nhƣ nhờ một bức ảnh chụp vào khoảng đầu thế kỷ 20 mà ngƣời ta đã trùng tu một cách gần nhƣ hoàn hảo Tháp Rùa của hồ Hoàn Kiếm; hoặc nhờ những tƣ liệu nghe nhìn còn lƣu giữ đƣợc, ngƣời ta đã xây dựng đƣợc bộ phim “Hồ Chí Minh-chân dung một con ngƣời”; hoặc nhƣ tới đây có dự án sửa chữa, trùng tu lại cầu Long Biên thì chắc chắn rằng, các bức ảnh chụp từ thời xa xƣa về cây cầu này sẽ là nguồn tƣ liệu đắc lực giúp các nhà xây dựng làm đƣợc việc đó. Tài liệu nghe nhìn đã đóng góp một vai trò to lớn trong đời sống xã hội, là một thành phần không thể thiếu đƣợc và có những ý nghĩa quan trọng đối với các lĩnh vực nhƣ thông tin, tuyên truyền giáo dục, trong chính trị và ngoại giao, nghiên cứu khoa học kỹ thuật, nghiên cứu lịch sử và trong tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Cho nên, việc nhìn nhận một cách đúng đắn về tài liệu nghe nhìn sẽ giúp chúng ta có một cách đối xử đúng đắn với loại hình tài liệu này. 2. Thu thập, bổ sung tài liệu nghe nhìn, điện tử vào lƣu trữ 2.1 Khái niệm, mục đích ý nghĩa và yêu cầu Tài liệu lƣu trữ nghe nhìn (bao gồm tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi âm ghi hình) là những loại tài liệu mang nội dung thông tin bằng hình ảnh và âm thanh trên các vật liệu khác nhau, chúng có khả năng ghi và làm tái hiện lại những hình ảnh và âm thanh đúng nhƣ đã xảy ra trong thực tế khách quan. Tài liệu nghe nhìn thƣờng đƣợc hình thành đồng thời với các sự kiện, các hiện tƣợng, các hoạt động của con ngƣời (trừ trƣờng hợp chụp ảnh, quay phim nghệ thuật hƣ cấu), chính vì vậy mà tài liệu lƣu trữ nghe nhìn giúp cho ngƣời xem, 12
ngƣời nghiên cứu nhƣ đang chứng kiến những sự kiện xảy ra trƣớc mắt mình. Tài liệu lƣu trữ nghe nhìn phản ánh, miêu tả, kể lại về sự kiện hiện tƣợng xảy ra; đồng thời thể hiện bằng chính những hình ảnh, âm thanh của những sự kiện, hiên tƣợng đó đúng nhƣ đã diễn ra và làm tái hiện một cách chân thực những hình ảnh và âm thanh của các sự kiện đó. Do vậy, xác định giá trị tài liệu lƣu trữ nói chung và tài liệu nghe nhìn nói riêng ở nƣớc ta, cho đến nay vẫn là vấn đề nóng bỏng và cấp bách trong lý luận, cũng nhƣ trong thực tiễn. Bởi nó liên quan đến hầu hết các khâu nghiệp vụ nhƣ công tác thu thập, bổ sung, bảo quản, tổ chức, công bố sử dụng. Đối với công tác lƣu trữ tài liệu nghe nhìn, làm tốt việc xác định giá trị tài liệu mới lựa chọn đƣợc những tấm ảnh, bộ phim lƣu trữ, những đoạn phim tƣ liệu và tài liệu ghi âm có giá trị để bảo quản lâu dài không những cho hiện tại mà còn cho tƣơng lai sau này. Khi xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, phải nắm đƣợc quá trình sản xuất và những giai đoạn chủ yếu, đó là những đặc điểm kỹ thuật cần lƣu ý. Bên cạnh thành phần chính là hình ảnh và âm thanh còn phải kể đến phần chữ viết kèm theo, tuy không phải là thành phần chính nhƣng nó giúp cho ngƣời đánh giá hiểu đƣợc xuất xứ, nội dung của sự kiện ghi lại trên phim và về tác giả. Vì vậy, khi xác định giá trị tài liệu nghe nhìn phải xuất phát từ những nguyên tắc chung của công tác xác định giá trị do Lƣu trữ học Mác xít đề ra. Các nguyên tắc đó là nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp 2.2. Thu thập, bổ sung tài liệu ảnh vào lƣu trữ Hồ sơ, tài liệu lƣu trữ nộp vào bộ phận hoặc phòng lƣu trữ của cơ quan phải là các hồ sơ, tài liệu về những công việc đã giải quyết xong. Phải ghi số và làm mục lục các văn bản có ở trong hồ sơ. Cán bộ, nhân viên làm các công tác công văn, giấy tờ và các cán bộ nhân viên làm các công tác chuyên môn khác nhƣng đôi khi có làm công việc liên quan đến công văn, giấy tờ chỉ đƣợc giữ hồ sơ, tài liệu về những việc đã giải quyết xong trong thời gian nhiều nhất là một năm, kể từ ngày việc đó kết thúc; sau thời hạn một năm, phải đem nộp các hồ sơ, tài liệu đó vào bộ phận hoặc phòng lƣu trữ của cơ quan. Khi giao nộp có thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lƣu”. Khi tiếp nhận và bàn giao tài liệu phải có biên bản. Danh mục hồ sơ tài liệu nộp lƣu và biên bản đƣợc lập thành hai bản: một bản bên nộp lƣu và một bản bên tiếp nhận giữ. 13
Bổ sung tài liệu vào các kho lƣu trữ là công tác sƣu tầm, thu thập, hòan chỉnh thêm tài liệu vào các kho lƣu trữ theo những phƣơng pháp và nguyên tắc thống nhất. Công tác bổ sung tài liệu vào các kho lƣu trữ đòi hỏi phải đƣợc tiến hành thƣờng xuyên, thiết thực và kịp thời. Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong thực tế. Giải quyết tốt vấn đề bổ sung tài liệu lƣu trữ có ý nghĩa quan trọng không chỉ đối với ngành lƣu trữ mà còn đối với nhiều ngành khác. Tài liệu lƣu trữ ngòai những ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa, lịch sử… có tầm quốc gia, còn có giá trị thực tiễn cao đối với từng ngành, từng cấp và mỗi cơ quan đã sản sinh ra chúng. Nếu để tài liệu mất mát, thất lạc, không tổ chức đƣợc việc bổ sung kịp thời thì thành phần phông lƣu trữ sẽ ngày càng nghèo đi, khả năng phục vụ sẽ ngày càng bị hạn chế.  Các nguồn tài liệu bổ sung cho kho lƣu trữ là: - Tài liệu hình thành trong họat động của các cơ quan nhà nƣớc, đơn vị vũ trang, tổ chức kinh tế. - Tài liệu do các cơ quan thuộc chính quyền cũ để lại. - Tài liệu đang đƣợc bảo quản trong thƣ viện, viện bảo tàng. - Tài liệu của cá nhân, gia đình, dòng họ. - Tài liệu đang đƣợc bảo quản ở các viện lƣu trữ nƣớc ngòai.  Bổ sung tài liệu lƣu trữ đƣợc tiến hành với các nội dung sau: - Xác định nguồn bổ sung tài liệu. - Qui định thành phần và nội dung tài liệu cần bổ sung cho mỗi phòng, kho lƣu trữ. - Các nguyên tắc, biện pháp tổ chức để tiến hành hợp lý công tác bổ sung tài liệu  Để thực hiện nghiệp vụ bổ sung tài liệu, phải đảm bảo các yêu cầu sau: - Bổ sung tài liệu phải tiến hành thƣờng xuyên, có tính thiết thực, kịp thời, đặc biệt là khả năng sử dụng trong thực tế. - Khi bổ sung tài liệu cần chú ý đến khả năng sử dụng chúng trong phạm vi rộng, trong điều kiện áp dụng các phƣơng tiện kỹ thuật hiện đại. 2.3. Thu thập, bổ sung tài liệu phim ảnh vào lƣu trữ 14
Tài liệu ảnh khác với các tài liệu văn kiện khác, vì vậy các đơn vị bảo quản cần dựa trên những nguyên tắc dƣới đây: - Lƣu tài liệu ảnh kịp thời. Dựa vào quy định, tài liệu ảnh cần đƣợc lƣu vào nửa đầu năm ngay sau năm xảy ra sự kiện, nếu có trƣờng hợp đặc biệt cần thƣơng thảo thì có thể lƣu trƣớc hoặc muộn hơn. - Lƣu tai liệu ảnh theo phạm vi. Trƣớc khi lƣu tài liệu ảnh nên nghiên cứu kĩ phạm vi thu thập tài liệu lƣu trữ của đơn vị đó, tuân theo các quy định liên quan “Quy phạm quản lý tài liệu ảnh” để các đơn vị có thể hoàn chỉnh tài liệu ảnh nộp vào lƣu trữ. - Lƣu giữ tài liệu ảnh có đầy đủ 3 phần: Phim ảnh, tranh ảnh và phần thuyết minh bằng chữ. - Phim ảnh và hình ảnh nên sắp xếp phù hợp với nhau. - Ảnh phải rõ ràng, không bị hƣ hỏng.  Xác định giá trị tài liệu ảnh: Trƣớc khi lƣu, các phòng phải tiến hành xác định giá trị tài liệu ảnh, sau khi nghiệm thu hợp với quy cách mới có thể chỉnh lý. Xác định giá trị tài liệu ảnh chủ yếu theo các nguyên tắc sau: - Xác định tài liệu ảnh có đầy đủ, hoàn chỉnh? - Xác định hồ sơ đó có phản ảnh đầy đủ một sự kiện, vấn đề nào đó? - Xác định hình ảnh, phim ảnh và phần thuyết minh của mỗi ảnh có đầy đủ, phù hợp? - Xác định chất lƣợng của hình ảnh 2.4. Thu thập, bổ sung tài liệu ghi âm vào lƣu trữ Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lƣu trữ cơ quan gồm: Nguồn thu thập, bổ sung là từ các phòng, ban, cá nhân trong từng cơ quan. Thành phần tài liệu cần thu thập bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu đƣợc xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: Các hồ sơ nguyên tắc đƣợc dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc; hồ sơ về những công việc chƣa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc đã trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì; các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo. Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lƣu trữ lịch sử gồm: Nguồn thu thập, bổ sung là từ lƣu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử do Chủ tịch UBND cấp tỉnh quyết định. Thành phần tài liệu cần thu thập là các hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn. 3. Xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, điện tử 15
3.1. Khái niệm, ý nghĩa, tác dụng Không phải tất cả mọi tài liệu đƣợc sản sinh ra trong quá trình họat động của các cơ quan và cá nhân tiêu biểu đều có giá trị nhƣ nhau và đều đƣợc lƣu trữ tất cả. Vấn đề là ở chỗ cần phải lựa chọn nhƣ thế nào để chỉ đƣa vào lƣu trữ những tài liệu có giá trị bảo quản lâu dài và vĩnh viễn. Muốn vậy phải tiến hành công việc lựa chọn, đánh giá tài liệu, tức là dựa trên những nguyên tắc, phƣơng pháp và tiêu chuẩn nhất định để nghiên cứu và qui định thời hạn bảo quản của từng tài liệu hình thành trong họat động của các cơ quan, các cá nhân tiêu biểu theo giá trị của các tài liệu đó về mặt có ý nghĩa lƣu trữ. Công việc này chính là xác định giá trị tài liệu (đánh giá tài liệu lƣu trữ). Việc xác định giá trị tài liệu nhằm mục đích qui định thời hạn bảo quản tài liệu, lọai ra để hủy bỏ những tài liệu đã hết gía trị, nhƣ vậy sẽ đảm bảo giữ gìn đƣợc những tài liệu có giá trị mà lại giảm bớt chi phí bảo quản, tạo điều kiện để sử dụng có hiệu quả tài liệu lƣu trữ. Nhƣ vậy, mục đích, ý nghĩa, yêu cầu của công tác xác định giá trị tài liệu lƣu trữ là:  Qui định thời hạn cần thiết cho việc bảo quản tài liệu, lọai ra những tài liệu lƣu trữ hết giá trị.  Xác định đúng giá trị tài liệu sẽ bảo quản đƣợc những tài liệu quí, đồng thời hủy bỏ những tài liệu thực sự hết ý nghĩa nhằm gỉam bớt chi phí không cần thiết cho việc lƣu trữ những tài liệu đó.  Công tác xác định giá trị tài liệu lƣu trữ cần đảm bảo các yêu cầu chính xác và thận trọng. 3.2. Nguyên tắc Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu theo thời kỳ lịch sử: Yêu cầu khi thu thập, bổ sung tài liệu của thời kỳ lịch sử nào phải để riêng theo thời kỳ lịch sử ấy. Nguyên tắc này giúp chúng ta xác định đƣợc nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào các kho lƣu trữ trung ƣơng và địa phƣơng, đồng thời xác định đúng địa chỉ nộp lƣu sau khi thu thập, sƣu tầm đƣợc. Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo phông lưu trữ: Tài liệu của một phông nếu bị phân tán ở nhiều nơi sẽ khó khăn cho việc phân loại, thống kê, xác định giá trị tài liệu, phá vỡ mối liên hệ mật thiết của các sự kiện, các vấn đề 16
đƣợc phản ánh trong tài liệu của phông. Vì vậy, tài liệu của một phông nhất thiết không đƣợc phân tán ở các kho lƣu trữ khác nhau. Nguyên tắc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông: Khối phông lƣu trữ bao gồm những phông lƣu trữ độc lập hoàn chỉnh có quan hệ với nhau về nội dung tài liệu và có những đặc điểm giống nhau. Vì vậy, việc thu thập, bổ sung tài liệu theo khối phông sẽ có lợi cho việc bảo quản và tổ chức sử dụng. Ví dụ: phông Ban Tổ chức chính quyền tỉnh A và phông Sở Nội vụ tỉnh A là 02 phông độc lập nhƣng nội dung tài liệu có liên quan chặt chẽ với nhau vì cùng phản ánh chức năng, nhiệm vụ cơ bản giống nhau. 3.3 Phƣơng pháp Thu thập và bổ sung tài liệu đều nhằm mục đích hoàn chỉnh phông lƣu trữ. Để thu thập, bổ sung tài liệu chính xác, cần phải xác định đúng nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập vào lƣu trữ cơ quan và lƣu trữ lịch sử. Cụ thể: - Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lƣu trữ cơ quan gồm: Nguồn thu thập, bổ sung là từ các phòng, ban, cá nhân trong từng cơ quan. Thành phần tài liệu cần thu thập bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu đƣợc xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: Các hồ sơ nguyên tắc đƣợc dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết công việc; hồ sơ về những công việc chƣa giải quyết xong; hồ sơ phối hợp giải quyết công việc đã trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì; các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo. - Nguồn và thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung vào lƣu trữ lịch sử gồm: Nguồn thu thập, bổ sung là từ lƣu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục nguồn nộp lƣu tài liệu vào lƣu trữ lịch sử do Chủ tịch UBND cấp tỉnh quyết định. Thành phần tài liệu cần thu thập là các hồ sơ, tài liệu bảo quản vĩnh viễn. Để xác định đúng nguồn và thành phần tài liệu, yêu cầu đặt ra là các cơ quan, tổ chức phải xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm, Danh mục thành phần tài liệu và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu để làm cơ sở quản lý tài liệu hình thành trong hoạt động của từng cơ quan và làm cơ sở để thu thập, bổ sung tài liệu lƣu trữ. Trên cơ sở tài liệu đã thu thập thực tế của từng phông lƣu trữ, ngƣời làm lƣu trữ dựa vào nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện phải thu thập để xem xét mức độ hoàn thiện của các hồ sơ và của phông lƣu trữ. Từ đó, xác định những 17
tài liệu còn thiếu, xác định nguồn bổ sung, đề xuất các biện pháp, cách thức thực hiện để tiến hành tìm kiếm, bổ sung hoàn chỉnh phông lƣu trữ. 3.4 Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu nghe nhìn, điện tử Việc xác định giá trị tài liệu cần đƣợc tiến hành dựa vào các tiêu chuẩn chủ yếu và tƣơng đối thông dụng nhƣ sau: +Tiêu chuẩn ý nghĩa, nội dung của tài liệu. +Tiêu chuẩn tác giả của tài liệu. +Tiêu chuẩn ý nghĩa cơ quan hình thành phông. +Tiêu chuẩn sự lặp lại thông tin trong tài liệu. +Tiêu chuẩn thời gian và địa điểm hình thành tài liệu. +Tiêu chuẩn mức độ hòan chỉnh và khối lƣợng của phông lƣu trữ. +Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý của tài liệu. +Tiêu chuẩn tình trạng vật lý của tài liệu. +Tiêu chuẩn ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và đặc điểm hình thành tài liệu. 3.4.1.Tiêu chuấn ý nghĩa nôi dung của tài liệu Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung của tài liệu có tầm quan trọng hàng đầu trong công tác xác định giá trị tài liệu lƣu trữ và nó quyết định thời hạn bảo quản dài hay ngắn hoặc có thể hủy ngay tài liệu mà không cần đƣa vào lƣu trữ. Những nội dung thông tin của tài liệu có thể liên quan nhiều hay ít đến chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của cơ quan hay cá nhân đƣợc giao phó. Những tài liệu liên quan trực tiếp đến những vấn đề đó thƣờng đƣợc ƣu tiên lựa chọn đƣa vào lƣu trữ và thời hạn bảo quản thƣờng đƣợc qui định dài hơn. Những tài liệu đƣợc coi là có gía trị nhất là những tài liệu có nội dung chứa đựng các thông tin về chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc, về quá trình tổ chức thực hiện các chủ trƣơng, chính sách đó và về các kết quả đạt đƣợc. Tiếp đó, các tài liệu có giá trị lớn là những tài liệu có nội dung phản ánh quá trình lao động, sản xúât và chiến đấu bảo vệ tổ quốc, những tài liệu liên quan đến những sự kiện quan trọng của lịch sử dân tộc và lịch sử Đảng… Khi xác định giá trị nội dung tài liệu cũng cần xuất phát từ mục tiêu sử dụng của các tài liệu và mối liên quan của tài liệu đó với các tài liệu khác có trong phông lƣu trữ, đồng thời còn phải xem xét cả ý nghĩa thực tiễn của chúng. 3.4.2.Tiêu chuấn tác giã tài liệu 18
Tác giả tài liệu là cơ quan hay cá nhân lập ra tài liệu. Tài liệu của một cơ quan có thể bao gồm nhiều tác giả khác nhau, trong đó mỗi tài liệu đều có vị trí, ý nghĩa riêng của nó. Tuy nhiên, tài liệu mà tác giả là chính cơ quan sản sinh ra sẽ có giá trị cao, sau đó mới đến tài liệu do các tác giả khác gửi tới. Những tài liệu nhận từ bên ngòai đƣợc xác định giá trị theo thứ tự: tài liệu do cơ quan cấp trên gửi xuống, tài liệu do cấp dƣới gửi lên và tài liệu do cơ quan ngang cấp gửi tới. Đối với các tài liệu thụôc phông lƣu trữ cá nhân tiêu chuẩn tác giả là một trong những tiêu chuẩn quan trọng và đƣợc áp dụng phổ biến. Tài liệu của những cá nhân tiêu biểu dù nội dung đơn giản vẫn đƣợc giữ lại bảo quản vĩnh viễn. 3.4.3.Tiêu chuấn ý nghĩa cơ quan hình thành phông Giá trị tài liệu lƣu trữ hình thành trong quá trình họat động của một cơ quan, tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào chức năng, nhiệm vụ và phạm vi họat động của chính cơ quan, tổ chức đó. Khi áp dụng tiêu chuẩn này cũng cần phải xét đến vai trò và ý nghĩa của cơ quan hoặc cá nhân lập ra tài liệu. Vị trí của cơ quan trong hệ thống bộ máy nhà nƣớc hay trong các tổ chức, các đảng phái, cũng nhƣ vai trò của cá nhân trong xã hội có ảnh hƣởng rất lớn đến giá trị của tài liệu do các cơ quan hay cá nhân đó chế tác ra. Đặc biệt phải chú ý đến những tài liệu do các cơ quan có vị trí hàng đầu trong bộ máy nhà nƣớc sản sinh ra. Những tài liệu này là nguồn bổ sung quan trọng nhất cho thành phần phông lƣu trữ quốc gia. Các tài liệu của những cơ quan không có vai trò lớn trong họat động của bộ máy nhà nƣớc đƣợc lựa chọn chủ yếu nhằm phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử, sử dụng thông tin quá khứ của cơ quan hình thành phông. 3.4.4.Tiêu chuấn sự lặp lại thông tin trong tài liệu Tài liệu hình thành trong quá trình họat động của các cơ quan, cá nhân có thể có rất nhiều lọai mang thông tin lặp lại hay hình thành trên cơ sở sử dụng các thông tin từ những tài liệu khác. Sự lặp lại thông tin trong tài liệu có thể do: - Nhu cầu họat động quản lý đòi hỏi các cơ quan phải thƣờng xuyên xây dựng các văn bản mới dựa trên cơ sở sử dụng lại các thông tin ở các văn bản khác. - Khi sao in các văn bản của cấp trên để phổ biến cho các đơn vị, các cán bộ dƣới quyền, hoặc cũng có thể do yếu tố chủ quan tạo nên nhƣ trình độ tổ chức, quản lý công tác văn phòng, công tác quản lý công văn, giấy tờ chƣa chặt chẽ, khoa học… 19