Link xem tivi trực tuyến nhanh nhất xem tivi trực tuyến nhanh nhất xem phim mới 2023 hay nhất xem phim chiếu rạp mới nhất phim chiếu rạp mới xem phim chiếu rạp xem phim lẻ hay 2022, 2023 xem phim lẻ hay xem phim hay nhất trang xem phim hay xem phim hay nhất phim mới hay xem phim mới link phim mới

intTypePromotion=1
ADSENSE

Giáo trình Lý thuyết nghiệp vụ lễ tân: Phần 2 - CĐ Du lịch Hà Nội

Chia sẻ: Tri Mệnh | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:185

30
lượt xem
1
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

(NB) Giáo trình Lý thuyết nghiệp vụ lễ tân: Phần 2 cung cấp cho bạn đọc những kiến thức về công việc thanh toán cho khách trả buồng của lễ tân khách sạn. Nội dung chính trong phần này gồm có: Khái quát chung về công việc thanh toán cho khách trả buồng; tổng hợp chi phí; tài khoản; các phương tiện tổng hợp chi phí và các loại hóa đơn thanh toán; quá trình theo dõi, thu thập, cập nhật và tổng hợp chi phí của khách; kiểm toán ban đêm;... Mời các bạn cùng tham khảo để biết thêm các nội dung chi tiết.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Lý thuyết nghiệp vụ lễ tân: Phần 2 - CĐ Du lịch Hà Nội

  1. CHƢƠNG 6: PHỤC VỤ KHÁCH THANH TOÁN TRẢ BUỒNG Giới thiệu: Chương Phục vụ khách thanh toán trả buồng trang bị cho sinh viên những kiến thức sau: - Khái quát về công việc thanh toán trả buồng. - Quá trình theo dõi, thu thập, cập nhật và tổng hợp chi phí. - Hoạt động của nhân viên thu ngân trƣớc khi khách thanh toán trả buồng. - Quy trình thanh toán cho các đối tƣợng khách và cách xử lý một số tình huống thƣờng xảy ra khi làm thủ tục thanh toán. - Những công việc sau khi thanh toán. Mục tiêu: - Sau khi học xong chƣơng này sinh viên phải: - Trình bày đƣợc quy trình theo dõi, cập nhật chi phí của khách vào hồ sơ thanh toán - Giải thích đƣợc phƣơng pháp xử lý các phƣơng thức, hình thức, thanh toán khác nhau. - Liệt kê đƣợc các công việc chuẩn bị phục vụ khách trả buồng. - Mô tả đƣợc quy trình cơ bản khi phục vụ khách trả buồng. - Liệt kê đƣợc các công việc cần thực hiện sau khi khách trả buồng. Nội dung chính: 6.1. Khái quát chung về Công việc thanh toán cho khách trả buồng 6.1.1. Khái quát về công việc thanh toán cho khách trả buồng Công việc thanh toán và tiễn khách đƣợc thực hiện vào giai đoạn 4 của một chu trình phục vụ khách. Thực chất của công việc thanh toán là thực hiện một số thủ tục để khách thanh toán các chi phí đã sử dụng trong suốt thời gian lƣu trú và trả lại buồng cho khách sạn. 6.1.2. Tầm quan trọng của công việc thanh toán cho khách trả buồng Công việc thanh toán đóng vai trò rất quan trọng trong chu trình phục vụ khách, góp phần tạo cho khách ấn tƣợng tốt đẹp cuối cùng và trọn vẹn về khách sạn. Để thực hiện thanh toán nhanh chóng và chính xác cho khách, nhân viên thu ngân cần chuẩn bị thanh toán thật chu đáo, cẩn thận và chính xác cho từng đối tƣợng khách. Nhân viên thu ngân của bộ phận lễ tân đóng vai trò rất quan trọng trong việc theo dõi, thu thập, cập nhật và tổng hợp các chi phí của khách. 6.2. Tổng hợp chi phí 6.2.1. Khái quát về công việc tổng hợp chi phí Tổng hợp chi phí thực chất là việc theo dõi, thu thập, cập nhật và tổng hợp các chi phí của khách để thanh toán cho khách khi khách trả buồng và rời khách sạn. Việc tổng hợp chính xác các chi phí của khách đóng vai trò quyết định đối 180
  2. với hiệu quả công việc thanh toán cho khách. Công việc thanh toán có đạt hiệu quả cao hay không phụ thuộc vào chất lƣợng của công việc theo dõi, thu thập, cập nhật và tổng hợp chi phí hay còn gọi là kế toán lễ tân. 6.2.1.1. Quá trình tổng hợp chi phí Quá trình tổng hợp chi phí của khách kéo dài và bao trùm toàn bộ chu trình phục vụ khách. Quá trình này bắt đầu từ khi khách đặt buồng bảo đảm bằng hình thức đặt cọc hoặc thanh toán trƣớc, tiếp tục trong suốt quá trình khách lƣu trú và kéo dài cho đến khi khách thanh toán trả buồng và rời khách sạn. ở mỗi giai đoạn trong chu trình phục vụ khách nhân viên lễ tân thực hiện một số nhiệm vụ tổng hợp thanh toán cụ thể nhất định. 6.2.1.2. Nhiệm vụ tổng hợp chi phí qua các giai đoạn của một chu trình phục vụ khách Quá trình tổng hợp và tính toán các chi phí của khách trải qua các giai đoạn sau:  Giai đoạn trƣớc khi khách đến khách sạn Nếu khách đặt cọc trƣớc thì quá trính theo dõi chi phí của khách có thể bắt đầu từ trƣớc khi khách đến khách sạn làm thủ tục đăng ký. Công việc cụ thể của nhân viên thu ngân trong giai đoạn này gồm: Thu thập các số liệu liên quan đến đặt buồng có bảo đảm của khách. Tổng hợp các khoản khách thanh toán trƣớc hoặc đặt cọc trƣớc.  Giai đoạn khách đến khách sạn Nhân viên lễ tân thực hiện xong việc đăng ký khách sạn cho khách và tiếp tục thực hiện những công việc sau: Mở tài khoản cho các khách hàng. Theo dõi và duy trì việc cập nhật các chi phí mới phát sinh của khách.  Giai đoạn khách lƣu trú tại khách sạn Khách lƣu trú tại khách sạn và sử dụng các dịch vụ của khách sạn, nhân viên thu ngân thực hiện các công việc sau: Theo dõi, thu thập, cập nhật và tổng hợp các chi phí của khách. Theo dõi và xử lý giới hạn nợ của khách. Liên lạc với các cơ quan hữu quan để kiểm tra lại tính hợp lệ của các hình thức thanh toán.  Giai đoạn khách thanh toán trả buồng và rời khách sạn Nhân viên lễ tân cần thực hiện những công việc sau: Chuẩn bị và thanh toán cho khách. 181
  3. Thực hiện các công việc sau khi thanh toán. 6.2.2. Các chức năng cơ bản của kế toán lễ tân 6.2.2.1. Chức năng thực hiện Thực hiện việc theo dõi, thu thập, cập nhật các chi phí của khách vào tài khoản của khách hoặc tài khoản không phải của khách. Thực hiện việc tổng hợp các chi phí của khách để theo dõi và thanh toán cho khách khi khách trả buồng và rời khách sạn. 6.2.2.2. Chức năng đảm bảo Đảm bảo việc kiểm tra nội bộ các giao dịch với khách và các chi phí của khách. Đảm bảo cho việc thanh toán các chi phí của khách một cách nhanh chóng và chính xác. 6.3. Tài khoản Tài khoản sử dụng trong tổng hợp thanh toán là phƣơng tiện sử dụng để phản ánh các khoản chi phí phát sinh qua các giao dịch (phát sinh tăng hoặc phát sinh giảm), thông qua tài khoản các chi phí phát sinh đƣợc tích luỹ và tổng hợp. Khi các giao dịch diễn ra, các chi phí phát sinh sẽ đƣợc ghi chép và phản ánh trong tài khoản. Số dƣ của tài khoản là kết quả của việc tổng kết các khoản phát sinh tăng và phát sinh giảm trong tài khoản. 6.3.1. Các khoản phát sinh tăng Trong tài khoản của khách có thể có những chi phí phát sinh sau: Chi phí dịch vụ buồng ngủ. Chi phí dịch vụ ăn uống. Chi phí dịch vụ điện thoại. Chi phí dịch vụ giặt là. Chi phí các dịch vụ khác. Tạm ứng (vay) V.v... 6.3.2. Các khoản phát sinh giảm Đặt cọc hoặc trả trƣớc. Thanh toán trƣớc một phần chi phí. Thanh toán hộ khách. v.v... 6.3.3. Tài khoản của khách 182
  4. Tài khoản sử dụng trong tổng hợp thanh toán thƣờng có hai loại: Tài khoản của khách và tài khoản không phải của khách. Tài khoản của khách là tài khoản phản ánh các chi phí phát sinh từ các giao dịch tài chính diễn ra giữa khách với khách sạn và chỉ sử dụng cho đối tƣợng khách đang lƣu trú tại khách sạn. Tài khoản của khách đƣợc mở khi khách đặt buồng bằng hình thức đặt cọc hoặc trả trƣớc toàn bộ chi phí cho dịch vụ lƣu trú vào thời điểm khách đăng ký khách sạn. Tài khoản của khách có thể mở cho từng khách, từng buồng hoặc từng đoàn. Trong thời gian khách lƣu trú tại khách sạn lễ tân có nhiệm vụ theo dõi và cập nhật các chi phí của khách phát sinh từ các giao dịch tài chính. Khi khách thanh toán nhân viên thu ngân sẽ tổng kết tài khoản của khách và khách sẽ thanh toán theo số dƣ của tài khoản. 6.3.4. Tài khoản không phải của khách Tài khoản không phải của khách là loại tài khoản xuất hiện trong một số trƣờng hợp sau: Tài khoản của khách đã trả buồng nhƣng chƣa thanh toán hoặc một số khoản mục khách chƣa thanh toán do chƣa nhất trí. Tài khoản của các đoàn khách du lịch do các công ty lữ hành hoặc các đại lý du lịch chịu trách nhiệm thanh toán và thƣờng đƣợc đƣa vào các khoản nợ trả chậm. Tài khoản của những khách đặt buồng bảo đảm nhƣng không tới cũng không báo huỷ đặt buồng. Tài khoản thanh toán bằng thẻ tín dụng với các công ty phát hành thẻ. Tài khoản của khách sạn dùng cho những khách đƣợc hƣởng ƣu đãi. Những tài khoản không phải của khách thƣờng do bộ phận kế toán của khách sạn chịu trách nhiệm thu ngân và quyết toán hàng tháng. 6.3.5. Số dư tài khoản Số dƣ tài khoản là hiệu số giữa các khoản phát sinh tăng và các khoản phát sinh giảm. Thông thƣờng số dƣ tài khoản là số tiền mà khách phải thanh toán khi khách trả buồng và rời khách sạn. 6.4. Các phƣơng tiện tổng hợp chi phí và các loại hoá đơn thanh toán 6.4.1. Các phương tiện tổng hợp chi phí Thực chất của công việc tổng hợp thanh toán là thu thập, theo dõi, cập nhật và tổng hợp các chi phí của khách. Để thực hiện đƣợc công việc này đòi hỏi phải có những phƣơng tiện chuyên dụng. Ngày nay hầu hết các khách sạn lớn cập nhật chi phí vào các tài khoản của khách đã đƣợc mở trong máy vi tính. Các khách sạn nhỏ và vừa sử dụng cả phƣơng tiện thủ công và máy vi tính để cập nhật chi phí của khách. Cho dù phƣơng tiện tổng hợp chi phí là thủ công hay máy vi tính thì nguyên tắc kế toán vẫn giống nhau. 183
  5. 6.4.1.1. Mục tiêu của các phương tiện tổng hợp chi phí của khách Để giúp bộ phận lễ tân của khách sạn có thể theo dõi và ghi lại các giao dịch tài chính của khách, khách sạn cần phải có các phƣơng tiện tổng hợp chi phí. Mục tiêu của các phƣơng tiện tổng hợp chi phí cho dù là thủ công hay máy vi tính là: Theo dõi và ghi lại các giao dịch tài chính trong suốt cả chu trình phục vụ khách. Lập và duy trì việc kiểm soát các hồ sơ, tài khoản của khách. Hoàn chỉnh một phƣơng pháp hữu hiệu trong việc kiểm soát nội bộ. Thu thập các khoản thanh toán cho tất cả các giao dịch của khách. * Mọi giấy tờ và chứng từ liên quan đến việc thanh toán của khách phải đƣợc lƣu giữ cẩn thận. 6.4.1.2. Các phương tiện tổng hợp chi phí Cho dù các phƣơng tiện tổng hợp chi phí trong các khách sạn bằng hệ thống thủ công hoặc máy vi tính nhƣng nguyên tắc lập và ghi các chi phí của khách đều giống nhau. Nhân viên lễ tân cần phải làm quen với phƣơng tiện cập nhật chi phí trong khách sạn của mình.  Máy vi tính ứng dụng của máy vi tính tại bộ phận thanh toán trong khách sạn ở các khách sạn đã đƣợc vi tính hoá, các phần mềm ứng dụng trong lĩnh vực khách sạn hỗ trợ rất nhiều cho công việc lễ tân nói chung và tổng hợp thanh toán nói riêng. Công việc tổng hợp thanh toán là một công việc rất phức tạp, đặc biệt là đối với những khách sạn lớn đông khách hay vào thời điểm đông khách. Quá trình theo dõi cập nhật và tổng hợp chi phí của khách đòi hỏi một lƣợng nhân công lớn để thực hiện xử lý những nghiệp vụ và đƣa ra kết quả nhanh chóng. Nhờ có tốc độ xử lý thông tin nhanh, máy vi tính luôn cho những kết quả kịp thời làm nâng cao hiệu quả công việc. Ƣu điểm của hệ thống máy vi tính sử dụng trong việc thanh toán ứng dụng của máy vi tính trong việc thanh toán hoá đơn khách hàng đã thay đổi cơ bản quy trình thanh toán hoá đơn. Máy vi tính là phƣơng tiện kết nối nhiều hệ thống của bộ phận lễ tân kể cả hệ thống thanh toán hoá đơn. Máy vi tính rất phù hợp với công việc tính toán trong khách sạn và việc thanh toán tài khoản của khách là một trong những ứng dụng tiêu biểu nhất của máy vi tính. Việc sử dụng máy vi tính sẽ tạo lập hoá đơn của khách chính xác và nhanh hơn nhiều so với các hệ thống thanh toán hoá đơn khác. Hoạt động của máy vi tính trong thanh toán 184
  6. Khi nhân viên lễ tân làm xong thủ tục đăng ký khách sạn và vào máy tính mọi thông tin về khách, hoá đơn của khách đƣợc tự động mở trong máy tính và mọi chi phí của khách sẽ đƣợc cập nhật vào tài khoản của khách và sẽ đƣợc lƣu vào bộ nhớ của máy. Mọi chi phí của khách để tạo thành hoá đơn có thể đƣợc hiển thị trên màn hình và in ra bất cứ lúc nào theo yêu cầu của khách. (Tham khảo phụ lục 95)  Sổ cái kế toán lễ tân Sổ cái kế toán lễ tân là phƣơng tiện thủ công mà các khách sạn có thể sử dụng để theo dõi, cập nhật và tổng hợp các chi phí của khách. Nguyên tắc thanh toán bằng sổ cái kế toán dựa trên cơ sở ghi các khoản chi phí hai lần. Khi khách sử dụng dịch vụ của khách sạn và hoá đơn của khách đƣợc chuyển cho bộ phận lễ tân. Nhân viên thu ngân lễ tân sẽ vào sổ cái kế toán (sổ kho) và sổ cái kế toán lễ tân các dịch vụ khách đã sử dụng. Hàng ngày bộ phận kế toán sẽ đối chiếu và cân đối hai sổ trên. Sổ cái kế toán lễ tân theo dõi các chi phí giao dịch nợ, thanh toán và nợ hiện tại của từng tài khoản của khách hàng ngày. Sổ cái kế toán lễ tân còn có thể cho biết doanh số của từng loại dịch vụ trong một thời kỳ nhất định. Có hai cách trình bầy sổ cái kế toán lễ tân theo hàng dọc hoặc hàng ngang nhƣng về nguyên tắc thì vẫn giống nhau. Thông thƣờng sổ cái kế toán lễ tân có hai loại: Sổ cái kế toán của khách và sổ cái kế toán không phải của khách. (Tham khảo phụ lục 62)  Bảng theo dõi và tổng hợp các chi phí của khách (Tham khảo phụ lục 60, 61 và 96) Bảng theo dõi và tổng hợp chi phí của khách là một phƣơng tiện thủ công khác mà các khách sạn chƣa đƣợc vi tính hoá thƣờng sử dụng để theo dõi, thu thập, cập nhật và tổng hợp các chi phí của khách. Khác với sổ cái kế toán lễ tân sử dụng để theo dõi chí phí của tất cả các khách trong khách sạn trong từng ngày, bảng theo dõi các chi phí của khách theo dõi chí phí của từng khách, từng buồng hoặc từng đoàn khách trong suốt thời gian họ lƣu trú tại khách sạn. Bảng tổng hợp và theo dõi chi phí đƣợc sử dụng để phản ánh việc tổng hợp các chi phí của khách phát sinh trong toàn bộ quá trình lƣu trú của khách. Bảng theo dõi và tổng hợp chi phí do nhân viên lễ tân lập trên cơ sở tổng hợp các chi phí từ các hoá đơn dịch vụ mà khách sử dụng. Bảng tổng hợp chi phí là cơ sở để thanh toán với khách, để viết hoá đơn thanh toán khi khách trả buồng và rời khách sạn. Bảng theo dõi và tổng hợp các chi phí của khách là một phƣơng tiện rất hữu ích, nó giúp cho việc theo dõi, cập nhật và tổng hợp chi phí vào các tài 185
  7. khoản của khách và nó còn là phƣơng tiện để khách hàng có thể kiểm tra lại các chi phí của họ trong suốt thời gian lƣu trú tại khách sạn.  Sổ buồng/sổ sơ đồ buồng ở một số khách sạn chƣa đƣợc vi tính hoá, lễ tân có thể sử dụng sổ buồng để theo dõi các chi phí của khách. Các chi phí phát sinh của mỗi buồng cũng nhƣ các sự kiện xảy ra hàng ngày đƣợc ghi chép vào một quyển sổ gọi là sổ buồng và nhân viên lễ tân phải thƣờng xuyên theo dõi. Khi khách đăng ký khách sạn, nhân viên lễ tân xếp buồng cho khách, mở tài khoản cho khách và các thông tin bắt đầu đƣợc theo dõi ghi chép và đƣợc tổng hợp. Hàng ngày nhân viên lễ tân ghi các chi phí của khách vào các ô đại diện cho từng buồng của khách. Tuỳ thuộc vào thời gian lƣu trú của khách, tổng số chi phí của ngày hôm trƣớc sẽ tiếp tục đƣợc chuyển sang ngày hôm sau (còn gọi là sang sổ) và cộng với các chi phí mới. Khi khách thanh toán trả buồng và rời khách sạn, nhân viên lễ tân căn cứ vào tổng số tiền đã cập nhật hàng ngày trên sổ buồng mà lập hoá đơn cho khách. Sau khi khách thanh toán trả buồng và rời khách sạn các dữ liệu trên sẽ đƣợc khoá lại. Một quy trình nhƣ vậy sẽ lặp lại khi có khách mới đăng ký vào buồng đó. 6.4.2. Các loại hoá đơn 6.4.2.1. Hoá đơn thanh toán dịch vụ Hoá đơn thanh toán dịch vụ là hoá đơn phản ánh các chi phí của khách phát sinh khi tiêu dùng một dịch vụ nhất định nào đó của khách sạn. Hoá đơn thanh toán dịch vụ do các bộ phận cung cấp dịch vụ của khách sạn lập khi khách tiêu dùng dịch vụ tại các bộ phận đó. Hoá đơn thanh toán dịch vụ có tác dụng theo dõi chi phí của khách khi khách sử dụng các dịch vụ của khách sạn và hoá đơn dịch vụ là cơ sở để nhân viên thu ngân lễ tân theo dõi và tổng hợp toàn bộ các chi phí của khách tiêu dùng các dịch vụ trong khách sạn. Hàng ngày các bộ phận cung cấp dịch vụ chuyển các hoá đơn thanh toán dịch vụ về bộ phận lễ tân và nhân viên lễ tân sử dụng các số liệu trong các hoá đơn này để theo dõi cập nhật và tổng hợp các chi phí vào các tài khoản của khách. Hoá đơn thanh toán dịch vụ có thể đƣợc thiết kế theo nhiều hình thức khác nhau tuỳ theo ý tƣởng của từng khách sạn. Một hoá đơn thanh toán dịch vụ có thể đƣợc thiết kế chung cho tất cả các dịch vụ hoặc có thể đƣợc thiết kế riêng cho từng dịch vụ nhất định. (Tham khảo phụ lục 97 và 98) 6.4.2.2. Hoá đơn giá trị gia tăng Có hai loại hoá đơn giá trị gia tăng:  Hoá đơn giá trị gia tăng do Bộ Tài chính nƣớc Việt Nam phát hành Hoá đơn giá trị gia tăng (VAT) do Bộ Tài chính phát hành cho các doanh nghiệp sử dụng và có trách nhiệm đóng thuế giá trị gia tăng cho nhà nƣớc. Một quyển hoá đơn VAT gồm 50 hoá đơn. Mỗi hoá đơn có 3 liên. Liên 1 có mầu tím, 186
  8. liên này không đƣợc xé khỏi quyển hoá đơn và để sở thuế kiểm tra. Liên 2 có màu đỏ và là liên để giao cho khách hàng. Liên 3 có màu xanh và cũng không đƣợc xé khỏi quyển hoá đơn. Nhƣ vậy mỗi quyển hoá đơn sau khi sử dụng hết phải còn 100 liên mới hợp lệ. (Tham khảo phụ lục 99)  Hoá đơn giá trị gia tăng chuyên dụng Hoá đơn giá trị gia tăng chuyên dụng là loại hoá đơn do Bộ Tài chính cho phép các doanh nghiệp kinh doanh chịu trách nhiệm nộp thuế VAT cho chính phủ đƣợc lập trong máy vi tính. Đối với loại hoá đơn này nhân viên thu ngân không phải lập hoá đơn theo kiểu thủ công mà hoá đơn của khách tự động đƣợc lập khi các chi phí đƣợc cập nhật vào tài khoản của khách. Khi làm thủ tục thanh toán cho khách nhân viên thu ngân chỉ việc in hoá đơn thanh toán từ máy vi tính để giao cho khách. (Tham khảo phụ lục 100 và 101) 6.5. Quá trình theo dõi, thu thập, cập nhật và tổng hợp chi phí của khách 6.5.1. Tầm quan trọng của công việc theo dõi, thu thập, cập nhật và tổng hợp các chi phí của khách Công việc theo dõi, thu thập, cập nhật và tổng hợp các chi phí của khách là một quá trình diễn ra liên tục trong suốt chu trình phục vụ khách từ khi khách đặt buồng bảo đảm cho đến khi khách thanh toán trả buồng và rời khách sạn. Công việc này đóng vai trò vô cùng quan trọng trong hoạt động của lễ tân vì nó góp phần tạo uy tín cho khách sạn và thu đủ doanh thu cho khách sạn. Việc theo dõi, cập nhật và tổng hợp chi phí chính xác giúp cho việc thanh toán nhanh và chính xác. Nhân viên lễ tân cần đánh giá đúng tầm quan trọng của công việc cập nhật và tổng hợp chi phí vào các tài khoản của khách để thu đủ doanh thu cho khách sạn và tối đa hoá mức độ hài lòng của khách khi khách thanh toán trả buồng và rời khách sạn. 6.5.2. Quá trình theo dõi, thu thập, cập nhật và tổng hợp chi phí. 6.5.2.1. Một số công việc cần thực hiện trước khi cập nhật chi phí vào các tài khoản của khách Trƣớc khi cập nhật chi phí từ các hoá đơn dịch vụ vào các tài khoản của khách nhân viên lễ tân cần thực hiện các công việc sau: Kiểm tra tính hợp lệ của hoá đơn dịch vụ (chữ ký của ngƣời bán hàng, chữ ký của khách hàng, đơn vị bán hàng, số buồng của khách). Kiểm tra kỹ lƣỡng các mức giá Đổi mức giá chƣa có phí phục vụ và thuế giá trị gia tăng (giá ++) sang mức giá đã bao gồm phí phục vụ và thuế giá trị gia tăng (đƣợc gọi là giá net hay còn gọi là giá bán) theo công thức: Giá++ = Giá x 1.155 = Giá nett Ví dụ: 100.000 ++ = 100.000 x 1.155 = 115.500 N Chuyển số tiền bằng ngoại tệ trong hoá đơn dịch vụ sang đồng Việt Nam 187
  9. theo tỷ giá hối đoái hiện hành nếu khách sạn không có tài khoản ngoại tệ. Ví dụ 100.00 USD x 18.370 = 1.837.000 VND - Trừ số tiền đƣợc giảm trƣớc khi cập nhật chi phí vào các phƣơng tiện theo dõi chi phí nếu một số dịch vụ đƣợc giảm giá: Ví dụ: Buồng ngủ giá 50 USD/ 1đêm đƣợc giảm 5% Tiền buồng ngủ = 50 USD -(50 USD x 0,05)= $47.50 Chú ý: Nhân viên lễ tân phải cập nhật các chi phí vào đúng tài khoản của khách hàng và lƣu các hoá đơn đã cập nhật xong vào túi đựng hồ sơ thanh toán của từng buồng làm chứng từ gốc để tra cứu khi thanh toán. 6.5.2.2. Theo dõi, thu thập, cập nhật và tổng hợp chi phí cho các đối tượng khách Cập nhật chi phí cho một khách cá nhân tự thanh toán mọi chi phí theo giá net (giá bán). (Tham khảo phụ lục 102) Cập nhật chi phí cho khách cá nhân là khách công ty, công ty của khách thanh toán tiền buồng, khách tự thanh toán các khoản phụ trội theo giá nét (giá bán). Cập nhật chi phí cho hai/ba khách hàng là khách hội nghị khác cơ quan ở chung buồng và yêu cầu tách hoá đơn tiền buồng cho từng khách. Cập nhật chi phí cho đoàn khách. Công ty thanh toán tiền buồng bằng tài khoản của công ty, khách tự thanh toán các chi phí phụ trội. 6.5.2.3. Sơ đồ quy trình theo dõi, thu thập, cập nhật và tổng hợp các chi phí của khách Quy trình theo dõi, tổng hợp các chi phí của khách có thể đƣợc thể hiện thông qua sơ đồ đơn giản sau: 188
  10. Giai đoạn trƣớc khi khách đến  Khách Số liệu về đặt đặt buồng tại Mở tài khoản. cọc hoặc khách sạn thanh toán Cập nhật các trƣớc chi phí phát sinh ban đầu Số liệu liên Giai đoạn khách đến quan đến đặt  Khách làm thủ tục buồng đảm bảo đăng ký khách sạn Cập nhật chi Phƣơng phí phát sinh tiện theo dõi, tổng Các hoá đơn hợp các Giai đoạn khách lƣu dịch vụ ghi trú tại khách sạn  chi phí chép các chi của Khách tiêu dùng các phí hàng Tổng hợp tài dịch vụ tại khách sạn khoản hàng khách ngày của khách ngày Các chứng từ Tổng hợp giao dịch chuẩn bị thanh khác toán cho khách check-out Các chi phí Giai đoạn khách thanh mới phát sinh. toán trả buồng rời Thực hiện thanh toán cho khách. khách sạn  Khách Hoá đơn, Quyết toán tài khoản của khách. làm thủ tục thanh toán chứng từ chuyển muộn Thực hiện các công việc sau khi trả buồng và rời khách sạn. thanh toán. : Biểu thị tiến trình các giai : Biểu thị quá trình xử lý dữ : Biểu thị tiến trình theo đoạn phục vụ khách. liệu về chi phí phát sinh. dõi, tổng hợp chi phí. Sơ đồ 6.1: Quy trình tổng hợp thanh toán 6.6. Kiểm toán ban đêm 6.6.1. Mục đích của việc kiểm toán ban đêm Kiểm toán ban đêm là việc kiểm tra, đối chiếu các tài khoản của khách với các giao dịch tài chính của khách ở các bộ phận cung cấp dịch vụ nhằm đảm bảo sự chính xác của công việc theo dõi, thu thập, cập nhật và tổng hợp các chi phí 189
  11. của khách. Nói cách khác kiểm toán ban đêm là việc kiểm tra lại công việc tổng hợp thanh toán vào ban đêm. Công việc kiểm toán ban đêm đóng một vai trò rất quan trọng đối với công tác tổng hợp thanh toán và công việc thanh toán cho khách, đảm bảo tính chính xác cho mọi tài khoản. Nhân viên kiểm toán ban đêm có thể là nhân viên thu ngân của bộ phận lễ tân và cũng có thể là nhân viên kế toán của bộ phận kế toán khách sạn và chỉ làm việc vào ca đêm. Công việc của nhân viên kiểm toán đêm âm thầm nhƣng có ý nghĩa rất lớn. Công việc đó đảm bảo cho việc thanh toán có các số liệu chính xác giúp cho việc thanh toán nhanh, chính xác, rút ngắn thời gian chờ đợi của khách và tránh đƣợc những phàn nàn của khách về tài chính khi khách thanh toán. Nhƣ vậy, công việc kiểm toán ban đêm giúp cho hoạt động của bộ phận lễ tân đạt hiệu quản cao. 6.6.2. Hoạt động của nhân viên kiểm toán ban đêm Hoạt động của nhân viên kiểm toán ban đêm bao gồm những công việc chính sau đây: Kiểm tra lại việc theo dõi, cập nhật, tổng hợp các chi phí vào các tài khoản của khách của nhân viên thu ngân trong ngày. Cập nhật nốt các chi phí của khách còn tồn lại từ các ca trƣớc. Kiểm tra và chuẩn bị trƣớc hồ sơ thanh toán cho khách. Kiểm tra giá buồng và việc áp dụng chính sách giá. Kiểm tra giới hạn nợ của khách. Cân đối các tài khoản. Lập báo cáo ca làm viêc và báo cáo thu nhập trong ngày. Lập các báo cáo về tài chính khác trong ngày. Chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho khách Nhận, phân loại và chuyển fax về đêm cho các bộ phận liên quan (Tham khảo phụ lục 103) - Kiểm tra nợ của khách Mục đích của việc kiểm tra nợ của khách là đảm bảo các chi phí của khách vẫn nằm trong giới hạn nợ mà khách sạn cho phép. Giới hạn nợ do khách sạn quy định đối với mỗi tài khoản của khách lƣu trú (đặc biệt là các khách thanh toán bằng tiền mặt) nhằm hạn chế các khoản nợ xấu (khoản nợ có độ mạo hiểm cao/khó đòi) có thể xảy ra đối với khách sạn khi xảy ra tình huống một khách bất kỳ rời khách sạn mà không thanh toán hoặc khoản nợ quá cao khách không có khả năng thanh toán. Trong suốt qúa trình khách lƣu trú, nhân viên kiểm toán cần phải kiểm tra nợ của khách để đảm bảo các khoản nợ của khách không vƣợt quá giới hạn nợ do khách sạn cho phép. Trong trƣờng hợp các khoản nợ của 190
  12. khách vƣợt quá giới hạn nợ cho phép, nhân viên kiểm toán cần phải thông báo cho giám đốc lễ tân biết và có biện pháp xử lý nhƣ yêu cầu khách thanh toán trƣớc một phần hoặc xin gia hạn nợ. Và các công việc khác. 6.7. Hoạt động của nhân viên thu ngân trƣớc khi khách thanh toán trả buồng và rời khách sạn 6.7.1. Những công việc cần thực hiện trước khi khách thanh toán trả buồng 6.7.1.1. Khẳng định lại việc khách trả buồng Để thực hiện tốt công việc thanh toán cũng nhƣ chuẩn bị thanh toán, nhân viên lễ tân cần phải xác định chính xác việc trả buồng và thời gian trả buồng của khách hay nói cách khác là khẳng định lại việc khách trả buồng. Công việc khẳng định trả buồng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của bộ phận thu ngân. Thông qua việc khẳng định trả buồng nhân viên thu ngân có thể tiến hành chuẩn bị việc thanh toán cho khách một các chu đáo, cẩn thận, chính xác, kịp thời giúp cho công việc thanh toán thực hiện nhanh chóng, rút ngắn thời gian chờ đợi của khách khi thanh toán. Đồng thời việc khẳng định trả buồng cho phép nhân viên thu ngân có thể xác định đƣợc một số khách thay đổi kế hoạch hoặc kéo dài thời gian lƣu trú mà không thông báo cho khách sạn hoặc đột xuất rời khách sạn sớm hơn dự định. Do vậy, nhân viên lễ tân cần phải kịp thời nắm bắt tình hình để triển khai công việc thanh toán có hiệu quả. Nhân viên thu ngân có thể căn cứ vào danh sách khách dự định thanh toán hàng ngày để khẳng định việc khách sắp thanh toán, trả buồng và rời khách sạn, đồng thời thông qua giao tiếp với khách để xác định chính xác thời gian khách dự định thanh toán nhằm mục đích phục vụ cho việc chuẩn bị thanh toán và thanh toán. Việc khẳng định khách trả buồng đƣợc thực hiện ít nhất một ngày trƣớc khi khách thanh toán trả buồng. 6.7.1.2. Xác định được thời gian thanh toán của khách Nhân viên thu ngân nên xác định đƣợc thời gian thanh toán của khách để chủ động về buồng ngủ. Thông thƣờng khách phải trả buồng đúng thời gian quy định của khách sạn. Nếu khách muốn gia hạn ở thêm hoặc thanh toán muộn hơn thời gian quy định, nhân viên lễ tân phải kiểm tra khả năng đáp ứng buồng và thông báo cho khách biết để cả hai phía khách và khách sạn cùng có kế hoạch chủ động trong công việc. 6.7.1.3. Tìm hiểu nhu cầu xách giúp hành lý của khách Vì vấn đề tế nhị và luôn tạo cho khách có cảm giác đƣợc quan tâm, nhân viên lễ tân nên hỏi xem khách có muốn nhân viên vận chuyển hành lý xách giúp hành lý từ buồng khách xuống quầy lễ tân không và nếu khách đồng ý thì chủ động thông báo cho bộ phận hỗ trợ đón tiếp. 6.7.1.4. Nhắc nhở khách về thời gian bay 191
  13. Để tỏ rõ sự quan tâm tới khách hàng và cũng để nhắc nhở khách về thời gian bay, nhân viên quan hệ khách hàng ở một số khách sạn du lịch (resort) chịu trách nhiệm chuẩn bị thƣ cảm ơn khách đồng thời ghi rõ thời gian bay của khách, thời gian nhân viên vận chuyển hành lý chuyển hành lý ra xe cho khách, thời gian xe chờ khách để tiễn khách ra sân bay. 6.7.1.5. Nhắc nhở khách lấy tài sản khỏi két an toàn và hành lý khách gửi Để tránh trƣờng hợp khách đã rời khỏi khách sạn mà vẫn bỏ quên tài sản trong két an toàn và hành lý khách gửi, trƣớc ngày khách thanh toán, nhân viên thu ngân nên chủ động liên lạc và nhắc nhở khách lấy hết tài sản ra khỏi két an toàn và lấy hành lý khách gửi khách sạn. 6.7.1.6. Gợi ý thuê xe giúp khách Để tiết kiệm thời gian cho khách, đặc biệt là vào giờ cao điểm khan hiếm xe, nhân viên thu ngân cũng nên gợi ý thuê xe giúp khách và chủ động thu xếp trƣớc, tránh để khách chờ đợi. 6.7.1.7. Kiểm tra và đề nghị khách trả lại các vật dụng đã mượn Để tiết kiệm thời gian cho khách cũng nhƣ chống thất thoát tài sản của khách sạn, trƣớc khi khách thanh toán, nhân viên thu ngân nên kiểm tra những buồng có mƣợn tài sản của khách sạn và nhắc nhở khách trả lại tài sản đã mƣợn của khách sạn. 6.7.1.8. Gợi ý đặt buồng kế tiếp cho khách Để tỏ rõ sự quan tâm tới khách hàng và cũng góp phần bán buồng và các dịch vụ cho các khách sạn trong cùng tập đoàn, trƣớc khi khách thanh toán nhân viên thu ngân nên hỏi điểm đến của khách sau khi rời khách sạn, gợi ý đặt buồng kế tiếp cho khách trong khách sạn cùng tập đoàn và thông báo cho khách những quyền lợi khách đƣợc hƣởng nếu đặt buồng kế tiếp trong cùng khách sạn tập đoàn. Ngoài việc gợi ý đặt buồng kế tiếp, nhân viên thu ngân cũng nên khéo léo hỏi thời gian ở tới của khách tại khách sạn và gợi ý giữ buồng cho khách trong tƣơng lai. (Tham khảo phụ lục 104) 6.7.2. Phối hợp với các bộ phận liên quan chuẩn bị thanh toán cho khách Sau khi đã khẳng định việc trả buồng và xác định đƣợc thời gian thanh toán của khách, nhân viên thu ngân phải thông báo kịp thời kế hoạch thanh toán trả buồng của khách cho các bộ phận liên quan trong khách sạn, đồng thời đề nghị các bộ phận này nhanh chóng chuyển nốt các hoá đơn dịch vụ cuối cùng của khách về bộ phận lễ tân để chuẩn bị thanh toán. Nhân viên thu ngân cũng phải thông báo cho bộ phận buồng về việc khách thanh toán trả buồng để bộ phận này chủ động phân công nhân viên kiểm tra buồng khách trả và vệ sinh buồng kịp thời để chuẩn bị đón khách khác 192
  14. 6.7.3. Kiểm tra tiền đặt cọc, tiền thanh toán trước và tiền khách vay của khách sạn 6.7.3.1. Kiểm tra tiền đặt cọc và tiền thanh toán trước của khách Trong trƣờng hợp khách có đặt cọc trƣớc một số tiền khi đặt buồng hay đăng ký khách sạn hoặc thanh toán trƣớc một số khoản chi phí nào đó trƣớc khi thanh toán trả buồng thì nhân viên thu ngân cần phải kiểm tra kỹ để tránh nhầm lẫn khi làm thủ tục thanh toán cho khách. Cách thực hiện nhƣ sau: Kiểm tra cẩn thận xem khách sắp thanh toán có đặt cọc hoặc thanh toán trƣớc không. Thông báo cho khách số tiền khách đã đặt cọc hoặc thanh toán trƣớc khi thanh toán. Đề nghị khách chuyển phiếu biên nhận đặt cọc hoặc thanh toán trƣớc, kiểm tra, đề nghị khách ký nhận và trừ các khoản tiền trên cho khách khi thu ngân. Đính kèm phiếu đặt cọc hoặc thanh toán hộ vào liên 01 hoá đơn giá trị gia tăng. Khi chuẩn bị thanh toán cho khách, ngoài việc kiểm tra tiền đặt cọc hoặc thanh toán trƣớc của khách, nhân viên thu ngân còn phải kiểm tra những chi tiết đặc biệt về khách qua phiếu đăng ký khách sạn do nhân viên tiếp tân chuyển cho bộ phận thu ngân sau khi khách nhận buồng để làm cơ sở cho việc lập hồ sơ khách hàng. 6.7.3.2. Kiểm tra tiền khách vay/tạm ứng của khách sạn (paid out) Để tạo điều kiện thuận lợi cho một số khách hàng sử dụng thẻ tín dụng hoặc séc du lịch, một số khách sạn có chính sách cho khách vay một khoản tiền để chi trả cho những dịch vụ ở bên ngoài khách sạn nhƣ: tắc xi, mua sắm đồ lƣu niệm v...v. Khoản tiền khách đƣợc tạm ứng khoảng 500.000 đồng từ quỹ giao dịch của bộ phận lễ tân. Trƣớc thời gian khách thanh toán nhân viên lễ tân cần kiểm tra kỹ các hoá đơn tạm ứng tiền của khách và đề nghị khách trả lại số tiền đã vay của khách sạn khi khách thanh toán và rời khách sạn. * Chú ý: Nếu khách vay tiền mặt của khách sạn nhƣng trả lại tiền cho khách sạn bằng thẻ tín dụng, nhân viên thu ngân thông báo với khách hàng khoản phí giao dịch đối với thẻ tín dụng và thực hiện việc lấy lại tiền khách vay. Chuẩn bị trƣớc hồ sơ thanh toán cho khách: - Sự cần thiết của công việc chuẩn bị trƣớc hồ sơ thanh toán + Việc chuẩn bị trƣớc hồ sơ thanh toán rất cần thiết và quan trọng đối với công việc thanh toán. Công việc chuẩn bị trƣớc hồ sơ thanh toán cho khách càng tốt bao nhiêu thì tốc độ và hiệu quả của công việc thanh toán càng cao bấy nhiêu. + Việc chuẩn bị thanh toán chính xác sẽ giúp cho nhân viên thu ngân chủ 193
  15. động, thanh toán nhanh, có hiệu quả, tạo đƣợc ấn tƣợng tốt đẹp cho khách hàng về khách sạn và góp phần thu đủ doanh thu cho khách sạn. 6.7.4. Các tài liệu và hoá đơn chứng từ của một hồ sơ thanh toán - Phiếu đăng ký khách sạn (đƣợc lập khi khách đến đăng ký khách sạn). - Phiếu đổi buồng (nếu có). - Thƣ xác nhận đặt buồng (nếu khách đặt buồng trƣớc). (Tham khảo phụ lục 105) - Thƣ đặt buồng của các hãng lữ hành, đại lý du lịch (nếu có). - Các loại hoá đơn, chứng từ tiêu dùng dịch vụ của khách. - Các phiếu vay nợ/phiếu tạm ứng (nếu có). (Tham khảo phụ lục 106) - Giấy biên nhận đặt cọc/thanh toán trƣớc. - Phiếu uỷ nhiệm chi (Tham khảo phụ lục 107) - Phiếu giảm giá/ chiết giảm (nếu có). (Tham khảo phụ lục 108) - Phiếu thanh toán trƣớc của khách hoặc của các công ty lữ hành (nếu có). (Tham khảo phụ lục 109) - Phiếu thanh toán hộ khách (do một cá nhân hoặc tổ chức nào đó thanh toán hộ). (Tham khảo phụ lục 110) - Phiếu là thẻ tín dụng (nếu khách thanh toán bằng thẻ tín dụng). (Tham khảo phụ lục 111) - Bảng tổng hợp chi phí của khách. (Tham khảo phụ lục 112) - Và các hoá đơn chứng từ khác có liên quan đến thanh toán (phiếu thanh toán các khoản lặt vặt). (Tham khảo phụ lục113) - Thƣ cảm ơn của tổng giám đốc khách sạn. (Tham khảo phụ lục114) 6.7.4.1. Cách thức chuẩn bị trước hồ sơ thanh toán cho khách cá nhân ở khách sạn lớn ở các khách sạn lớn, nhân viên thu ngân dựa vào danh sách khách dự định 194
  16. thanh toán hàng ngày để chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho khách. Công việc chuẩn bị hồ sơ thanh toán đƣợc thực hiện nhƣ sau: - Đối chiếu lại toàn bộ hoá đơn chứng từ với số dƣ tài khoản của khách Vào đêm trƣớc ngày khách thanh toán, dựa vào danh sách khách dự kiến thanh toán trả buồng nhân viên thu ngân chuẩn bị trƣớc hồ sơ thanh toán cho từng khách sẽ thanh toán vào ngày hôm sau bằng cách đối chiếu lại toàn bộ hoá đơn chứng từ trong hồ sơ thanh toán của từng buồng với số dƣ tài khoản của buồng đó. Sau khi đã chuẩn bị xong hồ sơ thanh toán, nhân viên thu ngân kiểm tra kỹ lƣỡng lại hồ sơ trƣớc khi xếp toàn bộ hồ sơ thanh toán vào ngăn tủ theo thứ tự anphabê hoặc số buồng để tiện cho việc tìm kiếm và sử dụng. - Ghi và dán vào hồ sơ những mảnh giấy có màu bắt mắt số tiền khách đã đặt cọc, thanh toán trƣớc, tiền khách tạm ứng để nhắc nhở nhân viên thu ngân khi thanh toán cho khách. - Kiểm tra và in trƣớc hoá đơn nháp của khách từ máy vi tính. 6.7.4.2. Cách thức chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho đoàn khách ở khách sạn lớn Đối với các khách sạn đã đƣợc vi tính hoá, hệ thống phần mềm thanh toán trên máy vi tính tự tách tiền buồng và các dịch vụ đoàn chịu trách nhiệm thanh toán cho khách sạn. Khi chuẩn bị thanh toán cho đoàn, nhân viên thu ngân cần thực hiện nhƣ sau: - Buổi tối trƣớc ngày đoàn thanh toán trả buồng, nhân viên thu ngân phải thống nhất với trƣởng đoàn các khoản chi phí mà đoàn đã sử dụng. - In hoá đơn tổng các khoản mục đoàn chịu trách nhiệm thanh toán - In hoá đơn thanh toán chuyên dụng từ máy vi tính cho từng buồng hoặc từng khách trong đoàn. Vào đêm trƣớc ngày đoàn thanh toán nhân viên thu ngân có thể mời từng khách trong đoàn thanh toán trƣớc hoặc nhờ trƣởng đoàn nhắc nhở các thành viên trong đoàn thanh toán cho khách sạn các hoá đơn dịch vụ về các khoản phụ trội của từng khách để tiết kiệm thời gian chờ đợi khi thanh toán cho cả đoàn. Chú ý: Khi chuẩn bị thanh toán cho khách đoàn cần lƣu ý chuẩn bị thanh toán kỹ lƣỡng và đặc biệt quan tâm đến các hoá đơn dịch vụ của từng buồng hoặc từng khách để tránh tình trạng nhầm lẫn. 6.7.4.3. Cách thức chuẩn bị hồ sơ thanh toán cho khách cá nhân và đoàn khách ở khách sạn nhỏ ở những khách sạn nhỏ, chƣa đƣợc vi tính hoá, việc chuẩn bị trƣớc hồ sơ thanh toán diễn ra đơn giản hơn so với những khách sạn lớn đã đƣợc vi tính hoá. Nhân viên thu ngân cũng thu thập các hoá đơn dịch vụ và đối chiếu với bảng theo dõi chi phí trong suốt thời gian lƣu trú của khách. Khi thanh toán nhân viên thu ngân chuyển bảng tổng hợp chi phí cho khách kiểm tra và nếu khách đồng ý 195
  17. với mọi chi phí đã đƣợc cập nhật trong bảng theo dõi chi phí, nhân viên thu ngân sẽ căn cứ vào các số liệu đó lập hoá đơn thanh toán và tiến hành thanh toán cho khách. Để tránh sai sót và phiền phức trong việc viết nhầm hoá đơn giá trị gia tăng, khi thanh toán cho khách đoàn/tour nhân viên lễ tân có thể viết phiếu tạm tính trƣớc. Phiếu này có nội dung giống nhƣ hoá đơn giá trị gia tăng và chuyển cho khách kiểm tra và khi khách đã đồng ý với mọi khoản mục trong phiếu tạm tính thì mới chính thức viết vào hoá đơn giá trị gia tăng. Trƣớc khi thanh toán cho đoàn, nhân viên lễ tân cần kiểm tra kỹ hợp đồng đặt buồng của đoàn, thống nhất với trƣởng đoàn mọi khoản mục đoàn phải thanh toán, lập hoá đơn giá trị gia tăng, chuẩn bị đầy đủ bản sao các hoá đơn chứng từ liên quan đến trách nhiệm thanh toán của đoàn và giao hợp đồng đặt buồng và các bản sao các hoá đơn chứng từ liên quan đến trách nhiệm thanh toán của đoàn cho trƣởng đoàn để làm cơ sở cho việc thanh quyết toán hợp đồng thuê buồng với các công ty sau này. 6.7.5. Cách lập hoá đơn giá trị gia tăng (VAT) và những điều cần chú ý khi lập hoá đơn 6.7.5.1. Cách lập hoá đơn giá trị gia tăng (VAT) Để rút ngắn thời gian chờ đợi thanh toán của khách tại quầy thu ngân, nếu nhƣ đã thống nhất với khách mọi khoản mục chi phí, trƣớc khi khách thanh toán nhân viên thu ngân nên lập hoá đơn giá trị gia tăng cho khách. Cách lập hoá đơn VAT nhƣ sau: - Kiểm tra lại trách nhiệm thanh toán và mọi chi phí của khách trƣớc khi lập hoá đơn. - Điền đầy đủ các thông tin lên hoá đơn giá trị gia tăng nhƣ: + Ngày...tháng...năm...: Ghi ngày, tháng, năm vào thời điểm viết hoá đơn + Đơn vị bán hàng: Tên khách sạn, nhà nghỉ + Địa chỉ: địa chỉ của khách sạn, nhà nghỉ + Số tài khoản: Ghi số tài khoản của đơn vị bán hàng + Điện thoại: Ghi số điện thoại của đơn vị bán hàng + Họ tên ngƣời mua hàng: Ghi tên khách hàng + Tên đơn vị: Ghi tên cơ quan của khách hàng + Địa chỉ: Ghi địa chỉ của cơ quan của khách hàng. + Số tài khoản: Ghi số tài khoản của cơ quan của khách hàng. + Hình thức thanh toán: Ghi tiền mặt, séc du lịch, thẻ tín dụng, chuyển khoản. + Số thứ tự: Ghi 1,2,3 v.v... 196
  18. + Tên hàng hoá dịch vụ: ghi buồng ngủ, ăn, uống, điện thoại, dịch vụ khác v.v... + Đơn vị tính: Ghi ngày/buồng + Số lƣợng: Ghi số lƣợng buồng x số đêm lƣu trú (01b x 3đ). + Đơn giá: Ghi tiền buồng một đêm sau khi đã tách thuế VAT. + Thành tiền: Ghi tiền buồng và các dịch vụ sau khi đã tách thuế VAT . + Gạch chéo phần trống trên hoá đơn VAT. + Cộng tiền hàng: Ghi tổng các dịch vụ của cột thành tiền + Thuế suất giá trị gia tăng: ghi 10% của cột cộng tiền hàng + Tổng cộng tiền thanh toán: ghi tổng số tiền khách phải thanh toán chƣa tách thuế + Số tiền bằng chữ: Ghi đầy đủ rõ ràng số tiền bằng chữ. + Ngƣời mua hàng: Chữ ký và tên khách hàng + Ngƣời bán hàng: Chữ ký và tên nhân viên thu ngân - Lập hoá đơn VAT trong trƣờng hợp khách sạn không yêu cầu tách phí phục vụ. (Tham khảo phụ lục 115) Khi lập hoá đơn VAT mà khách sạn không yêu cầu tách phí phục vụ, nếu thuế VAT là 10%, nhân viên thu ngân cần thực hiện theo công thức sau: Lấy tổng tiền của từng dịch vụ chia cho 1.1 và ghi kết quả vào mục thành tiền. Ví dụ: Giá buồng ngủ là 300,000 VNĐ/1 buồng/1 đêm. Khách lƣu trú 3 đêm. Các bƣớc thực hiện nhƣ sau: Tính đơn giá 1 đêm 300.000 VNĐ : 1,1 = 272.727 VNĐ Nhân đơn giá với số đêm lƣu trú 272.727 VNĐ x 3 = 818.181 VNĐ Ghi 818,181 VNĐ vào cột thành tiền của mục dịch vụ buồng ngủ. Các dịch vụ khác nhƣ ăn, uống, điện thoại, dịch vụ khác: không tính đơn giá mà chỉ lấy tổng của từng dịch vụ: 1.1 và viết kết quả vào cột thành tiền. - Lập hoá đơn giá trị gia tăng trong trƣờng hợp khách sạn yêu cầu tách phí phục vụ. (Tham khảo phụ lục 116) Khi lập hoá đơn VAT mà khách sạn yêu cầu tách phí phục vụ, nếu thuế VAT là 10% và phí phục vụ là 5%, nhân viên thu ngân cần thực hiện theo công thức sau: Lấy tổng của từng dịch vụ chia cho 1.155 và ghi kết quả vào cột thành tiền. 197
  19. Ví dụ: Giá buồng ngủ là 300.000 VNĐ/1 buồng/1 đêm. Khách lƣu trú 3 đêm. Các bƣớc thực hiện nhƣ sau: Tính đơn giá 1 đêm 300.000 VNĐ : 1,155 = 259.740 VNĐ Nhân đơn giá với số đêm lƣu trú 259.740 VNĐ x 3 = 779.220 VNĐ Ghi 779.220 VNĐ vào cột thành tiền của mục dịch vụ buồng ngủ. Các dịch vụ khác nhƣ ăn, uống, điện thoại, dịch vụ khác: không tính đơn giá mà chỉ lấy tổng của từng dịch vụ: 1.155 và viết kết quả vào cột thành tiền. Cách tính phí phục vụ 5%: Ghi phí phục vụ 5% vào cột tên hàng hoá, dịch vụ. Nhân tổng của cột thành tiền với 0,05 Ghi kết quả của phí phục vụ vào cột thành tiền Mục cộng tiền hàng = tổng của cột thành tiền + phí phục vụ 6.7.5.2. Những điều cần chú ý khi lập hoá đơn VAT Khi lập hoá đơn VAT, nhân viên thu ngân cần chú ý: Điền đầy đủ các cột, mục trong hoá đơn. Các chữ số viết trong hoá đơn phải rõ ràng, hàng đơn vị, hàng chục, hàng trăm phải thẳng hàng. Không tẩy xoá và chữa các con số trên hoá đơn. Không thể hiện tiền xu trên hoá đơn VAT. Có thể làm tròn số đối với những số lẻ từ 5 trở lên. Ví dụ: 460.000 : 1.1= 418.18181 = 418.182 Trƣờng hợp khách sạn không có tài khoản ngoại tệ nhƣng giá một số dịch vụ đƣợc tính bằng ngoại tệ, nhân viên thu ngân cần thực hiện nhƣ sau: + Đổi số tiền ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái hiện hành sang VNĐ + Viết hoá đơn VAT Nếu khách hàng tự thanh toán bằng tiền mặt, séc du lịch hoặc thẻ tín dụng mà không thanh toán với công ty thì gạch ô mã số thuế. Nếu khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, séc du lịch hoặc thẻ tín dụng nhƣng yêu cầu viết mã số thuế của cơ quan khách hàng để thanh toán với cơ quan của khách hàng thì nhân viên thu ngân phải ghi mã số thuế của cơ quan khách hàng vào ô mã số thuế. * Chú ý: Trong một số trƣờng hợp để bảo đảm bí mật về giá buồng và giữ đƣợc mối quan hệ tốt với công ty đặt buồng, khi lập hoá đơn giá trị gia tăng mà 198
  20. trách nhiệm thanh toán tiền buồng thuộc về công ty, nhân viên thu ngân không nên yêu cầu khách hàng ký tên vào hoá đơn của công ty. 6.8. Các hình thức thanh toán 6.8.1. Tiền mặt Tiền mặt là phƣơng tiện thanh toán thông dụng, nhanh chóng và đƣợc sử dụng phổ biến để thanh toán trong khách sạn. Tiền mặt đƣợc chia thành hai loại: Nội tệ và ngoại tệ. 6.8.1.1. Nội tệ Nội tệ là tiền tệ của một quốc gia lƣu hành trong phạm vi quốc gia đó. Ví dụ nội tệ của Việt Nam là VNĐ, nội tệ Mỹ là USD. 6.8.1.2. Ngoại tệ Ngoại tệ là tiền tệ của một quốc gia khác. Đối với Việt Nam tất cả những tiền của các quốc gia khác đều đƣợc gọi là ngoại tệ. Các giao dịch trong khách sạn thƣờng sử dụng các ngoại tệ mạnh nhƣ: Đô la Mỹ (USD), France Pháp (FRF), bảng Anh (GBP), đồng tiền chung của châu Âu (EURO)... Các ngoại tệ đƣợc sử dụng để giao dịch trong khách sạn tuỳ theo quy định của từng khách sạn. 6.8.1.3. Quy trình nhận thanh toán bằng tiền mặt Hỏi hình thức thanh toán. Thông báo cho khách số tiền phải thanh toán. Nhận tiền, đếm tiền trƣớc sự chứng kiến của khách và nhắc lại số tiền khách đƣa. Kiểm tra tiền qua máy kiểm tra tiền. Trả lại tiền thừa (nếu có) và bảo quản tiền vào két an toàn. 6.8.1.4. Những điều cần chú ý khi thanh toán bằng tiền mặt Khi nhận thanh toán bằng tiền mặt nhân viên lễ tân cần tuân thủ các quy định của khách sạn và nên lƣu ý một số điểm sau đây: Cần xác định rõ loại tiền khách thanh toán và kiểm tra kỹ qua máy kiểm tra tiền để tránh nhận phải tiền giả. Chú ý kiểm tra tiền giả trong quá trình đếm tiền. Trong trƣờng hợp phát hiện tiền giả phải khéo léo thông báo với khách và yêu cầu khách đổi tiền khác. Không nhận tiền giấy bị dính mực, bị rách, nhàu nát hoặc quá cũ. Không nhận đô la Mỹ có seri A và B. Khi nhận thanh toán bằng ngoại tệ phải xác định đƣợc những ngoại tệ mà khách sạn chấp nhận thanh toán và xác định chính xác tỷ giá hối đoái hiện hành cũng nhƣ phƣơng pháp quy đổi. 199
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2