Giáo trình môn học Lý thuyết kế toán (Nghề: Kế toán doanh nghiệp): Phần 2

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:33

Thêm vào BST

Báo xấu

50
lượt xem 8
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Nối tiếp nội dung phần 1, phần 2 của giáo trình môn học Lý thuyết kế toán cung cấp cho người học những nội dung chính sau: Phương pháp tổng hợp cân đối kế toán, sổ kế toán và hình thức kế toán, tổ chức công tác hạch toán kế toán. Mời các bạn cùng tham khảo.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Giáo trình môn học Lý thuyết kế toán (Nghề: Kế toán doanh nghiệp): Phần 2

CHƢƠNG 5 : PHƢƠNG PHÁP TỔNG HỢP - CÂN ĐỐI KẾ TOÁN 1. Khái niệm, ý nghĩa của phƣơng pháp Tổng hợp - cân đối kế toán 1.1. Khái niệm Phƣơng pháp Tổng hợp cân đối kế toán là phƣơng pháp kế toán, đƣợc sử dụng để tổng hợp số liệu trên các sổ kế toán theo các mối quan hệ cân đối vốn có của đối tƣợng kế toán, nhằm cung cấp các chỉ tiêu kinh tế tài chính cho các đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán phục vụ công tác quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị. - Các đối tƣợng kế toán trong đơn vị có mối quan hệ cân đối vốn có của nó. Mối quan hệ cân đối đó gồm 2 loại : - Quan hệ cân đối tổng thể + Quan hệ cân đối giữa Tài sản và nguồn vốn Tài sản = Các khoản nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu + Quan hệ giữa chi phí, thu nhập và kết quả Kết quả = Thu nhập – Chi phí - Quan hệ cân đối bộ phận, cân đối từng phần : Vốn (Nguồn vốn) Vốn (Nguồn vốn) Vốn (Nguồn vốn) Vốn (Nguồn vốn) = + - hiện có cuối kỳ hiện có đầu kỳ tăng trong kỳ giảm trong kỳ - Hình thức biểu hiện của phƣơng pháp tổng hợp - cân đối kế toán là hệ thống các bảng tổng hợp cân đối kế toán. - Các loại Bảng tổng hợp cân đối kế toán + Bảng tổng hợp cân đối kế toán tổng thể : là bảng tổng hợp cân đối kế toán mà các chỉ tiêu trên bảng phản ánh tổng quát tình hình tài chính, tình hình kết quả kinh doanh của đơn vị, nhƣ Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh…chủ yếu phục vụ cho các đối tƣợng sử dụng thông tin bên ngoài đơn vị. + Bảng tổng hợp cân đối kế toán bộ phận : bao gồm bảng cân đối vật tƣ, báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ…cung cấp thông tin cho các đối tƣợng bên trong doanh nghiệp. 1.2. Ý nghĩa của phương pháp Tổng hợp - cân đối kế toán - Nhờ có phƣơng pháp tổng hợp – cân đối kế toán mà các cơ quan quản lý nhà nƣớc, những nhà kinh tế, những nhà quản trị đơn vị có thể nhận biết đƣợc những 65
thông tin về tình hình tài sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị một cách toàn diện cũng nhƣ từng phần. Giúp việc kiểm tra phân tích, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh, tình hình kinh tế tài chính của đơn vị. - Cung cấp thông tin về mối quan hệ cân đối cơ bản, giúp đề xuất phƣơng hƣớng biện pháp quản lý. 2. Hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán Phƣơng pháp tổng hợp – cân đối kế toán đƣợc vận dụng vào thực tế công tác kế toán thông qua hệ thống bảng tổng hợp – cân đối kế toán. Hệ thống bảng tổng hợp – cân đối kế toán đƣợc xây dựng trên cơ sở các mối quan hệ cân đối vốn có của đối tƣợng kế toán và các yêu cầu quản lý cụ thể của từng đối tƣợng kế toán, từng yếu tố, từng quá trình kinh tế. Cân đối là tính chất vốn có gắn liền với đối tƣợng mà kế toán phải ánh và giám đốc, biểu hiện qua mối quan hệ giữa tài sản và nguồn hình thành nên tài sản. Ngoài ra nó còn đƣợc biểu hiện thành những quan hệ cụ thể bên trong của bản thân tài sản, bản thân nguồn vốn và mối quan hệ giữa chúng với nhau trong quá trình vận động. Tính cân đối của đối tƣợng kế toán còn bắt nguồn từ phƣơng hpaps ghi chƣps để phản ánh mối quan hệ giữa các đối tƣợng kế toán gắn liền với nghiệp vụ kế toán cụ thể. Các quan hệ cân đối vốn có của đối tƣợng kế toán bao gồm các quan hệ cân đối chung và quan hệ cân đối bộ phận. - Quan hệ cân đối chung: Bao gồm: + Quan hệ cân đối giữa giá trị tài sản với nguồn hình thành tài sản Tài sản = Nợ phải trả + Nguồn vốn chủ sở hữu + Quan hệ cân đối giữa thu nhập, chi phí và kết quả kinh doanh Kết quả của hoạt Thu nhập của hoạt Chi phí của hoạt động kinh doanh = động kinh doanh - động kinh doanh trong kỳ trong kỳ trong kỳ - Quan hệ cân đối bộ phận: Là quan hệ cân đối của từng loại vốn cụ thể, từng loại nguồn vốn cụ thể: Quan hệ cân đối giữa số hiện có và sự vận động của từng đối tƣơng: 66
Vốn (nguồn Vốn (nguồn vốn) Vốn (nguồn vốn) Vốn (nguồn vốn) hiện có + tăng thêm trong = giảm đi trong kỳ + vốn) hiện có đầu kỳ kỳ cuối kỳ Ngoài việc sử dụng các bảng tổng hợp – cân đối, để cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu điều hành quản ý các hoạt động kinh tế của đơn vị, kế toán còn thiết lâp một số bảng tổng hợp nhƣ: Bảng tổng hợp các khoản thu, tổng hợp các khoản chi, bảng tổng hợp công nợ, tổng hợp chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm... Căn cứ vào mức độ tổng quát, toàn diện của thông tin, căn cứ vào đối tƣợng sử dụng thông tin, căn cứ vào các mối quan hệ cân đối của đối tƣợng kế toán trong bảng tổng hợp cân đối kế toán, hệ thống các bảng tổng hợp – cân đối kế toán chi làm hai hệ thống: - Hệ thống bảng tổng hợp – cân đối kế toán tổng thể còn gọi là báo cáo kế toán tài chính: là những báo cáo kế toán liên quan đến việc cung cấp thông tin cho những thành viên bên ngoài đơn vị (các nhà đầu tƣ, nhà tài chính, các chủ nợ, các cổ đông...) về hoạt động kinh tế, tình hình tài chính của đơn vị để cho ngƣời sử dụng thông tin có quyết định thích ứng. Thuộc báo cáo tài chính thƣờng bao gồm: Bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh, báo cáo lƣu chuyển tiền tệ, báo các quyết toán ngân sách hoặc kinh phí,... các báo cáo này thƣờng đƣợc xây dựng dựa trên các mối quan hệ cân đối tổng hteer của đối tƣợng hạch toán kế toán. Các bảng tổng hợp – cân đối kế toán thuộc loại này phải lập đúng mẫu biểu quy định của Nhà nƣớc. Lập và gửi báo cáo phải đúng đắn, đầy đủ, kịp thời, đúng thời hạn quy định. - Hệ thống bảng tổng hợp – cân đối kế toán bộ phận còn gọi là báo cáo kế toán quản trị: là những báo cáo liên quan đến việc cung cấp thông tin phục vụ cho việc quản lý và điều hành hoạt động kinh tê của bản thân đơn vị. Đây là những báo cáo đƣợc xây dựng trên cơ sở mối quan hệ cân đối bộ phận, phải ảnh những thông tin theo các mặt, các lĩnh vực riêng rẽ... tuỳ thuộc vào nhu cầu thông tin cho quản lý. Chẳng hạn, các báo cáo về tình hình thu mua, dự trữ, sử dụng vật tƣ, tình hình chi phí thu mua, sản xuất tiêu thụ từng mặt hàng,... Số lƣợng báo cáo, kết cấu mẫu biểu, thời hạn lập của các bảng tổng hợp cân đối thuộc loại này tuỳ thuộc vào nhu cầu sử dụng thông tin và điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp. 3. Những công việc chuẩn bị trước khi lập các bảng tổng hợp cân đối kế toán 67
3.1. Yêu cầu khi lập bảng tổng hợp cân đối kế toán - Nội dung, phƣơng pháp tổng hợp số liệu lập các chỉ tiêu trên bảng phải đảm bảo tính nhất quán, có thể so sánh đƣợc. - Số liệu ghi vào các chỉ tiêu trong bảng phải chính xác, trung thực đúng với tình hình thực tế của đơn vị, đảm bảo độ tin cậy của thông tin kế toán. - Số liệu ghi vào các chỉ tiêu trong bảng và giữa các bảng phải có sự phù hợp đảm bảo mối quan hệ cân đối giữa các đối tƣợng kế toán. - Các bảng tổng hợp cân đối kế toán phải lập theo đúng mẫu biểu đã ban hành, lập và gửi kịp thời đúng thời hạn quy định. 3.2. Công việc chuẩn bị khi lập bảng tổng hợp cân đối kế toán - Thu nhận đầy đủ các chứng từ kế toán về các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và hoàn thành đến thời điểm lập các báo cáo kế toán. - Hoàn thành việc ghi sổ kế toán các nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh và hoàn thành đến thời điểm lập các báo cáo kế toán. Khoá sổ kế toán, đối chiếu số liệu trên các sổ kế toán có liên quan. - Đối chiếu xác minh các khoản công nợ. - Tiến hành kiểm kê tài sản, so sánh, đối chiếu giữa số liệu ghi trên sổ kế toán với số liệu kiểm kê thực tế. - Tiến hành điều chỉnh số liệu trên sổ kế toán nhằm đảm bảo tính thực tế của số liệu kế toán. - Kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép trên các tài khoản tổng hợp, tài khoản chi tiết bằng cách lập bảng cân đối số phát sinh, bảng chi tiết số phát sinh. - Chuẩn bị đầy đủ các mẫu biểu kế toán tiến hành lập các báo cáo kế toán. 4. Bảng cân đối kế toán 4.1. Khái niệm và ý nghĩa của bản cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán là một báo cáo kế toán tài chính của một doanh nghiệp hoặc một tổ chức, phản ảnh tổng quát tình hình tài sản của một đơn vị tại một thời điểm bằng hình thái tiền tệ, theo giá trị tài sản và nguồn hình thành tài sản. Về thực chất, bảng cân đối kế toán là một bảng tổng kết, một bảng cân đối tổng hợp giữa tài sản với nguồn vốn chủ sở hữu và nợ phải trả. Vì thế, bảng cân đối kế toán còn đƣợc gọi là bảng cân đối tài sản. 68
Bảng cân đối kế toán là một báo cáo quan trọng, cung cấp những thông tin cần thiết để nghiên cứu, đánh giá tổng quát tình hình về tải sản, tình hình và kết quả hoạt động kinh tế, tình hình sử dụng vốn, kinh phí, các mối quan hệ kinh tế và triển vọng tài chính của đơn vị 4.2. Nội dung và kết cấu của bảng cân đối kế toán Bảng cân đối kế toán là hình thức biểu hiện của phƣơng pháp tổng hợp - cân đối kế toán, thuộc hệ bảng tổng hợp cân đối kế toán tổng hợp dùng để phản ánh tổng quát tình hình tài sản của đơn vị theo 2 cách phân loại : theo kết cấu Vốn kinh doanh và theo Nguồn hình thành vốn kinh doanh tại một thời điểm nhất định. Bảng cân đối kế toán đƣợc xây dựng bao gồm 2 phần : kết cấu vốn và nguồn hình thành vốn. Kết cấu của bảng có thể chia thành 2 phần : phần trên và phần dƣới hoặc phần bên trái và phần bên phải. + Phần trên (phần bên trái) phản ánh vốn kinh doanh theo kết cấu gọi là phần Tài sản. + Phần dƣới (phần bên phải) phản ánh vốn kinh doanh theo nguồn hình thành gọi là phần Nguồn vốn. + Mỗi phần đều bao gồm một hệ thống các chỉ tiêu đƣợc sắp xếp theo từng loại, từng mục, khoản theo một trình tự khoa học nhất định. + Cả 2 phần Tài sản và Nguồn vốn đều có các cột mã số để ghi mã số các chỉ tiêu, cột số đầu năm và số cuối kỳ để ghi số tiền. Ngoài ra còn có các chỉ tiêu ngoài bảng để phản ánh tài sản của đơn vị khác mà đơn vị có trách nhiệm quản lý, sử dụng và phản ánh bổ sung cho các chỉ tiêu ở phần tài sản và phần nguồn vốn. 4.3. Tính “cân đối” của bảng cân đối kế toán - Tính chất quan trọng nhất của Bảng cân đối kế toán là tính cân đối, đó là tổng số tiền phần Tài sản và tổng số tiền phần Nguồn vốn của Bảng cân đối kế toán lập ở bất cứ thời điểm nào cũng luôn luôn bằng nhau. Tính cân đối đó là tất yếu khách quan vì đơn vị hiện có bao nhiêu tài sản thì phải có bấy nhiêu nguồn hình thành nên, mặt khác tài sản và nguồn vốn là 2 mặt biểu hiện khác nhau của cùng một lƣợng tài sản của đơn vị, nó đƣợc tính toán và biểu hiện bằng tiền ở cùng một thời điểm nên tất yếu phải bằng nhau và cân đối với nhau. 69
- Trong quá trình hoạt động của đơn vị, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên tục và đa dạng làm cho tài sản của đơn vị biến động, tức vốn và nguồn vốn của đơn vị biến động nhƣng không làm mất tính cân đối của bảng cân đối kế toán. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ảnh hƣởng đến bảng cân đối kế toán quy nạp lại thành 4 trƣờng hợp sau : Trường hợp 1: Nghiệp vụ kinh tế chỉ ảnh hƣởng đến các chỉ tiêu ở phần Tài sản: làm cho một khoản vốn này tăng, một khoản vốn kia giảm cùng một số tiền tƣơng ứng. Tổng số tiền phần Tài sản không đổi mà chỉ làm thay đổi tỷ trọng các khoản vốn bị ảnh hƣởng. Tổng số tiền phần Tài sản vẫn bằng tổng số tiền phần Nguồn vốn, kết luận bảng vẫn cân đối. Giả sử có bảng cân đối kế toán ngày 31/12/N của doanh nghiệp X nhƣ sau : BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Ngày 31 tháng 12 năm N Đơn vị tính 1.000đ Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền Tiền mặt 200.000 Phải trả cho ngƣời bán 300.000 Vật liệu 300.000 Nguồn vốn kinh doanh 1.000.000 TSCĐ hữu hình 800.000 Tổng cộng 1.300.000 Tổng cộng 1.300.000 Ví dụ 1: Doanh nghiệp gửi 100.000 tiền mặt vào ngân hàng. Qua nghiệp vụ kinh tế này, tài sản của doanh nghiệp biến động, tiền mặt của doanh nghiệp giảm đi 100.000 nhƣng tiền gửi ngân hàng lại tăng 100.000. Sau nghiệp vụ này bảng cân đối kế toán sẽ nhƣ sau : BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Ngày 31 tháng 12 năm N Đơn vị tính 1.000đ Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền Tiền mặt 100.000 Phải trả cho ngƣời bán 300.000 TGNH 100.000 Nguồn vốn kinh doanh 1.000.000 Vật liệu 300.000 TSCĐ hữu hình 800.000 Tổng cộng 1.300.000 Tổng cộng 1.300.000 70
Nhận xét: Qua trƣờng hợp 1, tổng số tài sản và tổng số nguồn vốn của bảng cân đối kế toán không thay đổi, chỉ thay đổi các khoản mục tài sản, một khoản tăng, một khoản giảm cùng một lƣợng tƣơng ứng nên tổng số không thay đổi. Quan hệ cân đối vẫn giữ nguyên. Trường hợp 2: Nghiệp vụ kinh tế chỉ ảnh hƣởng đến các chỉ tiêu ở phần Nguồn vốn : làm cho một khoản nguồn vốn này tăng, một khoản nguồn vốn kia giảm cùng một số tiền tƣơng ứng. Tổng số tiền phần Nguồn vốn không đổi mà chỉ làm thay đổi tỷ trọng các khoản nguồn vốn bị ảnh hƣởng. Tổng số tiền phần Tài sản vẫn bằng tổng số tiền phần Nguồn vốn, kết luận bảng vẫn cân đối. Ví dụ 2: Doanh nghiệp vay ngắn hạn ngân hàng để trả nợ cho ngƣời bán 200.000. Qua nghiệp vụ kinh tế này, nguồn vốn của doanh nghiệp biến động, khoản phải trả cho ngƣời bán giảm đi 200.000, nhƣng khoản vay ngắn hạn tăng 200.000. Sau nghiệp vụ này, bảng cân đối kế toán sẽ nhƣ sau : BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Ngày 31 tháng 12 năm N Đơn vị tính 1.000đ Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền Tiền mặt 100.000 Vay ngắn hạn 200.000 TGNH 100.000 Phải trả cho ngƣời bán 100.000 Vật liệu 300.000 Nguồn vốn kinh doanh 1.000.000 TSCĐ hữu hình 800.000 Tổng cộng 1.300.000 Tổng cộng 1.300.000 Nhận xét: Qua trƣờng hợp 2, tổng số tài sản và tổng số nguồn vốn của bảng cân đối kế toán không thay đổi, chỉ thay đổi các khoản mục phần nguồn vốn, một khoản tăng, một khoản giảm cùng một lƣợng tƣơng ứng nên tổng số không thay đổi. Quan hệ cân đối vẫn giữ nguyên. Trường hợp 3: Nghiệp vụ kinh tế ảnh hƣởng đến các chỉ tiêu ở 2 phần của bảng: làm cho một khoản vốn tăng, một khoản nguồn vốn cũng tăng cùng một số tiền tƣơng ứng. Tổng số tiền phần Tài sản và tổng số tiền phần nguồn vốn cùng tăng một lƣợng bằng nhau, kết luận bảng vẫn cân đối. Ví dụ 3: Doanh nghiệp mua nguyên vật liệu về nhập kho chƣa trả tiền cho ngƣời bán 100.000. 71
Qua nghiệp vụ kinh tế này, cả tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp đều biến động, khoản nguyên vật liệu tăng 100.000, khoản phải trả cho ngƣời bán tăng 100.000. Sau nghiệp vụ này, bảng cân đối kế toán sẽ nhƣ sau: BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Ngày 31 tháng 12 năm N Đơn vị tính 1.000đ Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền Tiền mặt 100.000 Vay ngắn hạn 200.000 TGNH 100.000 Phải trả cho ngƣời bán 200.000 Vật liệu 400.000 Nguồn vốn kinh doanh 1.000.000 TSCĐ hữu hình 800.000 Tổng cộng 1.400.000 Tổng cộng 1.400.000 Nhận xét : Qua trƣờng hợp 3, tổng số tài sản và tổng số nguồn vốn của bảng cân đối kế toán đã thay đổi, đều tăng bằng nhau. Nguyên vật liệu ở phần tài sản đã tăng lên 100.000, đồng thời phải trả ngƣời bán ở phần nguồn vốn cũng tăng 100.000. Do đó tổng số tài sản và nguồn vốn trên bảng cân đối kế toán đều tăng một lƣợng tƣơng ứng, quan hệ cân đối vẫn giữ nguyên. Trường hợp 4 : Nghiệp vụ kinh tế ảnh hƣởng đến các chỉ tiêu ở 2 phần của bảng: làm cho một khoản vốn giảm, một khoản nguồn vốn cũng giảm cùng một số tiền tƣơng ứng. Tổng số tiền phần Tài sản và tổng số tiền phần nguồn vốn cùng giảm một lƣợng bằng nhau, kết luận bảng vẫn cân đối. Ví dụ 4 : Doanh nghiệp rút tiền gửi ngân hàng trả vay ngắn hạn 50.000. Qua nghiệp vụ kinh tế này, cả tài sản và nguồn vốn của doanh nghiệp đều biến động, khoản tiền gửi ngân hàng phần tài sản giảm 50.000, khoản vay ngắn hạn phần nguồn vốn cũng giảm 50.000. Sau nghiệp vụ này, bảng cân đối kế toán sẽ nhƣ sau : BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Ngày 31 tháng 12 năm N Đơn vị tính 1.000đ Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền 72
Tiền mặt 100.000 Vay ngắn hạn 150.000 TGNH 50.000 Phải trả cho ngƣời bán 200.000 Vật liệu 400.000 Nguồn vốn kinh doanh 1.000.000 TSCĐ hữu hình 800.000 Tổng cộng 1.350.000 Tổng cộng 1.350.000 Nhận xét : Qua trƣờng hợp 4, tổng số tài sản và tổng số nguồn vốn của bảng cân đối kế toán đã thay đổi, đều giảm bằng nhau. Tiền gửi ngân hàng ở phần tài sản đã giảm đi 50.000, đồng thời khoản vay ngắn hạn ở phần nguồn vốn cũng giảm đi 50.000. Do đó tổng số tài sản và nguồn vốn trên bảng cân đối kế toán đều giảm một lƣợng tƣơng ứng, quan hệ cân đối vẫn giữ nguyên. Kết luận : Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều không làm mất tính cân đối của bảng cân đối kế toán. Bảng cân đối kế toán lập ở bất cứ thời điểm nào cũng đảm bảo tính cân đối của nó. 4.4. Nguyên tắc và phương pháp chung lập bảng cân đối kế toán Để lập bảng cân đối kế toán đƣợc dễ dàng, nhanh chóng và trung thực, trƣớc hết phải hoàn tất việc ghi sổ kế toán, tính hoành khoá sổ tài khoản, kiểm tra, đối chiếu số liệu kế toán giữa các sổ kế toán có liên quan để đảm bảo tính khớp đúng của số liệu giữa các sổ kế toán. Tiếp đó, căn cứ vào các chỉ tiêu trên bảng cân đối kế toán và số dƣ cuối kỳ của tài khoản để phản ánh theo nguyên tắc: - Số dƣ của bên Nợ của tài khoản sẽ đƣợc ghi vào bên “Tài sản”; - Số dƣ của bên Có của tài khoản sẽ đƣợc ghi vào bên “Nguồn vốn”. - Đối với một tài khoản vừa có số dự bên Nợ lại đồng thời có số dƣ bên Có (các TK thanh toán nhƣ các tài khoản: “Phải thu của khách hàng”, “Phải trả cho ngƣời bán”,...) tuyệt đối không đƣợc bù trừ số dƣ mà căn cứ vào số dƣ chi tiết của từng khách nợ, chủ nợ, tổng hợp riêng số dƣ Nợ, số dƣ Có để ghi vào các chỉ tiêu cho phù hợp hai bên “Tài sản” và “Nguồn vốn”. Khi lập bảng cân đối kế toán, cần lƣu ý một số trƣờng hợp ngoại lệ sau: - Các tài khoản: “Dự phòng nợ phải thu khó đòi”, “Hao mòn tài sản cố định”,... mặc dầu có số dƣ bên Có nhƣng đƣợc ghi bên “Tài sản” bằng cách ghi đỏ hoặc đặt trong ngoặc đơn. Cách ghi này nhằm giúp cho kế toán xác định chính xác giá trị thực của tài sản. 73
- Các tài khoản: “Chênh lệch đánh giá lại tài sản”, “Lợi nhuận chƣa phân phối”,... có thể có số dƣ Nợ hoặc số dƣ Có nhƣng đƣợc ghi bên “Nguồn vốn”. Nếu dƣ bên Có thì ghi bình thƣờng. Trƣờng hợp dƣ bên Nợ thì phải ghi đỏ để xác định đủng tổng số nguồn vốn. 4.5. Mối quan hệ giữa Bảng cân đối kế toán và Tài khoản kế toán - Bảng cân đối kế toán và Tài khoản kế toán có mối quan hệ mật thiết với nhau, bởi vì : + Cả 2 đều là các hình thức biểu hiện của phƣơng pháp kế toán + Cả 2 đều phản ánh các đối tƣợng kế toán nhƣng ở phạm vi và mức độ khác nhau: Bảng Cân đối kế toán phản ánh tổng quát tài sản và nguồn vốn ở trạng thái tĩnh tại một thời điểm còn Tài khoản kế toán phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của từng khoản vốn, từng khoản nguồn vốn và các quá trình kinh doanh của đơn vị. Vì vậy chúng hỗ trợ, bổ sung cho nhau để phản ánh, kiểm tra, giám sát các đối tƣợng kế toán và cung cấp thông tin đáp ứng yêu cầu quản lý. - Mối quan hệ giữa Bảng Cân đối kế toán và Tài khoản kế toán đƣợc thể hiện: + Chúng bổ sung cho nhau trong việc cung cấp thông tin, đáp ứng yêu cầu của các đối tƣợng sử dụng thông tin kế toán. + Các Tài khoản phản ánh tài sản, nguồn vốn, Tài khoản ngoài bảng và Bảng Cân đối kế toán đƣợc xây dựng trong mối quan hệ với nhau : tên gọi và nội dung của các Tài khoản kế toán phù hợp với tên gọi và nội dung của các chỉ tiêu trong Bảng Cân đối kế toán. + Số dƣ cuối kỳ của Tài khoản vốn, Tài khoản nguồn vốn và Tài khoản ngoài bảng là cơ sở số liệu để lập Bảng Cân đối kế toán. Ngƣợc lại, số liệu của Bảng Cân đối kế toán cuối năm trƣớc đƣợc sử dụng để kiểm tra việc ghi số dƣ đầu kỳ ở các Tài khoản kế toán đầu năm nay. + Kết cấu của Tài khoản vốn, Tài khoản nguồn vốn và kết cấu của Bảng Cân đối kế toán đƣợc xây dựng phù hợp với nhau. 74
CHƢƠNG 6 : SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 1. Sổ kế toán 1.2 Khái niệm và ý nghĩa sổ kế toán Sổ kế toán là các tờ sổ theo mẫu quy định dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phƣơng pháp của kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán. Để phản ánh một cách thƣờng xuyên, liên tục và có hệ thống tình hình và sự biến động của từng tài sản, từng nguồn hình thành tài sản và các quá trình kinh tế của các đơn vị, kế toán phải sử dụng một hệ thống sổ kế toán bao gồm nhiều loại sổ khác nhau. Xây dựng và tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán một cách khoa học, hợp lý sẽ đảm bảo cho việc tổng hợp số liệu đƣợc kịp thời, trung thực, hợp lý, tiết kiệm chi phí và thời gian công tác. Sổ kế toán là phƣơng tiện đƣợc sử dụng để thu nhận, cung cấp và lƣu trữ thông tin theo từng đối tƣợng kế toán phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý thƣờng xuyên, kịp thời từng loại tài sản, từng nguồn hình thành tài sản, từng mặt của quá trình hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Nhờ có sổ kế toán mà các nghiệp vụ inh tế phát sinh đƣợc ghi chép rời rạc trên các chứng từ gốc đƣợc phản ảnh đầy đủ, có hệ thống thƣo từng đối tƣợng kế toán để từ đó kế toán có thể tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán và phân tích, đánh giá tình hình về tài sản, tình hình và kết quả các hoạt động kinh tế của đơn vị tại một thời điểm và trong từng thời kỳ nhất định. 1.2. Các loại Sổ kế toán 1.2.1 Phân loại Sổ kế toán theo cách ghi chép trên sổ kế toán Sổ kế toán đƣợc chia làm 3 loại : - Sổ ghi theo thứ tự thời gian: là loại sổ kế toán đƣợc sử dụng để ghi tất cả các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong kỳ hạch toán theo trình tự thời gian diễn ra hoạt động kinh tế tài chính hay theo trình tự thời gian bộ phận kế toán nhận đƣợc chứng từ kế toán phản ánh hoạt động kinh tế tài chính đó. Loại sổ kế toán này gọi là sổ Nhật ký. 75
VD : Sổ Đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ Nhật ký chung… Tác dụng : giúp việc nhận biết, kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính xảy ra ở đơn vị theo thứ tự thời gian đƣợc thuận tiện. - Sổ ghi theo hệ thống : là loại sổ kế toán đƣợc sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá các hoạt động kinh tế tài chính theo từng chỉ tiêu kinh tế tài chính, theo từng đối tƣợng kế toán cụ thể, nhƣ : Sổ cái ; Sổ chi tiết ; Sổ Nhật ký chứng từ. Tác dụng : giúp việc nhận biết, kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính xảy ra theo từng đối tƣợng, từng chỉ tiêu kinh tế - Sổ liên hợp : là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian kết hợp với ghi theo hệ thống trên cùng trang sổ kế toán, nhƣ sổ Nhật ký sổ cái. Tác dụng : giúp việc nhận biết, kiểm tra các hoạt động kinh tế theo thời gian và theo từng chỉ tiêu kinh tế cùng một lúc. 1.2.2 Phân loại sổ kế toán theo nội dung ghi chép Gồm 3 loại : - Sổ kế toán tổng hợp : là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến các đối tƣợng kế toán ở dạng tổng quát, nhƣ : Sổ cái ; Sổ Nhật ký chung… Tác dụng : cung cấp các chỉ tiêu tổng quát - Sổ kế toán chi tiết : là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính một cách chi tiết theo các chỉ tiêu khác nhau tuỳ theo yêu cầu quản lý. Tác dụng : cung cấp các tài liệu, các chỉ tiêu một cách chi tiết. - Sổ kết hợp giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết : là loại sổ kế toán dùng để ghi kết hợp theo tài khoản tổng hợp và theo các tài khoản chi tiết. VD : một số sổ Nhật ký chứng từ Tác dụng : cung cấp các tài liệu theo các chỉ tiêu vừa tổng hợp vừa chi tiết. 1.2.3 Phân loại sổ kế toán theo cấu trúc mẫu sổ Sổ kế toán đƣợc chia làm 4 loại : - Sổ kiểu 1 bên : là loại sổ kế toán mà trên trang sổ cột số tiền ghi Nợ, ghi Có của tài khoản đƣợc bố trí ở một bên của trang sổ. - Sổ kiểu 2 bên : là loại sổ kế toán mà trên trang sổ cột số tiền ghi Nợ, ghi Có của tài khoản đƣợc bố trí cân đối ở hai bên của trang sổ. 76
- Sổ kiểu nhiều cột : là loại sổ dùng để ghi kết hợp kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết bằng cách mở thêm nhiều cột ở cột số tiền bên Nợ hoặc bên Có của tài khoản. - Sổ kiểu bàn cờ : là loại sổ kế toán đƣợc xây dựng theo nguyên tắc kết cấu của bảng đối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ. VD : Sổ nhật ký chứng từ, sổ cái các tài khoản của hình thức nhật ký chứng từ. 1.2.4 Phân loại sổ kế toán theo hình thức tổ chức sổ Số kế toán gồm 2 loại : - Sổ tờ rời : là sổ kế toán mà tờ sổ đƣợc để riêng rẽ - Sổ đóng thành quyển : là sổ kế toán mà tờ sổ đƣợc đóng thành từng tập nhất định. 1.3. Quy tắc sổ kế toán 1.3.1 Ghi sổ kế toán : đƣợc dựa trên cơ sở các chứng từ gốc hợp pháp, hợp lệ để định khoản rồi từ đó ghi vào các sổ kế toán có liên quan theo đúng mẫu, đúng phƣơng pháp, đúng quy tắc, ghi sổ gồm 3 bƣớc : Bước 1 : Mở sổ Đầu niên độ kế toán, các đơn vị tiến hành mở sổ kế toán theo danh mục sổ kế toán đã đăng ký với cơ quan quản lý nhà nƣớc và ghi chuyển số dƣ trên sổ kế toán cuối năm trƣớc sang số dƣ đầu năm trên sổ kế toán mới mở cho năm nay. Bước 2 : Ghi sổ kế toán Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải tiến hành trên cơ sở các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp, tránh ghi trùng hoặc bỏ sót. Số liệu ghi trên sổ kế toán phải dùng mực tốt không phai, đƣợc ghi liên tục có hệ thống, không đƣợc ghi xen kẽ, ghi chồng lên nhau, không bỏ cách dòng, cấm tẩy xoá, không đƣợc lấy giấy dán đè, không đƣợc dùng chất hoá học để sửa chữa. Nếu ghi sai phải chữa sổ theo quy tắc chữa sổ nhƣng không đƣợc làm mất đi số liệu đã ghi sai. Bước 3 : Khoá sổ Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán. Công việc thực hiện bao gồm các bút toán kết chuyển số liệu giữa các sổ có liên quan, cộng số phát sinh, tính số dƣ cuối kỳ. 1.3.2 Chữa sổ kế toán 77
Các trƣờng hợp sai sót trong ghi sổ kế toán phải đƣợc sửa chữa theo 1 trong 3 phƣơng pháp chữa sổ : phƣơng pháp ghi cải chính, phƣơng pháp ghi bổ sung và phƣơng pháp ghi số âm. Phương pháp cải chính - Điều kiện áp dụng: sai sót trong diễn giải, số ghi sai đƣợc phát hiện sớm, chƣa ảnh hƣởng đến số tổng cộng, không sai quan hệ đối ứng tài khoản. - Cách chữa : dùng mực đỏ gạch ngang chỗ ghi sai một gạch để thấy rõ nội dung số liệu chỗ ghi sai, sau đó ghi số đúng bằng mực thƣờng lên phía trên số sai, ngƣời chữa sổ và kế toán trƣởng ký xác nhận việc chữa sổ. VD : TK : TGNH TK : TM xxx xxx 500.000 (ký chữa sổ) 300.000 500.000 Phương pháp ghi bổ sung - Điều kiện áp dụng: Ghi bỏ sót nghiệp vụ hoặc số ghi sai nhỏ hơn số ghi đúng, phát hiện sau khi đã cộng sổ nhƣng không sai quan hệ đối ứng tài khoản - Cách chữa : + Ghi thêm một định khoản đã bỏ sót ở dòng tiếp theo của trang sổ sau khi đã cộng sổ, sau đó tiến hành cộng số lại. + Ghi bổ sung số tiền đã ghi thiếu ở dòng tiếp theo của trang sổ sau khi đã cộng sổ theo đúng quan hệ đối ứng tài khoản, sau đó cộng sổ lại. VD: Khách hàng trả tiền mua hàng, doanh nghiệp gửi vào ngân hàng 500.000 TK : Phải thu của KH TK : TGNH xxx xxx 300.000(1) (1) 300.000 - 300.000 300.000 - xxx xxx 200.000(2) (2)200.000 - 500.000 500.000 - 78
xxx xxx Phương pháp ghi số âm - Điều kiện áp dụng : + Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản + Số tiền ghi sai lớn hơn số tiền thực tế phải ghi, phát hiện sau khi cộng sổ nhƣng không sai quan hệ đối ứng tài khoản + Ghi trùng số tiền nhiều lần - Cách chữa : + Trƣờng hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản, thì ghi lại nghiệp vụ đó theo định khoản đã ghi sai bằng bút mực đỏ hoặc bằng mực thƣờng đƣợc đóng trong khung hình chữ nhật hay trong dấu ngoặc đơn. Sau đó ghi lại nghiệp vụ theo định khoản đúng bằng mực thƣờng. + Trƣờng hợp ghi trùng thì ghi lại nghiệp vụ đã ghi trùng bằng mực đỏ hoặc mực thƣờng đƣợc đóng trong khung hình chữ nhật để bớt số lần ghi trùng. + Trƣờng hợp số ghi sai lơn hơn số đúng thì ghi lại nghiệp vụ đó theo định khoản đã ghi nhƣng số tiền ghi bằng số chênh lệch và ghi số âm phía dƣới dòng cộng sổ, sau đó cộng sổ lại. 2. Hình thức kế toán 2.1. Khái niệm hình thức kế toán Là hệ thống tổ chức sổ kế toán, bao gồm: số lƣợng sổ, kết cấu mẫu sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ dùng để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hoá số liệu từ các chứng từ gốc theo một trình tự và phƣơng pháp ghi sổ nhất định nhằm cung cấp các số liệu cần thiết để lập các báo cáo kế toán tài chính. 2.2 Hình thức kế toán 2.2.1 Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ - Đặc điểm : Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đƣợc phản ánh trên chứng từ gốc trƣớc khi ghi vào sổ cái chúng đều phải đƣợc phân loại tổng hợp và lập chứng từ ghi sổ. Cơ sở ghi sổ cái là chứng từ ghi sổ. 79
Tách rời việc ghi sổ theo thứ tự thời gian và ghi sổ theo hệ thống trên hai hệ thống sổ kế toán tổng hợp khác nhau là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản. - Hệ thống sổ: + Sổ tổng hợp : gồm hai sổ là sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và sổ cái tài khoản. + Các sổ chi tiết : có nhiều sổ chi tiết - Trình tự và phƣơng pháp ghi sổ : (1) (3) Sổ quỹ Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chi tiết (1) Bảng tổng hợp (1) chứng từ gốc (5) (3) (2) Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ CTGS (4) Sổ cái (6) Bảng tổng hợp chi tiết (8) (7) Bảng cân đối tài khoản (9) (9) Báo cáo tài chính : ghi hàng ngày : ghi cuối tháng : quan hệ đối chiếu Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc, kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó đƣợc dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ đƣợc dùng để ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết. Cuối tháng, quý phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng trên Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh Nợ, tổng số phát sinh Có và số dƣ của từng tài khoản trên Sổ cái. Căn cứ vào Sổ cái lập Bảng cân đối tài khoản. Cuối tháng, quý phải tổng hợp số liệu, khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập các bảng tổng hợp chi tiết. 80
Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đƣợc sử dụng để lập báo cáo kế toán. - Ƣu, nhƣợc điểm : + Ƣu điểm : Mẫu sổ đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra, thuận tiện trong phân công công việc. + Nhƣợc điểm : Ghi chép trùng lắp, khối lƣợng công việc nhiều, việc kiểm tra đối chiếu dồn vào cuối tháng nên thông tin cung cấp thƣờng bị chậm. - Điều kiện áp dụng : phù hợp với những đơn vị có quy mô vừa và lớn sử dụng nhiều tài khoản có nhiều cán bộ nhân viên kế toán. 2.2.2 Hình thức kế toán nhật ký chung - Đặc điểm : Sử dụng sổ nhật ký chung để ghi chép tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian và theo quan hệ đối ứng tài khoản sau đó lấy số liệu từ sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái. - Hệ thống sổ: + Sổ tổng hợp : gồm sổ nhật ký chung, các sổ nhật ký đặc biệt và sổ cái tài khoản. + Các sổ chi tiết : có nhiều sổ chi tiết - Trình tự và phƣơng pháp ghi sổ: (1) (1) Sổ nhật ký Chứng từ gốc Sổ, thẻ kế toán chuyên dùng chi tiết (1) (4) Sổ nhật ký chung (2) (3) (5) Bảng tổng Sổ cái hợp chi tiết (6) Bảng cân đối tài khoản : ghi hàng ngày (8) (7) Báo cáo kế toán : ghi cuối tháng : quan hệ đối chiếu 81
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, trƣớc hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào Sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên Sổ nhật ký chung để ghi vào Sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ chi tiết thì đồng thời ghi vào các sổ thẻ kế toán chi tiết có liên quan. Trƣờng hợp đơn vị mở các sổ nhật ký chuyên dùng thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chuyên dùng liên quan. Định kỳ (5, 10,... ngày) hoặc cuối tháng tuỳ khối lƣợng nghiệp vụ kinh tế phát sinh tổng hợp từng nhật ký chuyên dùng, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do một nghiệp vụ đƣợc ghi đồng thời vào nhiều nhật ký chuyên dùng khác nhau (nếu có). Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ cái lập Bảng cân đối tài khoản. Cuối tháng (quý) phải tổng hợp số liệu khoá sổ và thẻ chi tiết rồi lập các bảng tổng hợp chi tiết. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên Sổ cái và Bảng tổng hợp chi tiết đƣợc dùng để lập các báo cáo kế toán. - Ƣu, nhƣợc điểm : + Ƣu điểm : Mẫu sổ đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra, thuận tiện trong phân công công việc. + Nhƣợc điểm : Khối lƣợng công việc ghi chép nhiều, trùng lặp. - Điều kiện áp dụng : Phù hợp với những đơn vị có quy mô vừa có nhiều cán bộ nhân viên kế toán sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán. 2.2.3 Hình thức kế toán Nhật ký chứng từ - Đặc điểm : Các hoạt động kinh tế tài chính đƣợc phản ánh ở chứng từ gốc đều đƣợc phân loại hệ thống hoá để ghi vào bên Có của các tài khoản trên các sổ nhật ký chứng từ. Cuối kỳ tổng hợp số liệu từ nhật ký chứng từ để ghi vào sổ cái các tài khoản. Kết hợp ghi sổ theo thời gian và theo hệ thống để ghi vào một loại sổ kế toán tổng hợp là các sổ nhật ký chứng từ. - Sổ kế toán sử dụng : + Sổ tổng hợp : bao gồm các nhật ký chứng từ, các bảng kê, bảng phân bổ. + Các sổ chi tiết : có nhiều sổ kế toán chi tiết 82
83
- Trình tự và phƣơng pháp ghi sổ : (1) Chứng từ gốc và (1) bảng phân bổ Sổ quỹ (1) (2) Nhật ký (2) Thẻ và sổ kế Bảng kê chứng từ toán chi tiết (3) (3) (4) Bảng tổng Sổ cái hợp chi tiết (5) (5) Báo cáo tài (5) chính : ghi hàng ngày : ghi cuối tháng : quan hệ đối chiếu Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã đƣợc kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các nhật ký chứng từ đƣợc ghi căn cứ vào các bảng kê, sổ chi tiết, thì hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán ghi ở bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ. Đối với các loại chi phí phát sinh nhiều lần mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trƣớc kết đƣợc tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu từ các bảng phân bổ để ghi vào bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng (quý) khoá sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ cái. 84