intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE

Giáo trình Quản lý dự án công nghệ thông tin (Nghề: Lập trình máy tính - Trình độ Cao đẳng): Phần 1 - Trường Cao đẳng Nghề An Giang

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:57

45
lượt xem
2
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Giáo trình Quản lý dự án công nghệ thông tin phần 1 gồm các nội dung chính sau: dự án và khoa học quản lý; quản lý dự án và người quản lý dự án; đối tượng tham gia dự án; tài liệu mô tả dự án; bảng công việc; ước lượng thời gian và chi phí thực hiện dự án; xác định rủi ro. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung phần 1 giáo trình.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Quản lý dự án công nghệ thông tin (Nghề: Lập trình máy tính - Trình độ Cao đẳng): Phần 1 - Trường Cao đẳng Nghề An Giang

  1. ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH AN GIANG TRƢỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ AN GIANG GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN NGHỀ: LẬP TRÌNH MÁY TÍNH TRÌNH ĐỘ CAO ĐẲNG NGHỀ Ban hành theo QĐ số: ……/QĐ-CĐN, ngày … tháng … năm 201… của Hiệu trưởng trường Cao đẳng nghề An Giang) Tên tác giả: Vũ Trƣờng Duy Năm ban hành: 2018
  2. TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể đƣợc phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo. Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm. LỜI GIỚI THIỆU Với sự phát triển vô cùng mạnh mẽ của Công nghệ thông tin (CNTT), nhu cầu phát triển phần mềm ngày càng tăng, đặc biệt là những phần mềm lớn, có phạm vi ứng dụng rộng rãi, xây dựng trong nhiều năm, huy động một đội ngũ đông đảo những chuyên gia phần mềm khác nhau. Các phần mềm đƣợc thiết kế và xây dựng trong khuôn khổ những dự án CNTT. Rất nhiều bài học thực tế ở Việt Nam và trên thế giới đã cho thấy rằng dự án càng lớn thì khả năng thành công càng ít. Việc quản lý dự CNTT ngày càng chứng tỏ vai trò đặc biệt quan trọng của nó, góp phần đảm bảo thành công cho dự án. Quản lý dự án, từ chỗ là một nghệ thuật, đã đƣợc nghiên cứu, tổng kết và phát triển thành một môn khoa học. Đây là một môn học mang nhiều yếu tố của khoa học xã hội, đƣợc ứng dụng trong khoa học tự nhiên. Giáo trình này gồm các nội dung chính sau: Bài 1: DỰ ÁN VÀ KHOA HỌC QUẢN LÝ Bài 2: QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ NGƢỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN Bài 3: ĐỐI TƢỢNG THAM GIA DỰ ÁN Bài 4: TÀI LIỆU MÔ TẢ DỰ ÁN Bài 5: BẢNG CÔNG VIỆC Bài 6: ƢỚC LƢỢNG THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN Bài 7: XÁC ĐỊNH RỦI RO Bài 8: LẬP LỊCH BIỂU TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN VÀ PHÂN BỐ LỰC LƢỢNG, TÀI NGUYÊN Bài 9: SỬ DỤNG PHẦN MỀM Bài 10: SƠ ĐỒ LUỒNG CÔNG VIỆC Bài 11: HỒ SƠ DỰ ÁN Bài 12: ĐẶC DIỂM CỦA DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Bài 13: KIỂM SOÁT DỰ ÁN Bài 14: KHOÁN NGOÀI, MUA SẮM Bài 15: KẾT THÚC DỰ ÁN Trong quá trình biên soạn, mặc dù đã cố gắng tham khảo nhiều tài liệu và giáo trình khác nhau nhƣng tác giả không khỏi tránh đƣợc những thiếu sót và hạn chế. Tác giả chân thành mong đợi những nhận xét, đánh giá và góp ý để cuốn giáo trình ngày một hoàn thiện hơn. An Giang, ngày tháng năm 2018 Tham gia biên soạn Vũ Trường Duy 2
  3. MỤC LỤC Bài 1: DỰ ÁN VÀ KHOA HỌC QUẢN LÝ .............................................................................................................. 8 I. KHOA HỌC QUẢN LÝ 8 1. Lịch sử về sự phát triển của tƣ tƣởng quản lý 8 2. Khái niệm về quản lý 10 3. Đặc điểm chung của Hệ thống quản lý 11 II. DỰ ÁN 12 1. Khái niệm về dự án 12 2. Tính chất của dự án 12 3. Một số nguyên nhân thất bại của dự án 13 Bài 2: QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ NGƢỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN ................................................................................... 15 I. QUẢN LÝ DỰ ÁN 15 1. Khái niệm về quản lý dự án 15 2. Các nội dung chính của quản lý dự án 15 3. Phong cách quản lý dự án 16 II. NGƢỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN 18 1. Bảng phân vai trong dự án 18 2. Lựa chọn nhân sự cho Ban quản lý và Nhóm chuyên môn 18 3. Những trở ngại cho việc quản lý dự án 21 4. Việc ra quyết định của ngƣời quản lý dự án 21 Bài 3: ĐỐI TƢỢNG THAM GIA DỰ ÁN ............................................................................................................... 23 I. ĐƠN VỊ TÀI TRỢ 23 II. KHÁCH HÀNG 23 III.BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 23 IV. TỔ CHUYÊN MÔN 24 V. HƢỚNG DẪN TRỢ GIÚP ĐỐI VỚI DỰ ÁN CNTT 24 Bài 4: TÀI LIỆU MÔ TẢ DỰ ÁN ............................................................................................................................ 26 I. MỤC ĐÍCH-MỤC TIÊU DỰ ÁN. 26 II. TÀI LIỆU MÔ TẢ DỰ ÁN. 28 III.KHUNG TÀI LIỆU MÔ TẢ CHO DỰ ÁN CNTT 30 1. Mô tả dự án 30 2. Mục đích và mục tiêu của dự án 30 3. Phạm vi dự án 30 IV. CÁC BƢỚC TIẾN HÀNH KHI XÂY DỰNG TÀI LIỆU MÔ TẢ DỰ ÁN 31 V. LỰA CHỌN CÔNG NGHỆ THỰC HIỆN VÀ MÔ HÌNH PHÁT TRIỂN DỰ ÁN 32 Bài 5: BẢNG CÔNG VIỆC ...................................................................................................................................... 35 I. KHÁI NIỆM VỀ BẢNG CÔNG VIỆC 35 II. NHỮNG YẾU TỐ TRONG BẢNG CÔNG VIỆC 35 III.CẤU TRÚC BẢNG CÔNG VIỆC 36 IV. CÁC BƢỚC XÂY DỰNG BẢNG CÔNG VIỆC 38 V. LƢU Ý VÀ CÁC VÍ DỤ 39 Bài 6: ƢỚC LƢỢNG THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ THỰC HIỆN DỰ ÁN ............................................................. 44 I. ƢỚC LƢỢNG THỜI GIAN 44 3
  4. 1. Các kỹ thuật làm ƣớc lƣợng thời gian 44 2. Các bƣớc khi làm ƣớc lƣợng thời gian 46 3. Lƣu ý và hƣớng dẫn trợ giúp 47 II. ƢỚC LƢỢNG CHI PHÍ 52 1. Phân loại chi phí 52 2. Cách tính chi phí 53 III.CÁC PHƢƠNG PHÁP XÁC ĐỊNH CÁC HẠNG MỤC CHI PHÍ DỰ ÁN 53 IV. THỰC HÀNH CÁCH TÍNH CHI PHÍ DỰ ÁN VỚI CÁC DỰ ÁN CNTT 54 Bài 7: XÁC ĐỊNH RỦI RO ....................................................................................................................................... 58 I. ĐỊNH NGHĨA RỦI RO 58 II. XÁC ĐỊNH VÀ PHÒNG NGỪA RỦI RO 58 Bài 8: LẬP LỊCH BIỂU TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN VÀ PHÂN BỐ LỰC LƢỢNG, TÀI NGUYÊN .................... 62 I. LẬP LỊCH BIỂU TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN 62 1. Mục đích 62 2. Phƣơng pháp lập lịch theo biểu đồ mạng PERT 62 3. Sơ đồ Gantt 63 II. CÁCH PHÂN BỐ LỰC LƢỢNG, TÀI NGUYÊN 65 1. Hình đồ tài nguyên 65 2. Cách xây dựng hình đồ 66 3. Hƣớng dẫn bổ sung 69 Bài 9: SỬ DỤNG PHẦN MỀM ............................................................................................................................... 74 I. GIỚI THIỆU MỘT SỐ PHẦN MỀM TRỢ GIÚP QUẢN LÝ DỰ ÁN 74 1. Giới thiệu chung 74 2. Giới thiệu một số phần mềm trợ giúp quản lý dự án 74 II. PHẦN MỀM MICROSOFT PROJECT 75 1. Chuẩn bị 75 2. Các thiết lập ban đầu cho dự án mới (new project) 82 3. Khai báo tài nguyên sẽ sử dụng trong dự án 88 4. Bắt đầu với bƣớc lập dự án 89 5. Cập nhật tiến độ trong quá trình thực hiện dự án 96 6. Xác lập đƣờng găng của dự án 97 7. In các biểu đồ và báo cáo 98 Bài 10: SƠ ĐỒ LUỒNG CÔNG VIỆC .................................................................................................................. 100 I. CÁC THỦ TỤC DỰ ÁN 100 II. MÔ TẢ LUỒNG CÔNG VIỆC 100 Bài 11: HỒ SƠ DỰ ÁN............................................................................................................................................ 103 I. HỒ SƠ QUẢN LÝ DỰ ÁN 103 II. CÁC BIỂU MẪU 104 III.BÁO CÁO 104 IV. THƢ VIỆN DỰ ÁN, LƢU TRỮ 105 V. CÁC BIÊN BẢN 105 VI. VĂN PHÒNG DỰ ÁN 105 Bài 12: ĐẶC ĐIỂM CỦA DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN ......................................................................... 106 I. LỊCH SỬ CỦA VIỆC LÀM PHẦN MỀM 106 4
  5. II. ĐẶC ĐIỂM CỦA VIỆC XÂY DỰNG NHỮNG PHẦN MỀM LỚN 107 III.ĐẶC THÙ VÀ ĐỘ ĐO CỦA DỰ ÁN CNTT 108 Bài 13: KIỂM SOÁT DỰ ÁN ................................................................................................................................. 110 I. CÁC YẾU TỐ LÀM ẢNH HƢỞNG ĐẾN NĂNG SUẤT VÀ CHẤT LƢỢNG CỦA DỰ ÁN CNTT 110 II. THU THẬP, ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG 111 III.LẬP KẾ HOẠCH PHÒNG NGỪA RỦI RO 111 IV. KIỂM SOÁT TÀI LIỆU DỰ ÁN 112 V. CÁC HOẠT ĐỘNG ĐIỀU CHỈNH 114 VI. KIỂM SOÁT THAY ĐỔI 115 VII. CHỈNH SỬA VÀ LẬP KẾ HOẠCH LẠI 117 Bài 14: KHOÁN NGOÀI, MUA SẮM ................................................................................................................... 119 I. KHOÁN NGOÀI 119 1. Khoán ngoài - các vấn đề chung 119 2. Dịch vụ khoán ngoài 119 3. Rủi ro liên quan tới khoán ngoài 120 4. Tiến trình quản lý rủi ro 120 5. Thẩm định rủi ro và lập kế hoạch chiến lƣợc 120 6. Chọn bên thứ ba và trách nhiệm nghề nghiệp 121 7. Vấn đề hợp đồng 121 8. Giám sát mối quan hệ bên thứ ba 121 II. HỢP ĐỒNG THUÊ KHOÁN 122 1. Cấu phần hợp đồng 122 2. Quản lý hợp đồng 123 3. Quản lý nhà cung cấp 124 Bài 15: KẾT THÚC DỰ ÁN ................................................................................................................................... 128 I. ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN 128 II. CÁC PHƢƠNG PHÁP ĐÁNH GIÁ, CÁC THÔNG SỐ ĐÁNH GIÁ 128 1. Phƣơng pháp đánh giá 128 2. Thông số đánh giá 129 III.LẬP BÁO CÁO TỔNG THỂ 129 IV. NHỮNG VIỆC LÀM KHI KẾT THÚC DỰ ÁN 129 V. TOÀN CẢNH VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT 130 VI. MỘT SỐ VĂN BẢN PHÁP QUY LIÊN QUAN ĐẾN TỔ CHỨC VÀ TRIỂN KHAI DỰ ÁN 130 CÁC THUẬT NGỮ CHUYÊN MÔN .................................................................................................................... 132 TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................................................................................... 133 5
  6. GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Mã môn học: MH 32 Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học/mô đun: - Vị trí: Môn học đƣợc bố trí sau khi sinh viên học xong các môn học chung, các môn học cơ sở chuyên ngành đào tạo chuyên môn nghề. - Tính chất: Là môn chuyên ngành tự chọn. - Ý nghĩa và vai trò của mô học: Đây là môn học đào tạo chuyên môn nghề, cung cấp cho sinh viên các kỹ năng quản lý các dự án công nghệ thông tin cơ bản nhất. Mục tiêu của môn học/mô đun: -Về kiến thức: + Trình bày đƣợc các phƣơng pháp luận, tiêu chuẩn cho việc quản lý dự án nói chung và dự án công nghệ thông tin nói riêng.. + Lựa chọn đƣợc các giải pháp cho việc quản lý công nghệ thông tin trong thực tiễn. -Về kỹ năng: + Hoạch định đƣợc những công việc cần chuẩn bị trƣớc khi một dự án CNTT hoạt động. + Thực hiện đƣợc các hoạt động quản lý và kiểm soát trong khi dự án CNTT hoạt động. -Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: luôn cẩn thận, tự giác, tự học hỏi, nghiên cứu chuyên sâu. 6
  7. Nội dung của môn học/mô đun Chƣơng 1: Tổng quan về công nghệ phần mềm 1. Định nghĩa cơ bản và các thuật ngữ về CNPM 2. Quy trình xây dựng phần mềm Chƣơng 2: Quản lý dự án phần mềm 1. Tiến trình quản lý phần mềm 2. Lập kế hoạch dự án phần mềm 3. Theo dõi dự án phần mềm 4. Quản lý rủi ro 5. Kiểm tra Chƣơng 3: Phân tích yêu cầu và hệ thống phần mềm 1. Yêu cầu hệ thống 2. Yêu cầu của ngƣời sử dụng 3. Tài liệu đặc tả yêu cầu 4. Quy trình xác định yêu cầu 5. Các mô hình hệ thống 6. Kiểm tra Chƣơng 4: Thiết kế và cài đặt phần mềm 1. Các nền tảng thiết kế phần mềm 2. Thiết kế giao diện ngƣời dùng Chƣơng 5: Kiểm thử và bảo trì phần mềm 1. Bảo đảm chất lƣợng phần mềm 2. Kiểm thử phần mềm 3. Kiểm tra 7
  8. Bài 1: DỰ ÁN VÀ KHOA HỌC QUẢN LÝ Thời gian: 1h (LT: 1h, TH: 0h) Quản lý dự án là một trong những lĩnh vực kiến thức mang tính kinh nghiệm, có ý nghĩa quan trọng trong các nhiệm vụ hàng ngày của bất kỳ một nhà quản lý hay một cá nhân có tham vọng trở thành nhà quản lý. Để hiểu rõ và làm chủ đƣợc những kiến thức, nội dung xung quanh nhiệm vụ, hoạt đông quản lý dự án, cụ thể là các dự án công nghệ thống tin - CNTT, trƣớc tiên, các chúng ta cần phải trang bị những kiến thức cơ bản nhằm khai thông khái niệm, thuật ngữ về quản lý dự án CNTT. Mục tiêu của bài: - Phân tích đƣợc các khái niệm về quản lý và dự án. - Phân tích đƣợc các đặc điểm chung của hệ thống quản lý. - Phân tích đƣợc các tính chất của dự án và nắm bắt một số nguyên nhân thất bại dự án. Nội dung của bài: I. KHOA HỌC QUẢN LÝ 1. Lịch sử về sự phát triển của tƣ tƣởng quản lý Hoạt động quản lý đã có từ rất lâu, nhƣng khoa học quản lý lại rất mới mẻ. Có tồn tại nhiều chủ thuyết khác nhau về quản lý. a) Thời Trung Hoa cổ đại - Khổng tử: Đức trị  Khổng Tử: 551 TCN - 479 TCN (Thời Xuân Thu)  Lấy "Nhân" là nguyên tắc cơ bản, quy định hoạt động của chủ thể quản lý và quan hệ với đối tƣợng quản lý. Động viên, khuyến khích.  Xuất phát điểm của con ngƣời: Thiện. Công-Tƣ thống nhất  Khuyến khích chủ nghĩa "quân tử", đả phá chủ nghĩa "tiểu nhân"  Nhấn mạnh tâm và đức của ngƣời quản lý - Hàn Phi Tử: Pháp trị  Hàn Phi Tử: 403 TCN - 221 TCN (Thời Chiến Quốc)  Lấy"Pháp" là nguyên tắc cơ bản, quy định hoạt động của chủ thể quản lý và quan hệ với đối tƣợng quản lý. Thƣởng phạt công minh.  Xuất phát điểm của con ngƣời: ác, vụ lợi. Công-Tƣ mâu thuẫn.  Ủng hộ chuyên chế, cổ vũ độc tài  Ba khái niệm cơ bản trong quản lý: "thế" (quyền lực), ""pháp" (luật pháp), "thuật" (biện pháp quản lý). 8
  9. b) Trƣờng phái cổ điển trong thời kỳ đầu của phát triển công nghiệp Sự ra đời: Thế kỷ 18, công nghiệp bắt đầu phát triển ở Châu Âu dẫn đến sự ra đời các nhà máy, công ty từ đó xuất hiện nhu cầu quản lý c) Lý thuyết quản lý một cách khoa học (Scientific Management) - Freadrich Winslow Taylor (Mỹ), ... - Quy trình lao động hợp lý, không trùng lặp, tốn ít sức, năng suất cao - Tiêu chuẩn hoá công việc, đặt ra định mức, trả lƣơng theo sản phẩm - Chuyên môn hoá lao động - Tiền thƣởng là động cơ thúc đẩy sản xuất d) Lý thuyết "quản lý hành chính - tổ chức" - Henry Fayol (Pháp), Max Weber (Đức),... - Các chức năng quản lý: POSDCORB  P: Planning - Lập kế hoạch  O: Organizing - tổ chức (xác định phân cấp quản lý)  S: Staffing - quản lý nhân sự  D: Directing - Chỉ đạo  CO: coordinating - Phối hợp (=>họp)  R: Reviewing - Kiểm tra  B: Budgeting - Tài chính, ngân sách - Các nguyên tắc quản lý - Các nguyên tắc ra quyết định e) Trƣờng phái tâm lý - xã hội trong thời kỳ hiện đại - Coi trọng mối quan hệ con ngƣời - Xem xét quản lý trên quan điểm tâm lý học - Năng suất làm việc phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố tâm lý, xã hội của đối tƣợng quản lý - Ngƣời quản lý tìm cách gia tăng sự thoả mãn tâm lý và nhu cầu tinh thần của nhân viên - Coi trọng mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong tổ chức f) Trƣờng phái định lƣợng về quản lý - Cố gắng áp dụng các bộ môn khoa học khác phục vụ cho quản lý - Không coi trọng các yếu tố tâm lý, xã hội - Các bộ môn khoa học đƣợc áp dụng cho quản lý: lý thuyết hệ tthống, lý thuyết xác suất, lý thuyết thống kê, lý thuyết chọn mẫu, lý thuyết mô phỏng, lý thuyết xếp hàng, lý thuyết quyết định, tin học g) Một vài tƣ tƣởng quản lý của xã hội đƣơng đại (từ 1960 đến nay) 9
  10. Ví dụ về một mô hình mới quản lý nhà máy, doanh nghiệp của Nhật Nhật Châu Âu - Làm việc suốt đời - Làm việc theo hợp đồng, có thời hạn - Đánh giá và đề bạt chậm - Đánh giá và đề bạt nhanh - Công nhân đa năng - Công nhân đƣợc chuyên môn hoá - Cơ chế kiểm tra gián tiếp - Cơ chế kiểm tra trực tiếp - Quyết định tập thể - Quyết định cá nhân - Trách nhiệm tập thể - Trách nhiệm cá nhân - Quyền lợi toàn cục - Quyền lợi riêng Tƣ duy về quản lý theo dự án phát triển mạnh trong thời kì phổ cập công nghệ thông tin, khi mà môi trƣờng kinh tế trở thành toàn cầu và mang tính biến chuyển không ngừng. 2. Khái niệm về quản lý Quản lý (nói chung) là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tƣợng quản lý nhằm đạt đƣợc những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trƣờng. Từ khái niệm trên ta thấy quản lý sẽ có: - Chủ thể quản lý (ngƣời quản lý) - Đối tƣợng quản lý (ngƣời bị quản lý) - Có mục tiêu cần đạt đƣợc - Có môi trƣờng quản lý Vì sao cần quản lý: Đạt mục đích theo cách tốt nhất trong hoàn cảnh môi trƣờng luôn biến động và nguồn lực hạn chế. Quản lý tạo ra giá trị gia tăng của 1 tổ chức. Có thể cần phân tích thêm yếu tố quản lý trong điều kiện biến động của môi trƣờng để thấy sự tƣơng phản giữa quản lý cổ điển và quản lý hiện đại. Chính yếu tố biến động này đã dẫn tới việc quản lý theo dự án trở thành trọng tâm cho thời nay, đối lập với quản lý hành chính quan liêu cổ điển. Ví dụ: Đối Mục tiêu cần đạt Chủ thể Q/lý tƣợng Môi trƣờng (có thể biến động) đƣợc Q/lý Quản lý học tập trong trƣờng học - Điều kiện dạy, học trong Ban Giám hiệu Giáo Dạy tốt - Học trƣờng (đứng đầu là viên- tốt(Quy ra các chỉ - Điều kiện sinh hoạt, đi lại Hiệu trƣởng) Sinh viên tiêu, con số cụ thể) trong thành phố - Tình hình chính trị, xã hội của 10
  11. nhà nƣớc- ảnh hƣởng của thế giới- ảnh hƣởng của tự nhiên, khí hậu Một số khái niệm khác nhau (đều đƣợc chấp nhận) về quản lý: - Quản lý là nghệ thuật đạt mục đích thông qua nỗ lực của những ngƣời khác (khái niệm định tính) - Quản lý là công tác phối hợp có hiệu quả các hoạt động của những cộng sự khác nhau trong cùng một tổ chức - Quản lý là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy và kiểm tra các nguồn lực của cơ quan, nhằm đạt đƣợc mục đích với hiệu quả cao trong điều kiện môi trƣờng luôn luôn biến động. Đây là khái niệm mang tính kiến thiết, trong đó:  Lập kế hoạch: quá trình thiết lập các mục tiêu và những phƣơng thức hành động để đạt mục tiêu  Tổ chức: quá trình xây dựng và bảo đảm những điều kiện để đạt mục tiêu  Chỉ huy: quá trình chỉ đạo, thúc đẩy các thành viên làm việc một cách tốt nhất, vì lợi ích của tổ chức  Kiểm tra: quá trình giám sát và chấn chỉnh, uốn nắn các hoạt động để đảm bảo công việc thực hiện theo đúng kế hoạch 3. Đặc điểm chung của Hệ thống quản lý - Có chủ thể quản lý và đối tƣợng quản lý - Chủ thể quản lý: tạo ra các tác động quản lý - Đối tƣợng quản lý: tiếp nhận các tác động của chủ thể quản lý  Các mục đích là thống nhất giữa chủ thể và đối tƣợng quản lý  Có sự trao đổi thông tin nhiều chiều. Chủ thể quản lý phải thu nhận thông tin từ nhiều nguồn khác nhau - Tính linh hoạt, thích nghi, điều chỉnh, đổi mới của chủ thể quản lý. Môi trƣờng quản lý luôn biến động. 11
  12. Kết luận: Quản lý là 1 tiến trình năng động; Quản lý là một nghệ thuật, một khoa học, một nghề. * Quản lý là một nghệ thuật: Vì sao là nghệ thuật ? Vì: - Sự đa dạng, phong phú, muôn màu muôn vẻ của sự vật, hiện tƣợng - Quản lý cơ quan hành chính ≠ quản lý doanh nghiệp ≠ quản lý trƣờng học ≠ quản lý dự án - Quản lý dự án A ≠ Quản lý dự án B - Không phải mọi hiện tƣợng đều mang tính quy luật - Không phải mọi quy luật đều đã đƣợc tổng kết thành lý luận - Quản lý là sự tác động đến con ngƣời, mà con ngƣời thì rất phức tạp. Đòi hỏi ngƣời quản lý phải khéo léo, linh hoạt - Hiệu quả quản lý phụ thuộc vào kinh nghiệm của ngƣời quản lý, cá tính của ngƣời quản lý, cơ may, vận rủi * Quản lý là một khoa học: Vì sao là khoa học ? Vì: - Tổng hợp và vận dụng các quy luật: kinh tế, công nghệ, xã hội - Vận dụng những thành tựu của khoa học, công nghệ trong quản lý: các phƣơng pháp dự báo, tâm lý học, tin học * Quản lý là một nghề: Vì sao là một nghề ? Vì: - Phải học mới làm đƣợc - Muốn thực hành đƣợc, phải có đƣợc nhiều yếu tố ban đầu: cách học, chƣơng trình học, năng khiếu nghề nghiệp, ...) II. DỰ ÁN 1. Khái niệm về dự án Dự án là một tập hợp các công việc, đƣợc thực hiện bởi một tập thể, nhằm đạt đƣợc một kết quả dự kiến, trong một thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến. Do đó dự án phải: - Dự kiến đội hình thực hiện (nguồn nhân lực) - Có ngày bắt đầu, ngày kết thúc - Có ít nhất 1 con số, nói lên kinh phí cho phép thực hiện công việc - Mô tả đƣợc rõ ràng kết quả (output) của công việc. Sau khi kết thúc công việc, phải có đƣợc cái gì, với những đặc tính/đặc điểm gì, giá trị sử dụng nhƣ thế nào, hiệu quả ra làm sao? - Có 1 khoản tiền cấp cho Dự án thực hiện. Ngƣời (hoặc đơn vị) cấp tiền gọi là chủ đầu tƣ - Có một tổ chức chặt chẽ theo dõi và thu thập mọi thông tin phát sinh trong quá trình thực hiện dự án để giúp cho các cấp lãnh đạo và tổ dự án theo dõi sát sao việc thực hiện dự án 2. Tính chất của dự án 12
  13. - Phân biệt hoạt động dự án và các hoạt động nghiệp vụ Hoạt động dự án Hoạt động nghiệp vụ Tạo ra một sản phẩm xác định Cho ra cùng một sản phẩm Có ngày khởi đầu và ngày kết thúc Liên tục Đội ngũ nhiều chuyên môn khác nhau=> Khó trao Các kỹ năng chuyên môn đổi=> Ngại chia xẻ thông tin hóa Đội hình tạm thời- Khó xây dựng ngay 1 lúc tinh Tổ chức ổn định- Có điều thần đồng đội- Khó có điều kiện đào tạo thành viên kiện đào tạo, nâng cấp các trong nhóm, trong khi cần phải sẵn sàng ngay thành viên trong nhóm Dự án chỉ làm 1 lần Công việc lặp lại và dễ hiểu Làm việc trong một kinh phí Làm việc theo kế hoạch trong một chi phí đƣợc cấp thƣờng xuyên hàng năm Bị huỷ nếu không đáp ứng mục tiêu, yêu cầu Phải đảm bảo làm lâu dài Chi phí hàng năm đƣợc tính Ngày kết thúc và chi phí đƣợc tính theo dự kiến và dựa trên kinh nghiệm trong phụ thuộc vào sự quản lý quá khứ - Tính duy nhất của kết quả dự án Dự án nhằm đạt đƣợc một kết quả mà trƣớc đó chƣa làm, hoặc chƣa có dẫn đếnkết quả của dự án đƣợc hình thành dần dần, từng bƣớc, từng giai đoạn. Làm đƣợc đến đâu thì biết đến đó. Ví dụ: Hoạt động Dự án Hoạt động nghiệp vụ Chế tạo bom nguyên tử, tàu vũ Sản xuất vũ khí hàng loạt trụ Xây dựng một phần mềm mới, áp dụng một phần mềm trong hoạt động thƣờng do cơ quan đặt hàng ngày (quản lý kế toán, nhân sự, vật tƣ, sản xuất...) Sản xuất hàng loạt xe máy theo thiết kế đã có sẵn, Chế tạo một loại xe máy mới theo kế hoạch đƣợc giao Thử nghiệm một dây chuyền sản xuất theo công nghệ mới 3. Một số nguyên nhân thất bại của dự án - Các hình thức kết thúc dự án:  Hoàn thành mục tiêu đề ra và nghiệm thu kết quả (kết thúc tốt đẹp) đúng thời hạn 13
  14.  Hết kinh phí trƣớc thời hạn (Kết thúc thất bại) Ví dụ 1: nghiên cứu chế thuốc chữa bệnh SIDA. Chi tiêu hết số tiền đƣợc cấp mà vẫn không tìm ra lời giải. Đến ngày cuối cùng (nếu tiếp tục nữa cũng không còn ý nghĩa) Ví dụ 2: xây dựng sân vận động cho SeaGame - Các tiêu chuẩn để đánh giá một dự án là thất bại  Không đáp ứng đƣợc các mục tiêu đã đề ra ban đầu  Không đáp ứng đƣợc thời hạn  Vƣợt quá ngân sách cho phép (20-30%) - Các lý do khiến dự án thất bại  (17%) Không lƣờng đƣợc phạm vi rộng lớn và tính phức tạp của công việc => dự kiến nhân lực, thời hạn, kinh phí không chính xác  (21%) Thiếu thông tin  (18%) Không rõ mục tiêu  (32%) Quản lý dự án kém  (12%) Các lý do khác (mua phải thiết bị rởm, công nghệ quá mới đối với tổ chức khiến cho không áp dụng đƣợc kết quả dự án, ngƣời bỏ ra đi, ....) - Cáchkhắc phục  Xây dựng tài liệu nghiên cứu khả thi thật tốt cho dự án  Quản lý dự án tốt Câu hỏi ôn tập 1. Cho biết khái niệm về dự án và những tính chất của nó? 2. Trình bày đặc điểm chung của hệ thống quản lý? 14
  15. Bài 2: QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀ NGƢỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN Thời gian: 1h (LT: 1h, TH: 0h) Mỗi năm Mỹ chi 2.3 nghìn tỉ USD vào các dự án. Toàn thế giới chi gần 10 nghìn tỉ USD cho tất cả các loại dự án, trong số 40.7 nghìn tỉ USD của tổng sản lƣợng toàn cầu. Hơn 16 triệu ngƣời xem quản trị dự án là nghề của mình; ngƣời quản trị dự án có lƣơng trung bình hơn 82,000 USD mỗi năm. Hơn nửa triệu dự án phát triển các ứng dụng CNTT đƣợc khởi động trong năm 2001, so với 300,000 dự án năm 2000. Các chuyên gia đang nhấn mạnh tầm quan trọng của quản lý dự án. Tom Peters đã viết trong cuốn sách của mình "Reinventing Work: the Project 50", "Ngày nay muốn chiến thắng chúng ta phải nắm vững nghệ thuật quản lý dự án!" Trong hoạt động dự án nói chung và trong công tác quản trị dự án nói riêng,nhà quản trị dự án là những ngƣời tham gia trực tiếp vào công tác quản lý dự án(nên còn đƣợc gọi là cán bộ quản lý dự án) và giữ vai trò rất quan trọng trong cơcấu tổ chức dự án, là một trong những yếu tố quyết định sự thành công hay thấtbại của dự án. Mục tiêu của bài: - Phân tích đƣợc tính chất, nội dung, phong cách quản lý dự án. - Xác định đƣợc vai trò, trách nhiệm cũng nhƣ tầm quan trọng của ngƣời quản lý trong việc xây dựng, phát triển, kiểm soát một dự án. Nội dung của bài: I. QUẢN LÝ DỰ ÁN 1. Khái niệm về quản lý dự án Quản lý dự án (QLDA) là việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật nhằm định nghĩa, lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ chức, kiểm soát và kết thúc dự án. Môt dự án đƣợc quản lý tốt, tức là khi kết thúc phải thoả mãn đƣợc chủ đầu tƣ về các mặt: thời hạn, chi phí và chất lƣợng kết quả. 2. Các nội dung chính của quản lý dự án - Việc quản lý dự án đã có từ thời xƣa: trong chiến tranh, xây dựng Kim tự tháp và các kỳ quan thế giới.... - Henry Gantt (đầu thế kỷ 20), đƣa ra khái niệm sơ đồ Gantt:quản lý công việc theo thời gian 15
  16. - Cuối những năm 50': PERT (Program Evaluation and Review Technique) và CPM (Critical Path Method): quản lý công việc trên những ràng buộc khác (độ ƣu tiên, kinh phí, ...) - Sau này, lý luận về QLDA đƣợc bổ sung thêm những ý tƣởng về tổ chức, kiểm soát, sử dụng tài nguyên (nhấn mạnh đến tính chất xã hội của khoa học QLDA) - Phân biệt hai loại công việc: Quản lý dự án và thực hiện dự án 3. Phong cách quản lý dự án (1)- (3): Quản lý bị động Ví dụ: (1) Sau khi vạch kế hoạch rồi, phó mặc cho anh em thực hiện, không quan tâm theo dõi. Khi có chuyện gì xảy ra mới nghĩ cách đối phó. (2) Một đề tài nghiên cứu khoa học: Không có sáng kiến mới, cứ quanh quẩn với các phƣơng pháp cũ, công nghệ cũ (3) Không lo lắng đến thời hạn giao nộp sản phẩm, đến khi dự án sắp hết hạn thì mới lo huy động thật đông ngƣời làm cho xong (4): Quản lý chủ động, tích cực. Suốt quá trình thực hiện dự án không bị động về kinh phí, nhân lực và tiến độ đảm bảo (lý tƣởng). a) Một phong cách quản lý dự án thụ động có những đặc tính: - Ngƣời quản lý luôn đứng sau các mục tiêu của dự án - Hấp tấp, bị kích động, nghĩ về tƣơng lai ngắn - Khi làm quyết định, chỉ nghĩ đến các khó khăn trở ngại tạm thời, trƣớc mắt, không nghĩ đến liệu rằng đó có phải là 1 bƣớc đi đúng hay không. - Không kiểm soát đƣợc tình thế. Nhiêù khi phải thay đổi kế hoạch và tổ chức b) Hậu quả của quản lý dự án thụ động: 16
  17. - Kết quả thu đƣợc không ổn định, phải sửa lại thƣờng xuyên - Tinh thần làm việc trong dự án không cởi mở, hợp tác - Năng suất thấp, công việc không chạy - Rối loạn trong điều hành - Không sử dụng hiệu quả nguồn tài nguyên, nhân lực - Bị động trƣớc những thay đổi: yêu cầu của khách hàng, biến động về nhân sự, dẫn đến tình trạng "ngƣời quản lý dự án bị dự án quản lý" (the changes manage the project managers, rather than the project managers managing the changes) - Hồ sơ dự án kém chất lƣợng - Nói chung => dự án bị chậm tiến độ, tiêu vƣợt quá kinh phí. Chất lƣợng dự án không đảm bảo, chất lƣợng khả nghi. c) Các nguyên lý chung của phƣơng pháp luận quản lý dự án - Linh hoạt, mềm dẻo Ví dụ:  Lập lịch biểu thực hiện không cứng nhắc  Đội hình thực hiện không cứng nhắc  Công cụ thực hiện dự án không cứng nhắc  Nguyên vật liệu sử dụng không cứng nhắc - Hƣớngkết quả, không hƣớng nhiệm vụ (nhằm thoả mãn đơn vị thụ hƣởng kết quả dự án) Ví dụ:  Dự án xây nhà • Mục đích: xây nhà đẹp • Các nhiệm vụ: mua vật liệu, xây, trát, hoàn thiện  Dự án làm phần mềm • Mục đích: có phần mềm đáp ứng yêu cầu • Nhiệm vụ: Thiết kế, lập trình, kiểm thử - Huy động sự tham gia của mọi ngƣời - Kế hoạch không phải là kết quả của một nhóm ngƣời khôn ngoan, đƣợc chọn lựa, những ngƣời đƣợc trời phú cho các năng lực đặc biệt. - Cần “dân chủ hoá" việc lập kế hoạch. - Những ngƣời tham gia dự án phải đóng góp tích cực cho kế hoạch, tránh thái độ “thụ động”. - Tránh những thái độ chống đối, không chấp nhận hay không tuân thủ. - Làm rõ trách nhiệm của mỗi thành viên Ví dụ:  Dự án phần mềm: Trách nhiệm của ngƣời phân tích, thiết kế, lập trình, kiểm thử  Dự án xây dựng: Trách nhiệm của ngƣời thiết kế, ngƣời thi công - Tài liệu cô đọng và có chất lƣợng  Việc làm tài liệu là rất quan trọng, nhƣng  Quá nhiều tài liệu tức là có quá ít thông tin!!! - Kết quả quan trọng hơn công cụ hay kĩ thuật (khía cạnh thực dụng) 17
  18. - Tạo ra các độ đo tốt (để có đánh giá đúng) Ví dụ: Dự án làm phần mềm. Các độ đo cho 1 nhân viên lập trình - Số dòng lệnh của chƣơng trình - Thời gian hoàn thành một module chƣơng trình - Số lỗi phát hiện ra khi kiểm thử chƣơng trình - Số trang làm tài liệu thuyết minh cho chƣơng trình - Tốc độ xử lý của chƣơng trình - Tính thân thiện (dễ sử dụng) của chƣơng trình? Không phải là một độ đo tốt - Sự dễ hiểu, sáng sủa trong cách lập trình? Không phải là một độ đo tốt - Suy nghĩ một cách nhìn xa trông rộng II. NGƢỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN 1. Bảng phân vai trong dự án - Ngƣời quản lý dự án (PM-Project Manager): Chịu trách nhiệm chính về kết quả của dự án. Có vai trò chủ chốt trong việc xác định các mục đích và mục tiêu, xây dựng các kế hoạch dự án, đảm bảo dự án đƣợc thực hiện có hiệu lực và hiệu quả - Ngƣời tài trợ dự án (PS-Project sponsor). Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt dự án, quyết định cho dự án đi tiếp hay cho chết giữa chừng. - Tổ dự án (PT - Project team). Hỗ trợ cho Ngƣời quản lý dự án để thực hiện thành công dự án. Bao gồm những ngƣời vừa có kỹ năng và năng lực - Khách hàng. (Client): Thụ hƣởng kết quả dự án. Nêu yêu cầu, cử ngƣời hỗ trợ dự án. Là ngƣời chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án - Ban lãnh đạo (Senior Mangement): Bổ nhiệm Ngƣời quản lý dự án và Tổ dự án, tham gia vào việc hình thành và xây dựng dự án - Các nhóm hỗ trợ (có thể có nhiều hay ít, tuỳ từng dự án): nhóm tƣ vấn, nhóm kỹ thuật, nhóm thƣ ký, ... - Thực tế ở Việt Nam: thông thƣờng Ngƣời quản lý dự án là ngƣời phụ trách ban điều là hành (còn gọi Ban quản lý dự án) 2. Lựa chọn nhân sự cho Ban quản lý và Nhóm chuyên môn - Các tiêu chuẩn cần có:  Kiến thức kỹ thuật  Có chuyên môn đặc biệt gì phục vụ dự án?  Đã có kinh nghiệm với dự án tƣơng tự nào chƣa?  Hiện có tham gia dự án nào khác không?  Nếu có thì khi nào kết thúc?  Có thể dành bao nhiêu thời gian cho dự án?  Khối lƣợng công việc chuyên môn hiện nay của ngƣời đó? có thể giảm bớt? Dự đoán thời gian tới? Có thể tham gia suốt quá trình dự án đƣợc không?  Có hăng hái tham gia nhóm dự án không?  Có truyền thống làm việc với hiệu quả cao không? 18
  19.  Có ngăn nắp và quản lý thời gian tốt không?  Có tinh thần trách nhiệm không?  Có tinh thần hợp tác không?  Thủ trƣởng của ngƣời đó có ủng hộ không? - Những điều nên tránh  Tuyển chọn những ngƣời giống mình  Thiếu ngƣời có sáng kiến hay ham học hỏi  Hiểu lầm nội dung của dự án  Trách nhiệm không rõ ràng  Quyền hạn không rõ ràng  Phân việc không đều, không rõ ràng  Không xác định đƣợc những ngƣời liên quan đến dự án  Mục tiêu chung không rõ  Thông tin không thông suốt  Thành viên thiếu tin tƣởng nhau - nghi kị nhau  Quyền lợi cá nhân của thành viên không phù hợp với công việc của dự án  Không cam kết thực hiện kế hoạch  Không có tinh thần đồng đội  Không quan tâm tới chất lƣợng công việc - Nói về ngƣời quản lý dự án  Trách nhiệm của ngƣời quản lý dự án Là ngƣời có ảnh hƣởng tới mọi ngƣời để đạt tới các mục đích và mục tiêu của dự án. Có những trọng trách:  Nắm vững những nội dung bao quát chung về công việc, cấu trúc phân việc, lịch biểu và ngân sách.  Trao đổi với các anh em: bao gồm các báo cáo, biểu mẫu, bản tin, hội họp, và thủ tục làm việc. Ý tƣởng là trao đổi cởi mở và trung thực.  Động viên, khuấy động tinh thần làm việc: bao gồm khích lệ, phân việc, mời tham gia và uỷ quyền.  Theo dõi công việc: bao gồm theo dõi, thu thập hiện trạng và đánh giá hiện trạng  Hỗ trợ cho mọi ngƣời  Xây dựng tập thể vững mạnh, bằng nhiều cách, bao gồm: o Bổ nhiệm ngƣời phụ trách o Phân bổ trách nhiệm o Khuyến khích tinh thần đồng đội o Làm phát sinh lòng nhiệt tình o Thành lập sự thống nhất chỉ huy o Quản lý trách nhiệm o Cung cấp môi trƣờng làm việc tốt o Trao đổi với anh em  Các sức ép trên vai ngƣời quản lý dự án Những sức ép làm cho ngƣời quản lý thƣờng rơi vào phong cách quản lý bị động. Đó là các sức ép:  Từ phía khách hàng 19
  20.  Uy tín, danh dự  Tài chính  Từ thủ trƣởng cấp trên  Thủ tục hành chính  Nhân sự (sự đồng thuận, sự hợp tác, sự "chung thuỷ")  Thị trƣờng (cạnh tranh)  Chuẩn sản phẩm/bảo đảm chất lƣợng  Nguồn nhân lực hạn chế  Công nghệ  Phẩm chất của ngƣời quản lý dự án  Khả năng tâm sự, thông cảm với ngƣời khác. Ngƣời quản lý dự án phải có khả năng quan hệ tích cực với mọi ngƣời. Họ phải tích cực nghe và có khả năng thông cảm với nhu cầu của mọi ngƣời.  Khả năng diễn đạt. Ngƣời quản lý dự án phải có khả năng trình bày các ý tƣởng của mình dƣới dạng lời và viết. Trình bày lời thƣờng xuất hiện với các dự án và kĩ năng trình bày tốt là tuyệt đối cần thiết để động viên tổ. Kĩ năng viết tốt là cần thiết để chuẩn bị tài liệu dự án.  Tính kiên quyết. Ngƣời quản lý dự án phải không tránh né việc đƣa ra các quyết định cứng rắn. Mặt khác cũng không nên hấp tấp trong đánh giá. Tuy nhiên cần đƣa ra quyết định đúng lúc và chấp nhận trách nhiệm về các hậu quả.  Tính khách quan. Ngƣời quản lý dự án nên khách quan, đặc biệt khi nhận những thông tin quan trọng không muốn nghe.  Toàn tâm toàn ý. Ngƣời quản lý dự án nên dồn toàn tâm toàn ý cho sự thành công của dự án. Sẵn sàng cung cấp những hỗ trợ cần thiết về kĩ thuật, điều hành hành và tài chính để hoàn thành các mục đích và mục tiêu. Việc thiếu nhiệt tình có thể trở thành lây lan sang những ngƣời tham dự khác, làm cho năng suất có thể bị giảm.  Đầu tầu, gƣơng mẫu, lôi cuốn. Ngƣời quản lý dự án cần có khả năng làm cho mọi ngƣời tham dự vào dự án và duy trì sự tham dự đó cho tới khi đạt đƣợc các mục đích và mục tiêu. Nếu ngƣời quản lý dự án không thể động viên đƣợc anh em thì cả nhóm sẽ không thực hiện tốt công việc  Trung thực. Nếu ngƣời quản lý dự án không đạt về mặt này, thì việc quản lý dự án sẽ rất khó khăn. Sự tin tƣởng sẽ bị suy giảm, gây ấn tƣợng không tốt của anh em.  Nhất quán. Ngƣời quản lý dự án không thể đi chệch tầm nhìn, ngoại trừ những hoàn cảnh bất khả kháng. Ngƣời quản lý dự án phải ra các quyết định để đạt tới các mục đích và mục tiêu dự án. Tính nhất quán nuôi dƣỡng cho sự ổn định và làm cho những ngƣời tham dự thích ứng với hoàn cảnh thay đổi. Việc thiếu nhất quán hay dẫn đến sự bất đồng.  Tầm nhìn xa trông rộng. Ngƣời quản lý dự án phải có khả năng thấy kết quả cuối cùng, cho dù nó không rõ ràng trong ý niệm của những ngƣời khác. Họ phải có khả năng hình dung dự án đi tới đâu và bảo đảm mọi thứ xảy ra để đạt tới tầm nhìn dự án. 20
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2