intTypePromotion=1
ADSENSE

Giáo trình Văn hóa giao tiếp công sở và kỹ năng tổ chức các sự kiện

Chia sẻ: Bảo Hiền | Ngày: | Loại File: DOC | Số trang:62

28
lượt xem
6
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

"Giáo trình Văn hóa giao tiếp công sở và kỹ năng tổ chức các sự kiện" trình bày một số vấn đề cơ bản về các yếu tố cấu thành, vai trò của giao tiếp văn hóa công sở; các nguyên tắc giao tiếp và các kỹ năng giao tiếp hiệu quả; các kỹ năng tổ chức các sự kiện lớn – nhỏ - kỹ năng tổ chức các cuộc họp nhỏ nhằm giúp người lãnh đạo, quản lý có kỹ năng giao tiếp và tổ chức các cuộc họp hiệu quả nơi công sở.

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Giáo trình Văn hóa giao tiếp công sở và kỹ năng tổ chức các sự kiện

  1. VĂN HÓA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN                          Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn   Thị Hợi LỜI MỞ ĐẦU Trong môi trường làm việc năng động và chuyên nghiệp như  hiện nay, bên  cạnh việc sáng tạo để tìm ra những cách riêng giúp làm việc nhanh hơn và đạt hiệu   quả  cao hơn thì có một cách khá tốt để  xây dựng giá trị  bản thân đó là hình thành  những thói quen, lề lối làm việc, phương cách  ứng xử cùng hành vi văn minh, lịch   sự  chốn công sở. Công sở là nơi thường xuyên tiếp xúc với nhân dân, với các cơ  quan hữu quan, đồng cấp và cấp trên; cơ  sở  hạ  tầng, trang thiết bị  hiện đại nơi  công sở chỉ đóng vai trò hỗ trợ trong quá trình làm việc, giao tiếp, yếu tố quan trọng  hơn cả chính là yếu tố con người. Con người sẽ quyết định văn hóa công sở, quyết  định sự thành bại cũng như dấu ấn ghi lại của tổ chức trong suốt quá trình tổ chức   đó hoạt động.  Bên cạnh đó, một trong những điều bị  phàn nàn nhiều nhất  ở  các cơ  quan công sở  hiện nay chính là việc tổ  chức họp hành. Việc họp thường bị  xem là lãng phí quá nhiều thời gian quý giá. Trong khi, thực tế của các cuộc   họp chính là nơi duy trì văn hoá tổ  chức và triển khai các hoạt động quan   trọng cũng như đóng góp ý tưởng sáng tạo của nhiều thành viên. Do vậy, nếu   các lãnh đạo tiến hành những cuộc họp tồi, buồn tẻ và lãng phí thời gian, mọi   người sẽ tin rằng đây là một tổ chức tồi, buồn tẻ và không quan tâm đến thời   gian. Cũng giống như vậy, các cuộc họp tốt sẽ  nói với nhân viên rằng: "Đây  là tổ chức tuyệt vời để làm việc". Nhằm xây dựng một công sở văn minh, lịch sự, hoạt động đúng pháp luật và  tổ chức được các sự kiện đạt hiệu quả cao, nề nếp làm việc, họp hành  khoa học,   có trật tự kỷ cương, tuân theo những nội quy, quy định chung nhưng không mất đi   tính dân chủ, xây dựng một môi trường làm việc hiện đại, chuyên nghiệp, thân  thiện và hiệu quả. Từ  đó tạo bầu không khí cởi mở  giúp cán bộ  công chức hứng  khởi làm việc đưa chất lượng và hiệu quả công việc lên cao.   Chuyên đề  VĂN HÓA  GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN  trình bày một số vấn đề  cơ  bản về các yếu tố cấu thành, vai trò của giao tiếp văn hóa công sở; các nguyên   tắc giao tiếp và các kỹ  năng giao tiếp hiệu quả; các kỹ  năng tổ  chức các sự  kiện   lớn – nhỏ ­ kỹ năng tổ chức các cuộc họp nhỏ……nhằm  giúp người lãnh đạo, quản  lý có kỹ năng giao tiếp và tổ chức các cuộc họp hiệu quả nơi công sở Tài liệu được biên soạn trong thời gian ngắn nên không tránh khỏi hạn chế,   thiếu sót. Chúng tôi mong nhận được sự góp ý chân thành của quý đồng nghiệp, học   viên để tài liệu được hoàn thiện hơn.                                                                                                                                                       Xin trân trọng cảm ơn!                                                                              NHÓM BIÊN SOẠN 1
  2. VĂN HÓA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN                          Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn   Thị Hợi CHƯƠNG I VĂN HÓA GIAO TIẾP CÔNG SỞ I. Khái niệm văn hóa giao tiếp, ứng xử nơi công sở  1. Giao tiếp Giao tiếp là hoạt động nhằm xác lập mối quan hệ  và sự  tiếp xúc giữa con  người giữa con người với nhau nhằm thỏa mãn những nhu cầu nhất định.  Trên cơ sở thu nhận thông tin, hai bên giao tiếp sẽ xây dựng, điều chỉnh mục   tiêu, điều chỉnh hành vi qua sự tác động lẫn nhau để cùng hiểu biết về tình huống,  có cùng tiếng nói, đem lại lợi ích nhiều nhất có thể có.  Trong cuộc sống hàng ngày, đặc biệt là các mối quan hệ  nơi công sở, thất   bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa  các đối tượng giao tiếp. Sự thành công của một nhân viên không chỉ phụ thuộc vào   tính chuyên nghiệp và sự siêng năng làm việc mà còn ở các mối quan hệ cá nhân và  kỹ năng giao tiếp của họ.  2. Văn hóa công sở  Công sở là một tổ chức đặt dưới sự quản lý trực tiếp của nhà nước để tiến   hành một công việc chuyên ngành của nhà nước. Công sở là một tổ chức thực hiện   cơ  chế  điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo văn bản để  thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước,  nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được nhà nước giao. Là nơi tiếp  nhận yêu cầu, đề nghị, khiếu nại của công dân . Do đó, công sở là một bộ phận hợp   thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý nhà nước.  Là tổ chức của hệ thống bộ  máy nhà nước hoặc tổ chức công ích được Nhà nước công nhận, bao gồm cán bộ,   công chức được tuyển dụng, bổ nhiệm theo quy chế công chức hoặc theo thể thức   hợp đồng để thực hiện công vụ nhà nước. Công sở có vị trí, chức năng, nhiệm vụ,  quyền hạn và có cơ  cấu tổ  chức do pháp luật quy định, được sử  dụng công quyền   để tổ chức công việc Nhà nước hoặc dịch vụ công vì lợi ích chung của xã hội, của  cộng đồng. Văn hoá  là toàn bộ  những hoat động sáng tạo và giá trị  của nhân dân một   nước, một dân tộc về  mặt sản xuất vật chất và tinh thần trong sự  nghiệp dựng   nước và giữ nước. Văn hoá là tất cả những gì làm cho dân tộc này khác với dân tộc  khác, từ những sản phẩm tinh vi hiện đại nhất cho đến tín ngưỡng, phong tục tập  quán, lối sống và lao động. Văn hoá công sở là một hệ thống các chuẩn mực, quy tắc, giá trị được hình   thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạo nên niềm tin giá trị về thái độ của  cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc  trong công sở và hiệu quả hoạt động của công sở. Xây dựng văn hoá công sở là xây  dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỷ cương và dân chủ, đòi hỏi các nhà lãnh   2
  3. VĂN HÓA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN                          Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn   Thị Hợi đạo, quản lý cũng như cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan phải quan tâm đến   hiệu quả  hoạt động chung của cơ  quan. Muốn như  thế  cán bộ  phải tôn trọng kỷ  luật của cơ quan, phải chú ý đến danh dự của cơ quan trong cư xử với mọi người,   đoàn kết và hợp tác trên những nguyên tắc chung, chống lại bệnh quan liêu, hách   dịch, cơ hội. Văn hóa công sở biểu hiện thông qua các quy chế, quy định, nội quy, điều lệ  hoạt động có tính chất bắt buộc mọi cán bộ, công chức, viên chức thực hiện, việc   chuyển từ  chỗ  bắt buộc sang chỗ tự giác thực hiện, đồng thời còn được thể  hiện  thông qua mối quan hệ  qua lại giữa cán bộ, công chức, viên chức trong công sở,   chặt chẽ hay lỏng lẻo, đoàn kết hay cục bộ.  3. Văn hóa giao tiếp, ứng xử nơi công sở:   Là xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, có kỉ cương và dân chủ. Nó đòi  hỏi các nhà lãnh đạo, quản lý cũng như  các thành viên của cơ  quan phải quan tâm   đến hiệu quả  hoạt động chung của cơ  quan mình. Muốn như  thế  cán bộ  phải tôn  trọng kỉ  luật cơ  quan, phải chú ý đến danh dự  của cơ  quan trong cư  xử  với một   người, đoàn kết và hợp tác trên những nguyên tắc chung, chống lại bệnh quan liêu,   hách dịch, cơ hội. 4. Đối tượng giao tiếp trong công sở a .Giao tiếp với nhân viên:  Là quá trình giao tiếp giữa lãnh đạo với nhân   viên để  kiểm tra, thực hiện quyết định quản trị, đánh giá tiến độ  công việc, nắm   bắt tâm tư, nguyện vọng từng người để có biệp pháp giúp đỡ thích hợp.  Yêu cầu khi giao tiếp với nhân viên ­ Cư xử công bằng, không đưa tình cảm riêng vào công việc chung. Điều này  để tạo được sự tôn trọng và nể sợ của nhân viên.  ­Phần thưởng xứng đáng. Có phần thưởng cho những cá nhân hoàn thành   nhiệm vụ. Việc này cần được thực hiện công khai, minh bạch; tránh tùy tiện kiểu  “rải khắp”.  ­ Phản hồi tích cực. Khen thưởng, động viên khi họ  làm tốt, góp ý với tính  xây dựng khi họ mắc lỗi Phân chia công việc đồng đều. Tránh giao quá nhiều việc   cho một người trong khi những người khác lại quá rãnh rỗi.  ­ Đào tạo người “yếu”. Dùng người giỏi chuyên môn để đào tạo người yếu   hơn, người cũ đào tạo người mới hoặc tốt nhất là mời chuyên gia đào tạo. ­ Tác phong chuyên nghiệp. Luôn giữ  tác phong chuyên nghiệp, tránh trang   phục lôi thôi, bệ rạc trước nhân viên, nói năng thiếu giữ gìn. Phải biết giao việc và   ủy quyền. Điều này thể  hiện sự tin tưởng của lãnh đạo vào nhân viên, sẽ  giúp họ  tự tin và hăng hái hơn trong công việc.  b. Giao tiếp với cấp trên: Là quá trình giao tiếp giữa nhân viên để  trao đổi  thông tin, nhận lệnh truyền đạt của cấp trên về  hoạt động và mục tiêu của doanh   nghiệp.  Yêu cầu khi giao tiếp với cấp trên:  ­ Không lăng xăng. Không chen vào việc của người khác nếu không được đề  nghị giúp đỡ. Hạn chế “buôn dưa lê”.  3
  4. VĂN HÓA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN                          Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn   Thị Hợi ­ Không khoe khoang tiền thưởng. Tránh những hằn học, ghen tị không cần   thiết trong công ty. Đừng tỏ ra “biết tuốt”. Tránh vấn đề gì cũng xen vào bình luận,  vấn đề gì cũng cho là mình đúng.  ­ Không nên “ỉm” chuyện. Nếu có chuyện gì không hài lòng với người khác   thì nên trực tiếp gặp người đó trình bày thẳng thắn ý kiến của mình, tránh “tâm sự”  với người khác vì điều này dễ bị quy là nói xấu sau lưng.  ­ Kết bạn bốn phương. Ngoài đồng nghiệp, nên giữ những mối quan hệ bên  ngoài công sở. Điều này giúp bạn có tư  tưởng thông thoáng, sáng suốt hơn trong  mọi hành động.  c. Giao tiếp với đồng nghiệp: Là quá trình giao tiếp giữa các đồng nghiệp  với nhau để  tạo mối quan hệ  công sở  tốt, hỗ  trợ  lẫn nhau để  đạt hiệu quả  công   việc tốt nhất.  Yêu cầu khi giao tiếp với đồng nghiệp hoặc nhóm làm việc:  ­ Tự tin giao tiếp với mọi người  ­ Thường xuyên gặp gỡ, giao lưu với mọi người  ­ Hoàn thành những kế hoạch đã đề ra  ­ Tuân thủ các nguyên tắc trong giao tiếp  ­ Nên trình bày mục đích của mình một cách rõ ràng, tự tin và thuyết phục  ­ Nguyên tắc cơ  bản trong làm việc nhóm là thường xuyên và bám sát đồng  nghiệp một cách phù hợp.   Nếu như sự giao tiếp ban đầu với đồng nghiệp tạo được ấn tượng tốt đẹp   thì họ  sẽ rất sẵn sàng để  nghe bạn kể  về những dự định của mình. Nếu là những  người đồng nghiệp mới gặp thì bạn nên cảm  ơn họ  đã bỏ  thời gian tiếp xúc, gặp   gỡ bạn và cũng nên có một cái hẹn được gặp lại họ. Điều này sẽ giúp bạn duy trì   được những mối quan hệ  mới trong tương lai cũng như  sự  mạnh dạn hơn trong  giao tiếp.  II. Các yếu tố cấu thành văn hóa giao tiếp nơi công sở  Trên cơ  sở  các văn bản quan trọng như Nghị quyết Hội nghị Trung  ương 5   (khoá VIII) “Về  xây dựng phát triển nền văn hoá Việt Nam tiên tiến, đậm đà bản   sắc dân tộc” , Quyết định số  581/QĐ­TTg ngày 06/05/2009 của Thủ  tướng Chính  phủ  phê duyệt “Chiến lược phát triển văn hóa Việt Nam đến năm 2020”..., ngày   02/8/2007, Thủ  tướng Chính phủ  đã có Quyết định số  129/2007/QĐ­TTg ban hành   Quy chế  văn hóa công sở  gồm 3 chương và 16 điều. Theo Quy chế  này, cán bộ,   công chức, viên chức nhà nước từ Trung ương đến địa phương trong khi làm việc,  tiếp xúc với dân, giao tiếp,  ứng xử phải nghiêm túc, lịch sự, tôn trọng, không được  nói tục, không được nói tiếng lóng, không được quát nạt, phải ăn nói mạch lạc, rõ   ràng… Trang phục, quần áo phải lịch sự, gọn gàng… Khi cán bộ, công chức, viên  chức nghe điện thoại, phải xưng họ tên, cơ quan công tác, và không được ngắt điện   thoại đột ngột. Trong bối cảnh các cơ quan nhà nước thường tự đặt ra các quy chế  riêng biệt về phong cách làm việc của cán bộ, công chức, viên chức nên tính chế tài  không cao, và cũng không thống nhất trong các cơ  quan, các địa phương như  hiện   nay thì việc ban hành Quy chế văn hóa công sở của Thủ tướng Chính phủ là hết sức  cần thiết.  4
  5. VĂN HÓA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN                          Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn   Thị Hợi Trong các yếu tố cấu thành của văn hóa công sở và để thực hiện có hiệu quả  văn hóa công sở  theo Quyết định số  129/2007/QĐ­TTg của Thủ  tướng Chính phủ  ban hành Quy chế văn hóa công sở, cần thiết lưu ý một số vấn đề cơ bản sau: 1. Chào hỏi  Cha ông ta đã từng dạy: “Lời chào cao hơn hơn mâm cỗ”. Tuy nhiên, ở không  ít cán bộ, công chức, viên chức không biết dùng lời chào để  gây thiện cảm với   người khác ở công sở.             ­ Nguyên tắc chào hỏi nơi công sở là khi gặp nhau ở công sở thì nam chào nữ  trước, cấp dưới chào cấp trên, người ít tuổi chào người lớn tuổi hơn, người mới   đến chào người đã đến trước, người từ ngoài vào chào người đã ở trong phòng làm  việc. Nếu trong cơ quan có người không mấy thiện cảm với chúng ta thì chúng ta   phải chủ động chào trước nhằm gây thiện cảm với người đó, xua tan sự lạnh nhạt.             ­ Khi thủ trưởng bước vào phòng, cấp dưới cần đứng dậy để chào hoặc xoay  hẳn người lại, nhìn thủ trưởng để chào. Khi thủ trường đi cùng khách thì phải chào  cả  thủ  trưởng và khách. Khi thủ  trưởng đi ra khỏi phòng thì cấp dưới cũng nên   (phải) đứng dậy chào. Kết thúc một ngày làm việc, công chức cùng phòng (cơ quan)  nên chào nhau hoặc chào những người gặp  ở  nhà để  xe. Kết thúc một tuần làm   việc, nên chào thủ trưởng hay đồng nghiệp bằng một lời chúc “Chúc ngày nghỉ vui   vẻ”. Lời chào là cách khẳng định rằng đến thời điểm đó đồng nghiệp vẫn tôn   trọng, quý trọng nhau; còn không chào là biểu hiện ngược lại. Khổng Tử dạy rằng:   Người quân tử, lúc yên không quên lúc nguy, lúc còn không quên lúc mất, lúc thịnh   không quên lúc loạn thế  mới yên được thân. Vì vậy, cán bộ, công chức, viên chức  cần giữ  gìn văn hóa công sở  bằng lời ghi nhớ: “Hãy chào mọi người bằng nụ  cười!”.             ­ Thủ trưởng, lãnh đạo thăm hỏi cấp dưới. Lâu nay, chúng ta vẫn quan niệm   thăm hỏi, chúc tụng cấp trên là việc đương nhiên của cấp dưới đối với cấp trên và   cấp tyển cũng thường quan tâm thăm hỏi, chia sẻ, động viên đối với cấp dưới. Tuy   nhiên thăm hỏi cấp dưới là việc không phải thủ  trưởng nào cũng quan tâm. Khi  được thủ  trưởng thăm hỏi, cấp dưới sẽ rất cảm động vì sự  quan tâm đó. Đối với   cấp dưới, lời thăm hỏi của cấp trên có tác dụng như  một lời khen. Khi thăm hỏi,  nên nhìn thẳng vào mắt người được thăm hỏi với cái nhìn ấm áp và thực tâm muốn   biết tình cảm của họ.             ­ Chào khách đến liên hệ công việc. Khi tiếp khách (cấp trên, cấp dưới hoặc   ngang cấp) hoặc khách (nhân dân) đến liên hệ công việc, điều đầu tiên là chào bằng  tiếng nói như; chào chú, chào bác, chào anh, chào chị…Nếu đang bận rộn hoặc  khách đông thì có thể gật đầu chào chung hoặc chào bằng nụ cười thiện cảm. Nếu   trong phòng làm việc thì chúng ta có thể  mời khách ngồi ghế, rót nước mời xong  chúng ta bắt đầu giải quyết công việc cho khách. 2. Bắt tay  Bắt tay nhau là một cử chỉ chào nhau thân thiện. Tục bắt tay ở Việt Nam đã  có hơn một thế kỷ, nhưng cho thực tế cho thấy nhiều cán bộ, công chức, viên chức  cũng chưa quen với phép xã giao này. Đầu tiên và hơn hết là một cái bắt tay chắc  chắn nếu thủ  trưởng chìa tay ra với cấp dưới hoặc với khách đến làm việc. Nếu  thủ  trưởng không chìa tay thì cấp dưới hoặc khách đến làm việc chỉ  nên chào rõ  ràng và hơi cúi đầu kính cẩn chứ không cố bắt tay thủ trưởng. Nếu là phụ nữ chìa  5
  6. VĂN HÓA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN                          Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn   Thị Hợi tay ra cũng nên bắt tay chắc chắn, nhưng không bóp quá mạnh hoặc giữ tay quá lâu.   Kể  cả  người cùng giới cũng không nên giữ  tay đối phương quá lâu, hoặc giật tay   lâu và mạnh thái quá. Khi bắt tay nên dịu dàng, hồn nhiên, chân thành; còn nếu bóp   mạnh là thô bạo, hời hợt là thiếu tôn trọng, vồ  vập là sỗ  sàng. Mùa đông giá lạnh   khi bắt tay phải tháo găng (riêng nữ cán bộ, công chức, viên chức có thể không cần   tháo găng khi bắt tay đồng nghiệp là nam giới). Không đút tay trong túi áo, túi quần   còn một tay đưa ra bắt tay. Người chưa quen thì không chủ động bắt tay khách, nên   chờ  người giới thiệu hoặc chủ động giới thiệu để  làm quen rồi mới bắt tay. Tay   đang  ướt hoặc không sạch có thể  xin lỗi không bắt tay người khác chìa ra nhưng   phải nói lời xin lỗi. Không chủ động bắt tay người có cương vị cao hơn mình, nhất   là đối với khách phụ nữ. Cần đứng dậy, người hơi cúi bắt tay người có cương vị  cao hơn mình nhưng không khúm núm, cong gập người. Khi có nhiều người cùng  giơ  tay cho mình bắt, phải bắt tay người có tuổi tác, cương vị  cao hơn. Không nên  dùng hai tay nắm chặt tay phụ nữ, nhưng để tỏ rõ sự tôn kính thì nên đưa cả hai tay   ra đón lấy tay người hơn mình về  cương vị  xã hội và tuổi tác. Không nên bắt tay   người nọ  chéo tay người kia mà phải kiên nhẫn đợi đến lượt mình. Không được  dùng đồng thời hai tay phải, trái để  bắt tay hai người. Khi bắt tay không ngoảnh  mặt sang hướng khác. Chỉ  người có cương vị  hoặc tuổi tác cao hơn mới được vỗ  vai cấp dưới hoặc người trẻ tuổi hơn. 3. Trang phục  Ấn tượng ban đầu để  đánh giá về  cán bộ, công chức, viên chức chính là qua  trang phục và cách trang điểm của cán bộ, công chức, viên chức. Cha ông ta đã dạy:  “Quen sợ  dạ, lạ  sợ  áo quần”, “Quần áo không tạo nên con người mà chỉ  nói lên  người mặc nó là người thế nào”. Cán bộ, công chức, viên chức sẽ không gây được  thiện cảm với thủ  trưởng, với đồng nghiệp nếu bộ  trang phục công sở  trông thật   nhàu nát hay quá sặc sỡ, cũng khó có thể thành công trong giao tiếp với đối tác với  bề ngoài như vậy. Trong điều kiện hiện nay, chúng ta chưa trang bị đồng phục làm  việc nơi công sở cho cán bộ, công chức thì chúng ta cần chú ý một só cách ăn mặc   nơi công sở như sau: không mặc áo quần màu sắc hoa hòe sặc sỡ, may cầu kỳ, màu   quá chói mắt như; đỏ, vàng chóe, xanh lá cây rực rỡ…., không nên đến công sở với   bộ đồ nhàu nát. Không mặc quần áo quá chật, vải quá mỏng, quá ôm sát, vào người  (nhất là đối với nữ  cán bộ, công chức, viên chức) như: áo pull, quần jean, váy quá   ngắn, áo không cổ  hoặc cổ  áo quá rộng. Tốt nhất nên dùng sơ  mi, quần âu hay  comple, màu sắc trang nhã phù hợp. Khi dự lễ những nơi trang trọng nữ nên mặc áo   dài hoặc comple, nam nên thắc cà vạt hoặc mặc veston thêm phần lịch sự hơn. 4. Phát ngôn Người xưa  đã kết luận: “Ngôn là người”. Ngôn  ở  đây không chỉ  hiểu là   giọng nói mà còn là cách nói, kiểu nói, cung cách trò chuyện. Đó còn là sự  ứng xử  tình huống, nghệ thuật giải quyết xung đột. Thực tế cuộc sống cho thấy chính văn  hóa hành vi trong giao tiếp sẽ nói lên thật nhiều sự thanh lịch đích thực của một con   người. Lời ăn tiếng nói trong cuộc sống hằng ngày là những gì rất giản dị như cơm   ăn áo mặc hằng ngày. Nhưng nói làm sao cho đẹp, có nghi lễ là điều cần có sự rèn   luyện và tu dưỡng của mỗi cán bộ, công chức, viên chức. Ông cha ta thường dạy   “Tiên học lễ, hậu học văn”, điều đó cho thấy lễ  tiết là một trong nghi thức được  coi trọng mang sắc thái văn hoá của dân tộc. Trong các gia đình xưa, lễ  giáo được  6
  7. VĂN HÓA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN                          Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn   Thị Hợi xem như một nghi thức truyền thống. Chính vì thế, nếp sống của các gia đình xưa  chuẩn mực, có quy tắc. Con cái phải biết vâng lời cha mẹ, người ít tuổi phải lễ độ  với người nhiều tuổi hơn. Cuộc sống hiện đại không đòi hỏi con người phải giữ  những nghi lễ quá khắt khe kiểu phong kiến. Lớp trẻ có thể phát huy tính sáng tạo,  tự  do phát triển. Tuy nhiên, như  vậy không có nghĩa là phát triển tự  do bừa bãi,   không có lề thói, không có chuẩn mực đạo đức, dẫn đến vi phạm những quy tắc cơ  bản thông thường trong giao tiếp  ứng xử như việc cần phải biết cảm  ơn, xin lỗi   hay những quy tắc chào hỏi…, tôn trọng người trên, nhường nhịn chỉ bảo cấp dưới   trong công sở. 5. Giao tiếp điện thoại  Khi giao tiếp qua điện thoại, nên bắt đầu với câu: “Alô, phòng (tên đơn vị),  (hoặc tên người) xin nghe. Xin lỗi, ông (bà) muốn gặp ai ạ?”; khi gọi đi có thể xác   nhận là mình gọi đúng đơn vị hoặc người khách mà mình cần giao tiếp không, ví dụ  như:”Xin lỗi, có phải (tên đơn vị hoặc người cần gặp) không?”; nếu bị người khác  gọi hoặc chúng ta gọi nhầm thì phải xin lỗi, ví dụ: “Xin lỗi tôi bị nhầm, cám ơn….”   Hay “Xin lỗi, anh (chị) đã gọi nhầm”. Khi nói chuyện điện thoại điều chỉnh âm vực   của giọng nói của mình vừa đủ  nghe, tránh nói to  ảnh hưởng đến công việc của   người xung quanh. Kết thúc buổi nói chuyện nên chào, ví dụ  như: “Xin cám  ơn.  Chúc ông (bà) khỏe. Hẹn gặp lại!” hay “ chào(ông, bà, cô, chú)...” và tránh dập máy   mạnh làm đối phương hiểu nhầm là không vừa lòng họ, nhất là người bên đầu dây  kia là người lớn tuổi hoặc lãnh đạo của mình mà cán bộ, công chức, viên chức xử  sự như vậy thiếu lễ nghĩa và không lịch sự). Một lời tạm biệt tử tế sẽ tạo cơ hội  giao tiếp tốt cho chúng ta trong công việc. ­ Giao tiếp điện thoại ở công sở cần chú ý chuẩn bị: Luôn biết rõ mình muốn  nói về nội dung gì và chắc rằng bạn có đủ tài liệu để  diễn đạt điều bạn muốn nói  để  tiết kiệm được thời gian cho mình và cho cả  người nghe. Điều chỉnh cách nói   chuyện cho thích hợp với từng đối tượng. Hạn chế  nói chuyện riêng: Nói chuyện  phiếm thì vui đấy nhưng nó làm mất thời gian. Và sẽ  khó chịu khi bạn đang có   nhiều việc phải làm tại công sở  và  ảnh hưởng  đến môi trường làm việc xung  quanh. Hãy trả  lời thẳng vào vấn đề: Những câu trả  lời dài dòng thường gây hiểu   lầm và thể hiện tính không chuyên nghiệp. Nếu không biết câu trả lời, hãy nói bạn   sẽ gọi cho họ sau khi đã có đáp án chính xác. Nếu đưa ra một phán đoán sai lầm cho   người tin tưởng, họ sẽ không bao giờ tin nữa. Cuối buổi nói chuyện, hãy xác nhận   lại những điều đã trao đổi. Như thế cả hai có thể xem mình đã thống nhất với nhau  được điều gì để  có thể  đưa ra cách giải quyết thích hợp. Không nói chuyện riêng   khi đang dùng điện thoại, như  thế  sẽ  khiến bạn không trao đổi được gì. Nếu có  chuyện gấp, hãy nói người ta giữ máy để nói tiếp sau đó. ­ Khi sử dụng điện thoại di động ở công sở, cần tắt điện thoại, hoặc để chế  dộ  rung trong khi dự  họp, nhất là những cuộc họp quan trọng. Trong cuộc họp  không được bấm máy chọc người khác để điện thoại di động reo lên làm cho không   khí trong cuộc họp không được nghiêm túc. Khi có điện gọi đến phải xin phép   người chủ trì ra ngòai để trả lời, hoặc trả lời khéo không làm ảnh hưởng dến người  xung quanh và cuộc họp. Hạn chế điện thoại không đúng mục đích, nếu gặp khách  thích rông dài, hãy thông báo sắp cúp máy. Trước khi gọi điện hãy ghi các chủ  đề  cần trao đổi, ghi rõ mục tiêu, chuẩn bị các tài liệu nếu cần trả trả lời hay làm việc. 7
  8. VĂN HÓA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN                          Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn   Thị Hợi 6. Phong cách làm việc Để  tạo cho mình phong cách làm việc phù hợp với văn hóa công sở, việc   trước tiên nên làm là đừng để  công việc theo kiểu “nước đến chân mới nhảy”.   Muốn vậy, công việc cần phải được lên kế  hoạch cụ  thể. Những việc cần làm  phải được làm ngay để  tránh việc tự  nhiên xao nhãng. Vì nếu khi công việc có sự  thay đổi đột ngột mới cuống cuồng làm thì mọi kế  họach trong cơ quan, đơn vị  bị  chậm trễ bởi một thành viên gây ra mà ảnh hưởng chung đến cả tập thể trong công   sở. Làm việc có mục tiêu rõ ràng cũng là một tiêu chí quan trọng tạo nên phong cách  làm việc của cán bộ, công chức, viên chức. Khi mà các cơ  quan, đơn vị  ngày càng   tiến tới phong cách làm việc chuyên nghiệp thì họ  cũng yêu cầu  ở  nhân viên mình   một tác phong tương tự. Tạo cho mình một tác phong công nghiệp chính là bạn  đang thể hiện bạn là một cán bộ, công chức, viên chức chuyên nghiệp.  ­ Sắp xếp tài liệu công việc khoa học. Cách sắp xếp tài liệu và công việc sẽ  nói lên tính cách và hiệu quả  công việc của cán bộ, công chức, viên chức. Bàn làm  việc lộn xộn cùng một loạt công việc cần làm nhưng không biết việc gì làm trước,   việc gì làm sau, thể hiện rằng hiệu quả làm việc của cán bộ, công chức, viên chức   chưa tốt. Để  khắc phục tình trạng này, cần sử  dụng các phương tiện hiện đại để  lập lịch làm việc như  sử  dụng máy tính với phần mềm chuyên dụng; lịch để  bàn  điện tử; ghi nhớ thông tin vào máy điện thoại di động; ghi vào lịch để bàn. Đối với  công chức chuyên môn nghiệp vụ, luôn có một cuốn sổ  công tác để  ghi nhật ký   công việc. Trong giải quyết công việc, cần phải trang bị kiến thức cơ bản cho bản   thân về nhiệm vụ được phân công, giải thích rõ ràng mạch lạc về hồ sơ công việc,  thời gian giải quyết. Tránh đùn đẩy công việc cho người khác hoặc dùng từ “không   biết” để trả lời, vì đây là biểu hiện của thái độ thiếu trách nhiệm, vô cảm của cán   bộ, công chức, viên chức. 7. Thái độ lạc quan Trước hết là tôn trọng và nhân hậu với mọi người. Ai cũng đáng quý và cần   được đối xử  một cách lịch sự. Không nên có thái độ  khác với cấp dưới, với đồng  nghiệp chỉ vì họ có ý kiến, quan điểm khác mình. Hãy tôn trọng mọi người nếu như  muốn mình được người khác tôn trọng. Tránh đem người này ra để  so sánh với  người khác mà nên thay vào đó bằng nhìn những việc người khác đang làm để rút ra   kinh nghiệm cho bản thân. Nhận trách nhiệm trong công việc và cuộc sống vì đổ lỗi  hay biện minh cho mình chỉ  làm bạn thêm kém hoạt động.  Phải rút được kinh  nghiệm và giúp mình tiến lên. Chú ý đến những người xung quanh, thay vì giữ một  thái độ lạnh nhạt thì hãy cảm ơn họ vì đã giúp đỡ mình, vì mối quan hệ họ tạo ra và   vì cả công việc tốt đẹp đang có. Mỗi ngày chủ động làm những điều tử tế, sẽ thấy   cuộc sống thật vui vẻ và nhẹ nhàng.  ­ Chân thành lắng nghe: Bạn đã làm điều lỗi với “đối phương”, nay bạn chịu  nhận lỗi và lắng nghe sự giận dữ một cách chân thành. Hãy để “đối phương” nói ra   hết suy nghĩ, bực bội oán giận và rồi mọi thứ sẽ sớm được giải quyết. Bạn không   nên mất kiên nhẫn khi nghe hay tỏ thái độ nóng lòng. Đó là sự tôn trọng người khác.   Thái độ  lạc quan sẽ  giúp cán bộ, công chức, viên chức tốt hơn. Khi bạn lạc quan   bạn sẽ nỗ lực và phát huy hết trách nhiệm mình cho công việc. Mọi người sẽ nhận   ra và công nhận khả năng đích thực của cán bộ, công chức, viên chức. Quy tắc vàng   8
  9. VĂN HÓA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN                          Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn   Thị Hợi và là quy tắc cơ bản nhất là hãy đối xử  tử tế  với người khác nếu muốn được cấp  trên, đồng nghiệp đối xử tử tế với mình.  Vừa qua, Phó Thủ tướng Chính phủ Nguyễn Xuân Phúc trong một cuộc họp   đã chỉ  đạo trong hoạt động công vụ, cán bộ, công chức phải thực hiện “4 xin” là:  Xin chào, Xin phép, Xin cám  ơn, Xin lỗi. Thực tế hiện nay, cũng có những đơn vị,   cơ  quan đã có những hoạt động thiết thực để  xây dựng văn hóa công sở  như  đổi   mới tác phong công tác với chống 3 nghe, 3 nói, 3 làm. Trong đó chống 3 nghe là chỉ  nghe điều thuận, nghe lời khen, nghe cái chung, nghe một chiều; chống 3 nói là nói  dài, nói dai, nói không trọng tâm, nói thành tích; 3 làm là: làm không đến nơi, đến  chốn, làm mới quên cũ, làm sai. Không tranh công, chối tội, đổi lỗi, thanh minh.... III. Vai trò, ý nghĩa của văn hóa giao tiếp nơi công sở 1. Vai trò   Văn hóa bao giờ  cũng gắn liền với sự  phát triển, là chìa khóa của sự  phát  triển và tiến bộ  xã hội. Tạo được tình đoàn kết và chống lại bệnh quan liêu, cửa  quyền. Môi trường văn hóa công sở tốt đẹp sẽ tạo được niềm tin của cán bộ  công  chức với cơ quan, với nhân dân góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công sở.  Tính tự  giác của cán bộ  công chức trong công việc sẽ  đưa công sở  này phát triển  vượt hơn lên so với công sở khác. Văn hoá giao tiếp ở công sở còn có vai trò to lớn   trong việc xây dựng một nề nếp làm việc khoa học, kỷ cương và dân chủ. Nó đòi  hỏi các thành viên trong cơ quan hành chính nhà nước phải quan tâm đến hiệu quả  công việc chung của công sở, giúp cho mỗi cán bộ, công chức tự nhìn lại, đánh giá  mình, chống lại những biểu hiện thiếu văn hoá như: tham ô, móc ngoặc, quan liêu,   hách dịch, cửa quyền, cơ hội... Bên cạnh đó, yếu tố văn hoá còn giúp cho mỗi thành  viên trong công sở  phải tôn trọng kỷ  luật, danh dự  của công sở, quan hệ  thân ái,  đoàn kết, hợp tác vì sự nghiệp chung của công sở. Văn hóa giao tiếp công sở  cũng   có sự kế thừa và tiếp thu có chọn lọc những tính văn hóa từ bên trong và bên ngoài  công sở, từ  quá khứ  đến tương lai cho nên trong một chừng mực nào đó sẽ  giúp  công sở tạo nên những chuẩn mực, phá tính cục bộ, sự đối lập có tính bản thể của   các thành viên. Hướng các cán bộ công chức đến một giá trị chung, tôn trọng những  nguyên tắc, quy tắc và chuẩn mực văn hóa của công sở. Đó chính là làm cho cán bộ  công chức hoàn thiện mình. Vai trò của nền văn hóa giao tiếp công sở chính là mục  tiêu của sự phát triển, có một vai trò rất quan trọng bởi lẻ, do con người sáng tạo ra,   chi phối toàn bộ  hoạt động của con người, là hoạt động sản xuất nhằm cung cấp   năng lượng tinh thần cho con người, làm cho con người ngày càng hoàn thiện hơn. Thứ nhất, Văn hóa giao tiếp công sở tạo điều kiện cho các bên tham gia vào   quan hệ hành chính ở  công sở  thực hiện quyền lợi và nghĩa vụ  của mình. Văn hóa   giao tiếp công sở  thể  hiện mối quan hệ giữa nhà nước và nhân dân thông qua quá   trình giao tiếp hành chính góp phần hình thành nên những chuẩn mực, giá trị văn hóa  mà cả hai bên cùng tham gia vào. Mối quan hệ  ứng xử giữa người dân với cán bộ,   công chức, viên chức và giữa các thành viên trong công sở  với nhau phải được cân  bằng bằng cán cân của hệ thống giá trị  văn hóa. Văn hóa công sở giúp cho cán bộ,   công chức, viên chức và người dân biết phương hướng, cách thức giải quyết công   việc, giúp họ  hiểu rõ những công việc cần làm, phải làm; đặc biệt giúp họ  thực   hiện quyền và nghĩa vụ một cách hiểu biết, tự nguyện. Qua đó người cán bộ, công   9
  10. VĂN HÓA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN                          Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn   Thị Hợi chức, viên chức thực hiện việc trao đổi quyền và nghĩa vụ  của các bên tham gia   quan hệ ở công ở một cách tốt đẹp hơn. Thứ  hai là, Văn hóa giao tiếp công sở  là điều kiện phát triển tinh thần và  nhân cách cho con người. Khả năng gây  ảnh hưởng, để  người khác chấp nhận giá  trị của mình là một nghệ thuật. Nhờ có văn hóa giao tiếp con người có thể  hưởng  thụ  những giá trị  vật chất và tinh thần như  ý thức, trách nhiệm, nghĩa vụ, lòng tự  trọng, … Từ  đó phát triển tinh thần và nhân cách của mỗi cán bộ, công chức, viên   chức góp phần vào sự phát triển, cải cách nền hành chính công.  Thứ ba là, Văn hóa giao tiếp công sở đem lại giá trị toàn diện cho con người.   Giá trị là cái tồn tại, tác động mạnh mẽ đến hoạt động của công sở. Giá trị của văn   hóa công sở cũng gắn bó với các quan hệ trong công sở, đó là:  ­ Giá trị thiết lập một bầu không khí tin cậy trong công sở;  ­ Sự tự nguyện phấn đấu, cống hiến cho công việc;  ­ Được chia sẻ các giá trị con người cảm thấy yên tâm và an toàn hơn;  ­ Biết được giá trị  trong văn hóa  ứng xử  thì cán bộ, công chức, viên chức  tránh được hành vi quan liêu, cửa quyền, hách dịch trong giao tiếp hành chính với   người dân;  ­ Các giá trị làm đơn giản hóa các thủ tục hành chính, các quy định nhưng vẫn   đảm bảo đúng chính sách của nhà nước, của pháp luật làm cho hoạt động của công  sở thuận lợi hơn.  Thứ  tư  là, Văn hóa giao tiếp công sở vừa là mục tiêu, vừa là động lực phát  triển con người. Việc bảo vệ và phát huy giá trị văn hóa công sở không chỉ là nhiệm  vụ của mỗi cơ quan, tổ chức mà còn là nhiệm vụ của mỗi cán bộ, công chức, viên  chức đối với công việc của mình ở các vị trí, cương vị khác nhau trong thực thi công  vụ  và cung cấp dịch vụ  công. Trong hoạt động công sở, quan hệ   ứng xử  và môi  trường chính trị ­ hành chính mang đậm mà sắc văn hóa nhân bản (cái chân), nhân ái   (cái thiện) và nhân văn (cái mỹ) là sự kết nối những giá trị  truyền thống đến hiện  đại. Con người không ngừng học tập, sáng tạo để tiếp thu những tri thức mới của  nhân loại ­ đó là những yếu tố cấu thành văn hóa công sở, đồng thời khẳng định vai   trò của văn hóa trong sự phát triển của mỗi cơ quan, công sở  hiện nay. Thực tế đã   chứng minh không thể  coi nhẹ  nhân tố  con người trong sự  phát triển của các cơ  quan, công sở. Nói đến con người chính là nói đến văn hóa, vì toàn bộ những giá trị  văn hóa làm nên những phẩm chất, năng lực và tinh thần của con người. Vận dụng   các yếu tố  văn hóa trong việc thúc đẩy mọi hoạt động của công sở  như  xây dựng   hệ  thống thi đua ­ khen thưởng công bằng, minh bạch, tạo ra bầu không khí làm  việc phát huy tối đa sự sáng tạo, cống hiến của cán bộ, công chức, viên chức, tạo   động lực làm việc hăng say… sẽ  kích thích, loại bỏ  được sức  ỳ  trong công việc.   Yếu tố văn hóa xuất hiện trong công sở xuất phát từ chính vai trò của công sở trong  đời sống xã hội và trong hoạt động của bộ  máy hành chính. Một công sở  chỉ  làm  tròn nhiệm vụ và chức năng của nó khi tạo dựng được mối quan hệ tốt giữa cán bộ,   công chức, viên chức trong công việc, các chuẩn mực  ứng xử, các nghi thức tiếp  xúc hành chính, ý thức chấp hành kỷ luật trong và ngoài cơ quan. 2. Ý nghĩa 10
  11. VĂN HÓA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN                          Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn   Thị Hợi Văn hóa giao tiếp công sở: Có ý nghĩa và tầm quan trọng đặc biệt, nó thể  hiện đến chất lượng,hiệu quả khi xử lý và giải quyết mọi công việc, xây dựng lề  lối làm việc khoa học của đội ngủ cán bộ, công chức nhằm góp phần vào quá trình  cải cách hành chính nhà nước. Khơi dậy, phát huy được nhân lực, tạo được nét văn   hóa riêng cho mỗi công sở, có sự đồng thuận chung của các cá nhân trong từng tổ,  nhóm nói riêng và trong toàn tổ  chức nói chung. Nâng cao hiệu quả  làm việc cho   nhân viên, mặt khác tạo nên bầu không khí làm việc khoa học, công minh, tránh để  các thành viên trong tổ chức nghi kị, không phục cấp trên, khiếu kiện…. Ngăn nắp trong công việc tạo một môi trường làm việc sạch sẽ, tạo nhu cầu  cho các nhân viên, tập thể, cũng như  các hoạt động giao lưu giữa các cá nhân, tổ,  nhóm   với   nhau   với   mục   tiêu   tăng   cường   sự   hợp   tác,   trao   đổi   sáng   kiến,   kinh   nghiệm…để  hoàn thành nhiệm vụ  chức năng của tổ  chức. Qua đó, tạo cơ  hội để  mỗi thành viên có thể khẳng định vị thế và thăng tiến trong tổ chức.  IV. Nguyên tắc giao tiếp, ứng xử nơi công sở 1.Khái niệm nguyên tắc giao tiếp Nguyên tắc giao tiếp là hệ thống những quan điểm chỉ đạo, định hướng thái   độ hành vi ứng xử, đồng thời chỉ đạo việc lựa chọn các phương pháp, phương tiện   giao tiếp của cá nhân.  Nguyên tắc giao tiếp mang tính bền vững và tương đối ổn định. Nguyên tắc  giao tiếp được hình thành từ thói quen và từ vốn sống kinh nghiệm cá nhân và được   rèn luyện trong thực tế. 2. Các nguyên tắc giao tiếp, ứng xử nơi công sở Để đạt được hiệu quả, các hoạt động giao tiếp cần đáp ứng một số nguyên  tắc  nhất  định. Tương tự,  giao tiếp văn hóa công sở  cũng cần tuân thủ  một số  nguyên tắc sau:   2.1. Tôn trọng lẫn nhau và hài hòa lợi ích  2.1.1. Tôn trọng lẫn nhau   Thể hiện thái độ tôn trọng đối với các bên cùng tham gia giao tiếp là nguyên   tắc hàng đầu trong sinh tồn trong cộng đồng nói chung. Nó thỏa mãn các nhu cầu   liên quan đến nhân quyền, khẳng định nhân thân, đề  cao lòng tự  trọng và khẳng  định phẩm chất của chính bên thể hiện thái độ đó.  Có rất nhiều cách thể hiện thái  độ  tôn trọng đối với các bên cùng giao tiếp trong quá trình thực thi công vụ  cho dù   đó là cuộc gặp gỡ với đối tác,với công dân và doanh nghiệp hay với đồng nghiệp,   thái độ  tôn trọng đều cần được thể  hiện.   Nói một cách chung nhất, thái độ  tôn   trọng kèm theo các yêu cầu cụ  thể  khác nhau về  cách diễn đạt về  phẩm chất này  đối với các đối tượng khác nhau bởi vì bản chất của tôn trọng là sự thừa nhận hay   ghi nhận sự  tồn tại của bên kia như  là chính họ  chứ  không phải là họ  theo kiểu   mình hoặc mình mong muốn. Do vậy, với người cao tuổi hơn và trọng trách hơn,   tôn trọng cần được thể hiện như là sự kính trọng. Đối với người ngang bằng mình   dùng thuật ngữ tôn trọng là đủ  và đúng. Với người trẻ  hơn, nhỏ  bé hơn, tôn trọng   cần được diễn tả  theo cách yêu thương.   Sự  có mặt đúng như  lời hứa, ngôn ngữ  giao tiếp đề  cao nhân thân của bên kia (ví dụ: gọi tên, gọi đầy đủ  tên và chức vị,   đánh giá vấn đề thay vì quy chụp về con người,…), điệu bộ  cử chỉ  phù hợp (trang   phục, dáng điệu khi đi đứng, ngồi, điệu bộ tay, chân, mắt, ..) đều là những cách để  11
  12. VĂN HÓA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN                          Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn   Thị Hợi thể hiện sự tôn trọng đối với người khác, đồng thời, thể hiện sự tự trọng của chính   mình.  2.1.2. Cộng tác ­ hài hoà lợi ích     Thái độ  cộng tác từ  phía đôi bên dựa trên nguyên lý thắng ­ thắng (winwin)  trong giao tiếp. Để  có được kết quả  đó, các bên cần có nỗ  lực đạt đến sự  hài hòa   lợi ích của mỗi bên. Chính vì vậy, giao tiếp liên cá nhân bao gồm một kỹ  năng  ngầm định là kỹ năng thương thuyết, thỏa thuận.  Trong thời đại hiện nay, khi mà   giao tiếp công vụ  diễn ra trong một bối cảnh mở hơn do tác động của công nghệ  thông tin và sự phát triển về dân trí, giao tiếp công vụ còn phải hướng tới sự hài hòa  lợi ích của ba bên để đảm bảo phát triển lâu dài. Đó là thỏa mãn lợi ích của cán bộ,  công chức ­ công dân, doanh nghiệp ­ và cộng đồng nói chung. Nói cách khác, hài  hòa lợi ích sẽ không chỉ đạt được tại chỗ giữa các bên trực tiếp tham gia đối thoại,  mà còn là các vấn đề  lâu dài hơn, trong mối liên quan với các nhóm khác trong xã  hội.     2.2. Lựa chọn giải pháp tối ưu trong giao tiếp  2.2.1. Phù hợp hoàn cảnh  Đây là nguyên tắc phản  ảnh trực tiếp nhất bản chất “ứng xử”­ khía cạnh   mang tính tình huống của giao tiếp. Theo đó, “ứng” với hoàn cảnh này thì các bên   tham gia giao tiếp cần “xử” trí hay “xử” lý theo cách đó.  Ngôn ngữ, điệu bộ cử chỉ,   thời điểm bắt đầu và kết thúc,… đều cần phù hợp với bối cảnh trong đó hoạt động   giao tiếp diễn ra. Các hành vi giao tiếp với công dân trong buổi tiếp dân không thể  được thực hiện tương tự  cách  ứng xử  với giao tiếp với  đồng nghiệp, lại càng  không thể giống cách giao tiếp với các đối tác.   Sự cứng nhắc trong ứng xử sẽ đe dọa hiệu quả giao tiếp. Tuy nhiên, sự linh   hoạt cho muôn vàn bối cảnh khác nhau cũng chỉ đạt được hiệu quả  khi hệ các giá   trị chung về giao tiếp đã được hình thành và được nhìn nhận một cách thống nhất.  2.2.2. Tôn trọng quy luật tâm, sinh lý   Có một số vấn đề về tâm lý mà các bên tham gia giao tiếp dễ mắc phải như  tâm lý chủ quan, độc quyền, gây khó dễ từ phía cán bộ, công chức và tâm lý e ngại,  lo sợ  bị  gây khó khăn, tặc lưỡi cho xong, mình biết việc của mình thôi,… từ  phía  công dân hoặc doanh nghiệp. Thay đổi được tâm lý này đòi hỏi sự chuyển biến sâu   sắc và thực chất trong nhận thức về vai trò của Chính phủ trong đời sống xã hội, và  kèm theo đó là các chính sách, kĩ thuật cụ  thể  để  đảm bảo sự  chuyển biến. Các   hoạt động giao tiếp diễn ra trong một khoảng thời gian dài nhất định cũng cần tính   đến các phản ứng, nhu cầu nhất định về  thể  chất theo quy luật chung của cơ thể.   Chính vì vậy, giải lao giữa giờ, thay đổi hoạt động,… là các biện pháp quan trọng  cho phép và hỗ trợ quá trình trao đổi thông tin được diễn ra một cách hiệu quả.       2.2.3. Thẩm mỹ hành vi  Nguyên tắc này đòi hỏi các hành vi giao tiếp sẽ không chỉ  cần dừng  ở đúng   mà còn phải đẹp. Lấy ví dụ, chỉ  tay vào một ai đó để  giới thiệu làm quen thì nên   dùng cả  bàn tay chụm, hơi chúc xuống, hướng về  phía người được kể  đến chứ  không dùng đồ  vật hay một ngón tay chỏ  chỉ thẳng vào mặt họ. Một ví dụ  khác là  không nên ngang nhiên ngoáy mũi, gãi lưng hay rung đùi trước mặt người khác...   Để đảm bảo giao tiếp đúng và đẹp, sự hiểu biết về giao tiếp trong bối cảnh đa văn  12
  13. VĂN HÓA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN                          Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn   Thị Hợi hóa là hết sức quan trọng. Bên cạnh đó, việc rèn luyện để các hành vi đẹp trở thành  thói quen cũng không kém phần quan trọng.   2.3. Tôn trọng sự bình đẳng và các quy luật khách quan 2.3.1. Bình đẳng  Mọi công dân đều bình đẳng trước pháp luật. Chính vì vậy, trong thực thi  công vụ, đòi hỏi thông tin hay được giải quyết công việc thuộc phạm vi thẩm  quyền, trách nhiệm của cơ quan hay cá nhân cán bộ  công chức là quyền hợp pháp  của công dân. Đó là quyền được biết và được nghe. Cán bộ, công chức, tương tự,  cũng có quyền yêu cầu công dân trình bày rõ ràng, cụ thể  nhu cầu, vụ việc có liên  quan, để  trên cơ sở  đó có cách thức đáp  ứng phù hợp.  Nói một cách dễ  hiểu hơn,   quyền được nói, được nghe, được ‘thể hiện mình và biết người’ ở cả hai phía công   dân ­ công chức là bình đẳng và cần được đảm bảo một cách phù hợp. Trong nội bộ  cơ  quan cũng vậy, việc các nhà quản lý khăng khăng đòi nhân viên cung cấp trông  tin, trình bày vấn đề  trong khi bản thân mình lại tìm cách che giấu, bưng bít thông   tin là một hình thức vi phạm nguyên tắc bình đẳng. Nó có thể dẫn đến sự  nghi kị,   bất tín và xung đột trong nội bộ.    2.3.2. Công khai  Giao tiếp công vụ  cần được diễn ra một cách công khai,  ở  những nơi công   cộng và liên quan đến công khai hóa thông tin về hoạt động quản lý, điều hành và   thực thi.  Vi phạm nguyên tắc này sẽ  vừa là biểu hiện, vừa là nguồn gốc của sự  lạm quyền từ phía cán bộ, công chức hoặc lạm dụng tình thế để làm mất uy tín của  cán bộ, công chức, làm xấu đi hình ảnh của chính quyền trong mắt công chúng.   2.3.3. Tin cậy  Làm cho bên kia tin cậy mình và tìm kiếm các dấu hiệu để có cơ sở tin cậy ở  họ  là một nỗ  lực cần thiết cho phép quá trình giao tiếp diễn ra một cách có nền   tảng, có hiệu quả lâu dài.  Dân gian có câu “Quen sợ dạ, lạ sợ y”. Khi giao tiếp với   người lạ, cách thức cán bộ, công chức hay bên kia trang phục, đi đứng, nói năng lúc  mới gặp mặt đóng một vai trò quan trọng đối với việc định hình ý niệm ban đầu về  người cùng giao tiếp. Tuy nhiên, những cảm nhận ban đầu ấy cũng cần được kiểm   chứng và chỉ được kiểm chứng một cách chính xác khi các bên tham gia giao tiếp có   các kỹ năng nhất định về thử thách lòng người. Cán bộ, công chức có thể tại nên sự  tin cậy  ở  công dân khi tiếp xúc, giải quyết công việc thông qua việc đúng hẹn;   chuẩn bị thông tin, văn bản, hồ  sơ liên quan một cách đầy đủ, khoa học; viện dẫn   các văn bản hoặc chứng cứ  chính thức khi giải thích, thuyết phục; ngôn từ  chính   thức, đi thẳng vào vấn đề chứ không quanh co, ề à; nhìn thẳng vào mặt người cùng   giao tiếp…   Có thể  nhận thấy thực trạng hiện nay, một số  cán bộ, nhân viên công sở  chưa có những kỹ năng giao tiếp cần thiết với đồng nghiệp, với nhân dân. Văn hoá  giao tiếp ít được chú trọng. Giao tiếp với nhân dân thì cửa quyền, quan liêu, sách   nhiễu, Không tôn trọng kỷ  luật cơ  quan, làm việc không đúng giờ  niêm yết. Công  chức đang giao dịch với khách, nghe điện thoại mà không Quan hệ  giữa lãnh đạo  với công chức là quan hệ trên dưới, không thể "gia đình chủ nghĩa", gọi lãnh đạo là  chú, là bác, xưng con, xưng cháu, xưng em. Giao tiếp trong cơ quan có thứ  bậc để  đối xử, còn ra ngoài xã hội tuỳ  theo ý thích của mỗi người mà giao tiếp thân mật,  bình đẳng.  13
  14. VĂN HÓA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN                          Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn   Thị Hợi Do đó để giao tiếp đạt hiệu quả trong môi trường công sở nhà nước đòi hỏi   người cán bộ phải có những kỹ năng giao tiếp, ứng xử nhất định như : với dân phải  nghiêm túc, lịch sự, tôn trọng, không được nói tục, không được nói tiếng lóng,  không được quát nạt, phải ăn nói mạch lạc, rõ ràng… Chưa hết giờ, không được   về, dù không còn khách nào. Trang phục, quần áo phải lịch sự, gọn gàng… Khi nghe  điện thoại, phải xưng họ tên, cơ quan công tác, và không được ngắt điện thoại đột  ngột. Thái độ phải niềm nở, nét mặt tươi cười khi giao tiếp với dân. Xây dựng văn  hoá giao tiếp, ứng xử của cán bộ, nhân viên trong cơ quan phù hợp… 3. Một số điều nên tránh khi giao tiếp nơi công sở 3.1. Những vấn đề cần tránh ­ Chỉ liên lạc với người khác khi cần tới họ: Bạn chỉ liên lạc với người khác  khi cần nhờ vả đến họ. Giữa những “giai đoạn cần” đó, bạn thường không có liên  lạc gì, thậm chí không thèm trả lời thư từ hay điện thọai hỏi thăm họ. Không trả lời   những cuộc gọi điện thọai hoặc e­mail: Thói xấu này ngày càng trở  nên phổ  biến,   nhất là khi cuộc sống ngày càng bận rộn. Ví dụ, có một đối tác lớn rất quan tâm  đến doanh nghiệp của bạn, nhưng bạn thờ  ơ không đáp lễ, họ sẽ quên ngay bạn vì   thị trường còn nhiều công ty khác.  ­ Bỏ  qua những giao tiếp căn bản: Thường xuyên quên nói “cảm  ơn” hoặc   “làm ơn” khi nhận hoặc yêu cầu điều gì. Những phép giao tiếp căn bản này thường   bị lãng quên bởi rất nhiều lý do: con người ta quá bận rộn, không được dạy dỗ căn  bản hoặc có tư tưởng là mình xứng đáng được yêu cầu người khác.  ­ Không biết lắng nghe: Nếu không biết lắng nghe sẽ dẫn đến việc thông tin   sai lệch, mất đi nhiều cơ  hội và làm giảm năng suất vì còn phải vừa làm vừa sửa  sai.  ­ Nói dối:  Nói dối chỉ  có thể  thông cảm được trong trường hợp bất khả  kháng,   hoặc   khi   nó   không   gây   hại   cho   ai.   Tuy   nhiên,   trong   giao   tiếp   với   đồng   nghiệp, hay hơn cả  vẫn là nói thật, nhưng nói thật một cách khéo léo, nhạy cảm,   không làm tổn thương người khác.  ­ Không nói những lời tiêu cực: Có những người thường xuyên thốt ra những  lời chê bai tiêu cực về mọi thứ: chê công việc, chê không khí công sở, chê sếp, chê   đồng nghiệp.  3.2. Một số lưu ý trong quá trình giao tiếp, ứng xử nơi công sở  ­ Chào hỏi lịch sự, gọi cả tên họ, các chức danh (nếu có)  ­ Phải chủ động bắt tay, chào hỏi, mời ngồi, mời nước. …  ­ Hỏi thăm vài ba câu và đi vào nội dung chính của công việc ­ Chọn thời điêm thích hợp để đưa công văn, thư tín hay quà biếu  ­ Phải duy trì được sự nhiệt tình, vui vẻ trong suốt thời gian tiếp khách  ­ Nhìn thẳng  vào  mắt  người  đối diện,  tự   tin,  lắng nghe,  mỉm  cười...   để  khuyến khích họ nói. ­ Ko được có các cử chỉ khiếm nhã  ­ Khiêm tốn, tôn trọng khách  ­ Khi trình bày vấn đề cần ngắn gọn, dễ hiểu, lập luận chặc chẽ nhằm gây  được ấn tượng với khách. 14
  15. VĂN HÓA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN                          Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn   Thị Hợi ­ Kết thúc cuộc gặp gỡ  nhớ  bắt tay, chào tạm biệt (chú ý đến tư  trang của  khách, nếu khách quên thì nhắc khéo)  ­ Có thể hỏi khách về những lời khuyên, lắng nghe khách nói. V. Uy tín của người lãnh đạo trong giao tiếp nơi công sở  và các kỹ  năng cần  thiết để giao tiếp hiệu quả 1. Uy tín của người lãnh đạo  Uy tín là tiền đề  và điều kiện đảm bảo chắc chắn cho sự  thành công trong  công tác quản lý của người lãnh đạo. V.I. Lênin nói rằng: Điều quyết định thành   công trong việc lãnh đạo quần chúng không phải bởi sức mạnh của quyền hành mà  là sức mạnh của uy tín, sức mạnh của nghị lực, của sự hiểu biết phong phú, của tài   năng xuất sắc. Nhờ có uy tín mà người lãnh đạo bằng những yêu cầu, bằng những   gợi ý, bằng những lời thuyết phục, bằng những quyết định quản lý của mình, luôn   luôn có khả năng ám thị từng cá nhân và tập thể. Điều đó có nghĩa là họ  thực hiện   nhiệm vụ được giao một cách tự giác, nhờ  đó mà người lãnh đạo thực hiện có kết  quả những mục tiêu quản lý đã đề ra. 1.1. Uy tín là gì? Uy tín là khả năng tác động của người đó đến người khác, là sự ảnh hưởng   đến người khác, cảm hoá người khác, làm cho người khác tin tưởng, phục tùng và   tuân theo mình một cách tự giác. Uy tín của người lãnh đạo, theo khái niệm đã trình bày trên thì đó là sự thừa  nhận của xã hội về nhân cách của người lãnh đạo; sự  đánh giá của tập thể  về  sự  phù hợp giữa những phẩm chất và năng lực của người lãnh đạo đó đáp  ứng được  những yêu cầu khách quan của công tác lãnh đạo mà cơ  quan, đơn vị  đó đặt ra, do  đó mà được mọi người tin tưởng, mến phục và phục tùng một cách tự giác. Uy tín bao gồm hai mặt: Uy và tín. Theo từ  điển Hán Việt của tác giả  Đào   Duy Anh (NXB Khoa học xã hội, 1992) thì: Uy tín là có uy quyền mà được người  ta tín nhiệm. ­ Uy quyền: là quyền lực của người lãnh đạo do nhà nước cấp để cho anh ta  thực hiện nhiệm vụ được giao; nó là vốn liếng ban đầu mà nhà nước cấp và là cơ   sở để tạo ra cái tín của người lãnh đạo. ­ Tín nhiệm: là  ảnh hưởng đến mọi người xung quanh; được mọi người tin   tưởng, tôn trọng và tuân phục. Đây là cái vốn mà người lãnh đạo tự tạo ra cho mình   trong hoạt động quản lý, lãnh đạo. Rõ ràng có uy mà không có tínthì không thể lãnh  đạo được, sớm muộn thì người lãnh đạo đó cũng sẽ bị đào thải. Bởi thế, trong việc  đề bạt cán bộ quản lý, ta phải chú ý phát hiện những cán bộ có  tín rồi mới giao uy  quyền thích hợp cho họ. Nói chung, uy tín của người lãnh đạo là sự  kết hợp hài hòa giữa hai yếu tố  uy   quyền và sự tín nhiệm, thiếu một trong hai yếu tố đó sẽ không có uy tín. 1.2. Uy tín của người lãnh đạo quan trọng như thế nào? ­ Người lãnh đạo có uy tín sẽ giúp tăng cường tinh thần và hiệu quả làm việc  của cán bộ, nhân viên; tăng cường nhịp điệu hoạt động tích cực của tập thể của cơ  quan, đơn vị. ­ Nhờ  có uy tín mà người lãnh đạo mới tạo ra sự tin phục của tập thể và xã  hội đối với lời nói và việc làm của mình, nhờ đó mà: 15
  16. VĂN HÓA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN                          Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn   Thị Hợi + Giáo dục được tập thể, giáo dục được từng thành viên của tập thể, góp   phần cực kỳ to lớn trong việc ngăn chặn các nhóm và các cá nhân lệch chuẩn trong   tập thể, ngăn chặn được xung đột trong tập thể, tạo ra bầu không khí tâm lý lành  mạnh trong tập thể. + Giúp cho người lãnh đạo tập hợp, động viên được các lực lượng trong xã   hội tham gia thực hiện có hiệu quả các mục tiêu mà đơn vị đã đề ra. ­ Uy tín là động lực bên trong giúp cho tinh thần người lãnh đạo luôn sảng  khoái, bình tỉnh, tự tin, dám nghĩ, dám làm và dám chịu trách nhiệm bởi họ biết rằng  tập thể  coi mọi quyết định của họ  là vì tập thể, cho tập thể  chứ  không mảy may  xen lẫn chút quyền lợi cá nhân nào chi phối quyết định của mình. Ngược lại, người  lãnh đạo không có uy tín hoặc uy tín thấp luôn luôn gặp phải sự  chống đối, tâm   trạng luôn luôn u ám, nặng nề. 1.3. Phân loại và biểu hiện uy tín thật – giả của người lãnh đạo Thông thường người ta chia uy tín ra thành 2 loại: Uy tín đích thực và uy tín  giả  danh. Uy tín đích thực thì chỉ  có một, còn uy tín giả  tạo (giả  danh) thì có rất   nhiều loại,  trong bài viết này tôi chỉ bàn tới bảy loại uy tín giả danhmà trong thực  tiễn quản lý, lãnh đạo, dư luận và cách nhận xét của quần chúng thường thấy:         1.3.1. Thế nào là uy tín đích thực? Uy tín đích thực là sự  kết hợp một cách đặc biệt khách quan giữa những  phẩm chất tư tưởng, chính trị, tâm lý đạo đức của người lãnh đạo, uy tín đích thực   hình thành và phát triển thông qua hoạt động giao lưu của chủ  thể  và khách thể  trong quản lý, lãnh đạo nhằm tích cực hoá quá trình đó. * Uy tín đích thực được biểu hiện qua cơ sở sau đây ­ Người lãnh đạo luôn luôn đứng vững trên cương vị  của mình. Trong hoạt  động, trong cuộc sống cấp trên tín nhiệm cấp dưới kính phục, tin tưởng phục tùng  tự nguyện, đồng nghiệp ngưỡng mộ, ca ngợi. ­ Những thông tin có liên quan đến việc quản lý lãnh đạo đều được chuyển   đến đấy đủ, chính xác kịp thời cho người lãnh đạo. ­ Những quyết định quản lý đưa ra được cấp dưới thực hiện tự giác, nghiêm  túc dù bất cứ dưới hình thức nào, ­ Dù người lãnh đạo vắng mặt ở cơ quan, đơn vị nhưng công việc vẫn tiến   hành bình thường và mọi người vẫn mong đợi sự có mặt của người lãnh đạo. ­ Dư luận quần chúng luôn đánh giá tốt người lãnh đạo. ­ Kẻ  thù, những người đối lập, những đối thủ  có tầm cỡ  tỏ  ra kính nể, run   sợ thậm chí khâm phục. ­ Người lãnh đạo luôn luôn có tâm trạng nhiệt tình, thoái mái trong công việc,   có hiệu quả  hoạt động rõ rệt. Hiệu quả  này không chỉ   ở  mặt kinh tế  ­ xã hội mà   còn thể hiện trong sự phát triển của tổ chức, của mỗi thành viên trong đơn vị. ­ Những việc riêng của người lãnh đạo được mọi người quan tâm với thái độ  thiện chí và đúng mức. ­ Khi người lãnh đạo chuyển sang công tác khác hoặc nghỉ  hưu mọi người   luyến tiếc, ngưỡng mộ, ca ngợi. Hình  ảnh người lãnh đạo còn lưu lại trong mỗi  thành viên. 1.3.2. Thế nào là uy giả tạo (giả danh)? 16
  17. VĂN HÓA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN                          Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn   Thị Hợi Như  phần trên đã nói uy tín đích thực thì chỉ  có một, còn uy tín giả  tạo (giả  danh) thì có rất nhiều loại, sau đây là bảy loại uy tín giả danh mang tính chất điển  hình nhất: * Uy tín giả tạo kiểu công thần Người lãnh đạo quen sống và làm việc với những thành tích trong quá khứ,   tự  coi mình là lý tưởng, bất khả  xâm phạm. Thường chủ  quan, phiến diện, ít chịu  khó học tập nghiên cứu để  nâng cao trình độ, đem kinh nghiệm và hiểu biết cũ áp  dụng trong điều kiện mới. Hay bảo thủ, trì trệ, xem thường lớp trẻ, khó tiếp nhận  cái mới. Hậu quả thường dẫn đến là quan liêu, tham quyền cố vị.   * Uy tín kiểu dân chủ giả hiệu Đây là kiểu người lãnh đạo bề ngoài tỏ ra dân chủ song thực chất là mị dân.   Họ  gây uy tín bằng cách tỏ  vẻ  hoà nhập với mọi người, mọi việc họ đều đưa ra   bàn bạc, xin ý kiến song thực chất vẫn quyết theo ý mình. Kiểu tạo dựng uy tín này  sẽ mất đi ý nghĩa của nguyên tắc dân chủ, mất đi tính sáng tạo của quần chúng. * Uy tín giả danh kiểu dạy khôn Loại uy tín này thường có  ở  người lãnh đạo luôn muốn tỏ  ra mình là một   người thầy, người am hiểu nhất. Trong quan hệ với mọi người họ luôn nhồi nhét,   ra vẻ dạy khôn mọi người. Đây là kiểu uy tín giả danh theo kiểu thông thái “dởm”,  tự tô vẻ đề cao mình. * Uy tín giả danh do mượn ô dù cấp trên Loại uy tín này ở những người luôn luôn mượn lợi cấp trên để  trấn áp hoặc   tạo ra mọi người tưởng mình là người gần gũi, được cấp trên tin tưởng. Trong bất   kỳ trường hợp nào họ cũng khoe đã được gặp gỡ cấp trên hay được cấp trên tiết lộ  cho biết một bí mật quan trọng nào đó. Thông thường họ  là những người theo sát   cấp trên để  được cấp trên bổ  nhiệm, lấy uy thế của cấp trên và quan hệ  cấp trên   đối với mình để xây dựng uy tín.   * Uy tín giả danh dựa trên sự trấn áp bằng quyền lực   Đây là trường hợp mà một số  người lãnh đạo dùng cách chứng tỏ  cho cấp   dưới thấy rõ uy thế quyền hạn của mình và giữ cho cấp dưới luôn ở tình trạng căng  thẳng vì lo sợ thi hành kỷ luật.   Loại uy tín này rất tai hại vì nó không chỉ  làm giảm hiệu quả  lao động mà  còn làm cho bầu không khí tâm lý trong cơ quan căng thẳng. Đố  kỵ thiếu tin tưởng   lẫn nhau. Mặt khác nó cũng làm mất đi tính độc lập sáng tạo của mọi người, tạo   điều kiện cho một số kẻ xu nịnh xuất hiện. * Uy tín giả danh dựa trên khoảng cách Loại uy tín này biểu hiện ở chỗ người lãnh đạo luôn tạo ra một sự cách biệt  rõ ràng trong quan hệ với mọi người; đứng từ xa để chỉ đạo tránh tiếp xúc với nhân  viên, muốn tỏ ra khó gần gũi và có chút ít gì bí ẩn. Họ sợ gần mọi người sẽ lộ tẩy   những nhược điểm, non kém của bản thân. Loại người lãnh đạo này họ  tự  tách   mình ra khỏi tập thể; không đi sâu sát thực tiễn nên dễ có quyết định sai lầm. * Uy tín kiểu gia trưởng Người lãnh đạo theo kiểu gia đình chủ nghĩa, ban phát cho cấp dưới như cha  mẹ, xây dựng ê­kip theo kiểu bè cánh, thái độ cửa quyền, khen thưởng hoặc thù lao  theo kiểu ban phát, bất chấp chính sách. Gây ra hiện tượng bè phái, cục bộ  địa  17
  18. VĂN HÓA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN                          Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn   Thị Hợi phương, phục tùng cá nhân mù quáng, ninh bợ cấp trên. Là kiểu người lãnh đạo chỉ  cho mình là giỏi giang thông minh nhất, bằng vẻ mặt, tư thế, cách làm ra vẻ  quan  trọng để đề cao mình, hạ thấp cấp dưới. Kiểu người lãnh đạo này thường dẫn đến   phong cách lãnh đạo độc đoán, họ luôn tìm cách đẩy người mà họ  không ưa kể cả  những người có tài ra khỏi cơ  quan. Họ muốn cấp dưới phục tùng một cách tuyệt   đối. Đây là kiểu người lãnh đạo rất khó tiếp nhận sự phê bình. 1.4. Con đường cơ bản hình thành uy tín (đích thực) của người lãnh đạo Việc hình thành uy tín của người lãnh đạo tức là hình thành nhân cách phù hợp của  người lãnh đạo, cũng hoàn toàn tuân theo quy luật chung của sự  hình thành nhân  cách. 1.4.1. Tự phấn đấu rèn luyện Đây là con đường cơ bản nhất để tự nâng cao uy tín của mình. Tự phấn đấu   rèn luyện có thể được thực hiện bằng các biện pháp sau đây: ­ Duy trì hứng thú khát vọng và ý chí lãnh đạo để phục vụ tổ chức, phục vụ  con người và xã hội. Không được lấy uy tín làm mục đích mà phải coi đó phương  tiện, là điều kiện để thực hiện mục đích lãnh đạo, quản lý.  ­ Thường xuyên kiểm tra, tự phê bình. 1.4.2. Giữ vững và nâng cao uy tín qua các mối quan hệ Người lãnh đạo không chỉ  tổ  chức và vận hành các quan hệ  trong tổ  chức  của mình mà còn tham gia các mối quan hệ đó. Uy tín gắn liền với những giá trị của   họ. Những giá trị này được đánh giá thông qua người khác. Như vậy, thông qua mối  quan hệ đây cũng là con đường để  nâng cao uy tín người lãnh đạo. Các biện pháp  thực hiện con đường này bao gồm: ­ Quan hệ với mọi người khiêm tốn và có nguyên tắc. ­ Chân thành và gần gũi với quần chúng. ­ Quan hệ đúng mực với cấp trên và đồng nghiệp. 1.4.3. Thực hiện dân chủ và công khai Dân chủ công khai trong việc đề bạt, kỷ luật cán bộ, có ý kiến độc lập trong  quyết định của cá nhân và dám chịu trách nhiệm, không né tránh và đổ  trách nhiệm   cho người khác. Tóm lại: Trong quá trình xây dựng và nâng cao uy tín của mình, người lãnh đạo cần   quan tâm một số vấn đề sau đây: ­ Người lãnh đạo nên coi việc tạo dựng uy tín cho mình chỉ  là phương tiện   cần thiết để đạt mục đích lãnh đạo quản lý mà thôi. ­ Lấy chuẩn mực trong phong cách công tác Hồ  Chí Minh làm định hướng  cho quá trình rèn luyện, phấn đấu của người lãnh đạo. ­ Khi phân tích uy tín của người lãnh đạo, cần chú ý tới các nhân tố tâm lý ­    xã hội khác có liên quan, như: tâm thế  của mọi người đối với người lãnh đạo, dư  luận tập thể, bầu không khí đạo đức  ở  tập thể  cơ  quan, xí nghiệp; các quá trình   thích nghi giao tiếp, cảm hoá, thuyết phục và bắt chước lẫn nhau trong từng đơn vị  và tổ chức khác nhau. ­ Ngoài những yếu tố trên, người lãnh đạo còn phải chú ý đến kỹ năng, nghệ  thuật giao tiếp của bản thân vì đó là phương tiện rất quan trọng để người lãnh đạo   18
  19. VĂN HÓA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN                          Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn   Thị Hợi thiết lập, điều khiển các quan hệ của mình và thực hiện những tác động giáo dục  tư tưởng, chính trị trong tổ chức. 2. Phong cách giao tiếp của người lãnh đạo Phong cách là toàn bộ  hệ  thống những phương pháp thủ  thuật tiếp nhận   phản ứng hành động tương đối ổn định, bền vững  của cá nhân trong quan hệ giao  tiếp với người khác và với XH. Phong cách có hai thành phần: ­ Phần ổn định: đặc điểm tâm sinh lí, nghề nghiệp, môi trường sống, quan hệ  XH tương đối ổn định của cá nhân ­ Phần linh hoạt, cơ  động: giúp cá nhân dễ  dàng thích  ứng với quan hệ  XH   thay đổi, nghề nghiệp và môi trường sống. Tính linh hoạt của phong cách cá nhân   phụ thuộc vào giới tính, nghề nghiệp, lứa tuổi, dân tộc, địa phương. 2.1. Bản chất phong cách giao tiếp  Phong cách giao tiếp là toàn bộ hệ thống  những phương pháp thủ thuật, tiếp  nhận phản  ứng, hành động tương đối  ổn định, bền vững của lãnh đạo trong quá  trình tiếp xúc với dân nhằm thực hiện các nhiệm vụ XH. 2.2. Các loại phong cách giao tiếp a. Phong cách tự do ­ Biểu hiện: Tôn trọng nhân cách người khác; Dễ  dàng thay đổi mục đích,  nội dung, đối tượng giao tiếp vì vậy cởi mở  dễ  mến; Nhiều lúc không làm chủ  được cảm xúc của mình; Tỏ  ra dễ  dãi khi tiếp xúc với người dân, thiếu nghiêm  khắc và yêu cầu cao đối với nhân viên; Phạm vi giao tiếp rộng rãi. ­ Ưu điểm: Phát huy được tính tự giác, tích cực sáng tạo ở nhân viên; Tạo ra   sự tôn trọng nhân cách lẫn nhau giữa các thành viên, quan hệ lãnh đạo – nhân viên  thân mật (phù hợp với văn nghệ sĩ... với mục tiêu lâu dài) ­ Nhược điểm: Thiếu nghiêm khắc,  thiếu yêu cầu cao đối với nhân viên, dễ  hời hợt, nông cạn; Quyết định nhiều lúc thiếu khoa học, tuỳ  tiện; buông trôi, thả  lỏng nhân viên không kiểm tra, đôn đốc, dễ  tạo cho nhân viên tính vô tổ  chức kỉ  luật; xã giao đơn điệu, nhàm chán. b. Phong cách dân chủ ­ Biểu hiện: Biết lắng nghe ý kiến, nguyện vọng của dân; Tôn trọng nhân  cách mọi người; Có sự  bàn bạc trước tập thể  trước khi ra quyết định; Luôn luôn  gần giũ với dân tạo được sự tự tin, tính sáng tạo ở nhân viên làm việc cùng. ­ Ưu điểm: Phát huy tinh thần trách nhiệm ở nhân viên; Kích thích được tính   độc lập và tính sáng tạo của nhân viên trong các hoạt động khác nhau; Tạo nên bầu   không khí tâm lí vui vẻ cởi mở thân tình giữa người lãnh đạo và nhân viên... ­  Nhược điểm: Nếu dân chủ  quá sẽ  dẫn đến tình trạng “cá mè một lứa”   giữa lãnh đạo và nhân viên; mất nhiều thời gian nên phong cách dân chủ không đáp  ứng được những công việc đòi hỏi phải quyết định một cách nhanh chóng. c. Phong cách độc đoán ­ Biểu hiện: Luôn lấy mục tiêu công việc là trên hết . Ra lệnh, ra quyết định   đôi khi có những đòi hỏi “xa lạ” khó thực hiện được trong hoạt động; đánh giá,  nhận xét nhân viên nghiêng về  hiệu quả  công việc, xem thường điều kiện, hoàn  19
  20. VĂN HÓA GIAO TIẾP CÔNG SỞ VÀ KỸ NĂNG TỔ CHỨC CÁC SỰ KIỆN                          Th.s Đinh Thị Tình & Th.s Nguyễn   Thị Hợi cảnh; Một số trường hợp áp đặt ý kiến chủ quan của mình; Thẳng thắn, trung thực,   quyết đoán. ­  Ưu điểm: Có hiệu quả  trong những công việc đòi hỏi cần có thời gian  ngắn hoàn thành gấp. Phong cách này phù hợp với những người có khí chất nóng  vội, hăng hái, có thói quen dứt điểm nhanh khi được giao việc. ­ Nhược điểm: làm hạn chế  tinh thần, trách nhiệm của nhân viên, đưa họ  tới tình trạng thụ  động,  ỷ  lại; Phong cách này dẫn đến thói quen gia trưởng, quan  liêu, mệnh lệnh; Quan hệ với dân thiếu sự gần gũi, cởi mở. 3. Kỹ năng giao tiếp hiệu quả 3.1. Nghệ thuật chế ngự khi đối tượng giao tiếp khi đang tức giận  ­ Bình tĩnh: Để người dân giải tỏa nỗi lòng một lát  ­ Đảm bảo trách nhiệm hợp lý: Hãy xin lỗi đúng phần sự vụ mà bản thân và  cơ  quan phải chịu trách nhiệm, giải quyết tình huống sao cho dân hài lòng. Tránh  mắc các lỗi thông thường: đổ trách nhiệm cho người khác; đừng bao giờ ăn miếng   trả miếng…  ­ Trò chuyện thân thiện, tạo mối quan hệ tốt với họ, vì sẽ  có nhiều trường  hợp ta cần đến sự nhiệt tình giúp đỡ của họ.  ­ Tuyệt đối không biểu lộ thái độ xem thường hay bất cần họ.  ­ Đối với giới báo chí nên cẩn thận về  lời nói, cú pháp văn phạm để  tránh   trường hợp hiểu sai hoặc cố tính làm sai lệch nội dung vấn đề  ­ Khi kết thúc giao tiếp, luôn luôn cám  ơn họ về buổi gặp mặt, nếu có thể  nên tạo mối quan hệ lâu dài với họ.  3.2. Yếu tố thẩm mỹ trong công sở Thẩm mỹ trong công sở chính là thể hiện cái đẹp một cách có chuẩn mực, có  sự lựa chọn, phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh giao tiếp và môi trường làm việc  ­ Không trang điểm lòe loẹt.  ­ Đầu tóc phải gọn gàng.  ­ Trang phục gọn gàng, lịch sự, kín đáo,sạch sẽ là sự tự giới thiệu không lời.   ­ Lựa chọn trang phục phù hợp giới tính, tuổi tác, môi trường làm việc. 3.3. Kỹ năng giao tiếp điện thoại Điện thoại xa giao điên thoai đung cach đa tr ̃ ̣ ̣ ́ ́ ̃ ở nên quan trong h ̣ ơn bao giờ hêt́  trong môi trương kinh doanh th ̀ ơi nay. Phân l ̀ ̀ ơn moi giao dich, kinh doanh đêu diên ́ ̣ ̣ ̀ ̃  ̣ ra trên điên thoai  ̣ ở  văn phong, tai nha, trên xe hay moi n ̀ ̣ ̀ ̣ ơi… khi đó, ky năng giao ̃   ̣ ̣ ́ ̉ tiêp điên thoai co thê quyêt đinh đên viêc m ́ ́ ̣ ́ ̣ ở  ra hay châm d ́ ứt môt môi quan hê v ̣ ́ ̣ ới   ́ ́ ̀ ́ ̀ ̉ ̣ đôi tac. Lam thê nao đê thông tin hiêu qua: Hay luôn biêt ro minh muôn noi gi. Hay ̉ ̃ ́ ̃ ̀ ́ ́ ̀ ̃  ̉ ̉ ̉ noi “vâng”, “tôi hiêu”, đê to ra răng ban quan tâm đên nh ́ ̀ ̣ ́ ững lơi noi cua đôi ph ̀ ́ ̉ ́ ương.   Đâu tiên hay chao hoi, t ̀ ̃ ̀ ̉ ự giơi thiêu vê ban thân, vê công ty (nêu co thê). Khi găp đung ́ ̣ ̀ ̉ ̀ ́ ́ ̉ ̣ ́   ́ ượng, hay nhăc lai môi quan hê hoăc ly do goi. Điêu chinh cach noi chuyên cho đôi t ̃ ́ ̣ ́ ̣ ̣ ́ ̣ ̀ ̉ ́ ́ ̣   ́ ợp vơi t thich h ́ ưng đôi t ̀ ́ ượng. Han chê noi chuyên riêng Kêt thuc cuôc goi băng cach ̣ ́ ́ ̣ ́ ́ ̣ ̣ ̀ ́   ́ ơn va hen găp lai. Xac nhân lai thông tin cuôi môi cuôc goi đê chăc răng ca hai cam  ̀ ̣ ̣ ̣ ́ ̣ ̣ ́ ̃ ̣ ̣ ̉ ́ ̀ ̉   ́ ́ ới những giai phap đat đ đêu nhât tri v ̀ ̉ ́ ̣ ược. Hay tra l ̃ ̉ ời thăng vao vân đê. Cuôi buôi noi ̉ ̀ ́ ̀ ́ ̉ ́  ̣ chuyên, hay xac nhân lai nh ̃ ́ ̣ ̣ ưng điêu đa trao đôi. Đ ̃ ̀ ̃ ̉ ừng noi chuyên riêng khi đang ́ ̣   ̣ ̣ ̣ dung điên thoai. Khi goi điên thoai, hay luôn nh ̀ ̣ ̣ ̃ ớ nhưng điêu sau:  ̃ ̀ Ưu tiên goi đi. Tìṃ   hiểu thời gian làm việc của bên nhận điện thoại trước khi gọi. Không nên noi qua ́ ́  20
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2