5 gợi ý tạo ra cuộc họp
hiệu quả
Khi trở thành nhà quản trị, bất cứ ai cũng phải xác định rằng việc lãnh đạo
thành công hay không tập trung vào khâu tổ chức, phân công. Tuy nhiên, để
truyền đạt được tư tưởng, định hướng phát triển, các vị lãnh đạo cần bổ sung
kỹ năng điều hành và quản lí thông qua các cuộc họp diễn ra thường xuyên.
5 gợi ý tạo ra cuộc họp hiệu quả
Điều hành một cuộc họp cũng đòi hỏi phải có nhiều trách nhiệm như sở hữu
tài sản vậy, cho dù đứng ở cương vị cấp trên nhưng nếu không có sự khéo léo,
tinh tế và sáng suốt, đa số nhân viên sẽ cảm thấy khiếp sợ họp hành, vô hình
trung mắt xích hoạt động của doanh nghiệp bị nới lỏng. Trong thực tế, một
cuộc họp hiệu quả đòi hỏi phải có sự quản lý hiệu quả.
Dưới đây là 5 cách đơn giản để những nhà quản trị nói chung và những người
có trách nhiệm chủ trì các cuộc họp giúp mọi người hứng thú và nhiệt tình
tham gia đóng góp ý kiến:
1. Chỉ họp khi cần thiết
Điều đầu tiên làm nhân viên chán ngán họp hành là bởi vì có quá nhiều các
cuộc họp. Sai lầm thường thấy ở các nhà lãnh đạo kiểu cũ là bảo thủ duy trì
các cuộc họp hàng tuần. Họ cho rằng các buổi tổng kết đầu tuần là điều cần
thiết không thể bỏ qua, trong khi các nhân viên không cho là vậy, thậm chí
trong số họ còn đang mơ màng nghĩ về ngày cuối tuần vừa qua.
Không phải cứ họp càng nhiều là càng tốt. Các doanh nghiệp chỉ cần họp
hàng tháng là đủ còn hàng tuần nếu không có gì quan trọng thì có thể thông
báo qua mail, vừa tiết kiệm thời gian, vừa nhanh chóng và hiệu quả.
2. Chia sẻ trách nhiệm trong cuộc họp
Không ít cuộc họp rơi vào tình trạng bế tắc, khi nội dung bàn bạc chỉ là mối
quan tâm của một số ít, sự có mặt của những người còn lại là thừa. Một thực
tế cơ bản của con người: quan tâm tới những thứ của mình hơn của người
khác.
Nếu muốn mọi người hứng thú với cuộc họp thì hãy để họ chia sẻ trách nhiệm
của buổi họp như là mỗi người phụ trách một phần để ai cũng phải chú ý hơn
trong buổi họp. Người chủ trì nên xác định nội dung chính yếu và yêu cầu
những người có mặt tích cực tham gia.
3. Tạo động lực cho các buổi họp
Nhiều người cho rằng những thứ như đồ ăn sẽ gây sự phân tâm, nhưng thực tế
thức ăn thường là động lực hiệu quả nhất với mọi người, ví dụ như phục vụ
bánh mì tròn, kem và pho mát để khuyến khích mọi người tham gia cuộc họp.
Như vậy, họ sẽ nhận thấy lợi ích cá nhân được quan tâm từ đó sẽ toàn tâm
toàn ý hơn cho buổi họp cũng như các công việc khác của công ty. Quan
trọng là mọi người xác định được sự nghiêm túc khi buổi họp bắt đầu.
4. Thay đổi địa điểm tạo sự sáng tạo
Ngồi quanh chiếc bàn trong văn phòng là cách tuyệt vời để đáp ứng nhu cầu
họp hành nhanh chóng nhưng đồng thời cũng là cách bóp nghẹt sự sáng tạo.
Thay vì bàn bạc công việc quanh một chiếc bàn tròn với ánh sáng đèn huỳnh
quang không thể quen thuộc hơn được nữa, thỉnh thoảng bạn có thể đổi địa
điểm họp ở một nhà hàng địa phương hay một địa điểm mới mẻ trong tòa nhà,
miễn sao thay đổi không gian họp là được.
Ngoài ra, thay vì kiểu thuyết trình slide truyền thống, các bạn có thể thay
bằng các video và thuyết trình bằng miệng hoặc làm theo các nhóm nhỏ. Đổi
cách thức thảo luận cũng giúp buổi họp thêm thú vị và hiệu quả.
5. Tận dụng lúc nghỉ giải lao
Các cuộc họp quan trọng thường kéo dài tạo ra một không khí căng thẳng, các
cuộc giải lao ngắn được bổ sung vào để giải quyết vấn đề đó. Một cách hiệu
quả để vừa thư giãn vừa tạo hiệu quả cho các giờ nghỉ là chia mọi người
thành các nhóm nhỏ, các nhóm này thảo luận để tóm tắt những vấn đề đã
được đưa ra trong cuộc họp và đề ra giải pháp cho các vấn đề đó bên cạnh
một chút bánh và trà. Giải pháp này có thể ví như sự đột phá tác động vào đầu
óc của mọi người đang căng thẳng, từ đó có những ý tưởng thú vị hơn khi
cuộc họp chính tiếp tục.
Điều khiển cuộc họp là một phần quan trọng đối với nhà lãnh đạo. Một nhà
lãnh đạo giỏi là người biết cung cấp các thông tin cần thiết cho mọi người và
biết hướng sự quan tâm của họ tới các vấn đề trong buổi họp. Phong cách
chuyên nghiệp, khôn khéo và một chút thân thiện sẽ là cách để thu hút sự
quan tâm của mọi người hữu hiệu nhất!
