intTypePromotion=1
ADSENSE

Hệ cơ sở dữ liệu phân tán - Chương 3

Chia sẻ: Nguyễn Nhi | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:44

83
lượt xem
22
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Xây dựng một hệ cơ cở dữ liệu trong kế toán tài chính I.Yêu cầu Một trong những điều quan trọng đảm bảo cho kinh doanh thành công là có hệ thống kế toán. Hệ thống kế toán giúp cho các nhà doanh nghiệp, người đầu tư, người quản lý thấy rõ được thực chất của quá trình kinh doanh qua số liệu cụ thể, chính xác, khách quan và khoa học. Kế toán được coi là hoạt động có tính dịch vụ. Chức năng của kế toán là đo lường các hoạt động kinh doanh bằng cách lưu trữ các số liệu để sử dụng trong tương lai...

Chủ đề:
Lưu

Nội dung Text: Hệ cơ sở dữ liệu phân tán - Chương 3

  1. HÖ c¬ së d÷ liÖu ph©n t¸n http://www.ebook.edu.vn Ch−¬ng III X©y dùng mét hÖ c¬ cë d÷ liÖu trong kÕ to¸n tμi chÝnh I.Yªu cÇu Mét trong nh÷ng ®iÒu quan träng ®¶m b¶o cho kinh doanh thµnh c«ng lµ cã hÖ thèng kÕ to¸n. HÖ thèng kÕ to¸n gióp cho c¸c nhµ doanh nghiÖp, ng−êi ®Çu t−, ng−êi qu¶n lý thÊy râ ®−îc thùc chÊt cña qu¸ tr×nh kinh doanh qua sè liÖu cô thÓ, chÝnh x¸c, kh¸ch quan vµ khoa häc. KÕ to¸n ®−îc coi lµ ho¹t ®éng cã tÝnh dÞch vô. Chøc n¨ng cña kÕ to¸n lµ ®o l−êng c¸c ho¹t ®éng kinh doanh b»ng c¸ch l−u tr÷ c¸c sè liÖu ®Ó sö dông trong t−¬ng lai vµ qua xö lý ®Ó ®−a th«ng tin h÷u Ých cho nh÷ng ng−êi quyÕt ®Þnh còng nh− nh÷ng ng−êi cã quyÒn lîi trong ho¹t ®éng kinh doanh. Th«ng tin ®ã ph¶i cã b¶n chÊt tµi chÝnh vµ cã môc dÝch sö dông trong qu¶ tr×nh ra c¸c quyÕt ®Þnh kinh tÕ. C¸c b¸o c¸o kÕ to¸n ®−îc dïng ®Ó m« t¶ ho¹t ®éng vµ thùc tr¹ng tµi chÝnh cña c¸c lo¹i h×nh tæ chøc kh¸c nhau. Tæ chøc nµy trong c¶ lÜnh vùc kinh tÕ quèc doanh vµ kinh tÕ ngoµi quèc doanh. Cã thÓ nãi ®Çu vµo cña hÖ thèng kÕ to¸n lµ c¸c sè liÖu vÒ ho¹t ®éng kinh doanh vµ ®Çu ra cña hÖ thèng kÕ to¸n lµ th«ng tin h÷u Ých cho ng−êi lµm quyÕt ®Þnh. 1.KÕ to¸n tµi chÝnh vµ kÕ to¸n qu¶n trÞ KÕ to¸n lµ hÖ thèng th«ng tin ®o l−êng, xö lý vµ truyÒn ®¹t c¸c th«ng tin cÇn thiÕt cho viÖc lµm quyÕt ®Þnh. Tuy nhiªn còng cã hai kh¸i niÖm kÕ to¸n qu¶n trÞ vµ kª to¸n tµi chÝnh. Nãi ®Õn kÕ to¸n qu¶n trÞ lµ tÊt c¶ c¸c lo¹i th«ng tin kÕ to¸n ®· ®−îc ®o l−êng xö lý vµ truyÒn ®¹t ®Ó sö dông trong qu¶n trÞ néi bé cña c¬ së kinh doanh. KÕ to¸n tµi chÝnh cung cÊp th«ng tin kÕ to¸n ngoµi viÖc sö dông trong viÖc qu¶n trÞ néi bé cña c¬ së kinh doanh cßn cã thÓ ®Ó cho ng−êi ngoµi c¬ së kinh doanh sö dông. QuyÕt ®Þnh Ng−êi lµm quyÕt ®Þnh Nhu cÇu Ho¹t Th«ng tin h i ®éng kinh KÕ to¸n Xö lý Th«ng tin §ol−êng doanh Thùc hiÖn Thùc hiÖn Thùc hiÖn qua b¸o c¸o qua l−u tr÷ qua vµ lËp b¸o tÝnh to¸n c¸o 31 Khoa CNTT §H KHTN §H Quèc Gia Hµ Néi Trang
  2. HÖ c¬ së d÷ liÖu ph©n t¸n http://www.ebook.edu.vn Th«ng tin kÕ to¸n vµ viÖc lµm quyÕt ®Þnh Th«ng tin do kÕ to¸n cung cÊp lµm nÒn t¶ng cña nh÷ng quyÕt ®Þnh kinh tÕ quan träng cho c¶ bªn trong còng nh− bªn ngoµi ®¬n vÞ kinh doanh. V× thÕ th«ng tin kÕ to¸n lµ mét c«ng cô còng nh− hÇu hÕt c¸c c«ng cô kh¸c cho nªn ng−êi lµm kÕ to¸n ph¶i cung cÊp th«ng tin ®Ó - mäi ng−êi cã thÓ sö dông ®−îc dï ng−êi ®ã chuyªn nghiÖp hay kh«ng chuyªn nghiÖp. KÕ to¸n cung cÊp th«ng tin ®Ó thùc hiªn ba chøc n¨ng sau: lËp kÕ ho¹ch, kiÓm tra thùc thi kÕ ho¹ch vµ ®¸nh gi¸ thùc hiÖn kÕ ho¹ch. 2.Nh÷ng ng−êi sö dông hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n: a)Ban l·nh ®¹o doanh nghiÖp: Ban l·nh ®¹o doanh nghiÖp lµ nhãm ng−êi trong mét c¬ së kinh doanh cã tr¸ch nhiÖm ®iÒu hµnh vµ thùc hiÖn c¸c môc tiªu cña c¬ së kinh doanh. Trong mét c¬ së kinh doanh nhá, ban l·nh ®¹o gåm cã nh÷ng ng−êi chñ cña c¬ së kinh doanh nµy. Trong c¬ së kinh doanh lín, ban l·nh ®¹o gåm c¸c nhµ qu¶n lý ®−îc thuª m−ín. Môc tiªu cña c¸c c¬ së kinh doanh th−êng phøc t¹p vµ kh¸c nhau. C¸c môc tiªu nµy nh»m ®¹t ®−îc møc lîi nhuËn cao cã thÓ ®¹t ®−îc, cung cÊp hµng ho¸ vµ dÞch vô cã chÊt l−îng víi gi¸ thÊp, t¹o ra c¸c s¶n phÈm míi, t¹o ra nhiÒu c«ng ¨n viÖc lµm cho mäi ng−êi, c¶i thiÖn m«i tr−êng vµ hoµn thµnh nhiÒu c«ng viÖc. Muèn ®¹t ®−îc c¸c môc tiªu nµy th× ®¬n vÞ kinh doanh ph¶i kinh doanh cã l·i víi m«i tr−êng kinh doanh cã tÝnh c¹nh tranh cao. Nh− vËy môc tiªu ®Æt ra cho ng−êi l·nh ®¹o ph¶i chó ý vµo hai môc tiªu quan träng: kh¶ n¨ng t¹o lîi nhuËn vµ kh¶ n¨ng thanh to¸n c«ng nî. Kh¶ n¨ng t¹o lîi nhuËn lµ kh¶ n¨ng kiÕm ®ñ lîi nhuËn ®Ó thu hót vµ duy tr× vèn kinh doanh. Kh¶ n¨ng thanh to¸n c«ng nî lµ kh¶ n¨ng t¹o s½n tiÒn ®Ó tr¶ nî khi hÕt h¹n thanh to¸n. C¸c nhµ qu¶n lý th−êng quyÕt ®Þnh ph¶i lµm g×, lµm nh− thÕ nµo vµ ®¸nh gi¸ kÕt qu¶ ®¹t ®−îc cã ®óng víi kÕ ho¹ch ban ®Çu hay kh«ng. C¸c c«ng viÖc ®ã ph¶i trªn c¬ së th«ng tin cã gi¸ trÞ vµ kÞp thêi. PhÇn lín nh÷ng quyÕt ®Þnh nµy dùa trªn sè liÖu th«ng tin kÕ to¸n vµ sù ph©n tÝch c¸c sè liÖu nµy. Do ®ã ban l·nh ®¹o lµ mét trong nh÷ng thµnh phÇn sö dông th«ng tin kÕ to¸n quan träng nhÊt vµ nhiªm vô cña kÕ to¸n lµ cung cÊp cho ban l·nh ®¹o th«ng tin cÇn thiÕt vµ h÷u Ých. C¸c nhµ ®Çu t− hiÖn t¹i hoÆc t−¬ng lai: Nh÷ng ng−êi ®ang dù tÝnh ®Çu t− vµo mét c¬ së kinh doanh vµ nh÷ng nhµ ph©n tÝch tµi chÝnh lµm cè vÊn cho c¸c nhµ ®Çu t− ®Òu quan t©m ®Õn kÕt qu¶ thu ®−îc c¶ trong qu¸ khø vµ tiÒm n¨ng t¹o lîi nhuËn trong t−¬ng lai cña c¬ së kinh doanh. Sau khi ®Çu tu c¸c nhµ ®Çu t− ph¶i lu«n lu«n theo ®âi c¸c th«ng tin nµy. 32 Khoa CNTT §H KHTN §H Quèc Gia Hµ Néi Trang
  3. HÖ c¬ së d÷ liÖu ph©n t¸n http://www.ebook.edu.vn b)Nh÷ng ng−êi sö dông th«ng tin kÕ to¸n (cã quyÒn lîi trùc tiÕp vÒ tµi chÝnh) Ngoµi nhiÖm vô kÓ trªn, kÕ to¸n cßn ph¶i ho¹ch to¸n vµ b¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh cña ®¬n vÞ kinh doanh ®ã. HÇu hÕt c¸c c¬ së kinh doanh ®Òu ph¸t hµnh ®Þnh kú mét bé b¸o c¸o kÕ to¸n tæng qu¸t, nªu râ kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh nh»m môc tiªu t¹o lîi nhuËn vµ thanh to¸n c«ng nî. C¸c b¶n b¸o c¸o kÕ to¸n nµy tr×nh bµy nh÷ng c«ng viÖc ®· x¶y ra vµ dïng lµm h−íng ®Ó ph¸t triÓn trong t−¬ng lai. Nh÷ng ng−êi ngoµi c¬ së kinh doanh còn6g dïng th«ng tin cña c¸c b¶n b¸o c¸o nµy. C¸c chñ nî hiªn t¹i vµ t−¬ng lai: HÇu hÕt c¸c c«ng ty ®Òu vay nî ®Ó ®¸p øng c¸c nhu cÇu ng¾n h¹n hay dµi h¹n. C¸c nhµ chñ nî cho vay tiÒn hoÆc giao hµng ho¸ vµ cung cÊp dÞch vô tr−íc khi ®−îc thanh to¸n, ®Òu quan t©m ®Õn viÖc kh¶ n¨ng tr¶ nî cña c«ng ty khi hÕt h¹n vµ tiÒn lêi thu ®−îc. Hä sÏ nghiªn cøu kh¶ n¨ng thanh to¸n c«ng nî còng nh− l−u l−îng tiÒn mÆt cïng víi kh¶ n¨ng t¹o ra lîi nhuËn cña c«ng ty ®ã. C¸c ng©n hµng, c«ng ty tµi chÝnh, c«ng ty chøng kho¸n, c«ng ty b¶o hiÓm, c¸c nhµ cung cÊp, c¸ nh©n vµ c¸c c¬ së kh¸c cho vay tiÒn ®Òu muèn ph©n tÝch t×nh h×nh tµi chÝnh cña mét c¬ së kinh doanh tr−íc khi cho c¬ së nµy vay tiÒn. c)Nh÷ng ng−êi sö dông th«ng tin kÕ to¸n cã quyÒn lîi gi¸n tiÕp vÒ tµi chÝnh: X· héi nãi chung, th«ng qua c¸c viªn chøc nhµ n−íc vµ c¸c tæ chøc c«ng céng, gÇn ®©y ®· trë thµnh mét trong nh÷ng thµnh phÇn quan träng sö dông th«ng tin kÕ to¸n. Nh÷ng thµnh phÇn cÇn th«ng tin kÕ to¸n ®Ó lµm quyÕt ®Þnh vÒ nh÷ng vÊn ®Ò c«ng céng gåm c¸c c¬ quan thuÕ vô, c¬ quan lËp quy, c¸c kÕ ho¹ch gia kinh tÕ vµ c¸c thµnh phÇn kh¸c. C¸c c¬ quan thuÕ vô: C¸c c¬ quan chÝnh quyÒn cña Nhµ n−íc ®−îc tµi trî b»ng nguån thu thuÕ. Cã nhiÒu nguån thu thuÕ, mçi nguån thu thuÕ cã tê khai thuÕ riªng vµ th−êng ®ßi hái mét hå s¬ phøc t¹p kÌm theo khi khai b¸o. HiÖn t¹i cã nhiÒu luËt chi phèi viÖc lËp b¸o c¸o kÕ to¸n ®Ó dïng vµo viÖc tÝnh thuÕ lîi tøc. C¸c c¬ quan lËp quü: HÇu hÕt c¸c c¬ quan ®iÒu hîp ë cÊp Nhµ n−íc hoÆc ®Þa ph−¬ng. TÊt c¶ c¸c c«ng ty cã ®¨ng ký kinh doanh chøng qu¸n ®Òu ph¶i b¸o c¸o ®Þnh kú. C¸c nhãm kh¸c: C¸c c¬ së kinh doanh lín nghiªn cøu b¸o c¸o cña c¸c c¬ së kinh doanh nhá ®Ó chuÈn bÞ cho c¸c hîp ®ång quan träng. ViÖc tÝnh to¸n ®Ó cã ®−îc c¸c sè liÖu vÒ doanh thu vµ chi phÝ th−êng rÊt quan träng trong c¸c cuéc th−¬ng 33 Khoa CNTT §H KHTN §H Quèc Gia Hµ Néi Trang
  4. HÖ c¬ së d÷ liÖu ph©n t¸n http://www.ebook.edu.vn l−îng. Nh÷ng ng−êi cè vÊn cho c¸c nhµ ®Çu t− vµ c¸c chñ nî còng cã mèi quan t©m gi¸n tiÕp ®Õn kh¶ n¨ng tµi chÝnh vµ ph¸t triÓn cña c¬ së kinh doanh ®ã. Trong nh÷ng ng−êi cè vÊn cã nh÷ng ng−êi ph©n tÝch vµ c¸c cè vÊn tµi chÝnh, ng−êi m«i giíi bu«n b¸n, c¸c c«ng ty b¶o hiÓm, luËt s−... vµ b¸o c¸o vÒ tµi chÝnh. Nhãm tiªu thô, kh¸ch hµng vµ nh©n d©n nãi chung ngµy cµng quan t©m nhiÒu h¬n vÒ kh¶ n¨ng tµi chÝnh vµ thu nhËp cña c«ng ty còng nh− hËu qu¶ cña c«ng ty g©y ra nh− l¹m ph¸t, vÊn ®Ò x· héi vµ gi¸ trÞ cña ®êi sèng. Theo m« h×nh nghiÖp vô cña tæ chøc kinh doanh nãi chung, ch−¬ng tr×nh nµy ph©n nhãm ng−êi t¸c ®éng ®Õn hÖ th«ng kÕ to¸n nµy: C¸c ®èi t¸c: lµ ng−êi mua hµng cña c¬ së kinh doanh th«ng qua c¸c ®¬n yªu cÇu,ho¸ ®¬n thanh to¸n, phiÕu giao nhËn hµng... vµ ng−êi cung cÊp hµng ho¸ cho c¬ së kinh doanh nµy. Ng©n hµng: lµ n¬i c¬ së kinh doanh më tµi kho¶n vµ cã c¸c ho¹t ®éng nh− göi tiÒn, rót tiÒn, chuyÓn kho¶n... víi c¸c ®èi t¸c vµ c¸c ho¹t ®éng néi bé cña c«ng ty ®ã. Chñ doanh nghiÖp hay chñ c¬ sá kinh doanh vµ c¸c ®èi t−îng sö dông th«ng tin kÕ to¸n: ®©y lµ c¸c ®èi t−îng bªn ngoµi hÖ thèng kÕ to¸n nh−ng sö dông th«ng tin kÕ to¸n ®Ó ®−a ra quyÕt ®Þnh. Bé phËn theo dâi ®¬n hµng: bé phËn nµy qu¶n lý c¸c ®¬n hµng tËp trung c¸c ®¬n hµng l¹i ®Ó t¹o th«ng tin t¸c ®éng ®Ó hÖ thèng ho¹t ®éng. Bé phËn theo dâi kh¸ch hµng vµ ng©n hµng: th«ng tin cña bé phËn nµy quan träng ®èi víi c¸c giap dÞch cña doanh nghiÖp hay c¬ së kinh doanh v× nã lµ c¬ së cho c¸c ho¹t ®éng mua b¸n, chuyÓn kho¶n... 3.NghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh lµ ®èi t−îng cña ®o l−êng trong kÕ to¸n tµi chÝnh: NghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh lµ nh÷ng sù kiÖn kinh tÕ cã ¶nh h−ëng ®Õn t×nh h×nh tµi chÝnh cña mét c¬ së kinh doanh. C¸c c¬ së kinh doanh cã thÓ cã nhiÒu nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh mçi ngµy. C¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh dïng ®Ó t¹o ra c¸c b¶n b¸o c¸o kÕ to¸n. Mét nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh cã thÓ liªn quan ®Õn nh÷ng trao ®æi vÒ gi¸ trÞ nh− viÖc mua b¸n, chi tr¶, thu nî hoÆc vay m−în gi÷a hai hay nhiÒu bªn. Mét nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh còng cã thÓ lµ mét sù kiÖn kinh tÕ kh«ng cã tÝnh chÊt trao ®æi nh−ng cã cïng kÕt qu¶ nh− mét nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh cã tÝnh chÊt trao ®æi. Th−íc ®o b»ng tiÒn: 34 Khoa CNTT §H KHTN §H Quèc Gia Hµ Néi Trang
  5. HÖ c¬ së d÷ liÖu ph©n t¸n http://www.ebook.edu.vn TÊt c¶ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®−îc ghi chÐp b»ng tiÒn gäi lµ th−íc ®o b»ng tiÒn. Nh−ng nh÷ng sè liÖu cã ®Æc tÝnh phi tµi chÝnh cã thÓ ghi chÐp b»ng ngo¹i tÖ tÝnh theo gi¸ trÞ c¶u c¸c nghiÖp vô kinh tÕ vµ c¸c ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp. TiÒn tÖ lµ yÕu tè chung nhÊt ®èi víi tÊt c¶ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh vµ nh− vËy nã lµ ®¬n vÞ ®o l−êng duy nhÊt cã thÓ t¹o ®−îc d÷ liÖu tµi chÝnh gièng nhau ®Ó cã thÓ so s¸nh ®−îc. Th«ng tin c¸c b¸o c¸o lÊy tõ sæ nhËt ký c¸i vµ sæ nhËt ký tæng qu¸t. C¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®−îc ghi vµo sæ nhËt ký tæng qu¸t ®−îc tãm l−îc nh− sau: -Ghi ngµy, th¸ng, n¨m cña sù kiÖn kinh tÕ ph¸t sinh. -ViÕt ®óng tªn cña c¸c tµi kho¶n ghi nî vµ ghi cã trong cét diÔn gi¶i. Chän lo¹i m· tµi kho¶n cÊp mét, tµi kho¶n cÊp hai cña tµi kho¶n vµ ghi vµo nhËt ký tæng qu¸t. -Ghi lo¹i cña tµi kho¶n ®Ó dÔ tÝnh tæng tµi kho¶n khi viÕt tµI kho¶n vµo sæ c¸i. -Ghi sè tiÒn t−¬ng ®−¬ng víi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. Tõ c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ph¶i tæng kÕt th«ng tin vµ ghi vµo sæ c¸i. Ghi c¸c th«ng tin cña c¸c tµi kho¶n cã c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong th¸ng nh− m· tµi kho¶n, tªn tµi kho¶n,. Ghi sè tiÒn t−¬ng øng víi mçi tµi kho¶n cÊp hai. C¸ch tÝnh sè tiÒn t−¬ng øng víi mçi tµi kho¶n lµ tÝnh tæng l−îng tiÒn trong c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh trong th¸ng. §èi víi tµi kho¶n cÊp mét cã sè tiÒn d− b»ng tæng sè tiÒn d− cña c¸c tµi kho¶n cÊp hai thuéc lo¹i tµi kho¶n cÊp mét. Nguyªn t¾c t¹o ra b¸o c¸o lµ c¸c b¸o c¸o ®−îc t¹o ra theo th¸ng vµ cã thÓ t¹o ra ngµy cuèi th¸ng hay ngµy nµo ®ã sau th¸ng cÇn lµm b¸o c¸o. 4.Nguyªn t¾c thiÕt kÕ hÖ thèng Trong viÖc thiÕt kÕ hÖ thèng kÕ to¸n, ®iÒu quan träng lµ ph¶i dùa vµo bèn nguyªn t¾c chung: nguyªn t¾c lîi h¹i, nguyªn t¾c kiÓm so¸t, nguyªn t¾c ®ång bé vµ nguyªn t¾c linh ®éng. Nguyªn t¾c lîi h¹i: theo nguyªn t¾c nµy th× gi¸ trÞ ho¨c lîi Ých mµ th«ng tin do hÖ thèng cung cÊp ph¶i b»ng hoÆc lín h¬n chi phÝ sö dông hÖ thèng ®ã. Ngoµi nh÷ng c«ng viÖc th«ng th−êng cña hÖ thèng kÕ to¸n nh− lËp b¶ng l−¬ng, kª khai thuÕ, lËp b¸o c¸o kÕ to¸n vµ duy tr× c«ng t¸c néi kiÓm, ban l·nh ®¹o cã thÓ ®−îc cung cÊp c¸c th«ng tin kh¸c. C¸c th«ng tin nµy ph¶i trung thùc, kÞp thêi vµ cã Ých cho ban l·nh ®¹o. cÇn ph¶i c©n nh¾c gi÷a c¸c lîi Ých cña c¸c th«ng tin nµy vµ c¸c chi phÝ h÷u h×nh vµ v« h×nh ®−îc sö dông trong 35 Khoa CNTT §H KHTN §H Quèc Gia Hµ Néi Trang
  6. HÖ c¬ së d÷ liÖu ph©n t¸n http://www.ebook.edu.vn viÖc sö dông th«ng tin ®ã. Trong c¸c chi phÝ h÷u h×nh cã chi phÝ vÒ nh©n viªn vµ thiÕt bÞ. Mét trong nh÷ng chi phÝ v« h×nh lµ chi phÝ do quyÕt ®Þnh sai lÇm v× thiÕu th«ng tin chÝnh x¸c. Nguyªn t¾c kiÓm so¸t: Nguyªn t¾c kiÓm so¸t ®ßi hái hÖ thèng kÕ to¸n ph¶i cung cÊp c¸c quy ®Þnh then chèt cña c«ng t¸c kiÓm tra néi bé ®Ó b¶o vÖ tµi s¶n vµ b¶o ®¶m ®−îc møc ®é trung thùc cña sè liÖu. Nguyªn t¾c ®ång bé: Nguyªn t¾c ®ång bé chñ tr−¬ng r»ng viÖc thiÕt kÕ mét hÖ thèng kÕ to¸n ph¶i hµi hoµ víi c¸c yÕu tè tæ chøc vµ nh©n sù cña doanh nghiÖp. Mét tæ chøc gåm nhiÒu ng−êi lµm nhiÒu viÖc kh¸c nhau vµ trong c¸c nhãm kh¸c nhau. C¸c yÕu tè tæ chøc liªn quan ®Õn nhiÒu loai doanh nghiÖp cña tæ chøc vµ c¸c bé phËn kh¸c nhau cña doanh nghiÖp ®ã chÝnh thøc liªn kÕt víi nhau theo ph−¬ng c¸ch nµo ®ã ®Ó hoµn thµnh c«ng viÖc. Nguyªn t¾c linh ®éng: nguyªn t¾c linh ®éng ®ßi hái hÖ thèng kÕ to¸n ph¶i ®ñ mÒm dÎo ®Ó sau nµy ph¸t triÓn c¸c nghiÖp vô kinh tÕ vµ thùc hiÖn c¸c thay ®æi vÒ tæ chøc cña doanh nghiÖp. C¸c doanh nghiÖp kh«ng bao giê gi÷ nguyªn t×nh tr¹ng ban ®Çu mµ lu«n lu«n ph¸t triÓn, t¹o thªm s¶n phÈm míi , më thªm chi nh¸nh míi ... hoÆc thùc hiÖn nh÷ng thay ®æi kh¸c ®ßi hái ph¶i cã sù ®iÒu ch Ønh trong hÖ thèng kÕ to¸n. Mét hÖ thèng kÕ to¸n ®−îc thiÕt kÕ ph¶i cho phÐp doanh nghiÖp ph¸t triÓn vµ thay ®æi mµ kh«ng cã sù ®iÒu chØnh ®¸ng kÓ. Ch¼ng h¹n nh− hÖ thèng tµi kho¶n ph¶i thiÕt kÕ sao ®Ó cã chç thªm c¸c tµi kho¶n míi vÒ tµi s¶n, nî ph¶i tr¶, vèn chñ së h÷u, doanh thu hoÆc chi phÝ mµ kh«ng ¶nh h−ëng ®Õn viÖc sö dông hÖ thèng tµi kho¶n kÕ to¸n nµy. 5.T×nh h×nh tµi chÝnh vµ ph−¬ng tr×nh kÕ to¸n: T×nh h×nh tµi chÝnh cña mét c«ng ty lµ tµi nguyªn kinh tÕ cña c«ng ty ®ã vµ c¸c tr¸i quyÒn ®èi víi tµi nguyªn nµy ë méi thêi ®iÓm nµo ®ã. Tr¸i quyÒn cã nghÜa lµ vèn. Nh− vËy c«ng ty ®−îc xem xÐt qua hai phÇn tµi nguyªn kinh tÕ vµ tr¸i quyÒn ®èi víi c¸c tµi nguyªn nµy. Tµi nguyªn kinh tÕ = vèn Mäi c«ng ty ®Òu cã hai lo¹i vèn, vèn cña chñ nî vµ vèn cña chñ së h÷u. Nh− vËy: Tµi nguyªn kinh tÕ = vèn chñ nî + vèn chñ së h÷u V× trong thuËt ng÷ kÕ to¸n, tµi nguyªn kinh tÕ ®−îc coi nh− tµi s¶n vµ vèn chñ nî ®−îc coi nh− nî ph¶i tr¶, ph−¬ng tr×nh kÕ to¸n cã thÓ ®−îc viÕt nh− sau: Tµi s¶n = Nî ph¶i tr¶ + Vèn chñ së h÷u Ph−¬ng tr×nh nµy gäi lµ ph−¬ng tr×nh kÕ to¸n. Hai vÕ cña ph−¬ng tr×nh lu«n lu«n b»ng nhau hoÆc c©n b»ng. C¸c thµnh phÇn sÏ ®−îc ®Þnh nghÜa sau ®©y: 36 Khoa CNTT §H KHTN §H Quèc Gia Hµ Néi Trang
  7. HÖ c¬ së d÷ liÖu ph©n t¸n http://www.ebook.edu.vn Tµi s¶n: lµ nguån lîi kinh tÕ mµ mét c¬ së kinh doanh cã thÓ kiÓm so¸t ®−îc trong t−¬ng lai nhê vµo nh÷ng nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh hoÆc nh÷ng sù kiÖn x¶y ra trong qu¸ khø. Nî ph¶i tr¶: lµ nh÷ng thiÖt thßi vÒ quyÒn lîi vÒ kinh tÕ trong t−¬ng lai ph¸t sinh tõ nh÷ng kho¶n nî hiÖn t¹i cña c¬ së kinh doanh lµ ph¶i chuyÓn nh−îng tµi s¶n hoÆc ph¶i cung cÊp c¸c dÞch vô cho nh÷ng ®¬n vÞ kinh doanh kh¸c trong t−¬ng lai do c¸c nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh hoÆc c¸c sù kiÖn ®· x¶y ra trong qu¸ khø. Vèn chñ së h÷u: lµ phÇn vèn cßn l¹i trong tµi s¶n cña mét c¬ së kinh doanh sau khi trõ ®i nî ph¶i tr¶. §èi vÕ cña ph−¬ng tr×nh kÕ to¸n trªn, cã thÓ x¸c ®Þnh vèn chñ së h÷u nh− sau: Vèn chñ së h÷u = Tµi s¶n - Nî ph¶i tr¶ 6.Môc tiªu th«ng tin kÕ to¸n qua c¸c b¸o c¸o kÕ to¸n C¸c b¸o c¸o kÕ to¸n lµ träng t©m cña kÕ to¸n v× b¸o c¸o kÕ to¸n lµ ph−¬ng tiÖn chÝnh ®Ó truyÒn ®¹t th«ng tin kÕ to¸n quan träng ®èi víi ng−êi sö dông. Nh÷ng b¶n b¸o c¸o d−íi ®©y chØ lµ m« h×nh b¶n mÉu. Cã bèn b¶ng b¸o c¸o kÕ to¸n ®−îc sö dông ®Ó truyÒn ®¹t th«ng tin kÕ to¸n cÇn thiÕt vÒ mét c¬ së kinh doanh. B¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh: lµ b¶n kª vÒ tµi chÝnh tæng hîp c¸c kho¶n thu chi cña mét c¬ së kinh doanh qua mét giai ®o¹n thêi gian. Cã thÓ nãi ®©y lµ mét b¸o c¸o quan träng nhÊt v× môc ®Ých ®o l−êng xem doanh nghiÖp cã ®¹t ®−îc môc tiªu thu lîi nhuËn hay kh«ng. B¸o c¸o vÒ vèn chñ së h÷u: tr×nh bµy tÊt c¶c nh÷ng biÕn ®éng cña vèn chñ së h÷u qua mét giai ®o¹n thêi gian. B¸o c¸o c©n ®èi tµi s¶n: b¶ng c©n ®èi tµi s¶n tr×nh bµy t×nh tr¹ng tµi chÝnh cña mét doanh nghiÖp vµo mét thêi ®iÓm nhÊt ®Þnh. V× lý do nµy mµ b¸o c¸o c©n ®èi tµi s¶n ®−îc gäi lµ b¶n kª t×nh tr¹ng tµi chÝnh vµo ngµy th¸ng nhÊt ®Þnh nµo ®ã. B¸o c¸o l−u chuyÓn tiÒn mÆt: B¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh chØ tr×nh bµy nh÷ng biÕn ®éng vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh cña c¸c ho¹t ®éng t¹o ra lîi nhuËn hay lç. Vµ b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh kh«ng thÓ hiÖn nhiÒu biÕn cè quan träng kh¸c ®Æc biÖt lµ nh÷ng biÕn cè liªn quan ®Õn c¸c ho¹t ®éng tµi chÝnh vµ ®Çu t− ®· ph¸t sinh trong kú kÕ to¸n nh−ng l¹i kh«ng thÓ hiÖn trong ho¹t ®éng b¸o c¸o kÕt qu¶ kinh doanh. Giai ®o¹n nµy gåm c¶ viÖc rµ so¸t c¸c viÖc tæ chøc c¬ cÊu c¬ së kinh doanh, c¸c m« t¶ c«ng t¸c vµ sù nghiªn cøu vÒ c¸c mÉu biÓu chøng tõ, b¸o c¸o thñ tôc vµ c¸c ph−¬ng ph¸p xö lý d÷ liÖu vµ hÖ thèng néi t¹i ®ang sö dông. ThiÕt lËp hÖ thèng míi hay thay ®æi hÖ thèng hiÖn t¹i ph¶i ®−îc b¾t ®Çu tõ giai ®o¹n thiÕt kÕ hÖ thèng vµ dùa trªn viÖc nghiªn cøu kh¶ thi trong giai ®o¹n 37 Khoa CNTT §H KHTN §H Quèc Gia Hµ Néi Trang
  8. HÖ c¬ së d÷ liÖu ph©n t¸n http://www.ebook.edu.vn nghiªn cøu. ViÖc thiÕt kÕ quan t©m ®Õn ng−êi sö dông vµ ®iÒu hµnh hÖ thèng, tµi liÖu vµ hå s¬ sö dông, thñ tôc vËn hµnh, c¸c lo¹i b¸o c¸o cÇn thiÕt lËp vµ c¸c thiÕt bÞ sö dông trong hÖ thèng. Mèi quan hÖ qua l¹i gi÷a tÊt c¶ c¸c thµnh phÇn trªn ®©y ph¶i tu©n theo nh÷ng nguyªn t¾c vÒ thiÕt kÕ hÖ thèng kÕ to¸n. Ngoµi c¸c b¸o c¸o vÒ t×nh h×nh tµi chÝnh cßn cã c¸c lo¹i b¸o c¸o chØ dïng trong néi bé cña c¬ s¬ kinh doanh nh− b¸o c¸o vÒ ®èi t¸c vµ ng©n hµng. HÖ thèng kÕ to¸n kÐp HÖ thèng kÕ to¸n kÐp ®−îc coi nh− lµ mét trong nh÷ng kh¸m ph¸ tèt cña trÝ tuÖ loµi ng−êi. HÖ thèng kÕ to¸n kÐp dùa trªn nguyªn t¾c l−ìng diÖn, cã nghÜa lµ mäi biÕn cè cã tÇm quan träng vÒ kinh tÕ ®Òu cã hai mÆt cè g¾ng- khen th−ëng, hy sinh-quyÒn lîi, nguån gèc vµ sö dông. Hai khÝa c¹nh nµy c©n ®èi nhau. Trong hÖ thèng kÕ to¸n kÐp, mçi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ph¶i ®−îc ghi chÐp vµo sæ Ýt nhÊt lµ mét lÇn lµ mét lÇn ghi nî vµ mét lÇn ghi cã, lµm thÕ nµo ®Ó tæng sè tiÒn bªn nî vµ tæng sè tiÒn bªn cã c©n b»ng nhau. Nhê c¸ch thiÕt kÕ nh− vËy nªn hÖ thèng kÕ to¸n kÐp lu«n lu«n c©n b»ng. TÊt c¶c c¸c hÖ thèng kÕ to¸n phøc t¹p ®Òu dïng nguyªn t¾c l−ìng diÖn cña hÖ thèng kÕ to¸n kÐp. Nghiªn cøu hÖ thèng kÕ to¸n kÐp b¾t ®Çy b»ng tµi kho¶n ch÷ T. Tµi kho¶n ch÷ T: H×nh thøc ®¬n gi¶n nhÊt cña tµi kho¶n gåm ba phÇn: (1) tªn tµi kho¶n tµi s¶n, nî ph¶i tr¶ hoÆc vèn chñ së h÷u; (2) bªn tr¸i gäi lµ bªn nî vµ (3) bªn ph¶i gäi lµ bªn cã. Tµi kho¶n nµy gäi lµ tµi kho¶n ch÷ T bëi v× nã gièng ch÷ T, dïng ®Ó ph©n tÝch nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh Tªn tµi kho¶n Bªn tr¸i Bªn ph¶i ( Bªn nî ) ( Bªn cã ) Theo m« h×nh nµy bÊt cø mét môc nµo ghi vµo bªn tr¸i cña tµi kho¶n lµ mét ph¸t sinh nî hay lµ bót to¸n ghi nî vµ bÊt cø môc nµo ghi vµo bªn ph¶i cña tµi kho¶n lµ ph¸i sinh cã hoÆc bót to¸n ghi cã. Ph©n tÝch c¸c nghiÖp cô kinh tÕ ph¸t sinh Nguyªn t¾c hÖ thèng kÕ to¸n kÐp lµ mäi nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh ®Òu cã ¶nh h−ëng Ýt nhÊt ®Õn hai tµi kho¶n. Nãi c¸ch kh¸c ph¶i cã mét hoÆc nhiÒu tµi kho¶n ®−îc ghi vµo bªn Nî vµ mét hoÆc nhiÒu tµi kho¶n ®−îc ghi vµo bªn Cã vµ tæng sè tiÒn cña c¸c tµi kho¶n ghi Nî ph¶i b»ng víi tæng sè tiÒn cña c¸c tµi kho¶n ghi Cã. Theo ph−¬ng tr×nh kÕ to¸n: Tµi s¶n = Nî ph¶i tr¶ + Vèn chñ së h÷u 38 Khoa CNTT §H KHTN §H Quèc Gia Hµ Néi Trang
  9. HÖ c¬ së d÷ liÖu ph©n t¸n http://www.ebook.edu.vn Nh− vËy nÕu mét tµi kho¶n ghi bªn Nî lµm t¨ng tµi s¶n th× ph¶i sö dông mét tµi kho¶n ghi Cã ®Ó lµm t¨ng Nî ph¶i tr¶ hay Vèn chñ së h÷u. MÆt kh¸c nÕu mét kho¶n ghi cã lµm gi¶m tµi s¶n th× ph¶i cã mét kho¶n ghi nî ®Ó chØ sù gi¶m Nî ph¶i tr¶ hoÆc Vèn chñ së h÷u. C¸c nguyªn t¾c nµy ®èi nghÞch nhau bëi v× Tµi s¶n n»m ë vÕ ®èi nghÞch vãi Nî ph¶i tr¶ vµ Vèn chñ së h÷u. Nî ph¶i tr¶ Vèn chñ së h÷u Tµi s¶n = T¨ng Gi¶m + Gi¶m T¨ng T¨ng Gi¶m ghi bªn Nî ghi bªnCã ghi bªn Nî ghi bªn Cã ghi bªn Nî ghi bªn Cã Ph¸t sinh t¨ng cña Tµi s¶n ghi vµo bªn Nî c¸c tµi kho¶n Tµi s¶n. Ph¸t sinh gi¶m cña Tµi s¶n ghi vµo bªn Cã c¸c tµi kho¶n tµi s¶n. Ph¸t sinh t¨ng cña Nî ph¶i tr¶ vµ Vèn chñ së h÷u ghi vµo bªn Cã c¸c tµi kho¶n Nî ph¶i tr¶ vµ Vèn chñ së h÷u. Ph¸t sinh gi¶m Nî ph¶i tr¶ vµ vèn chñ së h÷u ghi bªn Nî c¸c tµi kho¶n Nî ph¶i tr¶ vµ Vèn chñ së h÷u. II.ChiÕn l−îc. Qua viÖc tiÕp xóc víi kh¸ch hµng ®Ó x¸c ®Þnh chiÕn l−îc cho bµi to¸n, nãi cô thÓ h¬n lµ ph¶i x¸c ®Þnh ®−îc nh÷ng yªu cÇu cña kh¸ch hµng phôc vô cho c«ng viÖc thiÕt kÕ. §èi víi bµi to¸n kÕ to¸n th× môc tiªu cña nghiÖp vô lµ : + ViÖc ®Þnh kho¶n trong kÕ to¸n vµ c¸c tÝnh to¸n b¸o c¸o ph¶i ®−îc thùc hiÖn tù ®éng. + T×m kiÕm, in ra c¸c chøng tõ. + C¸c b¸o c¸o kÕ to¸n lµ träng t©m cña kÕ to¸n bëi v× chóng lµ nh÷ng ph−¬ng tiÖn chÝnh yÕu ®Ó truyÒn ®¹t th«ng tin kÕ to¸n quan träng ®Õn ng−êi sö dông. + Ch−¬ng tr×nh ph¶i tæ chøc c¬ së d÷ liÖu theo c¬ chÕ ph©n quyÒn truy nhËp tíi tõng c¬ së d÷ liÖu ®Ó ®¶m b¶o tÝnh b¶o mËt. + Ch−¬ng tr×nh ph¶i cã kh¶ n¨ng ph©n t¸n d÷ liÖu. + HÖ thèng ph¶i cã tÝnh më. 39 Khoa CNTT §H KHTN §H Quèc Gia Hµ Néi Trang
  10. HÖ c¬ së d÷ liÖu ph©n t¸n http://www.ebook.edu.vn + T¹o ra c¸c b¸o c¸c chi tiÕt theo yªu cÇu cô thÓ nh− lµ: B¸o c¸o vÒ tiÒn göi ë ng©n hµng, B¸o c¸o vÒ c¸c kho¶n c«ng nî víi ®èi t¸c. + Ngoµi ra cßn cã thÓ t¹o ra c¸c b¸o c¸o vÒ viÖc thanh to¸n ®èi víi tõng ho¸ ®¬n mua b¸n. III.Ph©n tÝch 1.ThiÕt lËp hÖ thèng kÕ to¸n Môc ®Ých cña viÖc nghiªn cøu hÖ thèng lµ ®Ó ph¸t hiÖn nh÷ng nhu cÇu vÒ mét hÖ thèng míi, hoÆc nhËn xÐt vÒ hÖ thèng ®ang sö dông. Giai ®o¹n nµy liªn quan ®Õn viÖc nghiªn cøu c¸c nhu cÇu th«ng tin cña nhµ qu¶n lý, t×m c¸c nguån cung cÊp th«ng tin nµy vµ ph¸c ho¹ c¸c b−íc cïng c¸c ph−¬ng ph¸p cÇn thiÕt ®Ó biÕn c¸c sè liÖu nµy thµnh h×nh thøc h÷u dông. Giai ®o¹n nµy gåm c¶ viÖc rµ so¸t tæ chøc doanh nghiÖp, c¸c b¶ng m« t¶ c«ng t¸c vµ nghiªn cøu vÒ c¸c mÉu biÓu , chøng tõ, b¸o c¸o, thñ tôc vµ c¸c ph−¬ng ph¸p xö lý d÷ kiÖn vµ hÖ thèng néi t¹i ®ang sö dông. ThiÕt lËp hÖ thèng míi hay thay ®æi hÖ thèng hiÖn t¹i b¾t ®Çu tõ giai ®o¹n thiÕt kÕ hÖ thèng vµ dùa trªn nghiªn cøu kh¶ thi trong giai ®o¹n nghiªn cøu. C«ng viÖc thiÕt kÕ cÇn quan t©m ®Õn ng−êi sö dông vµ ®iÒu hµnh hÖ thèng, tµi liÖu vµ hå s¬ sö dông, thñ tôc vËn hµnh, c¸c lo¹i b¸o c¸o cÇn thiÕt lËp, c¸c thiÕt bÞ sö dông trong hÖ thèng. C¸c nghiÖp vô kinh tÕ liªn quan ®Õn chøc n¨ng nµy ®Òu dùa vµo c¸c chøng tõ gèc lµ chøng cø b»ng v¨n b¶n ®Ó chøng minh cho nghiÖp vô kinh tÕ. Chøng tõ gèc chøng minh sù kiÖn nghiÖp vô kinh tÕ ®ã x¶y ra vµ cung cÊp chi tiÕt vÒ nghiÖp vô kinh tÕ ®ã. Sau khi ®· xö lý c¸c nghiÖp vô kinh tÕ xong, b−íc tiÕp theo lµ ph¶i hoµn tÊt thñ tôc cËp nhËt nhËt ký tæng qu¸t. Th«ng qua c¸c bót to¸n cña sæ nhËt ký tæng qu¸t ghi vµo sæ c¸i c¸c lo¹i tµi kho¶n. Tõ th«ng tin cña sæ c¸i sÏ cã ch−¬ng tr×nh tÝnh to¸n sè liÖu ®Ó sinh ra c¸c b¸o c¸o. Ph©n tÝch d÷ liÖu: Ph©n tÝch d÷ liÖu: hÖ thèng cÇn cã mét kh¸i niÖm râ rµng vÒ th«ng tin ®−îc qu¶n lý vµ xö lý. M« h×nh thùc thÓ - liªn kÕt lµ kü thuËt chñ chèt hÇu nh− trong c¸c ph−¬ng ph¸p ph©n tÝch thiÕt kÕ hÖ thèng. ViÖc x¸c ®Þnh c¸c th«ng tin cÇn thiÕt cho hÖ thèng cÇn ph¶i ®Þnh nghÜa c¸c th«ng tin quan träng trong mét tæ chøc c¸c thùc thÓ, ®Æc tr−ng cña c¸c th«ng tin ( cña c¸c thuéc tÝnh ) vµ mèi quan hÖ gi÷a c¸c thùc thÓ. C¸c m« h×nh ®éc lËp víi ph−¬ng ph¸p l−u tr÷ vµ cËp nhËt d÷ liÖu: 40 Khoa CNTT §H KHTN §H Quèc Gia Hµ Néi Trang
  11. HÖ c¬ së d÷ liÖu ph©n t¸n http://www.ebook.edu.vn -Thùc thÓ: mét thùc thÓ lµ mét chñ ®iÓm, mét ®èi t−îng hay mét vÊn ®Ò cã ý nghÜa trong thùc tÕ hay t−ëng t−îng vÒ th«ng tin cÇn quan t©m hay n¾m gi÷. Thùc thÓ cã thÓ lµ mét líp hay mét nhãm thÓ hiÖn hay b¶n th©n thÓ hiÖn ®ã. Mét thùc thÓ ®−îc thÓ hiÖn d−íi d¹ng hîp b»ng mét x©u ch÷ hoa trong hå s¬. C¸c luËt cña thùc thÓ: -Mçi ®èi t−îng chØ cã thÓ thÓ hiÖn b»ng mét thùc thÓ, cã nghÜa lµ c¸c thùc thÓ lo¹i trõ lÉn nhau trong mäi tr−êng hîp. -Mçi thùc thÓ ph¶i ®−îc x¸c ®Þnh duy nhÊt. -Mçi thÓ hiÖn cña thùc thÓ ph¶i t¸ch biÖt vµ ph©n biÖt víi c¸c thÓ hiÖn. kh¸c cña tõng lo¹i thùc thÓ ®ã. Thuéc tÝnh: Mçi thuéc tÝnh lµ bÊt cø chi tiÕt nµo phôc vô cho viÖc ®¸nh gi¸ chÊt l−îng, c¸ch gäi tªn, ph©n líp, ®¸nh gi¸ khèi l−îng hoÆc biÓu ®iÔn tr¹ng th¸i c¶u mét thùc thÓ, hay thuéc tÝnh lµ bÊt cø m« t¶ cã ý nghÜa vÒ ®èi t−îng. Qu¸ tr×nh ph©n tÝch b¾t nguån tõ nguån th«ng tin mµ hÖ th«ng cÇn xö lý vµ n¾m b¾t. Nh− vËy nguån th«ng tin cÇn thiÕt ®−îc t×m ra tõ thÕ giíi thùc, sau ®ã biÕn ®æi nguån th«ng tin nµy thµnh c¸c thùc thÓ vµ c¸c thuéc tÝnh cña thùc thÓ ®ã. C«ng viÖc nµy gäi lµ viÖc m« h×nh ho¸ th«ng tin cho hÖ thèng tõ thÕ giíi thùc. Chän khãa: sau khi x¸c ®Þnh ®−îc thùc thÓ vµ c¸c thuéc tÝnh cña thùc thÓ, theo luËt c¸c thùc thÓ cÇn ph¶i chän cho thùc thÓ ®ã mét khãa ®Ó t¸ch biÖt vµ x¸c ®Þnh duy nhÊt c¸c thÓ hiÖn cña cïng mét thùc thÓ. Khãa cã thÓ gåm mét thuéc tÝnh hay mét tËp c¸c thuéc tÝnh gäi lµ khãa kÐp. NhiÒu khi xem xÐt tÊt c¶ c¸c thuéc tÝnh cña c¸c thùc thÓ cã thÓ kh«ng cã c¸c thuéc tÝnh nµo cã thÓ riªng biÖt râ rµng v× mäi thuéc tÝnh ®Òu cã thÓ trïng lÆp. Trong tr−êng hîp nµy ph¶i thªm mét thuéc tÝnh khãa vµo thùc thÓ. Khi x¸c ®Þnh thùc thÓ vµ thuéc tÝnh ph¶i chuÈn hãa nh»m ®¶m b¶o bÊt kú th«ng tin nµo cña thÕ giíi thùc ®−îc biÓu diÔn chØ mét lÇn trong m« h×nh thùc thÓ nh»m tr¸nh trïng lÆp, d− thõa th«ng tin, tr¸nh nhËp nh»ng. ChuÈn ho¸ cÇn c©n nh¾c: -ViÖc lËp mét danh s¸ch c¸c môc d÷ liÖu. -X¸c ®inh c¸c danh môc d÷ liÖu dÉn xuÊt tõ c¸c môc kh¸c ( kÕt qu¶ bµi to¸n ) chän mét khãa. -T¸ch tÊt c¶ c¸c nhãm lÆp víi kho¸ ®ã ( c¸c thuéc tÝnh lËp). -T¸ch c¸c thuéc tÝnh phô thuéc mét phÇn hay hoµn toµn vµo khãa. 41 Khoa CNTT §H KHTN §H Quèc Gia Hµ Néi Trang
  12. HÖ c¬ së d÷ liÖu ph©n t¸n http://www.ebook.edu.vn §Ó x¸c ®Þnh c¸c thùc thÓ ph¶i nghiªn cøu c¸c chøng tõ, ho¸ ®¬n, c¸c ho¹t ®éng vµ c¸c kh¸i niÖm t−ëng t−îng. Tõ c¸c kh¸i niÖm vµ thùc tÕ cña bµi to¸n kÕ to¸n tµi chÝnh ®· x©y dùng lªn ®−îc c¸c thùc thÓ minh ho¹ cho chøc n¨ng b¸o c¸o tæng qu¸t. Trong qu¸ tr×nh t×m hiÓu vÒ hÖ thèng th«ng tin kÕ to¸n vÒ mua b¸n hµng cña mét doanh nghiÖp cÇn ph¶i tæ chøc c¸c thùc thÓ vµ tiÕn hµnh chuÈn ho¸ chóng vÒ d¹ng chuÈn 3 ®−îc c¸c thùc thÓ sau: Thùc thÓ DAU_TU dïng ®Ó l−u c¸c th«ng tin vÒ vèn ®Çu t− cña chñ nh©n khi míi b¾t ®Çu më doanh nghiÖp hay khi ®Çu t− thªm vèn ®Ó më réng doanh nghiÖp, thùc thÓ ®ã bao gåm c¸c thuéc tÝnh sau: MA_DAU_TU tr−êng kho¸ cña thùc thÓ ®Çu t−. NGAY_DAU_TU ngµy ph¸t sinh nghiÖp vô ®Çu t−. SO_TIEN_DAU_TU sè tiÒn chñ nh©n ®Çu t−. 2. Thùc thÓ RUT_VON dïng ®Ó l−u c¸c th«ng tin vÒ viÖc rót vèn cña chñ nh©n, nã cã nh÷ng thuéc tÝnh sau: MA_RUT_VON tr−êng kho¸ cña thùc thÓ rót vèn. NGAY_RUT_VON ngµy ph¸t sinh nghiÖp vô rót vèn. SO_TIEN_RUT_VON sè tiÕn mµ chñ nh©n rót ra. 3. Thùc thÓ HOA_DON_MUA l−u c¸c th«ng tin chung vÒ ho¸ ®¬n mua, nã bao gåm c¸c thuéc tÝnh sau: MA_HD_MUA tr−êng kho¸. NGAY_HD_MUA ngµy ph¸t sinh ho¸ ®¬n mua. MA_DOI_TAC l−u m· cña ng−êi cung cÊp. TONG_TIEN_MUA tæng tiÒn cña ho¸ ®¬n mua. 42 Khoa CNTT §H KHTN §H Quèc Gia Hµ Néi Trang
  13. HÖ c¬ së d÷ liÖu ph©n t¸n http://www.ebook.edu.vn NO_MUA sè tiÒn cßn nî cña ho¸ ®¬n mua nµy. NGAY_PHAI_TRA_HDM ngµy ph¶i tr¶ ho¸ ®¬n mua ®ã. THUE_MUA tæng tiÒn thuÕ ph¶i tr¶ cho ho¸ ®¬n mua nµy. GHI_CHU_HDM ghi chó vÒ ho¸ ®¬n mua ®ã. SO_CT_GOC sè chøng tõ liªn quan ®Õn nghiÖp vô nµy cña ng−êi cung cÊp. TRANG_THAI_HDM tr¹ng th¸i cña ho¸ ®¬n mua nµy. 4. Thùc thÓ DONG_HOA_DON_MUA dïng ®Ó m« t¶ chi tiÕt vÒ tõng mÆt hµng trong ho¸ ®¬n mua, gåm c¸c thuéc tÝnh sau: STT_HD_MUA tr−êng kho¸ vµ lµ sè thø tù cña c¸c mÆt hµng trong ho¸ ®¬n mua. MA_MAT_HANG kho¸ ngoµi liªn kÕt víi thùc thÓ DANH_MUC_MAT_HANG. MA_HD_MUA kho¸ ngoµi liªn kÕt víi thùc thÓ HOA_DON_MUA. SO_LUONG_MUA sè l−îng cña hµng mua. DON_VI_TINH ®¬n vÞ tÝnh. GIA_MUA gi¸ mua cña mÆt hµng. THANH_TIEN_DHDM thµnh tiÒn cña mÆt hµng ®ã. THUE_DONG_MUA thuÕ cña hµng ®ã. BIEU_THUE biÓu thuÕ cña mÆt hµng ®ã. 5. Thùc thÓ HOA_DON_BAN l−u c¸c th«ng tin chung vÒ ho¸ ®¬n b¸n, nã bao gåm c¸c thuéc tÝnh sau: 43 Khoa CNTT §H KHTN §H Quèc Gia Hµ Néi Trang
  14. HÖ c¬ së d÷ liÖu ph©n t¸n http://www.ebook.edu.vn MA_HD_BAN tr−êng kho¸. NGAY_HD_BAN ngµy ph¸t sinh ho¸ ®¬n b¸n. MA_DOI_TAC l−u m· cña kh¸ch hµng. TONG_TIEN_BAN tæng tiÒn cña ho¸ ®¬n b¸n. NO_BAN sè tiÒn kh¸ch hµng cßn nî cña ho¸ ®¬n b¸n nµy. NGAY_PHAI_TRA_HDB ngµy ph¶i tr¶ ho¸ ®¬n b¸n ®ã. THUE_BAN tæng tiÒn thuÕ ph¶i tr¶ cho ho¸ ®¬n b¸n nµy. GHI_CHU_HDB ghi chó vÒ ho¸ ®¬n b¸n ®ã. TRANG_THAI_HDB tr¹ng th¸i cña ho¸ ®¬n b¸n nµy. 6. Thùc thÓ DONG_HOA_DON_BAN dïng ®Ó m« t¶ chi tiÕt vÒ tõng mÆt hµng trong ho¸ ®¬n b¸n, gåm c¸c thuéc tÝnh sau: STT_HD_BAN tr−êng kho¸ vµ lµ sè thø tù cña c¸c mÆt hµng trong ho¸ ®¬n b¸n. MA_MAT_HANG kho¸ ngoµi liªn kÕt víi thùc thÓ DANH_MUC_MAT_HANG. MA_HD_BAN kho¸ ngoµi liªn kÕt víi thùc thÓ HOA_DON_BAN. SO_LUONG_BAN sè l−îng cña hµng b¸n. DV_TINH ®¬n vÞ tÝnh. GIA_BAN gi¸ b¸n cña mÆt hµng. THANH_TIEN_DHDB thµnh tiÒn cña mÆt hµng ®ã. THUE_DONG_BAN thuÕ b¸n cña hµng ®ã. BIEU_THUE biÓu thuÕ b¸n cña mÆt hµng ®ã. 44 Khoa CNTT §H KHTN §H Quèc Gia Hµ Néi Trang
  15. HÖ c¬ së d÷ liÖu ph©n t¸n http://www.ebook.edu.vn 7. Thùc thÓ DANH_MUC_DOI_TAC dïng ®Ó l−u c¸c th«ng tin vÒ ®èi t¸c (ng−êi cung cÊp vµ kh¸ch hµng) liªn quan ®Õn doanh nghiÖp, cã c¸c thuéc tÝnh sau: MA_DOI_TAC tr−êng kho¸ cña thùc thÓ. TEN_DOI_TAC tªn cña ®èi t¸c. DIA_CHI_DOI_TAC ®Þa chØ cña ®èi t¸c. SO_DIEN_THOAI sè ®iÖn tho¹i cña ®èi t¸c. 8. Thùc thÓ DANH_MUC_NGAN_HANG, dïng ®Ó l−u danh môc c¸c ng©n hµng liªn quan ®Õn ho¹t ®éng cña doanh nghiÖp, nã bao gåm c¸c thuéc tÝnh sau: MA_NGAN_HANG tr−êng kho¸ cña thùc thÓ. TEN_NGAN_HANG tªn cña ng©n hµng ®ã. DIA_CHI_NGAN_HANG ®Þa chØ cña ng©n hµng ®ã. SO_DIEN_THOAI_NH sè ®iÖn tho¹i cña ng©n hµng. 9. Thùc thÓ DOI_TAC_NGAN_HANG ®©y lµ thùc thÓ trung gian gi÷a ®èi t¸c vµ ng©n hµng, gåm nh÷ng thuéc tÝnh sau. MA_NH_DT tr−êng kho¸ . MA_NGAN_HANG kho¸ ngoµi liªn kÕt víi thùc thÓ DANH_MUC_NGAN_HANG. MA_DOI_TAC kho¸ ngoµi liªn kÕt víi thùc thÓ DANH_MUC_DOI_TAC. SO_TK_DOI_TAC sè tµi kho¶n cña ®èi t¸c. 45 Khoa CNTT §H KHTN §H Quèc Gia Hµ Néi Trang
  16. HÖ c¬ së d÷ liÖu ph©n t¸n http://www.ebook.edu.vn 10. Thùc thÓ SO_TAI_KHOAN_O_NH dïng ®Ó l−u sè tµi kho¶n cña doanh nghiÖp t¹i ng©n hµng, nã gåm nh÷ng thuéc tÝnh sau: MA_SO_TK tr−êng kho¸ cña thùc thÓ. MA_NGAN_HANG kho¸ ngoµi kÕt nèi víi thùc thÓ DANH_MUC_NGAN_HANG. SO_TK_O_NH sè tµi kho¶n cña doanh nghiÖp ë ng©n hµng. 11. Thùc thÓ CHUNG_TU_NGAN_HANG dïng ®Ó l−u c¸c th«ng tin liªn quan ®Õn ng©n hµng nh− lµ viÖc göi tiÒn, rót tiÒn tõ ng©n hµng, hay viÖc thanh to¸n ®¬n hµng th«ng qua ng©n hµng. Nã bao gåm nh÷ng th«ng tin sau: MA_PHIEU tr−êng kho¸ cña thùc thÓ. NGAY_PHAT_SINH l−u ngµy ph¸t sinh chøng tõ. GUI_OK tr−êng nµy x¸c nhËn viÖc göi hay rót tiÒn khái ng©n hµng. MA_DOI_TAC nÕu tr−êng nµy cã nã sÏ thÓ hiªn viÖc thanh to¸n cña ®èi t¸c víi doanh nghiÖp th«ng qua ng©n hµng. MA_HD_BAN tr−êng nµy thÓ hiªn viÖc kh¸ch hµng hay doanh nghiÖp thanh to¸n cho ho¸ ®¬n mua b¸n nµo. SO_LUONG_TIEN sè tiÒn cña nghiÖp vô. TRANG_THAI_CT_NH thÓ hiÖn tr¹ng th¸i cña chøng tõ ®ã. 12. Thùc thÓ PHIEU_THU_CHI dïng ®Ó l−u th«ng tin thu chi tiÒn theo ho¸ ®¬n mua b¸n hµng. Nã bao gåm c¸c thuéc tÝnh sau: MA_PHIEU_THU_CHI tr−êng kho¸ cña thùc thÓ. NGAY_PHIEU_THU_CHI ngay ghi phiÕu thu. MA_DOI_TAC m· cña kh¸ch hµng thanh to¸n. 46 Khoa CNTT §H KHTN §H Quèc Gia Hµ Néi Trang
  17. HÖ c¬ së d÷ liÖu ph©n t¸n http://www.ebook.edu.vn MA_HD_BAN m· ho¸ ®¬n thanh to¸n. MA_HD_MUA ta thanh to¸n cho m· ho¸ ®¬n nµo. SO_TIEN_THU_CHI sè tiÒn thu. PHIEU_THU tr−êng nµy thÓ hiÖn ®©y lµ phiÕu thu hay phiÕu chi. TRANG_THAI_PTC tr¹ng th¸i cña phiÕu thu. 13. Thùc thÓ DANH_MUC_MAT_HANG l−u c¸c th«ng tin vÒ mÆt hµng, bao gåm c¸c thuéc tÝnh sau: MA_MAT_HANG tr−êng kho¸. TEN_HANG tªn cña mÆt hµng. MO_TA_MAT_HANG m« t¶ vÒ mÆt hµng. SO_TK_CAP_1 sè tµi kho¶n cÊp 1 cña mÆt hµng ®ã. SO_TK_CAP_2 sè tµi kho¶n cÊp 2 cña mÆt hµng ®ã. MA_NHOM_HANG m· cña nhãm hµng ®Ó ®¸nh thuÕ. 14. Thùc thÓ MAT_HANG_VA_DOI_TAC lµ thùc thÓ trung gian gi÷a thùc thÓ DANH_MUC_MAT_HANG vµ thùc thÓ DANH_MUC_DOI_TAC, nã bao gåm c¸c thuéc tÝnh sau: MA_MH_DT tr−êng kho¸. MA_MAT_HANG tr−êng kho¸ ngoµi kÕt hîp víi thùc thÓ DANH_MUC_MAT_HANG. MA_DOI_TAC tr−êng kho¸ ngoµi liªn kÕt víi thùc thÓ DANH_MUC_DOI_TAC. GIA_CHUAN gi¸ tham kh¶o chuÈn t¹i mét thêi ®iÓm nµo ®ã. 47 Khoa CNTT §H KHTN §H Quèc Gia Hµ Néi Trang
  18. HÖ c¬ së d÷ liÖu ph©n t¸n http://www.ebook.edu.vn 15. Thùc thÓ NHOM_HANG dïng ®Ó l−u c¸c nhãm hµng ®Ó phôc vô viÖc ®¸nh gi¸ vÒ møc ®é tiªu thô cña c¸c lo¹i hµng, cã c¸c thuéc tÝnh sau: MA_NHOM_HANG tr−êng kho¸ cña thuéc tÝnh. SO_TK_CAP_1 sè tµi kho¶n cÊp 1 cña mÆt hµng ®ã. SO_TK_CAP_2 sè tµi kho¶n cÊp 2 cña mÆt hµng ®ã. TEN_NHOM_HANG tªn cña nhãm hµng. 16. TÊt c¶ c¸c th«ng tin vÒ nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh th× ®Òu ®−îc ®Þnh kho¶n vµ l− u trong sæ nhËt ký tæng qu¸t. Ta cã thùc thÓ SO_NHAT_KI_TONG_QUAT, nã bao gåm c¸c thùc thÓ sau: STT tr−êng kho¸ cña thùc thÓ. TK_NO_CAP_1 sè cña tµi kho¶n ghi nî cÊp 1 TK_CO_CAP_1 Sè cña tµi kho¶n ghi cã cÊp 1 TK_NO_CAP_2 sè cña tµi kho¶n ghi cã cÊp 2 TK_CO_CAP_2 sè cña tµi kho¶n ghi cã cÊp 2 LOAI_NGHIEP_VU_1 lo¹i cña nghiÖp vô ph¸t sinh g©y ra. MA_NGHIEP_VU_1 m· cña nghiÖp vô ph¸t sinh NGAY_NGHIEP_VU_1 ngµy ph¸t sinh nghiÖp vô. LOAI_NGHIEP_VU_2 lo¹i nghiÖp vô lµ nguyªn nh©n g©y ra nghiÖp vô trªn. MA_NGHIEP_VU_2 m· cña nghiÖp vô lµ nguyªn nh©n g©y ra nghiÖp vô trªn. DIEN_GIAI diÔn gi¶i vÒ nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. 48 Khoa CNTT §H KHTN §H Quèc Gia Hµ Néi Trang
  19. HÖ c¬ së d÷ liÖu ph©n t¸n http://www.ebook.edu.vn SO_TIEN sè tiÒn cña nghiÖp vô kinh tÕ ph¸t sinh. MA_DOI_TAC l−u m· cña ®èi t¸c ®Ó phôc vô viÖc b¸o c¸o theo tõng ®èi t¸c.MA_NGAN_HANG l−u m· ng©n hµng ®Ó phôc vô cho viÖc b¸o c¸o theo tõng ng©n hµng. 17. Thùc thÓ SO_CAI dïng ®Ó tæng kÕt tÊt c¶ c¸c tµi kho¶n, bao gåm c¸c thuéc tÝnh sau: SO_TK_CAP_1 sè tµi kho¶n cÊp 1. SO_TK_CAP_2 sè tµi kho¶n cÊp 2. TEN_TK_CAP_1 tªn cña tµi kho¶n cÊp 1. TEN_TK_CAP_2 tªn cña tµi kho¶n cÊp 2. LOAI_TK_1 lo¹i tµi kho¶n 1 phôc vô cho viÖc lµm b¸o c¸o thu nhËp. LOAI_TK_2 lo¹i tµi kho¶n 1 phôc vô cho viÖc lµm b¶ng tæng kÕt tµi s¶n. SO_DU_BAN_DAU sè d− cña tµi kho¶n ban ®Çu. SO_DU_THANG_1 sè d− cña tµi kho¶n ë th¸ng 1. SO_DU_THANG_2 sè d− cña tµi kho¶n ë th¸ng 2. SO_DU_THANG_3 sè d− cña tµi kho¶n ë th¸ng 3. SO_DU_THANG_4 sè d− cña tµi kho¶n ë th¸ng 4. SO_DU_THANG_5 sè d− cña tµi kho¶n ë th¸ng 5. SO_DU_THANG_6 sè d− cña tµi kho¶n ë th¸ng 6. SO_DU_THANG_7 sè d− cña tµi kho¶n ë th¸ng 7. SO_DU_THANG_8 sè d− cña tµi kho¶n ë th¸ng 8. 49 Khoa CNTT §H KHTN §H Quèc Gia Hµ Néi Trang
  20. HÖ c¬ së d÷ liÖu ph©n t¸n http://www.ebook.edu.vn SO_DU_THANG_9 sè d− cña tµi kho¶n ë th¸ng 9. SO_DU_THANG_10 sè d− cña tµi kho¶n ë th¸ng 10. SO_DU_THANG_11 sè d− cña tµi kho¶n ë th¸ng 11. SO_DU_THANG_12 sè d− cña tµi kho¶n ë th¸ng 12. 18.Thùc thÓ BAO_CAO chñ yÕu m« t¶ c¸c th«ng tin nh− tiªu ®Ò, lo¹i b¸o c¸o. C¸c thuéc tÝnh cña BAO_CAO: SO_TT_BC m« t¶ sè thø tù cña c¸c b¸o c¸o vµ còng lµ thuéc tÝnh kho¸. CONG_TY Tªn c«ng ty lËp b¸o c¸o. TEN_BC Tªn cña b¸o c¸o. THANG Th¸ng lËp b¸o c¸o. NAM N¨m lËp b¸o c¸o NGUOI_LAP Tªn cña ng−êi lËp b¸o c¸o. NGAY_LAP Ngµy lËp ra b¸o c¸o. DON_VI_TINH §¬n vÞ tÝnh to¸n c¸c sè liÖu trªn b¸o c¸o. LOAI_BAO_CAO Thuéc tÝnh nµy dïng ®Ó ph©n lo¹i c¸c b¸o c¸o. Theo hÖ thèng kÕ to¸n cã bèn lo¹i b¸o c¸o chÝnh: 0 - B¸o c¸o lêi lç. 1 - B¸o c¸o vÒ vèn chñ së h÷u. 2 - B¸o c¸o c©n ®èi tµi s¶n. 3 - B¸o c¸o l−u chuyÓn tiÒn mÆt. DOANH_THU doanh thu cña b¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh. Trong ®ã ba lo¹i b¸o c¸o ®Çu 0 - 2 ®−îc lËp theo th¸ng vµ b¸o c¸o thø 4 ®−îc lËp theo n¨m ho¹t ®éng cña c«ng ty. CHI_PHI chi phÝ cña b¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh. LOI_RONG lêi rßng hay lç rßng cña b¸o c¸o kÕt qu¶ ho¹t ®éng kinh doanh. 50 Khoa CNTT §H KHTN §H Quèc Gia Hµ Néi Trang
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2