Hoàn thiện quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường Đại học Kinh tế Nghệ An

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:7

Thêm vào BST

Báo xấu

22
lượt xem 5
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài viết "Hoàn thiện quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường Đại học Kinh tế Nghệ An" chỉ ra những ưu điểm, hạn chế trong hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường Đại học Kinh tế Nghệ An. Đồng thời, trên cơ sở đánh giá các quy định pháp luật và thực tiễn, bài viết đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện về trình tự, thủ tục ban hành các loại văn bản trong hoạt động của Trường Đại học Kinh tế Nghệ An.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hoàn thiện quy trình soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường Đại học Kinh tế Nghệ An

Tạp chí Khoa học, Tập 2, Số 1/2023 HOÀN THIỆN QUY TRÌNH SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ NGHỆ AN Nguyễn Thị Kim Dung1,*, Trần Thị Vân Diên 1 1 Trường Đại học Kinh tế Nghệ An, *Email: nguyenthikimdungb@naue.edu.vn Tóm tắt: Soạn thảo và ban hành văn bản là hoạt động quan trọng nhằm đảm bảo thông tin phục vụ quản lý, điều hành và quyết định hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Bài viết này chỉ ra những ưu điểm, hạn chế trong hoạt động soạn thảo và ban hành văn bản tại Trường Đại học Kinh tế Nghệ An. Đồng thời, trên cơ sở đánh giá các quy định pháp luật và thực tiễn, bài viết đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện về trình tự, thủ tục ban hành các loại văn bản trong hoạt động của Trường Đại học Kinh tế Nghệ An. Từ khóa: Văn bản, Soạn thảo văn bản. 1. ĐẶT VẤN ĐỀ huy hiệu quả, gây ảnh hưởng không ít đối với Văn bản có vai trò quan trọng nhằm đảm các hoạt động của trường, làm giảm hiệu lực bảo thông tin phục vụ quản lý, điều hành và và hiệu quả của hoạt động quản lý. Do đó, để quyết định hiệu quả hoạt động của các cơ góp phần đưa công tác quản lý của Trường quan, tổ chức. Do đó, văn bản được soạn thảo Đại học Kinh tế Nghệ An đi vào nền nếp thì và ban hành không đúng với chức năng, việc hoàn thiện quy trình soạn thảo và ban nhiệm vụ, quyền hạn, không đúng với thể hành văn bản là việc làm thiết thực và có ý thức theo quy định hiện hành sẽ không thể nghĩa trong công tác quản lý và điều hành của đảm bảo cho việc thực thi, ảnh hưởng đến Nhà trường. hoạt động của bộ máy quản lý và công tác chỉ 2. THỰC TRẠNG VỀ SOẠN THẢO đạo, điều hành. VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN TẠI Văn bản quản lý là phương tiện để xác TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ NGHỆ AN định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào 2.1. Ưu điểm quá trình quản lý của đơn vị. Xây dựng các Hằng năm, số lượng và nhu cầu ban văn bản quản lý cần được xem như là một bộ hành văn bản trong hoạt động của Nhà trường phận hữu cơ của hoạt động tổ chức và hoạt là không nhỏ, năm 2021 ban hành 1109 văn động quản lý nhà nước. Các văn bản quản lý bản các loại, năm 2022 ban hành 1492 các luôn có tính pháp lý chung. Sự biểu hiện tính loại văn bản, trong đó, chủ yếu là Công văn, pháp lý của văn bản trong hoạt động quản lý Thông báo, Quy chế, Quy định, Báo cáo, Tờ không giống nhau. Có những văn bản mang trình, Kế hoạch, Quyết định... Những văn bản tính cưỡng chế bắt buộc phải thực hiện, có này đã góp phần quan trọng trong việc quản những văn bản chỉ mang tính cung cấp thông lý và giải quyết các vấn đề diễn ra của trường, tin cho hoạt đông quản lý của đơn vị4. thúc đẩy sự phát triển của nhà trường nói Trường Đại học Kinh tế Nghệ An là đơn chung và công tác lãnh đạo của hiệu trưởng vị sự nghiệp công lập trực thuộc UBND tỉnh nói riêng. Nghệ An. Hiện nay, hệ thống văn bản quản lý Có thể nói, văn bản của trường về cơ bản của Trường Đại học Kinh tế Nghệ An vẫn còn thực hiện đúng theo các quy định của pháp bộc lộ một số bất cập và hạn chế. Điều này luật về trình tự, thủ tục, nội dung và thẩm dẫn đến việc thực hiện văn bản không phát quyền ban hành. Không có văn bản không có 67
Trường Đại học Kinh tế Nghệ An chữ ký của người có thẩm quyền hoặc văn - Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản không có dấu hay văn bản không có ngày, bản chưa thống nhất, vẫn còn tình trạng làm tháng, ký kiệu. Văn bản của trường truyền đạt tắt, chưa đúng với quy định hiện hành. kịp thời các thông tin quản lý và là cầu nối 2.3. Nguyên nhân quan trọng giữa các hệ thống chính trị, đoàn - Về khách quan: Nhiều vấn đề có tính thể trong trường. Hệ thống văn bản phong đặc thù trong quản lý nhưng chưa có quy định phú và được xác định tương đối chính xác về của pháp luật hoặc có quy định nhưng không nội dung, tính chất mỗi loại, nhờ đó, việc sử phù hợp, vì vậy việc xây dựng văn bản của dụng chúng tương đối thuận lợi và ngày càng Trường gặp khó khăn, phải tổ chức góp ý có hiệu quả hơn. nhiều lần, tốn nhiều thời gian, công sức Hơn nữa, trong quá trình soạn thảo và nhưng vẫn chưa thể ban hành được. ban hành văn bản, có sự thống nhất trong - Về chủ quan: nhận thức của cán bộ, viên chức nhà trường về tầm quan trọng của công tác này trong + Đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo có quản lý. Việc phối hợp giữa phòng Tổ chức - lúc chưa quan tâm đúng mức hoặc chưa thể Hành chính với đơn vị chủ trì soạn thảo văn hiện hết tinh thần trách nhiệm đối với dự thảo bản ngày càng chặt chẽ, hiệu quả hơn, việc được giao soạn thảo, cụ thể: thiếu sự tổng kết, trao đổi, thảo luận trong xây dựng văn bản đánh giá thực tiễn nên chưa đúc kết được ngày càng đi vào chiều sâu, chỉ ra những điểm những nội dung cần điều chỉnh, từ đó dẫn đến bất cập, những điểm chưa phù hợp và đánh việc nhiều dự thảo văn bản không rõ, thậm chí giá tính khả thi của dự thảo văn bản. không xác định được đối tượng, phạm vi điều chỉnh; Việc tổ chức lấy ý kiến trong Trường 2.2. Hạn chế chưa hiệu quả do công chức, viên chức còn - Có nhiều dự thảo văn bản, chất lượng thiếu quan tâm trong việc góp ý dự thảo văn chưa cao, thậm chí có nhiều dự thảo văn bản bản; hoặc gửi dự thảo gấp không đủ thời gian mặc dù không phức tạp nhưng soạn thảo để nghiên cứu góp ý; Sự tham gia của các đơn không đạt chất lượng nên phải góp ý, chỉnh vị đối với các dự thảo văn bản chưa tích cực, sữa nhiều lần. còn tâm lý coi đó là việc của đơn vị soạn thảo. - Lựa chọn tên loại văn bản chưa phù hợp Thực tế rất nhiều các ý kiến đóng góp chỉ với nội dung văn bản được trình bày. quan tâm đến nội dung có liên quan đến đơn - Bố cục văn bản chưa khoa học: Bố cục vị mình, chưa chú trọng đến toàn bộ nội dung văn bản là cách sắp xếp, bố trí các thành phần của dự thảo văn bản. nội dung theo một trình tự, hệ thống một cách + Có sự chồng chéo về nội dung trong rõ ràng, rành mạch và hợp lý. Trong hoạt cùng một văn bản và thiếu sự thống nhất trên động soạn thảo văn bản hiện nay, có nhiều nhiều phương diện về tên loại văn bản và trường hợp người soạn lựa chọn kết cấu văn chức năng thực tế của chúng trong quản lý; về bản chưa phù hợp làm giảm chất lượng của cách xử lý thông tin ngôn ngữ trong văn bản; văn bản. về thể thức văn bản… nên có văn bản thiếu - Vẫn còn nhiều sai sót về thể thức văn sự phù hợp giữa tên gọi và yêu cầu sử dụng bản: Ngày 5/3/2020 Chính phủ đã ban hành chúng hoặc có văn bản cùng điều chỉnh về Nghị định số số 30/2020/NĐ-CP về công tác một chủ đề nhưng giữa chúng không thống văn thư thay cho Nghị định 110/2004/NĐ- nhất với nhau hoặc có những văn bản nội CP và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP về sửa dung chưa phù hợp với tình hình thực tế, dẫn đổi bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP tới những khó khăn cho việc mở rộng giao lưu về công tác văn thư1. của Trường với các cơ sở giáo dục khác. 68
Tạp chí Khoa học, Tập 2, Số 1/2023 + Trình độ của cán bộ soạn thảo văn bản Do đó, việc xác định hoàn thiện hệ chưa đồng đều. Bên cạnh đó, do áp lực công thống văn bản quản lý mà trước hết là hoàn việc nên đôi khi việc soạn thảo văn bản nhanh thiện quy trình soạn thảo và ban hành văn bản chóng, không đảm bảo về mặt thời gian nên ở Trường Đại học Kinh tế Nghệ An là điều xảy đến trường hợp văn bản phát hành sai nội kiện giúp nhà trường rà soát lại văn bản quản dung, thể thức, văn phong chưa chuẩn xác, lý để nâng cao chất lượng văn bản góp phần mắc lỗi chính tả. thực hiện tốt hơn chức năng, nhiệm vụ của + Vì thiếu tính hệ thống về quy trình soạn Nhà trường trong giai đoạn mới. Từ đó, tăng thảo và ban hành văn bản nên có những quan cường hiệu lực, hiệu quả quản lý trong nhà điểm khác nhau về cách tổ chức ban hành văn trường; tạo nền nếp của người quản lý về tinh bản và sử dụng chúng trong thực tiễn nhà thần trách nhiệm, ý thức pháp luật khi thực trường. Hơn nữa, quá trình kiểm tra việc thực thi nhiệm vụ; đảm bảo tính thống nhất, tính hiện văn bản ở trường chưa được thực hiện hệ thống các văn bản của Nhà trường; tạo uy nghiêm túc, ảnh hưởng đến việc phát hiện, tín của trường trong thực hiện các giao dịch khắc phục những hạn chế trong quá trình soạn thông qua văn bản hành chính, đáp ứng yêu thảo văn bản. cầu đổi mới giáo dục và đẩy mạnh cải cách hành chính trong lĩnh vực giáo dục và đào 2.4. Hậu quả tạo. - Gây thắc mắc đối với cán bộ, giảng 3. ĐỀ XUẤT QUY TRÌNH SOẠN viên; THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Ở - Làm giảm hiệu lực và hiệu quả của hoạt TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ NGHỆ động quản lý trong nhà trường; AN1,2 - Tốn kém thời gian và công sức trong Sơ đồ: Quy trình soạn thảo và ban hành việc sửa chữa hoặc ban hành lại văn bản. văn bản ở Trường Đại học Kinh tế Nghệ An 69
Trường Đại học Kinh tế Nghệ An 70
Tạp chí Khoa học, Tập 2, Số 1/2023 Bước 1: Chỉ đạo, đề xuất và khởi thì trao đổi cụ thể để đơn vị soạn thảo tham thảo văn bản khảo ý kiến của đơn vị chuyên môn hoặc Tuỳ thuộc vào tính chất phức tạp hay nghiên cứu chỉnh sửa lại cho phù hợp. tầm quan trọng của văn bản, Hiệu trưởng chỉ Trường hợp đơn vị thống nhất với dự thảo thì định cho một đơn vị, cá nhân chủ trì hoặc phải xác nhận thống nhất với dự thảo vào phối hợp đơn vị liên quan soạn thảo. Hoặc phiếu chuyển và chuyển trả đơn vị dự thảo xuất phát từ nhu cầu công việc của đơn vị cần đúng ngày quy định. phải có văn bản thì đơn vị tiến hành rà soát Bước 4: Tiếp nhận góp ý và hoàn lại các văn bản pháp quy, các thông tin thực chỉnh dự thảo tiễn liên quan đến các vấn đề cần ban hành - Đơn vị soạn thảo/Người được phân văn bản để xác định loại văn bản; đồng thời, công soạn thảo văn bản, tập hợp đầy đủ ý xem xét lại các quy định trước đây đã áp kiến góp ý của các cá nhân, đơn vị (kể cả dụng (nếu có) và tình hình thực tế tại đơn vị không góp ý), sau đó, thống kê thông tin góp cần cải tiến hoặc quy định mới. Người trực ý, nếu một nội dung có từ 02 ý kiến trở lên tiếp được phân công soạn thảo chuẩn bị đầy góp ý tương tự nhau thì phải chọn lọc ý kiến đủ thông tin, văn bản có liên quan tiến hành phù hợp, khả thi để đưa vào dự thảo. Đối với xây dựng dự thảo. các góp ý về chuyên môn, chế độ chính sách Bước 2: Soát xét, xác định vấn đề cần mà đơn vị soạn thảo không đưa vào dự thảo soạn thảo và thực hiện soạn thảo thì phải nêu rõ lý do cụ thể trong Báo cáo Đơn vị chủ trì soạn thảo hoặc người tổng hợp kết quả góp ý. được giao nhiệm vụ soạn thảo, tiến hành xây - Hoàn chỉnh dự thảo theo góp ý; đồng dựng dự thảo văn bản theo đúng thể thức thời, soát xét về nội dung, thể thức văn bản. trình bày và bố cục, cách hành văn, hình thức Lưu ý: Đơn vị, cá nhân được phân phù hợp với nội dung văn bản. Sau đó, trình công soạn thảo văn bản phải tham khảo ý lãnh đạo đơn vị soát xét, điều chỉnh nội dung, kiến chuyên môn của các đơn vị có liên quan hình thức; nếu cần thiết thì họp đơn vị lấy ý đến nội dung dự thảo, vì sau khi Hiệu trưởng kiến. Người soạn thảo hoàn chỉnh dự thảo ký ban hành đưa vào áp dụng, nếu văn bản văn bản, trình lãnh đạo đơn vị có ý kiến để quản lý vướng mắc, sai quy định thì người trình Ban Giám hiệu hoặc trực tiếp Hiệu soạn thảo và lãnh đạo đơn vị đó sẽ chịu trách trưởng. nhiệm trước Hiệu trưởngg. Bước 3: Lấy ý kiến đóng góp dự thảo Bước 5: Xem xét trình Hiệu trưởng (nếu cần thiết) Trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo rà soát Đơn vị chủ trì soạn thảo tổ chức lấy ý văn bản lần cuối theo các góp ý; soát xét bố kiến đối tượng chịu sự tác động trực tiếp của cục, hình thức văn bản theo đúng quy định. văn bản và các cơ quan, tổ chức có liên quan, Nếu cần thiết thì chỉnh sửa tiếp (bố cục, hình cụ thể: thức hoặc các nội dung góp ý đúng, khả thi - Lãnh đạo đơn vị hoặc phân công mà cá nhân dự thảo chưa đưa vào dự thảo). người nghiên cứu được chuyển góp ý sẽ góp Nếu dự thảo đã đầy đủ, khả thi thì tham mưu ý toàn bộ nội dung văn bản. Các nội dung góp Hiệu trưởng quyết định ban hành. ý phải cụ thể (sửa đổi, bổ sung hoặc loại bỏ), Bước 6: Duyệt văn bản nếu được thì gợi ý chỉnh sửa nguyên văn cụm Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng căn cứ từ, đoạn văn cho đúng hơn. thẩm quyền ký văn bản để xem xét, ký ban - Trường hợp phát hiện những vẫn đề hành. Nếu thấy văn bản chưa đúng quy định, không thuộc phạm vi chuyên môn của đơn vị 71
Trường Đại học Kinh tế Nghệ An nội dung chưa phù hợp thì cho ý kiến chuyển Cần chuẩn hóa và nâng cao hàm trả lại đơn vị dự thảo hoàn chỉnh để trình ký. lượng trí tuệ trong việc xây dựng quy trình Bước 7: Chỉnh lý dự thảo, trình ký hoàn chỉnh và ban hành văn bản (ký - đăng ký quản lý - chuyển giao - phát hành) trong môi - Cá nhân, đơn vị dự thảo có trách trường mạng, góp phần đơn giản hóa thao tác nhiệm chỉnh lý lại dự thảo đã được Hiệu của người thực hiện nhiệm vụ (từ chuyên viên trưởng phê duyệt hoặc điều chỉnh sau đó tiến - nhân viên văn thư - người có thẩm quyền hành in văn bản, kiểm tra lại và trình ký ban phê duyệt và ký văn bản). hành. 5. KẾT LUẬN - Tất cả các văn bản do Trường ban hành đều thông qua Phòng Tổ chức – Hành Ban hành văn bản quản lý là việc làm chính soát xét về thể thức lần cuối và trình xuyên suốt trong hoạt động của Trường Đại ký. học Kinh tế Nghệ An. Đây là công việc quan trọng, không thể thiếu vì nó thực thi nhiệm vụ Bước 8: Đăng ký văn bản, phát quản lý, điều hành ở Nhà trường. Văn bản hành và lưu văn bản quản lý là công cụ quan trọng để triển khai và Sau khi Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng theo dõi quá trình công việc trong thời gian ký văn bản và cho phép ban hành thì nhân dài. Nó còn là căn cứ để đánh giá kết quả thực viên Văn thư thực hiện: hiện chức năng, nhiệm vụ của Nhà trường, - Đăng ký văn bản theo quy định; của các đơn vị, giúp kết nối công việc của - Tiến hành in ấn nhân bản đúng số Nhà trường trong quá khứ, hiện tại và tương lượng cần phát hành, đóng dấu (kể cả dấu lai. Với ý nghĩa đó, văn bản do Trường Đại giáp lai nếu có) học Kinh tế Nghệ An nói riêng ban hành phải - Phát hành văn bản và lưu văn bản chuẩn về hình thức, nội dung phải cụ thể, thiết theo quy định. thực, khả thi. Vì vậy, việc xây dựng được quy trình soạn thảo văn bản góp phần vào nâng 4. MỘT SỐ YÊU CẦU KHI XÂY cao hiệu quả công tác soạn thảo văn bản của DỰNG VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN Nhà trường. Tại Trường Đại học Kinh tế Khi xây dựng và ban hành các văn bản Nghệ An, nâng cao chất lượng công tác ban quản lý cần chú ý đảm bảo các yêu cầu về nội hành văn bản quản lý là một trong những mục dung và hình thức phù hợp với chức năng, tiêu được đề ra trong nội dung cải cách thể nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi đơn vị sao cho chế hành chính. Chấn chỉnh những mặt hạn các văn bản ban hành ra có giá trị điều hành chế và hoàn thiện công tác ban hành văn bản thực tế và khi đó văn bản mới có giá trị hiệu của Nhà trường là việc làm cần thiết nhằm lực pháp lý và mới đảm bảo được quyền uy nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của Nhà của đơn vị. trường. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Chính phủ (2020). Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 quy định về công tác văn thư. 2. Chính phủ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-CP ngày 19/01/2011 Hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. 3. Quốc hội (2015), Luật số 80/2015/QH13 ngày 22/6/2015 Ban hành văn bản Quy phạm pháp luật. 4. Giáo trình Xây dựng VBQPPL, Nxb Công an nhân dân, Hà Nội, 2008. 72
Tạp chí Khoa học, Tập 2, Số 1/2023 FINISHING THE PROCEDURES FOR DRAFT AND PROMOTION OF DOCUMENTS AT NGHE AN UNIVERSITY OF ECONOMY Nguyen Thi Kim Dung1,*, Tran Thi Van Dien 1 1 Nghe An University of Economics, *Email: nguyenthikimdungb@naue.edu.vn Drafting and promulgating documents is an important activity to ensure information for management, administration and to decide on the performance of agencies and organizations. This article points out the advantages and limitations in drafting and issuing documents at Nghe An University of Economics. At the same time, on the basis of assessing the legal provisions and practice, the article proposes solutions to improve the order and procedures for issuing documents in the operation of Nghe An University of Economics Key words: Text editing, Text editing process. 73