intTypePromotion=1
zunia.vn Tuyển sinh 2024 dành cho Gen-Z zunia.vn zunia.vn
ADSENSE
 » 
 » 

hướng dẫn làm kế toán bằng excel cho các doanh nghiệp xây lắp: phần 2

Chia sẻ: Hấp Hấp | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:433

Thêm vào BST
Báo xấu
129
lượt xem 32
download
 
  Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

nối tiếp nội dung phần 1, phần 2 cuốn sách "hướng dẫn làm kế toán bằng excel cho các doanh nghiệp xây lắp" giới thiệu tới người đọc các nội dung: hướng dẫn tổ chức chứng từ kế toán bằng excel, hướng dẫn lập báo cáo tài chính bằng excel, hướng dẫn sử dụng chương trình kế toán mẫu. mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: hướng dẫn làm kế toán bằng excel cho các doanh nghiệp xây lắp: phần 2

  1. PHẨN 4 H Ư Ớ NG D Ẫ N T ổ CH Ứ C CHỨ NG T Ừ KẾ t o á n b a n g E X C E L PHẨN 4 HƯỚNG DẪN TỔ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẰNG EXCEL CHƯƠNG 5. CHỨNG TỪ LAO ĐỘNG TIEN lương CHƯƠNG 6. CHỨNG TỪ VẬT TƯ VÀ GIÁ THÀNH XÂY LAP CHƯƠNG 7. CHỨNG TỪ TIEN tệ CHƯƠNG 8. CHỨNG TỪ TÀI SẢN c ố ĐỊNH 271
  2. PHẦN 4. HƯỚNG DẪN Tổ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẰNG EXCEL rong các Phần trước chúng ta đã nghiên cứu một số các văn bàn pháp quy của Nhà nước về chế độ sử dụng hóa đơn chứng từ kế toán và bảng mã hệ thông các tài khoản kế toán, chế độ chứng từ kế toán, chế độ sổ sách kẽ toán cho các doanh nghiệp xây lắp và chương trình bảng tính điện tử Microsoft Excel. Toàn bộ những vấn đề nêu trên là nền tảng cho những ứng dụng sau này cùa bạn. Phần 4 “Hướng dẫn tổ chức chứng từ kế toán bằng Excel” là một trong những phần ưọng tâm của cuốn sách. Phần này được chia làm 5 chương, hướng dẫn cách tổ chức dừ liệu kế toán bằng Excel: • Chương 5. Chứng từ lao động tiền lương Chương này nhằm giúp bạn quản lý nhân viên, tính lương thông qua việc tạo lập các bảng mã phòng ban, danh sách nhân viên, bảng chấm công, bảng lương, tiền thưởng, một số khái niệm về quan hệ dữ liệu... Đây là chương đầu và là một trong những chương quan trọng nhấL Bạn hãy dọc kỹ chương này đề thấy cách thức tạo bảng biểu vồ sổ sách bằng Excel • Chương 6. Chứng từ vật tư và giá thành xây lắp Chương này giới thiệu những chứng từ liên quan đến việc nhập, xuất, theo dõi công trình, đặc biệt có đề cập đến cách tạo bảng mã danh mục hàng hóa, mã kho. Đồng thời, sẽ giúp bạn tính toán, phân bổ giá thành công trình ưong các doanh nghiệp xây lắp. * Chương 7. Chứng từ tiền tệ Bao gồm vân đề liên quan đến tiền tệ, chương này hưđng dẫn bạn lập một sô" bảng dữ liệu, điển hình như: Bảng kê chứng từ phát sinh trong tháng, báo cáo tổng hợp thu chi, sổ cái tiền mặt, bảng cân đối kế toán. Chương này cũng phân tích các mối quan hệ giữa các bảng biểu và giđi thiệu cho bạn một công thức thú vị “công thức mảng". * Chương 8. Chứng từ tài sản cố định Chương này sẽ giúp bạn cách thức theo dõi tài sản cố định, tính khấu hao tài sản cố định (TSCĐ). Cuốn sách này không có ý định thay bạn làm k ế toán từ A-Z, nó chỉ mang tính hướng dẫn bằng cách đưa ra những ví dụ điển hình giúp bạn nắm bắt và vận dụng vào từng trường hợp cụ thề cho doanh nghiệp xây lắp cùa bạn. Yêu cầu của phần này: 272
  3. PHẨN 4 HƯỚNG DẪN Tổ CHỨC CHỨNG TỪ KỂ TOÁN BANG EXCEL - Biết hạch toán kế toán theo chê độ qui định của Nhà nước áp dụng cho các doanh nghiệp xây lắp; - Nắm vững cách chuẩn bị và phân tích bài toán; - Cách mở sổ bảng tính trên Excel; - Cách trình bày bảng biểu; - Liên kết dữ liệu giữa các bảng tính - Tính tổng theo nhóm
  4. PHẨN 4. HƯỚNG DẪN Tổ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẰNG EXCEL CHƯƠNG 5 CHỨNG TỪ LAO ĐỘNG TIỀN l ư ơ n g 5.1. Tổng quan về các chứng từ lao động tiền lương Theo quy định của Nhà nước, hệ thống chứng từ lao động tiền lương gồm 9 biểu mẫu (xem mục 2.1 Danh mục chứng từ kế toán, chương 2). Tuy nhiên không phái mọi chứng từ đều thuận tiện và cần thiết khi đưa vào quản lý bằng Excel. Hưn nữa, các biểu mẫu theo quy định của Nhà nước thường mang tính hưđng dẫn và tùy theo từng yêu cầu của mỗi doanh nghiệp mà thay đổi. Theo kinh nghiệm, các chứng từ sau đây sẽ có lợi khi sử dụng bảng tính Excel để quản lý: STT TÊN CHỨNG TỪ Số hiệu chứng từ 1 Bảng chấm công 01-LĐTL 2 Bảng thanh toán tiền lương 02-LĐTL 3 Bảng thanh toán BHXH 04-LĐTL 4 Bảng thanh toán tiền thưởng 05-LĐTL Nhìn chung, các chứng từ này vẫn chưa đủ thông tin để quản lý. Để phục vụ cho yêu cầu quản lý riêng của doanh nghiệp, chúng ta cần bổ sung thêm một số biểu mẫu khác, cụ thể là: - Bảng mã các phòng ban của Công ty (và sau đây được gọi là: Bảng mã đơn vị). - Bảng danh sách nhân viên. «■ Tùy theo yêu cầu quản lý của các đơn vị, bạn có thể tự mình tạo các biểu mẫu khác bằng Excel. Toàn bộ các biểu mẫu nêu ưên nhằm để quản lý cho một doanh nghiệp xây lắp cụ thể, có thể chúng sẽ không thích hợp với doanh nghiệp của bạn. Nhưng những phương pháp tiếp cận, cách tạo bảng và sổ chứng từ sẽ có ích khi áp dụng cho công ty của bạn. Trong các doanh nghiệp xây lắp, “chi phí nhân công” thường được tính ưên khôi lưựng sản phẩm hay bán thành phẩm làm ra (ví dụ, ưong 1 ngày chạy bao nhiêu ca máy, xây được bao nhiêu m3 v.v...). Do đó, về mặt quản lý các doanh nghiệp xây lắp thường được chia làm hai khối: - Khôi gián tiêp (là những người làm công tác quản lý trong doanh nghiệp đó như Giám đốc, Kê toán, Văn phòng, Quản đốc phân xưởng V .V .... Lương khôi gián tiêp được tính theo thời gian làm việc (ngày công), căn cứ vào hệ số lương căn bản tùy theo chức danh và nghề nghiệp do Nhà nưđc qui định). 274
  5. PHẨN 4. HƯỚNG DẪN Tổ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BANG EXCEL - Khôi trực tiếp (là những người trực tiếp tham gia sản xuất trong doanh nghiệp đó. Lương của khối này thường tính theo năng xuất lao động ứng vđi số lượng sản phẩm, bán thành phẩm làm ra trong tháng). Trong chương này chúng ta sẽ lần lượt tìm hiểu cách tính lương bộ phận grán tiếp theo thời gian và lương bộ phận trực tiếp. 5.2. Bài toán Thật khó hình dung, làm thế nào quản lý công ty chỉ với “mấy bảng biểu nêu trên”? Để trả lời cho câu hỏi này chúng ta cần mở rộng bài toán sao cho hình thành một hệ thống quản lý. Cách tô't nhất, không gì hơn là đưa ra một ví dụ điển hình. Giả sử, Công ty TNHH TVT gồm có 8 nhân viên quản lý và một số công nhân ở tổ sản xuất (để đơn giản chúng tôi chỉ lâ'y 3 công nhân làm ví dụ), được phân chia thành các phòng: Ban giám đốc, phòng kế toán tài vụ, phòng kỹ thuật, phòng kinh doanh, tổ thi công v.v... Bộ phận trực tiếp có các công nhân được hưởng lương theo sản phẩm. Bộ phận gián tiếp hưởng theo quỹ lương khoán, theo thời gian làm việc căn cứ bậc lương. Hãy lập bảng thanh toán tiền lương của Cộng ty TNHH TVT cho bộ phận gián tiếp và bộ phận trực tiếp. Giả sử, các nhân viên có mức thu nhập từ 3 triệu đồng đến 6 triệu đồng phải đóng thuế thu nhập 10% trên mức vượt quá 3 triệu đồng, thu nhập từ 6 triệu đồng đến 9 triệu đồng phải đóng thuế thu nhập 20% ưên mức vượt quá 6 triệu đồng..., thu nộp bảo hiểm xã hội 5%, thu nộp bảo hiểm y tế 1%. * Ghi chú: s ố liệu trên đây là những số liệu giả định, không có trong thực tế, chúng được đặt ra nhằm minh họa cho bài toán. * Theo thông tư s ố 81/2004/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 13-08-2004 quy định mức thuế thu nhập mới (khởi điểm từ 5 triệu đổng thay vì 3 triệu đồng) và được áp dụng kề từ thời điểm 01-07-2004. Trong trường hợp này bạn cần thay đổi công thức tính thuế thu nhập cá nhân và sẽ được đề cập trong phần sau. * Một số doanh nghiệp áp dụng chế độ làm việc mới (được nghỉ ngày thứ bảy và chủ nhật). Nên s ố ngày công lý thuyết sẽ được tính là 22 thay vì 26 khi làm việc cả ngày thứ bảy. Thực tế cho thấy có rất nhiều phương pháp tính lương như: tính lương theo thời gian (chia ra theo bậc lương, theo mức lương), lương theo sản phẩm (thường là lương khoản theo ngày, theo công việc, theo sản phẩm, theo công đoạn, theo hợp đồng, theo đề tài V .V .. .) V.V .... Nói chung, không có phương pháp nào hay hơn, việc áp dụng phương pháp nào là tùy theo loại hình quản lý cùa các docứih nghiệp. 275
  6. PH Ầ N 4 H Ư Ớ N G D Â N T ổ CH Ứ C CH Ứ N G T Ừ KỂ TO Á N BẰ N G EXCEL 5.3. Phân tích bài toán Thoạt nhìn, bài toán nêu trên tưởng chừng như râ'i đơn giải. Tuy nhiên, trong thực tế không phải như vậy. Đó là một bài toán quản lý nhân sự tiên lương mà bai cứ doanh nghiệp nào cũng đều cần quản lý. Mức độ phức tạp cùa nó. tức là khôi lượng và các mối liên kết dữ liệu rất lớn, với những điều kiện ràng buộc lan nhau đòi hỏi sự phân tích và kinh nghiệm làm việc lâu năm của những phân tích viên chuyên nghiệp. Ví dụ, Nhân viên A, thuộc khối văn phòng, theo dõi và quản \ý' Bảng danh sách nhân viên (khi có quyết định nâng lương do giám đốc ký). Nhân viên A đó chỉ c.ần cập nhật dữ kiện vào Bảng danh sách nhân viên và ngay lập tức trên Bảng thanh toán lương, do nhân viên B thuộc phòng kế toán theo dõi, cũng sẽ tự động hiện ra mức lương mới (xem Hình 5.1 Mối quan hệ giữa phòng hành chính và kế toán được tự động hóa). Quyết định nâng lương ị Tự động chuyển sang Phòng kế toán tài vụ V__________________________ Hình 5.1 Mối quan hệ giữa phòng hành chính và k ế toán được tự động hóa Ý tưởng chính ở đây là những mối liên kết dữ liệu giữa Bảng chấm công và , Bảng lương khối gián tiếp, giữa Bảng lương khối gián tiếp và Bảng danh sách nhân viên, giữa Bảng danh sách nhân viên và Bảng châ'm công, Bảng lương khôi trực tiếp với Bảng sản phẩm hoàn thành (Phiếu sản phẩm) V .V .... Nếu thiếu chúng, toàn bộ cơ sở dữ liệu của bạn trở nên lộn xộn và đến lúc nào đó không thể kiểm soát được dữ liệu. Trường hợp này gọi là “tẩu hỏa nhập m a” và khi đó bạn nên thay thế chương trình này bằng một chương trình khác. Làm thế nào quản lý dữ liệu vđi những điều kiện ràng buộc phức lạp bằng Excel. Nếu sử dụng các chương trình quản trị cơ sở dữ liệu như FOXPRO, XTF thì công việc rất dễ dàng. Nhưtig Excel kh ông phải chương trình chuyên dùng trong việc quản trị cơ sở dữ liệu, nó là một chương trình dùng để tự động hpa các tác vụ tính toán cho các bảng biểu (có lẽ do đó người ta gọi nó là bảng tính điện tử). 276
  7. PHẨN 4 HƯỚNG DẪN Tổ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BANG EXCEL Chương này, hẩn sẽ dành cho bạn nhiều SƯ bâ't ngờ. Với những thuật toán râ't đơn giản, phương pháp gán tên, công thức mảng và một vài hàm tính toán, bạn có thể "quản lý dữ liệu bằng Excel". Tất nhiên, ở mức độ nào đó không thể bằng FOXPRO, XTF nhưng chắc rằng bạn sẽ hài lòng, vì nó “đáp ứng tốt cho công việc của bạn”. Tiếp nối ý tưởng này, biết đâu bạn lại có những phát kiến nào hay hơn nữa, nếu có rất mong hãy thông báo cho chúng tôi qua địa chì ghi ở đầu cuốn sách. Trở lại ý tưởng mối liên kết (hay còn gọi là mối quan hệ) giữa các cơ sở dữ liệu. Làm thế nào để liên kết dữ liệu giữa các bảng biểu (sổ bảng tính), mối liên kết này dựa vào các bảng mã và phải thỏa điều kiện duy nhât (hay còn gọi là mã số “nguyên sinh"), tức là không thay đổi theo thời gian. Mâu chốt vấn đề là tìm ra điểm chung nhất giữa chúng. Theo kinh nghiệm và nhận xét, chúng ta không thể sử dụng Mã đơn vị của doanh nghiệp, bởi vì trong thời gian làm việc tại công ty nhân viên A có thể làm việc ở nhiều phòng khác nhau (tức là, mỏi khi thay đổi phòng thì sẽ thay đổi mã số đơn vị, vi phạm điều kiện duy nhất) hoặc từ tổ này sang tổ khác. Có lẽ chỉ có cột Mã số nhân viên là thỏa điều kiện này. Mỗi nhân viên được gán một mã số, giống như số Chứng minh nhân dân, đánh số thứ tự từ nhỏ đến lớn, người vào sau được gán mã số lđn hơn (hay còn được gọi là “phương pháp đánh số tới”). Dù chuyển tđi bẫì cứ phòng nào trong công ty, nhân viên đó đều mang cùng một mã số’, gọi là Mã sô' nhân viên. Có nhiều phương pháp để đánh mã số nhân viên: - Dùng chừ số, ví dụ: 0001,0002,0003 ... * - Dùng chữ cái tiếp đầu ngữ của họ tên để gợi nhớ, ví dụ, Trần Quang Sang : TQS Mỗi phương pháp đều có những ưu điểm và khuyết điểm riêng, nhưtig dù là phương pháp nào thì đều phải tuân thủ theo nguyên tắc “duy n h ấ t” hay “Nguyên sinh Cuốn sách này dùng phương pháp “Chữ sô để gán mã số nhân viên. Tóm lại: Mốì liên kết = Mã sô' nhân viên Sau đây là các bước tiến hành: - Lập sơ đồ luân chuy Jn chứng từ (xem Hình 5.2 Sơ đồ liên kết phức tạp giữa các “Bảng chứng từ"). - Tạo tập tin bảng tính bằng Excel, đăng ký các sổ bảng tính sau: + Bẳng châm công 277
  8. PHẨN 4. HƯỚNG DẪN T ổ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẰNG EXCEL + Bảng lương khối gián tiếp + Danh sách mã đơn vị, tổ sản xuất + Danh sách nhân viên + Bảng danh sách tiền thưởng + Bảng khai báo các biến Hệ số trách nhiệm, Hệ số lương ... + Bảng ghi nội dung công việc và sản phẩm hoàn thành của khối trực liếp + Bảng lương khối trực tiếp + Bảng phân bổ chi phí nhân công trực tiếp. BẢNG THANH TOÁN TlỂN lương BẢNG MẴ ĐƠN VỊ MDV MSNV Ho lén Chức vụ HS luôn* Níảyeổn* 1 BGD - 0001 Trẩn Vin QutnK Giấm đác 4.80 «' Ạ + • X / B Ẳ K G DANH SÁCH n ẬÂN v i ê n • • • X / ‘ Kết quả trả về Hình 5.2 M ột dạng liên kết phức tạp giữa các uBảng chứng từ" 278
  9. PHẨN 4. HƯỚNG DẪN T ổ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BANG EXCEL - Lập Bảng mã phòng ban, tổ sản xuẩt của công ty, gồm 2 cột: • Mã đơn vị, có kiểu ký tự (hay còn gọi là “kiểu văn bản”). • Tên đơn vị, có kiểu ký tự. - Lập Bảng danh sách quần lý nhân viên, gồm các cột: • Mã đơn vị, có kiểu Ký tự. • Tên đơn vị (tự động lấy từ bảng mã phòng ban) Tự động liên kết với Bảng mã đơn vị thông qua Mã đơn vị và gán tên đơn vị phòng ban cho cột Tên đơn vị, nhờ việc liên kết này mà mỏi sự thay đổi bổ sung phòng ban mới, tên các đơn vị phòng ban trong Bảng mã đơn vị sẽ tự động được bổ sung vào Bảng danh sách nhân viên. • Mã nhân viên, có kiểu Ký tự. • Tên nhân viên, có kiểu Ký tự. • Chức vụ, có kiểu Ký tự. • Hệ số lương, có kiểu số. • Hệ số trách nhiệm, có kiểu số. • Ngày sinh, có kiểu ngày. • Địa chỉ, có kiểu Ký tự. ^ Bảng danh sách nhân viên này còn đơn giản, nhưng như mục đích cuốn sách nhằm “Hướng dẫn bạn làm k ế toán bằng Excel”. Do đó, những yêu cẩu chi tiết bạn hãy tự mình bổ sung và đó cũng là bài tập dành cho bạn. - Lập Bảng chấm công, gồm các cột: • Mã đơn vị. Tự động liên kết với Bảng danh sách nhân viên thông qua Mã nhân viên và gán Mã đơn vị cho cột Mã đơn vị, nhờ việc liên kết này mà khi nhân viên A chuyển từ phòng kỹ thuật sang kinh doanh. Nhân viên hành chính chỉ cần điều chĩnh Mã đơn vị trên Bảng danh sách nhân viên : PKT thành PKD, ngay lập tức Mã đơn vị của nhân viên A trên Bảng chấm công cũng sẽ được đổi thành PKD, thật là tuyệt! Phải không các bạn. • Mã nhân viên, có kiểu Ký tự. • Họ tên nhân viên. Tự động liên kết với Bảng danh sách nhân viên thông qua Mã số nhân viên và gán tên nhân viên cho cột Họ tên nhân viên, nhờ mốì liên kết này mà mỗi sự thay đổi bổ sung nhân viên trong Bảng danh sách nhân viên chương trình sẽ tự động bổ sung Tên nhân viên ngay vào Bảng châ'm công. Ví dụ khi nhân viên A chuyển từ phòng kỹ thuật sang phòng kinh doanh. Nhân viên quản lý chỉ cần điều chỉnh Mã đơn vị trên Bảng danh sách nhân viên : PKT thành PKD, ngay lập tức Mã đơn vị cùa nhân viên A ưên Bảng chấm công cũng sẽ được đổi thành PKD. 279
  10. PH Ầ N 4 H Ư Ớ N G D Ầ N T ổ C H Ứ C CH Ứ N G T Ừ KẾ T O Á N BẰ N G EX C E L • Các cột từ ngày 1 đến ngày 31 cho biết ngày làm việc (1 nêu là làm việc, để trống không ghi tức là không làm việc), có kiểu số. Trong trư('ing hựp đặc biệt như nghỉ phép, nghỉ ốm, thai sản, nghỉ không có lý do V . V . . . . Bạn có thể áp dụng phương pháp khác, theo đó bạn cần mở thêm một số nữa để theo dõi tiền bảo hiểm xã hội theo chế độ qui định, đó là Bảng thanh toán tiền bảo hiểm xã hội. Còn trong ví dụ này chế độ bào hiểm sẽ được tính trước và qui về số ngày công và như vậy ngày làm việc có thể có số lẻ, ví dụ nửa ngày, 3 giờ v.v... • Tổng ngày công (tự động tính tổng số ngày làm việc), có kiểu số. - Lập Bảng thanh toán tiền thưởng, gồm các cột: • Mã đơn vị. Tự động liên kết với Bảng danh sách nhân viên thông qua Mã nhân viên và gán Mã đơn vị cho cột Mã đơn vị. • Mã nhân viên, có kiểu Ký tự. • Họ tên nhân viên. Tự động liên kết vđi Bảng danh sách nhân viên thông qua Mã số nhân viên và gán tên nhân viên cho cột Họ tên nhân viên. • Mức lương. Tự động liên kết với Bảng danh sách nhân viên thông qua Mã số nhân viên và gán kết quả công thức Hệ số lương X Mức lương căn bản ứng với nhân viên nào trùng mã số nhân viên trên Bảng danh sách nhân viên. • Xếp loại Loại A: 0.5 tháng lương Loại B: 0.4 tháng lương Loại C: 0.3 tháng lương • Sô" tiền Bằng cột Mức ỉương * Hệ số x ế p loại • Ký nhận, dành cho các nhân viên ký tên khi lãnh tiền. - Lập Bảng thanh toán tiền lương khối gián tiếp theo phương pháp chia điểm (xem các mục sau để biết thêm chi tiết) gồm các cột: • Mã đơn vị. Tự động liên kết vđi Bảng danh sách nhân viên thông qua Mã nhân viên và gán Mã đơn vị cho cột Mã đơn vị. • Mã nhân viên, có kiểu Ký tự. • Họ tên nhân viên. Tự động liên kết vđi Bảng danh sách nhân viên thông qua Mã so nhản viên và gán tên nhân viên cho cột Họ tên nhân viên. • Chức vụ, có kiểu Ký tự. 280
  11. PHẨN 4 HƯỚNG DẨN T ổ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BANG EXCEL Tự động liên kết với Bảng danh sách nhân viên thông qua Mã sô'nhân viên và gán Chức vụ ứng với nhân viên nào trùng với mã số nhân viên irên Bảng danh sách nhân viên. • Hệ sô" lương. Tự động liên kết với Bảng danh sách nhân viên thông qua cột Mã số nhân viên và gán Hệ số lương ứng với nhân viên nào trùng với mã số nhân viên trên Bảng danh sách nhân viên. • Hệ trách nhiệm. Tự động liên kết với Bảng danh sách nhân viên thông qua cột Mã số nhân viên và gán Hệ trách nhiệm ứng với nhân viên nào trùng vđi mã số nhân viên trên Bảng danh sách nhân viên. • Ngày công. Tự động liên kết với Bảng chấm công thông qua cột Mã số nhân viên và gán số ngày công ứng với nhân viên nào trùng mã số nhân viên trên Bang chấm công. Nhờ đó, nhân viên kế toán tiền lương không cần nhập sô'ngày công vừa đỡ tốn thời gian, công sức nhập liệu và hạn chế sai sót. • Phụ cấp. Ghi tổng số các loại phụ cấp (nếu có), có kiểu số. (lưu ý, bạn có thể chi tiết hóa thành nhiều loại phụ cấp như: Phụ cấp độc hại,...). Đây cũng là bài tập dành cho bạn. • Lương căn bản (Số điểm). Dùng để chia điểm khi tính lương cho khối gián tiếp có kiểu số. Đây là một phương pháp thường được sử dụng trong các doanh nghiệp khi áp dụng phương pháp khoán sản phẩm, chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ về phương pháp chia điểm trong phần sau. Cột Lương căn bản được tính theo công thức sau: Mức lương căn bản X (Hệ số lương +Hệ số trách nhiệm) X Ngày công ------------------------------------------------------------------------------------- +Phụ cấp + TN khác Ngày công lý thuyết • Tổng thu nhập. Cột Tổng Thu Nhập được tính theo “phương pháp chia điểm” căn cứ quỹ lương thời gian theo công thức: • Quỹ lương thời gian. Là một ô ở đó chứa tổng quỹ lương thời gian dùng để chia điểm. Có kiểu số. 281
  12. P H Ầ N 4. H Ư Ớ N G D À N T ổ CH Ứ C CH Ứ N G T Ừ K £ T O Á N B A N G E X C EL Lưu ý: Thu nhập khác có thể là tiền thưởng. Nếu là liền thướng, chương trình phải tự động tìm trên Bảng thanh toán tiền thướng dể um (lên nhân viên có mã s ố trùng với mã s ố nhân viên và gán già trị cột Sô tiên thưởng cho cột Thu nhập khác. • Tạm ứng. Ghi số tiền tạm ứng giữa kỳ, nếu giữa tháng không có tạm ứng thì để trống cột này. • Thuế thu nhập. Thuế thu nhập cá nhân tính trên tổng số tiền được lãnh trong tháng, kể cả tiền thưởng, được tính theo công thức (căn cứ Thông tư số 05/2002/TT- BTC ban hành ngày 17-01-2002 của Bộ Tài chính) : Thu nhập Mức th u ế 3000000< X
  13. PHẨN 4. HƯỚNG DẨN T ổ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẰNG EXCEL - Lập Sổ bảng tính HESO, nơi chứa các thông tin về các thông số phục vụ cho việc tính toán. • Gồm các biến: Hệ số BHXH, Hệ số BHYT, Mức lương căn bản, Mức lương tối thiểu. - Lập Bảng SANPHAM, nơi ghi các thông tin về quá trình làm việc trong ngày của các công nhân. Lưu ý, một công nhân có thể làm nhiều công đoạn trong một ngày nên Bảng xác nhận công việc hoàn thành trong tháng thường chia theo công đoạn (mỗi công đoạn thường có đơn giá khác nhau). Gồm các cột: • Mã nhân viên, có kiểu Ký tự. • Họ tên nhân viên. Tự động liên kết với Bảng danh sách nhân viên thông qua Mã số nhân viên và gán tên nhân viên cho cột Họ tên nhân viên. • Ngày làm. Nơi ghi ngày làm việc của công nhân, có kiểu ký tự. • Công đoạn. Nơi ghi tên công đoạn như: xây, trộn vữa, sơn v.v..., có kiểu ký tự. • Tên công trình hoặc sản phẩm xây lắp. Nơi ghi tên công trình (lưu ý, tên công trình sẽ được coi là mã số phục vụ cho việc tính chi phí nhân công theo công trình nên cần phải thống nhâ't trong cách viết), có kiểu ký tự. • Giờ Nơi ghi số giờ (ca) làm việc trong ngày cùa công nhân, có kiểu số. • Đơn giá. Nơi ghi đơn giá của công đoạn/1 giờ (ca), có kiểu số. • Thành tiền. Nơi ghi Tổng số tiền làm việc trong ngày của công nhân, có kiểu số: Tổng số tiền = s ố giờ X Đơn giá * Lưu ỷ, để đơn giản hóa chúng tôi lấy ví dụ của 3 công nhân và 3 ngày làm việc, trong thực tế có thể tới hàng trăm công nhân, nhiều ngày làm việc trong tháng và tên công đoạn cũng tùy theo loại hình doanh nghiệp hoặc công trình xây dựng. - Mở Bảng tính LUONGTT, lương khối trực tiếp, để tính lương cho các cởng nhân, nhiệm vụ của bạn là tính tổng số tiền ở cột Thành tiền ưên sổ bảng tính SANPHAM ứng với từng công nhân. Đó chính là Chi phí phẳi trả cho mỗi công nhân trong một tháng. Gồm các cột: • Mã đơn vị. Tự động liên kết vđi Bảng danh sách nhân viên thông qua Mã nhân viên và gán Mã đơn vị cho cột Mã đơn vị. 283
  14. PHẦN 4. HƯỚNG DẪN Tổ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BẰNG EXCEL • Mã nhân viên, có kiểu Ký tự. • Họ tên nhân viên. Tự động liên kết với Bảng danh sách nhân viên thông qua Mã số nhân viên và gán tên nhân viên cho cột Họ tên nhân viên. • Chức vụ, có kiểu Ký tự. Tự động liên kết với Bảng danh sách nhân viên thông qua Mã số nhân viên và gán Chức vụ ứng với nhân viên nào trừng vđi mã số nhân viên ưên Bảng danh sách nhân viên. • Tổng thu nhập, có kiểu số. Tự động liên kết với Bảng danh sách ghi nội dung công việc trong thúng thông qua Mã số nhân viên và gán Thành tiền ứng với nhân viên nào trùng với mã số nhân viên trên sổ Bảng SANPHAM. • Tạm ứng. Ghi số tiền tạm ứng giữa kỳ, nếu giữa tháng không có lạm ứng thì để trống cột này. • Trừ khác. Có kiểu số. Ghi số tiền bị trừ khác như: công đoàn, BHXH, BHXY ... nếu không có thì để ưống cột này. • Thuế thu nhập. Thuế thu nhập cá nhân tính trên tổng số tiền được ỉãnh trong tháng, kể cả tiền thưởng, được tính theo công thức (căn cứ Thông tư số 05/2002/TT- BTC ban hành ngày 17-01-2002 của Bộ Tài chính, sau Rgày 01-07-2004 thì tính theo Thông tư số 81/2004/TT-BTC ban hành ngày 31-08-2004), tham khảo Bảng lương khối gián tiếp. • Thực lãnh. Sô' tiền còn được lãnh sau khi trừ đi các khoản theo công thức: Thực lãnh= Tổng thu nhập - Tạm ứng - Trừ khác - Thuế TN • Cột Ký nhận, dành cho các công nhân ký tên khi lãnh tiền. - Cuối cùng là bảng tính Chi Phí Nhân Công dùng để phân tích chi phí nhân công cho từng công trình (sản phẩm xây lắp). Gồm các cột: • Tên công trình. Có kiểu Ký tự. Ghi tên công trình cần tính chi phí nhân công. Tên công bình này phải giông tên công trình trên Bảng danh sách ghi nội dung công việc trong tháng. • Chi phí. Có kiểu số. Được tính thông qua công thức mảng tính tổng cột Thành tiền trên Bàng danh sách ghi nội dung công việc trong tháng ứng vđi Tên công trình. Trên đây là toàn bộ cấu trúc dữ liệu của một dạng Hệ thống tính lượng khoán áp dụng cho doanh nghiệp xây lắp. Sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu cách thiết lập chúng bằng Excel. 284
  15. PHẨN 4. HƯỚNG DẪN Tổ CHỨC CHỨNG TỪ KẾ TOÁN BANG EXCEL 5.4. Tạo lập bảng tính 5.4.1. Khởi động Excelvà tạo bảrg tính Giả sử, bạn cần tạo bảng chứa các chứng từ lao động tiền lương tháng 12/2003. Khi đó tập tin chứa chứng từ lao động tiền lương tháng 12/2003 sẽ được đặt là TL122003.XLS, tương tự TL012004.XLS là chứng từ lao động tiền lương tháng 01/2004... và TL022004.XLS sẽ là bảng tính chứa các chứng từ tháng 02/2004. Tổng quát: TLttnnnn.XLS Trong đó: TL - Bảng tính chứa chứng từ lao động Tiền lương tt - Gồm 2 ký tự số, thể hiện tháng phát sinh chứng từ lao động tiền lương (điền đủ 2 chữ số, ví dụ: tháng 3 phải viết là 03) nnnn - Gồm 4 chữ sô', thể hiện năm phát sinh chứng từ lao động tiền lương * Lưu V, do số liệu trên Bảng lương được phục vụ cho các báo cáo tài chính nên chúng tôi lấy Bảng lương tháng 01-2004 làm ví dụ. Nguyên tắc tạo lập tập tin TL012004.XLS sẽ tiến hành theo các bước sau: - Khởi động Excel - Đang ở trong màn hình, dùng chuột chọn mục File từ thực đơn chính hoặc bấm tổ hợp phím ALT+F (phím Alt và sau đó là phím F, trong khi vẫn giữ phím Alt). Khi hộp thực đơn kép xuống ximt hiện, chọn mục Save As. Hộp thoại tập tin File sẽ xuất hiện cho phép bạn nhập tên bảng tính cần đặt (trong trường hợp này là TL012004). Sau khi đặt tên xong bấm phím ENTER hoặc nút OK để chấp nhận. Chỉ tiết cách tạo tập tin bảng tính có thể tham khảo mục 1.2 Khởi động Excel và mục 2.3 Tạo bảng lương trong phần 3. Tiếp theo, để khai báo và tạo các sổ bảng tính ưong bảng tính TL012004 bạn hãy lần lượt tiến hành công việc theo các bước sau. 5.4.2. Đặt tên và mở sổ cho các sổ bảng tính Bảng tính chứa chứng từ lao động tiền lương có thể chứa rất nhiều các bảng chứng từ như : Bàng chấm công khôi gián tiếp, Bảng thanh toán tiền lương khối gián tiếp, Bảng thanh toán tiền thưởng, Bâng thanh toán lương khối trực tiếp... Bước đầu tiên trong qui tìn h tạo bảng tính là đặt tên cho từng bảng chứng từ, việc đặt tên này đồng nghĩa vđi việc mở sổ. Trong phần này chúng 285
  16. PH Ầ N 4. HƯ Ớ N G D Ẫ N T ổ C H Ứ C CH Ứ N G T Ừ KẾ T O Á N B A N G EX C E L ta sẽ nghiên cứu một ví dụ điển hình: phương pháp mở sổ Bàng châm công cho khối gián tiếp. Cách làm được tiến hành lần lượt như sau: - Giả sử, bạn muốn chọn tên Bảng chấm công là : CONG - Chọn sổ Sheetl trên thanh sổ bảng tính (xem Hình 5.3 Mở sổ bảng chấm công) Sheetl yflSheet2 / Sheet3 / Hình 5.3 Mở sổ Bảng chấm công Chọn mục Format trên thanh thực đơn, kế tiếp chọn mục Sheet. Khi trên màn hình xuâ't hiện hộp thực đơn, chọn mục Rename... để thay đổi tên sổ bảng tính. Nếu hộp thoại Rename xuât hiện hãy gõ chuỗi ký tự : CONG thay cho Sheetl. Sau khi điền xong tên sổ bảng tính mđi, bấm phím ENTER hoặc nhấp vào nút OK chấp nhận tên sổ bảng tính CONG. Kết quả trên bảng tính sẽ xuất hiện sổ bảng tính mđi có tên là: CONG (xem Hình 5.4 SỔ bảng chấm công sau khỉ đặt tên). CONG /)shee>2 / SheeQ / ShecM / sheets / 31*1 Hình 5.4 Sổ bảng chấm công sau khỉ đặt tên Cứ tiếp tục công việc theo cách như trên với các sổ bảng tính còn lại, chúng ta sẽ có các sổ bảng tính như sau, xem Hình 5.5 Danh sách các sổ bảng tính: Bảng thanh toán tiền lương : LUONG (Khối gián tiếp) Bảng mã đơn vị : DONVI Bảng danh sách nhân viên : HSNV (Hồ sơ nhân viên) Bảng danh sách tiền thưởng : THUONG Nơi thiết lập các hệ số : HESO Bảng xác nhận công việc hoàn thành: SANPHAM (Khối trực liếp) Bảng lương khối trực tiếp : LUONGTT (Khối trực tiếp) Chi phí nhân công : CPNC (Theo công trình) H ình 5.5 D anh sách cá c s ổ bảng tính 286
  17. PHẨN 4. HƯỚNG D Ẳ N T ổ CH Ứ C CH Ứ N G T Ừ KẾ T O Á N B A N G E X C E L * Lưu ý: Đ ể chuyển qua lại giữa các sổ bảng tính, bạn hãy di chuột vào ô tên sổ bảng cần chọn, ví dụ , và nhấp nút trái chuột. Trên thực tế, bạn nên tạo bảng mã đơn vị trước, tiếp theo hãy xác định phương pháp tạo Mã nhân viên, sau đó mới đến bước tạo Bảng danh sách nhân viên. 5.4.3. Tạo bảng cho các s ổ bảng tính Tạo bảng cho các sổ bảng tính chính là tạo tiêu đề biểu (tên biểu mẫu) và tiêu đề cột. Rất tiếc do khuôn khổ cuốn sách, chúng ta không thể trình bày kỹ lưỡng cách tạo toàn bộ các bảng biểu, do đó các sổ bảng tính còn lại chính là những bài tập nhỏ dành cho bạn thực tập. (bạn cũng có thể tham khảo trên đĩa CD nếu có mua chúng) Trong phần này chúng ta sẽ tiếp tục hoàn thành nốt ví dụ “Bảng chấm công”: 1> Nhập tiêu đề bảng chấm công, bạn tiến hành như sau: - Dời con trỏ đến ô AI nhập chuỗi ký tự: Công Ty TNHH TVT - Dời con trỏ đến ô 13 nhập chuỗi ký tự: BẢNG CHẤM CONG THANG 01/2004 2> Nhập tiêu đề cột cho bảng chấm công tháng 01/2004 Bảng châm công sẽ gồm 36 cột. Đầu tiên, bạn hãy nhập tiêu đề cột, bưđc kế tiếp sẽ xác định độ rộng cột: - Tại ô A5 : STT - Tại ô B5 : MDV - Tại ô C5 : MSNV - Dời con trỏ đến ô D5 : Họ và Tên - Tại ô E5... AI5 : 1... 31 - Tại ô A J 5 : Ngày công - Tại ô Y21 : Tp. HCM, ngày.... th á n g .... năm - Tại ô C23 : Người duyệt - Tại ô AB23 :Ngườỉ châm công - Tại ô J25: Kỷ hiệu: 1 sô'ngày làm việc (0.5 nửa ngày, 1.5 một ngày rưdi...) - Tại ô J26: 0 hoặc bỏ trông không làm việc Sau khi nhập xong bạn hãy dùng chuột ‘/s, bằng cách đưa chuột đến tiêu đề cột, co dãn bề rộng cột sao cho đệp mắt và chứa đủnội dung dữ liệu sổ bảng tính, hoặc bạn cũng có thể dùng chức năng codãn tự động bằng cách chọn mục: Format, Column, Width... . Sau khi co dãn cột và dòng bạn nhận được khung bảng chấm công tháng 01/2004, xem Hình 5.6 Tiêu đề bảng chấm công. 287
  18. P H Ầ N 4. H Ư Ớ N G D Ẫ N T ổ C H Ứ C CH Ứ N G T Ử KẾ T O Á N BẰ N G EX C E L Cứ tiếp tục công việc theo cách như trên với các sổ bàng tính còn lại, chúng ta sẽ lần lượt tạo các sổ bảng tính mới, xem các Hình 5.7-5.12. Đừng để ý đến những bảng không có các đường kẻ (Gridlines), chúng được cài đặt nhằm giúp bạn dễ quan sát hơn. Nếu không thích bạn có thế đật lại những đường kẻ sọc đó. * Lưu ý: để dễ nhận diện chúng ta có thể trang trí sao cho tên bảng chấm công và tiêu đề cột có màu đỏ. T"Để tăng sức hấp dẫn cho chương trình, bạn có thể tạo dòng ngăn cách giữa đơn vị này với đơn vị khác và tất nhiên bạn cũng nên dùng hàm VLOOKƯPO để mang tên các đơn vị sang Bảng chấm công. E3 M icrosoft E xcel - Luong HDD i ® 08 6* 108" In**t FflPMt Ipcfe B*a ttjndow tjejp - vt * . đ ‘x JD z ỉ i í a- asi : ị VNI-Times - 12 |[ b ] I D ;* m m n ' $ % , 'A f ị \ & , □ - â * ÙL - * A1 » fit CONG TY TNHH TVT ri" m D Ie Ịp Ịo [5Tm | j | k I|l |m Ỉ=1ỊoỊpịQiRịsịrg ill?[CO!NGTYTNHIHTVT ĩ4 BẢNG CHẤM CÔNG TOV • 5 STTMDVMSNV Họ vả tén [ ĩ0 4 5 E 0 8 9 10 1213 14 156 1 6 PhòngBangiámđốc 7 1BLĐ 0001 Trần VảnQuang 1 1□ r 11 1 1 1 1 1 1 11 8 2BLĐ 0002 Trần Thi KimPhượng 1 1□ 11 1 1 1 1 1 1 11 9 PhòngPhòngkếtoán-íàivụ * ■ 10 3P TV 0003 Đỏ Quang Minh 11 1 1 1 1 1 1 1 1 11 n 4 PTV 0004 Ngổ V ăn Sĩ 1 1* « H« 1 1 1 1. 1 1 1 1 —1 1■ 1■ 12 PhòngPhònghànhc------ hinh .1 J. I—IX.J. r ---------------------------------------------- 1 1 I I l-l 1 I I I I .2 * SM l l a ữ ữ 0 | j ^Mta.«ầWrt-| ỊịlglLuong J te & j S56AM ff' y_ C £ 'T'*£ 4 5 1 2 Hình 5.6 Tiêu để bảng chấm công 288
  19. PHẦN 4 H Ư Ớ N G D Ẫ N T ổ CH Ứ C CHỨNG T Ừ KÊ T O Á N B Ằ N G EX C E L m B c 1 Đ £ F c H I J K L M NO p Q COẠVG TY TNHH TVT 2 3 B Ả N G C H Ấ M C Ồ Í' A 5 ST1 MDV MSNV Họ và tền 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 Hình 5.7 Tiêu đề bảng lương tháng A |v B h -> ịF& c 1 ♦ 1 Công Ty TNHH TVT - 12 3 4 BẨNG MÃ ĐƠN VỊ 5 *6 MDV Tên đơn vị ♦ NI 41 ►!wi\ cono/luong Xdonvi r ; i 1 KI Hình 5.8 Tiêu đề bảng mã đơn vị B 4 ONG TY TNHH TVT Cộng Hòa Xẫ Hội Chi3 ' Độc lập - Tự do - ] BẢNG DANH SÁCH NHÂN VIÊr MSNvỊ MDVI Ténđotnvị Họ và tén Chức vụ HS lưoTtu Hình 5.9 Tiêu đề bảng danh sách nhân viên 289
  20. PH Ầ N 4. H Ư Ớ NG DẲN T ổ C HỨ C CH Ứ N G TỪ KỂ T O Á N B A N G E XC EL A B c D . L F G 1 CONG TY TNH H TVT C ộ n g H o a X ă H ộ i C hi] N g 1 B ộ c lậ p - T ư d o - Hại * ’ BẢNG THANH TOÁN TIEN THƯỞNG THÁN* 1/20 (O Ị 'O ị 7 ST1 M D V M SN V H ọ v ả t£ u Chức vụ M ứ c lư o n g X ể p lo ạ i Sứ Hình 5.10 Tiêu đề bảng thanh toán tiền thưởng A B c D F G 1 BẢNG DANH s4CH G H I N Ộ I D U N G C Ô N G V IỆ C T R O N G T H Á N G 01/2004 2 3 V IS H \ Họ và tể n N g à y lả m C đ o ạ n T ề n c ổ n g trìn h G iờ ĐoTn g iá T h à n h t i l n Hình 5.11 Bảng nội dung công việc trong tháng A B c D £ F G H I 2 Đ ô c láp • Tự do - H ạnh ph 3 4 5 BẢNG LƯƠNG THÁNG 01/2004 6 (K h ô i trực tiế p ) 7 STT M D V M S N 1 Họ vã téu Cằiức vụ T ótU8 TN Tạm ứng Trừ k h a c Thu^TN V------ Hình 5.12 Bảng lương khối trực tiếp HPfKỳ4.. F mvv T.’ 5 I c 1 Chi phí nhẩn cổng theo cổng trình 2 y Tề ti cổng trình Chỉ phí T Hình 5.13 Chỉ phí nhân công theo công trình ?> Nhập dữ liệu cho các sổ bảng tính Bước tiếp theo trong tiến trình hoàn thiện sổ quản lý nhân sự tiền lương là cập nhật dữ liệu. Đây là công việc dành cho người sử dụng, số liệu cập nhật căn cứ vào tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp, và cũng là một bài tập nhỏ dành cho bạn rèn luyện kỹ năng “đánh máy chữ". Già sử, nếu không muốn nhập hay chưa có dữ liệu để nhập, bạn có thể sử dung dừ 290
ADSENSE

CÓ THỂ BẠN MUỐN DOWNLOAD

THÔNG TIN
TRỢ GIÚP
HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG
Theo dõi chúng tôi

Chịu trách nhiệm nội dung:

Nguyễn Công Hà - Giám đốc Công ty TNHH TÀI LIỆU TRỰC TUYẾN VI NA

LIÊN HỆ

Địa chỉ: P402, 54A Nơ Trang Long, Phường 14, Q.Bình Thạnh, TP.HCM

Hotline: 093 303 0098

Email: support@tailieu.vn

Giấy phép Mạng Xã Hội số: 670/GP-BTTTT cấp ngày 30/11/2015 Copyright © 2022-2032 TaiLieu.VN. All rights reserved.

 

Đồng bộ tài khoản
2=>2