HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG FILE QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ HÀNG HÓA

Chia sẻ: Nguyen Van Nam | Ngày: | Loại File: XLS | Số trang:382

Thêm vào BST

Báo xấu

1.016
lượt xem 490
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

File này dùng chủ yếu cho công tác quản lý hàng tồn kho ở các công ty thương mại có khối lượng nhập xuất lớn và Các nghiệp vụ nhập xuất kho như sau : - Về nhập kho : + Nhập mua hàng : Bao gồm Nhập mua hàng Nhập khẩu và mua hàng trong nước. Nghiệp vụ này làm tăng số lượng hàng kho chi tiết, và nó cũng làm tăng số lượng hàng tồn kho ở kho tổng (toàn công ty). s

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG FILE QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ HÀNG HÓA

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG FILE QUẢN LÝ KHO VẬT TƯ HÀNG HÓA D0708 Pass : danh Giới thiệu sơ lược về cách hạch toán hàng tồn kho : File này dùng chủ yếu cho công tác quản lý hàng tồn kho ở các công ty thương mại có khối lượng nhập xuất lớn và Các nghiệp vụ nhập xuất kho như sau : - Về nhập kho : + Nhập mua hàng : Bao gồm Nhập mua hàng Nhập khẩu và mua hàng trong nước. Nghiệp vụ này làm tăng số lượng hàn kho chi tiết, và nó cũng làm tăng số lượng hàng tồn kho ở kho tổng (toàn công ty). + Nhập đổi hàng : sau khi bán hàng cho khách, do hàng bị lỗi nên ta phải xuất đổi cái khác cho khách và nhập lại hàng lỗ nghiệp vụ nhập đổi hàng đi kèm với nghiệp vụ theo dõi sự gia tăng số lượng hàng hư tồn kho. Nó làm tăng số lượng hà + Nhập hàng mẫu : hàng mẫu là số lượng hàng được xuất đi chào hàng, cho khách hàng xem mẫu để giới thiệu SP. Sau nếu khách hàng mua luôn thì chuyển qua xuất bán, nếu không thì đem về nhập lại kho. Nó sẽ làm tăng sl hàng tồn ở kh + Nhập nội bộ : để thuận lợi cho việc quản lý hàng hóa và xuất bán cho khách thì ta phải xuất và nhập chuyển kho nội b là việc nhập kho một số lượng hàng hóa được xuất từ những kho khác chuyển sang. Nghiệp vụ này làm thay đổi số lượ các kho chi tiết, nhưng sẽ không làm thay đổi số lượng hàng hóa tồn kho ở kho tổng (toàn công ty). + Nhập khác : ngoài những nghiệp vụ nhập kho nêu trên, còn có một số nghiệp vụ khác cũng làm gia tăng số lượng hàng như : Nhập đảo mã hàng do khi kiểm kê có sự sai lệch về số lượng giữa hai mặt hàng, hay nhập số hàng thừa do kiểm - Về xuất kho : + Xuất bán : là nghiệp vụ xuất kho hàng hóa bán cho khách hàng. + Xuất đổi : là xuất hàng trong kho ra đổi cho khách hàng do hàng kém chất lượng, sau đó nhập lại số hàng lỗi này. + Xuất mãu : Xuất hàng trong kho ra đi trưng bày, làm mẫu giới thiệu với khách hàng. + Xuất nội bộ : là xuất hàng trong kho ra để nhập vào kho khác, nhằm thuận lợi cho việc quản lý cũng như bán hàng. + Xuất khác : bao gồm các nghiệp vụ xuất kho khác làm tăng sl hàng hóa ở kho tổng như xuất đảo mã hàng, xuất bỏ the Như vậy, trong tất cả các nghiệp vụ nhập xuất kho thì chỉ có nghiệp vụ nhập xuất kho nội bộ là không làm thay đổ còn các nghiệp vụ khác vừa làm tăng giảm hàng hóa ở kho chi tiết, vừa làm thay đổi số lượng tồn ở kho tổng. Đối với các công ty sản xuất hay xây dựng có theo dõi hàng tồn kho thì vẫn áp dụng được file này. Khi đó nghiệp xuất kho vậ hay xây lắp sẽ tương tự như nghiệp vụ xuất bán. Giới thiệu chi tiết về các sheet. 1 Sheet HD : Giới thiệu sơ lược về file quản lý vật tư hàng hóa - Ô K70 là ô chọn năm hạch toán, ô K71 chọn số lượng kho sẽ sử dụng. 2 Sheet NXT : Bảng kê nhập xuất tồn kho vật tư hàng hóa - Cột B -> E : Chứa đựng thông tin về sản phẩm. Do file này tính toán chủ yếu dựa vào Mã sản phẩm nên khi đã tạo mã sheet Nhật ký thì không được sửa hay thay đổi. - Cột F -> M : Đây là vùng báo cáo của kho tổng. Chúng ta có nhiều kho, mỗi kho chi tiết đều có Số ĐK, Nhập, Xuất, Số Kho tổng bằng tổng tồn ĐK và CK của các kho chi tiết, nhưng tổng sl nhập và xuất của các kho chi tiết lại khác với kho khái niệm : Kho tổng (coi như Cty chỉ có một kho duy nhất, chỉ căn cứ vào tổng sl hàng xuất ra khỏi Cty và nhập vào Ct quan tâm đến số lượng xuất và nhập ở các kho chi tiết); Tổng kho (là số tổng của từng kho chi tiết lại với nhau). + Cột hàng mẫu là cột biểu hiện số hàng mẫu mà khách hàng còn mượn chưa trả đến thời điểm cuối cùng của tháng đ hàng tồn ở kho tổng chính bằng sl hàng tồn thực tế cuối kỳ ở kho tổng cộng với số lượng hàng mẫu chưa trả lại. + Cột hàng hư biểu hiện số hàng hư phát sinh đến cuối thời điểm của tháng báo cáo. Số hàng hư phát sinh phải BI : là vùng báo cáo các kho chi tiết. File này có tất cả 8 kho, ta nên chọn số kho sử dụng cần thiết để làm tăn Tên của các kho có thể thay đổi theo yêu cầu, tuy nhiên nếu đã có dữ liệu phát sinh bên sheet nhật ký mà đổi tên kho th - Cột BK -> BR : là vùng nhập số dư đầu kỳ (đầu năm) của từng kho chi tiết. Do file này hách toán và báo cáo cho 1 năm từ số dư cuối kỳ của năm trước. - Cột BS là cột nhập số hàng mẫu của năm trước mà khách hàng còn nợ (chưa trả), hàng mẫu thì không phân biệt kho, c - Cột BT -> CA : là vùng nhập số hàng hư tồn đầu kỳ tương ứng với từng kho chi tiết. Số hàng hư này phải CD là cột so sánh sl tồn kho cuối kỳ giữa kho tổng với tổng các kho chi tiết, nếu có chênh lệch thì xem như b
- Dòng 103 -> 104 : là dòng kiểm tra chéo các kho, nếu có chênh lệch thì do công thức lỗi hay hạch toán sai bên sheet nh - Ô G2 dùng để chọn tháng xem báo cáo, nếu chọn "All" thì sẽ báo cáo cho cả năm hay đến thời điểm hách toán cuối cù - Ô B3 là ô kiểm tra lỗi, nếu báo "SAI" thì bạn xem chổ chênh lệch tại dòng 104 và cột CD - Ô C3 là ô kiểm tra tồn kho của tất cả các kho, nếu 1 trong các kho bị âm thì ô này sẽ báo "Âm Kho". - Ô D3 là ô kiểm tra số lượng hàng hư, nếu một trong các kho có sl hàng hư < 0 thì sẽ báo "Âm Kho", nếu sl hàng hư > sl 3 Sheet NKNX : Bảng nhập liệu các nghiệp vụ nhập xuất kho hằng ngày. - Cột A -> B : nhập số chứng từ nhập xuất kho và ngày tháng xuất kho. Ngày tháng nhập liệu có liên quan đến báo cáo n - Cột C ghi diễn giải nghiệp vụ nhập xuất, ta nên thống nhất cách diễn giải để cho việc lọc và tìm kiếm thông tin được nh - Cột D dùng để nhập Mã SP, cột E là tên của SP - Cột F dùng để nhập tên kho phát sinh nghiệp vụ - Cột G là cột ghi mã nghiệp vụ nhập xuất, mã nhập xuất tương ứng với từng nghiệp vụ nhập xuất trong vùng từ cột I -> - Cột S là cột lấy tháng của ngày phát sinh, dùng để lọc xem các nghiệp vụ theo tháng. - Cột T dùng để ghi chú thêm cho phần diễn giải phía trước - Ô E5 : là ô nhập vào 1 phần của tên sp muốn tìm mã. Trong quá trình nhập liệu, nếu không nhớ mã SP thì ta có thể sử Sau khi nhập một phần của tên SP vào ô này thì trong ô D4 và E4 sẽ cho kết quả tìm kiếm. Chỉnh tăng giảm Spinter tron 4 Sheet HH : Bảng nhập liệu nghiệp vụ tăng giảm hàng hư trong từng kho hằng ngày. - Hạch toán tương tự như sheet NKNX. Cột G nhập sl hàng hư tăng, cột H nhập số hàng hư giảm. Các bạn nên để chế độ Protectsheet khi thao tác để tránh sai sót Pass : danh Mong được sự góp ý Nguyễn Cảnh Hoàng Danh Hoangdanh282vn@yahoo.com NĂM HẠCH TOÁN : SỐ KHO SỬ DUNG : ̣
Pass : danh ó khối lượng nhập xuất lớn và có nhiều kho. ệp vụ này làm tăng số lượng hàng tồn ở các ác cho khách và nhập lại hàng lỗi này. Thường thì n kho. Nó làm tăng số lượng hàng tồn ở kho tổng. xem mẫu để giới thiệu SP. Sau một thời gian Nó sẽ làm tăng sl hàng tồn ở kho tổng. xuất và nhập chuyển kho nội bộ. Nhập nội bộ hiệp vụ này làm thay đổi số lượng hàng hóa ở cũng làm gia tăng số lượng hàng hóa ở kho tổng hay nhập số hàng thừa do kiểm kê phát hiện tăng… ó nhập lại số hàng lỗi này. quản lý cũng như bán hàng. ư xuất đảo mã hàng, xuất bỏ theo đề nghị, xuất tặng… o nội bộ là không làm thay đổi số lượng hàng hóa ở kho tổng, ố lượng tồn ở kho tổng. e này. Khi đó nghiệp xuất kho vật tư dùng cho sản xuất ã sản phẩm nên khi đã tạo mã SP và đã nhập liệu bên đều có Số ĐK, Nhập, Xuất, Số CK. Tồn ĐK và CK của các kho chi tiết lại khác với kho tổng. Ở đây có 2 xuất ra khỏi Cty và nhập vào Cty mà tính số cuối kỳ, không kho chi tiết lại với nhau). hời điểm cuối cùng của tháng được chọn. Như vậy, số lượng ng hàng mẫu chưa trả lại. ố hàng hư phát sinh phải
i hay hạch toán sai bên sheet nhật ký, bạn nên xem lại. đến thời điểm hách toán cuối cùng. áo "Âm Kho". o "Âm Kho", nếu sl hàng hư > sl hàng tồn thì sẽ báo sai. liệu có liên quan đến báo cáo nên phải ghi thật chính xác. ọc và tìm kiếm thông tin được nhanh và dễ dàng : VD Xuất bán-tên KH nhập xuất trong vùng từ cột I -> R. ông nhớ mã SP thì ta có thể sử dụng thêm chức năng tìm kiếm này. m. Chỉnh tăng giảm Spinter trong ô F5 để xem kết quả kế tiếp. BẮT ĐẦU ảnh Hoàng Danh h282vn@yahoo.com 2008 2
̉ ̣ ́ ̀ ̀ ́ BANG KÊ NHÂP XUÂT TÔN HANG HOA NĂM 20 ́ THANG : All 12 SAI ÂM KHO SAI 432 419 269 Số THÔNG TIN SẢN PHẨM KHO TỔNG HỢP TT Mã SP Tên SP Model Đvt TỒN ĐK NHẬP TK XUẤT TK 2 3 4 5 6 7 8 1 TV01 Ti vi Sharp 21JFG1SA cái 36 15 8 2 TV02 Ti vi Sharp 21JFG1SV cái 36 135 72 3 TV03 Ti vi Sharp 21LF2SA cái 36 - - 4 TV04 Ti vi Sharp 21LF2SV cái 36 - 10 5 MG01 Máy giặt Sharp WM2008A cái 36 63 4 6 MG02 Máy giặt Sharp WM2008B cái 36 9 22 7 NC01 Nồi cơm Sharp RC1.8 cái 36 16 - 8 NC02 Nồi cơm Sharp RC2.0 cái 36 114 110 9 NC03 Nồi cơm Sharp RC3.0 cái 36 - - 10 BU01 Bàn ủi Sharp IR1000 cái 36 45 12 11 BU02 Bàn ủi Sharp IR1200 cái 36 - - 12 BU03 Bàn ủi Sharp IR1500 cái 36 22 31 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - Tổng Cộng 432 419 269 36 419 269 396 - -
̀ ́ HANG HOA NĂM 2008 582 138 720 58 - 12 88 15 85 22 KHO TỔNG HỢP GHI KHO 1 TỒN CK MẪ U TỔNG HÀNG HƯ CHÚ ĐK NHẬP XUẤT CK HƯ 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 43 9 52 3 IN 1 - - 1 1 99 38 137 3 IN 1 58 - 59 1 36 9 45 3 IN 1 - - 1 1 26 9 35 12 IN 1 - 10 (9) 10 95 9 104 3 IN 1 - - 1 1 23 9 32 13 IN 1 9 1 9 1 52 9 61 4 IN 1 - - 1 2 40 10 50 3 IN 1 - 4 (3) 1 36 9 45 3 IN 1 - - 1 1 69 9 78 3 IN 1 21 - 22 1 36 9 45 5 IN 1 - - 1 1 27 9 36 3 IN 1 - - 1 1 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - 582 138 720 58 IN 12 88 15 85 22 341 138 720 302 12 88 15 85 22 242 - - (244) - - - - -
ÂM 24 44 54 14 36 ÂM - - - - KHO 2 KHO 3 LỌC ĐK NHẬP XUẤT CK HƯ LỌC ĐK NHẬP XUẤT CK 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 IN 2 - - 2 2 IN - IN 2 18 - 20 2 IN - IN 2 - - 2 2 IN - IN 2 - - 2 2 IN - IN 2 26 - 28 2 IN - IN 2 - - 2 12 IN - IN 2 - - 2 2 IN - IN 2 - 20 (18) 2 IN - IN 2 - - 2 2 IN - IN 2 - 34 (32) 2 IN - IN 2 - - 2 4 IN - IN 2 - - 2 2 IN - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - IN 24 44 54 14 36 IN - - - - 24 44 54 14 36 36 72 46 - - - - - - (36) (72) (46) -
- - - - - - - - - - - KHO 3 KHO 4 KHO 5 HƯ LỌC ĐK NHẬP XUẤT CK HƯ LỌC ĐK NHẬP XUẤT 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - - -
- - - - - - - - - - - - - IN - - - - - IN - - - 22 48 62 44 - (76) 60 94 21 (22) (48) (62) (44) - 76 (60) (94) (21)