Hướng dẫn sử dụng MS Office. MS PowerPoint

Chia sẻ: Hoàng Liên Sơn | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:37

Thêm vào BST

Báo xấu

135
lượt xem 26
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Để trình bày một chuyên đề trước một cử tọa, dù đó là một lớp học, một hội thảo, một buổi bảo vệ luận văn hay đơn giản chỉ là một báo cáo giao ban, trong phần lớn trường hợp người thuyết minh cần nhiều phương tiện hỗ trợ nhằm làm cho người nghe dễ tiếp thu những nội dung được trình bày. Trước đây người ta cần đến bảng phấn, các tờ sơ đồ, máy chiếu qua đầu, máy chiếu phim, máy ghi âm với loa cồng kềnh và .v.v. Máy tính và khả năng multimedia của nó cộng...

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hướng dẫn sử dụng MS Office. MS PowerPoint

Tài liệu Hướng dẫn sử dụng MS Office. MS PowerPoint Vương Đức Bình (Kỹ sư máy tính) 2007 1
Tài liệu dành cho giảng viên nghiệp vụ. 2
Sử dụng MS PowerPoint. Để trình bày một chuyên đề trước một cử tọa, dù đó là một lớp học, một hội thảo, một buổi bảo vệ luận văn hay đơn giản chỉ là một báo cáo giao ban, trong phần lớn trường hợp người thuyết minh cần nhiều phương tiện hỗ trợ nhằm làm cho người nghe dễ tiếp thu những nội dung được trình bày. Trước đây người ta cần đến bảng phấn, các tờ sơ đồ, máy chiếu qua đầu, máy chiếu phim, máy ghi âm với loa cồng kềnh và .v.v. Máy tính và khả năng multimedia của nó cộng với một projector tốt có thể bao gồm tất cả khả năng nói trên. Nhiều phần mềm có thể phục vụ mục đích đó. Có thể kể: OpenOffice với OpenOffice.org Impress. MicroSoft Office với MS PowerPoint. .v.v. OpenOffice.org Impress có một thuận lợi là hiện nay đã được Việt hóa hoàn toàn, tương thích với MS PowerPoint, và lại có thể download về dùng miễn phí 100% nữa. Tương lai có lẽ thuộc về OpenOffice.org Impress. Tuy nhiên cho tới hiện nay MS PowerPoint vẫn là một phần mềm quen thuộc và được nhiều người dùng. Vì vậy tài liệu này chỉ trình bày cách sử dụng MS Office. Hơn nữa một số thao tác trong PowerPoint có thể suy ra được nhờ các bạn đã quen với MS Word. Các thao tác loại đó tài liệu sẽ chỉ trình bày sơ qua. Sau khi người dùng đã quen thuộc với PowerPoint thì sử dụng Impress là việc rất dễ dàng, không cần phải đào tạo gì thêm. Bạn có thể tìm hiểu thêm ở đâu: 1. Trên Internet có rất nhiều web site tự học PowerPoint, một số trong đó là: a. Microsoft PowerPoint tutorial http://www.microsoft.com/Education/PPTTutorial.mspx b. PowerPoint 2003 – Training Office.microsoft.com/en-us/training/CR061832731033.aspx c. Mạng Giáo dục Edunet: http://www.edu.net.vn/ (Xem Tab Tài nguyên để tìm và download các tài liệu, sách học PowerPoint tiếng Việt) 2. Tài liệu có sẳn trong thư mục này: Nếu máy bạn đã có cài đặt Acrobat Reader: Giao trinh Powerpoint XP Nếu bạn đọc được tiếng Anh: PowerPoint 2003 Step by Step 3
I ) Giao diện của MS PowerPoint 20021. 1. Mở mới một presentation: [File]->New Bạn sẽ được MS PowerPoint yêu cầu xác định một trong ba tùy chọn: a) Blank Presentation: Tạo mới một presentation với một slide “trống trơn” b) From Design Template: Tạo mới một presentation từ các mẫu (template) thiết kế có sẵn. Với MS PowerPoint 2002 về sau bạn còn có các tùy chọn phụ: Apply a design template: Used in this Presentation: Thiết kế mẫu bạn đang dùng. Recently Used: Các mẫu thiết kế gần đây hay dùng. Available for use: Các mẫu khác có thể sử dụng được. c) From AutoContent Wizard: Bạn sẽ được MS PowerPoint “cầm tay chỉ việc” qua 5 bước: 1. Start (Bắt đầu quá trình) 2. Presentation type: Kiểu Presentation (nào) phù hợp với công việc của bạn? Mỗi kiểu như vậy sẽ có những kiểu phụ (subtype), ví như: General: (Kiểu tổng quát) Corporate: (Kiểu hợp tác) Project: (Kiểu dự án) Sales/ Marketing: (Kiểu kinh doanh). Có các kiểu phụ như Selling a Product or Service. (Bán hàng hoặc bán dịch vụ) Marketing Plan (Chương trình tiếp thị) Product/ Services Overview,…(Giới thiệu sản phẩm, dịch vụ) Carnegie Coach: (Tư vấn/ chỉ đạo) 3. Presentation style: Chọn kiểu kết xuất mà bạn muốn. On-screen presentation: Trình chiếu ra màn hình Web presentation: Dạng giới thiệu trên Web Black and White overheads: Dạng chiếu trên máy chiếu qua đầu. Color overheads: 35 mm slides: Dạng phim 35 mm. 4. Presentation Options: Bạn sẽ được yêu cầu điền thêm/ chọn: Presentation title: Tiêu đề của presentation. Items to include one ach slide: Các mục thêm vào trên mỗi slide. Footer: Cước chú trên mỗi slide Date last updated: Có hay không tự động ghi ngày cập nhật cuối cùng Slide number: Có ghi hay không số hiệu mỗi slide. 5. Finish (Kết thúc quá trình) Bạn chọn Next để qua mỗi bước hoặc chọn Finish ngay trong mỗi bước. 1 Lẽ ra phần này nên trình bày sau khi bạn đã đọc qua mục II. Các khái niệm quan trọng. Tuy nhiên , theo thông lệ, làm quen với MS PowerPoint trước khi tìm hiểu kỹ . 4
Trừ trường hợp bạn chọn AutoContent Wizard. MS PowerPoint sẽ cấp mới cho bạn một presentation với một slide duy nhất để bạn bắt đầu làm việc. Nhưng bạn chớ vội! Bạn mới có một slide thôi và từ chỗ này bạn có thể làm cho công việc của mình trở nên rổi rắm. 2. Xin cấp thêm slide: [Insert]->New slide Bạn cần xin cấp thêm một số slide? MS PowerPoint cấp ngay đồng thời cẩn thận hỏi bạn về cách bố trí văn bản (Text Layouts) và bố trí các nội dung (Content Layouts). Bạn chọn thêm cũng được. Mà không cũng chẳng sao! Kinh nghiệm cho thấy phần này của MS PowerPoint không ích lợi gì mấy! 3. Mở nhiều presentation trong PowerPoint : Bạn mở nhiều presentation! Mặc định MS PowerPoint dùng toàn bộ vùng làm việc cho presentation mở sau cùng. Nếu muốn “chiêm ngưỡng” hết các presentations đang mở bạn vào:  New window Nếu chọn New window bạn sẽ có một Presentation mới [Window]   Arrange All “y chang” cái đang có. Bạn chọn một trong hai tùy chọn  cuối để có thể thấy cùng lúc tất cả presentation đang  Cascade  “hiện dịch”. Điều này sẽ có ích khi bạn cần liên kết nhiều presentation với nhau. Lưu ý: - Bạn nên tạo một Folder riêng cho các presentation. Ví dụ: TRINHDIEN - Trong Folder đó nên tạo một Folder con để lưu trữ các tài liệu, hình ảnh, video sẽ dùng. Ví dụ: TRINHDIEN\TULIEU. Thậm chí trên Folder con này bạn có thể lưu trữ cả bộ font riêng của bạn. - Save tất cả các presentation có liên kết với nhau trong và chỉ trong Folder này. Tại sao bạn cần cẩn thận như vậy? - Bạn phải chép “công trình” của mình qua một máy khác để trình diễn! Khi đó bạn chỉ cần copy nguyên Folder là xong. Bạn sẽ không gặp rắc rối vì các đường link bị sai lệnh. - Bạn là dân “làm ăn”(business man). Thông tin có ý nghĩa sống còn đối với sự nghiệp của bạn! Sẽ ra sao “nếu một ngày” file nào đó của bạn lọt ra ngoài ý muốn của bạn, thậm chí bạn phát hiện thấy nó nằm “chình ình” trên Internet! Bạn cần để tất cả trong một folder và “đóng băng”2 folder với mật khẩu.  2 Đóng băng! Có nhiều phần mềm để thực hiện việc này. Ví dụ Deep Freeze hoặc Folder Guard 5
II ) Các khái niệm quan trọng: 1. Presentation: Presentation hay một (sự) trình bày là một tập hợp các hình chiếu (slide). Trong một buổi thuyết trình người thực hiện có thể chỉ dùng một presentation hoặc nhiều presentations có liên kết với nhau (hyperlink). 2. Slide: Một slide là một hình chiếu, giống như một phim dương bản. Khái niệm này bắt nguồn từ công nghệ trước đây khi muốn trình chiếu một vấn đề người ta hay dùng máy chiếu phim dương bản. Trong công nghệ đó các phim dương bản được chuẩn bị một cách công phu bằng cách chụp hình với phim dương bản, rửa phim, đóng gói phim (mỗi gói như thế gọi là một slide) và sắp đặt các gói đó theo một thứ tự nhất định trên khay của máy chiếu phim dương bản. Trong buổi thuyết minh các slide được Hình ảnh một máy chiếu phim dương bản. Phía máy chiếu trên là khay chứa slides. phim đẩy lên dần một cách tự động hoặc bán tự động. Hình trên đây cho thấy các slide được đặt trong các khe của máy như thế nào. Công nghệ đó đã lỗi thời Và một slide. tuy nhiên khái niệm slide đã được thừa kế trong các ứng dụng trình chiếu trên máy tính. 3. HandOut: Handout, hay có thể dịch là “món cầm tay”, là tập hợp các trang in. Mỗi trang in một số slides (thường là 2,4 hoặc 6 slides). Handout giúp tiết kiệm giấy in vì mỗi trang có thể in nhiều slides. Handout thường được in ra để phát cho cử tọa nhằm dễ theo dõi buổi thuyết trình hoặc để sử dụng như một tài liệu. 4. Note Pages: Là các trang in, thường chỉ dành riêng cho người thuyết trình, bao gồm các slide và các ghi chú (note) của người tạo ra presentation. Mỗi Note pages được in ra trên nhiều trang, mỗi trang gồm một slide và phần ghi chú của riêng slide đó. Người tạo ra presentation nên tạo các ghi chú cho mỗi slide để không bị quên các ý tưởng chủ đạo, các luận chứng, luận cứ, số liệu thống kê có liên quan đến nội dung của slide trong khi thuyết trình, các 6
vấn đề cần đặt ra đối với cử tọa mà không thể đưa lên chiếu trực tiếp hoặc để cho mỗi slide trông thoáng hơn hoặc đơn giản là vì đó là các ý tưởng “nhạy cảm”! 5. Máy chiếu (projector): Máy chiếu (projector) là thiết bị cho phép nối kết trực tiếp với máy tính qua cổng của vidéo card và xuất hình ảnh lên một màn chiếu. 1. Cách đấu các đầu dây thông thường như sau: - Cable tín hiệu (cable DB 15 hai đầu): Một đầu đấu nối với cổng RGB IN3 của Projector, đầu kia nối với cổng xuất RGB (card màn hình) của máy tính. - Cable nguồn: Một đầu nối với điện nguồn (Lưu ý đến điện thế nguồn, đặc biệt các máy có xuất xứ từ Mỹ vì Hoa Kỳ sử dụng nguồn điện 110 volt. Việt Nam sử dụng điện thế xoay chiều 220 Volt !). Đầu kia nối với Projector. 2. Hoạt động: - Trên projector thường có hai công tắc (I/O: In/Out hoặc On/Off) và công tắc Power. Hãy bật công tắc On/Off để cấp điện cho Projector. Quạt làm mát của Projector bắt đầu hoạt động giải nhiệt. - Bật máy tính. - Nhấn nút Power trên projector để đèn chiếu bắt đầu hoạt động: o Thông thường các Laptop, mặc định, không đưa tín hiệu ra projector. Tùy hiệu Laptop có thể nhấn liên tục Một projector nhỏ gọn phím fn+F4 (hoặc fn+F5) hoặc click chọn biểu tượng điều khiển đồ họa (graphic accelerator) ở góc dưới phải màn hình để yêu cầu xuất tín hiệu ra cả monitor lẫn projector. o Một số Laptop có sẳn remote để điều khiển từ xa. Rất thuận tiện khi diễn giả phải đứng cách xa máy tính. Nếu phải thuyết trình nhiều nên để ý chức năng này khi mua Laptop. o Lưu ý không để đồ đạc che chắn các khe giải nhiệt của projector. o Bộ phận quang học của projector có thể xoay được. Gồm hai vòng xoay để chỉnh độ lớn của hình ảnh trên màn chiếu và chỉnh tiêu cự để được hình ảnh rõ. Dùng tay để xoay nhẹ nhàng, phối hợp hai vòng xoay này đến khi có hình ảnh vừa ý. - Thôi sử dụng projector: o Nhấn nút Power. Thông thường các projector sẽ yêu cầu xác nhận tắt máy nên người sử dụng phải nhấn nút này một lần nữa để tắt. o Mặc dù đèn chiếu đã tắt nhưng các quạt giải nhiệt trong máy còn hoạt động một khoảng thời gian vài phút nữa để tiếp tục làm nguội mạch đèn 3 Một số projector có cả cổng RGB OUT. Hãy lưu ý để khỏi nhầm lẫn. Một số projector Set Up tự động. Một số khác Set Up nhờ vào một số nút bấm. Xem kỹ catalogue để biết cách sử dụng. 7
chiếu trước khi ngừng hẳn. Do đó tuyệt đối không được tắt projector bằng cách ngắt điện nguồn một cách “thô bạo” dù bạn rất gấp! Tắt projector sai qui trình làm giảm rất nhanh tuổi thọ của projector. Trung bình tuổi thọ của đèn chiếu là 1500 đến 2000 giờ. Thay đèn chiếu tổn phí gần bằng 2/3 máy chiếu! 3. Thiết bị đi kèm: o Các projector hiện nay đều có thiết bị remote đi kèm, bao gồm chức năng điều khiển từ xa và tia laser đỏ để trỏ lên màn hình. Một số remote còn cho phép thay thế chức năng của con trỏ chuột và các phím mũi tên, phím Enter của bàn phím. Nên đọc catalogue để sử dụng tốt thiết bị này. 4. An toàn lao động: o Tuyệt đối không được nhìn trực tiếp vào trước đèn chiều khi đang hoạt động. Có thể làm bạn bị hỏng mắt! Cũng chớ nên vô ý rọi tia laser về phía cử tọa. 6. Transition: Transition là khả năng chuyển cảnh từ một slide này đến slide kia. Mặc định khi chuyển cảnh thì slide mới sẽ xuất hiện ngay tức khắc. Có thể xác lập lại cách chuyển cảnh cho mỗi slide bao gồm: Timing: Thời gian chuyển từ slide trước đến slide này. Type: Kiểu chuyển cảnh. Mỗi version của Powerpoint hỗ trợ một số cách chuyển cảnh khác nhau. Lưu ý đến điều này khi bạn soạn Presentation trên máy này nhưng lại trình chiếu trên máy khác. Sound: Âm thanh đi theo trong thời khoảng chuyển cảnh. 7. Animation: Animation (sự linh hoạt) là khả năng làm cho các đối tượng trên các slide chuyển động. Bao gồm: Chuyển động khi đối tượng này xuất hiện (On Entrance) Chuyển động khi đối tượng này thoát ra (On Exit) Chuyển động khi đối tượng này cần được nhấn mạnh (On Emphasis) Chuyển động khi đối tượng này dời qua một vị trí khác (Motion Path) Mỗi chuyển động đó thường kèm theo các thuộc tính: Thời gian (time) thực hiện chuyển động. Âm thanh (sound) đi kèm trong lúc chuyển động. Thực hiện xong chuyển động có mất đi (dim) không? Thứ tự (order) của đối tượng này trong dãy các chuyển động. 8. Hyperlink: Trong một quyển sách thông tin được trình bày một cách tuyến tính. Hết bài này đến bài khác. Hết trang này đến trang khác. Thứ tự lôgic của các vấn đề trình bày phải hết sức chặt chẽ và mạch lạc. Trên máy tính thì không phải như vậy, chỉ một cái click chuột bạn hoàn toàn có thể nhảy từ một slide này đến một slide bất kì, từ một tài liệu này đến một 8
một tài liệu khác ngay tức khắc (thậm chí tài liệu khác đó đang ở một máy tính cách xa cả ngàn cây số). Khả năng đó có được nhờ tạo ra trong tài liệu các đường kết nối. Các đường kết nối đó ta sẽ gọi là các đường link. Sự kết nối đó gọi là Hyperlink (siêu liên kết). Mà bởi chính các siêu liên kết cũng có thể làm bạn “lạc lối”. Do đó cần cấu trúc cẩn thận phần trình bày của bạn! 9. Master: MS PowerPoint dùng thuật ngữ Master để chỉ bản thiết kế chủ sẽ ảnh hưởng đến tất cả các slides. Điều này giúp ta không phải bận tâm thiết kế font, màu sắc, lối bố trí cho từng slide. Mỗi khi cần có sự thay đổi chung trên tất cả slides chỉ cần thực hiện thay đổi trên Master là xong. Có bốn loại Master: o Slide Master o HandOut Master o Notes Master o Title Master (đối với PowerPoint 2003)  9
III ) Slide design. Để có một trình chiếu tốt bạn cần có một ý tưởng hoặc một bản thiết kế trước khi khởi sự thực hiện. Nhiều người có thói quen “nhào vô” PowerPoint ngay và làm “lia lịa”. Điều đó không tốt vì có thể bạn sẽ phát hiện mình sai lầm ngay từ ý tưởng thiết kế: nhiều chỗ trùng lặp, bố trí thứ tự các slide không hợp lí, các ý quan trọng nhất lại bị bỏ quên .v.v Và công việc điều chỉnh sẽ mất rất nhiều thời gian trong khi bạn có trăm công nghìn việc khác! Luôn luôn hãy bắt đầu công việc bằng cách xây dựng một dự án, có ý tưởng chiến lược rõ ràng. Khi đó bạn không phải khổ sở với các giải pháp tình thế dẫm đạp lên nhau. XÁC ĐỊNH CẤU TRÚC CỦA PRESENTATION. Cần trả lời các câu hỏi: Có thể chia vấn đề bạn cần trình bày thành bao nhiêu chuyên mục (nhánh)? Mỗi chuyên mục đó có cần thiết kế riêng một presentation? Thứ tự bạn sẽ trình bày các chuyên mục đó như thế nào? Bạn sẽ quay về chuyên mục đó như thế nào khi “bị” chất vấn trong buổi làm việc? Các tài liệu, số liệu bạn cần cho việc trình bày có đủ chưa? Bạn đã củng cố các luận cứ, luận chứng cho vấn đề đầy đủ chưa? Để trả lời các câu hỏi đó bạn cần xây dựng cấu trúc của presentation Cấu trúc tuyến tính: Slide # 1 Đơn giản nhất trong thiết kế là dùng cấu trúc tuyến tính. Bạn soạn hết slide này đến slide khác và cũng sẽ trình bày theo thứ tự đó. Cấu trúc này Slide # 2 chỉ thích hợp với một presentation chỉ có dăm ba slide. Còn nếu bạn phát triển đến vài chục slide thì … rất khó cho bạn khi đang trình bày lại có người chất vấn về một vấn đề ở slide nào đó mà bạn cũng hết nhớ nỗi. Sự lúng túng của bạn trong khi trả lời chất vấn chứng tỏ bạn chưa nắm rõ vấn Slide # n đề cần trình bày … sự thuyết phục của presentation sẽ yếu đi nhiều! Cấu trúc phân cấp chức năng: Cấu trúc này cho phép bạn phân vấn đề thành nhiều nhánh. Mỗi nhánh ứng với một presentation có số slide Slide # 0 không nhiều lắm, và bạn có thể xây dựng cái gì đó tương tự như một menu để quản lí các nhánh đó. Cấu trúc này thích hợp khi bạn trình Slide # 1.1 Slide # 2.1 Slide # 3.1 bày một vấn đề bao quát và có nhiều chi tiết. Sự liên hệ qua lại giữa các presentation và giữa các slide sẽ được Slide # 1.2 Slide # 2.2 Slide # 3.2 đảm bảo bằng các hyperlink. 10
Ví dụ: Bạn có ba presentation lần lượt được save dưới tên: PRE1, PRE2, PRE3. Đảm bảo mối liên kết từ PRE1 đến PRE2, PRE1 đến PRE3 và ngược lại như sau: a) Ở slide đầu tiên của PRE1 tạo một dòng chữ “Đến pre2”. b) Dùng chuột quét chọn dòng chữ “Đến pre2”. c) Click chọn: [Insert] -> Hyperlink. d) Trong cửa sổ hội thoại Hyperlink bạn cần xác định: - Text to display (Dòng chữ biểu thị đường link) – Look in (Thư mục tìm kiếm đối tượng link). – Link to: Existing file or Web page (Link tới file đang có). Current folder (trong thư mục hiện tại) – ScreenTip (Dòng chữ nhắc nhở hiện ra khi dời con trỏ chuột lên đường link) – BookMark (chổ đánh dấu trong tài liệu). Hiện tại bạn chưa cần mục này. e) Click chọn tên file PRE2.ppt f) Nhấn OK. Bạn đã tạo được liên kết từ PRE1 sang PRE2. Dòng chữ “Đến pre2” sẽ đổi màu và được gạch dưới. Liên kết đã có hiệu lực nhưng chỉ có tác dụng khi bạn chạy presentation. Hãy làm tương tự cho các liên kết còn lại. 11
1. Slide và Master Slide: Bạn có thể tùy tiện soạn hết slide này đến slide khác, mỗi slide với các font chữ khác nhau, cách trình bày khác nhau. Nhưng như vậy mỗi khi cần điều chỉnh thì … quá mệt! PowerPoint cung cấp cho bạn một phương cách đơn giản hơn. Sau khi đã có đủ Slide bạn vào: [View] -> Master -> Slide Master. Pane bên trái mở ra khung cho thấy (các) master slide. Những gì đang có chỉ là các mẫu xác định các thuộc tính được áp một cách nhất quán lên các slide liên quan như: thuộc tính của Font, số hiệu slide, ngày cập nhật, cước chú. Nếu cần hãy chọn và thay đổi các thuộc tính đó. Đừng gõ gì vào đây vì sẽ không hiển thị lên slide! Tuy nhiên, nếu các bạn thêm mới gì vào slide master thì các đối tượng đó sẽ hiển thị lên tất cả các slide liên quan. Từ PowerPoint 2002 các design template mặc định mỗi trình diễn có hai slide master. Slide master đầu tiên áp cho các slide số hiệu từ slide thứ hai đến slide cuối cùng. Slide master thứ hai áp cho slide đầu tiên (Title slide) mà thôi. Ví dụ trong hình trên cho thấy bạn dùng Slide master đầu tiên để áp thêm logo và dòng chữ SỞ THỦY SẢN BẾN TRE cho tất cả slide từ slide số 2 trở đi. Bạn cũng có thể nhờ ứng dụng này của Slide master để tạo ra một menu cho presentation bằng cách đặt các đề mục của menu lên slide master kèm theo các đường link tới các slide thích hợp trong presentation. Nếu phải thay đổi gì về thuộc tính font, màu sắc các khung văn bản trong các slide, đừng làm điều đó trong từng slide riêng rẽ (trừ khi không thể khác được). Hãy thay đổi một cách nhất quán trong mọi slide bằng cách dùng Slide Master. 12
Ví dụ: Tạo một trình chiếu dạng có menu. Giả sử presentation của bạn gồm 6 slide. Slide đầu tiên để giới thiệu vấn đề TĂNG NĂNG XUẤT và XUẤT KHẨU THỦY SẢN. Năm slide còn lại mỗi slide trình bày về các đề mục: 1. Con giống. 2. Môi trường. 3. Thời vụ. 4. Vốn đầu tư. 5. Lao động. Thực hiện như sau: Bước 1: Xin cấp mới một presentation ([File] -> New (Chọn From Design Template)). Bước 2: Xin cấp thêm cho đủ sáu Slide ([Insert] -> New Slide). Bước 3: Chuyển qua Slide Master ([View] -> Master -> Slide Master) Bước 4: Nếu PowerPoint của bạn có version từ 2002 thì bạn sẽ có 2 Master Slide. Click chọn Master Slide đầu tiên (Used by slide(s): 2-6). Bước 5: Tạo một TextBox trong Slide này với nội dung như Con giống. hình bên. Bây giờ trong tất cả các slide từ 2 đến 6 đều Môi trường. hiển thị textbox đó. Thời vụ. Vốn đầu tư. Bước 6: Bạn trở lại chế độ [View] -> Normal để quan sát các Lao động. slide bình thường. Bước 7: Đặt một hình vuông nhỏ ở đầu tên đề mục tại slide tương ứng bạn sẽ trình bày đề mục đó (Thực ra điều này chỉ để bạn dễ tham khảo mà thôi!). Bước 8: Lại chuyển về chế độ xem Master Slide. Bước 9: Duyệt chọn từng đề mục. Ví dụ “Thời vụ”. Click chọn [Insert] -> Hyperlink để tạo liên kết với Slide tương ứng. Mỗi dòng chữ có liên kết xong sẽ được gạch dưới. (Xem hình sau đây.) Bước 10: Trở lại bước 9 cho đến khi nào hết các đề mục hoặc qua bước 11. Bước 11: Chấm dứt. Hãy trở vào [View] -> Normal và nhấn F5 để chạy presentation. Bạn sẽ thấy hiệu lực của các liên kết vừa thực hiện. 13
Nếu version PowerPoint của bạn chỉ cho có một Master Slide thì bạn cũng làm tương tự. Hình cho Bước 9: Lưu ý trong bước này bạn chọn Place in This Document và Slide Titles “Thời vụ” Sau tất cả điều này có thể nói việc xây dựng cấu trúc của presentation của bạn đã hoàn tất. Phần sau đây chỉ nói về các chi tiết thiết kế liên quan đến từng slide. 2. Slide và Note Pages: Phía dưới các slide bạn sẽ thấy khung có ghi dòng “Click to add notes”. Khung này để bạn soạn các ghi chú cho từng slide. Nếu chỉ ghi chú ít dòng thôi bạn có thể click vào đây và bắt đầu ghi chú. Nếu bạn phải ghi chú nhiều hơn và cần một khung ghi chú đầy đủ hãy click [View]-> Notes Page. Một cửa số Ghi chú đầy đủ sẽ hiện ra cho phép bạn ghi đầy đủ hơn. Bạn cũng có thể chèn vào khung này hình ảnh, biểu đồ, v.v. như trong một trình soạn thảo. Hình bên cho thấy một Notes page ứng với slide Thời vụ Notes Page có văn bản lẫn biểu đồ. 14
3. Soạn thảo trong Slide: Trừ các khung văn bản có trên slide được thiết kế sẵn, do bạn chọn từ Design template, mọi đối tượng khác bạn muốn đưa thêm vào Slide đều phải thực hiện thông qua menu [Insert]. A) VĂN BẢN Thông thường mỗi slide xuất hiện với vài khung văn bản có dòng nhắc “Click to add title – Click vào đây để (soạn) thêm tiêu đề” hoặc “Click to add subtitle – Click vào đây để thêm tiêu đề phụ”. Văn bản và các cấp văn bản trong mỗi khung này có định dạng được qui định trước và chung cho tất cả slide trong Master slide. Bạn chỉ việc nhấp vào đó và soạn thảo. Mỗi khi bạn gõ ENTER trong khung này thì bạn được một đoạn văn bản mới cùng cấp và PowerPoint sẽ tự động điều chỉnh kích thước Font một cách tối ưu so với kích thước khung. Muốn thay đổi Cấp văn bản qui định bởi Master slide cấp văn bản bạn đặt con trỏ trước mỗi đoạn và gõ phím TAB. Trừ một vài định dạng nhỏ như in nghiêng (italic), đậm (bold), gạch dưới (underline), màu (font color) bạn đừng thay đổi tên font hay font size ở đã được phản ánh trong khung soạn thảo do thao tác gõ phím TAB đây. Hãy thực hiện các thay đổi đó một cách nhất quán trong Master slide. 15
Nếu bạn cần thêm khung văn bản hãy click chọn [Insert] -> Textbox. Sau đó click trên slide tại vị trí bạn muốn thêm văn bản và gõ vào. Từ PowerPoint 2002 khung văn bản này có thể xoay được một góc tùy ý. Mỗi khung văn bản có thể được tô màu cũng như qui định đường viền. Click chọn textbox, thực hiện các việc này bằng các công cụ tương ứng trên thanh Drawing. Hình trên cho thấy một textbox được tô màu trong suốt (transparency), đường viền và có nút xoay ở phía trên. Outlining: Để dễ dàn ý cho một presentation, người ta cũng soạn thảo ở chế độ Outline. Click chọn Tab Outline và bắt đầu soạn thảo trong khung Outline. Mỗi lần gõ ENTER ta được một đoạn văn bản cùng cấp (level). Gõ phím TAB ở đầu dòng văn bản được một văn bản ở cấp kế tiếp. Cấp đầu tiên ứng với một slide mới. Điều chỉnh cấp một đoạn văn bản bằng cách click chọn đoạn văn bản đó và click các nút mũi tên trái/phải trên thanh công cụ Outline. PowerPoint tự động bố trí thêm slide cho vừa đủ trong quá trình soạn thảo Outline. 16
Cũng có thể thực hiện Outline bằng Microsoft Word: 1. Mở MS Word và click chọn [View]-> Outline. Soạn thảo. Word phân cấp các đoạn văn bản bởi Level1, Level2, …tương ứng với các style Heading1, Heading2,…. Cuối cùng Save văn bản dưới dạng Rich Text Format (*.rtf). 2. Mở MS PowerPoint click, chọn Open văn bản Rich Text Format nói trên. PowerPoint sẽ tự động chuyển đổi thành nội dung trên các Slide. B) HÌNH ẢNH Để lưu trữ hình ảnh trên máy tính người ta dùng nhiều định dạng khác nhau tùy theo mong muốn về chất lượng hình ảnh hoặc thời gian truyền tải hình ảnh đó qua mạng. Mỗi định dạng thường được nhận biết qua phần mở rộng của tên file. Các chuẩn sau đây hay được dùng: Chuẩn BMP: Các file có tên tận cùng bằng .bmp. Đây là chuẩn hình ảnh có chất lượng cao nhất nhưng có có kích thước file lớn nhất. Chuẩn GIF: Các file có tên tận cùng bằng .gif, thường dùng cho hình ảnh động và nhỏ. Chuẩn JPG: Các file có tên tận cùng bằng .jpg. Là chuẩn file nén, kích thước vừa phải, có thể co dãn mà không suy giảm mấy chất lượng. Thường được dùng để thể hiện hình ảnh trên web page. Các máy chụp hình kỹ thuật số cũng thường dùng chuẩn này. Ngoài ra cũng có một số chuẩn khác chỉ được dùng bởi các phần mềm đồ họa đặc biệt. Việc tải được hay không các hình ảnh thuộc các chuẩn đó tùy thuộc vào hệ điều hành bạn đang dùng có chấp nhận hiển thị các hình đó hay không. Muốn tải hình ảnh lên Slide bạn thực hiện: [Insert] -> Picture. Bạn có bốn lựa chọn:  From Clip Art: Lấy từ bộ sưu tập của MS Office. Thông thường là các hình ảnh chuẩn .wmf (window media file)  From File: Bạn phải chỉ định tên file đang lưu trên máy tính.  From Scanner or Camera: Máy tính phải đang được kết nối với scanner hoặc máy chụp hình hoặc webcam. Từ Windows XP trở đi các thiết bị này khi gắn với máy tính qua cổng USB thường được Windows nhận dạng ngay (Windows 98 có thể nhận biết được thiết bị nhưng trong đa số trường hợp nó sẽ không làm việc được trừ khi bạn cài đúng driver của thiết bị đó). Camera được nhận dạng như một ổ đĩa và bạn có thể thao tác với các file hình ảnh như thao tác đối với một file thông thường. Đối với scanner bạn cần cài đặt driver của đúng thiết bị để nó có thể làm việc tốt mặc dù đôi khi Windows có thể làm việc với Scanner như một thiết bị TWAIN. Đối với WebCam cũng tương tự.  New photo Album: Bạn phải chỉ định album ảnh đang lưu trên máy. Dù lựa chọn nào hình ảnh cũng được đặt trên slide trong một khung (holder). Click lên hình ảnh khung này sẽ hiện lên với 8 nút nhỏ chung quanh (và có thể có thêm một nút để xoay hình) . Bạn có thể dời hoặc điều chỉnh kích thước của hình. Click chuột phải lên hình để có menu với các tùy chọn thao tác cần thiết giống như khi bạn thực hiện trong MS Word. 17
C) ÂM THANH Để lưu trữ âm thanh trên máy tính người ta dùng nhiều định dạng khác nhau tùy theo mong muốn về chất lượng âm thanh hoặc thời gian truyền tãi âm thanh đó qua mạng. Mỗi định dạng thường được nhận biết qua phần mở rộng của tên file. Các chuẩn sau đây hay được dùng: Chuẩn Wave: Các file có tên tận cùng bằng .wav. Đây là chuẩn âm thanh có chất lượng cao nhất nhưng cũng có kích thước file lớn nhất. Khi bạn ghi âm bằng Sound Recorder của MS Windows ([START -> Programs -> Accessories -> Entertainment -> …]) thì đây là chuẩn mặc định. Một ca khúc thông thường 5 phút có thể được ghi thành một file cở 70 MB! Chuẩn MP3: Các file tận cùng bằng .mp3, là chuẩn nén âm thanh. Rất hay được dùng trong môi trường Internet và điện thoại di động. Kích thước file rất nhỏ. Một file wav cở 60MB có thể nén về chuẩn mp3 chỉ còn cở 1.5 MB. Tuy nhiên âm thanh ở chuẩn này chất lượng suy giảm khá nhiều, thường hay bị méo giọng. Chuẩn MIDI: Là chuẩn cho giao diện nhạc cụ số (Musical Instrument Digital Interface). Thường dùng để ghi âm cho các nhạc cụ. Có đuôi file .mid. Còn rất nhiều chuẩn khác, tuy nhiên để có thể phát lại các file âm thanh đó trên máy của các bạn, đôi khi cần phải có các chương trình đặc biệt như Real Time Player/ Quick Time / i-tunes .v.v hoặc bạn phải tải về các CODEC đặc biệt từ Internet để Windows Media Player có thể phát được. Khi bạn phải trình diễn presentation trên một máy không quen thuộc cần lưu ý Windows Media Player của máy này có hỗ trợ chuẩn âm thanh bạn đang dùng hay không. Muốn chèn âm thanh vào một slide bạn thực hiện: [Insert]-> Movies & Sounds Bạn có 4 lựa chọn: i) Sound from Clip Organizer: Lấy từ bộ sưu tập các file âm thanh trên máy của bạn. ii) Play CD Audio Track: Từ một đĩa CD. iii) Record sound: Nếu máy của bạn có trang bị micro bạn có thể ghi âm ngay trực tiếp trong lúc đang soạn thảo PowerPoint. Cửa sổ Record Sound xuất hiện. Bạn điền tên âm thanh vào ô Name, như trong hình dưới đây là “Loi gioi thieu”. Click vào nút tròn màu đỏ và bạn bắt đầu “nói” vào micro. Nhấn nút hình vuông để tạm ngưng. Khi xong nhấn nút OK. Một 18
biểu tượng loa sẽ xuất hiện trên slide. Nếu không muốn biểu tượng loa xuất hiện trên slide hãy kéo nó ra ngoài khỏi slide. Âm thanh này mặc định phát tự động khi slide xuất hiện và được nhúng trong (embed) slide chứ không ghi thành một file riêng. Không muốn âm thanh phát tự động hãy click chuột phải lên biểu tượng loa. Trên FlyOut Menu4 chọn Custom Animation, sau đó điều chỉnh một cách thích hợp. iv) Sound from File: Lấy từ một file được chỉ định. Bạn cũng có thể ghi âm trước khi làm việc với PowerPoint bằng cách vào: [START -> Programs -> Accessories -> Entertainment -> Sound Recorder] Bộ ghi âm như hình bên xuất hiện. Click vào nút tròn đỏ để bắt đầu thu âm. Chấm dứt bằng cách nhấn nút hình vuông (bấy giờ đã đổi thành màu đỏ). Chương trình sẽ yêu cầu bạn đặt tên file5 để lưu thành một file với định dạng *.wav Nếu bạn chọn Sound From File thì PowerPoint sẽ hỏi bạn có muốn âm thanh này tự động phát ra cùng lúc với slide được mở (Do you want your sound to play automatically in the slide show? - Chọn Yes) hay chờ khi bạn click lên biểu tượng loa (If not, it will play when you click it - Chọn No). Một biểu tượng cái loa được đặt lên slide để cho bạn biết có âm thanh được liên kết (link) vào. Trên một slide không hạn chế số lượng file âm thanh được liên kết. Bạn nên đặt nhãn cho mối cái loa để phân biệt từng nguồn âm thanh khác nhau. Một chút kinh nghiệm: a) Bạn nên xem trước coi micro, speaker có đang hoạt động không. b) Khi trình diễn nên để âm lượng của loa ở cực tiểu rồi điều chỉnh lớn lên dần dần cho thích hợp. c) Nếu thu âm cho giọng nói thì bạn nên dùng micro của Head phone để đở tạp âm. d) Nếu PowerPoint chỉ liên kết (link) với các file multimedia mà không nhúng (embed) các dữ liệu này vào presentation thì phải chép đầy đủ các file này vào chung thư mục. Làm như vậy để thuận tiện khi chép presentation qua máy khác. D) VIDEO Để lưu trữ phim trên máy tính người ta dùng nhiều định dạng khác nhau tùy theo mong muốn về chất lượng hình ảnh hoặc thời gian truyền tải hình ảnh đó qua mạng. Mỗi định dạng thường được nhận biết qua phần mở rộng của tên file. Các chuẩn sau đây hay được dùng: 4 FlyOut Menu: Menu xuất hiện ngay tại nơi bạn nhấn chuột phải. 5 Nhớ đặt file này nằm trong cùng Folder với presentation của bạn! 19
Chuẩn AVI: Có đuôi file tận cùng bằng *.avi Chuẩn MPEG: Có đuôi file tận cùng bằng .mpg. Phần lớn máy quay phim cầm tay cho phép lưu trữ video dưới dạng này. Chèn phim vào slide cũng thực hiện tương tự như chèn âm thanh. Một khung màu đen sẽ được đánh dấu trên slide chỉ định vùng phim sẽ được kết xuất. Khi trình chiếu bạn có thể nhấn vào khung này để bắt đầu. Nhấn lần nữa để tạm ngưng. Nhấn lần nữa để tiếp tục, .v.v. Các đoạn phim thường có dung lượng rất lớn và thường chạy ở chế độ streaming nên bạn cần lưu ý đến khả năng của thiết bị lưu trữ và tốc độ của máy tính. Thời gian buffering lớn quá có thể làm nãn lòng người xem. Các đoạn phim download từ Internet xuống thường không nghe thấy tiếng được (thậm chí Windows Media Player cũng không chạy được) do sai CODEC. Người ta hay lưu trữ phim trên VCD hoặc DVD. Nhưng trái với mong đợi của nhiều người, đĩa CD hoặc đĩa DVD không đủ bền và không đủ tin cậy sau một thời gian dài. Đôi khi chỉ sau vài tháng một đĩa CD/DVD có thể không còn đọc được. Ghi đĩa với tốc độ càng cao thì độ tin cậy càng kém! Bạn cần cẩn thận thử lại trước khi sử dụng một VCD hoặc DVD cũ. Chuẩn bị phim: Bạn có thể tải, chép một đoạn phim từ đâu đó nhưng thông thường để có một đoạn phim thích hợp với đề tài bạn sẽ trình bày thì bạn phải tự quay phim. Hiện nay máy quay phim (Camcorder) đã trở nên phổ biến và giá cả cũng có thể chấp nhận được. Các Camcorder như thế có thể ghi lên băng từ, đĩa CD hoặc đĩa cứng gắn trong. Nếu Camcorder sử dụng băng từ thì bạn phải tải nó lên máy tính (thông thường là qua cổng USB), thao tác này thường được gọi là Capture, bằng một phần mềm đặc biệt đi theo đĩa driver của nó6. Sau khi đã capture rồi (dưới dạng một file .mpg) bạn có thể biên tập (cắt bớt, thêm tiêu đề, thêm âm thanh, sắp xếp lại các đoạn phim, chèn thêm vào một đoạn phim khác,v.v.) bằng chương trình Windows Movie Maker. Đây là một chương trình được tích hợp sẳn của Windows XP (thông thường bạn sẽ thấy ứng dụng này trong Accessories). Tuy nhiên bạn nên lưu ý việc biên tập phim đòi hỏi máy tính của bạn phải có cấu hình rất mạnh (CPU 2.5 GHz trở lên, RAM nên cở 1GB và đĩa cứng phải có dung lượng còn trống chừng vài GB) để bạn không phải trở nên suy nhược vì chờ đợi!. Một số webcam hay điện thoại di động cũng có thể cho phép bạn quay phim. Tuy nhiên chất lượng thì … ! Bạn có thể ghi các file phim lên đĩa7 CD/DVD ở chế độ Data CD/DVD. Tuy nhiên ở chế độ đó các đĩa này không chạy tự động trên các đầu đĩa được. Bạn cần khai báo là bạn muốn tạo các đĩa Video-CD hoặc DVD- Video. Khi đó đĩa bạn tạo ra có thể chạy được tự động trên các đầu đĩa CD/DVD. 6 Khi mua camcorder bạn cần để ý phải có đĩa này và bạn phải nhớ giữ kỹ nó! 7 Bằng một phần mềm ghi đĩa nào đó - Nero chẳng hạn. 20