Hướng tiếp cận mới trong phát triển giải pháp tự động hóa quy trình nghiệp vụ trước bối cảnh tự chủ tại các trường đại học, cao đẳng Việt Nam

Chia sẻ: Phó Cửu Vân | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:10

Thêm vào BST

Báo xấu

7
lượt xem 1
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Bài viết "Hướng tiếp cận mới trong phát triển giải pháp tự động hóa quy trình nghiệp vụ trước bối cảnh tự chủ tại các trường đại học, cao đẳng Việt Nam" đưa ra một số khuyến nghị nhằm thúc đẩy quá trình tự động hóa trong bối cảnh các trường học cần liên tục đổi mới, sáng tạo, đáp ứng nhu cầu của người học và từng bước tự chủ. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Hướng tiếp cận mới trong phát triển giải pháp tự động hóa quy trình nghiệp vụ trước bối cảnh tự chủ tại các trường đại học, cao đẳng Việt Nam

HƯỚNG TIẾP CẬN MỚI TRONG PHÁT TRIỂN GIẢI PHÁP TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TRƯỚC BỐI CẢNH TỰ CHỦ TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC, CAO ĐẲNG VIỆT NAM Chu Văn Huy Học viện Ngân hàng Phạm Xuân Lâm1 Viện Công nghệ thông tin và Kinh tế số, Trường Đại học Kinh tế quốc dân Abstract Currently, Vietnamese universities and colleges are facing an increasing workload related to administration, training and scientific research activities. Meanwhile, many tasks that need to be performed are repetitive in nature, which is not a small part. The application of robotic process automation technology to optimize the way the above workload is handled is expected to bring positive effects. In addition, the study also makes some recommendations to promote the automation process in the context that schools need to continuously innovate, creative, meet the needs of learners and step by step autonomy. Keywords: Business Process Automation, Robotic Process Automation, RPA, Autonomy. 1. GIỚI THIỆU Trong những năm gần đây, rất nhiều ngành công nghiệp, lĩnh vực đã đặt mục tiêu nâng cao năng lực tự động hóa (Automation capacites). Theo (Chakraborty et al., 2023) thì mục tiêu trên được bắt nguồn từ giữa những năm 1970 với điểm khởi đầu là các Hệ thống Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp ERP (Enterprise Resource Planning) với nhược điểm thiếu khả năng tuỳ biến. Đến giữa thập niên 1980, các doanh nghiệp sử dụng công nghệ Quản lý quy trình nghiệp vụ BPM (Business Process Management) được sử dụng với ưu điểm có thể tuỳ biến và hướng API (API-Driven). Từ 2010 trở lại đây, tự động hóa quy trình bằng Robot (Robotic Process Automation - RPA) được giới thiệu với nền tảng và API can thiệp độc lập. Hiện RPA đã trở thành thuật ngữ được đề cập nhiều trong các cuộc thảo luận về các công nghệ đột phá có thể được sử dụng trong cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ tư được coi là một công nghệ có khả năng giúp tăng cường năng lực tự động hóa quy trình nghiệp vụ trong nhiều ngành nghề, lĩnh vực khác nhau. RPA được hiểu giống như việc sử dụng chương trình phần mềm đặc biệt thường được gọi là robot phần mềm (Software Robots, SoftBots hay Bots) như một “lực lượng lao động ảo” (Virtualized Workforce) nhằm thực hiện các công việc thường lệ của con người. Nguyên tắc cơ bản cho phép RPA thay thế con người là bắt chước các tác vụ của con người; đạt được hiệu quả cao nếu khối lượng tác vụ cần thực hiện lớn và có tính chất lặp đi lặp lại. Do đó, các tác vụ muốn được thực hiện bằng RPA cần cụ thể hóa, tường minh, xuất hiện nhiều lần trong quy trình cần thực hiện. 1 lampx@neu.edu.vn 374
Đối với lĩnh vực giáo dục, nhiều trường đại học, cao đẳng đã tiến hành việc số hoá dữ liệu, phát triển các ứng dụng để quản lý các dữ liệu số hoá. Tuy nhiên, các hệ thống thường được nhiều đối tác khác nhau phát triển, được phát triển trên nhiều nền tảng công nghệ khác nhau và thường không “nói chuyện” được với nhau. Do đó, có nhu cầu không nhỏ trong thực hiện tích hợp, kết nối các hệ thống nhằm mục tiêu giúp các bộ phận trong nhà trường có thể thực hiện được các nghiệp vụ được phân tích liền mạch. Ngoài việc thực hiện theo cách truyền thống, (Chu & Pham, 2022) đã đưa ra thống kê một số hệ thống thông tin điển hình trong các trường đại học, cao đẳng có thể áp dụng giải pháp RPA như Hệ thống thông tin liên quan tới hoạt động Quản lý đào tạo, Quản lý người học, Thanh tra và Kiểm định chất lượng, Nghiên cứu khoa học, Thư viện, Tài chính kế toán, Quản trị thiết bị, Tổ chức cán bộ, Hành chính tổng hợp, Truyền thông,... Đối tượng được hưởng lợi nếu áp dụng thành công tự động hóa quy trình nghiệp vụ là lãnh đạo nhà trường, nhân viên các phòng ban, giảng viên (GV), sinh viên (SV)... nhờ giảm khối lượng và thời gian thực hiện các công việc đơn giản, nhàm chán, có tính chất lặp đi lặp lại; giúp tập trung vào các công việc cốt lõi đòi hỏi sự sáng tạo. Nghiên cứu này tập trung trả lời ba câu hỏi nghiên cứu liên quan tới nhu cầu tự chủ trong phát triển giải pháp tự động hóa quy trình nghiệp vụ tại các trường đại học, cao đẳng ở Việt Nam. Cụ thể: (1) Lựa chọn mô hình nào cho phát triển giải pháp tự động hóa quy trình nghiệp vụ tại các trường đại học, cao đẳng? (2) Các trường đang đứng ở đâu trong tiến trình tự động hóa quy trình nghiệp vụ? (3) Làm sao có thể đưa công nghệ RPA tới gần hơn các trường đại học, cao đẳng tại Việt Nam? 2. MÔ HÌNH PHÁT TRIỂN GIẢI PHÁP TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TẠI CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC, CAO ĐẲNG Để duy trì tính cạnh tranh, các trường liên tục tìm cách cải tiến quy trình nghiệp vụ liên quan tới hoạt động quản trị điều hành, đào tạo, nghiên cứu khoa học,…. Thông qua rà soát, đánh giá các quy trình nghiệp vụ hiện hữu, có thể thấy vẫn còn tồn tại các quy trình không được xử lý tốt, chưa tối ưu trong mỗi trường đại học, cao đẳng. Để thực hiện cải tiến, đổi mới và hướng tới tự động hóa quy trình nghiệp vụ; ngoài lãnh đạo nhà trường sẽ cần sự tham gia tích cực đến từ các Phòng ban (cán bộ)/Khoa (GV, SV) và bộ phận công nghệ thông tin (CNTT) (cán bộ có trình độ công nghệ) tham gia chính vào tiến trình này. Nghiên cứu của (Bygstad, 2017) đã xác định hai cách tiếp cận chính để thực hiện tự động hóa quy trình nghiệp vụ trong một tổ chức/doanh nghiệp đó là thông qua phát triển giải pháp tự động hóa quy trình nghiệp vụ theo hướng truyền thống (CNTT hạng nặng - Heavyweight IT) hoặc phát triển giải pháp tự động hóa quy trình nghiệp vụ theo hướng linh hoạt (CNTT hạng nhẹ - Lightweight IT). Việc lựa chọn cách tiếp cận nào giúp giải quyết mục tiêu tự động hóa quy trình nghiệp vụ phụ thuộc vào yêu cầu và mong muốn của mỗi tổ chức/doanh nghiệp. Bảng 1 đưa ra một số tiêu chí nhằm đối sánh của 2 cách tiếp cận cơ bản cho việc tự động hóa quy trình nghiệp vụ. 375
Bảng 1: So sánh một số khía cạnh trong lựa chọn 2 hướng tiếp cận chính liên quan tới tự động hóa quy trình nghiệp vụ Tự động hóa quy trình nghiệp vụ Tự động hóa quy trình nghiệp vụ Khía cạnh theo hướng truyền thống theo hướng linh hoạt đề cập (CNTT hạng nặng - Heavyweight IT) (CNTT hạng nhẹ - Lightweight IT) Hệ thống Hệ thống thực thi hoạt động nghiệp vụ Hệ thống vận hành theo định hướng quy phù hợp có tương tác với máy chủ dữ liệu trình nghiệp vụ, tương tác với các ứng áp dụng dụng đơn giản và tức thời,… Phụ trách Bộ phận CNTT Người dùng có nhu cầu sử dụng, hãng cung cấp giải pháp RPA Công nghệ Máy tính, máy chủ, cơ sở dữ liệu, công Máy tính, máy tính bảng, điện thoại sử dụng nghệ tích hợp,… thông minh,… Kiến trúc Giải pháp tích hợp toàn diện theo hướng Giải pháp không xâm lấn, thường chia nhỏ hệ thống tập trung hoặc phân tán và tìm cách tự động hóa phần phù hợp. Mức độ Xâm lấn, tác động chính tới lớp nghiệp Không xâm lấn, tác động chính tới lớp xâm lấn vụ và dữ liệu. hiển thị Văn hóa Có tính hệ thống, chất lượng và bảo mật Đổi mới và thực nghiệm phát triển Thách thức Mức độ phức tạp và chi phí cao Các hệ thống tách biệt, quyền riêng tư và vấn đề bảo mật (Nguồn: Đối sánh CNTT hạng nặng và CNTT hạng nhẹ, Bygstad, 2017) 2.1. Tự động hóa quy trình nghiệp vụ theo hướng truyền thống Theo (Bygstad, 2017) thì tự động hóa trình nghiệp vụ theo hướng truyền thống đề cập đến giải pháp được thúc đẩy bởi các chuyên gia CNTT, được hiện thực hóa thông qua kỹ thuật phần mềm. Những giải pháp chính có thể được lựa chọn theo hướng này bao gồm: (1) Lựa chọn mở rộng hệ thống hiện tại hoặc (2) Lựa chọn mua giải pháp quản lý quy trình nghiệp vụ (BPM - Business Process Management) với phần mở rộng tự động hóa quy trình nghiệp vụ (BPA - Business Process Automation) hoặc (3) Lựa mua giải pháp phần mềm trung gian. Bằng cách lựa chọn mở rộng hệ thống hiện tại, nhà trường sẽ phải làm việc với các đối tác cung cấp phần mềm để triển khai các dự án nâng cấp hệ thống. Khó khăn có thể gặp phải liên quan tới mức độ sẵn sàng đơn vị hỗ trợ nâng cấp mở rộng, đơn vị phát triển các hệ thống có liên quan đến hệ thống cần nâng cấp mở rộng và chi phí dự án nâng cấp. Phương án lựa chọn mua giải pháp quản lý quy trình nghiệp vụ với phần mở rộng tự động hóa quy trình nghiệp vụ là phương án mang tính bài bản, căn cơ và lâu dài. Tuy nhiên, cách tiếp cận này cần nhiều thời gian để xây dựng nền tảng triển khai, phân tích các nghiệp vụ cần chuyển đổi lên hệ thống mới, thực thi, kiểm thử, nhập dữ liệu từ hệ thống cũ lên hệ thống mới,… Do đó, tiến trình tự động hóa các quy trình riêng lẻ sẽ chậm đi đáng kể. Lựa chọn cuối gắn với phát triển các giải pháp tích hợp hệ thống nhằm kết nối hai hoặc nhiều ứng dụng đã tồn tại. Tuy nhiên, các ứng dụng có thể do nhiều đối tác khác nhau cung cấp, được phát triển trên các nền tảng công nghệ khác nhau, một số phân hệ của ứng dụng có thể được cập nhật thường xuyên,… dẫn tới những thách thức lớn cho đối tác phát triển giải pháp phần mềm trung gian. Như vậy có thể thấy với cách tiếp cận lựa chọn tự động hóa quy trình nghiệp vụ theo hướng truyền thống được hỗ trợ chính bởi bộ phận CNTT nhằm thực hiện tích hợp các Hệ thống ERP, các hệ thống thực thi hoạt động nghiệp vụ có tương tác với máy chủ cơ sở dữ liệu,… giúp định hình các quy trình nghiệp vụ mang tính liên tục. Theo hướng 376
này, các tổ chức cố gắng giải quyết vấn đề các hệ thống bị tách biệt, không “nói chuyện” được với nhau. Tuy nhiên, trong khi các hệ thống ngày một phức tạp, việc đòi hỏi thực hiện tích hợp, đảm bảo bảo mật, khả năng phục hồi hệ thống và ngân sách hợp lý sẽ là những thách thức lớn. Sommerville et al. (2012) chỉ ra rằng khi các hệ thống được tích hợp thành một liên minh các hệ thống, các hệ thống sẽ liên tục giao tiếp trong quá trình vận hành và nguy cơ xảy ra sự cố ngoài ý muốn ngày một cao. Do đó, cũng cần những giới hạn nhất định trong việc thực hiện tích hợp hệ thống. 2.2. Tự động hóa quy trình nghiệp vụ theo hướng linh hoạt (Bygstad, 2017) cho rằng tự động hóa trình nghiệp vụ theo hướng linh hoạt đề cập đến giải pháp được thúc đẩy bởi nhu cầu của người dùng (như lãnh đạo, nhân viên phòng ban, GV,…), được thực hiện thông qua các quá trình đổi mới. Giải pháp chính cho lựa chọn này là sử dụng một công cụ tích hợp có mục đích đặc biệt. Mohapatra (2009) coi đây là lối tắt để tự động hóa quy trình nghiệp vụ, vì chúng được xây dựng đặc biệt để tự động hóa quy trình nghiệp vụ và thường cũng có thể được sử dụng bởi những người không chuyên về kỹ thuật. Hình 1: Kiến trúc của một hệ thống mã nguồn mở RPA điển hình (Nguồn: Kiến trúc giải pháp nguồn mở EnterRPA, Shin et al., 2023) Với cách tiếp cận lựa chọn tự động hóa quy trình nghiệp vụ theo hướng linh hoạt phù hợp với các tác vụ mà CNTT hạng nặng thường không hỗ trợ được, đó là đáp ứng các nhu cầu đơn giản và tức thời của người dùng. CNTT hạng nhẹ thường hỗ trợ các quy trình làm việc với các ứng dụng đơn giản, chi phí rẻ. Ví dụ dễ hiểu nhất của CNTT hạng nhẹ là áp dụng công nghệ RPA, Lacity and Willcocks (2016) cho thấy RPA có thể giúp những người không phải là chuyên gia CNTT cũng có thể triển khai các công cụ tự động hóa hoạt động nghiệp vụ trong quy trình làm việc của giới văn phòng. RPA - một công nghệ tiên tiến được đề cập nhiều ở thời điểm hiện nay, có thể coi là một lựa chọn phù hợp thoả mãn các yêu cầu ở trên. Các giải pháp RPA đều cung cấp cho người dùng khả năng có thể xây dựng các đoạn kịch bản (Script) hoặc luồng công việc (Workflow) hoặc quy 377
trình (Process) nhằm thực thi các tác vụ cần tự động hóa (thường phát biểu dưới dạng mệnh đề If…Then; thực hiện tác vụ lặp đến khi hoàn tất;…) thông qua sử dụng các thư viện có thể can thiệp vào Hệ thống máy tính, Thư mục, Tệp tin, Trình duyệt Web, Các thiết bị ngoại vi (Bàn phím, Chuột,…), Cơ sở dữ liệu,… Hướng tiếp cận này, có nhiều ưu điểm như tốc độ triển khai nhanh, áp dụng được cho nhiều bài toán đa dạng, không tác động nhiều đến các hệ thống hiện tại và nền tảng công nghệ thường xuyên được cập nhật. Tuy nhiên, khó khăn lớn trong việc gây dựng đội ngũ phát triển giải pháp có kiến thức và am hiểu về công nghệ mới nổi hay chi phí bản quyền nếu tiếp cận với các giải pháp của các hãng đang dẫn dắt thị trường RPA. 3. LỰA CHỌN CÁCH TIẾP CẬN GIẢI PHÁP TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ TẠI CÁC CƠ SỞ GIÁO DỤC VIỆT NAM Ở từng cơ sở giáo dục đại học, cao đẳng tại Việt Nam, luôn có sự khác biệt về quan điểm, tính quyết liệt trong triển khai ứng dụng CNTT của lãnh đạo; năng lực phát triển các ứng dụng CNTT của bộ phận chuyên trách về công nghệ; khả năng ứng dụng CNTT của cán bộ, nhân viên, GV, SV,… giữa các trường. Sự khác biệt này hiện chịu tác động, rằng buộc bởi cấp độ tự chủ đang hiện hữu tại các trường. Theo (Khuyến, 2021) cho rằng tồn tại 5 cấp độ tự chủ của một trường đại học, đó là (1) Cơ chế chủ quản; (2) Cơ chế phân quyền quản lý; (3) Cơ chế tự chủ dựa trên quyền làm chủ tập thể; (4) Cơ chế bán tự chủ và (5) Cơ chế tự chủ. Với 5 cấp độ tự chủ tương ứng với 5 nhóm trường ở trên, nhóm nghiên cứu tiến hành quan sát để đưa ra đánh giá về mức độ phù hợp trong việc sử dụng giải pháp tự động hóa quy trình nghiệp vụ theo từng nhóm trường (với thang điểm thấp nhất là 1 (rất không phù hợp), 2 (không phù hợp), 3 (bình thường), 4 (phù hợp) và cao nhất là 5 (rất phù hợp). Qua hoạt động quan sát, có thể thấy đặc trưng ở mỗi cấp độ tự chủ có mối liên hệ với khả năng đầu tư, xây dựng, triển khai liên quan đến các dự án CNTT theo Bảng 2 bên dưới. Bảng 2: Đánh giá mức độ phù hợp lựa chọn hướng tiếp cận khi thực hiện tự động hóa quy trình nghiệp vụ tại các trường đại học, cao đẳng. Tự động Tự động hóa quy hóa quy Cấp độ Bổ sung nhân sự trình trình Ngân hàng đầu tư tự chủ của Đặc điểm cho bộ phận nghiệp vụ nghiệp vụ dự án CNTT trường CNTT theo hướng theo truyền hướng linh thống hoạt Cơ chế Cơ quan chủ quản Rất khó, muốn thực Rất khó, muốn 1/5 4/5 chủ quản thường quyết định hiện thường phải tuyển dụng thường hầu hết những việc viết đề án, thời gian phải gửi đề nghị quan trọng lâu chờ đợi phê tuyển nhân sự tới cơ duyệt lâu quan chủ quản, thời gian chờ đợi lâu Cơ chế Cơ quan chủ quản Khó, muốn thực Khó, muốn tuyển 2/5 4/5 phân quyền có thỏa thuận bằng hiện thường phải dụng thường phải quản lý văn bản cho phép viết đề án, thời gian gửi đề nghị tuyển Hiệu trưởng được lâu chờ đợi phê nhân sự tới cơ quan quyết định trong duyệt lâu chủ quản, thời gian một số việc cụ thể chờ đợi lâu (ủy quyền) 378
Cơ chế Có cơ quan chủ Thực hiện các dự án Tuyển dụng nhân sự 3/5 4/5 tự chủ dựa quản và Hội đồng dễ hơn. Tuy nhiên dễ hơn. Tuy nhiên, trên quyền trường. Tuy nhiên, vẫn cần xin ý kiến vẫn phải xin chỉ tiêu làm chủ Hội đồng trường là cơ quan chủ quản, từ cơ quan chủ tập thể tổ chức quản trị cao thời gian chờ đợi quản, thời gian chờ nhất, thực hiện chức không quá lâu. đợi không quá lâu năng làm chủ của tập thể lao động trong trường. Cơ chế Vẫn chưa xóa bỏ cơ Hội đồng trường có Hội đồng trường có 4/5 4/5 bán tự chủ quan chủ quản, có thể ra chủ trương thể ra tuyển dụng thể tác động lên thực hiện dự án ở nhân sự với số hoạt động của mức độ ngân sách lượng ở mức độ trường thông qua nhất định (không nhất định (không việc cử đại diện của nhất thiết phải xin ý nhất thiết phải xin ý mình tham gia vào kiến của cơ quan kiến của cơ quan Hội đồng trường chủ quản 100%) chủ quản 100%) chứ không được can thiệp trực tiếp, để trường đại học có quyền tự chủ trong hoạt động của mình. Cơ chế Hội đồng trường là Hội đồng trường Hội đồng trường 5/5 5/5 tự chủ cấp có thực quyền chủ động ra chủ chủ động ra chủ cao nhất trong trương, quyết định trương, quyết định trường, thực hiện đầu tư cho các dự tuyển dụng nhân sự quyền của đại diện án quan trọng, có phù hợp, không chủ sở hữu và các tác động tới hoạt phải xin ý kiến cơ bên có lợi ích liên động của nhà quan chủ quản quan; phân định rõ trường, không phải trách nhiệm giữa xin ý kiến cơ quan hội đồng trường với chủ quản ban giám hiệu, bảo đảm sự lãnh đạo của Đảng, đồng thời đẩy mạnh thực hiện công khai, dân chủ, tôn trọng quyền của tập thể cán bộ, GV (Nguồn: Nhóm nghiên cứu tiến hành đánh giá thông qua quan sát từ một số trường đại học, cao đẳng tại Việt Nam, 2023) Với cơ chế chủ quản: Nhà trường thường khó khăn cho việc đầu tư nguồn lực cho các dự án CNTT do phải xin cơ quan chủ quản phê duyệt với thời gian chờ đợi khá lâu. Do đó, những hệ thống thông tin có sẵn rất khó thực hiện nâng cấp tính năng để thực hiện các hoạt động nghiệp vụ mong muốn. Nhóm nghiên cứu đánh giá việc tiếp cận tự động hóa theo hướng linh hoạt trong trường hợp này ở mức độ phù hợp cao hơn (mức 4/5) so với hướng truyền thống (mức 1/5). Với cơ chế phân quyền quản lý: Hiệu trưởng có thể thay mặt cơ quan chủ quản phê duyệt những dự án rất nhỏ về ngân sách và nhân sự. Với các dự án cỡ trung bình và lớn thì việc xin và chờ đợi phê duyệt từ cơ quan chủ quản vẫn không có nhiều thay đổi. Nhóm nghiên cứu cũng đánh giá việc tiếp cận tự động hóa theo hướng linh hoạt trong trường 379
hợp này ở mức độ phù hợp cao hơn (mức 4/5) so với hướng truyền thống dù hướng này đã được cải thiện (mức 2/5). Với cơ chế tự chủ dựa trên quyền làm chủ tập thể: Hội đồng trường có thể ra các nghị quyết đề xuất thực hiện dự án; được tham dự các cuộc họp cùng cơ quan lãnh đạo chủ chốt của chủ quản thường xuyên; thời gian đề xuất tới phê duyệt được rút ngắn đáng kể. Do đó, tính khả thi trong triển khai các dự án CNTT nói riêng được nâng lên đáng kể. Tuy nhiên, thời gian chờ đợi cũng sẽ tính bằng đơn vị tháng. Nhóm nghiên cứu cũng đánh giá việc tiếp cận tự động hóa theo hướng linh hoạt trong trường hợp này ở mức độ phù hợp cao hơn (mức 4/5) so với hướng truyền thống dù hướng này đã được cải thiện đáng kể (mức 3/5). Với cơ chế bán tự chủ: Hội đồng trường có thể ra chủ trương thực hiện các dự án với ngân sách và nguồn lực con người ở mức độ nhất định. Việc triển khai các dự án CNTT nói chung và các dự án tự động hóa nói riêng cơ bản thuận lợi nếu nằm trong phạm vi nguồn lực cho phép. Nhóm nghiên cứu cũng đánh giá việc tiếp cận tự động hóa theo hướng linh hoạt trong trường hợp này ở mức độ phù hợp cân bằng (mức 4/5) so với hướng truyền thống (mức 4/5). Với cơ chế tự chủ: Hội đồng trường có thể ra chủ trương thực hiện các dự án với ngân sách và nguồn lực con người dựa trên nhu cầu thực sự của nhà trường mà không cần xin phép ý kiến cơ quan chủ quản. Điều này giúp triển khai các dự án rất thuận lợi. Nhóm nghiên cứu cũng đánh giá việc tiếp cận tự động hóa theo hướng linh hoạt trong trường hợp này ở mức độ phù hợp cân bằng (mức cao nhất 5/5) so với hướng truyền thống (mức cao nhất 5/5). Như vậy có thể thấy, việc phấn đấu tự chủ đại học sẽ đem lại nhiều lợi ích cho các trường dù gặp không ít khó khăn do càng tự chủ thì nguồn ngân sách được nhà nước cấp cho các trường càng giảm. Tuy nhiên, việc chủ động trong việc ra quyết định liên quan đến hoạt động của nhà trường giúp các trường có thể đạt bước tiến hiệu quả hơn, mạnh mẽ hơn và xa hơn. Các nguồn lực về tài chính; nguồn lực con người giúp các trường xác định bài toán cần thực hiện, bắt tay ngay vào thực hiện, nhanh chóng thực hiện các dự án cần thiết phục vụ hoạt động của nhà trường. Mặt khác, nếu khéo léo và quyết tâm trong tổ chức, triển khai thực hiện tự động hóa quy trình nghiệp vụ theo hướng linh hoạt (hoặc kết hợp song song với hướng truyền thống, tối ưu hoá hướng truyền thống), thì nguồn lực về tài chính đem lại có thể tối ưu hơn rất nhiều. Bên cạnh đó, việc từng bước hình thành nhận thức, áp dụng những công nghệ tiên phong như RPA có thể giúp các trường đạt được lợi thế cạnh tranh và sự khác biệt lớn. 4. ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM ĐƯA RPA PHỔ BIẾN TRONG CÁC TRƯỜNG ĐẠI HỌC, CAO ĐẲNG Qua những phân tích ở trên, có thể thấy nếu đưa một số công nghệ tiên tiến nhằm thực hiện tự động hóa quy trình nghiệp vụ theo hướng linh hoạt như RPA có thể đem lại nhiều kết quả hữu ích cho các trường đại học, cao đẳng. Mục đích của hoạt động này theo (Chu & Pham, 2022) cho rằng điểm chung của các nghiên cứu đều hướng tới việc phát triển các SoftBot nhằm giúp công việc của các lãnh đạo, nhân viên, GV, học viên của các cơ sở đào tạo tự động hóa các công việc mang tính chất lặp đi lặp lại; các SoftBot tương tác với các hệ thống thông tin của các cơ sở đào tạo (như Hệ thống học trực tuyến, Hệ thống thông tin thư viện,…) nhằm phát triển thêm các tính năng mới mà các hệ thống 380
trước đây chưa có hoặc nếu muốn có phải mất nhiều thời gian, chi phí cho đội phát triển hệ thống. Tuy nhiên, công nghệ mới mẻ này đang dừng lại ở mức độ thử nghiệm ở một số ít các trường trên thế giới và Việt Nam, các giải pháp không triển khai ở mức độ công nghiệp do cần “đo ni đóng giày” và muốn triển khai được thì cần giải quyết một số vấn đề chính dưới đây. 4.1. Hình thành nguồn nhân lực am hiểu về công nghệ RPA Để tạo được đội ngũ phát triển các giải pháp RPA thì ngoài công tác tuyên truyền nâng cao nhận thức, các trường nên bắt đầu tổ chức các khoá học nhằm nâng cao trình độ cho lãnh đạo, bộ phận CNTT và bộ phận nghiệp vụ (cán bộ, GV,…) của mỗi trường. Một nguồn nhân lực quan trọng không kém, giúp triển khai sâu rộng hơn giải pháp RPA không chỉ trong lĩnh vực giáo dục mà còn có thể giúp lan toả ra các lĩnh vực khác đó chính là học viên, SV của các trường. Việc đưa RPA vào giảng dạy trong các trường đại học, cao đẳng dưới hình thức một học phần riêng biệt hoặc lồng ghép vào các học phần liên quan đến đổi mới sáng tạo khởi nghiệp có thể coi là cách tiếp cận phù hợp. Ngoài ra, các trường cũng có thể tính tới phương án đưa RPA lên các môi trường đào tạo trực tuyến như LMS, MOOCs. 4.2. Lựa chọn công cụ triển khai dự án RPA phù hợp Lựa chọn RPA là hướng đi hay quyết tâm cần thực hiện chưa đủ. Bên cạnh đó, từng trường nên cụ thể hóa hơn nữa bằng việc tìm hiểu và đưa ra lựa chọn sử dụng công cụ triển khai phù hợp nhu cầu, khả năng của mỗi trường. Hiện nay, có hai hướng lựa chọn công cụ để triển khai các dự án RPA, đó là lựa chọn các giải pháp RPA thương mại (License) và RPA nguồn mở (Opensource). Với giải pháp RPA thương mại (License): Các hãng (như UiPath, Automation Anywhere, Microsoft,…) hiện đã xây dựng tài liệu hướng dẫn sử dụng, phát triển các tính năng khá tốt. Việc tìm hiểu, cài đặt, thử nghiệm thường được hỗ trợ miễn phí hoàn toàn. Chỉ khi đưa hệ thống triển khai thực tiễn (đòi hỏi sử dụng tài nguyên của hãng) thì phí bản quyền được tính tới. Với giải pháp RPA nguồn mở (Opensource): các nền tảng miễn phí (như taskt, TagUI, UI.Vision, Robot Framework, Open RPA,...) giúp dễ dàng triển khai tự động hóa quy trình nghiệp vụ mà các trường không gặp nhiều vấn đề khó xử liên quan đến phí bản quyền phần mềm; nguồn lực có thể tập trung đầu tư cho hoạt động nghiên cứu, triển khai giải pháp. Tuy nhiên, tài liệu hướng dẫn, các tính năng mới, mức độ thân thiện, mức độ bảo mật,… sẽ khó có thể so sánh với các giải pháp RPA thương mại. Việc lựa chọn giải pháp RPA thương mại hay RPA nguồn mở phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm mục đích, phạm vi và nhu cầu của trường đại học. Nếu trường đại học muốn triển khai RPA trong các quy trình nghiệp vụ cố định, có tính chất định kỳ và phức tạp, các giải pháp RPA thương mại như có thể là lựa chọn tốt. Các giải pháp này cung cấp nhiều tính năng và chức năng, có sẵn hỗ trợ khách hàng và tài liệu chi tiết, đảm bảo tính ổn định và đáng tin cậy. Tuy nhiên, nếu trường đại học có nhu cầu triển khai RPA cho các quy trình đơn giản, ít phức tạp và cần sự tùy biến linh hoạt, RPA nguồn mở có thể là sự lựa chọn phù hợp hơn. RPA nguồn mở đặc biệt hữu ích trong 381
trường hợp trường đại học muốn phát triển các giải pháp RPA riêng, tùy chỉnh cho nhu cầu và yêu cầu của trường. 4.3. Đánh giá tính hiệu quả của dự án RPA Đã có rất nhiều các nghiên cứu thực hiện nhằm giúp đánh giá tính hiệu quả của các dự án RPA khi triển khai trong thực tiễn. Có thể thấy trong các nghiên cứu mang tính chất thực nghiệm, các tác giả thường lựa chọn một số chỉ số mang tính chất định lượng về thời gian (tổng thời gian thực hiện/tổng thời gian tiết kiệm/… so với thực hiện thủ công), chi phí (tổng chi phí đầu tư/tổng chi phí tiết kiệm/ROI/… so với thực hiện thủ công), nguồn lực con người (số ngày công/nhân sự cắt giảm/… so với thực hiện thủ công),… Axmann and Harmoko (2021) thì chỉ ra 5 khía cạnh có thể dùng để đo lường tính hiệu quả của một dự án RPA đó là Lợi ích đem lại, Sự thích ứng công nghệ, Khả năng sử dụng, Mức độ sẵn sàng của tổ chức, Chi phí. Meironke and Kuehnel (2022) có đề cập tới 9 thuộc tính giúp đánh giá tính hiệu quả một dự án RPA đem lại đó là Hiệu quả (EF), Sẵn sàng (AV), Khả năng mở rộng và linh hoạt (SF), Chi phí (C), Chất lượng (Q), Tính tuân thủ (CP), Sự hài lòng của nhân viên và khách hàng (EX, CS), Khả năng tương tác (IO) và Nỗ lực thực thi (IE). Ngoài ra, cũng có cách tiếp cận khác trong đánh giá hiệu quả của các dự án RPA, như (Herm et al., 2022) dựa trên ý kiến chuyên gia/người trực tiếp thụ hưởng dự án; hay thông qua các buổi toạ đàm, hội thảo. Một số phương pháp trên là là gợi ý trong việc đánh giá hiệu quả của các dự án RPA trên thực tế nhằm giúp lãnh đạo các trường đại học, cao đẳng có thể thấy được hiệu quả cụ thể. Từ đó, thêm quyết tâm trong triển khai sâu rộng các dự án RPA trong nhà trường. 4.4. Thách thức và rủi ro có thể phát sinh trong quá trình triển khai dự án RPA Trước hết có thể thấy, thách thức đầu tiên cần vượt qua đó là tìm ra cá nhân hoặc bộ phận là đầu mối đề xuất và tìm cách thuyết phục lãnh đạo nhà trường, các đơn vị liên quan, cán bộ, nhân viên, GV,… trong việc chấp nhận sử dụng những giải pháp công nghệ tiên tiến phục vụ hoạt động của nhà trường như RPA. Tiếp đó là khảo sát, rà soát và lập kế hoạch tổng thể cho việc triển khai các dự án tự động hóa. Với thách thức này, vai trò của một Kiến trúc sư trưởng như Giám đốc Trung tâm CNTT, Phó Hiệu trưởng phụ trách mảng Công nghệ,… thực sự rất quan trọng trong việc tìm ra nút thắt cần giải quyết. Khi dự án RPA có thể triển khai dù ở cấp độ nào, việc tìm ra phần việc nào sẽ được thay thế bằng tự động hóa, tiến hành họp và thống nhất điều chỉnh quy trình của các bộ phận nghiệp vụ, việc truyền thông để ổn định tư tưởng nhân viên (tự động hóa sẽ không ảnh hưởng đến vị trí, nghề nghiệp của họ,…), đào tạo nhân viên sau khi phát triển thành công giải pháp là thử thách tiếp theo cần vượt qua. Tuy nhiên, thách thức này có thể nhanh chóng hoàn tất nếu có sự động viên, quan tâm, chỉ đạo sát sao của lãnh đạo các cấp. Thách thức và rủi ro cuối cùng liên quan đến khía cạnh kỹ thuật, công nghệ. Đó là việc tìm ra công cụ RPA phù hợp để triển khai, đảm bảo tính tương thích khi sử dụng công cụ đó trong giao tiếp với các nền tảng/giải pháp công nghệ khác nhau của nhà trường, xây dựng hướng dẫn sử dụng cụ thể và phải đảm bảo tuyệt đối vấn đề an toàn bảo mật thông tin cho các bên liên quan tới giải pháp. 5. KẾT LUẬN Bài báo đã chỉ rõ mức độ quan trọng của việc thực hiện tự động hóa quy trình nghiệp vụ, một số cách tiếp cận trong triển khai hoạt động này tại các trường đại học, cao đẳng 382
ở Việt Nam. Qua đó, các trường có thể định hình và cân đối lựa chọn phù hợp với tình hình thực tiễn của nhà trường. Ngoài ra, nhóm nghiên cứu cũng đưa ra ba đề xuất liên quan tới các khía cạnh quan trọng cần thực hiện nếu các trường mong muốn có thể triển khai tự động hóa quy trình nghiệp vụ một cách linh hoạt nhằm đạt được mục tiêu liên tục đổi mới, liên tục sáng tạo, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của người học trong bối cảnh các trường từng bước tự chủ hiện nay. Tuy nhiên, cũng có nhiều thách thức và rủi ro có thể phát sinh trong quá trình triển khai này, như việc đảm bảo đảm bảo tính linh hoạt và tương thích với các hệ thống hiện có của nhà trường, đảm bảo vấn đề về nhân sự, cũng như đảm bảo tính hiệu quả và tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ. Do đó, các trường cần phải đưa ra các cách tiếp cận phù hợp với tình hình thực tế của đơn vị, đồng thời cân nhắc đầy đủ các rủi ro và thách thức có thể phát sinh trong quá trình triển khai. Những nghiên cứu tiếp theo có thể phát triển tiếp từ bài báo này như phát triển các nền tảng mã nguồn mở RPA hoàn toàn miễn phí để áp dụng trong lĩnh vực giáo dục, hay nghiên cứu mô hình phát triển và vận hành các giải pháp RPA trong lĩnh vực giáo dục. ________________ Tài liệu tham khảo [1] Axmann, B., & Harmoko, H. (2021). The five dimensions of digital technology assessment with the focus on robotic process automation (RPA). Tehnički glasnik, 15(2), pp. 267-274. [2] Bygstad, B. (2017). Generative innovation: a comparison of lightweight and heavyweight IT. Journal of Information Technology, 32(2), 180-193. [3] Chakraborty, A., Bhattacharyya, S., De, D., Mahmud, M., & Banerjee, J. S. (2023). Intelligent Automation Framework Using AI and RPA: An Introduction. In Confluence of Artificial Intelligence and Robotic Process Automation (pp. 1-13). Springer. [4] Chu Văn Huy, Phạm Xuân Lâm (2022). Ứng dụng RPA nhằm thúc đẩy tự động hóa trong công tác quản lý đào tạo. Kỷ yếu Hội thảo khoa học quốc tế: "Chuyển đổi số trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0" do Trường Đại học Thương mại tổ chức tháng 9 tại Hà Nội, NXB Hà Nội. [5] Herm, L.-V., Janiesch, C., Helm, A., Imgrund, F., Hofmann, A., & Winkelmann, A. (2022). A framework for implementing robotic process automation projects. Information Systems and E-Business Management, 1-35. [6] Lê Viết Khuyến (2021), Phân biệt 5 cấp độ của cơ chế tự chủ đại học. Nguồn: https://giaoduc.net.vn, ngày 31/10/2021. [7] Lacity, M. C., & Willcocks, L. P. (2016). Robotic Process Automation at Telefónica O2. MIS Q. Executive, 15. [8] Meironke, A., & Kuehnel, S. (2022). How to Measure RPA's Benefits? A Review on Metrics, Indicators, and Evaluation Methods of RPA Benefit Assessment. [9] Mohapatra, S. (2009). Business process automation. PHI Learning Pvt. Ltd. [10] Shin, J., Lee, S., Seo, H., Im, J.-S., Cho, H., & Hwang, M.-H. (2023). EnterRPA: Open- Source Robotic Process Automation for Enterprise. 전기학회논문지, 72(3), 419-427. [11] Sommerville, I., Cliff, D., Calinescu, R., Keen, J., Kelly, T., Kwiatkowska, M., Mcdermid, J., & Paige, R. (2012). Large-scale complex IT systems. Commun. ACM, 55(7), 71–77. https://doi.org/ 10.1145/2209249.2209268. 383