Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh

Chia sẻ: Elysale25 Elysale25 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:78

Thêm vào BST

Báo xấu

23
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu nghiên cứu của đề tài là nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác văn thư và ra các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh. Mời các bạn cùng tham khảo!

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Khóa luận tốt nghiệp Quản trị văn phòng: Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP THỰC TRẠNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÕNG UBND HUYỆN LỘC HÀ, TỈNH HÀ TĨNH Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG Người hướng dẫn : THS. ĐỖ THỊ THU HUYỀN Sinh viên thực hiện : TRẦN THỊ KIM QUYÊN Mã số sinh viên, Khoá, Lớp : 1405QTVC045, 2014 – 2018, ĐH.QTVP14C HÀ NỘI - 2018
LỜI CẢM N Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong Kho uản tr v n ph ng, Tr ng iH c i v Hà i, c i t à giảng vi n – ThS. ỗ Th Thu Huyền , ã tận tình h ớng dẫn truyền t kiến thức cho em àm ài khó uận. m chân thành cảm ơn V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh ã t o iều ki n thuận i em th c tập, khảo sát trong quá trình th c tập t o iều ki n cho em àm ài khó uận. Tuy nhi n do c n h n chế về th i gi n, ph ơng ti n và kinh nghi m n n chắc chắn c n rất nhiều thiếu sót về n i dung, hình thức. Rất mong nhận c những ý kiến óng góp củ các thầy, cô và các n sinh vi n. m xin chân thành cảm ơn!
MỤC LỤC LỜI CẢM N .................................................................................................... DANH MỤC VIẾT TẮT ................................................................................ 5 PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 1. ý do ch n ề tài ....................................................................................... 1 2. L ch sử nghi n cứu vấn ề ........................................................................ 2 3. M c ti u nghi n cứu.................................................................................. 4 4. Nhi m v nghi n cứu ................................................................................ 4 5. ối t ng và ph m vi nghi n cứu............................................................. 4 6. Giả thuyết nghi n cứu ............................................................................... 4 7. Ph ơng pháp nghi n cứu........................................................................... 5 8. Kết cấu khó uận ...................................................................................... 5 PHẦN NỘI DUNG .......................................................................................... 6 CHƯ NG 1: C SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ ................... 6 1.1. Khái ni m về công tác v n th ............................................................... 6 1.2. N i dung củ công tác v n th ............................................................... 7 1.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản........................................................ 7 1.2.2. Quản lý văn bản ................................................................................ 7 1.2.3. p h s và n p l u h s tà l u vào l u tr c quan ................ 9 1.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu ........................................................... 10 1.3. Y u cầu củ công tác v n th ............................................................... 11 131 hanh ch n ................................................................................... 11 132 h nh c ........................................................................................ 12 133 m t .............................................................................................. 12 134 n ạ ........................................................................................... 12 1.4. V trí, ý ngh củ công tác v n th ...................................................... 13 1.4.1. Vị tr của côn t c văn th ............................................................. 13 1 4 2 Ý n hĩa của côn t c văn th ......................................................... 13
* Tiểu kết ........................................................................................................ 14 CHƯ NG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÕNG U N HUYỆN LỘC HÀ, TỈNH HÀ TĨNH ............................... 15 2.1. Tổng quan về V n ph ng U huy n L c Hà .................................. 15 2.1.1. Giới thi u về Huy n L c à ........................................................... 15 2.1.2. Chức năn nh m vụ, quyền hạn và c cấu tổ chức của UBND huy n L c à tỉnh à Tĩnh...................................................................... 16 2.1.3. Tổng quan về Văn phòn U D huy n L c à............................. 24 2.2. Th c tr ng công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh......................................................................................................... 28 2 2 1 Th c trạn soạn thảo và ban hành văn bản tạ Văn phòn U D huy n c à tỉnh à Tĩnh...................................................................... 28 2 2 2 Th c trạn quản lý văn bản tạ Văn phòn U D huy n c à tỉnh à Tĩnh .............................................................................................. 30 2 2 3 Th c trạn l p h s và n p l u h s tà l u vào l u tr c quan ................................................................................................................... 41 224 uản lý và sử dụn con dấu ........................................................... 46 * Tiểu kết ........................................................................................................ 47 CHƯ NG 3: ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ ĐỀ XUẤT MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÕNG U N HUYỆN LỘC HÀ – TỈNH HÀ TĨNH ............................................................................................................... 49 3.1. ánh giá th c tr ng công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh........................................................................................... 49 3 1 1 Ưu ểm ........................................................................................... 49 312 h ợc ểm ..................................................................................... 50 313 uyên nhân ................................................................................... 52
3.2. ề xuất m t số giải pháp nâng c o hi u quả công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh ................................................. 53 3.2.1. ân cao tr ch nh m của lãnh ạo về côn t c văn th .............. 53 3.2.2. ân cao trình nh n thức của c n b côn chức trong hoạt n côn t c văn th ............................................................................... 53 323 oàn th n h thốn văn bản quy ịnh h ớng dẫn về nghi p vụ côn t c văn th ........................................................................................ 54 3 2 4 Đầu t c sở v t chất ...................................................................... 55 3.2.5. Ứng dụn côn n h thôn t n vào hoạt ng của văn phòn ....... 57 3.2.6. B d ỡng về nghi p vụ côn t c văn th cho c n b côn chức tại Văn phòn U D huy n L c à.............................................................. 57 3.2.7. Kiểm tra nh khen th ởn và ử lý v phạm về côn t c văn th ............................................................................................................. 58 * Tiểu kết ........................................................................................................ 59 PHẦN KẾT LUẬN ........................................................................................ 60 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 61 PHỤ LỤC ...........................................................................................................
DANH MỤC VIẾT TẮT UBND Ủy n nhân dân BNV B N iv H H i ồng nhân dân Ngh inh
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Trong những n m gần ây, nghi p v công tác v n th có những ớc phát tri n phong phú áp ứng y u cầu của nền cải cách hành chính. gày n y, ất kỳ m t cơ qu n, m t doanh nghi p nào muốn ho t ng tốt thì nghi p v công tác v n th củ cơ qu n ó cũng phải tốt. Chính vì vậy, công tác v n th ã trở thành m t yếu tố không th thiếu ở m i nh v c trong xã h i, nó óng v i tr rất quan tr ng trong các cơ qu n nhà n ớc, các do nh nghi p. Nhiều ơn v , nhiều ngành ho t ng rất hi u quả nh th c hi n nghi p v công tác v n th tốt. Công tác v n th ã trở thành cánh t y ắc l c cho các nhà ãnh o, nó giúp cho h biết c tình hình ho t ng, các u và nh c i m củ cơ qu n mình từ ó r các i n pháp h p í giải quyết, iều hành các ho t ng củ cơ qu n, do nh nghi p theo h ớng phù h p, ảm bảo các ho t ng củ cơ qu n, do nh nghi p mình vận hành úng h ớng. Tuy nhi n, hi n nay m t số cơ qu n, do nh nghi p th c hi n nghi p v công tác v n th ch tốt, c n c l m t số i m h n chế. Cán củ cơ quan, doanh nghi p ch nhận thức c tầm quan tr ng củ công tác v n th , th c hi n nghi p v công tác v n th c n ch tốt, m ng tính ối phó. Tình tr ng tài i u c n tồn ng, tích ống, m t số tài i u thì ch c lập hồ sơ vào u trữ cơ qu n theo úng quy nh, có m t số tài i u trong quá trình vào u trữ ã hỏng. Chính vì vậy, em ã ch n ề tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng UBND huyện Lộc Hà, tỉnh Hà Tĩnh” àm ề tài nghi n cứu khó uận hi u rõ hơn về công tác v n th và phản ánh c l i ích và ảnh h ởng ti u c c củ công tác v n th ối với cơ qu n này. 1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác v n th từ x ến n y óng v i tr rất quan tr ng và rất c qu n tâm. Chính vì vậy, ã có nhiều ài sách, áo, nhiều ài nghi n cứu nói về vấn ề này. Sách, giáo trình Vũ T ơi, Cẩm nan côn t c văn th l u tr tron c c c quan n vị, doanh nghi p, hà xuất bản Thế giới, 2016. TS. u Kiếm Thanh Chủ i n, ThS. Vũ V n Thành, TS. guyễn V n Hậu, ThS. Nguyễn Tr ng i n, ThS. Hoàng Xuân Tuyền, Văn phòn văn th và l u tr trong c quan nhà n ớc, hà xuất bản Khoa h c và Kỹ thuật, (2009). TS. u Kiếm Th nh, ThS. ùi Xuân ,C . ình Chúc, ành ch nh văn phòn tron c quan nhà n ớc, hà xuất bản Khoa h c và Kỹ thuật, (2009). PGS. TSKH. Nguyễn V n Thâm, Soạn thảo và ử lý văn bản quản lý nhà n ớc, hà xuất bản Chính tr quốc gia, 1999. Tài liệu tham khảo Ngh nh số 110/2004/ -CP ngày 08 tháng 4 n m 2004 củ Chính phủ về ôn t c văn th . Ngh nh số 09/2010/ -CP ngày 08 tháng 02 n m 2010 củ Chính phủ về vi c sửa ổi, bổ sung m t số ều của Nghị ịnh số 110/2004/ Đ-CP n ày 08 th n 4 năm 2004 của h nh phủ về côn t c văn th . Thông t 01/2011/TT- V ngày 19/01/2011 của B tr ởng B N i v về vi c h ớng dẫn thể thức và kỹ thu t trình bày văn bản hành ch nh. Thông t số 07/2012/TT- V ngày 22 tháng 11 n m 2012 của B tr ởng B N i v về vi c h ớng dẫn quản lý văn bản, l p h s và n p l u h s tà l u vào l u tr c quan. 2
Các đề tài nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt nghiệp Hoàng Th Bay (2017), Tổ chức côn t c văn th l u tr tạ Văn phòn Đ DU D huy n Trùn Kh nh tỉnh Cao Bằng, Tr ng ih c N i v Hà i. ùi Th Mến (2008), Tiếp tục hoàn th n côn t c văn th l u tr tại tr ờn ao ẳng số 3 – B Quốc phòn tr ng i h c dân ập Hải Ph ng. Nguyễn Th uy n (2016), ân cao h u quả quản lý côn t c văn th tạ Văn phòn ục kinh tế hợp t c và Ph t tr ển nôn thôn – B nôn nghi p và Ph t tr ển nôn thôn Tr ng i h c N i v Hà i. Trần Th Thúy (2012), Th c trạn và b n ph p hoàn th n côn t c văn th l u tr tạ X n h p sửa ch a tàu 81. Ph m Th Trúc (2003), ôn t c văn th – l u tr tạ ã ình Thạnh Đôn huy n Phú Tân Th c trạn và ả ph p Tr ng Chính tr Tôn ức Thắng. Các bài báo, chuyên luận ThS. Tr nh Th Hà và ThS. ơng Th Thanh Huyền, Hoạt n t êu chuẩn h a tron côn t c văn th l u tr a oạn 1962 – 2012, Trung tâm Khoa h c và Công ngh v n th , u trữ, 2015. Thái Th Mùi, M t số kinh nghi m về ứng dụn côn n h thôn t n tron côn t c văn th tạ c quan n oàn ao ng tỉnh, V n th i n oàn o ng t nh Hà T nh, 2015. Tầm quan trọng của côn t c văn th l u tr trong hoạt ng của c c c quan tổ chức, Sở N i v t nh ình Ph ớc, 2017. hìn chung, các công trình i sâu nghi n cứu, phân tích khái quát chung về công tác v n th và r các giải pháp nâng c o hi u quả công tác v n th t i các cơ qu n, tổ chức. Tuy nhi n ch có ề tài nào tìm hi u i n quan công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh, tr n cơ sở ó, em ch n ề tài: “Th c tr ng và giải pháp nâng c o hi u quả 3
công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh” nghi n cứu cơ sở ý uận về công tác v n th và r các giải pháp nâng cao hi u quả công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh. 3. Mục tiêu nghiên cứu ề xuất các giải pháp nâng c o hi u quả công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà. 4. Nhiệm vụ nghiên cứu - ghi n cứu cơ sở ý uận về công tác v n th . - Th c tr ng công tác v n th t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh. - ánh giá th c tr ng công tác v n th và ề xuất m t số giải pháp nâng c o hi u quả công tác v n th t i V n ph ng U huy n c Hà, t nh Hà T nh. 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5.1. Đối tượng Công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh. 5.2. Phạm vi nghiên cứu Không gi n: V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh. Th i gi n: ề tài tập trung nghi n cứu về công tác v n th t i V n ph ng UBND huy n L c Hà, t nh Hà T nh từ tháng 12 n m 2017 ến tháng 2 n m 2018. 6. Giả thuyết nghiên cứu Công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh c n m t số h n chế về so n thảo và n hành v n ản, tổ chức quản ý và giải quyết v n bản,.. 4
7. Phương pháp nghiên cứu 7.1. Phương pháp nghiên cứu lý luận - Phương pháp nghiên cứu tài liệu Tìm kiếm tài i u tr n m ng Internet, tham khảo m t vài các tài i u có i n qu n ho c có m c ti u nghi n cứu chung, từ ó rút kinh nghi m và ổ sung cho ề tài nghi n cứu khoa h c. 7.2. Phương pháp nghiên cứu thực tiễn 7.2.1. Phương pháp quan sát u n sát các vấn ề có i n qu n ến ề tài từ nhiều khí c nh, cũng nh tr n nhiều qu n i m. Ghi l i kết quả qu n sát: ghi i s ki n, iều ki n, hoàn cảnh diễn ra s ki n nhằm ảm bảo c tính âu dài và có h thống. 7.2.2. Phương pháp phỏng vấn ùng h thống câu hỏi mi ng ng i c phỏng vấn trả l i bằng mi ng nhằm thu c những thông tin nói n nhận thức và thái củ ng i c iều tra. 7.2.3. Phương pháp thống kê Sử d ng ph ơng pháp thống k toán h c nhằm phân tích th c tr ng vấn ề nghi n cứu và phân tích các số li u r tính khả thi củ các giải pháp. 8. Kết cấu khóa luận goài phần mở ầu và phần kết luận, ph l c và tài i u tham khảo, ề tài gồm 3 ch ơng: Ch ơng 1: Cơ sở ý uận về công tác v n th . Ch ơng 2: Th c tr ng công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh. Ch ơng 3: ánh giá th c tr ng và ề xuất giải pháp nâng c o hi u quả công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh. 5
PHẦN NỘI DUNG CHƯ NG 1: C SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1. Khái niệm về công tác văn thư Công tác v n th theo cách g i truyền thống à công tác công v n giấy t . gày n y, công tác v n th c hi u à ho t ng ảm bảo thông tin bằng v n ản ph c v công tác ãnh o, ch o, quản ý và iều hành các công vi c trong các cơ qu n nhà n ớc, các tổ chức chính tr , tổ chức chính tr - xã h i, tổ chức kinh tế và các ơn v vũ tr ng nhân dân (g i tắt à các cơ quan, tổ chức) [8, tr.81]. Công tác v n th à công tác tổ chức giải quyết và quản ý công v n, giấy t trong các cơ qu n, tức à công tác này gồm hai n i dung chủ yếu sau: tổ chức giải quyết v n ản và quản ý v n ản trong quá trình tr ớc khi u, bảo quản [7, tr.106]. Công tác v n th à toàn các công vi c về xây d ng v n ản (so n thảo và n hành v n ản) trong các cơ qu n và vi c tổ chức quản ý và giải quyết v n ản trong các cơ qu n ó [7, tr.107]. Theo Công v n của C c u trữ hà n ớc số 55 – CV/TCC ngày 01 – 03 – 1991 về vi c h ớng dẫn th c hi n Quyết nh số 24-CT của Chủ t ch H i ồng B tr ởng, công tác v n th à toàn quá trình quản ý v n ản ph c v cho y u cầu quản ý củ các cơ qu n. M c ích chính củ công tác v n th à ảo ảm thông tin cho quản ý. hững tài i u, v n ki n c so n thảo, quản ý và sử d ng theo các nguy n tắc củ công tác v n th à ph ơng ti n thiết yếu bảo ảm cho ho t ng củ các cơ qu n có hi u quả [7, tr.107]. Theo PGS. GƯT. V ơng ình uyền, công tác v n th à khái ni m dùng ch toàn công vi c i n qu n ến so n thảo, n hành v n ản, tổ chức quản ý, giải quyết v n ản, lập hồ sơ hi n hành nhằm ảm bảo thông tin v n ản cho ho t ng quản ý củ các cơ qu n, tổ chức [6, tr.8]. 6
1.2. Nội dung của công tác văn thư Công tác v n th à công tác ảm ảo thông tin ằng v n ản cho ho t ng quản ý, o gồm các n i dung cơ ản s u: - Xây d ng và n hành các v n ản - Tổ chức quản ý và giải quyết v n ản trong ho t ng củ cơ qu n, tổ chức - ập hồ sơ và n p u hồ sơ, tài i u vào u trữ cơ qu n - Tổ chức quản ý và sử d ng con dấu 1.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản Các cơ qu n, ơn v muốn th c hi n chức n ng, nhi m v củ mình ều phải sử d ng v n ản, tài i u phổ iến các chủ tr ơng, chính sách, phản ánh tình hình n cấp tr n, tr o ổi, i n h , phối h p công tác, ghi i những s ki n, hi n t ng xảy r trong ho t ng hàng ngày. ởi vậy quy trình so n thảo và n hành v n ản à vô cùng qu n tr ng. uy trình n hành m t v n ản th ng phải trải qua những công vi c nh s u: ớc 1. So n thảo v n ản ớc 2. Duy t bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo ã duy t ớc 3. ánh máy, nhân ản ớc 4. Ki m tr v n ản tr ớc khi ký n hành ớc 5. Ký v n ản ớc 6. n hành v n ản 1.2.2. Quản lý văn bản 1.2.2.1. Quản lý văn bản ến Theo iều 2 củ Thông t số 07/2012/TT- V ngày 22 tháng 11 n m 2012 về vi c h ớng dẫn quản ý v n ản, lập hồ sơ và n p u hồ sơ, tài i u vào u trữ cơ qu n: V n ản ến à tất cả các o i v n ản, bao gồm v n ản quy ph m 7
pháp uật, v n ản hành chính và v n ản chuy n ngành (k cả bản F x, v n bản c chuy n qua m ng, v n ản mật) và ơn, th gửi ến cơ qu n, tổ chức. Theo cuốn Hành chính v n ph ng trong cơ qu n nhà n ớc, tổ chức giải quyết và quản ý v n ản ến bao gồm các nguy n tắc sau [7, tr.115] : - Tất cả các v n ản ến ều phải qu v n th cơ qu n ng ký vào sổ và quản ý thống nhất. - V n ản phải c chuy n qua thủ tr ởng cơ qu n, chánh v n ph ng ho c tr ởng ph ng hành chính tr ớc khi phân phối cho ơn v , cá nhân giải quyết. - Khi tiếp nhận, chuy n gi o v n ản phải c àn gi o, ký nhận rõ ràng. - Khi giải quyết v n bản ến phải ảm bảo các y u cầu: nh nh chóng, chính xác và giữ gìn í mật theo các quy nh củ hà n ớc. uy trình xử ý v n ản ến c th c hi n qu các ớc sau: ớc 1. Chuẩn b ớc 2. Xây d ng d thảo v n ản phù h p với hình thức, th thức v n bản theo quy nh ớc 3. Duy t bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo ã duy t ớc 4. Hoàn thi n th thức và àm các thủ t c phát hành 1.2.2.2. Quản lý văn bản Theo iều 2 củ Thông t số 07/2012/TT- V ngày 22 tháng 11 n m 2012 về vi c h ớng dẫn quản ý v n ản, lập hồ sơ và n p u hồ sơ, tài i u vào u trữ cơ qu n: V n ản i à tất cả các o i v n ản, bao gồm v n ản quy ph m pháp luật, v n ản hành chính và v n ản chuy n ngành (k cả bản s o v n ản, v n ản n i b và v n ản mật) do cơ qu n, tổ chức phát hành. Theo cuốn Hành chính v n ph ng trong cơ qu n nhà n ớc, tổ chức giải 8
quyết và quản ý v n ản i o gồm các nguy n tắc sau [7, tr.121]: - M i v n ản i ều phải qu v n th ng ký, óng dấu, àm các thủ t c gửi i. - V i tr ch tiếp nhận phát hành những v n ản ã c ánh máy úng quy nh, s ch sẽ, không sữa chữa, tẩy xó và phải ki m tra thủ t c hành chính, ng ký số, ngày tháng củ v n ản tr ớc khi chuy n b phận ánh máy nhân ản úng số ng và th i gi n y u cầu. Vi c tổ chức và giải quyết v n ản i c th c hi n qu các ớc sau: ớc 1. Ki m tr th thức, kỹ thuật trình ày; ghi sổ, ngày, tháng n m củ v n ản ớc 2. ng ký v n ản i ớc 3. hân ản, óng dấu cơ qu n và dấu mức mật, khẩn ớc 4. àm thủ t c phát hành, chuy n phát và theo dõi vi c chuy n phát v n ản i ớc 5. u v n ản i 1.2.3. p h sơ và nộp lưu h sơ, tài liệu vào lưu tr cơ quan Trong cuốn ý uận và ph ơng pháp công tác v n th , PGS. V ơng ình uyền r khái ni m về hồ sơ và ập hồ sơ nh s u: “Hồ sơ à m t tập v n ản có i n qu n về m t vấn ề, s vi c hay m t ng i hình thành trong quá trình giải quyết vấn ề, s vi c ó ho c c kết h p l i do có những i m giống nhau về hình thức nh cùng o i v n ản, cùng tác giả, cùng th i gi n n hành” [6, tr.333]. “ ập hồ sơ à tập h p những v n ản hình thành trong quá trình giải quyết công vi c củ cơ qu n, tổ chức, cá nhân theo từng vấn ề, s vi c ho c theo các c i m khác củ v n ản, ồng th i sắp xếp và i n m c chúng theo ph ơng pháp kho h c” [6, tr.337]. Lập hồ sơ à khâu cuối cùng, qu n tr ng củ công tác v n th , à khâu bản lề củ công tác u trữ, trong ó hình thành những hồ sơ phản ánh trung 9
th c, ầy ủ ho t ng củ cơ qu n, t o c n cứ chính xác giải quyết nhanh chóng, úng ắn và có hi u quả công vi c củ cơ qu n và mỗi cán , công chức. àm tốt công tác ập hồ sơ sẽ góp phần giữ gìn í mật củ ảng, hà n ớc và cơ qu n, h n chế c v n ản, giấy t vô d ng ho c bỏ sót những tài i u quý hiếm [7, tr.140]. Lập hồ sơ c th c hi n qu các ớc sau: ớc 1. ập d nh m c hồ sơ ớc 2. Mở hồ sơ ớc 3. Thu thập, cập nhật v n ản, tài i u vào hồ sơ ớc 4. Kết thúc hồ sơ 1.2.4. Quản lý và sử dụng con dấu Con dấu à m t trong những công c quan tr ng th c hi n công tác quản ý nhà n ớc ối với m i m t củ i sống xã h i. Trong ho t ng của các cơ qu n, v n ản c ảm bảo giá tr pháp ý bằng m t yếu tố th thức quan tr ng à con dấu. Con dấu th hi n quyền l c củ chính quyền các cấp [7, tr.135]. Theo từ i n u trữ Vi t m n m 1992 thì “con dấu bằng kim lo i ho c bằng kim lo i ho c bằng m t chất li u khác do n i v quản ý, tr n ó khắc t n cơ qu n dùng xác nhận t cách pháp nhân của m t cơ qu n [5, tr.180]. Ngh nh 99/2016/ -CP ngày 01/07/2016 quy nh: “Con dấu à ph ơng ti n c bi t do cơ qu n nhà n ớc có thẩm quyền ng ký, quản ý, c sử d ng óng tr n v n ản, giấy t củ cơ qu n, tổ chức, chức d nh nhà n ớc” [5, tr.180]. h vậy, theo các khái ni m ã trình ày, con dấu có th bằng kim lo i, bằng gỗ, bằng cao su; lo i có hình i u t ng, lo i không có hình i u t ng. Dấu óng tr n v n ản, giấy t củ cơ qu n, tổ chức, chức d nh nhà n ớc khẳng nh giá tr pháp ý củ v n ản giấy t . Vi c khắc và quản ý con dấu 10
thu c trách nhi m củ các cơ qu n nhà n ớc có thẩm quyền và c quản ý ch t chẽ. Quản ý tốt con dấu giúp nâng c o chất ng, hi u quả và uy tín của cơ quan, tổ chức, tránh c vi c sử d ng dấu vào các m c ích phi pháp [6, tr.180]. . Khi óng dấu cần tuân thủ các nguy n tắc s u ây [8, tr.103-04]: - Dấu ch c óng n v n ản, giấy t s u khi ã có chữ ký của cấp có thẩm quyền, không c óng dấu tr n giấy trắng, giấy khống ch , ho c vào v n ản, giấy t ch hoàn ch nh n i dung. - Dấu phải óng rõ ràng, ng y ngắn. óng n khoảng 1/3 chữ ký về phí n trái. Tr ng h p óng dấu ng c, dấu m thì phải hủy bỏ v n ản và àm i v n ản khác. - Ch ng i c giao giữ dấu mới c phép tr c tiếp óng dấu vào v n ản. Trong cơ qu n, tổ chức th ng ch những ng i à cán i n chế chính thức củ cơ qu n, tổ chức mới c phép giữ dấu và sử d ng con dấu củ cơ qu n, tổ chức. - Dấu củ cơ qu n ch óng vào v n ản do cơ qu n xây d ng và n hành. - Không óng vào ngoài gi hành chính ối với các cơ qu n nhà n ớc. Tr ng h p c bi t do thủ tr ởng cơ qu n cho phép. 1.3. Yêu cầu của công tác văn thư 1.3.1. Nhanh ch ng Công tác v n th ảnh h ởng tr c tiếp ến ho t ng củ cơ qu n, tổ chức do vậy th c hi n tốt công tác v n th phải ảm bảo y u cầu nhanh chóng. uá trình giải quyết công vi c củ cơ qu n ph thu c nhiều vào khâu truyền t, xử ý các thông tin so n thảo v n ản, quản ý và giải quyết v n bản. o ó, so n thảo nh nh v n ản, quản ý và giải quyết v n ản k p th i sẽ góp phần vào vi c xử ý nh nh chóng m i công vi c củ cơ qu n. Giải quyết công vi c chậm sẽ àm giảm hi u quả công vi c, thậm chí có th gây 11
ảnh h ởng ti u c c cho cơ qu n, tổ chức [5, tr.14]. 1.3 h nh ác Về n i dung, v n ản phải ảm bảo tính pháp ý chính xác tuy t ối. Các trích dẫn, dẫn chứng n u r cũng phải chính xác, các số li u phải ầy ủ, các uận cứ phải rõ ràng [7, tr.109]. Về hình thức, v n ản phải có ầy ủ các yếu tố th thức theo quy nh củ pháp uật [7, tr.109]. Về quy trình kỹ thuật, nghi p v , tất cả các khâu kỹ thuật nghi p v của công tác v n th phải c ảm bảo chính xác, từ vi c so n thảo, ánh máy, ng ký, chuy n gi o ến tổ chức giải quyết và quản ý v n bản ều phải ảm bảo theo úng quy nh [7, tr.109]. 1.3 B m t Th c hi n úng quy nh củ hà n ớc về công tác ảo v í mật nhà n ớc, nh Pháp nh bảo v í mật nhà n ớc. Th c hi n bảo mật t i b phận v n th chuy n trách củ cơ qu n, nh í mật n i dung các v n ản ến, giải quyết v n ản và từ công o n n hành v n ản, cho ến vi c u v n ản [8, tr.84]. 1.3 Hiện ại gày n y, tr ớc s phát tri n không ngừng của khoa h c công ngh , à ho t ng ảnh h ởng tr c tiếp tới vi c iều hành, quản ý, công tác v n th i hỏi phải từng ớc hi n i hó . Hi n i hó trong công tác v n th chính à ứng d ng công ngh thông tin vào vi c so n thảo, quản ý và giải quyết v n ản ồng th i các tr ng thiết b hi n i vào vi c sử d ng trong công tác v n th . n c nh ó, vi c hi n i hó công tác v n th áp ứng c nhu cầu phát tri n củ xã h i, cán , công chức, vi n chức nói chung, cán v n th nói ri ng cần c trang b những kiến thức về chuy n môn nghi p v và nâng c o trình tin h c, có phong cách àm vi c phù h p với xu thế hi n i [5, tr.15]. 12
1.4. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 1.4.1. Vị tr của công tác văn thư Công tác v n th c xác nh à m t ho t ng củ máy quản ý nói chung và ho t ng quản ý củ từng cơ qu n nói ri ng. Trong v n ph ng, công tác v n th không th thiếu c và à n i dung qu n tr ng, chiếm m t phần rất ớn trong n i dung ho t ng củ v n ph ng. h vậy, công tác v n th gắn iền với ho t ng củ các cơ qu n, c xem nh m t phận ho t ng quản ý, có ảnh h ởng tr c tiếp ến chất ng quản ý nhà n ớc [5, tr.15]. 1.4.2. Ý nghĩa của công tác văn thư Công tác v n th có ý ngh rất quan tr ng ối với ho t ng quản ý củ các cơ qu n, tổ chức, theo TS. u Kiếm Th nh, công tác v n th có các ý ngh s u: Công tác v n th ảm bảo cung cấp k p th i ầy ủ những thông tin cần thiết ph c v các nhi m v quản ý, iều hành và các công vi c chuy n môn của mỗi cơ qu n, tổ chức nói chung. Trong ho t ng của mỗi cơ qu n, tổ chức, nhu cầu thông tin c cung cấp từ nhiều nguồn khác nh u, nh ng thông tin d ng v n ản à chủ yếu. Công tác v n th vừ có chức n ng à ảo ảm thông tin cho ho t ng củ cơ qu n, tổ chức, vừ có chức n ng truyền t phổ biến thông tin ằng v n ản [8, tr.82]. àm tốt công tác v n th sẽ góp phần giải quyết công vi c củ cơ qu n, tổ chức c nh nh chóng, chính xác, n ng suất, chất ng, úng chính sách, úng chế , giữ gìn c í mật quốc gia, h n chế c b nh qu n i u giấy t [8, tr.82]. Công tác v n th có nề nếp bảo ảm giữ gìn ầy ủ hồ sơ, tài i u, t o iều ki n tốt cho công tác u trữ. Nguồn bổ sung tài i u vào u trữ chủ yếu từ gi i o n v n th . Trong quá trình ho t ng củ mình, các cơ qu n, tổ chức cần phải tổ chức th c hi n tốt công tác ập hồ sơ hi n hành và gi o n p 13
hồ sơ, tài i u vào u trữ cơ qu n. Hồ sơ c lập hoàn ch nh, v n ản giữ ầy ủ thì th c hi n công tác u trữ thuận l i, nâng c o chất ng tài i u u trữ, chất ng hồ sơ u trữ và ổ sung c nhiều tài i u vào phông u trữ quốc gia [8, tr.82 – 83]. * Tiểu kết Ch ơng này em ã tìm hi u về cơ sở ý uận củ công tác v n th , o gồm: khái ni m, y u cầu, v trí, ý ngh củ công tác v n th , ồng th i n u r những n i dung củ công tác v n th (so n thảo và n hành v n ảo, quản ý v n ản, lập hồ sơ và n p u hồ sơ vào u trữ cơ qu n, quản ý con dấu). ây à những cơ sở àm tiền ề cho vi c tìm hi u th c tr ng công tác v n th t i V n ph ng U huy n L c Hà, t nh Hà T nh ở ch ơng 2. u ch ơng này, chúng t có th nhận thấy, công tác v n th à ho t ng vô cùng qu n tr ng ối với mỗi cơ qu n, tổ chức. àm tốt công tác v n th à m t tiền ề quan tr ng th c hi n tốt các ho t ng khác củ cơ qu n, tổ chức. 14