Kỷ Luật Không Cần Trừng Phạt- Dick Grote

Chia sẻ: Banh Long | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:19

Thêm vào BST

Báo xấu

142
lượt xem 41
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

- “Sự khác biệt giữa kỷ luật không cần trừng phạt và những bộ sách quản lý khác là: nó đưa ra một hệ thống kỷ luật rõ ràng, đơn giản, có thể dễ nhận thức tốt. Độc giả sẽ tự hỏi rằng, tại sao các công ty của họ vẫn như áp dụng phương pháp này để cải thiện cung cách làm việc của nhân viên” – Ron Zemke, đồng tác giả của bộ sách Knock your socks off service.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Kỷ Luật Không Cần Trừng Phạt- Dick Grote

XÂY D NG K NĂNG QU N LÝ Khóa t p hu n k năng qu n lý nh m th c hi n h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t thư ng k t thúc b ng vi c các h c viên có kh năng lư ng trư c ư c nh ng khó khăn khi h tr l i nơi làm vi c và h s gi i thích v h th ng m i cho nhân viên theo cách nào khi ư c h i. Khi làm vi c theo nhóm, h s xác nh âu là nh ng câu h i hóc búa, r c r i nh t mà h cho r ng s ph i tr l i cho nhân viên khi h tr l i nơi công tác. M t vài câu h i mà h lư ng trư c s ph i tr l i liên quan n cơ ch th t c c a h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t (Tôi có th nh n t i a bao nhiêu l i nh c nh l n 2? hay, S th nào n u tôi b m trong ngày ra quy t nh ình ch vi c t m th i?) Tuy nhiên, h u h t m i quan tâm u nt các v n vĩ mô hơn. Ph n l n câu h i h ưa ra thư ng cho th y chính b n thân h cũng chưa gi i quy t ư c hoàn toàn v n . - Trong khi công ty ang th o lu n v nhu c u c t gi m chi phí, t i sao chúng ta l i ph i u tư m t kho n l n ti n b c vào m t chương trình như v y?
- Li u ây có ph i là cách th c nhanh chóng gi i quy t v n con ngư i? - Tôi chưa bao gi vi ph m b t c quy nh nào v k lu t. V y h th ng m i này có tác ng gì t i tôi? - Tôi ã ch ng ki n nhi u chương trình ra i r i th t b i. Li u ây có ph i là m t ý tư ng t t v i kh i u sôi ng nhưng sau ó chìm d n và cu i cùng rơi vào quên lãng (như nh ng chương trình trư c ó)? - T i sao chúng ta l i c n ph i có m t h th ng v k lu t? - Nh ng bư c qu n lý m i này cũng gi ng như các h th ng trư c nhưng v i tên g i khác. ây không có cái gì là m i m c úng ch ? - Tôi thích i u anh nói v vi c ghi nh n óng góp c a nh ng ngư i hoàn thành su t s c công vi c c a mình, nhưng anh có th c s tin r ng nó s ư c th c hi n? - i u gì s x y ra v i ngư i qu n lý không th c hi n theo chương trình này mà ti p t c hành ng như anh ta v n làm? Và ngư i qu n lý th y nhân viên c a mình hành ng sai trái nhưng làm ngơ và không nh c nh gì v vi c ó thì s ph i ch u hình th c k lu t nào? Sau ó m i nhóm s ph i tr l i nh ng câu h i ư c chuy n n t nhóm khác. Khi các h c viên nh n th y h ã có kh năng tr l i b t kỳ câu h i nào ư c yêu c u m t cách y thuy t ph c và qu quy t thì cũng là lúc h phát hi n ra r ng h ã tr thành b ph n thi t y u c a phương th c k lu t không c n tr ng
ph t. H có th không bi t ư c t t c các bư c c a quy trình và h cũng có th nhanh chóng quên m t nhi u chi ti t c th . Nhưng c p dư i c a h thư ng không quan tâm t i vi c ki m tra li u c p trên c a mình có nh rõ m i th ông ta ư c d y khóa t p hu n hay không. i u mà nhân viên th c s mu n bi t t ngư i lãnh o ó là b n nghĩ sao v phương th c m i này? B n có th c s tin tư ng vào phương th c này không? B n có tin r ng nó có th t o ra s khác bi t và có th c i thi n i u ki n làm vi c cho nhân viên hay không? M t khi ngư i qu n lý nh n th c ư c anh ta có kh năng tr l i nh ng câu h i ó không ch b ng lý trí mà xu t phát t t n trái tim, ó cũng là lúc khóa t p hu n k t thúc và n lúc các h c viên tr v nơi công tác c a mình. Khóa t p hu n ã hoàn thành ch c năng c a nó. TI N T I TH C HI N PHƯƠNG TH C QU N LÝ M I Khi t t c các giám sát viên và nhà qu n lý ã hoàn t t khóa t p hu n v k năng qu n lý thì Ban i u ph i s ti n hành t ch c cu c h p cu i cùng. Chương trình làm vi c trong cu c h p này ó là gi i quyêt t t c các câu h i và v n mà nh ng h c viên trong tt p hu n ưa ra. Các v n ư c em ra th o lu n trong Ban i u ph i g m c nh ng v n nh nh t như m t l i in, l i dùng t không chu n – n các v n vĩ mô c n ư c th o lu n c th và khó có th ưa ra các quy t nh ngay l p t c. N u công ty ó ti n hành m t s t t p hu n tùy vào quy mô t ch c thì nên có ít nh t m t thành viên Ban i u ph i tham d vào m i t t p hu n này. B ng cách này, h có
th chia s v i các h c viên khác cách th c phân tích nguyên nhân mà Ban i u ph i ã s d ng ưa ra các quy t nh v cơ ch th t c. Nguyên nhân khác không kém ph n quan tr ng ó là h có th ph n h i t i nhóm chuyên trách l i gi i thích c n k v nh ng th c m c hay ki n ngh , xu t c a h c viên trong khóa h c. Th i i m t t nh t k t thúc cu c h p cu i là khi các thành viên Ban i u ph i ưa ra b n thuy t trình v i ban lãnh o công ty v nh ng k ho ch th c hi n và xu t v chính sách l n cu i. Th i i m chính th c b t u chương trình m i s ư c xác nh và nh ng k ho ch ch o cũng như ánh giá k t qu th c hi n cũng s ư c xem xét. Cu i cùng, ban lãnh o công ty th hi n s ghi nh n nh ng n l c c a các thành viên Ban i u ph i trong vi c thi t l p h th ng m i. Công ty cũng ph i ti n hành 3 ho t ng quan tr ng khác trư c th i i m chính th c th c hi n h th ng. 1. T ch c m t phiên h p nh hư ng v qu n lý 2. Ti n hành chương trình nh hư ng cho nhân viên 3. T ch c thông báo cá nhân cho nh ng nhân viên ang ph i ch u hình th c k lu t trong h th ng cũ v hình th c k lu t c a h m t khi h th ng m i có hi u l c. nh hư ng cách th c qu n lý M tv n mà các h c viên tham d khóa t p hu n v qu n lý ưa ra ó là li u ban giám c i u hành s th c s ng h nh ng n l c qu n lý c a c p dư i – nh ng ngư i s d ng h th ng m t cách thích h p và kh n thi t xu t các cơ ch th t c v k lu t
ho t ng có hi u qu hơn. Trong khi Ban giám c i u hành chưa có kinh nghi m th c ti n v các v n c th , h nghe k nhi u câu chuy n áng ng i v các qu n c lưu tr hàng ng tài li u v nh ng vi ph m k lu t liên ti p c a nhân viên ch khi n trách h và c g ng thuy t ph c c p trên r ng h áng b u i vi c. M c dù khi ki m tra l i c n th n thì s th t v nh ng câu chuy n ó không hoàn toàn như v y nhưng các qu n c v n cho r ng c p trên h chưa th c s thông c m cho nh ng v n hàng ngày v qu n lý nhân viên mà h g p ph i. Th t là t t n u toàn b ban giám c i u hành cùng tham d y và thư ng xuyên các khóa t p hu n v cách th c qu n lý k lu t, ch không ch ki m tra b t ch t. Tuy nhiên, do yêu c u v k năng qu n lý c a các giám c qu n lý khác v i yêu c u c a các giám c tr c ti p và qu n c, nh ng ngư i mà khóa h c này hư ng t i nên vi c các giám c i u hành không th tham gia thư ng xuyên cũng không ph i là v t c n quá l n cho s thành công c a chương trình này. B i vì các giám c i u hành h u như không ph i ti n hành các cu c trao i v k lu t. i u mà các giám c i u hành th c s c n làm ó là th hi n cho các giám c qu n lý và qu n c th y s kỳ v ng c a h v cung cách làm vi c t t hơn cũng như kh ng nh r ng t t c nh ng k năng, cơ ch , th t c ư c gi ng d y trong khóa t p hu n s ư c áp d ng úng như v y. Thay vì tham d các khóa t p hu n, m t phương th c hi u qu và thi t th c ó là t ch c m t chương trình nh hư ng k năng qu n lý kéo dài kho ng 2 ti ng do ngư i t ch c các chương trình
ào t o, giám c d án (phương th c qu n lý k lu t không c n tr ng ph t) cùng v i ch t ch Ban i u ph i ti n hành. Bu i h p ư c t ch c v i m c ích áp ng yêu c u c a m i cá nhân trong nhóm qu n lý giúp h có th : - Hi u rõ toàn b các chính sách cũng như các cơ ch , th t c trong chương trình qu n lý k lu t không c n tr ng ph t ã ư c Ban i u ph i hoàn thi n. - Hi u rõ t m quan tr ng và th a nh n trách nhi m v các v n sau: +S d ng các thu t ng m t cách chính xác (ví d như không bao gi s d ng “khi n trách/c nh cáo mi ng” thay cho Nh c nh l n 1). + S d ng t t các thành ph n c a h th ng trong công tác qu n lý cung cách làm vi c c a cá nhân. + Các giám c qu n lý thư ng tr c ph i có trách nhi m s d ng và i u hành h th ng h p lý, chính xác. - Hư ng d n c p dư i s d ng h th ng chính xác. - Ghi nh n n l c khi c p dư i áp d ng h th ng qu n lý m i chính xác cùng v i ó ghi nh n và khuy n khích h k p th i. - Phê bình khi c p dư i s d ng h th ng k lu t không c n tr ng ph t chưa h p lý, hư ng d n thêm cho h các k năng c n thi t và t o i u ki n cho h s a ch a sai sót. - Hi u rõ, th a nh n và tích c c ng h b n ch t qu n lý không hình ph t trong h tư tư ng c a h th ng này.
Chương trình nh hư ng nhân viên i v i h u h t nhân viên, m i liên h tr c ti p duy nh t mà h có v i h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t ó là khi cung cách làm vi c hăng say c a h ư c ghi nh n trong bu i ti p xúc tích c c hay các d p tương t . H cũng b tác ng gián ti p t h th ng khi h nh n th y r ng các ng nghi p có cung cách làm vi c kém ư c yêu c u ph i c i thi n tình hình còn m t s nhân viên không ch p nh n gi i pháp trên b bu c ph i ngh vi c. H có th nh n th y h th ng này ang ho t ng hi u qu khi h c m nh n ư c tinh th n làm vi c tích c c trong công ty ang lên cao. H s nh n bi t ư c i u này rõ ràng hơn khi các nhà qu n lý hư ng d n c th cho h và ph n h i tích c c hơn thay vì ch nói “Làm vi c t t l m” hay “C g ng hơn n a nhé.” Nhưng h s không c m nh n ư c cơ ch m t thi t c a phương th c qu n lý k lu t không c n tr ng ph t n u h chưa bao gi là i tư ng c a các m c k lu t trong h th ng này. Tuy nhiên, i u quan tr ng là t t c nhân viên trong công ty hi u rõ toàn b cách th c qu n lý c a h th ng vì hi u qu l n nh t c a phương th c này ó là c m giác an tâm, tho i mái mà nó em l i. Trong trư ng h p h m c ph i m t l i vi ph m k lu t nào, h bi t ư c r ng h s b x lý m t cách công minh, r ng h s có cơ h i s a ch a vi ph m mà không b t n h i n danh d cũng như có cơ h i ph n u ư c công nh n ti n b . Do ó, t t c các t ch c u ti n hành m t lo t các chương trình nh hư ng cho nhân viên nh m gi i thi u cho h quy trình t ng th c a h th ng m i. n lúc này, nhóm chuyên trách thông tin ã
ưa ra m t vài thông báo và s a i trong quá trình th c hi n. Các chương trình nh hư ng này là phương th c/ cách th c trao i thông tin chính b o m m i cá nhân trong công ty u hi u rõ phương th c này và lý do t i sao l i ph i áp d ng nó. M t s t ch c khác l i quy t nh th c hi n h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t như là m t s ki n quan tr ng. H có th quay phim trong ó gi i thích cách th c phân tích nguyên nhân vi ph m nh m lo i b phương th c qu n lý tr ũa thay vào ó là h th ng qu n lý nh n m nh vào cách th c ra quy t nh và trách nhi m c a b n thân. Các bư c trong h th ng thư ng ư c cân nh c c n th n và nh n m nh cam k t s ghi nh n nh ng n l c c a các cá nhân làm vi c hi u qu . M t s doanh nghi p s d ng nh ng di n viên bên ngoài và thuê nh ng nhà làm phim chuyên nghi p (hay t n d ng ngay nhân l c s n có) s n xu t m t b phim ch t lư ng cao. Các cách th c khác v i chi phí th p hơn cũng t hi u qu không kém. Ví d như trư ng h p m t công ty hóa ch t l n v i ngân sách d i dào nhưng l i ch n m t phương th c ơn gi n hơn nhi u. H t máy camera trên m t chi c giá ba chân và hư ng nó v phía ngư i giám c i u hành c p cao – m t con ngư i trung th c và có uy tín cao trong công ty. Ông ta ng c nh m t chi c b ng m ng trên ó ông ta ghi nh ng khái ni m cơ b n v h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t. Camera quay khi ông ta nói tr c ti p v i m i ngư i trong công ty t i sao ông ta l i quy t nh áp d ng h th ng qu n lý này và t i sao ông ta tin tư ng vào nó. Ông ta tin ch c r ng m t khi m i ngư i trong công ty ã hi u rõ, h cũng s tin tư ng sâu
s c vào h th ng này gi ng như ông ta. ó là m t vai di n mà ít có di n viên Hollywood tài năng nào có th di n t hơn. Cho dù ư c làm n i b t b ng vi c quay video hay ch b ng m t cu c h p ơn gi n do các thành viên trong Ban i u ph i duy trì thì m c ích c a chương trình nh hư ng nhân viên u như nhau. Vào cu i phiên h p kéo dài 1 gi này, m i nhân viên có th hi u rõ các v n sau: - Lý do l a ch n th c hi n m t chương trình qu n lý k lu t trong ó nh n m nh n vi c ra quy t nh và cao trách nhi m c a b n thân nhân viên. - Cơ c u c a m i thành ph n trong h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t (Ti p xúc tích c c, Th o lu n nâng cao hi u qu công vi c, Nh c nh l n 1, Nh c nh l n 2, Quyêt nh ình ch công tác). - L i ích cá nhân c th trong h th ng m i (tr l i cho câu h i “H th ng này có l i gì cho chúng tôi?”). - H th ng m i này có m i quan h như th nào v i các n l c nh m c i thi n ch t lư ng làm vi c và văn hóa công s . G p g cá nhân Ngay trư c khi h th ng m i ư c chính th c th c hi n, c n ti n hành g p g nh ng ngư i ang ph i ch u hình th c k lu t trong th i gian trư c. M i ngư i này s ư c thông báo v quy t nh v hình th c k lu t c a anh ta trong h th ng m i. Quy t nh v quy ch chuy n giao là m t tr ng trách khác c a Ban i u ph i. T th i i m công ty quy t nh ti n hành phương
th c qu n lý m i và b t u quá trình th c hi n, các biên b n chi ti t v k lu t c a m i v vi c vi ph m c n ư c lưu tr . Bên c nh ó, công ty c n ti n hành tìm ki m thông tin nh m xác nh nh ng nhân viên nào ã ph i nh n hình th c k lu t trong quá kh do ó t t c các trư ng h p trên có th ư c cân nh c m t khi ã chuy n sang áp d ng h th ng m i. N u công ty không thông báo th i gian k lu t trong h th ng cũ thì nh ng ngư i có vi ph m trong 1 ho c 2 năm trư c s nh rõ vi ph m c a mình và s quan tâm v hình ph t c a mình m t khi h th ng m i i vào ho t ng. Có 3 phương án Ban i u ph i l a ch n v cách th c x lý v i nh ng ngư i ang ch u hình th c k lu t trong giai o n chuy n giao sang h th ng m i. Phương án 1: công ty có th xóa b k lu t v i nh ng ngư i này (M i ngư i s có m t kh i u m i). Phương án 2: công ty có th gi m nh hình th c k lu t xu ng m t m c (Ví d như hình th c k lu t C nh cáo b ng văn b n trong h th ng cũ gi m xu ng còn hình th c Nh c nh l n 1 trong h th ng m i). Phương án 3 ó là áp d ng nguyên hình th c k lu t trong h th ng cũ vào h th ng m i (cá nhân ch u hình th c C nh cáo b ng văn b n trong h th ng cũ b coi là vi ph m m c Nh c nh l n 2). Ban i u ph i thư ng b t u quá trình ra quy t nh b ng vi c xác nh có bao nhiêu ngư i ang ph i ch u hình th c k lu t, nh ng ngư i này là ai và h vi ph m k lu t m c nào. N u s lư ng ngư i vi ph m tương i ít và a s v vi ph m không m c nghiêm tr ng thì ó có th là m t hành ng th hi n s tin tư ng vào nhân viên trong công ty b ng cách xóa b hình th c k lu t. Kinh nghi m c a h u h t các doanh nghi p ã quy t nh xóa
b hình th c k lu t cho nh ng ngư i vi ph m cho th y ít có s liên h gi a nh ng ngư i ư c xóa b hình th c k lu t v i nh ng ngư i vi ph m k lu t sau khi h th ng ã ư c ti n hành. N u s v vi ph m k lu t l n và a s vi ph m này m c n ng hơn bên c nh ó còn có m t s k chuyên gây r i mà th t là sai l m n u cho phép nh ng ngư i này ư c xóa b hoàn toàn k lu t thì phương án gi m nh hình th c k lu t là gi i pháp t t nh t. Theo phương án này, không nhân viên nào ph i ch u hình th c ình ch vi c t m th i trong h th ng m i cho dù ngư i ó ph i ch u nhi u hơn m t hình th c k lu t. Nh ng ai ch u m c k lu t bu c ngh vi c t m th i không lương trong h th ng cũ ph i nh n hình th c Nh c nh l n 2 và s ph i nh n hình th c k lu t ình ch vi c t m th i n u ti p t c vi ph m. Nh ng ngư i trư c kia ph i nh n hình th c k lu t c nh cáo b ng văn b n ư c coi m c Nh c nh l n 1. M c dù có th nhưng th t không khôn ngoan khi chuy n nguyên các m c hình ph t trong h th ng cũ sang h th ng k lu t không c n tr ng ph t m i. Vì th t áng lo ng i li u các tr ng tài kinh t hay bên th 3 khác có b thuy t ph c v tính h p lý c a quy t nh này hay không. Ngay c nh ng Công ty kiên quy t kh ng nh v trách nhi m cá nhân i v i hành vi c a mình và vi c ưa ra quy t nh thì cũng có lúc ph i t ra khoan dung. ây chính là th i i m làm vi c ó. Khi quy t nh v cách th c chuy n giao s di n ra ư c Ban i u ph i so n th o và ư c Ban giám c i u hành thông qua thì m i giám sát viên ph i có trách nhi m thông báo cho c p dư i c a mình – nh ng ngư i ang ch u hình th c k lu t v m c k lu t
i v i h trong h th ng m i. Ban i u ph i cùng v i s giúp t Phòng nhân s s chu n b m t b n hư ng d n giám sát viên theo ó mà thông báo cho nhân viên v hình th c k lu t c a h và mong mu n r ng ngư i ó s không m c b t kỳ l i vi ph m nào khác. Thông báo này c bi t quan tr ng n u công ty quy t nh b qua m i hình th c k lu t trư c ó. L A CH N TH I I M TH C HI N PHƯƠNG TH C QU N LÝ M I Th t s , th i i m th c hi n không có ý nghĩa quan tr ng cho l m. B t k Ban i u ph i ph i m t bao nhiêu th i gian phát tri n các chính sách và cơ ch th t c, th i gian cho toàn b d án không có ý nghĩa quan tr ng cho n khi các khóa t p hu n v k năng qu n lý ư c b t u. T t nh t là nên ti n hành các khóa t p hu n liên t c. M t vài công ty còn thành l p nhóm chuyên gia ào t o và t ch c các khóa t p hu n ng th i do ó quá trình t p hu n có th di n ra trong th i gian ng n nh t. M t khi các khóa t p hu n k t thúc thì t t c công s c dành cho công vi c th c hi n phương th c m i t m c cao nh t. Th t là sai l m n u u ng phí s c l c ó do trì hoãn th i i m th c hi n chương trình. Trong các cu c th o lu n, ban giám c s h i khi nào công ty có th b t u áp d ng phương th c qu n lý này. H nên ư c thông báo áp d ng các k năng và th t c m i ngay l p t c. Th i i m th c hi n không ph i là ngày u tiên h th ng m i có hi u l c mà là ngày cu i cùng trong ó m i thành ph n c a h th ng cũ b thay th .
Ngay khi bu i th o lu n cu i ư c ti n hành, c n hoàn thành các công vi c sau ây: - T t c ki n ngh và xu t c a nh ng thành viên tham gia khóa t p hu n ph i ư c thu th p, s p x p và chuy n t i cho các thành viên Ban i u ph i xem xét. - Ban i u ph i ph i t ch c bu i h p cu i và gi i quy t nh ng v n n y sinh bao g m các k ho ch chuy n giao và phát tri n h th ng nh m ánh giá và duy trì h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t m t khi nó i vào ho t ng. - Nh ng xu t c a Ban i u ph i cùng v i t t c các biên b n ghi hình th c k lu t t u ph i ư c Ban giám c i u hành thông qua. - Chương trình nh hư ng cách th c qu n lý ph i ư c lên k ho ch và th c hi n. - Chương trình nh hư ng cho nhân viên ph i ư c l p k ho ch và th c hi n. - T t c các m u văn b n qu n lý ph i ư c in n và lưu hành n ib . - Các nhân viên ang ch u k lu t trong h th ng cũ ph i ư c thông báo v hình th c k lu t c a mình trong h th ng m i. ÁNH GIÁ TÍNH HI U QU C A PHƯƠNG TH C QU N LÝ K LU T KHÔNG HÌNH PH T Ngay th i i m phương th c m i ư c th c hi n thì các h th ng qu n lý và duy trì h th ng cũng i vào ho t ng. Trong nh ng tháng
ti n hành th c hi n h th ng m i, Ban i u ph i nên thu th p càng nhi u d li u v các ho t ng và hi u qu c a h th ng cũ càng t t do ó h có th s d ng nó so sánh v i h th ng m i. M t phương án ánh giá hi u qu g m có 3 m t: b n ch t và s lư ng ho t ng di n ra trong h th ng cũ; s ph n ng và nh n th c c a các thành viên trong công ty cùng v i k t qu v ho t ng i u hành và ào t o ngu n nhân l c con ngư i có th óng góp vào h th ng. Cùng v i Ban giám c i u hành, Ban i u ph i quy t nh nh ng m t ư c l a ch n làm tiêu chu n ánh giá, tùy thu c vào m c d dàng trong vi c thu th p thông tin và ngu n d li u. V y Ban giám c i u hành s ch p nh n nh ng m t nào làm tiêu chí xác nh li u h th ng m i có làm vi c hi u qu hay không? S lư ng v vi c vi ph m k lu t có th không ph i là m t tiêu chí chính xác n u trư c ó k lu t l ng l o n m c b t kỳ vi ph m nào ngo i tr hành ng ánh nhau, gây s u không b x lý nghiêm kh c ngoài vi c nh c nh ngư i vi ph m ph i s a ch a l i l m. Tuy nhiên, i v i h u h t các t ch c doanh nghi p, s lư ng vi ph m gi m là m t d u hi u cho th y h th ng m i ã thành công. M t d u hi u khác rõ ràng hơn ư c th hi n thông qua s ngư i ti p t c vi ph m m c nghiêm tr ng hơn gi m i rõ r t. S lư ng vi ph m k lu t gi m thư ng cho th y s thành công c a h th ng m i (m c dù i u ngư c l i có th úng cho các công ty trư c kia t ng cung c p b o hi m nhân th d a vào cung cách và thái làm vi c.)
Thu th p t t c các s li u v s lư ng và m c vi ph m k lu t, c bi t s lư ng bu i th o lu n nâng cao hi u qu làm vi c và bu i ti p xúc tích c c, s không ch cho th y d u hi u v hi u qu c a vi c áp d ng h th ng mà còn ch ra b ph n nào trong công ty có s v vi ph m k lu t nhi u hơn các b ph n khác. Li u h th ng này có phù h p hay không s tùy thu c vào công vi c i u tra tr c ti p nhưng xác nh b ph n có kh năng vi ph m k lu t cao s tr nên d dàng hơn. M t i u c bi t quan tr ng ó là xác nh s lư ng các cu c ti p xúc tích c c. M t lý do cơ b n công ty quy t nh th c hi n h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t ó là xây d ng m t môi trư ng làm vi c nơi mà nh ng nhân viên làm vi c chăm ch thư ng xuyên ư c ghi nh n và ng viên, khích l . Lúc u các giám sát viên thư ng xuyên ánh giá khích l nhân viên nhưng sau ó h thư ng b qua công vi c này. Nhưng n u h ư c yêu c u thông báo v s l n ti p xúc tích c c v i nhân viên theo hàng quý thì ó s là m t s khích l ng viên h ti p t c ti n hành công vi c này. Bên c nh vi c ơn gi n ch xác nh s v vi ph m k lu t c a m i b ph n trong công ty, m t m t khác quan tr ng không kém ó là tìm hi u ph n ng c a nhân viên v h th ng qu n lý m i này. Suy nghĩ c a h v h th ng này như th nào? Li u có nên áp d ng l i h th ng cũ? B tk ó là m t ph n trong quá trình th c hi n bư c u hay là ho t ng di n ra trư c khi t ch c các khóa t p hu n k năng qu n lý, nhi u doanh nghi p quy t nh ti n hành kh o sát v ph n ng
c a nhân viên i v i các ho t ng qu n lý k lu t ang ư c áp d ng. N u ư c t ch c hi u qu , m t cu c kh o sát tương t có th ư c ti n hành 6 tháng hay 1 năm sau khi áp d ng h th ng m i nh m ánh giá li u quan i m c a m i ngư i ã thay i hay chưa. Các câu h i i u tra nên ư c thi t k sao cho m i nhân viên có th tr l i d dàng: - Li u nh ng ngư i vi ph m k lu t có b bu c ph i s a i hành vi c a mình hay không? - Li u nh ng ngư i hoàn thành xu t s c công vi c c a mình có ư c ghi nh n vì nh ng óng góp c a h hay không? - Li u nh ng ngư i qu n lý có c m th y t tin vào kh năng t ch c các cu c trao i v qu n lý k lu t hay không? - Khi giám sát viên ngh u i vi c m t nhân viên, ban giám c có ng h xu t trên hay không? - Li u công ty có yêu c u quá nhi u công vi c th t c hay không? - Quan h gi a nhân viên v i ngư i qu n lý có tho i mái và tôn tr ng l n nhau hay không? Thêm vào các cu c kh o sát ư c th c hi n m t cách c th , m i d li u hi n có v thái làm vi c c a nhân viên u có th cung c p thông tin quan tr ng v nh n th c c a các thành viên trong công ty trong vi c ánh giá cung cách làm vi c c a h .
QU N LÝ VÀ DUY TRÌ PHƯƠNG TH C K LU T KHÔNG HÌNH PH T “Chúng ta ang lên cao 35.000 feet và cách t li n 625 h i lý”, ngư i ph lái thông báo v i trư ng phi hành oàn trên chi c phi cơ 747. “Chúng ta có th t t ng cơ bây gi .” Chúng ta không th ng ng các công vi c hi n t i (t t ng cơ) cho dù h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t ã ư c ti n hành và ang ho t ng hi u qu . H th ng này có th th t b i không ph i vì nó không phù h p hay không ư c th c hi n úng cách. H th ng th t b i vì 2 nguyên nhân: không có s qu n lý thích h p và công tác duy trì h th ng kém hi u qu . Chúng tôi ã ph i gi i quy t nhi u v n v qu n lý thông qua Ban i u ph i nh m so n th o các chính sách và th t c hành chính, ch không i n khi các giám c qu n lý g i ý nên xem xét l i h th ng này. Ch c ch n r ng h th ng này ti p t c ư c duy trì hi u qu góp ph n b o m thành công c a h th ng. Nhưng ngay t nh ng ngày u th c hi n, h th ng b t u có d u hi u trùng xu ng. i ngũ giám sát viên – nh ng chuyên gia v ti n hành ho t ng qu n lý k lu t và t ch c các bu i nói chuy n nh hư ng hi u qu sau khóa t p hu n – nh n th y nh ng k năng này nhanh chóng b lãng quên do h không thư ng xuyên áp d ng chúng. Nh ng nhà qu n lý có th tr l i b t kỳ câu h i nào v chính sách qu n lý sau khi k t thúc khóa t p hu n nhưng l i c m th y lúng túng ch sau ó ít tháng. M t s giám sát viên m i v thay th cho nh ng ngư i chuy n công tác; các thành viên Ban i u ph i thì chuy n sang làm công vi c khác. Do s quan tâm n ho t ng c a
h th ng b suy gi m d n theo năm tháng sau bao nhiêu n l c ban u, công ty nên ra các k ho ch và ti n hành th c hi n b o m nh ng k năng qu n lý và s quan tâm n h th ng này luôn m c cao nh t. các cu n s tay cho nhân viên cũng ph i ư c i m i nh m cung c p các thông tin thi t y u v phương th c này. Các doanh nghi p cũng nên ti n hành m t khóa nh hư ng nhân viên nh ng nhân viên m i nh n th c ư c r ng m t khi v n v cung cách làm vi c n y sinh, h có th hi v ng s ư c ix b ng thái khách quan hơn so v i nh ng nơi khác. Do có s thay i v giám sát viên nên ph i có k ho ch t ch c ti p các khóa ào t o cơ b n cho giám sát viên m i và các chương trình ào t o i m i cho giám sát viên ang làm vi c trong công ty. Các cu n phim, áp phích qu ng cáo, t rơi ã ư c chu n b nh m m c ích gi i thích v h th ng qu n lý này trong giai o n u không ư c ph b i trong nhà kho. Tuy nhiên, vào m t lúc nào ó, vi c b t quan tâm n h th ng qu n lý này thôi không còn là v n áng quan ng i n a. S h h ng này x y ra khi h th ng chuy n t m t chương trình ơn thu n tr thành m t m t không th tách r i ho t ng c a công ty. G n 20 năm k t th i i m tôi thi t l p phương th c qu n lý k lu t không c n tr ng ph t t i công ty Prito-Lay, là m t ph n trong ho t ng nghiên c u b sung cho cu n sách này, tôi tr l i công ty tìm hi u li u h th ng này có ho t ng hi u qu hay không. M c dù tôi luôn duy trì m i quan h thân thi t v i nhi u ng nghi p ây trong nhi u năm k t khi tôi r i công ty b t u công vi c tư v n, tôi chưa có d p nào tr l i ây. Trong 20 năm ó, tôi ã giúp nhi u t
ch c phát tri n h th ng qu n lý không hình ph t c a riêng h d a trên công vi c mà tôi ã ti n hành t i công ty Prito-lay, tôi luôn có th t tin phát bi u r ng “Không công ty nào mà tôi t ng c ng tác trong vi c th c hi n h th ng này l i không th a nh n nó”. Và tôi mu n ti p t c kh ng nh như v y. Th t s , tôi r t lo l ng khi tôi lái xe vào tr s c a công ty nói chuy n v i Terry Taillard - giám cv ào t o và phát tri n, v trí mà tôi ã t ng làm khi phương th c này ra i. Tôi có lý do lo l ng. Hôm trư c, khi tôi g i cho Taillard h i v vi c áp d ng h th ng này Frito-Lay, anh ta thú th t r ng anh ta không bi t n chương trình nào v i cái tên như th . Tôi g p Taillard t i m t quán ăn t ph c v . Khi chúng tôi ng i nói chuy n bên c a s , nơi có th nhìn ra khung c nh mà nhi u ngư i nh n nh là khuôn viên p nh t c a m t công ty t i M , m i lo l ng c a tôi bi n m t. Anh ta gi i thích v i tôi t i sao anh ta l i không bi t n chương trình nào v i cái tên “k lu t không c n tr ng ph t: “ , chúng tôi áp d ng nó trên ph m vi toàn công ty. Tôi ch không bi t là nó có m t cái tên. ó ch là phương th c chúng tôi qu n lý kinh doanh ây mà thôi”. Th nghi m cu i cùng v tính hi u qu và s thành công c a h th ng qu n lý k lu t không c n tr ng ph t ó là khi nó không ch là m t chương trình, m t d án hay m t chính sách n a. H th ng ư c áp d ng toàn di n khi nó tr thành m t ph n không tách r i trong ho t ng c a công ty n m c m i ngư i coi ó ch là cách th c h qu n lý kinh doanh mà thôi.