Làm sao để viết thư điện tử tốt hơn
Trước khi có thư điện tử, chúng ta mất rất nhiều thời gian để thông tin với
nhau. Tin nhắn “ngay lập tức” không phải là ngay lập tức nữa. Nó đòi hỏi
một khoảng thời gian dài với người truyền tin trên lưng ngựa. Nếu bạn ra
lệnh ra trận, bạn sai một người liên lạc tới phó tướng. “Này, có chuyện gì
thế?”. Họ viết lại “Nhàm chán”. Bạn viết lại “muốn thử đánh lén không?”
Họ viết lại “đồng ý”. Việc này tương ứng với 4 con ngựa và 2 liên lạc viên
cho cuộc trao đổi đó. Trận chiến thất bại sau đó, nhưng việc nhân giống
giống ngựa đó lại là cả một gia tài. Nó tương tương 1800 lần công ty sản
xuất vũ khí Lockheed Martin.
Thư điện từ không phải luôn luôn hiệu quả
Kết hợp nhiều thứ qua thư điện tử không phải lúc nào cũng tốt hơn, bởi vì
không có con ngựa nào liên quan vào, chúng ta coi nó đơn thuần chỉ như là
một cuộc hội thoại thông thường. Bạn đang cố gắng tổ chức một cuộc họp
cho nhóm nghiên cứu “Tofu như là vật liệu xây dựng”. Bạn gửi thư điện tử:
- Chúng ta sẽ họp chứ? (không có ý định chơi chữ - chúng ta gặp mặt chứ?)
Họ viết lại “Chắc rồi. Bao giờ?”
Bạn viết: “Thứ Sáu thì sao?”
Họ trả lời: “Không được. Tuần sau có vào ngày nào được không?”
Bạn viết :”thứ ba”
Họ viết: “Không”
Bạn viết: “thứ tư thì sao?”
Họ viết: “chắc chắn rồi. Lúc nào thế?”
Bạn biết là bạn đã làm được việc đó, và bạn đạt được điều đó sau khi thỏa
thuận.
Soạn thư điện tử khác rất nhiều so với một cuộc đối thoại
Sự trao đổi có thể tạo nên một cuộc đối thoại hợp lý, nhưng các cuộc đối
thoại đó không có nghĩa là chúng có hiệu quả. Nếu chúng hiệu quả, chúng ta
sẽ cân bằng những ý kiến của từng người. Nếu bạn từng đến một trường dạy
múa, bạn thấy rằng nó sẽ không hiệu quả. Không cần biết khó khăn như thé
nào để bạn kết hợp suy nghĩ của bạn, chàng trai, cô gái, hay những người
đồng tính vào giấc mơ của bạn, nó sẽ không chỉ ra rằng bạn thích thú cho
đến tận khi bạn so sánh những ghi chú sau không biết bao nhiêu buổi cà phê
cà pháo dài đằng đẵng sau đó.
Cuộc nói chuyện qua những con chữ - giống như trao đổi thư điện tử ở trên
– cũng có nguy cơ trở thành một trong những điều khiến bạn phân tâm. Nếu
ai đó bị phân tâm và không trả lời lại, bạn có thể phải ngồi đợi và cuối cùng
bạn cũng quên luôn nó. Sau tất cả, nó quá "hại não".
Bạn cần viết thư điện tử hiệu quả hơn
Bạn có thể thông minh hơn người chỉ huy quân đội cũ. Nếu bạn phải gửi 4
câu – theo cách từng câu một – gửi bằng ngựa, bạn sẽ có động lực lớn đề tìm
ra cách tốt hơn.Vấn đề là bạn có cả thông tin trong đầu mà bạn nghĩ, nhưng
nó chỉ trở thành chữ hay trở thành lời nói vào cùng một thời điểm. Ngay cả
khi bạn muốn tăng tốc trong trao đổi thông tin bằng nói như ăn cắp hay nói
trước luôn ý nghĩ của họ, điều đó sẽ không giúp giải quyết vấn đề của bạn.
Tuy nhiên bạn có thể bỏ qua những con ngựa bằng cách đưa nhiều nhất vào
trong một tin mà bạn có thể, đưa ra những gì mà bạn nghĩ. Hãy nghĩ một
chút về cái gì bạn cần để truyền tin. Nghĩ về câu kế tiếp, như bạn nghĩ bây
giờ nhưng cứ tiếp tục đi. Nghĩ về tất cả những thông tin bạn sẽ cần để kết
thúc đối thoại. Sau đó cho chúng vào tin kế tiếp nhiếu nhất bạn có thể, để
đảm bảo cuộc trò chuyện vẫn tiếp tục
Bạn sẽ viết cho nhóm Tofu của bạn “này mọi người, hãy họp để bàn về sự
cải cách của Tofu để chúng ta sẽ đưa ra tại hội đồng thành phố. Hãy họp vào
thứ sáu vào 8 giờ tại khu đóng gói thịt của quận. Nếu không được, thứ tư lúc
4 giờ lại khu đóng gói thực phẩm. Nhớ cho tôi biết rằng nó có tiến hành
được hay không, đồng ý hay không đồng ý”
Bạn biết rằng để lên lịch cho bất cứ cuộc hẹn nào, cuối cùng bạn sẽ cần xếp
lịch, khi nào và ở đâu cho nó. Bằng cách chia sẻ thông tin cho tất cả trong
cùng một thời điểm, những người trong nhóm Tofu đó chỉ cần nói “đồng ý”
hay phản đối.
Các thiết lập mặc định trong thư điện tử của bạn
Bạn vẫn phải giải quyết các nguy cơ mà các thành viên của tofu không chấp
nhận. Có thể họ đã vượt qua cuộc kiểm tra dinh dưỡng hay có lẽ họ quá bận
và quên mất họ cần bạn. Sau đó bạn bị bỏ lại với trọng trách. Bạn không thể
làm cho dự án tiếp tục tiến hành cho đến tận khi bạn nhận được tin từ họ.
Tuy nhiên, với một thiết lập mặc định, bạn có thể tiếp tục, ngay cả khi họ
bận truyền nước. Điều đó quá dễ dàng.
Nó không chỉ áp dụng cho lên kế hoạch họp hành. Bạn cũng có thể dùng nó
cho việc ra quyết định. “Anh yêu à, em định tổ chức tiệc mừng sinh nhật 5
tuổi cho Casey bé bỏng. Em không biết rằng nên thuê Bambi, Cinderella hay
Evil Dead, The Musical. Nếu anh không phản đối thì thứ 7, em sẽ đặt Evil
Dead". Việc thông báo rằng chúng ta đưa ra một bộ phim và một khoảng
thời gian giả định. Bằng cách đó, quyết định có thể chỉ là tình trạng lấp lửng
cho đến tận ngày thứ 7.
Sử dụng mẹo này để viết thư giới thiệu tốt hơn
Mục đích tổng thể ở đây là giữ cho mọi thứ tiếp tục bằng cách dự đoán câu
hỏi của họ, khiến họ dễ dàng hồi đáp, và mặc định vể địa điểm trong trường
hợp họ không trả lời.
Ngoài việc sử dụng chiến thuật này để viết thư điện tử tốt hơn, bạn cũng có
thể áp dụng nó vào việc viết thư giới thiệu tốt hơn khi bạn đang săn
việc. Không bao giờ kết thúc một thư giới thiệu bằng câu “hãy gọi cho tôi
nếu bạn thấy hứng thú.” Họ sẽ không bao giờ gọi, nhưng họ sẽ có một buổi
tụ tập để hoan hỉ cười nhạo và nhảy múa xung quanh đống lửa trại đốt từ tất
cả những hồ sơ của những người họ từ chối. Thay vì đó, hãy viết “Tôi sẽ gọi
cho ngài vào 2h chiều ngày thứ bảy để biết câu trả lời. Nếu khoảng thời gian
đó không tiện, hãy liên hệ với tôi qua số 555-5555 (số điện thoại của bạn) và
đưa ra thời gian khác” Bằng cách đó, bạn có thể chịu trách nhiệm và giữ mọi
thứ tiếp tục tiến triển.
Hãy suy nghĩ trước họ. Dự đoán thông tin mà họ có thể cần. Đưa thông tin
cho họ càng nhiều càng tốt đề tiến hành bước tiếp theo. Và đưa ra địa điểm
giả định trong trường hợp họ không có bất cứ hành động nào.