Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP tại Việt Nam

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:128

Thêm vào BST

Báo xấu

29
lượt xem 7
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục tiêu của đề tài là xác định các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai phân hệ kế toán trong hệ thống ERP tại doanh nghiệp. Đồng thời, xác định mức độ tác động của từng nhân tố đến việc triển khai thành công phân hệ này tại các doanh nghiệp, tổ chức... Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP tại Việt Nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH NGUYỄN THỊ HỒNG YẾN CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC TRIỂN KHAI THÀNH CÔNG PHÂN HỆ KẾ TOÁN TRONG HỆ THỐNG ERP TẠI VIỆT NAM Chuyên ngành : Kế toán Mã số : 60340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN THỊ THU HIỀN TP. Hồ Chí Minh – Năm 2016
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ: “Các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP tại Việt Nam” là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các kết quả trong luận văn là trung thực và chưa từng được công bố trong bất kỳ công trình nào khác. Học viên Nguyễn Thị Hồng Yến
MỤC LỤC TRANG PHỤ BÌA LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1 1. Lý do chọn đề tài .............................................................................................1 2. Mục tiêu nghiên cứu .......................................................................................2 3. Câu hỏi nghiên cứu .........................................................................................2 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu .................................................................3 5. Phƣơng pháp nghiên cứu ...............................................................................3 5.1. Nghiên cứu định tính .........................................................................3 5.2. Nghiên cứu định lƣợng......................................................................3 6. Ý nghĩa nghiên cứu .........................................................................................4 7. Các đóng góp của luận văn ............................................................................4 8. Cấu trúc luận văn............................................................................................5 Chƣơng 1: TỔNG QUAN .........................................................................................6 1.1. Các công trình nghiên cứu liên quan .........................................................6 1.1.1. Các nghiên cứu nƣớc ngoài ..............................................................6 1.1.1.1. Nghiên cứu của Liang Zhang và cộng sự (2002).............................6 1.1.1.2. Nghiên cứu của Gede Rasben Dantes (2011) ................................10 1.1.1.3. Nghiên cứu của Jiang Yingji (2005) ...............................................12 1.1.2. Các nghiên cứu trong nƣớc ............................................................14 1.1.2.1. Nghiên cứu của Tiến sĩ Nguyễn Bích Liên (2012) ........................14 1.1.2.2. Nghiên cứu của Nguyễn Hữu Hoàng Thọ (2012) .........................15
1.1.2.3. Nghiên cứu của Ngụy Thị Hiền và Phạm Quốc Trung (2013) ....17 1.2. Xác định khe hổng nghiên cứu .................................................................19 Chƣơng 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT ...........................................................................20 2.1. Tổng quan về hệ thống ERP .....................................................................20 2.1.1. Khái niệm .........................................................................................20 2.1.2. Quá trình hình thành, phát triển hệ thống ERP ..........................20 2.1.3. Đặc điểm của hệ thống ERP ...........................................................21 2.1.4. Lợi ích của ERP ...............................................................................22 2.1.5. Hạn chế của ERP .............................................................................23 2.1.6. Lý do nên triển khai ERP ...............................................................24 2.1.7. Phƣơng pháp triển khai phân hệ kế toán trong hệ thống ERP ..25 2.1.8. Phân hệ kế toán trong hệ thống ERP ............................................27 2.2. Quan điểm về hệ thống thông tin thành công .........................................30 2.3. Các nhân tố ảnh hƣởng đến việc triển khai thành công hệ thống ERP31 Chƣơng 3: PHƢƠNG PHÁP VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU ............................34 3.1. Quy trình nghiên cứu ................................................................................34 3.2. Phƣơng pháp nghiên cứu ..........................................................................36 3.2.1. Nghiên cứu định tính .......................................................................36 3.2.2. Nghiên cứu định lƣợng....................................................................36 3.2.2.1. Thiết kế mẫu nghiên cứu ................................................................36 3.2.2.2. Thiết kế bảng câu hỏi ......................................................................37 3.2.2.3. Phƣơng pháp thu thập dữ liệu .......................................................37 3.2.2.4. Phƣơng pháp phân tích dữ liệu ......................................................38 3.3. Mô hình nghiên cứu ...................................................................................38 Chƣơng 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU ..................................................................45 4.1. Đánh giá thực trạng áp dụng ERP tại Việt Nam ....................................45 4.2. Kết quả nghiên cứu định tính ...................................................................48 4.3. Kết quả nghiên cứu định lƣợng ................................................................53 4.3.1. Đánh giá độ tin cậy thang đo ..........................................................53
4.3.1.1. Đánh giá độ tin cậy thang đo Sự tham gia của lãnh đạo .............53 4.3.1.2. Đánh giá độ tin cậy thang đo Xác định mục tiêu, chiến lƣợc và tầm nhìn rõ ràng ..............................................................................................54 4.3.1.3. Đánh giá độ tin cậy thang đo Tái cấu trúc quy trình kinh doanh 55 4.3.1.4. Đánh giá độ tin cậy thang đo Sự chính xác của dữ liệu kế toán .55 4.3.1.5. Đánh giá độ tin cậy thang đo Trình độ, năng lực và kinh nghiệm của chuyên viên tƣ vấn ....................................................................................56 4.3.1.6. Đánh giá độ tin cậy thang đo Đào tạo............................................57 4.3.1.7. Đánh giá độ tin cậy thang đo Ngƣời sử dụng................................57 4.3.1.8. Đánh giá độ tin cậy thang đo Môi trƣờng văn hoá ......................58 4.3.1.9. Đánh giá độ tin cậy thang đo Triển khai thành công phân hệ kế toán trong ERP.................................................................................................59 4.3.2. Phân tích nhân tố khám phá EFA .................................................60 4.3.3. Phân tích hồi quy và kiểm định giả thuyết....................................64 Chƣơng 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ .............................................................71 5.1. Kết luận ......................................................................................................71 5.2. Kiến nghị ....................................................................................................74 5.3. Hạn chế của nghiên cứu và hƣớng nghiên cứu tiếp theo .......................76 TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, TỪ VIẾT TẮT CNTT: Công nghệ thông tin ERP (Enterprise Resource Planning): Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp GAP: Tài liệu về sự khác biệt giữa nghiệp vụ của doanh nghiệp với chức năng nghiệp vụ trên ERP HĐQT: Hội đồng quản trị IS (Information System): Hệ thống thông tin MTV: Một thành viên ROI (Return on Investment): Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư TNHH: Trách nhiệm hữu hạn TS: Tiến Sĩ
DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 3.1. Thang đo Likert 5 điểm ............................................................................37 Bảng 4.1: Bằng chứng khảo sát chuyên gia ..............................................................48 Bảng 4.2. Cronbach‟s Alpha của thang đo Sự tham gia của lãnh đạo ......................54 Bảng 4.3. Cronbach‟s Alpha của thang đo Xác định mục tiêu, chiến lược và tầm nhìn rõ ràng ...............................................................................................................54 Bảng 4.4. Cronbach‟s Alpha của thang đo Tái cấu trúc quy trình kinh doanh .........55 Bảng 4.5. Cronbach‟s Alpha của thang đo Sự chính xác của dữ liệu kế toán ..........55 Bảng 4.6. Cronbach‟s Alpha của thang đo Trình độ, năng lực và kinh nghiệm của chuyên viên tư vấn ....................................................................................................56 Bảng 4.7. Cronbach‟s Alpha của thang đo Trình độ, năng lực và kinh nghiệm của chuyên viên tư vấn (lần 2) .........................................................................................57 Bảng 4.8. Cronbach‟s Alpha của thang đo Đào tạo ..................................................57 Bảng 4.9. Cronbach‟s Alpha của thang đo Người sử dụng ......................................58 Bảng 4.10. Cronbach‟s Alpha của thang đo Người sử dụng (lần 2) .........................58 Bảng 4.11. Cronbach‟s Alpha của thang đo Môi trường văn hóa.............................59 Bảng 4.12. Cronbach‟s Alpha của thang đo Triển khai thành công phân hệ kế toán trong ERP ..................................................................................................................59 Bảng 4.13. Kết quả kiểm định KMO và Bartlett ......................................................60 Bảng 4.14. Bảng Eigenvalues và phương sai trích ...................................................60 Bảng 4.15. Ma trận hệ số tải nhân tố ........................................................................61 Bảng 4.16. Ma trận tương quan giữa các biến ..........................................................64 Bảng 4.17. Đánh giá độ phù hợp của mô hình ..........................................................66 Bảng 4.18. Kiểm định độ phù hợp của mô hình .......................................................66 Bảng 4.19. Kết quả phân tích hồi quy tuyến tính bội................................................67
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Hình 1.1. Các yếu tố ảnh hưởng đến triển khai thành công ERP tại các doanh nghiệp ở Trung Quốc ..............................................................................................................9 Hình 1.2. Các yếu tố ảnh hưởng đến triển khai thành công dự án ERP tại các doanh nghiệp ở Phần Lan.....................................................................................................14 Hình 2.1. Mô hình tích hợp dữ liệu từ các phân hệ khác về sồ cái tài khoản ...........27 Hình 2.2: Mô hình nghiên cứu ban đầu.....................................................................33 Hình 3.1. Quy trình nghiên cứu ................................................................................35 Hình 3.2. Mô hình nghiên cứu đề xuất......................................................................44 Hình 4.1. Mô hình nghiên cứu chính thức ................................................................52 Hình 4.2. Mô hình nghiên cứu hiệu chỉnh ................................................................63
1 PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Hiện nay, Việt Nam đã bước vào một giai đoạn hội nhập quốc tế. Từ thập niên 1990, đa số các tập đoàn hàng đầu thế giới đều chuyển sang áp dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để quản lý hoạt động kinh doanh của mình và xem đây là yếu tố then chốt, chìa khóa cho sự thành công của doanh nghiệp (Abdelmageed Elsadek Abdelrazek, 2015). Các doanh nghiệp Việt Nam đã và đang tiếp cận và áp dụng hệ thống ERP trong quá trình hoạt động doanh nghiệp nhằm nâng cao hiệu quả kinh doanh, năng lực canh tranh trên thị trường trong nước và quốc tế ERP (Enterprise Resource Planning) là một phần mềm để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v… Trong đó, phân hệ kế toán tài chính và kế toán quản trị là một phân hệ cốt lõi của hệ thống ERP. Phân hệ kế toán bao gồm các phân hệ con như: Kế toán tổng hợp, Kế toán phải thu, Kế toán phải trả, Kế toán chi phí giá thành, Quản lý tài sản cố định, CCDC,…. Tất cả dữ liệu từ các phân hệ khác hoặc các phần mềm tích hợp đều sẽ đổ về phân hệ kế toán. Vì vậy, khối lượng công việc của phân hệ kế toán khi triển khai ERP là khá lớn do phải kiểm soát được các dữ liệu đổ về, đảm bảo sự chính xác của dữ liệu kế toán. Do đó, việc triển khai thành công phân hệ này góp phần không nhỏ vào sự cải thiện chất lượng của thông tin kế toán. Chất lượng của thông tin kế toán cũng là một yếu tố quan trọng trong việc ra quyết định kinh doanh. Từ đó giúp cho doanh nghiệp nâng cao được khả năng cạnh tranh và thu hút thêm nhiều đầu tư nước ngoài. Thực tế hiện nay tại Việt Nam tỷ lệ triển khai thành công ERP cho các doanh nghiệp không cao. Số lượng doanh nghiệp, tập đoàn triển khai ERP trên thực tế lớn hơn số lượng doanh nghiệp công bố triển khai ERP bởi triển khai ERP không đơn giản và đã có những dự án bị sụp đổ hoặc không đạt được sự thành công như mong đợi khi không thể thay đổi cách thức quản trị truyền thống, khiến doanh nghiệp
2 không muốn quảng bá, tuyên truyền (ICTnews, 2013). Việc thất bại ảnh hưởng rất nghiêm trọng đến hoạt động của doanh nghiệp: thiệt hại về chi phí tài chính, nguồn nhân lực tham gia dự án, niềm tin của người sử dụng... Do đó nghiên cứu xác định và đo lường các nhân tố giúp doanh nghiệp triển khai thành công hệ thống ERP nói chung và phân hệ kế toán trong hệ thống ERP nói riêng tại thị trường Việt Nam là rất cần thiết. Nó giúp cho doanh nghiệp có thể tập trung vào các nhân tố này để từ đó cải thiện hoạt động doanh nghiệp, giúp cho việc triển khai ERP được thành công hơn, đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp đặc biệt là nâng cao chất lượng thông tin kế toán và cải thiện tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp . Theo nghiên cứu của tác giả, tại Việt Nam, số lượng các nghiên cứu về ERP không nhiều, đa phần là các bài viết có tính chất đúc kết kinh nghiệm triển khai ERP. Với lý do trên, tác giả đã chọn đề tài “Các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP tại Việt Nam”. 2. Mục tiêu nghiên cứu Xác định các nhân tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai phân hệ kế toán trong hệ thống ERP tại doanh nghiệp. Đồng thời, xác định mức độ tác động của từng nhân tố đến việc triển khai thành công phân hệ này tại các doanh nghiệp, tổ chức. Đề xuất một số kiến nghị tác động vào các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP để giúp doanh nghiệp áp dụng thành công hệ thống ERP trong hoạt động hằng ngày, góp phần nâng cao chất lượng thông tin kế toán cũng như công tác tổ chức kế toán trong doanh nghiệp. 3. Câu hỏi nghiên cứu Câu hỏi nghiên cứu 1: Những nhân tố nào ảnh hưởng đến sự thành công trong việc triển khai phân hệ kế toán trong hệ thống ERP? Câu hỏi nghiên cứu 2: Mức độ tác động của từng nhân tố này đến sự thành công trong việc triển khai phân hệ kế toán trong hệ thống ERP như thế nào?
3 4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu Đối tƣợng nghiên cứu: các nhân tố tác động đến việc triển khai thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP tại các doanh nghiệp, tổ chức. Phạm vi nghiên cứu: các doanh nghiệp tại Việt Nam ở tất cả các lĩnh vực đã triển khai ứng dụng hệ thống ERP. 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Nghiên cứu định tính Tác giả thực hiện nghiên cứu định tính bằng các phương pháp sau: - Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp các nghiên cứu trong và ngoài nước liên quan đến việc triển khai thành công hệ thống ERP nhằm tổng kết các công trình nghiên cứu hiện có về triển khai ERP. - Phương pháp phân tích: Phân tích các nghiên cứu hiện có trong và ngoài nước nhằm khám phá các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP. - Phương pháp khảo sát chuyên gia: Nghiên cứu sơ bộ định tính tiếp tục được thực hiện bằng phương pháp khảo sát các chuyên gia trong việc triển khai ERP tại thị trường Việt Nam. Mục đích của việc thảo luận này nhằm phát hiện, khẳng định các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai dự án, các thang đo phù hợp với các dự án tại Việt Nam, từ đó bổ sung, điều chỉnh biến quan sát. 5.2. Nghiên cứu định lƣợng Nghiên cứu định lượng được thực hiện nhằm đánh giá giá trị, độ tin cậy và mức độ phù hợp của các thang đo, kiểm định mô hình nghiên cứu, giả thuyết nghiên cứu. Bên cạnh đó xác định mức độ ảnh hưởng của các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP tại Việt Nam. Các giai đoạn như sau: - Thiết kế nghiên cứu. - Thu thập số liệu: Bảng câu hỏi khảo sát được gửi đến các đối tượng là các chuyên gia có kinh nghiệm trong lĩnh vực triển khai ERP và các doanh
4 nghiệp đã triển khai ERP. Mẫu nghiên cứu được lấy theo phương pháp lấy mẫu thuận tiện. - Phân tích dữ liệu: Phân tích dữ liệu bằng phần mềm SPSS 20.0 với các kỹ thuật phân tích và kiểm định: Cronbach Alpha, phân tích nhân tố khám phá EFA, phân tích hồi quy bội. 6. Ý nghĩa nghiên cứu Nghiên cứu sẽ giúp các doanh nghiệp xác định các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP tại Việt Nam. Từ đó giúp các doanh nghiệp có được sự chuẩn bị tốt hơn trước khi quyết định triển khai hoặc có các giải pháp tác động vào các nhân tố này để đảm bảo cho việc triển khai thành công hệ thống ERP nhằm giảm thiểu tổn thất về chi phí, thời gian và cơ hội kinh doanh cho doanh nghiệp cũng như nâng cao chất lượng thông tin kế toán cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nghiên cứu có thể được sử dụng như là tài liệu tham khảo cho các nghiên cứu trong tương lai về các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP tại Việt Nam. 7. Các đóng góp của luận văn Luận văn này tổng hợp được các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP ở các nước trên thế giới. Từ đó xác định được các nhân tố ảnh hưởng đến triển khai thành công hệ thống ERP tại Việt Nam, đặc biệt đối với phân hệ kế toán. Đề xuất các giải pháp góp phần giúp cho các nhà quản lý có được định hướng và quyết định đúng đắn khi quyết định triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp của mình, tránh được các tổn thất không đáng có về chi phí, thời gian và cơ hội kinh doanh cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, luận văn sẽ là tài liệu tham khảo cho các nghiên cứu trong tương lai về các nhân tố ảnh hưởng đến việc triển khai thành công phân hệ kế toán trong hệ thống ERP tại Việt Nam.
5 8. Cấu trúc luận văn Chương 1: Tổng quan Chương 2: Cơ sở lý thuyết Chương 3: Phương pháp và mô hình nghiên cứu Chương 4: Kết quả nghiên cứu Chương 5: Kết luận và Kiến nghị
6 Chƣơng 1: TỔNG QUAN 1.1. Các công trình nghiên cứu liên quan 1.1.1. Các nghiên cứu nƣớc ngoài 1.1.1.1. Nghiên cứu của Liang Zhang và cộng sự (2002) Nghiên cứu này được Liang Zhang và các cộng sự thực hiện năm 2002. Trong nghiên cứu này, các tác giả đã đưa ra 10 yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến thành công của ERP là: (1) Sự tham gia của lãnh đạo; (2) Tái cấu trúc quy trình kinh doanh; (3) Quản lý dự án hiệu quả; (4) Sự cam kết của toàn doanh nghiệp; (5) Đào tạo; (6) Người sử dụng; (7) Sự phù hợp phần mềm và phần cứng; (8) Sự chính xác của dữ liệu kế toán; (9) Sự hỗ trợ của nhà cung cấp; (10) Văn hoá tổ chức. Trong đó: Sự tham gia của lãnh đạo: Theo C.C.Sum và K.K. Yang (1992), P. Dchessi, C.M. Schaininger và D.R. Hobbs (1999) và một số nghiên cứu khác đã nhấn mạnh tầm quan trọng của việc cần có sự hỗ trợ của lãnh đạo để triển khai thành công một dự án ERP. Cấp lãnh đạo của doanh nghiệp phải tạo ra một môi trường thuận lợi cho việc thực hiện phần mềm ERP và lãnh đạo cũng phải tham gia vào dự án đó. Lãnh đạo sẵn sàng cung cấp các tài nguyên cần thiết như cam kết ban đầu khi thực hiện dự án ERP. Việc triển khai phần mềm ERP có thể bị gián đoạn, ngưng trệ nghiêm trọng nếu một số nguồn lực (ví dụ: con người, kinh phí và thiết bị) không sẵn sàng. Tái cấu trúc quy trình kinh doanh: Quá trình tái cấu trúc quy trình kinh doanh được định nghĩa bởi Hammer và Champy (2001) đó là: “Suy nghĩ cơ bản và thiết kế lại triệt để quy trình kinh doanh nhằm đạt được những cải thiện quan trọng cho doanh nghiệp. Ví dụ như sự cải tiến đáng kể về hiệu suất, chi phí, chất lượng, dịch vụ và tốc độ”. Phần mềm ERP được xây dựng không phải phù hợp với tất cả doanh nghiệp. Tùy theo từng lĩnh vực kinh doanh, ngành nghề, quy mô,… mà tiến hành thay đổi quy trình hiện có của mình để làm sao phù hợp với phần mềm ERP đó. V.Grover và cộng sự (1995) cho rằng tổ chức ngày càng sẵn sàng cho những thay đổi sẽ dễ dàng thành công trong việc triển khai hệ thống ERP.
7 Quản lý dự án hiệu quả: Theo Dennis Lock (1996) thì việc quản lý dự án liên quan đến lập kế hoạch, phối hợp và kiểm soát những hoạt động phức tạp và đa dạng của các dự án công nghiệp và thương mại hiện đại. Triển khai ERP là một chuỗi những hoạt động phức tạp, liên quan đến mọi chức năng của doanh nghiệp và thường kéo dài từ một đến hai năm. Do đó doanh nghiệp cần có chiến lược quản lý dự án hiệu quả để kiểm soát được quá trình triển khai, tránh vượt ngân sách và đảm bảo được lịch trình triển khai. Sự cam kết của toàn doanh nghiệp: Hệ thống ERP là hệ thống thông tin toàn doanh nghiệp, nó tích hợp và xử lý thông tin giữa các bộ phận trong doanh nghiệp nên bắt buộc phải có sự hỗ trợ của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp. Người đứng đầu các bộ phận là những người tiên phong của dự án ERP, họ cung cấp các nguồn lực cần thiết để hỗ trợ cho cấp dưới. Những người khác bên ngoài dự án cũng góp phần hỗ trợ dự án thành công. Đào tạo: Đào tạo là một quá trình cung cấp cho các nhà quản lý và nhân viên một cái nhìn khái quát về hệ thống ERP (Sum và cộng sự, 1997). Do đó, người sử dụng có thể hiểu hơn về mối liên hệ giữa công việc của họ với các bộ phận chức năng khác trong doanh nghiệp. Đào tạo các khái niệm giúp cho mọi người hiểu lý do triển khai hệ thống ERP và sự cần thiết của việc triển khai. Trong khi đó, đào tạo chức năng giúp người sử dụng xử lý tốt hơn các tình huống trên hệ thống. Ngoài ra người đào tạo cần cung cấp đầy đủ tài liệu liên quan đến nội dung cần đào tạo để người sử dụng nắm rõ và chủ động hơn. Người sử dụng: Người sử dụng liên quan đến việc tham gia vào quá trình thực hiện phát triển hệ thống và đại diện của các nhóm người dùng mục tiêu. Trong quá trình tham gia triển khai, người sử dụng làm quen dần với hệ thống nên khi phần mềm ERP đưa vào vận hành thực tế sẽ dễ dàng và thuận lợi hơn. Sự phù hợp phần mềm và phần cứng: Nhà cung cấp ERP sử dụng những nền tảng phần cứng, cơ sở dữ liệu và hệ thống hoạt động khác nhau và một số gói ERP này chỉ phù hợp với cơ sở dữ liệu và hệ thống hoạt động của một số doanh nghiệp. Do đó, đầu tiên các doanh nghiệp nên phân tích các yêu cầu để chắc chắn các vấn
8 đề cần giải quyết và lựa chọn phần mềm ERP phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình. Phần cứng, sau đó, được lựa chọn dựa trên yêu cầu của hệ thống ERP. Sự chính xác của dữ liệu: Bởi vì các phân hệ của hệ thống ERP kết nối với nhau một cách chi tiết, sự sai sót dữ liệu đầu vào của một phân hệ có thể ảnh hưởng đến những phân hệ khác. Theo Sum và cộng sự (1997), sự chính xác của dữ liệu quyết định sự thành công của dự án ERP. Dữ liệu luôn phải đảm bảo tính toàn vẹn và phải được kiểm tra trước khi nhập vào phần mềm ERP. Sự hỗ trợ của nhà cung cấp: Hầu hết các doanh nghiệp không tự phát triển phần mềm ERP mà mua từ nhà cung cấp bên ngoài. Phần mềm ERP có những bộ quy trình chuẩn và có thể khác với quy trình thực tế của doanh nghiệp. Do đó, sự hỗ trợ của nhà cung cấp là rất quan trọng. Đội ngũ nhân viên của nhà cung cấp phải có kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng giao tiếp với khách hàng. Ngoài ra, thời gian đáp ứng dịch vụ cũng như sự tham gia tích cực của nhà cung cấp cũng đóng vai trò quan trọng trong quá trình triển khai ERP. Văn hoá tổ chức: Densley (1999) cho rằng việc triển khai ERP cần phải thích ứng với phong cách văn hoá của từng doanh nghiệp, văn hoá tổ chức cũng là một yếu tố quan trọng của việc triển khai dự án ERP. Doanh nghiệp triển khai phần mềm ERP cần thay đổi quy trình kinh doanh của cho phù hợp với phần mềm ERP. Sự thay đổi này tác động đến văn hoá tổ chức của doanh nghiệp và những ràng buộc liên quan đến văn hoá của doanh nghiệp.
9 Môi trƣờng tổ chức Tái cấu trúc Sự tham gia quy trình của lãnh đạo kinh doanh Sự cam kết Quản lý dự của toàn án hiệu quả doanh nghiệp Yếu tố ngƣời sử dụng Người sử Đào tạo dụng Triển khai thành công Yếu tố kỹ thuật ERP Sự phù hợp Sự chính phần cứng và xác của dữ phần mềm liệu Hỗ trợ từ nhà cung cấp Sự hỗ trợ của nhà cung cấp Yếu tố văn hoá Văn hoá tổ chức Hình 1.1. Các yếu tố ảnh hƣởng đến triển khai thành công ERP tại các doanh nghiệp ở Trung Quốc Nguồn: Liang Zhang và cộng sự (2002)
10 1.1.1.2. Nghiên cứu của Gede Rasben Dantes (2011) Nghiên cứu này được Gede Rasben Dantes công bố năm 2011. Mục đích của bài nghiên cứu này nhằm so sánh quá trình triển khai ERP tại hai tổ chức khác nhau thuộc hai quốc gia khác nhau. Tổ chức A là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong ngành in PCB với hơn 500 nhân viên. Tổ chức này là một doanh nghiệp chủ chốt trong thị trường PCB, phục vụ trong các lĩnh vực như điện tử, viễn thông, các thiết bị chăm sóc y tế và kiểm soát. Tổ chức B là một doanh nghiệp tư nhân hoạt động trong ngành thiết bị lưu trữ và điện tử với hơn 500 nhân viên. Kể từ khi bắt đầu hoạt động vào năm 1999, hàng triệu sản phẩm đã được phân phối đến khách hàng ở khắp các châu lục. Nghiên cứu tiến hành khảo sát về quá trình triển khai ERP bằng cách phỏng vấn các nhà quản lý, người sử dụng cấp cao, nhân viên, chuyên viên tư vấn dự án liên quan trong quá trình triển khai hệ thống. Bài nghiên cứu so sánh quá trình triển khai ERP dựa trên ba đặc tính là: con người, quy trình và tổ chức, công nghệ. Kết quả nghiên cứu cho thấy, để thực hiện thành công hệ thống ERP, công ty cần xem xét một số nhân tố quan trọng của quá trình triển khai thuộc ba đặc tính cụ thể như sau: Nhóm đặc tính về con người (1) Sự hỗ trợ của lãnh đạo cấp cao: Theo Holland và Light (1999), Lee và Olson (2010) thì việc triển khai thành công hệ thống ERP đòi hỏi sự lãnh đạo, cam kết và tham gia mạnh mẽ của các nhà lãnh đạo cấp cao. Họ sẽ cung cấp những nguồn lực và quyền hạn cần thiết để đạt được sự thành công của việc triển khai (Bhatti, 2005). (2) Làm việc theo nhóm: Nhóm dự án ERP nên bao gồm những thành viên được lựa chọn về kĩ năng, kinh nghiệm, danh tiếng và sự linh hoạt. Nhóm triển khai dự án rất quan trọng bởi vì họ sẽ chịu trách nhiệm xây dựng những kế hoạch ban đầu, chi tiết và lịch trình dự án xuyên suốt chiều dài dự án.
11 (3) Sự tham gia của người sử dụng: Sự tham gia của người sử dụng dùng để chỉ trạng thái tâm lý của cá nhân và được định nghĩa như tầm quan trọng và mục đích cá nhân của một hệ thống cho một người dùng (T.R.Bhatti, 2005). Nó cũng được định nghĩa là sự tham gia của người sử dụng trong quá trình triển khai. Người sử dụng sẽ tham gia vào giai đoạn định nghĩa về nhu cầu hệ thống ERP của công ty cũng như trong việc triển khai hệ thống này. (4) Trình độ, năng lực và kinh nghiệm của chuyên viên tư vấn: Việc lựa chọn chính xác chuyên viên tư vấn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc triển khai thành công hệ thống ERP. Lựa chọn những chuyên viên tư vấn có kiến thức trong lĩnh vực doanh nghiệp đang hoạt động có thể giúp triển khai hệ thống phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Nhóm đặc tính về quy trình và tổ chức (1) Các doanh nghiệp cần có mục tiêu rõ ràng: Mục tiêu rõ ràng là một hướng dẫn cần thiết cho doanh nghiệp trong việc đạt được sự thành công trong quá trình triển khai ERP. Mục tiêu đó là đạt được sự thành công với thời gian và chi phí định sẵn và phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. (2) Chiến lược triển khai ERP: Có rất nhiều sự lựa chọn về chiến lược triển khai ERP. Theo O‟Leary (2000), chiến lược triển khai ERP có thể được chia thành: triển khai áp dụng hoàn toàn hệ thống mới (big bang), triển khai từng phân hệ (pilot project) và áp dụng song song cả hệ thống mới và hệ thống cũ (parallel implementation). (3) Quản lý dự án: Một dự án muốn thành công cần phải có người quản lý dự án giỏi. Nó bao gồm một mục tiêu rõ ràng, xây dựng cả kế hoạch công việc và kế hoạch nguồn lực, kiểm soát tốt tiến độ dự án. (4) Quản lý sự thay đổi: Cấu trúc tổ chức hiện tại của doanh nghiệp thường không tương thích với hệ thống ERP. Hệ thống ERP có những logic của riêng nó về chiến lược của doanh nghiệp, tổ chức và văn hoá. Do đó, triển khai hệ thống ERP thường yêu cầu sự tái cấu trúc những quy trình chủ yếu
12 của doanh nghiệp và phát triển những quy trình mới để đáp ứng được mục tiêu của doanh nghiệp. (5) Quản lý rủi ro: Theo Donovan (1999), quản lý rủi ro không chỉ là nhận ra những rủi ro mà còn là sự chuẩn bị cho những tình huống không mong muốn có thể xảy ra. (6) Tái cấu trúc quy trình kinh doanh: Tái cấu trúc quy trình kinh doanh nên được thực hiện trước khi triển khai ERP. (7) Giao tiếp: Giao tiếp là một trong những khó khăn và thách thức lớn nhất trong quá trình triển khai dự án. Nó rất quan trọng để xây dựng một sự thấu hiểu, một sự đồng thuận và chia sẻ thông tin giữa đội dự án, thông tin về kết quả và mục tiêu trong toàn doanh nghiệp ở mọi giai đoạn của dự án. (8) Đào tạo: Huấn luyện/ đào tạo có lẽ là nhân tố quan trọng nhất làm nên sự thành công của dự án ERP. Nếu nhân viên hiểu được hệ thống hoạt động như thế nào thì họ có thể khéo léo xử lý tình huống của mình dựa trên những chức năng của hệ thống. Nhóm đặc tính về công nghệ (1) Cơ sở hạ tầng: Phát triển cơ sở hạ tầng là rất quan trọng trong việc triển khai hệ thống ERP. (2) Phân tích và chuyển đổi dữ liệu: Đây là một nhân tố quan trọng trong triển khai ERP. Nhiều vấn đề thường xảy ra ở giai đoạn này. Do đó, doanh nghiệp thường vận hành song song hệ thống cũ và hệ thống ERP cho đến lúc hệ thống ERP hoạt động ổn định. (3) Sản phẩm ERP tốt. 1.1.1.3. Nghiên cứu của Jiang Yingji (2005) Trong nghiên cứu này tác giả đã đưa ra mô hình nghiên cứu gồm 6 yếu tố ảnh hưởng đến triển khai thành công ERP tại Phần Lan: (1) Sự tham gia của lãnh đạo, (2) Quản lý dự án hiệu quả, (3) Tái cấu trúc quy trình kinh doanh, (4) Sự phù hợp phần mềm và phần cứng, (5) Đào tạo, (6) Người sử dụng. Trong đó: