Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực tại Bưu điện Huyện Hóc Môn đến năm 2020

Chia sẻ: _ _ | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:107

Thêm vào BST

Báo xấu

11
lượt xem 3
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Đề tài có cấu trúc gồm 3 chương trình này cơ sở lý luận về quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức; thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực của Bưu điện Hóc Môn thời gian qua; một số giải pháp hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực tại Bưu điện Hóc Môn đến 2020.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Kinh tế: Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực tại Bưu điện Huyện Hóc Môn đến năm 2020

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HCM THÁI TRẦN NGÂN GIANG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI BƯU ĐIỆN HUYỆN HÓC MÔN ĐẾN NĂM 2020 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ TP. Hồ Chí Minh – Năm 2011
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ Tp. HCM THÁI TRẦN NGÂN GIANG MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI BƯU ĐIỆN HUYỆN HÓC MÔN ĐẾN NĂM 2020 Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số: 60.34.05 LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC TS. VŨ CÔNG TUẤN TP. Hồ Chí Minh – Năm 2011
i LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực tại Bưu điện Huyện Hóc Môn đến năm 2020” là do chính tôi thực hiện. Các thông tin, dữ liệu mà tôi sử dụng trong luận văn là hoàn toàn trung thực và có nguồn gốc tin cậy. Các giải pháp và kiến nghị là quan điểm của cá nhân tôi được hình thành trong quá trình nghiên cứu lý luận và thực tiễn. Tác giả luận văn Thái Trần Ngân Giang
ii LỜI CẢM ƠN Để hoàn tất chương trình cao học và luận văn tốt nghiệp này, tôi đã nhận được rất nhiều sự hỗ trợ từ Quý Thầy Cô, đồng nghiệp, bạn bè và gia đình. Tôi xin được trân trọng cảm ơn: PGS.TS. Vũ Công Tuấn, người đã tận tình hướng dẫn tôi trong suốt thời gian thực hiện luận văn tốt nghiệp. Quý Thầy Cô, những người đã truyền đạt những kiến thức, những kinh nghiệm quý báu cho tôi trong suốt khoá học. Các anh chị cán bộ quản lý thuộc phòng Quản lý Đào tạo Sau Đại Học đã hỗ trợ tôi trong suốt quá trình học. Các anh chị em đồng nghiệp, gia đình, bạn bè và người thân đã hỗ trợ, động viên tôi trong suốt quá trình học và thực hiện luận văn. Xin Cảm ơn Tác giả Thái Trần Ngân Giang
iii MỤC LỤC Lời mở đầu CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TRONG TỔ CHỨC ............................................................................................... 3 1.1. Khái niệm về quản trị nguồn nhân lực ................................................. 3 1.1.1. Định nghĩa quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức ........................... 3 1.1.2. Ý nghĩa quản trị nguồn nhân lực ...................................................... 3 1.1.3. Các chức năng của quản trị nguồn nhân lực ..................................... 3 1.2. Quy trình và nội dung quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức ........... 5 1.2.1. Hoạch định nguồn nhân lực ............................................................. 5 1.2.2. Phân tích công việc, thiết lập bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc ......................................................................................... 8 1.2.3. Quá trình tuyển dụng ..................................................................... 11 1.2.4. Đào tạo và phát triển ..................................................................... 12 1.2.5. Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên .................... 14 1.2.6. Duy trì nguồn nhân lực .................................................................. 16 1.3. Một số yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức .................................................................................................. 17 1.3.1. Yếu tố bên ngoài ........................................................................... 17 1.3.2. Yếu tố bên trong ............................................................................ 18 1.4. Đặc điểm nguồn nhân lực của ngành Bưu chính Viễn thông ............. 18 1.4.1. Đặc điểm hoạt động của ngành Bưu chính Viễn thông................... 18 1.4.2. Đặc điểm nguồn nhân lực của Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam .............................................................................................. 20 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC CỦA BƯU ĐIỆN HÓC MÔN THỜI GIAN QUA .................................... 22 2.1. Giới thiệu chung về Bưu điện Hóc Môn ............................................. 22 2.1.1. Lịch sử hình thành và phát triển..................................................... 22 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Bưu điện Hóc Môn ............................ 22
iv 2.1.3. Bộ máy tổ chức của Bưu điện Hóc Môn ........................................ 23 2.1.4. Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại Bưu điện Hóc Môn trong 03 năm 2008 – 2010 và 6 tháng đầu năm 2011 .............................. 25 2.2. Phân tích thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực tại Bưu điện Hóc Môn............................................................................................... 30 2.2.1. Đặc điểm, cơ cấu nguồn nhân lực .................................................. 30 2.2.2. Thực trạng công tác hoạch định nguồn nhân lực ............................ 33 2.2.3. Thực trạng công tác phân tích công việc ........................................ 33 2.2.4. Thực trạng công tác tuyển dụng, bổ nhiệm, đề bạt nhân viên ......... 35 2.2.5. Thực trạng công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực ............. 39 2.2.6. Thực trạng công tác đánh giá nhân viên và tập thể......................... 42 2.2.7. Thực trạng công tác động viên và duy trì ....................................... 44 2.2.8. Thực trạng môi trường và điều kiện làm việc................................. 47 2.3. Các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị nguồn nhân lực tại Bưu điện Hóc Môn ...................................................................................................... 49 2.3.1. Ảnh hưởng của môi trường vĩ mô .................................................. 49 2.3.2. Ảnh hưởng của môi trường vi mô .................................................. 50 CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI BƯU ĐIỆN HÓC MÔN ĐẾN NĂM 2020 ............................. 55 3.1. Mục tiêu phát triển của Bưu điện Thành phố Hồ Chí Minh đến năm 2020 ...................................................................................................... 55 3.1.1 Mục tiêu tổng quát........................................................................... 55 3.1.2 Mục tiêu cụ thể ................................................................................ 55 3.2. Quan điểm quản trị nguồn nhân lực của Bưu điện Thành phố Hồ Chí Minh đến năm 2020 ............................................................................. 57 3.3. Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực tại Bưu điện Hóc Môn....................................................................................... 58 3.3.1. Giải pháp 1: Xây dựng quy trình hoạch định nguồn nhân lực ........ 58 3.3.2. Giải pháp 2: Hoàn thiện công tác phân tích công việc. ................... 60
v 3.3.3. Giải pháp 3: Hoàn thiện công tác tuyển dụng nhân viên, đề bạt nhân sự .................................................................................................. 61 3.3.4. Giải pháp 4: Hoàn thiện công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực ................................................................................................. 67 3.3.5. Giải pháp 5: Hoàn thiện công tác đánh giá năng lực thực hiện công việc................................................................................................ 71 3.3.6. Giải pháp 6: Hoàn thiện công tác duy trì nguồn nhân lực............... 75 3.3.7. Giải pháp 7: Xây dựng hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực77 3.4. Kiến nghị .............................................................................................. 79 Kết luận Tài liệu tham khảo Phụ lục
vi DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT BĐTP: Bưu điện Thành phố/Bưu điện Thành phố Hồ Chí Minh Bưu điện Hóc Môn: Bưu điện Huyện Hóc Môn CBCNV: Cán bộ công nhân viên CNVC: Công nhân viên chức LĐ: Lao động Ktra/Pvấn: Kiểm tra/ Phỏng vấn
vii DANH MỤC HÌNH Hình 1.1: Quá trình hoạch định nguồn nhân lực ....................................................... 8 Hình 1.2: Quy trình tuyển dụng ............................................................................. 12 Hình 1.3: Các đối tượng tham gia vào việc đánh giá nhân viên .............................. 15 Hình 2.1: Bộ máy tổ chức quản lý và sản xuất tại Bưu điện Hóc Môn ................... 25 Hình 2.2: Biểu đồ sản lượng dịch vụ từ năm 2008 đến 2011 .................................. 27 Hình 2.3: Biểu đồ doanh thu, chi phí từ 2008 đến 2011 ......................................... 28 Hình 2.4: Biểu đồ thống kê nhân viên theo độ tuổi và giới tính.............................. 31 Hình 2.5: Biểu đồ thống kê số lượng nhân viên theo trình độ................................. 32 Hình 3.1: Quy trình hoạch định quản trị nguồn nhân lực........................................ 59 Hình 3.2: Quá trình thiết lập bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc.... Error! Bookmark not defined. Hình 3.3: Cây thăng chức ...................................................................................... 67 Hình 3.4: Nội dung thống kê công việc trên mạng nội bộ của đơn vị ..................... 73 Hình 3.5: Quy trình cập nhật thông tin trên chương trình Quản lý nhân sự ............ 77
viii DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1: Bảng mô tả công việc ............................................................................ 10 Bảng 2.1: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Bưu điện Hóc Môn giai đoạn năm 2008 đến 6 tháng đầu năm 2011 ..................................................................... 26 Bảng 2.2: Tỷ lệ tăng trưởng qua các năm 2008-2011 ............................................. 26 Bảng 2.3: Thống kê số lượng nhân viên từ năm 2003 đến 2011 ............................. 30 Bảng 2.4: Thống kê nhân viên theo nhóm tuổi và giới tính .................................... 31 Bảng 2.5: Thống kê số lượng nhân viên theo trình độ ............................................ 32 Bảng 3.1: Mục tiêu phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh từ năm 2012 đến năm 2020 của Bưu điện Hóc Môn ................................................................................. 57 Bảng 3.2: Thông tin của đợt tuyển dụng trong năm ............................................... 64 Bảng 3.3: Quy trình tuyển dụng nhân viên ............................................................. 65 Bảng 3.4: Mục đích đào tạo ................................................................................... 68 Bảng 3.5: Quy trình đào tạo nhân viên ................................................................... 70 Bảng 3.6: Báo cáo kết quả công việc ..................................................................... 73 Bảng 3.7: Các chỉ tiêu cần được thể hiện trong chức năng “Thống kê” .................. 74 Bảng 3.8: Bảng hệ số mức độ phức tạp công việc áp dụng tại Bưu điện Hóc Môn . 75 Bảng 3.9: Những nội dung thay đổi so với bảng hệ số mức độ phức tạp công việc hiện hành tại Bưu điện Hóc Môn ........................................................................... 76 Bảng 3.10: Hệ số mức độ phức tạp công việc bình quân của các ngạch chức danh 80
1 LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Hiện nay, đa số các doanh nghiệp Việt Nam đặc biệt là các doanh nghiệp quốc doanh đều quan tâm và đánh giá cao các yếu tố về vốn đầu tư; nguyên vật liệu; trang thiết bị, phương tiện cơ sở máy móc hiện đại; tính đa dạng về chủng loại, chất lượng sản phẩm mà bỏ quên yếu tố người lao động khi đưa ra các chính sách cạnh tranh trong kinh doanh. Yếu tố con người trong sản xuất không được coi trọng bắt nguồn từ thời kỳ kế hoạch hóa tập trung, khi mà các hoạt động quản trị nhân lực ở doanh nghiệp quốc doanh mang nặng tính quan liêu bao cấp như: công tác tuyển dụng, bổ nhiệm, đề bạt theo nếp “con ông cháu cha”, “sống lâu lên lão làng”, “nhất thân nhì thế”; trong chế độ tiền lương mang nặng tính bình quân “cùng làm cùng hưởng” dựa vào thâm niên là chính. Đây là một trong những nguyên nhân làm cho năng suất lao động và hiệu quả kinh doanh yếu kém. Đến thời kỳ đổi mới kinh tế, khi đất nước chuyển mình đặc biệt từ khi Việt Nam gia nhập tổ chức thương mại thế giới WTO, các quan điểm trên dần được thay thế. Sự thay đổi về phương pháp quản trị nguồn nhân lực đã giúp doanh nghiệp chuyển từ trạng thái làm việc thụ động sang trạng thái chủ động, điều này cũng đã giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả hơn. Tuy nhiên sự thay đổi này cũng gặp không ít khó khăn khi phải đối mặt với câu hỏi “Làm thế nào để quản trị nguồn nhân lực có hiệu quả?” vượt qua được các chướng ngại bao cấp lạc hậu ăn sâu từ bao đời. Bưu điện Hóc Môn là một doanh nghiệp nhà nước hạch toán tập trung, bao cấp lâu năm, vừa kinh doanh vừa phục vụ công ích càng không tránh khỏi xu thế chung nói trên. Trong bối cảnh, sự cạnh tranh ngày càng mạnh mẽ và khốc liệt, bưu điện không mạnh về tài chính và kỹ thuật công nghệ, để cạnh tranh với các doanh nghiệp khác, đơn vị cần tập trung vào nguồn nhân lực, luôn xem quản trị nguồn nhân lực là trọng tâm và quan trọng nhất bởi vì con người không đơn thuần chỉ là một yếu tố trong quá trình sản xuất kinh doanh mà là một nguồn tài sản vô cùng quý báu của doanh nghiệp. Nhận thức được điều này kết hợp với kiến thức được trang bị trong quá trình học tập, tác giả mạnh dạn chọn đề tài “Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản trị nguồn nhân lực tại Bưu điện Huyện Hóc Môn đến năm 2020” để làm luận văn tốt nghiệp với mong muốn đưa ra các giải pháp để khắc phục những nhược điểm
2 còn tồn tại trong quản trị nguồn nhân lực của Bưu điện Hóc Môn, đồng thời đóng góp cho sự phát triển chung của đơn vị. 2. Mục tiêu nghiên cứu Xem xét tổng quan cơ sở lý luận khoa học về hoạt động quản trị nguồn nhân lực, từ đó rút ra những lý thuyết để vận dụng phù hợp với mục tiêu và phương pháp nghiên cứu. Phân tích thực trạng và đánh giá tổng quan về tình hỉnh quản trị nguồn nhân lực của Bưu điện Huyện Hóc Môn. Đề xuất những giải pháp sát với thực tế, thiết thực, thật sự mang lại hiệu quả cho công tác quản lý nguồn nhân lực tại Bưu điện Huyện Hóc Môn. 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu chủ yếu của đề tài này là hoạt động quản trị nguồn nhân lực ở Bưu điện Huyện Hóc Môn tại Thành phố Hồ Chí Minh Phạm vi nghiên cứu của luận văn trong khuôn khổ hoạt động kinh doanh của Bưu điện Huyện Hóc Môn từ năm 2008 đến nay và định hướng đến năm 2020. 4. Phương pháp nghiên cứu Nhằm giúp cho nội dung nghiên cứu phong phú, sát thực tế, tác giả kết hợp nhiều phương pháp nghiên cứu như: phương pháp thu thập, đọc tài liệu và tổng hợp; phương pháp chuyên gia; phương pháp điều tra bằng phiếu khảo sát. Với các phương pháp nêu trên, tác giả sẽ tiếp cận vấn đề từ nhiều góc độ: từ lý thuyết đến thực tiễn. Nhờ đó, tác giả sẽ tránh được những quan điểm đánh giá phiến diện; tác giả sẽ đưa ra những giải pháp đề xuất sát thực tiễn, mang tính khả thi cao. 5. Kết cấu của đề tài Đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức. Chương 2: Thực trạng công tác quản trị nguồn nhân lực của Bưu điện Hóc Môn thời gian qua. Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện quản trị nguồn nhân lực tại Bưu điện Hóc Môn đến 2020.
3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TRONG TỔ CHỨC 1.1. Khái niệm về quản trị nguồn nhân lực 1.1.1. Định nghĩa quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức Quản trị nguồn nhân lực là hệ thống các triết lý, chính sách và hoạt động chức năng về thu hút, đào tạo – phát triển và duy trì con người của một tổ chức nhằm đạt được kết quả tối ưu cho cả tổ chức lẫn nhân viên. [1,tr. 04] 1.1.2. Ý nghĩa quản trị nguồn nhân lực Quản trị nguồn nhân lực là hoạt động quản trị tác động đến tất cả các bộ phận trong tổ chức thông qua các hoạt động như thiết lập các chính sách về quyền hạn, trách nhiệm, quy chế hoạt động và phối hợp giữa các phòng ban; các chính sách về tuyển dụng, bố trí, đào tạo, trả công lương, khen thưởng nhân viên. Các hoạt động này giúp cho nhà quản trị thực thi được các chiến lược một cách hiệu quả và đạt được các mục tiêu đã đề ra. Quản trị nguồn nhân lực đóng vai trò quan trọng trong việc định hình phong cách lãnh đạo và văn hóa của một tổ chức. Phong cách lãnh đạo và văn hóa công ty có ảnh hưởng sâu sắc đến tâm lý của nhân viên và bầu không khí của doanh nghiệp. Xét về mặt kinh tế, quản trị nguồn nhân lực giúp doanh nghiệp khai thác khả năng tiềm tàng, nâng cao năng suất lao động, tạo lợi thế cạnh tranh nhân lực. Xét về mặt xã hội, quản trị nguồn nhân lực thể hiện được quan điểm nhân bản về quyền và lợi ích của người lao động, đề cao vị thế, giá trị của người lao động, giải quyết hài hòa mối quan hệ lợi ích giữa doanh nghiệp và người lao động, giảm thiểu mâu thuẫn nội bộ. 1.1.3. Các chức năng của quản trị nguồn nhân lực [1,tr.14] 1.1.3.1. Chức năng thu hút Nhóm chức năng này chú trọng vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp. Để có thể tuyển được đúng người đúng việc thì cần phải thực hiện các hoạt động sau:
4 − Hoạch định nhu cầu nhân viên: để làm được việc này doanh nghiệp phải căn cứ vào kế hoạch sản xuất, kinh doanh và thực trạng sử dụng nhân viên trong doanh nghiệp nhằm xác định được những công việc cần tuyển thêm người. − Phân tích công việc: giúp cho doanh nghiệp xác định cần tuyển thêm bao nhiêu người và yêu cầu tiêu chuẩn đặt ra đối với các ứng viên. − Tuyển dụng nhân viên: thực hiện hàng loạt các hoạt động như phỏng vấn, trắc nghiệm, thu thập, lưu giữ và xử lý thông tin về nguồn nhân lực của doanh nghiệp. 1.1.3.2. Chức năng đào tạo, phát triển Nhóm chức năng này chú trọng việc nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo cho nhân viên trong doanh nghiệp có các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc được giao và tạo điều kiện cho nhân viên được phát triển tối đa các năng lực cá nhân. Nhóm chức năng này gồm có các hoạt động như: − Hướng nghiệp, huấn luyện, đào tạo kỹ năng thực hành cho công nhân. − Bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ, kỹ thuật công nghệ cho cán bộ chuyên môn. − Cập nhật phương pháp quản lý mới, hiện đại cho cán bộ quản lý. 1.1.3.3. Chức năng duy trì Nhóm chức năng này chú trọng đến việc duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Nhóm chức năng này có hai hoạt động chính là: kích thích, động viên nhân viên và duy trì, phát triển các mối quan hệ lao động. − Chức năng kích thích, động viên liên quan đến các chính sách và các hoạt động nhằm khuyến khích, động viên nhân viên trong doanh nghiệp làm việc hăng say, tận tình, có ý thức trách nhiệm và hoàn thành công việc với chất lượng cao. Giao cho nhân viên những công việc mang tính chất thách thức cao, cho nhân viên biết sự đánh giá của cán bộ lãnh đạo về mức độ hoàn thành và ý nghĩa của việc hoàn thành công việc của nhân viên đối với hoạt động của doanh nghiệp, trả lương cao xứng đáng và công bằng, kịp thời khen thưởng các cá nhân có sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, có đóng góp làm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh và uy tín của doanh nghiệp… là những biện pháp hữu hiệu để thu hút và duy trì được đội ngũ lao động lành nghề cho doanh nghiệp. Do đó, xây dựng và quản lý hệ thống thang bảng lương, thiết lập
5 và áp dụng các chính sách lương bổng, thăng tiến, kỷ luật, tiền thưởng, phúc lợi, phụ cấp, đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên là những hoạt động quan trọng nhất của chức năng kích thích, động viên. − Chức năng quan hệ lao động liên quan đến các hoạt động nhằm hoàn thiện môi trường làm việc và các mối quan hệ trong công việc như: ký kết hợp đồng lao động, giải quyết khiếu nại, tranh chấp lao động, giao tế nhân viên, cải thiện môi trường làm việc, y tế, bảo hiểm và an toàn lao động. Giải quyết lao động sẽ vừa giúp các doanh nghiệp tạo ra bầu không khí tâm lý tập thể và các giá trị truyền thống tốt đẹp, vừa làm cho nhân viên được thỏa mãn với công việc và doanh nghiệp. 1.2. Quy trình và nội dung quản trị nguồn nhân lực trong tổ chức 1.2.1. Hoạch định nguồn nhân lực [1, tr.43-44] Hoạch định là chức năng đầu tiên của quá trình quản lý. Trên cơ sở nghiên cứu các vấn đề một cách có hệ thống, công tác hoạch định trong nền kinh tế thị trường được sử dụng nhằm làm giảm tối đa các bất trắc, rủi ro và nhằm giảm bớt các sai lầm và lãng phí. Tuy nhiên, hoạch định không phải là những con số cứng nhắc, áp đặt, bắt buộc các doanh nghiệp phải tuân theo mà đó là một quá trình suy nghĩ về phía trước, là phương pháp giải quyết những khó khăn và tìm kiếm, đưa ra đường lối phát triển theo các mục tiêu mong muốn thông qua các hành động hợp lý dựa trên các kiến thức biết trước. Về phương diện nguồn nhân lực, công tác hoạch định giúp cho doanh nghiệp thấy rõ các phương hướng, cách thức quản lý nguồn nhân lực của mình, đảm bảo cho doanh nghiệp có được đúng người cho đúng việc, vào đúng thời điểm cần thiết và linh hoạt đối phó với những thay đổi trên thị trường. Thừa nhân viên sẽ làm tăng chi phí, thiếu nhân viên hoặc chất lượng nhân viên không đáp ứng yêu cầu sẽ ảnh hưởng đến chất lượng thực hiện công việc và bỏ lỡ cơ hội kinh doanh. Tuy nhiên, hoạch định nguồn nhân lực không chỉ đơn thuần chú ý đến việc dự báo và tuyển đủ số lượng nhân viên cần thiết cho doanh nghiệp. Hoạch định nguồn nhân lực là quá trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa ra các chính sách và thực hiện các chương trình, hoạt động bảo đảm cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực với các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất, chất lượng và hiệu quả cao.
6 Hoạch định nguồn nhân lực là tiến trình gồm nhiều hoạt động. Các hoạt động này được thực hiện trong mối liên hệ mật thiết với quá trình hoạch định và thực hiện các chiến lược và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp. Thông thường, quá trình hoạch định được thực hiện theo bảy bước: Bước 1 Phân tích môi trường kinh doanh, xác định mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp. Môi trường kinh doanh gồm có: môi trường bên ngoài, môi trường bên trong. Tùy thuộc vào đặc điểm của các môi trường này mà doanh nghiệp sẽ thấy được điểm mạnh, điểm yếu của doanh nghiệp; cơ hội cũng như các nguy cơ đe dọa đối với doanh nghiệp. Dựa vào việc phân tích các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và đe dọa doanh nghiệp xác định được mục tiêu, chiến lược hoạt động và hoạch định được nguồn nhân lực. Bước 2 Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp, đề ra các chiến lược nguồn nhân lực phù hợp với chiến lược phát triển kinh doanh. Việc phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực được thực hiện dựa trên hai phương diện. Về phương diện hệ thống: xác định số lượng, cơ cấu, trình độ, kỹ năng, kinh nghiệm nguồn nhân lực…; loại hình, cơ cấu tổ chức, mối quan hệ giữa các bộ phận…; chính sách tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện, khen thưởng…Về phương diện quá trình: xác định quá trình thu hút, đào tạo, phát triển và duy trì nguồn nhân lực. Từ kết quả phân tích, doanh nghiệp xác định được điểm mạnh, điểm yếu, khó khăn, thuận lợi trong việc quản lý. Kết hợp với chiến lược kinh doanh, doanh nghiệp sẽ đưa ra được chiến lược nguồn nhân sự tương ứng. Bước 3 Dự báo khối lượng công việc (đối với các mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trung hạn) hoặc xác định khối lượng công việc và tiến hành phân tích công việc (đối với các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn) Bước 4 Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực đối với các mục tiêu, kế hoạch dài hạn, trung hạn) hoặc xác định nhu cầu nguồn nhân lực (đối với các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn). Nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp phụ thuộc
7 các yếu tố như: khối lượng công việc cần thiết phải làm; trình độ trang bị kỹ thuật và khả năng thay thế công nghệ; sự thay đổi về tổ chức hành chính; cơ cấu ngành nghề; khả năng nâng cao chất lượng nhân viên; tỷ lệ nhân viên nghỉ việc; yêu cầu về chất lượng sản phẩm dịch vụ; khả năng tài chính của doanh nghiệp để có thể thu hút lao động. Bước 5 Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực Đối với các mục tiêu, kế hoạch dài hạn, phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực sẽ tăng khả năng điều chỉnh và đề ra chính sách, kế hoạch, chương trình thực hiện giúp cho doanh nghiệp thích ứng với các nhu cầu mới và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực. Đối với các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn, phân tích khả năng cung cầu lao động sẽ giúp cho doanh nghiệp đề ra các chính sách, kế hoạch, chương trình cụ thể về nguồn nhân lực của doanh nghiệp như cần tuyển thêm bao nhiêu, tiêu chuẩn thế nào; chương trình, khóa huấn luyện ra sao; nội dung đào tạo, huấn luyện, quyền lợi và trách nhiệm của đối tượng tham gia… Bước 6 Thực hiện các chính sách, kế hoạch, chương trình quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp trong bước năm. Bước 7 Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện. Mục đích của việc kiểm tra, đánh giá là hướng dẫn các hoạt động hoạch định, xác định các sai lệch giữa kế hoạch và thực hiện, các nguyên nhân dẫn tới sai lệch, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục.
8 Dự báo/ Dự báo phân xác định tích nhu cầu Phân tích công nhân lực môi việc trường, xác định mục tiêu lựa chọn chiến lược Phân Phân Chính - Thực hiện Kiểm tích hiện tích sách - Thu hút tra, trạng cung - Đào tạo đánh giá quản trị cầu, khả - Trả công, tình nguồn năng kích thích hình Kế hoạch/ nhân lực thực điều chương - Quan hệ hiện chỉnh lao động trình Hình 1.1: Quá trình hoạch định nguồn nhân lực 1.2.2. Phân tích công việc, thiết lập bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc Để có thể phân tích công việc cũng như xây dựng được bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc được chính xác, chi tiết, hoàn chỉnh thì khi tiến hành cần phải thu thập đầy đủ được các loại thông tin: về điều kiện làm việc, về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc, về những phẩm chất cần có ở nhân viên, về máy móc thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc, về tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên. Quá trình thực hiện phân tích công việc gồm sáu bước: [1, tr.73-74] Bước 1 Xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất. Bước 2 Thu thập các thông tin cơ bản có sẵn trên cơ sở các sơ đồ tổ chức, các văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ cơ cấu hoặc sơ đồ quy trình công nghệ, bảng mô tả công việc cũ (nếu có).
9 Bước 3 Chọn lựa các phần việc đặc trưng các điểm then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân tích các công việc tương tự như nhau. Bước 4 Thu thập thông tin Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích công việc. Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc. Hiện nay có bốn phương pháp cơ bản về thu thập thông tin phân tích công việc: 1. Phỏng vấn: có thể thực hiện trực tiếp từng cá nhân, với nhóm nhân viên cùng thực hiện công việc hoặc với cán bộ phụ trách nhân viên thực hiện công việc. Phương pháp này được sử dụng khi mục đích của phân tích công việc là xây dựng. 2. Bảng câu hỏi: liệt kê những câu hỏi đã được chuẩn bị và phân phát cho nhân viên điền câu trả lời. So với phương pháp phỏng vấn thì phương pháp này thu thập thông tin nhanh hơn và dễ thực hiện hơn. 3. Quan sát tại nơi làm việc: cho phép nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, các thông tin về điều kiện làm việc, các máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc và hiệu quả thực hiện công việc. Phương pháp này sẽ phát huy hết tác dụng của nó đối với những công việc có thể đo lường, dễ quan sát, những công việc không mang tính chất tình huống. 4. Sử dụng nhật ký ngày làm việc: do người thực hiện công việc ghi chép lại các nhiệm vụ được giao, kết quả hoàn thành công việc. Phương pháp này được sử dụng khi phân tích các công việc khó quan sát như công việc của kỹ sư, nhà khoa học hay nhà quản lý cấp cao. Bước 5 Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin thu thập thông qua
10 chính các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo, có trách nhiệm giám sát thực hiện các công việc đó. Bước 6 Xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc. Bảng mô tả công việc phải thể hiện được các nội dung chủ yếu như bảng 1.1: Bảng 1.1: Bảng mô tả công việc Logo Công ty Bộ phận công Chức danh công việc: ty Mã số công việc Tóm tắt công việc: Các mối quan hệ khi thực hiện công việc (quan hệ bên trong và bên ngoài công ty): Nhiệm vụ, trách nhiệm trong công việc: Quyền hạn của người thực hiện công việc: Điều kiện làm việc: Phương tiện làm việc: Trong công ty, công việc rất đa dạng vì thế nhà quản lý cần phải xây dựng được bảng tiêu chuẩn liệt kê tất cả những yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc đó. Những yếu tố chính cần đề cập: -Trình độ chuyên môn. - Kinh nghiệm công tác, tuổi đời, sức khỏe. - Các kỹ năng làm việc. - Các đặc điểm, phẩm chất cá nhân. Ngoài ra, nhà quản lý cũng có thể xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc chỉ số kết quả thực hiện chủ yếu (KPI). Ta có các chỉ số KPI về năng suất lao động, lương/thu nhập, tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện, đánh giá nhân viên, thời gian làm việc, an toàn lao động…