Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Chất lượng văn bản hành chính của UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ HỒNG HUỆ

CHẤT LƢỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA ỦY BAN

NHÂN DÂN THÀNH PHỐ LÀO CAI, TỈNH LÀO CAI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

HÀ NỘI, 2018

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

BỘ NỘI VỤ

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THỊ HỒNG HUỆ

CHẤT LƢỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA ỦY BAN

NHÂN DÂN THÀNH PHỐ LÀO CAI, TỈNH LÀO CAI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành: Quản lý công

Mã số: 60 34 04 03

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS. NGUYỄN THỊ HÀ

HÀ NỘI, 2018

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu do chính tôi thực hiện. Các

số liệu sơ cấp và kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực và chƣa đƣợc

ai công bố trong bất cứ công trình nào khác.

Tác giả

Nguyễn Thị Hồng Huệ

Để hoàn thành đề tài tốt nghiệp này, ngoài sự nỗ lực phấn đấu của bản thân, tôi

còn nhận đƣợc sự giúp đỡ, động viên, chỉ bảo của các thầy cô, bạn bè, đồng nghiệp và

ngƣời thân.

Nhân dịp này, tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới TS. Nguyễn Thị Hà

giảng viên Học viện Hành chính Quốc gia ngƣời đã luôn theo sát, tận tình hƣớng dẫn,

chỉ bảo tôi trong suốt quá trình thực hiện luận văn. Tôi xin chân thành cảm ơn toàn thể

các thầy cô giáo đã luôn giúp đỡ tạo mọi điều kiện cho tôi trong thời gian qua.

Tôi xin chân thành cảm ơn lãnh đạo Ban Nội chính Tỉnh ủy Lào Cai và cán bộ

Văn phòng Hội đồng nhân dân (HĐND) và Ủy ban nhân dân (UBND) thành phố Lào

Cai, cùng tất cả các bạn bè đã giúp đỡ tôi hoàn thành đề tài này.

Cuối cùng tôi xin cảm ơn sâu sắc tới gia đình đã động viên, tạo mọi điều kiện

về vật chất cũng nhƣ tinh thần trong suốt quá trình tôi thực hiện đề tài này.

Một lần nữa tôi xin chân trọng cảm ơn và cảm tạ !

Lào Cai, tháng 04 năm 2018

LỜI CẢM ƠN

Tác giả

Nguyễn Thị Hồng Huệ

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ

MỞ ĐẦU ............................................................................................................... 1

1. Tính cấp thiết của đề tài .................................................................................... 1

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn ......................................... 2

3. Mục đích và nhiệm vụ của nghiên cứu ............................................................. 4

3.1. Mục đích ......................................................................................................... 4

3.2. Nhiệm vụ ........................................................................................................ 4

4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của nghiên cứu ........................................... 4

4.1. Đối tƣợng nghiên cứu ..................................................................................... 4

4.2. Phạm vi nghiên cứu ........................................................................................ 4

5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn .......................... 5

5.1. Phƣơng pháp luận ........................................................................................... 5

5.2. Phƣơng pháp nghiên cứu ................................................................................ 5

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn ......................................................... 6

6.1. Ý nghĩa lý luận: .............................................................................................. 6

6.2. Ý nghĩa thực tiễn: ........................................................................................... 7

7. Kết cấu của luận văn ......................................................................................... 7

Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƢỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 8

1.1. Những vấn đề chung về văn bản hành chính ................................................. 8

1.1.1. Một số khái niệm về văn bản ...................................................................... 8

1.1.2. Chức năng của văn bản hành chính ........................................................... 10

1.1.3. Các loại văn bản hành chính và đặc điểm của mỗi loại ............................ 12

1.2. Chất lƣợng và chất lƣợng văn bản hành chính ............................................. 14

1.2.1. Khái niệm Chất lƣợng ............................................................................... 14

1.2.2. Chất lƣợng văn bản hành chính ................................................................. 15

1.2.3. Các yếu tố cấu thành chất lƣợng văn bản hành chính ............................... 16

1.3. Những yếu tố ảnh hƣởng đến chất lƣợng văn bản hành chính .................... 24

1.3.1. Nhận thức của các cấp lãnh đạo, quản lý và của cán bộ, công chức, viên

chức ..................................................................................................................... 24

1.3.2. Chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức...................................................... 24

1.3.3. Hệ thống văn bản quy định về xây dựng và ban hành văn bản hành chính25

1.3.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc ....................................................... 26

1.4. Văn bản hành chính của UBND cấp huyện ................................................. 26

1.4.1. Các loại văn bản hành chính của UBND cấp huyện ................................. 26

1.4.2. Đặc điểm văn bản hành chính của cấp huyện ........................................... 29

1.4.3. Vai trò của văn bản hành chính đối với hoạt động của cấp huyện ........... 30

Tiểu kết chƣơng 1 ................................................................................................ 31

Chƣơng 2. THỰC TRẠNG CHẤT LƢỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA

UBND THÀNH PHỐ LÀO CAI, TỈNH LÀO CAI ........................................... 32

2.1. Khái quát chung về thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai .................................. 32

2.1.1. Vị trí địa lý và dặc điểm dân cƣ ................................................................ 32

2.1.2. Đặc điểm kinh tế - xã hội .......................................................................... 33

2.1.3. Ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai ........................................................ 38

2.2. Phân tích thực trạng chất lƣợng văn bản hành chính của UBND thành phố

Lào Cai, tỉnh Lào Cai .......................................................................................... 39

2.2.1. Về số lƣợng văn bản đã ban hành ............................................................. 39

2.2.2. Về chất lƣợng nội dung văn bản ............................................................... 44

2.3.3. Ngôn ngữ văn bản ..................................................................................... 48

2.3.4. Thể thức văn bản ....................................................................................... 50

2.3. Đánh giá, nhận xét chung về chất lƣợng văn bản hành chính của UBND

thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai ......................................................................... 52

2.3.1. Những mặt đã đạt đƣợc ............................................................................. 52

2.3.2. Những hạn chế, tồn tại .............................................................................. 53

2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế, tồn tại .................................................. 55

Chƣơng 3. ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ LÀO

CAI, TỈNH LÀO CAI ......................................................................................... 58

3.1. Định hƣớng nâng cao chất lƣợng văn bản hành chính của UBND thành phố

Lào Cai, tỉnh Lào Cai .......................................................................................... 58

3.1.1. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn về việc phải nâng cao chất lƣợng văn bản

hành chính ........................................................................................................... 58

3.1.2. Xuất phát từ chủ trƣơng của Lãnh đạo và nhu cầu của cán bộ, công chức

thành phố Lào Cai ............................................................................................... 59

3.1.3. Xuất phát từ những quy định của pháp luật liên quan đến công tác xây

dựng và ban hành văn bản ................................................................................... 60

3.1.4. Xuất phát từ thực tiễn khách quan ............................................................ 61

3.2. Giải pháp nâng cao chất lƣợng văn bản hành chính của UBND thành phố

Lào Cai, tỉnh Lào Cai .......................................................................................... 62

3.2.1. Nâng cao nhận thức của cấp ủy, chính quyền và cán bộ, công chức ........ 62

3.2.2. Hoàn thiện thể chế, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản .................. 64

3.2.3. Nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ, công chức ...................................... 69

3.2.4. Tăng cƣớng đầu tƣ trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin và áp

dụng hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9001:2008 ............................................. 70

3.2.5. Tăng cƣờng công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát và cổng kết rút kinh

nghiệm ................................................................................................................. 79

KẾT LUẬN ......................................................................................................... 82

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................ 83

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

STT Viết tắt Giải thích

1 CP Chính phủ

2 CT Chủ tịch

3 CV Công văn

4 NĐ Nghị định

5 NQ Nghị quyết

6 QĐ Quyết định

7 QLNN Quản lý nhà nƣớc

8 QPPL Quy phạm pháp luật

9 TSKH Tiến sỹ khoa học

10 TT Thông tƣ

11 UBND Ủy ban nhân dân

Bảng 2.1: Bảng tổng hợp số lƣợng các loại văn bản hành chính của UBND thành

DANH MỤC CÁC BẢNG

phố Lào Cai ban hành từ năm 2011 - 6/2017 ...................................................... 39

Bảng 2. 2: Tổng hợp các loại văn bản hành chính từ năm 2011 - 6/2017 của

UBND thành phố Lào Cai ................................................................................... 42

Bảng 2. 3. Tổng hợp các loại văn bản lựa chọn đánh giá chất lƣợng ................. 44

Bảng 2. 4. Số lƣợng văn bản hành chính của thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai

ban hành từ năm 2011 – 6/2017 chƣa đảm bảo nội dung ................................... 47

Bảng 2. 5. Số lƣợng văn bản hành chính của thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai

ban hành từ năm 2011 – 6/2017 sử dụng ngôn ngữ còn hạn chế ........................ 49

Bảng 2. 6. Số lƣợng văn bản hành chính của thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai

ban hành từ năm 2011 – 6/2017 có thể thức còn hạn chế ................................... 52

Hình 2. 1: Sơ đồ vị trí thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai ..................................... 32

DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ

Hình 2. 2: Sơ đồ quy trình ban hành văn bản hành chính không qua lấy ý kiến

của UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai ...................................................... 65

Hình 2. 3: Sơ đồ quy trình ban hành văn bản hành chính phải qua lấy ý kiến của

UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai ............................................................. 66

Bảng biểu 2. 1. Số lƣợng các loại văn bản hành chính ban hành từ năm 2011 -

6/2017 của UBND thành phố Lào Cai ................................................................ 40

Bảng biểu 2. 2. Cơ cấu các loại văn bản hành chính ban hành từ năm 2011 -

6/2017 của UBND thành phố Lào Cai ................................................................ 41

Bảng biểu 2. 3. Biến động số lƣợng văn bản hành chính qua các năm của UBND

tỉnh thành phố Lào Cai ........................................................................................ 43

MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Văn bản là phƣơng tiện dùng để ghi lại và truyền đạt thông tin, nó giữ

vai trò quan trọng không thể thiếu trong hoạt động đời sống xã hội. Trong

hoạt động quản lý nhà nƣớc, văn bản còn đƣợc thể hiện tính quyền lực, trình

độ quản lý, tính trang trọng, uy nghiêm của Nhà nƣớc, của một quốc gia dân

tộc. Các cơ quan từ Trung ƣơng đến địa phƣơng đều sử dụng văn bản nhƣ

những phƣơng tiện chủ yếu, là cơ sở pháp lý để điều hành công việc. Mặt

khác, văn bản hành chính còn thể hiện là kết quả, sản phẩm đầu ra của quá

trình quản lý.

Nhận thức đƣợc tầm quan trọng của văn bản hành chính nhà nƣớc, từ

trƣớc tới nay, nhà nƣớc đã ban hành nhiều văn bản quy định về công tác này

nhƣ: Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Luật tổ chức chính quyền

địa phương, các Nghị định, Thông tƣ hƣớng dẫn thi hành,… đã đƣợc ban

hành nhằm giúp cho công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính

đƣợc thống nhất trong cả nƣớc, đảm bảo cho văn bản hành chính ban hành

có chất lƣợng và thực thi đƣợc trên thực tế, đồng thời, có cơ sở pháp lý cho

việc quản lý về công tác văn bản hành chính của các cơ quan hành chính nhà

nƣớc từ Trung ƣơng xuống địa phƣơng ở nƣớc ta trong giai đoạn hiện nay.

Do vậy, trong những năm qua, chất lƣợng văn bản hành chính rất đƣợc chú

trọng, chất lƣợng của các văn bản đƣợc nâng lên rõ rệt. Bên cạnh kết quả đạt

đƣợc thì chất lƣợng văn bản hành chính còn một số hạn chế: Thiếu toàn diện,

chƣa đồng bộ, đầy đủ, thậm chí còn có chồng chéo, nhiều vấn đề bức xúc của

đời sống xã hội vẫn chƣa đƣợc điều chỉnh; việc xây dựng và ban hành văn

bản chƣa tuân thủ các qui định về nội dung, hình thức, thể thức và kỹ thuật

trình bày văn bản, từ đó dẫn đến một số lỗi, làm hạn chế vai trò của văn bản

1

hành chính; chất lƣợng soạn thảo còn thấp, nội dung văn bản còn dài dòng,

câu chữ không rõ ràng; một số địa phƣơng khi ban hành văn bản chƣa tuân

thủ các quy trình do pháp luật qui định, không đúng... nên khi ban hành không

sát hợp với tình hình thực tế, thiếu tính khả thi.

Thành phố Lào Cai - Mảnh đất kiên trung nơi địa đầu phía Bắc Tổ quốc

- Vùng đất giàu tiềm năng phát triển kinh tế thƣơng mại, dịch vụ du lịch và

tiểu thủ công nghiệp. Thành phố có cửa khẩu quốc gia, quốc tế, có vị trí quan

trọng trên tuyến hành lang kinh tế Côn Minh - Lào Cai - Hà Nội - Hải Phòng. Thành phố có tổng diện tích tự nhiên 221 km2, 17 đơn vị hành chính (12

phƣờng, 5 xã), dân số trên 10 vạn ngƣời, thuộc 25 dân tộc. Với nhiều đặc

điểm riêng biệt là vùng đất có cửa khẩu, du lịch và khoáng sản,… do vậy số

lƣợng văn bản hành chính nhà nƣớc ban hành hàng năm rất lớn. Cũng giống

nhƣ thực trạng chung của toàn quốc thì chất lƣợng văn bản hành chính tại Ủy

ban nhân dân thành phố Lào Cai vẫn chƣa phát huy hết hiệu lực, hiệu quả.

Vẫn tồn tại một số văn bản sai thể thức, lỗi kỹ thuật trình bày, các văn bản

hành chính vẫn còn lỗi chính tả, một số quyết định (cá biệt) căn cứ sai Luật

chính quyền địa phƣơng, tên loại văn bản không phù hợp với nội dung thông

tin mà văn bản chứa đựng, sử dụng các từ viết tắt sai quy định, vẫn còn sai sót

về nội dung.

Từ những lý do nêu trên, tác giả chọn đề tài “Chất lượng văn bản hành

chính của UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai” làm luận văn chuyên

ngành quản lý công với mong muốn góp phần nâng cao chất lƣợng văn bản

hành chính của Ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai trong hoạt động quản lý

công, đáp ứng với yêu cầu của công cuộc xây dựng và phát triển đất nƣớc nói

chung và tỉnh Lào Cai nói riêng trong tình hình mới.

2. Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài luận văn

Trong những năm gần đây có nhiều công trình nghiên cứu, sách, giáo

trình, sách chuyên khảo, các luận án Tiến sĩ, luận văn Thạc sỹ nghiên cứu về

2

văn bản hành chính nhà nƣớc đƣợc công bố trên nhiều diễn đàn khác nhau từ

trung ƣơng đến địa phƣơng, có thể liệt kê một số công trình tiêu biểu. Nhìn

chung, các công trình khoa học nêu trên chủ yếu tiếp cận, nghiên cứu những

về lý luận văn bản quản lý nhà nƣớc, cụ thể các tác giả đã nghiên cứu về khái

niệm, chức năng, vai trò của văn bản QLNN, quy trình soạn thảo và ban hành

quản lý văn bản nhà nƣớc. Kỹ thuật soạn thảo thảo văn bản hành chính [21],

[22], [1], [3]. Các công trình nghiên cứu cung cấp những kiến thức nền tảng

cơ bản nhất về văn bản QLNN chứ chƣa đề cập đến công tác xây dựng và ban

hành văn bản tại các địa phƣơng, hơn thế nữa các công trình khoa học nêu

trên chƣa nghiên cứu về chất lƣợng ban hành văn bản tại các địa phƣơng.

Bên cạnh, sách, giáo trình còn có nhiều đề tài khoa học, luận văn cao

học nghiên cứu về vấn đề này nhƣ:

- Nguyễn Thị Minh (2016) “Quy trình ban hành văn bản hành chính

tại Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa” luận văn thạc sỹ Quản lý công, Học

viện Hành chính Quốc gia.

- Nguyễn Quốc Hoàn (2015), Nâng cao chất lượng ban hành văn bản

quản lý nhà nước của UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội, Luận văn

thạc sĩ Quản lý công, Học viện Hành chính Quốc gia .

- Đặng Anh Minh (2013) “Hoàn thiện quy trình ban hành văn bản hành

chính tại trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương”Luận văn Thạc sĩ Quản lý

Hành chính công, Học viện Hành chính.

- Nguyễn Nữ Phƣơng Thảo (2013) “Quy trình xây dựng và ban hành

văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân qua

thực tiễn tỉnh Phú Thọ” Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành chính công, Học viện

Hành chính.

Nhìn chung, các đề tài nghiên cứu trên đây, chủ yếu đi vào nghiên cứu

quy trình ban hành văn bản; đánh giá chất lƣợng ban hành và quản lý văn bản

của các cơ quan hành chính nhà nƣớc ở nhiều địa phƣơng khác nhau, chƣa có

3

công trình nghiên cứu một cách có hệ thống và toàn diện về hoàn thiện hệ

thống văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai. Chính vì

vậy, việc nghiên cứu chất lƣợng văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân

thành phố Lào Cai là hết sức cần thiết, đặc biệt, trong giai đoạn hiện nay khi

thánh phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai đang tiến hành cải cách hành chính cũng nhƣ

đang cải cách thủ tục hành chính để thu hút các nhà đầu tƣ về tỉnh.

3. Mục đích và nhiệm vụ của nghiên cứu

3.1. Mục đích

Nghiên cứu lý luận và thực tiễn chất lƣợng văn bản hành chính, trên cơ

sở đó, tác giả đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lƣợng của văn bản hành

chính của UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai.

3.2. Nhiệm vụ

- Nghiên cứu cơ sở lý luận về văn bản hành chính và chất lƣợng văn

bản hành chính nhà nƣớc;

- Chỉ ra những điểm đạt đƣợc, những điểm còn hạn chế, nguyên nhân

hạn chế, tồn tại của chất lƣợng văn bản hành chính của ủy ban nhân dân thành

phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai.

- Định hƣớng và giải pháp chủ yếu nâng cao chất lƣợng văn bản hành

chính nhà nƣớc tại thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai trong thời gian tới.

4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của nghiên cứu

4.1. Đối tượng nghiên cứu

Chất lƣợng văn bản hành chính nhà nƣớc của UBND thành phố Lào

Cai, tỉnh Lào Cai

4.2. Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi không gian: nghiên cứu chất lƣợng văn bản hành chính của Ủy

ban nhân dân thành phố Lào Cai (tức chỉ văn bản của các phòng ban chuyên

môn của thành phố, văn bản của UBND thành phố ban hành)

Phạm vi thời gian: nghiên cứu chất lƣợng văn bản hành chính của

4

UBND thành phố Lào Cai từ năm 2011 – 6/2017.

Phạm vi nội dung: nghiên cứu văn bản hành chính thông thƣờng cụ thể:

công văn (CV), thông báo (TB), báo cáo (BC), biên bản (BB), tờ trình (TTr),

đề án, chƣơng trình, kế hoạch (Do văn bản hành chính cá biệt rất ít hoặc

không phải văn bản nào cũng phát hành ra bên ngoài sẽ khó khăn trong tiếp

cận đối tƣợng nghiên cứu).

5. Phƣơng pháp luận và phƣơng pháp nghiên cứu của luận văn

5.1. Phương pháp luận

Đề tài đƣợc tiến hành dựa trên cơ sở lý luận chủ nghĩa Mác - Lê nin về

Nhà nƣớc và Pháp luật; hệ thống các quan điểm chỉ đạo, định hƣớng của

Đảng và Nhà nƣớc trong sự nghiệp đổi mới;

5.2. Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu, luận văn đã sử dụng

một số phƣơng pháp nghiên cứu cơ bản sau:

- Phương pháp thu thập số liệu từ tham khảo tài liệu

Phƣơng pháp này là dựa trên nguồn thông tin sơ cấp và thứ cấp thu thập

đƣợc từ những tài liệu nghiên cứu trƣớc đây để xây dựng cơ sở dẫn chứng,

chứng minh vấn đề nghiên cứu.

- Phương pháp thu thập số liệu thứ cấp

Số liệu thứ cấp đƣợc thu thập chủ yếu từ các nguồn sau:

+ Các tài liệu, sổ sách, báo cáo thống kê, tạp chí, tập san, báo cáo khoa

học chuyên ngành v.v.

+ Các cơ quan liên quan tại thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai nhƣ:

Phòng Tài nguyên và Môi trƣờng, Phòng Nông nghiệp, phòng Kinh tế, Phòng

Giáo dục và Đào tạo .v.v.

- Thu thập số liệu tại các sở, ban ngành có liên quan, qua mạng Internet,

qua sách báo v.v. dùng để thu thập các thông tin liên quan đến đặc điểm tự

5

nhiên, kinh tế xã hội, cơ cấu tổ chức bộ máy của Thành phố Lào Cai.

- Trong quá trình thực hiện đề tài: Số liệu thứ cấp chủ yếu đƣợc dùng để

phục vụ cho việc nghiên cứu tổng quan tài liệu, làm rõ các yếu tố cấu thành

nên chất lƣợng của văn bản hành chính nhà nƣớc và chỉ ra đƣợc thực trạng

thực trạng các loại văn bản hành chính nhà nƣớc đƣợc ban hành tại Thành phố

Lào Cai.

- Phương pháp thu thập số liệu sơ cấp

Thông tin số liệu sơ cấp đƣợc thu thập chủ yếu từ các nguồn số liệu sau:

+ Những cán bộ có kinh nghiệm trong soạn thảo văn bản hành chính

nhà nƣớc tại thành phố.

+ Các chuyên gia (xin ý kiến của một số chuyên gia có kinh nghiệm

nghiên cứu về lĩnh vực này)

- Phương pháp phân tích - tổng hợp

Phƣơng pháp này đƣợc thực hiện nhằm xử lý theo trình tự khoa học,

logic các thông tin, số liệu đã thu thập đƣợc về chất lƣợng văn bản hành

chính, sau đó tiến hành tổng hợp để đƣa ra kết luận phù hợp. Phƣơng pháp

này chủ yếu thực hiện để xây dựng cơ sở lý luận và đề xuất một số giải pháp

nhằm nâng cao hiệu quả chất lƣợng văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc tại

UBND thành phố Lào Cai.

- Phương pháp thống kê

Phƣơng pháp này đƣợc sử dụng trên cơ sở phần mềm quản lý văn bản,

hồ sơ công việc của UBND thành phố Lào Cai, thống kê những văn bản đã

đƣợc ban hành qua các năm, qua đó xác định rõ những loại văn bản nào là đối

tƣợng nghiên cứu của luận văn, thống kê số lƣợng văn bản qua từng năm,

cung cấp thông tin cho luận văn đƣợc đầy đủ hơn.

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

6.1. Ý nghĩa lý luận:

Góp phần làm rõ hơn cơ sở lý luận về chất lƣợng văn bản hành chính

6

của UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai.

6.2. Ý nghĩa thực tiễn:

- Nghiên cứu chất lƣợng văn bản hành chính thông thƣờng của UBND

thành phố Lào Cai, để từ đó giúp cho các cơ quan chuyên môn của Thành phố

Lào Cai rút kinh nghiệm trong quá trình soạn thảo và ban hành văn bản hành

chính tốt hơn.

- Luận văn có thể làm tƣ liệu cho các cơ sở đào tạo, bồi dƣỡng trên địa

bàn tỉnh Lào Cai tham khảo

7. Kết cấu của luận văn

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và phần

Phụ lục, nội dung của luận văn đƣợc kết cấu thành 3 chƣơng, bao gồm:

Chƣơng 1. Cơ sở lý luận về chất lƣợng văn bản hành chính.

Chƣơng 2. Thực trạng chất lƣợng văn bản hành chính tại ủy ban nhân

dân thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai.

Chƣơng 3. Định hƣớng và giải pháp chủ yếu nâng cao chất lƣợng văn

7

bản hành chính nhà nƣớc tại thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai.

Chƣơng 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CHẤT LƢỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1.1. Những vấn đề chung về văn bản hành chính

1.1.1. Một số khái niệm về văn bản

1.1.1.1. Khái niệm

Văn bản là đối tƣợng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học. Tùy theo

góc độ nghiên cứu mà các nhà nghiên cứu có cách tiếp cận và định nghĩa khác

nhau về văn bản.

Theo từ điển Tiếng Việt: “Văn bản là bản viết hoặc in ra giấy, mang nội

dung những gì cần đƣợc ghi để lƣu làm bằng chứng” [14, tr218]. Theo cách

hiểu này thì văn bản chủ yếu là sản phẩm nhằm phục vụ mục đích lƣu trữ

thông tin phục vụ mục đích tra cứu của ngƣời sử dụng mà chƣa đề cập đến

chức năng truyền đạt thông tin và các chức năng khác của văn bản.

Theo nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm chỉ công văn, giấy tờ hình thành

trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Theo nghĩa rộng nhất, văn bản đƣợc hiểu là phương tiện ghi tin và

truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (ký hiệu) nhất định.

Nhƣ vậy, có thể hiểu văn bản là sản phẩm của quá trình giao tiếp. Về

mặt hình thức: văn bản đƣợc thể hiện bằng ngôn ngữ (ký hiệu) nhất định, phổ

biến nhất là chữ viết, đƣợc gắn với một vật mang tin nhất định. Về mặt nội

dung: văn bản chứa đựng, truyền đạt thông tin nhất định, có tính mục đích,

giá trị thông tin sẽ quyết định giá trị nội dung của văn bản [11], [16].

Trên thực tế, tùy theo từng lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội mà mỗi

một loại văn bản có hình thức và nội dung thể hiện khác nhau nhƣ: văn bản

ghi âm, văn bản ghi hình, văn bản nghệ thuật, văn bản quản lý.

1.1.1.2. Khái niệm về văn bản quản lý nhà nước

Trong hoạt động quản lí nhà nƣớc, văn bản vừa là công cụ quản lí, vừa

8

là sản phẩm của hoạt động quản lí. Các cơ quan nhà nƣớc sử dụng văn bản để

cụ thể hóa pháp luật, để hƣớng dẫn việc thực hiện pháp luật cũng nhƣ là để áp

dụng pháp luật vào giải quyết các nhiệm vụ quản lí nhà nƣớc [12, tr15-16].

Việc sử dụng văn bản trong giải quyết công việc hằng ngày cũng là một cách

phổ biến để các cơ quan nhà nƣớc thực hiện các thẩm quyền cũng nhƣ chức

năng, nhiệm vụ của mình theo quy định của pháp luật.

Theo giáo trình Kỹ thuật xây dựng và ban hành văn bản,

”[20, tr 9].

Theo khái niệm văn bản quản lý nhà nƣớc nêu trên, có thể đƣa ra một số

đặc điểm cơ bản của văn bản quản lý nhà nƣớc nhƣ sau:

- Văn bản quản lí nhà nƣớc đƣợc hình thành trong quá trình hoạt động

của cơ quan nhà nƣớc.

- Thẩm quyền ban hành văn bản quản lí nhà nƣớc theo luật định hoặc

theo quy chế hoạt động của từng cơ quan quy định

- Thể thức của các văn bản quản lí nhà nƣớc đƣợc pháp luật quy định

mà cụ thể hiện nay đƣợc quy định tại Nghị định số 34/2016/ NĐ - CP ban

hành ngày 14 tháng 5 năm 2016, có hiệu lực kể từ ngày 01/7/2016 và Thông

tƣ số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011, có hiệu lực kể

từ ngày 04/3/2011 [2], [5].

- Nội dung chủ yếu dùng để truyền đạt các quyết định quản lí hoặc ghi

chép thông tin quản lí.

- Văn phong, ngôn ngữ: sử dụng văn phong hành chính-công vụ.

1.1.1.3. Khái niệm về văn bản hành chính

Văn bản hành chính là là những văn bản do các cơ quan, tổ chức có

9

thẩm quyền ban hành theo trình tự, hình thức nhất định nhằm giải quyết công

việc thường xuyên trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Là phƣơng tiện

không thể thiếu đƣợc trong các hoạt động quản lý và điều hành của các cơ

quan, tổ chức

Tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của

Chính phủ (CP) về Công tác Văn thƣ thì văn bản hành chính đƣợc chia làm

hai loại: Văn bản cá biệt và văn bản hành chính thông thƣờng [4].

Văn bản cá biệt bao gồm:

- Quyết định cá biệt;

- Chỉ thị (CT) cá biệt;

- Nghị quyết cá biệt.

Văn bản hành chính thông thƣờng, bao gồm:

Công văn, tờ trình, thông báo, báo cáo, biên bản, đề án, chƣơng trình,

kế hoạch, các loại giấy (giấy đi đƣờng, giấy nghỉ phép, giấy ủy nhiệm...), các

loại phiếu (phiếu gửi, phiếu báo, phiếu trình...).

1.1.2. Chức năng của văn bản hành chính

1.1.2.1. Chức năng thông tin

Đây là chức năng cơ bản và chung nhất của mọi loại văn bản. Văn bản

chứa đựng và chuyển tải thông tin từ đối tƣợng này sang đối tƣợng khác. Văn

bản quản lý nhà nƣớc chứa đựng các thông tin nhà nƣớc (nhƣ phƣơng hƣớng,

kế hoạch phát triển, các chính sách, các quyết định quản lý...) của chủ thể

quản lý (các cơ quan quản lý nhà nƣớc) đến đối tƣợng quản lý (là các cơ quan

quản lý nhà nƣớc cấp dƣới hay toàn xã hội). Giá trị của văn bản đƣợc quy

định bởi giá trị thông tin chứa đựng trong đó [6], [7].

Thông qua hệ thống văn bản của các cơ quan, ngƣời ta có thể thu nhận

đƣợc thông tin phục vụ cho các hoạt động tiếp theo của quá trình quản lý

nhƣ:

- Thông tin về chủ trƣơng đƣờng lối của Đảng và Nhà nƣớc liên quan

10

đến mục tiêu phƣơng hƣớng hoạt động của cơ quan.

- Thông tin về phƣơng thức hoạt động, mục tiêu, nhiệm vụ, quan hệ

công tác giữa các cơ quan, đơn vị.

- Thông tin về các đối tƣợng quản lý, về sự biến động.

- Thông tin về các kết quả đã đạt đƣợc trong quá trình quản lý.

1.1.2.2. Chức năng pháp lý

Chỉ có Nhà nƣớc mới có quyền lập pháp và lập quy. Do vậy, các văn

bản quản lý nhà nƣớc đƣợc đảm bảo thực thi bằng quyền lực Nhà nƣớc. Chức

năng pháp lý đƣợc thể hiện trên hai phƣơng diện:

- Văn bản đƣợc sử dụng để ghi lại các quy phạm pháp luật và các quan

hệ về luật pháp hình thành trong quá trình quản lý và các hoạt dộng khác.

- Bản thân văn bản là chứng cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ

thể trong quản lý và điều hành công việc của cơ quan.

1.1.2.3. Chức năng quản lý

Chức năng quản lý của văn bản quản lý nhà nƣớc đƣợc thể hiện khi văn

bản đƣợc sử dụng nhƣ một phƣơng tiện thu thập thông tin (báo cáo, tờ

trình…) và ban hành truyền đạt thông tin để tổ chức quản lý và duy trì, điều

hành thực hiện sự quản lý (lệnh, nghị định, thông tƣ, nghị quyết, chỉ thị…).

Thông qua chức năng quản lý, mối quan hệ giữa chủ thể và khách thể

quản lý đƣợc xác lập.

Văn bản quản lý nhà nƣớc là phƣơng tiện thiết yếu để các cơ quan quản

lý có thể truyền đạt chính xác các quyết định quản lý đến hệ thống bị quản lý

của mình, đồng thời cũng là đầu mối để theo dõi, kiểm tra hoạt động của các

cơ quan cấp dƣới.

Với chức năng quản lý, văn bản quản lý nhà nƣớc tạo nên sự ổn định

trong công việc, thiết lập đƣợc các định mức cần thiết cho mỗi loại công việc,

tránh đƣợc cách làm tùy tiện, thiếu khoa học.

Chức năng quản lý của văn bản quản lý nhà nƣớc có tính khách quan,

đƣợc tạo thành do chính nhu cầu của hoạt động quản lý và nhu cầu sử dụng

11

văn bản nhƣ một phƣơng tiện quản lý.

1.1.2.4. Chức năng văn hóa - xã hội

- Văn hóa là tổng thể giá trị vật chất và tinh thần do con ngƣời sáng tạo

ra trong quá trình lao động cải tạo thế giới và văn bản cũng là một sản phẩm

của quá trình lao động quản lý, nó đƣợc dùng làm một phƣơng tiện để ghi

chép lại những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động sản xuất từ thế hệ

này sang thế hệ khác. Với ý nghĩa ấy, văn bản luôn có chức năng văn hóa.

- Khi có chức năng văn hóa thì liền sau đó văn bản làm chức năng văn

hóa, điều đó bắt buộc mọi ngƣời sử dụng văn bản phải làm cho văn bản có

tính văn hóa.

1.1.2.5. Các chức năng khác

Bên cạnh những chức năng cơ bản nói trên, trong đời sống xã hội, văn

bản còn thể hiện các chức năng khác nhƣ chức năng giao tiếp, thống kê, sử lý...

- Với chức năng giao tiếp, hoạt động sản sinh văn bản phục vụ giao tiếp

giữa các quốc gia với nhau, giữa cơ quan với cơ quan... Thông qua chức năng

này, mối quan hệ giữa con ngƣời với con ngƣời, cơ quan với cơ quan, quốc

gia này với quốc gia khác đƣợc thắt chặt hơn và ngƣợc lại.

- Với chức năng thống kê văn bản sẽ là công cụ để nói lên tiếng nói của

những con số, những sự kiện, những vấn đề và khi ở trong văn bản thì những

con số, những sự kiện, những vấn đề trở nên biết nói.

- Với chức năng sử liệu, văn bản là một công cụ dùng để ghi lại lịch sử

của một dân tộc, quốc gia, một thời đại, cơ quan, tổ chức. Có thể nói văn bản

là một công cụ khách quan để nghiên cứu về quá trình lịch sử phát triển của

một tổ chức, một quốc gia.

1.1.3. Các loại văn bản hành chính và đặc điểm của mỗi loại

Theo Khoản 2 Điều 4, Nghị định 110/ 2004/NĐ – CP ban hành ngày 08

tháng 4 năm 2004 văn bản hành chính gồm có 02 loại sau:

a) Văn bản cá biệt

12

- Khái niệm văn bản hành chính cá biệt

Là phƣơng tiện thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý

hành chính nhà nƣớc có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết

định quy phạm của cơ quan nhà nƣớc cấp trên hoặc quy định quy phạm của

cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể.

Ví dụ: Quyết định nâng lƣơng, quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen

thƣởng, kỷ luật cán bộ công chức; Chỉ thị về phát động thi đua, biểu dƣơng

ngƣời tốt việc tốt; Nghị quyết của Hội đồng nhân dân về việc miễn nhiệm một

thành viên của Hội đồng nhân dân;

- Đặc điểm của văn bản hành chính cá biệt

+ Thuộc loại văn bản áp dụng luật, đƣợc ban hành trên cơ sở văn bản

quy phạm pháp luật hay văn bản cá biệt khác của cơ quan cấp trên hoặc của

chính cơ quan ban hành.

+ Do cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền ban hành.

+ Nhằm giải quyết các công việc cụ thể, cá biệt: điều chỉnh các quan hệ

cụ thể, xác định các quyền và nghĩa vụ cụ thể của các cá nhân, tổ chức hoặc

xác định những biện pháp trách nhiệm pháp lý đối với ngƣời vi phạm pháp

luật.

+ Trực tiếp làm phát sinh, thay đổi hay chấm dứt quan hệ pháp lý nhất định.

+ Đối với các đối tƣợng cụ thể, đƣợc chỉ định rõ, trong phạm vi không gian

và thời gian nhất định.

b) Văn bản hành chính thông thƣờng

- Khái niệm văn bản hành chính thông thường

Là những văn bản do các cơ quan, tổ chức ban hành nhằm thực thi các

văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể,

giao dịch, trao đổi, giải quyết các công việc mang tính chất thƣờng xuyên

trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

Chính vì vậy, nhóm văn bản này có nội dung chứa đựng các thông tin

13

mang tính chất điều hành hành chính trong hoạt động của các cơ quan nhƣ

triển khai, hƣớng dẫn, đôn đốc, kiểm tra, theo dõi, phản ánh tình hình, đánh

giá kết quả... các hoạt động trong các cơ quan, tổ chức. Vì vậy, khác với văn

bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính cá biệt. Văn bản hành chính

thông thƣờng không quy định thẩm quyền ban hành mà mọi cơ quan, tổ chức

đều có thẩm quyền ban hành loại văn bản này; nội dung văn bản mang tính

độc lập, chẳng hạn: báo cáo tổng kết, tờ trình đề nghị phê duyệt… Nó đƣợc

hình thành theo nhu cầu, tính chất công việc của cơ quan, tổ chức đó. Chính

vì thế, văn bản hành chính thông thƣờng có nhiều biến thể, tức là có nhiều tên

loại văn bản khác nhau, bao gồm: công văn, báo cáo, thông báo, biên bản, tờ

trình, đề án, chƣơng trình, kế hoạch, các loại giấy, các loại phiếu…

1.2. Chất lƣợng và chất lƣợng văn bản hành chính

1.2.1. Khái niệm Chất lượng

Chất lƣợng là một phạm trù trừu tƣợng, mang tính chất định tính, khó

có thể cân đo, đong đếm đƣợc. Dƣới mỗi cách tiếp cận khác nhau thì quan

niệm về chất lƣợng cũng khác nhau [17], [18], [25].

Theo từ điển tiếng Việt, chất lượng được xem là “cái tạo nên phẩm

chất, giá trị của mỗi con người, một sự vật, một sự việc” [14].

Theo một cách hiểu khác thì “Chất lượng là một phạm trù triết học

biểu thị những thuộc tính bản chất của sự vật, chỉ rõ nó là cái gì, tính ổn định

tương đối của sự vật để phân biệt nó với sự vật khác. Chất lượng là đặc tính

khách quan của sự vật, biểu thị ra bên ngoài qua các thuộc tính. Nó là cái

liên kết các thuộc tính của sự vật lại làm một, gắn bó với sự vật như một tổng

thể, bao quát toàn bộ sự vật và không tách khỏi sự vật” [12].

Tổ chức Quốc tế về Tiêu chuẩn hóa ISO, trong dự thảo DIS 9000:2000,

đã đƣa ra định nghĩa sau: Chất lượng là khả năng của tập hợp các đặc tính của

một sản phẩm, hệ thống hay quá trình để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và

14

các bên có liên quan" [15].

Từ định nghĩa trên có thể rút ra một số đặc điểm sau đây của khái niệm

chất lƣợng:

- Chất lƣợng đƣợc đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu.

- Chất lƣợng đƣợc đo bởi sự thỏa mãn nhu cầu, mà nhu cầu luôn luôn

biến động nên chất lƣợng cũng luôn luôn biến động theo thời gian, không

gian và điều kiện sử dụng.

- Nhu cầu có thể đƣợc công bố rõ ràng dƣới dạng các quy định, tiêu

chuẩn nhƣng cũng có những nhu cầu không thể miêu tả rõ ràng, ngƣời sử

dụng chỉ có thể cảm nhận chúng, hoặc có khi chỉ phát hiện đƣợc trong chúng

trong quá trình sử dụng.

- Chất lƣợng không phải chỉ là thuộc tính của sản phẩm, hàng hóa mà

ta vẫn hiểu hàng ngày. Chất lƣợng có thể áp dụng cho một hệ thống, một quá

trình. Ví dụ: Chất lƣợng văn bản hành chính nhà nƣớc, chất lƣợng quy trình

sản xuất, chất lƣợng công chức [10, tr 35].

1.2.2. Chất lượng văn bản hành chính

Từ những phân tích nêu trên, có thể hiểu “Chất lượng văn bản hành

chính là việc văn bản ban hành đảm bảo chính xác cả về nội dung và hình

thức, đúng thẩm quyền, phù hợp với pháp luật và với thực tiễn khách quan.”

Nhƣ vậy, trong quá trình nghiên cứu soạn thảo và ban hành văn bản

hành chính, chất lƣợng văn bản phụ thuộc vào nhiều yếu tố nhƣ: chủ thể ban

hành, quy trình xây dựng và ban hành văn bản, năng lực của ngƣời soạn thảo

văn bản. Mặt khác, cần phải xem xét cả về hình thức và nội dung, văn bản khi

ban hành cần phải đảm bảo cả hai yếu tố này.

- Chất lƣợng văn bản hành chính có thể đƣợc xác định rõ ràng dƣới

dạng các qui định, tiêu chuẩn ban hành tại các văn bản hƣớng dẫn, tại thông

tƣ quy định về nội dung và hình thức.

- Khi xem xét chất lƣợng văn bản hành chính, ta phải xem xét yêu cầu

về thể thức, ngôn ngữ, nội dung, mức độ hài lòng của ngƣời dân, cán bộ công

15

chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc bằng văn bản.

1.2.3. Các yếu tố cấu thành chất lượng văn bản hành chính

1.2.3.1. Thẩm quyền ban hành

- Văn bản ban hành phải đúng thẩm quyền, phù hợp với chức năng,

nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cơ quan là một trong những

yếu tố đầu tiên tạo nên chất lƣợng cho văn bản, bởi văn bản ban hành sai thẩm

quyền không thể có chất lƣợng; tiếp đến phải phù hợp với chủ trƣơng, đƣờng

lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nƣớc [16], [23].

- Ngƣời soạn thảo văn bản cần nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạn

thảo văn bản dựa trên kiến thức cơ bản về quản lý hành chính nhà nƣớc và

pháp luật.

1.2.3.2. Nội dung văn bản

Văn bản hành chính nhà nƣớc dƣới các hình thức và hiệu lực pháp lý

khác nhau có giá trị truyền đạt các thông tin quản lý, phản ánh và thể hiện

quyền lực nhà nƣớc, điều chỉnh các quan hệ xã hội, tác động đến quyền, lợi

ích của cá nhân, tập thể, nhà nƣớc. Vì vậy, văn bản hành chính có chất lƣợng

văn bản đó phải đảm bảo các yêu cầu về nội dung:

a) Tính mục đích: Để đạt đƣợc yêu cầu về tính mục đích, khi soạn thảo

văn bản cần xác định rõ:

- Sự cần thiết và mục đích ban hành văn bản;

- Mức độ, phạm vi điều chỉnh;

- Tính phục vụ chính trị:

+ Đúng đƣờng lối, chủ trƣơng, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc;

+ Phục vụ cho việc thực hiện nhiệm vụ chính trị của cơ quan, tổ chức;

- Tính phục vụ nhân dân.

b) Tính công quyền

- Văn bản phản ánh và thể hiện quyền lực nhà nƣớc ở các mức độ khác

16

nhau, đảm bảo cơ sở pháp lý để Nhà nƣớc giữ vững quyền lực của mình,

truyền đạt ý chí của cơ quan nhà nƣớc tới nhân dân và các chủ thể pháp luật

khác;

- Tính cƣỡng chế, bắt buộc thực hiện ở những mức độ khác nhau của

văn bản, chẳng hạn, các quyết định hành chính cá biệt phải thể hiện đƣợc tính

bắt buộc thực hiện của văn bản.

- Văn bản phải có nội dung hợp pháp, đƣợc ban hành theo đúng hình

thức và trình tự do pháp luật quy định hoặc do quy chế của cơ quan.

c) Tính khoa học

- Các quy định đƣa ra phải có cơ sở khoa học, phù hợp với thực tế

khách quan, số liệu và thông tin trong văn bản phải đúng, đủ và chính xác.

- Bảo đảm sự logic về nội dung, sự nhất quán về chủ đề, bố cục chặt chẽ;

- Sử dụng tốt ngôn ngữ hành chính - công cụ chuẩn mực;

- Đảm bảo tính hệ thống (tính thống nhất) của văn bản. Nội dung của văn

bản phải là một bộ phận cấu thành hữu cơ của hệ thống văn bản quản lý nhà nƣớc

nói chung, không có sự trùng lặp, mâu thuẫn, chồng chéo trong một văn bản và hệ

thống văn bản;

d) Tính đại chúng

- Văn bản phải phản ánh ý chí, nguyện vọng chính đáng và bảo vệ quyền,

lợi ích của ngƣời lao động và các tầng lớp nhân dân;

- Văn bản phải có nội dung dễ hiểu, dễ nhớ, phù hợp với đối tƣợng thi hành.

e) Tính khả thi

Tính khả thi của văn bản là kết hợp đúng đắn và hợp lý các yêu cầu về

tính mục đích, tính khoa học, tính đại chúng và tính công quyền. Ngoài ra, để

các nội dung của văn bản đƣợc thi hành đầy đủ và nhanh chóng, văn bản còn

phải hội đủ các điều kiện sau:

- Nội dung văn bản phải đƣa ra những yêu cầu về trách nhiệm thi hành

hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của chủ thể

17

thi hành;

- Khi quy định các quyền cho chủ thể phải kèm theo các điều kiện bảo

đảm thực hiện các quyền đó;

- Phải nắm vững điều kiện, khả năng mọi mặt của đối tƣợng thực hiện

văn bản nhằm xác lập trách nhiệm của họ trong các văn bản cụ thể.

f) Tính pháp lý

Văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc phải bảo đảm cơ sở pháp lý để

nhà nƣớc giữ vững quyền lực của mình, truyền đạt ý chí của các cơ quan nhà

nƣớc tới nhân dân và các chủ thể pháp luật khác. Văn bản đảm bảo tính pháp

lý khi:

- Nội dung điều chỉnh đúng thẩm quyền do luật định

+ Mỗi cơ quan chỉ đƣợc phép ban hành văn bản đề cập đến những vấn

đề thuộc chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của mình.

+ Thẩm quyền của các cơ quan hành chính nhà nƣớc đƣợc quy định

trong nhiều văn bản quy phạm pháp luật nhƣ Hiến pháp, Luật Tổ chức Chính

phủ, Luật Tổ chức chính quyền địa phƣơng, các nghị định của Chính phủ quy

định nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức của Bộ, cơ quan ngang bộ, các nghị

định của Chính phủ…

- Nội dung của văn bản phù hợp với quy định của pháp luật hiện hành

Xuất phát từ vị trí chính trị, pháp lý của cơ quan nhà nƣớc trong cơ cấu

quyền lực nhà nƣớc, bộ máy nhà nƣớc là một hệ thống thứ bậc thống nhất, vì

vậy, mọi văn bản do cơ quan nhà nƣớc ban hành cũng phải tạo thành một hệ

thống, thống nhất có thứ bậc về hiệu lực pháp lý. Điều đó thể hiện ở những

điểm sau:

+ Văn bản của cơ quan quản lý hành chính đƣợc ban hành trên cơ sở

của Hiến pháp, luật;

+ Văn bản của cơ quan quản lý hành chính ban hành phải phù hợp với

18

văn bản của cơ quan quyền lực nhà nƣớc cùng cấp;

+ Văn bản do cơ quan cấp dƣới ban hành phải phù hợp với văn bản của

cơ quan cấp trên;

+ Văn bản của cơ quan quản lý hành chính có thẩm quyền riêng

(chuyên môn) phải phù hợp với văn bản của cơ quan quản lý hành chính có

thẩm quyền chung cùng cấp ban hành;

+ Văn bản của ngƣời đứng đầu cơ quan làm việc theo chế độ tập thể

phải phù hợp với văn bản do tập thể cơ quan ban hành;

+ Văn bản phải phù hợp với điều ƣớc quốc tế mà Việt Nam ký kết hoặc

tham gia.

- Nội dung văn bản phải phù hợp với tính chất pháp lý của mỗi nhóm

trong hệ thống văn bản

+ Mỗi văn bản trong hệ thống có thể chia thành nhiều loại, theo hiệu lực

pháp lý, mỗi loại có tính chất pháp lý khác nhau, không đƣợc sử dụng thay thế

cho nhau;

+ Khi ban hành văn bản cá biệt, văn bản chuyên ngành phải dựa trên cơ

sở văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành chính thông thƣờng không

đƣợc trái với văn bản cá biệt và văn bản quy phạm pháp luật. Để sửa đổi, bổ

sung thay thế một văn bản phải thể hiện bằng văn bản có tính chất và hiệu lực

pháp lý cao hơn hoặc tƣơng ứng.

- Văn bản phải được ban hành đúng căn cứ pháp lý, thể hiện:

+ Có căn cứ cho việc ban hành;

+ Những căn cứ pháp lý đang có hiệu lực pháp luật vào thời điểm ban hành;

+ Cơ quan, thủ trƣởng đơn vị trình dự thảo văn bản có thẩm quyền xây

dựng dự thảo và trình theo quy định của pháp luật.

1.2.3.3. Thể thức văn bản

Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản đƣợc

thiết lập và trình bày theo đúng những quy định của Nhà nƣớc để đảm bảo giá

19

trị pháp lý cho văn bản, thể hiện quyền uy và tinh thần trách nhiệm của cơ

quan ban hành văn bản, đồng thời đảm bảo tính kỷ cƣơng và sự thống nhất

trong việc soạn thảo và ban hành văn bản, nâng cao hiệu suất soạn thảo, chất

lƣợng soạn thảo và tính thẩm mỹ của văn bản ban hành, tạo thuận lợi cho việc

xử lý văn bản.

Hiện nay, có 2 quy định về vấn đề này: Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV

do Bộ Nội vụ ban hành ngày 19/01/2011, có hiệu lực từ ngày 04/3/2011 quy

định về thể thức và kỹ thuật trình bày thể thức văn bản hành chính và Nghị

định số 34/2016/NĐ – CP ban hành ngày 14/5/2016 quy định biện pháp thực

hiện một số điều của văn bản QPPL trong đó có quy định đến thể thức văn

bản QPPL.

Trong phạm vi luận văn này, chúng tôi tìm hiểu về chất lƣợng văn bản

hành chính của UBND thành phố Lào Cai. Vì vậy, những yêu cầu về thể thức

ở đây, chúng tôi sử dụng Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV để xem xét những

yêu cầu về thể thức của văn bản hành chính trên thực tế.

Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: Quốc hiệu;

tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và

ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn

bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của ngƣời có thẩm quyền;

dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những

văn bản loại khẩn, mật).

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang

văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ

và các chi tiết trình bày khác, đƣợc áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên

máy vi tính và in ra giấy.

1.2.3.4. Ngôn ngữ văn bản hành chính

Ngôn ngữ trong văn bản hành chính đƣợc sử dụng theo văn phòng

20

hành chính – công vụ. Văn phong hành chính đƣợc thể hiện trên hai phƣơng

diện chính, đó là văn phong ngôn ngữ và cách sử dụng các đơn vị tƣ, câu và

dấu câu [9, tr26].

Trong quá trình xây dựng văn bản hành chính, phong cách ngôn ngữ của văn

bản hành chính phải đảm bảo các yêu cầu:

- Thứ nhất yêu cầu về tính chính xác, phổ thông và khách quan.

Tính chính xác, rõ ràng:

Văn bản phải đƣợc viết sao cho mọi ngƣời có thể hiểu một cách rõ

ràng, chính xác, thống nhất nội dung văn bản muốn truyền đạt. Thiếu tính

chính xác, rõ ràng sẽ dẫn đến những cách hiểu, giải thích khác nhau và sự thực

hiện không thống nhất, kẻ xấu có thể tìm cách xuyên tạc, lợi dụng và gây những

hậu quả khôn lƣờng. Để đảm bảo tính chính xác, rõ ràng, cần viết câu gọn gàng,

mạch lạc, diễn tả ý tƣởng dứt khoát, sử dụng từ ngữ một cách chính xác.

Tính phổ thông, đại chúng:

Do đối tƣợng thực hiện và giải quyết văn bản rất đa dạng, với trình độ

học vấn khác nhau nên văn bản phải đƣợc viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu, tức là

dùng những từ ngữ phổ thông, các yếu tố ngôn ngữ nƣớc ngoài đã đƣợc Việt

hóa một cách tối ƣu. Muốn vậy cần phải viết ngắn gọn, không lạm dụng thuật

ngữ chuyên môn, hành văn viện dẫn lối bác học.

Tính khách quan:

Nội dung của văn bản phải đƣợc trình bày trực tiếp, không thiên vị, bởi

lẽ văn bản hành chính là tiếng nói của một cơ quan, chứ không phải là tiếng

nói riêng một của một cá nhân, dù rằng văn bản có thể đƣợc giao cho một cá

nhận hoặc một số ngƣời soạn thảo. Trong văn bản hành chính, ngay cả chữ ký

của ngƣời chịu trách nhiệm cũng chỉ nhằm xác nhận tính xác thực của văn

bản và trách nhiệm của mình đối với nội dung của văn bản chứ không phải để

khẳng định mình là tác giả. Họ không đƣợc tự ý đƣa quan điểm, tình cảm

21

riêng của ngƣời lãnh đạo hoặc ý đồ của một tổ chức trong việc thực hiện chủ

trƣơng, chính sách, luật pháp và các quy định của Đảng, Nhà nƣớc và các cơ

quan hữu quan.

Tính khách quan của văn bản gắn liền với chuẩn mực, kỷ cƣơng, vị thế,

tôn ti mang tính hệ thống của cơ quan nhà nƣớc, có nghĩa là tính chất này

đƣợc quy định bởi chuẩn mực pháp lý. Để cho ngôn ngữ và lời văn mang tính

khách quan, câu văn cần tránh dùng ngôi thứ nhất với những tƣ xƣng hô nhƣ

“tôi”, “chúng tôi”, hạn chế tối đa những từ khách sáo, khoa trƣơng, màu mè.

Tính khách quan làm cho văn bản có tính trang trọng, tính nguyên tắc cao, khiến

cho văn bản đƣợc chấp hành nghiêm chỉnh, thống nhất và đạt hiệu quả cao.

Tính trang trọng, lịch sự:

Lời nói trong văn bản hành chính là lời nói của cơ quan có tƣ cách pháp nhân,

có hiệu lực thi hành đối với đối tƣợng có liên quan; mặt khác thể hiện mối

quan hệ bình đẳng hoặc quan hệ trên dƣới đối với ngƣời nhận. Do đó lời văn

cần phải trang trọng để thể hiện sự đàng hoàng, nghiêm túc, không khoa

trƣơng, khách sáo của chủ thể ban hành và thái độ tôn trọng đối với khách thể.

Lời văn trang trọng còn có tác dụng khiến ngƣời nhận phải có thái độ nghiêm

túc trong việc chấp hành, thực thi văn bản, đồng thời gây đƣợc thiện cảm đối

với ngƣời đọc. Muốn cho lời văn trang trọng thì về kỹ thuật diễn đạt, cách

hành không sử dụng những từ ngữ khách sáo, khoa trƣơng.

Tính khuôn mẫu:

Văn bản cần đƣợc trình bày, sắp xếp bố cục nội dung theo các khuôn

mẫu, thể thức quy định và trong nhiều trƣờng hợp theo các bản mẫu có sẵn

chỉ cần điền nội dung cần thiết vào. Tính khuôn mẫu đảm bảo cho sự thống

nhất, tính khoa học và tính văn hóa của công văn giấy tờ. Tính khuôn mẫu

còn thể hiện trong việc sử dụng từ ngữ hành chính – công vụ, các quán ngữ

kiểu: “Căn cứ vào...”, “ Theo đề nghị của....”, “Các... chịu trách nhiệm thi

hành... này”..., hoặc thông qua việc lặp lại những từ ngữ, cấu trúc ngữ pháp,

22

dàn bài có sẵn... Tính khuôn mẫu của văn bản giúp ngƣời soạn thảo đỡ tốn

công sức, đồng thời giúp ngƣời đọc dễ lĩnh hội; mặt khác cho phép sản xuất

hàng loạt, trợ giúp cho công tác quản lý và lƣu trữ theo kỹ thuật hiện đại.

- Thứ hai, yêu cầu về sử dụng các đơn vị ngôn ngữ:

- :

+ Yêu cầu sử dụng câu

23

dung của văn bản.

1.3. Những yếu tố ảnh hƣởng đến chất lƣợng văn bản hành chính

1.3.1. Nhận thức của các cấp lãnh đạo, quản lý và của cán bộ, công

chức, viên chức

Đây là yếu tố quan trọng bậc nhất trong số các yếu tố ảnh hƣởng tới

chất lƣợng văn bản hành chính bời vì:

- Các cấp lãnh đạo, quản lý: Là khâu then chốt trong công tác xây dựng

định hƣớng việc xây dựng và ban hành văn bản bởi chính lãnh đạo, quản lý là

cấp trực tiếp chỉ đạo, định hƣớng đề xuất các cấp xây dựng văn bản và đồng

thời trực tiếp duyệt, chỉnh sửa nội dung và chịu trách nhiệm về nội dung văn

bản hành chính. Do vậy, nếu các cấp lãnh đạo, quản lý quan tâm đến chất

lƣợng văn bản thì văn bản ban hành đáp ứng yêu cầu thực tiễn hay nói cách

khác văn bản ban hành có chất lƣợng và ngƣợc lại các cấp lãnh đạo quản lý ít

quan tâm, nhận thức không đúng đắn, xem nhẹ công tác xây dựng văn bản thì

chất lƣợng văn bản sẽ rất hạn chế. Chính vì vậy, nhận thức của các cấp lãnh

đạo, quản lý đóng vai trò quan trọng đến chất lƣợng văn bản [24, tr 28].

1.3.2. Chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức

Bên cạnh, sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, quản lý, cán bộ, công

chức, viên chức ngƣời thực thi công việc và là ngƣời tham mƣu trực tiếp cho

các nhà lãnh đạo, quản lý công tác xây dựng và ban hành văn bản cũng có

ảnh hƣởng rất lớn đến chất lƣợng văn bản bởi lẽ nếu cán bộ, công chức, viên

chức năng lực yếu hoặc thái độ làm việc không tốt “viết văn bản qua loa cho

24

xong” trình lãnh đạo, kiểu gì lãnh đạo cũng sửa, ..điều đó có ảnh hƣởng rất

lớn đến hiệu quả công việc mà trƣớc hết đến chất lƣợng văn bản. Để xây

dựng đƣợc văn bản tốt đáp ứng đƣợc công việc thì cán bộ cần phải có kiến

thức, tâm huyết và thái độ làm việc tích cực, mặt khác phải có sự hiểu biết

thấu đáo về nội dung công việc mình làm. Chính vì vậy, để văn bản ban hành

có chất lƣợng cần thiết có có đội ngũ cán bộ chuyên môn tốt, có thái độ làm

việc tốt.

1.3.3. Hệ thống văn bản quy định về xây dựng và ban hành văn bản

hành chính

Đây là yếu tố hết sức quan trọng. Bởi đây chính là cơ sở pháp lý để các

cơ quan ban hành văn bản có cơ sở vận dụng, tham chiếu xem xét ban hành

văn bản cho phù hợp, đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của văn bản. Nhận

thức đƣợc tầm quan trọng này, trong thời gian qua các cơ quan nhà nƣớc đã

ban hành nhiều văn bản quy định về vấn đề này nhƣ: Luật Ban hành văn bản

quy phạm pháp luật (2015); Nghị đinh số 34/2016/ NĐ – CP ban hành ngày

14/5/2016 có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2016 quy định chi tiết biện

pháp thi hành một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

- Thông tƣ số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về thể thức và kỹ thuật

trình bày văn bản hành chính, thể thức văn bản.

- Thông tƣ số 04/2013/ TT – BNV ban hành ngày 16/4/2013 quy định

và hƣớng dẫn xây dựng quy chế văn thƣ lƣu trữ trong hoạt động của các cơ

quan, tổ chức. Tại Thông tƣ này có quy định đến vị trí chữ kỹ nháy trên văn

bản, điều này có ảnh hƣởng nhất định tới chất lƣợng văn bản [3].

Những quy định của nhà nƣớc nêu trên có ảnh hƣởng nhất định tới chất

lƣợng văn bản hành chính, bởi vì nó giúp cho các cơ quan có cơ sở xây dựng

quy trình ban hành văn bản. Mặt khác, giúp cho các cơ quan có cơ sở để tham

25

chiếu, kiểm tra, rà soát và đánh giá văn bản trên thực tế.

1.3.4. Cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc

Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng và đƣợc quan tâm chú ý

trong những năm trở lại đây. Cơ sở vật chất bao gồm không gian làm việc,

trang thiết bị phục vụ (máy tính, máy in, máy scan,…), hệ thống mạng không

dây, Internet,… đều có ảnh hƣởng nhất định tới việc nâng cao chất lƣợng văn

bản hành chính. Hiện nay trên địa bàn thành phố Lào Cai, 100% cơ quan đã

sử dụng máy tính và hệ thống email nội bộ để trao đổi công việc, giao dịch

văn bản bằng hệ thống phần mềm máy tính, vì vậy việc giải quyết văn bản

qua mạng nhanh hơn, kịp thời hơn, khiến cho công việc xử lý nhanh chóng,

tiết kiệm thời gian. Mặt khác, giúp các đơn vị chú trọng hơn đến chất lƣợng

văn bản bởi lẽ kết nối mạng, một văn bản sai sẽ ảnh hƣởng đến uy tín của cơ

quan bởi ai cũng biết. Chính vì vậy, mọi cơ quan, tổ chức và chính cá nhân ký

văn bản sẽ cẩn trọng hơn.

Cơ sở vật chất, trang thiết bị đáp ứng yêu cầu sẽ có tác động tích cực tới

chất lƣợng văn bản nhƣ:

- Nhanh chóng cập nhật, triển khai các văn bản cấp trên

- Tiết kiệm thời gian chuyển văn bản đến các cơ quan liên quan

- Họp trực tuyến để tiếp nhận, thống nhất công việc tức thời

- Lƣu trữ văn bản hành chính bảo mật, an toàn, tiết kiệm không gian

- Tra cứu, trích dẫn văn bản nhanh chóng, đúng với yêu cầu

Nhƣ vậy, ngoài các yếu tố nêu trên, theo tác giả cơ sở vật chất và trang

thiết bị làm việc có ảnh hƣớng lớn tới chất lƣợng văn bản, đặc biệt trong bối

cảnh hiện nay.

1.4. Văn bản hành chính của UBND cấp huyện

1.4.1. Các loại văn bản hành chính của UBND cấp huyện

UBND cấp huyện là nơi tổ chức thực hiện các chính sách, mệnh lệnh

quản lý của UBND tỉnh, là cầu nối giữa tỉnh và các xã. Hầu hết các công việc

26

hành chính muốn triển khai đến cấp cơ sở cần phải qua cấp trung gian là

thành phố, quận, huyện theo nguyên tắc trực tuyến; UBND cấp huyện có vai

trò quan trọng trong việc tham mƣu cho cấp tỉnh về những vấn đề quan trọng

trong quản lý kinh tế - văn hóa - xã hội, giúp tỉnh phát hiện và tháo gỡ khó

khăn, bất cập trong các quy định, chính sách mà trong quá trình thực thi ở cấp

huyện đó nảy sinh các vƣớng mắc.

Đối với cấp xã, cán bộ, công chức thực thi công vụ trên địa bàn tƣơng

đối rộng, bao gồm nhiều đơn vị hành chính cơ sở. Cấp huyện thể hiện vai trò

quan trọng của mình thông qua việc chỉ đạo, huấn luyện, hƣớng dẫn, kiểm tra,

giám sát cấp xã thực hiện nhiệm vụ. Mặt khác, trong phạm vi thẩm quyền, các

cơ quan hành chính cấp huyện còn thực hiện nhiều công việc liên quan trực

tiếp đến quyền lợi và nghĩa vụ pháp lý của công dân. Cấp huyện cũng là cấp

trực tiếp giải quyết các khiếu nại, tố cáo mà cấp xã đó giải quyết nhƣng chƣa

thỏa đáng, đƣơng sự còn tiếp tục khiếu nại, tố cáo.

Để thực thi văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan cấp trên; của cơ

quan cùng cấp (Nghị quyết của HĐND, Quyết định của UBND) thì UBND

cấp huyện ban hành rất nhiều VBHC. Các loại VBHC của UBND dùng để

thực hiện công việc nội bộ của ủy ban; liên hệ, trao đổi, giao dịch trong hoạt

động giữa ủy ban cấp huyện với cấp tỉnh, với UBND các cấp xã với các đối

tác...

Các VBHC của UBND cấp huyện ban hành nhằm cụ thể hóa các quy

định của Hiến pháp, luật, các văn bản QPPL của các cơ quan nhà nƣớc ở cấp

trên, bảo đảm tính thống nhất, thứ bậc hiệu lực, hiệu quả pháp lý của văn bản

trong hệ thống pháp luật; VBHC của UBND cấp huyện ban hành ngoài việc

phải phù hợp với hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nƣớc cấp trên

thì còn phải phù hợp với quy định, khả năng của đội ngũ cán bộ quản lý, lãnh

27

đạo, công chức, viên chức, ngƣời dân trong địa bàn.

1.4.1.1. Các loại VBHC thông thường của UBND cấp huyện

- Báo cáo: Báo cáo của UBND cấp huyện gồm báo cáo tháng, báo cáo

quý, báo cáo năm, báo cáo chuyên đề, báo cáo định kỳ, báo cáo đột

xuất…Tùy theo tính chất sự kiện và nhu cầu quản lý cụ thể mà báo cáo thể

hiện, nhƣng trong một báo cáo cần nêu đƣợc một số điểm chính: Những kết

quả đã thực hiện đƣợc; những tồn tại, hạn chế; nguyên nhân; phƣơng hƣớng

thực hiện trong thời gian tới; những đề nghị, kiến nghị nhằm nâng cao hiệu

lực, hiệu quả QLNN.

- Công văn: Đây là loại hình văn bản đƣợc sử dụng rộng rãi trong hoạt

động của các CQHCNN nhằm để thực hiện các mối quan hệ công tác của các

CQHCNN với nhau, CQHCNN với cá nhân, công dân; dùng để trả lời đối với

công dân. Đây là loại văn bản hết sức linh hoạt, giúp cho các cơ quan giải

quyết đƣợc những nhu cầu quản lý cấp thiết. Mặc dù vậy, công văn là một

trong những loại hình văn bản rất khó trong việc soạn thảo vì những lý do kết

cấu, nội dung và ngôn ngữ văn bản.

- Tờ trình là một dạng văn bản của UBND cấp huyện dùng để gửi lên

thành tỉnh, lên cơ quan nhà nƣớc cấp trên có thẩm quyền để xin phê duyệt các

chính sách, chế độ, quyết định quản lý…Từ trình của UBND cấp huyện dùng

để xin phê chuẩn kết quả bầu cử, phê chuẩn chức danh, sử dụng đất, vấn đề

đầu tƣ xây dựng…

- Biên bản: là VBHC của các cơ quan nói chung, UBND cấp huyện nói

riêng; dùng để ghi lại diễn biến một cuộc họp, hội nghị bàn giao công trình,

bàn giao tài sản, ghi lại diễn biến một sự việc…Các Biên bản của UBND cấp

huyện đảm bảo tính trung thực về không gian, thời gian và sự kiện của sự việc

về bảo đảm tính pháp lý của những ngƣời chứng kiến hoặc tham gia vào sự

việc. Đây là chứng cứ quan trọng trong QLNN.

- Thông báo, UBND cấp huyện thƣờng sử dụng thông báo trong một số

28

công việc sau: Về lịch họp giao ban, lịch tiếp dân, thông báo tuyển công chức, kết

luận một cuộc họp, thông báo các vấn đề trong QLNN đối với ngƣời dân trên địa

bàn, thông báo cụ thể từng nội dung đến các hộ…

- Kế hoạch, UBND cấp huyện thƣờng xây dựng các kế hoạch sau: Kế

hoạch năm, kế hoạch 6 tháng đầu năm, 6 tháng cuối năm, kế hoạch đối với từng

CBCC trong các đơn vị, kế hoạch ngắn hạn, trung hạn, dài hạn…Nội dung kế

hoạch thƣờng về cải cách hành chính, điều tra đất đai, bầu cử…

- Hợp đồng, thƣờng UBND chủ yếu ký các hợp đồng với các cá nhân,

cơ quan, tổ chức về thực hiện một công việc chung của cơ quan; hợp đồng lao

động với viên chức…

Ngoài ra, UBND cấp huyện có sử dụng rất nhiều các loại giấy: Giấy

giới thiệu, Giấy đi đƣờng, Phiếu gửi, Giấy phép, Giấy chứng nhận có liên

quan và bảo đảm quyền thân nhân của CBCC trong cơ quan.

1.4.1.2. Văn bản hành chính cá biệt

Văn bản cá biệt của UBND cấp huyện là những văn bản do các cơ

quan, cá nhân có thẩm quyền ban hành, theo trình tự, thủ tục nhất định nhằm

giải quyết các công việc cụ thể của UBND cấp huyện. Nó có thể làm phát

sinh, thay đổi hoặc chấm dứt một hoạt động pháp lý nhất định.

Văn bản cá biệt của UBND cấp huyện ban hành trong các trƣờng hợp sau:

- Quyết định thành lập Ban chỉ đạo;

- Quyết định khen thƣởng, kỷ luật đối với CBCC;

- Quyết định tăng lƣơng, luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, thăng chức

CBCC;

- Quyết định ban hành nội quy, quy định, quy chế hoạt động của

UBND quận

- Chỉ thị cá biệt

- Nghị quyết cá biệt

1.4.2. Đặc điểm văn bản hành chính của cấp huyện

- Hệ thống VBHC của UBND cấp huyện ban hành để thực thi các loại văn

bản QPPL của cơ quan cấp trên và cơ quan cùng cấp. UBND cấp huyện là cơ

29

quan HCNN cấp trung gian giữa cấp cấp huyện và cấp xã, do vậy các VBHC

của quận chủ yếu để triển khai VB của cấp huyện xuống cấp phƣờng, để giải

quyết công việc nội bộ của UBND cấp huyện

- Thẩm quyền ban hành VBHC: đối với văn bản hành chính cá biệt, đƣợc quy

định rõ trong quy chế hoạt động của UBND và văn bản nhóm này thƣờng do

chủ tịch hoặc phó chủ tịch ký ban hành. Còn đối với văn bản hành chính

thông thƣờng thì thẩm quyền ban hành rộng hơn các cơ quan, phòng ban trực

thuộc quận cũng có thẩm quyền ban hành.

- Hệ thống VBHC của UBND cấp huyện ban hành theo tính chất công

việc. Các cuộc họp, hội nghị….phát sinh hệ thống VB nhằm giải quyết công

việc chung của cơ quan.

Về cơ bản văn bản hành chính của UBND cấp huyện dung để chỉ đạo,

điều hành và giải quyết các công việc cụ thể của UBND cấp huyện. Đây là

nhóm văn bản mà các cơ quan, tổ chức nói chung, UBND cấp huyện nói riêng

ban hành và sử dụng thƣờng xuyên trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.

1.4.3. Vai trò của văn bản hành chính đối với hoạt động của cấp huyện

Trong hoạt động quản lý nhà nƣớc của cấp huyện, văn bản có các hành

chính có vai trò sau:

- Văn bản hành chính nhà nƣớc là phƣơng tiện cung cấp thông tin để ra

quyết định. Đối với một nhà quản lý, một trong những chứ năng cơ bản nhất

là ra Quyết định. Một yêu cầu có tính nguyên tắc là quyết định phải chính

xác, kịp thời, có hiệu quả mà môi trƣờng thì biến động khôn lƣờng.

- Văn bản chuyển tải nội dung quản lý của UBND cấp huyện. Bộ máy

Nhà nƣớc ta đƣợc hình thành và hoạt động theo nguyên tắc tập trung. Theo

nguyên tắc này các cơ quan cấp dƣới phải phục tùng cơ quan cấp trên, cơ

quan địa phƣơng phục tùng cơ quan trung ƣơng. Xuất phát từ vai trò rõ nét

của văn bản là phƣơng tiện truyền đạt mệnh lệnh. Để guồng máy đƣợc nhịp

nhàng, văn bản đƣợc sử dụng với vai trò khâu nối các bộ phận.

- Văn bản là căn cứ cho công tác kiểm tra hoạt động của UBND cấp huyện.

Chủ tịch Hồ Chí Minh đã nói: “Muốn chống bệnh quan liêu giấy tờ, muốn

30

biết các nghị quyết đó thi hành không, thi hành có đúng không, muốn biết ai

ra sức làm, ai làm qua chuyện, chỉ có một cách là kiểm tra”. Để làm tốt công

tác này, nhà quản lý phải biết vận dụng một cách có hệ thống các văn bản.

Nhà quản lý phải biết vận dụng từ loại văn bản quy định chức năng, thẩm

quyền, văn bản nghiệp vụ thanh kiểm tra đến các văn bản với tƣ cách là cứ

liệu, số liệu làm căn cứ.

Một chu trình quản lý bao gồm: Kế hoạch hóa, tổ chức, chỉ đạo và

kiểm tra. Sự móc nối các khâu trong chu trình này đòi hỏi một lƣợng thông

tin phức tạp đã đƣợc văn bản hóa.

Tiểu kết chƣơng 1

Trong chƣơng 1, tác giả đã trình bày những nội dung lý thuyết cơ bản

nhất liên quan đến nội dung của luận văn, cụ thể tác giả đã trình bày và phân

tích khái niệm về văn bản và văn bản hành chính, chức năng của văn bản

hành chính, các loại văn bản hành chính nhà nƣớc. Tiếp đến nêu và phân tích

chất lƣợng và chất lƣợng văn bản hành chính; các yếu tố cấu thành chất lƣợng

văn bản hành chính; Các yếu tố ảnh hƣởng tới chất lƣợng của văn bản hành

chính; Văn bản hành chính của UBND cấp huyện, đặc điểm văn bản hành

chính của cấp huyện. Đây là những vấn đề có tính chất lý luận cơ bản nhất

liên quan đến văn bản và chất lƣợng văn bản hành chính, để từ đó tác giả có

cơ sở tiếp tục nghiên cứu tìm hiểu thực trạng chất lƣợng văn bản hành chính

31

của UBND cấp huyện tại chƣơng 2.

Chƣơng 2

THỰC TRẠNG CHẤT LƢỢNG VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA UBND

THÀNH PHỐ LÀO CAI, TỈNH LÀO CAI

2.1. Khái quát chung về thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai

2.1.1. Vị trí địa lý và dặc điểm dân cư

Thành phố Lào Cai là thành phố biên giới, vùng cao, nằm hai bên bờ sông Hồng, có tọa độ địa lý từ 22025’ đến 25030’ vĩ độ Bắc và từ 103037’ đến 104022’ kinh độ Đông.

(Nguồn: Bản đồ hành chính tỉnh Lào Cai)

Hình 2. 1: Sơ đồ vị trí thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai

- Phía Bắc giáp thị trấn Hà Khẩu, huyện Hồng Hà, tỉnh Vân Nam -

Trung Quốc (có đƣờng biên giới là sông Hồng và sông Nậm Thi);

- Phía Đông giáp huyện Bảo Thắng;

- Phía Tây giáp huyện Bát Xát và Sa Pa;

32

- Phía Nam huyện Sa Pa.

Thành phố Lào Cai là đô thị loại II với 17 đơn vị hành chính trực thuộc,

bao gồm 12 phƣờng và 5 xã. Thành phố Lào Cai nằm cách thủ đô Hà Nội 296

km theo đƣờng sắt và 340 km theo đƣờng bộ (cũ) về phía Tây Bắc, cách 255

km theo đƣờng cao tốc Hà Nội - Lào Cai, cách khu du lịch thị trấn Sa Pa 35

km và cách thành phố Côn Minh tỉnh Vân Nam, Trung Quốc khoảng 500 km.

Trên địa bàn thành phố có tuyến giao thông đƣờng bộ nhƣ QL4D,

QL4E, QL70; đƣờng sắt liên vận Hà Nội - Lào Cai - Côn Minh (Trung Quốc)

và giao thông đƣờng thuỷ nhƣ sông Hồng, sông Nậm Thi...và hệ thống giao

thông tỉnh lộ chạy qua; có cửa khẩu quốc tế thông thƣơng với Trung Quốc.

Đặc biệt tuyến đƣờng cao tốc Hà Nội - Lào Cai đã thông tuyến thúc đẩy giao

lƣu hàng hóa và phát triển du lịch cho thành phố.

2.1.2. Đặc điểm kinh tế - xã hội

- Công tác văn hóa thông tin, TDTT: Tỷ lệ hộ gia đình đạt danh hiệu

“Gia đình văn hóa” đạt 93,6%; thôn, tổ dân phố văn hóa 98,1%; tỷ lệ cơ quan,

trƣờng học đạt tiêu chuẩn nếp sống văn hóa 97,5%. Tổ chức 90 buổi tuyên

truyền lƣu động; tỷ lệ phủ sóng truyền thanh đạt 98%, sóng truyền hình đạt

100%. Chỉ đạo các xã, phƣờng tổ chức tốt Ngày hội “Đại đoàn kết toàn dân

tộc” lồng gắn với tuyên truyền Bộ “Quy tắc ứng xử văn hóa, văn minh”, cuốn

“Sổ tay đô thị” đến toàn thể Nhân dân.

- Công tác giáo dục đào tạo: Tỷ học sinh giỏi và chất lƣợng giáo dục

tiếp tục dẫn đầu trong toàn tỉnh; tiếp tục xây dựng môi trƣờng giáo dục lành

mạnh, thúc đẩy quy mô và chất lƣợng giáo dục toàn diện, năm học 2014 -

2015 tỷ lệ huy động học sinh ra lớp và tỷ lệ chuyên cần đạt 99,9%; đã có

38/60 = 63,3% trƣờng đạt chuẩn quốc gia, tỷ lệ học sinh 15-18 tuổi có bằng

tốt nghiệp THCS đạt 97,7%.

- Y tế, chăm sóc sức khoẻ cộng đồng: Khám và điều trị bệnh cho trên

250.000 lƣợt ngƣời; công tác kiểm tra, kiểm soát an toàn vệ sinh thực phẩm

33

đƣợc tăng cƣờng, trong năm không có vụ ngộ độc thực phẩm nào xẩy ra.

- Công tác chính sách, an sinh xã hội: Công tác chính sách ngƣời có

công, giảm nghèo, giải quyết việc làm và các vấn đề xã hội đƣợc quan tâm

kịp thời; chi trả trợ cấp hàng tháng cho đối tƣợng ngƣời có công, bảo trợ xã

hội trên 20 tỷ đồng, trong năm đã tổ chức tặng 6.071 suất quà/746,5 triệu

đồng nhân các dịp lễ, tết, ngày thƣơng binh liệt sĩ 27/7; vận động ủng hộ Quỹ

"Đền ơn đáp nghĩa" đƣợc 520,376 triệu đồng, đạt 93,7% kế hoạch, Quỹ "Bảo

trợ trẻ em" 176 triệu đồng, đạt 90,7% KH; giải quyết việc làm mới cho 2.600

lao động; thoát nghèo 168 hộ, đạt 100%; tỷ lệ hộ nghèo năm 2015 còn dƣới

1% (theo tiêu chí cũ); quản lý và tổ chức cai nghiện bằng các hình thức cho

929 đối tƣợng tại các cơ sở cai nghiện, phối hợp quản lý và điều trị cho 274

bệnh nhân của thành phố tham gia điều trị nghiện các chất dạng thuốc phiện

bằng thuốc Methadone.

- Công tác Dân tộc- Tôn giáo: Đƣợc tăng cƣờng, chính sách dân tộc

đƣợc triển khai đầy đủ, kịp thời, đúng đối tƣợng, hoạt động tôn giáo đƣợc

quản lý chặt chẽ.

- Công tác quản lý đô thị:

Công tác quản lý trật tự đô thị, chỉnh trang đô thị tiếp tục đƣợc đẩy mạnh

theo hƣớng xây dựng đô thị “xanh, sạch, đẹp”, tỷ lệ thu gom rác thải đạt 80%; tổ

chức siết chặt trật tự đô thị và vệ sinh môi trƣờng theo Chỉ thị 01-CT/TU ngày

30/9/2015 của Thành ủy; triển khai kế hoạch thực hiện Nghị quyết 01-NQ/TU

của Thành ủy về phát triển cây xanh đô thị; xây dựng thí điểm tuyến phố văn

minh, kiểu mẫu; xử lý 5.420 trƣờng hợp vi phạm ATGT, tháo dỡ 100% mái che

mái vẩy sai quy định. Thẩm định và phê duyệt 1.098 hồ sơ cấp phép xây dựng

nhà ở/205.970 m2 diện tích sàn xây dựng, tỷ lệ số hộ có giấy phép xây dựng đạt

98,5%; lát 21.341,6 m2 vỉa hè bằng 203,3% kế hoạch thành phố.

- Công tác GPMB, xây dựng cơ bản:

Công tác bồi thƣờng, giải phóng mặt bằng phục vụ các dự án đƣợc triển

khai tích cực, đề xuất nhiều giải pháp tháo gỡ, giải quyết dứt điểm những

34

vƣớng mắc tồn tại kéo dài của các công trình dự án. Đã thẩm định phê duyệt

dự toán kinh phí bồi thƣờng, hỗ trợ GPMB và tái định cƣ cho 1.625 hộ/231,6 tỷ đồng; thu hồi đất 732 hộ/1.372.079 m2; giao đất ở 1.436 hộ/187.435 m2.

Tổng kế hoạch vốn giao xây dựng cơ bản do thành phố quản lý 23

nguồn vốn/225,8 tỷ đồng. Trong đó, Ngân sách tỉnh: 17 nguồn vốn/158 tỷ

đồng, khối lƣợng thực hiện đạt 108% kế hoạch vốn giao, giá trị thanh toán đạt

100% KH. Ngân sách thành phố: 3 nguồn vốn/49,6 tỷ đồng, khối lƣợng thực

hiện đạt 103% kế hoạch vốn giao, giá trị thanh toán đạt 100%. Nguồn khác: 3

nguồn vốn/15 tỷ đồng, khối lƣợng thực hiện đạt 115% kế hoạch, giá trị thanh

toán đạt 100%.

- Công tác tài nguyên môi trường:

Đã tổ chức 2 đợt kiểm tra tình hình khai thác tài nguyên khoáng sản tại

15/15 cơ sở, qua kiểm tra đã xử lý VPHC 1 cơ sở tại xã Vạn Hòa; thẩm định

và cấp giấy xác nhận cam kết bảo vệ môi trƣờng cho 23 dự án và 95 cơ sở sản

xuất kinh doanh đăng ký kế hoạch bảo vệ môi trƣờng; thực hiện tốt công tác

cấp GCN QSDĐ cho Nhân dân, đã thẩm định và cấp 5.800 giấy chứng nhận

QSDĐ đạt 193% kế hoạch tỉnh và thành phố (trong đó cấp mới 1.112 giấy/143.580 m2 còn lại là cấp đổi, cấp lại, chuyển nhƣợng, cho, tặng và thừa

kế); thực hiện đo chỉnh lý bản đồ địa chính 6.233 thửa đất/324 ha; tổ chức rà

soát các lõi đất, quỹ đất công và xây dựng phƣơng án khai khác, sử dụng;

kiểm kê đất đai năm 2015 và xây dựng kế hoạch sử dụng đất năm 2016;

* Đặc điểm dân cƣ

Trên địa bàn thành phố có 21 dân tộc anh em cùng chung sống, trong

đó chủ yếu là dân tộc Kinh, Tày, Mông, Dao, Giáy, Nùng, Hoa...mỗi dân tộc

đều có phong tục, tập quán và nét văn hóa riêng; các truyền thống văn hoá của

các đồng bào dân tộc vẫn đƣợc lƣu giữ, phát triển với các ngành nghề truyền

thống nhƣ nghề rèn, nghề dệt, nghệ thuật thêu may thổ cẩm...và các phong tục

tập quán lành mạnh nhƣ Lễ hội xuống đồng của dân tộc Giáy ở Đồng Tuyển, Lễ

hội đền Thƣợng ở phƣờng Lào Cai...

35

Theo kết quả khảo sát thành phố Lào Cai hiện có 10 điểm di tích, trong

đó có 3 điểm di tích đã đƣợc Nhà nƣớc xếp hạng cấp Quốc gia là:

- Di tích Đền Thƣợng, một công trình kiến trúc cổ xây dựng từ thế kỷ

XVIII gắn liền với cảnh quan thiên nhiên đẹp, thuận lợi đƣờng giao thông ở

vùng địa đầu Tổ quốc. Ngôi đền là công trình văn hóa tín ngƣỡng nổi tiếng ở

thành phố Lào Cai thờ Đức Thánh Trần Hƣng Đạo và các tƣớng lĩnh của Ông.

- Đền Cấm là một di tích văn hóa tín ngƣỡng cổ nằm phía sau Ga Quốc tế

Lào Cai, có cảnh quan đẹp “sơn thủy hữu tình”, với thế dựa núi, trƣớc mặt là

những cây cổ thụ dấu tích của khu rừng cấm xa xƣa kề bên hồ nƣớc phẳng lặng.

- Khu căn cứ cách mạng Cam Đƣờng nằm trong thung lũng của làng Dạ I

xã Cam Đƣờng là một khu di tích lịch sử cách mạng thời kháng chiến 9 năm

chống Pháp.

Trong những năm qua, 3 di tích xếp hạng của thành phố (Đền Thƣợng,

Đền Cấm, Khu di tích cách mạng Cam Đƣờng) cùng một số di tích khác của

cả tỉnh đã đƣợc đầu tƣ hàng chục tỷ đồng để tu bổ, tôn tạo, đã thực sự đem lại

hiệu quả lớn về kinh tế du lịch, phục vụ tích cực đời sống tinh thần của nhân

dân, góp phần phát huy và bảo tồn các di sản văn hóa.

Ngoài ra còn có di tích lịch sử văn hóa, tâm linh khác nhƣ Đền Mẫu,

Chùa Tân Bảo, Đền Quan, Đền Đôi Cô, Chùa Cam Lộ...

Những di tích lịch sử văn hoá trên đã đƣợc quy hoạch và tôn tạo nhằm

gìn giữ những truyền thống tốt đẹp của dân tộc và là điểm tham quan du lịch

cho những du khách đến thành phố Lào Cai.

Đánh giá chung: Năm 2016, trong điều kiện triển khai nhiều nhiệm vụ

quan trọng, nguồn lực còn khó khăn song với sự chủ động dự báo tình hình,

xác định những nhiệm vụ trọng tâm, chỉ đạo, điều hành linh hoạt, quyết liệt

của Thành ủy, HĐND, UBND thành phố; các cấp, các ngành đã triển khai

thực hiện có hiệu quả chỉ đạo của tỉnh và Nghị quyết của Thành ủy, HĐND

thành phố; đạt đƣợc nhiều kết quả toàn diện trên tất cả các lĩnh vực, góp phần

hoàn thành các mục tiêu Nghị quyết Đại hội Đảng bộ Thành phố lần thứ XXI

36

(nhiệm kỳ 2010-2015). Tình hình phát triển kinh tế, xã hội phát triển ổn định,

giá trị thƣơng mại dịch vụ, tiểu thủ công nghiệp, nông lâm nghiệp đều tăng so

với cùng kỳ, đạt và vƣợt so với yêu cầu đề ra, đặc biệt là lƣợng khách du lịch

tăng mạnh; một số cây trồng mới bƣớc đầu đã cho hiệu quả kinh tế (rau an

toàn theo tiêu chuẩn VietGap); công tác xây dựng nông thôn mới đƣợc tập

trung đầu tƣ và hoàn thành đúng tiến độ, mục tiêu. Thu ngân sách có nhiều cố

gắng. Công tác quản lý, chỉnh trang đô thị có chuyển biến mạnh mẽ; công tác

tuyên truyền, thực hiện nếp sống văn minh đô thị bƣớc đầu có hiệu quả. Công

tác giải phóng mặt bằng, sắp xếp ổn định dân cƣ đƣợc triển khai quyết liệt.

Duy trì và nâng cao chất lƣợng giáo dục đào tạo, chất lƣợng phong trào văn

hóa, văn nghệ, thể dục thể thao; đổi mới công tác tuyên truyền và tổ chức

ngày hội “Đại đoàn kết toàn dân tộc” theo hƣớng cụ thể, thiết thực. Công tác

chăm sóc, bảo vệ sức khỏe Nhân dân, bảo đảm an sinh xã hội đƣợc đặc biệt

quan tâm và triển khai có hiệu quả. Thực hiện tốt chủ đề "Năm cải cách hành

chính", đặc biệt là công tác đối thoại, giải quyết đơn thƣ, giải quyết ý kiến

kiến nghị của cử tri và giải quyết các thủ tục hành chính. Quốc phòng an ninh

đƣợc củng cố và giữ vững, trật tự an toàn xã hội đƣợc đảm bảo. Công tác đối

ngoại tiếp tục đƣợc duy trì và mở rộng, đạt nhiều kết quả.

Tuy nhiên, quá trình thực hiện nhiệm vụ kinh tế - xã hội năm 2016 còn

một số tồn tại, hạn chế đó là:

Thứ nhất, Về tổng thể so với kế hoạch tỉnh giao các chỉ tiêu kinh tế - xã

hội năm 2015 đều hoàn thành sớm trƣớc 1,5 tháng, song so với kế hoạch

thành phố còn một số chỉ tiêu chƣa đạt: Thu thuế sử dụng đất phi nông nghiệp

(89%), thu từ doanh nghiệp có vốn đầu tƣ nƣớc ngoài (56%), giá trị sản

phẩm/diện tích đất trồng trọt và nuôi trồng thủy sản (92%), năng suất lúa cả

năm (99,9%), chỉ tiêu thôn, tổ dân phố đạt tiêu chuẩn Văn hóa (98,1%), cơ

quan đạt tiêu chuẩn Văn hóa (97,5%), chỉ tiêu giảm số thôn, tổ có ngƣời

nghiện ma túy (58,8%.).

Thứ hai, Một số nội dung thực hiện kết quả chƣa đồng bộ, chƣa mang

37

tính bền vững: Công tác quản quy hoạch và sau quy hoạch, quản lý đất đai, tài

nguyên khoáng sản, quản lý trật tự đô thị, đảm bảo an toàn giao thông; các

tiêu chí trong xây dựng nông thôn mới liên quan đến sự tham gia của ngƣời

dân; quản lý nhà nƣớc về du lịch, nhất là công tác tuyên truyền và thực hiện

văn minh trong kinh doanh du lịch....dẫn đến các vi phạm còn xảy ra.

Thứ ba, Công tác tuyên truyền, vận động nhân dân chƣa đồng bộ, giải

quyết đơn thƣ ở một số cơ quan, đơn vị, xã, phƣờng chƣa dứt điểm; việc nắm

bắt tình hình nhân dân có lúc chƣa kịp thời, còn tình trạng khiếu kiện vƣợt

cấp; một số thôn vùng cao còn tiềm ẩn sinh hoạt tôn giáo sai quy định. Ý thức

tự quản của Nhân dân chƣa cao, nhất là trong việc thực hiện nếp sống văn

minh đô thị, vệ sinh môi trƣờng.

Thứ tư, Công tác chỉ đạo, điều hành, phối hợp thực hiện nhiệm vụ có

nơi, có việc còn chƣa đồng bộ, quyết liệt, hiệu lực, hiệu quả chƣa cao dẫn đến

một số nhiệm vụ triển khai chƣa kịp thời, giải quyết thủ tục hành chính lĩnh

vực đất đai còn nhiều vƣớng mắc. Việc thực hiện các kết luận của Thƣờng

trực, Ban Thƣờng vụ Thành ủy và Lãnh đạo thành phố ở một số cơ quan, đơn

vị, xã, phƣờng chƣa nghiêm túc. Công tác tuyển dụng, sử dụng, quản lý cán bộ

công chức ở một số cơ quan chuyên môn, xã, phƣờng chƣa chặt chẽ, chƣa hợp

lý; còn tình trạng cán bộ, công chức vi phạm kỷ luật, tinh thần, thái độ phục vụ

Nhân dân chƣa đạt yêu cầu. Việc đánh giá cán bộ, công chức, viên chức có nơi

chƣa thƣờng xuyên, còn mang tính hình thức, đặc biệt là gắn trách nhiệm của

ngƣời đứng đầu với kết quả thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị.

2.1.3. Ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai

Hiện tại bộ máy tổ chức các cơ quan thuộc UBND thành phố gồm: Văn

phòng HĐND&UBND thành phố; Phòng Quản lý đô thị; Phòng Tƣ pháp;

Phòng Tài nguyên và Môi trƣờng; Phòng Nội vụ; Phòng Văn hoá; Phòng TC-

KH; Thanh tra thành phố; Phòng Lao động TB&XH; Phòng Giáo dục và Đào

38

tạo; Phòng Kinh tế; Phòng Dân tộc.

Với bộ máy chính quyền nhƣ trên, dẫn tới khối lƣợng công việc hàng năm

nhiều; từ đó tác động nhất định đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản, đặc

biệt là số lƣợng văn bản ban hành hàng năm tăng do khối lƣợng công việc nhiều.

2.2. Phân tích thực trạng chất lƣợng văn bản hành chính của

UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai

2.2.1. Về số lượng văn bản đã ban hành

Theo tổng hợp số liệu của tác giả, trong thời gian từ năm 2011 – 6/2017

thành phố đã ban hành 89.587 văn bản, có thể nói số lƣợng văn bản rất lớn,

bao gồm các loại văn bản nhƣ: thông báo, quyết định, kế hoạch, hƣớng dẫn,

công văn, công điện, chỉ thị, báo cáo, chƣơng trình, đề án, tờ trình, giấy giới

thiệu. Để thấy rõ hơn về vấn đề này, chúng ta có thể xem bảng tổng hợp số

lƣợng sau:

Bảng 2.1: Bảng tổng hợp số lƣợng các loại văn bản hành chính của

UBND thành phố Lào Cai ban hành từ năm 2011 - 6/2017

STT Tên loại văn bản Số lƣợng VB ban hành

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Thông báo Quyết định chủ tịch ký đích danh Quyết định ký thay mặt UBND Kế hoạch Hƣớng dẫn Công văn chủ tịch ký đích danh Công văn ký thay mặt UBND Công điện Chỉ thị Báo cáo Chƣơng trình Đề án Tờ trình Giấy giới thiệu Tổng 6195 34047 24387 1874 53 8336 8272 33 90 3522 49 4 2665 60 89587

39

( Nguồn: Tổng hợp số liệu điều tra của tác giả)

Nhƣ vậy, tại UBND thành phố Lào Cai từ năm 2011 đến tháng 6/2017,

UBND thành phố Lào Cai đã ban hành 14 tiểu loại văn bản khác nhau nhƣng

tựu chung lại có hai nhóm văn bản chính đó là, văn bản hành chính cá biệt và

văn bản hành chính thông thƣờng. Trong đó nhóm văn bản Quyết định cá biệt

có số lƣợng nhiều nhất, tiếp đến là Công văn và Thông báo, Báo cáo, Tờ

trình, văn bản ban hành ít nhất trong thời gian chúng tôi chọn để khảo sát, hơn

4 năm chỉ có 4 Đề án đƣợc ban hành. Để thấy rõ hơn, chúng ta có thể xem xét

các biểu đồ phân tích sau:

(Nguồn: khảo sát của tác giả)

Bảng biểu 2. 1. Số lƣợng các loại văn bản hành chính ban hành từ năm 2011 - 6/2017 của UBND thành phố Lào Cai

Nhìn vào biểu đồ ta thấy trong hệ thống văn bản hành chính nhà nƣớc

40

của UBND thành phố Lào Cai phần lớn là loại văn bản Quyết định chủ tịch

ký trực tiếp chiếm 38% tổng số văn bản ban hành và Quyết định ký thay mặt

UBND chiếm 27,22% tổng số văn bản trong giai đoạn nghiên cứu; Loại văn

bản chiếm số lƣợng ít nhất là đề án có số lƣợng là 4 văn bản. Cụ thể cơ cấu số

lƣợng loại văn bản thể hiện qua bảng biểu đồ sau:

( Nguồn: Tổng hợp xử lý số liệu điều tra của tác giả)

Bảng biểu 2. 2. Cơ cấu các loại văn bản hành chính ban hành từ năm 2011 - 6/2017 của UBND thành phố Lào Cai

Văn bản hành chính của thành phố Lào Cai đƣợc ban hành từ năm 2011

– 6/2017, có số lƣợng khác nhau, có tiểu loại văn bản ban hành nhiều nhƣ

Quyết định hành chính cá biệt, công văn; có loại văn bản thì rất ít nhƣ đề

án...ngoài số lƣợng không đồng đều về loại văn bản thì số lƣợng văn bản ban

hành hàng năm cũng khác nhau, thông thƣờng năm sau nhiều hơn năm trƣớc,

có thể do tính chất công việc ngày càng đa dạng, ngày càng nhiều hoặc sự

thay đổi, phát triển của kinh tế - xã hội dẫn đến sự cần thiết phải ban hành

41

nhiều văn bản. Để thấy rõ hơn tình hình ban hành văn bản, đặc biệt là số

lƣợng văn bản ban hành hàng năm nhƣ thể nào, chúng ta có thể xem xét bảng

tổng hợp 2.4. sau:

Bảng 2. 2: Tổng hợp các loại văn bản hành chính từ năm 2011 - 6/2017

của UBND thành phố Lào Cai

Tổng 2011 2012

2013

2014

2015

2016 7/2017

Tên loại văn bản

Thông báo

6195

286

640

695

826

1070

1796

882

Quyết định CT 34047 3833 5035

4848

5052

5570

7029

2680

Quyết định UB 24387 2821 3156

4047

5435

3656

2946

2326

Kế hoạch

1874

197

231

273

293

340

346

194

Hƣớng dẫn

53

8

5

5

15

11

4

5

Công văn CT

8336

342

661

853

1156

1769

2188

1367

Công văn UB

8272

990

1197

1183

1357

1126

1395

1024

Công điện

33

2

5

4

4

4

6

8

Chỉ thị

90

25

16

13

12

6

10

8

3522

347

446

470

567

639

671

382

Báo cáo

Chƣơng trình

49

6

9

5

10

7

12

Đề án

4

4

Tờ trình

2665

366

325

349

283

510

501

331

4

9

4

Giấy giới thiệu

60

9

15

11

8

9231

Tổng

89587 9226 11727 12758 15009 14726 16910

(Nguồn: Tổng hợp từ số liệu điều tra thu thập của tác giả)

Từ bảng trên ta thấy rằng tổng số lƣợng văn bản ban hành qua các năm

có biến động theo chiều hƣớng tăng dần, từ năm 2011 có 9226 văn bản ban

hành cho tới năm 2016 tăng lên 16910 văn bản ban hành tăng 7684 văn bản

so với năm 2011. Điều này thể hiện sự quan tâm của Đảng cũng nhƣ UBND

thành phố ngày đƣợc nâng cao, chú trọng tới công tác ban hành văn bản để

giải quyết vụ việc trong phạm vi thẩm quyền. Sự chênh lệch số lƣợng văn bản

42

hành chính qua các năm đƣợc thể hiện dƣới biểu đồ sau:

( Nguồn: Tổng hợp xử lý số liệu điều tra của tác giả)

Bảng biểu 2. 3. Biến động số lƣợng văn bản hành chính qua các năm của UBND tỉnh thành phố Lào Cai

Nhận xét: Nhìn chung qua phân tích số lƣợng các văn bản hành chính

ban hành từ năm 2011 - 6/2017 ta thấy:

- Trong các loại văn bản hành chính thì loại văn bản đƣợc xếp theo thứ

tự phổ biến giảm dần là: quyết định, công văn, thông báo, báo cáo, tờ trình,…

- Số lƣợng văn bản hành chính qua các năm có chiều hƣớng gia tăng cụ thể

từ 9226 trong năm 2011 tăng lên 16910 trong năm 2016, nửa đầu năm 2017 số

lƣợng văn bản ban hành đã lên tới 9231 hơn tổng số văn bản của năm 2011.

Mỗi loại văn bản đều có vai trò quan trọng trong công tác cụ thể hóa

văn bản quy phạm pháp luật, hƣớng dẫn cụ thể các chủ trƣơng, chính sách

của nhà nƣớc, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nƣớc và thông tin

pháp luật. Trên đây là những phân tích sơ bộ về tổng số lƣợng văn bản hành

chính nhà nƣớc. Trong đó số lƣợng văn bản hành chính thông thƣờng chiếm

tỷ lệ cao hơn văn bản hành chính cá biệt. Số lƣợng của từng tiểu loại cũng

43

không giống nhau, điều này thể hiện mức độ giải quyết công việc trên thực tế

và số lƣợng văn bản tăng, điều đó chứng tỏ mức độ giải quyết công việc hàng

năm gia tăng.

2.2.2. Về chất lượng nội dung văn bản

Trong tổng số 98.587 văn bản hành chính: thông báo, quyết định CT,

quyết định UB, công văn CT, công văn UB, kế hoạch, hƣớng dẫn, công điện,

chị thị, báo cáo, chƣơng trình, đề án, tờ trình, giấy giới thiệu, tác giả tiến hành

lựa chọn ngẫu nhiên 5000 văn bản hành chính nhà nƣớc với 12 loại văn bản

để đánh giá các tiêu chí liên quan tới chất lƣợng văn bản hành chính nhà

nƣớc. Số lƣợng các văn bản đƣợc lựa chọn tổng hợp dƣới bảng sau:

Bảng 2. 3. Tổng hợp các loại văn bản lựa chọn đánh giá chất lƣợng

TT Tên loại văn bản Số lƣợng tổng Số lƣợng lựa chọn Cơ cấu so với tổng VB chọn (%)

1 Thông báo 6195 400 6,46

2 Quyết định CT 34047 1500 4,41

3 Quyết định UB 24387 1600 6,56

4 Kế hoạch 1874 120 6,40

5 Hƣớng dẫn 53 5 9,43

6 Công văn CT 8336 500 6,00

7 Công văn UB 8272 500 6,04

8 Công điện 33 0 0,00

9 Chỉ thị 90 6 6,67

10 Báo cáo 3522 250 7,10

11 Chƣơng trình 49 5 10,20

12 Đề án 4 0 0,00

13 Tờ trình 2665 110 4,13

14 Giấy giới thiệu 60 4 6,67

Tổng 89587 5000

44

5,58 (Nguồn: thống kê số lượng văn bản lựa chọn của tác giả)

Trong số 5000 văn bản đƣợc lựa chọn hầu hết các văn bản đã đảm bảo

chất lƣợng nội dung, cụ thể văn bản đáp ứng các yêu cầu về tính mục đích;

tính công quyền; tính khoa học; tính đại chúng; tính khả thi; tính pháp lý.

- Hầu hết văn bản đảm bảo tính mục đích: đã nêu rõ đƣợc sự cần thiết

và mục đích ban hành văn bản; Mức độ, phạm vi điều chỉnh; Đúng đƣờng lối,

chủ trƣơng, chính sách của Đảng và nhà nƣớc; Phục vụ cho việc thực hiện

nhiệm vụ chính trị của UBND thành phố Lào Cai; giải quyết đƣợc vụ việc

phục vụ đối tƣợng (cá nhân, tổ chức cụ thể).

- Tính công quyền đƣợc thể hiện rõ ràng qua nội dung văn bản hành

chính của UBND thành phố Lào Cai là đều đƣợc quy định hợp pháp, đƣợc

ban hành theo đúng hình thức và trình tự do pháp luật quy định.

- Các văn bản đã thể hiện đƣợc tính khoa học trong các thể hiện nội

dung văn bản hành chính nhƣ: có sự logic về nội dung, sự nhất quán về chủ

đề, bố cục chặt chẽ học, có đủ lƣợng thông tin quy phạm và thông tin thực tế

cần thiết; thông tin đƣa ra chính xác; văn bản hành chính có tính dự báo cao;

- Phân lớn văn bản hành chính có nội dung dễ hiểu dễ nhớ, phù hợp với

đối tƣợng thi hành; thể hiện ý chí, nguyện vọng chính đáng và bảo vệ quyền,

lợi ích của các tầng lớp nhân dân.

- Hầu hết đã đảm bảo các văn bản đƣa ra thể hiện đƣợc trách nhiệm thi

hành hợp lý, nghĩa là phù hợp với trình độ, năng lực, khả năng vật chất của

chủ thể thi hành;

- Đại đa số văn bản đƣợc lựa chọn đảm bảo nội dung điều chỉnh đúng

thẩm quyền do luật định.

Tuy vậy, văn bản hành chính nhà nƣớc dƣới các hình thức và hiệu lực

pháp lý khác nhau có giá trị truyền đạt các thông tin quản lý, phản ánh và thể

hiện quyền lực nhà nƣớc, điều chỉnh các quan hệ xã hội, tác động đến quyền,

lợi ích của cá nhân, tập thể, nhà nƣớc. Trong khi đó sự phát triển kinh tế xã

45

hội là liên tục, dẫn tới mối quan hệ xã hội luôn diễn biến phức tạp. Do vậy

trong quá trình ban hành các văn bản hành chính nhà nƣớc vẫn còn gặp phải

một số hạn chế nhƣ.

- Hầu hết các văn bản ban hành đã đảm bảo có căn cứ cho việc ban

hành; Những căn cứ pháp lý đang có hiệu lực pháp luật vào thời điểm ban

hành. Tuy vậy vẫn còn trƣờng hợp: Căn cứ vào một văn bản không phải là

văn bản quy phạm pháp luật (công văn, thông báo…). Ví dụ trƣờng hợp quyết

định của UBND lại căn cứ vào thông báo của Văn phòng Thành uỷ. Đây là

vấn đề xảy ra khi UBND thành phố muốn cụ thể hoá chủ trƣơng của Thành

uỷ nên ngƣời soạn thảo, cần căn cứ vào chủ trƣơng của Thành ủy để tăng

thêm hiệu lực của văn bản. Hay trƣờng hợp văn bản cấp trên căn cứ vào một

văn bản cấp dƣới. Ví dụ: Quyết định của UBND thành phố căn cứ quyết định

của Phòng Tài nguyên và Môi trƣờng. Trƣờng hợp này xảy ra khá phổ biến

nhất là đối với các văn bản cá biệt. Lỗi ở đây là do ngƣời soạn thảo chƣa nhận

thức rõ vị trí, vai trò các cấp trong bộ máy hành chính nhà nƣớc và hiểu sai

nghĩa của từ “căn cứ” của văn bản hành chính. Ví dụ cụ thể: Phòng Kinh tế

đƣợc giao phê duyệt thiết kế dự toán của công trình A và đã ban hành quyết

định phê duyệt Thiết kế dự toán công trình đó. Nay UBND thành phố ban

hành quyết định quyết toán công trình nêu trên. Ngƣời soạn thảo nêu lý do:

Quyết định v/v quyết toán công trình của UBND thành phố phải căn cứ vào

quyết định phê duyệt thiết kế dự toán công trình của Phòng kinh tế. Trong

trƣờng hợp này, theo chúng tôi, phần căn cứ nên nêu: “Xét kết quả phê duyệt

thiết kế dự toán công trình A của Phòng Kinh tế.

Ngoài ra còn có một số điểm hạn chế về nội dung mà nguyên nhân chủ

yếu xuất phát từ cách dùng từ ngữ mang tính cá nhân của ngƣời soạn thảo dẫn

đến lỗi diễn đạt. Ví dụ Sử dụng các từ ngữ, câu thiếu chính xác nhƣ: “Nếu lái

xe vƣợt quá tốc độ quy định sẽ phải chịu hình phạt tƣớc bằng lái xe…”. Rõ

ràng trong quy phạm trên, ngƣời soạn thảo đã sử dụng từ “hình phạt” để thể

hiện một trách nhiệm hành chính là không đúng vì từ hình phạt để thể hiện

46

trách nhiệm hình sự và chỉ đƣợc Bộ luật Hình sự quy định mà thôi. Dùng từ

“yếu điểm” (điểm quan trọng) để diễn đạt ý nghĩa điểm yếu kém hoặc dùng

từ “cứu cánh” để diễn đạt về sự hỗ trợ, giúp đỡ, cứu giúp… nhƣng thực ra từ

này lại có ý nghĩa là mục đích, phƣơng hƣớng… Sử dụng từ địa phƣơng,

không phổ thông, trong một số văn bản, ngƣời soạn thảo đã sử dụng nhiều từ

địa phƣơng để diễn đạt nội dung. Các từ này tuy không hẳn sai về nghĩa

nhƣng sẽ làm cho ngƣời đọc thấy thiếu nghiêm túc.

Nghiên cứu, phân tích 5000 văn bản hành chính ban hành từ năm 2011

đến tháng 6 năm 2017, tác giả nhận thấy có 129 văn bản (chiếm 2,58% tổng

số văn bản) chƣa đảm bảo về nội dung, chúng ta có thể nhận diện một cách rõ

ràng hơn thông qua bảng tổng hợp, phân tích sau đây:

Bảng 2. 4. Số lƣợng văn bản hành chính của thành phố Lào Cai, tỉnh Lào

Cai ban hành từ năm 2011 – 6/2017 chƣa đảm bảo nội dung

Văn bản chƣa đảm bảo về nội dung TT Tên loại văn bản Tổng số lƣợng Số lƣợng Cơ cấu (%)

1 Thông báo 2 Quyết định CT 3 Quyết định UB 4 Kế hoạch 5 Hƣớng dẫn 6 Công văn CT 7 Công văn UB 8 Chỉ thị 9 Báo cáo

10 Chƣơng trình 11 Tờ trình 12 Giấy giới thiệu Tổng 400 1500 1600 120 5 500 500 6 250 5 110 4 5000 14 9 12 3 1 18 24 0 35 0 12 1 129

3,50 0,60 0,75 2,50 20,00 3,60 4,80 0,00 14,00 0,00 10,91 25,00 2,58 (Nguồn: Tổng hợp từ 5000 văn bản lựa chọn của tác giả)

Bảng tổng hợp cho thấy, số lƣợng văn bản ban hành chƣa chuẩn xác về

nội dung chiếm tỷ lệ không lớn, trong 12 tiểu loại văn bản tác giả khảo sát thì có

47

02 tiểu loại văn bản không có sai về nội dung đó là chƣơng trình và chỉ thị; Giấy

giới thiệu và văn bản hƣớng dẫn chỉ có 01 văn bản có sự sai sót; Số lƣợng văn

bản có tỷ lệ sai về nội dung cao nhất là công văn, tiếp đến là báo cáo.

2.3.3. Ngôn ngữ văn bản

Một văn bản có chất lƣợng cần phải tuân thủ những yêu cầu về ngôn

ngữ nhƣ: chính xác, rõ ràng; phổ thông, đại chúng; khách quan; trang trọng,

lịch sự; khuôn mẫu. Với các văn bản hành chính đƣợc lựa chọn khảo sát, tác

giả thấy hầu hết đã đảm bảo đƣợc phong cách ngôn ngữ văn bản hành chính

cụ thể: Câu viết đủ thành phần: chủ ngữ và vị ngữ, diễn đạt câu rõ ràng mạch

lạc, từ ngữ sử dụng chuẩn xác về nghĩa, đơn nghĩa; các đoạn văn cần đƣợc

thực hiện sao cho văn bản phản ánh trung thành và trọn vẹn nội dung thông

tin của tác giả; hạn chế dùng từ đa nghĩa làm phát sinh những cách hiểu mơ hồ,

có thể bị xuyên tạc hoặc lợi dụng làm tổn hại quyền lợi của Nhà nƣớc và nhân

dân; hạn chế đến mức tối đa các từ viết tắt để đảm bảo tính minh bạch, rõ ràng,

nghiêm túc của văn bản.... Tuy nhiên vẫn còn có trƣờng hợp các văn bản ban

hành gây hiểu lầm cho ngƣời thực hiện, khiến công việc chƣa đem lại hiệu quả.

Do việc sử dụng từ trong quá trình soạn thảo văn bản hành chính chƣa đƣợc sử

dụng chính xác. Chẳng hạn, vẫn lạm dụng từ nƣớc ngoài. Ví dụ: Tại một số văn

bản thông báo, công văn lại viết “Mọi thắc mắc xin liên lạc với Mr Nguyễn

Văn A” thay vì nhƣ trƣớc thƣờng viết Ông Nguyễn Văn A. Hay trong các kế

hoạch, thƣ mời, tờ trình vẫn có trƣờng hợp viết “Thời gian: Bắt đầu từ lúc 9h

ngày 20/10/2013”, sau dấu hai chấm từ “bắt đầu” không viết hoa.

Nghiên cứu, phân tích văn bản hành chính trên thực tế, tác giả cho thấy,

một số văn bản báo cáo việc sử dụng từ chƣa chính xác, chẳng hạn nhƣ: sử

dụng từ chƣa phù hợp kết quả, hiệu quả, hậu quả. Thật sự đặt vào từng trƣờng

hợp thì phải dùng từ ngữ chính xác, vì 3 từ trên có sự khác biệt tƣơng đối. Theo

Từ điển Tiếng Việt thì “Kết quả là cái đạt được, thu được trong một công việc

hoặc một quá trình tiến triển của sự vật”. Ví dụ nhƣ câu: “Theo kết quả điều

tra ban đầu, nguyên nhân của…”. Còn “Hiệu quả là kết quả như yêu cầu của

48

việc làm”; Ví dụ “Do thiếu các biện pháp phòng tránh bệnh dịch nên hiệu quả

chăn nuôi của …..”. Còn “Hậu quả là kết quả xấu xảy ra”; Ví dụ “Hậu quả xảy

ra đã làm 10 ha đất lúa bị vùi lấp, 5 ngƣời bị thƣơng nặng,…”.

Trong một số văn bản, ngƣời viết thƣờng dùng lẫn lộn giữa các từ nhƣ:

ưu điểm, nhược điểm, yếu điểm, khuyết điểm.

Ngoài ra một hiện tƣợng khá phổ biến khi trinh bày văn bản là viết tắt

một cách tùy tiện, theo quy định có thể viết tắt một số thuật ngữ, với điều kiện

nguyên dạng của chữ viết tắt đã đƣợc ghi chú rõ ràng để tránh nhầm lẫn, mục

đích để viết văn bản đƣợc tiện lợi.

Nghiên cứu, phân tích 5000 văn bản hành chính do thành phố Lào Cai

ban hành từ năm 2011 – 6/2017, tác giả thấy, nhiều văn bản còn sử dụng ngôn

ngữ trong văn bản chƣa chính xác, vẫn có trƣờng hợp sử dụng từ chƣa đúng,

chƣa phù hợp; một số câu viết chƣa rõ ràng; dấu câu dùng chƣa chính xác và

còn nhiều lỗi chính tả; chúng ta có thể nhận thấy rõ hơn về vấn đề này qua

bảng thống kê sau đây:

Bảng 2. 5. Số lƣợng văn bản hành chính của thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai ban hành từ năm 2011 – 6/2017 sử dụng ngôn ngữ còn hạn chế

Văn bản hạn chế về ngôn ngữ TT Tên loại văn bản Tổng số lƣợng Số lƣợng Tỷ lệ (%)

1 Thông báo 2 Quyết định CT 3 Quyết định UB 4 Kế hoạch 5 Hƣớng dẫn 6 Công văn CT 7 Công văn UB 8 Chỉ thị 9 Báo cáo

10 Chƣơng trình 11 Tờ trình 12 Giấy giới thiệu

4,50 2,80 3,13 4,17 20,00 2,00 3,00 0,00 19,20 20,00 2,73 25,00 3,88 Tổng 400 1500 1600 120 5 500 500 6 250 5 110 4 5000 18 42 50 5 1 10 15 0 48 1 3 1 194

49

(Nguồn: Tổng hợp từ 5000 văn bản lựa chọn của tác giả)

Từ số liệu tổng hợp trên ta thấy trong 5000 thì có 194 văn bản có lỗi về

ngôn ngữ (chiếm gần 4%). Trong số 12 tiểu loại văn bản khảo sát loại văn bản

có hạn chế ngôn ngữ chiếm tỷ lệ cao nhất là hƣớng dẫn, báo cáo, chƣơng

trình.

2.3.4. Thể thức văn bản

Nghiên cứu, đánh giá 5000 văn bản mà chúng tôi đã tổng hợp, cho thấy

hầu hết các văn bản ban hành đã đảm bảo về thể thức. Tuy nhiên, trên thực tế

vẫn còn văn bản hành chính đƣợc ban hành còn chƣa đúng quy định. Còn có

văn bản trình bày sai thể thức, chẳng hạn nhƣ: trình bày Quốc hiệu văn bản

chƣa đúng theo quy định; Trình bày tên cơ quan ban hành văn bản còn viết tắt

nhiều, hoặc trình bày chƣa chính xác cả về phông chữ và cỡ chữ; lỗi sai về ghi

số, ký hiệu; Địa danh và ngày tháng năm ban hành, tên loại và trích yếu nội

dung văn bản; quyền hạn, chức vụ, họ tên ngƣời ký; nơi nhận và thành phần

khác. Ở phần này thƣờng sai cỡ chữ, kiểu chữ, dùng nhiều kiểu chữ và cỡ chữ

không theo quy định. Nguyên nhân thƣờng do thói quen, do copy từ văn bản

cũ chƣa sửa lại, do tƣ duy thẩm mỹ (thích trình bày đẹp mà không đẻ ý trình

bày dẫn tới sai kỹ thuật và thể thức).

- Trích yếu đƣợc viết bằng chữ in thƣờng nhƣng không đậm, dƣới trích

yếu không gạch chân hoặc kẻ chân không bằng gạch nối liền (trừ công văn

hành chính); trích yếu để trong ngoặc đơn, ngoặc kép; trích yếu dùng chữ in

nghiêng; trích yếu viết hoa; tên trích yếu quá dài…. Sai trích yếu nội dung

văn bản. Đề cử Công văn số 28/UBND ngày 13/2/201 6 về việc báo cáo kết

luật thanh tra đã ghi “V/V: báo cáo thực hiện kết luận thanh tra”.

- Thành phần thể thức kính gửi sai. Ví dụ: Kính gửi: - Sở Tƣ pháp.

Theo quy định của Thông tƣ 01 thì cách ghi nhƣ trên sai. Chữ Kính gửi ghi

thƣờng không nghiêng, một cơ quan nhận thì không cần gạch đầu dòng.

50

- Trình bày sai thể thức về bố cục, thể hiện:

- Gạch đầu dòng các căn cứ, sau mỗi căn cứ không dùng dấu chấm phẩy

(;) mà lại dùng dấu chấm (.) hoặc căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.):

- Ngoài ra còn một lỗi về kỹ thuật trình bày do sơ xuất nhƣ nhầm khổ

giấy và định lề trang văn bản là do các máy tinh, máy in hiện nay do chế độ

mặc định khổ giấy và lề ở nƣớc ngoài khác với ở Việt Nam, nên nếu khi soạn

thảo văn bản không chú ý đặt lại sẽ rất dễ mắc phải lỗi này.

- Sai phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy tinh là phông chữ

tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam 6909:2001.

Quy định trƣớc đây la dung phông VnTime của bộ mã TCVN (ABC), nhƣng

hiện nay để đảm bảo truyền số liệu qua mạng mà không bị xảy ra hiện tƣợng

lỗi phông chữ, đa số mọi ngƣời đã chuyển sang dùng phồng chữ Time New

Roman thuộc bộ mã Unicode [17], [18]. Tuy nhiên một số cán bộ soạn thảo

văn bản khi copy lại mẫu văn bản cũ đã không để ý dẫn tới vẫn dùng phông

cũ và một văn bản tồn tại 2 loại phông chữ. Lỗi này đƣợc tìm thấy tại các văn

bản hành chính nhà nƣớc của UBND thành phố Lào Cai vào năm 2011 và

2012. Đây là thời gian Thông tƣ số 01/2011/T-BNV có hiệu lực, ngƣời soạn

thảo đang học tập triển khai còn nhiều bỡ ngỡ, chƣa quen.

- Đánh số thứ tự các phần, chƣơng, mục, điều, khoản, điểm chƣa thống

nhất hoặc đánh nhầm thứ tự. Quên đánh số trang với những văn bản có từ 2

trang trở lên. Quên điền số, ngày công văn vào phụ lục kèm theo văn bản.

Trong số 5000 văn bản đƣợc lựa chọn, tác giả đã thống kê đƣợc số

lƣợng văn bản có lỗi sai về thể thức là 248 văn bản (chiếm gần 5% tổng số

lƣợng văn bản đƣợc lựa chọn). Để thấy rõ hơn, chúng ta có thể xem bản tổng

51

hợp sau:

Bảng 2. 6. Số lƣợng văn bản hành chính của thành phố Lào Cai, tỉnh Lào

Cai ban hành từ năm 2011 – 6/2017 có thể thức còn hạn chế

Văn bản sai về thể thức TT Tên loại văn bản Tổng số lƣợng Số lƣợng Tỷ lệ (%)

1 Thông báo 400 22 5,50

2 Quyết định CT 1500 50 3,33

3 Quyết định UB 1600 52 3,25

4 Kế hoạch 120 6 5,00

5 Hƣớng dẫn 5 2 40,00

6 Công văn CT 500 24 4,80

7 Công văn UB 500 36 7,20

8 Chỉ thị 6 2 33,33

9 Báo cáo 250 39 15,60

10 Chƣơng trình 5 2 40,00

11 Tờ trình 110 12 10,91

12 Giấy giới thiệu 4 1 25,00

Tổng 5000 248 4,96

(Nguồn: Tổng hợp từ 5000 văn bản lựa chọn của tác giả )

Bảng tổng hợp cho thấy, số lƣợng văn bản ban hành chƣa chuẩn xác về

thể thức chiếm tỷ lệ không lớn chiếm khoảng gần 5% trong tổng số 5000 văn

bản đã lựa chọn, trong 12 tiểu loại văn bản tác giả khảo sát thì loại văn bản

nào cũng bị sai sót về thể thức, trong đó báo cáo, công văn, thông báo là

những loại văn bản bỉ sai sót nhiều về thể thức nhất.

2.3. Đánh giá, nhận xét chung về chất lƣợng văn bản hành chính

của UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai

2.3.1. Những mặt đã đạt được

Nghiên cứu thực tế và đánh giá, nhận xét 5000 văn bản hành chính của

thành phố Lào Cai từ năm 2011 – 6/2017, tác giả thấy chất lƣợng văn bản của

52

thành phố Lào Cai đã đạt đƣợc những điểm nhƣ sau:

- Thứ nhất, hầu hết các văn bản hành chính đƣợc ban hành đúng quy

định của pháp luật hiện hành, tức là văn bản ban hành không sai về thẩm

quyền mà Luật quy định; không sai quy chế ban hành văn bản của UBND

thành phố.

- Thứ hai, phần lớn các văn bản hành chính đƣợc ban hành tại Ủy ban

nhân dân thành phố Lào Cai đều tuân thủ đúng quy định nhà nƣớc về thế thức

văn bản; vẫn còn hiện tƣợng sai nhƣng tỷ lệ thấp, điều này có thể khắc phục

đƣợc trong thời gian tới.

- Thứ ba, ngôn ngữ sử dụng trong các văn bản hành chính đều rõ nghĩa,

dể hiểu, không bị hiểu nhầm, hiểu sai hoặc hiểu chƣa hết ý nghĩa.

- Thứ tư, tất cả văn bản của UBND thành phố Lào Cai ban hành từ năm

2011 – 6/2017 không có văn bản sai phạm chủ trƣơng, chính sách của Đảng

và nhà nƣớc về mặt chính trị và tƣ tƣởng.

2.3.2. Những hạn chế, tồn tại

Qua nghiên cứu, khảo sát đánh giá chất lƣợng văn bản hành chính trên

thực tế của thành phố Lào Cai, bên cạnh những điểm đạt đƣợc nhƣ đã phân

tích ở trên, vẫn còn những điểm hạn chế, tồn tại nhất định, cụ thể nhƣ sau:

Thứ nhất: Về mặt nội dung của văn bản: Đánh giá, phân tích 5000

văn bản, tác giả thấy có 129/5000 văn vẫn còn tồn tại những lỗi về nội dung

nhƣ: Căn cứ ban hành văn bản chƣa trình bày chính xác. Chẳng hạn, khi ban

hành quyết định của Chủ tịch UBND về khen thƣởng cán bộ, công chức có

thành tích xuất sắc năm 2016, thì căn cứ đầu tiên phải là căn cứ vào Luật Tổ

chức chính quyền địa phƣơng, bởi trong luật Tổ chức chính quyền địa phƣơng

quy định chức năng nhiệm vụ của UBND các cấp trƣớc; tiếp đến mới Luật thi

đua khen thƣởng và các văn bản tiếp theo nhƣ quy chế quy định về thi đua

khen thƣởng nhƣng trên thực tế Quyết định khen thƣởng của UBND thành

phố Lào Cai do Chủ tịch ký lại cho căn cứ Luật thi đua khen thƣởng lên trƣớc

53

Luật chính quyền địa phƣơng; đặt vào một văn bản không phải là văn bản quy

phạm pháp luật; văn bản cấp trên căn cứ vào một văn bản cấp dƣới; ngoài ra

còn có một số điểm hạn chế về nội dung mà nguyên nhân chủ yêu xuất phát

từ các dùng từ ngữ mang tính cá nhân của ngƣời soạn thảo dẫn đến lỗi diễn

đạt. Một số báo cáo, số liệu thiếu chính xác, chẳng hạn, số liệu ghi trong báo

cáo để là ƣớc chừng khoảng, theo tác giả để ƣớc chừng khoảng cũng rất khó

cho ngƣời đọc và thiếu sự chính xác về số liệu.

Thứ hai: Về ngôn ngữ văn bản: Phân tích 5000 văn bản hành chính,

tác giả nhận thấy có 194/5000 văn bản vẫn còn lỗi sai về ngôn ngữ nhƣ việc

sử dụng từ ngữ trong nhiều trƣờng hợp chƣa chính xác, sử dụng từ ngữ địa

phƣơng; Sai lỗi chính tả nhƣ: Bổ sung thì viết là “bổ xung”; Viết hoa tên địa

danh, tên các tổ chức trong văn bản còn có trƣờng hợp chƣa đúng. Chẳng hạn,

Thành phố Lào Cai thì từ “ thành “ không viết hoa nhƣng một số văn bản lại

viết hoa; sau dấu chấm mới viết hoa nhƣng nhiều trƣờng hợp viết hoa sau dấu

phẩy; văn bản hành chính không sử dụng dấu ba chấm (....) nhƣng trong một

số thông báo vẫn sử dụng dấy ba chấm; sử dụng câu chƣa rõ nghĩa.

Thứ ba: Về thể thức văn bản: Phân tích 5000 văn bản hành chính, tác

giả nhận thấy có 248/5000 văn bản chƣa đúng thể thức theo quy định của nhà

nƣớc về thể thức văn bản hành chính. Chẳng hạn, trình bày Quốc hiệu, trong

nhiều trƣờng hợp gạch chân chƣa đúng, theo quy định dƣới dòng “Độc lập –

Tự do – Hạnh phúc” phải là gạch liền từ “Độc lập đến tự do” song nhiều

trƣờng hợp gạch chân ½ hoặc là dùng dấu gạch nối, dấu chấm chấm, chứ

không gạch liền; còn có trƣờng hợp thể thức của Công văn, số ký hiệu không

có hai chữ “ CV” nhƣng vẫn có trƣờng hợp ghi “CV” vào số ký hiệu; hoặc số ký

kiệu của Quyết định hành chính cá biệt, theo quy định không ghi năm ban hành

nhƣng một số văn bản Quyết định lại ghi năm ban hành. Ví dụ. Quyết định thành

lập Ban phòng chống lũ lụt, cứu hộ, cứu nạn và thiên tai năm 2016 của UBND

thành phố ghi số ký hiệu là : QĐ / 2016/ QĐ – UBND; cách ghi số ký hiệu nhƣ

54

vậy là chƣa đúng theo quy định. Nhiều văn bản sai phông chữ, cỡ chữ

2.3.3. Nguyên nhân của những hạn chế, tồn tại

Có thể có nhiều nguyên nhân dẫn đến chất lƣợng văn bản hành chính vẫn

còn những tồn tại nêu trên, tác giả xin nêu một số nguyên nhân chủ yếu sau.

Thứ nhất, các cấp lãnh đạo thành phố Lào Cai chƣa chỉ đạo sát sao công

tác xây dựng văn bản; cụ thể, cho đến tháng 6 năm 2017, UBND thành phố

chƣa có quy định cụ thể quy trình xây dựng và ban hành văn bản hành chính

cho các phòng ban chuyên môn tham mƣu cho thành phố. Chƣa quy định chế

tài đối với các cơ quan chuyên môn nếu tham mƣu văn bản sai thì chịu trách

nhiệm đến đâu. Vì vậy, tham mƣu văn bản đúng hay sai đều nhƣ nhau nên

tính cạnh tranh trong công việc hạn chế. Chính vì vậy, việc quy định chế tài

cho cán bộ, công chức, viên chức khi tham mƣu văn bản là cần thiết, giúp cho

công tác tham mƣu văn bản tốt hơn.

Thứ hai, công tác cập nhật văn bản của Nhà nƣớc quy định liên quan

đến công tác xây dựng và ban hành văn bản của các cấp lãnh đoạ cũng nhƣ

của đội ngũ công chức, viên chức giúp việc còn chậm, trễ hoặc là họ chƣa chú

trọng chƣa kịp thời cập nhật để vận dụng vào thực tế công tác soạn thảo và

ban hành văn bản dẫn đến độ trễ trong vận dụng các quy định mới.

Thứ ba, vẫn còn một số ít cán bộ, công chức ảnh hƣởng tính bảo thủ, trì

trệ, không chịu tiếp thu, coi thƣờng hình thức, thể thức văn bản, coi nội dung

mới là quan trọng nên dẫn đến còn một số văn bản hành chính ban hành còn

sai thể thức.

Thứ tư, do số lƣợng văn bản hành chính của thành phố Lào Cai ban

hành hàng năm rất lớn, trong khi đó công chức, viên chức tham mƣu năng lực

về văn bản hạn chế, dẫn đến việc kiểm tra, kiểm soát văn bản trƣớc khi ban

hành trong nhiều thời điểm còn chƣa bao quát hết mà chỉ mới chú trọng đến

việc đảm bảo thời gian nên chất lƣợng bị ảnh hƣởng.

Thứ năm, Lãnh đạo có thẩm quyền ký văn bản cũng chƣa nắm hết đƣợc

quy định về thể thức văn bản hành chính hoặc là các quy định mới của nhà

55

nƣớc nhƣ về thể thức, về thẩm quyền ban hành, thẩm quyền ký văn bản...

Thứ sáu, Quy trình kiểm tra văn bản làm ngƣợc, cụ thể tại Ủy ban nhân

dân thành phố Lào Cai khi văn bản hành chính. Phòng chuyên môn soạn thảo

văn bản xong trình lãnh đạo ký xong mới chuyển bộ phận phát hành văn bản

kiểm tra về thể thức và ngôn ngữ nên trong nhiều trƣờng hợp Chủ tịch ký rồi

bộ phận văn phòng phát hiện sai thể thức nhƣng “ngại” văn bản “Chủ tịch” đã

ký nên không dám trả về dẫn đến văn bản sai thể thức hoặc là trình bày thể

thức mẫu chƣa đúng quy định nhƣng cứ cho qua.

Thứ bảy, chúng ta cũng chƣa có những chế tài đủ mạnh và xác định

trách nhiệm pháp lý của các cá nhân, phòng, ban vi phạm các quy định pháp

luật liên quan đến công tác ban hành văn bản. Chẳng hạn, trừ vào thành tích

thi đua nếu tham mƣu văn bản trả về ba lần hoặc là trừ tiền thƣởng nhƣng trên

thực tế tại UBND thành phố Lào Cai nói riêng và nhiều tỉnh thành trên cả

nƣớc nói chung chƣa làm đƣợc điều này dẫn đến có quy định mà văn bản ban

hành vẫn cứ sai.

Thứ tám, hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật của nƣớc ta liên

quan đến công tác ban hành văn bản hành chính còn chƣa đồng bộ, lại còn

thay đổi thƣờng xuyên gây lúng túng cho nhiều công chức trong công tác vận

dụng, áp dụng thực hiện việc soạn thảo và ban hành văn bản.

Thứ chín, điều kiện cơ sở vật chất, kinh phí dành riêng cho công tác

xây dựng soạn thảo văn bản chƣa đảm bảo, không ổn định khiến cho việc tuân

thủ, trình tự soạn thảo, thẩm định văn bản gặp rất nhiều khó khăn, nhất là

khâu khảo sát thực tế, đánh giá tình hình cần thiết ban hành văn bản, tổ chức

hội nghị, lƣu trữ văn bản và kiểm tra, kiểm soát văn bản.

Thứ mười là, trình độ kiến thức và năng lực công tác thực tiễn của đội ngũ

lãnh đạo phòng, ban chƣa ngang tầm với yêu cầu nhiệm vụ. Những hạn chế

về kiến thức hành chính và về năng lực quản lý, nhiệm vụ đƣợc giao, đã dẫn

tới năng lực tổ chức thực hiện những chủ trƣơng, chính sách trên địa bàn

56

thành phố còn chậm, hiệu quả không cao.

Tiểu kết chƣơng 2

Ở chƣơng này, tác giả đã trình bày những thông tin cơ bản về Ủy ban

nhân dân thành phố Lào Cai: Vị trí địa lý và điều kiện dân cƣ, điều kiện kinh

tế - xã hội; tổ chức bộ máy chính quyền của Ủy ban nhân dân thành phố Lào

Cai; sau đó, chúng tôi tiến hành phân tích thực trạng chất lƣợng văn bản hành

chính thông qua: Số lƣợng văn bản hành chính, chất lƣợng nội dung văn bản

hành chính, ngôn ngữ văn bản và thể thức văn bản hành chính. Đồng thời, tác

giả đƣa ra những ƣu điểm, tồn tại và nguyên nhân của những tồn tại trong

chất lƣợng văn bản hành chính của UBND thành phố Lào Cai.

Chúng tôi nhận thấy hạn chế căn bản trong chất lƣợng văn bản hành

chính nhà nƣớc đó là quy trình ban hành văn bản hành chính nhà nƣớc đôi khi

còn sai quy trình. Điều này chính là nguyên nhân căn bản của hầu hết những

hạn chế trong công tác ban hành văn bản hành chính tại Ủy ban nhân dân

thành phố Lào Cai. Đây là căn cứ quan trọng nhất để chúng tôi định hƣớng

xây dựng những giải pháp nâng cao chất lƣợng văn bản hành chính nói riêng

và nâng cao chất lƣợng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại

57

Ủy ban nhân dân thành phố Lào Cai.

Chƣơng 3

ĐỊNH HƢỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƢỢNG

VĂN BẢN HÀNH CHÍNH CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ

LÀO CAI, TỈNH LÀO CAI

3.1. Định hƣớng nâng cao chất lƣợng văn bản hành chính của

UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai

3.1.1. Xuất phát từ nhu cầu thực tiễn về việc phải nâng cao chất

lượng văn bản hành chính

Có thể nói, văn bản là sản phẩm của hoạt động lao động, sáng tạo.

Lao động của cán bộ quản lý và lãnh đạo về bản chất là lao động trí óc.

Cán bộ quản lý và lãnh đạo có nhiệm vụ xác định sản phẩm lao động của

ngƣời dƣới quyền.

Cán bộ quản lý và lãnh đạo của cơ quan dù là cấp nào trên thực tế

cũng là ngƣời có trách nhiệm chủ yếu tổ chức mọi hoạt động của cơ quan.

Họ phải chấp hành các quy định của tổ chức, các quy chế, các yêu cầu

đƣợc xác định trong hàng loạt các văn bản do Nhà nƣớc ban hành. Cần

nhấn mạnh ở đây là hệ thống văn bản hành chính có chất lƣợng hay không

chỉ phản ánh khả năng, năng lực, cách tổ chức thực hiện của cán bộ quản lý

và lãnh đạo mà còn thể hiện khả năng tham mƣu của công chức hạn chế. Vì

vậy, van bản ban hành chất lƣợng hạn chế nó có ảnh hƣởng đến nhiều mặt

khác trong hoạt động của mỗi một tổ chức.

Bên cạnh đó, việc ban hành văn bản có chất lƣợng còn đƣợc tiến

hành kịp thời đáp ứng những yêu cầu của công cuộc đổi mới và hội nhập

quốc tế hiện nay. Chẳng hạn, việc xúc tiến cải thiện môi trƣờng pháp lý cho

hoạt động đầu tƣ dẫn tới ban hành quy chế mới, sửa đổi những quy chế

không phù hợp với thông lệ quốc tế. Muốn vậy thì không thể không đánh

58

giá các quy định hiện hành và xu hƣớng phát triển trong tƣơng lai gần.

3.1.2. Xuất phát từ chủ trương của Lãnh đạo và nhu cầu của cán bộ,

công chức thành phố Lào Cai

Nhu cầu sử dụng văn bản trong lao động của ngƣời lãnh đạo là rất

lớn. Nhu cầu này có thể xác định theo từng loại công việc, từng thời gian

và theo từng đối tƣợng quản lý cụ thể. Mục tiêu phục vụ ở đây là làm cho

năng suất lao động của ngƣời lãnh đạo đƣợc nâng cao, đảm bảo chính xác

các khi ban hành văn bản. Ngoài ra thông qua văn bản lãnh đạo kiểm tra

công việc thuộc phạm vi mình quản lý và đánh giá hoạt động của cán bộ

dƣới quyền.

Trong những năm qua, lãnh đạo UBND đặc biệt coi trọng công tác

soạn thảo và ban hành văn bản. UBND thành phố Lào Cai thƣờng xuyên tổ

chức tuyên truyền, phổ biến triển khai pháp luật vào đời sống thực tiễn;

việc tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm trong công tác soạn thảo và ban

hành văn bản cũng đƣợc chú trọng.

Văn bản là phƣơng tiện, công cụ để mỗi cán bộ, công chức thực hiện

chức năng, nhiệm vụ của mình cho đúng quy định của pháp luật. Nâng cao

trách nhiệm của cơ quan tham mƣu văn bản hành chính nhà nƣớc cho UBND

thành phố Lào Cai; định hƣớng công tác xây dựng và ban hành văn bản hành

chính của UBND thành phố. Bồi dƣỡng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức

có năng lực chuyên môn, đặc biệt là năng lực soạn thảo văn bản đáp ứng yêu

cầu phát triển của thành phố Lào Cai.

Củng cố, kiện toàn và nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực làm công tác

xây dựng văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc cho UBND thành phố theo

hƣớng bảo đảm cả về số lƣợng và chất lƣợng, có bản lĩnh chính trị vững vàng,

phẩm chất đạo đức tốt và kỹ năng nghiệp vụ cao.

Khắc phục đƣợc những hạn chế, bất cập hiện nay trong công tác xây

59

dựng văn bản quản lý hành chính nhà nƣớc của thành phố Lào Cai; thay đổi

căn bản về tƣ duy, nhận thức, vai trò, tầm quan trọng của văn bản quản lý

hành chính nhà nƣớc. Xác định rõ tính hữu cơ giữa chất lƣợng văn bản đƣợc

ban hành và việc bảo đảm đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục ban hành văn

bản trong một chỉnh thể thống nhất.

Các biện pháp củng cố và nâng cao chất lƣợng văn bản quản lý hành

chính nhà nƣớc phải có trọng tâm, trọng điểm, tránh dàn trải, không trùng lặp,

chồng chéo với việc hoạch định những chƣơng trình trong từng lĩnh vực riêng

biệt đã và đang đƣợc triển khai thực hiện tại thành phố.

3.1.3. Xuất phát từ những quy định của pháp luật liên quan đến công

tác xây dựng và ban hành văn bản

Hiện nay, đã có rất nhiều quy định, hƣớng dẫn về kỹ thuật soạn thảo

và ban hành văn bản. Nhƣng trên thực tế nhiều cơ quan, đơn vị soạn thảo

văn bản còn sai. Do vậy, khi xây dựng và ban hành các quy định cần chú ý

đảm bảo các yêu cầu về nội dung và hình thức phù hợp với chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn của mỗi cơ quan sao cho các văn bản ban hành ra có giá trị

thực tế, chứ không chỉ mang tính hình thức, nguyên tắc, chỉ khi đó các văn

bản mới có hiệu lực pháp lý và mới đảm bảo đƣợc quyền uy của cơ quan nhà nƣớc,

đảm bảo chất lƣợng trong việc ban hành văn bản.

- Các quy định của pháp luật về xây dựng và ban hành văn bản có vai

trò quan trọng bậc nhất trong việc xây dựng và định hình một chế độ pháp lý

cần thiết cho việc xem xét các hành vi hành chính trong quá trình thực hiện

các nhiệm vụ quản lý của cơ quan. Đó là một trong những cơ sở quan trọng

để các cơ quan thực hiện. Nói các khác, quy định của pháp luật là cơ sở cần

thiết để xây dựng cơ chế của việc kiểm soát tính hợp pháp của các hành vi

hành chính trong thực tế hoạt động của các cơ quan nhà nƣớc đối với hoạt

60

động quản lý nhà nƣớc.

3.1.4. Xuất phát từ thực tiễn khách quan

Thành phố Lào Cai hàng năm có số lƣợng văn bản hành chính ban

hành nhiều, văn bản có vai trò quan trọng, nếu chát lƣợng văn bản hạnh chế,

sẽ ảnh hƣởng không nhỏ tới sự phát triển kinh tế - xã hội của thành phố.

Nghiên cứu thực tiễn hệ thống văn bản hành chính nhà nƣớc của thành

phố Lào Cai trong thời gian qua bên cạnh những ƣu điểm vẫn còn tồn tại

những nhƣợc điểm về nội dung, hình thức và cách sử dụng ngôn ngữ, đƣợc

tổng hợp dƣới bảng sau:

Bảng 3. 1. Tổng số lƣợng văn bản chƣa đảm bảo nội dung, thể thức, ngôn ngữ từ năm 2011 đến 6/2017

Văn bản chƣa đảm bảo TT Tên loại văn bản Văn bản lựa chọn Nội dung Thể thức Ngôn ngữ

1 Thông báo 400 14 22 18

2 Quyết định CT 1500 9 50 42

3 Quyết định UB 1600 12 52 50

4 Kế hoạch 120 3 6 5

5 Hƣớng dẫn 5 1 2 1

6 Công văn CT 500 18 24 10

7 Công văn UB 500 24 36 15

8 Chỉ thị 6 0 2 0

9 Báo cáo 250 35 39 48

10 Chƣơng trình 5 0 2 1

11 Tờ trình 110 12 12 3

12 Giấy giới thiệu 4 1 1 1

Tổng 5000 248 129

194 ( Nguồn: Tổng hợp xử lý số liệu điều tra của tác giả)

Từ bảng trên và quá trình phân tích phần 2.2 cho thấy ảnh hƣởng tới

chất lƣợng văn bản hành chính là rất đa dạng và do cả nguyên nhân khách

61

quan và chủ quan của ngƣời biên soạn, đã làm ảnh hƣởng nghiêm trọng đến

chất lƣợng văn bản hành chính nhà nƣớc. Chính vì vậy cần có những biện

pháp khắc phục cụ thể cho từng nguyên nhân tồn tại.

3.2. Giải pháp nâng cao chất lƣợng văn bản hành chính của UBND

thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai

3.2.1. Nâng cao nhận thức của cấp ủy, chính quyền và cán bộ, công

chức

- Tăng cƣờng sự lãnh đạo của Đảng đối với chất lƣợng văn bản hành

chính: Đảng viên tích cực thực hiện nâng cao chất lƣợng văn bản hành chính

theo đúng các chủ trƣơng, quan điểm của Đảng; tăng cƣờng kiểm tra, đôn

đốc, uốn nắn kịp thời việc thực hiện các chủ trƣơng, nghị quyết của Đảng.

- Xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về tổ chức

và hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nƣớc: Xây dựng Luật Tổ chức

Chính phủ; xây dựng Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân; Ban

hành các văn bản quy phạm pháp luật về chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền của

các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan chuyên môn thuộc

UBND cấp tỉnh, cấp huyện; xây dựng và ban hành các thể chế về công chức, công

vụ, về tổ chức và hoạt động của các đơn vị sự nghiệp dịch vụ công.

- Xây dựng và hoàn thiện các thể chế, chính sách đảm bảo cho công tác

xây dựng văn bản hành chính nhà nƣớc trên địa bàn tỉnh cũng nhƣ thành phố

phù hợp với các văn bản có liên quan.

- Tổ chức thực hiện Quy chế cung cấp văn bản hành chính nhà nƣớc;

kịp thời kiểm tra, rà soát, thu thập, cập nhật hệ thống văn bản hành chính nhà

nƣớc cấp thành phố trên hệ thống cơ sở dữ liệu văn bản đảm bảo phục vụ tra

cứu, áp dụng, thi hành.

- Xây dựng cơ chế hỗ trợ cho đội ngũ cán bộ làm công tác xây dựng,

thẩm định, kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa văn bản hành chính nhà nƣớc.

- Xây dựng đề án nâng cao chất lƣợng văn bản hành chính nhà nƣớc của

62

thành phố nhằm tổ chức thực hiện có hiệu quả. Thông qua triển khai thực hiện

đề án, nâng cao năng lực của đội ngũ cán bộ làm công tác xây dựng, thẩm

định, kiểm tra, rà soát văn bản hành chính nhà nƣớc.

- Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác văn thƣ và

tăng cƣờng trách nhiệm của các ngành, các cấp đối với công tác văn thƣ ở cơ

quan, tổ chức. Trƣớc mắt cần tập trung phổ biến một số văn bản đã đƣợc các

cơ quan nhà nƣớc có thẩm quyền ban hành về công tác văn thƣ nhƣ nghị định

110/2004/NĐ-CP của chính phủ về công tác văn thƣ; Thông tƣ 01/2011/TT-

BNV của bộ nội vụ; các văn bản hƣớng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

và việc lập hồ sơ, nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ cơ quan của cục văn thƣ và lƣu

trữ nhà nƣớc và các văn bản của UBND tỉnh nhƣ: Chỉ thị 02/2011/CT-UBND

và quyết định 34/2012/QĐ-UBND.

- Tiếp tục thực hiện công văn số 2864/UBND-NC về việc hƣớng dẫn

kiểm tra thành tích thi đua khen thƣởng công tác văn thƣ, lƣu trữ (2011 -

2013). Kết quả kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị và thông báo cho các

đơn vị đƣợc kiểm tra biết và có hình thức khen thƣởng.

- Kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí đủ biên chế làm công tác văn thƣ ở

các ngành, các cấp phải đƣợc phù hợp với nội dung công việc nhƣ: Tiếp nhận,

đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu

sử dụng bản lƣu văn bản; bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan; soạn

thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc và tổ chức giao nộp hồ sơ vào lƣu

trữ các cấp.

- Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ cho cán bộ

làm công tác văn thƣ chuyên trách. Các hình thức đào tạo có thể là chính quy,

tại chức hoặc thông qua các lớp tập huấn do Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ tổ

chức.

- Tăng cƣờng cơ sở vật chất cho công tác văn thƣ, trang bị đủ bàn, ghế,

tủ, máy tính, điện thoại, máy fax, máy photo coppy, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ

63

sơ… theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thƣ, lƣu trữ.

- Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thƣ nhƣ phần mềm

quản lý văn bản đi, văn bản đến, quản lý văn bản và lập hồ sơ trong môi

trƣờng mạng nhằm tiết kiệm đƣợc thời gian, công sức và hạn chế khối lƣợng

văn bản giấy ngày càng gia tăng. Ứng dụng công nghệ mới vào công tác văn

thƣ để nâng cao năng xuất chất lƣợng, hiệu quả công việc và nâng cao khả

năng hội nhập với Khu vực duyên hải miền trung và cả nƣớc

3.2.2. Hoàn thiện thể chế, quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

Để hoạt động soạn thảo và ban hành VBHC đảm bảo có chất lƣợng,

các đơn vị, phòng ban thực hiện có hiệu quả, UBND thành phố cần xây dựng

quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính. Ngoài các quy định của

Nhà nƣớc liên quan đến công tác soạn thảo văn bản, cần có quy định cụ thể

phù hợp với văn bản giải quyết công việc của UBND thành phố nhƣ:

- Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ trách nhiệm của các đơn vị,

phòng, ban, mỗi CBCC, viên chức trong việc soạn thảo, ban hành và quản

lý văn bản.

- Cần thực hiện nghiêm túc công tác xây dựng quy chế, quy định quy trình

soạn thảo, góp ý, thẩm định và ban hành văn bản hành chính của thành phố.

Kiến nghị xây dựng quy trình cụ thể về việc ban hành văn bản hành

chính qua lấy ý kiến và văn bản hành chính không qua lấy ý kiến. Cụ thể xây

dựng đƣợc 2 quy trình nhƣ sau:

* Quy trình ban hành văn bản không qua lấy ý kiến gồm 5 bƣớc:

Bƣớc 1: Chuẩn bị và dự thảo nội dung

Bƣớc 2: - Kiểm tra thể thức và nội dung văn bản dự thảo (chuyên viên)

- Kiểm tra lại nội dung (lãnh đạo)

Bƣớc 3: Trình duyệt dự thảo, ký nhát và ký ban hành

Bƣớc 4: Phát hành văn bản và nhân bản

Bƣớc 5: Gửi và lƣu văn thƣ

64

(Đƣợc thể hiện trong hình 2.6 phía dƣới)

* Quy trình ban hành văn bản phải qua lấy ý kiến gồm 5 bƣớc:

Bƣớc 1: - Chuẩn bị và dự thảo nội dung

- Kiểm tra nội dung văn bản (lãnh đạo)

- Lấy ý kiến dự thảo

Bƣớc 2: - Kiểm tra thể thức và nội dung văn bản dự thảo (chuyên viên)

- Kiểm tra lại nội dung (lãnh đạo)

Bƣớc 3: Trình duyệt dự thảo, ký nhát và ký ban hành

Bƣớc 4: Phát hành văn bản và nhân bản

Bƣớc 5: Gửi và lƣu văn thƣ

(Đƣợc thể hiện trong hình phía dƣới)

Hình 2. 2: Sơ đồ quy trình ban hành văn bản hành chính không qua lấy ý

65

kiến của UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai

Tuy nhiên, đối với một số nội dung thì quy trình soạn thảo, ban hành và

quản lý văn bản hành chính cần thêm bƣớc xin ý kiến của các đồng chí Ủy

viên UBND, xin ý kiến các đồng chí trong Ban Cán sự, xin ý kiến các đồng

chí trong Thƣờng vụ,… có thể hiểu quy trình nhƣ sau:

Hình 2. 3: Sơ đồ quy trình ban hành văn bản hành chính phải qua lấy ý

kiến của UBND thành phố Lào Cai, tỉnh Lào Cai

Trên đây là 2 quy trình ban hành văn bản kiến nghị xây dựng tại UBND

thành phố Lào Cai nhằm mục đích nâng cao chất lƣợng văn bản hành chính

nhà nƣớc của địa bàn nghiên cứu.

66

- Kỹ năng biên tập

Biên tập văn bản là một quá trình đọc, phân tích, đánh giá, kiểm tra,

sửa chữa, hoàn thiện bản thảo dựa trên những tƣ tƣởng, lý luận nhất định

nhằm nâng cao công năng của văn bản.

Biên tập dự thảo văn bản là một hoạt động quan trọng trong quy trình

soạn thảo và ban hành văn bản. Để nâng cao kỹ năng biên tập dự thảo văn

bản quản lý cần tập trung hoàn thiện các kỹ năng sau đây:

- Kỹ năng đọc văn bản: để đọc văn bản hiệu quả, cán bộ biên tập

phải sử dụng thành thạo kỹ năng ghi nhớ khi đọc. Có nhiều cách để ghi

nhớ: ghi nhớ bằng liệt kê các đề mục, ghi nhớ bằng kỹ thuật ghi chép ý

chính, ghi nhớ bằng cách tóm tắt nội dung.

- Kỹ năng phân tích, đánh giá bản thảo: khi phân tích, biên tập, biên

tập viên phải đứng ở nhiều góc độ với nhiều tƣ cách khác nhau để xem xét

bản thảo. Biên tập viên cần đánh giá và đƣa ra nhận định về mức độ đảm

bảo yêu cầu trên cả ba khía cạnh: nội dung, hình thức và văn phong đồng

thời đƣa ra hƣớng xử lý bản thảo.

- Kỹ năng chỉnh sửa văn bản: chỉnh sửa về nội dung (về những nội

dung không đáp ứng yêu cầu về chính trị, nội dung vi phạm pháp luật, nội

dung trùng lặp mâu thuẫn), chỉnh sửa về hình thức (về thể thức văn bản, về

kỹ thuật trình bày, về văn phong).

- Kỹ năng hoàn thiện dự thảo: thống nhất về các điểm chỉnh sửa,

với các bên liên quan, tập hợp các ý kiến tham gia góp ý và dự kiến những

vấn đề tiếp thu, bổ sung, chỉnh lý. Báo cáo cấp trên những vấn đề tiếp thu,

chỉnh lý. Trên cơ sở ý kiến chỉ đạo của cấp trên, ngƣời biên tập tiến hành

chỉnh lý dự thảo.

- Kỹ năng sử dụng ký hiệu biên tập: sử dụng ký hiệu đánh dấu dự

thảo, đánh dấu dữ liệu (gạch dƣới, khoanh tròn, vạch những đƣờng thẳng

67

ngoài lề, đánh số bên lề, đánh dấu sao dấu hoa thị hoặc một ký hiệu đặc

biệt khác bên lề); các ký hiệu chỉnh sửa (ký hiệu bỏ, ký hiệu thêm, ký hiệu

chỉnh sửa cách trình bày).

- Kỹ năng kiểm tra dự thảo văn bản

Việc kiểm tra trƣớc nhằm phát hiện những vi phạm và dự báo, phòng

ngừa những điểm sai trái có thể có trong dự thảo văn bản.

Kiểm tra văn bản là một hoạt động quan trọng trong quy trình soạn

thảo và ban hành văn bản. Hoạt động kiểm tra là khâu cuối cùng trƣớc khi

cơ quan, ngƣời có thẩm quyền chính thức xem xét, ban hành văn bản.

Để nâng cao kỹ năng kiểm tra dự thảo văn bản cần tập trung hoàn

thiện các nội dung sau đây: cải tiến trình tự, thủ tục, hình thức và nội dung

văn bản kiểm tra của tổ chức có chức năng kiểm tra - văn phòng UBND

thành phố; tăng cƣờng kiểm tra lần cuối.

Xác định rõ ràng phạm vi nội dung kiểm tra thuộc lĩnh vực tƣ pháp,

xác định thẩm quyền của tổ chức pháp chế khi xử lý các vấn đề có ý kiến

khác nhau trong hồ sơ trình ban hành văn bản và giá trị pháp lý của văn bản

kiểm tra.

- Xác định nhiệm vụ kiểm tra rà soát văn bản hành chính phải đƣợc

thực hiện thƣờng xuyên và trƣớc hết đó là những công chức, viên chức đang

thực thi công vụ phải làm công việc này.

- Tập trung kiểm tra, rà soát văn bản theo thẩm quyền; thực hiện chức

năng tự kiểm tra văn bản theo quy định.

- Tổ chức rà soát, đánh giá sự cần thiết, tính hợp pháp, hợp lý và hiệu

quả của các văn bản hành chính nhà nƣớc của đơn vị.

* Mẫu hóa các văn bản hành chính tại UBND thành phố Lào Cai

Trên cơ sở quy trình đã xây dựng lại ở trên, hệ thống hóa toàn bộ quy

trình ban hành văn bản hành chính và tất cả các mẫu văn bản hành chính đƣa

vào cơ sở dữ liệu dùng chung, đƣa lên mạng nội bộ của UBND thành phố Lào

68

Cai để tất cả cán bộ, công chức, viên chức sử dụng. Có thể nói, giải pháp này

vừa giảm thời gian soạn thảo văn bản của chuyên viên vừa đảm bảo tính

thống nhất và quy chuẩn về thể thức văn bản.

Mẫu hóa một số VBHC là một quan điểm nhằm nâng cao chất lƣợng

soạn thảo và ban hành văn bản đang đƣợc các cơ quan, tổ chức quan tâm.

Thực tiễn cho thấy càng mẫu hóa đƣợc nhiều văn bản thì việc sử dụng

càng thuận tiện, chính xác và hiệu quả kinh tế càng cao (hợp đồng kinh tế,

biên lai thu thuế, biên lai xử phạt vi phạm hành chính..). Trên thực tế, nhiều

cơ quan đã xây dựng văn bản mẫu cho cơ quan mình. Tuy nhiên, việc hƣớng

dẫn xây dựng văn bản mẫu nhiều trƣờng hợp còn có tính tự phát, thiếu sự

nghiên cứu khoa học nên văn bản mẫu còn thiếu tính hợp lý. Nguyên tắc mẫu

hóa văn bản là thuận lợi cho ngƣời báo cáo, đơn giản nhƣng không thể thiếu

những thông tin cần thiết. Sẽ không có trong văn bản đƣợc mẫu hóa những

bình luận, phân tích mà chỉ qua số liệu nhà quản lý có thể nắm bắt đƣợc đầy

đủ tình hình.

3.2.3. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức

- Tăng cƣờng giáo dục nâng cao nhận thức về công tác soạn thảo, ban

hành và quản lý văn bản cho cán bộ, công chức, đặc biệt là cán bộ, công chức

phụ trách công tác văn bản cần liên tục cập nhật thông tin văn bản mới để phổ

biến, hƣớng dẫn kịp thời đến các phòng, ban giúp cho công tác ban hành văn

bản tại UBND thành phố Lào Cai.

- Tổ chức các hội thảo chuyên đề về công tác xây dựng chính sách, xây

dựng pháp luật.

- Sắp xếp, củng cố đội ngũ cán bộ làm công tác xây dựng chính sách,

xây dựng văn bản hành chính nhà nƣớc.

- Tăng cƣờng tập huấn, đào tạo chuyên sâu về công tác xây dựng, thẩm

định, kiểm tra, rà soát văn bản hành chính nhà nƣớc.

- Đổi mới nội dung và chƣơng trình đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công

69

chức, viên chức; thực hiện việc đào tạo, bồi dƣỡng theo các hình thức: hƣớng

dẫn tập sự trong thời gian tập sự; bồi dƣỡng theo tiêu chuẩn ngạch công chức,

viên chức; đào tạo, bồi dƣỡng theo tiêu chuẩn chức vụ lãnh đạo, quản lý; bồi

dƣỡng bắt buộc hàng năm.

- Tăng cƣờng năng lực, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan soạn thảo,

thẩm định dự thảo văn bản hành chính nhà nƣớc, cán bộ đầu mối kiểm soát

thủ tục hành chính trong việc khảo sát, học tập kinh nghiệm;

- Tăng cƣờng hơn nữa sự quan tâm lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy, chính

quyền các cấp trong công tác xây dựng, thi hành pháp luật và kiểm soát thủ

tục hành chính.

- Đồng thời, thể chế hóa thành trách nhiệm kỷ luật thực thi c ác quy

định về quy trình soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản hành chính đối với

các cán bộ, công chức, viên chức vi phạm các quy định

- Ngoài việc nâng cao trình độ soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản,

các cán bộ, công chức công tác tại UBND thành phố Lào Cai cần rèn luyện

nhiều kỹ năng khác nhƣ kỹ năng văn phòng hiện đại, kỹ năng giao tiếp, ứng

xử, kỹ năng sử dụng các phƣơng tiện hiện đại trong thời kỳ công nghiệp hóa,

hiện đại hóa nhƣ sử dụng thành thạo máy vi tính, máy photocopy, máy fax,

máy scan; hơn nữa, công chức, viên chức cũng cần rèn luyện phẩm chất đạo

đức chính trị, nhanh nhẹn, cẩn thận, chính xác, có trách nhiệm cao trong công

việc; thƣờng xuyên cập nhật văn bản quy phạm pháp luật mới, các văn bản

liên quan tới công tác chuyên môn và các quy định pháp luật khác có liên

quan tới công tác văn bản hành chính.

- Quá trình thực hiện cần chủ động phối hợp với cơ quan chuyên môn

ngay từ quá trình dự thảo; đối với những vấn đề còn có ý kiến khác nhau giữa

cơ quan soạn thảo, cơ quan thẩm định, góp ý thì sẽ đƣợc bàn bạc, trao đổi,

70

làm rõ ngay từ khi dự thảo.

3.2.4. Tăng cướng đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông

tin và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008

- Nâng cao đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị làm việc

Cơ sở vật chất là phƣơng tiện để thực thi công vụ. Yếu tố này có ảnh

hƣởng khá lớn đến hiệu quả thực thi công việc. Trong thời gian qua, trang

thiết bị phục vụ công tác xây dựng và ban hành văn bản tại UBND thành

phố Lào Cai đã đƣợc đầu tƣ, nhƣng vẫn còn nhiều yếu kém, chƣa đáp ứng

đƣợc nhu cầu của CBCC trong quá trình thực thi công vụ. Chính vì vậy,

yêu cầu đặt ra là cần phải đầu tƣ trang thiết bị nhằm nâng cao hiệu quả

công tác soạn thảo và ban hành văn bản.

- Hiện đại hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng

sử dụng văn bản. Phân loại phòng, ban làm việc theo tiêu chuẩn xác định.

Tìm ra các phòng, ban chƣa đạt chuẩn, có kế hoạch ƣu tiên xây dựng, đảm

bảo giải quyết dứt điểm các phòng, ban có trang thiết bị làm việc chƣa và

không đạt yêu cầu.

Thực hiện mức đầu tƣ trang bị điều kiện làm việc pháp luật quy định.

Có kế hoạch trang bị khẩn trƣơng, đầy đủ các thiết bị văn phòng, nhất là

thiết bị công nghệ thông tin phục vụ chế độ công vụ.

Văn phòng là cánh tay đắc lực giúp Ban lãnh đạo trong việc điều

hành hoạt động của UBND. Văn phòng có trách nhiệm tạo ra môi trƣờng

để UBND có thể vận hành nhịp nhàng, khoa học, có hiệu quả, tránh chồng

chéo hoặc bỏ sót công việc. Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính

ở nƣớc ta hiện nay, văn phòng phải có ý thức đi trƣớc các cơ quan khác

trong việc đổi mới nhằm đáp ứng tốt hơn nữa những yêu cầu của nền hành

chính trong giai đoạn mới.

Hiện đại hóa cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng là yêu cầu thiết

71

yếu của quá trình hiện đại hóa công tác văn phòng. Cơ sở vật chất hiện đại,

trang thiết bị tiên tiến sẽ giúp cán bộ giảm thiểu sức lực, tiết kiệm chi phí,

hỗ trợ đắc lực trong giải quyết công việc, đem lại hiệu suất cao trong hoạt

động của văn phòng.

Trên cơ sở những yêu cầu cụ thể trong quá trình giải quyết công

việc, Lãnh đạo các phòng, ban nghiên cứu đề xuất với chủ tịch UBND

thành phố và các cấp có thẩm quyền từng bƣớc trang bị cơ sở vật chất,

trang thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu đặt ra. Đầu

tƣ xây dựng và sửa chữa cơ sở vật chất, phòng làm việc theo hƣớng đảm

bảo các yêu cầu về sức khỏe nhƣ: ánh sáng, tiếng ồn, lƣu thông không khí,

phòng cháy chữa cháy…; các quy định về diện tích làm việc, bàn, ghế, tủ

tài liệu… Trang bị các thiết bị cần phải có trong văn phòng gồm: máy vi

tính, máy in, máy photocopy, máy quét, máy fax, điện thoại, hệ thống

mạng…

Trong bối cảnh phát triển nhƣ vũ bão của công nghệ thông tin trên

thế giới, việc hiện đại hóa trang thiết bị văn phòng cần phải đảm bảo ứng

dụng đƣợc các tiện ích mà công nghệ thông tin mang lại; đẩy mạnh tin học

hóa công tác văn phòng; từng bƣớc xây dựng, sử dụng và quản lý hệ thống

thông tin, cơ sở dữ liệu phục vụ hoạt động quản lý; đồng thời có các biện

pháp bảo mật, đảm bảo an ninh, an toàn đối với các thông tin và cả hệ

thống tin học của văn phòng.

- Tối ưu hóa kỹ thuật hành chính văn phòng

Kỹ thuật hành chính văn phòng là phƣơng thức, kỹ năng điều hành

và tổ chức công việc trong cơ quan, là những biện pháp mang tính nghiệp

vụ gắn liền với việc sử dụng các công cụ cần thiết trong quá trình điều

hành. Có thể hiểu kỹ thuật hành chính văn phòng chính là cách thức sử

dụng các phƣơng tiện và con ngƣời trong cơ quan một cách đơn giản, rõ

ràng và hiệu quả; là sợi dây kết nối các điều kiện vật chất, con ngƣời với

72

nhau tạo sự hài hòa trong kết cấu 3 mặt của văn phòng (cơ sở vật chất,

nghiệp vụ, con ngƣời), biến các tiềm năng văn phòng thành hiệu quả thiết

thực, cụ thể.

Để xây dựng hệ thống kỹ thuật hành chính văn phòng tiên tiến, phù

hợp với đòi hỏi của công cuộc cải cách hành chính và hiện đại hóa công tác

Văn phòng hiện nay, cần phải tập trung giải quyết những vấn đề sau:

- Thể chế của văn phòng: nghiên cứu đƣa ra những quy chế chung về

tổ chức bộ máy của văn phòng; quy trình hoạt động, điều hành của văn

phòng; tiêu chuẩn hóa các công việc của văn phòng.

- Tổ chức của văn phòng: nghiên cứu xây dựng mô hình tổ chức bộ

máy tối ƣu; phân công rõ trách nhiệm, quyền hạn của mỗi cá nhân, bộ phận.

- Quy trình công tác của văn phòng: xây dựng bộ tiêu chuẩn hóa các

quy trình giải quyết công việc của văn phòng với mục tiêu đơn giản hóa

các quy trình, thủ tục; cắt bỏ các thao tác thừa, không cần thiết; đặc biệt có

thể dễ dàng kiểm soát mọi công đoạn trong quá trình thực thi nhiệm vụ.

- Chất lƣợng sản phẩm: cần đƣa ra những tiêu chuẩn về chất lƣợng

sản phẩm của văn phòng; đồng thời phải xây dựng đƣợc cơ chế kiểm tra,

giám sát để có thể kịp thời ngăn chặn, loại bỏ những sản phẩm không đạt

yêu cầu; có những biện pháp để đảm bảo duy trì chất lƣợng sản phẩm.

- Tin học hóa hoạt động của văn phòng: nghiên cứu ứng dụng các

thành quả của công nghệ thông tin vào việc thu thập, xử lý, lƣu trữ và

truyền tải thông tin; ứng dụng tin học hỗ trợ các tác nghiệp cụ thể của văn phòng.

- Đảm bảo điều kiện vật chất, trang thiết bị công sở

Việc trang bị các điều kiện vật chất, trang thiết bị công sở cần phải

đáp ứng đƣợc các yêu cầu sau:

- Phải thích hợp với từng loại công việc: điều này đảm bảo các

phƣơng tiện đƣợc trang bị sẽ giúp cho việc thực hiện các công việc đƣợc

73

tiến hành thuận lợi và có hiệu quả cao hơn.

- Phải tiết kiệm: các phƣơng tiện đƣợc trang bị phải thích hợp với

yêu cầu sử dụng, chú trọng đến hiệu suất sử dụng, tránh xu hƣớng phô

trƣơng, lãng phí.

- Phải góp phần tạo ra môi trƣờng văn hóa cho cơ quan: trang thiết bị

phải đảm bảo các yêu cầu về tính thẩm mỹ, phù hợp với tính chất công

việc, giúp công chức cảm thấy thoải mái khi làm việc.

- Phải không ngừng đổi mới và hiện đại hóa để đáp ứng tốt hơn nữa

yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính và sự phát triển của xã hội.

Muốn thực hiện tốt các yêu cầu trên cần phải xem xét các điều kiện

cụ thể của cơ quan. Việc trang bị cần phải dựa trên các văn bản quy định

của nhà nƣớc và nhu cầu thực tế của công việc, trang thiết bị hiện có của cơ

quan, năng lực sử dụng của cán bộ, nhân viên và khả năng tài chính của

đơn vị. Ngoài ra, việc bố trí phƣơng thức sử dụng trang thiết bị công sở

cũng ảnh hƣởng rất lớn đến hiệu quả sử dụng các thiết bị đó. Một số thiết

bị có thể phân cho cán bộ tự sử dụng và bảo quản nhƣ: phòng làm việc,

máy tính, máy điện thoại, văn phòng phẩm…; trong khi một số thiết bị

đƣợc sử dụng tập trung nhƣ: máy in, máy phô tô, máy quét…

Cách thức phân công nhƣ trên là không cố định, có thể thay đổi tùy

theo quan điểm và nghệ thuật quản lý của lãnh đạo các phòng ban; trong

nhiều trƣờng hợp có tác động đến tâm lý của cán bộ khi sử dụng trang thiết

bị, ảnh hƣởng đến hiệu quả sử dụng.

Một điều quan trọng trong quá trình sử dụng các phƣơng tiện, thiết bị

là phải có cơ chế kiểm soát việc sử dụng, kiểm tra tình trạng thiết bị và

đánh giá hiệu quả hoạt động. Từ đó ngƣời lãnh đạo có những quyết định để

đảm bảo có đầy đủ phƣơng tiện phục vụ công việc cũng nhƣ sử dụng có

hiệu quả, tiết kiệm chi phí duy trì hoạt động của các trang thiết bị đó.

Hỗ trợ truy cập Internet, cổng giao tiếp điện tử của UBND thành phố.

74

Trang bị các phƣơng tiện kỹ thuật, công nghệ thông tin, đáp ứng kịp thời

và hiệu quả các yêu cầu tiếp cận, nghiên cứu và xử lý các thông tin liên

quan phục vụ hoạt động xây dựng ban hành văn bản. Việc ứng dụng công

nghệ thông tin vào hoạt động quản lý có đóng góp to lớn đối với công tác

soạn thảo và ban hành văn bản nhƣ: tăng năng suất lao động, tiết kiệm

đƣợc thời gian trong hoạt động soạn thảo văn bản; giảm nhẹ sức lao động

của ngƣời soạn thảo văn bản, ban hành đƣợc những văn bản chuẩn mực

theo quy định của Nhà nƣớc; tăng cƣờng văn minh hành chính, cập nhật xử

lý thông tin phục vụ cho hoạt động soạn thảo văn bản nhanh hơn, hiệu quả hơn.

- Đảm bảo nguồn kinh phí tài chính cho công tác soạn thảo và ban

hành văn bản

Thực tế đã chứng minh nhiều văn bản của UBND thành phố đƣợc

ban hành rất đúng đắn, nhƣng thực hiện lại chƣa tốt, chƣa đáp ứng đƣợc

mục đích của chủ thể ban hành văn bản. Để xảy ra tình trạng này chính là

quá trình thực hiện văn bản bị hạn chế bởi điều kiện tài chính hạn hẹp.

Trong hoạt động soạn thảo, ban hành văn bản và tổ chức sử dụng nội

dung đặc biệt là thực hiện nội dung văn bản, nhất là nội dung văn bản là dự

án, đề án gặp rất nhiều khó khăn về vấn đề kinh phí để giải quyết các vấn

đề nhƣ: Soạn thảo dự thảo, tổ chức hội thảo lấy ý kiến, biên soạn đề cƣơng

phổ biến văn bản…Vì vậy, bảo đảm điều kiện kinh phí, phƣơng tiện vật

chất cho soạn thảo văn bản, ban hành và thực hiện văn bản là một yêu cầu

quan trọng.

Nhƣ vậy, để văn bản của UBND thành phố đƣợc ban hành kịp thời,

chất lƣợng văn bản ngày càng đƣợc nâng cao, Chủ tịch UBND thành phố

cần xây dựng một cơ chế đảm bảo kinh phí. Cơ chế đảm bảo kinh phí cho

hoạt động soạn thảo, ban hành có thể xây dựng theo hƣớng sau:

75

- Đƣợc soạn thảo, ban hành và tổ chức thực hiện nội dung văn bản.

- Xây dựng và phân bổ kinh phí cho hoạt động soạn thảo, ban hành

văn bản phải tƣơng xứng với số lƣợng văn bản của UBND đƣợc ban hành

trong năm.

- Để quản lý tốt nguồn vật chất này, cần có những quy định, sự giải

trình rõ ràng từ phía cá nhân, bộ phận, đơn vị đƣợc giao nhiệm vụ soạn

thảo và ban hành văn bản, có cơ chế kiểm tra, kiểm soát việc sử dụng đúng,

đủ nguồn kinh phí đáp ứng yêu cầu soạn thảo và ban hành văn bản.

Việc đầu tƣ cơ sở vật chất hạ tầng là yếu tố tác động đến thái độ làm

việc của CBCC. Tuy nhiên, không hẳn cứ đầu tƣ cơ sở vật chất hạ tầng tốt

là có thể đạt đƣợc hiệu quả mà cần phải có một kế hoạch đầu tƣ cụ thể,

chính xác, bố trí đúng ngƣời có khả năng sử dụng, vận hành hệ thống đó.

- Ứng dụng công nghệ thông tin và áp dụng hệ thống quản lý chất

lượng ISO 9001:2008

ISO 9001 là bộ tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lƣợng do Tổ

chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế (ISO) ban hành, có thể áp dụng cho mọi đối

tƣợng, kể cả dịch vụ hành chính. Trong ISO 9000 phiên bản 2008 có bộ

tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất

lƣợng đƣợc tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế ban hành vào tháng 12/2000.

ISO 9001:2008 quy định những yêu cầu cơ bản của hệ thống quản lý chất

lƣợng của một tổ chức, có thể đƣợc sử dụng trong nội bộ tổ chức đó, sử

dụng cho việc chứng nhận hoặc cho các mục đích hợp đồng. Tiêu chuẩn

này tập trung vào nâng cao hiệu lực và hiệu quả của hệ thống quản lý chất

lƣợng, trong việc thỏa mãn yêu cầu của khách hàng. Việc áp dụng ISO

9001:2008 vào dịch vụ hành chính ở một số nƣớc trên thế giới trong nhiều

năm qua đã tạo đƣợc cách làm việc khoa học, loại bỏ đƣợc nhiều thủ tục

rƣờm rà, rút ngắn thời gian và giảm chi phí, đồng thời làm cho năng lực

trách nhiệm cũng nhƣ ý thức phục vụ của công chức nâng lên rõ rệt, quan

76

hệ giữa các CQNN và ngƣời dân đƣợc cải thiện. Chính nhờ những tác dụng

ấy mà ISO 9000 hiện nay đƣợc xem là một trong những giải pháp cần thiết

để nâng cao hiệu lực và hiệu quả QLNN, bảo đảm chất lƣợng dịch vụ hành

chính, giảm nhẹ bộ máy và nâng cao năng lực đội ngũ công chức.

Chính những tác dụng trên đã cho thấy cần phải tiến hành việc ứng

dụng ISO vào trong công tác soạn thảo và ban hành VBHC trong các

CQHCNN nói chung, UBND thành phố nói riêng để nâng cao hiệu quả

công việc. Việc ứng dụng tiêu chuẩn này nghĩa là hƣớng tới đảm bảo các

mặt sau đây:

- Các thủ tục đƣợc công khai rộng rãi, rõ ràng và minh bạch.

- Xác định đƣợc thời gian giải quyết ở từng bộ phận và trách nhiệm

của từng cá nhân tham gia vào hệ thống.

- Từng cá nhân luôn tự giác và linh hoạt trong giải quyết công việc.

- Cán bộ phụ trách tiếp nhận văn bản, giải quyết và lƣu trữ văn bản,

tài liệu. Việc xử lý và lƣu trữ hồ sơ (hồ sơ công việc) có tác dụng giúp

CBCC giải quyết công việc theo đúng nguyên tắc, quy trình.

- Các cá nhân tham gia vào hệ thống là một thể thống nhất và chịu sự

chỉ đạo trực tiếp và thƣờng xuyên của lãnh đạo nhằm giải quyết công việc

cho tổ chức và công dân nhanh và hiệu quả.

Tổ chức ISO không đƣa ra bất cứ một yêu cầu cụ thể nào liên quan

tới trình độ trang thiết bị, công nghệ trong quá trình áp dụng hệ thống quản

lý chất lƣợng. Song chúng ta không thể phủ nhận rằng những yếu tố đó ảnh

hƣởng tới các thao tác nghiệp vụ của con ngƣời và chất lƣợng sản phẩm.

Đặc biệt, đối với lĩnh vực hành chính thì có thể thấy vai trò của công nghệ

thông tin, nhiều khâu công việc đã đƣợc tự động hóa và gắn liền với những

tiện ích do nó mang lại: văn bản điện thử, thủ tục thực hiện hành chính qua

mạng Internet…Chính vì thế, việc xây dựng, duy trì, cải tiến ISO

9001:2008 ở mỗi đơn vị theo tác giả cần đi kèm với việc đánh giá về trình

độ thiết bị, công nghệ và đƣa ra các phƣơng án để lãnh đạo UBND có kế

77

hoạch trang bị cho phù hợp.

nă

Bên cạnh đó, UBND cần hoàn thiện và đƣa vào sử dụng phần mềm

cung cấp dịch vụ công trực tuyến để giải quyết yêu cầu của công dân khi có

nhu cầu về hệ thống văn bản, về các thủ tục hành chính.

Để đẩy mạnh QLCL theo TCVN 9001:2008 thì việc đào tạo, đào tạo

lại nhận thức về hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn TCVN 9001:2008 cho

toàn thể đội ngũ CBCC là rất cần thiết.

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong xử lý quy trình công việc trong

nội bộ UBND thành phố Lào Cai, trong giao dịch với các cơ quan hành chính

khác và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt là trong hoạt động cung

cấp dịch vụ hành chính công;

- Công bố, công khai danh mục, nội dung các văn bản hành chính trên

môi trƣờng mạng do các cơ quan hành chính nhà nƣớc cung cấp.

- Mẫu hóa các văn bản và đƣa vào cơ sở dữ liệu của mạng nội bộ,

hƣớng dẫn cho toàn thể cán bộ, công chức, viên chức sử dụng thống nhất

trong toàn cơ quan UBND thành phố Lào Cai.

- Trong phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc đang đƣợc áp

dụng tại UBND thành phố Lào Cai có thể chuyển dự thảo văn bản cho Lãnh

đạo UBND thành phố Lào Cai xem, duyệt dự thảo, sau đó chuyển lại chuyên

viên hoàn thiện, sửa lại (hoặc Lãnh đạo có thể sửa trực tiếp trên dự thảo), sau

đó chuyển lại chuyên viên các phòng hoàn thiện lại, tiếp tục các bƣớc trình ký

78

theo quy định.

3.2.5. Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, giám sát và cổng kết

rút kinh nghiệm

Thực hiện pháp luật là quá trình hoạt động có mục đích làm cho những

quy định của pháp luật đi vào cuộc sống, điều chỉnh hành vi của thể chế pháp

luật. Tổ chức thực hiện pháp luật đƣợc hiểu là toàn bộ những biện pháp,

phƣơng thức đƣợc CQNN có thẩm quyền sử dụng thông qua các hoạt động

tƣơng ứng với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình, làm cho các quy

định của pháp luật đƣợc thực hiện trong cuộc sống. Để quản lý xã hội bằng

pháp luật đòi hỏi phải có một hệ thống pháp luật đƣợc thực hiện nghiêm

minh. Chính vì vậy, trong toàn bộ quy trình xây dựng VBQLNN nói chung,

VBHC nói riêng cùng với hoạt động tổ chức xây dựng văn bản phải gắn liền

với việc tổ chức thực hiện văn bản đó. Việc tổ chức xây dựng, thực hiện

VBHC của UBND thành phố là một quá trình với hoạt động cụ thể liên quan

đến phổ biến, tuyên truyền và giáo dục pháp luật. Đây là công tác có ý nghĩa

quan trong trong việc nâng cao ý thức pháp luật, thói quen sống và làm việc theo

Hiến pháp và pháp luật. Để công tác này thực sự phát huy đƣợc hiệu quả, cần

thực hiện một cách đồng bộ các giải pháp: Phát triển hệ thống thông tin pháp

luật; hoàn thiện cơ sở dữ liệu các VBQLNN về trên mạng thông tin của thành

phố và tạo điều kiện cho các đối tƣợng khai thác miễn phí; phát hành những tài

liệu ấn phẩm với những nội dung giải thích ngắn gọn, dễ hiểu; tăng cƣờng vai trò

đầu mối của các tổ chức pháp chế; đa dạng hóa và kết hợp hài hòa hình thức phổ

biến và tuyên truyền hệ thống VBQLNN nhƣ sinh hoạt chuyên đề.

Công tác tuyên truyền phổ biến có thể đƣợc tiến hành trong quá trình

soạn thảo văn bản và sau khi văn bản đƣợc ban hành. Tuy nhiên, tại UBND

thành phố Lào Cai nói riêng và các cơ quan, tổ chức nói chung, hiện nay mới

chú trọng đến việc tuyên truyền văn bản chứ việc áp dụng văn bản đó vào quá

trình soạn thảo văn bản hành chính thì chƣa chú trọng. Hiện nay, việc tuyên

truyền đƣợc thực hiện chủ yếu thông qua các phƣơng tiện thông tin đại chúng

và các phƣơng thức khác. Trên thực tế, trong thời gian qua các văn bản đã

79

đƣợc quan tâm phổ biến, tuyên truyền, nhƣng chƣa thƣờng xuyên và đôi khi

còn mờ nhạt. Từ hạn chế này, văn bản của UBND thành phố ban hành còn

chậm đi vào cuộc sống và gặp khó khăn, vƣớng mắc trong quá trình thực

hiện, ngày cả đối tƣợng thụ hƣởng chính sách này cũng chƣa quan tâm và

nắm bắt các quy định để thực hiện. Thực tế, việc tuyên truyền phổ biến, về

chính sách chƣa đƣợc quan tâm đúng mức. Cần triển khai công tác phổ biến

pháp luật rộng rãi, thƣờng xuyên trong UBND thành phố về quy chế về quy

trình xây dựng và ban hành văn bản cho tất cả các đơn vị thuộc UBND thành

phố, để mọi CBCC, viên chức nắm đƣợc các bƣớc cần thiết trong việc soạn

thảo văn bản. Một kiến thức pháp lý đồng đều về kỹ năng soạn thảo văn là

yếu tố quan trọng để việc soạn thảo VB của UBND thành phố có chất lƣợng ngay

bản từ lúc khởi thảo.

Quá trình triển khai ISO 9001:2008 tại UBND thành phố, chúng ta

dễ nhận thấy việc triển khai tại các đơn vị còn thiếu đồng nhất. Mặt khác,

tâm lý e ngại hoặc triển khai với tính chất đối phó không phải là không có.

Trong khi đó, nếu chỉ căn cứ vào các báo cáo chất lƣợng định kỳ của các

đơn vị, phòng ban, theo chúng tôi, chƣa đủ để UBND thành phố đƣa ra

những biện pháp để điều chỉnh cho phù hợp. Mặt khác, để UBND thành

phố còn đƣa ra những đánh giá mang tính chất tổng quát, không chỉ có ý

nghĩa đối với việc cải tiến hệ thống quản lý chất lƣợng ở các đơn vị đã áp

dụng mà còn giúp việc triển khai ở những đơn vị khác đƣợc thuận lợi hơn.

Để làm đƣợc điều này, theo tác giả, lãnh đạo UBND thành phố nên

yêu cầu mỗi đơn vị cần xây dựng kế hoạch đánh giá, tổ chức tổng kết

chung và báo cáo lên UBND thành phố, căn cứ vào đó lãnh đạo thành phố

đƣa ra các biện pháp điều chỉnh.

Hàng năm, UBND thành phố cần khen thƣởng, tuyên dƣơng, nêu

gƣơng các đơn vị điển hình, đi đầu trong công tác duy trì áp dụng hệ thống

QLCL TCVN ISO 9001:2008; tăng cƣờng công tác trao đổi, hợp tác, học

hỏi kinh nghiệm lẫn nhau giữa các đơn vị trong việc xây dựng, duy trì áp

80

dụng hệ thống QLCL.

Tiểu kết chƣơng 3

Ở chƣơng này, tác giả trên cơ sở chủ trƣơng của lãnh đạo và nhu cầu của

cán bộ, công chức; từ những quy định của pháp luật và nhu cầu thực tiễn khách

quan. Tác giả đã tiến hành đề xuất những giải pháp nâng cao chất lƣợng văn

bản hành chính của UBND thành phố Lào Cai các nhóm giải pháp mang tính

chất chiến lƣợc và các nhóm giải pháp cụ thể đã đƣợc trình bày nhƣ:

- Nâng cao nhận thức của cán bộ, công chức về vai trò văn bản hành chính.

- Xây dựng quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại

UBND thành phố Lào Cai.

- Nâng cao kỹ năng biên tập và kiểm tra dự thảo văn bản.

- Nâng cao trách nhiệm, năng lục của đội ngũ cán bộ chuyên trách.

- Ứng dụng công nghệ thông tin và áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng

ISO 9001-2008

- Mẫu hóa các văn bản hành chính tại UBND thánh phố Lào Cai.

- Nâng cao chế độ trách nhiệm; công tác huấn luyện, tập huấn, tuyên

truyền, phổ biến nâng cao ý thức pháp luật.

- Tiến hành các biện pháp tổng kết, rút kinh nghiệm.

- Nâng cao cơ sở đầu tƣ cơ sở vật chất, trang thiết bị việc làm.

Chúng tôi trên cơ sở đánh giá phân tích hiện trạng về chất lƣợng của

văn bản hành chính của thành phố Lào Cai, chủ trƣơng, định hƣớng và những

quy định liên quan về chất lƣợng văn bản, đã đề xuất những giải pháp sát với

thực tế và có khả năng ứng dụng góp phần nâng cao chất lƣợng của văn bản

81

hành chính của thành phố Lào Cai.

KẾT LUẬN

Thực tiễn cho thấy, trên nhiều phƣơng diện, chất lƣợng hoạt động quản

lý nhà nƣớc lệ thuộc rất nhiều vào cách tổ chức và sử dụng một cách khoa học

hệ thống thông tin, trong đó có thông tin văn bản hành chính nhà nƣớc.

Phƣơng thức hoạt động của cơ quan phù hợp hay không phù hợp đƣợc

thể hiện rất rõ trong việc tổ chức xây dựng và ban hành văn bản hành chính

nhà nƣớc. Chính vì thế, công tác soạn thảo, ban hành văn bản đang đòi hỏi

những ngƣời làm công tác này phải có trình độ chuyên môn và nắm vững các

quy định pháp luật của nhà nƣớc.

Thành phố Lào Cai trong những năm gần đây đƣa ra nhiều giải pháp đẩy

mạnh cải cách hành chính, trọng tâm là đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính

với mục tiêu cụ thể là đến năm 2020 đảm bảo mức độ hài lòng của cá nhân,

doanh nghiệp, nhà đầu tƣ đối việc giải quyết thủ tục hành chính đạt trên 90%. Để

đạt đƣợc mục tiêu này, đòi hỏi công tác soạn thảo, ban hành và quản lý văn bản

của UBND Thành phố Lào Cai phải đƣợc tuân thủ theo đúng quy trình, phải

đƣợc thực hiện tốt hơn để phát huy hết hiệu quả trong hoạt động quản lý.

Nghiên cứu “Chất lượng văn bản hành chính của UBND thành phố

Lào Cai, tỉnh Lào Cai” từ việc nghiên cứu cơ sở lý luận và thực tiễn, tác giả

đi vào nghiên cứu tổng quan về văn bản hành hình nhà nƣớc, các loại văn bản

hành chính của UBND thành phố Lào Cai; Xác định các yếu tố cấu thành chất

lƣợng văn bản hành chính; tiếp đến xác định đƣợc các yếu ảnh hƣởng tới chất

lƣợng văn bản hành chính bao gồm thẩm quyền ban hành, nội dung văn bản,

thể thức văn bản, ngôn ngữ văn bản hành chính.

Nghiên cứu thực trạng chất lƣợng văn bản hành chính, tác giả chỉ ra

những điểm đạt đƣợc, những điểm còn tồn tại, hạn chế và nguyên nhân của

những tồn tại hạn chế, từ đó có cơ sở đề xuất một số giải pháp nâng cao chất

82

lƣợng văn bản hành chính cho UBND thành phố Lào Cai trong thời gian tới.

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Tạ Hữu Ánh (1998), Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ

chức, Nxb. Lao động.

2. Bộ Nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc

hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

3. Bộ Nội vụ (2013), Thông tư số 04/2013/ TT – BNV ban hành ngày

16/4/2013 quy định và hướng dẫn xây dựng quy chế văn thư lưu trữ

trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

4. Chính phủ (2004), Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8 thánh 4 năm

2004 của Chính phủ về công tác Văn thư.

5. Chính phủ (2016), Nghị định số 34/2016/NĐ-CP của Chính phủ, ban

hành ngày 14 tháng 5 năm 2016 Quy định chi tiết một số điều và biện

pháp thi hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật.

6. Nguyễn Thị Hà, (2013), Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành

chính cho cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn, Nxb Chính trị Quốc

gia, Hà Nội.

7. Nguyễn Thị Hà (2017) Bàn về chế độ báo cáo trong hoạt động của các

cơ quan hành chính nhà nước, Tạp chí QLNN số 12

8. Nguyễn Thị Hà (2018), Luật Ban hành văn bản quy phạm luật và

những vấn đề đặt ra, Tạp chí lý luận Giáo dục số 271.

9. Nguyễn Thị Ngọc Hân, Việc sử dụng từ trong văn bản hành chính hiện

nay, Khoa Quản lý Hành chính, Trƣờng Cán bộ TP.HCM.

10. Nguyễn Quốc Hoàn (2015), Nâng cao chất lượng ban hành văn bản

quản lý nhà nước của UBND quận Hoàn Kiếm, thành phố Hà Nội,

Luận văn thạc sĩ Quản lý công, Học viện Hành chính Quốc gia.

11. Nguyễn Ngọc Hiển (1998), Quy trình soạn thảo văn bản quy phạm

83

pháp luật, Dự án VIE/94/2003, Hà Nội.

12. Nguyễn Thị Minh (2016) “Quy trình ban hành văn bản hành chính tại

Ủy ban nhân dân tỉnh Thanh Hóa” luận văn thạc sỹ Quản lý công, Học

viện Hành chính Quốc gia.

13. Đặng Anh Minh (2015) “Hoàn thiện quy trình ban hành văn bản hành

chính tại trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương”Luận văn Thạc sĩ

Quản lý Hành chính công, Học viện Hành chính quốc gia.

14. Hoàng Phê (2016), Từ điển Tiếng Việt, NXB Hồng Đức.

15. Quốc Hội (2015), Luật tổ chức chính quyền địa phương số

77/2015/QH13.

16. Quốc Hội (2015), Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số

80/2015/QH13.

17. Đỗ Đức Hồng Quang (2009), Quan điểm và tiêu chí đánh giá chất

lượng ban hành văn bản quản lý nhà nước, Tạp chí Khoa học Đại học

Quốc gia Hà Nội.

18. Vƣơng Đình Quyền (2006), Lý luận và phương pháp công tác văn thư,

NXB Đại học Quốc Gia Hà Nội.

19. Lƣu Kiếm Thanh (1998), Hướng dẫn soạn thảo văn bản quản lý hành

chính nhà nước, Nhà xuất bản Thống Kê.

20. Nguyễn Nữ Phƣơng Thảo (2013) “Quy trình xây dựng và ban hành văn

bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, ủy ban nhân dân qua

thực tiễn tỉnh Phú Thọ” Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành chính công,

Học viện Hành chính.

21. Nguyễn Văn Thâm (2004), Soạn thảo và xử lý văn bản QLNN, Nxb

Chính trị Quốc gia.

22. UBND thành phố Lào Cai (2011), Chỉ thị 10/CT-UBND ngày 17 tháng

6 năm 2011 Về tăng cường công tác xây dựng và ban hành văn bản quy

phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân trên địa bàn

84

tỉnh.

23. UBND tỉnh Lào Cai (2007), Quyết định số 22/2007/QĐ-UBND ngày

23/5/2007 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai về xây dựng, ban hành

văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân tỉnh Lào Cai.

24. UBND tỉnh Lào Cai (2007), Quyết định số 40/2014/QĐ-UBND của

UBND tỉnh Lào Cai sửa đổi, bổ sung một số điều của bản Quy định về

xây dựng, ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Ủy ban nhân dân

tỉnh Lào Cai ban hành kèm theo Quyết định số 22/2007/QĐ-UBND

ngày 23/5/2007 của UBND tỉnh Lào Cai.

25. Nguyễn Quốc Việt (2005), Nâng cao chất lượng ban hành văn bản quy

phạm pháp luật của cấp Bộ ở nước ta hiện nay, Luận văn thạc sĩ Quản

85

lý hành chính công, Học viện Hành chính quốc gia.