Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Công tác Văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

Chia sẻ: Tuhai999 Tuhai999 | Ngày: | Loại File: PDF | Số trang:127

Thêm vào BST

Báo xấu

32
lượt xem 10
download

Download Vui lòng tải xuống để xem tài liệu đầy đủ

Mục đích nghiên cứu luận văn là đánh giá thực trạng công tác văn thư tại UBND quận Tây Hồ trong những năm gần đây, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội.

Chủ đề:

Bình luận(0) Đăng nhập để gửi bình luận!

Lưu

Nội dung Text: Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Công tác Văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LÊ THÙY LINH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG HÀ NỘI – 2018
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA LÊ THÙY LINH CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG Chuyên ngành: Quản lý công Mã số: 60 34 04 03 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. ĐINH THỊ CẨM LÊ HÀ NỘI – 2018
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan luận văn nghiên cứu là của cá nhân em dựa trên cơ sở lý thuyết được học tập và qua tham khảo tình hình thực tiễn tại quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội dưới sự hướng dẫn của TS. Đinh Thị Cẩm Lê Các kết quả, số liệu nêu trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng, đáng tin cậy, đảm bảo tính khách quan; không sao chép nguyên văn của bất kỳ công trình nào của những người đi trước. TP. Hà Nội, ngày tháng năm 2018 Tác giả luận văn ii
LỜI CẢM ƠN Trong quá trình học tập và nghiên cứu tại trường, em xin trân trọng gửi lời cảm ơn đến các thầy, cô tại Học viện Hành Chính Quốc gia Hà Nội. Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS. Đinh Thị Cẩm Lê đã tận tình chỉ dẫn và giúp đỡ em hoàn thành luận văn tốt nghiệp. Em xin bày tỏ lòng cảm ơn đến Uỷ ban nhân dân (UBND) quận Tây Hồ, UBND các xã, thị trấn trên địa bàn quận, Phòng Nội vụ quận, Chi cục thống kê quận Tây Hồ và một số phòng, ban liên quan đã tạo điều kiện thuận lợi, cung cấp cho em số liệu, kiến thức, kinh nghiệm thực tế về công tác văn thư tại UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội để em hoàn thành luận văn của mình. Em xin cảm ơn tới các đồng chí, đồng nghiệp, bạn bè và gia đình đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ, động viê n khích lệ em, đồng thời có những ý kiến đóng góp trong quá trình em thực hiện và hoàn thành luận văn. Mặc dù em đã có nhiều cố gắng hoàn thiện luận văn bằng tất cả sự nhiệt tình và năng lực của mình, tuy nhiên không thể tránh khỏi những thiết sót, rất mong nhận được những đóng góp quý báu của quý thầy cô và các bạn. T.P Hà Nội, ngày tháng năm 2018 Tác giả luận văn iii
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT HĐND: Hội đồng nhân dân UBND: Ủy ban nhân dân Nxb: Nhà xuất bản CNTT: công nghệ thông tin ISO: Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế iv
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN ..................................................................................................... ii LỜI CẢM ƠN.......................................................................................................... iii DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT ................................................. iii MỤC LỤC..................................................................................................................v DANH MỤC CÁC BẢNG ..................................................................................... vii DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ ............................................................................... vii PHẦN MỞ ĐẦU ........................................................................................................1 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ...................................7 1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư.....................................................7 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư ......................................................................7 1.1.2.Vai trò của công tác văn thư......................................................................9 1.1.3.Các yêu cầu đối với công tác văn thư......................................................12 1.1.4.Những yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn thư .....................................13 1.2. Nội dung của công tác văn thư ....................................................................20 1.2.1. Soạn thảo và ban hành văn bản .............................................................20 1.2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản...................................................23 1.2.3. Quản lý & sử dụng con dấu ....................................................................35 1.2.4. Lập hồ sơ hiện hành và nộp vào lưu trữ cơ quan ................................37 TIỂU KẾT CHƯƠNG 1 .........................................................................................41 Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, THÀNH PHỐ HÀ NỘI...........................................................................................................42 2.1. Giới thiệu quận Tây Hồ và bộ phận Văn thư của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ ....................................................42 2.1.1. Khái quát chung về Quận Tây Hồ..........................................................42 2.1.2. Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ và bộ phận văn thư của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ .........................................43 2.2. Công tác văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ .........................................................................................................48 v
2.2.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ................48 2.2.2. Nội dung nghiệp vụ trong công tác văn thư...........................................50 2.2.3. Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư....................75 2.3. Đánh giá chung về công tác văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ .....................................................................77 2.3.1. Ưu điểm....................................................................................................77 2.3.2.Tồn tại, hạn chế........................................................................................82 2.3.3. Nguyên nhân của những tồn tại, hạn chế .............................................86 TIỂU KẾT CHƯƠNG 2 .........................................................................................89 Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN VÀ ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ, HÀ NỘI ..............................................................91 3.1. Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội............91 3.1.1. Đổi mới nhận thức về công tác văn thư .................................................91 3.1.2. Kiện toàn tổ chức bộ máy và đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư .....93 3.1.3. Nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ văn thư chuyên trách và cán bộ chuyên môn...................................................................................................94 3.1.4. Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO trong công tác văn thư......98 3.1.5. Hiện đại hóa trang thiết bị phục vụ công tác văn thư .........................103 3.1.6. Tăng cường kiểm tra, kiểm soát để đảm bảo chất lượng cho công tác văn thư .............................................................................................................106 3.2. Những điều kiện để đảm bảo thực hiện tốt các giải pháp.......................107 3.2.1. Khả năng đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi về nhiệm vụ của đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư .......................................................................................108 3.2.2. Sự ủng hộ, hỗ trợ, quan tâm của các cấp lãnh đạo.............................113 3.2.3. Có đủ nguồn lực tài chính ....................................................................113 TIỂU KẾT CHƯƠNG 3 .......................................................................................115 KẾT LUẬN ............................................................................................................116 TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................................117 vi
DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1. Danh sách cán bộ văn thư tại UBND quận Tây Hồ.................................46 Bảng 2.2. Số lượng văn bản đến giai đoạn 2014- 2016 ............................................54 Bảng 2.3. Số lượng văn bản đi giai đoạn 2014- 2016...............................................61 DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ Hình 1.1. Sơ đồ quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản ..........................23 Hình 1.2. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến.........................................................23 Hình 1.3. Mẫu dấu “Đến” trong hoạt động văn thư..................................................26 Hình 1.4. Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi ...........................................................34 Hình 1.5. Mẫu bìa văn bản đi trong hoạt động văn thư ............................................35 Hình 1.6. Sơ đồ các bước lập hồ sơ công việc ..........................................................38 Hình 2.1. UBND quận Tây Hồ..................................................................................43 Hình 2.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy chính quyền quận Tây Hồ .....................................44 Hình 2.3. Một phần phòng làm việc của bộ phận văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ..................................................................................................47 Hình 2.4. Mẫu dấu “đến” của UBND quận Tây Hồ .................................................56 Hình 2.5. Mẫu văn bản đóng dấu đến chuẩn hoàn chỉnh ..........................................57 Hình: 2.6. Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến..............................................................58 Hình 2.7. Mẫu đăng ký văn bản đến bên trong sổ văn bản đến ................................59 Hình 2.8. Mẫu văn bản sao y bản chính....................................................................60 Hình 2.9. Mẫu bìa sổ đăng ký công văn đi ...............................................................63 Hình 2.10. Mẫu đăng ký văn bản đi bên trong sổ văn bản đi ...................................64 Hình 2.11. Mẫu con dấu của Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ...............68 Hình 2.12. Văn bản được đóng dấu đúng quy định ..................................................69 Hình 2.13. Tủ đựng hồ sơ lưu trữ của văn phòng HĐND và UBND .......................74 quận Tây Hồ ..............................................................................................................74 Hình 2.14. Phần mềm được sử dụng trong công tác văn thư....................................76 vii
PHẦN MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài luận văn Công tác văn thư là một trong những khâu không thể thiếu trong nghiệp vụ hành chính của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào, là phần quan trọng trong hoạt động quản lý, nó ảnh hưởng không nhỏ đến tính kịp thời, tính nhanh nhạy và chính xác cũng như hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý. Các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày. Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, tổ chức, nó là một trong những nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng, của Hội đồng nhân dân (HĐND) và Ủy ban nhân dân (UBND), gắn liền với bộ máy quản lý nhà nước của chính quyền các cấp kể cả quận (huyện). Nó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước. Những năm gần đây, trong công cuộc cải cách hành chính và cải cách tư pháp, công tác văn thư đã có những chuyển biến tích cực, góp phần quan trọng trong việc nâng cao chất lượng. Tuy nhiên, từ thực tế của tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội cho thấy: Công tác văn thư vẫn chưa hoàn thiện; các quy trình nghiệp vụ chưa được tổ chức khoa học; việc triển khai các quy định của Nhà nước còn chậm, thiếu nghiêm túc; công tác bố trí, sắp xếp đội ngũ cán bộ văn thư chưa phù hợp với trình độ chuyên môn và sở trường; công tác ứng dụng Công nghệ thông tin (CNTT) trong giải quyết công việc cũng còn nhiều bất cập, chưa được đầu tư đúng mức, máy móc cũ kỹ, lạc hậu, các phần mềm xử lý công việc chưa được triển khai đồng bộ. 1
Từ thực tiễn và yêu cầu của công cuộc cải cách hành chính, việc đánh giá một cách toàn diện công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận từ đó chỉ ra những thành tựu và vướng mắc, xác định nguyên nhân và đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận là đòi hỏi cấp thiết của nhu cầu thực tiễn. Phù hợp với nội dung học tập của chuyên ngành Quản lý Hành chính công và xuất phát từ thực tế của Quận Tây Hồ , em quyết định chọn đề tài "Công tác Văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội" để nghiên cứu và viết luận văn tốt nghiệp trong chương trình đào tạo Thạc sĩ chuyên ngành Quản lý công. 2. Tình hình nghiên cứu đề tài Do công tác văn thư - lưu trữ gắn liền với hoạt động của các cơ quan, tổ chức, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước nên đây là đề tài thu hút được sự quan tâm, nghiên cứu khai thác sâu của nhiều nhà khoa học. Ở Việt Nam đã có nhiều tác giả thực hiện các công trình nghiên cứu về công tác văn thư-lưu trữ theo nhiều phương diện khác nhau. Xét về góc độ phương pháp, cuốn sách “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”, Nxb. Đại học Quốc gia Hà Nội của TS. Vương Đình Quyền đã trình bày cơ sở lý luận cho công tác văn thư, lưu trữ một cách một cách hệ thống và chi tiết. Ngoài ra, cuốn sách cũng đã đề cập khá cụ thể và toàn diện về quy trình soạn thảo văn bản, phương pháp soạn thảo một số văn bản (công văn, báo cáo, tờ trình…), quản lý, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành trong công tác văn thư. Đối với khía cạnh nghiệp vụ văn thư, giáo trình “Nghiệp vụ văn thư lưu trữ”- Nxb Văn hóa Thông tin của tác giả Hoàng Lê Minh đã tìm hiểu chuyên sâu đến các vấn đề liên quan tới khâu điều hành và hành chính ở các cơ quan, vấn đề lưu giữ bảo quản hồ sơ, tư liệu giúp cho hoạt động nghiên cứu, tổ chức 2
đạt hiệu quả trong công cuộc cải cách hành chính hiện nay. Ngoài ra, PGS.TS. Dương Văn Khảm khi nghiên cứu về hoạt động văn thư trong cuốn sách “Công tác văn thư, lưu trữ” - Nxb Chính trị Quốc gia cũng đã mang đến những kiến thức thiết thực, phong phú kết hợp giữa lý luận và hoạt động thực tiễn, cung cấp cho người đọc những thông tin cần thiết trong việc nghiên cứu, tham khảo và vận dụng công tác văn thư lưu trữ một cách đúng đắn, có chất lượng và hiệu quả vào thực tế. Một số các luận văn thạc sĩ chuyên ngành Quản lý hành chính công tại Học viện Hành chính cũng đã nghiên cứu về đề tài này như: Vũ Huy Thành – Mô hình quản lý nhà nước về công tác văn thư – lưu trữ tại Bộ Tài Chính, Việt Nam (Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành chính công, Học viện Hành chính, Hà Nội, 2010). Luận văn đã nghiên cứu vai trò của nhà nước trong việc quản lý đối với công tác văn thư – lưu trữ tại Bộ Tài chính và đặt ra một số yêu cầu cần thiết đổi mới, hiện đại hóa công tác văn thư – lưu trữ trong bối cảnh cải cách hành chính nhà nước và yêu cầu của hội nhập quốc tế; Vũ Văn Phú - Nâng cao năng lực viên chức văn thư lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ Quốc gia (Luận văn Thạc sĩ Quản lý Hành chính công, Học viện Hành chính, Hà Nội, 2011). Luận văn đã đưa ra những cơ sở khoa học và thực tiễn để đánh giá năng lực của viên chức văn thư – lưu trữ tại các trung tâm lưu trữ Quốc gia trong giai đoạn 2007-2012 để đề ra những giải pháp nâng cao năng lực của viên chức văn thư – lưu trữ trong giai đoạn tiếp theo và những đề xuất đối với cơ quan quản lý có thẩm quyền. Các giáo trình, sách tham khảo, luận văn nghiên cứu trên đã giải quyết khá toàn diện về mặt lý luận của công tác văn thư. Tuy nhiên, công tác văn thư vốn có phạm vi nghiên cứu rộng và liên quan đến nhiều lĩnh vực khác nhau, nên trong phạm vi mỗi cuốn sách đơn lẻ vẫn chưa cung cấp được cái nhìn toàn diện cả về mặt lý thuyết và thực tiễn của tất cả các phương diện 3
tổng thể của công tác này. Đặc biệt, các hoạt động và vấn đề thực tiễn trong công tác văn thư tại các đơn vị ở các cơ quan, tổ chức nhà nước chịu tác động của nhiều yếu tố khách quan và chủ quan nên mang nhiều đặc điểm riêng biệt so với công tác văn thư nói chung. Luận văn này sẽ tập trung nghiên cứu giải quyết những vấn đề mà các tác giả trước đây chưa đề cập hoặc chưa giải quyết một cách thỏa đáng như phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến công tác văn thư, các đánh giá mức độ hiệu quả của công tác này, đưa ra các giải pháp nâng cao hiệu quả và những điều kiện để thực hiện các giải pháp này trong công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức nhà nước. 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn 3.1. Mục đích Đề tài luận văn đánh giá thực trạng công tác văn thư tại UBND quận Tây Hồ trong những năm gần đây, từ đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt được mục đích nghiên cứu, đề tài thực hiện các nhiệm vụ sau: + Làm rõ một số vấn đề mang tính lý luận về công tác Văn thư. + Đánh giá thực trạng công tác văn thư của Văn thư tại UBND quận Tây Hồ. Từ đó, nhận diện những ưu điểm, hạn chế, tìm ra nguyên nhân của những hạn chế. + Dựa trên những đánh giá trên, đưa ra giải pháp nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động công tác Văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội trong thời gian tới. 4
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4.1. Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. 4.2. Phạm vi nghiên cứu - Phạm vi không gian: Luận văn nghiên cứu về công tác văn thư tại văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. - Phạm vi thời gian: từ năm 2014 đến năm 2016. 5. Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp duy vật biện chứng và phương pháp duy vật lịch sử. Hai phương pháp này nhằm mục đích xây dựng cơ sở lý luận cho đề tài. Nghiên cứu đối tượng của đề tài là Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội một cách khách quan nhất với lịch sử phát triển, hoạt động công tác của cơ quan, cơ sở vật chất và con người trong mối quan hệ với nhau và với các phòng ban khác. Nhờ đó, tác giả phân tích và tổng hợp được thông tin chính xác và khách quan nhất. - Phương pháp quan sát: Phương pháp này giúp tác giả quan sát toàn bộ quá trình hoạt động công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. - Phương pháp phân tích: Trên cơ sở các nguồn thông tin và quá trình quan sát thực tế tác giả tiến hành phân tích để có những đánh giá về “Ưu điểm, nhược điểm” trong công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. - Phương pháp mô tả: Kết hợp phương pháp quan sát tác giả tiến hành mô tả lại toàn bộ hoạt động công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. - Phương pháp thống kê: Với việc áp dụng các phương pháp trên giúp 5
tác giả thống kê được toàn bộ số liệu cụ thể liên quan đến công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. - Phương pháp điều tra: Phương pháp này giúp tác giả nắm được toàn bộ hoạt động tổ chức công tác văn thư tại Văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. 6. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, danh mục tài liệu tham khảo, danh mục các bảng, hình vẽ, nội dung của luận văn được kết cấu thành 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận Tây Hồ, thành phố Hà Nội. 6
Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư Theo cuốn Lý luận và phương pháp của công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền, văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả...) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc, lệnh...) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ. Đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan nhà nước. Những công việc như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ, đăng ký, lập hồ sơ... gọi chung là công tác văn thư [25.Tr.18]. Ngay từ những thời kỳ này, công tác văn thư đã được nhận định là một hoạt động quan trọng đối với bộ máy quản lý nhà nước Ngày nay, công tác văn thư đã trở thành là một bộ phận không thể thiếu không chỉ đối với các cơ quan, tổ chức Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, mà còn cả với các doanh nghiệp, tổ chức phi nhà nước. Để có cái nhìn tổng quan của công tác này, nhiều nhà nghiên cứu đã đưa ra các khái niệm khác nhau về hoạt động văn thư. Trong cuốn Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của tác giả Hoàng Lê Minh có nêu ra khái niệm rằng: “Công tác văn thư là toàn bộ các công việc quản lý văn bản, tiếp nhận, chuyển giao và xử lý văn bản trong hoạt động của cơ quan, đơn vị” [21.Tr.15]. Trong khái niệm này, các công việc của công tác văn thư được nêu ra một cách tổng thể theo trình tự quy trình công việc từ khâu quản lý, tiếp nhận văn bản đến các khâu chuyển giao và xử 7
lý văn bản nhưng chưa nêu được mục đích của công tác này. Theo Từ điển tra cứu Nghiệp vụ quản trị Văn phòng- văn thư- lưu trữ Việt Nam, “Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang” [23.Tr.22]. Khái niệm trên đã đưa ra định nghĩa khá đầy đủ những công việc chính của công tác văn thư là xây dựng văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức cũng như mục đích chính của công tác này là đảm bảo thông tin bằng văn bản để phục vụ cho công tác quản lý. Hay trong Công văn của Cục lưu trữ Nhà nước số 55 – CV/TCCB ngày 01-3-1991 về việc hướng dẫn thực hiện Quyết định số 24-CT của Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng, theo đó: “Công tác văn thư là toàn bộ quá trình quản lý văn bản phục vụ cho yêu cầu quản lý của các cơ quan. Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý. Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả”. Với khái niệm tại công văn này, các công việc của công tác văn thư đã được đề cập một cách chi tiết và cụ thể hơn: toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành và cũng nêu rõ mục đích của công tác văn thư là nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức Nhìn chung, những khái niệm nêu trên đều đã cung cấp những quan điểm tổng quan cũng như đề cập những công việc cụ thể của công tác văn thư. Từ những khái niệm này, có thể khái quát về hoạt động văn thư như sau: Công tác văn thư là hoạt động bao gồm toàn bộ các công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ 8
hiện hành, quản lý và sử dụng con dấu. Mục đích chính của công tác văn thư là bảo đảm thông tin cho quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các doanh nghiệp, các đơn vị vũ trang. Những tài liệu, văn kiện được soạn thảo, quản lý và sử dụng theo các nguyên tắc của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu bảo đảm cho hoạt động của các cơ quan có hiệu quả. 1.1.2.Vai trò của công tác văn thư Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đối với các lĩnh vực đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư nói chung. Do đó, vai trò của công tác văn thư đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng được thể hiện ở bốn điểm sau: Thứ nhất, công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý. Trong hoạt động quản lý của cơ quan, từ khâu đề ra các chủ trương xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến việc phản ánh tình hình, nêu kiến nghị với cấp trên hoặc giải quyết những công việc cụ thể, nói chung đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và nắm bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của cơ quan càng đạt hiệu quả cao. Đặc biệt là, trong việc đề ra các quyết định quản lý và giải quyết những vấn đề, sự việc liên quan đến chủ chương, đường lối của Đảng, luật pháp của Nhà nước thì nhất thiết phải nghiên cứu đầy đủ các văn kiện của Đảng và các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan để đảm bảo cho văn bản ban hành phù hợp với chủ chương đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước. Chính vì vậy, công tác văn thư góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội; cung cấp những thông tin 9
quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan. Thứ hai, công tác văn thư góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan: Trong hoạt động của các cơ quan, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Do đó, hiệu suất và chất lượng công tác cơ quan nói chung, từng cán bộ, viên chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thư. Nếu các khâu của công tác văn thư làm tốt như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác; soạn thảo văn bản được đảm bảo chất lượng; vào sổ văn bản đi – đến được rõ ràng và đúng đắn, lập hồ sơ hiện hành được hợp lý; các quy định về quản lý văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh, thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan. Do đó sẽ góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cơ quan. Ngược lại, nếu một khâu nào đó của công tác văn thư không được xử lý tốt, thì ít nhiều sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan. Đặc biệt, khi công tác văn thư được tin học hóa để thay thế cho phương pháp thủ công truyền thống thì chắc chắn hiệu suất và chất lượng hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao rõ rệt. Thứ ba, công tác văn thư góp phần kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức: Trong các cơ quan, tổ chức, có rất nhiều văn bản, công văn là các quy định, hướng dẫn, các quy trình, nguyên tắc nghiệp vụ…nhằm đảm bảo hoạt động của tổ chức được vận hành theo đúng quy định, trình tự. Các văn bản, công văn này là căn cứ có giá trị lâu dài với mục đích giúp các cá nhân, các phòng ban chức năng trong một tổ chức tuân thủ các quy định do tổ chức đưa ra. Do vậy, nhờ công tác văn thư, hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm nhằm thực hiện tốt 10
các mục tiêu quản lý, góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ hoạt động thanh tra giám sát. Thứ tư, công tác văn thư góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và các bí mật quốc gia: Việc bảo vệ bí mật Nhà nước và bí mật cơ quan có liên quan chặt chẽ với công tác văn thư. Bởi vì phần lớn các thông tin thuộc bí mật Nhà nước, bí mật cơ quan đều được văn bản hóa, có nghĩa là đều được phản ánh ở các văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan hữu quan. Hiện nay, các thế lực thù địch trong, ngoài nước đang âm mưu phá hoại sự nghiệp xây dựng chủ nghĩa xã hội của nhân dân ta. Do đó, chúng tìm mọi cách để moi móc các thông tin về bí mật kinh tế, chính trị, quốc phòng, khoa học công nghệ của Nhà nước. Mặc khác, với nền kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa mà Đảng ta đang chủ trương xây dựng, tất yếu nảy sinh cạnh tranh gay gắt giữa các thành phần kinh tế, giữa nước ta với các nước khác để tồn tại và phát triển. Trong cuộc cạnh tranh này, các đối thủ và cả các đối tác muốn giành lợi thế dĩ nhiên phải tìm mọi phương sách để nắm được các thông tin về sản xuất, kinh doanh, sáng chế phát minh… của các cơ quan, doanh nghiệp hữu quan. Công tác văn thư có vai trò quan trọng đối với việc bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật cơ quan. Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật Nhà nước, bí mật cơ quan được các cơ quan có thẩm quyền quy định một cách đầy đủ, chặt chẽ và được các cơ quan tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hành các khâu của công tác văn thư, thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu, góp phần giữ gìn cho các thông tin thuộc bí mật Nhà nước và bí mật cơ quan không bị rò rỉ ra ngoài. Với các vai trò nêu trên, có thể thấy công tác văn thư là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức, nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều 11
hành công việc và ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư có vai trò rất quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội. Do vậy, công tác này vừa mang tính nghiệp vụ kỹ thuật, vừa là một công tác có tính chính trị cao, cần được Đảng, Nhà nước, lãnh đạo các cơ quan, tổ chức coi trọng đúng mức. 1.1.3.Các yêu cầu đối với công tác văn thư Là hoạt động đảm bảo cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý, điều hành ở các cơ quan, tổ chức, nên trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở cơ quan, tổ chức Nhà nước, công tác văn thư cần đảm bảo 4 yêu cầu sau: Một là, công tác văn thư phải được đảm bảo thực hiện nhanh chóng: Việc soạn thảo, quản lý và lưu chuyển văn thư nhanh chóng yêu cầu đầu tiên đối với công tác văn thư. Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức Nhà nước phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Chính vì vậy, nếu hoạt động văn thư không được thực hiện nhanh chóng, kịp thời sẽ ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả của công tác quản lý. Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản. Hai là, công tác văn thư phải được đảm bảo thực hiện chính xác: Văn bản trong công tác văn thư đa phần đều là những quy định, công văn quyết định, thông tư mang tính quản lý, chính trị cao; do vậy việc thực hiện công tác văn thư chính xác là một yêu cầu bắt buộc. Về mặt nội dung, các văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm 12