Luận văn Thạc sĩ: Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO BỘ NỘI VỤ

---/--- ---/---

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH QUỐC GIA

NGUYỄN THANH HÀ

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ

TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Chuyên ngành: Quản lý công

Mã số: 60 34 04 03

Người hướng dẫn khoa học: TS. NGUYỄN BÙI NAM

Hà Nội, 2016

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan: Luận văn này là công trình nghiên cứu thực sự của cá

nhân tôi, được thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS. Nguyễn Bùi Nam.

Các số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và

không trùng lặp với các đề tài khác. Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu

của mình.

Hà Nội, ngày … tháng 11 năm 2016

Tác giả luận văn

Nguyễn Thanh Hà

LỜI CẢM ƠN

Với tình cảm trân trọng nhất, tác giả luận văn xin bày tỏ lời cảm ơn

chân thành, sâu sắc nhất tới TS. Nguyễn Bùi Nam vì sự tận tình hướng dẫn,

giúp đỡ của tác giả trong quá trình thực hiện luận văn.

Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn đối với Ban Giám đốc, các Thầy, cô

giáo của Học viện Hành chính quốc gia đã tận tình, chu đáo trong quá trình

giảng dạy và truyền đạt kiến thức cho tôi. Xin cảm ơn toàn thể cán bộ, nhân

viên của Học viện Hành chính quốc gia đã tạo những điều kiện thuận lợi nhất

cho tác giả trong thời gian học tập, nghiên cứu và hoàn thành chương trình

cao học.

Xin chân thành cảm ơn các vị lãnh đạo, các đồng nghiệp, bạn bè công

tác tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam đã luôn động viên,

quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ tôi về mặt tài liệu, số liệu, để tôi có thể hoàn

thiện luận văn này.

Tuy đã có nhiều cố gắng trong việc đầu tư thời gian và công sức nghiên

cứu hoàn thành luận văn, nhưng do hạn chế về chuyên môn, kiến thức, nên

chắc chắn không thể tránh khỏi những khiếm khuyết, thiếu sót. Kính mong

nhận được sự góp ý của các Thầy, cô giáo, của đồng nghiệp và các bạn học

viên, để luận văn ngày càng hữu ích hơn.

Xin trân trọng cám ơn!

Hà Nội, ngày … tháng 11 năm 2016

Tác giả luận văn

Nguyễn Thanh Hà

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................ 2 LỜI CẢM ƠN .................................................................................................. 3 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT ............................................................ 6 DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU .................................................................. 7 PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1 Chương 1: NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA ................. 7 1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư .......................................... 7 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư ............................................................ 7 1.1.2. Vị trí , vai trò của công tác văn thư .................................................. 8 1.1.3. Yêu cầu đối với công tác văn thư ................................................... 13 1.1.4. Nội dung công tác văn thư ............................................................. 15 1.2. Hiện đại hóa công tác văn thư ............................................................ 20 1.2.1.Khái niệm hiện đại hóa, hiện đại hóa công tác văn thư .................. 20 1.2.2. Nội dung hiện đại hóa công tác văn thư ........................................ 22 1.2.3. Các yếu tố tác động đến hiện đại hóa công tác văn thư ................. 24

Chương 2: THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2013 ĐẾN NAY ...................................................... 27 2.1. Khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam..... 27 2.1.1. Vị trí, chức năng ............................................................................. 27 2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn ................................................................. 27 2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy ................................................................... 29 2.1.4. Nhân lực khoa học của Viện .......................................................... 33 2.1.5.Quy định về công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam ................................................................................ 34

2.2.Phân tích thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến nay ................................................................................................................ 37 2.2.1. Về thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư .............. 37 2.2.2. Về biên chế và hình thức tổ chức công tác văn thư ....................... 50 2.2.3.Về quản lý công tác văn thư ............................................................ 50 2.2.4. Về ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư ............... 51

2.3. Đánh giá việc hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến nay ....... 52 2.3.1. Những thành quả đạt được ............................................................. 52 2.3.2. Hạn chế ........................................................................................... 53 2.3.3. Nguyên nhân .................................................................................. 55

Chương 3: PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM HIỆN NAY ........................ 59 3.1. Phương hướng và yêu cầu tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam ...................... 59 3.1.1. Phương hướng ................................................................................ 59 3.1.2. Yêu cầu ........................................................................................... 63

3.2. Giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam ............................................ 64 3.2.1. Hoàn thiện các quy định pháp luật về hiện đại hóa công tác văn thư ....... 64 3.2.2.Tổ chức các lớp đào tạo nâng cao, bồi dưỡng kiến thức mới về nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức .............................. 66 3.2.3. Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 trong công tác văn thư ............................................................ 67 3.2.4.Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ cần hoàn thành kết nối liên thông phần mềm quản lý văn bản với Chính phủ điện tử ................. 73 3.2.6. Có chế độ, chính sách đầu tư kinh phí hợp lý cho việc hiện đại hóa công tác văn thư................................................................................. 83 KẾT LUẬN ..................................................................................................... 86 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................. 88

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Chữ viết tắt Diễn giải

CNTT Công nghệ thông tin

CNVT Công nghệ viễn thông

CNTT-TT Công nghệ thông tin – truyền thông

CPĐT Chính phủ điện tử

HLKH&CN Hàn lâm Khoa học và Công nghệ

QPPL Quy phạm pháp luật

TNHH Trách nhiệm hữu hạn

DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU

Số hiệu Tên bảng/ biểu Trang

bảng/biểu

Nhân lực khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công Biểu 1.1

nghệ Việt Nam 33

Số lượng văn bản đi - văn bản đến giai đoạn 2013 - 2015 39 Bảng 2.1

Mô hình Chính phủ điện tử ứng dụng trong cơ quan, Biểu 3.1

tổ chức 78

Các mức độ tương tác trong Chính phủ điện tử 75 Bảng 3.1

PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài

Những công việc như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển

giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọi chung

là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ,

viên chức mọi cơ quan, tổ chức.

Công tác văn thư là một hoạt động thường xuyên, không thể thiếu của

mọi cơ quan, tổ chức. Ngay từ khi cách mạng tháng Tám thành công, Nhà

nước ta đã có những quy định cụ thể về công tác này. Sau một thời gian xây

dựng bộ máy nhà nước, công tác văn thư lần đầu tiên được đề cập một cách

có hệ thống trong Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ,

ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 của Chính phủ. Sau hơn 40

năm áp dụng và qua nhiều biến động của lịch sử, năm 2004, một bản Nghị

định mới về công tác văn thư của Chính phủ thay cho Nghị định 142/CP, đó

là Nghị định 110/2004-CP được ban hành ngày 8/7/2004.

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều

bộ phận. Vì vậy, làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin,

góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức và

phòng chống tệ quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch

công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp

trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc... đều phải

dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác

và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin

phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn

thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản. Đặc biệt, thực

hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.

Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức là nguồn bổ sung

thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành. Khi làm tốt công tác văn thư,

mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong

công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng

quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ

tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt

cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau.

Quá trình toàn cầu hóa đang diễn ra hiện nay là hệ quả của sự phát triển

vô cùng mạnh mẽ, mang tính chất đột biến của khoa học và công nghệ cao,

nhất là công nghệ thông tin. Các phương tiện hiện đại của công nghệ thông

tin, trước hết là mạng Internet, mạng viễn thông toàn cầu, cáp quang xuyên

đại dương, các mạng kết nối siêu lộ thông tin,… đã tạo ra kết cấu hạ tầng kỹ

thuật của toàn cầu hóa. Nếu chỉ xét riêng về mặt này thì toàn cầu hóa hiện nay

là sản phẩm, là thành quả của văn minh nhân loại, do vậy mà tất cả các quốc

gia, tất cả các dân tộc không những có cơ hội để tiếp nhận những sản phẩm và

thành quả đó, mà còn có quyền và cần phải tìm cách tham gia vào chính quá

trình ấy, để góp phần tiếp tục thúc đẩy sự tiến bộ của nhân loại.

Cùng với sự phát triển của bộ máy nhà nước qua các thời kỳ, trên thực

tế công tác văn thư trong các cơ quan cũng ngày càng được củng cố, nhất là

trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiện nay. Những thành tựu khoa học và công

nghệ tin học đã tác động mạnh mẽ đến quy trình quản lý. Điều đó đòi hỏi phải

cải cách nền hành chính cũ, phải sắp xếp lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo

kịp với những tiến bộ chung của thế giới. Theo đó, việc hiện đại hóa công tác

văn thư - đổi mới toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn

bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm

thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều kiện

tiên quyết trong quá trình hội nhập.

Xuất phát từ sự cần thiết phải hiện đại hóa công tác văn thư, cùng với

những kinh nghiệm công tác tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt

Nam, tôi đã lựa chọn đề tài nghiên cứu: “Hiện đại hóa công tác văn thư tại

Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam” làm đề tài luận văn tốt

nghiệp của mình. Tôi mong muốn thông qua đề tài này có thể đóng góp

những giá trị nghiên cứu thực tiễn về thực trạng công tác văn thư của Viện và

đề xuất những giải pháp góp phần hiện đại hóa công tác văn thư của Viện nói

riêng, của các cơ quan, tổ chức trong hệ thống nhà nước nói chung.

2. Tình hình nghiên cứu của đề tài

Trong những năm gần đây ở Việt Nam, việc tìm kiếm các giải pháp

hiện đại hóa công tác văn thư ở các cơ quan nhà nước nói chung đã thu hút

được sự quan tâm của nhiều nhà khoa học, các nhà quản lý và các nghiên cứu

sinh, các học viên cao học với nhiều phạm vi, góc độ nghiên cứu khác nhau.

Đến nay đã có nhiều cuốn giáo trình nghiên cứu khoa học về công tác

văn thư được công bố, hay một số chuyên khảo về lĩnh vực này cũng đã được

xuất bản như cuốn:

- Giáo trình Văn bản quản lý nhà nước và công tác văn thư lưu trữ

trong các cơ quan nhà nước của Học viện Hành chính Quốc gia (Nxb Giáo

dục 1997) cung cấp những kiến thức cơ bản về văn bản quản lý nhà nước và

những hiểu biết về công tác văn thư trong cơ quan nhà nước;

- Hướng dẫn soạn thảo văn bản lập quy của TS. Lưu Kiếm Thanh (Nxb

Thống kê 1999). Cuốn sách là tài liệu hướng dẫn, tham khảo một cách đầy đủ,

cụ thể về cách thức thực hiện soạn thảo các văn bản lập quy;

- Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức của Tạ Hữu Ánh

(Nxb. Lao động 2008) cho độc giả một cái nhìn tổng quan về việc soạn thảo

và ban hành văn bản trong các cơ quan, tổ chức nói chung;

- Nghiệp vụ văn thư lưu trữ của Hoàng Lê Minh (Nxb Văn hóa thông

tin 2009) đã trình bày những nội dung, những bước cơ bản trong công tác

văn thư lưu trữ, có tính hướng dẫn nghiệp vụ khá chi tiết cho những người

làm công tác văn thư lưu trữ;

- Kỹ năng nghiệp vụ hành chính của TS. Nguyễn Văn Hậu (Nxb

Lao động) cung cấp cho độc giả những kiến thức cụ thể về nghiệp vụ

hành chính bao gồm những nội dung gì, và cần những kỹ năng gì để

thực hiện nghiệp vụ hành chính;

- Hỏi đáp về công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ đối với các cơ quan,

tổ chức của TS. Nguyễn Thị Hà và TS. Nguyễn Văn Hậu đồng chủ biên (Nxb

Chính trị Quốc gia)…

Ngoài ra, còn có một số luận văn thạc sĩ Quản lý công, Quản lý hành

chính công, hành chính học cũng nghiên cứu vấn đề này như luận văn thạc sĩ:

- Hoàn thiện Quản lý nhà nước đối với công tác văn thư trong giai

đoạn hiện nay của nước ta của Nguyễn Thị Trà (2001);

- Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong văn phòng UBND quận,

huyện đáp ứng yêu cầu cải cách Hành chính nhà nước hiện nay của Đào

Ngọc Quang (2004);

- Hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ trong bối cảnh cải cách hành

chính tại Đại học Văn hóa Hà Nội của Lê Thị Bích Thuận (2008);

- Quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ ở UBND phường trên

địa bàn quận Gò Vấp - Thành phố Hồ Chí Minh của Phạm Văn Năm (2010);

- Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư lưu trữ của Sở Y tế Đăk Lăk

của Kiều Xuân Lợi (2011)…

Các công trình khoa học nêu trên đã đề cập một cách trực tiếp hoặc

gián tiếp đến những giải pháp hoàn thiện chất lượng công tác văn thư ở những

mức độ, phạm vi nghiên cứu rộng, hẹp khác nhau. Đây là nguồn tài liệu tham

khảo rất quan trọng và quý giá cho tôi khi sử dụng tham khảo nghiên cứu để

viết luận văn cao học của mình. Tuy nhiên, cũng cần thấy rằng, cho đến nay

chưa có một công trình hay đề tài nghiên cứu khoa học nào đi sâu nghiên cứu

một cách cụ thể về hiện đại hóa công tác văn thư ở các đơn vị sự nghiệp - viện

nghiên cứu. Bằng những kiến thức đã được học trong chương trình đào tạo

thạc sĩ quản lý công, tôi hy vọng sẽ đánh giá được chất lượng công tác văn

thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong thời gian qua

và đề xuất những giải pháp để hiện đại hóa công tác văn thư của Viện.

3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

3.1. Mục đích nghiên cứu

Đánh giá thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm

Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong những năm gần đây, để từ đó đề xuất

được một số giải pháp nhằm góp phần tăng cường hiện đại hóa công tác văn

thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong thời gian tới.

3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu

- Xây dựng cơ sở lý luận về công tác văn thư, nội dung công tác văn

thư, hiện đại hóa công tác văn thư.

- Nghiên cứu, khảo sát, đánh giá chất lượng hiện đại hóa công tác văn

thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm

2013 đến nay.

- Đánh giá những mặt đạt được, những mặt còn hạn chế trong công tác

văn thư của Viện, nguyên nhân của những hạn chế đó.

- Đề xuất những giải pháp nhằm tăng cường hiện đại hóa công tác văn

thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam trong thời gian tới.

4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và

Công nghệ Việt Nam.

- Phạm vi nghiên cứu:

+ Phạm vi không gian: Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

+ Phạm vi thời gian: Từ năm 2013 đến nay

5. Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu của đề tài

- Cơ sở lý luận của đề tài là dựa trên lý luận của chủ nghĩa Mác - Lênin

về nhà nước và pháp luật; hệ thống các quan điểm chỉ đạo, định hướng của

Đảng và Nhà nước trong sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước;

các Thông tư, hướng dẫn về công tác văn thư - lưu trữ; các tài liệu tham khảo,

các công trình nghiên cứu khoa học về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ

chức, đơn vị.

- Phương pháp nghiên cứu của đề tài là: phương pháp Quan sát, phương

pháp Phân tích - tổng hợp, phương pháp thống kê - so sánh, phương pháp điều

tra xã hội học và một số phương pháp nghiên cứu khoa học khác…

6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của luận văn

Kết quả nghiên cứu đề tài luận văn sau khi bảo vệ thành công sẽ là tài

liệu phong phú bổ sung thêm cơ sở lý luận, những giải pháp thiết thực về việc

đẩy mạnh hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công

nghệ Việt Nam nói riêng, các cơ quan nhà nước nói chung.

Các giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư của Viện Hàn

lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam có thể được tiếp tục nghiên cứu để áp

dụng trên thực tế với phạm vi rộng rãi hơn.

7. Kết cấu của luận văn

Ngoài mục lục, danh mục chữ viết tắt, phần mở đầu, kết luận, danh

mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn chia thành 3 chương:

Chương 1.Những vấn đề lý luận về hiện đại hóa công tác văn thư

Chương 2.Thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn

lâm Khoa học và Công nghệ giai đoạn 2013 đến nay

Chương 3.Phương hướng và giải pháp tăng cường hiện đại hóa công

tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam hiện nay

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1. Những vấn đề chung về công tác văn thư

1.1.1. Khái niệm công tác văn thư

Văn thư vốn là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại

văn bản, bao gồm cả văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ,

nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành

(chiếu, chỉ, sắc, lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc

chung. Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong

kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ. Đặc biệt, dưới

triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước.

Dưới thời Minh Mệnh, cơ quan giúp việc vua trong công tác công văn,

giấy tờ cũng được gọi là Văn thư phòng.

Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng,

Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế… (sau đây gọi

chung là cơ quan, tổ chức hoặc cơ quan), dùng để ghi chép và truyền đạt

thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Cũng

lẽ đó, công tác văn thư đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ,

viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Ngay từ khi Cách mạng tháng Tám thành

công, Nhà nước ta đã có những quy định cụ thể về công tác này. Lần đầu tiên,

công tác văn thư được đề cập một cách có hệ thống trong Nghị định 527-TTg

ngày 02/11/1957 ban hành Bản điều lệ quy định chế độ chung về công văn,

giấy tờ ở các cơ quan. Tiếp đó, Điều lệ về công tác công văn giấy tờ và công

tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963 của Chính phủ

được ban hành. Sau hơn 40 năm áp dụng và qua nhiều biến động của lịch sử,

ngày 08/4/2004, Chính phủ ban hành Nghị định 110/2004/NĐ-CP thay thế

cho Nghị định 142/CP.

Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về công tác văn thư và

quản lý nhà nước về công tác văn thư, được áp dụng đối với các cơ quan nhà

nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã

hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi

chung là cơ quan, tổ chức), công tác văn thư bao gồm “ các công việc về soạn

thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong

quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu

trong công tác văn thư” (Điều 2).

1.1.2. Vị trí , vai trò của công tác văn thư

1.1.2.1. Vị trí

Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý

nói chung. Trong văn phòng, công tác văn thư là hoạt động không thể thiếu

được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động

của văn phòng.

Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của mỗi cơ quan, có

ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức.

1.1.2.2.Vai trò

- Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các

cơ quan

Trong hoạt động quản lý của các cơ quan, từ khâu đề ra các chủ trương,

chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến việc phản ánh

tình hình, nêu kiến nghị với cấp trên hoặc giải quyết những công việc cụ thể,

nói chung đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan. Thông tin càng

đầy đủ, chính xác và nắm bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý của các cơ

quan càng đạt hiệu quả cao. Thực tế cho thấy, để đề ra các quyết định quản lý

đúng đắn, có khả năng thực thi, thì lãnh đạo cơ quan cần phải nắm bắt, hiểu

đầy đủ và chính xác thông tin về những vấn đề, sự việc có liên quan; các cán

bộ, viên chức để làm tốt trách nhiệm của mình trong việc giúp thủ trưởng cơ

quan, đơn vị theo dõi, nắm tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết, soạn thảo văn

bản về những vấn đề, sự việc được phân công, tất yếu phải tiến hành thu thập

và xử lý các nguồn thông tin có liên quan.

Ví dụ để soạn thảo một báo cáo tổng kết công tác năm của cơ quan

thì cán bộ được phân công dự thảo phải thu thập và xử lý các nguồn thông

tin sau đây:

+ Văn bản giao chỉ tiêu kế hoạch của cơ quan có thẩm quyền

+ Kế hoạch công tác năm của cơ quan

+ Các báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác tháng, quý, 6

tháng của cơ quan và các đơn vị trực thuộc

+ Các văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên trong quá trình thực hiện

các nhiệm vụ công tác được giao.

Đặc biệt, trong việc đề ra các quyết định quản lý và giải quyết những

vấn đề, sự việc liên quan đến chủ trương, đường lối của Đảng, luật pháp của

Nhà nước thì nhất thiết phải nghiên cứu đầy đủ các văn kiện của Đảng và các

văn bản quy phạm pháp luật có liên quan để đảm bảo cho văn bản ban hành

phù hợp với chủ trương, đường lối của Đảng và pháp luật của Nhà nước.

Có thể nói, thu thập và xử lý thông tin là lao động tất yếu và mang tính

thường xuyên của những người tham gia hoạt động quản lý, từ thủ trưởng cho

đến cán bộ, viên chức của cơ quan. Còn thông tin là đối tượng lao động của

hoạt động quản lý, đồng thời cũng là sản phẩm của hoạt động này.

Ở nước ta, khi đất nước bước vào thời kỳ Công nghiệp hóa - Hiện đại

hóa, nhu cầu thông tin nhằm đảm bảo cho hoạt động quản lý ngày càng lớn và

đa dạng. Do đó, công tác văn thư càng có vai trò quan trọng hơn bao giờ hết.

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất

lượng công tác của cơ quan

Trong hoạt động của các cơ quan, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải

quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. Do đó, hiệu

suất và chất lượng công tác của cơ quan nói chung, từng cán bộ, viên chức nói

riêng có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thư. Nếu các khâu của công tác

văn thư làm tốt như: tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời

và chính xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng; vào sổ văn bản đi - đến

được rõ ràng và đúng đắn; lập hồ sơ hiện hành hợp lý; các quy định về quản

lý văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh, thì sẽ đảm bảo thông tin văn bản

đầy đủ, kịp thời và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan. Từ đó sẽ

góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cơ quan. Ngược lại,

nếu một khâu nào đó của công tác văn thư không được xử lý tốt, thì ít nhiều

sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan. Đặc biệt,

khi công tác văn thư được tin học hóa để thay thế cho phương pháp thủ công

truyền thống thì chắc chắn hiệu suất và chất lượng hoạt động quản lý của các

cơ quan, tổ chức sẽ được nâng cao rõ rệt.

- Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu,

giấy tờ

“Quan liêu” theo nguyên nghĩa chữ Hán là khái niệm dùng để chỉ

những người làm quan dưới thời phong kiến. Ngày nay, “Quan liêu” được

dùng để chỉ những cán bộ làm việc trong các cơ quan Đảng, Nhà nước và các

tổ chức chính trị - xã hội có biểu hiện xa rời thực tế; thiếu sâu sát quần chúng

và cơ sở, ngồi một chỗ ra lệnh cho cấp dưới thực hiện; giải quyết công việc

không qua điều tra, nghiên cứu cụ thể, đưa ra các quyết định quản lý không

phù hợp với thực tiễn và không có khả năng thực thi.

Tệ quan liêu trong các cơ quan thường gắn liền với việc lạm phát giấy

tờ, tức ban hành văn bản trong trường hợp lẽ ra có thể dùng những hình thức

khác để truyền đạt thông tin hoặc chỉ đạo, hướng dẫn thì thuận tiện và đạt

hiệu quả cao hơn. Quan liêu, giấy tờ là hai người bạn đồng hành và có quan

hệ mật thiết với nhau. Tác phong làm việc quan liêu sẽ dẫn đến lạm phát giấy

tờ và ngược lại, lạm phát giấy tờ là biểu hiện của chủ nghĩa quan liêu. Tác hại

của tệ quan liêu, giấy tờ là rất lớn. Nó làm hạn chế, gây ảnh hưởng không tốt

đến việc thực hiện chủ trương, chính sách của nhà nước, đến hiệu quả hoạt

động của cơ quan, tổ chức ; khiến cho mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới

thiếu gắn bó chặt chẽ và làm suy giảm lòng tin của quần chúng nhân dân với

Đảng và Nhà nước.

Vì vậy, nếu công tác văn thư được thực hiện tốt sẽ có tác dụng tích cực

đối với việc phòng chống tệ quan liêu, giấy tờ. Nghĩa là, các văn bản, giấy tờ,

truyền đạt các thông tin về quản lý được chuyển giao đến cơ quan, đến người

có trách nhiệm giải quyết hoặc thực hiện được nhanh chóng, kịp thời; soạn

thảo và ban hành các quyết định chính xác, phù hợp với thực tiễn, có khả

năng thực thi, tuân thủ nghiêm túc các quy định của Nhà nước. Tuy nhiên,

cũng cần xác định rõ rằng, trong vấn đề này, công tác văn thư chỉ có thể

“góp phần”, chứ không đóng vai trò “quyết định”. Vì sự hình thành và phát

triển của tệ quan liêu, giấy tờ còn do nhiều nguyên nhân khác nhau như: cơ

chế về tổ chức và hoạt động của bộ máy nhà nước, phẩm chất và đạo đức

của cán bộ quản lý…

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật

cơ quan

Theo Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước được Ủy ban Thường vụ Quốc

hội thông qua ngày 28/12/2000 thì “Bí mật nhà nước là những tin về vụ

việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc

lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công

nghệ, các lĩnh vực khác mà Nhà nước không công bố hoặc chưa công bố

mà nếu bị lộ sẽ gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa

Việt Nam”.

Ngoài bí mật nhà nước, ở mỗi cơ quan, nhất là các cơ quan sản xuất,

kinh doanh, khoa học kỹ thuật còn có thể có những bí mật riêng của mình. Đó

là những tin có nội dung quan trọng của các lĩnh vực sản xuất kinh doanh,

khoa học - công nghệ mà cơ quan không công bố hoặc chưa công bố, nhưng

nếu bị tiết lộ sẽ gây tác hại đến hoạt động chỉ đạo, nghiên cứu, sản xuất, kinh

doanh của các cơ quan đó.

Việc bảo vệ bí mật của nhà nước và bí mật cơ quan có quan hệ mật

thiết với công tác văn thư. Bởi vì phần lớn các thông tin thuộc bí mật nhà

nước, bí mật cơ quan đều được văn bản hóa, nghĩa là đều được phản ánh ở

các văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan hữu quan. Nếu việc

bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật cơ quan được các

cơ quan có thẩm quyền quy định một cách đầy đủ, chặt chẽ và được các cơ

quan tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiến hành các khâu của công tác văn

thư, thì sẽ đảm bảo được an toàn tài liệu, góp phần giữ gìn cho các thông tin

thuộc bí mật nhà nước và bí mật cơ quan không bị rò rỉ ra ngoài.

- Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ

Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan sau khi đã giải quyết

xong, đối với những tài liệu còn giá trị nghiên cứu, sử dụng (giá trị thực tiễn

và giá trị lịch sử) cần lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan; đến thời hạn

quy định, những tài liệu có giá trị lịch sử cần giao nộp và lưu trữ lịch sử để

phục vụ cho nghiên cứu lâu dài. Vì vậy, tài liệu văn thư là nguồn bổ sung chủ

yếu cho lưu trữ cơ quan và lưu trữ lịch sử. Cũng lẽ đó, giữa công tác văn thư

và công tác lưu trữ có liên quan chặt chẽ với nhau. Muốn công tác lưu trữ tiến

hành thuận lợi thì cần phải làm tốt công tác văn thư. Trước hết là làm tốt các

khâu soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp tài liệu và lưu

trữ cơ quan. Nếu như văn bản soạn thảo có nội dung chính xác, các thành phần

thuộc thể thức văn bản được thể hiện đầy đủ và đúng đắn, thì sẽ đảm bảo cho tài

liệu lưu trữ có độ chính xác cao. Từ đó, góp phần nâng cao chất lượng của tài

liệu lưu trữ nói chung và tạo thuận lợi cho việc nghiên cứu, sử dụng.

Nếu các văn bản có giá trị hình thành trong hoạt động của cơ quan

được lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan đầy đủ, đúng hạn,

sẽ tạo điều kiện thuận lợi để sớm đưa tài liệu phục vụ các yêu cầu nghiên cứu,

sử dụng của cơ quan. Mặt khác, sẽ giải phóng cho cán bộ lưu trữ khỏi những

công việc vốn thuộc chức trách của văn thư để tập trung thực hiện nhiệm vụ

chính của mình, như tổ chức khoa học tài liệu, xây dựng công cụ tra cứu khoa

học, tổ chức sử dụng tài liệu…

Hiện nay, một tình trạng phổ biến là nhiều cơ quan, tổ chức chưa nhận

thức được đầy đủ tầm quan trọng của công tác văn thư, các quy định của Nhà

nước về công tác này không được chấp hành nghiêm chỉnh, như tài liệu giao

nộp vào lưu trữ không đầy đủ, đúng hạn và không lập thành hồ sơ…, gây

nhiều khó khăn, trở ngại cho công tác lưu trữ. Thậm chí, làm cho một khối

lượng không nhỏ tài liệu phản ánh hoạt động lịch sử của các cơ quan Ðảng,

Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội… bị tổn thất hoặc không thể đưa ra

phục vụ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng.

Tóm lại, công tác văn thư có một vai trò quan trọng đối với hoạt động

của bộ máy nhà nước, các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị, xã hội, các cơ

quan, doanh nghiệp… Đây là một công tác có quan hệ mật thiết với việc ban

hành đường lối, chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước, với việc hoạch

định chương trình, kế hoạch công tác, lãnh đạo chỉ đạo và tổ chức thực hiện

các nhiệm vụ công tác của cơ quan, tổ chức, đòi hỏi cần được tất cả các cơ

quan, tổ chức coi trọng và quan tâm đúng mức.

1.1.3. Yêu cầu đối với công tác văn thư

Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc, công tác văn thư ở

các cơ quan phải bảo đảm các yêu cầu dưới đây:

1.1.3.1.Nhanh chóng

Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc

xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản. Do đó, xây dựng

văn bản nhanh chóng sẽ giải quyết nhanh chóng mọi công việc của cơ quan.

Giải quyết văn bản chậm sẽ làm giảm tiến độ giải quyết công việc của

cơ quan, giảm ý nghĩa của sự việc được đề cập trong văn bản. Đồng thời gây

tốn kém tiền của, công sức và thời gian của các cơ quan.

1.1.3.2.Chính xác

Chính xác về nội dung của văn bản:

- Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý, tức là phải

phù hợp với Hiến pháp, pháp luật và các văn bản quy định của các cơ quan

nhà nước cấp trên

- Dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, phù

hợp với thực tế, không thêm bớt, bịa đặt, không che dấu sự thật…

- Số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng

Chính xác về mặt thể thức văn bản:

- Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy

định: Quốc hiệu; Tác giả; Sổ; Ký hiệu văn bản; Địa danh, ngày tháng năm ban

hành; Tên loại trích yếu nội dung văn bản; Nội dung; thể thức đề ký, chữ ký,

con dấu của cơ quan; Nơi nhận văn bản. Các yếu tố thông tin nêu trên phải

được trình bày đúng vị trí, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ

- Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành

Chính xác về khâu kỹ thuật nghiệp vụ:

- Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất

cả các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển

giao văn bản…

- Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong thực hiện đúng với

các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.

1.1.3.3.Bí mật

Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề

thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước. Vì vậy, từ việc xây dựng

văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán

bộ văn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm

yêu cầu đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Ủy ban

thường vụ Quốc hội.

1.1.3.4. Khoa học và hiện đại

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư lưu trữ gắn

liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy,

yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề

đảm bảo cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói

riêng có năng suất, chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay

tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù

hợp với trình độ khoa học công nghệ chung của đất nước cũng như điều kiện

cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh những tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi

thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, các phát minh sáng chế có liên

quan đến việc nâng cao hiệu quả của công tác văn thư.

1.1.4. Nội dung công tác văn thư

1.1.4.1. Soạn thảo và ban hành văn bản

- Thể thức văn bản: là các thành phần cần phải có và cách thức trình

bày các thành phần đó đối với một thể loại văn bản nhất định do các cơ quan

có thẩm quyền quy định. Điều này có nghĩa là:

+ Thể thức văn bản bao gồm các thành phần bắt buộc phải có đối với

một thể loại văn bản nhất định. Nếu thiếu các thành phần này sẽ ảnh hưởng

đến hiệu lực pháp lý và độ tin cậy của văn bản đó.

+ Các thành phần của văn bản phải được trình bày theo một cách thức

thống nhất.

+ Thể thức của một thể loại văn bản phải do các cơ quan có thẩm quyền

có liên quan quy định.

Khác với các cơ quan nhà nước và các cơ quan, tổ chức khác, thể thức

văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày

28/5/2004 của Văn phòng Trung ương Đảng.

Thể thức văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu

của tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương quy định. Thể thức văn bản của tổ

chức Công đoàn thực hiện theo Quyết định số 1219-QĐ-TLĐ, ngày

22/8/2001 của Đoàn chủ tịch Tổng liên đoàn lao động Việt Nam; thể thức văn

bản của Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam thực hiện theo Hướng

dẫn số 20-HD/ĐCT ngày 29 tháng 9 năm 2003 của Trung ương Hội Liên hiệp

Phụ nữ Việt Nam về thẩm quyền ký văn bản và thể thức văn bản trong hệ

thống Hội LHPN Việt Nam; thể thức văn bản của tổ chức Đoàn thanh niên

thực hiện theo Hướng dẫn số 49-HD/VP, ngày 04/7/2006 của Văn phòng

trung ương Đoàn. Các văn bản quản lý nhà nước, thể thức văn bản được quy

định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư,

Nghị định số 9/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung

một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư.

Ngoài ra, chúng ta không nên đánh đồng khái niệm “Hình thức văn

bản” với “Thể thức văn bản”. “Hình thức văn bản” mới chỉ nói lên được các

thành phần cấu thành của một loại hình văn bản, tức bề ngoài của văn bản ,

chưa hàm chứa cách thức thể hiện các thành phần đó.

- Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản;

+ Xác định đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;

+ Chọn thể loại văn bản;

+ Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;

+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;

+ Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo;

+ Đánh máy, nhân bản văn bản;

+ Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;

+ Ký văn bản;

+ Ban hành văn bản.

1.1.4.2. Quản lý và giải quyết văn bản

- Quản lý văn bản đến:

+ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

+ Trình, chuyển giao văn bản đến;

+ Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

- Quản lý văn bản đi

+ Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn bản và kỹ

thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;

+ Đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có);

+ Đăng ký văn bản đi;

+ Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi;

+ Lưu văn bản đi.

- Giải quyết văn bản và theo dõi việc giải quyết văn bản.

1.1.4.3. Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu là một trong những công cụ quan trọng để thực hiện công tác

quản lý nhà nước đối với mọi mặt của đời sống xã hội. Trong hoạt động của

các cơ quan, văn bản ban hành được đảm bảo giá trị pháp lý bằng một yếu tố

thể thức quan trọng là con dấu. Con dấu thể hiện quyền lực của cơ quan các

cấp. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu là một trong những nhiệm vụ quan

trọng trong công tác văn thư, bởi lẽ con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các

văn bản, thủ tục hành chính trong các quan hệ quản lý hành chính nhà nước.

- Nguyên tắc đóng dấu:

+ Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản;

+ Con dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký

của cấp có thẩm quyền (cấp trưởng, cấp phó hoặc cấp dưới trực thuộc được

ủy quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức đó);

+ Không được đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ; không được

đóng dấu khống chỉ (văn bản chưa có chữ ký của cấp có thẩm quyền) hoặc

văn bản chưa ghi nội dung;

+ Dấu được đóng rõ nét lên các văn bản và trùm lên 1/3 chữ ký về

bên trái;

+ Trường hợp có các bản phụ lục hay văn bản dự thảo thì đóng dấu treo;

+ Dấu đóng mờ phải được đóng lại.

- Các chế độ quản lý con dấu:

+ Con dấu khắc xong phải đăng ký lưu chiểu mẫu tại cơ quan công an

cấp giấy phép khắc dấu, chỉ sau khi được cấp giấy chứng nhận đã đăng ký

mẫu dấu, cơ quan, tổ chức mới được thông báo sử dụng con dấu mới. Khi sử

dụng con dấu mới, phải nộp lại con dấu cũ cho cơ quan công an;

+ Con dấu phải do Thủ trưởng cơ quan hoặc Chánh văn phòng giao cho

một người giữ. Người được giao giữ, bảo quản con dấu của cơ quan, tổ chức

phải là người có trách nhiệm, đủ tin cậy, có trình độ chuyên môn về văn thư

và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu;

+ Con dấu phải để lại cơ quan, đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ.

Có giá để con dấu, được bảo quản trong hòm két, tủ có khóa chắc chắn.

Không đem con dấu về nhà hoặc đi công tác. Trong trường hợp thật cần thiết

để giải quyết công việc ở xa cơ quan, tổ chức có thể mang con dấu đi theo,

nhưng phải bảo quản cẩn thận và phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu

ra khỏi cơ quan, đơn vị;

+ Không được làm biến dạng con dấu. Nếu để mất con dấu, đóng dấu

không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản, sử dụng con dấu để hoạt động

phạm pháp sẽ bị xử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật. Khi mất con

dấu phải báo ngay cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu đó. Con dấu

đang sử dụng bị mòn, hỏng, hoặc mẫu dấu không đúng với quy định phải xin

phép khắc lại con dấu mới, nộp lại con dấu cũ;

+ Nghiêm cấm dùng con dấu giả, sử dụng con dấu không đúng

quy định.

1.1.4.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của các cơ

quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị - xã hội

Hồ sơ là một tập hợp (hoặc một) văn bản, tài liệu có liên quan với nhau

về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể, hoặc có cùng một đặc điểm

về thể loại hoặc về tác giả… được hình thành trong quá trình giải quyết công

việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ cụ thể của cơ quan, cá nhân.

Lập hồ sơ là khâu cuối cùng, quan trọng của công tác văn thư, là

khâu bản lề của công tác lưu trữ. Trong đó, hình thành những hồ sơ phản

ánh trung thực, đầy đủ hoạt động của cơ quan, tạo căn cứ chính xác để

giải quyết nhanh chóng, đúng đắn và có hiệu quả công việc của cơ quan

và mỗi cán bộ, công chức.

Làm tốt công tác lập hồ sơ sẽ góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà

nước và cơ quan, hạn chế được văn bản, giấy tờ vô dụng hoặc bỏ sót những

tài liệu quý hiếm.

- Yêu cầu đối với công tác lập hồ sơ

+ Hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cơ

quan, đơn vị; phản ánh được hoạt động chính yếu của cơ quan, đơn vị; phản

ánh được hoạt động chính yếu của cơ quan qua các thời kỳ;

+ Các văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải có giá trị tương đối

đồng đều;

+ Các văn bản trong từng loại hồ sơ phải có mối liên hệ logic với nhau

về một vấn đề, một sự việc hoặc một người;

+ Hồ sơ phải được biên mục đầy đủ, chính xác;

+ Hồ sơ phải thuận lợi cho việc sử dụng và bảo quản.

- Lập hồ sơ hiện hành

+ Xác định trách nhiệm của lãnh đạo, cán bộ, công chức trong các cơ

quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội đối với việc lập hồ sơ hiện hành.

+ Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm: Mở hồ sơ; Thu thập, cập

nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc

vào hồ sơ;Phân định đơn vị bảo quản; Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị

bảo quản; Biên mục hồ sơ.

- Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành

+ Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong các cơ quan, tổ

chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu

trữ hiện hành;

+ Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của

cơ quan, tổ chức;

+ Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan,

tổ chức.

1.2. Hiện đại hóa công tác văn thư

1.2.1.Khái niệm hiện đại hóa, hiện đại hóa công tác văn thư

1.2.1.1.Hiện đại hóa

Trong các hệ thống chính sách phát triển kinh tế - xã hội của Việt Nam

hiện nay, có hai từ then chốt lâu nay xuất hiện thường xuyên trên các văn bản, đó

là “công nghiệp hóa” và “hiện đại hóa”. Xét về mặt ngữ nghĩa, “công nghiệp

hóa” (industrialisation) là một khái niệm thiên về lĩnh vực kinh tế học. Còn khái

niệm “hiện đại hóa” chứa đựng những nội hàm mang tính kinh tế - xã hội, văn

hóa - xã hội và thiết chế xã hội sâu rộng hơn. Thực ra, quá trình hiện đại hóa đã

bao hàm trong nó quá trình công nghiệp hóa, vốn thường diễn ra song song với

quá trình đô thị hóa. Vậy cần phải hiểu thế nào là Hiện đại hóa?

Thuật ngữ “modern” (hiện đại) xuất hiện từ thời Phục hưng ở châu Âu,

lúc đầu thường được hiểu theo nghĩa đối lập với thuật ngữ “cổ xưa” (ancient)

hay “truyền thống” (traditional). Phải đến tư tưởng của Hegel, sau khi có sự

nghiên cứu nghiêm túc, cẩn thận và sâu sắc về “ thân phận con người hiện

đại”, định nghĩa “hiện đại” mới được hiểu đầy đủ. Đặc trưng của tính hiện

đại (modernity) theo Hegel là ở chỗ con người tự đặt mình vào trong lịch sử một cách có ý thức.1

Sau này, người ta thường hiểu “hiện đại hóa” theo nghĩa là quá trình

chuyển biến từ xã hội cổ truyền sang xã hội hiện đại, xét trong các lĩnh vực:

chính trị, văn hóa, kinh tế, xã hội.

Nhiều tác giả, chẳng hạn như Eisenstadt và Rostow, đã sử dụng thuật

ngữ “hiện đại hóa” để chỉ quá trình phát triển của các xã hội hiện đại, bắt đầu

từ thời kỳ cơ khí hóa và công nghiệp hóa. Quá trình này có những đặc trưng

như “nới lỏng các ranh giới giữa các giai cấp xã hội, phát triển lĩnh vực giáo

dục, nảy sinh những kiểu quan hệ thương lượng mới trong lĩnh vực công

nghiệp, mở rộng quyền bầu cử, phát triển các dịch vụ xã hội…”

Trên đây là những cách hiểu vĩ mô về khái niệm “hiện đại hóa”, trong

giới hạn luận văn nghiên cứu, tác giả xin được giới hạn cách hiểu về khái

niệm “ hiện đại hóa” một cách dễ hiểu, súc tích như sau: Hiện đại hóa là quá

trình ứng dụng và trang bị những thành tựu khoa học và công nghệ tiên

tiến, hiện đại vào quá trình chuyển đổi sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và

quá trình phát triển kinh tế - xã hội.

1.2.1.2. Hiện đại hóa công tác văn thư

Hiện nay, có nhiều cách hiểu về hiện đại hóa công tác văn thư, đối với

quan điểm của tác giả luận văn cho rằng: Hiện đại hóa công tác văn thư là

việc áp dụng những thành tựu khoa học, sử dụng phương tiện kỹ thuật

hiện đại trong công tác văn thư.

Việc ứng dụng những tiến bộ của khoa học kỹ thuật hiện đại vào công

tác văn thư là một yêu cầu tất yếu có tính nguyên tắc, đồng thời là biện pháp

có tính khả thi trong công tác văn thư. Bởi lẽ, đó là tiền đề cho hoạt động

quản lý đạt được hiệu quả cao; giảm nhẹ được sức lao động mà lại nâng cao

được năng suất lao động của cán bộ văn thư; đảm bảo thông tin cho cán bộ 1 Xem Roger Scruton, A Dictionary of Political Thought, London, Pan Press, 1982, trang 302-303.

lãnh đạo, quản lý giúp họ đưa ra được những quyết định chính xác, nhanh

chóng và kịp thời; phản ánh xu hướng phát triển của thực tiễn khách quan,

phù hợp với chiến lược phát triển khoa học, kỹ thuật hiện đại hóa với đường

lối mà Đảng và Nhà nước đã đề ra.

Thực tế hiện nay cho thấy, việc sử dụng các phương pháp kỹ thuật hiện

đại còn rất hạn chế, do còn thiếu sự quan tâm đến việc trang bị phương tiện kỹ

thuật hiện đại trong công tác văn thư, do sự thiếu hiểu biết về sử dụng các tính

năng của trang thiết bị hiện đại, dẫn đến việc sử dụng chúng kém hiệu quả.

Cũng lẽ đó, việc hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành trên những

nguyên tắc nhất định, đó là:

- Phải xem xét mối quan hệ giữa nhu cầu thực tế và việc trang bị các

phương tiện kỹ thuật, tránh lãng phí;

- Phải tính đến khả năng, nhu cầu trang bị các phương tiện đồng bộ để

nâng cao hiệu quả sử dụng;

- Hầu hết các công việc trong quy trình công tác văn thư đều được áp

dụng các phương tiện khoa học, kỹ thuật hiện đại theo hướng cơ khí hóa, tự

động hóa. Hiện nay, máy vi tính đã được sử dụng rộng rãi, nhiều tính năng của

máy được áp dụng cho công tác văn thư. Toàn bộ các công việc soạn thảo,

chuyển văn bản đến người nhận, đăng ký văn bản đi, đến, lập hồ sơ, tra cứu,

cung cấp bản sao đều có thể được tiến hành khép kín trong phòng máy vi tính.

1.2.2. Nội dung hiện đại hóa công tác văn thư

Những thành tựu khoa học và công nghệ tin học đã tác động mạnh mẽ

đến quy trình quản lý. Điều đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, phải

sắp xếp lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp với những tiến bộ chung của

thế giới. Theo đó, việc đổi mới công tác văn thư - đổi mới toàn bộ công việc

liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn

bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản

lý của các cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên quyết trong quá trình hội nhập.

Đây là những công việc đảm bảo cung cấp thông tin bằng văn bản phục

vụ cho hoạt động quản lý, do đó, công tác này gắn liền với hoạt động quản lý

nhà nước nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Hiệu quả hoạt động quản

lý của các cơ quan cao hay thấp phụ thuộc một phần vào việc hiện đại hóa

công tác văn thư có được làm tốt hay không.

Song song với công cuộc cải cách hành chính, hiện đại hóa công tác

văn thư cần đảm bảo các nội dung sau:

Thứ nhất, công tác văn thư là hoạt động có chức năng đảm bảo thông

tin cho hoạt động quản lý, việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin vào

hiện đại hóa công tác văn thư là một yêu cầu tất yếu để đảm bảo thông tin đầy

đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời, công khai, minh bạch, từ đó sẽ nâng cao

được hiệu quả của hoạt động quản lý.

Thứ hai, việc nghiên cứu ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo

tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, thực chất

là một phương pháp quản lý mới nhằm hệ thống hóa và cụ thể hóa các thủ tục

hành chính ứng với từng công việc theo một trình tự nhất định đã được quy

định ở nhiều văn bản pháp luật và các quy định, quy chế của từng cơ quan.

Đây cũng là một trong những hình thức rà soát thủ tục hành chính nhằm xây

dựng một quy trình xử lý công việc khoa học, hợp lý, tạo điều kiện để lãnh

đạo kiểm soát được quá trình giải quyết công việc. Thông qua đó, từng bước

nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công.

Là những công việc cụ thể đan xen, liên quan đến văn bản - phương tiện

thông tin chủ yếu của hoạt động quản lý, nên một nội dung quan trọng trong

hiện đại hóa công tác văn thư là cần thiết phải được tiêu chuẩn hóa công tác

văn thư, để đem lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động quản lý.

Thứ ba, hiện đại hóa công tác văn thư cũng cần quan tâm đến việc triển

khai thực hiện cơ chế “ một cửa” hiệu quả. Bởi lẽ, “một cửa” là “bộ phận tiếp

nhận và trả kết quả” hồ sơ ở các cơ quan hành chính nhà nước. Nó giúp đơn

giản, công khai thủ tục hành chính; mẫu hóa thống nhất trong cả nước các loại

giấy tờ mà công dân hoặc doanh nghiệp cần phải làm khi có yêu cầu giải

quyết các công việc nhanh chóng, thuận tiện cho tổ chức, công dân. Muốn

thực hiện tốt được nội dung này, cần làm tốt việc liên kết với cổng thông tin

Chính phủ điện tử, có sự kết nối liên thông phần mềm quản lý văn bản với

Chính phủ điện tử.

1.2.3. Các yếu tố tác động đến hiện đại hóa công tác văn thư

1.2.3.1.Môi trường làm việc

Môi trường làm việc là yếu tố quyết định trực tiếp tới tâm lý làm việc của

các cán bộ, công nhân viên. Môi trường làm việc tốt là sự bố trí một cách hợp lý,

khoa học phòng làm việc cũng như phương tiện, trang thiết bị trong phòng,

phòng làm việc, để đảm bảo phát huy hiệu quả vai trò của các trang thiết bị đó.

Đồng thời, phòng làm việc văn thư cũng cần đảm bảo các yếu tố sau:

- Thông thoáng: phòng làm việc phải đảm bảo độ thông thoáng, tức là

nhiệt độ và độ ẩm trong phòng làm việc phải thích hợp, không làm ảnh hưởng

tới sức khỏe của con người, hạn chế năng suất, chất lượng công việc. Hơn

nữa, phòng văn thư thường liên quan đến nhiều tài liệu, hồ sơ, giấy tờ… Nếu

phòng làm việc không đảm bảo thông thoáng, sẽ khó khăn trong việc xử lý,

cũng như bảo quản tài liệu trong công việc.

- Tiếng ồn: đây là nhân tố ảnh hưởng đến tinh thần và sự tập trung của

người làm việc.

- Màu sắc: màu sắc phòng làm việc cũng quyết định đến việc có tạo

cảm giác thoải mái làm việc hay không đối với nhân viên.

- Ánh sáng: đây là yếu tố rất cần thiết vì không những đảm bảo sức

khỏe, mà còn tác động đến tâm sinh lý của người làm việc.

1.2.3.2. Trang thiết bị và khoa học kỹ thuật

Khoa học công nghệ và kỹ thuật phát triển sẽ giúp rất nhiều cho công

tác thu thập và xử lý thông tin nói chung, công tác văn thư nói riêng. Con

người sẽ làm việc năng suất, hiệu quả hơn, quá trình hiện đại hóa cũng thực

tiễn, khả thi hơn khi nhân viên làm công tác văn thư được trang bị đầy đủ các

phương tiện làm việc hiện đại như: máy vi tính kết nối internet cáp quang,

điện thoại, máy photo…

Ở một số cơ quan, tổ chức, họ đề ra tiêu chí phải hiện đại hóa công tác

văn thư, trong khi đó, lại không có sự quan tâm, đầu tư trang thiết bị, kỹ thuật

hiện đại. Máy móc cũ kỹ, lỗi thời, hỏng hóc… thực sự là bước cản lớn với

quá trình hiện đại hóa công tác văn thư.

1.1.3.3.Trình độ của cán bộ văn thư

Trình độ của cán bộ, công nhân viên luôn là yếu tố quyết định trực tiếp

tới năng suất, chất lượng công việc. Cho dù phương tiện, thiết bị có hiện đại đến

đâu nhưng nếu con người không biết khai thác, sử dụng một cách hợp lý, khoa

học vào công việc của mình, thì các phương tiện đó cũng trở thành vô ích.

Ngoài trình độ chuyên môn, nghiệp vụ thì sự quyết tâm đổi mới, lòng

nhiệt tình, tâm huyết với nghề của cán bộ, công nhân viên, cũng là nguồn hỗ

trợ lớn đối với quá trình hiện đại hóa công tác văn thư.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 1

Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về xây dựng, ban hành văn

bản, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu trong

các cơ quan, tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương,

chính sách, pháp luật của Đảng và nhà nước; báo cáo, liên hệ giữa các cơ

quan, tổ chức, các ngành, các cấp trong quá trình hoạt động của các cơ quan,

tổ chức.

Xuất phát từ thực tiễn của đất nước và nhu cầu quản lý xã hội, yêu cầu

hiện đại hóa công tác văn thư cho các cơ quan, đơn vị từ trung ương đến địa

phương hiện nay, trong đó có các Viện nghiên cứu là một hoạt động cấp thiết,

có tính thực tiễn cao. Đặc biệt, khi Việt Nam đang bước vào thời kỳ Công

nghiệp hóa, hiện đại hóa và hội nhập kinh tế quốc tế, thì nhu cầu về thông tin,

cụ thể là các văn bản, phục vụ cho hoạt động quản lý ngày càng lớn và đa

dạng. Do đó, hiện đại hóa công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức càng có

vai trò quan trọng hơn bao giờ hết.

Để nghiên cứu, đánh giá việc thực hiện hiện đại hóa công tác văn thư tại

Viện Hàn Lâm Khoa học và Công nghệ Hà Nội thì cần nắm rõ các vấn đề lý

luận đã trình bày trong Chương này. Đồng thời, đây cũng là cơ sở để đề xuất

các nhóm giải pháp, biện pháp nhằm thực hiện có hiệu quả việc hiện đại hóa

công tác văn thư tại Viện nói riêng, các cơ quan, tổ chức quản lý nói chung.

Chương 2

THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI

VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ VIỆT NAM

GIAI ĐOẠN TỪ NĂM 2013 ĐẾN NAY

2.1. Khái quát về Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

2.1.1. Vị trí, chức năng

Nghị định số 108/2012/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày 25/12/2012

quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam.

Theo đó, Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam (Viện

HLKH&CN Việt Nam) là cơ quan thuộc Chính phủ, thực hiện chức năng

nghiên cứu cơ bản về khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ; cung cấp

luận cứ khoa học cho công tác quản lý khoa học, công nghệ và xây dựng

chính sách, chiến lược, quy hoạch phát triển kinh tế, xã hội; đào tạo nhân lực

khoa học, công nghệ có trình độ cao theo quy định của pháp luật.

Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam có tên giao dịch quốc

tế bằng tiếng Anh là: Vietnam Academy of Science and Technology, viết tắt

là VAST.

2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn

Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam thực hiện những nhiệm

vụ, quyền hạn cụ thể sau đây:

- Trình Chính phủ dự thảo Nghị định quy định, sửa đổi, bổ sung chức

năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học và

Công nghệ Việt Nam; chiến lược, quy hoạch, các chương trình, kế hoạch dài

hạn, năm năm và hàng năm, các dự án, đề án quan trọng của Viện Hàn lâm

Khoa học và Công nghệ Việt Nam.

- Trình Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập mới, đổi tên, tổ chức

lại, giải thể các tổ chức, đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học và Công

nghệ Việt Nam thuộc thẩm quyền của Thủ tướng.

- Về nghiên cứu khoa học và công nghệ:

+ Nghiên cứu cơ bản về khoa học tự nhiên và phát triển công nghệ trong

các lĩnh vực: Toán học; vật lý; hóa học; sinh học; công nghệ sinh học; công

nghệ thông tin; điện tử, tự động hoá; công nghệ vũ trụ; khoa học vật liệu; đa

dạng sinh học và các chất có hoạt tính sinh học; khoa học trái đất; khoa học

và công nghệ biển; môi trường và năng lượng; dự báo, phòng, chống và giảm

nhẹ thiên tai;

+ Nghiên cứu tổng hợp các nguồn tài nguyên thiên nhiên, điều kiện tự

nhiên và môi trường;

+ Triển khai, ứng dụng và chuyển giao các kết quả nghiên cứu khoa học,

công nghệ;

+ Đề xuất và chủ trì thực hiện các chương trình khoa học và công

nghệ trọng điểm cấp nhà nước theo sự phân công của cơ quan nhà nước có

thẩm quyền.

- Đào tạo nhân lực khoa học, công nghệ có trình độ cao; tổ chức đào tạo

sau đại học về khoa học tự nhiên và công nghệ theo quy định của pháp luật.

- Báo cáo và cung cấp thông tin động đất, cảnh báo sóng thần với cơ

quan có thẩm quyền theo quy định.

- Tuyên truyền, phổ biến kiến thức, kết quả nghiên cứu khoa học và phát

triển công nghệ đáp ứng yêu cầu phát triển thị trường khoa học, công nghệ.

- Tham gia thẩm định trình độ công nghệ, xét duyệt luận chứng kinh tế -

kỹ thuật các công trình trọng điểm, quan trọng của Nhà nước và của các địa

phương theo sự phân công của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Quyết định các dự án đầu tư của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ

Việt Nam theo quy định của pháp luật.

- Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu

viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm việc trong đơn vị sự

nghiệp công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm,

khen thưởng, kỷ luật; chế độ chính sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công

chức, viên chức thuộc thẩm quyền theo quy định của pháp luật.

- Về tài chính, tài sản:

+ Xây dựng dự toán ngân sách hàng năm của Viện Hàn lâm Khoa học và

Công nghệ Việt Nam trình cơ quan nhà nước có thẩm quyền phê duyệt theo

quy định của pháp luật về ngân sách nhà nước;

+ Quyết định phân bổ chỉ tiêu kế hoạch, kiểm tra việc chi tiêu, chịu trách

nhiệm quyết toán;

+ Quản lý tài chính, tài sản theo quy định của pháp luật.

- Thực hiện hợp tác quốc tế về khoa học, công nghệ theo quy định của

pháp luật.

- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng

Chính phủ giao.

2.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy

 Về lãnh đạo Viện

Viện HLKH&CN Việt Nam có 01 Chủ tịch và 04 Phó Chủ tịch. Chủ

tịch Viện HLKH&CN Việt Nam do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm và miễn

nhiệm, chịu trách nhiệm trước Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ về toàn bộ

hoạt động của Viện HLKH&CN Việt Nam.

Các Phó Chủ tịch Viện do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm và miễn

nhiệm theo đề nghị của Chủ tịch Viện và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch

Viện về nhiệm vụ được Chủ tịch Viện phân công.

Chủ tịch Viện ban hành văn bản cá biệt, quy chế tổ chức và hoạt động

của các đơn vị trực thuộc Viện HLKH&CN Việt Nam; quyết định bổ nhiệm,

miễn nhiệm, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, thực hiện chế độ, chính sách

đối với cán bộ, công chức, viên chức và thực hiện các thẩm quyền khác theo

quy định của pháp luật.

 Về các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện

- Văn phòng:

+ Lãnh đạo: 03 cán bộ

+ Phòng Hành chính - lưu trữ: 07 cán bộ

+ Phòng Tổng hợp - Pháp chế: 06 cán bộ

+ Phòng Kế toán: 05 cán bộ

+ Phòng Bảo vệ: 19 nhân viên (Hợp đồng lao động).

+ Phòng Quản trị: 22 nhân viên (Hợp đồng lao động)

+ Phòng Quy hoạch - xây dựng: 04 cán bộ

+ Phòng Cơ điện: 10 cán bộ

+ Phòng An Toàn lao động và Quốc phòng: 02 cán bộ

+ Phòng Điều vận: 10 lái xe

+ Trạm Y tế: 05 cán bộ.

- Ban Tổ chức cán bộ: 13 cán bộ

- Ban Kế hoạch - Tài chính: 17 cán bộ

- Ban Hợp tác quốc tế: 11 cán bộ

- Ban Kiểm tra: 06 cán bộ

- Ban Ứng dụng và triển khai công nghệ: 09 người

- Văn phòng đại diện tại Thành phố Hồ Chí Minh: 15 cán bộ

- Các tổ chức đoàn thể:

+ Đảng ủy

+ Công đoàn

+ Đoàn thanh niên

+ Ban vì sự tiến bộ của phụ nữ

+ Hội cựu chiến binh

+ Ban Chỉ huy quân sự

 Về các đơn vị trực thuộc

- Các Viện nghiên cứu:

+ Viện Toán học

+ Viện Vật lý

+ Viện Hóa học

+ Viện Hóa các hợp chất thiên nhiên

+ Viện Hóa sinh biển

+ Viện Cơ học

+ Viện Sinh thái và Tài nguyên sinh vật

+ Viện Địa lý

+ Viện Đại chất

+ Viện Vật lý địa cầu

+ Viện Hải Dương học

+ Viện Tài nguyên và Môi trường biển

+ Viện Địa chất và địa vật lý biển

+ Viện Khoa học năng lượng

+ Viện Khoa học vật liệu

+ Viện Công nghệ thông tin

+ Viện Công nghệ sinh học

+ Viện Công nghệ môi trường

+ Viện Công nghệ vũ trụ

+ Viện Cơ học và tin học ứng dụng

+ Viện Sinh học nhiệt đới

+ Viện Kỹ thuật nhiệt đới

+ Viện Khoa học vật liệu ứng dụng

+ Viện Nghiên cứu và ứng dụng công nghệ Nha Trang

+ Viện Nghiên cứu khoa học Tây Nguyên

- Các đơn vị sự nghiệp do Chính phủ thành lập

+ Bảo tàng thiên nhiên Việt Nam

+ Nhà xuất bản Khoa học tự nhiên và Công nghệ

+ Trung tâm Thông tin - Tư liệu

+ Trung tâm phát triển công nghệ cao

+ Trung tâm Tin học và tính toán

+ Học viện Khoa học và Công nghệ

- Các đơn vị sự nghiệp do Chủ tịch Viện thành lập

+ Viện Vật lý thành phố Hồ Chí Minh

+ Viện Địa lý tài nguyên thành phố Hồ Chí Minh

+ Viện Nghiên cứu khoa học miền Trung

+ Viện Vật lý ứng dụng và thiết bị khoa học

+ Viện Nghiên cứu hệ Gen

+ Viện Sinh thái học miền Nam

+ Trung tâm đào tạo, tư vấn và chuyển giao công nghệ

- Các đơn vị tự trang trải kinh phí

+ Viện Công nghệ viễn thông

+ Trung tâm phát triển kỹ thuật và công nghệ

- Các doanh nghiệp: Công ty TNHH một thành viên ứng dụng công nghệ

mới và du lịch

- Các Ban quản lý, chương trình:

+ Ban quản lý Dự án vệ tinh nhỏ

+ Chương trình Khoa học và công nghệ vũ trụ

+ Chương trình Tây Nguyên 3

Căn cứ nhu cầu phát triển, Chủ tịch Viện quyết định thành lập, đổi tên,

tổ chức lại, sáp nhập, giải thể các tổ chức, đơn vị khác trực thuộc Viện

HLKH&CN Việt Nam theo quy định của pháp luật.

2.1.4. Nhân lực khoa học của Viện

Biểu 1.1. Nhân lực khoa học của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ

(Nguồn: Phòng Hành chính – lưu trữ, Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ

Việt Nam)

Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam có tổng số trên 4000

cán bộ, viên chức, trong đó có 2649 cán bộ trong chỉ tiêu biên chế được giao;

44 GS, 161 PGS, 35 TSKH, 706 TS, 781 ThS và 794 cán bộ, viên chức có

trình độ đại học. Mặc dù còn nhiều khó khăn nhưng hầu hết các cán bộ viên

chức của Viện Hàn lâm rất tích cực, nỗ lực nghiên cứu khoa học giúp Viện

HLKH&CN Việt Nam hoàn thành các nhiệm vụ.

Nhìn chung, cơ cấu tổ chức của Viện là khá ổn định, hoàn chỉnh và

đồng bộ; lực lượng cán bộ có trình độ cao khá đông và đồng đều trên hầu hết

các lĩnh vực của khoa học tự nhiên. Lực lượng cán bộ trình độ cao luôn là thế

mạnh của Viện trong thời gian qua (so với các đơn vị nghiên cứu và triển khai

cũng như các trường đại học trong cả nước).

Trong những năm gần đây, Viện luôn luôn quan tâm đến việc đào tạo

cán bộ có trình độ cao (Tiến sĩ, Thạc sĩ) cho các đơn vị của mình cũng như

phục vụ chung cho đất nước. Hàng năm có hàng chục tiến sĩ mới bảo vệ và

đào tạo hàng trăm thạc sĩ thuộc các chuyên môn khác nhau trong lĩnh vực

khoa học tự nhiên. Các đơn vị trong Viện còn cử nhiều cán bộ trẻ của mình đi

đào tạo tại nước ngoài nhằm bổ sung lực lượng cán bộ trình độ cao.

2.1.5.Quy định về công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và

Công nghệ Việt Nam

 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện

Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Theo Quyết định số 1396/QĐ-KHCNVN do Viện Khoa học và công

nghệ Việt Nam ban hành ngày 27/10/2011 quy định cụ thể về chức năng,

nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Viện KH&CN Việt Nam.

Văn phòng là đơn vị trực thuộc Viện KH&CN Việt Nam có chức năng

giúp việc Chủ tịch Viện trong công tác chỉ đạo, điều hành các hoạt động

chung của Viện; giúp Chủ tịch Viện tổ chức việc điều hòa, phối hợp hoạt

động của các đơn vị trực thuộc Viện; tổ chức thực hiện công tác hành chính,

văn thư, lưu trữ; quản lý tài sản tài chính của đơn vị tài chính cấp 3 Văn

phòng; bảo đảm phương tiện làm việc, điều kiện làm việc phục vụ chung cho

hoạt động của lãnh đạo Viện, các đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện và khối văn

phòng dân đảng (gọi tắt là cơ quan Viện).

Văn phòng có con dấu riêng, có tài khoản tiền Việt Nam và tài khoản

ngoại tệ tại ngân hàng theo quy định của pháp luật.

Văn phòng có những nhiệm vụ sau đây:

1. Xây dựng, trình Chủ tịch Viện kế hoạch công tác dài hạn, 5 năm và

hàng năm của văn phòng; tham gia xây dựng chiến lược, quy hoạch, kế hoạch

phát triển dài hạn, 5 năm và hàng năm của Viện.

2. Chủ trì hoặc tham gia xây dựng các đề án, dự thảo văn bản trong các

lĩnh vực thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng; tham gia thẩm

định, góp ý các dự án, dự thảo văn bản do Chủ tịch Viện giao.

3. Tổ chức thực hiện chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chương trình, đề

án, văn bản thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng.

4. Đảm bảo công tác pháp chế và tổ chức thực hiện các chỉ thị, quyết định

của Chủ tịch Viện liên quan đến trách nhiệm của Văn phòng.

5. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện công tác tổng

hợp, báo cáo, sơ kết, tổng kết định kỳ và đột xuất về thực hiện nhiệm vụ của

Viện theo quy định của Nhà nước và của Viện.

6. Giúp lãnh đạo Viện điều hành và quản lý các hoạt động của Viện

a) Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu; kiểm tra và tham gia ý kiến về hồ sơ, tài liệu

đó trước khi trình Chủ tịch Viện xem xét, giải quyết;

b) Thông báo ý kiến kết luận, chỉ đạo của lãnh đạo Viện đến các cơ quan,

đơn vị, cá nhân có liên quan và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện ý kiến kết

luận, chỉ đạo đó; sắp xếp, bố trí chương trình làm việc của lãnh đạo Viện;

c) Thực hiện nhiệm vụ người phát ngôn của Viện theo quy định của Nhà

nước và Viện;

d) Làm đầu mối tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ giữa Viện với các cơ

quan cấp trên, các đơn vị trực thuộc, các ngành, địa phương và các cơ quan, tổ

chức khác;

đ) Tổ chức các cuộc họp, làm việc với các đơn vị; chủ trì hoặc phối hợp

với các đơn vị có liên quan chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu và các

điều kiện để lãnh đạo Viện đi công tác hoặc tham dự hội nghị, hội thảo.

7. Về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ

a) Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin liên

lạc và bảo mật thông tin, tài liệu của cơ quan Viện theo quy định của Nhà

nước và của Viện;

b) Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu

trữ của các đơn vị thuộc Viện.

8. Về công tác lễ tân, quản trị:

a) Thực hiện công tác lễ tân của Viện, phối hợp đón tiếp các đoàn khách

quốc tế; tổ chức và phối hợp tổ chức các sự kiện, hội nghị, hội thảo cấp Viện;

sắp xếp, bố trí địa điểm họp cho các đơn vị thuộc Viện.

b) Quản lý tài sản, cơ sở vật chất của Viện giao cho Văn phòng, bảo đảm

phương tiện đi lại và điều kiện làm việc của cơ quan Viện; thực hiện công tác

y tế, vệ sinh môi trường, bảo vệ an ninh trật tự, an toàn, phòng chống cháy nổ,

quốc phòng, dân quân tự vệ trong Viện.

9. Giúp Chủ tịch Viện trong việc thực hiện công tác sửa chữa, xây dựng

cơ bản của cơ quan Viện.

10. Quản lý nguồn kinh phí nhà nước giao, nguồn kinh phí nước ngoài tài

trợ, các nguồn kinh phí khác và thực hiện công tác kế toán - tài chính theo

phân cấp của Viện và quy định của Nhà nước.

11. Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc và các

Quy chế khác của Viện theo quy định.

12. Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong các lĩnh vực công tác

của văn phòng.

13. Thực hiện việc sơ kết, tổng kết và chế độ báo cáo, thống kê về các

lĩnh vực công tác của Văn phòng theo quy định của Nhà nước.

14. Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và quản lý công chức,

viên chức, người lao động của Văn phòng theo quy định của Nhà nước

và của Viện.

15. Thực hiện nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện giao.

 Quy chế công tác văn thư lưu trữ ở Viện HLKH&CN Việt Nam

Ngày 24 tháng 9 năm 2015, Chủ tịch Viện HLKH&CN Việt Nam đã ký

ban hành quyết định số 1601/QĐ-VHL quy định cụ thể, chi tiết về việc ban

hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Viện trong giai đoạn hiện nay.

Quy chế này quy định các hoạt động về công tác văn thư, công tác lưu trữ

trong quá trình quản lý, chỉ đạo của Viện HLKH&CN Việt Nam, để thực hiện

chức năng, nhiệm vụ của mình; được áp dụng đối với tất cả các đơn vị trực

thuộc Viện.

Trong đó, quy định cụ thể công tác văn thư bao gồm các công việc về

soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành

trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ

vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. Do tác động

của quá trình hội nhập, đặc biệt là sự phát triển như vũ bão của công nghệ

thông tin, công tác văn thư - lưu trữ của Viện cũng có nhiều thay đổi để đáp

ứng kịp thời bối cảnh mới. Viện đã chú trọng công tác số hóa, hiện đại hóa

văn thư, lưu trữ. Để hiểu rõ hơn về vấn đề này, tác giả luận văn sẽ trình bày

trong phần thực trạng ở sau.

2.2.Phân tích thực trạng hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn

lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến nay

2.2.1. Về thực hiện các khâu nghiệp vụ trong công tác văn thư

2.2.1.1. Soạn thảo và ban hành văn bản

Hiện nay, về cơ bản công tác soạn thảo và ban hành văn bản được thực

hiện đảm bảo các bước theo quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày

08/4/2004; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP do Chính phủ ban hành ngày

08/02/2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

của Chính phủ về công tác văn thư; và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày

19/01/2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình

bày văn bản hành chính.

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu

cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hay chủ trì soạn

thảo. Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản

cần soạn thảo.

Viện HLKH&CNVN được ban hành 03 loại văn bản sau:

+ Văn bản hành chính gồm: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt),

chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế

hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công

văn, công điện, bản cam kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền,

giấy mời, giấy xác nhận, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy

biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển thư công… Các văn bản hành chính

được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày

19/1/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

hành chính và được cụ thể hóa bằng các mẫu văn bản chi tiết.

+ Văn bản chuyên ngành.

+ Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.

- Thu thập, xử lý thông tin liên quan.

- Soạn thảo văn bản. Trong trường hợp cần thiết đề xuất với lãnh đạo

việc tham khảo ý kiến của các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan,

nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo.

- Trình duyệt dự thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan, có ý kiến

đề xuất của chuyên viên, đơn vị soạn thảo và ý kiến xử lý của lãnh đạo Viện

hàn lâm.

Đặc biệt, việc kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày được

thực hiện ngày càng đảm bảo chất lượng. Đối với các văn bản của Viện

HLKH&CNVN trước khi được phát hành thì thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân

chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác

của nội dung văn bản. Việc xem xét văn bản ban hành phải đảm bảo các yêu

cầu sau: đầy đủ về nội dung, tính hợp pháp, diễn đạt nội dung rõ ràng, chính

xác, đầy đủ về thể thức: trích yếu số, ngày, tháng, năm, chức danh, thẩm

quyền ký, nơi nhận văn bản. Văn bản sau khi được duyệt thì chuyển đến bộ

phận đánh máy, in ấn văn bản của cơ quan để thực hiện việc nhân bản.

Trước khi trình văn bản cho lãnh đạo Viện HLKH&CNVN ký chính

thức, lãnh đạo đơn vị chức năng phải ký nháy vào ngay sau dấu chấm hết “/./”

ở phần nội dung văn bản. Chánh văn phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm

về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.

Văn phòng chịu trách nhiệm thẩm định về mặt pháp lý đối với các văn

bản có phạm vi điều chỉnh chung trong toàn Viện. Dự thảo các văn bản do

đơn vị soạn thảo và tài liệu có liên quan (nếu có) trước khi trình Chủ tịch

Viện ký ban hành phải gửi về văn phòng chậm nhất là 5 ngày để thẩm định.

Với các văn bản do lãnh đạo các ban ký thừa lệnh theo chức năng được

giao hay được ủy quyền, lãnh đạo Viện phải có chữ ký nháy vào vị trí cuối

cùng trong nơi nhận của lãnh đạo văn phòng, để đảm bảo hình thức, thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản.

Do đặc thù công tác của Viện HLKH&CN thường xuyên phải soạn

thảo các văn bản bằng tiếng nước ngoài. Đối với những văn bản sao dịch ra

tiếng nước ngoài thì Chủ tịch Viện sẽ ủy quyền cho Trưởng Ban hợp tác

quốc tế ký.

Việc đóng dấu cơ quan lên văn bản chỉ được thực hiện sau khi văn bản

đã có chữ ký hợp lệ của người có thẩm quyền.

2.2.1.2. Quản lý văn bản đi - đến

Theo thống kê, số lượng văn bản đi - văn bản đến của Viện khá nhiều,

được thể hiện cụ thể trong bảng tổng hợp dưới đây:

Bảng 2.1. Số lượng văn bản đi - văn bản đến giai đoạn 2013-2015

STT Văn bản đến (văn bản) Văn bản đi (văn bản) Năm

2013 1 4 000 7 500

2014 2 6 542 4 464

2015 3 6 700 5 130

Tổng cộng 17 242 17 094

(Nguồn: Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam)

Có thể thấy số lượng các văn bản đến tăng dần qua các năm. Trong khi

đó, số lượng các văn bản đi có sự giảm nhẹ. Với số liệu này, tính ra trung

bình trong một ngày Viện HLKH&CN Việt Nam tiếp nhận 16 văn bản đến,

và chuyển 16 văn bản đi. Số lượng văn bản nhiều như vậy, đòi hỏi công tác

quản lý văn bản đi - đến của Viện cần phải cẩn thận, hợp lý và khoa học.

 Đối với văn bản đến

Tất cả văn bản đến của Viện phải được quản lý theo trình tự sau:

- Tiếp nhận văn bản đến

- Đăng ký văn bản đến

- Trình chuyển giao văn bản đến

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc

Các văn bản đến phải qua văn thư đăng ký. Trước khi văn bản được

giao giải quyết phải thông qua thủ trưởng cơ quan, tổ chức hoặc Chánh văn

phòng. Người nhận văn bản đến phải ký sổ, văn bản đến phải được tổ chức

giải quyết kịp thời.

Trong quá trình tiếp nhận văn bản đến từ mọi người, văn thư hoặc

người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình

trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi

nhận và ký nhận. Văn bản đến có mức độ khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày

lễ, ngày nghỉ cán bộ, viên chức hoặc bảo vệ cơ quan, đơn vị có trách nhiệm

ký nhận và báo cáo ngay với lãnh đạo cơ quan, người có trách nhiệm để xử lý.

Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc

văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản

có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ) Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp

nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần

thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản. Đối với văn bản đến được

chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, văn thư phải kiểm tra số lượng văn

bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời

thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.

Sau khi nhận văn bản đến thì tiến hành phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản

đến. Việc bóc bì văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để

giải quyết kịp thời.

- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì,

không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện.

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số ký hiệu của văn bản trong

bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong

bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi

gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để

giải quyết.

- Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra,

xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa

ngày, tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm chứng.

Văn bản đến được đăng ký bằng sổ đăng ký văn bản đến hoặc bằng cơ

sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính. Hiện nay, Viện HLKH&CN

Việt Nam đang áp dụng cả hai phương pháp quản lý văn bản này. Tuy nhiên,

việc quản lý văn bản trên máy tính ít được phổ biến sử dụng hơn.

Về trình, chuyển giao văn bản đến, sau khi làm thủ tục đóng dấu đến,

đăng ký vào sổ văn bản đến, văn thư Viện Hàn lâm có trách nhiệm chuyển

văn bản đến cho Chánh Văn phòng, Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển

văn bản đến cho Trưởng phòng hành chính xem xét, dự kiến cho đơn vị hay

cá nhân sẽ xử lý văn bản và ký vào phía dưới dấu đến. Những văn bản quan

trọng, văn bản đến chỉ các mức đổ khẩn sau khi Chánh văn phòng, trưởng

phòng hành chính xem xong phải trình ngay Chủ tịch Viện Hàn lâm, thủ

trưởng đơn vị. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn thư đăng ký tiếp, vào

sổ, nhập dữ liệu vào máy tính, scan văn bản đến, chuyển qua mạng và chuyển

văn bản giấy tới đơn vị, cá nhân giải quyết.

Đối với văn bản mật, sau khi Chánh Văn phòng xem xét, văn thư trực

tiếp trình Chủ tịch Viện cho ý kiến giải quyết; văn thư đơn vị vào sổ đăng ký

và trình thủ trưởng cho ý kiến xử lý. Đơn vị hay cá nhân nhận văn bản, sau

khi xem và xử lý công việc, chuyển trả lại phòng Hành chính để lưu và bảo

quản theo chế độ lưu trữ văn bản mật.

Đối với văn bản đến ngoài bì ghi đích danh tên đơn vị, cá nhân hoặc đề

rõ “Chỉ người có tên mới được bóc bì”, Văn thư của các đơn vị có trách

nhiệm vào sổ đăng ký theo những thông tin ghi ngoài bì và chuyển giao

nguyên cả bì cho đơn vị hay cá nhân .

Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và

giữ bí mật nội dung văn bản, ghi rõ thời gian giao - nhận. Người nhận phải ký

nhận vào sổ chuyển giao, ghi rõ họ tên (khi cần thiết) để quy trách nhiệm và

tra cứu kịp thời.

(Nguồn: Quy chế công tác văn thư lưu trữ, Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam)

 Đối với văn bản đi

Văn bản đi phải được quản lý theo trình tự sau:

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng,

năm của văn bản.

- Đăng ký văn bản đi.

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan, đơn vị và dấu mức độ mật, khẩn (nếu có).

- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn

bản đi.

- Lưu văn bản đi.

Nguyên tắc quản lý văn bản đi:

- Tất cả các văn bản đi phải được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở

văn thư hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.

- Tất cả các văn bản đi phải được kiểm tra về nội dung và hình thức

trước khi gửi đi.

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày. Trước khi phát hành

văn bản, văn thư phải kiểm tra lại xem văn bản ban hành có đảm bảo các yêu

cầu: đầy đủ về nội dung, tính hợp pháp, diễn đạt nội dung rõ ràng, chính xác,

đầy đủ về thể thức trích yếu, số, ngày, tháng, năm, chức danh, thẩm quyền ký,

nơi nhận văn bản. Văn bản sau khi được duyệt thì được chuyển đến bộ phận

đánh máy, in ấn văn bản của cơ quan để thực hiện việc nhân bản.

Đóng dấu cơ quan lên văn bản: Sau khi văn bản đã có chữ ký hợp lệ của

người có thẩm quyền thì được đóng dấu của cơ quan lên chữ ký đó và đóng

dấu mức độ khẩn, mật (nếu có).

Chuyển giao văn bản đi: các văn bản đi kể từ lúc người có thẩm quyền

đã ký, phải được gửi đi trong ngày hoặc chậm nhất là ngày hôm sau, nếu đủ

điều kiện thì làm thủ tục phát hành ngay, không để chậm quá 01 ngày. Khi có

ý kiến của lãnh đạo hoặc văn bản “hỏa tốc” phải chuyển ngay cho nhân viên

văn thư chuyển trong ngày. Văn bản phải được gửi đến đúng cơ quan có thẩm

quyền giải quyết hoặc có trách nhiệm biết. Văn bản đi có thể được chuyển

cho nơi nhận bằng fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh.

Lưu văn bản đi: Mỗi văn bản đi phải được lưu 02 bản, bản gốc lưu tại

văn thư và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc. Đối với những văn bản có

phạm vi điều chỉnh chung trong Viện Hàn lâm hay đơn vị, phải lưu ở văn thư

02 bản. Bản gốc lưu ở văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự

đăng ký. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu

chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật

nhà nước. Văn thư có trách nhiệm lập Sổ sử dụng bản lưu để theo dõi và phục

vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật,

của Viện Hàn lâm và đơn vị. Các văn bản mật được lưu riêng, được cất giữ

cẩn thận trong tủ, két.

(Nguồn: Quy chế công tác văn thư lưu trữ, Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam)

2.2.1.3.Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan

Việc lập hồ sơ hiện hành ở Viện HLKH&CN Việt Nam được thực hiện

theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ

và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Điều này cũng được cụ thể hóa trong Quy

chế công tác văn thư của Viện gồm các công việc cụ thể sau:

- Xây dựng danh mục hồ sơ. Hàng năm, Viện Hàn lâm và mỗi đơn vị

phải xây dựng Danh mục hồ sơ vào tháng 12 để thực hiện cho năm sau. Mỗi

cán bộ, công chức, viên chức dự kiến hồ sơ mình phải lập vào cuối năm (trên

cơ sở nhiệm vụ được giao và kinh nghiệm bản thân) để đơn vị tập hợp thành

Danh mục hồ sơ của đơn vị.

- Mở hồ sơ.

- Thu thập văn bản vào hồ sơ.

- Kết thúc và biên mục hồ sơ.

Yêu cầu đối với hồ sơ được lập:

- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,

đơn vị hình thành hồ sơ;

- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ

với nhau và phản ánh đúng trình tự, diễn biến của sự việc hay trình tự giải

quyết công việc;

- Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.

Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển công tác khác, thôi việc, nghỉ

hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc

người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị làm tài

liệu riêng hoặc mang sang cơ quan, đơn vị khác.

Thời hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành của Viện Hàn lâm được quy định

cụ thể:

- Tài liệu hành chính: Sau 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc;

- Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: Sau 01

năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

- Tài liệu xây dựng cơ bản: Sau 03 tháng kể từ khi công trình được

quyết toán;

- Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, micro phim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài

liệu khác: Sau 03 tháng kể từ khi công việc kết thúc.

Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập

02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và 02 biên bản giao nhận tài liệu. Lưu

trữ Viện Hàn lâm, đơn vị và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại 01 bản.

2.2.1.4.Quản lý con dấu

Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư ở Viện

HLKH&CN Việt Nam về cơ bản được thực hiện nghiêm túc theo các quy

định của pháp luật: Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn

thư được thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của

Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu; Thông tư số 07/2002/TT-LT ngày

06/5/2002 của Liên tịch Bộ Công an - Ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn

thực hiện một số quy định tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/5/2001 của

Chính phủ và Thông tư số 08/2002/TT-BCA ngày 12/5/2003 của Bộ Công an

hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu

của các cơ quan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của

Chính phủ; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về

công tác văn thư; Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 quy định về

quản lý và sử dụng con dấu.

 Về quản lý con dấu

Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Viện việc quản lý sử

dụng con dấu của Viện Hàn lâm. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước Chủ

tịch Viện việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con

dấu riêng).

Các con dấu của Viện Hàn lâm, đơn vị được giao cho viên chức văn thư

quản lý và sử dụng. Viên chức văn thư được giao sử dụng và bảo quản con

dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu,

có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:

- Con dấu phải được bảo quản tại phòng làm việc của viên chức văn

thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi Viện Hàn lâm, đơn vị phải được sự

đồng ý của Chủ tịch Viện, Thủ trưởng đơn vị và phải chịu trách nhiệm về việc

bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ

cũng như ngoài giờ làm việc;

- Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản

của người có thẩm quyền.

Khi nét dấu bị mòn hoặc bị biến dạng, viên chức văn thư phải báo cáo

chủ tịch Viện Hàn lâm, đơn vị làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu

bị mất, người đứng đầu Viện Hàn lâm, đơn vị phải báo cáo cơ quan công an,

nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.

Các đơn vị khắc, đổi dấu phải theo sự hướng dẫn của Văn phòng, mẫu

dấu và bản sao giấy chứng nhận đăng ký sử dụng con dấu của các đơn vị phải

lưu tại Phòng Hành chính - Lưu trữ, Văn phòng Viện Hàn lâm

Khi đơn vị có quyết định chia, tách, sát nhập, giải thể, kết thúc nhiệm

vụ, đơn vị phải nộp lại con dấu cho cơ quan công an cấp giấy chứng nhận

đăng ký mẫu dấu và báo cáo Chủ tịch Viện Hàn lâm bằng văn bản về việc đã

nộp con dấu cho cơ quan công an. Trường hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu,

Viện Hàn lâm ra quyết định tạm thu hồi con dấu và phải thông báo cho cơ

quan công an cấp giấy phép khắc dấu và các cơ quan liên quan biết.

 Về sử dụng con dấu

Viên chức văn thư tự tay đóng dấu vào các văn bản của Viện Hàn lâm,

của các đơn vị. Chỉ đóng dấu vào các văn bản đúng hình thức, thể thức, kỹ

thuật trình bày và có chữ ký của người có thẩm quyền.

Viên chức Văn thư không được đóng dấu trong các trường hợp sau:

Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn

trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có

thẩm quyền.

2.2.2. Về biên chế và hình thức tổ chức công tác văn thư

2.2.2.1.Về biên chế văn thư

Bộ phận làm công tác văn thư của Viện có 7 biên chế, đều có trình độ

đại học đúng chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ. Trong đó, ngoài Trưởng

phòng, Phó Trưởng phòng, còn có 01 nhân viên phụ trách công văn đến, 01

nhân viên phụ trách công văn đi, 01 nhân viên phụ trách việc tiếp nhận văn

bản, 01 nhân viên phụ trách quản lý con dấu, 01 nhân viên phụ trách lưu trữ.

Tất cả được chuyên môn hóa công việc cho từng cá nhân phụ trách, đảm bảo

xử lý công việc hiệu quả, không phải kiêm nhiệm.

2.2.2.2. Hình thức tổ chức công tác văn thư

Hiện nay, tất cả văn bản đi, văn bản đến của Viện HLKH&CN hay các

đơn vị đều được quản lý theo hình thức tập trung, thống nhất tại phòng Văn

thư của Viện hay văn thư của các đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ

những văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành

hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn

bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “hỏa tốc” (kể cả hỏa tốc hẹn giờ),

“thượng khẩn” và “khẩn” (sau đây gọi chung là “văn bản khẩn”) phải được

đăng ký, trình và chuyển ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được

hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.

2.2.3.Về quản lý công tác văn thư

- Viện HLKH&CN Việt Nam đã ban hành được Quy chế công tác văn

thư riêng của Viện, quy định cụ thể các nội dung trong công tác văn thư. Qua

đó, có thể kiểm tra, kiểm soát cán bộ, công chức cũng như các đơn vị, bộ

phận trong quá trình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư. Đặc biệt,

khi có một văn bản hướng dẫn, quy định cụ thể nên nhiều nội dung trong công

tác văn thư của Viện được thực hiện thống nhất.

- Về kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư:

Công tác này ở Viện HLKH&CN Việt Nam thường được thực hiện thông qua

việc theo dõi, đôn đốc, nhắc nhở trong quá trình giải quyết công việc của các

cá nhân, phòng, ban, đơn vị trong Viện hoặc thông qua chế độ thông tin báo

cáo và hội họp. Một số nội dung được kết hợp kiểm tra thông qua việc rà soát

các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản quan trọng khác. Qua đó, đảm

bảo cho công tác quản lý văn thư ở Viện có hiệu quả, tác động tốt đến việc

thực hiện các nội dung về công tác văn thư trong Viện theo quy định của Nhà

nước và quy chế công tác văn thư của Viện HLKH&CN Việt Nam.

Tuy nhiên, hoạt động kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về

công tác văn thư chưa được tiến hành một cách thường xuyên, toàn diện,

kiểm tra mọi khâu, mọi nội dung của công tác văn thư. Chẳng hạn, có đơn vị,

cơ quan việc đăng ký, chuyển giao, quản lý văn bản… không được tiến hành

kiểm tra nên nhiều nội dung còn sai sót, không đúng với quy định của Nhà

nước, đặc biệt là công tác lập hồ sơ công việc của các cán bộ chuyên môn.

Hầu hết, các cán bộ chuyên môn của phòng, ban trong quá trình giải quyết

công việc, mới chỉ thu gom các văn bản, giấy tờ, tài liệu liên quan để vào tập

chứa, chưa thực hiện xác định giá trị tài liệu, giấy tờ, sắp xếp tài liệu và hoàn

chỉnh hồ sơ.

2.2.4. Về ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư

Nhìn một cách tổng quát, việc ứng dụng khoa học công nghệ trong

công tác văn thư ở Viện HLKH&CN Việt Nam những năm gần đây đã bước

đầu được quan tâm, nhưng chưa được ứng dụng mạnh mẽ, rộng rãi và thỏa

đáng. Tuy mỗi một cán bộ làm công tác văn thư đều được trang bị 01 máy

tính, có kết nối mạng internet, nhưng việc quản lý văn bản của Viện vẫn

chủ yếu thực hiện bằng cách ghi sổ, cập nhật bằng máy tính rất hạn chế.

Cũng bởi vậy, Viện là một trong chín cơ quan chưa liên kết phần mềm với

Chính phủ điện tử, gây hạn chế trong việc truy cập và quản lý các văn bản

của Viện.

Hơn nữa, hiện nay hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 đã được

nhiều cơ quan ứng dụng rộng rãi trong hoạt động quản lý nói chung, công tác

văn thư nói riêng, nhưng ở Viện HLKH&CN Việt Nam, hệ thống quản lý chất

lượng này chưa được sử dụng.

2.3. Đánh giá việc hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm

khoa học và Công nghệ Việt Nam giai đoạn từ năm 2013 đến nay

2.3.1. Những thành quả đạt được

Công tác văn thư là đầu mối thông tin, là hoạt động không thể thiếu

được trong hoạt động chung của Viện Hàn lâm. Nhận thức được điều đó với

sự quan tâm của các cấp lãnh đạo, đến nay, công tác văn thư đã có những

bước cải tiến tích cực. Việc giải quyết công văn giấy tờ tại Viện Hàn lâm

cũng diễn ra nhanh chóng, chính xác, hiệu quả hơn.

Công tác văn thư ở Viện HLKH&CNVN thực hiện theo phương châm

“Bảo quản tài liệu an toàn, chu đáo, khoa học” nên tất cả các tài liệu, công

văn giấy tờ của Viện đều được bảo quản tốt.

Cơ sở vật chất của Viện Hàn lâm được đầu tư trang bị đầy đủ, đặc biệt là

các phương tiện phục vụ cho công tác văn thư. Hiện nay, phòng Hành chính - Lưu

trữ của Viện Hàn lâm được trang bị: 01 máy photo, 01 máy fax, 01 máy hủy tài

liệu, 04 máy in, 03 máy scanning, 02 máy hút ẩm, 06 hệ thống giá cố định, 02 kho

lưu trữ rộng khoảng 140m², 07 máy vi tính trang bị cho mỗi cán bộ.

Về nhân sự làm công tác văn thư, do nắm được đặc thù công việc đòi

hỏi chuyên môn nghiệp vụ cao, nên bộ phận văn thư của Viện mặc dù chỉ có 7

nhân sự, nhưng đều có trình độ Đại học đúng chuyên ngành Văn thư - Lưu

trữ. Trong đó, ngoài Trưởng phòng, Phó phòng, phòng Hành chính - Lưu trữ

có 01 nhân viên phụ trách công văn đến, 01 nhân viên phụ trách công văn đi,

01 nhân viên phụ trách việc tiếp nhận văn bản, 01 nhân viên phụ trách quản lý

con dấu, 01 nhân viên phụ trách lưu trữ. Việc chuyên môn hóa công việc cụ

thể cho từng cán bộ giúp bộ máy vận hành nhịp nhàng, hiệu quả. Cán bộ Văn

thư - Lưu trữ không phải kiêm nhiệm quá nhiều công việc.

Hình thức tổ chức công tác văn thư của Viện Hàn lâm là tập trung

thống nhất; tất cả các công việc: Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao và theo

dõi thời hạn giải quyết, đánh máy, in ấn, trình ký, đóng dấu, vào sổ và làm

thủ tục chuyển giao công văn đi của Viện và các đơn vị đều tập trung ở tại

phòng Hành chính - Lưu trữ. Công tác tổ chức đảm bảo đúng theo nguyên

tắc của cấp trên, từng cán bộ luôn thể hiện tinh thần trách nhiệm và nhận

thức sâu chế độ công văn, giấy tờ và chế độ bắt buộc đối với tất cả cán bộ

trong cơ quan.

Viện HLKH&CN Việt Nam cũng đã ban hành được Quy chế công tác

văn thư, lưu trữ, quy định rõ ràng, cụ thể, hướng dẫn chi tiết việc thực hiện

công tác văn thư, cũng như đã soạn sẵn những mẫu văn bản thông dụng

thường xuyên được sử dụng, nhằm mẫu hóa, tạo sự thống nhất trong công tác

soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản…

Một điểm đáng lưu ý ở Viện Hàn lâm là hiện nay Viện đã áp dụng

chứng thư số và chữ ký số trong các hoạt động giao dịch. Việc ứng dụng chữ

ký số đem lại rất nhiều lợi ích như: tiết kiệm chi phí, giấy tờ, thời gian luân

chuyển trong hoạt động quản lý công văn, giấy tờ, thư điện tử. Hơn nữa, với

sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin, mạng internet như ngày

nay, chữ ký số giúp công tác văn thư ở Viện Hàn lâm giải quyết vấn đề toàn

vẹn dữ liệu và là bằng chứng chống chối bỏ trách nhiệm trên nội dung đã ký,

vừa đảm bảo độ an toàn, vừa tăng cường tính trách nhiệm trong các giao dịch

điện tử trên môi trường internet.

2.3.2. Hạn chế

Bên cạnh những mặt đạt được, công tác văn thư của Viện Hàn lâm còn

có những hạn chế cụ thể như:

- Công tác quản lý công văn vẫn còn không theo quy trình nhất định.

Việc mượn các văn bản đến, đi của đơn vị quản lý chưa tốt, đôi khi mượn rồi

không trả lại hoặc làm mất. Việc bóc bì và quản lý các loại văn bản mật chưa

được phân định rõ ràng.

- Tài liệu tồn đọng, tích đóng chưa được phân loại chỉnh lý là một trong

những thực tại cơ bản phổ biến hiện nay ở Viện Hàn lâm. Tình trạng này gây

khó khăn cho việc tra tìm, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Việc hiện đại hóa công tác văn thư nhất là việc ứng dụng công nghệ

thông tin vào việc quản lý hồ sơ, tài liệu còn hạn chế. Tình trạng phổ biến

hiện nay là việc quản lý, đăng ký văn bản đi - đến, tra tìm tài liệu theo phương

pháp truyền thống (ghi sổ), chưa đáp ứng yêu cầu chung của sự nghiệp công

nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước trong hoạt động cụ thể của ngành văn thư.

Cho đến nay, Viện Hàn lâm vẫn chưa áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

ISO 9001:2008 vào công tác văn thư, gây nhiều khó khăn, bất tiện và có phần

lạc hậu trong quản lý văn bản.

- Việc quản lý văn bản còn nhiều hạn chế, quy định nộp tài liệu vào lưu trữ

cuối năm nhiều phòng, ban chưa thực hiện tốt, do đó văn bản còn nằm rải rác ở

các phòng ban chức năng. Khi cần tra tìm thì không có hoặc mất nhiều thời gian.

- Việc cập nhật công văn ở một số đơn vị của Viện còn chưa được

thường xuyên, vẫn còn hiện tượng thất lạc trong quá trình chuyển giao, ký

nhận. Tình trạng theo dõi, giải quyết công văn đến của Viện còn chưa đầy đủ,

hầu hết tại các đơn vị chưa có phiếu xử lý công văn thống nhất, chưa tập trung

một đầu mối cho lãnh đạo đơn vị hoặc cá nhân được ủy quyền, dẫn đến tình

trạng ách tắc trong quá trình luân chuyển công văn đến.

- Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng trong

Viện Hàn lâm còn chưa cao. Một số văn bản sai thể thức, kỹ thuật trình bày.

Trong các văn bản gửi cấp trên, vẫn còn có những văn bản sử dụng từ ngữ

không đúng văn phong hành chính.

- Nghị quyết 36a/NQ-CP ban hành ngày 14 tháng 10 năm 2015 quy

định chi tiết về Chính phủ điện tử. Tuy nhiên, cho đến nay, Viện Hàn lâm

vẫn là một trong 9 cơ quan chưa hoàn thành kết nối liên thông phần mềm

quản lý văn bản với Chính phủ điện tử. Hiện trạng này gây nhiều khó khăn

trong hoạt động nói chung và công tác văn thư nói riêng của Viện

HLKH&CN Việt Nam.

- Việc ứng dụng chữ ký số trong hoạt động giao dịch của Viện Hàn lâm

còn khó khăn, vướng mắc. Việc lập hồ sơ điện tử và giao nộp hồ sơ điện tử

vào lưu trữ cơ quan hầu như chưa được thực hiện.

- Những năm gần đây, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ phòng Hành

chính - Lưu trữ đã được chú trọng. Tuy nhiên, việc đào tạo, bồi dưỡng vẫn

chưa đạt được tầm vóc mong muốn. Công tác đào tạo, bồi dưỡng thường là

những chương trình ngắn hạn, manh mún, bị động do thiếu chương trình, kế

hoạch cụ thể cho từng loại đối tượng, từng loại nghiệp vụ cụ thể, kinh phí đào

tạo cũng hạn chế. Do đó, ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng cán bộ làm

công tác văn thư và hiệu quả hoạt động công tác.

2.3.3. Nguyên nhân

2.3.3.1. Nguyên nhân của những điểm đạt được

- Được sự quan tâm của cấp lãnh đạo, nên công tác văn thư của Viện

HLKH&CN Việt Nam đã đi vào nề nếp. Công tác văn thư là hoạt động tất

yếu không thể thiếu được của cơ quan, là tiền đề bảo đảm thông tin phục vụ

lãnh đạo, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, giảm tệ quan liêu giấy tờ góp phần đẩy

mạnh hoạt động của các cơ quan, bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước cũng

như của cơ quan đơn vị, nâng cao trình độ khoa học trong công tác văn thư -

lưu trữ. Bên cạnh đó, nhờ sự chuyên môn hóa, phối hợp nhịp nhàng giữa các

bộ phận trong phòng Hành chính - Lưu trữ một cách khoa học nên công tác

văn thư của cơ quan đã được thực hiện tốt.

- Nhìn chung công tác văn thư ở Viện HLKH&CNVN được tạo mọi

điều kiện, phương tiện làm việc, đảm bảo hoàn thành tốt các khâu nghiệp vụ

như: Tham gia các đợt tập huấn do cấp trên tổ chức; tổ chức quản lý và giải

quyết văn bản đi, đến; trong quản lý và sử dụng con dấu đều được thực hiện

đúng quy định của Nhà nước cũng như quy định cụ thể của cơ quan.

- Cán bộ văn thư, lưu trữ có tinh thần trách nhiệm cao và phát huy vai

trò, trao đổi học tập, đúc kết những kinh nghiệm của người đi trước để hoàn

thành nhiệm vụ.

- Công tác bảo quản tài liệu tương đối được an toàn, lãnh đạo Viện

Hàn lâm tích cực quan tâm đầu tư cho phòng đọc để thuận tiện cho việc

nghiên cứu, sử dụng tài liệu tại chỗ; quan tâm đầu tư đúng mức đến chế độ

phòng cháy, chữa cháy, các thiết bị điện đủ ánh sáng, có cầu dao ngắt toàn bộ

mạch điện khi có sự cố xảy ra.

- Công tác tổ chức đảm bảo đúng theo yêu cầu của cấp trên, từng cán

bộ thể hiện tốt tinh thần trách nhiệm, nhận thức sâu sắc chế độ công tác giấy

tờ là chế độ bắt buộc đối với tất cả cán bộ, công nhân viên Nhà nước.

2.3.3.2. Nguyên nhân của những hạn chế

- Do nhiều công việc nên cán bộ văn thư chưa lập được hồ sơ nguyên tắc,

lập dự kiến danh mục hồ sơ cho cơ quan. Từ đó dẫn đến cuối năm giao nộp tài

liệu vào lưu trữ cơ quan chưa hoàn chỉnh thành hồ sơ, chỉ sắp xếp sơ bộ.

- Việc thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ các bộ phận chưa

được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành. Có những bộ

phận nộp lưu thì việc nộp lưu cũng không đầy đủ hoặc chỉ nộp lưu những hồ

sơ, tài liệu ít giá trị vì những hồ sơ, tài liệu có giá trị phản ánh những sự kiện

quan trọng vẫn còn nằm ở các cá nhân.

- Phần lớn tài liệu, công văn đi - đến đã được đưa về bảo quản tại tủ lưu

trữ chưa được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị và sắp xếp một cách khoa

học. Do tài liệu chưa được chỉnh lý như vậy nên cán bộ khó có thể nắm được

chính xác và cụ thể mình đang quản lý những tài liệu liên quan đến vấn đề gì

để kịp thời và chủ động công bố, giới thiệu tài liệu hoặc khi cần thiết sử dụng

đến thì khó có thể sử dụng được và phát huy hết khả năng của tài liệu lưu trữ.

- Do thiếu đầu tư kinh phí và thời gian nên tài liệu bị tồn đọng lâu ngày,

không được xử lý thiếu các phương tiện bảo quản và trong môi trường bảo quản

không thích hợp nên đã bị xuống cấp nghiêm trọng, số lượng tài liệu bị hư hỏng

cần phải được tu bổ khá nhiều... Cũng do hạn chế về kinh phí nên vẫn còn gặp

nhiều khó khăn trong công tác chỉnh lý tài liệu, đầu tư trang thiết bị, ứng dụng

thành tựu khoa học công nghệ thông tin vào công tác văn thư - lưu trữ.

- Thiếu sự cập nhật những văn bản luật, nghị định, thông tư hay các văn

bản hướng dẫn mới về công tác văn thư dẫn đến việc ứng dụng Chính phủ

điện tử, ISO 9001:2008 vào hoạt động quản lý còn chậm chạp, chưa hiệu quả,

chưa bắt kịp tốc độ hiện đại hóa trong nước cũng như trong khu vực.

- Vẫn còn thiếu các văn bản QPPL quy định, hướng dẫn cụ thể các nội

dung văn thư như: lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ; ban hành bảng thời hạn bảo

quản tài liệu… Điều này gây khó khăn trong việc triển khai, thực hiện các nội

dung về công tác văn thư.

- Các chương trình đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ văn thư thường là

những chương trình có thời gian đào tạo ngắn hạn, lớp học thường rất đông,

nên không thể truyền tải hết những kiến thức, kỹ năng, yêu cầu công việc. Do

đó, cán bộ văn thư cũng không tiếp nhận được nhiều.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 2.

Qua việc phân tích thực trạng công tác văn thư hiện nay ở Viện

HLKH&CN Việt Nam, những mặt đạt được, cũng như những mặt còn hạn

chế của cơ quan, thấy một thực tiễn là Viện Hàn lâm chưa ứng dụng công

nghệ thông tin, chưa có sự hiện đại hóa trong công tác văn thư. Phương thức

hoạt động, quản lý công văn, giấy tờ nặng về phương pháp truyền thống, gắn

với sổ sách, giấy tờ thực sự là một rào cản cho sự phát triển của Viện Hàn lâm

trong giai đoạn hội nhập như hiện nay. Qua đó, bản thân tác giả luận văn rút

ra được những kinh nghiệm để công tác văn thư của Viện được thực hiện tốt

hơn trong thời gian tới, cần:

- Cần có sự quan tâm hơn nữa của Cấp ủy đảng, Ban lãnh đạo Viện

Hàn lâm về công tác văn thư.

- Cần phải có quy hoạch cán bộ để kế thừa công tác văn thư khi cần

thiết, giúp cho việc quản lý được thống nhất. Cán bộ văn thư, lưu trữ phải ổn

định sử dụng lâu dài là nhằm tạo sự thống nhất trong việc quản lý và nâng cao

năng suất, hiệu quả hoạt động của cơ quan.

- Cần phải tổ chức các lớp tập huấn về công tác văn thư thường xuyên

đối với cán bộ văn thư có nghiệp vụ văn thư.

- Cần phải có chế độ chính sách phù hợp đối với người làm công tác

văn thư - lưu trữ, nhằm mục đích tạo nguồn thu nhập ổn định yên tâm gắn bó

lâu dài với công việc.

- Cần trang bị phương tiện kỹ thuật đầy đủ ứng dụng công nghệ thông

tin trong công tác văn thư như: Máy vi tính, máy in, máy photocopy, máy

đánh chữ, tủ đựng hồ sơ… Cần thiết ứng dụng ngay hệ thống quản lý chất

lượng ISO 9001:2000 vào quản lý công tác văn thư

- Phải có chế độ khen thưởng thường xuyên để thúc đẩy tính nhiệt tình

của cán bộ văn thư làm tốt công tác mình đồng thời phải có chế độ kỷ luật đối

với những hành vi thiếu tinh thần trách nhiệm, gây những ảnh hưởng không

nhỏ đối với cơ quan, tổ chức về công tác văn thư.

Tóm lại, Công tác văn thư vừa có ý nghĩa phục vụ cho hoạt động thực

tiễn, vừa có ý nghĩa lịch sử to lớn. Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân

tộc, có giá trị đặc biệt trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước. Nếu

không hiện đại hóa công tác văn thư, có hướng đổi mới công tác lưu trữ, thì

giá trị những tài liệu sẽ bị mai một đi, ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển, tồn

vong của cơ quan, tổ chức.

Chương 3

PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG HIỆN ĐẠI HÓA

CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ

CÔNG NGHỆ VIỆT NAM HIỆN NAY

3.1. Phương hướng và yêu cầu tăng cường hiện đại hóa công tác

văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

3.1.1. Phương hướng

Công cuộc Cải cách hành chính ở nước ta đến nay đã tiến hành được 30

năm. Kể từ năm 1986, nước ta bắt đầu thực hiện đường lối đổi mới do Đại hội

đại biểu toàn quốc của Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ VI đề ra. Trong ba

thập kỷ đổi mới, chúng ta đã đạt được những thành tựu to lớn trên các lĩnh

vực kinh tế, chính trị, văn hóa và xã hội. Những thành quả đó đã làm thay đổi

diện mạo của đất nước, thay đổi cuộc sống của nhân dân. Từ một đất nước

nghèo nàn, lạc hậu, nay đã trở thành một nước có nền kinh tế, văn hóa đang

trên đà phát triển, xã hội tiến tới công bằng, dân chủ, văn minh. Trong những

thành tựu đó, có sự đóng góp không nhỏ của bộ máy hành chính nhà nước.

Tuy nhiên, trong thực tế, những năm qua, bộ máy quản lý hành chính của Việt

Nam còn tồn tại nhiều hạn chế, yếu kém, gây cản trở cho tiến trình công

nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước.

Do tầm quan trọng của bộ máy hành chính đối với sự phát triển của đất

nước, cho nên trong Văn kiện Đại hội lần thứ VII của Đảng đã chỉ rõ, vấn đề

cải cách hành chính quốc gia là một trong những yêu cầu cấp bách. Hội nghị

lần thứ VIII của Ban Chấp hành Trung ương khóa VII cũng đã nhấn mạnh

phải xây dựng một nền hành chính trong sạch, có đủ năng lực, sử dụng đúng

quyền lực và hiệu quả công việc của nhà nước, thúc đẩy xã hội phát triển lành

mạnh, đúng hướng, phục vụ đắc lực đời sống nhân dân…

Báo cáo chính trị của Ban Chấp hành Trung ương khóa VIII tại Đại

hội đại biểu toàn quốc lần thứ IX của Đảng cũng đề ra nhiệm vụ “ xây

dựng một nền hành chính Nhà nước dân chủ, trong sạch, vững mạnh, từng

bước hiện đại hóa”.

Những văn kiện trên là kim chỉ nam cho việc cải cách hành chính ở

Việt Nam.

Trong Báo cáo “Tổng kết việc thực hiện giai đoạn I (2001 - 2005)

Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001 - 2010 và

phương hướng, nhiệm vụ cải cách hành chính giai đoạn II (2006 - 2010)”,

Ban chỉ đạo cải cách hành chính Chính phủ đã đánh giá tổng quan về việc

thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2001

- 2010 được phê duyệt, kèm theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ số

136/2001/QĐ-TT ngày 17/9/2001. Trong chương trình đó, chương trình 7:

“Hiện đại hóa hành chính” do Văn phòng Chính phủ chủ trì thực hiện là một

trong những nội dung rất quan trọng.

Liên quan đến Đề án 169 trong “Báo cáo tổng kết về Đề án đổi mới

phương thức điều hành và hiện đại hóa công sở của hệ thống hành chính nhà

nước giai đoạn I (2003 - 2005)” số 18/BC-BDDH169, Ban điều hành nhấn

mạnh mục tiêu của Đề án 169 là tiếp tục đổi mới phương thức điều hành của

hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế

thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa và hội nhập quốc tế; từng bước hiện

đại hóa công sở, trang bị các phương tiện làm việc cần thiết; trước mắt tập

trung xây dựng cơ sở khoa học, thực tiễn để ban hành các văn bản quy phạm

pháp luật về phương thức điều hành và hiện đại hóa công sở của hệ thống

hành chính nhà nước.

Về cơ bản, Đề án 169 mới tạo lập được những cơ sở thực tiễn, khoa học

và một khuôn khổ thể chế mới về tiếp tục đổi mới phương thức điều hành và

hiện đại hóa công sở của hệ thống hành chính.

Trong bối cảnh toàn cầu hóa kinh tế, với đường lối đa phương hóa, đa

dạng hóa quan hệ quốc tế, nước ta có những cơ hội thuận lợi để tiếp thu tri

thức KH&CN, các nguồn lực và kinh nghiệm tổ chức quản lý tiên tiến của

nước ngoài để nhanh chóng tăng cường năng lực kinh tế quốc gia, đáp

ứng yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội. Tận dụng những thành tựu của

Cách mạng khoa học và công nghệ hiện đại, nước ta có thể đi thẳng vào

những công nghệ hiện địa để rút ngắn quá trình công nghiệp hóa, hiện đại

hóa và khoảng cách phát triển kinh tế so với các nước đi trước. Quá trình

đổi mới đất nước đã tạo ra những tiền đề mới cho sự phát triển KH&CN

của nước ta trong thời gian tới.

Ngày 01/01/2007, Việt Nam chính thức là thành viên của WTO, khẳng

định giai đoạn hội nhập sau vào nền kinh tế thế giới của Việt Nam. Do đó,

việc tiếp tục hoàn thiện thể chế của nền kinh tế thị trường định hướng xã hội

chủ nghĩa sẽ là cơ sở cho việc xây dựng đồng bộ nền hành chính mới của nhà

nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của dân, do dân, vì dân trong quá trình

thực hiện các nhiệm vụ CNH - HĐH đất nước, phấn đấu tới năm 2020, Việt

Nam trở thành một nước công nghiệp. Để thực hiện các mục tiêu, nhiệm vụ to

lớn trong thời kỳ mới, ngày 08/11/2011, Chính phủ đã ban hành Nghị quyết

30c/NQ-CP ban hành chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước

giai đoạn 2011 - 2020. Theo đó, tại khoản 6 Điều 3 quy định cụ thể về Hiện

đại hóa hành chính như sau:

- Hoàn thiện và đẩy mạnh hoạt động của Mạng thông tin điện tử hành

chính của Chính phủ trên Internet. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin -

truyền thông trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước để đến năm

2020: 90% các văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các cơ quan hành

chính nhà nước được thực hiện dưới dạng điện tử; cán bộ, công chức, viên

chức thường xuyên sử dụng hệ thống thư điện tử trong công việc; bảo đảm dữ

liệu điện tử phục vụ hầu hết các hoạt động trong các cơ quan; hầu hết các giao

dịch của các cơ quan hành chính nhà nước được thực hiện trên môi trường

điện tử, mọi lúc, mọi nơi, dựa trên các ứng dụng truyền thông đa phương tiện;

hầu hết các dịch vụ công được cung cấp trực tuyến trên Mạng thông tin điện

tử hành chính của Chính phủ ở mức độ 3 và 4, đáp ứng nhu cầu thực tế, phục

vụ người dân và doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi, dựa trên nhiều phương tiện

khác nhau;

- Ứng dụng công nghệ thông tin - truyền thông trong quy trình xử lý

công việc của từng cơ quan hành chính nhà nước, giữa các cơ quan hành

chính nhà nước với nhau và trong giao dịch với tổ chức, cá nhân, đặc biệt

là trong hoạt động dịch vụ hành chính công, dịch vụ công của đơn vị sự

nghiệp công;

- Công bố danh mục các dịch vụ hành chính công trên Mạng thông tin

điện tử hành chính của Chính phủ trên Internet. Xây dựng và sử dụng thống

nhất biểu mẫu điện tử trong giao dịch giữa cơ quan hành chính nhà nước, tổ

chức và cá nhân, đáp ứng yêu cầu đơn giản và cải cách thủ tục hành chính;

- Thực hiện có hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng trong các cơ quan

hành chính nhà nước;

- Thực hiện Quyết định số 1441/QĐ-TTg ngày 06 tháng 10 năm 2008

của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Kế hoạch đầu tư trụ sở cấp xã,

phường bảo đảm yêu cầu cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản

lý của bộ máy nhà nước;

- Xây dựng trụ sở cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương hiện đại,

tập trung ở những nơi có điều kiện.

Những thành tựu khoa học và công nghệ tin học đã tác động mạnh mẽ

đến quy trình quản lý. Điều đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, phải

sắp xếp lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp những tiến bộ chung của thế

giới. Theo đó, việc đổi mới, hiện đại hóa công tác văn thư - hiện đại hóa toàn

bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải

quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành, nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt

động quản lý của các cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên quyết trong quá trình

hội nhập.

Đây là những công việc bảo đảm cung cấp thông tin bằng văn bản phục

vụ cho hoạt động quản lý, do đó, công tác này gắn liền với hoạt động quản lý

nói chung và của từng cơ quan nói riêng. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ

quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc một phần không nhỏ vào công tác văn

thư có được làm tốt hay không.

Như vậy, có thể thấy, vấn đề đặt ra đối với công tác văn thư trong giai đoạn

hội nhập quốc tế hiện nay với tư cách là một biện pháp để thúc đẩy cải cách hành

chính, góp phần làm thay đổi căn bản phương thức điều hành và hoạt động của

các cơ quan hành chính nhà nước, đó là phải từng bước hiện đại hóa.

3.1.2. Yêu cầu

Trước những đòi hỏi của công cuộc cải cách hành chính, hiện đại hóa

công tác văn thư ở Viện HLKH&CN Việt Nam cần đáp ứng các yêu cầu:

Thứ nhất, trên cơ sở Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật, văn

bản hướng dẫn của các cơ quan có thẩm quyền, Viện cần xây dựng và hoàn

thiện một hệ thống các văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác văn thư.

Thứ hai, rà soát các văn bản quy định về công tác văn thư, bãi bỏ các

quy định trái với Luật và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư.

Thứ ba, quy định trách nhiệm: từ thủ trưởng cơ quan đến nhân viên văn

thư công tác tại Viện HLKH&CN đều phải thực hiện đầy đủ và đúng các quy

định về công tác văn thư. Có chế tài cụ thể xử lý các hành vi vi phạm các quy

định về hoạt động văn thư.

Thứ tư, bố trí nhân viên làm công tác văn thư ở Viện phải có đủ tiêu

chuẩn về nghiệp vụ và phẩm chất.

Thứ năm, Viện HLKH&CN cần đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa

học về công tác văn thư xuất phát từ nhu cầu thực tế, thẩm định và áp dụng

các công trình khoa học đã nghiên cứu.

Thứ sáu, Viện cần áp dụng các phương tiện khoa học, kỹ thuật hiện đại

theo hướng hiện đại hóa công tác văn thư. Là một hoạt động có chức năng

đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, việc ứng dụng công nghệ thông tin

vào công tác văn thư là một yêu cầu tất yếu để đảm bảo thông tin đầy đủ,

chính xác, nhanh chóng, kịp thời, công khai, minh bạch, từ đó sẽ nâng cao

được hiệu quả của hoạt động quản lý.

Việc nghiên cứu ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn

quốc tế ISO 9001:2008, và mới nhất là tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015 vào

hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước thực chất là một phương

pháp quản lý mới nhằm hệ thống hóa và cụ thể hóa các thủ tục hành chính

ứng với từng công việc theo một trình tự nhất định đã được quy định ở nhiều

văn bản pháp luật và các quy định, quy chế của từng cơ quan. Đây là một

trong những hình thức rà soát thủ tục hành chính nhằm xây dựng một quy

trình xử lý công việc khoa học, hợp lý, tạo điều kiện để lãnh đạo kiểm soát

được quá trình giải quyết công việc, thông qua đó, từng bước nâng cao chất

lượng và hiệu quả công tác quản lý và cung cấp dịch vụ. Là những công việc

cụ thể đan xen liên quan đến văn bản - phương tiện thông tin chủ yếu của hoạt

động quản lý nên công tác văn thư rất cần được chuẩn hóa, hiện đại hóa để

đem lại hiệu quả cao nhất cho hoạt động quản lý.

Bên cạnh đó, Viện Hàn lâm khoa học và công nghệ Việt Nam cần thiết

có sự kết nối liên thông với Chính phủ điện tử trong công tác văn thư cũng

như toàn bộ hoạt động của Viện Hàn lâm. Bởi lợi ích của chính phủ điện tử là

đáp ứng mọi nhu cầu của công dân bằng việc nâng cao chất lượng hoạt động

của bộ máy chính quyền từ trung ương tới cơ sở như quản lý nhân sự, quy

trình tác nghiệp, v.v... Chính phủ điện tử đem lại sự thuận tiện, cung cấp các

dịch vụ một cách hiệu quả và kịp thời cho người dân, doanh nghiệp, các cơ

quan và nhân viên chính phủ. Đối với người dân và doanh nghiệp, chính phủ

điện tử là sự đơn giản hóa các thủ tục và tăng tính hiệu quả của quá trình xử

lý công việc. Đối với chính phủ, chính phủ điện tử hỗ trợ quan hệ giữa các cơ

quan của chính quyền, các bộ, ngành với nhau, nhằm đảm bảo đưa ra các

quyết định một cách chính xác và kịp thời nhất.

3.2. Giải pháp tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện

Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

3.2.1. Hoàn thiện các quy định pháp luật về hiện đại hóa công tác văn thư

Việc xây dựng, ban hành quy chế công tác văn thư cơ quan nhằm cụ thể

hóa các quy định của nhà nước về công tác văn thư cho phù hợp với tình hình

thực tế của từng cơ quan, tổ chức; giúp các cơ quan, tổ chức thực hiện thống

nhất các hoạt động trong công tác văn thư, làm cơ sở kiểm tra thực hiện pháp

luật trong việc ban hành, quản lý và xử lý văn bản, giữ gìn tài liệu lưu trữ để

sử dụng lâu dài.

Quy chế công tác văn thư của cơ quan được xây dựng trên cơ sở các văn

bản chủ yếu sau:

- Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức, lề

lối làm việc của cơ quan, tổ chức;

- Các luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật hiện hành;

- Các văn bản quy phạm pháp luật hiện hành về công tác văn thư; Nghị

định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

các Thông tư hướng dẫn thực hiện Nghị định nói trên và các văn bản quy

phạm pháp luật khác;

- Những tiêu chuẩn, quy trình, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư do Cục Văn

thư và lưu trữ nhà nước ban hành như: các tiêu chuẩn ngành về giá, hộp, sổ

thống kê…, các văn bản hướng dẫn về quản lý văn bản đi - đến;

- Những văn bản pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước, về quản

lý và sử dụng con dấu.

Hiện nay, Viện HLKH&CNVN đã ban hành Quy chế công tác văn thư,

lưu trữ. Tuy nhiên, ở Viện Hàn lâm nói riêng và các cơ quan, tổ chức nói

chung chưa có một văn bản nào quy định cụ thể về Hiện đại hóa công tác văn

thư. Việc không nắm rõ, không hiểu: Hiện đại hóa là gì? Hiện đại hóa công

tác văn thư là gì? Hiện đại hóa công tác văn thư bao gồm những hoạt động

nào?…v…v… dẫn đến những cách hiểu bất nhất, gây khó khăn cho hoạt

động quản lý.

Cũng lẽ đó, trong thời gian tới, cần sớm có một văn bản quy phạm pháp

luật quy định rõ ràng về hiện đại hóa công tác văn thư, hoàn thiện được khái

niệm, mục đích, nội dung và các phương pháp hiện đại hóa văn thư. Nhằm

giúp các cơ quan, tổ chức, các cán bộ làm công tác văn thư nắm được. Chỉ

như vậy, hiệu quả cuả hoạt động văn thư mới đáp ứng được yêu cầu của thời

kỳ đổi mới.

3.2.2.Tổ chức các lớp đào tạo nâng cao, bồi dưỡng kiến thức mới về

nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, công chức, viên chức

Trong tiến trình tiến hành đổi mới, con người luôn là mục tiêu, đồng thời

là động lực của tiến trình đó. Vai trò của nhân tố con người được xem như

chủ thể của toàn bộ tiến trình cách mạng.

Nhân tố con người có nội dung cơ bản được xác định như là những chỉ

tiêu về số lượng, chất lượng nói lên khả năng của con người, của cộng

đồng người bao gồm các tiềm năng cần khai thác và phát huy. Đó là số

lượng lao động, sức khỏe, trình độ học vấn, chuyên môn kỹ thuật, thái độ

lao động, ý thức xã hội chính trị của cá nhân, của nguồn lao động, của các

giai cấp, tầng lớp trong xã hội. Nó chỉ ra những tiêu chí nói lên mức độ,

khả năng sáng tạo của con người trong hệ thống các quan hệ xã hội cũng

như tiến trình phát triển của lịch sử mà trong đó con người là chủ thể. Như

vậy, việc đầu tư cho con người, phát huy vai trò của nhân tố con người

luôn là nhiệm vụ trung tâm của tổ chức.

Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP thì công tác văn thư bao gồm các

công việc: soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và quản lý, sử dụng con dấu.

Như vậy, người thực hiện công tác văn thư là tất cả những người làm các

công việc có liên quan đến công văn giấy tờ chứ không chỉ có cán bộ văn thư

chuyên trách. Vì thế, cần mở những lớp đào tạo về văn thư cho các cán bộ,

công chức, viên chức trong cơ quan, để trang bị cho họ những kiến thức cơ

bản về công tác văn thư. Đối với những cán bộ văn thư chuyên trách, cần

được tham gia các lớp bồi dưỡng, bổ sung thêm những kiến thức phụ trợ về

quản lý nhà nước, về hệ thống chính trị, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu

chuẩn ISO 9001:2008, tin học ứng dụng nâng cao…

Xuất phát từ thực trạng đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư của Viện

Hàn lâm còn ít, khối lượng công việc lại nhiều, cơ chế phối hợp giữa các bộ

phận chức năng còn chưa hợp lý, trong khi đó, muốn hiện đại hóa công tác

văn thư thì cần hiện đại hóa ngay chính tư duy và khả năng làm việc của đội

ngũ nhân sự làm văn thư. Cũng bởi vậy, nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ

làm công tác văn thư nắm vững quy trình, nghiệp vụ là hết sức cần thiết.

Để thực hiện nhiệm vụ nêu trên cần:

- Khảo sát, nghiên cứu, đánh giá thực trạng về năng lực của các cán bộ

văn thư nhằm đánh giá số lượng, chất lượng và phân loại năng lực chuyên

môn, nghiệp vụ của đội ngũ này.

- Xây dựng các kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng dài hạn, trung hạn, và ngắn

hạn cho cán bộ văn thư. Đảm bảo việc đào tạo, bồi dưỡng có chất lượng, có

tính ứng dụng thực tiễn, lớp học không quá đông, để tạo hiệu quả cho việc

tiếp thu kiến thức

3.2.3. Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

9001:2015 trong công tác văn thư

Công cuộc Cải cách hành chính của Chính phủ đòi hỏi phải xác định rõ

chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ quan trong hệ

thống hành chính, đồng thời phải đổi mới phương thức điều hành của hệ

thống này, từng bước làm cho bộ máy hành chính phù hợp với yêu cầu phát

triển và hội nhập kinh tế.

Từ những yêu cầu cấp bách trong tiến trình Công nghiệp hóa - hiện đại

hóa, Thủ tướng Chính phủ đã ra Quyết định số 169/2003/QĐ-TTg ngày

12/8/2003 phê duyệt Đề án “Đổi mới phương thức điều hành và hiện đại hóa

công sở của hệ thống hành chính”.

Mục tiêu của đề án là tiếp tục đổi mới phương thức điều hành của hệ

thống hành chính nhà nước, đáp ứng yêu cầu của nền kinh tế thị trường định

hướng xã hội chủ nghĩa và hội nhập quốc tế; từng bước hiện đại hóa công sở,

trang bị các phương tiện làm việc cần thiết .

Việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO

9001:2008 là một trong những cách thức thực hiện mục tiêu của đề án. Những

nguyên tắc quản lý theo tiêu chuẩn ISO sẽ giúp các cơ quan chuẩn hóa các

hoạt động của mình, nhằm nâng cao chất lượng phục vụ. Việc xây dựng và áp

dụng hệ thống quản lý chất lượng đã được chứng minh rất thành công ở một

số nước như: Malaysia, Singapo… Nguyên Thủ tướng Chính phủ Malaysia,

ông Dr.Mahathir Mohanad đã nói: “Giờ đây chất lượng đã trở thành mục tiêu

được tìm kiếm nhiều nhất. Nếu như hàng hóa sản xuất ra phải đạt được một

tiêu chuẩn chất lượng nào đó thì chắc chắn trong dịch vụ, kể cả dịch vụ hành

chính nhà nước cũng phải đạt được một mức chất lượng nhất định. ISO 9000

không nên chỉ dành cho các nhà máy thuộc thành phần kinh tế tư nhân. Các

cơ quan hành chính nhà nước cũng phải thực sự cố gắng để có được những

phần thưởng xứng đáng. Chất lượng dịch vụ của một cơ quan hành chính nhà

nước không thể thấp hơn khách hàng của mình, mà phần lớn khách hàng lại

thuộc về thành phần kinh tế tư nhân”.

Từ những kinh nghiệm thực tiễn của các nước và việc áp dụng ISO

9001:2008 tại một số đơn vị hành chính nhà nước ở Việt Nam trong thời gian

gần đây cho thấy, muốn hiện đại hóa hành chính, hiện đại hóa công tác văn

thư, không thể không sử dụng ISO 9001:2008. Tính đến thời điểm hiện tại, bộ

tiêu chuẩn mới nhất được giới thiệu là bộ tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015.

Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 là Bộ tiêu chuẩn quốc tế được xây dựng nhằm

trợ giúp các tổ chức, thuộc mọi loại hình và quy mô trong việc xây dựng, áp

dụng và vận hành các hệ thống quản lý chất lượng có hiệu lực. ISO 9000

được duy trì bởi tổ chức Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế ISO, là tổ chức đang

được hoạt động dựa trên giấy chứng nhận quyền công nhận tiêu chuẩn này.

Hiện nay một số tiêu chuẩn trong Bộ tiêu chuẩn này đã được dịch sang

tiếng Việt và được ban hành thành các Bộ TCVN 9000 tương ứng.

Bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 được triển khai tại Việt Nam từ những

năm 1995, đến nay đã góp phần không nhỏ làm thay đổi sự lãnh đạo và quản

lý các tổ chức, doanh nghiệp, thay đổi tư duy quản lý, kinh doanh của nhiều

chủ doanh nghiệp, họ đã có tầm nhìn chiến lược trong kinh doanh, làm ăn có

bài bản, không theo kiểu trước mắt.

Trong lĩnh vực hành chính nhà nước, Bộ tiêu chuẩn này cũng đã bắt

đầu được áp dụng từ những năm 2006 theo các quyết định của Thủ tướng

chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN

ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước. Đến nay

hầu hết các bộ ngành đã áp dụng hoặc lên kế hoạch triển khai nghiên cứu áp

dụng tại các đơn vị trực thuộc. Các tổ chức, doanh nghiệp nếu triển khai và áp

dụng thành công, duy trì tốt hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng theo Bộ

tiêu chuẩn ISO 9000, đặc biệt là các Tiêu chuẩn ISO 9001: 2008, ISO

9004:2009 và ISO 9001:2015 sẽ là chìa khoá quan trọng mang lại thành công

cho sự hội nhập và cạnh tranh quốc tế trong một thế giới phẳng hiện nay.

Áp dụng ISO 9001:2015 vào hoạt động của các cơ quan hành chính sẽ

giúp nâng cao hiệu quả giải quyết công việc, giảm tối đa các thủ tục rườm rà,

chồng chéo và góp phần tối ưu hóa các hoạt động của cơ quan. Đối với công

tác văn thư, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được

áp dụng thực chất là một trong những hình thức rà soát thủ tục hành chính

nhằm xây dựng một quy trình quản lý khoa học, hợp lý. Xác định rõ việc (làm

gì?); rõ người (ai làm); và rõ cách làm (theo trình tự nào, quy định nào, biểu

mẫu nào…); đảm bảo các cơ sở, căn cứ pháp lý để người lãnh đạo có thể

kiểm soát được quá trình giải quyết công việc nội bộ của cơ quan. Việc áp

dụng ISO 9001:2015 sẽ không ngừng nâng cao chất lượng và hiệu quả của

công tác văn thư, khắc phục được nhược điểm phổ biến lâu nay là thường làm

theo thói quen, kinh nghiệm, tùy tiện. Điều này hoàn toàn phù hợp với việc

thực hiện mục tiêu hiện đại hóa hành chính trong Chương trình tổng thể cải

cách hành chính nhà nước giai đoạn 2010 - 2020. Cụ thể:

- ISO 9001: 2015 giúp loại trừ những điểm không phù hợp do trách

nhiệm, quyền hạn của mỗi vị trí công tác được xác định rõ ràng, năng lực cán

bộ công chức được xác định và nâng cao. Từ đó kiểm soát được công việc,

tạo môi trường làm việc năng động và thoải mái hơn.

- Hệ thống tài liệu, văn bản kiểm soát chặt chẽ, tạo đủ điều kiện để xác

định và thực hiện đúng phương pháp, giảm các thủ tục gây phiền hà cho

khách hàng, tránh được sự chồng chéo về chức năng, nhiệm vụ giữa các cơ

quan điều hành, quản lý.

- Tạo cơ sở nâng cao sự thỏa mãn của khách hàng và các bên liên quan

qua việc đáp ứng và bằng mọi nỗ lực vượt qua được sự mong đợi của họ.

- Công tác đào tạo và quản lý cán bộ được thực hiện một cách khoa

học, được cải tiến liên tục và có hệ thống hơn, phát huy được sự đóng góp tối

đa của mỗi cá nhân trong mục tiêu chung.

- Giải quyết được các sai sót triệt để, ngăn ngừa sự tái diễn những công

việc không phù hợp từ đó giảm chi phí của chính tổ chức và các chi phí của

công dân mỗi khi tiếp nhận dịch vụ hành chính không có chất lượng.

- Tạo được những cam kết về chính sách chất lượng, mục tiêu chất

lượng các quy trình được thể hiện có hệ thống đồng bộ và ổn định.

- Cung cấp bằng chứng khách quan chứng minh chất lượng dịch vụ của

tổ chức với khách hàng sử dụng dịch vụ hành chính công.

- Tạo cho cán bộ công chức một phong cách làm việc mới khi áp dụng

công nghệ thông tin và truyền thông, nâng cao tốc độ và độ chính xác khi giải

quyết công việc.

- Nâng cao văn hóa của chính tổ chức khi hệ thống được áp dụng

thành công.

Từ các lợi ích trên TCVN ISO 9001:2015 sẽ phục vụ trực tiếp cho các

mục tiêu và yêu cầu cải cách hành chính trên cả bốn lĩnh vực: thể chế, bộ

máy, cán bộ công chức và tài chính công trong tiến trình cải cách hành chính

hiện nay.

 Các biện pháp nâng cao tính ứng dụng của bộ tiêu chuẩn ISO

9001:2015 vào công tác văn thư tại Viện HLKH&CN Việt Nam

Một là, tăng cường vai trò chỉ đạo, điều hành và trách nhiệm của

người lãnh đạo

Lãnh đạo, chỉ đạo là hoạt động không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan tổ

chức, đơn vị hành chính nào. Cải cách hành chính sẽ chỉ đạt kết quả như

mong muốn nếu sự chỉ đạo của lãnh đạo thống nhất và kiên quyết. Người lãnh

đạo là người đứng đầu, người hướng dân, chỉ huy một đơn vị, một tổ chức nói

cách khác lãnh đạo là người chỉ huy và hướng dẫn người khác trong phạm vi

trách nhiệm của mình. Ngoài khả năng và kiến thức hơn người, người lãnh

đạo còn cần phải hội đủ những đức tính cần thiết và nghệ thuật lãnh đạo một

cách khôn khéo để đem lại sự thành công và kết quả tốt đẹp cho đơn vị mình,

cho tổ chức mà mình trực tiếp chịu trách nhiệm và hướng dẫn.

Vai trò lãnh đạo hết sức quan trọng, quyết định định hướng và chiến

lược phát triển một tổ chức. Đặc biệt là đối với môi trường công sở như ở

Viện HLKH&CN Việt Nam. Tính cách, phong cách lãnh đạo, lối sống của

người lãnh đạo sẽ quyết định cơ bản một môi trường làm việc lành mạnh, tinh

thần làm việc hăng say chính là yếu tố tạo nên môi trường văn hóa của tổ

chức. Do vậy, trong thời gian tới, lãnh đạo Viện Hàn lâm cần duy trì công tác

kiểm tra, thanh tra và yêu cầu các cơ quan đơn vị thực hiện chế độ báo cáo

thường xuyên và kiểm tra đột xuất, để chấn chỉnh tác phong, lề lối làm việc

của cán bộ, công chức để kịp thời phát hiện những khó khăn, vướng mắc

trong công tác áp dụng ISO 9000 để kịp thời giúp đỡ và tìm cách tháo gỡ khó

khăn. Quan trọng hơn là việc thanh tra, kiểm tra thường xuyên của lãnh đạo

sẽ tránh được tình trạng hoạt động và làm việc theo hình thức của các bộ phận

chuyên môn.

Hai là, tuyên truyền nâng cao nhận thức về nội dung, vị trí, tầm quan

trọng của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO

9001:2015

Công tác tuyên truyền là một trong những nội dung quan trọng để áp

dụng hệ thống quản lý chất lýợng vào hoạt ðộng của Viện Hàn lâm nói chung

và công tác vãn thư tại Viện nói riêng. Nó gián tiếp ảnh hưởng đến chất lượng

dịch vụ công, nó làm thay đổi sâu sắc trong tư duy, nhận thức của cán bộ,

công chức chuyển từ tư duy “quản lý - cai trị” sang tư duy “phục vụ”. Hơn

nữa, chỉ khi nắm rõ và có những hiểu biết cần thiết về bộ tiêu chuẩn TCVN

ISO 9001:2015 thì mỗi cán bộ văn thư mới có thể làm tốt được nhiệm vụ của

mình theo hướng hiện đại, khoa học.

Viện cần tổ chức các lớp đào tạo, bồi dưỡng kiến thức tới toàn bộ đội

ngũ cán bộ, viên chức về vai trò của hệ thống quản lý chất lượng. Cần phải

tập trung đào tạo những nội dung sau: Đào tạo lớp nhận thức chung về ISO

9001:2015 cho cán bộ mới để họ thấy được lợi ích của áp dụng ISO

9001:2015. Từ đó họ sẽ làm việc theo các quy trình tác nghiệp đã xây dựng để

nâng cao chất lượng công việc của bản thân và có trách nhiệm với nhiệm vụ

được phân công. Đào tạo kiến thức về các công cụ hỗ trợ khác: như công cụ

cải tiến 5S, quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM), tham gia các khóa đào

tạo về nâng cao sự thỏa mãn khách hàng… để xây dựng một môi trường làm

việc sạch sẽ, cách sắp xếp hồ sơ ngăn nắp gọn gàng, dễ thấy, dễ lấy, nâng cao

hiệu quả công tác văn thư, tiến tới đẩy mạnh chất lượng cung cấp dịch vụ

hành chính công.

Đào tạo kỹ năng, phương pháp thực hiện phải được triển khai hàng

năm. Viện Hàn lâm tiến hành cử cán bộ tham gia các khóa đào tạo kỹ năng

xây dựng văn bản và đánh giá viên nội bộ hệ thống Quản lý chất lượng ISO

9001:2015 nhằm bổ sung kiến thức và giúp cho cán bộ, viên chức nắm rõ

cách thức để xây dựng một quy trình tác nghiệp, cách thức đánh giá nội bộ.

Từ đó, cán bộ có thể đưa ra các ý kiến đóng góp nhằm duy trì và cải tiến hệ

thống Quản lý chất lượng hiện tại của cơ quan mình.

Ba là, tăng cường đầu tư trang thiết bị kỹ thuật, ứng dụng công nghệ

thông tin để vận hành tốt hệ thống.

Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động quản lý nói chung và

công tác văn thư nói riêng, bước đầu cải thiện chất lượng dịch vụ hành chính

công, xóa bỏ rào cản về mặt vật lý giữa các hệ thống thông tin dựa trên giấy

tờ truyền thống, rút ngắn các quy trình thủ tục, tiếp thu được phản hồi của tổ

chức công dân giúp cho dịch vụ ngày càng tốt hơn. Ứng dụng công nghệ

thông tin là công cụ, phương tiện giúp cho Viện thực hiện tốt vai trò, chức

năng quản lý của mình, đồng thời nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công

tác văn thư, trong giao dịch của cơ quan hành chính nhà nước đối với tổ chức,

cá nhân, hỗ trợ đẩy mạnh cải cách hành chính và đảm bảo công khai, minh

bạch. Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Quyết định số 1605/QĐ-TTg ngày

27/8/2010 phê duyệt Chương trình quốc gia về ứng dụng công nghệ thông tin

trong hoạt động của cơ quan nhà nước giai đoạn 2011-2015.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin cho hệ thống quản lý chất lượng

đã được chuẩn hóa theo ISO 9001:2015 sẽ dễ dàng thành công hơn so với

đơn vị chưa xây dựng hệ thống. Viện Hàn lâm cần đầu tư về cơ sở hạ tầng

cho phòng Hành chính - lưu trữ hơn nữa, vì đây là bộ mặt giao dịch của

Viện với các đơn vị, tổ chức, công dân. Bố trí lại phòng làm việc, bố trí tủ

hồ sơ, tài liệu để đảm bảo công tác bảo quản và tra cứu khi cần thiết phục

vụ cho công việc giải quyết hồ sơ hành chính. Hơn nữa, ứng dụng công

nghệ thông tin cũng nhằm mục đích đảm bảo cho việc duy trì hệ thống

quản lý chất lượng ở đơn vị được lâu dài. Vì thế nên đầu tư nhiều cho

công nghệ thông tin song song với việc áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất

lượng ISO. Có như vậy, hệ thống quản lý chất lượng và tác văn thư ở

Viện Hàn lâm mới đạt hiệu quả như mong muốn.

3.2.4.Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ cần hoàn thành kết nối

liên thông phần mềm quản lý văn bản với Chính phủ điện tử

Chính phủ điện tử (E-Government) là tên gọi của một chính phủ mà

mọi hoạt động của nhà nước được "điện tử hóa", "mạng hóa". Tuy nhiên,

chính phủ điện tử không đơn thuần là máy tính, mạng Internet; mà là sự đổi

mới toàn diện các quan hệ (đặc biệt là quan hệ giữa chính quyền và công

dân), các nguồn lực, các quy trình, phương thức hoạt động và bản thân nội

dung các hoạt động của chính quyền trung ương và địa phương, và ngay cả

các quan niệm về các hoạt động đó.

Theo định nghĩa của ngân hàng thế giới (World Bank) thì "CPĐT là

việc các cơ quan Chính phủ sử dụng một cách có hệ thống CNTT-TT để

thực hiện quan hệ với công dân, doanh nghiệp và các tổ chức xã hội. Nhờ

đó giao dịch của các cơ quan Chính phủ với công dân và các tổ chức sẽ

được cải thiện, nâng cao chất lượng. Lợi ích thu được sẽ là giảm thiểu

tham nhũng, tăng cường tính công khai, sự tiện lợi, góp phần vào sự tăng

trưởng và giảm chi phí".

Tham gia CPĐT gồm 3 chủ thể: người dân, Chính phủ và doanh

nghiệp. Các mối quan hệ tương tác giữa 3 chủ thể gồm:

- G2C: Quan hệ Chính phủ với người dân.

- G2B: Quan hệ Chính phủ với doanh nghiệp.

- G2G: Quan hệ các cơ quan Chính phủ với nhau.

Mục tiêu cơ bản của CPĐT là cải tiến quy trình công tác trong cơ quan

Chính phủ thông qua nền hành chính điện tử, cải thiện quan hệ với người dân

thông qua công dân điện tử và tiến tới xây dựng một xã hội tri thức trên nền

tảng CNTT.

Lợi ích của Chính phủ điện tử:

CPĐT là chính phủ đảm bảo được cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết

và đúng lúc cho việc ra quyết định. CPĐT lý tưởng là một chính phủ cung cấp

đầy đủ thông tin, đúng thời điểm cho những người quyết định, đó là lợi thế

lớn nhất của CNTT.

CPĐT sử dụng CNTT để tự động hoá các thủ tục hành chính của Chính

phủ, áp dụng CNTT vào các quy trình quản lý, hoạt động của Chính phủ. Do

đó, tốc độ xử lý các thủ tục hành chính nhanh hơn rất nhiều lần.

CPĐT cho phép công dân có thể truy cập tới các thủ tục hành chính

thông qua phương tiện điện tử, ví dụ như: Internet, điện thoại di động, truyền

hình tương tác.

CPĐT giúp cho các doanh nghiệp làm việc với Chính phủ một cách

dễ dàng bởi mọi thủ tục đều được hiểu, hướng dẫn và mỗi bước công việc

đều được đảm bảo thực hiện tốt, tin cậy. Mọi thông tin kinh tế mà Chính

phủ có, đều được cung cấp đầy đủ cho các doanh nghiệp để hoạt động hiệu

quả hơn.

Đối với công chức: CNTT dùng trong CPĐT là một công cụ giúp họ

hoạt động hiệu quả hơn, có khả năng đáp ứng nhu cầu của người dân về thông

tin truy cập và xử lý chúng.

Đối với người dân và doanh nghiệp: Giảm thiểu thời gian cho công

dân, doanh nghiệp và người lao động khi truy nhập và sử dụng dịch vụ của

chính phủ và do đó giảm thiếu chi phí của nhân dân. Khuyến khích sự tham

gia của cộng đồng vào các hoạt động của chính phủ.

Đối với Chính phủ: Giảm “nạn giấy tờ” văn phòng - công sở, tiết kiệm

thời gian, hợp lý hoá việc vận hành công việc, cho phép các cơ quan Chính

phủ cung cấp các dịch vụ chất lượng cao hơn và giảm ngân sách chi tiêu của

Chính phủ.

Bảng 3.1. Các mức độ tương tác trong CPĐT.

Các nước đang triển khai CPĐT hiểu rõ họ tiết kiệm được chi phí nhờ

chương trình CPĐT. Chẳng hạn ở Canada, lệ phí mỗi lần giao dịch trực tuyến

không tới 1 đô la Canada, trong khi giao dịch tại quầy phải mất 44 đô la

Canada/người. Rất nhiều quốc gia như Anh, Singapore cũng có chương trình

khuyến khích sử dụng dịch vụ CPĐT. Lợi ích mà CPĐT mang lại là giúp

chính phủ cải thiện chất lượng dịch vụ, vận hành qui trình hiệu quả hơn và

đẩy mạnh tính minh bạch. Hướng tiếp cận đầu tiên là thông qua các đối tác

trung gian như ngân hàng, bưu điện để khuyến khích dịch vụ CPĐT. Tiếp

theo, sẽ tận dụng các kỹ thuật marketing truyền thống như đài truyền hình, đài

phát thanh và các phương tiện truyền thông, quảng cáo để tuyên truyền và

khuyến khích người dân đến với dịch vụ CPĐT.

Bên cạnh những lợi ích rất lớn đó, Chính phủ điện tử còn tồn tại

những hạn chế. Một bất lợi cho các cơ quan có thẩm quyền là phải tăng

chi phí an ninh. Các cơ quan muốn bảo vệ sự riêng tư và thông tin mật

của dữ liệu sẽ phải có các biện pháp bảo mật (để chống các sự tấn công,

xâm nhập, ăn cắp dữ liệu từ bên ngoài, hay của các hacker), lượng chi phí

bổ sung từ đó cũng tăng lên. Đôi khi chính quyền phải thuê mướn một cơ

quan tư nhân độc lập, khách quan để giám sát, bảo đảm sự quản lý thông

tin cá nhân không bị nhà nước lạm dụng trái hiến pháp và bảo vệ người

dân cũng như cung cấp thông tin cho người dân. Một bất lợi nữa là chức

năng của hệ thống được sử dụng phải cập nhật và nâng cấp liên tục, để

thích ứng với tình hình công nghệ mới. Các hệ thống có thể sẽ không

tương thích với nhau hoặc không tương thích với hệ điều hành, hay không

thể hoạt động độc lập (ngoại tuyến) mà không có sự liên kết hay phụ

thuộc với những thiết bị khác.

Đối với người dân, việc tập hợp và lưu trữ những thông tin cá nhân

của họ có thể đưa đến việc bị kiểm soát đời sống riêng tư, bị các cơ quan

nhà nước lạm dụng; chưa kể đến việc thông tin cá nhân có thể bị rò rỉ, ăn

cắp dữ liệu, lưu truyền trái phép hay dùng cho mục đích thương mại hoặc

là họ không có phương tiện hay cơ sở pháp lý để biết (và để xin xóa)

những thông tin cá nhân nào của mình đang bị lưu trữ, cũng như giám sát

mức độ chính xác của thông tin.

Viện HLKH&CN Việt Nam cũng nằm trong các cơ quan, tổ chức

thuộc các Bộ, ban, ngành cần có sự kết nối liên thông với Chính phủ điện

tử. Đặc biệt là trong công tác văn thư, việc soạn thảo văn bản, các mẫu

văn bản, các hoạt động giao dịch của cơ quan cần có sự liên kết với Chính

phủ điện tử.

 Các biện pháp ứng dụng Chính phủ điện tử trong công tác văn thư

của Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

Một là, chú trọng đầu tư hạ tầng công nghệ

Hạ tầng công nghệ giữ một vai trò quan trọng trong việc áp dụng và

phát triển CPĐT. Hạ tầng công nghệ bao gồm: CNTT-TT, công nghệ Internet,

công nghệ điện tử (CNĐT), tiêu chuẩn công nghệ.

CNTT và công nghệ viễn thông (CNVT): CPĐT là hệ quả tất yếu của

sự phát triển của CNTT và CNVT. Hạ tầng CNTT và hạ tầng cơ sở CNVT là

hai điều kiện tiên quyết để thực hiện CPĐT. Hạ tầng CNTT bao gồm phần

cứng, phần mềm, các dịch vụ để áp dụng và phát triển CPĐT nhằm mang lại

hiệu quả kinh tế. Hạ tầng CNVT đòi hỏi công nghệ cao, dung lượng lớn, băng

thông rộng, liên kết các mạng viễn thông quốc gia, kết nối trực tiếp với đường

truyền quốc tế với nhiều loại hình dịch vụ viễn thông, với chất lượng đường

truyền cao và giá thành hợp lý.

Công nghệ Internet: Internet được xem là hết sức quan trọng trong tổng

thể chiến lược phát triển CPĐT. Cùng với hạ tầng CNTT và hạ tầng CNVT

thì hạ tầng công nghệ Internet là một trong ba yếu tố cần thiết để áp dụng và

phát triển CPĐT. Hạ tầng công nghệ Internet thúc đẩy quá trình tri thức tạo ra

tri thức, tạo cơ hội thành công trong cạnh tranh và đưa lại hiệu quả tốt cho các

hoạt động hợp tác trao đổi.

Để phát triển Internet, ứng dụng Chính phủ điện tử trong hoạt động,

Viện Hàn lâm bên cạnh việc xây dựng cơ sở hạ tầng Internet hiện đại phải

nhanh chóng phổ cập Internet cơ bản, cách thức sử dụng Internet cụ thể và

thiết thực cho việc tìm kiếm, thu thập thông tin, bổ trợ cho việc học tập, khai

thác tài nguyên tri thức trên Internet của cả thế giới với chi phí thấp nhất,

quản lý hồ sơ trên iternet một cách khoa học.

Biểu 3.1. Mô hình chính phủ điện tử ứng dụng trong cơ quan, tổ chức

Hai là, chú trọng phát triển nguồn nhân lực

Các thành viên tham gia CPĐT cần có kiến thức và kỹ năng sử dụng

máy tính và sử dụng mạng. Họ phải có những hiểu biết cần thiết về các luật:

giao dịch điện tử, thanh toán điện tử, kinh tế thương mại và ngoại ngữ. Phải

xây dựng đội ngũ chuyên gia, tiếp cận, hiểu biết và phát triển những công

nghệ tiên tiến trên thế giới.

Nguồn nhân lực - một trong những yếu tố chính để phát triển CPĐT

trong Viện Hàn lâm nói riêng, các cơ quan hành chính nhà nước nói chung,

vẫn là vấn đề khó khăn, không chỉ thiếu số lượng mà còn hạn chế về mặt chất

lượng. Kiến thức của hầu hết sinh viên CNTT ra trường đều thiếu, từ kỹ năng

làm việc nhóm, tiếp cận quy trình chất lượng và nhất là trình độ ngoại ngữ. Vì

vậy, cần phải quan tâm đến nguồn nhân lực, đầu tư, triển khai về dự án

CNTT, tin học hoá quản lý hành chính nhà nước, tiến tới một nền hành chính

điện tử, chú trọng, bồi dưỡng các kỹ sư CNTT trong các trường đại học, tạo

điều kiện thu hút nhân tài lĩnh vực CNTT về làm việc lâu dài tại Viện.

Ba là, hoàn thiện hệ thống chính sách, pháp luật về liên kết với Chính

phủ điện tử trong các cơ quan, tổ chức

Do Internet là một lĩnh vực khá mới mẻ ở Việt Nam nên hiện nay, hệ

thống pháp luật của chúng ta chưa đáp ứng được yêu cầu của CPĐT. Chúng ta

đã cố gắng ban hành một số luật như: luật Giao dịch điện tử, luật CNTT, luật

Sở hữu trí tuệ. Hàng loạt vấn đề bảo hộ quyền sở hữu, tính bảo mật của thông

tin giao dịch trên Internet, chế tài với hành vi gian lận, vi phạm hợp đồng,

phương thức tính thuế đối với các giao dịch điện tử,… chưa được cụ thể hóa

trong các văn bản pháp luật liên quan.

Vấn đề pháp lý nhà nước, chính phủ cần phải quan tâm khi ứng dụng

CPĐT là vấn đề liên quan đến bản quyền tác giả và xâm phạm tác quyền phần

mềm. Như vậy, CPĐT là chủ đề cần quan tâm đến không chỉ trên phương

diện kinh tế, kỹ thuật, luật pháp mà các vấn đề pháp lý, chính sách lên quan

đến bản quyền, văn hóa xã hội cũng phải được xem xét. Ứng dụng Chính phủ

điện tử thành công cần quan tâm đến các vấn đề sau:

- Tính riêng tư: trở thành vấn đề quan trọng cho các khách hàng hiện

nay. Các điều khoản bảo vệ tính riêng tư được thể hiện ở rất nhiều trang web

CPĐT lớn. Có những vấn đề trên cơ sở pháp luật là không đúng đắn nhưng

trong xã hội, những hành vi đó có thể chấp nhận được và không vi phạm

phạm trù đạo đức truyền thống.

- Bản quyền: bảo vệ bản quyền tác giả trên trang web gặp nhiều khó khăn

vì thông tin số hoá có thể sao chép dễ dàng với mức chi phí thấp. Hơn nữa, vấn

đề khó khăn là quá trình kiểm soát ai là người có quyền sử dụng bản quyền.

- Tự do truy nhập thông tin: Internet cung cấp cơ hội lớn trong việc

cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng. Tuy nhiên, sự tự do này có thể

ảnh hưởng tiêu cực cho xã hội vì ranh giới giữa các vấn đề bất hợp pháp cũng

như thiếu đạo đức trên Internet lúc nào cũng rõ ràng.

Luật giao dịch điện tử đã được Quốc hội thông qua ngày 19/11/2005 và

có hiệu lực từ ngày 1/3/2006. Luật gồm 8 chương, 54 điều quy định về thông

điệp điện tử; chữ ký điện tử và chứng thực chữ ký điện tử; giao kế và thực hiện

hợp đồng điện tử; giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước; an ninh, an toàn, bảo

vệ, bảo mật trong giao dịch điện tử; giải quyết tranh chấp và xử lý vi phạm trong

giao dịch điện tử,… Phạm vi điều chỉnh chủ yếu là giao dịch điện tử trong hoạt

động của cơ quan nhà nước, trong lĩnh vực dân sự, kinh doanh, thương mại.

Công nhận và bảo vệ hợp đồng điện tử: Với đặc thù hoạt động của mình,

Viện Hàn lâm thường xuyên có những hợp đồng giao dịch. Đặc biệt là các hợp

đồng với đối tác nước ngoài lựa chọn giao dịch bằng phương tiện điện tử đảm bảo

bình đẳng và an toàn… Luật công nhận và bảo vệ hợp đồng điện tử quy định: “giá

trị của hợp đồng không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới

dạng thông điệp dữ liệu. Trong giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, thông báo

dưới dạng thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý như thông báo bằng phương pháp

truyền thống”. Các bên tham gia hợp đồng điện tử có quyền tham gia thoả thuận,

sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết hợp đồng, có quyền thoả thuận về yêu

cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện đảm bảo tính toàn vẹn, bảo mật liên quan

đến hợp đồng điện tử đó. Việc giao kết thực hiện hợp đồng điện tử phải tuân theo

quy định của luật này và pháp luật hợp đồng.

Khi tiến hành giao dịch điện tử, Viện Hàn lâm cần phải quy định cụ thể

về: định dạng, biểu mẫu của thông điệp dữ liệu; loại chữ ký điện tử; các quy

trình bảo đảm tính toàn vẹn, an toàn bí mật của giao dịch điện tử.

Bốn là, tăng cường tính bảo mật thông tin khi liên kết với Chính phủ

điện tử

Khi tham gia vào Internet, vấn đề đặt ra là phải tăng cường các biện

pháp an toàn bảo mật. An toàn luôn được coi là vấn đề chủ yếu trong thực

hiện CPĐT. Theo hiệp hội an toàn máy tính quốc gia NCSA (National

Computer Security Association) vấn đề an toàn CPĐT gồm các khía cạnh:

- Tính xác thực: Trong giao thức TCP/IP, phương tiện để nhận diện

một người sử dụng là mật mã. Các địa chỉ IP có thể được lọc để phát hiện truy

nhập trái phép, nhưng không thể nhận dạng khi một gói tin thực sự được gửi

từ một miền nhất định. Thông qua công nghệ gọi là xảo thuật IP, kẻ đột nhập

có thể gửi một mẩu tin đến từ một miền xác định nào đó, trong khi mẩu tin đó

không có thật, hoặc kẻ đột nhập có thể thay thế một tên miền trên một trang

web và như vậy các lần truy nhập sau đó người dùng truy nhập với nội dung

khác mà chúng đã thay đổi.

- Tính riêng tư: Các hành vi vi phạm tính riêng tư có thể xuất hiện trong

và sau khi chuyển giao thông tin. Khi một mẩu tin được nhận, người gửi phải

đảm bảo rằng nội dung của mẩu tin đó hoàn toàn bí mật. Ở đây thuật ngữ “nội

dung” được hiểu theo nghĩa rộng nhất. Ví dụ: một người truy cập vào một

trang web, thì giao dịch được ghi lại. Bản ghi lại các thông tin ngày tháng,

thời gian, địa chỉ của người sử dụng và tên miền của các trang trước mà người

sử dụng vừa truy nhập. Nếu người sử dụng đang truy cập vào trang web thông

qua nhà cung cấp dịch vụ Internet (ISP) thì nhà cung cấp dịch vụ Internet có

thể giữ mọi trang mà người sử dụng vừa truy cập. Với cùng đặc điểm đó,

nhiều trang web thương mại sử dụng tính năng lưu dấu vết để lưu lại thông tin

của người sử dụng (mặc dù hầu hết các trường hợp, việc lưu dấu vết được sử

dụng hợp pháp). Tuy nhiên, nhiều nhà quảng cáo đã sử dụng tính năng lưu

dấu vết vô nguyên tắc để theo dõi các thói quen của người sử dụng. Sự đe dọa

lớn nhất đối với tính riêng tư không phải là các thông tin được lấy từ sự lừa

lọc, mà từ sự thoả hiệp trong việc tự do cung cấp thông tin của người sử dụng.

- Tính trung thực: TCP/IP có vai trò truyền các gói dữ liệu trong văn bản

thuần tuý. Vì các gói tin liên quan đến một mẩu tin cụ thể thường được truyền

khi chúng đi từ trạm đến máy chủ và ngược lại, do đó chúng rất dễ bị nắm bắt

và mô phỏng trong quá trình di chuyển. Ví dụ: kẻ đột nhập có thể mô

phỏng địa chỉ mà ở đó các nội dung của trang web sẽ được đệ trình. Người

sử dụng điền đầy đủ thông tin về thẻ tín dụng của họ vào một mẩu khai báo

và gửi đi mà không biết rằng thông tin đó sẽ được chuyển sang máy chủ

của kẻ đột nhập.

Xuất phát từ những mối nguy hiểm về thông tin đó, đòi hỏi muốn liên

kết và ứng dụng thành công Chính phủ điện tử, đòi hỏi tất cả các cơ quan, tổ

chức có liên quan cần tăng cường tính bảo mật thông tin, cũng như có những

đầu tư cần thiết về bảo mật, an ninh mạng.

3.2.5. Đẩy mạnh ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác văn thư

Công nghệ thông tin (CNTT) hiện nay được ứng dụng trong tất cả các lĩnh

vực của đời sống xã hội và nó đem lại hiệu quả rất cao. Việc ứng dụng CNTT

trong công tác văn thư là nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các

khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hóa, góp phần

giải quyết một cách nhanh nhất trong khâu chuyển giao và lưu văn bản, hồ sơ,

thể hiện tính được tính khoa học, tính hiện đại trong giải quyết công việc.

Trong Kế hoạch số 225/KH-UBND của UBND thành phố Hà Nội vừa

ban hành, triển khai công tác văn thư lưu trữ năm 2016 cũng chỉ rõ cần nâng

cao tinh thần trách nhiệm của cơ quan, tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức

trong việc quản lý, bảo quản văn bản, giấy tờ, tài liệu lưu trữ, đáp ứng yêu cầu

nhiệm vụ cải cách hành chính, hiện đại hóa nền hành chính.

Để ứng dụng thành công CNTT vào công tác văn thư thì Viện

HLKH&CN Việt Nam cần có những biện pháp sau:

- Quan tâm hơn nữa cán bộ làm công tác văn thưu, tăng cường tập huấn

thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT

- Xây dựng hệ thống mạng LAN, kết nối với các sở, ban, ngành liên quan

trong hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời trong khâu ứng dụng, quản lý khai

thác tài liệu, văn bản sử dụng trang Web của cơ quan và các đơn vị liên quan

- Trang bị hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo tốt nhất về chất lượng,

thông tin, tín hiệu khi nhận

- Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập

thói quen tác nghiệp trên môi trường mạng cho cán bộ chuyên trách làm công

tác văn thư

- Thường xuyên tổ chức kiểm tra, đánh giá năng lực ứng dụng CNTT của

cán bộ làm công tác văn thư

- Ứng dụng giải pháp phần mềm quản lý văn thư, lưu trữ tài liệu và điều

hành công việc CloudOffice để công việc tại bộ phận văn thư sẽ được giảm

tải, công tác quản lý được thống nhất. Những văn phòng không giấy sẽ được

hình thành, là điều kiện đảm bảo hiện đại hóa công tác văn thư.

3.2.6. Có chế độ, chính sách đầu tư kinh phí hợp lý cho việc hiện đại

hóa công tác văn thư

Trong công tác văn thư có rất nhiều hoạt động cần bố trí kinh phí để thực

hiện, bao gồm:

- Tổ chức Hội nghị phổ biến, triển khai các văn bản mới về công tác văn

thư cho các bộ phận, tổ chức trong Viện Hàn lâm; Hội nghị tập huấn, mở các

lớp đào tạo nghiệp vụ văn thư cho cán bộ quản lý và cán bộ trực tiếp làm công

tác văn thư.

- Kinh phí đầu tư xây dựng mới, cải tạo nhà kho, mua sắm trang thiết bị

bảo quản tài liệu văn thư.

- Chỉnh lý tài liệu còn tồn đọng.

- Tổ chức triển lãm, xuất bản sách giới thiệu về tài liệu văn thư.

- Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư

- Kinh phí cho các đoàn đi học tập, khảo sát công tác văn thư ở các cơ

quan trong nước và ngoài nước…

Với một khối lượng lớn các công việc như vậy, rất cần sự quan tâm của

các cấp lãnh đạo, đặc biệt là trong việc tạo nguồn kinh phí để duy trì hoạt

động, tiến tới đầu tư và hiện đại hóa công tác văn thư, nhằm nâng cao hiệu

quả hoạt động nói chung của toàn Viện.

TIỂU KẾT CHƯƠNG 3

Trong bối cảnh đẩy mạnh cải cách hành chính, việc hiện đại hóa công tác

văn thư ở Viện HLKH&CN Việt Nam là một nhiệm vụ cần thiết và hợp lý.

Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp những thông tin cần thiết, phục vụ

nhiệm vụ quản lý của mỗi cơ quan đơn vị nói chung. Thông tin phục vụ quản lý

được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu

nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản. Hiện đại hóa công tác văn thư

giúp bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơ quan. Nội dung

các văn bản phản ánh các hoạt động của cơ quan cũng như các hoạt động của cá

nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh đó nó sẽ là những

bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quá trình hoạt động.

Công tác văn thư nề nếp, được chuẩn hóa và ứng dụng CNTT sẽ lưu

giữ được toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bản tạo điều kiện tốt nhất cho công

tác lưu trữ của cơ quan. Hiện đại hóa công tác văn thư góp phần làm giảm bớt

các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm được công sức và tiền của cho cơ quan. Đồng

thời công tác này giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để

phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để

nghiên cứu và sử dụng lâu dài.

Những biện pháp được đề xuất như: hoàn thiện các quy định pháp luật

về hiện đại hóa văn thư; tổ chức các lớp đào tạo, nâng cao, bồi dưỡng kiến

thức về nghiệp vụ văn thư cho cán bộ, viên chức; ứng dụng ISO, chính phủ

điện tử vào hiện đại hóa văn thư, tạo nguồn kinh phí đầu tư cho việc hiện đại

hóa công tác văn thư; là những biện pháp có tính ứng dụng cao có thể giúp

Viện Hàn lâm nói riêng và các cơ quan, tổ chức khác nói chung thực hiện

được mục tiêu hiện đại hóa công tác văn thư trong lâu dài.

 Kiến nghị:

Xuất phát tự vị trí công tác của bản thân trong Viện Hàn lâm, bên cạnh

những giải pháp chung, có tính định hướng lâu dài đã đề xuất ở trên, tác giả luận

văn cũng xin đưa ra một số kiến nghị riêng với Viện HLKH&CNVN nhằm hoàn

thiện việc hiện đại hóa công tác văn thư trong thời gian sắp tới như sau:

Thứ nhất, Cấp uỷ Đảng, thủ trưởng đơn vị và người làm công tác văn

thư cần nhận thức đúng đắn về vai trò và vị trí của công tác văn thư, ở cơ

quan. Trên cơ sở đó, lãnh đạo Viện cùng các thủ trưởng đơn vị cần quan tâm

chỉ đạo công tác này, những người phụ trách văn phòng cùng với thủ trưởng

đơn vị tổ chức thực hiện tốt chức trách trong công tác văn thư phải có tinh

thần trách nhiệm cao, luôn học hỏi để nâng cao năng lực chuyên môn, từ đó

nhận thức rõ sự cần thiết ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư.

Thứ hai, Tiếp tục duy trì và phát huy những mặt làm được về công tác

văn thư của Viện Hàn lâm trong thời gian qua. Xây dựng văn bản hướng dẫn

về hiện đại hóa văn thư. Thường xuyên tổ chức tuyên truyền, phổ biến và cập

nhật các văn bản quy phạm pháp luật của ngành văn thư - lưu trữ đến toàn thể

cán bộ, công chức, viên chức tại Viện Hàn lâm.

Thứ ba, Phải có chế độ khen thưởng thường xuyên để thúc đẩy lòng nhiệt

tình của cán bộ làm tốt công tác văn thư. Đặc biệt do phải tiếp xúc thường xuyên

với máy in, máy tính, mực in... nên cần thiết có chế độ phụ cấp trách nhiệm, phụ

cấp độc hại xứng đáng cho cán bộ văn thư theo quy định quả pháp luật.

Thứ tư, Quan tâm đầu tư, trang bị cập nhật kịp thời các phần mềm có

tính năng quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong phạm vi toàn cơ quan, chẳng

hạn như phần mềm quản lý văn bản nội bộ (VIC)…

Thứ năm, Cần có sự tham mưu, tư vấn và hoàn chỉnh lại hệ thống biểu

mẫu văn bản để áp dụng thống nhất trong cơ quan về thể thức và kỹ thuật

trình bày văn bản, đồng thời xác định trách nhiệm và tăng cường công tác

kiểm tra thể thức văn bản trước khi trình ký, ban hành. Xử lý nghiêm, thẳng

thắn phê bình những trường hợp soạn thảo sai về thể thức, kỹ thuật trình bày

văn bản để rút kinh nghiệm.

Thứ sáu, Khẩn trương chỉ đạo triển khai thực hiện việc lập hồ sơ và

giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan qua phần mềm quản lý, để ngăn chặn tình

trạng hồ sơ tồn đọng và tiết kiệm chi phí chỉnh lý tài liệu.

KẾT LUẬN

Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt

động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng

văn bản, phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho

việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức. Với vai trò như

vậy, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc

hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.

Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và

kỹ thuật văn phòng hiện đại. Do đó, hiện đại hóa công tác văn thư là một

trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày

càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi các cơ quan, tổ chức. Đối với Viện

Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam là một cơ quan thuộc chính phủ

là trung tâm nghiên cứu phục vụ công tác quản lý khoa học, công nghệ và xây

dựng chính sách, chiến lược, quy hoạch phát triển kinh tế - xã hội, hiện đại

hóa công tác văn thư lại càng trở nên có ý nghĩa quan trọng. Công tác văn thư

của Viện được hiện đại hóa sẽ đảm bảo cho việc vận hành các quá trình quản

lý được đồng bộ, nhịp nhàng. Hiện đại hóa công tác văn thư là một vấn đề tất

yếu khách quan trong tiến trình phát triển chung của xã hội, của hoạt động

quản lý nhà nước theo xu hướng quản lý công mới, phù hợp với sự hội nhập

kinh tế quốc tế, khoa học công nghệ hiện đại ngày nay.

Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành

từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện khách quan của

Viện. Trong thời gian tới, để tăng cường hiện đại hóa công tác văn thư, Viện

Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam cần quan tâm hơn nữa tới việc

xây dựng những quy định hướng dẫn cụ thể về công tác văn thư cho các đơn

vị của mình. Chú trọng đầu tư, nâng cấp, bổ sung trang thiết bị, máy móc, tài

liệu, phương tiện lưu trữ, văn phòng phẩm theo hướng hiện đại hóa. Song

song với đó, Viện cũng cần chú ý đến công tác đào tạo, bồi dưỡng thường

xuyên cho cán bộ, công chức, viên chức đang công tác và nghiên cứu tại

Viện. Trong công tác chỉ đạo, quản lý, lãnh đạo và thủ trưởng các cơ quan,

đơn vị trực thuộc Viện cần phải coi trọng việc nâng cao nhận thức của cán bộ,

công chức, viên chức đối với tầm quan trọng của việc hiện đại hóa công tác

văn thư.

Nếu được sự quan tâm, chú trọng đúng mức và sự cầu thị của lãnh đạo

Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam, chắc chắn trong thời gian

tới việc hiện đại hóa công tác văn thư của Viện sẽ được cải thiện đáng kể.

Cùng với việc hiện đại hóa công tác văn thư của Viên được nâng cao thì hiệu

lực, hiệu quả quản lý của Viện cũng sẽ được tăng cường, góp phần thúc đẩy

sự phát triển kinh tế - xã hội chung của cả nước.

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Tạ Hữu Ánh (2008), Soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan, tổ

chức, Nxb Lao động, Hà Nội;

2. Bộ Khoa học công nghệ (2009), Công văn số 1043/BKHCN-TĐC ngày

08 tháng 5 năm 2009 của Bộ Khoa học công nghệ về việc triển khai xây

dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn mới TCVN

ISO 9001:2008 đối với cơ quan hành chính nhà nước.

3. Bộ Khoa học công nghệ (2010), Công văn số549/BKHCN-TĐCngày 22

tháng 3 năm 2010 của Bộ Khoa học công nghệ về việc triển thực hiện

Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

4. Bộ Khoa học công nghệ (2010), Công văn số 550/BKHCN-TĐCngày 22

tháng 3 năm 2010 của Bộ Khoa học công nghệ về việc triển thực hiện

Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

5. Bộ Khoa học công nghệ (2010), Quyết định số 550/BKHCN-TĐCngày

22 tháng 3 năm 2010 của Bộ Khoa học công nghệ về việc triển thực hiện

Quyết định số 118/2009/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ.

6. Bộ Khoa học công nghệ (2010),Thông tư số 01/2010/TT-BKHCNngày 25

tháng 02 năm 2010 của Bộ Khoa học công nghệ về việc quy định về hoạt

động tư vấn, đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo

tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đối với cơ quan hành chính

nhà nước.

7. Bộ Khoa học công nghệ (2010),Thông tư số 03/2010/TT-BKHCN ngày

21 tháng 4 năm 2010 của Bộ Khoa học công nghệ về việc quy định hoạt

động đào tạo kiến thức quản lý hành chính nhà nước đối với chuyên gia

tư vấn, chuyên gia đánh giá hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN ISO

9001: 2008 trong cơ quan hành chính nhà nước.

8. Bộ Khoa học và Công nghệ(2008), Quyết định số 2885/QĐ-BKHCN

ngày 26/12/2008 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố tiêu

chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 - Hệ thống quản lý chất lượng -

các yêu cầu.

9. Bộ Khoa học và Công nghệ(2009), Văn bản số 1043/BKHCN -TĐC ngày

08/5/2009 của Bộ khoa học Công nghệ về việc áp dụng TCVN ISO

9001:2008 đối với cơ quan hành chính Nhà nước.

10. Bộ Khoa học và Công nghệ (2010), Thông tư số 01/2010/TT-BKHCN ngày

25/2/2010 của Bộ Khoa học và Công nghệ quy định về hoạt động tư vấn,

đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc

gia TCVN ISO 9001:2008 đối với các cơ quan hành chính nhà nước.

11. Bộ Nội vụ, Thông tư số 05/2010/TT-BNV ngày 01/7/2010 của Bộ Nội vụ

hướng dẫn về cung cấp, quản lý và sử dụng dịch vụ chứng thực chữ ký số

chuyên dùng phục vụ các cơ quan thuộc hệ thống chính trị;

12. Bộ Nội vụ, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ về

Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính nhà nước;

13. Bộ Nội vụ, Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ

về việc hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ của các cơ

quan, tổ chức Hà Nội;

14. Bộ Tài chính (2006), Thông tư số 111/2006/TT-BTC ngày 06 tháng 12

năm 2006 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn công tác quản lý hành

chính đối với việc áp dụng hệ thống QLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO

9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.

15. Bộ Tài chính(2010), Thông tư số 159/2010/TT-BTC ngày 15/10/2010

của Bộ Tài chính về việc quy định công tác quản lý tài chính đối với việc

xây dựng, áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn

quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của cơ quan hành chính

nhà nước.

16. Nguyễn Trọng Biên (2010), Đánh giá tác động văn bản quản lý nhà

nước nhìn từ góc độ công tác văn thư đến văn thư lưu trữ Việt Nam số

03/2010, Tạp chí văn thư lưu trữ;

17. Chính phủ, Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ

về quản lý và sử dụng con dấu;

18. Chính phủ, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004

của Chính phủ về công tác văn thư;

19. Chính phủ, Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ

quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;

20. Chính phủ, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 của Chính phủ

sửa đổi, bổ sung một số điều về Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày

24/8/2011 về Quản lý và sử dụng con dấu;

21. Chính phủ, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 sửa đổi, bổ

sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của

Chính phủ về công tác văn thư;

22. Chính phủ, Nghị định số 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ

quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang

thông tin điện tử hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan Nhà nước;

23. Chính phủ, Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ

quy định về quản lý và sử dụng con dấu;

24. Chính phủ (2006), Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày 20/6/2006 của Thủ

tướng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo TCVN

ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước.

25. Chính phủ (2011), Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 ban hành

Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020;

26. Chính phủ (2015), Nghị quyết 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 quy định về

Chính phủ điện tử;

27. Đảng Cộng sản Việt Nam (2016), Nghị quyết Đại hội đại biểu toàn quốc

lần thứ XII ban hành ngày 28 tháng 01 năm 2016;

28. Học viện Hành chính Quốc gia (1997), Văn bản quản lý hành chính

nhà nước và công tác văn thư lưu trữ trong các cơ quan nhà nước,

Nxb. Giáo dục;

29. Học viện Hành chính quốc gia (2009), Giáo trình Hành chính văn phòng

trong cơ quan nhà nước, Nxb. Khoa học và kỹ thuật;

30. Quốc Huy (2011), Kỹ năng soạn thảo văn bản quy chế công tác văn thư

và 301 mẫu văn bản quản lý và điều hành trong doanh nghiệp đơn vị

hành chính sự nghiệp và chính quyền địa phương, Nxb. Lao động;

31. TS. Nguyễn Thị Hà và TS. Nguyễn Văn Hậu đồng chủ biên, Hỏi đáp về

công tác văn thư, lập hồ sơ và lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức, Nxb.

Chính trị Quốc gia;

32. TS. Nguyễn Văn Hậu, Kỹ năng nghiệp vụ hành chính, Nxb. Lao động;

33. Trần Hữu Quang (2010), Các vấn đề xã hội của quá trình Công nghiệp

hóa, hiện đại hóa ở Việt Nam: Một xã hội học về sự biến đổi xã hội và

văn hóa, Đề tài cấp Nhà nước KX.02.10;

34. TS. Dương Văn Khảm (2004), Công tác văn thư lưu trữ, Nxb. Chính trị

quốc gia Hà Nội;

35. Hoàng Lê Minh (2009), Nghiệp vụ văn thư lưu trữ, Nxb. Văn hóa

thông tin;

36. Quốc Hội (2004), Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của

HĐND, UBND, Nxb. Chính trị Quốc gia;

37. PGS. Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn

thư, Nxb. Đại học Quốc gia Hà Nội;

38. Vương Đình Quyền (2005), Lý luận và phương pháp công tác văn thư,

Nxb. Đại học Quốc gia Hà Nội.

39. Lưu Kiếm Thanh (1999), Hướng dẫn soạn thảo văn bản lập quy, Nxb.

Thống kê;

40. Tập bài giảng Một số vấn đề cơ bản về hành chính học, Nxb. Chính trị

quốc gia Hà Nội (2003);

41. Trung tâm Khoa học xã hội và nhân văn Quốc gia (2003), Tư duy phát

triển hiện đại: Một số vấn đề lý luận và thực tiễn, Nxb. Khoa học xã

hội, H.;

42. Nguyễn Văn Thâm (2011), Một số vấn đề về Văn bản quản lý nhà nước

– lịch sử lưu trữ và quản lý hành chính;

Luận văn Thạc sĩ Quản lý công: Hiện đại hóa công tác văn thư tại Viện Hàn lâm Khoa học và Công nghệ Việt Nam

HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN THƯ

TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN LÝ CÔNG

Qua việc phân tích thực trạng công tác văn thư hiện nay ở Viện

Tài liệu liên quan

Tài liêu mới

AI tóm tắt

Giới thiệu tài liệu

Đối tượng sử dụng

Từ khoá chính

Nội dung tóm tắt

Hỗ trợ

Phương thức thanh toán

Theo dõi chúng tôi